Διακήρυξη Διαγωνισμού για «Υπηρεσίες Προστιθέμενης Αξίας» Μέρος Α : Αντικείμενο και Προδιαγραφές Έργου Διακήρυξη Διαγωνισμού για «Υπηρεσίες Προστιθέμενης Αξίας» του Υποέργου 3 Υπηρεσίες Προστιθέμενης Αξίας της Πράξης «Εκσυγχρονισμός Υπηρεσιών Πληροφόρησης Βιβλιοθήκης Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης» {KE 2094 (80801)} Αναθέτουσα Αρχή: Ειδικός Λογαριασμός Δημοκριτείου Πανεπιστημίου Θράκης Προϋπολογισμός: 280.000,00 (με ΦΠΑ) 227.642,28 (χωρίς ΦΠΑ) Διάρκεια: 18 μήνες Διαδικασία Ανάθεσης: Διεθνής Ανοικτός με κριτήριο την οικονομικά συμφερότερη προσφορά Ημερομηνία αποστολής στην Υπηρεσία Επισ. Εκδόσεων της Ε.Ε. : --/--/201- Ημερομηνία δημοσίευσης στο ΦΕΚ Δημοσίων Συμβάσεων --/--/201- Ημερομηνία αποστολής στον Ελληνικό τύπο --/--/201- Ημερομηνία δημοσίευσης στον Ελληνικό τύπο --/--/201-, --/--/201- Ημερομηνία διενέργειας διαγωνισμού: --/--/201- Κωδικός ΟΠΣ: 304238
Διακήρυξη Διαγωνισμού για «Υπηρεσίες Προστιθέμενης Αξίας» Πίνακας Περιεχομένων Συνοπτικά στοιχεία Έργου... 4 ΜΕΡΟΣ Α: ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΕΡΓΟΥ... 5 Συντομογραφίες... 5 Α1. Περιβάλλον του Έργου... 6 A1.1 Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του αντικειμένου του Έργου... 6 A1.2 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Λειτουργίας... 7 A1.3 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Υλοποίησης... 9 A1.4 Όργανα και Επιτροπές (Διακυβέρνηση του Έργου)... 10 A1.5 Βασικοί Χρήστες (Key Users) Ομάδες χρηστών... 11 A1.6 Υφιστάμενη κατάσταση (σε σχέση με τις απαιτήσεις του Έργου)... 12 A1.7 Συνοπτική περιγραφή των υπηρεσιών και της λειτουργίας του Φορέα Λειτουργίας... 12 A1.8 Οργανωτική Δομή και Στελέχωση του Φορέα... 14 A1.9 Περιγραφή των κύριων επιχειρησιακών διαδικασιών... 15 A1.10 Ανάλυση υποδομών Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών... 16 A1.11 Επίπεδο Ωριμότητας του παρόντος Έργου... 18 Α2. Αντικείμενο, στόχοι και κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου... 20 A2.1 Αντικείμενο του Έργου... 20 A2.2 Στόχοι και Έκταση του Έργου... 21 A2.3 Κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου... 22 Α3. Λειτουργικές και Τεχνικές προδιαγραφές Έργου.... 24 A3.1 Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες... 24 A3.2 Απαιτήσεις Αρχιτεκτονικής Συστήματος... 25 A3.3 Τεχνολογίες και σχέδιο υλοποίησης Έργου... 27 Α4. Προδιαγραφές Λειτουργικών Ενοτήτων (Υποσυστημάτων, Εφαρμογών)... 27 A4.1 Λειτουργική Ενότητα «Συμμετοχή στο Υποέργο 1 της Οριζόντιας Δράσης Δημιουργία Κεντρικής Υποδομής για την παροχή Ολοκληρωμένου Περιβάλλοντος Βιβλιοθήκης ως Υπηρεσίας (ILSaS - Integrated Library System as Service)»... 27 A4.2 Λειτουργική Ενότητα «Υπηρεσία Παρακολούθησης και Αποτίμησης του έργου της Π.Β.» (Σε συνεργασία με τη ΜΟΔΙΠΑΒ )... 30 A4.3 Λειτουργική Ενότητα «Υπηρεσίες Ηλεκτρονικών Εκδόσεων (e-publishing)»... 32 A4.4 Λειτουργική Ενότητα «Υπηρεσίες Ταξινόμησης και Ευρετηρίασης Υπηρεσιακών Εγγράφων»... 37 A4.5 Λειτουργική Ενότητα «Υπηρεσία Δημιουργίας Οντολογιών και Απόδοσης Μεταδεδομένων σε Μαθησιακά Αντικείμενα»... 39 A4.6 Λειτουργική Ενότητα «Υπηρεσία Βιβλιοθήκης δια κινητής τηλεφωνίας»... 41 A4.7 Λειτουργική Ενότητα «Η ανάπτυξη και λειτουργία ενός κατανεμημένου συστήματος οργανωμένης καταγραφής, παρουσίασης και διάχυσης των επιστημονικών και ερευνητικών δραστηριοτήτων και αποτελεσμάτων του ΔΠΘ».... 42 A4.8 Λειτουργική Ενότητα «Υπηρεσίες Ενοποιημένης Διαχείρισης και Προβολής Ψηφιακών Πηγών και Πόρων μέσω Ενιαίου Συνεργατικού Διαδικτυακού Τόπου/ Ιδρυματική Πύλη Πληροφόρησης (Portal)»... 44 A4.9 Λειτουργική Ενότητα «Η μελέτη, ανάπτυξη και ένταξη των νέων υπηρεσιών στον Οργανισμό Πανεπιστημιακής Βιβλιοθήκης του ΔΠΘ και παραρτημάτων αυτής».... 47 Α5. Προδιαγραφές Οριζόντιων Λειτουργιών... 48 Α6. Διαλειτουργικότητα... 48 Σελίδα 2 από 78
Διακήρυξη Διαγωνισμού για «Υπηρεσίες Προστιθέμενης Αξίας» Α7. Πολυκαναλική προσέγγιση... 49 Α8. Ανοιχτά δεδομένα... 50 Α9. Απαιτήσεις Ασφάλειας... 50 Α10. Απαιτήσεις Ευχρηστίας Συστήματος... 51 Α11. Απαιτήσεις Προσβασιμότητας... 51 Α12. Απαιτήσεις αντιγράφων ασφαλείας... 51 Α13. Χρονοδιάγραμμα και Φάσεις Έργου... 51 Δραστηριότητα #1: Καταχώρηση δεδμένων στις βάσεις της υπηρεσίας Παρακολούθησης και Αποτίμησης του έργου της Π.Β... 55 Δραστηριότητα #2: Συλλογή πληροφοριών, κωδικοποίηση, ταξινόμηση, ψηφιοποίηση και καταχώρηση Υπηρεσιακών Εγγράφων στις βάσεις δεδομένων.... 55 Α14. Πίνακας Παραδοτέων... 62 A14.1 Σημαντικά Ορόσημα υλοποίησης Έργου... 67 Α15. Ελάχιστες προδιαγραφές Υπηρεσιών... 67 A15.1 Υπηρεσίες Εκπαίδευσης... 67 ΠΙΝΑΚΑΣ ΑΝΑΛΥΤΙΚΟΥ ΠΡΟΤΕΙΝΟΜΕΝΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗΣ... 68 A15.2 Υπηρεσίες Ευαισθητοποίησης... 68 A15.3 Υπηρεσίες Πιλοτικής και Δοκιμαστικής Παραγωγικής Λειτουργίας... 69 A15.4 Υπηρεσίες Εγγύησης «Καλής Λειτουργίας».... 71 A15.5 Υπηρεσίες Συντήρησης... 72 A15.6 Τήρηση προδιαγραφών ποιότητας υπηρεσιών... 72 Α16. Μεθοδολογία Διοίκησης και Υλοποίησης Έργου... 72 A16.1 Μέθοδοι και Τεχνικές Υλοποίησης και Υποστήριξης... 72 A16.2 Σχήμα (Οργάνωση) Διοίκησης και υλοποίησης του αντικειμένου του Έργου... 73 A16.3 Ειδικές προβλέψεις (ρυθμίσεις) για τη διασφάλιση της Ποιότητας των υπηρεσιών... 74 A16.1 Ειδικές προβλέψεις για τη Διαχείριση Κινδύνων Υλοποίησης... 75 A16.4 Σενάρια χρήσης και Ελέγχου Διαδικασία παραλαβής λειτουργικότητας συστημάτων και Έργου... 75 Α17. Παραρτήματα που αφορούν το έργο... 77 A17.1 Τεχνικές Προδιαγραφές για την ανάπτυξη των ιστοσελίδων της Πανεπιστημιακής Βιβλιοθήκης του πανεπιστημίου.... 77 Σελίδα 3 από 78
Συνοπτικά στοιχεία Έργου Διακήρυξη Διαγωνισμού για «Υπηρεσίες Προστιθέμενης Αξίας» Στο πλαίσιο του έργου «Υπηρεσίες Προστιθέμενης Αξίας» που υλοποιείται από τον άξονα προτεραιότητας 2 «Αειφόρος Ανάπτυξη και βελτίωση της ποιότητας ζωής» του Επιχειρησιακού Προγράμματος «Ψηφιακή Σύγκλιση» του ΕΣΠΑ και συγχρηματοδοτείται από την Ελλάδα και την Ευρωπαϊκή Ένωση, το Δ.Π.Θ. επιθυμεί να προμηθευτεί τις απαραίτητες Υπηρεσίες, συμπεριλαμβανομένων υπηρεσιών προστιθέμενης αξίας, όπως έχουν προβλεφθεί και περιγραφεί στο Τεχνικό Δελτίο της Πράξης, για τις ανάγκες αυτής. Η πράξη έχει τίτλο Εκσυγχρονισμός Υπηρεσιών Πληροφόρησης της Βιβλιοθήκης του Δημοκρίτειου Πανεπιστήμιου Θράκης και αποτελείται από τέσσερα συνολικά υποέργα (συμπεριλαμβανομένου και του δια του παρόντος τεύχους προκηρυσσόμενου υποέργου). Επίσης περιλαμβάνεται και μικρός αριθμός συμπληρωματικών προϊόντων λογισμικού, που δεν έχει περιληφθεί στο βασικό υποέργο δημιουργίας λογισμικού (υποέργο 2). Ειδικότερα, περιλαμβάνει τις υπηρεσίες προστιθέμενης αξίας που θα απαιτηθούν προκειμένου να υλοποιηθεί η πράξη, να αναπτυχθούν συμπληρωματικά προϊόντα αξιοποίησης της υποδομής που θα δημιουργηθεί και να οργανωθούν και διεξαχθούν συγκεκριμένες δράσεις δημοσιοποίησης και προβολής (ημερίδες, συμπόσιο, κλπ). Τα αναλυτικά τεχνικά χαρακτηριστικά κάθε μιας από τις ενότητες συνέχεια. αυτές θα δοθούν στη Σελίδα 4 από 78
