Περιεχόμενα. Γνωριμία με τη Microsoft Access Δημιουργία νέας βάσης δεδομένων 25. Προσθήκη και λήψη πληροφοριών από βάση δεδομένων 49

Περιεχόμενα Τι νέο υπάρχει στη Microsoft Access 2002 Διορθώσεις, σχόλια, και βοήθεια Χρήση του συνοδευτικού CD του βιβλίου Συμβάσεις και χαρακτηριστικά του βιβλίου Θέματα εξετάσεων MOUS Εξετάσεις MOUS vii ix xi xvii xix xxiii 1 2 Γνωριμία με τη Microsoft Access 2002 1 Τι είναι βάση δεδομένων;...2 Τι το σπουδαίο έχει η Access;...2 Άνοιγμα αποθηκευμένης βάσης δεδομένων...4 Εξερεύνηση των πινάκων...6 Εξερεύνηση των ερωτημάτων...11 Εξερεύνηση των φορμών...15 Εξερεύνηση των εκθέσεων...19 Εξερεύνηση άλλων αντικειμένων της Access...22 Δημιουργία νέας βάσης δεδομένων 25 Δημιουργία δομής βάσης δεδομένων με τον απλό τρόπο...26 Έλεγχος της δουλειάς του Οδηγού...30 Δημιουργία πινάκων με τον απλό τρόπο...34 Προσαρμογή του τρόπου εμφάνισης των δεδομένων...37 Χειρισμός στηλών και γραμμών πινάκων...44 3 Προσθήκη και λήψη πληροφοριών από βάση δεδομένων 49 Εισαγωγή πληροφοριών από το Excel...50

iv Ελληνική Microsoft Access 2002 Βήμα Βήμα Εισαγωγή πληροφοριών από αρχείο οριοθετημένου κειμένου...52 Εισαγωγή πληροφοριών από αρχείο κειμένου σταθερού πλάτους...54 Εισαγωγή πληροφοριών από βάση δεδομένων της Access...57 Εισαγωγή πληροφοριών από άλλες βάσεις δεδομένων...59 Εισαγωγή πληροφοριών από ένα αρχείο HTML...60 Εισαγωγή δεδομένων XML...63 Εξαγωγή πληροφοριών προς άλλες εφαρμογές...64 Σύνδεση βάσης δεδομένων με πληροφορίες άλλης βάσης δεδομένων...67 Άλλοι τρόποι κοινής χρήσης δεδομένων της Access...69 4 5 6 Απλοποίηση καταχώρισης δεδομένων με φόρμες 73 Δημιουργία φόρμας με τη βοήθεια Οδηγού...74 Ρύθμιση των ιδιοτήτων των φορμών...76 Ρύθμιση της διάταξης των φορμών...82 Προσθήκη στοιχείων ελέγχου στις φόρμες...85 Χρήση της VBA για την καταχώριση δεδομένων σε φόρμα...90 Δημιουργία φόρμας με την Αυτόματη φόρμα...94 Προσθήκη δευτερεύουσας φόρμας σε μια φόρμα...96 Εντοπισμός συγκεκριμένων πληροφοριών 107 Ταξινόμηση πληροφοριών...108 Φιλτράρισμα πληροφοριών ενός πίνακα...110 Φιλτράρισμα με βάση τη φόρμα...113 Εντοπισμός πληροφοριών...115 Δημιουργία ερωτήματος σε προβολή Σχεδίασης...118 Δημιουργία ερωτήματος με Οδηγό...126 Εκτέλεση υπολογισμών σε ένα ερώτημα...128 Διατήρηση της ακρίβειας των πληροφοριών 133 Χρήση του τύπου δεδομένων για τον περιορισμό δεδομένων...134 Χρήση της ιδιότητας Μέγεθος πεδίων για τον περιορισμό δεδομένων...138 Περιορισμός δεδομένων με τη χρήση μάσκας εισαγωγής...140

Περιεχόμενα v Χρήση των κανόνων επικύρωσης για περιορισμό των δεδομένων...145 Περιορισμός δεδομένων με τη χρήση λίστας αναζήτησης...148 Ενημέρωση πληροφοριών σε έναν πίνακα...154 Διαγραφή πληροφοριών από έναν πίνακα...157 7 8 9 Εκθέσεις 161 Δημιουργία έκθεσης με Οδηγό...162 Τροποποίηση έκθεσης...166 Δημιουργία έκθεσης από το μηδέν...171 Προσθήκη δευτερεύουσας έκθεσης σε μια έκθεση...176 Προεπισκόπηση και εκτύπωση έκθεσης...182 Ευκολία χρήσης μιας βάσης δεδομένων 187 Δημιουργία κύριου πίνακα επιλογών με τη Διαχείριση πίνακα επιλογών...188 Δημιουργία αρχικής οθόνης...193 Ορισμός επιλογών εκκίνησης...198 Διατήρηση της υγείας της εφαρμογής σας...204 Διατήρηση της ασφάλειας των πληροφοριών 211 Απόκρυψη των περιεχομένων της βάσης δεδομένων από αδιάκριτα μάτια...212 Έλεγχος αυτών που ανοίγουν τη βάση δεδομένων...214 Κοινή χρήση βάσης δεδομένων...216 Αναπαραγωγή μιας βάσης δεδομένων...218 Διαίρεση βάσης δεδομένων...223 Διευθέτηση ομάδας εργασίας...225 Συντήρηση ομάδας εργασίας...232 Απαγόρευση αλλαγών στον κώδικα VBA...237 Ασφάλιση βάσης δεδομένων που θα διανέμεται δημόσια...239

vi Ελληνική Microsoft Access 2002 Βήμα Βήμα 10 Εργασία με σελίδες και λειτουργικές μονάδες 243 Δημιουργία στατικών ιστοσελίδων...245 Εξερεύνηση της Visual Basic for Applications...247 Χρήση της VBA για τη δημιουργία μιας ιστοσελίδας...252 Δημιουργία σελίδας προσπέλασης δεδομένων με τη διαταγή Αυτόματη σελίδα...261 Δημιουργία σελίδας προσπέλασης δεδομένων με τον Οδηγό σελίδας...269 Δυνατότητα ανάλυσης δεδομένων από άλλους στον Ιστό...273 Γρήγορη αναφορά 279 Κεφάλαιο1: Γνωριμία με τη Microsoft Access 2002...279 Κεφάλαιο 2: Δημιουργία νέας βάσης δεδομένων...279 Κεφάλαιο 3: Προσθήκη και λήψη πληροφοριών από βάση δεδομένων...280 Κεφάλαιο 4: Απλοποίηση καταχώρισης δεδομένων με φόρμες...282 Κεφάλαιο 5: Εντοπισμός συγκεκριμένων πληροφοριών...284 Κεφάλαιο 6: Διατήρηση της ακρίβειας των πληροφοριών...287 Κεφάλαιο 7: Εκθέσεις...289 Κεφάλαιο 8: Ευκολία χρήσης μιας βάσης δεδομένων...292 Κεφάλαιο 9: Διατήρηση της ασφάλειας των πληροφοριών...293 Κεφάλαιο 10: Εργασία με σελίδες και λειτουργικές μονάδες...296 Γλωσσάρι 299 Ευρετήριο 311

Κεφάλαιο 5 Εντοπισμός συγκεκριμένων πληροφοριών Μετά την ολοκλήρωση αυτού του κεφαλαίου θα μπορείτε: Να ταξινομείτε με βάση ένα ή περισσότερα πεδία. Να φιλτράρετε πληροφορίες με διάφορους τρόπους. Να δημιουργείτε ερωτήματα που βρίσκουν πληροφορίες σε έναν ή περισσότερους πίνακες. Να δημιουργείτε ερωτήματα που υπολογίζουν σύνολα. Μια βάση δεδομένων είναι μια αποθήκη πληροφοριών. Μπορεί να περιέχει λίγες μόνο εγγραφές σε έναν πίνακα ή χιλιάδες εγγραφές σε πολλούς συσχετισμένους πίνακες. Ανεξάρτητα από το πόσες πληροφορίες είναι αποθηκευμένες, η βάση δεδομένων είναι χρήσιμη μόνο αν μπορείτε να εντοπίζετε τις πληροφορίες που θέλετε, όποτε τις χρειάζεστε. Σε μια μικρή βάση δεδομένων μπορείτε να βρείτε τις πληροφορίες ξεφυλλίζοντας απλώς τα περιεχόμενα μέχρι να εντοπίσετε αυτό που ψάχνετε. Όμως, καθώς η βάση μεγαλώνει σε μέγεθος και γίνεται πιο πολύπλοκη, ο εντοπισμός συγκεκριμένων πληροφοριών γίνεται όλο και πιο δύσκολος. Η Microsoft Access προσφέρει μια ποικιλία εργαλείων με τα οποία μπορείτε να οργανώνετε την εμφάνιση των πληροφοριών μιας βάσης δεδομένων και να εντοπίζετε συγκεκριμένα στοιχεία. Με τη βοήθεια αυτών των εργαλείων μπορείτε να εστιάζετε στο συγκεκριμένο τμήμα των πληροφοριών, ταξινομώντας γρήγορα κάποιον πίνακα με βάση οποιοδήποτε πεδίο (ή συνδυασμό πεδίων), ή φιλτράροντας τον πίνακα έτσι ώστε να εμφανίζονται (ή να μην εμφανίζονται) οι πληροφορίες που περιέχουν κάποιο συνδυασμό χαρακτήρων. Με λίγο περισσότερη προσπάθεια, μπορείτε να ετοιμάσετε ερωτήματα που θα εμφανίζουν συγκεκριμένα πεδία από συγκεκριμένες εγγραφές από έναν ή περισσότερους πίνακες. Μπορείτε ακόμη και να αποθηκεύσετε αυτά τα ερωτήματα, ώστε να τα χρησιμοποιήσετε ξανά και ξανά. Ένα ερώτημα μπορεί να κάνει πολύ περισσότερα πράγματα από την απλή επιστροφή μιας λίστας εγγραφών από έναν πίνακα. Μπορείτε να χρησιμοποιείτε στα ερωτήματα συναρτήσεις που εκτελούν υπολογισμούς με τις πληροφορίες των πινάκων, ώστε να υπολογίσετε το άθροισμα, το μέσο όρο, το πλήθος, και άλλες αριθμητικές πληροφορίες. Στο κεφάλαιο αυτό θα μάθετε να χρησιμοποιείτε τα εργαλεία ταξινόμησης και φιλτραρίσματος, αλλά και τα ερωτήματα, για να εντοπίζετε με ακρίβεια τις πληροφορίες που χρειάζεστε από μια βάση δεδομένων. Θα εργαστείτε με τα αρχεία της βάσης δεδομένων GardenCo που είναι αποθηκευμένα στους υποφακέλους Ταξινόμηση, ΦίλτροΦΔ,

