Περιεχόμενα Ευχαριστίες...11 1 Tο βιβλίο "με μια ματιά"... 13 Χωρίς τεχνικούς όρους!...13 Σύντομη παρουσίαση...14 Μερικές συμβάσεις...16 Μία τελευταία λέξη (ή και δύο)...16 2 Εισαγωγή στη Microsoft Access 2002... 17 Εισαγωγή στις βάσεις δεδομένων...18 ΝΕΟ Νέες λειτουργίες στην Access 2002...20 Εκτέλεση της Access...21 Το παράθυρο της Access...23 Άνοιγμα βάσης δεδομένων...24 Αλλαγή μεγέθους και τακτοποίηση παραθύρων...25 Κλείσιμο μιας βάσης δεδομένων και έξοδος από την Access...26 Λήψη βοήθειας...27 Εκτύπωση αντικειμένων βάσης δεδομένων...28 3 Γνωριμία με τις βάσεις δεδομένων της Access... 31 Προβολή δειγμάτων βάσεων δεδομένων...32 Χρήση αντικειμένων βάσεων δεδομένων...33 Εξέταση πίνακα...34 Εξέταση φόρμας...35 Περιήγηση με χρήση πίνακα επιλογών...36 Εξέταση ερωτήματος...37 5
6 Ελληνική Microsoft Access 2002 με μια ματιά Εξέταση έκθεσης...37 Δημιουργία βάσης δεδομένων με τον Οδηγό Βάσεων Δεδομένων...38 Χρήση των Οδηγών βάσεων δεδομένων...39 Συνηθισμένες προβολές αντικειμένων...41 4 Δημιουργία βάσης δεδομένων... 43 Σχεδίαση βάσης δεδομένων...44 Δημιουργία νέας βάσης δεδομένων...46 Δημιουργία πίνακα με τον Οδηγό Πινάκων...47 Δημιουργία πίνακα σε προβολή Σχεδίασης...48 Ορισμός πρωτεύοντος κλειδιού...49 Λήψη δεδομένων από άλλους πίνακες της Access...50 Σχέσεις...51 Δημιουργία σχέσεων μεταξύ πινάκων...52 Ενεργοποίηση ακεραιότητας αναφορών...53 5 Προσαρμογή πεδίων... 55 Χρήση πινάκων...56 Ορισμός τύπου δεδομένων...57 Προβολή ή αλλαγή των ιδιοτήτων ενός πεδίου...58 Το παράθυρο Δόμησης Εκφράσεων...58 Μορφοποίηση περιεχομένων πεδίου...59 Δημιουργία μασκών εισαγωγής...60 Ορισμός απαιτούμενων πεδίων και απαιτούμενης καταχώρισης δεδομένων...61 Ορισμός προεπιλεγμένων τιμών...62 Δημιουργία ευρετηρίου τιμών πεδίου...63 Επικύρωση καταχώρισης δεδομένων...64 Δημιουργία πεδίου αναζήτησης...65 Μαύρο 6 Χρώμα 6
Περιεχόμενα 7 6 Προσαρμογή πινάκων... 67 Εύρεση και αντικατάσταση κειμένου...68 Εισαγωγή δεδομένων με χρήση της Αυτόματης Διόρθωσης...70 Προσθήκη και επεξεργασία κειμένου...71 Χειρισμός στηλών...73 Τροποποίηση στηλών και γραμμών...74 Προβολή δευτερεύοντος φύλλου δεδομένων...75 Φιλτράρισμα εγγραφών πίνακα...77 7 Δημιουργία φορμών... 81 Δημιουργία φόρμας με τον Οδηγό Φορμών...82 Δημιουργία φόρμας σε προβολή Σχεδίασης...84 Τροποποίηση υπάρχουσας φόρμας...85 Προσθήκη και διαγραφή χειριστηρίων φόρμας...86 Δημιουργία δευτερεύουσας φόρμας...89 Αλλαγή προβολών δευτερεύουσας φόρμας...90 8 Δημιουργία ερωτημάτων... 93 Εισαγωγή στους τύπους ερωτημάτων...94 Δημιουργία ερωτήματος με τον Οδηγό Ερωτημάτων...96 Επεξεργασία ερωτήματος σε προβολή Σχεδίασης...97 Χρήση κριτηρίων για τον περιορισμό των αποτελεσμάτων ερωτήματος...99 Εισαγωγή στους τελεστές...100 Χρήση ερωτημάτων για τον υπολογισμό τιμών...101 Δημιουργία ερωτήματος με παραμέτρους...102 Εύρεση διπλότυπων εγγραφών...103 Εύρεση αταίριαστων εγγραφών...104 Εγγραφή των αποτελεσμάτων ερωτήματος σε νέο πίνακα...106 Δημιουργία ερωτήματος ενημέρωσης...107 Δημιουργία ερωτήματος διασταύρωσης...108 Μαύρο 7 Χρώμα 7
