Περιεχόμενα Τι νέο υπάρχει στο Microsoft Office System 2003... 13 Άλλες νέες λειτουργίες στο Microsoft Office System 2003... 16 Διορθώσεις, σχόλια, και βοήθεια...17 Λήψη βοήθειας για το βιβλίο και το CD του... 17 Λήψη βοήθειας για το Microsoft Office System 2003... 17 Περισσότερες πληροφορίες... 20 Χρήση του συνοδευτικού CD του βιβλίου...21 Τα περιεχόμενα του CD... 21 Ελάχιστες απαιτήσεις συστήματος... 21 Εγκατάσταση των αρχείων πρακτικής εξάσκησης... 22 Άνοιγμα των αρχείων δεδομένων πρακτικής εξάσκησης στο Outlook... 23 Χρήση των αρχείων πρακτικής εξάσκησης... 24 Απεγκατάσταση των αρχείων πρακτικής εξάσκησης... 27 Συμβάσεις και χαρακτηριστικά του βιβλίου...29 Σχετικά με τους συγγραφείς...31 Online Training Solutions, Inc. (OTSI)... 31 Kristen Crupi... 32 Perspection, Inc.... 32 Γρήγορη αναφορά... 33 Κεφάλαιο 1 Εργασία με έγγραφα... 33 Κεφάλαιο 2 Επεξεργασία και έλεγχος εγγράφου... 33 Κεφάλαιο 3 Αλλαγή της εμφάνισης του κειμένου... 34 Κεφάλαιο 4 Παρουσίαση πληροφοριών σε πίνακες και στήλες... 36 Κεφάλαιο 5 Προετοιμασία βιβλίου εργασίας... 37 Κεφάλαιο 6 Υπολογισμοί με δεδομένα... 38 Κεφάλαιο 7 Αλλαγή της εμφάνισης του εγγράφου... 40 Κεφάλαιο 8 Εστίαση σε συγκεκριμένα δεδομένα με φίλτρα... 41 Κεφάλαιο 9 Δημιουργία νέας βάσης δεδομένων... 42 Κεφάλαιο 10 Απλοποίηση καταχώρισης δεδομένων με φόρμες... 43 Κεφάλαιο 11 Εντοπισμός συγκεκριμένων πληροφοριών... 44 Κεφάλαιο 12 Διατήρηση της ακρίβειας των πληροφοριών... 46 Κεφάλαιο 13 Δημιουργία παρουσιάσεων... 47
6 Microsoft Office System 2003 Βήμα Βήμα Κεφάλαιο 14 Εργασία με διαφάνειες... 48 Κεφάλαιο 15 Εργασία με κείμενο διαφανειών... 48 Κεφάλαιο 16 Προετοιμασία και προβολή διαφανειών... 49 Κεφάλαιο 17 Χρήση του Outlook... 51 Κεφάλαιο 18 Διαχείριση ηλεκτρονικών μηνυμάτων... 52 Κεφάλαιο 19 Εύρεση και οργάνωση ηλεκτρονικών μηνυμάτων... 54 Κεφάλαιο 20 Διαχείριση του ημερολογίου σας... 56 Κεφάλαιο 21 Χρονοπρογραμματισμός και διαχείριση συσκέψεων... 58 Παράρτημα Α Χρήση χώρων εργασίας εγγράφων... 61 Παράρτημα Β Συνεργασία σε χώρο εργασίας σύσκεψης... 62 I Microsoft Office Word 2003 Κεφάλαιο 1 Εργασία με έγγραφα...67 Ξεκίνημα στο Word... 68 Δημιουργία, αποθήκευση, και κλείσιμο εγγράφων... 70 Άνοιγμα και εξέταση υπαρχόντων εγγράφων... 77 Ποια προβολή πρέπει να χρησιμοποιείται και πότε... 82 Κεφάλαιο 2 Επεξεργασία και έλεγχος εγγράφου... 91 Επεξεργασία εγγράφου... 92 Χρήση συντομεύσεων καταχώρισης κειμένου... 97 Εύρεση της καταλληλότερης λέξης... 102 Χρήση διάρθρωσης για αναδιάταξη παραγράφων... 104 Εύρεση και αντικατάσταση κειμένου... 108 Έλεγχος ορθογραφίας και γραμματικής εγγράφου... 111 Κεφάλαιο 3 Αλλαγή της εμφάνισης του κειμένου... 117 Αλλαγή της εμφάνισης των χαρακτήρων... 118 Αλλαγή της εμφάνισης των παραγράφων... 124 Δημιουργία και τροποποίηση λίστας... 134 Μορφοποίηση κειμένου κατά την πληκτρολόγηση... 138 Αλλαγή της εμφάνισης χαρακτήρων και παραγράφων με στυλ... 140
Περιεχόμενα 7 Κεφάλαιο 4 Παρουσίαση πληροφοριών σε πίνακες και στήλες... 147 Παρουσίαση πληροφοριών σε πίνακες... 148 Μορφοποίηση πληροφοριών πίνακα... 154 Εργασία με δεδομένα πινάκων... 159 Παρουσίαση κειμένου σε στήλες... 164 II Microsoft Office Excel 2003 Κεφάλαιο 5 Προετοιμασία βιβλίου εργασίας... 171 Πιο εύχρηστα βιβλία εργασίας... 171 Πιο ευανάγνωστα δεδομένα... 178 Προσθήκη γραφικού σε έγγραφο... 181 Κεφάλαιο 6 Υπολογισμοί με δεδομένα... 187 Ονομασία ομάδων δεδομένων... 188 Δημιουργία τύπων για τον υπολογισμό τιμών... 190 Εύρεση και διόρθωση σφαλμάτων σε υπολογισμούς... 196 Κεφάλαιο 7 Αλλαγή της εμφάνισης του εγγράφου... 203 Αλλαγή της εμφάνισης των δεδομένων... 204 Εφαρμογή υπάρχουσας μορφοποίησης σε δεδομένα... 208 Ευανάγνωστοι αριθμοί... 210 Αλλαγή εμφάνισης των δεδομένων ανάλογα με τις τιμές τους... 215 Προετοιμασία για εκτύπωση... 219 Τοποθέτηση δεδομένων στην τυπωμένη σελίδα... 223 Κεφάλαιο 8 Εστίαση σε συγκεκριμένα δεδομένα με φίλτρα... 229 Περιορισμός των δεδομένων που εμφανίζονται στην οθόνη... 230 Εκτέλεση υπολογισμών σε φιλτραρισμένα δεδομένα... 235 Ορισμός συνόλου αποδεκτών τιμών για μια περιοχή κελιών... 237
8 Microsoft Office System 2003 Βήμα Βήμα III Microsoft Office Access 2003 Κεφάλαιο 9 Δημιουργία νέας βάσης δεδομένων... 245 Δημιουργία δομής βάσης δεδομένων με απλό τρόπο... 246 Εξέταση της εργασίας του Οδηγού... 250 Δημιουργία πινάκων με απλό τρόπο... 255 Τελειοποίηση του τρόπου εμφάνισης των δεδομένων... 258 Χειρισμός στηλών και γραμμών πινάκων... 265 Κεφάλαιο 10 Απλοποίηση καταχώρισης δεδομένων με φόρμες... 271 Δημιουργία φόρμας με τη χρήση Οδηγού... 272 Ρύθμιση των ιδιοτήτων των φορμών... 274 Βελτίωση της διάταξης των φορμών... 280 Προσθήκη χειριστηρίων σε φόρμες... 283 Χρήση της γλώσσας Visual Basic for Applications για την καταχώριση δεδομένων σε φόρμες... 288 Δημιουργία φόρμας με τη λειτουργία Αυτόματης Φόρμας... 292 Προσθήκη δευτερεύουσας φόρμας σε φόρμα... 294 Κεφάλαιο 11 Εντοπισμός συγκεκριμένων πληροφοριών... 305 Ταξινόμηση πληροφοριών... 306 Φιλτράρισμα πληροφοριών πίνακα... 309 Φιλτράρισμα με βάση τη φόρμα... 311 Εντοπισμός πληροφοριών που πληρούν πολλά κριτήρια... 314 Δημιουργία ερωτήματος σε προβολή Σχεδίασης... 317 Δημιουργία ερωτήματος με Οδηγό... 326 Εκτέλεση υπολογισμών σε ερώτημα... 328 Κεφάλαιο 12 Διατήρηση της ακρίβειας των πληροφοριών... 333 Χρήση ρυθμίσεων τύπου δεδομένων για τον περιορισμό των πληροφοριών... 334 Χρήση ιδιοτήτων μεγέθους πεδίων για τον περιορισμό δεδομένων... 338 Περιορισμός δεδομένων με τη χρήση μασκών εισαγωγής... 340 Χρήση κανόνων επικύρωσης για περιορισμό των δεδομένων... 345 Περιορισμός δεδομένων με τη χρήση λίστας αναζήτησης... 348 Ενημέρωση πληροφοριών σε έναν πίνακα... 354 Διαγραφή πληροφοριών από έναν πίνακα... 358