108 Ελληνική Microsoft Access 2002 Βήμα βήμα ΦίλτροΦόρμας, ΠροχΦίλτρο, ΕρώτημαΣχεδίαση, ΕρώτημαΟδηγός, και Υπολογισμός του φακέλου BB\Access\Ερωτήματα. Ταξινόμηση πληροφοριών Ac2002-5-3 Οι πληροφορίες που είναι αποθηκευμένες σε έναν πίνακα μπορούν να ταξινομηθούν είτε σε αύξουσα είτε σε φθίνουσα σειρά, με βάση τις τιμές ενός ή περισσότερων πεδίων του πίνακα. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να ταξινομήσετε έναν πίνακα πελατών με βάση πρώτα το επώνυμο και μετά το όνομα των πελατών. Μια τέτοια ταξινόμηση θα είχε ως αποτέλεσμα μια λίστα σαν την επόμενη, που θυμίζει αυτές που βρίσκουμε στους τηλεφωνικούς καταλόγους: Επώνυμο Γεωργίου Γεωργίου Γεωργίου Γεωργίου Γεωργίου Όνομα Δήμητρα Ιωάννης Κωνσταντίνα Νικόλαος Σωτηρία Μερικές φορές μπορεί να χρειαστεί να ταξινομήσετε έναν πίνακα για να συγκεντρώσετε όλες τις εγγραφές κάποιου τύπου για παράδειγμα, προκειμένου να έχει μια έκπτωση στα ταχυδρομικά τέλη, η εταιρεία The Garden Company ταξινομεί τις εγγραφές των πελατών κατά τον ταχυδρομικό κώδικα πριν από την εκτύπωση ετικετών αλληλογραφίας. GardenCo Στην άσκηση αυτή θα μάθετε πολλούς τρόπους για να ταξινομείτε τις πληροφορίες σε ένα φύλλο δεδομένων ή σε μια φόρμα. Ο φάκελος εργασίας για την άσκηση αυτή είναι ο BB\Access\Ερωτήματα\Ταξινόμηση. Ακολουθήστε τα επόμενα βήματα: 1 Ανοίξτε τη βάση δεδομένων GardenCo που βρίσκεται στο φάκελο εργασίας. Αύξουσα ταξινόμηση 2 Ανοίξτε τον πίνακα Customers σε προβολή Φύλλου δεδομένων. 3 Για να ταξινομήσετε κατά το πεδίο Region (Νομός), πατήστε οπουδήποτε στη στήλη αυτή και μετά πατήστε στο κουμπί Αύξουσα ταξινόμηση. Συμβουλή Μπορείτε, επίσης, να χρησιμοποιήσετε τις διαταγές Αύξουσα ταξινόμηση ή Φθίνουσα ταξινόμηση του υπομενού Ταξινόμηση του μενού Εγγραφές, ή να πατήσετε με το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού στο φύλλο δεδομένων και να επιλέξετε την αντίστοιχη διαταγή του μενού συντόμευσης. Οι εγγραφές θα ταξινομηθούν κατά νομό. Φθίνουσα ταξινόμηση 4 Για να αναστρέψετε τη σειρά ταξινόμησης, ενώ είστε ακόμη στη στήλη Region (Νομός), πατήστε στο κουμπί Φθίνουσα ταξινόμηση.

Εντοπισμός συγκεκριμένων πληροφοριών 109 Στην κορυφή της λίστας θα βρεθούν τώρα οι εγγραφές για το νομό Πάφου. Και με τις δύο ταξινομήσεις ταξινομήθηκε το πεδίο Region αλφαβητικά, αλλά το πεδίο City έμεινε σε φαινομενικά τυχαία σειρά ενώ αυτό που θέλατε να δείτε στην πραγματικότητα είναι οι εγγραφές ταξινομημένες κατά πόλη μέσα σε κάθε νομό. Πώς ταξινομεί η Access Η έννοια της ταξινόμησης μοιάζει αρκετά κατανοητή αλλά, σε μερικά θέματα, ο υπολογιστής δεν προσεγγίζει αυτή την έννοια με τόσο κατανοητό τρόπο. Ένα τέτοιο θέμα είναι η ταξινόμηση των "αριθμητικών ψηφίων". Στην Access, τα αριθμητικά ψηφία αντιμετωπίζονται είτε ως κείμενο είτε ως αριθμοί. Εξαιτίας των κενών διαστημάτων, των διαχωριστικών, και των άλλων σημείων στίξης που χρησιμοποιούνται συνήθως σε διευθύνσεις οδών, ταχυδρομικούς κώδικες, και αριθμούς τηλεφώνων, τα αριθμητικά ψηφία σε αυτά τα πεδία αντιμετωπίζονται συνήθως ως κείμενο και η ταξινόμησή τους ακολουθεί τη λογική που εφαρμόζεται στην ταξινόμηση κάθε κειμένου. Από την άλλη, τα αριθμητικά ψηφία σε κάποιο πεδίο με τιμές ή ποσότητες προϊόντων αντιμετωπίζονται ως αριθμοί. Όταν η Access ταξινομεί κείμενο, ταξινομεί πρώτα ως προς τον πρώτο χαρακτήρα του επιλεγμένου πεδίου κάθε εγγραφής, μετά ως προς το δεύτερο χαρακτήρα, κ.ο.κ. μέχρι να τελειώσουν οι χαρακτήρες. Όταν η Access ταξινομεί αριθμούς, αντιμετωπίζει τα περιεχόμενα κάθε πεδίου ως τιμές και ταξινομεί τις εγγραφές με βάση τις τιμές αυτές. Η τακτική αυτή μπορεί να οδηγήσει σε φαινομενικά παράξενες ταξινομήσεις. Δείτε για παράδειγμα τον επόμενο πίνακα: η ταξινόμηση των τιμών της πρώτης στήλης "σαν να ήταν κείμενο" δημιουργεί τη δεύτερη στήλη, ενώ η ταξινόμηση της πρώτης στήλης "σαν να ήταν αριθμοί" δημιουργεί την τρίτη στήλη. Αρχικό Ταξινόμηση κειμένου Ταξινόμηση αριθμών 1 1 1 1234 11 2 23 12 3 3 1234 4 11 2 5 22 22 11 12 23 12 4 3 22 2 4 23 5 5 1234 Αν κάποιο πεδίο με τύπο δεδομένων Κείμενο περιέχει αριθμούς, μπορείτε να ταξινομήσετε το πεδίο αριθμητικά συμπληρώνοντας πρώτα τους αριθμούς με μηδενικά στην αρχή, ώστε όλες οι καταχωρίσεις να έχουν το ίδιο μήκος. Έτσι, οι "αριθμοί" 001, 011, και 101 ταξινομούνται σωστά, παρόλο που τα αριθμητικά ψηφία έχουν οριστεί ως κείμενο.

110 Ελληνική Microsoft Access 2002 Βήμα βήμα Συμβουλή Η Access μπορεί να ταξινομεί ως προς περισσότερα από ένα πεδία, αλλά ταξινομεί διαδοχικά από τα αριστερά προς τα δεξιά. Γι' αυτό, τα πεδία ως προς τα οποία θέλετε να ταξινομήσετε πρέπει να είναι γειτονικά και να έχουν τοποθετηθεί με τη σειρά με την οποία θέλετε να τα ταξινομήσετε. Συμβουλή 5 Για να μετακινήσετε το πεδίο Νομός στα αριστερά του πεδίου Πόλη, πατήστε στην κεφαλίδα του για να επιλέξετε τη στήλη και μετά σύρετε τη στήλη προς τα αριστερά μέχρι να εμφανιστεί μια σκούρα διαχωριστική γραμμή ανάμεσα στα πεδία Διεύθυνση και Πόλη. 6 Επειδή το πεδίο Νομός είναι ήδη επιλεγμένο, πατήστε και κρατήστε πατημένο το πλήκτρο SHIFT και πατήστε στην επικεφαλίδα Πόλη για να επεκτείνετε την επιλογή ώστε να είναι ε- πιλεγμένες και οι δύο στήλες Νομός και Πόλη. 7 Πατήστε στο κουμπί Αύξουσα ταξινόμηση για να διατάξετε τις εγγραφές σε αύξουσα σειρά ως προς το νομό αλλά και σε αύξουσα σειρά των ονομάτων των πόλεων σε κάθε νομό. Μπορείτε να ταξινομήσετε τις εγγραφές και καθώς τις εξετάζετε μέσα σε μια φόρμα. Απλώς πατήστε στο πλαίσιο του πεδίου ως προς το οποίο θέλετε να βασίσετε την ταξινόμηση και μετά πατήστε σε ένα από τα κουμπιά Ταξινόμησης. Δεν μπορείτε, όμως, να ταξινομήσετε ως προς πολλά πεδία σε προβολή Φόρμας. 8 Η σειρά των στηλών στον πίνακα Customers δεν έχει ουσιαστική σημασία παρόλα αυτά, επαναφέρετε τη στήλη Νομός εκεί όπου ήταν πριν. 9 Κλείστε και αποθηκεύστε τον πίνακα Customers. 10 Κλείστε τη βάση δεδομένων. Φιλτράρισμα πληροφοριών ενός πίνακα Ac2002-5-4 Η ταξινόμηση των πληροφοριών σε έναν πίνακα τις οργανώνει με λογικό τρόπο, αλλά και πάλι έχετε να κάνετε με ολόκληρο τον πίνακα. Αν ο σκοπός σας είναι να εντοπίσετε όλες τις εγγραφές σε ένα ή περισσότερα πεδία που ικανοποιούν κάποια συγκεκριμένη προδιαγραφή, κάποια από τις διαθέσιμες διαταγές Φίλτρων θα ικανοποιήσει τις ανάγκες σας. Μπορείτε, για παράδειγμα, να δημιουργήσετε γρήγορα ένα φίλτρο που θα εντοπίζει όλους τους πελάτες της εταιρείας The Garden Company οι οποίοι ζουν στη Θεσσαλονίκη. Θα μπορούσατε, πάλι, να βρείτε όσους έκαναν κάποια παραγγελία στις 13 Ιανουαρίου. Θα μπορούσατε ακόμη να εντοπίσετε όλους τους πελάτες που ζουν έξω από την Ελλάδα. Έχετε τη δυνατότητα να εφαρμόσετε απλά φίλτρα ακόμα και καθώς βλέπετε τις πληροφορίες από κάποιο πίνακα ή φόρμα. Τα φίλτρα αυτά εφαρμόζονται στα περιεχόμενα του επιλεγμένου πεδίου. μπορείτε όμως να εφαρμόσετε και άλλα φίλτρα στα αποτελέσματα του πρώτου φίλτρου, για να προσαρμόσετε ακόμη περισσότερο την έρευνά σας.