8 Ελληνική Microsoft Access 2002 με μια ματιά 9 Δημιουργία εκθέσεων... 111 Δημιουργία έκθεσης με τον Οδηγό Εκθέσεων...112 Δημιουργία έκθεσης σύνοψης...114 Τύποι εκθέσεων...116 Δημιουργία έκθεσης σε προβολή Σχεδίασης...117 Τροποποίηση έκθεσης...118 Προσθήκη και διαγραφή χειριστηρίων έκθεσης...119 Υπολογισμός τιμών σε μια έκθεση...121 Παρουσίαση των τμημάτων μιας έκθεσης...122 Ομαδοποίηση εγγραφών έκθεσης...123 Δημιουργία δευτερεύουσας έκθεσης...124 Δημιουργία ετικετών αλληλογραφίας...126 10 Βελτίωση της εμφάνισης των φορμών και των εκθέσεων... 129 Μορφοποίηση κειμένου...130 Εφαρμογή Αυτόματης Μορφοποίησης...131 Ρύθμιση της εμφάνισης των χειριστηρίων...134 Προσθήκη γραμμών, σχημάτων, και περιγραμμάτων...139 Επεξεργασία γραμμών και περιγραμμάτων...141 Προσθήκη εικόνας...142 Εφαρμογή μορφοποίησης υπό όρους...144 Αλλαγή της προέλευσης μιας εικόνας...145 Ρύθμιση στοίχισης εικόνας και χρώματος φόντου...146 Παράθεση εικόνας...148 Έλεγχος του χρόνου εμφάνισης μιας εικόνας...149 Ρύθμιση ύψους και πλάτους εικόνας...150 11 Αλληλεπίδραση με άλλα προγράμματα... 153 Εισαγωγή στη σύνδεση και ενσωμάτωση...154 Εισαγωγή νέου αντικειμένου...155 Μαύρο 8 Χρώμα 8
Περιεχόμενα 9 Χειρισμός αντικειμένων...157 Εισαγωγή γραφημάτων και φύλλων εργασίας του Excel...158 Δημιουργία γραφήματος...160 Εισαγωγή δεδομένων από άλλα προγράμματα...162 Αποστολή δεδομένων σε άλλα προγράμματα...163 12 Κοινή χρήση δεδομένων στον Ιστό... 165 Συνεργασία της Access και του Internet...166 Χρήση υπερσυνδέσμων...167 Αποθήκευση αντικειμένων βάσεων δεδομένων ως ιστοσελίδων...170 Δημιουργία σελίδας πρόσβασης δεδομένων...170 Τακτοποίηση των δεδομένων σε σελίδα πρόσβασης δεδομένων...172 Προβολή και μορφοποίηση σελίδας πρόσβασης δεδομένων...174 Εισαγωγή στην XML...176 Χρήση της XML για ανταλλαγή δεδομένων της Access...177 13 Διαχείριση βάσης δεδομένων... 179 Εισαγωγή στην ασφάλεια των βάσεων δεδομένων...180 Δημιουργία αρχείου πληροφοριών ομάδας εργασίας...182 Απαίτηση κωδικού πρόσβασης για το άνοιγμα βάσης δεδομένων...183 Δημιουργία λογαριασμών χρηστών...184 Κρυπτογράφηση βάσης δεδομένων...186 Κλείδωμα των εγγραφών της βάσης δεδομένων...186 Συμπύκνωση και επιδιόρθωση βάσης δεδομένων...188 ΝΕΟ Μετατροπή βάσεων δεδομένων της Access...189 Δημιουργία πίνακα επιλογών...190 Τεκμηρίωση βάσης δεδομένων...192 Ρύθμιση επιλογών εκκίνησης...193 Μαύρο 9 Χρώμα 9
10 Ελληνική Microsoft Access 2002 με μια ματιά 14 Προσαρμογή της Access... 195 Τροποποίηση γραμμών εργαλείων...196 Τροποποίηση μενού...198 Δημιουργία μακροεντολής...200 Εκτέλεση μακροεντολής...201 Ορισμός ομάδων μακροεντολών...203 Δημιουργία μακροεντολών υπό συνθήκη...204 Προσθήκη και διαγραφή ενεργειών μακροεντολής...205 Προβολή πλαισίου μηνύματος...206 Εκτέλεση μακροεντολής με ένα κουμπί...208 Εκτέλεση μακροεντολής κατά το άνοιγμα μιας φόρμας...210 Απαγόρευση τροποποίησης γραμμής εργαλείων...211 Επέκταση της λίστας των πρόσφατα χρησιμοποιημένων αρχείων...212 15 Παρουσίαση δεδομένων με δυναμικό τρόπο... 213 Εισαγωγή στους Συγκεντρωτικούς Πίνακες και τα Συγκεντρωτικά Γραφήματα...214 Δημιουργία Συγκεντρωτικού Πίνακα...216 Προσθήκη και αφαίρεση πεδίων Συγκεντρωτικού Πίνακα...218 Αναδιάταξη συγκεντρωτικού πίνακα...220 Φιλτράρισμα δεδομένων Συγκεντρωτικού Πίνακα...221 Μορφοποίηση Συγκεντρωτικού Πίνακα...223 Δημιουργία Συγκεντρωτικού Γραφήματος...224 Ευρετήριο... 227 Μαύρο 10 Χρώμα 10
