3 Επικοινωνία και Προώθηση Η Επικοινωνία θα οδηγήσει σε ένα επιτυχημένο Συνέδριο
Το καλό περιεχόμενο πάντα έχει ένα στόχο δημιουργείται με μια πρόθεση. Ως εκ τούτου μεταφέρει ερεθίσματα για δράση. Ann Handley Η σημασία της επικοινωνίας Η διεξαγωγή ενός Συνεδρίου σημαίνει ότι θα υπάρχουν πολλοί άνθρωποι οι οποίοι θα παρευρεθούν και θα συμμετέχουν. Ωστόσο, τι συμβαίνει αν δεν πούμε στους ανθρώπους για την ύπαρξη του Συνεδρίου; Ή εάν δεν το κοινοποιήσουμε αποτελεσματικά; Από τη στιγμή που θα έχετε μια ημερομηνία και μια ώρα, από τη στιγμή που η ιδέα του Συνεδρίου έχει αποφασιστεί και όλες εκείνες οι αρχικές ερωτήσεις έχουν απαντηθεί, πρέπει να ενημερώσετε τους άλλους ανθρώπους σχετικά με το Συνέδριο! Η επικοινωνία δεν αφορά μόνο την μεταβίβαση πληροφοριών, αλλά την προσπάθεια ενεργής συμμετοχής, κάνοντας τους ανθρώπους να νιώθουν μέρος του Συνεδρίου, θέλοντας να είναι εκεί. Φυσικά, πρώτα θα πρέπει να σκεφτείτε ποιον θέλετε να προσεγγίσετε με τις πληροφορίες σας. Επομένως, πρώτα απ όλα, θα πρέπει να σκεφτείτε τους παρευρισκομένους σας και τις επικοινωνιακές ανάγκες τους.
Ποιός πρέπει να γνωρίζει πρώτα για το Συνέδριο; Ποιοι είναι οι παρευρισκομένοι; Πόσο χρονών είναι; Ποιο είναι το μήνυμα που θέλετε να δώσετε για το Συνέδριο σας; Τι ιστορία προσπαθείτε να πείτε σχετικά με το Συνέδριο σας; Τι χρειάζονται έτσι ώστε να προκαλέσουν θετικά τον εαυτό τους και τους άλλους; Διαφορετικοί ενδιαφερόμενοι φορείς έχουν διαφορετικές επικοινωνιακές ανάγκες, αλλά όλοι χρειάζονται τις απαραίτητες πληροφορίες που κοινοποιούνται με έναν ελκυστικό τρόπο! Προγραμματίστε εκ των προτέρων: Ξεκινήστε από κοντά φτάστε πολύ μακριά! Εμπλέξτε το σχολείο σας Πάντα να θυμάστε ότι από στόμα σε στόμα είναι ένα από τα πιο δυνατά εργαλεία επικοινωνίας. Είναι εύκολο να το κάνετε στο σχολείο σας, καθώς μπορείτε να επωφεληθείτε από τον ελεύθερο χρόνο για να ενημερώσετε τους φίλους σας για το Συνέδριο. Μιλήστε σε όλους για την εκδήλωση, απευθυνθείτε στη σελίδα του Facebook ή στην εκδήλωση που δημιουργήσατε και αξιοποιήστε τις στιγμές από το Κυνήγι Θησαυρού! Ένα πολύ αποτελεσματικό εργαλείο για να υπενθυμίζει στους ανθρώπους για το Συνέδριο είναι διαμοιράζοντας φυλλάδια και έντυπα, τα οποία έχουν μια ακριβή ταυτότητα που τραβάει την προσοχή και είναι εύκολο να τα θυμούνται!
