Πρόσκληση ενδιαφέροντος για πραγματοποίηση Παιδικών Θεατρικών Παραστάσεων Α. Γενικές πληροφορίες τον Οκτώβριο 2017 Ο Δήμος Στροβόλου δέχεται προτάσεις για πραγματοποίηση παιδικών θεατρικών παραστάσεων για μαθητές των σχολείων Στροβόλου (Δημοτικών Σχολείων και Νηπιαγωγείων), την περίοδο 9-12 Οκτωβρίου 2017. Οι παραστάσεις θα πραγματοποιηθούν στο Δημοτικό Θέατρο Στροβόλου. Δικαίωμα συμμετοχής στο διαγωνισμό έχουν φυσικά ή νομικά πρόσωπα που λειτουργούν νόμιμα στην Κύπρο ή στο εξωτερικό. Οι προτάσεις θα πρέπει να είναι σε σφραγισμένο φάκελο, στον οποίο θα αναγράφεται: «Προτάσεις για πραγματοποίηση παιδικών θεατρικών παραστάσεων από τον Δήμο Στροβόλου». Όλες οι προτάσεις θα πρέπει να υποβληθούν με το «Έντυπο Υποβολής Προτάσεων για πραγματοποίηση παιδικών θεατρικών παραστάσεων το έτος 2017 από τον Δήμο Στροβόλου», το οποίο οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να προμηθευτούν από την ιστοσελίδα του Δήμου Στροβόλου www.strovolos.org.cy (Αρχική Σελίδα/Εξυπηρέτηση Δημοτών/Γενικές Πληροφορίες/Έντυπα\Αιτήσεις) Οι προτάσεις υποβάλλονται είτε απευθείας στο κιβώτιο προσφορών του Δήμου Στροβόλου στη διεύθυνση Λεωφ. Στροβόλου 100, 2020 Στρόβολος ή αποστέλλονται στα γραφεία του Δήμου, με συστημένη ταχυδρομική επιστολή, η οποία θα πρέπει, με ευθύνη του φορέα που υποβάλλει την πρόταση, να παραληφθεί από τον Δήμο μέχρι την τελευταία προθεσμία υποβολής προτάσεων. Δε λαμβάνονται υπόψη και θεωρούνται εκπρόθεσμες, προτάσεις που είτε υποβλήθηκαν στο κιβώτιο προσφορών μετά την καθορισμένη ημερομηνία και ώρα, είτε ταχυδρομήθηκαν έγκαιρα, αλλά δεν έφθασαν έγκαιρα στα γραφεία του Δήμου. Οι αιτητές, των οποίων οι προτάσεις θα επιλεγούν, θα κληθούν να υπογράψουν ειδική συμφωνία με τον Δήμο. Ημερομηνία λήξης προθεσμίας υποβολής προτάσεων: 12.00 το μεσημέρι της Δευτέρας, 10 Ιουλίου 2017 Οι φάκελοι με τις προτάσεις θα ανοιχθούν αμέσως μετά την εκπνοή της τελευταίας προθεσμίας υποβολής τους. Καμία εκπρόθεσμη πρόταση δε θα ληφθεί υπόψη για περαιτέρω αξιολόγηση. Προτάσεις που θα υποβληθούν χωρίς το «Έντυπο Υποβολής Προτάσεων για πραγματοποίηση Παιδικών Θεατρικών Παραστάσεων το έτος 2017 από τον Δήμο Στροβόλου» κατάλληλα συμπληρωμένο, δε θα τύχουν αξιολόγησης. Για περισσότερες πληροφορίες μπορείτε να αποτείνεστε στον Τομέα Γραμμάτων και Τεχνών του Δήμου Στροβόλου, στα τηλέφωνα 22 470450, 22 470341. 1
