Διοικητικές Εφαρμογές 1. Δημοτολόγιο Σύμφωνο με την εφαρμογή του Εθνικού Δημοτολογίου. Υποστήριξη τοπικών και απομακρυσμένων συνδέσεων. Εύχρηστο περιβάλλον εργασίας. Ασφάλεια δεδομένων, ασφάλεια στην πρόσβαση και οργάνωση συστήματος ασφαλείας με ρόλους και δικαιώματα χρηστών. Διαχειρίζεται εγγραφές Δημοτολογίου και εκδίδει όλα τα απαιτούμενα πιστοποιητικά και καταλόγους. Λειτουργεί σύμφωνα με την τρέχουσα νομοθεσία. Εκτυπώνει το Επίσημο Βιβλίο Δημοτολογίου. Διαχειρίζεται Εκλογικούς Καταλόγους. Καλύπτει πλήρως τους Δήμους «Καποδίστρια». Υποστηρίζει απομακρυσμένη διαχείριση για τα Δημοτικά Διαμερίσματα. Έχει on line επικοινωνία με την εφαρμογή του Πρωτοκόλλου για αυτόματη λήψη αριθμού πρωτοκόλλου. Ενημερώνει την εφαρμογή του Μητρώου Αρρένων. Προσαρμόζεται εύκολα στις ιδιαιτερότητες κάθε ΟΤΑ, με έξυπνο σύστημα παραμετροποίησης και διευκολύνει την αρχική καταχώρηση των οικογενειακών μερίδων με πίνακες παραμετρικών στοιχείων, οι οποίοι προσαρμόζονται από το χρήστη. Χρησιμοποιεί έξυπνο σύστημα δημιουργίας φορμών εκτύπωσης (με άντληση πληροφοριών από τα αρχεία) και εκδίδει κάθε τύπο πιστοποιητικού, καταλόγου ή άλλου εγγράφου, που απαιτεί ο χρήστης. Διατηρεί αρχείο πτώσεων ονομάτων και σχηματίζει αυτόματα τις γραμματικές πτώσεις για σωστή έκδοση πιστοποιητικών. Κάνει πληθώρα ελέγχων για προστασία από χειριστικά λάθη π.χ. το πρώτο γράμμα των κύριων ονομάτων μετατρέπεται αυτόματα σε κεφαλαίο, προειδοποίηση για πληκτρολόγηση λατινικού χαρακτήρα, απαγόρευση εισαγωγής ημερομηνίας γέννησης μεταγενέστερης της ημερομηνίας εγγραφής κ.λπ.. 1
Διαθέτει ανά πάσα στιγμή δυναμικό και εύχρηστο ευρετήριο ταξινομημένο ως προς οποιοδήποτε πεδίο ή συνδυασμό πεδίων του Δημοτολογίου. Με δυναμικό σύστημα ορισμού κριτηρίων επιλογής εγγραφών εκδίδει μαζικά έγγραφα και πιστοποιητικά για ομάδες μελών π.χ. σχολικά πιστοποιητικά. Με το ίδιο σύστημα εκδίδει πλήθος στατιστικών και πληθυσμιακών στοιχείων. Υπάρχει δυνατότητα εμφάνισης και εκτύπωσης στατιστικών στοιχείων στα πινακοποιημένα δεδομένα της βάσης τόσο σε μορφή πίνακα όσο και σε γράφημα πολλαπλών μορφών οριζόμενων από το χειριστή (πίτες, ιστογράμματα, γραμμές (line charts), περιοχές (area charts) κ.λπ.) 2 και 3 διαστάσεων. Τηρεί και διαχειρίζεται ιστορικό μεταβολών, όπου καταχωρούνται οι μεταβολές που επιφέρει ο κάθε χρήστης. Μεταφέρει αυτόματα τα μέλη σε άλλη ή νέα μερίδα, χωρίς να χρειάζεται εκ νέου πληκτρολόγηση των στοιχείων. 2
