Κοινές Διαδικασίες Εφαρμογής Πίνακας Περιεχομένων Είσοδος στην Εφαρμογή 2 Entourium Υπηρεσίες (Modules) Καλάθι Αγοράς 3 Περίοδος Εργασίας Tool Bar Menu Επιλογών 4 Φίλτρα διαθεσιμότητας 5 Προσθήκη στο Καλάθι [add to cart] Νέα Αναζήτηση Διαθεσιμότητας 6 Σελίδα Checkout & Οθόνη Επιβατών Πρόσθετες επιλογές στην Οθόνη Επιβατών (Αποθήκευση, Κράτηση) 7 Ακύρωση / Αλλαγή 9 Πληρωμή / Οριστικοποίηση Κράτησης - Έκδοση Voucher Ολοκλήρωση Πληρωμής / Εμφάνιση Voucher 11 Λίστα κρατήσεων 13 Νόμισμα Ξενοδοχειακό Module Σελίδα Εισαγωγή Στοιχείων Αναζήτησης 14 Προβολή Διαθεσιμότητας 15 Πληροφορίες Ξενοδοχείου 17 (περιγραφή, φωτογραφίες, υπηρεσίες, τιμοκατάλογος δωματίων) Φίλτρα Διαθεσιμότητας 18 Προσθήκη Στο Καλάθι (Αποδοχή Ακυρωτικής Πολιτικής) 19 CHECKOUT / Εισαγωγή Στοιχείων Πελατών 20 Κράτηση Δωματίου 21 Πληρωμή / Έκδοση Κράτησης 22 Voucher 23 Ακύρωση Κράτησης / Έκδοσης 24 1 Σ ε λ ί δα
Κοινές Διαδικασίες Εφαρμογής Είσοδος στην Εφαρμογή Ο χρήστης εισάγει τα στοιχεία εισόδου (Κωδικό Πρακτορείου, Όνομα & Κωδικό χρήστη) στη φόρμα LOGIN. Μετά τον έλεγχο των στοιχείων και την ταυτοποίησή του, προωθείται στην αρχική οθόνη του entourium. Σημαντικό: Λανθασμένη εισαγωγή στοιχείων οδηγεί και στην εισαγωγή επιπλέον κωδικού captcha, ενώ παρατεταμένη στον αποκλεισμό του χρήστη για την συγκεκριμένη περίοδο εργασίας. Entourium Υπηρεσίες (Modules) Ανάλογα με το βασικό καθορισμό παραμέτρων ανά account/τουριστικό γραφείο, εμφανίζονται οι διαθέσιμες υπηρεσίες (στο εξής modules) ferries, hotels, flights, services (tabs). Ο χρήστης μπορεί να επιλέξει κάποιο module πατώντας στο αντίστοιχο tab του. Η επιλογή αυτή μπορεί να γίνει και ενώ το entourium πραγματοποιεί αναζητήσεις διαθεσιμότητας. Σημείωση: Μπορεί να πραγματοποιηθεί ταυτόχρονη διαθεσιμότητα σε όλα τα modules. Το χαρακτηριστικό της παράλληλης αναζήτησης βοηθά το χρήστη να εντοπίσει ακόμη πιο γρήγορα την επιθυμητή υπηρεσία. 2 Σ ε λ ί δα
Καλάθι Αγοράς Ένα από τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά του entourium είναι το καλάθι αγοράς. Σ αυτό συγκεντρώνονται όλες οι επιθυμητές υπηρεσίες ανά module. Ο χρήστης μπορεί να διαγράψει & προβάλλει τις υπηρεσίες που βρίσκονται στο καλάθι αγοράς & να δει το κόστος ανά υπηρεσία (στο εξής item) Τα έγκυρα items και το συνολικό κόστος του καλαθιού Να δημιουργήσει νέο καλάθι αγορών Να μεταβεί στο επόμενο στάδιο, για την εισαγωγή των στοιχείων κράτησης και ολοκλήρωσης της διαδικασίας πώλησης (στο εξής Οθόνη Επιβατών). Σημαντικό : Η οριστική δέσμευση των υπηρεσιών του καλαθιού πραγματοποιείται στο στάδιο της κράτησης. Με την επιλογή νέου καλαθιού, δημιουργείται αυτόματα μια νέα περίοδος εργασίας. Περίοδος Εργασίας Κάθε περίοδο εργασίας ορίζεται στα 25 λεπτά. Αν η εφαρμογή παραμείνει ανενεργή (idle) για αυτό το χρονικό διάστημα, τότε εμφανίζεται μήνυμα λήξης περιόδου και ο χρήστης επαναφέρεται στην αρχική σελίδα. Η χρονική αυτή διάρκεια ανανεώνεται με κάθε κίνηση του χρήστη όπως π.