Microsoft Access 2003

Information Technology Services and Solutions Σύμβοσλοι Μητανογράθηζης και Εκπαίδεσζης Σηεθ. Σκοσλούδη 27, Καλλίπολη, Πειραιάς 210 45 38 177 http://www.itss.gr/ Microsoft Access 2003 Κωνζηανηίνος Κωβαίος Οη Δηδηθνί ζηελ Πιεξνθνξηθή Αναλσηής Σσζηημάηων Η/Υ

Microsoft Access 2003 Η MS Access 2003 είλαη έλα κέινο ηνπ Microsoft Office 2003, θαη πην ζπγθεθξηκέλα ε εθαξκνγή Βάζεσλ Γεδνκέλσλ. Βάζε Γεδνκέλσλ (Database) Μηα Βάζε Γεδνκέλσλ (Database) είλαη έλα χλνιν απφ Πιεξνθνξίεο πνπ έρνπλ νξγαλσζεί ψζηε ε ρξήζε ησλ ελ ιφγσ Πιεξνθνξηψλ λα είλαη Γξήγνξε θαη Απνηειεζκαηηθή. Η Οξγάλσζε θαη ε Γηαρείξηζε ησλ Γεδνκέλσλ θαη ησλ Πιεξνθνξηψλ γίλεηαη κέζσ ηνπ πζηήκαηνο Γηαρείξηζεο Βάζεο Γεδνκέλσλ (DBMS Database Management System). Μνληέια Βάζεσλ Γεδνκέλσλ Σα δεδνκέλα πνπ απνζεθεχνπκε ζε κηα Βάζε Γεδνκέλσλ νξγαλψλνληαη πιένλ κέζσ δχν Μνληέισλ Βάζεσλ Γεδνκέλσλ ην Ιεξαξρηθό Μνληέιν (Hierarchical Model ) θαη ην ρεζηαθό Μνληέιν (Relational Model). Η Access είλαη κηα ρεζηαθή Βάζε Γεδνκέλσλ. Όξνη Βάζεσλ Γεδνκέλσλ Βάζε Γεδνκέλσλ (Database): Έλα ζχλνιν απφ Αληηθείκελα (Objects) πνπ ρξεζηκνπνηνχληαη γηα ηελ απνζήθεπζε θαη ηε δηαρείξηζε ησλ Πιεξνθνξηψλ. ηελ Microsoft Access κηα Βάζε Γεδνκέλσλ απνζεθεχεηαη ζην δίζθν ζε έλα αξρείν.mdb ην αξρείν απηφ βξίζθνληαη απνζεθεπκέλα ηφζν ηα Γεδνκέλα ηεο Βάζεο Γεδνκέλσλ φζν θαη ηα Αληηθείκελα ηεο Βάζεο. Αληηθείκελν (Object): Έλα Αληηθείκελν (Object) είλαη έλα επηκέξνπο ζηνηρείν ηεο Βάζεο Γεδνκέλσλ φπσο γηα παξάδεηγκα έλαο Πίλαθαο, έλα Δξώηεκα, κηα Φόξκα ή κηα Έθζεζε. Πίλαθαο (Table): Έλαο Πίλαθαο είλαη ην Αληηθείκελν ηεο Βάζεο Γεδνκέλσλ φπνπ απνζεθεχνληαη ηα Γεδνκέλα. Απνηειείηαη απφ ηήιεο (Columns) πνπ είλαη ηα Πεδία (Fields) πνπ νξίδνπλ ηηο Γξακκέο (Rows) πνπ είλαη νη Δγγξαθέο (Records). Πξσηεύνλ Κιεηδί (Primary Key): Η αμία θαη ην έξγν ελφο RDBMS Relational Database Management System φπσο είλαη ε Access, έγθεηηαη ζηελ ηθαλφηεηα ζνπ πζηήκαηνο λα εληνπίδεη, λα θηιηξάξεη θαη λα ζπγθεληξψλεη γξήγνξα πιεξνθνξίεο νη νπνίεο είλαη απνζεθεπκέλεο ζε δηάθνξνπο Πίλαθεο ηεο Βάζεο Γεδνκέλσλ, ρξεζηκνπνηψληαο Δξσηήκαηα (Queries), Φφξκεο (Forms) θαη Δθζέζεηο (Reports). Γηα λα ιάβεη ρψξα ε ελ ιφγσ ιεηηνπξγία, ζα πξέπεη θάζε Πίλαθαο λα πεξηιακβάλεη έλα Πεδίν (ή έλα ζπλδπαζκό Πεδίσλ) πνπ λα ραξαθηεξίδεη θαη λα αλαγλσξίδεη κνλαδηθά ηελ θάζε, απνζεθεπκέλε ζηνλ Πίλαθα, Δγγξαθή. Απηφ ην Πεδίν (ή ν ζπλδπαζκφο Πεδίσλ) νλνκάδεηαη Πξσηεύνλ Κιεηδί (Primary Key). ειίδα 1 απφ 73