Προσαρμογή πεδίων Στο κεφάλαιο αυτό Χρήση πινάκων Ανάθεση τύπου δεδομένων Προβολή ή αλλαγή των ιδιοτήτων ενός πεδίου Μορφοποίηση περιεχομένων πεδίου Δημιουργία μασκών εισαγωγής Ορισμός απαιτούμενων πεδίων και απαιτούμενης καταχώρισης δεδομένων Ορισμός προεπιλεγμένων τιμών Δημιουργία ευρετηρίου τιμών πεδίου Επικύρωση καταχώρισης δεδομένων Δημιουργία πεδίου αναζήτησης Όταν δημιουργείτε έναν πίνακα βάσης δεδομένων χρησιμοποιώντας κάποιον Οδηγό, η Microsoft Access ορίζει έναν τύπο δεδομένων και ιδιότητες σε κάθε πεδίο του πίνακα. Όταν δημιουργείτε έ- ναν πίνακα από το μηδέν, ή όταν θέλετε να τροποποιήσετε τις ρυθμίσεις που εφάρμοσε η Access στον πίνακα, έχετε τη δυνατότητα να αλλάξετε τις ιδιότητες ενός πεδίου ώστε να αποθηκεύει σωστά τα δεδομένα και να αλληλεπιδρά σωστά με άλλα πεδία στη βάση δεδομένων. Ένα σημαντικό ζήτημα που πρέπει να λάβετε υπόψη στη σχεδίαση βάσεων δεδομένων είναι να διασφαλίσετε ότι εσείς και οι συνάδελφοί σας θα καταχωρίζετε με ακρίβεια τα δεδομένα πινάκων. Η Access διαθέτει πολλά εργαλεία που βοηθούν στη σωστή καταχώριση δεδομένων, όπως η απαίτηση καταχώρισης δεδομένων σε κάποια πεδία και ο έλεγχος που επικυρώνει ότι οι τιμές οι οποίες καταχωρίζονται είναι οι αναμενόμενες. Μπορείτε επίσης να απλοποιήσετε την καταχώριση δεδομένων ορίζοντας προεπιλεγμένες τιμές σε πεδία ή παρέχοντας πρότυπα για τη συμπλήρωση τηλεφωνικών αριθμών και άλλων συνηθισμένων τύπων δεδομένων. Στο κεφάλαιο αυτό θα μάθετε: Να προσθέτετε, να διαγράφετε, και να διατάσσετε πεδία πινάκων. Να αλλάζετε τύπους δεδομένων και ιδιότητες πεδίων. Να αλλάζετε τη μορφοποίηση πεδίων. Να ορίζετε μάσκες εισαγωγής. Να ορίζετε προεπιλεγμένες τιμές. 55
56 Ελληνική Microsoft Access 2002 με μια ματιά Χρήση πινάκων Η δημιουργία πινάκων στην Access είναι εύκολη υπόθεση, αν και δεν είστε υποχρεωμένοι να χρησιμοποιείτε μόνο την "αρχική" έκδοση του Προσθήκη πεδίου 1 Πατήστε στο κουμπί Πίνακες της γραμμής Αντικείμενα, πατήστε σε κάποιον πίνακα, και μετά πατήστε στο κουμπί Σχεδίαση. 2 Πατήστε στον επιλογέα της γραμμής που βρίσκεται κάτω από το σημείο όπου θέλετε να εμφανιστεί το νέο πεδίο. 3 Πατήστε στο κουμπί Εισαγωγή γραμμών στη γραμμή εργαλείων Σχεδίασης Πίνακα. πίνακα. Αφού δημιουργήσετε τον πίνακα, μπορείτε να τον τροποποιήσετε προσθέτοντας, διαγράφοντας, και αναδιατάσσοντας πεδία. Διαγραφή πεδίου 1 Πατήστε στο κουμπί Πίνακες της γραμμής Αντικείμενα, πατήστε σε κάποιον πίνακα, και μετά πατήστε στο κουμπί Σχεδίαση. 2 Πατήστε στον επιλογέα της γραμμής που θέλετε να διαγράψετε. 3 Πατήστε στο κουμπί Διαγραφή γραμμών στη γραμμή εργαλείων Σχεδίασης Πίνακα. ΣΥΜΒΟΥΛΗ: Αν προσθέσετε ένα πεδίο σε έναν πίνακα στον οποίο έχετε ήδη προσθέσει δεδομένα, θα πρέπει να αφιερώσετε χρόνο για να συμπληρώσετε τα νέα δεδομένα στις όποιες υπάρχουσες εγγραφές. ΠΡΟΣΟΧΗ: Με τη διαγραφή ενός πεδίου χάνονται όλα τα στοιχεία του πεδίου και δεν μπορούν να ανακτηθούν. Είναι πάντα καλή ιδέα να φτιάχνετε ένα αντίγραφο ασφαλείας ενός πίνακα όταν θέλετε να κάνετε κάποια σημαντική αλλαγή, όπως είναι η διαγραφή ενός πεδίου. ΠΡΟΣΟΧΗ: Η διαγραφή ενός πεδίου πρωτεύοντος κλειδιού θα σας εμποδίσει να διακρίνετε μια γραμμή πίνακα από άλλες γραμμές ή να σχετίσετε τον πίνακα με άλλους πίνακες στη βάση δεδομένων σας. Μαύρο 56 Χρώμα 56