Β. Οδηγίες προς ενδιαφερομένους 1. Οι παιδικές θεατρικές παραστάσεις θα πραγματοποιηθούν την περίοδο 9-12 Οκτωβρίου 2017, στο Δημοτικό Θέατρο Στροβόλου. 1.1. Τις παραστάσεις θα παρακολουθήσουν παιδιά σχολικής και ενδεχομένως και προσχολικής ηλικίας, από δημοτικά σχολεία και νηπιαγωγεία στον Στρόβολο. 1.2. Οι παραστάσεις θα δοθούν τις πρωινές ώρες και συγκεκριμένα, τις ώρες λειτουργίας των σχολείων. 2. Ενδέχεται να πραγματοποιηθούν 1 ή και 2 παραστάσεις εντός της ίδιας ημέρας. Σε περίπτωση που θα δοθούν 2 παραστάσεις την ίδια ημέρα, τότε και οι 2 παραστάσεις θα είναι τις πρωινές ώρες. 2.1. Ο συνολικός αριθμός των παραστάσεων που θα δοθούν την περίοδο 9-12 Οκτωβρίου 2017 θα είναι 5-7 περίπου, με πιθανότητα μικρής αυξομείωσης. Ο τελικός αριθμός παραστάσεων θα εξαρτηθεί από τον αριθμό σχολείων και μαθητών τους που θα δηλώσουν ότι θα παρακολουθήσουν την παράσταση. 2.2. Το πρόγραμμα των παραστάσεων θα ετοιμαστεί από τον Δήμο Στροβόλου, κατόπιν δήλωσης ενδιαφέροντος από τα σχολεία και θα κοινοποιηθεί έγκαιρα στον επιτυχόντα φορέα. Διευκρινίζεται ότι, μετά τον καταρτισμό του προγράμματος, ενδέχεται να μην πραγματοποιηθούν παραστάσεις όλες τις ημέρες την περίοδο 9-12 Οκτωβρίου 2017. 3. Οι ενδιαφερόμενοι φορείς μπορούν να υποβάλουν μία ή περισσότερες προτάσεις, αλλά για κάθε πρόταση θα πρέπει να υποβάλλεται ξεχωριστό έντυπο υποβολής προτάσεων. 4. Οι προτάσεις που θα υποβληθούν θα πρέπει να είναι άρτια συμπληρωμένες, με όλα απαραιτήτως τα έγγραφα και πληροφορίες που ζητούνται. 5. Οι προτάσεις που θα προτείνονται θα πρέπει να αφορούν εκδηλώσεις υψηλού πνευματικού επιπέδου και καλλιτεχνικών προδιαγραφών και να επιδεικνύουν επαγγελματισμό εκ μέρους του παραγωγού για τη διεκπεραίωση της εκδήλωσης. 6. Η συνολική διαθέσιμη πρόνοια για την πραγματοποίηση όλων των παραστάσεων είναι 5.000. 7. Η κάθε πρόταση θα περιλαμβάνει απαραιτήτως τον τίτλο και περίληψη του έργου, αναλυτική περιγραφή της παραγωγής, όλα τα ονόματα των συμμετεχόντων καλλιτεχνών, βιογραφικά σημειώματα των βασικών συντελεστών της εκδήλωσης, καθώς και τη συνολική διάρκεια της εκδήλωσης. 7.1 Ο παραγωγός θα πρέπει να εξασφαλίσει την πιο πάνω καλλιτεχνική ομάδα, βάσει των προδιαγραφών που αναφέρονται στο έντυπο υποβολής της πρότασής του, την οποία ενέκρινε ο Δήμος. 7.2 Αποκλίσεις/διαφοροποιήσεις δεν θα γίνονται δεκτές, εκτός αν υπάρχει σοβαρή δικαιολογία (ασθένεια/ατύχημα, πόλεμος, ανωτέρα βία κλπ). Απόκλιση ή διαφοροποίηση χωρίς σοβαρή δικαιολογία θα έχει τις ακόλουθες πιθανές επιπτώσεις, κατά την απόλυτη κρίση του Δήμου Στροβόλου: 1. Τροποποίηση του τελικού ύψους του συμφωνηθέντος ποσού για την αγορά των παραστάσεων, κατά την απόλυτο κρίση του Δήμου. ή 2. Τερματισμό της συμφωνίας, μη πραγματοποίηση των παραστάσεων και κατάσχεση της εγγυητικής επιστολής για τη μη πιστή εκτέλεση της συμφωνίας (βλ. παράγραφο 25 των όρων της πρόσκλησης). 2
