Εγχειρίδιο Συντονιστή Τηλεδιασκέψεων Υπηρεσίας e:presence Έκδοση 1.3 Ιούνιος 2014
Περιεχόμενα Εφαρμογή Διαχείρισης Τηλεδιασκέψεων... 2 Προβολή τηλεδιασκέψεων... 3 Προσθήκη τηλεδιάσκεψης... 4 Τροποποίηση τηλεδιάσκεψης... 7 Κατάργηση τηλεδιασκέψεων... 7 Τροποποίηση συνθηματικού συντονιστή... 7 Αποσύνδεση... 8 1
ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΗΛΕΔΙΑΣΚΕΨΕΩΝ Η εφαρμογή διαχείρισης τηλεδιασκέψεων παρέχει στον συντονιστή τηλεδιασκέψεων τη δυνατότητα προγραμματισμού νέων τηλεδιασκέψεων και πρόσκλησης συμμετεχόντων σε αυτές καθώς και διαχείρισης υφιστάμενων τηλεδιασκέψεων. Η πρόσβαση στην εφαρμογή διαχείρισης τηλεδιασκέψεων επιτρέπεται μόνο σε πιστοποιημένους χρήστες οι οποίοι έχουν αποκτήσει λογαριασμό συντονιστή έπειτα από ηλεκτρονική αίτηση που έχουν υποβάλει στην ΕΔΕΤ Α.Ε. μέσω του ιστοτόπου της υπηρεσίας e:presence. Γενικότερος σκοπός της εφαρμογής είναι να επιτρέψει στο συντονιστή τηλεδιασκέψεων την δέσμευση πόρων του συστήματος της υπηρεσίας e:presence για τη πραγματοποίηση κάποιας τηλεδιάσκεψης σε δεδομένο χρόνο, ενώ ταυτόχρονα να κάνει εφικτή την προσθήκη συμμετεχόντων σε αυτή με δήλωση των email διευθύνσεων τους καθώς και την πρόσκληση τους για συμμετοχή στην τηλεδιάσκεψη με αποστολή αυτοματοποιημένου email. Το τελευταίο παρέχει στον προσκεκλημένο μοναδικό σύνδεσμο που ακολουθεί την ώρα έναρξης της τηλεδιάσκεψης προκειμένου να οδηγηθεί με εύκολο τρόπο στο εικονικό δωμάτιο τηλεδιάσκεψης μαζί με τους άλλους συμμετέχοντες. Οι λειτουργίες που μπορούν να πραγματοποιηθούν από τα μενού της εφαρμογής, είναι οι ακόλουθες: 1. Προβολή τηλεδιασκέψεων 2. Προσθήκη τηλεδιάσκεψης 3. Τροποποίηση τηλεδιάσκεψης 4. Κατάργηση τηλεδιάσκεψης 5. Αλλαγή συνθηματικού συνδεδεμένου χρήστη 6. Αποσύνδεση Το περιβάλλον της εφαρμογής διαχείρισης τηλεδιασκέψεων αποτελείται από δύο κεντρικές καρτέλες: «Διαχείριση τηλεδιασκέψεων» και «Αλλαγή συνθηματικού». Η καρτέλα «Διαχείριση τηλεδιασκέψεων» διακρίνεται σε δύο ξεχωριστά τμήματα που επιτρέπουν τη πρόσβαση σε διαφορετικές λειτουργίες της εφαρμογής. Το πρώτο τμήμα είναι το περιβάλλον διαχείρισης και επίβλεψης τηλεδιασκέψεων, στο οποίο προβάλλονται όλες οι προγραμματισμένες τηλεδιασκέψεις και παρέχεται επιπλέον η δυνατότητα προσθήκης, τροποποίησης ή κατάργησης ήδη προγραμματισμένων τηλεδιασκέψεων. Το δεύτερο τμήμα της εφαρμογής γίνεται προσπελάσιμο στο συντονιστή αφού γίνει προσθήκη κάποιας νέας τηλεδιάσκεψης ή όταν επιλεγεί τροποποίηση κάποιας