ConseilUE ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ΤΗΣΕΥΡΩΠΑΪΚΗΣΕΝΩΣΗΣ Βρυξέλλες,17Οκτωβρίου2012 (23.10) (OR.en) 14631/1/12 REV1 PUBLIC LIMITE POLGEN162 FIN728 ΣΗΜΕΙΩΜΑΣΗΜΕΙΟΥ«I/A» της: ΓενικήςΓραμματείας προς: τηνεμα(2οτμήμα)/τοσυμβούλιο Θέμα: ΟργάνωσητωνδιασκέψεωνκορυφήςτηςΕΕμεομάδεςτρίτωνχωρώνμετάτηΛισαβόνα ΗΣυνθήκητηςΛισαβόναςέφερεριζικέςαλλαγέςστηνεξωτερικήεκπροσώπησητηςΕΕ, συμπεριλαμβανομένωντωνσυνεδριάσεωνανάμεσαστηνεεκαιομάδεςτρίτωνχωρών (πολυμερείςδιασκέψειςκορυφής).οιενλόγωαλλαγέςέχουνσημαντικέςεπιπτώσειςστηφιλοξενία καιτηδιοργάνωσητέτοιωνσυνεδριάσεων. Στοεπισυναπτόμενοσημείωμαπεριγράφεταιητρέχουσακατάστασησεό,τιαφοράτηδιοργάνωση τέτοιωνδιασκέψεων,καθώςκαιησυμφωνίαστηνοποίακατέληξεηεμασχετικάμεβασικά ζητήματακατάτησυνεδρίασήτηςστις3οκτωβρίου,όπωςαναφέρεταιστηνενότητα5του Σημειώματος. ΤοΣυμβούλιοκαλείταιναεγκρίνειτησυμφωνίααυτή,λαμβάνονταςυπόψη,όπουκρίνεται σκόπιμο,τιςεπιπτώσειςστονπροϋπολογισμό. 14631/1/12REV1 ΔΛ/γομ 1 DGA,DGD,LegalService LIMITE EL
ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 1. Εισαγωγή 1.1 Μετά την έναρξη ισχύος της Συνθήκης της Λισαβόνας, ο Πρόεδρος του Ευρωπαϊκού Συμβουλίου (ΠΕΣ) ανέλαβε από την εναλλασσόμενη Προεδρία την προεδρία των διασκέψεων κορυφής της ΕΕ με τρίτες χώρες σε επίπεδο αρχηγών κρατών ή κυβερνήσεων, σε συνεργασία με τον Πρόεδρο της Ευρωπαϊκής Επιτροπής 1. 1.2 Σε ό,τι αφορά τις διμερείς διασκέψεις κορυφής με μεμονωμένες τρίτες χώρες, ήδη από το 2010 έχουν καθοριστεί νέες ρυθμίσεις για την τεχνική διοργάνωση και τη χρηματοδότηση. Το παρόν σημείωμα αφορά τις πρακτικές πτυχές της τεχνικής προετοιμασίας, διοργάνωσης και χρηματοδότησης των πολυμερών διασκέψεων κορυφής, δηλαδή συναντήσεων ανάμεσα στην ΕΕ-27 και περιφερειακές ομάδες τρίτων χωρών σε επίπεδο αρχηγών κρατών ή κυβερνήσεων 2. 1.3 Η αρχή της πραγματοποίησης τέτοιων πολυμερών διασκέψεων κορυφής, και συνήθως επίσης η συχνότητά τους, συμφωνήθηκε ανάμεσα στην ΕΕ και τις σχετικές χώρες ή οργανισμούς εταίρους και επισημοποιήθηκε σε έγγραφα όπως νομικές πράξεις ή πολιτικές διακηρύξεις, μεταξύ άλλων. Υπάρχει ευελιξία όσον αφορά τον καθορισμό συγκεκριμένης ημερομηνίας για τις εκδηλώσεις αυτές. 