ΜΕΡΟΣ Α: ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΕΡΓΟΥ Συντομογραφίες o ΑΑ Αναθέτουσα Αρχή o ΕΒΤΕ Επιτροπή Βιβλιοθηκονομικών και Τεχνικών Εργασιών o Ε.Δ.Ε.Τ. Εθνικό Δίκτυο Έρευνας και Τεχνολογίας o ΕΛ Ειδικός Λογαριασμός o ΕΔΔΑΠ Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού και Αξιολόγησης. Προσφορών o EEEK Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων o ΕΠΠΕ Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου o ΕΕ Ευρωπαϊκή Ένωση o Π.Β. Πανεπιστημιακή Βιβλιοθήκη o ΕΚΤ Εθνικό Κέντρο Τεκμηρίωσης o ΔΠΘ Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης o ΕΠ Επιχειρησιακό Πρόγραμμα o ΕΣΠΑ Εθνικό Στρατηγικό Πλαίσιο Αναφοράς o Ε.Υ. Επιστημονικός Υπεύθυνος o ΙΑ Ιδρυματικό Αποθετήριο o ΔΑ Διδακτικά Αντικείμενα o ΜΑ Μαθησιακά Αντικείμενα o ΜΟΔΙΠΑΒ Μονάδα Διασφάλισης Ποιότητας Ακαδημαϊκών. Βιβλιοθηκών o Τ.Π.Ε. Τεχνολογίες Πληροφοριών και Επικοινωνιών o Κ.Ε.Τ. Κέντρο Ευρωπαϊκής Τεκμηρίωσης o Δ.Δ.Ε.Β. Δίκτυο Διαδιανεισμού Ελληνικών Βιβλιοθηκών o ΟΔΕ Ομάδα Διοίκησης Έργου o ΣΔΠΕ Σχέδιο Διοίκησης και Ποιότητας Έργου o ΨΒ Ψηφιακή Βιβλιοθήκη o ΨΣ Ψηφιακή Σύγκλιση o CRIS Current Research Information System o DC Dublin Core o HL7 Health Level 7 o ISO International Organization for Standardization o OJS Open Journal System o WS Web Services Σελίδα 5 από 78
Α1. Περιβάλλον του Έργου Διακήρυξη Διαγωνισμού για την «Υπηρεσίες Προστιθέμενης Αξίας» A1.1 Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του αντικειμένου του Έργου Οι εμπλεκόμενοι φορείς στην υλοποίηση του έργου είναι το Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης (Φορέας Λειτουργίας), ο Ειδικός Λογαριασμός του ΔΠΘ (Φορέας Υλοποίησης και Τελικός Δικαιούχος), το Υπουργείο Παιδείας Δια Βίου Μάθησης και Θρησκευμάτων (Φορέας Χρηματοδότησης) και ο Ανάδοχος στον οποίο θα κατακυρωθεί το έργο. Την ευθύνη σύνταξης της παρούσας Διακήρυξης έχουν αναλάβει από κοινού ο Φορέας λειτουργίας του Έργου, δηλαδή το ΔΠΘ, καθώς και ο Φορέας Υλοποίησης-δικαιούχος του Έργου: ΕΛ του ΔΠΘ. Η διαχείριση της προτεινόμενης Πράξης θα γίνει μέσω του Επιστημονικού Υπευθύνου της Πράξης και της «Ομάδας Διαχειριστικής Υποστήριξης της Πράξης». Η Ομάδα αυτή θα αποτελείται από στελέχη του φορέα υλοποίησης που θα συμμετ ασχουν στο υποέργο, θα συνεπικουρεί τον Ε.Υ. για την εύρυθμη και αποτελεσματική λειτουργία της Πράξης και θα απαρτίζεται από άτομα με εμπειρία σε γραμματειακή και διεκπεραιωτική υποστήριξη αντίστοιχων προγραμμάτων και θα είναι υπεύθυνα για την επικοινωνία με τη ΕΥΔ και τη διαχειριστική παρακολούθηση της πράξης (π.χ. Προσυμβατικός Έλεγχος, Ενσωμάτωση σχολίων διαβούλευσης, Δελτίο Δήλωσης Δαπανών στο ΟΠΣ, κλπ). Ευρύτερο πλαίσιο μέσα στο οποίο ο Ανάδοχος θα υλοποιήσει το φυσικό αντικείμενο του Έργου Εξωγενείς επιχειρησιακοί στόχοι Η παρούσα Διακήρυξη λαμβάνει χώρα στο πλαίσιο του Ε.Π. «ΨΗΦΙΑΚΗ ΣΥΓΚΛΙΣΗ. ΑΞΟΝΑΣ ΠΡΟΤΕΡΑΙΟΤΗΤΑΣ 2, ΤΠΕ ΚΑΙ ΒΕΛΤΙΩΣΗ ΤΗΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΖΩΗΣ. ΠΡΟΣΚΛΗΣΗ 21.1 ΘΕΜΑΤΙΚΗ Β2. ΨΗΦΙΑΚΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΑΝΩΤΑΤΩΝ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΩΝ ΙΔΡΥΜΑΤΩΝ. ΤΙΤΛΟΣ: ΕΚΣΥΓΧΡΟΝΙΣΜΟΣ ΥΠΗΡΕΣΙΑΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗΣ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΗΣ ΔΠΘ ΔΙΚΑΙΟΥΧΟΣ: ΕΛ του ΔΠΘ», συντάχθηκε με βάση τους προτεινόμενους στόχους του προαναφερθέντος Ε.Π. και για το λόγο αυτό απαιτεί συγκεκριμένες παρεμβάσεις, όπως: κεντρική εγκατάσταση και αξιοποίηση σύγχρονων Τ.Π.Ε. που θα προσφέρουν στις βιβλιοθήκες την ευκαιρία συμμετοχικά και συνεργατικά να σχεδιάζουν, να αναπτύςουν, να εφαρμόζουν, να προωθούν και να αξιολογούν όλες ή τουλάχιστον τις περιςότερες λειτουργίες και υπηρεσίες τους, με απώτερο στόχο την εξυπηρέτηση των αναγκών του τελικού χρήστη στην κοινωνία της πληροφορίας. Οι υπηρεσίες αυτές θα πρέπει να αξιοποιούν τεχνολογίες που διευκολύνουν και ενισχύουν την πρόσβαση ολόκληρης της ακαδημαϊκής κοινότητας της χώρας στον έντυπο πλούτο επιστημονικής γνώσης των βιβλιοθηκών. Ταυτόχρονα, οι νέες τεχνολογίες και ροές εργασίας που προτείνονται θα πρέπει να απλουστεύουν τις συναλλαγές του κοινού με τις βιβλιοθήκες και να μειώνουν ουσιαστικά την απαιτούμενη προσπάθεια του προσωπικού των βιβλιοθηκών για την πραγματοποίηση καθημερινών εργασιών, αυξάνοντας με αυτόν τον τρόπο τις ευκαιρίες για ουσιαστικότερες ενέργειες προώθησης της μάθησης και γνώσης. Σελίδα 6 από 78
Όρια ευθύνης του φορέα λειτουργίας και θεσμικό και κανονιστικό πλαίσιο Το ΔΠΘ, προκειμένου να οριστούν επακριβώς τα όρια ευθύνης του, καθώς και το θεσμικό και κανονιστικό πλαίσιο υλοποίησης και λειτουργίας του Έργου, προγραμμάτισε και ολοκλήρωσε τις ακόλουθες προκαταρκτικές εργασίες: ορισμό εκπροσώπων των εννέα (9) βιβλιοθηκών του ΔΠΘ, καθορισμό Διοικητικού Σχήματος Έργου, ορισμό βιβλιοθηκονομικών και τεχνικών Επιτροπών και ομάδων εργασίας και Ομάδας Διοίκησης και Συντονισμού του Έργου, σύνταξη αρχικού κειμένου κοινών πολιτικών και τρόπου λειτουργίας των υπηρεσιών, που θα προκύψουν από την πράξη διαβούλευση του κειμένου του υποέργου και έγκρισή του από την Επιτροπή Ερευνών που διαχειρίζεται τον ΕΛ του ΔΠΘ, καταγραφή και επεξεργασία δεδομένων και πολιτικών των βιβλιοθηκών, καταγραφή αποτελεσμάτων, γενική περιγραφή τεχνικών προδιαγραφών και τρόπου λειτουργίας του υποέργου, καταγραφή ομάδας εργασίας υλοποίησης του υποέργου και κατανομή εργασιών. Με αφετηρία αυτές τις προεργασίες, συντάχθηκε Κείμενο Αποδοχής Κοινών Πολιτικών & Γενικού Τρόπου Λειτουργίας των υπηρεσιών του υποέργου, το οποίο τέθηκε υπόψη των προϊσταμένων βιβλιοθηκών. Συνθήκες κάτω από τις οποίες το Έργο θα συνεχίζει να λειτουργεί παραγωγικά Σκοπός των συνεργαζόμενων μελών του υποέργου είναι η εύρυθμη και απρόσκοπτη λειτουργία των υπηρεσιών προστιθέμενης αξίας και μετά την ολοκλήρωση της Πράξης στο πλαίσιο του Ε.