Περιεχόμενα 9 IV Microsoft Office PowerPoint 2003 Κεφάλαιο 13 Δημιουργία παρουσιάσεων... 365 Ξεκίνημα στο PowerPoint... 366 Άνοιγμα, αποθήκευση, και κλείσιμο παρουσίασης... 369 Προβολή παρουσίασης... 373 Δημιουργία παρουσίασης βάσει περιεχομένου... 378 Δημιουργία παρουσίασης βάσει προτύπου σχεδίασης... 381 Δημιουργία κενής παρουσίασης... 384 Κεφάλαιο 14 Εργασία με διαφάνειες... 387 Δημιουργία διαφανειών και καταχώριση κειμένου... 387 Τροποποίηση της διάταξης διαφάνειας... 392 Εισαγωγή διαφανειών από άλλες παρουσιάσεις... 394 Αναδιάταξη παρουσίασης... 396 Καταχώριση σημειώσεων ομιλητή... 398 Κεφάλαιο 15 Εργασία με κείμενο διαφανειών... 403 Προσθήκη και χειρισμός κειμένου... 404 Αλλαγή μεγέθους, στοίχισης, και αποστάσεων κειμένου... 408 Εύρεση και αντικατάσταση κειμένου και γραμματοσειρών... 412 Διόρθωση κειμένου κατά την πληκτρολόγηση... 415 Έλεγχος της ορθογραφίας και των στυλ της παρουσίασης... 418 Επιλογή της καταλληλότερης λέξης... 423 Κεφάλαιο 16 Προετοιμασία και προβολή διαφανειών... 427 Ταξίδι με μια παρουσίαση... 428 Προβολή παρουσίασης... 431 Προσαρμογή προβολής διαφανειών... 436 Χρονισμός διαφανειών... 440 Δημιουργία αυτοεκτελούμενης παρουσίασης... 444 Χρήση του Microsoft Producer για εκπομπή στο δίκτυο... 446
10 Microsoft Office System 2003 Βήμα Βήμα V Microsoft Office Outlook 2003 Κεφάλαιο 17 Χρήση του Outlook... 455 Εκκίνηση του Outlook για πρώτη φορά... 456 Ανάγνωση μηνυμάτων και άνοιγμα συνημμένων... 460 Απάντηση σε μηνύματα... 463 Δημιουργία νέων μηνυμάτων... 466 Χρήση βιβλίων διευθύνσεων... 470 Επισύναψη αρχείων σε μηνύματα... 474 Αποστολή και λήψη μηνυμάτων... 476 Εκτύπωση μηνυμάτων... 479 Δημιουργία και αποστολή άμεσων μηνυμάτων... 480 Κεφάλαιο 18 Διαχείριση ηλεκτρονικών μηνυμάτων... 485 Μορφοποίηση μηνυμάτων... 485 Αλλαγή ρυθμίσεων μηνυμάτων και επιλογών παράδοσης... 493 Προσαρμογή του τρόπου εμφάνισης των μηνυμάτων... 498 Διαχείριση μηνυμάτων με χρώματα... 504 Προσθήκη υπογραφών σε μηνύματα... 507 Επισήμανση μηνυμάτων με σημαίες παρακολούθησης... 511 Κεφάλαιο 19 Εύρεση και οργάνωση ηλεκτρονικών μηνυμάτων... 517 Εύρεση και οργάνωση μηνυμάτων σε κατηγορίες... 517 Χρήση Φακέλων Αναζήτησης... 521 Φιλτράρισμα μηνυμάτων... 526 Διαχείριση μηνυμάτων με κανόνες... 529 Οργάνωση μηνυμάτων σε φακέλους... 535 Κοινή χρήση φακέλων... 538 Αποθήκευση μηνυμάτων σε άλλες μορφές... 544 Αρχειοθέτηση μηνυμάτων... 547 Κεφάλαιο 20 Διαχείριση του ημερολογίου σας... 553 Εμφάνιση ημερολογίων με διάφορους τρόπους... 553 Προγραμματισμός συναντήσεων και συμβάντων... 559 Διαχείριση και οργάνωση συναντήσεων... 565 Χρήση πολλών ημερολογίων... 569 Καθορισμός του διαθέσιμου χρόνου σας... 571 Επισήμανση συναντήσεων με χρώματα... 575
Περιεχόμενα 11 Εκτύπωση ημερολογίων... 576 Κεφάλαιο 21 Χρονοπρογραμματισμός και διαχείριση συσκέψεων... 583 Χρονοπρογραμματισμός συσκέψεων... 584 Απόκριση σε προσκλήσεις για συσκέψεις... 592 Ενημέρωση και ακύρωση συσκέψεων... 597 Εμφάνιση ημερολογίων άλλων χρηστών... 600 Αποθήκευση ημερολογίου ως ιστοσελίδας... 604 VI Συνεργασία με το Microsoft Office System Παράρτημα Α Χρήση χώρων εργασίας εγγράφων... 611 Δημιουργία χώρου εργασίας εγγράφων και διαχείριση των μελών του... 612 Δημιουργία και ανάθεση εργασιών εγγράφου... 617 Ενημέρωση εγγράφου σε χώρο εργασίας... 622 Λήψη ειδοποιήσεων κατά τη μεταβολή πληροφοριών σε χώρο εργασίας... 624 Ξεκίνημα συζήτησης σε χώρο εργασίας... 626 Προσαρμογή χώρου εργασίας εγγράφων... 629 Βασικά σημεία... 632 Παράρτημα Β Χρήση χώρων εργασίας εγγράφων... 635 Δημιουργία χώρου εργασίας σύσκεψης... 636 Τεκμηρίωση στόχων και στοιχείων ημερήσιας διάταξης σύσκεψης σε χώρο εργασίας... 640 Δημοσίευση υλικού σύσκεψης σε χώρο εργασίας... 645 Δημιουργία και ανάθεση εργασιών σύσκεψης... 647 Προσαρμογή χώρου εργασίας σύσκεψης... 649 Βασικά σημεία... 652 Γλωσσάρι...653 Ευρετήριο...689