1 2 Η διεξαγωγή των συνεδριάσεων γίνεται σύμφωνα με την κατανομή καθηκόντων που έχει συμφωνηθεί μεταξύ του ΠΕΣ και του Προέδρου της Επιτροπής σύμφωνα με τις Συνθήκες. Στο πλαίσιο αυτό πρέπει να αναφερθεί ότι σύμφωνα με τη Συνθήκη της Λισαβόνας η ΓΓΣ ανέλαβε επίσης τη διοργάνωση και τη χρηματοδότηση πολυμερών υπουργικών συναντήσεων ανάμεσα στην ΕΕ-27 και ομάδες τρίτων χωρών υπό την προεδρία της Ύπατης Εκπροσώπου με την ιδιότητά της ως Προέδρου του Συμβουλίου Εξωτερικών Υποθέσεων. Η διοργάνωση των εν λόγω υπουργικών συναντήσεων έθεσε ζητήματα παρόμοια, αλλά λιγότερο περίπλοκα, με αυτά των πολυμερών συναντήσεων σε επίπεδο αρχηγών κρατών ή κυβερνήσεων. Η ΓΓΣ εξετάζει επί του παρόντος τα ζητήματα αυτά σε στενή συνεργασία με την ΕΥΕΔ. 14631/1/12 REV 1 ΔΛ/γομ 2
2. Τρέχουσα κατάσταση 2.1 Πριν από το 2010 η Προεδρία, με την υποστήριξη των υπηρεσιών της Γενικής Γραμματείας του Συμβουλίου (ΓΓΣ) και της Γενικής Διεύθυνσης «Κοινή Υπηρεσία Διερμηνείας - Συνεδριάσεων» (SCIC) αναλάμβανε εκ περιτροπής με την πλευρά του εταίρου την προεδρία, τη φιλοξενία, τη διοργάνωση και τη χρηματοδότηση των πολυμερών διασκέψεων κορυφής. Με την έναρξη ισχύος της Συνθήκης της Λισαβόνας, η ευθύνη της προεδρίας των συνεδριάσεων αυτών ανατέθηκε στον Πρόεδρο του Ευρωπαϊκού Συμβουλίου, τον οποίο βοηθά η ΓΓΣ σύμφωνα με τις υποχρεώσεις της όπως περιγράφονται στα άρθρα 235 και 240 της ΣΛΕΕ. Την εποχή εκείνη δεν εξετάστηκε ποιος οφείλει να διοργανώνει και να χρηματοδοτεί τις εν λόγω συνεδριάσεις από την πλευρά της ΕΕ και δεν έγιναν προβλέψεις σχετικά με τον προϋπολογισμό. 2.2 Ο κύριος λόγος για τον οποίο το ζήτημα δεν λύθηκε το 2010 ήταν η επιθυμία που εξέφρασαν οι τότε Προεδρίες να διοργανώσουν και να χρηματοδοτήσουν τις πολυμερείς διασκέψεις που είχαν ήδη προβλεφθεί για το 2010 και το 2011 (π.χ. η Ισπανία την 6η διάσκεψη κορυφής ΕΕ-ΛΑΚ, το Βέλγιο την 8η διάσκεψη κορυφής ASEM, η Πολωνία τη 2η διάσκεψη κορυφής της Ανατολικής Εταιρικής Σχέσης), ενώ δεν είχε προγραμματιστεί να λάβουν χώρα στην ΕΕ πολυμερείς διασκέψεις κορυφής το 2012. Στο μεταξύ η Λιθουανία ήδη προσφέρθηκε να φιλοξενήσει, να διοργανώσει και να χρηματοδοτήσει την 3η διάσκεψη κορυφής της Ανατολικής Εταιρικής Σχέσης τον Νοέμβριο του 2013 και η Ελλάδα σχεδιάζει να φιλοξενήσει, να διοργανώσει και να χρηματοδοτήσει τη διάσκεψη κορυφής ΕΕ-Δυτικών Βαλκανίων τον Ιούνιο του 2014. 2.3 Κατά το πρώτο εξάμηνο του 2012 η κατάσταση άλλαξε. Ορισμένα κράτη μέλη που πρόκειται να αναλάβουν την Προεδρία του Συμβουλίου τη διετία 2013-2014 έχουν καταστήσει σαφές ότι δεν προτίθενται να διοργανώσουν άλλες τέτοιες εκδηλώσεις στη διάρκεια της θητείας τους ή πρότειναν αυτές οι διασκέψεις να πραγματοποιηθούν στις Βρυξέλλες. 2.4 Ταυτόχρονα, ορισμένες αποφάσεις σχετικά με την πραγματοποίηση περαιτέρω πολυμερών διασκέψεων κορυφής πρέπει να ληφθούν στο άμεσο μέλλον, ιδίως σχετικά με: την επόμενη διάσκεψη κορυφής ΕΕ-Αφρικής, που αρχικά είχε προγραμματιστεί για το 2013 αλλά για την οποία προβλέπεται τώρα μια ημερομηνία μέσα στο πρώτο εξάμηνο του 2014 [προς υπόμνηση: η δήλωση της διάσκεψης κορυφής της Τρίπολης του 2010 αναφέρει ως επόμενο τόπο διεξαγωγής τις Βρυξέλλες], 14631/1/12 REV 1 ΔΛ/γομ 3