Κεφάλαιο 5: Προσαρμογή πεδίων 57 Διάταξη πεδίων 1 Πατήστε στο κουμπί Πίνακες της γραμμής Αντικείμενα, πατήστε σε κάποιον πίνακα, και μετά πατήστε στο κουμπί Σχεδίαση. 3 Σύρετε τον επιλογέα γραμμής στη νέα θέση. Ορισμός τύπου δεδομένων Στην Access μερικές λειτουργίες, όπως οι συγκρίσεις αριθμών και ημερομηνιών, απαιτούν να αναθέτετε εσείς το σωστό τύπο δεδομένων σε ένα πεδίο. Υπάρχει μια μεγάλη ποικιλία τύπων δεδομένων για να επιλέξετε, ανάλογα με τις α- νάγκες σας. Επιλογή τύπου δεδομένων 1 Ανοίξτε έναν πίνακα σε προβολή Σχεδίασης. 2 Πατήστε στο πλαίσιο Τύπος δεδομένων του πεδίου που θέλετε να επεξεργαστείτε. 3 Πατήστε στο κάτω βέλος. 4 Πατήστε στον τύπο δεδομένων που θέλετε να ορίσετε στο πεδίο. 2 Πατήστε στον επιλογέα της γραμμής που θέλετε να μετακινήσετε. Εμφανίζεται μια γραμμή που δείχνει σε ποιο σημείο του πίνακα θα μετακινηθεί η γραμμή. Διαθέσιμοι τύποι δεδομένων Τύπος δεδομένων Κείμενο Υπόμνημα Αριθμός Ημερομηνία/Ώρα Νομισματική μονάδα Αυτόματη Αρίθμηση Ναι/Όχι Αντικείμενο OLE Υπερ-σύνδεση Οδηγός αναζήτησης Περιγραφή Ακολουθία αριθμών και γραμμάτων μέχρι 255 χαρακτήρες Όπως και στον τύπο δεδομένων Κειμένου, με ανώτατο όριο τους 65.536 χαρακτήρες Αριθμητικά δεδομένα Ημερομηνίες και ώρες μεταξύ των ετών 100 και 9999 Κυρίως νομισματικά σύνολα, αλλά μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για τον προσδιορισμό του αριθμού των ψηφίων (με μέγιστο τα 4) που βρίσκονται δεξιά της υποδιαστολής Ένας μοναδικός αριθμός για κάθε γραμμή, είτε μεγαλύτερος από την τιμή της γραμμής που δημιουργήθηκε τελευταία, είτε μια τυχαία τιμή Μια τιμή Ναι/Όχι, Ενεργοποιημένο/Απενεργοποιημένο, ή Α- ληθές/ψευδές Ένα αρχείο που συνδέεται ή ενσωματώνεται σε έναν πίνακα της Access Μια σύνδεση που ανοίγει ένα αρχείο, μια θέση μέσα σε ένα αρχείο, ή μια διεύθυνση Ιστού Ένας κατάλογος τιμών που προέρχονται είτε από ένα υ- πάρχον πεδίο πίνακα (ή ερωτήματος) είτε από έναν κατάλογο που καθορίζετε εσείς Μαύρο 57 Χρώμα 57
58 Ελληνική Microsoft Access 2002 με μια ματιά Προβολή ή αλλαγή των ιδιοτήτων ενός πεδίου Κάθε πεδίο έχει έναν αριθμό ιδιοτήτων, όπως ο μέγιστος αριθμός χαρακτήρων που επιτρέπονται στο πεδίο. Οι ιδιότητες που έχετε στη διάθεσή σας είναι διαφορετικές για κάθε τύπο δεδομένων. Προβολή ιδιοτήτων πεδίου 1 Ανοίξτε έναν πίνακα σε προβολή Σχεδίασης. 