Vodafone Business Connect

Vodafone Business Connect Vodafone Business E-mail Αναλυτικός Οδηγός Χρήσης Υπηρεσίες Εταιρικού E-mail Αναλυτικός οδηγός χρήσης: Εταιρικό e-mail Vodafone Business Connect - Υπηρεσίες φιλοξενίας εταιρικού e-mail & web site Ιανουάριος 2011

Καλώς ορίσατε Ο Οδηγός αυτός σας παρουσιάζει τις αναλυτικές δυνατότητες της λύσης διαμόρφωσης και φιλοξενίας εταιρικού e-mail της Vodafone, όπως αυτές παρέχονται στα πλαίσια της υπηρεσίας Vodafone Business Connect που έχετε επιλέξει. Πρόκειται για μια δυνατότητα που σας παρέχεται στα πλαίσια της υπηρεσίας Vodafone Business Connect που έχετε επιλέξει. Κάποια από τα χαρακτηριστικά που παρακάτω περιγράφονται είναι διαθέσιμα μόνο στο Professional πακέτο υπηρεσιών διαμόρφωσης και φιλοξενίας εταιρικού e-mail. Σε περίπτωση που απαιτείται περαιτέρω υποστήριξη, o o ανατρέξτε στο κεφάλαιο Υποστήριξη του, ή εναλλακτικά, επικοινωνήστε με το Τμήμα Εξυπηρέτησης Εταιρικών Πελατών στο 1399 (δωρεάν από το Vodafone σταθερό ή κινητό σας). Αναλυτικός οδηγός χρήσης: Vodafone Business E-mail Σελίδα 2

Περιεχόμενα 1 Ξεκινώντας με τις υπηρεσίες εταιρικού e-mail της Vodafone...8 1.1 Χαρακτηριστικά των υπηρεσιών Vodafone Business E-mail...8 1.2 Στοιχεία των υπηρεσιών Vodafone Business E-mail...9 1.3 Συμβατότητα εφαρμογής πλοήγησης (browser)... 11 1.4 Είσοδος (ή σύνδεση) στις υπηρεσίες... 11 1.5 Αν λήξει η σύνδεσή σας... 13 1.6 Πλοήγηση στις υπηρεσίες... 13 1.7 Χαρακτηριστικά και Συντομεύσεις Menu Χρήστη... 15 1.8 Συντομεύσεις Πληκτρολογίου... 18 2 Λαμβάνοντας και Οργανώνοντας e-mails... 19 2.1 Εξατομικεύοντας την Αρχική Σελίδα του Ηλεκτρονικού σας Ταχυδρομείου... 19 2.2 Προβολή Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου... 20 2.3 Ανάγνωση e-mails... 22 2.4 Εκτυπώνοντας ένα e-mail... 27 2.5 Οργανώνοντας τα e-mails σας χρησιμοποιώντας φακέλους... 28 2.6 Επισκόπηση φακέλων συστήματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου... 28 3 Γράφοντας και στέλνοντας e-mails... 34 3.1 Συνθέτοντας ένα νέο e-mail... 34 3.2 Αυτόματη συμπλήρωση διεύθυνσης... 39 3.3 Αποθηκεύοντας την εργασία σας... 41 3.4 Απαντώντας σε ένα e-mail... 42 3.5 Προωθώντας ένα e-mail... 43 3.6 Προαιρετικά χαρακτηριστικά... 44 4 Χρησιμοποιώντας Ετικέτες και Φακέλους για να Οργανώσετε το Γραμματοκιβώτιό σας... 48 4.1 Χρησιμοποιώντας ετικέτες... 48 4.2 Τοποθετώντας μία σημαία σε ένα e-mail... 53 Αναλυτικός οδηγός χρήσης: Vodafone Business E-mail Σελίδα 3

4.3 Χρησιμοποιώντας φακέλους: γενικές τεχνικές... 54 5 Δημιουργία φίλτρων αυτόματης διαχείρισης... 57 5.1 Συνθήκες & ενέργειες φίλτρου... 57 5.2 Χρησιμοποιώντας Οποιοδήποτε και Όλα... 58 5.3 Όταν χρησιμοποιούνται τα φίλτρα... 58 5.4 Δημιουργία ενός φίλτρου... 59 5.5 Συνθήκες του φίλτρου και υποστηριζόμενες ενέργειες... 67 5.6 Φίλτρο ειδικών χαρακτήρων... 70 6 Εξατομικεύοντας τα χαρακτηριστικά του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου... 72 6.1 Ορίζοντας μία ειδοποίηση για τη λήψη νέου e-mail... 72 6.2 Δημιουργώντας ένα μήνυμα «Εκτός γραφείου»... 73 6.3 Διαχείριση των ταυτοτήτων του λογαριασμού σας... 74 6.4 Δημιουργώντας μία Προσωπικότητα... 75 6.5 Ανάκτηση μηνυμάτων από έναν εξωτερικό λογαριασμό... 77 6.6 Συνδρομή σε μία ροή RSS... 80 6.7 Αποθηκευτικός χώρος ηλεκτρονικού γραμματοκιβωτίου... 83 6.8 Αλλάζοντας την προεπιλεγμένη Ζώνη ώρας σας... 83 7 Διαχείριση του Βιβλίου Διευθύνσεων σας... 85 7.1 Επισκόπηση επαφών στο Βιβλίο διευθύνσεών σας... 85 7.2 Προσθέτοντας μία νέα επαφή... 86 7.3 Προσθέτοντας ονόματα στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο από το Βιβλίο διευθύνσεων... 89 7.4 Αυτόματη προσθήκη επαφών... 90 7.5 Δημιουργία μίας Λίστας Ομάδας Επαφών... 91 7.6 Εισάγοντας ένα Βιβλίο Διευθύνσεων... 93 7.7 Εξάγοντας ένα Βιβλίο Διευθύνσεων... 94 7.8 Εκτυπώνοντας ένα Όνομα Επαφής ή ένα Βιβλίο Διευθύνσεων... 95 7.9 Επεξεργασία των στοιχείων μίας Επαφής... 95 Αναλυτικός οδηγός χρήσης: Vodafone Business E-mail Σελίδα 4

7.10 Διαγραφή επαφών... 97 7.11 Κοινοποιώντας τα Βιβλία Διευθύνσεων σας... 97 8 Διαχείριση του Ημερολογίου σας... 98 8.1 Μελετώντας το Ημερολόγιό σας... 98 8.2 Δημιουργώντας ένα Ημερολόγιο... 98 8.3 Προσθέτοντας χρώμα σε ένα Ημερολόγιο... 100 8.4 Επισκοπώντας πολλαπλά ημερολόγια... 101 8.5 Εισάγοντας το ical Ημερολόγιό σας... 102 8.6 Εξάγοντας το ical Ημερολόγιό σας... 103 8.7 Βλέποντας τους χρόνους ελεύθερος/απασχολημένος... 104 8.8 Κοινοποιώντας τα Ημερολόγια σας... 105 8.9 Εκτυπώνοντας ένα Ημερολόγιο... 106 8.10 Διαγράφοντας ένα Ημερολόγιο... 107 9 Προγραμματίζοντας Ραντεβού, Συναντήσεις και Γεγονότα... 108 9.1 Δημιουργώντας ένα Ραντεβού ή μία Συνάντηση... 108 9.2 Προγραμματισμός Συναντήσεων: Καρτέλα Εύρεσης Συμμετεχόντων... 117 9.3 Επισκόπηση Διαθεσιμότητας (Ελεύθερος/Απασχολημένος): Η καρτέλα Πρόγραμμα... 118 9.4 Προγραμματίζοντας μία Τοποθεσία: Η Καρτέλα Εύρεσης Τοποθεσιών... 118 9.5 Προγραμματίζοντας Πόρους: Η Καρτέλα Εύρεση Πόρων... 119 9.6 Προγραμματίζοντας μια Ολοήμερη Δράση... 120 9.7 Δημιουργώντας μια Επαναλαμβανόμενη Συνάντηση... 121 9.8 Αλλάζοντας ένα Ραντεβού ή μια Συνάντηση... 123 9.9 Διαγράφοντας ένα Ραντεβού ή μια Συνάντηση... 124 9.10 Εκτυπώνοντας ένα Ραντεβού ή μία Συνάντηση... 126 9.11 Δημιουργώντας μία Συνάντηση χρησιμοποιώντας το Μετακίνηση και Εναπόθεση... 126 9.12 Απαντώντας σε μία Πρόσκληση Συνάντησης... 128 10 Χρησιμοποιώντας τις Καρτέλες Προτιμήσεων... 131 Αναλυτικός οδηγός χρήσης: Vodafone Business E-mail Σελίδα 5

10.1 Αποθηκεύοντας, Ακυρώνοντας και Αντιστρέφοντας Αλλαγές στις Προτιμήσεις... 131 10.2 Γενική Καρτέλα... 132 10.3 Καρτέλα Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου... 133 10.4 Καρτέλα Δημιουργίας Μηνυμάτων... 136 10.5 Καρτέλα Υπογραφών... 137 10.6 Καρτέλα Βιβλίου Διευθύνσεων... 138 10.7 Καρτέλα Λογαριασμών... 139 10.8 Καρτέλα Φίλτρων Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου... 139 10.9 Καρτέλα Ημερολογίου... 140 10.10 Καρτέλα Στιγμιαίας Αποστολής Μηνυμάτων... 141 10.11 Καρτέλα Συντομεύσεων... 142 11 Χρησιμοποιώντας τις Λίστες Εργασιών... 144 11.1 Δημιουργώντας μία Νέα Λίστα Εργασιών... 144 11.2 Δημιουργία μιας Νέας Εργασίας... 145 11.3 Προσθέτοντας γρήγορα μια Λίστα Εργασιών... 147 11.4 Αλλάζοντας ή Ενημερώνοντας μια Λίστα Εργασιών... 148 11.5 Μετακινώντας μία Εργασία... 149 11.6 Διαγράφοντας μία Εργασία... 150 11.7 Ταξινομώντας Εργασίες... 151 11.8 Κοινοποιώντας τις Λίστες Εργασιών... 152 12 Εργαζόμενοι με Κείμενα... 153 12.1 Δημιουργώντας ένα Νέο Σημειωματάριο... 153 12.2 Μορφοποιώντας μία σελίδα σημειωματάριου: επισκόπηση... 156 12.3 Μορφοποίηση χρησιμοποιώντας πηγαίο κώδικα HTML... 161 12.4 Κοινοποιώντας τα σημειωματάρια των Εγγράφων σας... 162 13 Χαρτοφύλακας... 163 13.1 Προσθέτοντας αρχεία στους φακέλους Χαρτοφύλακα... 164 Αναλυτικός οδηγός χρήσης: Vodafone Business E-mail Σελίδα 6