την επόμενη διάσκεψη κορυφής ASEM που θα φιλοξενήσει η ΕΕ, για την οποία θα χρειαστεί να καθοριστεί ημερομηνία (και τόπος διεξαγωγής) στη διάρκεια της διάσκεψης κορυφής ASEM που θα λάβει χώρα στη Βιεντιάν στις αρχές Νοεμβρίου του 2012. Λαμβάνοντας υπόψη ότι μέχρι σήμερα η διάσκεψη αυτή πραγματοποιείται κάθε δύο χρόνια, κανονικά θα πρέπει να οριστεί μια ημερομηνία μέσα στο δεύτερο εξάμηνο του 2014, την επόμενη διάσκεψη κορυφής ΕΕ-CELAC που θα φιλοξενήσει η ΕΕ, για την οποία ημερομηνία (πιθανότατα το 2015) καθώς και τόπος διεξαγωγής ίσως θα πρέπει να προταθεί από την πλευρά της ΕΕ κατά την επικείμενη συνεδρίαση ΕΕ-CELAC στο Σαντιάγο της Χιλής τον Ιανουάριο του 2013. 2.5 Συνεπώς είναι σαφές πως η ΕΕ οφείλει να προσδιορίσει τους βασικούς κανόνες που αφορούν την ευθύνη τεχνικής διοργάνωσης και χρηματοδότησης των εν λόγω συνεδριάσεων ώστε να επιτραπεί ο έγκαιρος σχεδιασμός και να γίνουν σεβαστές οι προσδοκίες των διεθνών εταίρων της. 3. Η μελλοντική πορεία 3.1 Σχεδιασμός πολυμερών διασκέψεων κορυφής που θα φιλοξενήσει η ΕΕ Ο ΠΕΣ θα έχει το καθήκον να κατευθύνει τη διαδικασία σχεδιασμού για όλες τις πολυμερείς διασκέψεις κορυφής της ΕΕ σε συνεργασία με τον Πρόεδρο της Επιτροπής και τα κράτη μέλη, με την πλήρη στήριξη της ΕΥΕΔ και των σχετικών υπηρεσιών της Επιτροπής. Οι προτεινόμενες ημερομηνίες θα πρέπει να λαμβάνουν υπόψη τα συμφέροντα της ΕΕ, καθώς και τις απαραίτητες προθεσμίες για ουσιαστικές και οργανωτικές προπαρασκευαστικές εργασίες. Είναι σαφές πως χρειάζεται ένα ορθά σχεδιασμένο χρονοδιάγραμμα που θα εγκριθεί από το Ευρωπαϊκό Συμβούλιο, ιδίως δεδομένου του απαραίτητου σχεδιασμού για τους απαιτούμενους πόρους. Σε ό,τι αφορά τις τρεις προαναφερθείσες εκδηλώσεις, πρέπει στον βαθμό του δυνατού να γίνουν σεβαστές οι ήδη συμφωνηθείσες ημερομηνίες και τα μεσοδιαστήματα που ίσχυσαν στο παρελθόν, εκτός αν επιτακτικοί πολιτικοί ή οργανωτικοί λόγοι δικαιολογούν διαφορετική επιλογή. 14631/1/12 REV 1 ΔΛ/γομ 4