παλαιότερα προγραμματισμένης τηλεδιάσκεψης. Σε αυτό το τμήμα μπορεί ο χρήστης να δει και να αλλάξει τα χαρακτηριστικά κάποιας ήδη προγραμματισμένης τηλεδιάσκεψης ή να ορίσει τα απαραίτητα πεδία για τον ορισμό μιας νέας τηλεδιάσκεψης. Η καρτέλα «Αλλαγή συνθηματικού» επιτρέπει στον πιστοποιημένο χρήστη να μεταβάλλει τη συνθηματική λέξη (password) που χρησιμοποιεί για να εισέρχεται στην εφαρμογή διαχείρισης τηλεδιασκέψεων. Στη συνέχεια του παρόντος εγχειριδίου συντονιστή τηλεδιασκέψεων θα εξηγηθούν αναλυτικά τα επιμέρους πεδία της εφαρμογής διαχείρισης τηλεδιασκέψεων και οι λειτουργίες που μπορεί να εκτελέσει ο πιστοποιημένος συντονιστής τηλεδιασκέψεων της πλατφόρμας e:presence. 2
Εικόνα 1: Κεντρικό μενού εφαρμογής διαχείρισης τηλεδιασκέψεων ΠΡΟΒΟΛΗ ΤΗΛΕΔΙΑΣΚΕΨΕΩΝ Η λειτουργία αυτή παρέχει στο χρήστη τη δυνατότητα να βλέπει όλες τις τηλεδιασκέψεις που έχει δημιουργήσει (παρελθούσες, τρέχουσες και μελλοντικές) έπειτα από την επιλογή της καρτέλας «Διαχείριση τηλεδιασκέψεων». Μέσα από το μενού, ο χρήστης μπορεί να φιλτράρει και να ταξινομήσει τις προγραμματισμένες τηλεδιασκέψεις με βάση τα διαθέσιμα πεδία (βλ. Εικόνα 2). Τα πεδία ταξινόμησης των προγραμματισμένων τηλεδιασκέψεων είναι: «Όνομα τηλεδιάσκεψης», «Ημ/νια έναρξης», «Ώρα έναρξης», «Ημ/νία τέλους», «Ώρα τέλους», «Συντονιστής», «#vidyo», «#Η323», «#Skype», «VidyoRoom», «Κρυφό». Τα φίλτρα λειτουργούν αθροιστικά (σχέση λογικού AND) μεταξύ τους, και απενεργοποιούνται με το πάτημα του πλήκτρου «Καθαρισμός φίλτρων». 3
Εικόνα 2: Φιλτράρισμα διαθέσιμων τηλεδιασκέψεων ΠΡΟΣΘΗΚΗ ΤΗΛΕΔΙΑΣΚΕΨΗΣ Επιλέγοντας το πλήκτρο «Προσθήκη» της καρτέλας «Διαχείριση τηλεδιασκέψεων» ο έλεγχος της εφαρμογής μεταφέρεται στο δεύτερο πεδίο και ο συντονιστής μπορεί να εισάγει τις λεπτομέρειες για μια νέα τηλεδιάσκεψη. Επιλέγεται αυτόματα η καρτέλα «Λεπτομέρειες επιλεγμένης τηλεδιάσκεψης», όπου ο συντονιστής έχει τη δυνατότητα να εισάγει τα δεδομένα της νέας τηλεδιάσκεψης στα ακόλουθα πεδία: Αριθμός VidyoDesktop χρηστών Δηλώνει τον αριθμό των χρηστών που θα συνδεθούν στην τηλεδιάσκεψη με την χρήση προσωπικού υπολογιστή με λειτουργικό σύστημα Microsoft Windows, Mac OS ή Linux και την χρήση της εφαρμογής πελάτη VidyoDesktop η οποία παρέχεται από το σύστημα κατά την πρώτη σύνδεση του χρήστη έπειτα από πρόσκληση σε κάποια τηλεδιάσκεψη. Αριθμός H323 τερματικών (εφ' όσον επιτρέπεται) Δηλώνει τον αριθμό των χρηστών που θα συνδεθούν στην τηλεδιάσκεψη με την χρήση τερματικού