Ψηφιακή οργάνωση πολιτισμικής πληροφορίας Πληροφορική, Νέες Tεχνολογίες και Μουσεία Ψηφιοποίηση Αρχειοθέτηση Παρουσίαση ΕΘΝΙΚΟ ΚΑΠΟΔΙΣΤΡΙΑΚΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΑΘΗΝΩΝ ΔΙΑΤΜΗΜΑΤΙΚΟ ΜΕΤΑΠΤΥΧΙΑΚΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΜΟΥΣΕΙΑΚΩΝ ΣΠΟΥΔΩΝ» ΔΙΔΑΣΚΟΥΣA: ΜΑΡΙΑ ΡΟΥΣΣΟΥ ΔΙΑΛΕΞΗ 3: Οι Τεχνολογίες της Πληροφορίας για το Μουσείο Βάσεις Δεδομένων www.thefileroom thefileroom.org > maria@makebelieve.gr > www.makebelieve.gr/mr/ Οργάνωση πληροφορίας Μιαέκθεσηήέναμουσείοαποτελείταιαπόπληθώρα πληροφοριών τις οποίες θα πρέπει να οργανώσουμε ώστε να μπορούμε να τις διαχειριστούμε. Πρόκειται για αντικείμενα, περιγραφές, γεγονότα, συμβάντα κ.ά «δεδομένα» που μπορούν να καταγραφούν και έχουν σημασία Βάση δεδομένων (ΒΔ) είναι μία συλλογή από σχετιζόμενα δεδομένα. Τα στοιχεία που αποτελούν μια ΒΔ πρέπει να έχουν λογική συνοχή Μια ΒΔ είναι ένα σύνολο από πληροφορίες που αποθηκεύεται σε Η/Υ... το ψηφιακό ανάλογο μιας αρχειοθήκης Χρησιμότητα ΒΔ Παραδείγματα ΒΔ που μπορεί να έχουμε όλοι μας: τηλεφωνικός κατάλογος συνταγές βαθμολογίες τραγούδια άλμπουμ CD Όσο μεγαλύτερη είναι η ποσότητα της πληροφορίας, τόσο πιο χρήσιμη η ΒΔ: 1. Ευκολία και ευελιξία στην ανάκτηση πληροφοριών 2. Διευκόλυνση στην οργάνωση και την αναδιοργάνωση των πληροφοριών 3. Διευκόλυνση εκτύπωσης και ανακατανομής πληροφοριών με διαφορετικούς τρόπους 4. Διαμοιρασμός δεδομένων Ευκολία και ευελιξία στην ανάκτηση πληροφοριών Η εύρεση ενός τηλεφωνικού αριθμού σε ένα σημειωματάριο διαρκεί μερικά δευτερόλεπτα...σε έναν τηλεφωνικό κατάλογο, ίσως μερικά λεπτά... ενώ σε μία βάση δεδομένων μόλις μερικά δέκατα του δευτερολέπτου Ακόμη μεγαλύτερη βελτίωση όμως όταν ψάχνουμε«ποιος είναι ο κάτοχος του τηλεφώνου 6868357» ή «Ποιο είναι το τηλέφωνο του μαγαζιού στην Πανεπιστημίου 20» Διευκόλυνση στην οργάνωση και την αναδιοργάνωση των πληροφοριών Σε παραδοσιακά συστήματα αρχειοθέτησης θα χρησιμοποιήσουμε μία διάταξη, π.χ. κατά έτος, μετά κατά θέμα, κατόπιν κατά συγγραφέα ή κατά έτος, κατόπιν κατά συγγραφέα και στη συνέχεια κατά θέμα ή κατά θέμα, κατόπιν κατ έτος, τέλος κατά συγγραφέα Αν όμως αυτή η διάταξη αποδειχθεί άβολη, το κόστος αναδιοργάνωσης στα συστήματα αρχειοθέτησης είναι τεράστιο... στις βάσεις δεδομένων όμως μηδαμινό μπορούμε να εναλλάσσουμε μεταξύ διαφορετικών οργανώσεων πολύ εύκολα και γρήγορα 1