Π. «Ψηφιακή Σύγκλιση». Το ΔΠΘ έχει αποφασίσει τη λειτουργία των αναφερόμενων υπηρεσιών σε μόνιμη βάση με τη χρηματοδότησή του από τα έσοδα που θα προκύψουν από την ανάπτυξη των υπηρεσιών. Οι ομάδες του διοικητικού σχήματος του υποέργου θα συνεχίσουν να λειτουργούν ως Διαρκείς Επιτροπές με το ίδιο αντικείμενο. A1.2 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Λειτουργίας Το Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης είναι ΝΠΔΔ, εποπτευόμενο από το ΥΠΔΒΜΘ. Το ΔΠΘ είναι σήμερα, ως εκ της φυσικής και νομικής δομής του, Ανώτατο Εκπαιδευτικό Ίδρυμα (ΑΕΙ). Ιδρύθηκε τον Ιούλιο του 1973 με το Νομοθετικό Διάταγμα υπ αριθ. 87 της 27 Ιουλίου 1973, και ξεκίνησε την λειτουργία του το ακαδημαϊκό έτος 1974-1975. Ονομάστηκε «Δημοκρίτειο» προς τιμήν του αρχαίου Έλληνα φιλοσόφου Δημόκριτου, ο οποίος καταγόταν από την πόλη Άβδηρα της Θράκης. Η διοίκηση του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης έχει ως έδρα της την Κομοτηνή, η οποία είναι η πρωτεύουσα της Διοικητικής Περιφέρειας Ανατολικής Μακεδονίας και Θράκης. Στο Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης λειτουργούν σήμερα δύο Σχολές και είκοσι Τμήματα σε τέςερις πόλεις της Θράκης εννέα στην Κομοτηνή, πέντε στην Ξάνθη, τέςερα στην Αλεξανδρούπολη και δύο στην Ορεστιάδα. Συγκεκριμένα: Στην Κομοτηνή τα τμήματα Νομικής, Επιστήμης Φυσικής Αγωγής και Αθλητισμού, Ιστορίας και Εθνολογίας, Ελληνικής Φιλολογίας, Κοινωνικής Διοίκησης, Διεθνών Οικονομικών Σχέσεων και Ανάπτυξης, Γλώςας, Φιλολογίας και Πολιτισμού Παρευξεινίων Χωρών, Πολιτικών Επιστημών και το τμήμα Διοίκησης Επιχειρήσεων. Σελίδα 7 από 78
Στην Ξάνθη τα τμήματα της Πολυτεχνικής Σχολής: Πολιτικών Μηχανικών, Ηλεκτρολόγων Μηχανικών και Μηχανικών Υπολογιστών, Μηχανικών Περιβάλλοντος, Αρχιτεκτόνων Μηχανικών και το τμήμα Μηχανικών Παραγωγής και Διοίκησης. Στην Αλεξανδρούπολη, τα τμήματα Ιατρικής, Μοριακής Βιολογίας και Γενετικής και τα τμήματα της Σχολής Επιστημών Αγωγής: Παιδαγωγικό Τμήμα Δημοτικής Εκπαίδευσης και το τμήμα Επιστημών της Εκπαίδευσης στην Προσχολική Ηλικία. Τέλος, στην Ορεστιάδα τα τμήματα Αγροτικής Ανάπτυξης και Δασολογίας και Διαχείρισης Περιβάλλοντος και Φυσικών Πόρων. Στο Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης φοιτούν περίπου 20.000 προπτυχιακοί φοιτητές, 1.998 μεταπτυχιακοί φοιτητές και 1.666 διδακτορικοί φοιτητές ενώ ο αριθμός των μελών του διδακτικού και διοικητικού προσωπικού ανέρχεται στα 560 μέλη περίπου. Το Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης παίζει σημαντικό ρόλο στην ενίσχυση της εθνικής και πολιτιστικής φυσιογνωμίας της περιοχής της Θράκης και συμβάλλει στο υψηλό επίπεδο των σπουδών ανώτατης εκπαίδευσης στην Ελλάδα. Με την ποιότητα διδασκαλίας και το επίπεδο έρευνας του, έχει εξασφαλίσει μια θέση μεταξύ των καλύτερων Ελληνικών ΑΕΙ. Η ΚΒ του ΔΠΘ διαχειρίζεται το σύνολο των συλλογών, βιβλίων και περιοδικών του ιδρύματος, τις προσκτήσεις νέων τεκμηρίων και εξυπηρετεί το σύνολο των αναγκών επιστημονικής πληροφόρησης του πανεπιστημίου δια των 9 βιβλιοθηκών τμημάτων και σχολών του ιδρύματος που διαθέτει. Συγκεκριμένα, η γεωγραφική κατανομή της Π.Β. έχει ως εξής: 5 στο Νομό Ροδόπης (στη πόλη της Κομοτηνής) ήτοι: 1. Βιβλιοθήκη Νομικής, Κοινωνικής Διοίκησης, Δ.Ο.Σ.Α., Πολιτικών Επιστημών, Διοίκησης Επιχειρήσεων. 2. Βιβλιοθήκη Τ. Ε. Φ. Α. Α. 3. Βιβλιοθήκη Ιστορίας & Εθνολογίας. 4. Βιβλιοθήκη Ελληνικής Φιλολογίας. 5. Βιβλιοθήκη Γλώςας, Πολιτισμού και Φιλολογίας των Παρευξείνιων Χωρών. 1 στο Νομό Ξάνθης (στην πόλη της Ξάνθης) ήτοι: 1. Βιβλιοθήκη Πολυτεχνικής Σχολής (Τμήματα Πολιτικών Μηχανικών, Ηλεκτρολόγων Μηχανικών και Μηχανικών Υπολογιστών, Μηχανικών Περιβάλλοντος, Μηχανικών Αρχιτεκτόνων, Μηχανικών Παραγωγής και Διοίκησης.) 3 στο Νομό Έβρου ήτοι: 1. Βιβλιοθήκη Ιατρικής και Μοριακής Βιολογίας στην πόλη της Αλεξανδρούπολης. 2. Βιβλιοθήκη της Σχολής των Επιστημών Αγωγής (Παιδαγωγικό Τμήμα Δημοτικής Εκπαίδευσης, Τμήμα Επιστημών της Εκπαίδευσης στην Προσχολική Ηλικία) στη Νέα Χιλή Αλεξανδρούπολης. 3. Βιβλιοθήκη των Τμημάτων Αγροτικής Ανάπτυξης και Δασολογίας στην πόλη της Ορεστιάδας. Σελίδα 8 από 78
Στο σύνολο αυτής της κατανεμημένης δομής της η ΚΒ διαθέτει σήμερα πλήρη συλλογικό κατάλογο. Σύμφωνα με τα στοιχεία του απολογισμού της 31 ης Δεκεμβρίου του 2010 περιλαμβάνει 186.902 τόμους βιβλίων που αντιστοιχούν σε 114.994 τίτλους και 4.096 τίτλους περιοδικών, ενώ οι ετήσιες κινήσεις υλικού που πραγματοποιήθηκαν μέσω του ολοκληρωμένου προγράμματος μηχανοργάνωσης της Π.Β. ξεπερνούν τις 17.000. Από την αρχή της συγκρότησης του ηλεκτρονικού καταλόγου τέθηκαν οι βάσεις για ομοιομορφία και κοινά βιβλιοθηκονομικά πρότυπα. Η επιλογή αυτή οδήγησε την Π.Β. σε υψηλές διακρίσεις κατάταξης στον Συλλογικό Κατάλογο Ελληνικών Ακαδημαϊκών Ιδρυμάτων (ΣΚΕΑΒ). Σήμερα η Κ.Β, εξυπηρετεί 573 (μέλη ΔΕΠ), 229 (διδάσκοντες με το ΠΔ 407) διδάσκοντες, 1.666 υποψήφιους διδάκτορες, 1.998 μεταπτυχιακούς φοιτητές κι 20.007 προπτυχιακούς φοιτητές.. Η ανάγκη για γρήγορη, άμεση και αποτελεσματική πληροφόρηση στο χώρο των επιστημών οδήγησε την Π.Β. σε συνεργασία με τον Σύνδεσμο Ελληνικών Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών (HEAL-Link). Μέσω της διαδικτυακής πύλης του Συνδέσμου οι ενδιαφερόμενοι της κοινοπραξίας έχουν πρόσβαση σε πλήρες κείμενο άρθρων περιοδικών και βιβλίων και σε βιβλιογραφικές βάσεις δεδομένων. A1.3 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Υλοποίησης Σκοπός του ΕΛ του ΔΠΘ είναι η διάθεση και διαχείριση κονδυλίων που προέρχονται από οποιαδήποτε πηγή και προορίζονται για την κάλυψη δαπανών οποιουδήποτε είδους, οι οποίες είναι απαραίτητες για τις ανάγκες ερευνητικών, εκπαιδευτικών, επιμορφωτικών, αναπτυξιακών καθώς και έργων συνεχιζόμενης κατάρτισης, έργων παροχής επιστημονικών, τεχνολογικών και καλλιτεχνικών υπηρεσιών, την εκπόνηση ειδικών μελετών, την εκτέλεση δοκιμών, μετρήσεων εργαστηριακών εξετάσεων και αναλύσεων, την παροχή γνωμοδοτήσεων, τη σύνταξη προδιαγραφών για λογαριασμό τρίτων, ως και άλλων σχετικών υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που συμβάλλουν στη σύνδεση της εκπαίδευσης και της έρευνας με την παραγωγή και εκτελούνται ή παρέχονται από τα μέλη του επιστημονικού προσωπικού του Πανεπιστημίου και με τη συνεργασία άλλων ειδικών επιστημόνων. Στο πλαίσιο αυτού του σκοπού ο Ειδικός Λογαριασμός του Δημοκριτείου Πανεπιστημίου Θράκης έχει διαθέσει και διαχειριστεί πολλά κονδύλια για την κάλυψη των παραπάνω αναγκών και έχει αποκτήσει την απαιτούμενη εμπειρία. Η Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού αποτελείται από τα παρακάτω τμήματα: 1. Τμήμα Διαχείρισης 2. Τμήμα Λογιστηρίου 3. Τμήμα Προμηθειών 4. Τμήμα Παρακολούθησης Έργων 5. Τμήμα Προγραμματισμού και Ανάπτυξης 6. Γραφείο Πρωτοκόλλου 7. Γραφείο Μηχανογράφησης Σελίδα 9 από 78