2. Εκλογικοί Κατάλογοι Οργάνωση Σκοπός του υποσυστήματος είναι ο καθορισμός βασικών για τα υπόλοιπα υποσυστήματα παραμέτρων, που κυρίως έχουν να κάνουν με τη γεωγραφική οργανωτική δομή ενός ΟΤΑ. Καθορισμός Δημοτικών Διαμερισμάτων ενός ΟΤΑ. Καθορισμός Ενοριών, Οικοδομικών τετραγώνων ή Ταχυδρομικών τομέων ενός ΟΤΑ. Καθορισμός Οδών (ή Τμημάτων οδών) ενός ΟΤΑ. Διαχείριση Συνοικισμών ενός ΟΤΑ. Εκλογείς δημότες Σκοπός του υποσυστήματος αυτού είναι ο αρχικός καθορισμός του εκλογικού σώματος ενός ΟΤΑ και κατόπιν η διαρκής ενημέρωσή του με στοιχεία που προέρχονται είτε από τα δημοτολόγια του ΟΤΑ είτε από το Υπουργείο Εσωτερικών. Αναλυτικότερα, τα χαρακτηριστικά του υποσυστήματος είναι: Αρχικός καθορισμός εκλογικού σώματος ΟΤΑ: Εντοπισμός από τα δημοτολόγια του ΟΤΑ όλων των δημοτών, που έχουν εκλογικό δικαίωμα (εκλογείς δημότες) και δημιουργία του εκλογικού σώματος. Διαχείριση εκλογέων δημοτών: Διαχείριση όλων των εκλογικών στοιχείων των δημοτών ενός ΟΤΑ. Εξαγωγή αρχείου εκλογέων δημοτών: Εξαγωγή σε αρχείο κειμένου των εκλογικών στοιχείων των εκλογέων δημοτών, σύμφωνα με τις απαιτήσεις του Υπουργείου Εσωτερικών. Εισαγωγή αρχείου εκλογέων δημοτών: Εισαγωγή από αρχείο κειμένου που προέρχεται από το Υπουργείο Εσωτερικών του Ειδικού Εκλογικού Αριθμού των εκλογέων δημοτών. Ενημέρωση εκλογικού σώματος με μεταβολές που λαμβάνουν χώρα στα δημοτολόγια του ΟΤΑ: Εντοπισμός, από τα δημοτολόγια του ΟΤΑ, νέων εκλογέων δημοτών (συμπλήρωση του 18ου έτους, μεταδημότευση ή απόκτηση ιθαγένειας) και διεγραπτέων εκλογέων δημοτών (μεταδημότευση ή θάνατος). Εξαγωγή διαφόρων αρχείων με μεταβολές του εκλογικού σώματος: Εξαγωγή σε αρχεία κειμένου των μεταβολών που μεταδίδονται στο εκλογικό σώμα από τις μεταβολές των δημοτολογίων. 3
Ενημέρωση εκλογικού σώματος με στοιχεία που πηγάζουν από το Υπουργείο Εσωτερικών: Ενημέρωση του εκλογικού σώματος με στοιχεία που προέρχονται από το Υπουργείο Εσωτερικών και δεν είναι γνωστά στα δημοτολόγια του ΟΤΑ (εκλογείς δημότες που έχουν μεταδημοτεύσει ή είναι ετεροδημότες αλλού). Η ενημέρωση πραγματοποιείται με την εισαγωγή διαφόρων σχετικών αρχείων κειμένου. Εκτύπωση εκλογικών καταλόγων: Παραγωγή εκτυπώσεων εκλογικών καταλόγων κατά εκλογικό διαμέρισμα. Ετεροδημότες Σκοπός του υποσυστήματος είναι η