Τέλος, είναι σημαντικό να επισημανθεί ότι, επί του παρόντος, οι τακτικές υποχρεώσεις αυτού του τύπου είναι σχετικά περιορισμένες. Η ΕΕ αναμένεται να διοργανώνει διάσκεψη κορυφής με την Αφρική μία φορά κάθε έξι χρόνια. Οι διασκέψεις κορυφής με χώρες της Ασίας ή της Λατινικής Αμερικής και της Καραϊβικής θα διοργανώνονται από την ΕΕ μία φορά κάθε τέσσερα χρόνια η καθεμία. Οι διασκέψεις κορυφής της Ανατολικής Εταιρικής Σχέσης πραγματοποιούνται κάθε δύο χρόνια και οι αποφάσεις σχετικά με τη διοργανώτρια χώρα λαμβάνονται κατά περίπτωση. Οι διασκέψεις κορυφής της ΕΕ με άλλες περιοχές αποτελούν μέχρι σήμερα ad hoc εκδηλώσεις. Τυχόν περαιτέρω σχετικές αποφάσεις θα λαμβάνουν προφανώς υπόψη τις απαιτήσεις περί πόρων. 3.2 Διοργάνωση και χρηματοδότηση πολυμερών διασκέψεων κορυφής που πραγματοποιούνται στην ΕΕ Όσον αφορά τις ρυθμίσεις περί φιλοξενίας, διοργάνωσης και χρηματοδότησης μελλοντικών πολυμερών διασκέψεων κορυφής, έχουν προσδιοριστεί τρεις δυνατές επιλογές: α) Τα κράτη μέλη συνεχίζουν να αναλαμβάνουν τα καθήκοντα αυτά στο πλαίσιο της Προεδρίας τους ή της τριάδας των Προεδριών. Τα καθήκοντα αυτά είναι αδιαίρετα, δηλαδή δεν προβλέπεται μεταφορά χρηματοδοτικών πόρων από τον προϋπολογισμό του Συμβουλίου στο κράτος μέλος που αναλαμβάνει τη διοργάνωση. β) Η «εξ ορισμού» επιλογή είναι να αναλάβει ο ΠΕΣ από τις Προεδρίες όχι μόνο την προεδρία αλλά και τη φιλοξενία των εκδηλώσεων αυτών και συνεπώς στη ΓΓΣ να ανατεθούν τα σχετικά οργανωτικά και οικονομικά καθήκοντα, σύμφωνα με την υποχρέωσή της να συντρέχει το Ευρωπαϊκό Συμβούλιο. Ο τόπος διεξαγωγής τέτοιων εκδηλώσεων λογικά θα είναι οι Βρυξέλλες, ως έδρα του οργάνου. Η επιλογή αυτή θα προσθέσει προβλεψιμότητα και θα βοηθήσει στην εδραίωση της εξωτερικής εικόνας της Ένωσης απέναντι στους εταίρους της. Η επιλογή αυτή θα οδηγήσει επίσης σε συνολική μείωση των δαπανών. (Σύμφωνα με τις ενδείξεις, οι πολυμερείς διασκέψεις κορυφής αυτής της κλίμακας που διοργανώνονται στη χώρα της Προεδρίας κοστίζουν από 8 ως 16 εκατ. ευρώ. Τα επόμενα 14 χρόνια, περίοδο κατά την οποία κάθε κράτος μέλος θα αναλάβει τουλάχιστον μία φορά την Προεδρία, είναι εύλογο να υποτεθεί ότι θα διοργανωθούν 15 πολυμερείς διασκέψεις κορυφής οι οποίες, βάσει του μέσου κόστους 12 εκατ. ευρώ ανά διάσκεψη, σημαίνουν κόστος περίπου 180 εκατ. ευρώ. Το κόστος για τις διασκέψεις κορυφής κατά την περίοδο αυτή που θα διοργανωθούν από τη ΓΓΣ ποικίλλει ανάλογα με την τελική επιλογή που αναπτύσσεται περαιτέρω πιο κάτω αλλά θα κυμαίνεται ανάμεσα στο 25 και το 70% του ποσού αυτού). Παρόλ αυτά είναι προφανές ότι η ανάληψη της ευθύνης αυτής από τη ΓΓΣ είναι δυνατή μόνο αν της παρασχεθούν οι απαραίτητοι πόροι. 14631/1/12 REV 1 ΔΛ/γομ 5
