Ενότητα 15 Μορφοποίηση της Γραφικής Παράστασης

Ενότητα 15 Μορφοποίηση της Γραφικής Παράστασης Ίσως η γραφική σας παράσταση δεν παρουσιάζεται όπως εσείς περιμένατε. Τα εργαλεία που προσφέρει το Excel για δημιουργία γραφικών παραστάσεων είναι ευέλικτα για να μπορεί να γίνονται αλλαγές και μετά τη δημιουργία της γραφικής παράστασης. 1. Ανοίξετε το αρχείο exercise 14_2 2. Φυλάξετε το αρχείο στο φάκελο σας σαν exercise 15_1 15.1 Αλλαγή του Chart Type Αποφασίσατε ότι η γραφική παράσταση που δημιουργήσατε θα φαινόταν καλύτερη με ένα διαφορετικό είδος γραφικής παράστασης. Ίσως η γραφική σας παράσταση να φαίνεται καλύτερα με ένα 3D-Bar chart. Ο γρηγορότερος τρόπος είναι να χρησιμοποιήσετε το Chart Type command από το shortcut μενού. Η γραφική σας παράσταση θα αλλάξει πολύ αν επιλέξετε ένα εντελώς διαφορετικό είδος γραφικής παράστασης και λιγότερο αν επιλέξετε ένα παρόμοιο είδος με την προηγούμενη. Επίσης προσέξετε ότι όχι όλα τα είδη γραφικών παραστάσεων μπορούν να παραστήσουν τα δεδομένα. 15.1.1 Χρησιμοποιώντας το Shortcut Menu 1. Επιλέξετε το φύλλο Sheet1 και κτυπήστε με το ποντίκι σας μια φορά στη γραφική παράσταση Summary Budget. Η γραφική σας παράσταση ενεργοποιείται. 2. Πατήστε το δεξί κουμπί του ποντικού σας για να εμφανιστεί το shortcut menu και επιλέξετε το Chart Type. Το πλαίσιο διαλόγου Chart Type ανοίγει. MS Excel 2000 ΕΝΟΤΗΤΑ 15 1/12

1. Μέσα στη λίστα Chart Type είναι ήδη επιλεγμένο το Column. 2. Δεξιά από τις υποκατηγορίες Chart sub-type επιλέξετε το τέταρτο και πατήστε το ΟΚ. Η γραφική σας παράσταση αλλάζει από 2D σε 3D. Ακολουθήστε τα πιο κάτω βήματα για να αλλάξετε τη γραφική παράσταση Summary Budget σε Stacked 3D Bar Chart. MS Excel 2000 ΕΝΟΤΗΤΑ 15 2/12

15.1.2 Χρησιμοποιώντας το Chart Toolbar. Chart Objects Format Chart Area Chart Type By columns By rows Data Table Legend 1. Κτυπήστε το κουμπί Chart Type στη γραμμή εργαλείων Chart. 2. Επιλέξετε το Bar Chart. MS Excel 2000 ΕΝΟΤΗΤΑ 15 3/12

MS Excel 2000 ΕΝΟΤΗΤΑ 15 4/12

15.2 Η εντολή Chart Options Μόλις επιλέγεί η γραφική παράσταση στο κυρίως μενού εμφανίζετε η εντολή Chart. Επιλέγοντας από το μενού την εντολή Chart, μπορεί να επιλεγεί η υποεντολή Chart Options. Έτσι μπορεί να προστεθούν και να αφαιρεθούν : Gridlines, Legend, Titles, Axes, Data Labels και Data Tables. Παρόμοια μπορεί να προστεθεί ένα Legend και Data Table χρησιμοποιώντας το εργαλείο Legend και Data Table από τη γραμμή εργαλείων Chart. 15.2.1 Πρόσθεση και Αφαίρεση των Gridlines και Legend Μερικά είδη γραφικών παραστάσεων περιέχουν Gridlines και Legends και μερικά όχι. Τα Gridlines βοηθούν να προσδιορίζονται ευκολότερα οι τιμές στους άξονες και τα Legends να δίνουν νόημα στα χρώματα των Data Series στη γραφική παράσταση. Για να προστεθούν Gridlines, να προστεθούν και να αφαιρεθούν Legends και να μετακινηθούν στο κάτω μέρος της γραφικής παράστασης exercise 15_1, ακολουθούνται τα πιο κάτω βήματα: 1. Αφού έχουμε επιλέξει τη γραφική παράσταση, από το μενού Chart επιλέξετε το Chart Options. Το πλαίσιο διαλόγου Chart Options ανοίγει. 2. Μετά κτυπήστε στην καρτέλα Gridlines 3. Στην περιοχή Category (X) Axis επιλέξετε τα Minor Gridlines. 4. Πατήστε το ΟΚ. Το πλαίσιο διαλόγου κλείνει και εμφανίζεται η γραφική σας παράσταση με Major και Minor Gridlines. MS Excel 2000 ΕΝΟΤΗΤΑ 15 5/12

