Προτάσεις / Παρατηρήσεις επί Σχεδίου Διακήρυξης Διαγωνισμού Έργου Υποβολή προτάσεων / παρατηρήσεων επί του σχεδίου διακήρυξης διαγωνισμού του έργου: «ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΚΕΝΤΡΙΚΗΣ ΥΠΟΔΟΜΗΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΑΡΟΧΗ ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΟΥ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝΤΟΣ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΗΣ ΩΣ ΥΠΗΡΕΣΙΑΣ - (ILSAS - INTEGRATED LIBRARY SYSTEM AS SERVICE)» στο πλαίσιο της δημόσιας διαβούλευσης από 15/11/2011 έως 09/12/2011 Επωνυμία Επιχείρησης ή Φυσικού Προσώπου: Ταχυδρομική διεύθυνση: Υπεύθυνος σύνταξης: Υπεύθυνος επικοινωνίας: Τηλέφωνο επικοινωνίας: Fax επικοινωνίας: E-mail : ELiDOC O.E. Ηρακλείου 148, 11142, ΑΘΗΝΑ Γεώργιος Βουγιουκλής, Τεχνικός Διευθυντής Γεώργιος Βουγιουκλής, Τεχνικός Διευθυντής 210 2588572 210 2514572 gvoug@elidoc.gr
Προτάσεις / Παρατηρήσεις επί Σχεδίου Διακήρυξης Διαγωνισμού Έργου ΠΡΟΤΑΣΕΙΣ/ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ. 1. ΓΕΝΙΚΕΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ Παράγραφος αναφοράς Τίτλος Παραγράφου (π.χ. 1.3.1) Σελίδα / - ες αναφοράς Τεύχος Α 2.3 Στόχοι του έργου 29 & 33 Τεύχος Α, Α3.7 Tεύχος Α,6.3 72 Άλλες σχετικές παραπομπές 41 & 45 C4.1.21 ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ / ΣΧΟΛΙΑ / ΠΡΟΤΑΣΕΙΣ Στο κεφάλαιο αυτό αναφέρεται ότι το νέο σύστημα θα δώσει πρόσβαση στο προσωπικό 100 περίπου βιβλιοθηκών (σελ. 29) που ανέρχεται σε 423 άτομα (σελ. 31). ΠΟΥΘΕΝΑ στα τεύχη της διακήρυξης δεν αναφέρεται ο αριθμός αδειών που θα πρέπει να προσφέρει ο ανάδοχος. Αυτό είναι θεμιτό σε περίπτωση που προσφερθεί Open Source, στην περίπτωση όμως του εμπορικού πακέτου, θα πρέπει να ορισθεί επακριβώς ο αριθμός των αιτούμενων αδειών για το DBMS και το σύστημα και να μην αφεθεί στη διακριτική ευχέρεια του προσφέροντος (όπως αναφέρεται στη σελίδα 44). Κατά συνέπεια θα πρέπει η διακήρυξη να ορίζει τον ακριβή αριθμό των αδειών (staff users) που χρειάζονται. Παράλειψη του προσδιορισμού των αδειών που απαιτούνται θα οδηγήσει σε ασαφή οικονομική προσφορά και σε αδυναμία αξιολόγησης των προτάσεων Σε κανένα σημείο της διακήρυξης δεν προσδιορίζονται στοιχεία αποδοτικότητας του συστήματος. Η απλή αναφορά ότι το σύστημα πρέπει να χαρακτηρίζεται από λειτουργική αποδοτικότητα, θεωρούμε ότι δεν προστατεύει ούτε εξασφαλίζει την ικανοποιητική απόδοση του συστήματος. Το σημείο αυτό είναι το μοναδικό στο οποίο αναφέρεται ως επιθυμητό, να διαθέτει ο Ανάδοχος γραφείο υποστήριξης στην Ελλάδα. Κατά συνέπεια η διακήρυξη δίνει σαφές προβάδισμα σε ξένους προμηθευτές, αγνοώντας τοπικές εταιρείες που επενδύουν επί σειρά ετών στο συγκεκριμένο χώρο. Αποτέλεσμα αυτού είναι: 1) Το Οικονομικό αποτέλεσμα του έργου να εξαχθεί ολόκληρο στο εξωτερικό σε μία εποχή που οι λίγες Ελληνικές εταιρίες