τηλεδιάσκεψης που υποστηρίζει το πρωτόκολλο H.323. Αριθμός Skype χρηστών (εφ' όσον επιτρέπεται) 1 Δηλώνει τον αριθμό των χρηστών που θα συνδεθούν στην τηλεδιάσκεψη με την χρήση της εφαρμογής Skype. Αριθμός VidyoRoom τερματικών Δηλώνει τον αριθμό των χρηστών που θα συνδεθούν στην τηλεδιάσκεψη με την χρήση τερματικού τηλεδιάσκεψης της εταιρείας Vidyo. Όνομα τηλεδιάσκεψης Ημ/νία έναρξης Ώρα έναρξης 1 Αυτή η δυνατότητα δεν παρέχεται στην τρέχουσα έκδοση του e:presence 4
Ημ/νία τέλους Ώρα τέλους Κρυφή τηλεδιάσκεψη Όταν μία τηλεδιάσκεψη είναι δηλωμένη ως κρυφή, ο τίτλος της και οι προσκεκλημένοι σε αυτήν δεν είναι ορατά σε κανέναν άλλο παρά μόνο στους διαχειριστές ή στον δημιουργό της τηλεδιάσκεψης. Κείμενο email 2 Αποτελεί το εισαγωγικό κείμενο που θα περιλαμβάνεται στο email πρόσκληση που θα λάβουν οι προσκεκλημένοι σε μια τηλεδιάσκεψη. Σημειώνεται ότι ο συντονιστής πρέπει να επιλέξει αρχικά τουλάχιστον δύο προσκεκλημένους στο σύνολο εκ των οποίων τουλάχιστον ο ένας θα πρέπει να είναι VidyoDesktop χρήστης. Κατά την επιλογή της ώρας έναρξης και λήξης, εμφανίζονται με κόκκινο οι ώρες που δεν υπάρχει διαθεσιμότητα ανάλογα με τους αριθμούς χρηστών που έχουν ζητηθεί ανά κατηγορία. Η διαδικασία εισαγωγής ολοκληρώνεται πιέζοντας το πλήκτρο «Αποθήκευση λεπτομερειών» (βλ. Εικόνα 3). Εικόνα 3: Λεπτομερή πεδία εισαγωγής νέας τηλεδιάσκεψης 2 Στην περίπτωση που χρησιμοποιείτε Internet Explorer 11 και δεν σας δίνεται η δυνατότητα εισαγωγής κειμένου, πατήστε στο κουμπί «Εργαλεία» και μετά επιλέξτε το «Ρυθμίσεις προβολής συμβατότητας». Στην ενότητα «Προσθήκη αυτής της τοποθεσίας Web», πληκτρολογήστε τη διεύθυνση URL της τοποθεσίας που παρουσιάζεται το πρόβλημα και επιλέξτε «Προσθήκη». 5
Εφόσον για το χρονικό διάστημα που όρισε ο συντονιστής υπάρχει διαθεσιμότητα, η εφαρμογή δημιουργεί τη νέα τηλεδιάσκεψη. Εάν δεν είναι δυνατή η δέσμευση των ζητούμενων πόρων, εμφανίζεται ενημερωτικό σχετικό μήνυμα και δίνεται η δυνατότητα τροποποίησης των στοιχείων της τηλεδιάσκεψης έτσι ώστε να ανταποκρίνεται σε αυτήν. Έπειτα από την επιτυχή δημιουργία μιας τηλεδιάσκεψης, ο συντονιστής μπορεί να μεταβεί στην καρτέλα «Συμμετέχοντες στην τηλεδιάσκεψη», όπου μπορεί να εισάγει τις απαραίτητες λεπτομέρειες για κάθε συμμετέχοντα (βλ. Εικόνα 4). Τα απαραίτητα πεδία που πρέπει να συμπληρώσει ο συντονιστής είναι «Email χρήστη», «Τύπος χρήστη», «Εξ. Χρήστης» και «Αποστολή Email». Το πεδίο «Email χρήστη» συμπληρώνεται με τη διεύθυνση