διαχείριση του σώματος των ετεροδημοτών ενός ΟΤΑ. Διαχείριση αιτήσεων ετεροδημότευσης ή ακύρωσης ετεροδημότευσης. Διαχείριση στοιχείων ετεροδημοτών: Διαχείριση όλων των εκλογικών στοιχείων των δημοτών ενός ΟΤΑ. Έλεγχος εγκυρότητας ετεροδημοτών: Έλεγχος της εγκυρότητας των ετεροδημοτών σύμφωνα με τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης των αιτήσεων ετεροδημότευσής τους. Εξαγωγή αρχείου νέων ετεροδημοτών: Εξαγωγή σε αρχείο κειμένου των εκλογικών στοιχείων των νέων ετεροδημοτών. Εισαγωγή αρχείου επικύρωσης νέων ετεροδημοτών: Εισαγωγή αρχείου κειμένου - που προέρχεται από το Υπουργείο Εσωτερικών των αποδεχόμενων, από το Υπουργείο, νέων ετεροδημοτών. Εξαγωγή αρχείου διαγραπτέων ετεροδημοτών: Εξαγωγή σε αρχείο κειμένου των εκλογικών στοιχείων των διαγραπτέων ετεροδημοτών (λήξη αίτησης ετεροδημότευσης ή ακύρωση ετεροδημότευσης). Εισαγωγή αρχείου επικύρωσης διαγραπτέων ετεροδημοτών: Εισαγωγή αρχείου κειμένου - που προέρχεται από το Υπουργείο Εσωτερικών των αποδεχόμενων, από το Υπουργείο, διαγραπτέων ετεροδημοτών. Εκλογικά διαμερίσματα Διαχείριση εκλογικών διαμερισμάτων: Διαχείριση των στοιχείων των εκλογικών διαμερισμάτων. Ένταξη εκλογέων σε εκλογικά διαμερίσματα: Αντιστοίχηση εκλογέων (δημοτών και ετεροδημοτών) με εκλογικά διαμερίσματα είτε άμεσα είτε έμμεσα (αντιστοιχίζοντας διευθύνσεις του ΟΤΑ με εκλογικά διαμερίσματα). Εξαγωγή αρχείου εκλογικών διαμερισμάτων: Εξαγωγή σε αρχείο κειμένου των στοιχείων των εκλογικών διαμερισμάτων. 4
3. Μητρώο Αρρένων Ασφάλεια δεδομένων, ασφάλεια στην πρόσβαση και οργάνωση συστήματος ασφαλείας με ρόλους και δικαιώματα χρηστών. Διαχειρίζεται εγγραφές Μητρώου Αρρένων και εκδίδει όλα τα απαιτούμενα πιστοποιητικά και καταλόγους. Λειτουργεί σύμφωνα με την τρέχουσα νομοθεσία. Εκτυπώνει το Επίσημο Βιβλίο Μητρώου Αρρένων. Καλύπτει πλήρως τους Δήμους «Καποδίστρια». Υποστηρίζει απομακρυσμένη διαχείριση για τα Δημοτικά Διαμερίσματα. Έχει on line επικοινωνία με την εφαρμογή του Δημοτολογίου (Εθνικό Δημοτολόγιο). Έχει on line επικοινωνία με την εφαρμογή του Πρωτοκόλλου για αυτόματη λήψη αριθμού πρωτοκόλλου. Προσαρμόζεται εύκολα στις ιδιαιτερότητες κάθε ΟΤΑ με έξυπνο σύστημα παραμετροποίησης και διευκολύνει την αρχική καταχώρηση των μητρώων με πίνακες παραμετρικών στοιχείων, οι οποίοι προσαρμόζονται από το χρήστη. Χρησιμοποιεί έξυπνο σύστημα δημιουργίας φορμών εκτύπωσης (με άντληση πληροφοριών από τα αρχεία) και εκδίδει κάθε τύπο πιστοποιητικού, καταλόγου ή άλλου εγγράφου, που απαιτεί ο χρήστης. Διατηρεί αρχείο πτώσεων ονομάτων και σχηματίζει αυτόματα τις γραμματικές πτώσεις για σωστή έκδοση πιστοποιητικών. Κάνει πληθώρα ελέγχων για προστασία από χειριστικά λάθη π.