13.2 Ελέγχοντας αρχεία στο Χαρτοφύλακα σας... 165 13.3 Εργαζόμενοι στο Χαρτοφύλακα σας... 166 13.4 Κοινοποιώντας τους φακέλους του Χαρτοφύλακά σας... 168 14 Ψάχνοντας στο Λογαριασμό σας... 169 14.1 Συντακτικό αναζήτησης... 169 14.2 Χρησιμοποιώντας τη γρήγορη αναζήτηση... 170 14.3 Κριτήρια αναζήτησης για προχωρημένους... 171 14.4 Αναζητώντας για μηνύματα με τη γρήγορη αναζήτηση... 172 14.5 Αναζητώντας για Μηνύματα με την Αναζήτηση για Προχωρημένους... 172 14.6 Χρησιμοποιώντας το * ως ειδικό χαρακτήρα στην αναζήτηση... 174 14.7 Αποθηκεύοντας ένα ερώτημα αναζήτησης... 174 14.8 Παραδείγματα αναζήτησης... 176 15 Κοινοποιώντας τους φακέλους των λογαριασμών σας... 179 15.1 Επιλέγοντας προνόμια πρόσβασης... 179 15.2 Πως λειτουργεί το Μοίρασμα... 180 15.3 Δημιουργώντας κοινόχρηστους φακέλους... 182 15.4 Αλλάζοντας ή ακυρώνοντας την πρόσβαση... 184 15.5 Αποδεχόμενοι μία Πρόσκληση για να Διαμοιραστείτε Αντικείμενα... 185 15.6 Εργαζόμενοι μέσα σε ένα Κοινόχρηστο Φάκελο... 186 15.7 Συνδεθείτε με τα Διαμοιραζόμενα Στοιχεία... 187 Παράρτημα Α: Vodafone Business E-mail... 189 Διαθέσιμα Χαρακτηριστικά στις υπηρεσίες εταιρικού e-mail... 189 Πλοήγηση στις υπηρεσίες εταιρικού e-mail της Vodafone... 197 Αναλυτικός οδηγός χρήσης: Vodafone Business E-mail Σελίδα 7

1 Ξεκινώντας με τις υπηρεσίες εταιρικού e-mail της Vodafone Αυτό το κεφάλαιο εξηγεί πως να: επιλέξετε το συνδυασμό χαρακτηριστικών υπηρεσιών διαμόρφωσης και φιλοξενίας εταιρικού e-mail που καλύπτει τις ανάγκες σας να συνδεθείτε στο κεντρικό σύστημα διαχείρισης (control panel) της υπηρεσίας πλοηγηθείτε στο λογαριασμό σας εξοικειωθείτε με χρήσιμες συντομεύσεις Σημείωση: Μερικοί λογαριασμοί δε θα συμπεριλαμβάνουν όλα τα χαρακτηριστικά που αναφέρονται σε αυτόν τον οδηγό. Παρακαλώ ελέγξτε με το διαχειριστή σας ποια χαρακτηριστικά έχουν ενεργοποιηθεί για το λογαριασμό σας. 1.1 Χαρακτηριστικά των υπηρεσιών Vodafone Business E-mail Λειτουργία Όνομα Χαρακτηριστικού Ασφάλεια και Χαρακτηριστικά Ασφάλειας Προστασία από Ανεπιθύμητη Αλληλογραφία Επιπρόσθετες ταυτότητες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου SpamAssassin Persona Ικανότητα και Χαρακτηριστικά Ελαστικότητας Γρήγορη επισκόπηση όλων των σχετικών μηνυμάτων με το ίδιο θέμα Γρήγορη επισκόπηση όλων των σχετικών μηνυμάτων με το ίδιο θέμα Επισκόπηση Συζήτησης Επισκόπηση Συζήτησης Περιγραφή Πέρα από τη χρήση των προκαθορισμένων κανόνων για τον έλεγχο της ανεπιθύμητης αλληλογραφίας, το φίλτρο SpamAssasin μπορεί να κατανοήσει τι θεωρούν οι χρήστες ως ανεπιθύμητη και μη ανεπιθύμητη αλληλογραφία από τα μηνύματα τα οποία μαρκάρουν ως Σκουπίδια ή Όχι Σκουπίδια στο ηλεκτρονικό τους γραμματοκιβώτιο. Το όνομα και η διεύθυνση που χρησιμοποιήθηκε κατά τη διαμόρφωση του λογαριασμού χρησιμοποιείται για τη δημιουργία του πρωταρχικού λογαριασμού. Οι χρήστες μπορούν να δημιουργήσουν μέχρι 20 επιπρόσθετες ταυτότητες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (προσωπικότητες) για να διαχειριστούν διαφορετικούς ρόλους. Οι χρήστες μπορούν να δουν όλα τα μηνύματά τους που ανήκουν σε μια κατηγορία - στο φάκελο των εισερχομένων τους, στο φάκελο των απεσταλμένων τους, στα πρόχειρα ακόμα και στον κάδο απορριμμάτων τους με μία ματιά. Οι χρήστες μπορούν να δουν όλα τα μηνύματά τους που ανήκουν σε μια κατηγορία - στο φάκελο των εισερχομένων τους, στο φάκελο των απεσταλμένων τους, στα πρόχειρα ακόμα και στον κάδο απορριμμάτων τους με μία ματιά. Αναλυτικός οδηγός χρήσης: Vodafone Business E-mail Σελίδα 8

Φίλτρο Εισερχόμενων Μηνυμάτων Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου Διαχείριση του αποθηκευτικού χώρου του ηλεκτρονικού γραμματοκιβωτίου Πρόσβαση σε μηνύματα που προέρχονται από άλλους λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Αποστολή Μηνυμάτων από περισσότερους από ένα λογαριασμούς Αυτόματη Προώθηση Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου Φίλτρα Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου Αποθηκευτικός χώρος POP3 πρόσβαση Επιλογή από τις διευθύνσεις Από Καθορισμός Διεύθυνσης Προώθησης Ασφάλεια και Χαρακτηριστικά Ασφάλειας Διατήρηση μη χρησιμοποιούμενων λογαριασμών Οι Λογαριασμοί μπορούν να μένουν ανενεργοί Οι χρήστες μπορούν να εγκαταστήσουν διαφορετικά φίλτρα για να ταξινομήσουν και να ορίσουν προτεραιότητες στα εισερχόμενα μηνύματα. Οι χρήστες μπορούν να αποθηκεύουν e-mails μέχρι το μέγεθος του αποθηκευτικού χώρου του γραμματοκιβωτίου σας. Μπορούν να βλέπουν τη χρήση του αποθηκευτικού χώρου τους από την κύρια σελίδα του γραμματοκιβωτίου τους. Με την POP3 πρόσβαση, οι χρήστες μπορούν να μεταφορτώσουν τα μηνύματα του ηλεκτρονικού τους ταχυδρομείου από άλλα προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως είναι το Outlook Express, Outlook, Eudora, ή το Netscape Mail των υπηρεσιών Vodafone Business E-mail Οι χρήστες μπορούν να στείλουν όλα τα e-mails από μία τοποθεσία αλλά να το κάνουν να φαίνεται σαν να προέρχονται από μία διαφορετική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο αν οι χρήστες απαντούν σε μηνύματα που έχουν σταλεί σε αυτούς από διαφορετικές διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μέσω της πρόσβασης POP3. Οι χρήστες μπορούν να ανακατευθύνουν το ηλεκτρονικό τους ταχυδρομείο σε έναν άλλο λογαριασμό. Μπορούν να επιλέξουν αν θα αποθηκεύσουν το προωθημένο μήνυμα στο λογαριασμό τους των υπηρεσιών Vodafone Business E-mail. Οι χρήστες δεν είναι υποχρεωμένοι να εισέρχονται στο λογαριασμό τους για να τον διατηρούν ενεργό. 1.2 Στοιχεία των υπηρεσιών Vodafone Business E-mail Κύρια στοιχεία των υπηρεσιών αποτελούν το Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο, το Βιβλίο Διευθύνσεων, το Ημερολόγιο, οι Εργασίες, τα Έγγραφα καθώς και οι Προσωπικές Ρυθμίσεις του κάθε Χρήστη. Αναλυτικότερα:. Στοιχείο Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο Χαρακτηριστικά Σύνθεση και αποστολή νέου μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Συμπερίληψη συνημμένων στο μήνυμά σας Ανάγνωση και απάντηση σε e-mails Προώθηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν ή περισσότερους παραλήπτες Εντοπισμός ανταλλαγής μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας το Αναλυτικός οδηγός χρήσης: Vodafone Business E-mail Σελίδα 9