Αλλοι Φορείς που εμπλέκονται στην επιτυχή έκβαση του έργου Το παρόν έργο συνδέεται στενά με την υλοποίηση έργων που θα αναπτυχθούν και θα διατεθούν από άλλους φορείς. Συγκεκριμένα: Οι ενέργειες που αφορούν τη συμμετοχή στο συνεργατικό σύστημα διαχείρισης βιβλιοθηκών (ILSaS) εξαρτώνται από την πορεία και χρονοδιάγραμμα του συγκεκριμένου έργου της οριζόντιας Δράσης που υλοποιείται από τον Σ.Ε.Α.Β. Οι ενέργειες που συνδέονται με το Αποθετήριο Ερευνητικής Δραστηριότητας του Πανεπιστημίου (CRIS) εξαρτώνται από το χρονοδιάγραμμα ανάπτυξης του σχετικού λογισμικού από το ΕΚΤ και την παράδοσή του στα συνεργαζόμενα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα. A1.4 Όργανα και Επιτροπές (Διακυβέρνηση του Έργου) Ομάδα Διοίκησης και Συντονισμού του Έργου Η υλοποίηση του έργου θα παρακολουθείται και θα υποστηρίζεται από την Ομάδα Διοίκησης και Συντονισμού του Έργου, της οποίας θα προϊσταται ο επιστημονικός υπεύθυνος, και θα συμμετέχουν ο προϊστάμενος της Κεντρικής Πανεπιστημιακής Βιβλιοθήκης του Δ.Π.Θ., ο προϊστάμενος του Υπολογιστικού Κέντρου του Δ.Π.Θ. και δυο (2) καθηγητές. Ο υποψήφιος ανάδοχος, θα πρέπει να γνωρίζει ότι Επιστημονικός υπεύθυνος του έργου είναι ο Δρ. Δημήτριος Γεωργίου, Αναπληρωτής καθηγητής του τομέα Φυσικής και Εφ. Μαθηματικών, του τμήματος Ηλεκτρολόγων Μηχανικών & Μηχανικών Υπολογιστών, Επιστημονικός Υπεύθυνος της αντίστοιχης κάθετης πράξης του ΕΠΕΑΕΚ (1996-2000), αναπληρωτής επιστημονικός υπεύθυνος της αντίστοιχη κάθετης πράξης του ΕΠΕΑΕΚ ΙΙ (2001-2007) εκπρόσωπος του Δ.Π.Θ. στη Γενική συνέλευση της Οριζόντιας Δράσης Βιβλιοθηκών ΕΠΕΑΕΚ από το 1997, Μέλος της Γενικής Συνελεύσεως της ΗEALlink από την ίδρυσή της, μέλος του Δ.Σ. της ΣΕΑΒ από τον Μάιο του 2010. Μέλος της ομάδος σχεδίασης και υλοποίησης του συστήματος «ΑΡΤΕΜΙΣ» για τη καταχώρηση και διαχείριση της γκρίζας βιβλιογραφίας. Εισηγητής για τον σχεδιασμό λειτουργίας της ΜΟΔΙΠΑΒ, σχετικά με την εγκατάσταση συστήματος καλλιέργειας της Ολικής Ποιότητας (TQC) στη μονάδα. Τα στοιχεία επικοινωνίας με τον ΕΥ είναι : e-mail address : dgeorg@ee.duth.gr τηλ. Γραφείου : 2541079969 τηλ. Κινητό: 6932410633 Ομάδας Διαχειριστικής Υποστήριξης της Πράξης: Το έργο της ομάδας περιγράφεται στην Α1.1.1 και αφορά στην υποστήριξη της ομάδας Διοίκησης και Συντονισμού της Πράξης. Στην ομάδα θα απασχοληθούν τουλάχιστον δύο άτομα με ευθύνη του αναδόχου. Ένα εκ των ατόμων αυτών θα εγκατασταθεί σε χώρο του πανεπιστημίου που θα του υποδειχθεί. Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού: Ο διαγωνισμός θα διεξαχθεί από πενταμελή Επιτροπή που θα συσταθεί μετά από κλήρωση σύμφωνα με το άρθρο 26 του N.4024/2011 και με απόφαση του ΕΛ. Η Σελίδα 10 από 78
Επιτροπή είναι αρμόδια για τη διαδικασία ελέγχου των δικαιολογητικών, για τη διαδικασία αξιολόγησης των προτάσεων των υποψηφίων καθώς και για κάθε θέμα που προκύπτει ως και κατά την εκτέλεση της Σύμβασης. Επιτροπή Παραλαβής : Η Επιτροπή παραλαβής (τριμελής) έχει οριστεί από την Αναθέτουσα Αρχή σύμφωνα με το Ν.4024/2011, άρθρο 26 και αρμοδιότητά της αποτελεί μόνο η παραλαβή του αντικειμένου του εν λόγω έργου (διαγωνισμού) Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής του έργου: Για τις ανάγκες παρακολούθησης και τελικής παραλαβής (του φυσικού αντικειμένου του έργου), όπως θα προκηρυχθεί από την παρούσα διακήρυξη έχει οριστεί από την Αναθέτουσα Αρχή «Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου (ΕΠΠΕ)». Αρμοδιότητα της ΕΠΠΕ είναι η παρακολούθηση της πορείας υλοποίησης και η τμηματική και οριστική παραλαβή του παρόντος Έργου (του φυσικού αντικειμένου του έργου). Επιτροπή Ενστάσεων : Η Επιτροπή Ενστάσεων ορίσθηκε από την Αναθέτουσα Αρχή σύμφωνα με το άρθρο 26 του N.4024/2011 και το άρθρο 38, παράγραφος 2β του Π.Δ. 118/2007, με μέλη διάφορα της Επιτροπής Διενέργειας Διαγωνισμού. Έργο της Επιτροπής είναι η εκδίκαση προσφυγών που τυχόν κατατεθούν κατά τη διαδικασία διενέργειας του διαγωνισμού. Επιτροπή Βιβλιοθηκονομικών και Τεχνικών Εργασιών (ΕΒΤΕ): Αποτελείται από τους 9 εκπροσώπους των βιβλιοθηκών και έργο της είναι η διάθεση στον ανάδοχο όλων των στοιχείων και διευκολύνσων για την απρόσκοπτη ανάπτυξη των υπηρεσιών προστιθέμενης αξίας. A1.5 Βασικοί Χρήστες (Key Users) Ομάδες χρηστών Βασικοί Χρήστες Το σύνολο της ακαδημαϊκής κοινότητας στην Ελλάδα και Κύπρο, καθώς και οι ελληνόφωνοι χρήστες που αναζητούν επιστημονική πληροφόρηση στην ελληνική γλώσσα. Ομάδες χρηστών Α ομάδα: Προπτυχιακοί φοιτητές Β ομάδα: Μεταπτυχιακοί φοιτητές Γ ομάδα: Μέλη ΔΕΠ και ομότιμοι καθηγητές Δ ομάδα: Πολίτες που ενδιαφέρονται για εξειδικευμένη επιστημονική πληροφόρηση. Ο υποψήφιος Ανάδοχος υποχρεούται να υποβάλει ολοκληρωμένη πρόταση για: Το Σχήμα Διοίκησης, δηλαδή τον τρόπο με τον οποίο θα διαχειριστεί τις απαιτήσεις του Έργου σε όλα τα επίπεδα. Το προσωπικό που θα διαθέσει για την υλοποίηση του Έργου και, κατ αντιστοιχία, για τους ρόλους που αυτό θα αναλάβει κατά τη διάρκεια υλοποίησης του Έργου. Σε όλη τη διάρκεια του Έργου θα υπάρχει συνεχής επικοινωνία και ενημέρωση όλων των συμμετεχόντων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και computer conferences. Σελίδα 11 από 78
A1.6 Υφιστάμενη κατάσταση (σε σχέση με τις απαιτήσεις του Έργου) A1.7 Συνοπτική περιγραφή των υπηρεσιών και της λειτουργίας του Φορέα Λειτουργίας Η οργάνωση του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης δομείται ιεραρχικά σε Σχολές και αντίστοιχα μία Σχολή αποτελείται από έναν αριθμό Τμημάτων. Τα Τμήματα είναι βασικές μονάδες. Παρέχουν εκπαιδευτικές υπηρεσίες που καταλήγουν σε πτυχία ή διπλώματα και επιπλέον είναι οι μονάδες εκείνες στις οποίες ανήκουν διάφορες κατηγορίες προσωπικού. Σε σχέση με την Πανεπιστημιακή Βιβλιοθήκη, ανάμεσα στις υπηρεσίες που προσφέρει συγκαταλέγονται οι εξής: Α1. Υπηρεσία δανεισμού Η Πανεπιστημιακή Βιβλιοθήκη διαθέτει μια πλούσια συλλογή από έντυπο και ηλεκτρονικό υλικό το οποίο παρέχει στους χρήστες της, μέσω της υπηρεσίας δανεισμού. Α2. Υπηρεσία διαδανεισμού Πραγματοποιείται: Α) σε επίπεδο βιβλίων μέσω του ΔΙΚΤΥΟΥ ΔΙΑΔΑΝΕΙΣΜΟΥ ΕΛΛΗΝΙΚΩΝ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΩΝ (Δ.Δ.Ε.Β.), το οποίο αναπτύχθηκε στο πλαίσιο των ενεργειών του Συνδέσμου των Ελληνικών Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών των Ιδρυμάτων τριτοβάθμιας εκπαίδευσης (Σ.Ε.Α.Β.). Η Π.Β. ως μέλος της ΣΕΑΒ λειτουργεί άλλοτε ως Δανειζόμενη (Πελάτης) και άλλοτε ως Προμηθεύτρια. Το όλο σύστημα λειτουργεί σε ένα πλαίσιο όρων και ασφαλιστικών δικλείδων που διασφαλίζουν την έγκαιρη επιστροφή των βιβλίων μετά το Διαδανεισμό. Ως Προμηθεύτρια ικανοποιεί τα αιτήματα που δέχεται από άλλες Βιβλιοθήκες για υλικό που η ίδια διαθέτει. Ως Δανειζόμενη υποβάλλει τα αιτήματα των χρηστών της σε άλλες Βιβλιοθήκες αιτούμενη υλικό που η ίδια δεν διαθέτει. Ο χρήστης που επιθυμεί να ασκήσει το δικαίωμα διαδανεισμού βιβλίου από άλλη βιβλιοθήκη μπορεί να συμπληρώσει την ηλεκτρονική αίτηση ή ν απευθυνθεί στους αρμόδιους υπαλλήλους της οικείας βιβλιοθήκης τους. Μετά την επεξεργασία του αιτήματος, ο χρήστης ενημερώνεται για την εκτέλεση ή μη της παραγγελίας του από την αρμόδια βιβλιοθήκη. Β)σε επίπεδο περιοδικών εκδόσεων μέσω του Εθνικού Δικτύου Επιστημονικών και Τεχνολογικών Βιβλιοθηκών του ΕΚΤ. Α3. Υπηρεσία προσκτήσεων Στην Πανεπιστημιακή Βιβλιοθήκη λειτουργεί Υπηρεσία Προσκτήσεων βιβλιακού υλικού. Όλες οι αιτήσεις για παραγγελίες βιβλίων που υποβάλλουν οι έχοντες από τον Κανονισμό Λειτουργίας αυτό το δικαίωμα, ελέγχονται κατά προτεραιότητα. Δικαίωμα παραγγελίας αγορών έχουν τα μέλη ΔΕΠ του Ιδρύματος. Ο αριθμός των τίτλων και το κόστος ανά μέλος ΔΕΠ, καθορίζονται από τη διοίκηση και τα καθ' ύλην αρμόδια όργανα του ιδρύματος. Σχετική με το θέμα πληροφόρηση παρέχεται από τα όργανα αυτά με τις συνήθεις διαδικασίες και δεν ανακοινώνονται δια των ιστοσελίδων της Πανεπιστημιακής Βιβλιοθήκης. Α4. Ενημέρωση και εκπαίδευση χρηστών Σελίδα 12 από 78