του κλάδου αντιμετωπίζουν τα προβλήματα της κρίσης. 2) Να αγνοηθεί η εμπειρία και οι λύσεις που έχουν δοκιμασθεί ήδη με επιτυχία από τις Ελληνικές εταιρίες, και να δυσχεράνουν πολύ οι επικοινωνίες του αναδόχου με τα Ιδρύματα (καταγραφή λεπτομερών απαιτήσεων, διάγνωση και επίλυση προβλημάτων, κλπ). 3) Να μην επιτυγχάνεται ένας από τους βασικούς στόχους του ΕΣΠΑ που είναι η τόνωση της Ελληνικής Αγοράς 4. Να περιορίζεται η μεταφορά τεχνογνωσίας κατά την διάρκεια του έργου, αφήνοντας τα Ιδρύματα να εξαρτώνται σε μεγάλο βαθμό από τους ξένους (ακόμα και αν η ομάδα υποστήριξης του ΣΕΑΒ αποκτήσει εμπειρία, οι συνεχείς εξελίξεις στα προϊόντα θα καθιστούν απαραίτητη την παρέμβαση των ξένων εταιρειών). Το κόστος υποστήριξης από το εξωτερικό, καθ οιονδήποτε τρόπο, είναι πολλαπλάσια (2,5 3,5 φορές) από το αντίστοιχο Ελληνικό. 2. ΜΕΡΟΣ Α' Παράγραφος αναφοράς (π.χ. 1.3.1) Τίτλος Παραγράφου Σελίδα / - ες αναφοράς Άλλες σχετικές παραπομπές ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ / ΣΧΟΛΙΑ / ΠΡΟΤΑΣΕΙΣ Στην παράγραφο Α2.1 αναφέρεται ότι είναι επιθυμητό να δώσει ο ανάδοχος χωρίς επί πλέον κόστος λογισμικό για τη διαχείριση ψηφιακών τεκμηρίων και Βάσεων Δεδομένων. Εν τούτοις στους πίνακες C4.2.11 το σύνολο των χαρακτηριστικών του εν λόγω συστήματος θεωρείται υποχρεωτικό. Α2.1 Αντικείμενο του έργου 24 C4.2.11 Τι θα γίνει αν ο ανάδοχος ΔΕΝ προσφέρει το επιθυμητό αυτό σύστημα; Αν προσφερθεί Σύστημα Ανοιχτού κώδικα που θα καλύπτει μέρος των προδιαγραφών (δεδομένου ότι το κόστος εμπορικού συστήματος θα είναι σημαντικό και ενδεχομένως δεν μπορεί να περιληφθεί στον προϋπολογισμό του έργου), θα είναι αποδεκτό; ( εφ όσον το εν λόγω λογισμικό χαρακτηρίζεται επιθυμητό;) Α4.3 Διαδικασία μεταφοράς μετάπτωσης των δεδομένων 58 Και στο τεύχος C, όπου γίνεται Η μεταφορά δεδομένων, όπου υπάρχει αντίστοιχο πρότυπο ISO2709 μπορεί να γίνει από την κάθε βιβλιοθήκη που συμμετέχει στο σύστημα