Βιβλίο Διευθύνσεων Ημερολόγιο Εργασίες Έγγραφα Χαρτοφύλακας χαρακτηριστικό Συζήτηση (για ναέχετε τη δυνατότητα επισκόπησης ενός ολόκληρου θέματος μηνυμάτων μονομιάς) ή το παραδοσιακό χαρακτηριστικό της επισκόπησης μηνυμάτων Αναζήτηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συνημμένων και άλλων περιοχών των υπηρεσιών εταιρικού e-mail Δημιουργία των προσωπικών σας φακέλων για την οργάνωση του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου Δημιουργία των ετικετών για την οργάνωση του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου, των επαφών, κ.ο.κ. Δημιουργία φίλτρων για να καθοδηγήσετε καλύτερα τα εισερχόμενα e-mails στους κατάλληλους φακέλους Διαμόρφωση του λογαριασμού σας των Υπηρεσιών Vodafone Business E-mail για να λαμβάνετε μηνύματα από τους POP3 λογαριασμούς σας Κοινοποίηση των φακέλων του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου Δημιουργία και διαχείριση πολλαπλών βιβλίων διευθύνσεων Εύκολη προσθήκη επαφών από τα e-mails που λαμβάνετε Εισαγωγή και εξαγωγή λιστών επαφών Κοινοποίηση των βιβλίων διευθύνσεων σας Δημιουργία και διαχείριση πολλαπλών ημερολογίων Δημιουργία ραντεβού, συναντήσεων και γεγονότων Επισκόπηση χρονοδιαγραμμάτων Ελεύθερος/Απασχολημένος των συμμετεχόντων Εισαγωγή και εξαγωγή ημερολογίων Κοινοποίηση των ημερολογίων σας Δημιουργία πολλαπλών λιστών εργασιών Δημιουργία εργασιών προς εκτέλεση Προσθήκη συνημμένων στις εργασίες σας Διαχείριση μιας εργασίας, ορισμός προτεραιότητας, και ανίχνευση προόδου Κοινοποίηση των λιστών εργασιών σας Δημιουργία πολλαπλών τετραδίων σημειώσεων για να οργανώσετε τα κείμενα σας Σχεδιασμός σελίδων χρησιμοποιώντας έναν επεξεργαστή HTML, δημιουργία πινάκων και φύλλων εργασίας, προσθήκη γραφικών, δημιουργία συνδέσμων σε ιστοσελίδες Κοινοποίηση των τετραδίων με τις σημειώσεις σας Μεταφόρτωση οποιουδήποτε τύπου αρχείου στο χαρτοφύλακά σας ώστε να μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στο αρχείο οποιαδήποτε στιγμή εισέρχεστε στο σύστημα των Υπηρεσιών Vodafone Business E-mail Δημιουργία φακέλων για να οργανώσετε τα αρχεία που έχετε μεταφορτώσει Κοινοποίηση των φακέλων του Χαρτοφύλακά σας Αναλυτικός οδηγός χρήσης: Vodafone Business E-mail Σελίδα 10

Προσωπικές Ρυθμίσεις Διαχείριση του τρόπου που τα χαρακτηριστικά του ηλεκτρονικού σας γραμματοκιβωτίου δουλεύουν για το Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο, για το Βιβλίο Διευθύνσεων και για το Ημερολόγιο Δημιουργία φίλτρων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Εγκατάσταση ρυθμίσεων για την προώθηση σε άλλο λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Δημιουργία μηνυμάτων ειδοποίησης, όπως είναι ένα μήνυμα ειδοποίησης ότι ο αποστολέας του βρίσκεται εκτός γραφείου, σε διακοπές, και ρυθμίσεις για την ενεργοποίηση και απενεργοποίηση αυτού του χαρακτηριστικού Επιλογή μίας διαφορετικής γλώσσας στο μενού του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του χρήστη Εκχώρηση πλήκτρων συντόμευσης για τη γρήγορη πρόσβαση στους φακέλους του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τις αποθηκευμένες αναζητήσεις και τις ετικέτες Χρήση διαφορετικών ταυτοτήτων λογαριασμών (προσωπικοτήτων) και διευθύνσεων για να διαχειριστείτε διαφορετικούς ρόλους στην εργασία σας ή στην προσωπική σας ζωή. 1.3 Συμβατότητα εφαρμογής πλοήγησης (browser) Η διαχείριση των υπηρεσιών εταιρικού e-mail που έχετε επιλέξει γίνεται μέσω ενός εύχρηστου web based control panel, προσβάσιμου μέσα από μιας εφαρμογής πλοήγησης στο Internet (browser) όπως ο Internet Explorer ή ο Mozilla. Για την βέλτιστη εμπειρία, σας προτείνουμε να χρησιμοποιήσετε τον Mozilla Firefox ή κάποια από τις επόμενες εκδόσεις του. Δεν υποστηρίζονται όλοι οι browsers, για αυτό το λόγο απευθυνθείτε στο διαχειριστή σας αν έχετε απορίες. Το κουμπί του browser «Επιστροφή» σας οδηγεί στην προηγούμενη σελίδα που είχατε επισκεφτεί. Μπορείτε ακόμα να χρησιμοποιήσετε το κουμπί «Εμπρός». Μη χρησιμοποιείτε το κουμπί «Ανανέωση», καθώς αυτό θα σας οδηγήσει να επανεκκινήσετε τη διαδικασία. 1.4 Είσοδος (ή σύνδεση) στις υπηρεσίες Ανοίξτε ένα παράθυρο (ή νέα καρτέλα) και εισάγετε το URL που σας παραχωρήθηκε από το διαχειριστή σας. Αναλυτικός οδηγός χρήσης: Vodafone Business E-mail Σελίδα 11

Πριν εισάγετε τον κωδικό πρόσβασης σας και το όνομά σας, μπορείτε να επιλέξετε το πακέτο e-mail hosting υπηρεσιών που έχετε επιλέξει (Standard ή Professional). Μπορείτε να αλλάξετε τις προκαθορισμένες ρυθμίσεις από την Γενική Καρτέλα Προτιμήσεις αφού εισέλθετε στο σύστημα. Για να αλλάξετε τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις στις βασικές μετά την είσοδο: 1. Επιλέξτε το Προτιμήσεις Γενικές 2. Επιλέξτε είτε το για Προχωρημένους ή είτε το Βασικό στο τμήμα Επιλογές Σύνδεσης. 3. Κάντε κλικ στο Αποθήκευση. Την επόμενη φορά που θα εισέλθετε στο σύστημα, η επιλογή σας θα είναι η προκαθορισμένη. Για να αποσυνδεθείτε Για να εμποδίσετε άλλους από το να εισέλθουν στο λογαριασμό σας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα πρέπει πάντα να χρησιμοποιείτε το σύνδεσμο «Αποσύνδεση» (Log Out) για να τερματίσετε τη σύνδεσή σας. Ξεχάσατε τον κωδικό σας πρόσβασης; Αναλυτικός οδηγός χρήσης: Vodafone Business E-mail Σελίδα 12

Αν ξεχάσατε τον κωδικό σας πρόσβασης, επικοινωνήστε με το διαχειριστή σας να σας εκδώσει ένα νέο. 1.5 Αν λήξει η σύνδεσή σας Για αυτό το λόγο, μπορεί να βλέπετε περιοδικά την οθόνη εισόδου στο σύστημα, ακόμα και αν είστε ήδη συνδεδεμένοι. Αν αυτό συμβεί, απλά συνδεθείτε ξανά στο σύστημα και συνεχίστε να εργάζεστε. 1.6 Πλοήγηση στις υπηρεσίες Όταν συνδεθείτε στο σύστημα, η προεπιλεγμένη οθόνη είναι εκείνη του Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου. Αναλυτικότερα: Αριθμός 1 Κεφαλίδα Παραθύρου 2 Μπάρα Εργαλείων Περιγραφή Μπάρα Αναζήτησης συμπεριλαμβανομένων των κουμπιών Αποθήκευση και Για Προχωρημένους για τις αναζητήσεις που επιθυμείτε να πραγματοποιήσετε. και εμφανίζονται στα δεξιά. Καρτέλες Εργαλείων κάντε κλικ σε μία καρτέλα για να αποκτήσετε πρόσβαση σε διαφορετικά εργαλεία που είναι διαθέσιμα για το λογαριασμό σας. Σε αυτό το παράδειγμα, το Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο είναι ανοιχτό. Κουμπιά Ενέργειας κάντε κλικ σε ένα κουμπί ενέργειας για να πραγματοποιήσετε μια ενέργεια που είναι διαθέσιμη στην εφαρμογή που χρησιμοποιείται προσωρινά. Σε αυτό το παράδειγμα, τα κουμπιά με τις ενέργειες για το Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο εμφανίζονται Αναλυτικός οδηγός χρήσης: Vodafone Business E-mail Σελίδα 13