8. Θα πρέπει να παρατίθενται αποδεικτικά στοιχεία ότι έχει τη νόμιμη εκπροσώπηση, ή έχει αναλάβει δέσμευση ή συνάψει συμφωνία με το/τα συγκρότημα/συγκροτήματα ή το/τα σχήμα/σχήματα που προτείνει. 9. Πρέπει απαραίτητα να γίνεται σύντομη αναφορά στο προφίλ του παραγωγού (καλλιτεχνικού γραφείου, εταιρείας, ιδρύματος ή φυσικού προσώπου) που υποβάλλει την αίτηση. 10. Θα πρέπει να παρατίθενται στοιχεία ότι ο παραγωγός μπορεί να προμηθεύσει έγκαιρα στον Δήμο υλικό καλής ποιότητας και ευκρίνειας (π.χ. φωτογραφίες υψηλής ανάλυσης, δελτίο τύπου, σύντομο φιλμ ή αποσπάσματα από προηγούμενες παραστάσεις του έργου, σε περίπτωση που έχει ξαναπαιχτεί και αντιπροσωπευτικά μουσικά αποσπάσματα), το οποίο θα χρησιμοποιηθεί για την ετοιμασία του υλικού προβολής της εκδήλωσης από τον Δήμο. 11. Στην περίπτωση παραγωγής που έχει ήδη παρουσιαστεί στο εξωτερικό, θα πρέπει να υποβάλλεται απαραίτητα αντίγραφο της οπτικογραφημένης παράστασης της εκδήλωσης (DVD), καθώς και κριτικές σε έγκυρα έντυπα. Δεν γίνονται δεκτές αιτήσεις που παραπέμπουν σε ιστοσελίδες για οπτικοακουστικό υλικό ή άλλες πληροφορίες. 12. Την ευθύνη αναφορικά με οποιεσδήποτε υποχρεώσεις απορρέουν σε σχέση με πνευματικά και άλλα δικαιώματα για δημόσια εκτέλεση/παρουσίαση έχει ο παραγωγός. Οποιαδήποτε επιβάρυνση σε σχέση με την εξασφάλιση αυτών των δικαιωμάτων βαρύνουν τον Παραγωγό. 13. Η κάθε πρόταση θα πρέπει, επίσης, να συμπεριλαμβάνει την οικονομική πρόταση που περιλαμβάνεται στο «Έντυπο Υποβολής Προτάσεων για πραγματοποίηση παιδικών θεατρικών παραστάσεων», στην οποία θα δηλώνεται το συνολικό κόστος για την πραγματοποίηση όλων των παραστάσεων, το οποίο θα περιλαμβάνει όλα τα έξοδα που απαιτούνται για τη διεξαγωγή των παραστάσεων, όπως: - Αμοιβές καλλιτεχνών, άλλων συντελεστών, τεχνικών κλπ. - Πνευματικά δικαιώματα - Αεροπορικά εισιτήρια - Διαμονή - Διατροφή - Διακίνηση - Μεταφορά σκηνικών, μουσικών οργάνων κλπ. - Ενοικίαση βάθρων, εξέδρας, αναλογίων, καρεκλών και μουσικών οργάνων - Ενοικίαση και στήσιμο μηχανήματος προβολής και οθόνης - Ειδικό χαλί/δάπεδο για χορό (λινόλιουμ) - Αμοιβή εταιρείας ή/και παραγωγού - Οργανωτική δαπάνη - Ηχητική, φωτιστική, τεχνική υποστήριξη, σε περίπτωση που δεν περιλαμβάνονται στις διευκολύνσεις που προσφέρει η ενοικίαση του θεάτρου ή ο χώρος της εκδήλωσης - Φόρος εισοδήματος - Φ.Π.Α. - Οποιαδήποτε άλλα έξοδα Στις αμοιβές περιλαμβάνονται και τα παντός είδους έξοδα και δαπάνες των συμμετεχόντων στην εκδήλωση, καθώς και οι κάθε είδους κρατήσεις και κάθε άλλη επιβάρυνση, που προβλέπονται από την Κυπριακή Νομοθεσία. Ο Παραγωγός θα έχει την απόλυτη ευθύνη πληρωμής όλων των εξόδων που αναφέρονται στην παράγραφο 13. 13.1 Ο Παραγωγός θα έχει επίσης την ευθύνη να διευθετήσει τα αεροπορικά εισιτήρια, τη διαμονή, τη διατροφή, τα ημερήσια επιδόματα και τη διακίνηση της καλλιτεχνικής ομάδας στην Κύπρο και να 3