Κεφάλαιο 5 Προετοιμασία βιβλίου εργασίας Σε αυτό το κεφάλαιο θα μάθετε: Να κάνετε τα βιβλία εργασίας σας πιο εύχρηστα. Να κάνετε τα δεδομένα σας πιο ευανάγνωστα. Να προσθέτετε γραφικά σε έγγραφα. Ένα από τα δυνατότερα σημεία του Excel είναι ότι σάς βοηθάει να χειρίζεστε μεγάλες ποσότητες δεδομένων με ευκολία. Αυτό οφείλεται κατά ένα μέρος στο ότι μπορείτε να αλλάζετε τον τρόπο με τον οποίο το Excel εμφανίζει τα στοιχεία σε ένα φύλλο εργασίας. Αν θέλετε μεγαλύτερο κενό μεταξύ των γραμμών ή των στηλών ενός φύλλου, να περιορίσετε προσωρινά τα δεδομένα που φαίνονται στην οθόνη, ή ακόμη και να προσθέσετε περιγραφές που διευκολύνουν εσάς και τους συνεργάτες σας να κατανοήσετε τα στοιχεία του φύλλου εργασίας, μπορείτε να το κάνετε πολύ γρήγορα. Επίσης, μπορείτε να αλλάξετε τον τρόπο παρουσίασης αυτών των περιγραφών στα κελιά τους, διαχωρίζοντάς τες από τα δεδομένα του υπόλοιπου φύλλου. Άλλος ένας τρόπος να προσαρμόζετε τα φύλλα εργασίας σας είναι η προσθήκη γραφικών, ό- πως το λογότυπο της εταιρείας ή η εικόνα ενός προϊόντος. Η προσθήκη γραφικών στα φύλλα εργασίας βοηθάει στη διαφήμιση της εταιρείας σας, κάνει φανερό ότι τα δεδομένα ανήκουν στη συγκεκριμένη εταιρεία και, στην περίπτωση των εικόνων των προϊόντων, δίνει στους θεατές πολύτιμες πληροφορίες που χρειάζονται για να προχωρήσουν στην αγορά. Στο κεφάλαιο αυτό θα μάθετε πώς να διευκολύνετε την εργασία σας με τα βιβλία εργασίας, να κάνετε τα δεδομένα σας πιο ευανάγνωστα, και να προσθέτετε γραφικά σε ένα έγγραφο. δείτε επίσης Θέλετε να ρίξετε μια γρήγορη ματιά στα θέματα αυτού του κεφαλαίου; Δείτε τη γρήγορη αναφορά στη σελίδα 37. σημαντικό Για να χρησιμοποιήσετε τα αρχεία πρακτικής εξάσκησης αυτού του κεφαλαίου, πρέπει να τα εγκαταστήσετε από το συνοδευτικό CD στην προεπιλεγμένη τους θέση. Για περισσότερες πληροφορίες δείτε την ενότητα "Χρήση του συνοδευτικού CD του βιβλίου" στη σελίδα 21. Πιο εύχρηστα βιβλία εργασίας Κάτι που θα διευκολύνει σημαντικά την εργασία με τα βιβλία εργασίας σας είναι να δίνετε στους χρήστες μια ιδέα για το πού θα βρουν τα δεδομένα που αναζητούν. Το Excel παρέχει πολλούς τρόπους για να στήσετε "πινακίδες", οι οποίες οδηγούν τους χρήστες κατευθείαν στα δεδομένα που τους ενδιαφέρουν. Η πρώτη μέθοδος είναι να δίνετε σε κάθε βιβλίο εργασίας ένα περιγραφικό όνομα. Αφού οι χρήστες ανοίξουν το σωστό βιβλίο εργασίας, μπορείτε να τους οδηγήσετε στο φύλλο που τους ενδιαφέρει δίνοντας σε κάθε φύλλο ένα όνομα. τα ονόματα αυτά
172 Microsoft Office System 2003 Βήμα Βήμα εμφανίζονται στις καρτέλες στην κάτω αριστερή γωνία του παραθύρου του βιβλίου εργασίας. Για να αλλάξετε το όνομα ενός φύλλου εργασίας, πατήστε με το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού στην καρτέλα με το όνομά του και, από το μενού συντόμευσης που θα εμφανιστεί, επιλέξτε τη διαταγή Rename (Μετονομασία). Επίσης, έχετε τη δυνατότητα να αλλάξετε τη σειρά των φύλλων ενός βιβλίου εργασίας, σύροντας την καρτέλα ενός από αυτά στη θέση της γραμμής πλοήγησης που θέλετε. έτσι, μπορείτε να μεταφέρετε τα φύλλα εργασίας που χρησιμοποιείτε συχνότερα μπροστά-μπροστά στη λίστα. Αν στα περισσότερα βιβλία εργασίας που δημιουργείτε χρειάζεστε περισσότερα από τρία φύλλα, μπορείτε να αλλάξετε τον προεπιλεγμένο αριθμό των φύλλων για τα νέα σας βιβλία. Επιλέξτε τη διαταγή Options (Επιλογές) από το μενού Tools (Εργαλεία). Στο πλαίσιο διαλόγου Options, πατήστε στην καρτέλα General (Γενικά), πληκτρολογήστε τον αριθμό των φύλλων που θέλετε να έχουν τα νέα βιβλία εργασίας σας στο πλαίσιο Sheets In ew Workbook (Φύλλα σε νέο βιβλίο εργασίας), και πατήστε στο OK. Αφού κατασκευάσετε τις "πινακίδες" που διευκολύνουν τον εντοπισμό των δεδομένων σας, μπορείτε να κάνετε και άλλα πράγματα για να διευκολύνετε την επεξεργασία των στοιχείων του βιβλίου εργασίας. Για παράδειγμα, μπορείτε να αλλάξετε το πλάτος μιας στήλης ή το ύ- ψος μιας γραμμής, σύροντας το όριο της στήλης ή της γραμμής στη θέση που θέλετε. Η αύξηση του πλάτους μιας στήλης ή του ύψους μιας γραμμής αυξάνει και το διάστημα μεταξύ των περιεχομένων των κελιών, επιτρέποντάς σας να επιλέγετε τα δεδομένα ενός κελιού χωρίς να κινδυνεύετε να επιλέξετε κατά λάθος και στοιχεία από άλλα γειτονικά κελιά. συμβουλή Για να εφαρμόσετε τις ίδιες αλλαγές σε περισσότερες από μία στήλες ή γραμμές, επιλέξτε τες και σύρετε το όριο μίας από αυτές στη θέση που θέλετε. Όταν αφήσετε το πλήκτρο του ποντικιού, όλες οι επιλεγμένες γραμμές ή στήλες θα αποκτήσουν το νέο ύψος ή πλάτος. Η αλλαγή του πλάτους των στηλών και του ύψους των γραμμών μπορεί να κάνει το χειρισμό των δεδομένων ενός βιβλίου εργασίας ευκολότερο, αλλά δεν αποτελεί και τη μοναδική δυνατότητα. το ίδιο αποτέλεσμα μπορείτε να πετύχετε αν προσθέσετε μία στήλη ή μία γραμμή ανάμεσα στο όριο ενός φύλλου εργασίας και τα κελιά που περιέχουν τα στοιχεία. Η προσθήκη κενού διαστήματος ανάμεσα στο όριο του φύλλου και τα κελιά, ή ίσως ανάμεσα στις ετικέτες και τα δεδομένα στα οποία αυτές αναφέρονται, κάνει τα περιεχόμενα του βιβλίου εργασίας να φαίνονται λιγότερο "στριμωγμένα" και διευκολύνει την επεξεργασία τους. Για να προσθέσετε γραμμή πατήστε σε ένα κελί και, από τη γραμμή του βασικού μενού, επιλέξτε διαδοχικά τις διαταγές Insert (Εισαγωγή) και Rows (Γραμμές). Το Excel θα προσθέσει μια γραμμή πάνω από το ενεργό κελί. Η προσθήκη στηλών γίνεται με παρόμοιο τρόπο μόνο