χ. με την προβολή μιας φόρμας ή διαθεσιμότητας κλπ. Σημείωση: Μετά την λήξη μιας περιόδου εργασίας οι υπηρεσίες που είχαν δεσμευθεί με κράτηση ή αποθήκευση διατηρούνται και μπορούν εκ νέου να ανακληθούν για περαιτέρω επεξεργασία. 3 Σ ε λ ί δα
Tool Bar Menu Επιλογών Το μενού Επιλογών περιλαμβάνει κατά σειρά - Επιστροφή στην αρχική σελίδα - Μενού Γραφείου - Έξοδος από το entourium - Η εθνικότητα του πελάτη. - Επιλογή νομίσματος στο οποίο θα προβάλλονται οι τιμές των υπηρεσιών - Επιλογή Γλώσσας περιβάλλοντος εργασίας entourium Σημείωση: Η εθνικότητα του πελάτη αποτελεί σε μερικές περιπτώσεις κριτήριο για την διαμόρφωση της τιμής μιας υπηρεσίας. Η επιλογή της από τον χρήστη είναι απαραίτητη για τις κρατήσεις σε ξενοδοχεία, και αφορά στην εθνικότητα του τελικού πελάτη (leader s nationality). Μπορεί να την επιλέξει μόνιμα, έτσι ώστε να μην είναι απαραίτητη η επιλογή σε κάθε login. Επιπλέον επιλογές στο Agency Menu Εμφανίζεται ο κωδικός και το όνομα του χρήστη. Το πιστωτικό όριο του γραφείου. Η τιμή του μπορεί να μεταβληθεί μετά από κάθε ανανέωση της σελίδας. Λίστα κρατήσεων 4 Σ ε λ ί δα
Φίλτρα διαθεσιμότητας Ο χρήστης μπορεί να περιορίσει το αριθμό των διαθέσιμων υπηρεσιών ανά module, επιλέγοντας μια σειρά φίλτρων από το δεξί side bar του entourium. Με τον τρόπο αυτό μπορεί να επικεντρωθεί στα αποτελέσματα που πληρούν τις επιλογές των φίλτρων καταλήγοντας με περισσότερη ευκολία στην επιλογή του. Με κάθε επιλογή φίλτρου πραγματοποιείται εκ νέου αναζήτηση στα υπάρχοντα αποτελέσματα. Ο χρήστης μπορεί να επιλέξει την επαναφορά του φίλτρου στην αρχικές επιλογές αναζήτησης. Προσθήκη στο Καλάθι [add to cart] Σε κάθε module ακολουθείται μια συγκεκριμένη διαδικασία προσθήκης στο καλάθι αγορών. Προσθήκη σημαίνει ότι ο χρήστης αποδέχεται τα στοιχεία της υπηρεσίας (τιμές, περιγραφές, πολιτικές ακύρωσης), και επιθυμεί να την προσθέσει στο καλάθι, και στη συνέχεια να προχωρήσει στο επόμενο στάδιο [checkout] ή στην επόμενη αναζήτηση / προσθήκη υπηρεσίας. Σημαντικό: Η απλή προσθήκη μιας υπηρεσίας στο καλάθι αγοράς δεν εξασφαλίζει / δεσμεύει την διαθεσιμότητά της, κατά την στιγμή της κράτησης. Ο χρήστης θα πρέπει να προχωρήσει σύντομα στην δέσμευση με την πραγματοποίηση κράτησης 5 Σ ε λ ί δα
