Ανδρέα Χριστοφίδη, Διευθυντή Διοίκησης και Οικονομικών'

Ε.Δ ΥΠΆΡ.1512007 ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ κvπpoν ΓΡΑΦΕίΟ ΔΙΕΥΘΥΝΤΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΟIΚΟΝΟΜIΚΩΝ ΕΓΚΥΚΛΙΟΣ ΠΡΟΣ: ΑΠΟ: Ακαδημαϊκό και Διοικητικό Προαωπικό Ανδρέα Χριστοφίδη, Διευθυντή Διοίκησης και Οικονομικών' ΘΕΜΑ: Ενημέρωση για την Εισαγωγή του ΕΥΡΩ ΗΜΕΡ: 18 Απριλίου 2007 Επισυνάπτω γισ ενημέρωσή σας σημείωμα που ετοιμάστηκε από την ομάδα στην οποία σνατέθηκε η αρμοδιότητα της προετοιμασίας του Πανεπιστημίου Κύπρου για εισαγωγή του ΕΥΡΩ. ΑΧΠΓ

ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ Ι<ΥΠΡΟΥ r r'αφειο ΔlEyeVNTH '-'ioii(hl/"il ΚΑι ΟΙΚΟΝΟΜΙIα/Ν ΕΛΗΦΘΗ:... :1-\':\\9:1. vγlογραφη: f:?. ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΚΥΠΡΟΥ ΟIΚΟΝΟΜIΚΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΣΗΜΕΙΩΜΑ ΠΡΟΣ: ΜΕΣΩ: ΑΠΟ: ΘΕΜΑ: ΗΜΕΡ.: Κοσμήτορες Σχολών Προέδρους Τμημάτων Διευθυντές Ερευνητικών Μονάδων/Εδρών Διευθυντή Πολιτιστικού Κέντρου Διευθυντή Κέντρου Διδασκαλίας και Μάθησης Διευθυντή Διοίκησης και Οικονομικών Διευθυντή Βιβλιοθήκης Προϊσταμένους Υπηρεσιών Ανδρούλ/ας Θεοφάνους ~~I('-"'" Προϊσταμένης Οικονομικών Υπηρεσιών ~ Δρ. Αγαθοκλή Στυλιανού. ω Προϊστάμενου Υπηρεσίας Πληροφορικών Συστημάτω(jS ΓιώργοΧατζηΒαρνάβα dll~ Λογιστη -., ι ~V. ~ t :":::::>ρ lωάννα Συρίμη Λειτουργό Μηχανογράφησης -..~Π Χρονοδιάγραμμα μετάβασης στο Ευρώ και Λειτουργικά θέματα που προκύπτουν 29 Μαρτίου, 2007 Σκοπός του σημειώματος αυτού είναι να αναφέρει το χρονοδιάγραμμα μετάβασης στο Ευρώ καθώς και να γίνει μια ανασκόπηση των σχετικών θεμάτων που η μετάβαση στο Ευρώ θα επιφέρει στο λειτουργικό επίπεδο των οργανωτικών οντοτήτων του Πανεπιστημίου Κύπρου λόγω της μετάβασης. Χρονοδιάγραμμα μετάβασης στο Ευρώ Όλες οι σχετικές εργασίες και μετατροπές θα πρέπει να τροχοδρομηθούν ανάμεσα και πριν τα 5 στάδια για την μετάβαση στο Ευρώ, όπως

καθορίζονται από την σχετική νομοθεσία. Τα στάδια αuτά και οι ενδεικτικές ημερομηνίες έναρξης και λήξης τους είναι: lούλιος 2007 - Καθορισμός της τελικής ισοτιμίας μεταξύ Ευρώ και Κυπριακής Λίρας. 1 Σεπτεμβρίου 2007 με 30 loυνίoυ 2008- Περίοδος "διπλής αναγραφής" αξιών πριν την υιοθέτηση του Ευρώ. 1 Ιανουαρίου 2008 - Εισαγωγή του Ευρώ στην Κύπρο ως νομίμως κυκλοφορούν νόμισμα. 