email του προσκεκλημένου στην τηλεδιάσκεψη. Το πεδίο «Τύπος χρήστη» αναφέρεται στον τρόπο με τον οποίο ο προσκεκλημένος χρήστης θα συνδεθεί στην τηλεδιάσκεψη (όπως VidyoDesktop, VidyoRoom ή H.323). Το πεδίο «Εξ. Χρήστης» αναφέρεται στο κατά πόσον ο προσκεκλημένος στην τηλεδιάσκεψη χρήστης θα θεωρηθεί ως εξωτερικός χρήστης, δηλαδή χρήστης που δεν περνάει από τη διαδικασία αυθεντικοποίησης με τον λογαριασμό που διατηρεί στο ίδρυμά του. Απαραίτητη προϋπόθεση για την αυθεντικοποίηση του χρήστη με τον ιδρυματικό λογαριασμό του είναι το ίδρυμα να συμμετέχει στην ομοσπονδία ταυτοποίησης και εξουσιοδότησης της ΕΔΕΤ Α.Ε. (http://aai.grnet.gr) καθώς και το δηλωμένο email να είναι αυτό που διατηρεί στο ίδρυμα του και όχι σε άλλο πάροχο της υπηρεσίας email. Το πεδίο «Αποστολή Email» πρέπει πάντα να είναι επιλεγμένο προκειμένου οι προσκεκλημένοι χρήστες να λάβουν τα email ειδοποίησης στην προγραμματιζόμενη τηλεδιάσκεψη. Ο μέγιστος αριθμός συμμετεχόντων που μπορεί να εισάγει ισούται με το άθροισμα των επιθυμητών χρηστών από όλους τους διαφορετικούς τύπους που έχει επιλέξει στην προηγούμενη καρτέλα. Αν ξεπεράσει αυτό το πλήθος, η εφαρμογή τον ενημερώνει κατάλληλα. Επίσης, δεν μπορεί να ξεπεράσει το επιμέρους πλήθος από κάθε τύπο προσκεκλημένων (όπως VidyoDesktop, Η.323, κλπ.) που δήλωσε στην προηγούμενη καρτέλα. Προκειμένου να ενημερωθεί ο προσκεκλημένος χρήστης μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τις απαραίτητες πληροφορίες της τηλεδιάσκεψης για την συμμετοχή του, πρέπει να εκτελεστεί η επιλογή «Αποστολή email ειδοποιήσεων». Για τους συμμετέχοντες που τους έχει σταλεί email ειδοποίησης, στη στήλη «Απεστάλη email» εμφανίζεται ένα. Αν ο προσκεκλημένος μέσω email επιβεβαιώσει την συμμετοχή του στην τηλεδιάσκεψη ακολουθώντας τον σύνδεσμο που παρέχεται στο email που λαμβάνει, τότε στη στήλη «Επιβεβαιώθηκε» εμφανίζεται. Εικόνα 4: Συμμετέχοντες στην τηλεδιάσκεψη Αξίζει να σημειωθεί ότι ο συντονιστής πρέπει να σιγουρευτεί ότι έχουν καταχωρηθεί μόνιμα τα στοιχεία των συμμετεχόντων στην εφαρμογή αφού ελέγξει την καρτέλα κι ενώ περιμένει να εξαφανιστεί το κόκκινο σημάδι πάνω αριστερά από κάθε κελί εγγραφής (βλέπετε Εικόνα 5). (Μια ενδεχόμενη καθυστέρηση μπορεί να οφείλεται 6