που, μετά τη διαταγή Insert, επιλέγετε Columns (Στήλες). Το Excel θα προσθέσει μία στήλη αριστερά από το ενεργό κελί. Με παρόμοιο τρόπο μπορείτε να προσθέτετε στα φύλλα εργασίας μεμονωμένα κελιά. Πατήστε στο κελί που βρίσκεται στο σημείο όπου θέλετε να εμφανιστεί το νέο κελί, και επιλέξτε τη διαταγή Cells από το μενού Insert για να εμφανίσετε το πλαίσιο διαλόγου Insert. Από εκεί, μπορείτε να επιλέξετε αν θέλετε να μετατοπίσετε τα κελιά που συνορεύουν με το νέο κελί προς τα κάτω (αν τα δεδομένα σας έχουν διάταξη στηλών) ή προς τα δεξιά (αν τα δεδομένα σας έχουν διάταξη γραμμών). Όταν πατήσετε στο ΟΚ, θα εμφανιστεί το νέο κελί και τα περιεχόμενα των υπόλοιπων κελιών θα μετατοπιστούν προς τα κάτω ή προς τα δεξιά, ανάλογα με την επιλογή που κάνατε. Αντίστοιχα, αν θέλετε να διαγράψετε μια ομάδα κελιών, επιλέξτε τα κελιά και, από
Κεφάλαιο 5: Προετοιμασία βιβλίου εργασίας 173 Συγχώνευση και στοίχιση στο κέντρο το μενού Edit, επιλέξτε τη διαταγή Delete για να εμφανίσετε το ομώνυμο πλαίσιο διαλόγου, το οποίο περιέχει κουμπιά επιλογής που σας επιτρέπουν να διαλέξετε πώς θα μετατοπιστούν τα κελιά τα οποία βρίσκονται γύρω από αυτά που θα διαγραφούν. συμβουλή Το πλαίσιο διαλόγου Insert περιλαμβάνει επίσης κουμπιά επιλογής με τα οποία μπορείτε να προσθέτετε νέες γραμμές ή στήλες. Σε μερικές περιπτώσεις, οι τιμές που θέλετε να καταχωρίσετε στα νέα κελιά μπορεί να υπάρχουν ήδη στο φύλλο εργασίας. Για παράδειγμα, η Catherine Turner μπορεί να έχει καταχωρίσει μερικά δεδομένα πωλήσεων σε ένα κενό φύλλο εργασίας με σκοπό να το τροποποιήσει αφού καταχωριστούν όλα τα δεδομένα σε αυτό. Αντί απλώς να αντιγράφετε ή να αποκόβετε τις τιμές από τα κελιά τους και να τις επικολλάτε σε άλλα σημεία, μπορείτε να μετακινείτε κελιά από κάποιο άλλο σημείο του φύλλου εργασίας σας χρησιμοποιώντας μια παραλλαγή της κλασικής μεθόδου αποκοπής και επικόλλησης. Αφού επιλέξετε τα κελιά και πατήσετε στο κουμπί Cut (Αποκοπή) της Βασικής γραμμής εργαλείων, επιλέξτε τη διαταγή Cut Cells (Αποκομμένα κελιά) από το μενού Insert. Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Insert Paste (Εισαγωγή με επικόλληση) στο οποίο μπορείτε να επιλέξετε πώς θα μετατοπιστούν τα κελιά που βρίσκονται γύρω από τα κελιά που θα εισαγάγετε. συμβουλή Αν πατήσετε στο κουμπί Copy της γραμμής εργαλείων αντί για το κουμπί Cut, στο μενού Insert θα υπάρχει η επιλογή Copy Cells (Αντιγραμμένα κελιά) και όχι η Cut Cells. Μερικές φορές, η προσθήκη κελιών ή ακόμη και η αλλαγή του ύψους μιας γραμμής ή του πλάτους μια στήλης δεν είναι ο καλύτερος τρόπος για να βελτιώσετε τη χρηστικότητα ενός βιβλίου εργασίας. Για παράδειγμα, ακόμη και αν μια ετικέτα στήλης δε χωράει μέσα σε ένα κελί, η αύξηση του πλάτους του κελιού αυτού (ή των κελιών) ίσως να καταστρέψει το σχεδιασμό του φύλλου εργασίας. Αντί να πληκτρολογείτε μεμονωμένες λέξεις σε πολλά κελιά ώστε να ταιριάξετε την ετικέτα στο φύλλο εργασίας, μια άλλη δυνατότητα είναι να συγχωνεύσετε δύο ή περισσότερα κελιά. H συγχώνευση κελιών αναγκάζει το Excel να διαχειρίζεται μια ομάδα κελιών ως ένα και μοναδικό κελί, όσο αφορά τα περιεχόμενα και τη μορφοποίησή τους. Για να συγχωνεύσετε πολλά κελιά σε ένα, πατήστε στο κουμπί Merge and Center (Συγχώνευση και στοίχιση στο κέντρο) της γραμμής εργαλείων. Όπως δηλώνει και το όνομα του κουμπιού, το Excel στοιχίζει στο κέντρο τα δεδομένα των συγχωνευμένων κελιών. συμβουλή Για να χωρίσετε ένα συγχωνευμένο κελί, πατήστε σε αυτό και κατόπιν πατήστε ξανά στο κουμπί Merge and Center της γραμμής εργαλείων. Αν θέλετε να διαγράψετε μια στήλη ή μια γραμμή, πατήστε με το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού στην επικεφαλίδα της και επιλέξτε τη διαταγή Delete (Διαγραφή) από το μενού συντόμευσης που θα εμφανιστεί. Για να κρύψετε προσωρινά έναν αριθμό γραμμών ή στηλών επιλέξτε τες και, από το μενού Format (Μορφή), επιλέξτε μία από τις διαταγές Row ή Column και πατήστε
174 Microsoft Office System 2003 Βήμα Βήμα στη διαταγή Hide (Απόκρυψη). Οι γραμμές ή οι στήλες που είχατε επιλέξει θα εξαφανιστούν, όχι όμως μόνιμα, όπως θα συνέβαινε αν είχατε χρησιμοποιήσει τη διαταγή Delete. Απλώς θα πάψουν να είναι ορατές μέχρι να τις ανακαλέσετε. για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε μια από τις διαταγές Row ή Column του μενού Format, και κατόπιν πατήστε στη διαταγή Unhide (Επανεμφάνιση). Όταν προσθέτετε μια γραμμή ή μια στήλη σε ένα ήδη μορφοποιημένο φύλλο εργασίας, εμφανίζεται το κουμπί Insert Options (Επιλογές εισαγωγής). Όπως και με τα κουμπιά Paste Options και Auto Fill Options, αν πατήσετε στο κουμπί Insert Options θα εμφανιστεί μια λίστα με επιλογές που μπορείτε να κάνετε σχετικά με το πώς θα μορφοποιηθεί η νέα γραμμή ή στήλη. Οι επιλογές συνοψίζονται στον επόμενο πίνακα. Επιλογή Format Same as Above (Μορφοποίηση όπως η επάνω) Format Same as Below (Μορφοποίηση όπως η κάτω) Format Same as Left (Μορφοποίηση όπως η αριστερή) Format Same as Right (Μορφοποίηση όπως η δεξιά) Clear