5. Επαναλάβετε για να αφαιρέσετε τα Minor Gridlines. 15.2.2 Χρησιμοποιώντας το Chart Toolbar 1. Επιλέξετε το Legent και πατήστε DELETE στο πληκτρολόγιο σας για να το σβήσετε. 2. Πατήστε το κουμπί Legent στη γραμμή εργαλείων Chart και το Legent εμφανίζεται. 3. Από το Chart options επιλέξετε την καρτέλα Legend και στο πλαίσιο Placement επιλέξετε Top 15.2.3 Εισαγωγή και Αφαίρεση Τίτλων 1. Κτυπήστε οπουδήποτε μέσα στο Chart Area της παράστασης. 2. Πατήστε το δεξί κουμπί του ποντικιού σας. 3. Από το shortcut μενού επιλέξετε το Chart Options. 4. Μετά κτυπήστε στην καρτέλα Titles. MS Excel 2000 ΕΝΟΤΗΤΑ 15 6/12

5. Κτυπήστε στο κουτί Value (Y) Axis. Πληκτρολογήστε Dollars. 6. Πατήστε το ΟΚ. 15.2.4 Εισαγωγή και Αφαίρεση των τιμών στους άξονες 1. Κτυπήστε οπουδήποτε μέσα στο Chart Area της παράστασης. 2. Πατήστε το δεξί κουμπί του ποντικιού σας. 3. Από το shortcut μενού επιλέξετε το Chart Options. 4. Μετά κτυπήστε στην καρτέλα Axes 5. Κτυπήστε το Value (Y) Axis 6. Πατήστε το ΟΚ. Οι τιμές έχουν αφαιρεθεί από τον άξονα Υ. 7. Επαναλάβετε τα βήματα 1-4 για να τα επαναφέρετε. 15.2.5 Εισαγωγή και Αφαίρεση των Data Labels 1. Κτυπήστε οπουδήποτε μέσα στο Chart Area της παράστασης. 2. Πατήστε το δεξί κουμπί του ποντικού σας. 3. Από το shortcut μενού επιλέξετε το Chart Options. 4. Μετά κτυπήστε στην καρτέλα Data Labels. 5. Κτυπήστε το Show Values. 6. Πατήστε το ΟΚ. Οι τιμές για το κάθε Data Series εμφανίζονται. 7. Για να τα σβήσετε επαναλάβετε τα βήματα 1-4. 8. Κτυπήστε το None. 9. Πατήστε το OK. MS Excel 2000 ΕΝΟΤΗΤΑ 15 7/12

15.3 Αλλαγή του Data Range Το Data series operating income δεν θέλουμε να συμπεριλαμβάνεται στη γραφική μας παράσταση. 1. Κτυπήστε οπουδήποτε μέσα στο Chart Area της παράστασης. 2. Πατήστε το δεξί κουμπί του ποντικιού σας. 3. Από το shortcut μενού επιλέξετε το Source Data. Κτυπήστε στην καρτέλα Series αν δεν είναι ήδη επιλεγμένη. 4. Από η λίστα Series επιλέξετε το Operating Income και πατήστε το κουμπί Remove από κάτω. 5. Κτυπήστε το κουμπί OK. 15.4 Αλλαγή του Location Μπορείτε να μετακινήσετε την γραφική σας παράσταση σε καινούριο φύλλο. 1. Κτυπήστε οπουδήποτε μέσα στο Chart Area της παράστασης. 2. Πατήστε το δεξί κουμπί του ποντικιού σας. 3. Από το shortcut μενού επιλέξετε το Location. Κτυπήστε στην επιλογή As new sheet και κτυπήστε το ΟΚ. MS Excel 2000 ΕΝΟΤΗΤΑ 15 8/12