στη μπάρα εργαλείων. 3 Ταμπλό Προεπισκόπησης 4 Ταμπλό Περιεχομένου 5 Ταμπλό Ανάγνωσης Όνομα Χρήστη το όνομα χρήστη με το οποίο έχετε εισέλθει στο σύστημα Προβολή Διαθέσιμου Αποθηκευτικού Χώρου εμφανίζει το διαθέσιμο αποθηκευτικό χώρο στο ηλεκτρονικό σας γραμματοκιβώτιο Φάκελοι συμπεριλαμβανομένων των φακέλων του συστήματος (Εισερχόμενα, Απεσταλμένα, Πρόχειρο, Ανεπιθύμητα, Κάδος Απορριμάτων) Αναζητήσεις αιτήματα αναζήτησης τα οποία έχετε δημιουργήσει και αποθηκεύσει για μελλοντική χρήση Ετικέτες οποιεσδήποτε ετικέτες που έχετε δημιουργήσει. Κάντε κλικ σε μία ετικέτα γρήγορα για να δείτε όλα τα μηνύματα στα οποία έχει τοποθετηθεί εκείνη η ετικέτα. Μίνι Ημερολόγιο προαιρετικό. Μπορείτε να απενεργοποιήσετε το συνοπτικό ημερολόγιο χρησιμοποιώντας την καρτέλα Προτιμήσεις > Ημερολόγιο. Το περιεχόμενο αυτής της περιοχής αλλάζει ανάλογα με την εφαρμογή που χρησιμοποιείτε. Στην επισκόπηση του φακέλου Εισερχομένων, εμφανίζονται όλα τα μηνύματα ή όλοι οι διάλογοι στο φάκελο Εισερχομένων σας. Τα e-mails εμφανίζονται στο Ταμπλό Ανάγνωσης. Στο μήνυμα που εμφανίζεται εδώ, μπορείτε να δείτε: Επαφή Zimlet: Κάντε κλικ σε ένα όνομα μέσα σε οποιοδήποτε e-mail για να προσθέσετε γρήγορα το όνομα της επαφής στο βιβλίο διευθύνσεων. Συνεδρίαση Zimlet: Κάντε κλικ σε μία Συνάντηση ή σε ένα ραντεβού σε οποιοδήποτε e- mail για να προσθέσετε γρήγορα τη συνάντησή σας στο ημερολόγιό σας. Αναλυτικός οδηγός χρήσης: Vodafone Business E-mail Σελίδα 14

1.7 Χαρακτηριστικά και Συντομεύσεις Menu Χρήστη Μετακινήστε και Αφήστε τα μηνύματα, τις συζητήσεις, τις εργασίες, κ.ο.κ. ανάμεσα στους φακέλους. Μετακινούμενη Ζώνη. Για χωριζόμενα παράθυρα όπως είναι η προεπισκόπηση Συζήτησης, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτή τη ζώνη για να αυξήσετε ή να μειώσετε τα σχετικά μεγέθη των χαμηλών και των υψηλών επιπέδων. Μετακινήστε και αφήστε τη μπάρα όπου επιθυμείτε προκειμένου να διαχωρίσετε κατάλληλα τα επίπεδα. Ενεργά Αντικείμενα. :Όταν περνάτε πάνω από ένα ενεργό αντικείμενο στο οποίο μπορείτε να κάνετε κλικ, αλλάζει ο δρομέας του ποντικιού σε χεράκι. Συμβουλές. Περνώντας το δρομέα του ποντικιού σας πάνω από αντικείμενα, όπως είναι τα κουμπιά εντολών, οι συζητήσεις, οι διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κεφαλίδες μηνυμάτων, εμφανίζεται ένα μικρό κουτί κειμένου περιγραφικής πληροφορίας για το αντικείμενο. Σελιδοποίηση. Χρησιμοποιήστε το δεξί και το αριστερό βέλος στη λίστα παραθύρων για να οδηγηθείτε σε μία άλλη σελίδα προς τα πίσω ή προς τα μπροστά αν η λίστα είναι πολύ μεγάλη και δε χωράει σε ένα μονό παράθυρο. Σημειώστε ότι τα κουμπιά σελιδοποίησης μπορεί να συμπεριφέρονται διαφορετικά σε διαφορετικές οθόνες. Οι αριθμοί αναπαριστούν την ακολουθία των αντικειμένων σε εκείνη τη σελίδα. Χρησιμοποιήστε την Προβολή των Συμβουλών για να δείτε τι αλλαγές θα προκαλέσει η σελιδοποίηση στην τρέχουσα οθόνη σας. Στοιχεία Φακέλου. Αν μετακινήσετε το δρομέα πάνω από ένα φάκελο, ο αριθμός των μηνυμάτων στο φάκελο και το μέγεθος του φακέλου θα εμφανιστούν. Αναλυτικός οδηγός χρήσης: Vodafone Business E-mail Σελίδα 15

Κάντε δεξί κλικ στα αντικείμενα (όπως είναι οι φάκελοι, οι συζητήσεις, τα μηνύματα, ή τα αντικείμενα στις κεφαλίδες των μηνυμάτων) για να εμφανιστεί ένα μενού από λειτουργίες τις οποίες μπορείτε να υλοποιήσετε για εκείνο το αντικείμενο. Αυτό είναι ένα παράδειγμα μενού που προκύπτει από το δεξί κλικ σε ένα όνομα χρήστη στη στήλη Από του Φακέλου Εισερχομένων. Οι επιλογές του μενού που εμφανίζονται εξαρτώνται από τον τύπο του αντικειμένου. Κάνοντας δεξί κλικ στα ακόλουθα θα εμφανιστούν τα ακόλουθα μενού: Συζητήσεις: Μπορείτε να επιλέξετε συζητήσεις ως αναγνωσμένες ή μη αναγνωσμένες, να εφαρμόσετε ετικέτες σε συζητήσεις, να διαγράψετε συζητήσεις, ή να μετακινήσετε συζητήσεις ανάμεσα σε φακέλους. Μηνύματα. Μπορείτε να απαντήσετε σε ή να προωθήσετε μηνύματα, να τα μαρκάρετε ως αναγνωσμένα ή μη αναγνωσμένα, να εφαρμόσετε ετικέτες σε ένα μήνυμα, να διαγράψετε ένα μήνυμα, να μετακινήσετε ένα μήνυμα σε έναν άλλο φάκελο, να εκτυπώσετε ένα μήνυμα, να εμφανίσετε την αρχική του κεφαλίδα και να δημιουργήσετε ένα νέο φίλτρο. Ονόματα στις κεφαλίδες μηνυμάτων. Μπορείτε να υλοποιήσετε αναζητήσεις για ένα όνομα, να ξεκινήσετε να συνθέτετε ένα νέο e-mail που να απευθύνεται σε εκείνο το πρόσωπο, ή να προσθέσετε το πρόσωπο αυτό στη λίστα των προσωπικών σας Επαφών. Αν το όνομα είναι μία υπάρχουσα επαφή, μπορείτε να επεξεργαστείτε την καταχώρηση της επαφής. Αναλυτικός οδηγός χρήσης: Vodafone Business E-mail Σελίδα 16

Μερικά κουμπιά έχουν ένα μικρό εικονίδιο κάτω βέλους δίπλα τους. Κάντε κλικ στο κουμπί για να εκτελέσετε μία ενέργεια (όπως το άνοιγμα ενός καινούργιου παραθύρου δημιουργίας). Κάντε κλικ στο εικονίδιο του κάτω βέλους για να εμφανίσετε ένα αναδιπλούμενο μενού από επιπρόσθετες επιλογές, όπως φαίνεται εδώ. Εφαρμόζοντας μία ενέργεια σε πολλαπλές επιλογές Κάνοντας κλικ στο όνομα του φακέλου στο ταμπλό Προεπισκόπησης, τα περιεχόμενα του φακέλου θα εμφανιστούν με ένα αντικείμενο υπογραμμισμένο. Μπορείτε να επιλέξετε ένα ή περισσότερα στοιχεία για να υλοποιήσετε τις ακόλουθες ενέργειες: Κάντε κλικ για να επιλέξετε ένα αντικείμενο κάθε φορά. Κάντε κλικ σε ένα άλλο αντικείμενο για να αποεπιλέξετε το προηγούμενο. Κάντε διπλό κλικ για να ανοίξετε ένα αντικείμενο. Κάντε δεξί κλικ σε ένα αντικείμενο για να εμφανιστεί το μενού των ενεργειών που μπορούν να εφαρμοστούν σε αυτό το αντικείμενο. Μπορείτε ακόμα να κάνετε δεξί κλικ αφού επιλέξετε πολλαπλά αντικείμενα, ώστε να εφαρμόσετε την ίδια ενέργεια σε όλα μονομιάς. Πατήστε Control κλικ για να επιλέξετε πολλαπλά αντικείμενα. Μπορείτε ακόμα να το χρησιμοποιήσετε για να αποεπιλέξετε το τρέχον αντικείμενο, αφήνοντας όλα τα υπόλοιπα επιλεγμένα. Πατήστε Shift κλικ για να επιλέξετε πολλαπλά αντικείμενα στη σειρά. Κάντε κλικ σε ένα αντικείμενο και έπειτα πατήστε Shift-κλικ σε ένα άλλο αντικείμενο πιο κάτω στη λίστα. Όλα τα αντικείμενα ανάμεσα στα δύο επιλεγμένα αντικείμενα θα υπογραμμιστούν. Μπορείτε να επιλέξετε πολλαπλά αντικείμενα, και με ένα δεξί κλικ, να επιλέξετε το Σήμανση ως Μη Αναγνωσμένο, Ετικέτα Μηνυμάτων, Διαγραφή ή Μετακίνηση όλων των επιλεγμένων αντικειμένων. Αναλυτικός οδηγός χρήσης: Vodafone Business E-mail Σελίδα 17

1.8 Συντομεύσεις Πληκτρολογίου Οι συντομεύσεις πληκτρολογίου μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να πλοηγηθείτε στο control panel αλλά και για να δημιουργήσετε τους δικούς σας συνδυασμούς πλήκτρων για νέες συντομεύσεις. Χρησιμοποιήστε την καρτέλα Προτιμήσεις > Συντομεύσεις για να δείτε τη λίστα των υφιστάμενων συντομεύσεων πληκτρολογίου και για να δημιουργήσετε τις δικές σας. Οι τέσσερις καρτέλες των Συντομεύσεων παρουσιάζονται ακολούθως: Η καρτέλα Λίστα Συντομεύσεων περιλαμβάνει μία λίστα συντομεύσεων όλων των εφαρμογών. Η καρτέλα με τις Συντομεύσεις Φακέλων Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου σας επιτρέπει να δημιουργήσετε και να εκχωρήσετε συντομεύσεις για την πρόσβασή σας στους φακέλους του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου. Η καρτέλα Συντομεύσεις Αποθηκευμένων Αναζητήσεων σας επιτρέπει να δημιουργήσετε και να εκχωρήσετε συντομεύσεις στις αποθηκευμένες σας αναζητήσεις. Οι Συντομεύσεις Ετικέτας σας επιτρέπουν να δημιουργήσετε και να εκχωρήσετε συντομεύσεις στις ετικέτες που έχετε δημιουργήσει. Αναλυτικός οδηγός χρήσης: Vodafone Business E-mail Σελίδα 18