χ. το πρώτο γράμμα των κύριων ονομάτων μετατρέπεται αυτόματα σε κεφαλαίο, προειδοποίηση για πληκτρολόγηση λατινικού χαρακτήρα, απαγόρευση εισαγωγής ημερομηνίας γέννησης μεταγενέστερης της ημερομηνίας εγγραφής κ.λπ.. Διαθέτει ανά πάσα στιγμή δυναμικό και εύχρηστο ευρετήριο ταξινομημένο ως προς οποιοδήποτε πεδίο ή συνδυασμό πεδίων του Μητρώου Αρρένων. Με δυναμικό σύστημα ορισμού κριτηρίων επιλογής εγγραφών εκδίδει μαζικά έγγραφα και πιστοποιητικά για ομάδες μελών π.χ. στρατολογικοί κατάλογοι. Με το ίδιο σύστημα εκδίδει πλήθος στατιστικών και πληθυσμιακών στοιχείων. Υπάρχει δυνατότητα εμφάνισης και εκτύπωσης στατιστικών στοιχείων στα πινακοποιημένα δεδομένα της βάσης τόσο σε μορφή πίνακα όσο και σε γράφημα πολλαπλών μορφών οριζόμενων από το χειριστή (πίτες, ιστογράμματα, γραμμές (line charts), περιοχές (area charts) κ.λπ.) 2 και 3 διαστάσεων. 5
Τηρεί και διαχειρίζεται ιστορικό μεταβολών, όπου καταχωρούνται οι μεταβολές που επιφέρει ο κάθε χρήστης. Παρέχει τη δυνατότητα αυτόματης ταξινόμησης στο τέλος κάθε έτους. 6
4. Πρωτόκολλο Διαχείριση εισερχομένων/εξερχομένων εγγράφων Τήρηση πρωτοκόλλου Ημερομηνία εισερχομένου/εξερχομένου Αποδέκτης Αποστολέας Τόπος έκδοσης Τόπος επίδοσης Ημερομηνία επίδοσης Ταχυδρομική διεύθυνση αποστολέα Παρατηρήσεις Περίληψη εγγράφου Συσχετίσεις εγγράφων Διεκπεραίωση εγγράφων. Λειτουργίες Εφαρμογής Τρόπος λειτουργίας πρωτοκόλλου Λαμβάνοντας υπόψη τον τρόπο λειτουργίας των πρωτοκόλλων των ΟΤΑ, η εφαρμογή του Πρωτοκόλλου ΟΤΑ προσφέρει τις εξής ευκολίες για την απόδοση αριθμού πρωτοκόλλου: Αυτόματη απόδοση αριθμού πρωτοκόλλου με υποστήριξη καταχώρησης εγγράφων από πολλούς ταυτόχρονα χρήστες και υπηρεσίες. Απόδοση από εξουσιοδοτημένους μόνο χρήστες αριθμού πρωτοκόλλου κατ επιλογή. Φόρμα αρχειοθέτησης πρωτοκόλλου Η φόρμα αρχειοθέτησης πρωτοκόλλου επιτρέπει την εισαγωγή απεριόριστου αριθμού συσχετίσεων. Τα συσχετιζόμενα έγγραφα εμφανίζονται σε μορφή λίστας με τον αριθμό πρωτοκόλλου τους. Ο χρήστης μπορεί από τη λίστα των συσχετίσεων: 7