2 Πατήστε στη γραμμή που αντιπροσωπεύει το πεδίο με τις ιδιότητες που θέλετε να αλλάξετε. Κουμπί Δόμηση Το παράθυρο Δόμησης Εκφράσεων Όταν θέτετε έναν κανόνα επικύρωσης για να ε- λέγχετε τα δεδομένα ενός πεδίου ή όταν δημιουργείτε έναν υπολογισμό για την εύρεση της συνολικής τιμής μιας παραγγελίας, δημιουργείτε μια παράσταση για να υπολογίσετε τα περιεχόμενα ενός ή περισσοτέρων πεδίων πίνακα. Αντί να πρέπει να απομνημονεύσετε τον τρόπο αναγνώρισης των πεδίων που θέλετε να χρησιμοποιήσετε ή των διαθέσιμων τελεστών, μπορείτε να χρησιμοποιείτε τα χειριστήρια του παραθύρου Δόμηση Εκφράσεων για να δημιουργήσετε γρήγορα τις παραστάσεις σας. Η παράσταση εμφανίζεται εδώ. Αυτά τα κουμπιά σάς επιτρέπουν να εισάγετε συνηθισμένες συναρτήσεις, τελεστές, και σταθερές. Πατήστε στο ΟΚ αφού δημιουργήσετε την παράστασή σας. 3 Πατήστε στο όνομα της ιδιότητας που θέλετε να αλλάξετε. 4 Ακολουθήστε ένα από τα παρακάτω βήματα: Πληκτρολογήστε μια νέα τιμή για την ιδιότητα. Πατήστε στο κάτω βέλος και επιλέξτε μια τιμή από τη λίστα. Πατήστε στο κουμπί Δόμηση για να ανοίξετε το παράθυρο Δόμηση Εκφράσεων. Τα διαθέσιμα στοιχεία για μια ομάδα (ή υποομάδα) εμφανίζονται εδώ. Πατήστε στο κουμπί Βοήθεια για να λάβετε περισσότερη βοήθεια σχετικά με τη χρήση της Δόμησης Εκφράσεων. Πατήστε σε μια υποομάδα για να περιορίσετε τον κατάλογο των συναρτήσεων, των σταθερών, ή των τελεστών που εμφανίζονται. Πατήστε εδώ για να δείτε έναν κατάλογο με διαθέσιμες σταθερές. Πατήστε εδώ για να δείτε έναν κατάλογο με διαθέσιμους τελεστές. Διπλοπατήστε εδώ για να δείτε μια λίστα με διαθέσιμες συναρτήσεις. Μαύρο 58 Χρώμα 58
Μορφοποίηση περιεχομένων πεδίου Η Access σάς επιτρέπει να επιλέξετε τον τρόπο εμφάνισης των δεδομένων στους πίνακές σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να εμφανίζετε τα περιεχόμενα του πεδίου μόνο με κεφαλαία ή μόνο με μικρά γράμματα, να εμφανίζετε επιπλέον χαρακτήρες στα δεδομένα που καταχωρίζονται στο Κεφάλαιο 5: Προσαρμογή πεδίων 59 πεδίο, ή ακόμη και να αλλάζετε το χρώμα του κειμένου. Η προσθήκη μορφοποίησης αλλάζει μόνο τον τρόπο που εμφανίζονται τα δεδομένα, χωρίς να επηρεάζονται τα ίδια τα δεδομένα. Χαρακτήρας Μορφοποίηση που εφαρμόζεται! Αριστερή στοίχιση < Μικρά γράμματα > Κεφαλαία γράμματα 1 Ανοίξτε ένα πίνακα σε προβολή Σχεδίασης. 2 Πατήστε στο όνομα του πεδίου που θέλετε να μορφοποιήσετε. 3 Πληκτρολογήστε τις εντολές μορφοποίησης στο πλαίσιο ιδιότητας Μορφή. ΣΥΜΒΟΥΛΗ: Όταν το πλαίσιο ιδιοτήτων Μορφή είναι ενεργό, εμφανίζεται ένα κάτω βέλος σε αυτό. πατήστε στο βέλος αυτό για να εμφανιστεί μια λίστα με επιλογές μορφοποίησης που χρησιμοποιήσατε πρόσφατα. Για να χρησιμοποιήσετε ξανά μια μορφοποίηση, απλώς πατήστε σε αυτήν. "Κείμενο" Εμφανίζεται το κείμενο που βρίσκεται ανάμεσα στα εισαγωγικά. Αν προσθέσετε το κείμενο &"γρ.", η τιμή "16" θα εμφανίζεται ως "16 γρ." (πλήκτρο Εισαγωγή κενού διαστήματος. διαστήματος) \ Καθορίζεται ο επόμενος χαρακτήρας που θα καταχωριστεί. Αν προσθέσετε τη μορφή &\μ, το κείμενο "100" θα εμφανίζεται ως "100μ". @ Απαιτείται χαρακτήρας ή κενό διάστημα. & Προαιρετική καταχώριση χαρακτήρα ή κενού διαστήματος. * Συμπλήρωση όλων των κενών διαστημάτων του πεδίου με το χαρακτήρα που δίνεται. Σε ένα πεδίο με μέγιστο αριθμό χαρακτήρων τους οκτώ, η μορφή &*# εμφανίζει τη λέξη "πέντε" ως "πέντε ###". [χρώμα] Τα περιεχόμενα του κελιού εμφανίζονται στο χρώμα που καθορίζεται. Μαύρο 59 Χρώμα 59