Νέα Αναζήτηση Διαθεσιμότητας Με την επιλογή αυτή ο χρήστης επιστρέφει στην οθόνη εισαγωγής στοιχείων αναζήτησης για το συγκεκριμένο module. Ο χρήστης μπορεί να επανέρθει άμεσα στα αποτελέσματα της τελευταίας διαθεσιμότητας πατώντας το κουμπί. Checkout & Οθόνη Επιβατών Ο χρήστης μεταφέρεται στην επόμενη οθόνη αφού έχει ολοκληρώσει την προσθήκη των items στο καλάθι αγορών, και επιθυμεί να εισάγει αναλυτικά τα προσωπικά στοιχεία των πελατών και τα υπόλοιπα στοιχεία αναγκαία ανά Module για την ολοκλήρωση της κράτησης. Για την ολοκλήρωση της κράτησης είναι απαραίτητη η ορθή συμπλήρωση των στοιχείων επικοινωνίας του πελάτη (leader) και η αποδοχή των γενικών όρων χρήσης του entourium Σημαντικό: Το πεδίο User info συμπληρώνεται από τον χρήστη και αφορά δική του σημείωση και όχι του πελάτη (δεν τυπώνεται σε κανένα έγγραφο) 6 Σ ε λ ί δα
Πρόσθετες επιλογές (Οθόνη Επιβατών ) Στην οθόνη εισαγωγής στοιχείων, ολοκληρώνεται ουσιαστικά η διαδικασία της κράτησης/έκδοσης υπηρεσίας. Ο χρήστης, συμπληρώνοντας με επιτυχία τις σχετικές πληροφορίες που αφορούν στα στοιχεία του πελάτη, μπορεί να προχωρήσει -την πρώτη φορά-, με τις παρακάτω επιλογές: Η οθόνη επιβατών, χρησιμοποιείται και για την ανάκληση / προβολή μιας υπάρχουσας κράτησης. Η σειρά και η εμφάνιση των παραπάνω επιλογών καθορίζεται από το status των items. Ειδικότερα οι ενέργειες της κάθε επιλογής έχουν ως ακολούθως: Cancel All Cart Items Δίνει εντολή να γίνει ακύρωση όλων των items του καλαθιού. - Αν το item δεν έχει κρατηθεί στον πάροχο αλλά απλά υπάρχει στο καλάθι, τότε η ακύρωση πραγματοποιείται ΑΜΕΣΑ - Αν η υπηρεσία έχει ήδη κρατηθεί στο πάροχο, τότε ο χρήστης ενημερώνεται για την κατάσταση των ακυρωτικών με τις χρεώσεις που ενδέχεται να επιβαρυνθεί και αφού την αποδεχθεί προχωρά στην ακύρωση Σε περίπτωση αποτυχίας ακύρωσης ή εμφάνισης σχετικού λάθος, ο χρήστης θα πρέπει να επικοινωνήσει με το τμήμα Support. Start New Cart Δημιουργεί νέο καλάθι αγοράς και η εφαρμογή επιστρέφει στην αρχική σελίδα Continue Shopping Η εφαρμογή επιστρέφει στην αρχική σελίδα διατηρώντας την περίοδο εργασίας. Ο χρήστης μπορεί να συνεχίσει να προσθέτει υπηρεσίες στο καλάθι αγορών. Save Cart Με την επιλογή αυτή ο χρήστης θα σώσει τα items και θα δημιουργήσει ένα PNR για μελλοντική χρήση. Σημαντικό: Η διαδικασία αυτή ΔΕΝ έχει δεσμεύει την διαθεσιμότητα της υπηρεσίας καθώς δεν πρόκειται για κράτηση στον πάροχο της υπηρεσίας. Σημείωση: Μπορεί να ανακαλέσει την κράτηση και να αλλάξει κάποια items για οποία η εφαρμογή δεν κατάφερε να πραγματοποιήσει κράτηση. 7 Σ ε λ ί δα