Απφ ηε ζηηγκή πνπ ζα πξνζδηνξηζηεί έλα Πξσηεχνλ Κιεηδί γηα έλαλ Πίλαθα ε Access ζα απνηξέπεη ηελ θαηαρψξεζε δηπιφηππσλ ηηκψλ ή θελψλ ηηκψλ (Null) ζηα πεδία ηνπ Πξσηεχνληνο Κιεηδηνχ. Δπξεηήξην (Index): Έλα Δπξεηήξην ρξεζηκεχεη ζηελ ηαρχηεξε αλαδήηεζε θαη ηαμηλφκεζε ησλ Δγγξαθψλ. Βαζίδεηαη ζε έλα ή πνιιά Πεδία ηα νπνία επηηξέπνπλ ηε δηάθξηζε κεηαμχ ησλ Δγγξαθψλ φπνπ ην πξψην Πεδίν κπνξεί λα έρεη ηελ ίδηα ηηκή. Ωο Δπξεηήξηα νξίδνπκε Πεδία κε ηα νπνία ζθνπεχνπκε λα θάλνπκε ζπρλέο αλαδεηήζεηο ή ηαμηλνκήζεηο. Γηα ην Πξσηεχνλ Κιεηδί ελφο Πίλαθα, δεκηνπξγείηαη απηφκαηα έλα Δπξεηήξην. ηα Πεδία Σχπνπ Γεδνκέλσλ Αληηθείκελν OLE ΓΔΝ είλαη δπλαηή ε δεκηνπξγία Δπξεηεξίνπ. Φόξκεο (Forms): Έλαο πην θηιηθφο θαη πην αζθαιήο ηξφπνο δηαρείξηζεο Γεδνκέλσλ. Δξσηήκαηα (Queries): Σα Δξσηήκαηα είλαη έλα εξγαιείν Δπηινγήο θαη Σαμηλφκεζεο Γεδνκέλσλ γηα επθνιφηεξε δηαρείξηζε. Μπνξνχκε λα ρξεζηκνπνηήζνπκε θαη Δθθξάζεηο σο Τπνινγηδόκελα Πεδία (Calculated Fields) γηα λα θάλνπκε ππνινγηζκνχο κε ηα Γεδνκέλα. Δθζέζεηο (Reports): Οη Δθζέζεηο είλαη έλα εξγαιείν παξνπζίαζεο θαη εθηχπσζεο Γεδνκέλσλ κε πην θηιηθή κνξθή γηα ην Υξήζηε. ηηο Δθζέζεηο κπνξνχκε λα ζπκπεξηιάβνπκε Τπνινγηζκνχο θαη πλνπηηθέο Πιεξνθνξίεο ησλ εθηππσκέλσλ Γεδνκέλσλ. Μαθξνεληνιέο (Macros): Οη Μαθξνεληνιέο είλαη ιίζηεο απφ απνζεθεπκέλεο Δληνιέο πνπ παξέρνπλ έλαλ απηνκαηνπνηεκέλν ηξφπν εθηέιεζεο ζπρλψλ ή πεξίπινθσλ δηαδηθαζηψλ. Λεηηνπξγηθέο Μνλάδεο (Modules): Οη Λεηηνπξγηθέο Μνλάδεο είλαη ιίζηεο απφ Δληνιέο Πξνγξακκαηηζκνχ ζε θψδηθα Visual Basic. ειίδεο (Pages): Οη ειίδεο είλαη μερσξηζηά αξρεία απνζεθεπκέλα έμσ απφ ηελ Access ζε HTML κνξθή, ζρεδηαζκέλεο γηα ρξήζε κέζσ Internet ή Intranet. Γηα δηεπθφιπλζή καο, φηαλ δεκηνπξγνχκε αξρεία ειίδσλ, ε Access πξνζζέηεη απηφκαηα κηα ζπληφκεπζε ζην Παξάζπξν ηεο Βάζεο Γεδνκέλσλ. ειίδα 2 απφ 73

Ο ρεδηαζκόο ηεο Βάζεο Γεδνκέλσλ Ο ρεδηαζκφο ηεο Βάζεο Γεδνκέλσλ είλαη ην βαζηθφηεξν ζηάδην γηα ηελ θαηαζθεπή ηεο. Αλ θαη ζηελ Access ππάξρεη κεγάιε επειημία ζηηο φπνηεο ηξνπνπνηήζεηο ρξεηαζηεί λα θάλνπκε ζην κέιινλ, φζν θαιχηεξε ζρεδίαζε θαη πξφβιεςε ησλ αλαγθψλ έρεη γίλεη πξηλ ηελ πινπνίεζε ηφζν πην εχρξεζηε θαη απνδνηηθφηεξε ζα είλαη ε Βάζε Γεδνκέλσλ. Σν πξώην βήκα γηα ηνλ ελ ιφγσ ρεδηαζκφ είλαη ε Γνκή ησλ Πηλάθσλ, δειαδή ην πιήζνο θαη ν ηχπνο ησλ πεδίσλ πνπ ζα ηνπο απνηεινχλ. Αθνινπζνύλ νη επηκέξνπο Ιδηόηεηεο ησλ Πεδίσλ, φπσο Μέγεζνο, Μνξθή, Πεξηνξηζκνί ζηελ Δηζαγσγή Γεδνκέλσλ. Άκεζε ζρέζε κε ηε Γνκή θαη ην Πιήζνο ησλ Πηλάθσλ έρεη ν θαζνξηζκόο ησλ κεηαμχ ηνπο ρέζεσλ. Σέινο κπνξνχλ λα δεκηνπξγεζνχλ άιια αληηθείκελα ηεο Βάζεο Γεδνκέλσλ φπσο Φφξκεο, Δξσηήκαηα, Δθζέζεηο. ε κηα ρεζηαθή Βάζε Γεδνκέλσλ φπσο ε Access, νη ρέζεηο καο επηηξέπνπλ λα απνθύγνπκε πεξηηηά δεδνκέλα. Οη ρέζεηο ιεηηνπξγνχλ κε ην ηαίξηαζκα ησλ Γεδνκέλσλ ζε Πεδία-Κιεηδηά ζηνπο Πίλαθεο πνπ ζπλδένληαη. ηηο πεξηζζφηεξεο πεξηπηψζεηο νη ρέζεηο δεκηνπξγνύληαη ζηα Πεδία πνπ ηαηξηάδνπλ θαη απνηεινύλ ην Πξσηεύνλ Κιεηδί (Primary Key) ελόο Πίλαθα, ην νπνίν παξέρεη έλα κνλαδηθό αλαγλσξηζηηθό γηα θάζε εγγξαθή θη έλα Ξέλν Κιεηδί (Foreign Key) γηα ηνλ άιιν Πίλαθα. ρέζε Έλα-Πξνο-Πνιιά (One-To-Many) Η πην ζπλεζηζκέλε ρέζε ζε κηα Βάζε Γεδνκέλσλ. Μηα Δγγξαθή ελφο Πίλαθα Α αληηζηνηρεί ζε Πνιιέο Δγγξαθέο ελφο Πίλαθα Β, αιιά κία Δγγξαθή ηνπ Β αληηζηνηρεί κφλν ζε κία ηνπ Α ρέζε Πνιιά-Πξνο-Πνιιά (Many-To-Many) Η ρέζε Πνιιά-Πξνο-Πνιιά ππνδεηθλχεη φηη κία Δγγξαθή ελφο Πίλαθα Α κπνξεί λα έρεη Πνιιέο Δγγξαθέο πνπ ηαηξηάδνπλ ζηνλ Πίλαθα Β θαη κία Δγγξαθή ζηνλ Πίλαθα Β κπνξεί λα έρεη Πνιιέο Δγγξαθέο πνπ ηαηξηάδνπλ ζηνλ Πίλαθα Α ρέζε Έλα-Πξνο-Έλα (One-To-One) ε κηα ρέζε Δλά-Πξνο-Έλα, θάζε Δγγξαθή ελφο Πίλαθα Α κπνξεί λα έρεη κφλν κηα Δγγξαθή πνπ λα ηαηξηάδεη ζηνλ Πίλαθα Β θαη θάζε Δγγξαθή ζηνλ Πίλαθα Β κπνξεί λα έρεη κφλν κηα Δγγξαθή πνπ λα ηαηξηάδεη ζηνλ Πίλαθα Α. ειίδα 3 απφ 73