αναφορά με βάση τις οδηγίες που έχει από τον προμηθευτή της και τις δυνατότητες του τοπικού συστήματος. Η μεταφορά των δεδομένων των υπόλοιπων υποσυστημάτων, τα οποία δεν καλύπτονται από πρότυπο εξαγωγής, θα πρέπει να γίνει με ευθύνη της βιβλιοθήκης του Εκπαιδευτικού Ιδρύματος. Ο προμηθευτής του ILSaS δεν έχει αρμοδιότητα, ευθύνη και εξουσιοδότηση να επέμβει και να αντλήσει δεδομένα από συστήματα τρίτων. Κάθε παρόμοια ενέργεια είναι παρακινδυνευμένη και μπορεί να επηρεάσει τη λειτουργία της τοπικής εγκατάστασης Α Απαιτήσεις μεταφοράς καθιερωμένων αρχείων 61 Το Σχετικό Κόστος είναι απροσδιόριστό. Μόνον ο κατασκευαστής του εγκατεστημένου ILS μπορεί να κάνει εκτίμηση κόστους και να εκτελέσει την διαδικασία με ασφάλεια. Στο σημείο "Απαιτήσεις μεταφοράς καθιερωμένων αρχείων" αναφέρετε ότι θα πρέπει να υπάρχουν τρία αρχεία Καθιερωμένων Όρων : Α, Β, και Γ Στο Α θα γίνει η μετάπτωση των καθιερωμένων αρχείων των βιβλιοθηκών μελών του ILSaS. Το ερώτημα είναι τι θα γίνει με παραπομπές που έρχονται σε αντίθεση (1XX με 4XX) και ποιές θα διατηρηθούν, συγχωνευθούν ή αντικατασταθούν και ποιό θα είναι το αποτέλεσμα των ανεξέλεγκτων συνδέσεων 5XX που θα δημιουργηθούν. Η λειτουργία του αρχείου Γ δεν είναι σαφής. Θα περιλαμβάνει το σύνολο των καθιερωμένων των βιβλιογραφικών εγγραφών; Δεδομένου ότι τα Α και Β δε θα είναι συνδεδεμένα με τις βιβλιογραφικές εγγραφές θα πρέπει να υπάρχει κάποιο αρχείο καθιερωμένων που θα συνδέεται με τις βιβλιογραφικές εγγραφές. Α 62 Επίσης στη συνέχεια στις "Υποχρεώσεις Αναδόχου" αναφέρετε: 4) Ο συντακτικός έλεγχος MARC (authority record validation) των καθιερωμένων αρχείων και η διόρθωσή τους 5) Η εφαρμογή διακριτικών (diacritics) σε γλώσσες λατινικού αλφαβήτου. 6) Η μετατροπή των εγγραφών που χρησιμοποιούν κεφαλαίους χαρακτήρες σε πεζούς (για συγκεκριμένες βιβλιοθήκες). Το ερώτημα είναι ποιός θα κάνει τις διορθώσεις, μετατροπές σε πεζά και προσθήκη diacricics. Ο όγκος ου έργου αυτού δεν
προσδιορίζεται και είναι πιθανόν η διαδικασία αυτή να διαρκέσει μήνες. Επίσης ενδέχεται ορισμένα αρχεία να είναι Corrupted. Μόνο το κάθε Ίδρυμα έχει την δυνατότητα να αποκαταστήσει τις βλάβες. Πρέπει ο ανάδοχος να απαλλαγεί από κάθε παρόμοια ευθύνη. Α Εργασίες/υπηρεσίες τεχνικής υποστήριξης 67,& C8.1.1 Αναφέρεται συντήρηση εξοπλισμού. Η διακήρυξη δεν ζητά από τον ανάδοχο να προσφέρει εξοπλισμό. Αντίστοιχα υπάρχει πίνακας τιμών εξοπλισμού στο τεύχος C. Από το χρονοδιάγραμμα και τις φάσεις του έργου εμφανίζεται ότι η συνεργατική καταλογογράφηση στο κεντρικό σύστημα θα αρχίσει να λειτουργεί μετά από 12 μήνες από την υπογραφή της σύμβασης. Στη συνέχεια θα ξεκινήσει η μετάπτωση των υπόλοιπων υποσυστημάτων η οποία θα ξεκινήσει από το 13 ο μήνα και φυσικά θα εξελιχθεί σταδιακά ανάλογα με τα προβλήματα και τις δυνατότητες κάθε βιβλιοθήκης. Α6.5 Χρονοδιάγραμμα & Φάσεις του έργου 73 76 Εξ αυτού συνεπάγεται ότι, αν η βιβλιοθήκη θέλει να εξακολουθήσει να λειτουργεί μέχρι να ολοκληρωθεί η μετάπτωση (π.