Formatting (Απαλοιφή μορφοποίησης) Ενέργεια Εφαρμόζει στη νέα γραμμή τη μορφοποίηση της γραμμής που βρίσκεται από πάνω της. Εφαρμόζει στη νέα γραμμή τη μορφοποίηση της γραμμής που βρίσκεται κάτω από αυτή. Εφαρμόζει στη νέα στήλη τη μορφοποίηση της στήλης που βρίσκεται αριστερά της. Εφαρμόζει στη νέα στήλη τη μορφοποίηση της στήλης που βρίσκεται δεξιά της. Εφαρμόζει στη νέα στήλη ή γραμμή την προεπιλεγμένη μορφοποίηση. Στην επόμενη άσκηση θα κάνετε τα δεδομένα του φύλλου εργασίας με τις πωλήσεις του Ιανουαρίου πιο ευανάγνωστα. Πρώτα θα ονομάσετε το φύλλο εργασίας και θα το μεταφέρετε στην αρχή της λίστας των φύλλων του βιβλίου εργασίας. Κατόπιν, θα αυξήσετε το πλάτος των στηλών και το ύψος των γραμμών των κελιών με τα στοιχεία των πωλήσεων. Ακόμη, θα συγχωνεύσετε και θα κεντράρετε τον τίτλο του φύλλου εργασίας, και θα προσθέσετε μια γραμμή ανάμεσα σε αυτόν και τη γραμμή με τις ώρες για τις οποίες έγινε η καταγραφή των πωλήσεων από την εταιρεία. Κατόπιν, θα προσθέσετε μια στήλη αριστερά από την πρώτη στήλη δεδομένων και θα κρύψετε τις γραμμές με τα στοιχεία για όλο το μήνα εκτός από την πρώτη εβδομάδα του. ΠΡΟΣΕΞΤΕ ΝΑ ξεκινήσετε το Excel πριν αρχίσετε την άσκηση. ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΗΣΤΕ το έγγραφο Easier από το φάκελο αρχείων πρακτικής εξάσκησης αυτής της ενότητας. Το αρχείο αυτό βρίσκεται στο φάκελο My Documents\Microsoft Press\Office 2003 SBS\SettingUpWorkbook, αλλά μπορείτε επίσης να το προσπελάσετε επιλέγοντας Start/All Programs/Microsoft Press/Microsoft Office System 2003 Step by Step. ΑΝΟΙΞΤΕ το έγγραφο Easier.xls. Αποκοπή 1 Επιλέξτε τα κελιά C1 έως D3 και πατήστε στο κουμπί Cut της Βασικής γραμμής εργαλείων. 2 Επιλέξτε τα κελιά B5 έως C7. 3 Στο μενού Insert, πατήστε στη διαταγή Cut Cells (Αποκομμένα κελιά). Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Insert Paste (Εισαγωγή με επικόλληση). 4 Αν χρειάζεται, ενεργοποιήστε το κουμπί επιλογής Shift Cells Right (Μετατόπιση κελιών προς τα δεξιά) και πατήστε στο OK.
Κεφάλαιο 5: Προετοιμασία βιβλίου εργασίας 175 Τα αποκομμένα κελιά θα μετακινηθούν στη θέση των κελιών B5 έως C7, "σπρώχνοντας" τα υ- πάρχοντα κελιά προς τα δεξιά. Οι τιμές των κελιών C5 έως C7 θα αντιγραφούν στα κελιά D5 έως D7, κάτι που είναι λάθος. 5 Επιλέξτε τα κελιά D5 έως D7 και διαλέξτε τη διαταγή Delete από το μενού Edit. Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Delete. 6 Αν χρειάζεται, ενεργοποιήστε το κουμπί επιλογής Shift Cells Left (Μετατόπιση κελιών προς τα αριστερά) και πατήστε στο OK. Τα κελιά D5 έως D7 θα διαγραφούν. 7 Στην κάτω δεξιά γωνία του παραθύρου του βιβλίου εργασίας, πατήστε με το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού στην καρτέλα του φύλλου Sheet2. 8 Από το μενού συντόμευσης που θα εμφανιστεί, επιλέξτε τη διαταγή Rename (Μετονομασία). Η λέξη Sheet2 επισημαίνεται. 9 Πληκτρολογήστε January, και πατήστε ENTER. Το όνομα του φύλλου εργασίας αλλάζει από Sheet2 σε January. 10 Πατήστε στην καρτέλα του φύλλου January, και σύρετέ την αριστερά από την καρτέλα του φύλλου Sheet1. Η καρτέλα του φύλλου January μετακινείται αριστερά από την καρτέλα του φύλλου Sheet1. Καθώς γίνεται η μετακίνηση, ένα ανάποδο μαύρο τρίγωνο δείχνει τη θέση του φύλλου στο βιβλίο εργασίας. 11 Πατήστε στην επικεφαλίδα της στήλης A και σύρετε μέχρι τη στήλη M. Επισημαίνονται όλες οι στήλες από την A μέχρι τη M. 12 Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στο δεξιό άκρο της στήλης Α, και σύρετέ το προς τα δεξιά μέχρι η συμβουλή οθόνης να δείξει Width: 10.00 (75 pixels). Το πλάτος των επιλεγμένων στηλών θα αλλάξει.
176 Microsoft Office System 2003 Βήμα Βήμα 13 Επιλέξτε τις γραμμές 3 μέχρι 35. Οι γραμμές 3 έως 35 θα επισημανθούν. 14 Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στο κάτω άκρο της γραμμής 3, και σύρετέ το προς τα κάτω μέχρι η συμβουλή οθόνης να δείξει Height: 25.50 (34 pixels). Το ύψος των επιλεγμένων γραμμών θα αλλάξει. Συγχώνευση και στοίχιση στο κέντρο 15 Πατήστε στο κελί E2 και σύρετε μέχρι το κελί G2. 16 Στη γραμμή εργαλείων Μορφοποίησης, πατήστε στο κουμπί Merge and Center (Συγχώνευση και στοίχιση στο κέντρο). Τα κελιά E2, F2, και G2 συγχωνεύονται σε ένα και μοναδικό κελί, και τα περιεχόμενα του νέου αυτού κελιού κεντράρονται. σημαντικό Ανάλογα με την ανάλυση οθόνης που έχετε ορίσει στον υπολογιστή σας και το ποια κουμπιά γραμμών εργαλείων χρησιμοποιείτε συχνότερα, είναι πιθανό να μην εμφανίζονται όλα τα κουμπιά στις γραμμές εργαλείων του Excel. Αν κάποιο κουμπί που αναφέρεται σε αυτό το βιβλίο δεν εμφανίζεται σε μια γραμμή εργαλείων, πατήστε στο βέλος του πτυσσόμενου καταλόγου Toolbar Options (Επιλογές γραμμής εργαλείων) της συγκεκριμένης γραμμής εργαλείων για να εμφανίσετε και τα υπόλοιπα διαθέσιμα κουμπιά της. 17 Πατήστε στο κελί A3. 18 Στο μενού Insert, πατήστε στη διαταγή Rows. Μια νέα γραμμή, με τον αριθμό 3, θα εμφανιστεί πάνω από τη γραμμή που προηγουμένως είχε τον αριθμό αυτόν.
