Ειδικό Βιβλίο Τροποποίησης Ωραρίου Εργασίας και Υπερωριών
Το συγκεκριμένο εγχειρίδιο δημιουργήθηκε για να βοηθήσει την κατανόηση της διαδικασίας του Ειδικού Βιβλίου Τροποποίησης Ωραρίου Εργασίας και Υπερωριών. Παρακάτω προτείνεται μια αλληλουχία ενεργειών την οποία ο χρήστης πρέπει να ακολουθήσει για να αξιοποιήσει τις δυνατότητες της εφαρμογής.
Με τη συγκεκριμένη επιλογή δίνεται η δυνατότητα στο χρήστη να συμπληρώσει και να εκτυπώσει το Ειδικό Βιβλίο Τροποποίησης Ωραρίου Εργασίας και Υπερωριών. Πιο αναλυτικά, επιλέγοντας HRM Διαχείριση Πρόσθετων Αποδοχών Ειδικό Βιβλίο Τροποποίησης Ωραρίου Εργασίας και Υπερωριών εμφανίζεται η ακόλουθη μάσκα: Στη φόρμα ο χρήστης πρέπει να επιλέξει την εταιρία στην οποία θέλει να εργαστεί. Μπορεί να φιλτράρει τα δεδομένα με βάση τις διαθέσιμες επιλογές ανά Κωδ. Εγκατάστασης, Διεύθυνση, Τμήμα απασχόλησης κλπ. Δίνεται η δυνατότητα να επιλέξει συγκεκριμένη περίοδο ή να ορίσει ημερολογιακό διάστημα με ημερομηνίες από.. έως. Με τη δεύτερη επιλογή δίνεται η δυνατότητα εμφάνισης των εργαζομένων για τους οποίους έχουν εισαχθεί στο βιβλίο εγγραφές για διάστημα μεγαλύτερο της μιας περιόδου. Ο χρήστης μπορεί να προβεί και σε μαζική εκτύπωση του Ειδικού Βιβλίου για περισσότερες από μια εταιρίες. Για να το επιτύχει αυτό τσεκάρει το πεδίο και πατάει το κουμπί
που ενεργοποιείται. Στον πίνακα που θα εμφανιστεί επιλέγει τις εταιρίες που θέλει να εκτυπώσει κρατώντας πατημένο το «ctrl» ή το «shift» και κάνοντας κλικ πάνω σε αυτές ή τις επιλέγει όλες πατώντας. Στη συνέχεια, αφού έχει επιλέξει τις εταιρείες, εμφανίζονται στη φόρμα όλοι οι εργαζόμενοι των συγκεκριμένων εταιρειών και ο χρήστης είτε τους επιλέγει όλους με το πλήκτρο X τα κουτάκια επιλέγει όσους θέλει να συμπεριλάβει στην εκτύπωση. ή τσεκάροντας με Υπάρχουν 4 διαφορετικές επιλογές χρήσης και εκτύπωσης του Ειδικού Βιβλίου Τροποποίησης Ωραρίου Εργασίας και Υπερωριών: Α) Με την επιλογή εμφανίζονται στη λίστα όσοι εργαζόμενοι έχουν υπολογισμένη υπερωρία μέσα στην αντίστοιχη μισθοδοτική περίοδο που έχει επιλεγεί. Επιπλέον, εμφανίζονται όσοι εργαζόμενοι τους έχει γίνει χειροκίνητα εγγραφή από το
χρήστη με τη δεύτερη επιλογή εκτύπωσης του Ειδικού Βιβλίου που θα αναλύσουμε παρακάτω (απαραίτητη προϋπόθεση για να εμφανιστούν αυτοί είναι να έχει πραγματοποιηθεί και σε εκείνους ο υπολογισμός της αντίστοιχης μισθοδοτικής περιόδου). Ο χρήστης πρέπει να επιλέξει τον εργαζόμενο από τη λίστα και να κάνει «Εισαγωγή Εγγραφής» στο κάτω μέρος συμπληρώνοντας το Ωράριο Εργασίας, το Τροποποιημένο Ωράριο, την Ημερομηνία που αφορά, το Διάστημα της Υπερωρίας στα πεδία Από.. Έως αν η εγγραφή αφορά υπερωρία, την Ημέρα Επιπλέον Ρεπό αν υπάρχει και την Αιτιολογία. Β) Με την επιλογή εμφανίζονται στη λίστα όλοι οι ενεργοί