Ο έξυπνος τρόπος Βελτίωσης Αποδοτικότητας και Αποτελεσματικότητας των Δήμων

Ο έξυπνος τρόπος Βελτίωσης Αποδοτικότητας και Αποτελεσματικότητας των Δήμων

Π.Ε.Τ.Α. Α.Ε. Crowe SOL Αναπτυξιακή Εταιρεία της Αυτοδιοίκησης Συμβουλευτική Εταιρεία Αναπτυξιακά, Ανταποδοτικά, Επενδυτικά σχέδια Θυγατρική της εταιρείας ΣΟΛ ΑΕ 20 χρόνια στην υπηρεσία της Αυτοδιοίκησης Μέλος του διεθνούς δικτύου Crowe Horwath International Ενσωμάτωση Τεχνολογιών Πληροφορικής & Επικοινωνιών στους ΟΤΑ Μακροχρόνια γνώση και εμπειρία της Τοπικής Αυτοδιοίκησης (Περίπου 40% των Δήμων πελάτες)

Επιτακτική η ανάγκη βελτίωσης Οι Δήμοι της χώρας βρίσκονταν ανέκαθεν σε μια ασφυκτική κατάσταση η οποία επιδεινώθηκε τα τελευταία χρόνια. Αφενός η διαρκής συρρίκνωση των διαθέσιμων πόρων και αφετέρου η αυξημένη ανάγκη των πολιτών για περισσότερες και βελτιωμένες υπηρεσίες, ασκούν στους Δήμους ακόμα μεγαλύτερη πίεση. Η μόνη αντίδραση σε αυτή την αμφίπλευρη πίεση είναι η διαρκής και επίπονη προσπάθεια αναζήτησης νέων τρόπων λειτουργίας των διαδικασιών, έτσι ώστε να παράγονται περισσότερα και καλύτερα αποτελέσματα, με τους λιγότερους δυνατούς πόρους. Συνεπώς, υπάρχει επιτακτική ανάγκη για αλλαγές που θα βελτιώνουν την αποδοτικότητα και αποτελεσματικότητα των Δήμων. Η συνήθης προσέγγιση των Δήμων για την αντιμετώπιση του προβλήματος είναι η διενέργεια μελετών, προκειμένου να βρεθούν νέοι, πιο παραγωγικοί τρόποι λειτουργίας. Τέτοιες μελέτες αποσκοπούν συνήθως σε οργανωτικές αλλαγές, σε ανασχεδιασμούς διαδικασιών και σε ανάπτυξη υποστηρικτικών πληροφοριακών συστημάτων. Η εμπειρία έχει δείξει ότι αυτή η προσέγγιση παρουσιάζει τα εξής μειονεκτήματα: Αβέβαιο αποτέλεσμα, αφού προτείνονται λύσεις που δεν έχουν δοκιμαστεί Μεγάλο κόστος μελέτης και εφαρμογής Μακροχρόνια διαδικασία ολοκλήρωσης Πιθανές αντιστάσεις στην εφαρμογή τους Ο έξυπνος τρόπος βελτίωσης Η Π.Ε.Τ.Α. Α.Ε., σε σύμπραξη με την Crowe SOL, ανέ πτυξαν και προτείνουν μια νέα συμβουλευτική υπηρεσία για τους Ο.Τ.Α., την SGPnet (Sharing Good Practices), που εξασφαλίζει τη συνεχή αναβάθμιση της αποδοτικότητας/ αποτελεσματικότητας με πολύ χαμηλό κόστος και σε μικρό χρόνο. Με την υπηρεσία SGPnet, με μεθοδευμένο και τεκμηριωμένο τρόπο, εντοπίζονται οι «Καλές Πρακτικές» που έχουν ήδη εφαρμοστεί και αποδώσει σε Ο.Τ.Α. της χώρας και προτείνονται βελτιώσεις βασισμένες σε αυτές. 3