Εντοπισμός συγκεκριμένων πληροφοριών 111 Συμβουλή Οι διαταγές φίλτρου που θα χρησιμοποιήσετε στην άσκηση αυτή είναι διαθέσιμες μέσω της επιλογής Φίλτρο του μενού Εγγραφές, μέσω κουμπιών που μπορείτε να πατήσετε στη γραμμή εργαλείων, και μέσω του μενού συντόμευσης. Αυτό δεν σημαίνει, πάντως, ότι όλες οι διαταγές φίλτρων είναι διαθέσιμες σε όλα αυτά τα μέρη. GardenCo Στην άσκηση αυτή θα εφαρμόσετε διάφορες μεθόδους φιλτραρίσματος σε έναν πίνακα. Ο φάκελος εργασίας για την άσκηση αυτή είναι ο BΒ\Access\Ερωτήματα\ΦίλτροΦΔ. Ακολουθήστε τα επόμενα βήματα: 1 Ανοίξτε τη βάση δεδομένων GardenCo που βρίσκεται στο φάκελο εργασίας. 2 Ανοίξτε τον πίνακα Customers σε προβολή Φύλλου δεδομένων. Φιλτράρισμα με βάση την επιλογή 3 Πατήστε σε κάποια καταχώριση της πόλης Ιλίσια στο πεδίο Πόλη και μετά πατήστε στο κουμπί Φιλτράρισμα με βάση την επιλογή. Σημαντικό Ο αριθμός των πελατών που εμφανίζεται στον πίνακα θα αλλάξει από 110 σε 2, επειδή υ- πάρχουν μόνο δύο πελάτες που κατοικούν στα Ιλίσια. Όταν φιλτράρετε έναν πίνακα, οι εγγραφές που δεν ικανοποιούν τα κριτήρια του φίλτρου δεν αφαιρούνται από τον πίνακα απλώς παύουν να εμφανίζονται. Κατάργηση φίλτρου 4 Πατήστε στο κουμπί Κατάργηση φίλτρου για να εμφανιστούν ξανά οι υπόλοιποι πελάτες. 5 Τι θα πρέπει να κάνετε αν θέλετε μια λίστα όλων των πελατών που ζουν σε περιοχή με ταχυδρομικό κώδικα που αρχίζει από 41; Βρείτε ένα τέτοιο παράδειγμα, επιλέξτε τους χαρακτήρες 41, και πατήστε και πάλι στο κουμπί Φιλτράρισμα με βάση την επιλογή. Θα εμφανιστούν μόνο οι εγγραφές με ταχυδρομικό κώδικα που αρχίζει από 41. 6 Πατήστε στο κουμπί Κατάργηση φίλτρου. 7 Και αν ο πίνακας είναι τεράστιος και δεν ξέρετε καν αν υπάρχει κάποιος ταχυδρομικός κώδικας που αρχίζει από 41; Πατήστε με το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού σε οποιονδήποτε ταχυδρομικό κώδικα, διαλέξτε από το μενού συντόμευσης τη διαταγή Φίλτρο για, πληκτρολογήστε στο κελί το κείμενο 41*, και πατήστε ENTER για να πάρετε τα ίδια αποτελέσματα. Ο αστερίσκος (*) είναι ένας χαρακτήρας-μπαλαντέρ που λέει στην Access να αναζητήσει στο πεδίο ταχυδρομικού κώδικα οποιαδήποτε καταχώριση που αρχίζει από 41. 8 Για να βρείτε πόσοι πελάτες ζουν έξω από την Ελλάδα, καταργήστε το τρέχον φίλτρο, πατήστε με το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού στο πεδίο Χώρα οποιασδήποτε εγγραφής της Ελλάδας, και διαλέξτε από το μενού συντόμευσης τη διαταγή Φιλτράρισμα εκτός της επιλογής. Θα δείτε όλους τους πελάτες από άλλες χώρες (στο παράδειγμα, μόνο από την Κύπρο).

112 Ελληνική Microsoft Access 2002 Βήμα βήμα Μπαλαντέρ Όταν δεν γνωρίζετε ή δεν είστε βέβαιοι για κάποιο χαρακτήρα ή για μια ακολουθία χαρακτήρων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στα κριτήρια αναζήτησης τους χαρακτήρες μπαλαντέρ στη θέση των άγνωστων χαρακτήρων. Οι πιο συνηθισμένοι χαρακτήρες μπαλαντέρ είναι οι εξής: Χαρακτήρας Περιγραφή Παράδειγμα * Ταύτιση οποιουδήποτε πλήθους χαρακτήρων.? Ταύτιση οποιουδήποτε (αλλά ενός) αλφαβητικού χαρακτήρα. # Ταύτιση οποιουδήποτε (αλλά ενός) αριθμητικού χαρακτήρα. Επώνυμο = Χρ* βρίσκει και το Χρηστίδης, και το Χρήστου Όνομα =?άνος βρίσκει τα Μάνος και Πάνος Κωδ = 1## βρίσκει όλους τους κωδικούς από το 100 μέχρι και το 199 9 Για να δοκιμάσετε ακόμα μία μέθοδο φιλτραρίσματος, καταργήστε το φίλτρο, αποθηκεύστε και κλείστε τον πίνακα Customers, και ανοίξτε τον πίνακα Orders σε προβολή Φύλλου δεδομένων. 10 Για να βρείτε όλες τις παραγγελίες που πήρε ο Μιχάλης Εμμανουηλίδης στις 23 Ιανουαρίου, πατήστε με το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού στην καταχώριση Εμμανουηλίδης, Μιχάλης στη στήλη Εργαζόμενος, και διαλέξτε από το μενού συντόμευσης τη διαταγή Φιλτράρισμα με βάση την επιλογή. Συμβουλή 11 Πατήστε με το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού στις 23/1/01 στη στήλη Ημερομηνία Παραγγελίας και μετά διαλέξτε πάλι Φιλτράρισμα με βάση την επιλογή από το μενού συντόμευσης. Έτσι έχετε μια λίστα με τις παραγγελίες του Μιχάλη στις 23/1. Μπορείτε να προσαρμόσετε αυτή τη λίστα με φιλτράρισμα σε κάποιο άλλο πεδίο της, αλλά μπορείτε και να ταξινομήσετε τα αποτελέσματα πατώντας πρώτα σε ένα πεδίο και κατόπιν σε ένα από τα κουμπιά Ταξινόμησης. Αφού εντοπίσετε τις πληροφορίες που θέλατε και τις οργανώσετε σωστά, μπορείτε να εμφανίσετε τα αποτελέσματα σε μια φόρμα ή μια έκθεση. Απλώς πατήστε στο κουμπί Δημιουργία αντικειμένου στη γραμμή εργαλείων και ακολουθήστε τις οδηγίες. Συμβουλή 12 Καταργήστε τα φίλτρα πατώντας στο κουμπί Κατάργηση φίλτρου. 13 Αποθηκεύστε και κλείστε τον πίνακα Orders. 14 Κλείστε τη βάση δεδομένων. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις διαταγές φιλτραρίσματος για να φιλτράρετε τις πληροφορίες ενός πίνακα όταν τον εξετάζετε μέσα από μια φόρμα. Συχνά η διαταγή Φίλτρο για είναι ιδιαίτερα χρήσιμη στις φόρμες, επειδή έτσι δεν χρειάζεται να βλέπετε την επιλογή που θέλετε.

Εντοπισμός συγκεκριμένων πληροφοριών 113 Φιλτράρισμα με βάση τη φόρμα Ac2002-5-4 Η διαταγή Φιλτράρισμα με βάση τη φόρμα παρέχει ένα γρήγορο και εύκολο τρόπο για να φιλτράρετε έναν πίνακα με βάση πληροφορίες από πολλά πεδία. Αν ανοίξετε έναν πίνακα και μετά πατήσετε στο κουμπί Φιλτράρισμα με βάση τη φόρμα, θα δείτε κάτι που μοιάζει με απλό φύλλο δεδομένων. Στην πραγματικότητα όμως, καθένα από τα κενά κελιά είναι ένα σύνθετο πλαίσιο με έναν πτυσσόμενο κατάλογο που περιέχει όλες τις καταχωρίσεις αυτού του πεδίου, όπως φαίνεται στην επόμενη εικόνα: Μπορείτε έτσι να επιλέξετε κάτι από τον κατάλογο και να πατήσετε στο κουμπί Εφαρμογή φίλτρου για να εμφανιστούν μόνο οι εγγραφές που θέλετε. Η χρήση της διαταγής Φιλτράρισμα με βάση τη φόρμα σε έναν πίνακα με λίγα μόνο πεδία, όπως αυτός εδώ, είναι εύκολη. Σε έναν πίνακα με μερικές δεκάδες πεδία όμως, αρχίζει να γίνεται δύσκολη. Τότε γίνεται ευκολότερη η χρήση της διαταγής Φιλτράρισμα με βάση τη φόρμα στην "έκδοση φόρμας" του πίνακα. Αν ανοίξετε μια φόρμα και επιλέξετε τη διαταγή Φιλτράρισμα με βάση τη φόρμα, θα δείτε μια κενή φόρμα. Πατήστε όμως σε οποιοδήποτε πλαίσιο και μετά πατήστε στο κουμπί με το βέλος, και θα εμφανιστεί μια λίστα με όλες τις καταχωρίσεις του πεδίου, όπως φαίνεται στην επόμενη εικόνα:

114 Ελληνική Microsoft Access 2002 Βήμα βήμα Αν κάνετε μια επιλογή και πατήσετε στο κουμπί Εφαρμογή φίλτρου, το πάτημα στο κουμπί Επόμενη εγγραφή θα εμφανίσει την πρώτη εγγραφή που ικανοποιεί τα κριτήρια επιλογής σας, μετά την επόμενη, κ.ο.κ. Συμβουλή Η λειτουργία Φιλτράρισμα με βάση τη φόρμα παρέχει τις ίδιες δυνατότητες και τεχνικές, είτε τη χρησιμοποιήσετε σε φόρμα είτε σε πίνακα. Επειδή μερικές φορές ο ορισμός του φίλτρου είναι ευκολότερος σε μια φόρμα και η εξέταση των αποτελεσμάτων ευκολότερη σε έναν πίνακα, θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε την Αυτόματη φόρμα για να δημιουργήσετε γρήγορα μια φόρμα ενός πίνακα. Στη συνέχεια μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη φόρμα, αντί για τον πίνακα, με τη λειτουργία Φιλτράρισμα με βάση τη φόρμα, και μετά να περάσετε σε προβολή Φύλλου δεδομένων για να εξετάσετε τα αποτελέσματα. GardenCo Στην άσκηση αυτή θα προσπαθήσετε να εντοπίσετε έναν πελάτη του οποίου δεν θυμάστε το επώνυμο. Είστε σχεδόν βέβαιοι ότι το όνομα αρχίζει από Σ και ότι ο πελάτης μένει στο Χαλάνδρι ή στο Χαϊδάρι. γι' αυτό θα χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία Φιλτράρισμα με βάση τη φόρμα για να προσπαθήσετε να εντοπίσετε την εγγραφή του πελάτη. Ο φάκελος εργασίας για την άσκηση αυτή είναι ο BΒ\Access\Ερωτήματα\ΦίλτροΦόρμας. Ακολουθήστε τα επόμενα βήματα: 1 Ανοίξτε τη βάση δεδομένων GardenCo που βρίσκεται στο φάκελο εργασίας. Φιλτράρισμα με βάση τη φόρμα 2 Στη γραμμή Αντικειμένων πατήστε στο κουμπί Φόρμες και μετά διπλοπατήστε στο Customers για να ανοίξετε τη φόρμα Customers σε προβολή Φόρμας. 3 Πατήστε στο κουμπί Φιλτράρισμα με βάση τη φόρμα της γραμμής εργαλείων. Η φόρμα Customers, που παρουσιάζει πληροφορίες από μια εγγραφή, θα αντικατασταθεί από την παραλλαγή της για τη λειτουργία Φιλτράρισμα με βάση τη φόρμα, η οποία έχει από ένα κενό πλαίσιο για κάθε πεδίο και διαθέτει τις καρτέλες Αναζήτηση του και Or (Ή) στο κάτω μέρος της. 4 Πατήστε στο πλαίσιο LastName (Επώνυμο), πληκτρολογήστε Σ*, και πατήστε ENTER για να υποδείξετε στην Access να παρουσιάσει όλα τα επώνυμα που αρχίζουν από Σ. Η Access θα μετατρέψει την καταχώρισή σας στη σωστή της μορφή στη σωστή σύνταξη για το συγκεκριμένο τύπο παράστασης: Like "Σ*". Εφαρμογή φίλτρου 5 Πατήστε στο πλαίσιο Πόλη και διαλέξτε από τον πτυσσόμενο κατάλογο την πόλη Χαλάνδρι. 6 Πατήστε στο κουμπί Εφαρμογή φίλτρου για να δείτε μόνο τους πελάτες που ζουν στο Χαλάνδρι και το επώνυμό τους αρχίζει από Σ. Η Access θα αντικαταστήσει το παράθυρο φίλτρου με την κανονική φόρμα Customers, και η γραμμή περιήγησης (μετακίνησης) στο κάτω μέρος της φόρμας θα δείχνει ότι έχετε στη διάθεσή σας μία φιλτραρισμένη εγγραφή. 7 Πατήστε στο κουμπί Φιλτράρισμα με βάση τη φόρμα για να επιστρέψετε στο φίλτρο. Τα κριτήρια του φίλτρου εξακολουθούν να είναι ορατά. Όταν ορίζετε κριτήρια φίλτρου με οποιαδήποτε μέθοδο, τα κριτήρια αποθηκεύονται ως ιδιότητα της φόρμας και παραμένουν στη διάθεσή σας μέχρι να αντικατασταθούν από άλλα.

Εντοπισμός συγκεκριμένων πληροφοριών 115 8 Για να προσθέσετε τους πελάτες από άλλη πόλη, πατήστε στην καρτέλα Or. Η καρτέλα αυτή έχει τα ίδια κενά κελιά με την καρτέλα Αναζήτηση του. Μπορείτε να μετακινείστε ανάμεσα στις δύο καρτέλες για να βεβαιωθείτε ότι τα κριτήριά σας δεν καταργήθηκαν. Συμβουλή Όταν ανοίγετε την καρτέλα Or εμφανίζεται μια δεύτερη καρτέλα Or όπου μπορείτε, αν θέλετε, να συμπεριλάβετε μια τρίτη πόλη. 9 Πληκτρολογήστε Σ* στο πλαίσιο LastName, πληκτρολογήστε ή επιλέξτε Χαϊδάρι στο πλαίσιο Πόλη, και πατήστε στο κουμπί Εφαρμογή φίλτρου. Κυλήστε τα περιεχόμενα της φιλτραρισμένης φόρμας Customers για να δείτε τις δύο εγγραφές που ικανοποιούν τα κριτήρια. 10 Κλείστε τη φόρμα Customers και μετά κλείστε και τη βάση δεδομένων. Εντοπισμός πληροφοριών Σύνθετο φίλτρο/ταξινόμηση Ac2002-5-3 Ac2002-5-4 Ac2002e-3-2 Οι διαταγές Φιλτράρισμα με βάση την επιλογή, Φίλτρο για <καταχώριση>, και Φιλτράρισμα με βάση τη φόρμα είναι ο γρήγορος και εύκολος τρόπος για να φτάσετε στις πληροφορίες που θέλετε, αρκεί τα κριτήρια του φίλτρου σας να είναι σχετικά απλά. Ας υποθέσουμε, όμως, ότι η εταιρεία Garden Company θέλει να εντοπίσει όλες τις παραγγελίες που έστειλε στη Νότια και Κεντρική Ελλάδα σε κάποιο συγκεκριμένο χρονικό διάστημα χρησιμοποιώντας τον έναν από δύο συγκεκριμένους μεταφορείς. Όταν πρέπει να ψάξετε σε έναν απλό πίνακα για να βρείτε εγγραφές που ικανοποιούν πολλά κριτήρια ταυτόχρονα ή που χρειάζονται σύνθετες παραστάσεις ως κριτήρια, μπορείτε να χρησιμοποιείτε τη διαταγή Σύνθετο φίλτρο/ταξινόμηση. Η εργασία με τη διαταγή Σύνθετο φίλτρο/ταξινόμηση γίνεται στο πλέγμα σχεδίασης που βλέπετε στην επόμενη εικόνα: Λίστα πεδίων του πίνακα Πλέγμα σχεδίασης Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το πλέγμα σχεδίασης για να δουλέψετε μόνο με έναν πίνακα.

116 Ελληνική Microsoft Access 2002 Βήμα βήμα Συμβουλή Αν δημιουργήσετε στο παράθυρο φίλτρου ένα απλό ερώτημα που είναι πιθανό να χρησιμοποιήσετε και στο μέλλον, μπορείτε να το αποθηκεύσετε ως ερώτημα: Από το μενού Αρχείο επιλέξτε τη διαταγή Αποθήκευση ως ερωτήματος, ή πατήστε στο κουμπί Αποθήκευση ως ερωτήματος της γραμμής εργαλείων, ή διαλέξτε τη διαταγή Αποθήκευση ως ερωτήματος από το μενού συντόμευσης. GardenCo Στην άσκηση αυτή θα χρησιμοποιήσετε τη διαταγή Σύνθετο φίλτρο/ταξινόμηση για να δημιουργήσετε ένα φίλτρο που θα εντοπίζει τους πελάτες από δύο νομούς. Αφού εντοπίσετε τους πελάτες, θα πειραματιστείτε λίγο με το πλέγμα σχεδίασης για να κατανοήσετε καλύτερα τις διάφορες δυνατότητες. Ο φάκελος εργασίας για την άσκηση αυτή είναι ο BΒ\Access\Ερωτήματα\ΠροχΦίλτρο. Ακολουθήστε τα επόμενα βήματα: 1 Ανοίξτε τη βάση δεδομένων GardenCo που βρίσκεται στο φάκελο εργασίας. 2 Ανοίξτε τον πίνακα Customers σε προβολή Φύλλου δεδομένων. 3 Στο μενού Εγγραφές, δείξτε στη διαταγή Φίλτρο, και επιλέξτε Σύνθετο φίλτρο/ταξινόμηση. Η Access θα ανοίξει το παράθυρο φίλτρου με τη λίστα των πεδίων του πίνακα Customers στο επάνω μέρος του. 4 Αν το πλέγμα σχεδίασης δεν είναι κενό, διαλέξτε τη διαταγή Απαλοιφή πλέγματος από το μενού Επεξεργασία. 5 Διπλοπατήστε στο πεδίο LastName για να το συμπεριλάβετε στο κελί Πεδίο της πρώτης στήλης του πλέγματος σχεδίασης. 6 Πατήστε στο κελί Κριτήρια κάτω από το πεδίο LastName, πληκτρολογήστε Σ*, και πατήστε το πλήκτρο ENTER. Η Access θα μετατρέψει το κριτήριο σε "Like "Σ*". 7 Κυλήστε μέχρι το κάτω μέρος της λίστας των πεδίων Customers και διπλοπατήστε στο πεδίο Region για να το αντιγράψετε στην επόμενη διαθέσιμη στήλη του πλέγματος σχεδίασης. 8 Πατήστε στο κελί Κριτήρια κάτω από το πεδίο Region, πληκτρολογήστε ΑΤΤΙΚΗΣ or ΗΡΑΚΛΕΙΟΥ, και πατήστε ENTER. Το πλέγμα σχεδίασης θα μοιάζει με το επόμενο: Η καταχώριση που κάνατε θα μετατραπεί σε "ΑΤΤΙΚΗΣ" Or "ΗΡΑΚΛΕΙΟΥ". Αυτό το φίλτρο θα βρει τώρα όλους τους πελάτες με επώνυμο που αρχίζει από Σ οι οποίοι ζουν στους νομούς Αττικής και Ηρακλείου. 9 Στο μενού Φίλτρο επιλέξτε Εφαρμογή φίλτρου/ταξινόμησης για να δείτε τις εγγραφές που ικανοποιούν τα συγκεκριμένα κριτήρια.