Η επιλογή αυτή θα βελτιώσει τη συνοχή των διασκέψεων κορυφής καθορίζοντας τυποποιημένη αντιμετώπιση και είναι σύμφωνη με τις αρχές της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης και τους περιορισμένους πόρους του προϋπολογισμού. Προσφέρει οικονομίες κλίμακας και καλή απόδοση των επενδύσεων στα κτίρια της ΓΓΣ. γ) Η τρίτη επιλογή επιτρέπει εξαιρέσεις στην «εξ ορισμού» επιλογή: παρόλο που ο ΠΕΣ διατηρεί κατ αρχήν την υποχρέωση φιλοξενίας τέτοιων διασκέψεων, είναι δυνατόν ένα κράτος μέλος να προτείνει τη φιλοξενία, διοργάνωση και χρηματοδότηση μιας συγκεκριμένης πολυμερούς εκδήλωσης στη διάρκεια της Προεδρίας του ή της τριάδας των Προεδριών, αν το επιθυμεί. Η ευελιξία αυτή πρέπει να εξαρτάται απολύτως από την έγκριση τέτοιων προτάσεων τουλάχιστον δύο χρόνια νωρίτερα, ώστε να καταστεί δυνατός ο ορθός σχεδιασμός από πλευράς προϋπολογισμού και οργάνωσης. Θα πρέπει να γίνει αποδεκτή από τον ΠΕΣ και τα 27 κράτη μέλη δεδομένου ότι θα έχει αντίκτυπο στην εξωτερική εικόνα της Ένωσης, δεν θα προσφέρει τις οικονομίες κλίμακας που συνδέονται με την επιλογή των Βρυξελλών και θα οδηγήσει σε μικρότερη απόδοση των επενδύσεων στο κτίριο Europa και στην ομάδα σχεδιασμού των διασκέψεων κορυφής της ΓΓΣ. 4. Συνέπειες της φιλοξενίας και της διοργάνωσης πολυμερών διασκέψεων κορυφής στις Βρυξέλλες 4.1 Σχεδιασμός της εκδήλωσης Όσον αφορά τον καθορισμό του χρονοδιαγράμματος, πρέπει να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή στον συντονισμό με την Προεδρία του Συμβουλίου, δεδομένου ότι μεγάλα τμήματα των κτιρίων της ΓΓΣ δεν θα είναι διαθέσιμα στη διάρκεια τέτοιων εκδηλώσεων, καθώς και αμέσως πριν και αμέσως μετά. Πρέπει επίσης να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή στον έγκαιρο συντονισμό με τις αρμόδιες βελγικές αρχές που θα έχουν ιδίως την υποχρέωση του σχεδιασμού και της παροχής ασφάλειας. 14631/1/12 REV 1 ΔΛ/γομ 6
4.2 Ο τόπος διεξαγωγής 4.2.1 Επί του παρόντος υφίστανται δύο διαθέσιμες επιλογές στις Βρυξέλλες, καθεμία με τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματά της: Η διοργάνωση των πολυμερών διασκέψεων κορυφής σε εξωτερικό χώρο συνεδριάσεων δίνει τη δυνατότητα να προσαρμοστεί απόλυτα ο χώρος αυτός στις ανάγκες της εκδήλωσης. Ωστόσο, βάσει της εμπειρίας των εναλλασσόμενων Προεδριών με τέτοιες εκδηλώσεις, καθώς και της ΓΓΣ σε άλλες συγκρίσιμες περιπτώσεις, η λύση του εξωτερικού χώρου συνοδεύεται από πολύ υψηλό κόστος (προκαταρκτική εκτίμηση 9 εκατ. ευρώ ανά εκδήλωση) στο ποσό αυτό θα πρέπει να προστεθεί αύξηση του προσωπικού πέντε ισοδυνάμων πλήρους απασχόλησης (ΙΠΑ) (0,5 εκατ. ευρώ ανά εκδήλωση). Η