60 Ελληνική Microsoft Access 2002 με μια ματιά Δημιουργία μασκών εισαγωγής Αυτό που έχει αξία στις βάσεις δεδομένων είναι τα δεδομένα που περιέχουν, γι' αυτό είναι σημαντικό εσείς και οι συνάδελφοί σας να καταχωρίζετε σωστά τα δεδομένα. Μπορείτε να ελέγχετε την καταχώριση δεδομένων σε πεδία κειμένου και ημερομηνιών δημιουργώντας μια μάσκα εισαγωγής, η οποία σας δίνει ένα πρότυπο για να ακολουθείτε όταν καταχωρίζετε δεδομένα σε ένα πεδίο. Καθορισμός μάσκας εισαγωγής 1 Ανοίξτε έναν πίνακα σε προβολή Σχεδίασης. 3 Πατήστε στο πλαίσιο ιδιοτήτων Μάσκα εισαγωγής. 2 Πατήστε στο πεδίο για το οποίο θέλετε να δημιουργήσετε τη μάσκα εισαγωγής. 4 Πατήστε στο κουμπί Δόμησης. 7 Πληκτρολογήστε τιμές στο πλαίσιο Δοκιμή για να βεβαιωθείτε ότι η μάσκα εισαγωγής λειτουργεί όπως πρέπει. 8 Πατήστε στο κουμπί Επόμενο. 9 Για να επιλέξτε ένα νέο χαρακτήρα κράτησης θέσης, πατήστε στο βέλος του πλαισίου Χαρακτήρας κράτησης θέσης και μετά διαλέξτε το νέο χαρακτήρα. 10 Πατήστε στο κουμπί Επόμενο. 5 Πατήστε στο Ναι για να αποθηκεύσετε τον πίνακα. 6 Πατήστε στη μάσκα εισαγωγής που θέλετε. ΣΥΜΒΟΥΛΗ: Αν τα δεδομένα που καταχωρίζονται σε ένα πεδίο είναι απόρρητα και δεν πρέπει να διαβαστούν από κάποιον άλλο όταν τα πληκτρολογείτε εσείς ή ο συνάδελφός σας, επιλέξτε τη μάσκα εισαγωγής Κωδικός πρόσβασης. 11 Ενεργοποιήστε την επιλογή που ορίζει αν θέλετε να αποθηκεύετε τα δεδομένα όπως καταχωρίστηκαν ή με τα σύμβολα στη μάσκα εισαγωγής. ΣΥΜΒΟΥΛΗ: Για να χρησιμοποιήσετε τη μάσκα εισαγωγής Αριθμός τηλεφώνου πρέπει να ορίσετε τον τύπο δεδομένων Κείμενο σε πεδία με αριθμούς τηλεφώνου. Μαύρο 60 Χρώμα 60 12 Πατήστε στο κουμπί Τέλος.
Κεφάλαιο 5: Προσαρμογή πεδίων 61 Επεξεργασία μάσκας εισαγωγής 1 Πατήστε στο πεδίο στο οποίο θέλετε να αναθέσετε μια μάσκα εισαγωγής. 2 Πατήστε στο πλαίσιο Μάσκα εισαγωγής. 3 Αλλάξτε τη μάσκα εισαγωγής χρησιμοποιώντας τα διαθέσιμα σύμβολα. Σύμβολο Περιγραφή 0 Απαιτούμενο ψηφίο (0 ως 9) 9 Προαιρετικό ψηφίο (0 ως 9) # Οποιοδήποτε ψηφίο ή κενό διάστημα L Απαιτούμενο γράμμα (Α ως Ω)? Προαιρετικό γράμμα (Α ως Ω) > Μετατρέπει σε κεφαλαίους τους χαρακτήρες που ακολουθούν < Μετατρέπει σε πεζούς τους χαρακτήρες που ακολουθούν Α Απαιτούμενος αλφαριθμητικός χαρακτήρας α Προαιρετικός αλφαριθμητικός χαρακτήρας & Απαιτούμενος χαρακτήρας ή κενό διάστημα C Προαιρετικός χαρακτήρας ή κενό διάστημα ΣΥΜΒΟΥΛΗ: Μπορείτε επίσης να ξανανοίξετε τον Οδηγό μάσκας εισαγωγής πατώντας στο κουμπί Δόμησης στη δεξιά άκρη του πλαισίου ιδιοτήτων Μάσκα εισαγωγής. Ορισμός απαιτούμενων πεδίων και απαιτούμενης καταχώρισης δεδομένων Μερικά δεδομένα είναι σημαντικότερα από κάποια άλλα. Για παράδειγμα, ένας πωλητής ίσως χρειάζεται να γνωρίζει τον αριθμό τηλεφώνου ενός πελάτη αλλά όχι απαραίτητα και τη διεύθυνσή του. Μπορείτε να δώσετε εντολή στην Access να μην επιτρέπει σε κάποιον να προχωρήσει πέρα από κάποιο απαιτούμενο πεδίο χωρίς να καταχωρίσει κάποια τιμή. Για πεδία κειμένου και υπομνήματος, μπορείτε να απαιτήσετε από τους χρήστες να καταχωρίζουν τουλάχιστον ένα χαρακτήρα κειμένου. Απαίτηση καταχώρισης δεδομένων 1 Ανοίξτε έναν πίνακα σε προβολή Σχεδίασης. 2 Πατήστε στο πεδίο για το οποίο θέλετε να απαιτήσετε την καταχώριση δεδομένων. 3 Πατήστε στο πλαίσιο Απαιτείται. 4 Πατήστε στο κάτω βέλος. 5 Πατήστε στο Ναι. Μαύρο 61 Χρώμα 61