Διευκόλυνση εκτύπωσης και ανακατανομής πληροφοριών με διαφορετικούς τρόπους Έστω ότι ένα πανεπιστήμιο θέλει να στείλει συγχαρητήριες επιστολές στους αποφοίτους του, περιλαμβάνοντας ειδική εύφημο μνεία στους αριστούχους. Ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου (π.χ. MS Word) αντλεί τα δεδομένα από αντίστοιχη ΒΔ και δημιουργεί προσωποποιημένες επιστολές, με ξεχωριστή εύφημο μνεία μόνο στους αριστούχους Παράλληλα μπορεί να τυπώσει και τις διευθύνσεις στους φακέλους ή σε ετικέτες Ομοίως μπορεί να δημιουργεί διαφορετικές ταξινομήσεις των δεδομένων Όλα αυτά χωρίς λάθη και πολύ γρήγορα Διαμοιρασμός δεδομένων Ένα σημειωματάριο ή μια καρτέλα μπορούν να χρησιμοποιηθούν από ένα άτομο ανά πάσα χρονική στιγμή. Αυτό σημαίνει ότι αν θέλουμε να χρησιμοποιούν πολλοί τα ίδια δεδομένα δημιουργούμε αντίγραφα = σπατάλη χώρου, προσπάθειας και χρημάτων ενώ αν αλλάξει το ένα αντίγραφο, δεν είναι εγγυημένο ότι θα αλλάξουν και τα άλλα Αντιθέτως, τα στοιχεία σε μία βάση δεδομένων μπορούν να χρησιμοποιούνται από πολλούς χρήστες ταυτόχρονα Στάδια ανάπτυξης μιας ΒΔ σχεδιασμός: καθορισμός του τι αποθηκεύεται στη ΒΔ και με ποια δομή (ο προσδιορισμός των σωστών πεδίων της ΒΔ) κατασκευή: αποθήκευση στοιχείων σε ένα χώρο που ελέγχεται από το σύστημα διαχείρισης της ΒΔ χρήση: υποβολή «επερωτήσεων» προς τη ΒΔ για εξαγωγή αποτελεσμάτων και αιτήσεις τροποποίησης της ΒΔ Μία βάση δεδομένων αποτελείται από ένα ή περισσότερα αρχεία. Κάθε αρχείο είναι ένα σύνολο από ομοειδείς πληροφορίες: το αρχείο προσωπικού, το αρχείο προϊόντων, το αρχείο πελατών το αρχείο εκθεμάτων, το αρχείο συλλογών, το αρχείο συντηρητών Δεν είναι απαραίτητο να αποθηκεύονται όλες οι ομοειδείς πληροφορίες στο ίδιο αρχείο, π.χ. εκτελεσμένες έναντι εκκρεμών παραγγελιών Πεδίο, τύπος (τιμή) πεδίου, εγγραφή Για μια ΒΔ προϊόντων, πιθανά πεδία μπορεί να είναι: όνομα προϊόντος τιμή μονάδα πώλησης ημερομηνία έναρξης διάθεσης φωτογραφία Για κάθε προϊόν, «γεμίζουμε» τα παραπάνω πεδία με τιμές. Κάθε πεδίο παίρνει συγκεκριμένο τύπο τιμής, π.χ. το όνομα του προϊόντος μπορεί να είναι κείμενο έως 50 χαρακτήρες η τιμή του είναι ένας αριθμός με δύο δεκαδικά ψηφία η μονάδα πώλησης μπορεί να είναι κιλό, μέτρο, τεμάχιο, πακέτο Η ημερομηνία έναρξης διάθεσης αναπαρίσταται ως ΗΗ/ΜΜ/ΕΕΕΕ και πρέπει να είναι έγκυρη Η φωτογραφία πρέπει να είναι ένας έγκυρος μορφότύπος εικόνας (GIF, JPG, PNG κ.ο.κ.) Κάθε τέτοια ενότητα πληροφορίας, δηλαδή κάθε προϊόν που καταχωρούμε στη ΒΔ γεμίζοντας τα παραπάνω πεδία, ονομάζεται εγγραφή Τα πεδία μπορεί να είναι: υποχρεωτικά ή όχι, π.χ. το όνομα ενός προϊόντος είναι υποχρεωτικό αλλά η φωτογραφία όχι μοναδικά ή όχι, π.χ. το όνομα ενός προϊόντος είναι μοναδικό αλλά η τιμή του όχι. Πολλές φορές προστίθεται ένας κωδικός («κλειδί») σε κάθε εγγραφή που είναι μοναδικός με ρητά καθοριζόμενες τιμές ή υπολογιζόμενα, π.χ. η συμφωνηθείσα τιμή, η ποσότητα και η έκπτωση σε μία παραγγελία μπορεί να καθορίζονται ρητώς, ενώ η τελική τιμή να υπολογίζεται από τον τύπο ποσότητα * τιμή * (1 έκπτωση / 100) 2