Η εκαζία ηεο Αθεξαηόηεηαο ησλ Αλαθνξώλ Η Αθεξαηφηεηα Αλαθνξψλ είλαη έλα χζηεκα Καλφλσλ πνπ ρξεζηκνπνηεί ε Access γηα λα εμαζθαιίζεη φηη νη ρέζεηο κεηαμχ Δγγξαθψλ ζε ρεηηδφκελνπο Πίλαθεο είλαη έγθπξεο θαη φηη δελ ζα δηαγξάςνπκε ή κεηαβάιινπκε θαηά ιάζνο ζρεηηδφκελα δεδνκέλα. Όηαλ ζπλδένληαη δχν Πίλαθεο κε κηα ρέζε, ν Κχξηνο Πίλαθαο ιέγεηαη Πξσηεχνλ Πίλαθαο (Πρ ν Πίλαθαο Παξαγγειίεο) ελψ ν ρεηηδφκελνο Πίλαθαο νλνκάδεηαη Γεπηεξεχνλ Πίλαθαο (Πρ ν Πίλαθαο Λεπηνκέξεηεο Παξαγγειηψλ). Γηα ην δηαρσξηζκφ κεηαμχ ησλ Πξσηεπφλησλ Κιεηδηψλ ησλ πλδεδεκέλσλ Πηλάθσλ, ην Πξσηεχνλ Κιεηδί ελφο Γεπηεξεχνληνο Πίλαθα αλαθέξεηαη σο Ξέλν Κιεηδί (Foreign Key). ειίδα 4 απφ 73

Δθθίλεζε Access 2003 πλήζσο αθνινπζνχκε ηε δηαδξνκή Έλαξμε Πξνγξάκκαηα Η Αξρηθή Οζόλε ηεο Access 2003 Γεκηνπξγώληαο κηα Νέα Βάζε Γεδνκέλσλ Αληίζεηα απφ φζα γλσξίδνπκε απφ ηηο εθαξκνγέο ηνπ Ms Office, πξέπεη ΠΡΧΣΑ λα απνζεθεχζνπκε ηε Βάζε Γεδνκέλσλ ζαλ Αξρείν ΠΡΙΝ αξρίζνπκε λα δεκηνπξγνχκε αληηθείκελα. Γηα λα δεκηνπξγήζνπκε κηα Νέα Βάζε Γεδνκέλσλ εξγαδφκαζηε κε έλαλ απφ ηνπο παξαθάησ ηξφπνπο: Ξεθηλάκε ηελ Access θαη παηάκε ή Μελνύ Αξρείν Γεκηνπξγία Δκθαλίδεηαη ην Παξάζπξν Δξγαζηψλ Γεκηνπξγία Αξρείνπ ή Βαζηθή Γξακκή Δξγαιείσλ Κιηθ ειίδα 5 απφ 73

Απφ ην πιαίζην δηαιφγνπ πνπ εκθαλίδεηαη νξίδνπκε φλνκα αξρείνπ γηα ηε Βάζε Γεδνκέλσλ (*.mdb) θαζψο θαη ηνλ επηζπκεηφ θαηάινγν απνζήθεπζεο., Σν Παξάζπξν Βάζε Γεδνκέλσλ ειίδα 6 απφ 73