Με την έναρξη του κάθε νέου ακαδημαϊκού έτους το πρόγραμμα ενημέρωσης και εκπαίδευσης των χρηστών των Βιβλιοθηκών των Σχολών ή / Τμημάτων περιλαμβάνει: Ξεναγήσεις στους χώρους της Βιβλιοθήκης Σχολής ή / Τμήματος και παρουσίαση της συλλογής της. Ενημέρωση για τον κανονισμό λειτουργίας της Βιβλιοθήκης και των υπηρεσιών που προσφέρει. Παρουσίαση της ιστοσελίδας της Πανεπιστημιακής Βιβλιοθήκης και των ηλεκτρονικών υπηρεσιών που παρέχονται μέσα από αυτή. Αναζήτηση στον Ηλεκτρονικό Κατάλογο της Πανεπιστημιακής Βιβλιοθήκης (OPAC) Αναλυτικός οδηγός αναζήτησης στον OPAC Αναζήτηση στους Ηλεκτρονικούς Καταλόγους άλλων Βιβλιοθηκών Ελλάδας - Εξωτερικού. Αναζήτηση περιοδικών, άρθρων (περιλήψεις ή / πλήρες κείμενο), βιβλίων, πρακτικών συνεδρίων και των βιβλιογραφικών τους στοιχείων σε ηλεκτρονικές βάσεις δεδομένων Ελλάδας - Εξωτερικού. Αναζήτηση βιβλιογραφίας σε εξειδικευμένες ηλεκτρονικές βάσεις δεδομένων. Στη διάρκεια των προγραμμάτων οι χρήστες έχουν τη δυνατότητα να καταθέτουν τις εμπειρίες τους από άλλες Βιβλιοθήκες και να συζητούν με τους αρμόδιους των Βιβλιοθηκών προτάσεις και νέες ιδέες για τη βελτίωση των παρεχομένων υπηρεσιών. Α5. Κέντρο Ευρωπαϊκής Τεκμηρίωσης Στη Βιβλιοθήκη της Νομικής λειτουργεί από το έτος 2000 Κέντρο Ευρωπαϊκής Τεκμηρίωσης. Είναι ένα από τα 7 Κέντρα Τεκμηρίωσης που λειτουργούν σε ελληνικά ακαδημαϊκά ιδρύματα. Το Κ.Ε.Τ. είναι ένα από τα δίκτυα πληροφόρησης της Ευρωπαϊκής Ένωσης που έχει στόχο, μέσα από τη συστηματική καταγραφή και τεκμηρίωση των ευρωπαϊκών εκδόσεων, την προώθηση της ενημέρωσης του πολίτη σε θέματα της καθημερινότητάς του αλλά και σε θέματα επιστημονικής έρευνας που άπτονται της Ευρωπαϊκής Ολοκλήρωσης. Α6. Άλλες υπηρεσίες / λειτουργίες Ψηφιακές ή ψηφιοποιημένες συλλογές Στο πλαίσιο του ΠΡΟΜΗΘΕΥΣ ΙΙ πραγματοποιήθηκε ψηφιοποίηση 41 βιβλίων σπάνιων εκδόσεων μεγάλης επιστημονικής αξίας και ερευνητικού ενδιαφέροντος. Η ψηφιοποίηση αυτή πραγματοποιήθηκε με σκοπό να διασωθεί το περιεχόμενό τους από τη συνεχή χρήση τους. Τα εν λόγω βιβλία είναι διαθέσιμα μόνο από τερματικά της Βιβλιοθήκης προκειμένου να διασφαλιστούν ζητήματα πνευματικής ιδιοκτησίας. Παράλληλα από το έτος 2007 ξεκίνησε η εισαγωγή στο αυτοματοποιημένο πρόγραμμα της Π.Β. μεταπτυχιακών εργασιών και διδακτορικών διατριβών που εκπονήθηκαν στο Ίδρυμα. Μέχρι και το 2011 εισήχθησαν 361 τεκμήρια ορισμένα από τα οποία διατίθενται και σε πλήρες κείμενο Ηλεκτρονικές Συλλογές Σελίδα 13 από 78
Η Π.Β. ως μέλος του Συνδέσμου Ελληνικών Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών (ΣΚΕΑΒ) μέσω του διαδυκτυακού της τόπου παρέχει στους χρήστες της πρόσβαση σε βιβλιογραφικές βάσεις δεδομένων και σε πλήρες κείμενο ηλεκτρονικών περιοδικών και βιβλίων. Από την αρχή της λειτουργίας, της υπηρεσίας αυτής γίνονται σχετικές ενημερώσεις υπό τη μορφή ανακοινώσεων στην ιστοσελίδα της Π.Β. του Ιδρύματος (http://www.lib.duth.gr) καθώς και με την ταυτόχρονη αποστολή e-mail στα μέλη της Πανεπιστημιακής κοινότητας του Ιδρύματος. Οι χρήστες που θεωρούνται μέλη της Πανεπιστημιακής κοινότητας (διδακτικό, ερευνητικό, διοικητικό προσωπικό, φοιτητής, κλπ.), μόνο για εκπαιδευτικούς, διδακτικούς ή ερευνητικούς σκοπούς έχουν τη δυνατότητα πλήρους πρόσβασης στη υπηρεσία και εκτός Πανεπιστημιακού δικτύου (φυσικού δικτύου) είτε μέσω τής σύνδεσης τηλεφώνου (dialup), είτε μέσω τού εικονικού ιδιωτικού δικτύου (VPN) τού Δ.Π.Θ. Με όσα παρατέθηκαν προηγουμένως, προκύπτει ότι οι υποδομές και το ανθρώπινο στελεχιακό δυναμικό της ΚΒ, παρουσιάζουν σήμερα μια πληροφόρησης. Η ΚΒ συμβάλλει στην ανάπτυξη και εξέλιξη του ερευνητικού και του διδακτικού έργου της πανεπιστημιακής κοινότητας. Στην πορεία της συνεχούς βελτίωσης και της εφαρμογής καλλιέργειας ολικής ποιότητας στη δομή και τις υπηρεσίες της, η ΚΒ προσβλέπει στην μετεξέλιξή της σε ένα σύγχρονο κέντρο πληροφόρησης, ανοικτό σε ολόκληρη την κοινωνία. Πέρα από τις πέντε πύλες (portals) επιστημονικής πληροφόρησης στις θεματικές περιοχές της Ιατρικής, Νομικής, Δασολογίας & Αγροτικής Ανάπτυξης, Επιστημών Αγωγής και Μηχανικής, η ΚΒ προτίθεται στην επόμενη διετία να αναπτύξει ένα Ιδρυματικό Αποθετήριο (Institutional Repository) για τη συγκέντρωση, διάδοση και διαφύλαξη της παραγόμενης στο ίδρυμα βιβλιογραφίας, των δημοσιευμένων εργασιών, των αναφορών στο ερευνητικό έργο της πανεπιστημιακής κοινότητας, κ.λπ. Το αποθετήριο αυτό θα δομηθεί με το μοντέλο που υποστηρίζει το διαδικτυακό εργαλείο διαχείρισης, DSpace. Θα καθοριστούν πολιτικές διαχείρισης για το περιεχόμενο και την απόθεση της παραγωγής, πολιτικές για θέματα πνευματικής ιδιοκτησίας, δεδομένων και μεταδεδομένων, καταχώρησης και συντήρησης, καθώς και πολιτικές απόσυρσης και ασφάλειας του συστήματος. Με σκοπό την αξιολόγηση και την ανάπτυξη του Αποθετηρίου θα συγκεντρώνονται στατιστικά στοιχεία χρήσης και θα προβάλλεται η υπηρεσία στην Ελληνική και Διεθνή επιστημονική κοινότητα. Από το συγκεκριμένο έργο αναμένεται να βελτιωθούν σημαντικά, σε μικρότερο ή μεγαλύτερο βαθμό, όλες οι προαναφερθείσες υπηρεσίες της ΚΒ προς τους χρήστες της. A1.8 Οργανωτική Δομή και Στελέχωση του Φορέα Η Πανεπιστημιακή Βιβλιοθήκη του Δ.Π.Θ. συγκροτείται από: Α. Την Υπηρεσία της Πανεπιστημιακής Βιβλιοθήκης με έδρα την Κομοτηνή, Β. Τα παραρτήματα (σε επίπεδο σχολής) και τις βιβλιοθήκες μονάδες (σε επίπεδο τμήματος) του Ιδρύματος. Η Υπηρεσία της Πανεπιστημιακής Βιβλιοθήκης έχει συγκεκριμένες αρμοδιότητες και στόχους, η οποία σε συνεργασία με τα παραρτήματα και τις βιβλιοθήκες μονάδες αναπτύςει πρωτοβουλίες για κοινές δράσεις, τόσο σε ερευνητικό όσο και σε πολιτισμικό επίπεδο και προωθεί την εφαρμογή της σύγχρονης τεχνολογίας για αξιόπιστη επιστημονική πληροφόρηση. Το σύστημα αυτό των βιβλιοθηκών του ιδρύματος δεν έχει ακόμα ένα συγκεκριμένο και θεσμοθετημένο οργανωτικό σχήμα. Σελίδα 14 από 78