RESERVE ITEMS Επιλέγοντας την διαδικασία της κράτησης, πραγματοποιούνται οι δεσμεύσεις των items στα συστήματα των αντίστοιχων προμηθευτών ύλης. Κάθε item μετά από την ολοκλήρωση της διαδικασίας θα έχει δεσμεύσει την υπηρεσία στον πάροχο για μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο που κυμαίνεται από 5 λεπτά έως κάποιο αριθμό ημερών πριν από την εκτέλεση της υπηρεσίας (option date & time). Αν υπάρξει αποτυχημένη προσπάθεια κράτησης για κάποιο από τα Items του καλαθιού, τότε ο χρήστης μπορεί να προσπαθήσει εκ νέου ή να αλλάξει το συγκεκριμένο item με κάποιο άλλο επιλέγοντας την διαδικασία Replace Item. Σημαντικό 1: Η διαδικασία κράτησης στα συστήματα των προμηθευτών μπορεί να διαρκεί (ανάλογα με την υποδομή που διαθέτει αλλά και την χρονική στιγμή που πραγματοποιείται η κράτηση) χρονικό διάστημα έως 1 λεπτό. Συνεπώς ο χρήστης θα πρέπει να αναμένει την ολοκλήρωση της κράτησης ή κάποιο μήνυμα λάθους λόγω αποτυχημένης προσπάθειας. Σημείωση: Αρκετοί προμηθευτές ύλης επιτρέπουν πολύ μικρή έως ελάχιστη προθεσμία (option date) πριν την οριστική έκδοση. Σημείωση: Ο χρήστης θα πρέπει πριν την λήξη της προθεσμίας να πραγματοποιήσει την πληρωμή και την έκδοση του σχετικού voucher Σημαντικό: Κάθε υπηρεσία παρέχει διαφορετική προθεσμία κράτησης, οπότε ο χρήστης πρέπει να ελέγχει το σύνολο των items για να διαπιστώσει ποια είναι η πρώτη καταληκτική ημερομηνία έκδοσης και να ενημερώσει αντίστοιχα το πελάτη του για την πληρωμή & έκδοση. 8 Σ ε λ ί δα
Ακύρωση / Αλλαγή Item Για κάθε item στην Οθόνη Επιβατών και ανάλογα με το status που έχει, εκτελούνται οι παρακάτω διαδικασίες. Στην ως άνω περίπτωση ο χρήστης βλέπει ένα ολοκληρωμένο item (έχει δηλαδή πραγματοποιηθεί η κράτηση στο σύστημα του Παρόχου) με προθεσμία για τα την πληρωμή του έως τις 27/5/2014 23:59. Σε αυτή την περίπτωση item μπορεί να: - Ακυρώσει το item (cancel) Κατά την διαδικασία της ακύρωσης ο χρήστης ενημερώνεται για την ύπαρξη και την αποδοχή ακυρωτικών, τα οποία αν υπάρχουν πρέπει να αποδεχθεί για την ολοκλήρωση της διαδικασίας. - Προβάλλει αναλυτικά το περιεχόμενό του (View Details) Στην παρακάτω περίπτωση, ο χρήστης παρατηρεί ότι δεν έχει δοθεί προθεσμία, λόγω αποτυχημένης προσπάθειας κράτησης στον provider, Συνεπώς μπορεί αν επιθυμεί να αλλάξει (Replace) το συγκεκριμένο item και να δρομολογηθεί στην αρχική οθόνη. Η εφαρμογή θα συμπληρώσει αυτόματα τα στοιχεία αναζήτησης του υπάρχοντος item για να πραγματοποιήσει εκ νέου μια αυτόματη αναζήτηση διαθεσιμότητας. Σημαντικό: Αν τελικά ο χρήστης καταλήξει σε μια νέα υπηρεσία, τότε στη διαδικασία της προσθήκης στο καλάθι, το παλιό item θα αλλαχθεί αυτόματα με το νέο. 9 Σ ε λ ί δα
Τέλος υπάρχουν και items για τα οποία έχει παρέλθει η προθεσμία έκδοσης ή έχουν ακυρωθεί από τον χρήστη 10 Σ ε λ ί δα
