Τα ΝΑΙ και τα OΧΙ...στην κατασκευή παρουσιάσεων Φώτης Κόκκορας Οι διαφάνειες είναι βασισμένες σε παρουσίαση του Ιωάννη Κατάκη, που αναπτύχθηκε για χρήση στα σεμινάρια επιμόρφωσης σε PowerPoint, του Κέντρου Υποστήριξης Εκπαίδευσης του ΑΠΘ (http://kype.auth.gr/ - ΕΠΕΑΕΚ ΙΙ, 2008).
Περιεχόμενα Περιεχόμενα & Οργάνωση Δομή Διαφάνειας Γραμματοσειρές Χρώμα Φόντο Γραφήματα Ορθογραφία & Γραμματική Συμπεράσματα Ερωτήσεις και ποτέ μην ξεχνάς
Περιεχόμενα και Οργάνωση Φτιάξτε στη πρώτη ή δεύτερη διαφάνειά σας ένα περίγραμμα της παρουσίασή σας πχ όπως η προηγούμενη διαφάνεια Στο περίγραμμα, βάλτε μόνο τα κύρια σημεία. Ακολουθείστε τη ροή του περιγράμματος για το υπόλοιπο της παρουσίασή σας. Μπορείτε να επαναλαμβάνετε το slide περιεχομένων καθώς προχωρά η παρουσίαση. Μη μακρηγορείτε με θεωρητικές εισαγωγές. Τα 2/3 της παρουσίασης πρέπει να αφορούν στη δική σας δουλειά.
Δομή Διαφάνειας Χρησιμοποιείστε 1-2 διαφάνειες για κάθε λεπτό της παρουσίασής σας. 3-5 κύρια bullets σε κάθε διαφάνεια είναι το τυπικό. Αν χρειάζεται, κάντε φωλιασμένα bullets (διάρθρωσης - όπως αυτό εδώ) με το πλήκτρο tab. Δύο επίπεδα είναι το τυπικό. Αποφύγετε τη φλυαρία! Γράψτε επιγραμματικά, δεν χρειάζονται πλήρεις προτάσεις. Προσπαθήστε να πείτε αυτό που θέλετε με όσο γίνεται λιγότερες λέξεις! Χρησιμοποιείστε τις έτοιμες διατάξεις slides (layouts), ανάλογα με το περιεχόμενο. Θα τα βρείτε με right click σε κενό χώρο του slide
Δομή Διαφάνειας Αυτή η διαφάνεια περιέχει πάρα πολλές λέξεις. Δεν είναι γραμμένη με μικρές bulleted προτάσεις κάνοντας την δύσκολη στη ανάγνωση από το κοινό αλλά και σε εσάς που κάνετε την παρουσίαση. Για διάρθρωση δεν γίνεται λόγος καθώς δεν υπάρχουν ούτε καν bullets. Αν και θίγονται ίδια θέματα όπως και στο προηγούμενο slide, αυτό εδώ μοιάζει πιο πολύπλοκο γιατί είναι "μπουκωμένο" στο κείμενο. Το κοινό σας θα αφιερώσει περισσότερο χρόνο προσπαθώντας να διαβάσει το κείμενο αυτό παρά προσέχοντας εσάς!
Δομή Διαφάνειας Το βασικό στην παρουσίαση δεν είναι το πλήθος των slides αλλά ο χρόνος που αυτά απαιτούν. Αντί ενός φορτωμένου slide προτιμήστε δύο μισογεμάτα, αρκεί να μην σπάει ένα ενιαίο θέμα στα δύο. Animations Μη χρησιμοποιείτε animations μέσα στα slides παρά μόνο αν συμβάλουν στην κατανόηση του περιεχομένου. Αν βάλετε animation μετάβασης μεταξύ των slides, χρησιμοποιείστε μόνο ένα είδος. Αριθμήστε τα slides (από το μενού)! Βοηθά το ακροατήριο να προσανατολιστεί και να σχολιάσει.
Γραμματοσειρές Χρησιμοποιήστε τα μεγέθη που δίνει το theme και σε καμία περίπτωση μην πέσετε κάτω από 18pt. Τα 3 πρώτα επίπεδα διάρθρωσης συνήθως έχουν μεγέθη 28, 24, 20 αντίστοιχα, που είναι τα ιδανικά. Προσπαθήστε να δουλέψετε με αυτά. Χρησιμοποιείτε μία γραμματοσειρά με επαρκώς παχιές γραμμές όπως η Arial (και όχι πχ Century Gothic). Προτιμήστε γραμματοσειρές της οικογένειας sans serif. Γενικά μην πειράζετε το theme. Δείτε από την αρχή αν σας κάνει και αλλάξτε ότι δεν αρέσει από τα slide master, όχι πειράζοντας κάθε slide ξεχωριστά!!!