1 lavouapiou 2008 με 31 Ιανουαρίου 2008 - Περίοδος παράλληλης κυκλοφορίας Ευρώ και Κυπριακής Λίρας 1 Φεβρουαρίου 2008 Η Κυπριακή Λίρα δεν θα αποτελεί πλέον νομίμως κυκλοφορούν νόμισμα. Το Ευρώ θα είναι το μόνο νομίμως κυκλοφορούν νόμισμα. Λειτουργικά θέματα ΟΙ λειτουργικές αλλαγές και οι συναφείς εργασίες που απαιτούνται για την επίτευξη τους αποτελούν ίσως το πιο σημαντικό ζήτημα σε σχέση με την εισαγωγή του Ευρώ. Όπως θα διαφανεί πιο κάτω, η υιοθέτηση του Ευρώ αγγίζει όλες σχεδόν τις πτυχές των οργανωτικών οντοτήτων. Πληροφορικά Συστήματα Μια από τις σημαντικότερες τεχνικές προκλήσεις κατά την μετάβαση στο Ευρώ είναι η αναβάθμιση της υποδομής της πληροφορικής τεχνολογίας του οργανισμού, ώστε να υποστηριχτεί η υιοθέτηση του Ευρώ και η περίοδος μετάβασης σε αυτό. Τυχόν αποτυχία της εν λόγω υποδομής να υποστηρίξει τη μετάβαση θα προκαλέσει στις οργανωτικές οντότητες σοβαρά προβλήματα με ουσιαστικές αρνητικές επιπτώσεις. Λογισμικά προγράμματα Η αναβάθμιση των λογισμικών προγραμμάτων των οργανωτικών οντοτήτων με στόχο την διεξαγωγή των απαραίτητων προσαρμογών στις τιμές, όπως π.χ. διπλή αναγραφή, μετατροπή ποσών (απαιτούμενα δεκαδικά ψηφία και στρογγυλοποίηση), υποστήριξη του συμβόλου κτλ αποτελεί ίσως μια από τις πιο ουσιώδεις πτυχές σε σχέση με τα πληροφορικά συστήματα. Επίσης, πρέπει να μελετηθεί κατά πόσο οι υφιστάμενες διασυνδέσεις (interface) μεταξύ των συστημάτων θα συνεχίζουν να λειτουργούν με βάσει τις ανάγκες. Μηχανογραφικός εξοπλισμός Είναι επίσης σημαντική η μελέτη των προδιαγραφών του υφιστάμενου μηχανογραφικού εξοπλισμού και η διασφάλιση ότι μπορεί να υποστηρίξει ενδεχόμενες νέες απαιτήσεις λογισμικών προγραμμάτων. 2

Η Υπηρεσία Πληροφορικών Συστημάτων έχει εντοπίσει τα επηρεαζόμενα πληροφορικά συστήματα που υποστηρίζουν τις Διοικητικές Υπηρεσίες και έχει ήδη ξεκ!νήσει τη διαδικασία επικοινωνίας με τους προμηθευτές ούτως ώστε να γίνουν οι απαραίτητες μετατροπές στα συστήματα. Τα συστήματα αυτά είναι: Σύστημα Λογιστηρίου Σύστημα Μισθοδοσίας Σύστημα Βιβλιοθήκης Τα πληροφορικά συστήματα που χρησιμοποιούνται από ακαδημαϊκές οντότητες και που μπορεί να χρειάζονται μετατροπές πρέπει να εντοπιστούν από τους αρμόδιους ακαδημαϊκούς και να υποδειχτούν στη Υπηρεσια Πληροφορικών Συστημάτων, η οποία θα επιβλέπει και θα συντονίζει την όλη διαδικασία μετατροπής των συστημάτων. Νομικά Θέματα Μετατροπή και στρογγυλοποίηση Οι τιμές μετατροπής υιοθετούνται ως προς 1, εκφραζόμενες