Εντοπισμός συγκεκριμένων πληροφοριών 117 Συμβουλή Μπορείτε να παρακολουθείτε ταυτόχρονα το παράθυρο του φίλτρου και το παράθυρο του πίνακα αρκεί να μικρύνετε τις διαστάσεις τους ώστε να είναι ορατά και τα δύο. 10 Επιστρέψτε στο παράθυρο του φίλτρου επιλέγοντας τις διαταγές Φίλτρο και μετά Σύνθετο φίλτρο/ταξινόμηση από το μενού Εγγραφές. 11 Πατήστε στο κελί ή της στήλης LastName, πληκτρολογήστε Π*, και πατήστε ENTER. Το πλέγμα σχεδίασης θα μοιάζει τώρα με την επόμενη εικόνα: 12 Πατήστε στη διαταγή Εφαρμογή φίλτρου/ταξινόμησης του μενού Φίλτρο. Το αποτέλεσμα περιέχει τις εγγραφές όλων των πελατών με επώνυμο που αρχίζει από Σ ή από Π όμως, ένα από τα επώνυμα που αρχίζουν από Π είναι από το νομό Αχαΐας. Αν ξανακοιτάξετε στο πλέγμα σχεδίασης, θα διαπιστώσετε ότι το φίλτρο σχηματίζεται από συνδυασμό των πεδίων της γραμμής Κριτήρια με τον τελεστή Και, συνδυασμό των πεδίων της γραμμής ή επίσης με τον τελεστή Και, και στη συνέχεια συνδυασμό των δύο γραμμών με χρήση του τελεστή Ή. Έτσι, το φίλτρο αναζητάει πελάτες με επώνυμο που αρχίζει από Σ και ζουν στο νομό Αττικής ή Ηρακλείου, ή πελάτες με επώνυμο που αρχίζει από Π ανεξάρτητα από το πού ζουν. 13 Επιστρέψτε στο παράθυρο του φίλτρου, πληκτρολογήστε ΑΤΤΙΚΗΣ or ΗΡΑΚΛΕΙΟΥ στο κελί ή της στήλης Region, και πατήστε ENTER. 14 Εφαρμόστε ξανά το φίλτρο τώρα θα δείτε πελάτες μόνο από την Αττική ή το Ηράκλειο. 15 Κλείστε τον πίνακα Customers χωρίς να αποθηκεύσετε τις αλλαγές και μετά κλείστε τη βάση δεδομένων

118 Ελληνική Microsoft Access 2002 Βήμα βήμα Παραστάσεις Ο όρος παραστάσεις ή εκφράσεις (expressions), όπως χρησιμοποιείται στην Access, είναι συνώνυμος με τον όρο τύποι. Η παράσταση της Access είναι ένας συνδυασμός τελεστών, σταθερών, συναρτήσεων, και ιδιοτήτων στοιχείων ελέγχου, που καταλήγουν σε μια τιμή. Η Access δημιουργεί τους τύπους σύμφωνα με τη μορφή a=b+c, όπου a είναι το αποτέλεσμα και =b+c είναι η παράσταση. Η παράσταση της Access μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την απόδοση ιδιοτήτων σε πίνακες και φόρμες, για τον ορισμό τιμών σε πεδία και εκθέσεις, σε ερωτήματα, και σε πολλά άλλα στοιχεία της Access. Οι παραστάσεις συνδυάζουν πολλά κριτήρια για να ορίσουν ένα σύνολο συνθηκών που θα πρέπει να ικανοποιούνται από μια εγγραφή προκειμένου να μπορέσει η Access να την επιλέξει με εφαρμογή ενός φίλτρου ή ενός ερωτήματος. Τα κριτήρια συνδυάζονται με τη χρήση λογικών, συγκριτικών, και αριθμητικών τελεστών. Οι διάφοροι τύποι παραστάσεων χρησιμοποιούν διαφορετικούς τελεστές. Οι πιο συνηθισμένοι λογικοί τελεστές είναι οι And (Και, για λογική σύζευξη), Or (Ή, για λογική διάζευξη), και Not (Όχι, για λογική άρνηση). Όταν κάποια κριτήρια συνδυάζονται με τον τελεστή And, η αντίστοιχη εγγραφή επιλέγεται μόνο όταν ικανοποιεί όλα τα κριτήρια. Όταν κάποια κριτήρια συνδυάζονται με τον τελεστή Or, η εγγραφή επιλέγεται εφόσον ικανοποιεί οποιοδήποτε από αυτά τα κριτήρια. Ο τελεστής Not επιλέγει όλες τις εγγραφές που δεν ικανοποιούν τα κριτήριά του. Στους συνηθισμένους συγκριτικούς τελεστές συμπεριλαμβάνονται οι < (μικρότερο από), > (μεγαλύτερο από), και = (ίσο με). Αυτοί οι βασικοί τελεστές μπορούν να συνδυαστούν για να σχηματίσουν τους τελεστές <= (μικρότερο από ή ίσο με), >= (μεγαλύτερο από ή ίσο με), και <> (όχι ίσο με). Στους συγκριτικούς τελεστές εντάσσεται συχνά και ο τελεστής παραβολής Like ("παρόμοιο με"), που χρησιμοποιείται για τον έλεγχο της ομοιότητας κάποιων κειμένων. Οι συνηθισμένοι αριθμητικοί τελεστές είναι οι + (πρόσθεση), - (αφαίρεση), * (πολλαπλασιασμός), και / (διαίρεση), που χρησιμοποιούνται σε αριθμούς. Ένας παρεμφερής τελεστής, ο τελεστής &, χρησιμοποιείται για τη συνένωση δύο αλφαριθμητικών. Δημιουργία ερωτήματος σε προβολή Σχεδίασης Ac2002-3-2 Ac2002-5-2 Η ταξινόμηση και το φιλτράρισμα των πληροφοριών είναι λειτουργίες γρήγορες, εύκολες, και χρήσιμες. Αν θελήσετε, όμως, να εργαστείτε με περισσότερους από έναν πίνακες ταυτόχρονα, θα πρέπει να ξεφύγετε από τα φίλτρα και να μπείτε στην επικράτεια των ερωτημάτων. Ο πιο συνηθισμένος τύπος ερωτημάτων επιλέγει εγγραφές που ικανοποιούν συγκεκριμένες συνθήκες, αλλά υπάρχουν και πολλοί άλλοι τύποι, όπως οι εξής: Το ερώτημα επιλογής ανακτά δεδομένα από έναν ή περισσότερους πίνακες και παρουσιάζει τα αποτελέσματα σε ένα φύλλο δεδομένων. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ερωτήματα επιλογής για την ομαδοποίηση εγγραφών και για τον υπολογισμό αθροισμάτων, πλήθους, μέσων όρων, ή άλλων συγκεντρωτικών στοιχείων. Με τα αποτελέσματα ενός ερωτήματος επιλογής μπορείτε να εργαστείτε σε προβολή Φύλλου δεδομένων, για να ενημερώσετε ταυτόχρονα εγγραφές σε έναν ή περισσότερους πίνακες. Το ερώτημα παραμέτρων σάς ζητάει πληροφορίες που θα χρησιμοποιηθούν στο ερώτημα για παράδειγμα, ζητάει ένα χρονικό διάστημα. Αυτός ο τύπος ερωτημάτων είναι ιδιαίτερα χρήσιμος για περιοδικές εκθέσεις.

Εντοπισμός συγκεκριμένων πληροφοριών 119 Το ερώτημα διασταύρωσης υπολογίζει και αναδομεί τα δεδομένα για ευκολότερη ανάλυσή τους. Μπορεί να υπολογίσει άθροισμα, μέσο όρο, πλήθος, και άλλους τύπους συγκεντρωτικών δεδομένων, που είναι ομαδοποιημένα κατά δύο τύπους "κατηγοριών" τη μια στην αριστερή πλευρά του φύλλου δεδομένων και την άλλη στο επάνω μέρος του. Το κελί που υπάρχει στη διασταύρωση κάθε γραμμής και στήλης παρουσιάζει τα αποτελέσματα των υπολογισμών του ερωτήματος. Το ερώτημα ενέργειας ενημερώνει ή κάνει αλλαγές σε πολλές εγγραφές με μία μόνο ενέργεια. Ουσιαστικά πρόκειται για ένα ερώτημα επιλογής που εκτελεί ενέργειες επάνω στα αποτελέσματά του. Υπάρχουν τέσσερις διαθέσιμοι τύποι ενεργειών: ερωτήματα διαγραφής, που διαγράφουν μια ομάδα εγγραφών από έναν ή περισσότερους πίνακες. ερωτήματα ενημέρωσης, που κάνουν αλλαγές στις εγγραφές ενός ή περισσότερων πινάκων. ερωτήματα επισύναψης, που προσθέτουν εγγραφές από έναν ή περισσότερους πίνακες στο τέλος ενός ή περισσότερων πινάκων. και ερωτήματα δημιουργίας πινάκων, που δημιουργούν ένα νέο πίνακα από το σύνολο ή ένα μέρος των δεδομένων που υπάρχουν σε έναν ή περισσότερους άλλους πίνακες. Συμβουλή Η Access διαθέτει επίσης και ερωτήματα SQL, αλλά σε αυτό το βιβλίο δεν θα χρησιμοποιήσουμε αυτόν τον τύπο ερωτημάτων. Σύγκριση φίλτρων και ταξινομήσεων με τα ερωτήματα Οι πιο σημαντικές διαφορές μεταξύ φίλτρου ή ταξινόμησης και ερωτήματος είναι οι εξής: Οι διαταγές Φίλτρο και Ταξινόμηση εκτελούνται συνήθως πιο γρήγορα από τα ερωτήματα. Οι διαταγές Φίλτρο και Ταξινόμηση δεν αποθηκεύονται, ή αποθηκεύονται μόνο προσωρινά. Το ερώτημα μπορεί να αποθηκευτεί μόνιμα και να εκτελεστεί οποιαδήποτε στιγμή. Οι διαταγές Φίλτρο και Ταξινόμηση εφαρμόζονται μόνο στον ανοιχτό πίνακα ή στην ανοιχτή φόρμα. Το ερώτημα μπορεί να βασίζεται σε πολλούς πίνακες ή άλλα ερωτήματα, που δεν χρειάζεται να είναι ανοιχτά. GardenCo Μπορείτε να δημιουργείτε τα ερωτήματα είτε με το χέρι είτε με τη βοήθεια ενός Οδηγού. Ανεξάρτητα από το τον τρόπο δημιουργίας, αυτό που φτιάχνετε είναι μια δήλωση που περιγράφει τις συνθήκες οι οποίες θα πρέπει να ικανοποιούνται για να επιλεγούν εγγραφές από έναν ή περισσότερους πίνακες. Όταν εκτελέσετε το ερώτημα, οι εγγραφές που ικανοποιούν τις συνθήκες θα εμφανιστούν σε ένα φύλλο εργασίας, σε προβολή Φύλλου εργασίας. Στην άσκηση αυτή θα δημιουργήσετε μια φόρμα καταχώρισης παραγγελιών, την οποία θα συμπληρώνουν οι πωλητές καθώς παίρνουν παραγγελίες από το τηλέφωνο. Η φόρμα θα βασίζεται σε ένα ερώτημα επιλογής που θα συνδυάζει πληροφορίες από τον πίνακα Order Details και τον πίνακα Products. Το ερώτημα θα δημιουργεί ένα φύλλο δεδομένων με μια λίστα όλων των προϊόντων που έχουν παραγγελθεί, με την τιμή μονάδας, την ποσότητα της παραγγελίας, την έκπτωση, και την τελική τιμή. Επειδή η τελική τιμή δεν είναι αποθηκευμένη στη βάση δεδομένων, θα την υπολογίζετε απευθείας με το ερώτημα. Ο φάκε-