Κεφάλαιο 5: Προετοιμασία βιβλίου εργασίας 177 19 Στο μενού Insert, πατήστε στη διαταγή Columns. Μια νέα στήλη, με το γράμμα Α, θα εμφανιστεί στα αριστερά της στήλης που προηγουμένως χαρακτηριζόταν με το γράμμα αυτό. 20 Επιλέξτε τις γραμμές 13 έως 36. Οι γραμμές 13 έως 36 θα επισημανθούν. 21 Στη μενού Format, δείξτε στην επιλογή Row και πατήστε στη διαταγή Hide (Απόκρυψη). Οι γραμμές 13 έως 36 θα εξαφανιστούν από το φύλλο εργασίας. 22 Στο μενού Format, δείξτε στην επιλογή Row και πατήστε στη διαταγή Unhide (Επανεμφάνιση). Οι κρυμμένες γραμμές επανεμφανίζονται στο φύλλο εργασίας. 23 Επιλέξτε τη διαταγή Options (Επιλογές) από το μενού Tools. Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Options. 24 Πατήστε στην καρτέλα General (Γενικά). Θα εμφανιστεί η ομώνυμη καρτέλα. 25 Στο πλαίσιο Sheets In New Workbook (Φύλλα σε νέο βιβλίο εργασίας), πληκτρολογήστε την τιμή 12.
178 Microsoft Office System 2003 Βήμα Βήμα Αποθήκευση 26 Πατήστε στο OK. 27 Πατήστε στο κουμπί Save (Αποθήκευση) της Βασικής γραμμής εργαλείων. Το Excel αποθηκεύει το έγγραφο. ΚΛΕΙΣΤΕ το αρχείο Easier.xls. Πιο ευανάγνωστα δεδομένα Αφού τροποποιήσετε το φύλλο εργασίας σας ώστε να δουλεύετε πιο άνετα με αυτό, μπορείτε να κάνετε τα δεδομένα σας περισσότερο ευανάγνωστα αλλάζοντας τον τρόπο με τον οποίο παρουσιάζονται μέσα στα κελιά του φύλλου. Μια περίπτωση που θα χρειαστεί να αλλάξετε τον τρόπο παρουσίασης των δεδομένων είναι όταν δε χωρούν στα όρια των κελιών και δε θέλετε να συγχωνεύσετε τα κελιά όπου τα στοιχεία επικαλύπτονται. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να αποφύγετε τη συγχώνευση των κελιών για να προσθέσετε αργότερα δεδομένα ή σχόλια στα γειτονικά κελιά. Η επόμενη εικόνα δείχνει τι συμβαίνει όταν δύο γειτονικά κελιά επικαλύπτονται. Αν το δεξιό κελί ήταν άδειο, το κείμενο στο αριστερό κελί θα "ξεχείλιζε" σε αυτό. Όταν όμως στο δεξιό κελί υπάρχουν δεδομένα, το Excel τα φέρνει σε πρώτο πλάνο, κρύβοντας αυτά που "ξεχειλίζουν" από το γειτονικό κελί. Για να αποφύγετε την επικάλυψη του κειμένου στο πρώτο κελί από το κείμενο του δεύτερου κελιού, μπορείτε να το κάνετε να αναδιπλώνεται, όπως φαίνεται στην επόμενη εικόνα. συμβουλή Ίσως μπείτε στον πειρασμό να αλλάξετε απλώς το πλάτος της στήλης ώστε να χωρέσει τα δεδομένα, αλλά να θυμάστε ότι αυτή η ενέργεια θα κάνει τη στήλη να ξεχωρίζει στο φύλλο εργασίας, και πιθανόν πιο δύσκολη την ανάγνωση δεδομένων σε άλλες στήλες. Άλλος ένας τρόπος για να κάνετε τα δεδομένα σας πιο ευανάγνωστα είναι να δώσετε έμφαση σε κάποιες ετικέτες, αλλάζοντας τον τρόπο εμφάνισης των δεδομένων στα κελιά. Μια μέθοδος για να ξεχωρίσετε τις ετικέτες από τα δεδομένα που τις ακολουθούν είναι να αλλάξετε τη στοίχισή τους στα κελιά. Για παράδειγμα, μπορείτε να κεντράρετε τις ετικέτες δεδομένων στα κελιά τους, ξεχωρίζοντάς τες από τα υπόλοιπα δεδομένα της στήλης που είναι στοιχισμένα δεξιά.
Κεφάλαιο 5: Προετοιμασία βιβλίου εργασίας 179 Επίσης, μπορείτε να κάνετε πιο ευανάγνωστα τα δεδομένα του φύλλου εργασίας σας σταθεροποιώντας τις ετικέτες στην κορυφή των στηλών. Αυτό θα τις κρατήσει στην κορυφή της οθόνης, ανεξάρτητα από το πόσο έχει κυλήσει προς τα κάτω το έγγραφό σας. Για παράδειγμα, υποθέστε ότι η Catherine Turner, ιδιοκτήτρια της εταιρείας The Garden Company, δε θυμάται απ' έξω ποια δεδομένα έχουν αποθηκευτεί σε ποιες στήλες ενός φύλλου εργασίας. Αν σταθεροποιήσει τις ετικέτες των δεδομένων στην κορυφή των στηλών, μπορεί να μεταφερθεί μέχρι την τελευταία γραμμή του φύλλου εργασίας, και οι ετικέτες να παραμένουν ορατές ως αναφορά. Το Excel διαχωρίζει τα σταθεροποιημένα από τα "κινητά" κελιά με μια γραμμή διαίρεσης (split bar). Γραμμή διαίρεσης αντιμετώπιση προβλήματος Όταν ορίζετε στο Excel να σταθεροποιήσει γραμμές στο φύλλο εργασίας σας, αυτό σταθεροποιεί τις γραμμές επάνω από το ενεργό κελί και τις στήλες στα αριστερά του. Έτσι, αν θέλετε να σταθεροποιήσετε τις τρεις πρώτες γραμμές του φύλλου σας, πατήστε στο πρώτο κελί της τέταρτης γραμμής (το κελί A4) και μετά ενεργοποιήστε τη σταθεροποίηση. Αν θέλετε να σταθεροποιήσετε τις τρεις πρώτες γραμμές και την πρώτη στήλη του φύλλου σας, πρέπει να πατήσετε στο δεύτερο κελί της τέταρτης γραμμής (το κελί B4). Στην άσκηση αυτή θα εμποδίσετε την υπερχείλιση των περιεχομένων ενός κελιού στα γειτονικά του, ώστε να μπορείτε να καταχωρίσετε σε αυτά τα κελιά σχόλια χωρίς να κρύψετε τα δεδομένα του πρώτου κελιού. Κατόπιν, θα αλλάξετε τη στοίχιση των κελιών με τις ετικέτες δεδομένων για τις στήλες του φύλλου εργασίας σας, και θα σταθεροποιήσετε αυτές τις ετικέτες ώστε να παραμένουν στην κορυφή της σελίδας καθώς κυλάτε το φύλλο εργασίας προς τα κάτω. ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΗΣΤΕ το έγγραφο DataRead.xls από το φάκελο αρχείων πρακτικής εξάσκησης αυτής της ενότητας. Το αρχείο αυτό βρίσκεται στο φάκελο My Documents\Microsoft Press\Office 2003 SBS\SettingUpWorkbook, αλλά μπορείτε επίσης να το προσπελάσετε επιλέγοντας Start/All Programs/Microsoft Press/Microsoft Office System 2003 Step by Step. ΑΝΟΙΞΤΕ το αρχείο DataRead.xls. 1 Αν χρειάζεται, πατήστε στην καρτέλα του φύλλου SalesbyCategory (Πωλήσεις ανά κατηγορία). 2 Πατήστε στο κελί B34. 3 Επιλέξτε τη διαταγή Cells (Κελιά) του μενού Format. Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Format Cells.