Πληρωμή / Οριστικοποίηση Κράτησης - Έκδοση Voucher Με την προϋπόθεση ότι όλα τα items του καλαθιού έχουν δεσμευθεί στον πάροχο και έχουν την σχετική προθεσμία έκδοσης (option date), αφού δηλαδή έχει ολοκληρωθεί με επιτυχία η διαδικασία της κράτησης για σύνολο των items, ο χρήστης πλέον μπορεί να πληρώσει (PROCEED TO PAYMENT) και εκδώσει το σχετικό με το κάθε item voucher. Η πληρωμή της κράτησης γίνεται με Πιστωτικό Όριο ή με Πιστωτική κάρτα. Κατά την διαδικασία της πληρωμής ο χρήστης ενημερώνεται για το συνολικό κόστος και τις πιθανές επιπλέον χρεώσεις (παράδοση εισιτηρίων, credit card fees κλπ). Η επιλογή του τρόπου πληρωμής είναι διαθέσιμη μόνο εφόσον στο account υπάρχει διαθέσιμο πιστωτικό όριο, οπότε και ο χρήστης μπορεί να επιλέξει ανάμεσα στους δύο τρόπους (πιστωτικό ή κάρτα). Σημείωση: Σε περίπτωση που το πιστωτικό όριο δεν επαρκεί ή δεν είναι διαθέσιμο τότε η μόνη επιλογή είναι η πληρωμή με πιστωτική κάρτα. Σημαντικό: Η πληρωμή με πιστωτική κάρτα μπορεί να επιβαρύνεται με πρόσθετα fees 11 Σ ε λ ί δα
Ολοκλήρωση Πληρωμής / Εμφάνιση Voucher Μετά από την επιτυχημένη ολοκλήρωση της πληρωμής με χρήση πιστωτικού ορίου ή πιστωτικής κάρτας, ο χρήστης δρομολογείται στη σελίδα του Voucher. Κάθε item voucher έχει τα δικά του χαρακτηριστικά στοχεύοντας στη σαφή πληροφόρηση του πελάτη. Σε εμφανή σημείο του voucher εμφανίζονται το λογότυπο (αν υπάρχει), με τα στοιχεία επικοινωνίας του account του χρήστη. 12 Σ ε λ ί δα
Λίστα κρατήσεων Από την μπάρα εργαλείων στο Agency Menu, ο χρήστης μπορεί να προβάλλει μια λίστα με όλες τις κρατήσεις του account. Η φόρμα παρέχει και εργαλείο εφαρμογής φίλτρων για το σύνολο των κρατήσεων, για την διευκόλυνση της αναζήτησης. Τα φίλτρα περιλαμβάνουν: Κωδικό Entourium (PNR), Status, Χρονική Περίοδο, Στοιχεία Leader, Τιμή, Χρήστη που πραγματοποίησε την κράτηση. Μετά από τον εντοπισμό μιας κράτησης, ο χρήστης μπορεί να την επιλέξει και ανακαλέσει - επεξεργαστεί υπό προϋποθέσεις, προβάλλοντάς την στην Οθόνη Επιβατών. Πριν την μετάβαση ο χρήστης ενημερώνεται με μήνυμα αν υπάρχει ήδη κάποιο ανοιχτό καλάθι αγορών, προκειμένου να μην «χαθούν» τα υπάρχοντα δεδομένα. Σημείωση: Ο χρήστης δεν μπορεί να ανακαλέσει την κράτηση που ήδη διαχειρίζεται. Νόμισμα Όλες οι συναλλαγές πραγματοποιούνται σε EUR. Ο χρήστης όμως έχει το δικαίωμα να προβάλλει τις τιμές στο νόμισμα της επιλογής του, κάνοντας χρήση του σχετικού menu. 13 Σ ε λ ί δα
Module Ξενοδοχείου Εισαγωγή Στοιχείων Αναζήτησης Στη φόρμα αναζήτησης ξενοδοχείων, ο χρήστης μπορεί να εισάγει τα απαραίτητα στοιχεία προκειμένου να πραγματοποιήσει μια αναζήτηση διαθεσιμότητας. Η χρονική διάρκεια που απαιτείται για την διαδικασία αναζήτησης διαθεσιμότητας ξενοδοχείων και την προβολή τους, εξαρτάται - από το account του χρήστη, - τον αριθμό των παρόχων ύλης - και τον συνολικό αριθμό ξενοδοχείων που θα επιστρέψει η διαδικασία της διαθεσιμότητας. Ο