2 Λαμβάνοντας και Οργανώνοντας e-mails Αυτό το κεφάλαιο εξηγεί πώς να: εξατομικεύσετε τη σελίδα του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου πλοηγηθείτε στις διαφορετικές εμφανίσεις του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου λάβετε και να διαβάσετε τα μηνύματά σας οργανώσετε τα μηνύματά σας 2.1 Εξατομικεύοντας την Αρχική Σελίδα του Ηλεκτρονικού σας Ταχυδρομείου Εξ ορισμού, το γραμματοκιβώτιό σας ανοίγει στο φάκελο των Εισερχομένων σας. Εδώ θα βρείτε όλα τα μηνύματα των Εισερχομένων σας να εμφανίζονται στο ταμπλό με το Περιεχόμενο. Μπορείτε ωστόσο να αλλάξετε την όψη της αρχικής σας σελίδας ώστε να δείχνει σε οποιονδήποτε από τους φακέλους, τις αναζητήσεις, ή τις ετικέτες στο ταμπλό της Επισκόπησης. Αλλάξτε την όψη της αρχικής σας σελίδας χρησιμοποιώντας την καρτέλα Προτιμήσεις > Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο. Για να εμφανίζονται μόνο συγκεκριμένα μηνύματα όταν ανοίγετε το ηλεκτρονικό σας γραμματοκιβώτιο, χρησιμοποιήστε το πεδίο Προεπιλεγμένη Αναζήτηση Μηνυμάτων στην καρτέλα Προτιμήσεις > Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο. Εδώ μπορείτε να δείτε μερικά παραδείγματα του πως είναι δυνατόν να εμφανίζονται μόνο συγκεκριμένα μηνύματα όταν ανοίγετε το γραμματοκιβώτιό σας: Για να εμφανιστούν μόνο τα μη αναγνωσμένα μηνύματα, πληκτρολογήστε is:unread στο προκαθορισμένο πεδίο Αναζήτηση. Για να εμφανιστούν μόνο τα μηνύματα με συγκεκριμένες ετικέτες, πληκτρολογήστε tag:<tagname> στο προκαθορισμένο πεδίο Αναζήτηση. Για να εμφανιστούν μόνο τα μηνύματα που έχετε αποστείλει σε ένα συγκεκριμένο φάκελο με τη βοήθεια ενός φίλτρου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πληκτρολογήστε in:<foldername> στο προκαθορισμένο πεδίο Αναζήτηση. Για παράδειγμα για να εμφανίσετε τα μηνύματα του φακέλου Work πληκτρολογήστε in:work. Τα φίλτρα θα καλυφθούν στο Κεφάλαιο 5. Αναλυτικός οδηγός χρήσης: Vodafone Business E-mail Σελίδα 19

Σημείωση: Χρησιμοποιήστε εισαγωγικά αν ο φάκελος ή η ετικέτα έχουν περισσότερες από μία λέξεις. Για παράδειγμα in: Unread Email. 2.2 Προβολή Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου Αν λαμβάνετε λίγα e-mails κάθε ημέρα, πιθανόν να μπορείτε να επισκοπήσετε γρήγορα το περιεχόμενο του γραμματοκιβωτίου σας και να βρείτε το μήνυμα που αναζητάτε, αλλά αν λαμβάνετε δεκάδες e-mails κάθε ημέρα, μπορεί να σας είναι χρήσιμο να τα ομαδοποιείτε για να βρείτε πιο γρήγορα τι ψάχνετε. Το γραμματοκιβώτιό σας σάς προσφέρει δύο επιλογές για να βλέπετε μηνύματα του γραμματοκιβωτίου σας. Μπορείτε να αλλάζετε από τη μία Προβολή στην άλλη κάνοντας κλικ στο Εμφάνιση και επιλέγοντας μία από τις δύο όψεις. Εμφάνιση κατά Μήνυμα. Τα μηνύματα μπορούν να εμφανιστούν στο φάκελο των Εισερχομένων ταξινομημένα με βάση την ημερομηνία της παραλαβής τους. Αυτή είναι η παραδοσιακή όψη του γραμματοκιβωτίου, όπου τα μηνύματα που έχουν ληφθεί μέσα στην ίδια ημέρα που ανοίγετε το γραμματοκιβώτιό σας εμφανίζουν και την ακριβή ώρα της άφιξής τους, ενώ τα μηνύματα που ελήφθησαν μέσα στις προηγούμενες ημέρες εμφανίζουν μόνο την ημερομηνία της παραλαβής τους. Εμφάνιση κατά Συζήτηση. Η Προβολή Συζήτησης εμφανίζει τα μηνύματά σας ομαδοποιημένα σύμφωνα με το θέμα, όπως φαίνεται παρακάτω. Επειδή όλα τα μηνύματα στη συζήτηση έχουν το ίδιο θέμα, το θέμα Αναλυτικός οδηγός χρήσης: Vodafone Business E-mail Σελίδα 20

εμφανίζεται μόνο μία φορά στο ταμπλό της Προβολής συζήτησης. Όλα τα μηνύματα που σχετίζονται με τη συζήτηση εμφανίζονται, ακόμα και αν αποθηκεύονται σε διαφορετικούς φακέλους. Μέρη της Προβολής Σελίδας Περιεχομένου Κάθε μήνυμα, στην επισκόπηση μηνύματος ή συζήτησης, έχει μία ξεχωριστή γραμμή η οποία εμφανίζει τις ακόλουθες στήλες πληροφοριών. Κουτί Ελέγχου. Χρησιμοποιήστε το κουτί ελέγχου για να επιλέξετε ένα ή περισσότερα μηνύματα στα οποία θέλετε να εφαρμόσετε ταυτόχρονα την ίδια ενέργεια, όπως για παράδειγμα τη διαγραφή, τη μετακίνηση, ή τη σήμανση ως αναγνωσμένα. Επιλέγοντας το κουτί στην κεφαλίδα θα επιλεγούν αυτόματα όλα τα μηνύματα της σελίδας. Δείκτης Συζήτησης. Είναι αυτό το μήνυμα μέλος μίας συζήτησης; Αν ναι, το σηματάκι θα εμφανιστεί. Δείκτης Σημαίας. Τοποθετήσατε μία σημαία σε αυτό το μήνυμα για να υποδείξετε ότι είναι ένα αντικείμενο που χρειάζεται να γίνει σε αυτό κάποια ενέργεια ή για να διαχωρίσετε το μήνυμα αυτό ή τη συζήτηση από ένα μεγαλύτερο αριθμό αντικειμένων μικρότερης σημασίας; Δείκτης Προτεραιότητας. Τοποθέτησε ο χρήστης σε αυτό το μήνυμα ένα σημάδι υψηλής προτεραιότητας; Ετικέτες. Το μήνυμα αυτό έχει μία ετικέτα που εσείς ορίσατε; Κατάσταση. Ένας ανοικτός ή ένας κλειστός φάκελος υποδεικνύει αν το μήνυμα έχει αναγνωστεί ή όχι αντίστοιχα. Αν το θέμα του μηνύματος είναι γραμμένο με έντονα γράμματα τότε το μήνυμα δεν είναι αναγνωσμένο. Από. Όνομα ή διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του αποστολέα. Δείκτης Συνημμένου. Ένας συνδετήρας υποδεικνύει ότι το μήνυμα έχει ένα συνημμένο. o Θέμα. Μία σύντομη περιγραφή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αν η εφαρμογή Snippets είναι ενεργοποιημένη στο λογαριασμό σας, η πρώτη γραμμή του μηνύματος θα εμφανιστεί. o Φάκελος. Εμφανίζει το όνομα του φακέλου όπου είναι τοποθετημένο το μήνυμα. Για συζητήσεις, δεν εμφανίζεται κανένα όνομα φακέλου διότι τα μηνύματα μπορεί να είναι διασκορπισμένα σε περισσότερους από έναν φακέλους. Όταν ανοίγετε τη συζήτηση αυτή η στήλη εμφανίζει που θα τοποθετηθεί το μήνυμα. o Μέγεθος. Το μέγεθος του μηνύματος ή ο αριθμός των μηνυμάτων στη συζήτηση. o Ελήφθη. Ημερομηνία ή ώρα που το μήνυμα ελήφθη. Πως λειτουργούν οι συζητήσεις; Η επισκόπηση Συζήτησης εμφανίζει τα μηνύματά σας ομαδοποιημένα ανά θέμα, όπως φαίνεται παρακάτω. Επειδή όλα τα μηνύματα σε μία συζήτηση έχουν το ίδιο θέμα, το θέμα θα εμφανίζεται μόνο στο ταμπλό επισκόπησης της συζήτησης. Θα παρουσιάζονται όλα τα μηνύματα που σχετίζονται σε αυτή τη συζήτηση, ακόμα και αν έχουν αποθηκευτεί σε διαφορετικούς φακέλους. Ο αριθμός των μηνυμάτων στη συζήτηση εμφανίζονται σε παρενθέσεις στη στήλη Μέγεθος (μετά το θέμα). Κάθε συζήτηση αποτελείται από το αρχικό μήνυμα και όλες τις απαντήσεις. Τα μη αναγνωσμένα μηνύματα που περιέχονται στις συζητήσεις θα εμφανίζονται με έντονα γράμματα. Αναλυτικός οδηγός χρήσης: Vodafone Business E-mail Σελίδα 21