120 Ελληνική Microsoft Access 2002 Βήμα βήμα λος εργασίας είναι ο BΒ\Access\Ερωτήματα\ΕρώτημαΣχεδίαση. Ακολουθήστε τα επόμενα βήματα: 1 Ανοίξτε τη βάση δεδομένων GardenCo που βρίσκεται στο φάκελο εργασίας. 2 Στη γραμμή Αντικειμένων πατήστε στο κουμπί Ερωτήματα. 3 Διπλοπατήστε στην καταχώριση Δημιουργία ερωτήματος σε προβολή σχεδίασης. Η Access θα ανοίξει το παράθυρο του ερωτήματος σε προβολή Σχεδίασης, και μετά θα α- νοίξει το πλαίσιο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα όπως φαίνεται στην επόμενη εικόνα: Πλέγμα σχεδίασης Περιοχή πίνακα Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πλαίσιο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα για να καθορίσετε ποιοι πίνακες και ποια αποθηκευμένα ερωτήματα θα συμπεριληφθούν στο τρέχον ερώτημα. 4 Με ενεργοποιημένη την καρτέλα Πίνακες, διπλοπατήστε στους πίνακες Order Details και Products για να προσθέσετε και τους δύο στο παράθυρο του ερωτήματος. Μετά κλείστε το πλαίσιο διαλόγου. Κάθε πίνακας στον οποίο πατάτε απεικονίζεται στο επάνω μέρος του παραθύρου σε ένα μικρό παράθυρο, με περιεχόμενα τη λίστα των πεδίων και τίτλο του το όνομά του εδώ, τα ονόματα Order Details και Products όπως μπορείτε να δείτε στην επόμενη εικόνα:

Εντοπισμός συγκεκριμένων πληροφοριών 121 Συμβουλή Στο επάνω μέρος κάθε λίστας εμφανίζεται ένας αστερίσκος, που αντιπροσωπεύει όλα τα πεδία της λίστας μαζί. Τα πεδία πρωτεύοντος κλειδιού κάθε λίστας εμφανίζονται με έντονα γράμματα. Η γραμμή από το πεδίο ProductID του πίνακα Order Details μέχρι το πεδίο ProductID του πίνακα Products δείχνει ότι αυτά τα δύο πεδία είναι συσχετισμένα. Για να προσθέσετε και άλλους πίνακες σε ένα ερώτημα, ανοίξτε και πάλι το πλαίσιο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα είτε πατώντας με το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού στο επάνω μέρος του παραθύρου του ερωτήματος και διαλέγοντας τη διαταγή Εμφάνιση πίνακα από το μενού συντόμευσης, είτε πατώντας στο κουμπί Εμφάνιση πίνακα της γραμμής εργαλείων. Το κάτω μισό του παραθύρου του ερωτήματος καταλαμβάνεται από ένα πλέγμα σχεδίασης, όπου θα καταστρώσετε τα κριτήρια του ερωτήματος. 5 Για να συμπεριλάβετε πεδία στο ερώτημα, τα σύρετε από τις λίστες στο επάνω μέρος του παραθύρου και τα αποθέτετε σε διαδοχικές στήλες του πλέγματος σχεδίασης. Σύρετε από τις δύο λίστες τα εξής πεδία: Από τον πίνακα Order Details Products Order Details Order Details Order Details Πεδίο OrderID ProductName UnitPrice Quantity Discount Συμβουλή Ένας γρήγορος τρόπος για να αντιγράψετε ένα πεδίο στην επόμενη κενή στήλη του πλέγματος σχεδίασης είναι να διπλοπατήσετε στο πεδίο. Για να αντιγράψετε όλα τα πεδία στο πλέγμα, διπλοπατήστε στη γραμμή τίτλου επάνω από τη λίστα των πεδίων (για να επιλέξετε έτσι ολόκληρη τη λίστα), και μετά σύρετε την επιλογή επάνω στο πλέγμα. Όταν αφήσετε το πλήκτρο του ποντικιού, η Access θα προσθέσει τα πεδία στις στήλες με τη σειρά. Για να προσθέσετε σε ένα ερώτημα όλα τα πεδία μπορείτε, επίσης, να σύρετε τον αστερίσκο σε μια στήλη του πλέγματος πρέπει όμως επιπλέον να σύρετε ξεχωριστά στο πλέγμα όποια πεδία θέλετε να χρησιμοποιήσετε για ταξινόμηση ή για τον ορισμό συνθηκών. Το παράθυρο του ερωτήματος θα μοιάζει τώρα με αυτό της επόμενης σελίδας:

122 Ελληνική Microsoft Access 2002 Βήμα βήμα Εκτέλεση 6 Πατήστε στο κουμπί Εκτέλεση για να εκτελέσετε το ερώτημα και να εμφανιστούν τα αποτελέσματά του σε προβολή Φύλλου δεδομένων, όπως στην επόμενη εικόνα: Προβολή Τα αποτελέσματα δείχνουν ότι, μέχρι τώρα, το ερώτημα λειτουργεί. Έχουν μείνει δύο πράγματα να κάνετε: να ταξινομήσετε τα αποτελέσματα ως προς το πεδίο OrderID και να προσθέσετε ένα πεδίο για τον υπολογισμό της τελικής τιμής, που είναι η τιμή μονάδας επί την ποσότητα των πωλουμένων μονάδων μείον την όποια έκπτωση. 7 Πατήστε στο κουμπί Προβολή για να επιστρέψετε σε προβολή Σχεδίασης. Η τρίτη γραμμή στο πλέγμα σχεδίασης ονομάζεται Ταξινόμηση. Πατώντας στο κελί Ταξινόμηση οποιασδήποτε στήλης μπορείτε να καθορίσετε αν η ταξινόμηση θα γίνει με αύξουσα σειρά, με φθίνουσα σειρά, ή καθόλου. 8 Πατήστε στο κελί Ταξινόμηση της στήλης OrderID, πατήστε στο κουμπί με το βέλος, και επιλέξτε Αύξουσα. Πεδίο τελικής τιμής δεν υπάρχει σε κανέναν από τους πίνακες. Δεν υπάρχει λόγος να καταχωριστεί αυτή η πληροφορία σε κάποιον πίνακα, επειδή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη Δόμηση Εκφράσεων για να προσθέσετε στο πλέγμα σχεδίασης μια παράσταση που θα υπολογίζει την τιμή με βάση τις υπάρχουσες πληροφορίες. 9 Πατήστε με το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού στην πρώτη κενή στήλη της γραμμής Πεδίο στο πλέγμα σχεδίασης (στην έκτη στήλη), και διαλέξτε τη διαταγή Δόμηση από το μενού συντόμευσης. Θα ανοίξει το πλαίσιο διαλόγου Δόμηση Εκφράσεων, που βλέπετε στην επόμενη εικόνα:

Εντοπισμός συγκεκριμένων πληροφοριών 123 Κουμπιά τελεστών Πλαίσιο παραστάσεων Περιοχή στοιχείων Θα κατασκευάσετε την εξής παράσταση: CCur([Order Details].[UnitPrice]*[Quantity]*(1-[Discount])/100)*100 Κοιτάξτε τη, μελετήστε την, και διαπιστώστε αν είναι λογική. Το μόνο πράγμα που πιθανότατα δεν μπορείτε να κατανοήσετε είναι η συνάρτηση CCur, που μετατρέπει τα αποτελέσματα των μαθηματικών πράξεων μέσα στις παρενθέσεις σε νομισματική μορφή. 10 Διπλοπατήστε στο φάκελο Συναρτήσεις, στην πρώτη στήλη της περιοχής στοιχείων, και μετά ανοίξτε το φάκελο Ενσωματωμένες. Οι κατηγορίες των ενσωματωμένων συναρτήσεων εμφανίζονται στη δεύτερη στήλη. 11 Στη δεύτερη στήλη, πατήστε στην κατηγορία Μετατροπή για να περιορίσετε τις συναρτήσεις της τρίτης στήλης μόνο στην κατηγορία αυτή. Μετά, στην τρίτη στήλη, διπλοπατήστε στη συνάρτηση Ccur. Η Δόμηση Εκφράσεων θα έχει τώρα τη μορφή που βλέπετε στην πρώτη εικόνα της επόμενης σελίδας: Δόμηση Εκφράσεων Όταν μια παράσταση είναι μια έγκυρη επιλογή φίλτρου ή ερωτήματος, μπορείτε συνήθως είτε να την πληκτρολογήσετε είτε να χρησιμοποιήσετε τη Δόμηση Εκφράσεων για να τη δημιουργήσετε. Για να ανοίξετε τη Δόμηση Εκφράσεων πρέπει είτε να πατήσετε στη διαταγή Δόμηση του μενού συντόμευσης, είτε να πατήσετε στο κουμπί... (που ονομάζεται και κουμπί δόμησης) στο δεξιό άκρο κάθε πλαισίου που μπορεί να δεχθεί μια παράσταση. Η Δόμηση Εκφράσεων δεν είναι Οδηγός δεν σας καθοδηγεί, δηλαδή, στη διαδικασία κατασκευής μιας παράστασης. Αυτό που σας προσφέρει είναι μια ιεραρχική λίστα με τα περισσότερα από τα στοιχεία που μπορείτε να συμπεριλάβετε στην παράσταση. Αφού εξετάσετε τη λίστα, μπορείτε είτε να πληκτρολογήσετε την παράσταση στο πλαίσιο παραστάσεων, είτε να επιλέξετε συναρτήσεις, τελεστές, και άλλα στοιχεία για να τα αντιγράψετε στο πλαίσιο παραστάσεων και μετά να πατήσετε στο κουμπί OK για να τα μεταφέρετε στο φίλτρο ή το ερώτημα.