αναλάβει όλες τις δαπάνες για τα πιο πάνω σε περίπτωση που η καλλιτεχνική ομάδα θα έλθει από το εξωτερικό. 13.2 Η ευθύνη και οι δαπάνες για την τεχνική εξυπηρέτηση των εκδηλώσεων, φώτα, ηχητικά, σκηνικά, κλπ., όπως και η τυχόν μεταφορά σκηνικών από το εξωτερικό, καθώς και η εκτελώνιση και η μεταφορά τους εντός της Κύπρου, επιβαρύνει τον Παραγωγό. 13.3 Ο Παραγωγός έχει υποχρέωση να πληρώσει όπου προκύπτει, με βάση το νόμο, τον ανάλογο φόρο εισοδήματος και Φόρο Προστιθέμενης Αξίας, τόσο για τον ίδιο, όσο και για τους καλλιτέχνες από το εξωτερικό. 13.4 Τονίζεται ότι, σε περίπτωση που μετά την έγκριση οποιασδήποτε πρότασης προκύψουν άλλα επιπρόσθετα έξοδα, για τα οποία ο Δήμος δεν είχε εξ αρχής ενημερωθεί, ο Δήμος δε θα δεσμεύεται να προβεί στην εξόφλησή τους. Τυχόν τέτοια έξοδα θα επιβαρύνουν αποκλειστικά τον Παραγωγό και σε περίπτωση που αρνηθεί να προχωρήσει στην εξόφλησή τους, τότε ο Δήμος θα διατηρεί το δικαίωμα όπως αποκόψει το εν λόγω ποσό από το συμφωνηθέν ποσό, που αφορά την πραγματοποίηση των παραστάσεων. 13.5 Δε θα γίνεται δεκτή οποιαδήποτε αναθεώρηση από μέρους του ενδιαφερόμενου φορέα, των ποσών που δηλώνονται στην πρόταση μετά την παραλαβή της από τον Δήμο. 13.6 Ο Δήμος κατά την αξιολόγηση των προτάσεων διατηρεί το δικαίωμα όπως διαπραγματευτεί αλλαγή των ποσών που δηλώνονται. 13.7. Ο παραγωγός θα έχει την υποχρέωση με δική του οικονομική επιβάρυνση να υπάρχει ασφαλιστική κάλυψη έναντι Αστικής Ευθύνης για έκαστη εκδήλωση. 14. Ο Δήμος Στροβόλου θα έχει τη δυνατότητα να εξασφαλίζει χορηγούς, κάτι το οποίο δεν δικαιούται να πράξει ο Παραγωγός. 15. Σε περίπτωση που απαιτείται η χρήση του χώρου της εκδήλωσης επιπλέον μέρα ή μέρες για την πραγματοποίηση πρόβας ή δοκιμής ή στήσιμο της παράστασης, τότε θα πρέπει απαραιτήτως να δηλωθεί στην πρόταση. 16. Οποιαδήποτε απαιτούμενη άδεια ή έγκριση οποιασδήποτε Κυβερνητικής, Τοπικής ή άλλης Αρχής αναφορικά με τις άδειες εργασίας των καλλιτεχνών θα ληφθεί με ευθύνη και οικονομική επιβάρυνση των ιδίων. 17. Ο Δήμος μπορεί να προμηθεύσει, εάν ζητηθεί, κατάλογο με τον διαθέσιμο ηχητικό και φωτιστικό εξοπλισμό. 17.1 Σε περίπτωση που απαιτείται οποιοσδήποτε επιπλέον ηχητικός ή φωτιστικός εξοπλισμός, πέραν του υφιστάμενου, τότε τα έξοδα ενοικίασής του θα επιβαρύνουν αποκλειστικά τον επιτυχόντα φορέα. 