ΣΥΜΒΟΥΛΕΣ ΓΙΑ ΤΗ ΣΥΓΓΡΑΦΗ ΣΤΑ ΜΕΣΑ ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΔΙΚΤΥΩΣΗΣ BLOGGING - Ένα blog είναι ένα προσωπικό διαδικτυακό περιοδικό ή εφημερίδα - Χρησιμοποιήστε το Συνέδριο FYS για να γράψετε και να αναρτήσετε μία δημοσίευση στο blog σας! - Μπορείτε να αναρτήσετε φωτογραφίες, σύνδεσμο αρχείων βίντεο και ήχου Ένα blog σας επιτρέπει να μιλάτε για τα ζητήματά σας σε βάθος: το χρησιμοποιείτε για τα άρθρα σας! TWITTER - Το Twitter είναι ένα διαδικτυακό μέσο κοινωνικής δικτύωσης όπου οι χρήστες αναρτούν μικρά μηνύματα 140 χαρακτήρων, ή tweets - Οι χρήστες ενώνονται ακολουθώντας άλλους χρήστες είτε να ακολουθούνται - Κάνοντας Tweeting @ ένας χρήστης στέλνει ένα tweet σε εκείνο τον λογαριασμό. Χρησιμοποιώντας # επιτρέπει σε ασύνδετους χρήστες να δουν tweets σχετικά με το ίδιο θέμα Δημιουργία hashtags! ΠΡΙΝ ΑΠΟ ΤΟ ΣΥΝΕΔΡΙΟ: Κάντε Tweet για να υπενθυμίσετε στους ανθρώπους για αυτό ΚΑΤΑ ΤΗ ΔΙΑΡΚΕΙΑ ΤΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ: ζωντανά Tweet και δημιουργήστε θύελλες από Twitter! ΜΕΤΑ ΑΠΟ ΤΟ ΔΥΝΕΔΡΙΟ: μοιραστείτε τις κοινωνικές σας δράσεις! FACEBOOK - Το Facebook είναι ένα διαδικτυακό μέσο κοινωνικής δικτύωσης - Οι χρήστες είναι άτομα, οργανισμοί και επιχειρήσεις. Δημιουργήστε μια εκδήλωση για το Συνέδριο σας! Η εκδήλωση σας μπορεί να είναι δημόσια ή ιδιωτική και μπορείτε να αφήσετε τους καλεσμένους να προσκαλέσουν άλλους ανθρώπους. Ελέγξτε τις ρυθμίσεις σας προσεκτικά! 1- Επιλέξτε μια φωτογραφία της εκδήλωσης 2- Δώστε σε ΟΛΕΣ τις πληροφορίες 3- Πάρτε τις ημερομηνίες σας, ώρες, και τοποθεσίες απευθείας 4- Κάνετε ένα σύνδεσμο για τον τόπο (αν είναι το σχολείο: ιστοσελίδα σχολείου) 5- Αποστείλετε την πρόσκληση σε ανθρώπους που πραγματικά μπορούν να είναι εκεί 6- Ενημερώνετε την εκδήλωσή σας τακτικά 7- Τα RSVPs δεν είναι στερεά: διαδώστε την εκδήλωση μέσω όλων των πιθανών καναλιών Οι αναρτήσεις μπορεί να ποικίλουν σε μήκος και περιλαμβάνουν συνδέσμους, φωτογραφίες, βίντεο και ήχο (Προτού ξεκινήσετε ελέγξτε ποια είναι η πολιτική προστασίας του σχολείου σας και των σχολείων που συμμετέχουν) Δείτε Ένα Οδηγό Αρχάριου για Blogging http://bit.ly/1m8vjsf Δείτε τον οδηγό του Twitter για να κάνετε tweeting http://bit.ly/1hbu9zb/li Δείτε ένας Οδηγό Αρχαρίων για το Facebook http://bit.ly/19z58wt