στο πλήθος των ελέγχων και ταυτόχρονων εργασιών που επιτελούνται στη σχετική βάση δεδομένων κατά την εισαγωγή των νέων καταχωρήσεων.) Εικόνα 5: Συμμετέχοντες στην τηλεδιάσκεψη Έλεγχος καταχωρήσεων Τέλος, να επισημάνουμε πως αν κατά τη διάρκεια μιας τηλεδιάσκεψης ο συντονιστής διαγράψει κάποιον χρήστη, τότε αυτόματα ο χρήστης αυτός αποσυνδέεται από την τηλεδιάσκεψη. ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΗ ΤΗΛΕΔΙΑΣΚΕΨΗΣ Η λειτουργία αυτή πραγματοποιείται όταν ο συντονιστής πατήσει «διπλό κλικ» σε κάποια από τις διαθέσιμες τηλεδιασκέψεις του αντίστοιχου μενού του πρώτου τμήματος. Εφόσον ο συγκεκριμένος συντονιστής έχει δικαίωμα να τροποποιήσει την επιλεγμένη τηλεδιάσκεψη, ο έλεγχος του προγράμματος μεταφέρεται στο δεύτερο τμήμα του μενού, από όπου μπορεί να επιλέξει την καρτέλα «Λεπτομέρειες επιλεγμένης τηλεδιάσκεψης» ή την καρτέλα «Συμμετέχοντες στην τηλεδιάσκεψη», και ισχύουν όσα αναφέρθηκαν στη λειτουργία «Προσθήκη τηλεδιάσκεψης» (βλ. Εικόνα 3). Αν ο συντονιστής δεν έχει δικαίωμα να τροποποιήσει τη συγκεκριμένη τηλεδιάσκεψη, εμφανίζεται σχετικό μήνυμα. Ο κάθε συντονιστής έχει δικαίωμα να τροποποιεί μόνο τις δικές του τηλεδιασκέψεις εφόσον αυτές δεν έχουν παρέλθει. Σε όσες τηλεδιασκέψεις έχει δικαίωμα αλλαγής, εκτός από τους διαθέσιμους πόρους και τους συμμετέχοντες μπορεί να αλλάξει και το θέμα της τηλεδιάσκεψης. ΚΑΤΑΡΓΗΣΗ ΤΗΛΕΔΙΑΣΚΕΨΕΩΝ Στο μενού «Διαθέσιμες τηλεδιασκέψεις» ο συντονιστής έχει το δικαίωμα να επιλέξει μία ή περισσότερες τηλεδιασκέψεις (με τη βοήθεια των πλήκτρων Ctrl και Shift), και πιέζοντας το πλήκτρο «Διαγραφή» να τις διαγράψει (βλ. Εικόνα 1). Ο κάθε συντονιστής έχει δικαίωμα να διαγράψει μόνο τις δικές του τηλεδιασκέψεις, αλλιώς εμφανίζεται ανάλογο μήνυμα. Στην περίπτωση κατάργησης μιας τηλεδιάσκεψης προτού λάβει χώρα ενημερώνονται αυτόματα με ένα τυποποιημένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όλοι οι καταχωρημένοι συμμετέχοντες σε αυτή που είχαν ειδοποιηθεί σχετικά. ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΗ ΣΥΝΘΗΜΑΤΙΚΟΥ ΣΥΝΤΟΝΙΣΤΗ 7
Επιλέγοντας την καρτέλα «Αλλαγή συνθηματικού», ο συντονιστής βλέπει τρία πεδία, τα οποία και πρέπει να συμπληρώσει (βλ. Εικόνα 6). Στο πρώτο πεδίο («Παλιό συνθηματικό») πρέπει να συμπληρώσει το παρόν συνθηματικό του, και στα υπόλοιπα δύο («Νέο συνθηματικό» και «Επανάληψη νέου συνθηματικού») πρέπει να εισάγει το νέο συνθηματικό που επιθυμεί. Επιλέγοντας «Αποθήκευση» ολοκληρώνεται η διαδικασία. Εικόνα 6: Αλλαγή συνθηματικού συντονιστή ΑΠΟΣΥΝΔΕΣΗ Πιέζοντας το πλήκτρο «Αποσύνδεση», ο συντονιστής εγκαταλείπει την εφαρμογή και ο περιηγητής τον δρομολογεί πίσω στη σελίδα εισαγωγής ονόματος χρήστη και συνθηματικού. 8