17.2. Η αμοιβή του ηχολήπτη θα επιβαρύνει, επίσης, τον επιτυχόντα φορέα. 18. Όσον αφορά τη φωτιστική κάλυψη στο Δημοτικό Θέατρο, ο Δήμος διαθέτει έμπειρους, εξουσιοδοτημένους φωτιστές. Σε περίπτωση που ο επιτυχών φορέας επιθυμεί επιπρόσθετα τη χρήση υπηρεσιών άλλων φωτιστών, τότε οι αμοιβές τους θα επιβαρύνουν αποκλειστικά τον επιτυχόντα φορέα. Τονίζεται ότι, σε τέτοια περίπτωση, οι οποιοιδήποτε άλλοι φωτιστές, θα εργάζονται υπό την εποπτεία των εξουσιοδοτημένων από τον Δήμο φωτιστών. 4
19. Τονίζεται ότι ο παραγωγός θα έχει την απόλυτη ευθύνη της χρήσης οποιουδήποτε άλλου εξοπλισμού, πέραν του υφιστάμενου του θεάτρου, που θα τοποθετηθεί προσωρινά σε οποιονδήποτε χώρο του θεάτρου, για τις ανάγκες των παραστάσεων. 20. Σε περίπτωση που ο Δήμος ή άλλη Δημόσια Υπηρεσία το ζητήσει, ο επιτυχών φορέας θα έχει την υποχρέωση να ετοιμάσει με δική του οικονομική επιβάρυνση και να παραδώσει στον Δήμο Σχέδιο Ασφάλειας και Υγείας για τις παραστάσεις, πριν την πραγματοποίησή τους. Όλοι οι εμπλεκόμενοι στην εκδήλωση (παραγωγός, ηθοποιοί, καλλιτέχνες, χορευτές, τεχνικοί κλπ), έχουν την υποχρέωση της τήρησης ΟΛΩΝ των προνοιών των Περί Ασφάλειας και Υγείας στην Εργασία Νόμων του 1996 μέχρι 2011, τόσο κατά τη διάρκεια των παραστάσεων, όσο και κατά τις δοκιμές και προετοιμασία του χώρου. 21. Ο παραγωγός έχει την ευθύνη για την ομαλή διεκπεραίωση των παραστάσεων και την αναχώρηση των μελών της καλλιτεχνικής ομάδας, μετά την ολοκλήρωση των παραστάσεων. 22. Οι συμμετέχοντες σε εκδήλωση του Δήμου που δεν είναι κάτοικοι στην Κυπριακή Δημοκρατία (ζουν και εργάζονται σε άλλη χώρα πέραν της Κύπρου), υπόκεινται σε φορολογία με συντελεστή 10% επί των συνολικών εξόδων που αφορούν τη συμμετοχή τους στην εκδήλωση (αμοιβές, αεροπορικά εισιτήρια, έξοδα διαμονής, διατροφής και διακίνησης). 22.1 Σε περίπτωση που στην εκδήλωση συμμετέχουν καλλιτέχνες από το εξωτερικό, τότε υπεύθυνος για την καταβολή οποιουδήποτε φόρου προς το Τμήμα Έφορου Φορολογίας θα είναι ο παραγωγός (Σχετική νομοθεσία: Άρθρα 23 και 24 του περί Φορολογίας του Εισοδήματος Νόμου αρ. 118 (1)/ 2002, ως έχει τροποποιηθεί) 22.2 Παρακαλώ σημειώστε ότι, το Άρθρο 28 του περί Βεβαιώσεως και Εισπράξεως Φόρων Νόμου αρ. 4/78, ως έχει τροποποιηθεί, προβλέπει ότι ο Έφορος Φορολογίας δύναται να ζητήσει από υπάλληλο Δήμου την παροχή στοιχείων τα οποία χρειάζονται για σκοπούς του εν λόγω Νόμου. 23. Ο Δήμος, κατά τη διαδικασία αξιολόγησης, δύναται να προσφεύγει στη διασαφήνιση στοιχείων και να ζητήσει την υποβολή διευκρινήσεων επί των υποβληθέντων πιστοποιητικών ή/και εναλλακτικές πιστοποιήσεις ή ακόμα και η συμπλήρωση ελλείψεων λόγω μη υποβολής απαιτούμενων πιστοποιητικών, νοουμένου ότι αυτά κατέχονταν από τον προσφέροντα πριν τη λήξη της ημερομηνίας υποβολής των προτάσεων. 