Εμπλέξτε και άλλα σχολεία Η εμπλοκή άλλων σχολείων σημαίνει αρχικά την πρόσκληση των Διευθυντών των Σχολείων. Για να γίνει αυτό, μπορείτε να έρθετε σε επαφή μαζί τους μέσω μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μαζί με τους εκπαιδευτικούς σας. Θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε ένα ευγενικό και επίσημο λεξιλόγιο και ταυτόχρονα, να μεταφέρετε το μήνυμα: η συμμετοχή του σχολείου του/της είναι θεμελιώδους σημασίας! Το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να διαμορφωθεί ξεκάθαρα και αποτελεσματικά και να έχει επισυναφθεί η επίσημη πρόσκληση μαζί με την Ατζένα του Συνεδρίόυ. Η ιστοσελίδα του σχολείου είναι ένα άλλο κανάλι που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε! Μπορείτε επίσης να επισυνάψετε την διεύθυνση της ιστοσελίδας του στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προς τους Διευθυντές των άλλων σχολείων. Η ιστοσελίδα του σχολείου θα πρέπει να έχει ένα σύντομο άρθρο για το Συνέδριο, δίνοντας απαντήσεις σε 5 ερωτήσεις. ΠΟΙΟΣ Who organizes the Forum?at will happen? (you can describe this briefly and link it to the agenda) διοργανώνει το Συνέδριο; When will it take place? ( ΤΙ θα συμβεί; (μπορείτε να το περιγράψετε αυτό εν συντομία και να το συνδέσετε με την ατζέντα) be clearaboutthis, state date and time, recommendpunctuality) Where did it take place? (be clear about ΠΟΤΕ this, you may insert Google Maps references) θα πραγματοποιηθεί; (να είστε ξεκάθαροι για αυτό, δηλώστε ημερομηνία και ώρα, εισηγηθείτε εμπρόθεσμη υποβολή) Why have you decided to organize a Forum? ΠΟΥ θα πραγματοποιηθεί; (να είστε ξεκάθαροι για αυτό, μπορείτε να εισάγετε αναφορές του Google Maps) ΓΙΑΤΙ αποφασίσατε να οργανώσετε το Συνέδριο;
ΣΥΜΒΟΥΛΕΣ ΓΙΑ ΤΗ ΣΥΓΓΡΑΦΗ ΕΝΟΣ ΑΡΘΡΟΥ ΠΟΙΟΣ ΕΙΝΑΙ Ο ΣΤΟΧΟΣ ΤΟΥ ΑΡΘΡΟΥ ΣΑΣ; Θέλετε να ενημερώσετε; θέλετε να πείσετε; ΠΟΙΟ ΕΙΝΑΙ ΤΟ ΜΗΝΥΜΑ ΤΟΥ ΑΡΘΡΟΥ ΣΑΣ; Ο στόχος του άρθρου σας πρέπει να υποστηρίζεται από ένα ξεκάθαρο μήνυμα. ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΗΣΤΕ ΕΡΩΤΗΣΕΙΣ Αυτό εμπλέκει το κοινό σας. ΝΑ ΕΧΕΤΕ ΕΜΠΙΣΤΟΣΥΝΗ ΚΑΙ ΣΙΓΟΥΡΙΑ Να πιστεύετε σε αυτά που γράφετε και να ζητάτε για δράση. Τώρα είναι η ώρα για εσάς να ΝΑ ΕΙΣΤΕ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΙ Λέγοντας Εγώ ή Εμείς κάνει τους ανθρώπους να αισθάνονται ότι πιστεύετε σε αυτά που λέτε. ΒΡΕΙΤΕ ΕΝΑΝ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΟ ΤΙΤΛΟ! ΤΡΑΒΗΞΤΕ ΤΗΝ ΠΡΟΣΟΧΗ! ΕΛΕΓΞΤΕ ΤΙΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ Σιγουρευτείτε ότι περιλάβατε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες. Τοποθετήστε τον εαυτό σας στη θέση του αναγνώστη σας: οι πληροφορίες είναι ολοκληρωμένες; Υπάρχει καμιά αμφιβολία που το κείμενο δεν διευκρινίζει;