χρήστης μπορεί να ορίσει μια σειρά βασικών παραμέτρων αναζήτησης όπως: Προορισμό - Ημ/νία Άφιξής του - Αριθμό Διανυκτερεύσεων ή την ημ/νία Αναχώρησής του - Τον αριθμό δωματίων - Και το συνδυασμό ενηλίκων & παιδιών ανά δωμάτιο (bed configuration) Σημείωση: Ο χρήστης μπορεί να εισάγει επίσης - Μέρος του ονόματος του ξενοδοχείου, για να περιορίσει τα αποτελέσματα της διαθεσιμότητας. - Να εισάγει κάποιον εκπτωτικό κωδικό προώθησης, προκειμένου να μεταβάλλει την τιμή αγοράς του. 14 Σ ε λ ί δα
Προβολή Διαθεσιμότητας Η προβολή περιλαμβάνει ως επικεφαλίδα μια σύνοψη των στοιχείων της αναζήτησης, την επιλογή του τρόπου ταξινόμησης των αποτελεσμάτων Και την επιλογή εμφάνισης των ξενοδοχείων σε χάρτη Στο χάρτη εμφανίζονται πρόσθετες επιλογές για την προβολή πληροφοριών του καιρού αλλά και φωτογραφίες σχετικές με τον προορισμό Η κατηγοριοποίηση των ξενοδοχείων πάνω στο χάρτη γίνεται χρωματικά και αφορά εύρος χαμηλής, μεσαίας και υψηλής τιμής από το σύνολο της διαθεσιμότητας. 15 Σ ε λ ί δα
Στην συνέχεια εμφανίζεται η λίστα των διαθέσιμων ξενοδοχείων Για κάθε διαθέσιμο ξενοδοχείο προβάλλεται: - Το δωμάτιο με την φθηνότερη τιμή για το σύνολο της διαμονής και ανά νύχτα για κάθε δωμάτιο στην οποία θα χρεωθεί ο χρήστης / account - Μια βασική φωτογραφία - Ο τύπος του ξενοδοχείου - Η τοποθεσία - Η ονομασία του δωματίου - Η τύπος διατροφής 16 Σ ε λ ί δα
Πληροφορίες Ξενοδοχείου O χρήστης μπορεί να προβάλλει την φόρμα με το σύνολο των πληροφοριών του ξενοδοχείου (view details). Η φόρμα περιλαμβάνει Φωτογραφίες Την περιγραφή και την πολιτική του Υπηρεσίες Τιμοκατάλογο και των επιπλέον δωματίων του ξενοδοχείου 17 Σ ε λ ί δα
Φίλτρα Διαθεσιμότητας Τα αποτελέσματα της διαθεσιμότητας μπορούν να περιοριστούν επιλέγοντας μια σειρά φίλτρων στο δεξί side bar της εφαρμογής. Στις επιλογές των φίλτρων περιλαμβάνονται: Το εύρος τιμών, Ο τύπος δωματίου, Η περιοχή, Ο τύπος διατροφής, Η κατηγορία και το Όνομα του ξενοδοχείου. Ο χρήστης μπορεί να επαναφέρει την αρχική διαθεσιμότητας επιλέγοντας την διαγραφή των φίλτρων (remove filters) 18 Σ ε λ ί δα
Προσθήκη Στο Καλάθι (Αποδοχή Ακυρωτικής Πολιτικής) Ο χρήστης μπορεί να προσθέσει το δωμάτιο ενός ξενοδοχείου στο καλάθι του επιλέγοντας το κουμπί [ Add to cart ] Η διαδικασία αυτή μπορεί να πραγματοποιηθεί είτε από το δωμάτιο της λίστας διαθεσιμότητας είτε από την φόρμα με τον τιμοκατάλογο των υπόλοιπων δωματίων στις πληροφορίες ξενοδοχείου. Με την επιλογή εμφανίζεται η φόρμα της ακυρωτικής πολιτικής του ξενοδοχείου για το συγκεκριμένο δωμάτιο, μαζί με τους πρόσθετους όρους ακύρωσης (Cancellation policy). Σημαντικό 1: Για την προσθήκη στο καλάθι, ο χρήστης θα πρέπει διαβάσει και να αποδεχθεί