180 Microsoft Office System 2003 Βήμα Βήμα 4 Αν χρειάζεται, πατήστε στην καρτέλα Alignment (Στοίχιση). Στοίχιση στο κέντρο 5 Αν χρειάζεται, ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Wrap text (Αναδίπλωση κειμένου) και πατήστε στο OK. Το κείμενο στο κελί B34 αναδιπλώνεται για να χωρέσει μέσα στα αρχικά όρια του κελιού. 6 Πατήστε στο κελί B1 και σύρετε μέχρι το κελί E1. 7 Στη γραμμή εργαλείων Μορφοποίησης, πατήστε στο κουμπί Center (Στοίχιση στο κέντρο). Τα περιεχόμενα των επιλεγμένων κελιών κεντράρονται μέσα σε αυτά. Αποθήκευση 8 Πατήστε στο κελί A2. 9 Στο μενού Window (Παράθυρο), πατήστε στη διαταγή Freeze Panes (Σταθεροποίηση τμημάτων παραθύρου). Μια γραμμή διαίρεσης εμφανίζεται μεταξύ των γραμμών 1 και 2. 10 Πατήστε στο κάτω βέλος της κατακόρυφης ράβδου κύλισης. Η γραμμή 1 μένει στη θέση της ενώ οι υπόλοιπες κυλούν κανονικά. 11 Στο μενού Window, πατήστε στη διαταγή Unfreeze Panes (Αποσταθεροποίηση τμημάτων παραθύρου). Η γραμμή διαίρεσης θα εξαφανιστεί, και όλες οι γραμμές θα κυλούν τώρα κανονικά. 12 Πατήστε στο κουμπί Save (Αποθήκευση) της Βασικής γραμμής εργαλείων. Το Excel αποθηκεύει τις αλλαγές σας. ΚΛΕΙΣΤΕ το αρχείο DataRead.xls.
Κεφάλαιο 5: Προετοιμασία βιβλίου εργασίας 181 Προσθήκη γραφικού σε έγγραφο Ένας σημαντικός παράγοντας για το στήσιμο μιας ισχυρής επιχείρησης είναι η δημιουργία μιας εύκολα αναγνωρίσιμης εταιρικής ταυτότητας. Εκτός από την προφανή ανάγκη για μια σωστή διεύθυνση, δύο σημαντικά φυσικά χαρακτηριστικά μιας ισχυρής επιχείρησης πωλήσεων είναι ένα καλοστημένο κατάστημα, και ένα εντυπωσιακό στο μάτι, εύκολα αναγνωρίσιμο λογότυπο. Αφού δημιουργήσετε εσείς ή ο γραφίστας σας ένα λογότυπο, πρέπει να το προσθέτετε σε όλα τα έγγραφα, ειδικά σε αυτά που προορίζονται για τους πελάτες σας. Το λογότυπο όχι μόνο δείχνει ότι τα έγγραφα προέρχονται από την εταιρεία σας, αλλά λειτουργεί επίσης και ως διαφημιστικό, ενθαρρύνοντας οποιονδήποτε βλέπει τα φύλλα εργασίας να καλέσει στο τηλέφωνο ή να επισκεφθεί την εταιρεία σας. Ένας τρόπος για να προσθέσετε μια εικόνα σε ένα φύλλο εργασίας είναι μέσω της διαταγής Picture (Εικόνα) του μενού Insert (Εισαγωγή). Η επιλογή της διαταγής αυτής εμφανίζει ένα υπομενού με διάφορες προελεύσεις, από τις οποίες μπορείτε να επιλέξετε τι είδους εικόνα θα προσθέσετε. στην περίπτωσή μας, όπου θα προσθέσετε ένα λογότυπο που είναι αποθηκευμένο ως αρχείο γραφικού, πρέπει να πατήσετε στη διαταγή From File (Από αρχείο) για να ανοίξετε ένα πλαίσιο διαλόγου το οποίο σας επιτρέπει να εντοπίσετε την εικόνα στο σκληρό σας δίσκο. συμβουλή Κατά την εισαγωγή μιας εικόνας, μπορεί να εμφανιστεί η γραμμή εργαλείων Εικόνας (Picture). Αυτή η γραμμή εργαλείων περιέχει κουμπιά με τα οποία μπορείτε να αλλάξετε την αντίθεση της εικόνας, τη φωτεινότητά της, κ.ο.κ. Αν και με αυτά τα κουμπιά μπορείτε να αλλάξετε την εμφάνιση της εικόνας σας, δεν έχετε τον έλεγχο που σας προσφέρει το πλαίσιο διαλόγου Format Picture, το οποίο παρουσιάζεται στη συνέχεια της ενότητας αυτής. Όταν προσθέσετε την εικόνα στο φύλλο εργασίας σας, μπορείτε να αλλάξετε τη θέση της σύροντάς τη στη θέση που θέλετε. Μπορείτε επίσης να αλλάξετε την εμφάνισή της ανοίγοντας το μενού Format και επιλέγοντας τη διαταγή Picture. Στη συνέχεια, στο πλαίσιο διαλόγου Format Picture, μπορείτε να τροποποιήσετε το μέγεθος ή τη φωτεινότητα της εικόνας, να την περιστρέψετε στη σελίδα, ή να περικόψετε οποιοδήποτε τμήμα της που δε θέλετε να εμφανίζεται. Το μέγεθος μιας εικόνας μπορεί επίσης να αλλάξει αν πατήσετε σε αυτή και σύρετε μια από τις λαβές που εμφανίζονται στο περίγραμμά της. Στο πλαίσιο διαλόγου Format Picture μπορείτε να εξασφαλίσετε ότι ο λόγος διαστάσεων (aspect ratio), δηλαδή η σχέση μεταξύ του ύψους και του πλάτους της εικόνας, θα παραμείνει σταθερός. Αν κατά λάθος αλλάξετε το μέγεθος μιας εικόνας με τις λαβές, απλώς πατήστε στο κουμπί Undo για να ακυρώσετε την αλλαγή. Αν θέλετε μια εικόνα να εμφανίζεται πολλές φορές στο φόντο ενός φύλλου εργασίας, σχηματίζοντας ένα επαναλαμβανόμενο μοτίβο πίσω από τα δεδομένα του φύλλου σας, μπορείτε να ανοίξετε το μενού Format, να δείξετε στην επιλογή Sheet, και να πατήσετε στη διαταγή Background. Στο πλαίσιο διαλόγου Sheet Background (Φόντο φύλλου εργασίας), επιλέξτε την εικόνα που θέλετε να χρησιμοποιηθεί ως φόντο για το φύλλο εργασίας σας, και πατήστε στο OK.