Περιλάβετε άλλους ενδιαφερόμενους φορείς! Οι ενδιαφερόμενοι φορείς είναι άνθρωποι που μπορούν να εμπλουτίσουν τα έργα σας σε διαφορετικά επίπεδα και για διαφορετικούς λόγους. Μόλις αποφασίσετε το θέμα του Συνεδρίου σας, σκεφτείτε τους ανθρώπους (οργανισμούς, μικρές επιχειρήσεις ή τοπικές αρχές) που μπορεί να επωφεληθούν από την ύπαρξη του έργου ή των αποτελεσμάτων. Μπορείτε να προσκαλέσετε διαφορετικούς ενδιαφερόμενους φορείς για διαφορετικούς σκοπούς και σε διαφορετικές φάσεις της διοργάνωσης. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να καλέσετε κάποιους ΤΟΠΙΚΟΥΣ ΕΜΠΕΙΡΟΓΝΩΜΟΝΕΣ ως ομιλητές κατά τη διάρκεια του Συνεδρίου. Θα μπορούσε να είναι κάποιος που ανήκει σε έναιδιαίτερο οργανισμό που είναι γνωστός στην πόλη σας για εργασία στον ίδιο τομέα όπως το θέμα του Συνεδρίου, ένα άτομο που γνωρίζετε ότι έχει μια ενδιαφέρουσα ιστορία για να μοιραστεί. Μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί τους προτού αποφασίσετε το ακριβές περιεχόμενο και δομή του Χώρου Συζήτησης, για να τους περιλάβετε στην φάση του σχεδιασμού, ή ίσως μόλις έχετε μιαν ημερήσια διάταξη, κάνοντας μια πρόταση σε αυτούς με ακρίβεια για να ταιριάξουν σε μια συγκεκριμένη στιγμή του Συνεδρίου σας. Θα μπορούσατε επίσης να σκεφτείτε να προσκαλέσετε το ΔΗΜΑΡΧΕΙΟ ΣΑΣ (τον Δήμαρχο, για παράδειγμα) σε αυτή την μεγάλη εκδήλωση, καθώς το Συνέδριο θα περιλαμβάνει διαφορετικά σχολεία της πόλης ή επαρχίας σας και έχει ένα αντίκτυπο σε ολόκληρη την κοινότητα κατά την εφαρμογή των κοινωνικών δράσεων. ΓΙΑΤΙ ΟΙ ΕΝΔΙΑΦΕΡΟΜΕΝΟΙ ΦΟΡΕΙΣ ΕΙΝΑΙ ΤΟΣΟ ΣΗΜΑΝΤΙΚΟΙ; 1 2 3 Μπορούν να σας δώσουν νέες ιδέες για το Συνέδριο σας Μπορούν να βελτιώσουν την ποιότητα και την ελκυστικότητα του Συνεδρίου σας Αυτοί είναι ένας τρόπος προσέγγισης πολλών ανθρώπων
ΣΥΜΒΟΥΛΕΣ ΓΙΑ ΤΗ ΣΥΓΓΡΑΦΗ ΣΕ ΑΛΛΟΥΣ ΕΝΔΙΑΦΕΡΟΜΕΝΟΥΣ ΦΟΡΕΙΣ Κάντε την επιστολή σας σύντομη. Δεν θα πρέπει να είναι μεγαλύτερη από μιας πλευράς A4. Δώστε προσοχή στην ορθογραφία, την στίξη και την γραμματική. Ο τόνος σας θα πρέπει να είναι επίσημος αλλά φιλικός. Να είστε προετοιμασμένοι να συνεχίσετε με ένα ηλεκτρονικό μήνυμα ή ένα τηλεφώνημα μέσα σε δύο εβδομάδες εάν δεν λάβετε απάντηση.