SGPnet - Ο έξυπνος τρόπος βελτίωσης Περιγραφή της Υπηρεσίας Χρήση Δεικτών, για όλες τις Λειτουργικές Περιοχές των Δήμων, οι οποίοι αντανακλούν στην αποδοτικότητα και αποτελεσματικότητα των παρεχόμενων υπηρεσιών. Τεχνικές Benchmarking (συγκριτική αξιολόγηση). Ανάλυση Δεικτών με ειδικές στατιστικές μεθόδους βάσει των οποίων προκύπτουν οι Καλές Πρακτικές. Αναλυτική αποτύπωση των Καλών Πρακτικών. Κατηγοριοποίηση Δήμων σε ομοιογενείς ομάδες. Στόχος της υπηρεσίας SGPnet είναι ο εντοπισμός των εφαρμοζόμενων Βέλτιστων Πρακτικών στους Δήμους με αντικειμενικό και ποσοτικό τρόπο και στη συνέχεια η διερεύνηση των δυνατοτήτων υιοθέτησης αυτών των Πρακτικών από άλλους Δήμους της χώρας. Εξειδικευμένοι Σύμβουλοι στο χώρο της αυτοδιοίκησης, σε συνεργασία με τα αρμόδια στελέχη των Δήμων συλλέγουν τα δεδομένα που απαιτούνται για τον υπολογισμό των Δεικτών, βάσει των οποίων θα αξιολογηθούν οι λειτουργίες τους. Οι Δείκτες που αφορούν κάθε Λειτουργική Περιοχή έχουν επιλεγεί με τέτοιο τρόπο ώστε τα αναγκαία δεδομένα να είναι άμεσα διαθέσιμα από τις υπηρεσίες των Δήμων χωρίς σημαντική πρόσθετη εργασία. Ακολουθεί η στατιστική επεξεργασία των δεδομένων προκειμένου να εντοπιστούν οι τρείς καλύτερες πρακτικές για κάθε Λειτουργική Περιοχή. Η μεθοδολογία μας 01 02 03 04 Σχεδιασμός Συστήματος Συλλογή Δεδομένων Ανάλυση Δεδομένων Εντοπισμός Καλών Πρακτικών Οριστικοποίηση των Λειτουργικών Περιοχών που θα εξεταστούν και των αντίστοιχων Δεικτών Συλλογή δεδομένων που σχετίζονται με τους Δείκτες (επιτόπιες επισκέψεις) Καταχώρηση των τιμών των Δεικτών στη Βάση Δεδομένων Ανάλυση δεδομένων Παραστατική απεικόνιση των αποτελεσμάτων της αξιολόγησης με διαγράμματα, πίνακες και γραφήματα Δυνατότητες βελτίωσης ανά Λειτουργική Περιοχή Εντοπισμός Καλών Πρακτικών στους συμμετέχοντες Δήμους Συλλογή και κατηγοριοποίηση Καλών Πρακτικών 4

Λειτουργικές περιοχές Δήμων Βέλτιστη ή Καλή Πρακτική Είναι τεκμηριωμένα και αντικειμενικά η πλέον αποδοτική και αποτελεσματική Είναι αποδεκτή από τους αρμόδιους φορείς Είναι εφικτή και δοκιμασμένη στην πράξη Οικονομική Διαχείρηση Διοίκηση- Εξυπηρέτηση του πολίτη Παιδεία Εν συνεχεία, οι Σύμβουλοί μας επισκέπτονται εκ νέου τους Δήμους και καταγράφουν σχολαστικά τις Καλές Πρακτικές, ως προς το πώς εφαρμόζονται, τους πόρους και τις προϋποθέσεις που απαιτούνται καθώς και όλα τα στοιχεία που συνθέτουν την αναλυτική περιγραφή της Πρακτικής. Η αποτύπωση αυτή γίνεται με τα κατάλληλα εργαλεία και τεχνικές μοντελοποίησης διαδικασιών. Πολιτισμός Αθλητισμός Κοινωνική Προστασία - Αλληλεγγύη 05 06 Απασχόληση - Επιχειρηματικότητα Ανάλυση Καλών Πρακτικών Προτάσεις Βελτίωσης Ύδρευση - Αποχέτευση Αναλυτική καταγραφή Καλών Πρακτικών με επιτόπιες επισκέψεις Διαμόρφωση Σχεδίου Δράσης και Προτάσεις Βελτίωσης Προσδιορισμός απαιτούμενων πόρων για την υλοποίηση του Σχεδίου Δράσης Τεκμηρίωση του τρόπου συμβολής των Δράσεων στην επίτευξη των στόχων του Δήμου Διαμόρφωση χρονοδιαγράμματος Σχεδίου Δράσης Περιβάλλον - Καθαριότητα Ποιότητα Ζωής 5