62 Ελληνική Microsoft Access 2002 με μια ματιά Απόρριψη αλφαριθμητικών μηδενικού μήκους 1 Ανοίξτε έναν πίνακα σε προβολή Σχεδίασης. 2 Πατήστε στο πεδίο κειμένου ή υπομνήματος για το οποίο θέλετε ο χρήστης να καταχωρίζει τουλάχιστον ένα χαρακτήρα κειμένου. 3 Πατήστε στο πλαίσιο Μηδενικό μήκος. 5 Πατήστε στο Όχι. 4 Πατήστε στο κάτω βέλος. Ορισμός προεπιλεγμένων τιμών Όταν καταχωρίζετε δεδομένα, θα διαπιστώσετε ότι συχνά καταχωρίζετε την ίδια τιμή σε κάποιο πεδίο πολλές φορές. Για παράδειγμα, οι περισσότεροι από τους πελάτες σας ίσως να βρίσκονται στην Ελλάδα αλλά μπορείτε να έχετε ένα πεδίο Χώρα γι' αυτούς που βρίσκονται στο εξωτερικό. Ο ορισμός μιας καθορισμένης τιμής για ένα πεδίο σάς γλιτώνει από τον κόπο να καταχωρίζετε τα ίδια δεδομένα ξανά και ξανά, ενώ έχετε πάντα τη δυνατότητα να επεξεργαστείτε την τιμή αν χρειαστεί. Ορισμός προεπιλεγμένης τιμής 1 Ανοίξτε έναν πίνακα σε προβολή Σχεδίασης. 2 Πατήστε στο πεδίο στο οποίο θέλετε να ορίσετε την προεπιλεγμένη τιμή. 3 Πληκτρολογήστε την προεπιλεγμένη τιμή στο πλαίσιο Προεπιλεγμένη τιμή. ΣΥΜΒΟΥΛΗ: Καθώς αλλάζουν οι ανάγκες σας, θα πρέπει ανά τακτά χρονικά διαστήματα να ελέγχετε τις προεπιλεγμένες τιμές που έχετε ορίσει ώστε να εξασφαλίζετε ότι δεν χάνετε χρόνο διαγράφοντας λανθασμένα δεδομένα. Μαύρο 62 Χρώμα 62
Δημιουργία ευρετηρίου τιμών πεδίου Δημιουργία ευρετηρίου 1 Ανοίξτε έναν πίνακα σε προβολή Σχεδίασης. 2 Πατήστε στο πεδίο στο οποίο θέλετε να προσθέσετε ευρετήριο. Κεφάλαιο 5: Προσαρμογή πεδίων 63 Όταν δημιουργείτε ένα ευρετήριο με τις τιμές ενός πεδίου, η Access διατηρεί ένα εσωτερικό αρχείο των τιμών του πεδίου, το οποίο μπορεί να χρησιμοποιεί στη συνέχεια για να βρίσκει εγγραφές πινάκων με συγκεκριμένες τιμές. Η Access διατηρεί πάντα ένα ευρετήριο με τις τιμές τού πεδίου πρωτεύοντος κλειδιού ενός πίνακα. ΠΡΟΣΟΧΗ: Η Access ενημερώνει όλα της τα ευρετήρια κάθε φορά που προσθέτετε ή ε- νημερώνετε μια εγγραφή πίνακα. Η άσκοπη δημιουργία ευρετηρίων μπορεί να επιβραδύνει σημαντικά την καταχώριση δεδομένων, ειδικά σε παλαιότερα συστήματα. 3 Πατήστε στο πλαίσιο Με ευρετήριο. 5 Πατήστε είτε στο Ναι (Επιτρέπονται διπλότυπα) ή στο Ναι (Δεν επιτρέπονται διπλότυπα). 4 Πατήστε στο κάτω βέλος. ΣΥΜΒΟΥΛΗ: Τα ευρετήρια λειτουργούν καλύτερα σε πεδία με πολλές διαφορετικές τιμές. Σε μεγάλους πίνακες, η δημιουργία ευρετηρίου για τιμές πεδίων που χρησιμοποιείτε συχνά επιτρέπει στην Access να βρίσκει γρήγορα αυτό που αναζητάτε. ΔΟΚΙΜΑΣΤΕ ΚΙ ΑΥΤΟ! Ανοίξτε το δείγμα βάσης δεδομένων Northwind, πατήστε στο κουμπί Πίνακες στη γραμμή Αντικείμενα, μετά στον πίνακα Products, και στη συνέχεια στο κουμπί Σχεδίαση. Πατήστε σε ο- ποιοδήποτε κελί της γραμμής ProductName του πλέγματος σχεδίασης και μετά πατήστε στο πλαίσιο Με ευρετήριο του τμήματος Ι- διότητες πεδίου του πλαισίου διαλόγου. Πατήστε στο κάτω βέλος που εμφανίζεται και μετά επιλέξτε Ναι (Δεν επιτρέπονται διπλότυπα). Με την αλλαγή αυτή, κάθε νέο προϊόν που καταχωρίζεται στον πίνακα πρέπει να έχει διαφορετικό όνομα. Αυτή η συγκεκριμένη αλλαγή ισχύει για τη βάση δεδομένων Northwind που περιέχει μοναδικά προϊόντα, αλλά μπορεί να μη λειτουργεί για τη βάση δεδομένων μιας επιχείρησης που αγοράζει τα ίδια προϊόντα από περισσότερους από έναν προμηθευτές. Μαύρο 63 Χρώμα 63