124 Ελληνική Microsoft Access 2002 Βήμα βήμα Έτσι προσθέσατε στο πλαίσιο παραστάσεων τη συνάρτηση νομισματικής μετατροπής. Η ένδειξη <<εκφρ>> μέσα στις παρενθέσεις αντιπροσωπεύει τις υπόλοιπες παραστάσεις που θα δώσουν, τελικά, τον αριθμό τον οποίο θα μετατρέψει η Access σε νομισματική μορφή. 12 Πατήστε στην ένδειξη <<εκφρ>> για να την επιλέξετε, ώστε να αντικατασταθεί από το επόμενο στοιχείο που θα καταχωρίσετε. 13 Το επόμενο στοιχείο που θέλετε στην παράσταση είναι το πεδίο UnitPrice από τον πίνακα Order Details. Διπλοπατήστε στο φάκελο Πίνακες, πατήστε στον πίνακα Order Details, και μετά διπλοπατήστε στο πεδίο UnitPrice. Το παράθυρο Δόμηση Εκφράσεων θα έχει, τώρα, την εξής μορφή: Η τελευταία ενέργειά σας άφησε το σημείο εισαγωγής μετά το πεδίο UnitPrice, ακριβώς εκεί που το θέλετε. 14 Θέλετε να πολλαπλασιάσετε το ποσό του πεδίου UnitPrice με το ποσό του πεδίου Quantity. Πατήστε στο κουμπί * (τον αστερίσκο) στη γραμμή των κουμπιών των τελεστών, κάτω από το πλαίσιο παραστάσεων. Η Access θα εισαγάγει το σύμβολο του πολλαπλασιασμού και άλλο ένα σύμβολο <<εκφρ>> ως δεσμευτικό θέσης.

Εντοπισμός συγκεκριμένων πληροφοριών 125 15 Πατήστε στο σύμβολο <<εκφρ>> για να το επιλέξετε και μετά προσθέστε το πεδίο Quantity διπλοπατώντας στην καταχώρισή του, στη δεύτερη στήλη. Αυτά που καταχωρίσατε μέχρι τώρα πολλαπλασιάζουν την τιμή με το πλήθος των παραγγελθέντων ειδών, με τελικό αποτέλεσμα το συνολικό κόστος αυτού του στοιχείου. Επιπλέον όμως, η Garden Company προσφέρει περιοδικά, σε όλη τη διάρκεια του έτους, εκπτώσεις σε διάφορα είδη. Το ύψος της έκπτωσης καταχωρίζεται από τον υπάλληλο που κάνει την πώληση, και αποθηκεύεται στον πίνακα Order Details. Στον πίνακα αυτόν, η έκπτωση αναφέρεται ως το ποσοστό που αφαιρείται συνήθως 10 ως 20 τοις εκατό. Όμως, είναι πιο εύκολο να υπολογίζετε το ποσοστό που θα πληρώνει τελικά ο πελάτης συνήθως 80 με 90 τοις εκατό της κανονικής τιμής αντί να υπολογίζετε την έκπτωση και μετά να την αφαιρείτε από το συνολικό κόστος. 16 Πληκτρολογήστε *(1-, μετά διπλοπατήστε στο πεδίο Discount, και πληκτρολογήστε ). Το παράθυρο Δόμηση Εκφράσεων θα μοιάζει τώρα με την εξής εικόνα (ίσως χρειαστεί να το πλατύνετε για να δείτε ολόκληρη την παράσταση): Θυμηθείτε ότι, αν και η έκπτωση εμφανίζεται στο φύλλο εργασίας σε μορφή ποσοστού, αποθηκεύεται ως δεκαδικός αριθμός μεταξύ 0 και 1. Μπορεί να τη βλέπετε στη μορφή 10%, αλλά στην πραγματικότητα στη βάση δεδομένων έχει αποθηκευτεί ως 0,1. Έτσι, αν η έκπτωση είναι 10%, η παράσταση *(1-Discount) σημαίνει *0,9. Με άλλα λόγια, ο τύπος πολλαπλασιάζει την τιμή μονάδας με την ποσότητα και μετά πολλαπλασιάζει το αποτέλεσμα επί 0,9. 17 Πατήστε στο OK. Η Access θα κλείσει το παράθυρο Δόμηση Εκφράσεων και θα αντιγράψει την παράσταση στο πλέγμα σχεδίασης. 18 Πατήστε ENTER για να βγάλετε το σημείο εισαγωγής από το πεδίο και να ολοκληρωθεί η καταχώριση της παράστασης.

126 Ελληνική Microsoft Access 2002 Βήμα βήμα Συμβουλή Είναι εύκολο να κάνετε γρήγορα μια στήλη του πλέγματος σχεδίασης πλατιά όσο η μεγαλύτερη καταχώρισή της απλώς διπλοπατήστε στην κατακόρυφη διαχωριστική γραμμή των στηλών, στην γκρίζα γραμμή επιλογής στο επάνω μέρος του πλέγματος σχεδίασης. 19 Η Access έδωσε στην παράσταση αυτή το όνομα Εκφρ1. Το όνομα αυτό δεν είναι ιδιαίτερα παραστατικό γι' αυτό, αλλάξτε το διπλοπατώντας στο Εκφρ1 και πληκτρολογώντας ΤελικήΤιμή. Ανάλογα με το αν έχετε καθορίσει ως νομισματική μονάδα τα ευρώ ή τις δραχμές, μπορεί επίσης να χρειαστεί να πατήσετε με το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού στο πεδίο Τελική τιμή, να επιλέξετε τη διαταγή Ιδιότητες, και να επιλέξετε στο πλαίσιο Μορφή τη μορφή Ευρώ. 20 Πατήστε στο κουμπί Προβολή για να δείτε σε προβολή Φύλλου δεδομένων τα εξής αποτελέσματα: Οι παραγγελίες ταξινομούνται τώρα ως προς το πεδίο OrderID και, στο τελευταίο πεδίο, υπολογίζεται η τελική τιμή. 21 Κυλήστε προς τα κάτω για να δείτε μερικές εγγραφές με έκπτωση. Αν ελέγξετε τις πράξεις, θα διαπιστώσετε ότι το ερώτημα υπολογίζει σωστά την τελική τιμή. 22 Κλείστε το παράθυρο του ερωτήματος και, στην ερώτηση αν θέλετε να αποθηκεύσετε το ερώτημα, πατήστε στο Ναι. Πληκτρολογήστε Order Details Extended για να ονομάσετε το ερώτημα και μετά πατήστε στο OK για να το κλείσετε. 23 Κλείστε τη βάση δεδομένων. Δημιουργία ερωτήματος με Οδηγό Ac2002-3-1 Ac2002e-3-3 Η διαδικασία που χρησιμοποιείται για τη δημιουργία ενός απλού ερωτήματος επιλογής με τον Οδηγό ερωτημάτων είναι σχεδόν ίδια με τη διαδικασία δημιουργίας μιας φόρμας με τον Οδηγό φορμών. Με τον Οδηγό ερωτημάτων μπορείτε να προσθέσετε στο νέο ερώτημα ένα ή περισσότερα πεδία από υπάρχοντες πίνακες ή ερωτήματα. Για να λειτουργήσει αποδοτικά η Access με πολλούς πίνακες, πρέπει να κατανοεί τη σχέση ανάμεσα στα πεδία αυτών των πινάκων. Θα πρέπει να έχετε δημιουργήσει αυτές τις σχέσεις πριν χρησιμοποιήσετε τον Οδηγό ερωτημάτων, πατώντας στο κουμπί Σχέσεις και σύροντας ένα πεδίο από τον έναν πίνακα στο αντίστοιχο πεδίο του άλλου πίνακα.

Εντοπισμός συγκεκριμένων πληροφοριών 127 GardenCo Στην άσκηση αυτή θα χρησιμοποιήσετε τον Οδηγό ερωτημάτων για να δημιουργήσετε ένα νέο ερώτημα που θα συνδυάζει πληροφορίες από τους πίνακες Customers και Orders ώστε να δίνει πληροφορίες για κάθε παραγγελία. Οι πίνακες αυτοί συσχετίζονται μέσω των κοινών πεδίων τους CustomerID. (Στα αρχεία της βάσης δεδομένων GardenCo που χρησιμοποιούμε σε αυτό το κεφάλαιο αυτή η σχέση έχει ήδη εγκαθιδρυθεί.) Ο φάκελος εργασίας είναι ο BΒ\Access\Ερωτήματα\ΕρώτημαΟδηγός. Ακολουθήστε τα επόμενα βήματα: Συμβουλή 1 Ανοίξτε τη βάση δεδομένων GardenCo που βρίσκεται στο φάκελο εργασίας. 2 Στη γραμμή Αντικειμένων πατήστε στο κουμπί Ερωτήματα και μετά διπλοπατήστε στην επιλογή Δημιουργία ερωτήματος με τη χρήση οδηγού. Θα εμφανιστεί το πρώτο παράθυρο του Οδηγού απλών ερωτημάτων. Άλλοι τρόποι για να ξεκινήσετε τον Οδηγό ερωτημάτων είναι να ανοίξετε το μενού Εισαγωγή και να επιλέξετε τη διαταγή Ερώτημα, ή να πατήσετε στο κουμπί Δημιουργία αντικειμένου και μετά να διπλοπατήσετε στην επιλογή Οδηγός απλών ερωτημάτων). Συμβουλή 3 Από τη λίστα Πίνακες/ερωτήματα, διαλέξτε Πίνακας: Orders. 4 Πατήστε στο κουμπί >> για να μεταφέρετε όλα τα διαθέσιμα πεδία στη λίστα Επιλεγμένα πεδία. 5 Από τη λίστα Πίνακες/Ερωτήματα διαλέξτε Πίνακας: Customers. 6 Διπλοπατήστε στα πεδία Address, City, Region, PostalCode, και Country για να τα μεταφέρετε στη λίστα Επιλεγμένα πεδία, και μετά πατήστε στο κουμπί Επόμενο. Αν η σχέση μεταξύ δύο πινάκων δεν έχει εγκαθιδρυθεί, θα εμφανιστεί ένα μήνυμα ότι πρέπει πρώτα να την ορίσετε και μετά να ξεκινήσετε τον Οδηγό. 7 Πατήστε και πάλι στο κουμπί Επόμενο για να αποδεχθείτε την προεπιλογή της εμφάνισης πληροφοριών με το αποτέλεσμα του ερωτήματος. 8 Αλλάξτε τον τίτλο του ερωτήματος σε Orders Qry, αφήστε ενεργό την επιλογή Άνοιγμα του ερωτήματος για την προβολή πληροφοριών, και πατήστε στο κουμπί Τέλος. Η Access θα εκτελέσει το ερώτημα και θα εμφανίσει τα αποτελέσματα σε προβολή Φύλλου δεδομένων. "Ξεφυλλίστε" λίγο τα αποτελέσματα για να διαπιστώσετε ότι παρουσιάζονται πληροφορίες για όλες τις παραγγελίες. Προβολή 9 Πατήστε στο κουμπί Προβολή για να δείτε το ερώτημα σε προβολή Σχεδίασης. Παρατηρήστε ότι το πλαίσιο Εμφάνιση είναι, εξ ορισμού, ενεργό σε όλα τα πεδία που χρησιμοποιούνται στο ερώτημα. Αν θέλετε να χρησιμοποιήσετε ένα πεδίο σε κάποιο ερώτημα για παράδειγμα, για να ταξινομήσετε ως προς αυτό το πεδίο, για να ορίσετε κριτήρια, ή για υπολογισμούς αλλά δεν θέλετε να εμφανίζεται το πεδίο στο φύλλο με τα αποτελέσματα, μπορείτε να απενεργοποιήσετε το αντίστοιχο πλαίσιο ελέγχου Εμφάνιση.