SGPnet - Ο έξυπνος τρόπος βελτίωσης Παραδοτέο Με την ολοκλήρωση του έργου για κάθε Δήμο συντάσσεται Έκθεση που περιλαμβάνει συγκεκριμένες Προτάσεις Βελτίωσης και Σχέδιο Δράσης, με βάση την εφαρμογή των Καλών Πρακτικών σε συνάρτηση με τα ιδιαίτερα χαρακτηριστι κά του Δήμου σε κάθε μία από τις δέκα Λειτουργικές Περιοχές δραστηριοποίησής του. Επίσης, οι Δήμοι που συμμετέχουν στο έργο, θα έχουν πρόσβαση στη Βάση Δεδομένων με αναλυτικά στοιχεία Αποδοτικό τητας - Καλών Πρακτικών. Α. Αξιολόγηση της σημερινής κατάστασης (Performance Gap) Σημερινή αποδοτικότητα με βάση τους Δείκτες ανά Λειτουργική Περιοχή Περιθώρια Βελτίωσης (Performance Gap) Β. Προτάσεις βελτίωσης Συγκεκριμένες αλλαγές, με βάση τις Καλές Πρακτικές που έχουν εντοπιστεί σε άλλους Δήμους Γ. Σχέδιο Δράσης Αναλυτικά οι Δράσεις που απαιτούνται για την υιοθέτηση των Καλών Πρακτικών Απαραίτητοι πόροι και προϋποθέσεις για την εφαρμογή τους Χρονοδιάγραμμα υλοποίησης 6

Sharing good practices Οφέλη για το Δήμο Η συμμετοχή στην υπηρεσία SGPnet είναι συνδρομητική, με μικρό κόστος αναλογικά με άλλες μεθοδολογικές προσεγγίσεις και σε σχέση με τα πολλαπλάσια οφέλη που έχει ο Δήμος. Ενδεικτικά τα οφέλη που προκύπτουν είναι:! Διαμόρφωση νέας διοικητικής κουλτούρας που βασίζεται σε μετρήσιμα στοιχεία! Αντικειμενική διαγνωστική μελέτη της λειτουργίας του Δήμου! Βελτίωση αποδοτικότητας / αποτελεσματικότητας, με χρήση δοκιμασμένων Καλών Πρακτικών! Συμβολή στη διαμόρφωση Στρατηγικού και Επιχειρησιακού Σχεδιασμού! Τεκμηρίωση προτάσεων για αναζήτηση χρηματοδοτικών πόρων! Ενίσχυση της συνεργασίας μεταξύ των Δήμων, με αμοιβαία οφέλη! Ανάπτυξη εξωστρέφειας! Βελτίωση των παρεχόμενων υπηρεσιών προς τους πολίτες και τις επιχειρήσεις Περιθώρια βελτίωσης αποδοτικότητας Δήμου (Performance Gap) (τυχαίο παράδειγμα) Κοινωνική Προστασία- Αλληλεγγύη Περιβάλλον Αθλητισμός Πολιτισμός Παιδεία Οικονομική Διαχείρηση 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 Σημερινή αποδοτικότητα Περιθώριο βελτίωσης 7

Αξιοποίηση της συνολικής Εμπειρίας και Τεχνογνωσίας των Δήμων με εξασφαλισμένα Οφέλη Χαρ. Τρικούπη 6-10, 106 79 Αθήνα Τ: 213 215 5600 F: 213 215 5624 Ε: peta@info-peta.gr www.info-peta.gr Καρνεάδου 25-29, 106 75 Αθήνα Τ: 210 7256900 F: 210 7234583 Ε: info@crowesol.gr www.crowesol.gr