Στον πίνακα που ακολουθεί παρουσιάζεται η κατανομή του στελεχιακού δυναμικού στις βιβλιοθήκες του ΔΠΘ. Βιβλιοθήκη Αρ. υπαλλήλων Βιβλιοθήκη Αρ. υπαλλήλων Ιστορίας 2 Πολυτεχνικής Σχολής 3 Νομικής 6 ΤΕΦΑΑ 3 Παιδαγωγικό 4 Ιατρική 4 Α.Α.Δ 3 Παρευξεινίων 1 Φιλολογίας 2 A1.9 Περιγραφή των κύριων επιχειρησιακών διαδικασιών Οι βιβλιοθήκες του ΔΠΘ έχουν παρουσία στο διαδίκτυο δια της ιστοσελίδας της ΚΒ (www.lib.duth.gr). Το σύνολο των δραστηριοτήτων τους, καθώς και ο συλλογικός κατάλογος ή τα επιστημονικά περιοδικά στα οποία το ΔΠΘ είναι συνδρομητής, είναι προσβάσιμα από την ιστοθέση αυτή. Επιπλέον πέντε δικτυακές πύλες οδηγούν σε ισάριθμα portals, που παρουσιάζουν επιστημονικά νέα στις επιστήμες της Μηχανικής, της Αγροτικής Ανάπτυξης, της Αγωγής, της Νομικής καθώς και στην Ιατρική. Με το παρόν έργο θα αναπτυχθούν υπηρεσίες και θα αξιοποιηθεί το λογισμικό που θα προμηθευτεί η Κ.Β. με τα υποέργα 1 και 2 της παρούσας δράσης, καθώς και το λογισμικό του συνεργατικού συστήματος ILSaS και η μετάπτωση του ILS της Βιβλιοθήκης σ αυτό. Ειδικότερα οι υπηρεσίες που θα αναπτυχθούν μέσω του Υποέργου 3 αφορούν: την ομαλή μετάπτωση στο συνεργατικό σύστημα ILSaS, την παρακολούθηση της δραστηριότητας των βιβλιοθηκών, τα συστήματα απόδοσης μεταδεδομένων που θα διευκολύνουν τη χρήση των βάσεων υπηρεσιακών εγγράφων και μαθησιακών αντικειμένων που διατίθενται σε ψηφιακή μορφή από το διαδίκτυο (με παράλληλη ψηφιοποίηση υπηρεσιακών εγγράφων για την ταχύτατη αναζήτησή του και παρουσίαση μέσω διαδικτύου), σύστημα πολυκαναλικής παροχής υπηρεσιών προς τους χρήστες, καθώς και ένα σύστημα παρακολούθησης της τρέχουσας ερευνητικής δραστηριότητας του προσωπικού του ιδρύματος. Επιπλέον, θα δημιουργηθεί η υποδομή για τη δημιουργία επιστημονικών ηλεκτρονικών περιοδικών εκδόσεων, επάνω στην οποία θα βασιστεί η υπάρχουσα περιοδική έκδοση τη Πανεπιστημιακής βιβλιοθήκης. Οι υπηρεσίες προστιθέμενης αξίας θα πρέπει να υποστηρίζουν ένα σύνολο επιχειρησιακών διαδικασιών, δηλαδή λειτουργίες, μέσω πρόσθετων εφαρμογών, οι οποίες αναλύονται πλήρως στις ενότητες Α3.1, A.3.2 του παρόντος. Συνοπτικά οι βασικότερες διαδικασίες που εφαρμόζονται είναι οι εξής: Οργάνωση νέων υπηρεσιών Ένταξη νέων υπηρεσιών στην οργανωτική δομή της Π.Β. Κατάθεση/Εισαγωγή Δεδομένων για την παρακολούθηση δεικτών δραστηριοτήτων της Π.Β. Σελίδα 15 από 78
Συλλογή και Κατάθεση/Εισαγωγή Δεδομένων για την παρακολούθηση της ερευνητικής δραστηριότητας του ιδρύματος Διαδικασία πολυκαναλικής επικοινωνίας της Π.Β. με τους χρήστες των υπηρεσιών Οργάνωση της διαχείρισης και της αναζήτησης υπηρεσιακών εγγράφων Δημιουργία υποδομών για την προσαρμοστική ανάσυρση μαθησιακών αντικειμένων Υπηρεσίες εξατομίκευσης Διαχείριση Μεταδεδομένων Μετάπτωση δεδομένων Δραστηριότητες ηλεκτρονικής έκδοσης περιοδικών εκδόσεων και πρακτικών συνεδρίων Ασφάλεια δικτυακών εφαρμογών και προβολή των υπηρεσιών στο διαδίκτυο. A1.10 Ανάλυση υποδομών Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών Στο Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης λειτουργούν δύο δομές στήριξης λειτουργίας πληροφοριακών συστημάτων, το Υπολογιστικό Κέντρο - Κέντρο Διαχείρισης Δικτύων και η Διεύθυνση Μηχανοργάνωσης. Αναλυτικότερα, το Υπολογιστικό Κέντρο Κέντρο Διαχείρισης Δικτύων (ΥΚ-ΚΔΔ) του Δ.Π.Θ. έχει αναλάβει την εποπτεία της λειτουργίας του δικτύου επικοινωνιών, την τυποποίηση και την τεκμηρίωση των διαδικασιών, τη συνεχή παρακολούθηση των συναφών αναγκών του Ιδρύματος και την ικανοποίηση των χρηστών του δικτύου επικοινωνιών. Επίσης, το ΥΚ-ΚΔΔ έχει την ευθύνη της ορθής λειτουργίας του DUTHNet και της πρόσβασης στο Πανεπιστημιακό Διαδίκτυο (GUNet). Η οργάνωση & λειτουργία του ΥΚ-ΚΔΔ του Δ.Π.Θ. βασίζεται στον Εσωτερικό Κανονισμό, ο οποίος εγκρίθηκε στη Συνεδρίαση του Πρυτανικού Συμβουλίου του Δ.Π.Θ. (Αριθμ. 425/17-10-2001) και στη Συνεδρίαση της Συγκλήτου του Δ.Π.Θ.(Αριθμ. 563/30-10-2001 Αριθμ. απόφασης Α 565/1-11/2001). Οι κανόνες οργάνωσης και λειτουργίας του ΥΚ-ΚΔΔ αλλά και οι διαδικασίες που ακολουθούνται εσωτερικά, έχουν ως κύριους στόχους τη διασφάλιση: 1. της πληρότητας και ποιότητας των παρεχόμενων υπηρεσιών, σύμφωνα με τους εθνικούς και διεθνείς κανόνες τυποποίησης ποιότητας, και 2. της προστασίας της ιδιωτικής ζωής στον τηλεπικοινωνιακό τομέα (απόρρητο επικοινωνιών και δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα), σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία, την ακαδημαϊκή δεοντολογία και τις αποφάσεις της Συγκλήτου. Το ΥΚ-ΚΔΔ του Δ.Π.Θ. αναλαμβάνει το σύνολο των υποχρεώσεων που αφορούν στην οργάνωση και λειτουργία του δικτύου επικοινωνιών του Δ.Π.Θ., δηλαδή την τήρηση των προδιαγραφών ενιαίας δομημένης καλωδιακής υποδομής, την εγκατάσταση και λειτουργία του ενεργού εξοπλισμού και την ανάπτυξη, εγκατάσταση και συντήρηση των υπηρεσιών του τηλεφωνικού δικτύου και του δικτύου δεδομένων. Είναι υπεύθυνο για το συνεχή ανασχεδιασμό και αναβάθμιση του δικτύου τηλεματικής, σύμφωνα με τις τεχνολογικές εξελίξεις και τις τεχνικοοικονομικές δυνατότητες, στα πλαίσια της Σελίδα 16 από 78
γενικότερης πολιτικής που χαράςει η Σύγκλητος του Ιδρύματος. Ειδικότερα οι αρμοδιότητες του ΥΚ- ΚΔΔ περιλαμβάνουν τα εξής: 1. Εγκατάσταση και λειτουργία δικτυακών υπηρεσιών καθώς και ενσωμάτωση νέων. 2. Σχεδιασμό της βέλτιστης τοπολογίας και διάρθρωσης του εξοπλισμού. 3. Προγραμματισμό και πραγματοποίηση αναβαθμίσεων του δικτύου. 4. Επίβλεψη της λειτουργίας του δικτύου. 5. Εγκατάσταση νέων συνδέσεων και αλλαγή των χαρακτηριστικών των ήδη ενεργών. 6. Αποκατάσταση βλαβών και έκτακτων περιστατικών, που αφορούν τον παθητικό και ενεργό εξοπλισμό του τηλεφωνικού δικτύου και του δικτύου δεδομένων σε συνεργασία με τη Δ.Τ.Ε. του Πανεπιστημίου. 7. Σύνταξη τεχνικών προδιαγραφών για τις δικτυακές επεκτάσεις και αναβαθμίσεις. 8. Ενημέρωση, εκπαίδευση και τεχνική υποστήριξη των χρηστών. 9. Πλήρη και συνεχή τεκμηρίωση της υποδομής του δικτύου τηλεματικής και των υπηρεσιών του. 10. Διασφάλιση του απορρήτου των επικοινωνιών και των προσωπικών δεδομένων. 11. Συνεργασία και επικοινωνία με αντίστοιχες υπηρεσίες άλλων Ακαδημαϊκών δικτύων. 