Μηνύματα σε μία συζήτηση Μπορείτε να διαβάσετε μηνύματα που να είναι ομαδοποιημένα ανάλογα με το περιεχόμενό τους και να είναι ταξινομημένα σύμφωνα με την ημερομηνία, συμπεριλαμβανομένων των απαντήσεων και των προωθημένων μηνυμάτων. Τα μηνύματα που ομαδοποιούνται σε μία συζήτηση έχουν το ίδιο θέμα. Για παράδειγμα, οι ακόλουθες γραμμές θέματος θα έπρεπε να θεωρούνται ότι ανήκουν στην ίδια συζήτηση. Ποιος είναι υπεύθυνος για το συγκεκριμένο project; Re: Ποιος είναι υπεύθυνος για το συγκεκριμένο project; Fwd: Ποιος είναι υπεύθυνος για το συγκεκριμένο project; Αν αλλάξετε το θέμα σε Ποιος είναι υπεύθυνος για το συγκεκριμένο project; - ρωτήστε το Μιχάλη, το μήνυμα δε θα συμπεριληφθεί σε αυτή τη συζήτηση. Οι συζητήσεις δεν συνεχίζονται άπειρα. Αν το τελευταίο μήνυμα της συζήτησης ήρθε πριν από 30 ημέρες ή περισσότερο, τότε τα μηνύματα που στάλθηκαν με το ίδιο θέμα θα ξεκινούν μία νέα συζήτηση. Οι συζητήσεις μπορούν να επεκτείνονται σε πολλούς Φακέλους Αν η συζήτηση περιλαμβάνει τρία e-mails, το ένα θα μπορούσε να είναι στο φάκελο των Εισερχομένων σας, η απάντησή σας (η οποία είναι επίσης μέρος της συζήτησης) το πιο πιθανόν είναι ότι θα είναι στο φάκελο των Απεσταλμένων σας, και ένα άλλο μήνυμα θα μπορούσε να είναι σε ένα φάκελο που έχετε δημιουργήσει ο ίδιος. Αν κατά την αναζήτησή σας για ένα e-mail βρεθεί κάποιο που να ταιριάζει με τα κριτήρια της αναζήτησής σας, αλλά αυτό το μήνυμα ανήκει σε μία συζήτηση με πολλά άλλα μηνύματα τα οποία όμως δεν ταιριάζουν στα κριτήρια της αναζήτησης, η όλη συζήτηση και όλα τα μηνύματά της θα εμφανιστούν στη λίστα με τα αποτελέσματα. Όταν ανοίξετε τη συζήτηση, μόνο τα μηνύματα που ταιριάζουν με τα κριτήριά σας θα υπογραμμιστούν. Η ίδια συζήτηση μπορεί να εμφανίζεται να υπάρχει σε περισσότερους από έναν φακέλους. Αυτό μπορεί να συμβεί αν τα e-mails είναι σε διαφορετικούς φακέλους, είτε επειδή τους μετακινήσατε εκεί, είτε επειδή εφαρμόσατε έναν κανόνα φιλτραρίσματος ο οποίος τα τοποθέτησε εκεί όταν τα παραλάβατε. Επειδή η συζήτηση είναι μία ομάδα σχετιζόμενων μηνυμάτων, αν μετακινήσετε τη συζήτηση από τον ένα φάκελο στον άλλο, όλα τα μηνύματα μέσα στη συζήτηση θα μετακινηθούν επίσης σε εκείνον το φάκελο. Απεσταλμένα μηνύματα, παρόλα αυτά, δεν μετακινούνται αυτόματα. Παραμένουν στο φάκελο των Απεσταλμένων σας. 2.3 Ανάγνωση e-mails Για να διαβάσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (e-mail): Χρησιμοποιώντας την Επισκόπηση Μηνύματος. Αναλυτικός οδηγός χρήσης: Vodafone Business E-mail Σελίδα 22

o Αν έχετε ανοιχτό το ταμπλό Ανάγνωσης, κάντε κλικ στο μήνυμα για να εμφανίσετε τα περιεχόμενά του στο ταμπλό Ανάγνωσης. o Αν δεν έχετε ανοιχτό το ταμπλό Ανάγνωσης, κάντε διπλό κλικ στο μήνυμα για να το εμφανίσετε σε ένα ξεχωριστό παράθυρο. Χρησιμοποιώντας την Επισκόπηση Συζήτησης. Κάντε κλικ στο βέλος στη γραμμή της συζήτησης που περιέχει το μήνυμα. Το ταμπλό Περιεχομένου αλλάζει για να εμφανίσει τα προσωπικά σας μηνύματα στη συζήτηση. Η στήλη Θέμα εμφανίζει την πρώτη γραμμή του σώματος του μηνύματος. o Αν έχετε ανοιχτό το ταμπλό Ανάγνωσης, κάντε κλικ στη γραμμή που περιέχει το μήνυμα που επιθυμείτε να διαβάσετε. Το σώμα του μηνύματος εμφανίζεται στο ταμπλό Ανάγνωσης. o Αν δεν έχετε ανοιχτό το ταμπλό Ανάγνωσης, κάντε διπλό κλικ στη γραμμή που περιέχει το μήνυμα που επιθυμείτε να διαβάσετε. Το σώμα του μηνύματος θα γεμίσει το ταμπλό Περιεχομένου. Το ταμπλό Ανάγνωσης Το ταμπλό Ανάγνωσης είναι η περιοχή κάτω από τα μηνύματα στο φάκελο Εισερχομένων σας. Αν έχετε το ταμπλό Ανάγνωσης ανοικτό, όταν κάνετε κλικ σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το μήνυμα εμφανίζεται σε ένα ταμπλό κάτω από τα στοιχεία κεφαλίδας του μηνύματος, και αποκτά την ετικέτα αναγνωσμένο. Για να προσαρμόσετε το μέγεθος του ταμπλό Ανάγνωσης, κάντε κλικ στη μπάρα διαχωρισμού και μετακινήστε τη προς τα πάνω ή προς τα κάτω. Εξ ορισμού, η επισκόπηση των μηνυμάτων στο ταμπλό Ανάγνωσης είναι ενεργοποιημένη. Για να απενεργοποιήσετε το ταμπλό Ανάγνωσης, κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στο Εμφάνιση της γραμμής Εργαλείων, και αποεπιλέξτε το Πίνακας Ανάγνωσης. Σημείωση: Αν έχετε το χαρακτηριστικό επισκόπηση Συζήτησης, η προεπιλεγμένη επισκόπηση είναι η συζήτηση. Για να αλλάξετε της Προβολή της οθόνης, κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στο Εμφάνιση στη μπάρα εργαλείων, και επιλέξτε την Προβολή που επιθυμείτε. Η επιλογή Πίνακας Ανάγνωσης είναι ένας διακόπτης για την ενεργοποίηση και την απενεργοποίηση του Πίνακα Ανάγνωσης. Εμφανίζοντας HTML e-mails Μπορείτε να επισκοπήσετε τα e-mails σε δύο μορφές: Απλό κείμενο. Τα μηνύματα απλού κειμένου είναι μηνύματα που δεν περιέχουν Κώδικα μορφοποίησης HTML. Τα μηνύματα που έχουν σταλεί ως απλό κείμενο μπορούν πάντα να διαβαστούν από άλλα λογισμικά πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μπορείτε να επισκοπήσετε μηνύματα σε Αναλυτικός οδηγός χρήσης: Vodafone Business E-mail Σελίδα 23

κατάσταση απλού κειμένου ακόμα και αν περιέχει HTML. Οι ετικέτες HTML εμφανίζονται στο σώμα του μηνύματος στην επισκόπηση απλού κειμένου. HTML. Τα μηνύματα HTML μπορούν να έχουν μορφοποίηση κειμένου, αρίθμηση, κουκίδες, χρωματισμένο φόντο, και συνδέσμους οι οποίοι μπορούν να διευκολύνουν την ανάγνωση των μηνυμάτων. Μερικά λογισμικά πελάτη μπορεί να μην αποδέχονται μηνύματα μορφοποιημένα σε HTML. Για να εμφανίζονται πάντα τα μηνύματά σας σε HTML: 1. Χρησιμοποιήστε την καρτέλα Προτιμήσεις >Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο. 2. Επιλογή Εμφάνιση Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου Ως HTML (εάν είναι δυνατό). Τα μηνύματα θα εμφανιστούν σε μορφοποιημένο περίγραμμα, αν είχαν σταλεί σε HTML. Μέρη ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (e-mail) Ένα e-mail έχει δύο κυρίως τμήματα: Κεφαλίδα. Η κεφαλίδα του μηνύματος περιέχει πληροφορίες που αφορούν τον αποστολέα και τους παραλήπτες συμπεριλαμβανομένων των ακόλουθων πληροφοριών: Θέμα: Περιγραφή του θέματος του μηνύματος. Μία γραμμή θέματος θα πρέπει να είναι κάτι σαν «Εταιρική δήλωση 2007» ή, αν το φιλτράρισμα του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου είναι πολύ ελαστικό «Χάστε Βάρος Γρήγορα και Εύκολα!!! Μάθετε εδώ πως». Αποστολή Από: όνομα αποστολέα και/ή διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτή είναι η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η οποία γίνεται ο παραλήπτης αν επιλέξετε το εικονίδιο της απάντησης. Αν ο αποστολέας έχει ορίσει μία διαφορετική διεύθυνση Απάντηση Σε, η απάντησή σας θα σταλεί σε αυτή τη διεύθυνση. Στις. Ημερομηνία και ώρα που εστάλη το μήνυμα. Προς. Όνομα και/ή διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του παραλήπτη (δηλαδή εκεί που πραγματικά εστάλη). Συνημμένα. Οποιαδήποτε αρχεία έχουν συμπεριληφθεί στο μήνυμα. Αναλυτικός οδηγός χρήσης: Vodafone Business E-mail Σελίδα 24