σε σχέση με την Κυπριακή Λίρα με έξι δεκαδικά ψηφία. Κατά τις μετατροπές, οι τιμές μετατροπής δεν θα πρέπει να στρογγυλοποιούνται αλλά ούτε και να παραλείπονται δεκαδικό ψηφία. Ποσά που μετατρέπονται από Κυπριακές Λίρες σε Ευρώ και αντίστροφα, θα πρέπει να στρογγυλοποιούνται προς τα πάνω ή προς τα κάτω προς το πλησιέστερο σέντ. Συνέχεια συμβάσεων Σύμφωνα με την Οδηγία 1103/97 της Ευρωπαϊκής Ένωσης η "καθιέρωσης του Ευρώ δεν μεταβάλλει του όρους των νομικών πράξεων ούτε απαλλάσσει ούτε δικαιολογεί τη μη εκτέλεση των υποχρεώσεων δυνάμει νομικών πράξεων, ούτε παρέχει μονομερώς το δικαίωμα σε έναν συμβαλλόμενο να μεταβάλλει ή να καταργήσει μια νομική πράξη". Συνεπώς, η αρχή της συνέχειας των συμβάσεων διασφαλίζει ότι το Πανεπιστήμιο Κύπρου δεν χρειάζετot να ανησυχεί για συμβάσεις και συμφωνιες οι οποίες ισχύουν μετά την 1 Ιανουαρίου 2008. Τα χρημαtlκά ποσά σε Κυπριακές Λίρες που αναφέρονται σtlς συμβάσεις θα υπολογίζονται και θα καταβάλλονται σε Ευρώ, με βάση την αμετάκλητη τιμή μετατροπής και τους κανόνες στρογγυλοποίησης. 3

Διπλή αναγραφή Όπως έχει επεξηγηθεί πιο πάνω, υπάρχουν απαιτήσεις "διπλής αναγραφής' για το διάστημα από 1 Σεπτεμβρίου 2007 με 30 Ιουνίου 2008, Η συμμόρφωση προς τις απαιτήσεις αυτές αποτελεί νομική υποχρέωση του Πανεπιστημίου Κύπρου. Συνεπώς, οργανωτικές οντότητες που εκδίδουν τιμολόγια ή βγάζουν αποδείξεις είσπραξης ηλεκτρονικά αυτή την περίοδο θα πρέπει να αναγράφουν το τελικό και μόνο το τελικό ποσό και στα δύο νομίσματα (σύμφωνα πάντα με τους κανόνες μετατροπής και στρογγυλοποίησης), Μετατροπή υπολοίπων τραπεζικών λογαριασμών Οι τράπεζες και τα συνεργατικά πιστωτικά ιδρύματα θα μετατρέψουν τα υπόλοιπα των λογαριασμών (υπόλοιπα καταθέσεων, υπόλοιπα δανείων κ,τ,λ,) από Κυπριακές Λίρες σε Ευρώ σύμφωνα με τη συναλλαγματική ισοτιμία που θα καθοριστε! από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή. Η μετατροπή αυτή θα γίνει την 1η lανουαρίου 2008 χωρίς οποιαδήποτε πρόσθετη χρέωση προς το Πανεπιστήμιο Κύπρου. Επιταγές και μεταχρονολογημένες επιταγές Από την 1 η lavouapiou 2008 και μετά, δεν θα πρέπει να εκδίδονται επιταγές σε Κυπριακές Λίρες (υπενθυμίζεται ότι η Κυπριακή Λίρα θα διατηρεί την ιδιότητα του νομίμως κυκλοφορούντος νομίσματος μόνο για συναλλαγές σε μετρητά για περίοδο ενός μηνός μετά την 1 η Ιανουαρίου 2008), Συνεπώς, επιταγές που εκδίδονται σε Κυπριακές