Να μεταβεί στην αναλυτική εγγραφή του επιλεγμένου εγγράφου και να δει λεπτομέρειες. Να εμφανίσει το πρωτότυπο έγγραφο, εάν αυτό έχει καταχωρηθεί μέσω σαρωτή ή επεξεργαστή κειμένων. Διακίνηση και παρακολούθηση εγγράφων Το σύστημα Διαχείριση Πρωτοκόλλου ΟΤΑ επιτρέπει τη διακίνηση και παρακολούθηση κάθε εγγράφου με τη μέθοδο των χρεώσεων και κοινοποιήσεων. Συντηρείται πλήρης κατάλογος τμημάτων και εργαζομένων, απ' όπου γίνεται η επιλογή για χρέωση ή κοινοποίηση. Αναζήτηση εγγράφων Εντοπισμός εγγράφων Ταξινόμηση. Εκτυπώσεις εγγράφων Οι διαμορφώσεις της αναζήτησης ισχύουν και για τις εκτυπώσεις εγγράφων. Ο χρήστης μπορεί να επιλέγει ποια πεδία θα εκτυπώνονται, σε τι πλάτος και με ποια ταξινόμηση. Οι διαμορφώσεις αυτές καταχωρούνται ως πρότυπα και μπορούν επαναληπτικά να χρησιμοποιούνται. Κατάσταση εισερχομένων Κατάσταση εξερχομένων Βιβλίο πρωτοκόλλου. 8
5. Αιτήματα Πολιτών Καταγράφει αιτήματα και παράπονα πολιτών, χαρακτηρίζει την προτεραιότητά τους και την κατάστασή τους, δημιουργεί λίστες προς ενέργεια ανά τμήμα, εκδίδει βεβαιώσεις αποδοχής. Συλλογή Αιτημάτων Κατηγοριοποίηση ανά τύπο αιτήματος Καταχώριση Αιτημάτων Προώθηση προς ενέργεια Δρομολόγηση Κοινοποιήσεων Παρακολούθηση σταδίου διεκπεραίωσης Συνδέεται με το Πρωτόκολλο Τήρηση ιστορικού μεταβολών. 9
6. Αποφάσεις Αιρετών Οργάνων Καταγράφει και αρχειοθετεί τα πρακτικά των συνεδριάσεων και τις αποφάσεις των Αιρετών Οργάνων του Δήμου. Συνεδριάσεις Προγραμματισμός συνεδριάσεων Συμμετέχοντες Θέματα Τήρηση Πρακτικών Δημιουργία Αποφάσεων Συσχετισμός Αποφάσεων και Συνεδριάσεων Μεταφορά εκκρεμών θεμάτων σε επόμενη συνεδρίαση. Αποφάσεις Τήρηση αποφάσεων ανά όργανο Αποφάσεις Δημάρχου Αποφάσεις Δημαρχιακής Επιτροπής Αποφάσεις Δημοτικού Συμβουλίου. Άλλες δυνατότητες Αρχειοθέτηση με βάση το περιεχόμενο Αναζητήσεις με βάση πολλαπλά κριτήρια Τήρηση ιστορικού μεταβολών. 10
7. Ληξιαρχείο Σκοπός του υποσυστήματος είναι ο καθορισμός βασικών για τα υπόλοιπα υποσυστήματα παραμέτρων, που κυρίως χρησιμοποιούνται μέσα από τις Διαχειρίσεις εγγραφών της εφαρμογής. Καθορισμός Ναών, Πρωτοδικείων, Μητροπόλεων & Τύπων θανάτου. Καθορισμός στοιχείων τοποθεσίας/διεύθυνσης (Χώρες, Νομοί, ΟΤΑ, Δημοτικά Διαμερίσματα, Πόλεις, Περιοχές, Οδοί, Ληξιαρχεία, Ειδικά Ληξιαρχεία). Καθορισμός λοιπών απαραίτητων στοιχείων (Οικογενειακή κατάσταση, Επαγγέλματα, Θρησκεύματα, Δόγματα, Ιθαγένειες). Καθορισμός