Σώμα. Το σώμα του μηνύματος περιέχει το περιεχόμενο του μηνύματος. Το σώμα του μηνύματος μπορεί επίσης να περιλαμβάνει υπογραφές ή αυτόματα δημιουργημένο κείμενο το οποίο έχει εισαχθεί από το σύστημα του αποστολέα. Προβολή Συνημμένου Τα e-mails μπορούν να περιλαμβάνουν συνημμένα αρχεία, όπως τα ακόλουθα: Κείμενα επεξεργασίας κειμένου Φύλλα εργασίας Αρχεία Κειμένου Αρχεία.zip Εικόνες (.bmp,.jpg, κ.ο.κ.) Εκτελέσιμες εφαρμογές Οποιοδήποτε τύπο αρχείων υπολογιστή το οποίο παραμένει στο δίκτυο του υπολογιστή του αποστολέα Τα μηνύματα που περιέχουν ένα συνημμένο έχουν ένα εικονίδιο που εμφανίζεται δίπλα στο θέμα. Μερικοί τύποι αρχείων όπως είναι οι εικόνες JPEG ή τα αρχεία κειμένου, μπορούν να ανοιχτούν σε οποιοδήποτε υπολογιστή. Άλλα, όπως τα κείμενα Microsoft Word, πρέπει να ανοιχτούν με την ίδια εφαρμογή που τα δημιούργησε. Για να επισκοπήσετε ένα συνημμένο, κάντε κλικ είτε στο όνομα του συνημμένου είτε στο σύνδεσμο Μεταφόρτωση. Κάντε κλικ στο όνομα του συνημμένου για να το ανοίξετε (αν έχετε διαθέσιμη τη σωστή εφαρμογή). Κάντε κλικ στο σύνδεσμο Εμφάνιση ως html (αν αυτό εμφανίζεται) για να ανοίξετε το συνημμένο ακόμα και αν η εφαρμογή δεν είναι εγκατεστημένη στο δίκτυό σας. Αυτό το χαρακτηριστικό έχει οριστεί από το διαχειριστή σας. Κάντε κλικ στο σύνδεσμο Μεταφόρτωση για να ανοίξετε ένα παράθυρο διαλόγου για να ανοίξετε ή να αποθηκεύσετε το αρχείο. Αναλυτικός οδηγός χρήσης: Vodafone Business E-mail Σελίδα 25

Αν επιλέξετε το Αποθήκευση Αρχείου, ένα παράθυρο διαλόγου θα εμφανιστεί στο σύστημα των αρχείων σας. Επιλέξτε μία τοποθεσία και αποθηκεύστε το αρχείο σας. Μπορείτε να ανοίξετε στη συνέχεια το αρχείο εκτός του λογισμικού σας πελάτη για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Μαρκάροντας ένα μήνυμα ως μη αναγνωσμένο Στις υπηρεσίες εταιρικού e-mail της Vodafone, μόλις ανοίξετε ένα e-mail, τοποθετείται ένα σημάδι προκειμένου να αναγνωρίζονται ως «αναγνωσμένα». Οι συζητήσεις περιέχουν μη αναγνωσμένα μηνύματα τα οποία εμφανίζονται σε έντονη γραφή. Για να αλλάξετε την κατάσταση ενός μηνύματος από αναγνωσμένο σε μη αναγνωσμένο: Κάντε δεξί κλικ στο μήνυμα. Επιλέξτε το Μπορείτε ακόμα να τοποθετήσετε ένα σημάδι σε μία συζήτηση ότι δεν είναι αναγνωσμένη. Τοποθετώντας σε μία συζήτηση ένα σημάδι μη αναγνωσμένο, θα έχει ως αποτέλεσμα να τοποθετηθεί σε όλα τα μηνύματα ένα σημάδι μη αναγνωσμένο. Τοποθετώντας σε ένα μήνυμα ένα σημάδι μη αναγνωσμένο, θα έχει ως αποτέλεσμα να τοποθετηθεί στη συζήτηση που ανήκει ένα σημάδι μη αναγνωσμένο. Μπορείτε να αλλάξετε την κατάσταση ενός μηνύματος ή μίας συζήτησης πάλι σε αναγνωσμένο, κάνοντας κάτι από τα ακόλουθα: Ανοίχτε το μήνυμα ή τη συζήτηση. Κάντε δεξί κλικ στο μήνυμα, και επιλέξτε Μπορείτε να αλλάξετε τις ρυθμίσεις για την τοποθέτηση ενός σημαδιού αναγνωσμένο ή μη αναγνωσμένο σε ένα μήνυμα κάνοντας κλικ στο Προτιμήσεις > Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο και επιλέγοντας την επιθυμητή επιλογή στο Όταν διαβάζω ένα μήνυμα στο ταμπλό ανάγνωσης. Ασφάλεια από Ιούς Οι ιοί των υπολογιστών μπορούν να διαδοθούν μέσω μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Είναι συνήθης πρακτική για τους διαχειριστές του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να εφαρμόζουν φιλτράρισμα για ιούς για τα μηνύματα εισερχομένων καθώς και σάρωση για ιούς των προσωπικών υπολογιστών. Παρόλα αυτά, εξακολουθεί πάντα να υπάρχει η πιθανότητα να εξαπλωθεί ένας ιός. Πολλοί από τους ιούς ενεργοποιούνται όταν ένα συνημμένο αρχείο που περιέχει τον ιό ανοίγεται ή επισκοπείται. Πολλοί από αυτούς τους ιούς αναπαράγονται μόνοι τους χρησιμοποιώντας τα βιβλία διευθύνσεων των χρηστών. Για το λόγο αυτό, να προσέχετε όταν ανοίγετε συνημμένα αρχεία, ακόμα και από αποστολείς που γνωρίζετε. Αναλυτικός οδηγός χρήσης: Vodafone Business E-mail Σελίδα 26

2.4 Εκτυπώνοντας ένα e-mail Για να εκτυπώσετε ένα e-mail: 1. Κάντε κλικ στο μήνυμα που επιθυμείτε να εκτυπώσετε. 2. Κάντε κλικ στο στη γραμμή εργαλείων. Το προκαθορισμένο παράθυρο διαλόγου εκτύπωσης θα εμφανιστεί. 3. Επιλέξτε έναν εκτυπωτή. 4. Κάντε κλικ στο. Το μήνυμα θα αποσταλεί στον επιλεγμένο εκτυπωτή. Σημείωση: Μη χρησιμοποιείτε το χαρακτηριστικό της εφαρμογής πλοήγησης «Αρχείο > Εκτύπωση». Η σελίδα δε θα είναι καλά μορφοποιημένη και το μήνυμά σας μπορεί να είναι δυσανάγνωστο. Για να επιλέξετε μία συζήτηση (όλα τα μηνύματα): 1. Κάντε δεξί κλικ στη συζήτηση που θέλετε να εκτυπωθεί, και επιλέξτε Εκτύπωση. Πρέπει να βρισκόσαστε στην Προβολή Συζήτηση. Εμφανίζονται δύο παράθυρα: Ένα προκαθορισμένο παράθυρο διαλόγου. Στο προκαθορισμένο παράθυρο διαλόγου: 1. Επιλέξτε έναν εκτυπωτή. 2. Κάντε κλικ στο ΟΚ. Το μήνυμα θα σταλεί στον επιλεγμένο εκτυπωτή. 3. Κλείστε το παράθυρο. Αναλυτικός οδηγός χρήσης: Vodafone Business E-mail Σελίδα 27

Ένα παράθυρο, όπως φαίνεται παρακάτω, εμφανίζει όλα τα μηνύματα στη συζήτηση σε ένα μονό παράθυρο, και ο συνολικός αριθμός των μηνυμάτων που θα εκτυπωθούν εμφανίζονται στην κορυφή. 2.5 Οργανώνοντας τα e-mails σας χρησιμοποιώντας φακέλους Οι υπηρεσίες εταιρικού e-mail της Vodafone παρέχουν τις ακόλουθες μεθόδους για την οργάνωση των μηνυμάτων σας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (e-mails). Μπορείτε να τις χρησιμοποιήσετε μαζί με το χαρακτηριστικό Αναζήτηση για να ανιχνεύσετε γρήγορα και να ανακτήσετε μηνύματα. Φάκελοι. Μπορείτε να δημιουργήσετε φακέλους για να οργανώσετε τα μηνύματά σας, και μπορείτε να μετακινήσετε τα e-mails ανάμεσα στους φακέλους. Η χρήση των φακέλων καλύπτεται σε αυτό το κεφάλαιο. Φίλτρα. Στην καρτέλα Προτιμήσεις > Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο, μπορείτε να δημιουργήσετε τους κανόνες για την ταξινόμηση των εισερχομένων μηνυμάτων σύμφωνα με τα στοιχεία της γραμμής θέματος, αποστολέα, παραλήπτη, ή άλλα χαρακτηριστικά. Τα φίλτρα καλύπτονται στο Κεφάλαιο 5. Ετικέτες. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις ετικέτες για την ταξινόμηση των μηνυμάτων σας και έπειτα να χρησιμοποιήσετε το χαρακτηριστικό Αναζήτηση για να εμφανίσετε όλα τα μηνύματα με τη συγκεκριμένη ετικέτα. Οι ετικέτες καλύπτονται στο κεφάλαιο 4. 2.6 Επισκόπηση φακέλων συστήματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Οι φάκελοι Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου είναι οι Εισερχόμενα, Απεσταλμένα, Πρόχειρα, Ανεπιθύμητα και Κάδος Απορριμμάτων. Δε μπορείτε να μετακινήσετε, να μετονομάσετε ή να διαγράψετε αυτούς τους φακέλους. Οι φάκελοι του συστήματος εμφανίζονται πάντα στην κορυφή της λίστας σας, ακολουθούμενοι από οσουσδήποτε φακέλους δημιουργείτε. Όνομα Φακέλου Εισερχόμενα Περιγραφή Τα νέα μηνύματα φτάνουν στο φάκελο Εισερχόμενα. Ο φάκελος Εισερχομένων σας εμφανίζεται μόλις εισέλθετε στο σύστημα. Αναλυτικός οδηγός χρήσης: Vodafone Business E-mail Σελίδα 28