Η Γξακκή Δξγαιείσλ ηνπ Παξαζύξνπ ηεο Βάζεο Γεδνκέλσλ Άλνηγκα Βάζεο Γεδνκέλσλ Οη πην δηαδεδνκέλνη ηξφπνη αλνίγκαηνο ΒΓ είλαη : Απφ ην Παξάζπξν Δξγαζηψλ ζηελ Δλφηεηα Άλνηγκα Απφ ηε Βαζηθή Γξακκή Δξγαιείσλ Κιηθ Πξνβνιή Φύιινπ Γεδνκέλσλ Όηαλ αλνίγνπκε έλαλ Πίλαθα ζηελ Access, ηνλ βιέπνπκε ζε Πξνβνιή Φχιινπ Γεδνκέλσλ ε νπνία κνηάδεη πάξα πνιχ κε ηε κνξθή Τπνινγηζηηθνχ Φχιινπ ηνπ Excel. Ωζηφζν, αληίζεηα κε έλα Τπνινγηζηηθφ Φχιιν, κπνξνχκε λα εηζάγνπκε Γεδνκέλα κφλν ζε Πεδία πνπ έρνπλ νξηζηεί θαη ηα ελ ιφγσ Γεδνκέλα πξέπεη απαξαίηεηα λα είλαη κέξνο κηαο Δγγξαθήο. Ο Πίλαθαο είλαη κηα ζεηξά απφ Γξακκέο (Rows) πνπ αληηπξνζσπεχνπλ Δγγξαθέο (Records) θαη ηήιεο (Columns) πνπ αληηπξνζσπεχνπλ Πεδία (Fields). ειίδα 7 απφ 73

Γηα λα αλνίμνπκε έλαλ Πίλαθα ζε Πξνβνιή Φύιινπ Γεδνκέλσλ, απφ ην Παξάζπξν Βάζε Γεδνκέλσλ, ζηε Γξακκή Αληηθείκελα, θάλνπκε Κιηθ ζην Πίλαθεο. Δπηιέγνπκε ηνλ επηζπκεηφ Πίλαθα θαη θάλνπκε Κιηθ Άλνηγκα ή Γηπιφ Κιηθ ζην φλνκα ηνπ Πίλαθα. ειίδα 8 απφ 73

Πξνζζέηνληαο κία Δγγξαθή Ο 3 νο Σξόπνο είλαη κέζσ ηνπ Μελνύ Δηζαγσγή Γεκηνπξγία Δγγξαθήο. Απνζήθεπζε Αιιαγώλ ζε Δγγξαθέο Οη Αιιαγέο ζε Τπάξρνπζεο Δγγξαθέο απνζεθεχνληαη φηαλ: Υξεζηκνπνηήζνπκε έλα απφ ηα πιήθηξα Page Up, Page Down,,, Shift+Enter Υξεζηκνπνηήζνπκε ην ελψ είκαζηε ζην Σειεπηαίν Πεδίν Υξεζηκνπνηήζνπκε ην ελψ είκαζηε ζην Πξψην Πεδίν Όηαλ θαηά ηε δηάξθεηα πνπ είκαζηε ζε Καηάζηαζε Δπεμεξγαζίαο (Edit) Κάλνπκε Κιηθ ζην ζχκβνιν Δπεμεξγαζίαο (κνιπβάθη) Κιείζνπκε ηνλ Πίλαθα Αλαίξεζε Αιιαγώλ ζε κία Δγγξαθή Βαζηθή Γξακκή Δξγαιείσλ Κιηθ ή Esc) ή Μελνύ Δπεμεξγαζία Αλαίξεζε (Ctrl+Z ειίδα 9 απφ 73

Μεηαθίλεζε Μέζα ζην Φύιιν Γεδνκέλσλ Δθηφο απφ ηνπο γλσζηνχο ηξφπνπο κεηαθίλεζεο κε ηε ρξήζε ηνπ Πιεθηξνινγίνπ θαη ηνπ Πνληηθηνχ, κπνξνχκε λα ρξεζηκνπνηήζνπκε έλαλ εηδηθφ πινεγφ, ηα Κνπκπηά Δπηινγήο Δγγξαθώλ. Δύξεζε Δγγξαθήο Δπηιέγνπκε ηε ηήιε ηνπ πεδίνπ ζην νπνίν ζα θάλνπκε ηελ Αλαδήηεζε θαη ζηε Βαζηθή Γξακκή Δξγαιείσλ θάλνπκε Κιηθ ζην Δύξεζε ή Μελνύ Δπεμεξγαζία Δύξεζε (Ctrl + F) ή Γεμί Κιηθ ζην Όλνκα ηεο ηήιεο (φλνκα Πεδίνπ ΟΥΙ κέζα ζην θειί) θαη απφ ην Μελνύ πληόκεπζεο επηιέγνπκε Δύξεζε. Δκθαλίδεηαη ην γλσζηφ καο παξάζπξν δηαιφγνπ Δύξεζε θαη Αληηθαηάζηαζε. Σξνπνπνίεζε Δγγξαθήο Δξγαδφκαζηε κε ηνλ ίδην αθξηβψο ηξφπν πνπ εξγαδφκαζηε θαη ζην Ms Excel. Με F2 κεηαβαίλνπκε ζε θαηάζηαζε Δπεμεξγαζίαο γηα ελεκέξσζε θειηνχ, ελψ αλ μεθηλήζνπκε ηελ πιεθηξνιφγεζε απ επζείαο κέζα ζην θειί, δηαγξάθνπκε ηα ππάξρνληα δεδνκέλα ηνπ. ειίδα 10 απφ 73