ΕΝΗΜΕΡΩΣΤΕ ΤΗΝ ΚΟΙΝΟΤΗΤΑ ΣΑΣ! Τι γίνεται και με τη γνωστοποίηση του Συνεδρίου Νεολαίας σας στα τοπικά μέσα μαζικής ενημέρωσης; Η φιλοξενία ή συμμετοχή σε ένα ΣυνέδριοΝεολαίας είναι μια ενίσχυση για την κοινότητά σας και οι άνθρωποι θα είναι χαρούμενοι να μάθουν ότι υπάρχει τέτοια συμμετοχή από τους μαθητές. Η έκθεση στα μέσα μαζικής ενημέρωσης είναι ένας σπουδαίος τρόπος για να διαδώσετε το μήνυμα σχετικά με το Συνέδριο Νεολαίας σας! Προσπαθήστε να προσεγγίσετε την τοπική σας εφημερίδα ή το ραδιόφωνο ή την Τηλεόραση, για παράδειγμα. Στείλτε τους ένα δελτίο τύπου. Ένα δελτίο τύπου είναι ένα αρχείο το οποίο περιλαμβάνει όλες τις σχετικές πληροφορίες έτσι ώστε οι ειδήσεις να μπορούν να τύχουν επεξεργασίας, προετοιμάστε μια τηλεοπτική συνέντευξη, κτλ. - ΘΥΜΗΘΕΙΤΕ ΤΟΝ ΚΑΝΟΝΑ ΤΩΝ 5 ΕΡΩΤΗΣΕΩΝ - ΣΥΝΟΨΙΣΤΕ ΤΙΣ ΑΠΑΝΤΗΣΕΙΣ ΣΤΗΝ 1η ΠΑΡΑΓΡΑΦΟ (ΘΕΜΕΛΙΩΔΕΙΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ) - ΠΕΡΙΛΑΒΕΤΕ ΤΙΣ ΠΙΟ ΕΝΔΙΑΦΕΡΟΥΣΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ ΣΑΣ ΣΤΗΝ 2η ΚΑΙ 3η ΠΑΡΑΓΡΑΦΟ - ΔΩΣΤΕ ΑΛΛΕΣ ΛΕΠΤΟΜΕΡΕΙΕΣ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΟ ΕΡΓΟ ΣΑΣ ΣΤΗΝ 4η ΠΑΡΑΓΡΑΦΟ - ΣΙΓΟΥΡΕΥΤΕΙΤΕ ΟΤΙ ΤΟ ΔΕΛΤΙΟ ΤΥΠΟΥ ΣΑΣ ΠΕΡΙΕΧΕΙ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ - ΚΑΛΕΣΤΕ ΤΑ ΜΕΣΑ ΜΑΖΙΚΗΣ ΕΝΗΜΕΡΩΣΗΣ ΔΥΟ ΕΒΔΟΜΑΔΕΣ ΠΡΙΝ ΤΟ ΣΥΝΕΔΡΙΟ ΤΟΥ ΣΧΟΛΕΙΟΥ ΣΑΣ Όπως θα έχετε αντιληφθεί, είναι σημαντικό να δώσετε στην επικοινωνία και στην προώθηση ένα κύριο ρόλο: - Θυμηθείτε να προωθήσετε το Συνέδριο όσο πιο σύντομα έχετε επιβεβαιώσει τις βασικές πληροφορίες που οι άλλοι θα χρειαστεί να μάθουν - Θυμηθείτε να ενημερώνετε τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης συχνά έτσι ώστε να κρατάτε πάντα την προσοχή ψηλά - Κατά την διάρκεια του Συνεδρίου, να κάνετε πολλά ζωντανά Tweeting και blogging! - Μετά από το Συνέδριο, ενημερώστε τους ανθρώπους σχετικά με τα αποτελέσματα και τις δράσεις που ακολουθούν! Θυμηθείτε ότι οι φωτογραφίες ή τα βίντεο με σύντομες εξηγήσεις είναι ένας κατακτητικός τρόπος για να τραβήξετε την προσοχή των ανθρώπων και να διαδώσετε τα αποτελέσματά σας.