χ. του δανεισμού) θα πρέπει να καταλογογραφεί στο κεντρικό σύστημα και να μεταφέρει τις εγγραφές και στο δικό της, ή να καταλογογραφεί διπλά, αν το σύστημα που έχει (π.χ. ΑΒΕΚΤ) δεν έχει δυνατότητα download εγγραφών. Παρόμοια προβλήματα επανάληψης εργασιών μπορεί να προκύψουν και για άλλα υποσυστήματα και για απροσδιόριστη χρονική διάρκεια, στο στάδιο της μετάπτωσης. Πώς θα αντιμετωπισθούν;
3. ΜΕΡΟΣ Β' Παράγραφος αναφοράς Τίτλος Παραγράφου Σελίδα / - ες αναφοράς Άλλες σχετικές παραπομπές ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ / ΣΧΟΛΙΑ / ΠΡΟΤΑΣΕΙΣ Απαιτείται (ποινή απόρριψης) ο ανάδοχος να έχει αναλάβει και ολοκληρώσει 4 αντίστοιχα με το προκηρυσσόμενο, έργα, τα 4 τελευταία χρόνια. Αν λάβουμε υπόψη το προτεινόμενο χρονοδιάγραμμα υλοποίησης που προβλέπει (αισιόδοξα) υλοποίηση εντός 20 μηνών (2 χρόνια περίπου) θα πρέπει ο υποψήφιος ανάδοχος να υλοποιεί 2 αντίστοιχα Consortia ανά δύο χρόνια. Αμφιβάλλουμε αν αυτό είναι εφικτό σε διεθνές επίπεδο. Θα πρέπει να γίνει διάκριση μεταξύ του μοντέλου που ζητείται στο υπό προκήρυξη έργο και σε consortia που στην πραγματικότητα καταλήγουν στην υλοποίηση Συλλογικού Καταλόγου, ανάλογου με αυτόν που ήδη λειτουργεί στον ΣΚΕΑΒ. 2, 2.1 Εμπειρία σε ανάλογα έργα 41 C7.1.1 C7.1.13 3 Ανθρώπινο δυναμικό 43 Η απαίτηση το 1/3 τουλάχιστον των βιβλιοθηκών να είναι πανεπιστήμια και η μετάπτωση να περιλαμβάνει τα τρία συστήματα (Aleph 500, Horizon και Advance) περιορίζει ακόμα περισσότερο τη δυνατότητα συμμετοχής στο έργο, χωρίς να αιτιολογεί επαρκώς γιατί η συγκεκριμένη εμπειρία κρίνεται επαρκέστερη για την επιτυχία του έργου, από το αν ο υποψήφιος ανάδοχος έχει κάνει μεταπτώσεις από τα λογισμικά αυτά για τις ανάγκες ενός διαφορετικού consortium, με ισάριθμο αριθμό μελών, π.χ. Δημοτικών βιβλιοθηκών. Με δεδομένο ότι διεθνώς δεν εμφανίζονται πολλά αντίστοιχα έργα, θεωρούμε ότι η απαίτηση αυτή είναι: - Υπερβολική - Δυσχεραίνει και περιορίζει τον ανταγωνισμό - Ενδεχομένως οδηγεί σε συγκεκριμένο ανάδοχο Το έργο που καλείται να υλοποιήσει ο ανάδοχος, όπως περιγράφεται στο σύνολο των τευχών, είναι σύνθετο, απαιτητικό και απαιτεί σημαντική τεχνογνωσία και κυρίως γνώση του συγκεκριμένου συστήματος που θα προταθεί. Ο ανάδοχος θα πρέπει να διαθέτει ο ίδιος την τεχνογνωσία και τα άτομα να το υλοποιήσει στα στενά χρονικά περιθώρια που δίδονται. Η απαίτηση μόνο το 30% του ανθρωποχρόνου να καλύπτεται από το μόνιμο προσωπικό του αναδόχου, οδηγεί σε μια ομάδα υλοποίησης που δεν εγγυάται κατά τη γνώμη μας την απαιτούμενη συνοχή.