Γηαγξαθή Δγγξαθήο Γηα λα Γηαγξάςνπκε κία Δγγξαθή ζε Πξνβνιή Φχιινπ Γεδνκέλσλ, θάλνπκε Κιηθ ζηνλ Δπηινγέα ηεο Γξακκήο ηεο Δγγξαθήο πνπ ζέινπκε λα Γηαγξάςνπκε θαη εξγαδφκαζηε κε έλαλ απφ ηνπο παξαθάησ ηξφπνπο: Βαζηθή Γξακκή Δξγαιείσλ Γηαγξαθή Δγγξαθήο Μελνύ Δπεμεξγαζία Γηαγξαθή Δγγξαθήο (ή DEL απφ ην Πιεθηξνιφγην) Γεμί Κιηθ ζηνλ Δπηινγέα Γξακκήο θαη απφ ην Μελνύ πληόκεπζεο επηιέγνπκε Γηαγξαθή Δγγξαθήο. Δκθαλίδεηαη παξάζπξν κε πξνεηδνπνηεηηθφ κήλπκα. Tip! Γηα Γηαγξαθή πνιιώλ εγγξαθώλ ηαπηόρξνλα, ηηο επηιέγνπκε κε Drag n Drop ή Ctrl + Click, Shift + Click. Μνξθνπνίεζε Φύιινπ Γεδνκέλσλ Μπνξνχκε λα αιιάμνπκε ην Πιάηνο ησλ ηειψλ αθξηβψο φπσο θαη ζην Ms Excel, δειαδή κε ην πνληίθη ή κέζσ ηνπ Μελνύ Μνξθή Πιάηνο ηειώλ. Γηα λα κεηαθηλήζνπκε κηα ηήιε θάλνπκε Κιηθ ζηελ Δπηθεθαιίδα ηεο ηήιεο θαη ηε κεηαθηλνχκε δεμηά ή αξηζηεξά. Γηα λα απνθξχςνπκε κηα ηήιε θάλνπκε Κιηθ ζην φλνκα ηεο ηήιεο ηνπ Πεδίνπ γηα λα ηελ επηιέμνπκε θαη απφ Μελνύ Μνξθή Απόθξπςε ηειώλ. Γηα επαλεκθάληζε, Μελνύ Μνξθή Δπαλεκθάληζε ηειώλ. Δκθαλίδεηαη εηδηθφ παξάζπξν θη επηιέγνπκε αλάινγα. Απνζήθεπζε κνξθνπνηήζεσλ Κιηθ Μελνύ Αξρείν Απνζήθεπζε. ειίδα 11 απφ 73

Κιείζηκν Πίλαθα Γηαγξαθή Πίλαθα Γηα λα Γηαγξάςνπκε έλαλ Πίλαθα απφ κία Βάζε Γεδνκέλσλ, επηιέγνπκε απφ ην Παξάζπξν Βάζε Γεδνκέλσλ ην Αληηθείκελν Πίλαθεο, απφ ηε ιίζηα ησλ ππαξρφλησλ Πηλάθσλ επηιέγνπκε ηνλ επηζπκεηφ πξνο Γηαγξαθή Πίλαθα θαη εξγαδφκαζηε κε έλαλ απφ ηνπο παξαθάησ ηξφπνπο: 2 νο Σξόπνο : Μελνύ Δπεμεξγαζία Γηαγξαθή 3 νο Σξόπνο : Γεμί Κιηθ πάλσ ζην φλνκα ηνπ Πίλαθα θαη απφ ην Μελνύ πληόκεπζεο επηιέγνπκε Γηαγξαθή. Κιείζηκν Βάζεο Γεδνκέλσλ Μελνύ Αξρείν Κιείζηκν. ειίδα 12 απφ 73

ρεδίαζε θαη Γεκηνπξγία Πηλάθσλ Tips γηα ηε ρεδίαζε Πηλάθσλ! Ξεθηλάκε ηε ρεδίαζε ελφο Πίλαθα ζην ραξηί. θεθηφκαζηε πξνζεθηηθά πνηεο πιεξνθνξίεο ζέινπκε λα απνζεθεχζνπκε. Δπηιέγνπκε έλα μερσξηζηφ φλνκα γηα θάζε Πεδίν (Column). Σα ελ ιφγσ νλφκαηα ζα πξέπεη λα είλαη φζν ην δπλαηφλ κηθξφηεξνπ κήθνπο θαη λα καο ζπκίδνπλ ην είδνο ηεο Πιεξνθνξίαο πνπ ζα απνζεθεχζνπκε. Υσξίο λα απαγνξεχνληαη δχν ιέμεηο γηα φλνκα Πεδίνπ, θαιφ είλαη λα κελ αθήλνπκε θελφ (δηάζηεκα) κεηαμχ ησλ ιέμεσλ αιιά λα ρξεζηκνπνηνχκε Κάησ Παχια (Hyphen) ή λα γξάθνπκε ηηο ιέμεηο σο κία. Παξάδεηγκα : Ηκεξνκελία_Γέλλεζεο ή ΗκεξνκελίαΓέλλεζεο. Πξνζνρή ζηνλ Σχπν Γεδνκέλσλ ηνπ θάζε Πεδίνπ κηαο θαη απηφο ραξαθηεξίδεη ην ηη ζα απνζεθεχνπκε κέζα ζην Πεδίν. Μειινληηθή ηξνπνπνίεζε Σχπνπ Γεδνκέλσλ πνιχ πηζαλφλ λα επηθέξεη ΑΠΩΛΔΙΑ ησλ Γεδνκέλσλ γηα ην ζπγθεθξηκέλν Πεδίν. Πξνζνρή ζηα Πεδία πνπ ζα είλαη Πξσηεχνληα Κιεηδηά (Primary Keys) Ξέλα Κιεηδηά (Foreign Keys) γηα ρέζεηο Πηλάθσλ θαη ζηα Πεδία πνπ ζα νξίζνπκε σο Δπξεηήξηα. ειίδα 13 απφ 73