εργαζόμενοι ώστε να καταχωρεί ο χρήστης για όποιον είναι απαραίτητο την εγγραφή που επιθυμεί ανά ημέρα, χωρίς να απαιτείται ο προηγούμενος υπολογισμός της συγκεκριμένης μισθοδοτικής περιόδου. Και σε αυτήν την περίπτωση ο χρήστης επιλέγει τον εργαζόμενο και κάνει «Εισαγωγή Εγγραφής» στο κάτω μέρος συμπληρώνοντας τα απαραίτητα πεδία. Επιπλέον, σε αυτήν την επιλογή έχει προστεθεί η δυνατότητα να ενημερώνεται αυτόματα το Ειδικό Βιβλίο με τις αλλαγές που πραγματοποιούνται στο Ωράριο Εργασίας στην καρτέλα του εργαζόμενου. Συγκεκριμένα στο tab 3. Εργασιακά στο group «Ωράριο» έχει προστεθεί το checkbox το οποίο μπορεί να τσεκάρει ο χρήστης όταν πραγματοποιεί αλλαγή στο ωράριο του εργαζόμενου και στη συνέχεια συμπληρώνει πιο πάνω στο πεδίο την ημερομηνία ισχύος της αλλαγής. Στη συνέχεια, στο Ειδικό Βιβλίο Τροποποίησης Ωραρίου τσεκάρει το πεδίο και ορίζει το διάστημα που τον ενδιαφέρει. Σε αυτήν την περίπτωση έρχονται στη λίστα μόνο οι εργαζόμενοι στους οποίους έχει πραγματοποιηθεί αλλαγή στο ωράριο στην καρτέλα τους μέσα σε αυτό το διάστημα και έχει τσεκαριστεί η «Ενημέρωση του Ειδικού Βιβλίου». Όταν ο χρήστης επιλέξει έναν από αυτούς και πατήσει για να καταχωρήσει την αλλαγή θα έρθουν αυτόματα συμπληρωμένα το νέο ωράριο καθώς και η ημερομηνία στην εγγραφή του εργαζόμενου, όπως φαίνεται και παρακάτω.
Προσοχή: Πρέπει οι ημερομηνίες που καταχωρούνται στις εγγραφές των εργαζομένων να συμφωνούν με το μήνα που έχει επιλεγεί στο πεδίο «Περίοδος» στη φόρμα της εκτύπωσης. Γ) Η επιλογή συνδέεται με το κύκλωμα της Ωρομέτρησης και είναι διαθέσιμη σε όσους τη χρησιμοποιούν. Όταν επιλέγει ο χρήστης τη συγκεκριμένη δυνατότητα εμφανίζονται στη λίστα μόνο όσοι εργαζόμενοι έχουν ωρομετρηθεί και έχει υπολογιστεί για αυτούς υπερωρία στα αποτελέσματα της ωρομέτρησης. Σε αυτήν την περίπτωση ενεργοποιείται στη φόρμα της εκτύπωσης το button το οποίο όταν το πατήσει ο χρήστης συμπληρώνονται αυτόματα τα στοιχεία της εγγραφής του εργαζόμενου χωρίς να απαιτείται «Εισαγωγή Εγγραφής». Τα μόνα πεδία που χρειάζεται να συμπληρώσει ο χρήστης είναι το Διάστημα της Υπερωρίας στα πεδία Από.. Έως και η Ημέρα Επιπλέον Ρεπό αν υπάρχει. Δ) Τέλος, με την επιλογή δίνεται η δυνατότητα να προβεί ο χρήστης σε εκτύπωση κενού εντύπου στο οποίο εμφανίζονται συμπληρωμένα μόνο τα στοιχεία του εργοδότη. Τσεκάροντας, όμως, την επιλογή δύναται να συμπεριληφθούν στην εκτύπωση τα σταθερά στοιχεία των εργαζομένων πέρα από τα στοιχεία της εταιρίας. Σε αυτήν την περίπτωση περιλαμβάνονται στην εκτύπωση όλοι οι ενεργοί εργαζόμενοι. Εφόσον, λοιπόν, επιλέξει ο χρήστης την εκτύπωση που τον εξυπηρετεί και ολοκληρώσει την καταχώρηση των εγγραφών αν απαιτείται, επιλέγει τους εργαζόμενους και πατώντας εμφανίζεται η ακόλουθη εκτύπωση στην οθόνη.