12. Παροχή υπηρεσιών τηλεματικής σε τρίτους (Ερευνητικούς και Πανεπιστημιακούς Φορείς, Δημόσιες Υπηρεσίες και Οργανισμούς) στα πλαίσια εξωτερικά χρηματοδοτούμενων προγραμμάτων. Επίσης, στο Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης λειτουργεί η Διεύθυνση Μηχανοργάνωσης, που είναι αρμόδια για την υποστήριξη της λειτουργίας, της συντήρησης και της διαρκούς αναβάθμισης της υπολογιστικής υποδομής των Διοικητικών Υπηρεσιών του Πανεπιστημίου. Η Διεύθυνση Μηχανοργάνωσης διαρθρώνεται σύμφωνα με το ΠΔ 96/2006 Οργανισμός των Διοικητικών υπηρεσιών του ΔΠΘ, στα ακόλουθα τμήματα: 1. Τμήμα Λειτουργίας και Συντήρησης Υπολογιστικών Συστημάτων. Είναι αρμόδιο για την τεχνική κάλυψη και υποστήριξη των Υπολογιστικών Συστημάτων των Διοικητικών Υπηρεσιών. Είναι υπεύθυνο για την εν γένει καλή λειτουργία των Υπολογιστικών Συστημάτων, τη βασική συντήρηση μηχανημάτων (υποστήριξη όχι υψηλού επιπέδου), την ικανοποιητική λειτουργία των Η/Υ από άποψη λογισμικού και υλικού, με συνεχή έλεγχο απόδοσης, την παρακολούθηση, βελτίωση και συνεχή ενημέρωση του λειτουργικού και των λογισμικών προϊόντων του συστήματος, τη σύνταξη Προδιαγραφών Υπολογιστικών Συστημάτων και την ενημέρωση και εκπαίδευση των χρηστών των διοικητικών Υπηρεσιών του Πανεπιστημίου. 2. Τμήμα Μηχανογράφησης. Είναι αρμόδιο και υπεύθυνο για τη μηχανογραφική υποστήριξη των διοικητικής φύσης εργασιών του Ιδρύματος (Διοικητικών, Οικονομικών, Φοιτητικών Γραμματειών και άλλων. Έχει την φροντίδα για τη συνεχή βελτίωση της μηχανογραφικής υποστήριξης και την κάλυψη των λοιπών δραστηριοτήτων του Πανεπιστημίου με την ανάπτυξη νέων εφαρμογών. Προπαρασκευάζει τα απαιτούμενα στοιχεία, εκτελεί και συντηρεί τις τρέχουσες μηχανογραφικές εφαρμογές. Εκπονεί προτάσεις για νέο μηχανογραφικό εξοπλισμό (Υλικό και Λογισμικό). Μελετά, σχεδιάζει και υλοποιεί νέες εφαρμογές. Παραλαμβάνει προϊόντα και σχετικές τεκμηριώσεις εφαρμογών που αναπτύςονται εκτός Πανεπιστημίου. Σελίδα 17 από 78
3. Τμήμα Γραμματείας. Είναι αρμόδιο για τη Γραμματειακή Υποστήριξη της Διεύθυνσης Μηχανοργάνωσης, την τήρηση Πρωτοκόλλου και Αρχείου Εισερχομένων - Εξερχομένων, την τήρηση βιβλίου απογραφής και χρέωσης υλικού, παρακολούθηση Αναλωσίμων και Παγίων της Διεύθυνσης Μηχανοργάνωσης και τη Γραμματειακή εξυπηρέτηση των υπηρεσιών της Διεύθυνσης Μηχανοργάνωσης εν γένει. 4. Αυτοτελή Γραφεία Μηχανοργάνωσης Ξάνθης-Αλεξανδρούπολης-Ορεστιάδας Αποσκοπούν στην υποβοήθηση του έργου της Διεύθυνσης κυρίως την μηχανογραφική υποστήριξη της λειτουργίας (εκπαιδευτικής και διοικητικής) των μονάδων του πανεπιστημίου που εδρεύουν στις πόλεις της Ξάνθης, Αλεξανδρούπολης και Ορεστιάδας και την κάλυψη των λοιπών δραστηριοτήτων τους. Η σημερινή της σύνθεση αριθμεί (2) αποκλειστικούς υπαλλήλους ΠΕ και (2) ακόμη υπαλλήλους με παράλληλη απασχόληση και σε άλλη υπηρεσία. Οι βιβλιοθήκες διαθέτουν ικανό αριθμό τερματικών σταθμών και εξυπηρετητών παλαιάς τεχνολογίας, καθώς και αντικλεπτικά συστήματα, φωτοαντιγραφικά συστήματα κ.λ.π. Σήμερα το Πληροφοριακό Σύστημα είναι εγκατεστημένο σε servers, σύμφωνα με τον παρακάτω πίνακα: 1 DATABASE SERVER με λειτουργικό Windows 2008 και MS SQL Server 2008. 1APPLICATION SERVER με λειτουργικό Windows 2008. 1 WEB SERVER με λειτουργικό Windows 2008 και MS SQL Server 2008. Οι βιβλιοθήκες του ΔΠΘ διαθέτουν το σύστημα καταλογογράφησης ADVANCE της GEAC. Στο εν λόγω σύστημα έχει καταλογογραφηθεί το μεγαλύτερο μέρος όχι το σύνολο των τεκμηρίων των βιβλιοθηκών. Πρόσφατα παρουσιάστηκαν προβλήματα που δεν έχουν επιλυθεί σχετικά με τη λειτουργικότητα του WEB OPAC. Το σύνολο των εγγραφών του συστήματος έχει εφοδιάσει τις βιβλιογραφικές βάσεις του συλλογικού καταλόγου που αναπτύχθηκε με τη χρηματοδότηση του ΕΠΕΑΚ ΙΙ. A1.11 Επίπεδο Ωριμότητας του παρόντος Έργου Η Π.Β. του ΔΠΘ διαθέτει το σύστημα καταλογογράφησης ADVANCE, το οποίο προμηθεύτηκε με χρηματοδότηση ΕΠΑΕΑΕΚ το 1998. Το σύστημα αυτό είναι περασμένης τεχνολογίας (client/server) σήμερα θεωρείται legacy system, και δεν υποστηρίζει τη διαλειτουργικότητα με τις άλλες ακαδημαϊκές βιβλιοθήκες στο βαθμό που είναι σήμερα απαραίτητο για τα ΑΕΙ/ΤΕΙ. Η παραμονή στο σύστημα αυτό θεωρήθηκε ότι συμβάλει στην απομόνωση του πανεπιστημίου, ενδεχομένως και στην αύξηση του κόστους λειτουργίας της Κ.Β. και για το λόγο αυτό το Ιδρυμα αποφάσισε να συμμετάσχει στο συνεργατικό σύστημα ILSaS. Η Π.Β. δεν διαθέτει Υπηρεσία Παρακολούθησης και Αποτίμησης του έργου της. Παρατηρείται αδυναμία κεντρικού ελέγχου διότι δεν υπάρχει συνεχής επικαιροποιημένη ροή πληροφορίας για της δραστηριότητές της. Προμήθεια λογισμικού για την μηχανοργάνωση της υπηρεσίας αυτής θα γίνει με την προκήρυξη του υποέργου 2. Η Π.Β. δεν διαθέτει Υπηρεσία Ηλεκτρονικών Εκδόσεων και Προβολής της Ψηφιακής Βιβλιοθήκης της. Η Π.Β. δεν διαθέτει την υποδομή και την τεχνογνωσία για να υποστηρίξει τόσο τις ανάγκες ερευνητών του πανεπιστημίου, που επιθυμούν να οργανώσουν Σελίδα 18 από 78
ηλεκτρονικά επιστημονικά περιοδικά, όσο και τις δικές της ανάγκες για προβολή του έργου και των υπηρεσιών της. Προμήθεια λογισμικού για την μηχανοργάνωση της υπηρεσίας αυτής θα γίνει με την προκήρυξη του υποέργου 2. Αιτήματα για την ανάπτυξη επιστημονικών ηλεκτρονικών περιοδικών έχουν υποβληθεί από δυο τμήματα του πανεπιστημίου. Η Π.Β. δεν διαθέτει Υπηρεσίες Ταξινόμησης και Ευρετηρίασης Υπηρεσιακών Εγγράφων. Τα υπηρεσιακά έγγραφα διακινούνται με έντυπη μορφή με υψηλό κόστος σε χρόνο και χρήμα. Προμήθεια λογισμικού για την μηχανοργάνωση της υπηρεσίας αυτής θα γίνει με την προκήρυξη του υποέργου 2. Η αξιοποίηση του συστήματος θα στηριχθεί στην κατάρτιση του προσωπικού ώστε η υπηρεσία αυτή να αντικαταστήσει την τρέχουσα διαχείριση, διανομή και αρχειοθέτηση εντύπων στις γεωγραφικά διάσπαρτες σε όλη τη Θράκη υπηρεσίες του πανεπιστημίου. Η Π.Β. δεν διαθέτει Υπηρεσία Δημιουργίας Οντολογιών και Απόδοσης Μεταδεδομένων Αρχείων Μαθησιακών Δεδομένων. Η αυξανόμενη ζήτηση εκπαιδευτικού επιστημονικού υλικού και μαθησιακών αντικειμένων από του φοιτητές και τους επιστήμονες, δεν ικανοποιείται από τις υπηρεσίες που παρέχει σήμερα η Π.Β. Προμήθεια λογισμικού για την μηχανοργάνωση της υπηρεσίας αυτής θα γίνει με την προκήρυξη του υποέργου 2. Το εκπαιδευτικό υλικό που έχει συςωρευτεί εδώ και μια δεκαετία στις βάσεις δεδομένων και το αποθετήριο της πλατφόρμας e-class θα ευρετηριασθεί με βάση τις δυνατότητες του υπό προμήθεια λογισμικού. Η Π.Β. δεν διαθέτει Υπηρεσία Πρόσβασης στη Βιβλιοθήκη μέσω έξυπνων κινητών συσκευών. Προμήθεια λογισμικού για την υποστήριξη της υπηρεσίας αυτής θα γίνει με την προκήρυξη του υποέργου 2. Η δράση αυτή θα βελτιώσει την αποτελεσματικότητα των παρεχόμενων υπηρεσιών της βιβλιοθήκης σε ένα περιβάλλον αυξανόμενων απαιτήσεων για έρευνα των βιβλιοθηκονομικών καταλόγων, δανεισμό και χρήση των τεκμηρίων της. Η Π.Β. δεν διαθέτει κατανεμημένο σύστημα οργανωμένης καταγραφής, παρουσίασης και διάχυσης των επιστημονικών και ερευνητικών δραστηριοτήτων και αποτελεσμάτων του ΔΠΘ. Προμήθεια λογισμικού για την μηχανοργάνωση της υπηρεσίας αυτής θα γίνει με την προκήρυξη του υποέργου 2. Η ανάπτυξη των εν λόγω υπηρεσιών κρίνεται απαραίτητη για να εκσυγχρονισθεί η λειτουργία των βιβλιοθηκών του ΔΠΘ, για να υπάρξει έλεγχος και αξιολόγηση της λειτουργίας των αλλά κυρίως για να εξυπηρετηθούν καλλίτερα οι χρήστες της καθώς η Κ.Β. θα μετασχηματισθεί σταδιακά σε σύγχρονη Υπηρεσία Διαχείρισης και Διάδοσης της Πληροφορίας. Σελίδα 19 από 78