15.5 Μορφοποίηση της Γραφικής Παράστασης Μπορείτε να μορφοποιήσετε ένα ένα κομμάτι της γραφικής παράστασης δείχνοντας πρώτα στο κομμάτι που θέλετε να μορφοποιήσετε και πατώντας δεξί κουμπί του ποντικιού σας κτυπώντας 2 φορές στο κομμάτι που θέλετε να μορφοποιήσετε επιλέγοντας την περιοχή από τη λίστα που μας δίνει το πρώτο εργαλείο του Chart toolbar και κτυπώντας αμέσως μετά το δεύτερο εργαλείο Format. 15.5.1 Μορφοποίηση του Legend 1. Στη γραφική σας παράσταση πατήστε δύο φορές πάνω στο Legend και το κουτί διαλόγου Format Legend εμφανίζεται. 2. Από την καρτέλα Patterns στην περιοχή Area επιλέξετε το γκρίζο. 3. Στο πλαίσιο διαλόγου πατήστε πάνω στην κάρτα Placement. 4. Στο κουτί Type επιλέξετε το Bottom και πατήστε το OK. 5. Το πλαίσιο διαλόγου κλείνει και το Legend μεταφέρεται στο κάτω μέρος της γραφικής σας παράστασης. 6. Μετακινηθείτε στην πάνω αριστερή γωνιά του κουτιού Legend μέχρι να γίνει το βέλος σας διαγώνιο διπλής κατευθύνσεως. 7. Πατήστε το αριστερό κουμπί του ποντικιού σας και σύρετε το ποντίκι σας δεξιά και πάνω. Το κουτί σας έχει αλλάξει διαστάσεις. 8. Κτυπήστε πάνω στο κουτί και κρατώντας το κουμπί σας πατημένο σύρετε το δεξιά. 15.5.2 Μορφοποίηση του τίτλου 1. Κτυπήστε πάνω στο τίτλο της παράστασης σας. 2. Πατήστε το δεξί κουμπί του ποντικιού σας. 3. Από το Shortcut μενού επιλέξετε το Format Chart Title. 4. Στην κάρτα Patterns κτυπήστε το Fill effects MS Excel 2000 ΕΝΟΤΗΤΑ 15 9/12

5. Από το πλαίσιο που εμφανίζεται στην περιοχή Colours επιλέξετε το Presets και από τα Preset Colors δεξιά επιλέξετε το Calm Water όπως φαίνεται πιο κάτω: 6. Πατήστε το ΟΚ. 7. Στην κάρτα Font επιλέξετε κάτω από το Size το 16. 8. Κτυπήστε το τόξο στο κουτί Color και επιλέξετε το λιλά. 9. Κτυπήστε το ΟΚ. 15.5.3 Μορφοποίηση των Data Series Τα Data Series έχουν κάποια χρώματα που χρησιμοποιεί το Excel Αν δεν σας αρέσουν τα χρώματα αυτά μπορείτε να τα αλλάξετε. Μπορείτε να αλλάξετε χρώματα οποιουδήποτε αντικειμένου στην παράσταση σας: data series, gridlines, background και άλλα. Ακολουθήστε τα πιο κάτω βήματα για να αλλάξετε το χρώμα των στηλών Gross Profit σε ανοιχτό μπλε. 1. Ενεργοποιήστε τη γραφική σας παράσταση. 2. Δείξετε σε μια στήλη του Gross Profit και πατήστε το δεξί κουμπί του ποντικιού σας. 3. Από το μενού shortcut επιλέξετε το Format Data Series. Το κουτί διαλόγου ανοίγει. 4. Βεβαιωθείτε ότι η καρτέλα Patterns είναι επιλεγμένη. 5. Κάτω από το Area επιλέξετε το μπλε ανοιχτό. 6. Πατήστε ΟΚ. Οι στήλες του Gross Profit αλλάζουν στο επιλεγμένο χρώμα. 7. Κτυπήστε στο Gross Profit Data Series στη γραφική παράσταση για να το επιλέξετε. 8. Πατήστε το δεξί κουμπί του ποντικού σας και επιλέξετε το Format Data Series. 9. Στη κάρτα Patterns επιλέξετε στην περιοχή Area το κόκκινο. 10. Πατήστε το ΟΚ. MS Excel 2000 ΕΝΟΤΗΤΑ 15 10/12

15.6 Trend Lines Ακόμα μπορείτε να δείξετε την τάση των Data Series χρησιμοποιώντας το trend line. Για να μπορείτε να προσθέσετε Trend Line η γραφική παράσταση πρέπει να είναι Bar Chart, Column Chart, Area, line ή Xy scatter. Στη γραφική μας παράσταση θέλουμε να προσθέσουμε Trend Line. Για να μπορέσουμε πρέπει πρώτα να την αλλάξουμε σε 2D από 3-D και μετά να προχωρήσουμε. Η γραφική παράσταση επανήλθε στη δισδιάστατη όψη της και τώρα θα προσθέσουμε Trend Line. Ακολουθήστε τα πιο κάτω βήματα. 1. Επιλέξετε το Graph1. Κτυπήστε με το ποντίκι σας μια φορά σε ένα Bar του Gross Profit. 2. Από το μενού Chart επιλέξετε την εντολή Add Trend line. 3. Το κουτί διαλόγου Trend line ανοίγει. 4. Κτυπήστε την καρτέλα Type αν δεν είναι επιλεγμένη. 5. Βεβαιωθείτε ότι το Linear είναι επιλεγμένο και πατήστε ΟΚ. MS Excel 2000 ΕΝΟΤΗΤΑ 15 11/12

6. Το κουτί διαλόγου κλείνει και ένα γραμμικό Trend Line εμφανίζεται. Φυλάξετε το αρχείο με το όνομα exercise 15_2 MS Excel 2000 ΕΝΟΤΗΤΑ 15 12/12