τους όρους της κράτησης του συγκεκριμένου δωματίου. Σημαντικό 1: Για την προσθήκη στο καλάθι, ο χρήστης θα πρέπει διαβάσει και να Στην περίπτωση αποδεχθεί που τους η ακυρωτική όρους της πολιτική κράτησης αρχίζει του συγκεκριμένου να εφαρμόζεται δωματίου. μετά από κάποιο διάστημα ημερών τότε ο χρήστης θα μπορεί να ολοκληρώσει την κράτηση του δωματίου με προθεσμία. Σημαντικό 2: Όταν η ακυρωτική πολιτική ξεκινά ΑΜΕΣΑ τότε ο χρήστης προειδοποιείται με σχετική αναφορά ότι για το συγκεκριμένο δωμάτιο μπορεί να προχωρήσει ΜΟΝΟ σε ΑΜΕΣΗ πληρωμή και έκδοση του σχετικού voucher, καθώς επιβάλλεται ΑΜΕΣΑ ακυρωτική πολιτική. Με την αποδοχή της ακυρωτική πολιτικής ο χρήστης, η συγκεκριμένη υπηρεσία προστίθεται ως item στο καλάθι αγορών. Ο χρήστης μπορεί από το καλάθι αγορών να προβάλλει τα στοιχεία του item ή να το διαγράψει. 19 Σ ε λ ί δα
CHECKOUT / Εισαγωγή Στοιχείων Πελατών Ο χρήστης εισάγει τα απαραίτητα στοιχεία για κάθε δωμάτιο (φύλο & ονοματεπώνυμο). Σημαντικό 1: Η εισαγωγή των στοιχείων πρέπει να είναι προσεκτική και να αφορά στα ονόματα των πελατών που θα κάνουν χρήση αυτής της υπηρεσίας. Σε διαφορετική περίπτωση ενδέχεται να δημιουργηθούν προβλήματα κατά την άφιξη των πελατών στο ξενοδοχείο. Εφόσον δεν υπάρχουν άλλες υπηρεσίες στο καλάθι αγορών, ο χρήστης για να προχωρήσει στην διαδικασία της κράτησης πρέπει να εισάγει με προσοχή τα στοιχεία επικοινωνίας ενός από τους πελάτες της κράτησης (leader s contact data). Στο πεδίο User Info εισάγεται πληροφορία που θα αφορά ΜΟΝΟ τον χρήστη της εφαρμογής. Σημείωση: Για οποιαδήποτε αλλαγή ονομάτων μετά από την ολοκλήρωση της κράτησης ο χρήστης θα πρέπει να επικοινωνεί με το τμήμα Support Σημαντικό 2: Σε αρκετά συστήματα προμηθευτών, δεν επιτρέπεται αλλαγή ονομάτων μετά την οριστικοποίηση της κράτησης 20 Σ ε λ ί δα
Κράτηση Με την επιτυχημένη ολοκλήρωση της εισαγωγής των στοιχείων πελατών και leader, ο χρήστης μπορεί να προχωρήσει στην δέσμευση του/των δωματίου/ων επιλέγοντας την διαδικασία της κράτησης. Η διαδικασία μπορεί να ολοκληρωθεί με: Επιτυχία Στην περίπτωση αυτή για κάθε ξενοδοχειακό item η εφαρμογή θα επιστρέψει την χρονική διάρκεια option με την καταληκτική ημερομηνία στην οποίο ο χρήστης πρέπει να πληρώσει προκειμένου να εκτυπώσει και το σχετικό voucher. Αποτυχία Η κράτηση δεν ολοκληρώθηκε λόγω προβλημάτων που μπορεί να προέκυψαν από την επικοινωνία της εφαρμογής με τα συστήματα των παρόχων ή από την μη επαρκή διαθεσιμότητα της υπηρεσίας τη στιγμή της κράτησης. Ο χρήστης έχει την δυνατότητα να αποθηκεύσει προσωρινά το καλάθι (Save Cart) για μελλοντική χρήση, ενδέχεται όμως να μην υπάρχει διαθεσιμότητα την στιγμή που θα θελήσει να κρατήσει οριστικά το