Απεσταλμένα Πρόχειρα Ανεπιθύμητα Κάδος Απορριμμάτων Ένα αντίγραφο κάθε μηνύματος που αποστέλλετε αποθηκεύεται στο φάκελό σας Απεσταλμένα. Μηνύματα που έχετε συνθέσει αλλά δεν έχετε στείλει μπορούν να αποθηκευτούν στο φάκελο Πρόχειρα. Τα μηνύματα που συνθέτετε αποθηκεύονται αυτόματα στο φάκελο Πρόχειρα καθώς τα συνθέτετε. Αν απομακρυνθείτε από ένα μη απεσταλμένο μήνυμα, θα σας ζητηθεί να το αποθηκεύσετε ως πρόχειρο. Συνήθως το φιλτράρισμα των ανεπιθύμητων μηνυμάτων εναπόκειται σε ένα φίλτρο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας ώστε να εμποδιστεί η άφιξη αυτών των μηνυμάτων στο φάκελο σας Εισερχόμενα. Μηνύματα τα οποία πιθανότατα είναι ανεπιθύμητα, αλλά δεν είναι βέβαιο το γεγονός, θα τοποθετηθούν στο φάκελό σας Ανεπιθύμητα. Μπορείτε να δείτε ξανά αυτά τα μηνύματα και είτε να τα μετακινήσετε είτε να τα διαγράψετε. Αν δεν τα διαγράψετε, θα διαγραφούν έπειτα από κάποιο χρονικό διάστημα, όπως έχει οριστεί από το διαχειριστή σας. Τα διαγραμμένα αντικείμενα τοποθετούνται στο φάκελο Κάδος Απορριμμάτων και παραμένουν εκεί μέχρι να τον αδειάσετε εσείς χειροκίνητα ή να αδειάσει αυτόματα. Τα μηνύματα θα διαγραφούν από αυτόν το φάκελο έπειτα από μία συγκεκριμένη περίοδο χρόνου, όπως ορίζεται από το διαχειριστή σας. Σημείωση: Αν ο λογαριασμός σας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχει μετακινηθεί από ένα άλλο σύστημα, όπως είναι το Microsoft Outlook, μπορείτε να δείτε επιπλέον φακέλους οι οποίοι αναπαριστούν φακέλους από το προηγούμενο σύστημα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Κοινοποιήστε τους φακέλους του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας Μπορείτε να αφήσετε «ανοιχτό» για κοινή χρήση οποιονδήποτε από τους φακέλους του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου, συμπεριλαμβανομένου του φακέλου Εισερχόμενα και τους υποφακέλους του. Κάθε εσωτερικός χρήστης μπορεί να αποκτήσει, εφόσον το επιτρέψετε πλήρη πρόσβαση διαχείρισης ή μόνο δικαίωμα ανάγνωσης. Όταν εσωτερικοί χρήστες μοιράζονται ένα φάκελο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ένα αντίγραφο του φακέλου αυτού τοποθετείται στη λίστα των Φακέλων καθενός από αυτούς που αποδέχονται την κοινή χρήση του φακέλου στο ταμπλό Επισκόπηση. Όταν επιλεγεί ο φάκελος, το περιεχόμενό του εμφανίζεται στο ταμπλό Περιεχομένου. Έτσι δε χρειάζεται να εισέλθετε πλέον στο γραμματοκιβώτιο του αρχικού ιδιοκτήτη του φακέλου. Σενάρια κοινής χρήσης ενός φακέλου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Το τμήμα πωλήσεων χρειάζεται ένα κεντρικό γραμματοκιβώτιο για όλα τα e-mails τα οποία ζητούν πληροφορίες για τα προϊόντα σας, και επίσης επιθυμεί να έχει τη δυνατότητα ο κάθε υπάλληλος στις πωλήσεις να μπορεί να διαβάσει αυτά τα μηνύματα αμέσως μόλις εισέρχονται. Μπορείτε να δώσετε στον καθένα στο τμήμα πωλήσεων τη δυνατότητα να βλέπει το φάκελο του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να αντιγράφει τα εισερχόμενα μηνύματα στο προσωπικό του γραμματοκιβώτιο, ή μπορείτε ακόμα να δώσετε στον καθένα τη δυνατότητα να διαχειρίζεται τους φακέλους του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καθώς και να απαντά στα εισερχόμενα εκ μέρους αυτής της διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αναλυτικός οδηγός χρήσης: Vodafone Business E-mail Σελίδα 29

Ένας διευθυντής είναι συνήθως εκτός γραφείου και δεν έχει χρόνο να απαντά στα e-mail μηνύματα που λαμβάνει. Όταν ο διευθυντής εκχωρεί τα δικαιώματα διαχείρισης του φακέλου του Εισερχόμενα στη γραμματέα του, τότε αυτή μπορεί να διαχειριστεί το περιεχόμενό του, να απαντήσει εκ μέρους του, να δημιουργήσει φακέλους για να οργανώσει τα μηνύματα σε ένα φάκελο καθώς και να διαγράψει μηνύματα. Αντί να στέλνετε μηνύματα σε δεκάδες διευθύνσεις κάθε φορά που θέλετε να κάνετε μία ανακοίνωση, μπορείτε να ορίσετε έναν από τους φακέλους σας ως δημόσιο ο οποίος θα περιέχει όλες τις ανακοινώσεις. Μπορείτε να δώσετε δικαιώματα πρόσβασης μόνο σε συγκεκριμένες διευθύνσεις και να ορίσετε έναν κωδικό πρόσβασης ο οποίος θα πρέπει να εισαχθεί για να επισκοπηθεί το περιεχόμενο του φακέλου, ή μπορείτε να δημιουργήσετε ένα δημόσιο URL ώστε να μπορεί να επισκοπήσει το περιεχόμενο του, όποιος έχει το συγκεκριμένο URL. Για να μάθετε πώς να μοιράζεστε τους φακέλους του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου, δείτε το κεφάλαιο 15. Μετακινώντας e-mails Μπορείτε να μεταφέρετε e-mails ή ολόκληρες συζητήσεις από τον ένα φάκελο στον άλλο χρησιμοποιώντας μία από τις δύο μεθόδους: Σύρετε και αφήστε το αντικείμενο στον επιθυμητό φάκελο στο ταμπλό Επισκόπηση στα αριστερά. Επιλέξτε το αντικείμενο(α), κάντε δεξί κλικ, και επιλέξτε το Μετακίνηση Μηνύματος., οπότε και θα εμφανιστεί το Επιλέξτε ένα φάκελο προορισμού, και έπειτα κάντε κλικ στο ΟΚ. Αν μετακινείτε λίγα μηνύματα μέσα σε μία συζήτηση, η συζήτηση θα εμφανίζεται και στα δύο μέρη. Το παράθυρο Επισκόπηση Στοιχείων Συζήτησης εμφανίζει τη νέα τοποθεσία του μηνύματος που μετακινήθηκε. Αναλυτικός οδηγός χρήσης: Vodafone Business E-mail Σελίδα 30

Ταξινομώντας μηνύματα στο ταμπλό περιεχομένου Οποιοδήποτε ταμπλό περιέχει e-mails, όπως τα Εισερχόμενά σας, μπορούν να ταξινομηθούν με βάση τα πεδία Από, Θέμα και Ελήφθησαν. Οι ταξινομημένες στήλες χρωματίζονται με διαφορετικό χρώμα καθώς περνάτε το δρομέα του ποντικιού σας από πάνω τους. Για να ταξινομήσετε τα μηνύματά σας με βάση κάποιο πεδίο, κάντε κλικ στον τίτλο της στήλης. Η στήλη εμφανίζει ένα βέλος που υποδεικνύει αν η ταξινόμηση είναι σε αύξουσα σειρά (πάνω βέλος) ή σε φθίνουσα(κάτω βέλος). Μπορείτε να ταξινομήσετε μόνο μία στήλη κάθε φορά. Διαγράφοντας ένα μήνυμα: Κάδος Απορριμμάτων Όταν διαγράφετε ένα μήνυμα, μετακινείται στο φάκελο Κάδος Απορριμμάτων. Για να ανακτήσετε ένα διαγραμμένο μήνυμα: Επιλέξτε και σύρετε το μήνυμα από το φάκελο Κάδος Απορριμμάτων σε έναν άλλο φάκελο. Στο παραπάνω παράδειγμα, το μήνυμα <Χωρίς Θέμα> μεταφέρεται από το φάκελο Κάδος Απορριμμάτων στο φάκελο Εισερχόμενα (χρωματισμένο στο ταμπλό Φακέλων). Διαγράφοντας ένα μήνυμα από τον Κάδο Απορριμμάτων Μπορείτε να διαγράψετε μηνύματα από τον Κάδο Απορριμμάτων, το οποίο σημαίνει ότι τα μηνύματα αυτά θα διαγραφούν μόνιμα και δε θα μπορείτε ποτέ πια να τα ανακτήσετε. Για να διαγράψετε μηνύματα από τον Κάδο Απορριμμάτων: Κάντε δεξί κλικ στο φάκελο Κάδος Απορριμμάτων και επιλέξτε το Άδειασμα Κάδου Απορριμμάτων. Όλα τα μηνύματα θα διαγραφούν μόνιμα. Αναλυτικός οδηγός χρήσης: Vodafone Business E-mail Σελίδα 31