διαθεσιμότητα τέτοιων χώρων είναι περιορισμένη, πράγμα που πιθανόν να οδηγήσει σε σοβαρά προβλήματα από πλευράς καθορισμού του χρονοδιαγράμματος. Συνεπώς, αν επιλεγεί η λύση αυτή θα είναι απαραίτητη μια έγκαιρη απόφαση. Σύμφωνα με έναν πρώτο προκαταρκτικό υπολογισμό του κόστους τον οποίο πραγματοποίησε η ΓΓΣ, η διοργάνωση των πολυμερών διασκέψεων στα κτίρια του Συμβουλίου συνεπάγεται σημαντικά χαμηλότερες δαπάνες (προκαταρκτική εκτίμηση 2,5 εκατ. ευρώ ανά εκδήλωση, ανάλογα με τον αριθμό και το μέγεθος των αντιπροσωπιών και τη διάρκεια της εκδήλωσης). Σε αυτό το ποσό θα πρέπει να προστεθεί αύξηση του προσωπικού δέκα ΙΠΑ (0,9 εκατ. ευρώ ανά εκδήλωση). Επιπλέον η διαχείριση πιθανών αλλαγών στο χρονοδιάγραμμα θα είναι πολύ πιο εύκολη. 4.2.2 Στη διάρκεια της περιόδου των 14 ετών που αναφέρθηκε πιο πάνω, το κόστος διοργάνωσης των εκδηλώσεων αυτών στις Βρυξέλλες, σε χώρους εκτός της ΓΓΣ, θα φτάσει τα 142 εκατ. ευρώ περίπου, ενώ για εκδηλώσεις σε κτίρια της ΓΓΣ το ποσό αυτό θα ανέλθει σε περίπου 50 εκατ. ευρώ, πράγμα που σημαίνει μείωση δαπανών μεταξύ 38 και 133 εκατ. ευρώ. 4.2.3 Ωστόσο τα χαρακτηριστικά του κτιρίου Justus Lipsius περιορίζουν σημαντικά την υποδομή για τις διασκέψεις κορυφής (π.χ. χώρος για τις αντιπροσωπίες των προσκεκλημένων χωρών) όσον αφορά τις διασκέψεις που θα πραγματοποιηθούν το 2014. Πέραν αυτού η εσωτερική διοργάνωση σημαίνει σημαντική πρόσθετη επιβάρυνση των επιχειρησιακών υπηρεσιών της ΓΓΣ στη διάρκεια του σχεδιασμού και των εργασιών στις εγκαταστάσεις διασκέψεων πριν και μετά την εκδήλωση. 14631/1/12 REV 1 ΔΛ/γομ 7
4.2.4 Όταν καταστεί επιχειρησιακό το κτίριο Europa και γίνουν κάποιες τροποποιήσεις στο κτίριο Justus Lipsius, η τεχνική διοργάνωση πολυμερών διασκέψεων κορυφής θα είναι πολύ πιο εύκολη καθώς οι χώροι για τις εκδηλώσεις αυτές θα βρίσκονται «σε κατάσταση ετοιμότητας», αποφεύγοντας έτσι τα περιττά έξοδα για την προπαρασκευή των εκδηλώσεων και τις εργασίες μετά τη λήξη τους. Επιπλέον θα πραγματοποιηθεί οικονομία κλίμακας αφού η κεντρική οργανωτική υποδομή που αναπτύσσεται για μία εκδήλωση θα είναι διαθέσιμη και θα μπορεί να επαναχρησιμοποιείται για επόμενες εκδηλώσεις. Τέλος, όλες οι διασκέψεις κορυφής θα διοργανώνονται σύμφωνα με το ίδιο σύνολο ενωσιακών προτύπων και ορθών πρακτικών. 