Γεκηνπξγία Πίλαθα Τπάξρνπλ νη εμήο Σξεηο Σξφπνη γηα ηε Γεκηνπξγία Πίλαθα ζηελ Access Ο πην ζπλεζηζκέλνο ηξφπνο είλαη ε Γεκηνπξγία Πίλαθα ζε Πξνβνιή ρεδίαζεο. Γεκηνπξγία Πίλαθα κε Πιεθηξνιόγεζε Γεδνκέλσλ Δκθαλίδεηαη έλαο Πίλαθαο ζε Πξνβνιή Φχιινπ Γεδνκέλσλ κε 10 έηνηκα Πεδία θαη απιά πιεθηξνινγνχκε ηα επηζπκεηά Γεδνκέλα. Όηαλ θιείζνπκε ηνλ Πίλαθα εκθαλίδεηαη παξάζπξν γηα Απνζήθεπζε ειίδα 14 απφ 73

Γεκηνπξγία Πίλαθα κε ηε Υξήζε Οδεγνύ Ξεθηλάεη έλαο Οδεγφο κέζσ ηνπ νπνίνπ δεκηνπξγνχκε έλαλ Πίλαθα επηιέγνληαο ηα ζηνηρεία ηνπ Πίλαθα κέζα απφ έηνηκεο θαηεγνξίεο θαη ιίζηεο. Κιηθ Δπόκελν Κιηθ Δπόκελν ειίδα 15 απφ 73

Κιηθ Σέινο ειίδα 16 απφ 73

Γεκηνπξγία Πίλαθα ζε Πξνβνιή ρεδίαζεο Δκθαλίδεηαη έλαο Κελφο Πίλαθαο ζε Πξνβνιή ρεδίαζεο. Κάζε γξακκή ζην πάλσ κηζφ ηνπ παξαζχξνπ ηνπ Πίλαθα αληηπξνζσπεχεη έλα Πεδίν. Σν θάησ κηζφ κέξνο ηνπ παξαζχξνπ ρσξίδεηαη ζε δχν ηκήκαηα. Σν δεμηφ ηκήκα εκθαλίδεη κηα ζχληνκε πεξηγξαθή ηνπ επηιεγκέλνπ αληηθεηκέλνπ, ελψ ζην αξηζηεξφ ηκήκα κπνξνχκε λα νξίζνπκε ηηο επηπιένλ Ιδηόηεηεο γηα ην πεδίν πνπ επηιέμακε ζην πάλσ κέξνο ηνπ παξαζχξνπ. Γηα λα πξνζζέζνπκε έλα Πεδίν ζε έλαλ Πίλαθα, μεθηλάκε ηνλ νξηζκφ ηνπ δίλνληάο ηνπ έλα Όλνκα θαη έλαλ Σύπν Γεδνκέλσλ. Αλ ζέινπκε εηζάγνπκε θαη κία Πεξηγξαθή. Αθνχ νξίζνπκε ην Πεδίν, κπνξνχκε λα νξίζνπκε επηπιένλ Ιδηόηεηεο γηα ην Πεδίν, νη νπνίεο ειέγρνπλ ηε ζπκπεξηθνξά ηνπ Πεδίνπ, δειαδή ηνλ ηξόπν εηζαγσγήο θαη εκθάληζεο ησλ Γεδνκέλσλ. ηελ πξψηε γξακκή πιεθηξνινγνχκε ην επηζπκεηφ φλνκα ζηε ηήιε Όλνκα Πεδίνπ. Κάλνπκε Κιηθ ζηε ηήιε Σχπνο Γεδνκέλσλ ζηελ ίδηα Γξακκή. Δμ νξηζκνχ επηιέγεηαη ν Σχπνο Γεδνκέλσλ Κείκελν. Γηα λα αιιάμνπκε Σχπν Γεδνκέλσλ, θάλνπκε Κιηθ ζην πηπζζφκελν βέινο θαη εκθαλίδνληαη νη επηηξεπηνί Σχπνη Γεδνκέλσλ γηα λα επηιέμνπκε ηνλ επηζπκεηφ. ειίδα 17 απφ 73

ειίδα 18 απφ 73

Σύπνο Γεδνκέλσλ Οδεγόο Αλαδήηεζεο (LookUp) Ο Οδεγφο Αλαδήηεζεο ρξεζηκνπνηείηαη γηα ηε δεκηνπξγία ελφο Πεδίνπ, ην νπνίν επηηξέπεη ηελ επηινγή κηαο Σηκήο απφ έλαλ άιιν Πίλαθα ή απφ κία Λίζηα Σηκψλ, κέζσ ελφο ύλζεηνπ Πιαηζίνπ (Combo Box). Ο Οδεγφο Αλαδήηεζεο σο Σχπνο Γεδνκέλσλ ελφο Πεδίνπ, βνεζά ην ρξήζηε ζηε δεκηνπξγία κηαο ηήιεο Αλαδήηεζεο ζε Πίλαθα, ε νπνία εκθαλίδεη κία Λίζηα Σηκψλ απφ ηελ νπνία επηιέγεη ν Υξήζηεο ηελ επηζπκεηή Σηκή. Γηα λα θαζαξίζνπκε έλα Πεδίν κε Λίζηα Σηκψλ εξγαδφκαζηε σο εμήο: Γίλνπκε ην επηζπκεηφ Όλνκα ζην Πεδίν θαη γηα Σχπν Γεδνκέλσλ επηιέγνπκε Οδεγόο Αλαδήηεζεο. ειίδα 19 απφ 73