Παράδειγμα μιας ΒΔ Μοναδικά πεδία Όνομα πεδίου Τύπος πεδίου Παράδειγμα αρχείων που αποτελούν μια ΒΔ Συλλογές Κλειδί συλλογής Όνομα συλλογής Θέση εκθέματος Εμπνευστής συλλογής Περιγραφή συλλογής Υπεύθυνος συλλογής Όνομα εκθέματος 1 Πληροφορίες εκθέματος 1 Όνομα εκθέματος 2 Πληροφορίες εκθέματος 2... Εκθέματα Κλειδί εκθέματος Όνομα εκθέματος Έτος ανακάλυψης Τόπος ανακάλυψης Πολιτισμός Κατασκευαστής Υλικό Τεχνοτροπία Συνοπτική περιγραφή Λεπτομερής περιγραφή Συντηρητές Κλειδί συντηρητή Όνομα συντηρητή Ειδικότητα Ημερομηνία πρόσληψης Τηλέφωνο Όνομα εκθέματος 1 Ημερομηνία συντήρησης 1 Περιγραφή συντήρησης 1 Όνομα εκθέματος 2 Ημερομηνία συντήρησης 2 Περιγραφή συντήρησης 2 Το κλειδί χρησιμοποιείται για αναφορές μεταξύ αρχείων Συλλογές Κλειδί συλλογής Όνομα συλλογής Θέση εκθέματος Εμπνευστής συλλογής Περιγραφή συλλογής Υπεύθυνος συλλογής Κλειδί εκθέματος 1 Κλειδί εκθέματος 2... Εκθέματα Κλειδί εκθέματος Όνομα εκθέματος Έτος ανακάλυψης Τόπος ανακάλυψης Πολιτισμός Κατασκευαστής Υλικό Τεχνοτροπία Συνοπτική περιγραφή Λεπτομερής περιγραφή Συντηρητές Κλειδί συντηρητή Όνομα συντηρητή Ειδικότητα Ημερομηνία πρόσληψης Τηλέφωνο Κλειδί εκθέματος 1 Ημερομηνία συντήρησης 1 Περιγραφή συντήρησης 1 Κλειδί εκθέματος 2 Ημερομηνία συντήρησης 2 Περιγραφή συντήρησης 2 Οισχεσιακέςβάσειςδεδομένων Οργανώνουν τα δεδομένα σε αρχεία που ονομάζονται σχέσεις ή πίνακες Κάθε σχέση περιλαμβάνει συγκεκριμένα πεδία με καθορισμένο τύπο δεδομένων Είναι δυνατόν να αναφερόμαστε από ένα αρχείο σε άλλο, μέσω των τιμών των πεδίων (συνήθως πεδίωνκλειδιών) Οι αλλαγές στη μία σχέση «διαδίδονται» μέσω των συνδέσεων και στις άλλες σχέσεις Ουσιαστικά τα δεδομένα αποθηκεύονται μία φορά Οι σχεσιακές βάσεις δεδομένων βασίζονται πάνω στο σχεσιακό μοντέλο και τη σχεσιακή άλγεβρα [Codd, 1970] Είναι η ευρύτερα διαδεδομένη κατηγορία συστημάτων βάσεων δεδομένων Για τη χρήση τους δεν είναι απαραίτητη (αν και είναι επιβοηθητική) η γνώση της σχεσιακής άλγεβρας ή λεπτομερειών του μοντέλου Σημαντικό: στις σχεσιακές βάσεις δεδομένων δεν επιτρέπεται να έχουμε επαναλαμβανόμενες τιμές ή ομάδες τιμών σε μία μόνο εγγραφή. Π.χ. η εγγραφή της «συλλογής εκθεμάτων» δεν μπορεί να περιλαμβάνει αυθαίρετο αριθμό κλειδιών εκθεμάτων Για επαναλαμβανόμενες τιμές χρησιμοποιούμε ξεχωριστή σχέση, η οποία συνδέεται με την βασική σχέση μέσω του πεδίου-κλειδιού 3