Λίρες με ημερομηνία έκδοσης μετά την 1 η Ιανουαρίου 2008 δεν θα lαχύουν, Ιδιαίτερη προσοχή θα πρέπει να δοθεί στη χρήση μεταχρονολογημένων επιταγών. Το Νομοσχέδιο προβλέπει εξαίρεση στον πιο πάνω κανόνα, για επιταγές σε Κυπριακές Λίρες με ημερομηνία έκδοσης πριν από τις 30 lουνίου 2008, Εν πάση περιπτώαεl, δεδομένης της περιπλοκότητας του θέματος, αυστήνεται η αποφυγή χρήαης μεταχρονολογημένων επιταγών, Σημειώνω ότι η προαναφερόμενη πρόνοια δεν επηρεάζει το Πανεπιστήμιο Κύπρου αφού αυτό ούτε δέχεται ούτε εκδίδει μεταχρονολογημένες επιταγές. Μισθοδοσία Από την 1 η Ιανουαρίου 2008, οι εργαζόμενοι ατο Πανεπιστήμιο Κύπρου θα αμείβονται σε Ευρώ, Οι μισθοί των εργαζομένων και άλλα ωφελήματα θα πρέπει να μετατραπούν σε Ευρώ, σύμφωνα με τους ισχύοντες κανόνες μετατροπής και στρογγυλοποίηαης. Η νομοθεσία δεν προνοεί την εφαρμογή της "διπλής αναγραφής" σε θέματα μισθοδοσίας κατά ης μεταβατικές περιόδους. 4

Οι μισθολογικές κλίμακες θα δοθούν αργότερα από το Υπουργείο Οικονομικών και θα γίνει σχεtlκή ενημέρωση. Κατά τον υπολογισμό των φορολογικών υποχρεώσεων και των εισφορών κοινωνικών ασφαλίσεων των εργαζομένων, θα πρέπει να χρησιμοποιούνται ΟΙ σωστές κλίμακες ΟΙ οποίες θα ετοιμαστούν και θα δοθούν από το Τμήμα Εσωτερικών Προσόδων και το Τμήμα Κοινωνικών Ασφαλίσεων. Λογιστικής φύσεως θέματα Για νομικούς, φορολογικούς και γενικά ακοπούς ελέγχου, όλες οι λογιστικές εγγραφές μέχρι και τις 31 Δεκεμβρίου 2007 θα παραμείνουν σε Λίρες Κύπρου. Μετά το κλείσιμο των οικονομικών λογαριασμών του 2007 θα μεταφερθούν τα ΤΕλικά υπόλοιπα λογαριασμών στο 2008 αφού πρώτα μετατραπούν σε Ευρώ με βάση την αμετάκλητη τιμή μετατροπής και τους κανόνες στρογγυλοποίησης. Από την 1η Ιαvουαρίου 2008, ΟΙ οικονομικές καταστάσεις θα ετοιμάζονται σε Ευρώ. Συνεπώς, όλες οι λογιστικές εγγραφές από την 1η lανουαρίου 2008 και μετά θα καταχωρούνται σε Ευρώ. Προσοχή θα πρέπει επίσης να δοθεί στα ιστορικά στοlχεια τα οποία χρησιμοποιούνται κατά την ετοιμασία των οικονομικών καταστάσεων όπως είναι το Μητρώο Πάγιου Ενεργητικού ή το αρχικό κόστος απόκτησης επενδύσεων, τα οποία πρέπει να μετατραπούν σε Ευρώ ώστε να υπάρχει συνεχής χρονοσεφά στο Ιδιο νόμισμα. Προϋπολογισμός Ο προϋπολογισμός του 2008, θα ετοιμαστεί τόσο σε Κυπριακές Λίρες όσο και σε Ευρώ για να υπάρχει και η ευχέρεια σύγκρισης και η έγκριση στο νόμισμα που θα ισχύει από την 1η