Πξσηεύνλ Κιεηδί (Primary Key) Σν Πξσηεύνλ Κιεηδί (Primary Key) είλαη ην Πεδίν εθείλν ην νπνίν θαζνξίδεη ηε κνλαδηθόηεηα θάζε Δγγξαθήο ζε έλαλ Πίλαθα. Γίλεηαη εχθνια θαηαλνεηφ ην πφζν ζεκαληηθή είλαη ε χπαξμε ηνπ Πξσηεχνληνο Κιεηδηνχ. ηα Πξσηεύνληα Κιεηδηά ΓΔΝ ΔΠΙΣΡΔΠΟΝΣΑΙ ΓΙΠΛΔ ΣΙΜΔ. Γηα ην ιφγν απηφ, ην Πξσηεχνλ Κιεηδί είλαη πνιχ ζπρλά πεδίν Απηφκαηεο Αξίζκεζεο (θη έηζη αλαιακβάλεη ε Access ηελ επζχλε απνθπγήο Γηπιφηππσλ Δγγξαθψλ). Γηα λα θαζνξίζνπκε εκείο έλα Πξσηεχνλ Κιεηδί θαηά ηε ρεδίαζε ελφο Πίλαθα, επηιέγνπκε ην επηζπκεηφ Πεδίν θαη απφ ηε Βαζηθή Γξακκή Δξγαιείσλ θάλνπκε Κιηθ ζην Πξσηεχνλ Κιεηδί: Αλ ΓΔΝ επηιέμνπκε έλα Πξσηεχνλ Κιεηδί θαηά ηε δεκηνπξγία ελφο Πίλαθα, ε Access ζα καο ππελζπκίζεη ην γεγνλφο θαηά ηελ έμνδφ καο, εκθαλίδνληάο καο ην παξαθάησ κήλπκα: ειίδα 20 απφ 73

Αλαίξεζε Αιιαγώλ Απφ ηελ έθδνζε Ms Access 2002 θαη κεηά έρνπκε ηε δπλαηφηεηα πνιιαπιψλ Αλαηξέζεσλ (Undo) θαη Αθχξσζεο Αλαηξέζεσλ (Redo) ζηελ Πξνβνιή ρεδίαζεο ησλ Αληηθεηκέλσλ ηεο (Πίλαθεο, Δξσηήκαηα, Φφξκεο, Δθζέζεηο, Μαθξνεληνιέο θαη Λεηηνπξγηθέο Μνλάδεο). ηε Βαζηθή Γξακκή Δξγαιείσλ ππάξρνπλ ηα γλσζηά καο πιήθηξα: Απνζήθεπζε Πίλαθα Η απνζήθεπζε Πίλαθα αθνινπζεί ηελ ίδηα θηινζνθία απνζήθεπζεο πνπ γλσξίδνπκε απφ ηα πξνγξάκκαηα ηνπ Office. ηε Βαζηθή Γξακκή Δξγαιείσλ θάλνπκε Κιηθ ζην Απνζήθεπζε ή Μελνύ Αξρείν Απνζήθεπζε Η πξψηε απνζήθεπζε είλαη σο γλσζηφλ Απνζήθεπζε Ωο γηα ηελ παξνρή νλφκαηνο ζηνλ Πίλαθα. Δλαιιαγή κεηαμύ Πξνβνιώλ Δίλαη πνιχ ρξήζηκν λα ελαιιαζζφκαζηε κεηαμχ ηεο Πξνβνιήο ρεδίαζεο θαη Πξνβνιήο Φχιινπ Γεδνκέλσλ γηα λα ειέγρνπκε ηα απνηειέζκαηα ησλ ηξνπνπνηήζεσλ πνπ θάλνπκε ζηε ρεδίαζε. Απηφ γίλεηαη πνιχ εχθνια κε ηε ρξήζε ηνπ θνπκπηνχ Πξνβνιή φπσο βιέπνπκε παξαθάησ: ειίδα 21 απφ 73