Γραμματοσειρές Αν χρησιμοποιείται μικρή γραμματοσειρά το κοινό σας δε θα μπορεί να διαβάζει αυτά που γράφετε. ΜΗ ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΕΙΤΕ ΚΕΦΑΛΑΙΑ ΧΩΡΙΣ ΛΟΓΟ. ΕΙΝΑΙ ΔΥΣΚΟΛΑ ΣΤΗΝ ΑΝΑΓΝΩΣΗ. Μη χρησιμοποιείτε περίπλοκες γραμματοσειρές
Χρώμα Επιλέξτε χρώμα γραμματοσειράς που κάνει αντίθεση με το φόντο, π.χ. μπλε σκούρο σε λευκό φόντο. Αν η παρουσίαση γίνει σε σχετικά φωτεινό χώρο, προτιμήστε ανοιχτό φόντο και σκούρα γράμματα!!! Επιλέξτε χρώματα από αυτά που δίνει το theme παρουσίασης που χρησιμοποιείτε (theme colors). Είναι ταιριασμένα από ειδικούς! Μπορείτε να κάνετε χρήση χρώματος για να δώσετε έμφαση, αλλά με μικρή συχνότητα.
Χρήση Χρώματος Επιλέγοντας χρώμα που δε κάνει αντίθεση με το φόντο κάνει το κείμενο δύσκολο στην ανάγνωση Η χρήση χρώματος για... Διακοσμητικές παρεμβάσεις είναι ενοχλητική και αποσπά τη προσοχή Η χρήση διαφορετικού χρώματος για κάθε σημείο είναι περιττή... Το ίδιο περιττή είναι και η χρήση διαφορετικού χρώματος για δευτερεύοντα σημεία
Φόντο Το φόντο των slides καθορίζεται κύρια από το theme που θα επιλέξετε. Μπορείτε να πειράξετε ένα theme αλλά πρέπει να ξέρετε να το κάνετε με σωστό τρόπο (slide master, κτλ). Χρησιμοποιείστε απλά φόντα και ξεκούραστους χρωματικούς συνδυασμούς. Διατηρείστε συνέπεια στο φόντο σας καθ όλη τη διάρκεια της παρουσίασης.
Φόντο Αποφύγετε φόντα που αποσπούν τη προσοχή και δυσκολεύουν τη ανάγνωση Καλό είναι να υπάρχει συνέπεια στο φόντο καθ όλη τη διάρκεια της παρουσίασης
Γραφήματα Χρησιμοποιείστε γραφήματα παρά πίνακες ή λέξεις Τα γραφήματα γίνονται γρηγορότερα κατανοητά και διατηρούνται στη μνήμη ευκολότερα απ'ότι οι πίνακες. Οι τάσεις (trends) φαίνονται καλύτερα σε ένα γράφημα. Βάζετε πάντα σωστούς τίτλους στα γραφήματα. Μην ξεχνάτε ότι γράμματα μεγέθους <18 δεν διακρίνονται από απόσταση πάνω από 3 μέτρα. Στα γραφήματα (άξονες, κτλ), μπορείτε και ως 16άρια.
Γραφήματα January February March April Blue Balls 20.4 27.4 90 20.4 Red Balls 30.6 38.6 34.6 31.6
Γραφήματα Items Sold in First Quarter of 2002 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Blue Balls Red Balls January February March April
Γραφήματα
Γραφήματα Στο προηγούμενο γράφημα: απουσία τίτλου μικρό μέγεθος γραμμάτων περιττές γραμμές πλέγματος κακή επιλογή χρωμάτων η σκίαση αποσπά τη προσοχή
Ορθογραφία & Γραμματική Ελέγξτε τις διαφάνειές σας για ορθογραφηκά λάθη (δώστε να το δει κι άλλος) επανάληψη λέξεων λέξεων συντακτικά λάθη Η γραμματική τηρείτε γενικά, αλλά συνήθως οι προτάσεις δεν είναι πλήρεις γιατί γράφουμε πολύ συμπυκνωμένα.
Συμπεράσματα Το κοινό είναι πιθανότερο να θυμάται τις τελευταίες σας λέξεις Κατασκευάστε μία διαφάνεια συμπερασμάτων η οποία: Θα συνοψίζει τα κύρια σημεία της παρουσίασή σας Θα προτείνει μελλοντικό πλάνο / γραμμές έρευνας κτλ
Ερωτήσεις??? Τελειώστε τη παρουσίασή σας με μία απλή διαφάνεια που να καλεί το ακροατήριο να σας κάνει ερωτήσεις, αν θέλει. Αποφύγετε το απότομο κλείσιμο των παρουσιάσεων. Επαναλάβετε τον τίτλο και το ονοματεπώνυμό σας σε αυτό το slide.
και ποτέ μην ξεχνάτε!!! Επιγραμματικό γράψιμο (bulleted). Σε κάθε slide σας να κρίνετε αυστηρά το κάθε τι που έχετε γράψει, με τη λογική του "αν δεν υπάρχει αυτή η λέξη/φράση χάνουμε κάτι σημαντικό;" Αν όντως είναι κάτι σημαντικό, μήπως μπορείτε να το πείτε με λιγότερα λόγια; Καλύτερα βάλτε σκούρα γράμματα σε ανοιχτό φόντο. Όχι animation αν δεν προσθέτει ουσία. Μην φάτε το χρόνο σας με θεωρητικές εισαγωγές. 1/3 για την εισαγωγή, 2/3 για το τι κάνατε