δωμάτιο. Μπορεί επίσης οποιαδήποτε στιγμή να ανακαλέσει μια ολοκληρωμένη κράτηση μέσω της φόρμας αναζήτησης κρατήσεων (reservation list) από το μενού επιλογών. Σημαντικό 1: Η μέγιστη διάρκεια ολοκλήρωσης της διαδικασίας κράτησης είναι 1 λεπτό. Στην διάρκεια αυτή ο χρήστης θα πρέπει να αναμένει την επιτυχή ολοκλήρωση ή κάποιο μήνυμα λάθους αποτυχημένης προσπάθειας. Σημαντικό 2: Όταν το δωμάτιο βρίσκεται ήδη σε ακυρωτική πολιτική, τότε η διάρκεια option μπορεί να είναι ελάχιστα λεπτά, αυτό σημαίνει ότι ο χρήστης ΔΕΝ ΘΑ ΠΡΕΠΕΙ να φύγει από την διαδικασία αυτή, αλλά ΑΜΕΣΑ θα πρέπει να προχωρήσει σε πληρωμή και έκδοση voucher. 21 Σ ε λ ί δα
Πληρωμή / Έκδοση Κράτησης Πριν από την έκδοση μιας κράτησης ελέγχεται το πιστωτικό όριο του account. Αν στο account του χρήστη υπάρχει διαθέσιμο πιστωτικό υπόλοιπο, τότε ο χρήστης έχει στην διάθεσή του να επιλέξει ανάμεσε σε Πληρωμή με χρήση πιστωτικού ορίου ή σε πληρωμή με πιστωτική κάρτα. Αν δεν υπάρχει πιστωτικό υπόλοιπο τότε η μόνη επιλογή του χρήστη είναι η πληρωμή της αξίας της κράτησης με πιστωτική κάρτα (αυτός ο τρόπος μπορεί να επιβαρύνει την τιμή με extra fees). Με την επιλογή make payment πραγματοποιείται η χρέωση του account. Μετά από επιτυχημένη χρέωση ο χρήστης δρομολογείται στην οθόνη του Voucher. Σημαντικό: Το ποσό πληρωμής αναφέρεται στην χρέωση του account/γραφείου και ΟΧΙ στου τελικού καταναλωτή. Σε περίπτωση αποτυχημένης έκδοσης το account έχει χρεωθεί, και θα πρέπει άμεσα να επικοινωνήσει με το τμήμα Support για τις σχετικές διαδικασίες (επανέκδοσης / refund) Σε κάθε περίπτωση το refund της πιστωτικής κάρτας γίνεται τηλεφωνικά και σε συνεννόηση με το τμήμα Support. 22 Σ ε λ ί δα
Voucher Μετά από μια επιτυχημένη πληρωμή και έκδοση, ο χρήστης δρομολογείται στη σελίδα του Voucher, που περιλαμβάνει όλες τις σχετικές πληροφορίες που κρίνονται αναγκαίες για την πληροφόρηση του πελάτη αλλά και του ξενοδοχείου. Ο χρήστης μπορεί να τυπώσει το voucher και να επιστρέψει στην αρχική σελίδα της εφαρμογής. Σημείωση: Ο χρήστης μπορεί οποιαδήποτε στιγμή μέσα από την λίστα κρατήσεων να αναζητήσει και να ανακαλέσει την συγκεκριμένη κράτηση προβάλλοντας τα στοιχεία της (Οθόνη Επιβατών) ή του σχετικού voucher. 23 Σ ε λ ί δα
Ακύρωση Κρατήσεων / Ακυρώσεων Ο χρήστης μπορεί να πραγματοποιήσει ακύρωση κράτησης επιλέγοντας την σχετική διαδικασία από την οθόνη επιβατών. Αφού ενημερωθεί για τυχόν επιβολή ακυρωτικών κατόπιν μπορεί να πραγματοποιήσει την ακύρωση. Με την επιτυχημένη ακύρωση δημιουργούνται και οι αντίστοιχες χρεο - πιστωτικές εγγραφές στο ταμείο του account. Σημαντικό: Σε περίπτωση αποτυχίας ακύρωσης ο χρήστης πρέπει να επικοινωνήσει με το τμήμα support 24 Σ ε λ ί δα