Οριζόμενων πεδίων εφαρμογής & Παραμέτρων πεδίων. Ληξιαρχικές Πράξεις Σκοπός του υποσυστήματος αυτού είναι η Διαχείριση των παρακάτω Ληξιαρχικών πράξεων, με τη δυνατότητα καταχώρισης, ανεύρεσης εγγραφών, μεταβολής, διαγραφής. Αναλυτικότερα: Διαχείριση Γεννήσεων: Καταχωρεί, αναζητά, μεταβάλλει, διαγράφει γεννήσεις. Εμφανίζονται προσωπικά στοιχεία του τέκνου, των γονέων, στοιχεία βάπτισης και δήλωσης. Διαχείριση Γάμων: Καταχωρεί, αναζητά, μεταβάλλει, διαγράφει γάμους. Εμφανίζονται προσωπικά στοιχεία των δύο συζύγων, στοιχεία του γάμου, του διαζυγίου (αν υπάρχει), της δήλωσης και διαχείριση επωνύμων τέκνων. Διαχείριση Θανάτων: Καταχωρεί, αναζητά, μεταβάλλει διαγράφει θανάτους. Εμφανίζονται προσωπικά στοιχεία του θανόντα και συζύγου, στοιχεία του θανάτου και της δήλωσης. Βιβλίο Εκθέσεων Σκοπός του υποσυστήματος αυτού είναι η διαχείριση των παρακάτω Εκθέσεων του Ληξιαρχείου, με τη δυνατότητα καταχώρισης, ανεύρεσης εγγραφών, μεταβολής, διαγραφής. Αναλυτικότερα, τα χαρακτηριστικά του υποσυστήματος είναι: 11
Διαχείριση Βαπτίσεων: Καταχωρεί, αναζητά, μεταβάλλει διαγράφει Εκθέσεις Βαπτίσεων. Εμφανίζονται προσωπικά στοιχεία του τέκνου, των γονέων, στοιχεία βάπτισης και δήλωσης. Διαχείριση Υιοθεσιών: Καταχωρεί, αναζητά, μεταβάλλει διαγράφει Εκθέσεις Υιοθεσιών. Εμφανίζονται προσωπικά στοιχεία του υιοθετημένου τέκνου, των γονέων και στοιχεία της δήλωσης. Διαχείριση Αλλαγής Επωνύμου: Καταχωρεί, αναζητά, μεταβάλλει διαγράφει Εκθέσεις Αλλαγής Επωνύμου. Εμφανίζονται προσωπικά στοιχεία, στοιχεία γονέων, το νέο επώνυμο, στοιχεία απόφασης Νομαρχίας και δήλωσης. Διαχείριση Αφανειών: Καταχωρεί, αναζητά, μεταβάλλει διαγράφει Εκθέσεις Αφανειών. Εμφανίζονται προσωπικά του ατόμου που κηρύσσεται σε αφάνεια, των γονέων, καθώς και στοιχεία δήλωσης. Διαχείριση Διαζυγίων: Καταχωρεί, αναζητά, μεταβάλλει διαγράφει Εκθέσεις Διαζυγίων. Εμφανίζονται προσωπικά στοιχεία των δύο συζύγων, στοιχεία του γάμου, του διαζυγίου και της δήλωσης. Εκτυπώσεις Εμφάνιση / Εκτύπωση Αποσπασμάτων Γεννήσεων Εμφάνιση / Εκτύπωση Αποσπασμάτων Γάμων Εμφάνιση / Εκτύπωση Αποσπασμάτων Θανάτων Εμφάνιση / Εκτύπωση Αποσπασμάτων Βαπτίσεων Εμφάνιση / Εκτύπωση Αποσπασμάτων Διαζυγίων Εμφάνιση / Εκτύπωση Αποσπασμάτων Υιοθεσιών Εμφάνιση / Εκτύπωση Αποσπασμάτων Αφανειών Εμφάνιση / Εκτύπωση Αποσπασμάτων Αλλαγών Επωνύμου. 12