Α2. Αντικείμενο, στόχοι και κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου A2.1 Αντικείμενο του Έργου Το φυσικό Αντικείμενο του Υποέργου 3 «Υπηρεσίες Προστιθέμενης Αξίας», αφορά τη δημιουργία υπηρεσιών διαχείρισης και παροχής επιστημονικής πληροφόρισης που μετασχηματίζουν την υπάρχουσα δομή της ΠΒ και συμβάλλουν στην ψηφιακή σύγκλιση του πανεπιστημίου. Με τις νέες υπηρεσίες η ΠΒ γίνεται προσιτή σε ολη την κοινωνία και φέρνει το έργο που παράγεται στο ΔΠΘ μέσα στα γραφεία και τα σπίτια όσων ενδιαφέρονται για αυτό. Οι νέες υπηρεσίες θα ενσωματωθούν στην υπάρχουσα δομή της ΠΒ καθώς το συγκεκριμένο υποέργο προβλέπει και τη δημιουργία οργανισμού Πανεπιστημιακής Βιβλιοθήκης και περιφερειακών αυτής βιβλιοθηκών για ΔΠΘ. Ειδικότερα δε, την οργάνωση και την ένταξη στον Οργανισμό, των νέων υπηρεσιών που δημιουργούνται στο πλαίσιο του «Εκσυγχρονισμού Υπηρεσιών Πληροφόρησης της Βιβλιοθήκης του Δ.Π.Θ.». Πρόκειται για τον έλεγχο και τη μεταφορά του συνόλου των βιβλιογραφικών εγγραφών των βιβλιοθηκών του ιδρύματος στο ενιαίο κατάλογο του ολοκληρωμένου περιβάλλοντος βιβλιοθήκης (ILSaS). Επιπλέον, την εκπαίδευση και την κατάρτιση των στελεχών της βιβλιοθήκης του ιδρύματος για την αξιοποίηση του λογισμικού, που θα προμηθευτεί η βιβλιοθήκη από το υποέργο 2 για την παροχή των νέων υπηρεσιών που θα αναπτυχθούν με τη δράση αυτή. Αναλυτικότερα, στο αντικείμενο του έργου εντάσσονται: 1. Η εκπόνηση σχεδίου Οργανισμού Πανεπιστημιακής Βιβλιοθήκης και περιφερειακών αυτής βιβλιοθηκών του ΔΠΘ 2. Η συμμετοχή στο Υποέργο 1 της Οριζόντιας Δράσης Δημιουργία Πανεπιστημιακής Υποδομής για την παροχή Ολοκληρωμένου Περιβάλλοντος Βιβλιοθήκης ως Υπηρεσίας - (ILSaS - Integrated Library System as Service). Ο ανάδοχος θα οργανώσει τη συλλογή απαιτούμενων πληροφοριών από τα στελέχη και τους χρήστες των 9 βιβλιοθηκών, θα οργανώσει το ενιαίο σύστημα των εφαρμοζόμενων πολιτικών που διέπουν τη λειτουργία των βιβλιοθηκών και θα προδιαγράψει την παραμετροποίηση του ολοκληρωμένου περιβάλλοντος Βιβλιοθήκης σε ότι αφορά την εξυπηρέτηση των χρηστών του Δ.Π.Θ. 3. Η ανάπτυξη, η αναδρομική καταχώρηση στοιχείων και η αποτίμηση της υπηρεσίας Παρακολούθησης και Αποτίμησης του έργου της Π.Β. (Σε συνεργασία με την Μονάδα Διασφάλισης Ποιότητας (ΜΟ.ΔΙ.Π.) Ακαδημαϊκών Βιβλιοθηκών. Ο ανάδοχος, θα εντοπίσει τα δεδομένα που απαιτούνται από το λογισμικό, που θα αναπτυχθεί από τη σχετικό πακέτο εργασίας του υποέργου 2, και θα οργανώσει την αυτοματοποιημένη μετάπτωσή τους από το Ολοκληρωμένο Περιβάλλον Βιβλιοθήκης 4. Η παραμετροποίηση Ηλεκτρονικού περιοδικού και η διαμόρφωση των πρώτων πέντε τευχών του περιοδικού της Βιβλιοθήκης. Με αυτό τον τρόπο θα εκπαιδευτεί το προσωπικό της βιβλιοθήκης και θα αποκτηθεί η απαιτούμενη εμπειρία για την υποστήριξη των Υπηρεσιών Ηλεκτρονικών Εκδόσεων και Προβολής της Ψηφιακής Βιβλιοθήκης. Το σχετικό λογισμικό θα αποκτηθεί με την ολοκλήρωση του διαγωνισμού που θα προκηρυχθεί με το υποέργο 2. 5. Η εκπαίδευση του προσωπικού των υπηρεσιών του πανεπιστημίου για την αξιοποίηση των δυνατοτήτων που αφορούν στις Υπηρεσίες Ταξινόμησης και Ευρετηρίασης Υπηρεσιακών Εγγράφων. Το σχετικό λογισμικό θα αποκτηθεί με την ολοκλήρωση του διαγωνισμού που θα προκηρυχθεί με το υποέργο 2. 6. Η ανάπτυξη Υπηρεσίας Δημιουργίας Οντολογιών και Απόδοσης Μεταδεδομένων Αρχείων Μαθησιακών Δεδομένων. Η υπηρεσία αυτή θα επιτρέψει στο προσωπικό του Σελίδα 20 από 78
πανεπιστημίου να εμπλουτίσει τόσο τους σημασιολογικούς χάρτες που αφορούν τα μαθήματα του προπτυχιακού προγράμματος σπουδών, όσο και τις βάσεις των μεταδεδομένων που θα αντιστοιχούνται στα μαθησιακά αντικείμενα. Το σχετικό λογισμικό θα αποκτηθεί με την ολοκλήρωση του διαγωνισμού που θα προκηρυχθεί με το υποέργο 2. 7. Η εκπαίδευση του προσωπικού των βιβλιοθηκών και την πλήρη αξιοποίηση στο λογισμικό που αφορά την Υπηρεσία Βιβλιοθήκης δια κινητής τηλεφωνίας. Το προσωπικό των βιβλιοθηκών θα εμπλουτίσει τις βάσεις του σχετικού λογισμικού εφαρμογών με τα απαραίτητα για τη λειτουργία της υπηρεσίας στοιχεία των χρηστών των βιβλιοθηκών.. Ο ανάδοχος θα εκπονήσει σενάρια δοκιμών για τον έλεγχο καλής λειτουργίας και την ανευ προβλημάτων παραλαβή της υπηρεσίας. Το σχετικό λογισμικό θα αποκτηθεί με την ολοκλήρωση του διαγωνισμού που θα προκηρυχθεί με το υποέργο 2. 8. Ο εμπλουτισμός με αναδρομική καταχώρηση των στοιχείων που αφορούν την ερευνητική δραστηριότητα που συντελείται στο Δ.Π.Θ. τα τελευταία 5 έτη. Ο εμπλουτισμός αφορά τόσο τα ερευνητικά προγράμματα που έχουν αναληφθεί με φορέα υλοποίησης την Επιτροπή Ερευνών του ιδρύματος, όσο και την ερευνητική δραστηριότητα των μελών ΔΕΠ που δεν έχει χρηματοδοτηθεί μέσω της Επιτροπής Ερευνών. Ο ανάδοχος θα οργανώσει τη συλλογή των απαραίτητων πληροφοριών με ερωτηματολόγια που θα απευθύνει στο σύνολο των μελών ΔΕΠ, θα διασταυρώσει την παρεχόμενη πληροφορία μετά έλεγχο στις βάσεις δεδομένων επιστημονικής πληροφόρησης, θα εντοπίσει τους συνδέσμους των ερευνητικών έργων με άλλα συναφή έργα και θα συγκεντρώσει το σύνολο της πληροφορίας που αφορά την ερευνητική δραστηριότητα των μελών ΔΕΠ και των υποψηφίων διδακτόρων του ΔΠΘ. Το πρότυπο της οργάνωσης και υλοποίησης του εν λόγω συστήματος είναι το Current Research Information System (CRIS), το δε σχετικό λογισμικό θα αποκτηθεί με την ολοκλήρωση του διαγωνισμού που θα προκηρυχθεί με το υποέργο 2. Οι ενέργειες αυτές θα υλοποιηθούν με ευθύνη του αναδόχου και σε συνεργασία με την ΕΒΤΕ Η αναλυτική περιγραφή του φυσικού αντικειμένου παρουσιάζεται στο Παράρτημα Α. A2.2 Στόχοι και Έκταση του Έργου Το παρόν υποέργο της πράξης Εκσυγχρονισμός Υπηρεσιών Βιβλιοθήκης του Δ.Π.Θ., είναι το βασικό υποέργο, χάρη στο οποίο θα αξιοποιηθούν τόσο ο εξοπλισμός όσο και το λογισμικό που θα αναπτυχθούν από τα υποέργα 2 και 4 της ίδιας πράξης. Οι βασικοί στόχοι του έργου είναι οι εξής: Στόχος 1: υπηρεσιών Αναζήτησης, και πρόσβασης στο σύνολο των αποθετηρίων, των βιβλιοθηκονομικών του Ιδρύματος, μέσα από μία Ιδρυματική Πύλη Πληροφόρησης (Portal) που θα εξασφαλίζει ένα κοινό interface Στόχος 2: Αναζήτησης με προηγμένες μορφές και χρήση εργαλείων σημασιολογικής αναζήτησης και αναζήτηση βάσει εναλλακτικών προτάσεων και παρεμφερών υποδείξεων που θα προτείνονται αυτόματα, μέσω τους συστήματος Σελίδα 21 από 78