182 Microsoft Office System 2003 Βήμα Βήμα συμβουλή Για να καταργήσετε μια εικόνα φόντου από ένα φύλλο εργασίας, ανοίξτε το μενού Format, δείξτε στην επιλογή Sheet, και πατήστε στη διαταγή Delete Background (Διαγραφή φόντου). Σε αυτή την άσκηση θα προσθέσετε ένα νέο λογότυπο για την εταιρεία The Garden Company σε ένα υπάρχον φύλλο εργασίας, θα αλλάξετε τη θέση τής εικόνας στο φύλλο εργασίας, θα μειώσετε το μέγεθός της, και θα αλλάξετε τη φωτεινότητα και την αντίθεσή της. Επίσης, θα την περιστρέψετε και θα την περικόψετε, θα τη διαγράψετε και, τέλος, θα την εμφανίσετε σε επαναλαμβανόμενο μοτίβο ως φόντο του φύλλου εργασίας. ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΗΣΤΕ το έγγραφο AddPicture.xls από το φάκελο αρχείων πρακτικής εξάσκησης αυτής της ενότητας. Το αρχείο αυτό βρίσκεται στο φάκελο My Documents\Microsoft Press\Office 2003 SBS\SettingUpWorkbook, αλλά μπορείτε επίσης να το προσπελάσετε επιλέγοντας Start/All Programs/Microsoft Press/Microsoft Office System 2003 Step by Step. ΑΝΟΙΞΤΕ το αρχείο AddPicture.xls. 1 Πατήστε στο κελί A1. 2 Στο μενού Insert, δείξτε στην επιλογή Picture και πατήστε στη διαταγή From File (Από αρχείο). Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Insert Picture. 3 Αν χρειάζεται, ανοίξτε το φάκελο SettingUpWorkbook και κατόπιν διπλοπατήστε στο αρχείο tgc_logo.gif. Το επιλεγμένο γραφικό εμφανίζεται στο αρχείο AddPicture.xls. 4 Πατήστε με το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού στο γραφικό και, από το μενού συντόμευσης που θα εμφανιστεί, επιλέξτε τη διαταγή Format Picture (Μορφοποίηση εικόνας). Θα εμφανιστεί το ομώνυμο πλαίσιο διαλόγου.
Κεφάλαιο 5: Προετοιμασία βιβλίου εργασίας 183 5 Πατήστε στην καρτέλα Size (Μέγεθος) για να την εμφανίσετε. Παρατηρήστε ότι το πλαίσιο ελέγχου Lock aspect ratio (Κλείδωμα λόγου διαστάσεων) είναι ενεργοποιημένο. 6 Στο τμήμα Scale (Κλίμακα) της καρτέλας, διαγράψτε τα περιεχόμενα του πλαισίου Height (Ύψος) και πληκτρολογήστε 50%. 7 Στο τμήμα Size and Rotate (Μέγεθος και περιστροφή) της καρτέλας, διαγράψτε τα περιεχόμενα του πλαισίου Rotation (Περιστροφή), πληκτρολογήστε 180, και πατήστε στο OK. Η εικόνα θα αλλάξει μέγεθος, διατηρώντας τον αρχικό λόγο διαστάσεων, και θα περιστραφεί. 8 Πατήστε στο κέντρο του γραφικού και σύρετέ το έτσι ώστε να κεντραριστεί οριζόντια στην οθόνη, και το επάνω μέρος του να είναι κάτω ακριβώς από τη γραμμή 1. Το γραφικό μετακινείται μαζί με το δείκτη του ποντικιού σας. αντιμετώπιση προβλήματος Να θυμάστε ότι, αν σύρετε μία από τις λαβές στα άκρα της εικόνας, θα αλλάξετε το μέγεθός της. Αν κατά λάθος αλλάξετε τις διαστάσεις του λογότυπου αντί να το μετακινήσετε, πατήστε στο κουμπί Undo. 9 Επιλέξτε τη διαταγή Picture από το μενού Format. Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Format Picture. 10 Πατήστε στην καρτέλα Picture. Εμφανίζεται η καρτέλα Picture.
184 Microsoft Office System 2003 Βήμα Βήμα 11 Στο τμήμα Image Control (Έλεγχος εικόνας) του πλαισίου διαλόγου, διαγράψτε τα περιεχόμενα του πλαισίου Brightness (Φωτεινότητα) και πληκτρολογήστε 40. 12 Στο ίδιο τμήμα του πλαισίου διαλόγου, διαγράψτε τα περιεχόμενα του πλαισίου Contrast (Αντίθεση) και πληκτρολογήστε 40. 13 Στο τμήμα Crop From (Περικοπή από) του πλαισίου διαλόγου, διαγράψτε τα περιεχόμενα του πλαισίου Top (Κορυφή), πληκτρολογήστε.5, και πατήστε στο OK. Η εικόνα θα αλλάξει και θα αποκτήσει τις ιδιότητες που ορίσατε. 14 Αν χρειάζεται, επιλέξτε την εικόνα, και πατήστε στο κουμπί Cut της Βασικής γραμμής εργαλείων. Η εικόνα εξαφανίζεται. 15 Στη μενού Format (Μορφή), δείξτε στην επιλογή Sheet και πατήστε στη διαταγή Background (Φόντο). Θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Sheet Background (Φόντο φύλλου). 16 Αν είναι απαραίτητο, ανοίξτε το φάκελο SettingUpWorkbook, και κατόπιν διπλοπατήστε στο αρχείο tgc_logo.gif. Η εικόνα επαναλαμβάνεται στο φόντο του ενεργού φύλλου εργασίας. Αποθήκευση 17 Πατήστε στο κουμπί Save (Αποθήκευση) της Βασικής γραμμής εργαλείων. Το Excel αποθηκεύει τις αλλαγές σας. ΚΛΕΙΣΤΕ το αρχείο AddPicture.xls.
Κεφάλαιο 5: Προετοιμασία βιβλίου εργασίας 185 Βασικά σημεία Μπορείτε να καθορίσετε τον αριθμό των φύλλων εργασίας τα οποία θα περιέχονται στα νέα βιβλία εργασίας που δημιουργείτε. Αν, για παράδειγμα, χρησιμοποιείτε βιβλία εργασίας όπου κάθε φύλλο αντιστοιχεί σε ένα μήνα του έτους, αλλάξτε τον προεπιλεγμένο α- ριθμό των φύλλων σε 12! Μια από τις μεγαλύτερες διευκολύνσεις που μπορείτε να προσφέρετε στους συναδέλφους σας είναι να εξασφαλίζετε την εύκολη ανάγνωση των δεδομένων σας. Βεβαιωθείτε ότι οι στήλες και οι γραμμές των φύλλων εργασίας σας είναι αρκετά ευρύχωρες για να φιλοξενήσουν τα δεδομένα. Να θυμάστε ότι σε ένα φύλλο εργασίας μπορείτε να προσθέτετε ή να διαγράφετε μεμονωμένα κελιά. Αν ξεχάσατε να πληκτρολογήσετε μια τιμή κελιού, μπορείτε απλώς να προσθέσετε ένα κελί στη θέση που πρέπει, χωρίς να ακολουθήσετε τη χρονοβόρα διαδικασία της αποκοπής και επικόλλησης. Μετά την προσθήκη μιας εικόνας στο φύλλο εργασίας σας, μπορείτε να αλλάξετε το μέγεθος και την εμφάνισή της χρησιμοποιώντας το πλαίσιο διαλόγου Format Picture.