Μία σχεσιακή βάση δεδομένων περιέχει στοιχεία που αφορούν όλους τους πιθανούς χρήστες της. Π.χ. η βάση δεδομένων για μουσειακές συλλογές περιέχει στοιχεία για τους επιστήμονες, τους διοικητικούς, τους συντηρητές, τους διοργανωτές εκθέσεων κ.ο.κ. Η συνύπαρξη αυτή στοιχείων είναι απαραίτητη για να λειτουργεί αποτελεσματικά ο μηχανισμός των αναφορών Η υπερφόρτωση με (όχι άμεσου ενδιαφέροντος) πληροφορίες δεν βοηθά τους χρήστες να εργάζονται αποτελεσματικά Οι βάσεις δεδομένων επιτρέπουν την παρουσίαση διαφορετικών όψεών τους σε διαφορετικούς χρήστες Μια όψη βάσης δεδομένων μπορεί να: Κρύβει ολόκληρα αρχεία Π.χ. οι πληροφορίες για συντήρηση δεν αφορούν τους επιστήμονες Κρύβει συγκεκριμένα πεδία, Π.χ. η λεπτομερής περιγραφή δεν αφορά τους διοικητικούς υπαλλήλους Κρύβει εγγραφές ενός αρχείου, Π.χ. ένας συντηρητής μπορεί να βλέπει μόνο στοιχεία για τις συντηρήσεις που έχει κάνει ο ίδιος Συνδυάζει αρχεία για εύκολη παρουσίαση (τα αρχεία συλλογών και εκθεμάτων μπορούν να συνδυάζονται για πιοεύκοληανάγνωση) Παρουσιάζει μόνο συνοπτικές πληροφορίες, Π.χ. πλήθος εκθεμάτων ανά συλλογή, εισπράξεις ανά συλλογή, κ.ο.κ. Το σωστό εργαλείο για τη σωστή δουλειά η απόκτηση, ο προγραμματισμός και η χρήση ενός πλήρους συστήματος βάσης δεδομένων για τη λίστα τηλεφώνων μας είναι υπερβολική η χρήση ενός διαχειριστή αρχείων για το σύστημα παραγγελιών μιας επιχείρησης είναι καταδικασμένη Σχεδιάζουμε πως θέλουμε τα δεδομένα μας πριν τα εισάγουμε Ένα πεδίο «Ονοματεπώνυμο» είναι κατάλληλο για να μας δείχνει την πληροφορία, όχι όμως για αναζήτηση ταξινόμηση με όνομα ή/και επώνυμο σ αυτή την περίπτωση θα θέλαμε δύο πεδία Φροντίστε τη συνέπεια των δεδομένων Αν σε μία βάση δεδομένων με εκθέματα το πεδίο «Πολιτισμός» δέχεται (μεταξύ άλλων) τιμές «Κυκλαδικός», «Κυκλ.», «ΚΥΚΛΑΔΙΚΟΣ», «Κυκλ/κος», είναι πολύ δύσκολο να βρούμε όλα τα εκθέματα του Κυκλαδικού πολιτισμού Προσοχή στα επερωτήματα π.χ. αν αναζητήσουμε κείμενα που περιέχουν τη λέξη «Ιωνικός», πέρα από αυτά που αναφέρονται στον ρυθμό θα πάρουμε και πολλές ανταποκρίσεις για τις ομάδες «Ιωνικός», «Ιωνικός Ν.Φ». Επίσης δεν θα εντοπίσετε τα κείμενα που περιέχουν τις φράσεις «Ιωνικού ρυθμού», «Ιωνικής τεχνοτροπίας» κ.ο.κ. Μηντοβάζετεκάτωστηναποτυχία πιθανώς η ερώτηση σας να μην ήταν κατάλληλη δοκιμάστε να επιβεβαιώσετε το τι ρωτήσατε, εξετάζοντας και την ερώτηση και τα αποτελέσματα. Διατυπώστε την ερώτηση με άλλο τρόπο ΒΔ και Web Ο παγκόσμιος ιστός παρέχει πρόσβαση από οποιοδήποτε σημείου του κόσμου σε ιστοσελίδες με πληροφορίες Οι βάσεις δεδομένων είναι εκ φύσεως αποθήκες πληροφοριών... Μέσω του παγκόσμιου ιστού είναι δυνατόν να προσπελαύνουμε τις βάσεις δεδομένων μέσα από εξειδικευμένα προγράμματα διαχείρισης συγκεκριμένων βάσεων ή γενικότερες εφαρμογές Η γλώσσα XML διευκολύνει την ενοποίηση Web και ΒΔ 4
Παραδείγματα ΒΔ για μουσεία Art Museum Image Gallery, http://www.hwwilson.com/databases/artmuseum.htm National Museum of Natural History;s Collection Records, http://acsmith.si.edu/ xρήση υλικού από: Διαλέξεις Δρ. Κώστα Βασιλάκη, ΠΜΣ ΜΣ 2004-2005 5