Ιανουαρίου 2008. Νοείται ότι θα μετατραπεί σε Ευρώ με βάση την αμετάκλητη τιμή μετστροπής και τους κανόνες στρογγυλοποίησης. Πρέπει όμως να δοθεί προσοχή στον χειρισμό των ιστορικών στοιχείων. Άλλα νενlκά. λειτουρνlκά θέματα Υπάρχουν σημαντικά φύλλα "excei" που χρησιμοποιούνται είτε για επίσημους εξωτερικούς σκοπούς (πχ ερευνητικά προγράμματα, προϋπολογισμός) είτε 'Οε διάφορους τομείς των οργανωτικών οντοτήτων για την διεκπεραίωση σημαντικών' εργασιών. Τα αρχεία αυτά εντοπίζονται συνήθως σε "ιδιωτικά" αρχεία των χρηστών και κατά συνέπεια δεν θα εντοπιστούν κατά την διαδικασία αναθεώρησης των συστημάτων της τεχνολογίας των πληροφοριών. Ως εκ τούτου, είναι πολύ σημαντικό να εντοπιστούν όλα τα εν λόγω αρχεία και να ενημερωθούν οι χρήστες για την μετατροπή τους σε Ευρώ. 5

Τα ιστορικά στοιχεία χρησιμοποιούνται σε αριθμό αναλύσεων και η χρήση τους δεν περιορίζεται μόνο στην ετοιμασία των οικονομικών καταστάσεων. Είναι σημαντική, η μετατροπή των στοιχείων αυτών, στο βαθμό που είνα! δυνατό, ώστε να είναι διαθέσιμη η συνεχής χρονοσειρά τους στο ίδιο νόμισμα. Θα πρέπει να εντοπιστούν όλες οι μορφές του συνόλου των εντύπων/διαφημιστικού υλικού του Πανεπιστημίου Κύπρου. Στη συνέχεια, πρέπει να καθιερωθεί μια διαδικασία αναθεώρησης των εγγράφων αυτών, όπου ισχύει, ως αποτέλεσμα της εισαγωγής του Ευρώ (τιμές, σύμβολσ νομίσματος κ.τ.λ.). Είμαστε στη διάθεση σας για οποιεσδήποτε πληροφορίες ή διευκρινίσεις χρειαστείτε αναφορικά με τα παραπάνω και ευελπιστούμε ότι θα έχουμε κο! τη δική σας στήριξη κατά την διάρκεια αυτή της μεταβατικής περιόδου. 6

18/04/2007 Page Ι of 1 Tasoula Georgiou From: Το: Sent: Subject: "Director" <director@ucy.ac.cy> "UCYADALL" <UCYADALL@ucy.ac.cy>; "UCYACALL" <UCYACALL@ucy.ac.cy> Τετόρτη, 18 Απριλfοu 200710:10 EISAGOGH STO EURO Ε.Δ ΥΠ ΑΡ. 15/2007 ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΚΥΠΡΟΥ ΓΡΑΦΕΙΟ ΔΙΕΥΘΥΝΤΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΟIΚΟΝΟΜIΚΩΝ ΠΡΟΣ: ΑΠΟ: ΘΕΜΑ: ΕΓΚΥΚΛΙΟΣ ΑκαδημαΙκό και Διοικητικό Προσωπικό Ανδρέα Χριστοφίδη, Διευθυντή Διοίκησης και Ενημέρωση για την Εισαγωγή του ΕΥΡΩ Οικονομικών* ΗΜΕΡ: 18 Απριλίου 2007 Επισυνάπτω για ενημέρωσή σας σημείωμα που ετοιμάστηκε από την ομάδα στην οποία ανατέθηκε η αρμοδιότητα της προετοιμασίας του Πανεπιστημίου Κύπρου για εισαγωγή του ΕΥΡΩ. http://www.ucy.ac.cv/conferencese/publicc!-tionse/16.pdf ΑΧΠΓ