4.3 Θέματα ασφάλειας Ιδιαίτερη προσοχή θα πρέπει να δοθεί στην παροχή επιπέδου ασφαλείας για τις διασκέψεις αντίστοιχου του κινδύνου που συνδέεται με τέτοιες εκδηλώσεις υψηλού επιπέδου. Το κράτος υποδοχής φέρει την πρωταρχική ευθύνη για την κατοχύρωση της ασφάλειας στο έδαφός του. Κατά συνέπεια η οργάνωση του πρόσθετου φόρτου εργασίας που συνδέεται με πολυμερείς διασκέψεις κορυφής με πλειάδα συμμετεχόντων σε επίπεδο αρχηγών κρατών ή κυβερνήσεων θα απαιτήσει προσεκτικό συντονισμό και συμφωνία με τις αρμόδιες βελγικές αρχές. Η ευθύνη για την κατοχύρωση και την οργάνωση της ασφάλειας στα κτίριά της ανήκει στη ΓΓΣ χάρη στις ασυλίες των κτιρίων της και στην υπάρχουσα συμφωνία ανάμεσα στα θεσμικά όργανα της ΕΕ και τη βελγική κυβέρνηση σχετικά με τη διαχείριση της ασφάλειας. 4.4 Επίπεδο υπηρεσιών που προσφέρεται στις αντιπροσωπίες Η ΕΕ έχει την ευχέρεια να καθορίσει το επίπεδο υπηρεσιών/παροχών σύμφωνα με το πρωτόκολλο που επιθυμεί να προσφέρει στις συμμετέχουσες αντιπροσωπίες, συμπεριλαμβανομένων των τοπικών μεταφορών, των δωματίων σε ξενοδοχεία, των εθιμοτυπικών δώρων, των προγραμμάτων για τους/τις συζύγους κ.λπ. Σε ό,τι αφορά τα ζητήματα αυτά, συνιστάται να μελετηθούν ως σημείο αναφοράς τα προηγούμενα που ισχύουν για τους διάφορους εταίρους, καθώς επίσης και να ληφθεί υπόψη η διεθνώς αποδεκτή πρακτική της αμοιβαιότητας. Σε περίπτωση που οι επόμενες διασκέψεις κορυφής διοργανωθούν στις Βρυξέλλες από τη ΓΓΣ, θα δοθεί η ευκαιρία αφενός να καθοριστεί πρότυπο ενωσιακό «μοντέλο» για τέτοιες εκδηλώσεις σύμφωνα με την αρχή της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης και τους περιορισμένους πόρους του προϋπολογισμού, εξασφαλίζοντας αφετέρου τον επιθυμητό πολιτικό αντίκτυπο τέτοιων εκδηλώσεων υψηλού επιπέδου. 14631/1/12 REV 1 ΔΛ/γομ 8
5. Συνοπτική παρουσίαση 5.1 Βάσει των ανωτέρω, η ΕΜΑ προέβη σε συζήτηση κατά τη συνεδρίασή της στις 3 Οκτωβρίου και στο πλαίσιο αυτό συμφώνησε στις ακόλουθες αρχές των οποίων την έγκριση ζητά από το Συμβούλιο: α) Προκειμένου να επιτευχθεί ο στόχος της μεγάλης και μόνιμης μείωσης του συνολικού κόστους για τέτοιου είδους εκδηλώσεις, οι συνεδριάσεις των διασκέψεων κορυφής θα λαμβάνουν χώρα κατά κανόνα στα κτίρια του Συμβουλίου στις Βρυξέλλες. Το ίδιο θα πρέπει να ισχύει κατά τη μεταβατική περίοδο μέχρις ότου παραδοθεί προς χρήση το κτίριο Europa. Το καθήκον φιλοξενίας, διοργάνωσης και χρηματοδότησης των διασκέψεων αυτών με ομάδες τρίτων χωρών θα πρέπει να αναληφθεί από τη ΓΓΣ στα καθήκοντα της ΓΓΣ δεν περιλαμβάνεται η διοργάνωση και χρηματοδότηση εκδηλώσεων που πραγματοποιούνται στο περιθώριο τέτοιων διασκέψεων β) Ωστόσο, πρέπει να είναι δυνατή η λήψη ad-hoc αποφάσεων ώστε να ανατίθεται η φιλοξενία, διοργάνωση και χρηματοδότηση μεμονωμένων διασκέψεων στην