24. Ο Επιτυχών φορέας, πριν την υπογραφή της Συμφωνίας με τον Δήμο, θα πρέπει απαραιτήτως να προσκομίσει τη γραπτή έγκριση που δίδεται από τον Διευθυντή Δημοτικής Εκπαίδευσης για παρουσίαση του έργου που προτείνεται σε παιδιά δημοτικής ή δημοτικής και προδημοτικής ηλικίας κατά τη σχολική χρονιά 2016-2017. 25. Σε περίπτωση έγκρισης πρότασης της οποίας το συνολικό κόστος είναι πέραν των 4.000, ο Επιτυχών φορέας, κατά την υπογραφή της Συμφωνίας με τον Δήμο, θα πρέπει να προσκομίσει εγγυητική επιστολή τράπεζας, για ποσό ίσο με το 10% του συνολικού ποσού που έχει συμφωνηθεί για πραγματοποίηση όλων των θεατρικών παραστάσεων, στο όνομα «Δήμος Στροβόλου» και με ισχύ 30 ημέρες μετά την ολοκλήρωση όλων των θεατρικών παραστάσεων. Η εγγύηση θα επιστρέφεται το αργότερο 30 ημέρες μετά την πραγματοποίηση των παραστάσεων. 26. Η αίτηση θα πρέπει απαραιτήτως να φέρει το όνομα της εταιρείας ή του οργανισμού που υποβάλλει την αίτηση και την υπογραφή του εξουσιοδοτημένου εκπροσώπου της. 5
27. Ο Παραγωγός θα έχει την αποκλειστική ευθύνη για οποιοδήποτε ατύχημα ήθελε συμβεί ή για οποιαδήποτε ζημιά ήθελε προκύψει σε οποιοδήποτε πρόσωπο που παρευρίσκεται στους χώρους κατά το χρόνο χρησιμοποιήσεως των χώρων, εκτός εάν το ατύχημα καλύπτεται από την ασφάλεια που έχει ο ΔΗΜΟΣ (PUPLIC LIABILITY). 28. Η τελική έγκριση των προτάσεων που θα συμπεριληφθούν στο πολιτιστικό πρόγραμμα του Δήμου για το έτος 2017 θα γίνει από το Δημοτικό Συμβούλιο Στροβόλου, κατόπιν σύστασης της Επιτροπής Πολιτιστικών Θεμάτων. 29. Σε περίπτωση ακύρωσης των θεατρικών παραστάσεων από τον επιτυχόντα φορέα, σε οποιοδήποτε στάδιο μετά τη γραπτή ενημέρωση που έχει σταλεί από τον Δήμο, αναφορικά με την έγκριση της πρότασης αυτής, τότε ο επιτυχών φορέας θα πρέπει να καταβάλει στον Δήμο Στροβόλου, ως αποζημίωση, ποσό ίσο με το 20% της τιμής της οικονομικής του πρότασης που έχει εγκριθεί. 30. Απαγορεύεται η οποιαδήποτε τροποποίηση του «Εντύπου Υποβολής Προτάσεων για πραγματοποίηση Παιδικών Θεατρικών Παραστάσεων το έτος 2017 από τον Δήμο Στροβόλου» και συγκεκριμένα του κειμένου ή μορφής του εν λόγω τυποποιημένου εγγράφου. Η συμπλήρωση του Εντύπου αυτού θα γίνεται είτε χειρόγραφα, είτε με οποιονδήποτε άλλον τρόπο, που δεν θα επηρεάσει τη μορφή και το κείμενο του αρχικού εγγράφου. Οποιαδήποτε πρόταση παρουσιάζει τροποποιήσεις του αρχικού εγγράφου, θα αποκλείεται από τη διαδικασία αξιολόγησης. ΕΒ 6