64 Ελληνική Microsoft Access 2002 με μια ματιά Επικύρωση καταχώρισης δεδομένων Μερικές κατηγορίες δεδομένων, όπως είναι τα πιστωτικά όρια ή η ημερομηνία εγγραφής ατόμων σε μια λέσχη, πρέπει να πληρούν συγκεκριμένα κριτήρια. Μπορείτε να εξασφαλίζετε ότι τα δεδομένα που καταχωρίζονται σε ένα πεδίο πληρούν αυτά τα κριτήρια (όπως, για παράδειγμα, όλα τα πιστωτικά όρια να είναι 5000 ή λιγότερο) εφαρμόζοντας επικύρωση δεδομένων. Όταν ένας χρήστης προσπαθεί να καταχωρίσει δεδομένα που δεν είναι κατάλληλα για το πεδίο, μπορείτε να εμφανίζετε ένα μήνυμα που να τον ενημερώνει ότι υπάρχει κάποιο λάθος. Επικύρωση δεδομένων 1 Ανοίξτε έναν πίνακα σε προβολή Σχεδίασης. 2 Πατήστε στο πλαίσιο Κανόνας επικύρωσης. Ορισμός κειμένου επικύρωσης 1 Ανοίξτε έναν πίνακα σε προβολή Σχεδίασης. 2 Πληκτρολογήστε το κείμενο επικύρωσης στο πλαίσιο Κείμενο επικύρωσης. 3 Πατήστε στο κουμπί Δόμησης. 4 Δημιουργήστε τον κανόνα επικύρωσης στο παράθυρο Δόμηση Εκφράσεων. 5 Πατήστε στο ΟΚ. ΣΥΜΒΟΥΛΗ: Μπορείτε να πληκτρολογήσετε τον κανόνα επικύρωσης, όπως <=5000, α- πευθείας μέσα στο πλαίσιο Κανόνας επικύρωσης. Μαύρο 64 Χρώμα 64
Κεφάλαιο 5: Προσαρμογή πεδίων 65 Δημιουργία πεδίου αναζήτησης Πολλές φορές, τα δεδομένα που πρέπει να καταχωρίσετε σε κάποιον πίνακα βρίσκονται σε κάποιον άλλον πίνακα. Για παράδειγμα, αν προσθέσετε ένα νέο προϊόν στη βάση δεδομένων Northwind, πρέπει να το κατατάξετε σε κάποια κατηγορία. Αντί να πρέπει να ανοίξετε χωριστά Ορισμός πεδίου ως πεδίου αναζήτησης 1 Ανοίξτε έναν πίνακα σε προβολή Σχεδίασης, πατήστε στο πεδίο που θα ορίσετε ως πεδίο αναζήτησης, πατήστε στο κελί Τύπος δεδομένων, πατήστε στο κάτω βέλος, και μετά πατήστε στη διαταγή Οδηγός αναζήτησης. 2 Ενεργοποιήστε την επιλογή Οι τιμές για τη λίστα αναζήτησης θα αναζητούνται σε πίνακα ή ερώτημα. τον πίνακα Categories (Κατηγορίες) και να βρείτε την τιμή που θέλετε, η Access σάς επιτρέπει να εμφανίζετε τις τιμές αυτές σε μια λίστα. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε τη δική σας λίστα, αντί να παίρνετε τιμές από μια υπάρχουσα προέλευση. 4 Πατήστε στον πίνακα ή το ερώτημα από το οποίο θα ανακτώνται οι τιμές, και μετά πατήστε στο κουμπί Επόμενο. 3 Πατήστε στο κουμπί Επόμενο. 5 Πατήστε στο πρώτο πεδίο που θα παρέχει τις τιμές. 6 Πατήστε στο κουμπί Προσθήκη. 7 Επαναλάβετε τα βήματα 5 και 6 για να προσθέσετε περισσότερα πεδία. ΣΥΜΒΟΥΛΗ: Αφήστε επιλεγμένο το πλαίσιο ελέγχου Απόκρυψη στήλης κλειδιού ώστε ο χρήστης που χρησιμοποιεί τη στήλη αναζήτησης να βλέπει μόνο τις τιμές του πεδίου που θέλετε εσείς, και όχι τις τιμές του πεδίου πρωτεύοντος κλειδιού. ΣΥΜΒΟΥΛΗ: Θα πρέπει να σκεφτείτε πολύ σοβαρά τη χρήση πεδίων αναζήτησης σε περιπτώσεις όπου ένα απλό ορθογραφικό λάθος μπορεί να προκαλέσει απώλεια των δεδομένων σας. 8 Πατήστε στο κουμπί Επόμενο. 9 Πατήστε στο κουμπί Τέλος. Μαύρο 65 Χρώμα 65