εναλλασσόμενη Προεδρία του Συμβουλίου ή σε ένα από τα κράτη μέλη της τριάδας των Προεδριών υπό τις ακόλουθες προϋποθέσεις: οι προτάσεις των κρατών μελών πρέπει να υποβάλλονται τουλάχιστον 2 χρόνια πριν από την αντίστοιχη εκδήλωση ώστε να κατοχυρώνεται η ασφάλεια σχεδιασμού τυχόν τέτοια πρόταση πρέπει να απευθύνεται στον Πρόεδρο του Ευρωπαϊκού Συμβουλίου κατόπιν αιτήματος του σχετικού κράτους μέλους, η ΓΓΣ μπορεί να παρέχει την εμπειρογνωμοσύνη της στη διοργάνωση τέτοιων διασκέψεων, υπό τον όρο ότι έχουν καταστεί διαθέσιμοι οι απαραίτητοι πόροι για τον σκοπό αυτό. 5.2 Η ΕΜΑ καλεί το Συμβούλιο να λάβει υπόψη του το προσωρινό χρονοδιάγραμμα των πολυμερών διασκέψεων της ΕΕ που θα πραγματοποιηθούν στην ΕΕ κατά τα έτη 2013-2014. Το εν λόγω χρονοδιάγραμμα, που αντικατοπτρίζει τα αιτήματα των κρατών μελών και έχει εγκριθεί από τον ΠΕΣ, προβλέπει: μια διάσκεψη κορυφής της Ανατολικής Εταιρικής Σχέσης το δεύτερο εξάμηνο του 2013 στο Βίλνιους, η οποία θα διοργανωθεί, θα φιλοξενηθεί και θα χρηματοδοτηθεί από τη λιθουανική Προεδρία 14631/1/12 REV 1 ΔΛ/γομ 9
μια διάσκεψη κορυφής ΕΕ-Αφρικής, που θα λάβει χώρα σε κτίριο του Συμβουλίου στις Βρυξέλλες το πρώτο εξάμηνο του 2014 μια διάσκεψη κορυφής ΕΕ-Δυτικών Βαλκανίων το πρώτο εξάμηνο του 2014 στη Θεσσαλονίκη, η οποία θα διοργανωθεί, θα φιλοξενηθεί και θα χρηματοδοτηθεί από την ελληνική Προεδρία μια διάσκεψη κορυφής ASEM, ύστερα από αυτή που πραγματοποιήθηκε στη Βιεντιάν τον Νοέμβριο του τρέχοντος έτους, που θα λάβει χώρα σε κτίριο του Συμβουλίου στις Βρυξέλλες το δεύτερο εξάμηνο του 2014. 5.3 Το γεγονός ότι μέχρι σήμερα το κόστος διοργάνωσης πολυμερών διασκέψεων κορυφής βάρυνε πάντοτε το κράτος μέλος διοργάνωσης σημαίνει ότι η ΓΓΣ θα καταβάλλει πρόσθετες δαπάνες αναλαμβάνοντας αυτό το νέο καθήκον. Αν το Συμβούλιο αποφασίσει να αναθέσει στη ΓΓΣ την ευθύνη της τεχνικής οργάνωσης πολυμερών διασκέψεων κορυφής, το Συμβούλιο θα εξασφαλίσει τη διάθεση επαρκών πόρων στους προϋπολογισμούς του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου για την εκπλήρωση των νέων καθηκόντων από το 2014 και μετά. Αυτό συνάδει με την προσέγγιση που υιοθετήθηκε το 2010 όταν την προεδρία των συνόδων του Ευρωπαϊκού Συμβουλίου ανέλαβε ο ΠΕΣ αντί για την Προεδρία. Οι δημοσιονομικές επιπτώσεις αυτής της απόφασης δεν επηρεάζουν τις διαπραγματεύσεις για το ΠΔΠ μετά το 2014 και θα πρέπει να αντισταθμίζονται εντός του συνολικού φακέλου που διατίθεται για τις διοικητικές πιστώσεις στο πλαίσιο του προϋπολογισμού της ΕΕ. 14631/1/12 REV 1 ΔΛ/γομ 10