128 Ελληνική Microsoft Access 2002 Βήμα βήμα 10 Καθαρίστε το πλαίσιο ελέγχου Εμφάνιση για τα πεδία OrderID, CustomerID, και EmployeeID, και μετά πατήστε στο κουμπί Προβολή για να επιστρέψετε σε προβολή Φύλλου δεδομένων. Τα τρία πεδία θα έχουν αφαιρεθεί από το φύλλο δεδομένων με τα αποτελέσματα. 11 Πατήστε στο κουμπί Προβολή για να επιστρέψετε σε προβολή Σχεδίασης. Το ερώτημα αυτό επιστρέφει όλες τις εγγραφές του πίνακα Orders. Για να το κάνετε να ε- ντοπίζει εγγραφές που έγιναν σε συγκεκριμένο χρονικό διάστημα, μπορείτε να το μετατρέψετε σε ερώτημα παραμέτρων, που θα ζητάει το χρονικό διάστημα κάθε φορά που θα το εκτελείτε. 12 Στη στήλη OrderDate πατήστε στο κελί Κριτήρια και πληκτρολογήστε τα εξής: Between [Από:] And [Μέχρι:] 13 Πατήστε στο κουμπί Εκτέλεση για να εκτελέσετε το ερώτημα. Η Access θα εμφανίσει το εξής πλαίσιο διαλόγου: 14 Πληκτρολογήστε 1/1/01 και πατήστε ENTER. 15 Στο δεύτερο πλαίσιο διαλόγου Τιμή παραμέτρου πληκτρολογήστε 31/1/01 και πατήστε ξανά ENTER. Το φύλλο δεδομένων θα εμφανιστεί ξανά, αλλά τη φορά αυτή θα παρουσιάζει μόνο τις παραγγελίες μεταξύ των ημερομηνιών των παραμέτρων. 16 Κλείστε το φύλλο δεδομένων και πατήστε στο Ναι για να αποθηκεύσετε το ερώτημα. 17 Κλείστε τη βάση δεδομένων. Εκτέλεση υπολογισμών σε ένα ερώτημα AC2002e-3-5 Μια τυπική χρήση των ερωτημάτων είναι για να εντοπίζετε όλες τις εγγραφές που ικανοποιούν κάποια κριτήρια. Μερικές φορές όμως, δεν σας ενδιαφέρουν τόσο οι λεπτομέρειες όλων αυτών των εγγραφών όσο η σύνοψή τους με κάποιον τρόπο. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να μάθετε πόσες παραγγελίες έχουν γίνει αυτό το διάστημα ή ποια είναι η συνολική αξία όλων των παραγγελιών που έχουν γίνει. Ο ευκολότερος τρόπος για να πάρετε τις πληροφορίες που θέλετε είναι να δημιουργήσετε ένα ερώτημα που ομαδοποιεί τα απαραίτητα πεδία και κάνει τους υπολογισμούς για λογαριασμό σας. Για το σκοπό αυτόν, θα χρησιμοποιήσετε στο ερώτημα συγκεντρωτικές συναρτήσεις.

Εντοπισμός συγκεκριμένων πληροφοριών 129 Τα ερωτήματα της Access διαθέτουν τις εξής συγκεντρωτικές συναρτήσεις: Συνάρτηση Άθροισμα (Sum) Μέσος_όρος (Avg) Πλήθος (Count) Μικρότερη_τιμή (Min) Μεγαλύτερη_τιμή (Max) Τυπική_απόκλιση (StDev) Διακύμανση (Var) Υπολογίζει Σύνολο των τιμών του πεδίου Μέσο όρο των τιμών του πεδίου Πλήθος των τιμών του πεδίου, χωρίς να υπολογίζονται οι κενές (Null) τιμές Ελάχιστη τιμή του πεδίου Μέγιστη τιμή του πεδίου Τυπική απόκλιση των τιμών του πεδίου Διακύμανση των τιμών του πεδίου GardenCo Συγκεντρωτικά στοιχεία Στην άσκηση αυτή θα δημιουργήσετε ένα ερώτημα που θα υπολογίζει το πλήθος των προϊόντων που υπάρχουν στην αποθήκη της εταιρείας The Garden Company, τη μέση τιμή όλων των προϊόντων, και τη συνολική αξία τους. Ο φάκελος εργασίας για την άσκηση αυτή είναι ο BΒ\Access\Ερωτήματα\Υπολογισμός. Ακολουθήστε τα επόμενα βήματα: 1 Ανοίξτε τη βάση δεδομένων GardenCo από το φάκελο εργασίας. 2 Στη γραμμή Αντικειμένων επιλέξτε Ερωτήματα και μετά διπλοπατήστε στην επιλογή Δημιουργία ερωτήματος σε προβολή σχεδίασης. Η Access θα ανοίξει πρώτα το παράθυρο ερωτήματος σε προβολή Σχεδίασης και μετά θα ανοίξει το πλαίσιο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα. 3 Στο πλαίσιο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα διπλοπατήστε στον πίνακα Products και μετά πατήστε στο κουμπί Κλείσιμο. Η Access θα προσθέσει τον πίνακα Products στο παράθυρο του ερωτήματος και θα κλείσει το πλαίσιο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα. 4 Στη λίστα των πεδίων του πίνακα Products διπλοπατήστε στο πεδίο ProductID και μετά στο πεδίο UnitPrice. Η Access θα μεταφέρει και τα δύο πεδία στο πλέγμα σχεδίασης. 5 Στη γραμμή εργαλείων πατήστε στο κουμπί Συγκεντρωτικά στοιχεία.

130 Ελληνική Microsoft Access 2002 Βήμα βήμα Στο πλέγμα σχεδίασης θα προστεθεί μια νέα γραμμή, με ονομασία Συγκεντρωτικά στοιχεία, που θα πρέπει τώρα να μοιάζει με την επόμενη εικόνα: 6 Πατήστε στο κελί Συγκεντρωτικά στοιχεία της στήλης ProductID, πατήστε στο κουμπί με το βέλος, και διαλέξτε από τον πτυσσόμενο κατάλογο την επιλογή Πλήθος. Η Access θα προσθέσει στο κελί Συγκεντρωτικά στοιχεία τη λέξη Πλήθος. Όταν εκτελέσετε το ερώτημα, η συνάρτηση αυτή θα υπολογίσει το πλήθος εγγραφών που περιέχουν κάποια τιμή στο πεδίο ProductID. 7 Στη στήλη UnitPrice διαλέξτε στο κελί Συγκεντρωτικά στοιχεία την επιλογή Μέσος_όρος. Εκτέλεση Όταν εκτελέσετε αυτό το ερώτημα, η συγκεκριμένη συνάρτηση θα υπολογίσει το μέσο όρο των τιμών του πεδίου UnitPrice. Μπορεί να χρειαστεί, ανάλογα με τις ρυθμίσεις του υπολογιστή σας, να αλλάξετε τη μορφή εμφάνισης του πεδίου αυτού σε Ευρώ. 8 Πατήστε στο κουμπί Εκτέλεση. Το αποτέλεσμα του ερωτήματος θα είναι μία μόνο εγγραφή, που θα περιέχει το πλήθος και τη μέση τιμή, όπως φαίνεται στην επόμενη εικόνα: Προβολή 9 Πατήστε στο κουμπί Προβολή για να επιστρέψετε στην προβολή Σχεδίασης. 10 Στο κελί Πεδίο της τρίτης στήλης πληκτρολογήστε =UnitPrice*UnitsInStock και πατήστε ENTER. Το κείμενο που πληκτρολογήσατε θα μετατραπεί σε Εκφρ1: [UnitPrice]*[UnitsInStock]. Η παράσταση αυτή υπολογίζει την τιμή κάθε προϊόντος επί το πλήθος αυτών των αντικειμένων που υπάρχουν στην αποθήκη.

Εντοπισμός συγκεκριμένων πληροφοριών 131 11 Στο κελί Συγκεντρωτικά στοιχεία διαλέξτε την επιλογή Άθροισμα για να υπολογίσετε το άθροισμα όλων των τιμών που επιστρέφει αυτή η παράσταση. 12 Επιλέξτε το κείμενο Eκφρ1: και πληκτρολογήστε Αξία αποθήκης. 13 Εκτελέστε το ερώτημα ξανά. Τα αποτελέσματα φαίνονται στην επόμενη εικόνα: 14 Κλείστε το παράθυρο του ερωτήματος στο μήνυμα αν θέλετε να αποθηκεύσετε το ερώτημα, πατήστε στο κουμπί Όχι. 15 Κλείστε τη βάση δεδομένων και, αν δεν πρόκειται να συνεχίσετε με το επόμενο κεφάλαιο, βγείτε από την Access.