Ιδηόηεηεο Πεδίσλ Οη Ιδηφηεηεο ησλ Πεδίσλ νξίδνπλ ηνλ ηξφπν πνπ Δηζάγνληαη, Απνζεθεχνληαη θαη Δκθαλίδνληαη ηα Γεδνκέλα θαη καο βνεζνχλ ζην λα εμαιείςνπκε ή λα ειαρηζηνπνηήζνπκε ηηο πηζαλφηεηεο ιαζψλ θαηά ηελ Δηζαγσγή Γεδνκέλσλ (Data Entry) απφ ηνπο ρξήζηεο. Η Ιδηόηεηα ηνπ Μεγέζνπο ελόο Πεδίνπ Το Μέγεθος ενός Πεδίοσ Κείμενο Μέγηζην κέγεζνο νη 255 ραξαθηήξεο. Γηα κεγαιχηεξεο πιεξνθνξίεο Κεηκέλνπ ρξεζηκνπνηνχκε ηνλ Σύπν Γεδνκέλσλ Τπόκλεκα. Το Μέγεθος ενός Πεδίοσ Αριθμός Οη Ιδηόηεηεο Μνξθή θαη Μάζθα Δηζαγσγήο Με ηελ Ιδηόηεηα Μνξθή κπνξνχκε λα θαζνξίζνπκε ηε κνξθή ησλ Απνζεθεπκέλσλ Γεδνκέλσλ (γηα παξάδεηγκα ζα κπνξνχζακε λα θαζνξίζνπκε φηη έλα Κείκελν πνπ εηζάγνπκε εκθαλίδεηαη πάληα κε θεθαιαία αζρέησο κε ην πψο ην εηζάγνπκε ζηνλ Πίλαθα). Με ηελ Ιδηόηεηα Μάζθα Δηζαγσγήο κπνξνχκε λα πεξηνξίζνπκε ηελ είζνδν ησλ Γεδνκέλσλ γηα λα ειαρηζηνπνηήζνπκε ηα ιάζε (γηα παξάδεηγκα φηαλ εηζάγεηαη ν αξηζκφο ηαπηφηεηαο κε κηα Μάζθα Δηζαγσγήο, κπνξνχκε λα ζηγνπξέςνπκε φηη ν πξψηνο ραξαθηήξαο είλαη Γξάκκα θαη νη ππφινηπνη Αξηζκνί). Οη δύν θύξηεο δηαθνξέο κεηαμύ ησλ πην πάλσλ Ιδηνηήησλ είλαη: Η Ιδηφηεηα Μνξθή επεξεάδεη κφλν ηνλ ηξφπν πνπ εκθαλίδνληαη νη Πιεξνθνξίεο αθνχ εηζαρζνχλ ζην Πεδίν, ελψ ε Μάζθα Δηζαγσγήο ειέγρεη ηηο Σηκέο πνπ κπνξνχκε λα εηζάγνπκε θαηά ηελ ζηηγκή ηεο Δηζαγσγήο. ειίδα 22 απφ 73

Η Ιδηόηεηα Μνξθή Μορθοποιήζεις Κειμένοσ Μορθοποιήζεις Αριθμών Μορθές Ημερομηνίας και Ώρας ειίδα 23 απφ 73

Μορθές Τύποσ Ναι/Ότι Η Ιδηόηεηα Μάζθα Δηζαγσγήο ειίδα 24 απφ 73

Η Ιδηόηεηα Λεδάληα Με ηελ Ιδηόηεηα Λεδάληα κπνξνχκε λα δψζνπκε κηα εηηθέηα ζην Πεδίν πνπ νξίδνπκε. Η ελ ιφγσ Λεδάληα ζα εκθαλίδεηαη ζηελ θνξπθή ησλ ηειψλ ζε Πξνβνιή Φχιινπ Γεδνκέλσλ. Έηζη, κπνξνχκε λα έρνπκε έλα κηθξφ φλνκα ζαλ Όλνκα Πεδίνπ θαη κέζσ ηεο Λεδάληαο λα εκθαλίδνπκε έλα πην πεξηγξαθηθφ θαη θηιηθφηεξν πξνο ην ρξήζηε φλνκα. Καηά ηε δεκηνπξγία Φνξκψλ θαη Δθζέζεσλ, ε χπαξμε Λεδάληαο θαζηζηά επθνιφηεξν θαη γξεγνξφηεξν ην ζρεδηαζκφ κηαο θαη γίλεηαη ρξήζε ηεο Λεδάληαο σο ιεθηηθνχ. Η Ιδηόηεηα Πξνεπηιεγκέλε Σηκή Με ηελ Ιδηόηεηα Πξνεπηιεγκέλε Σηκή κπνξνχκε λα νξίζνπκε κία ηηκή ε νπνία ζε θάζε λέα Δγγξαθή ζα εηζάγεηαη απηφκαηα. Ο ρξήζηεο ζα έρεη θπζηθά ηε δπλαηφηεηα λα ηελ ηξνπνπνηήζεη θαηά βνχιεζε. Η ελ ιφγσ Ιδηφηεηα κπνξεί λα εθαξκνζηεί ζηνπο πεξηζζφηεξνπο ηχπνπο δεδνκέλσλ ηεο Access. Η Ιδηόηεηα Απαηηείηαη Οξίδνπκε ηε ξχζκηζε ηεο Ιδηόηεηαο Απαηηείηαη ζε ΝΑΙ, ζε φζα Πεδία είλαη άθξσο απαξαίηεηα θαη ζα πξέπεη λα έρνπλ Σηκή. Γειαδή ΓΔΝ ζα είλαη θελά. Αλ ν ρξήζηεο παξαιείςεη ηελ εηζαγσγή Γεδνκέλσλ ζε έλα ηέηνην Πεδίν, ε Access εκθαλίδεη ζρεηηθφ πξνεηδνπνηεηηθφ κήλπκα. ειίδα 25 απφ 73

Η Ιδηόηεηα Μεδεληθό Μήθνο Δηδηθά γηα ηα Πεδία Κείκελν θαη Υπόκλεκα, ν νξηζκφο απηήο ηεο Ιδηόηεηαο ζε ΦΔΤΓΔ, εκπνδίδεη θάπνηνλ λα πξνζπεξάζεη ηελ Ιδηφηεηα Απαηηείηαη δίλνληαο κηα Κελή πκβνινζεηξά ζε έλα Πεδίν. Η Ιδηόηεηα Με Δπξεηήξην Μπνξνχκε λα ρξεζηκνπνηήζνπκε Δπξεηήξηα ζε: Οπνηνδήπνηε Πεδίν ζέινπκε λα ρξεζηκνπνηνχκε ζπρλά γηα αλαδεηήζεηο ζηνλ Πίλαθα. Οπνηνδήπνηε Πεδίν σο πξνο ην νπνίν ζέινπκε λα ηαμηλνκνχκε ζπρλά ηα Γεδνκέλα. Σα Δπξεηήξηα έρνπλ πνιιά ππέξ αιιά δελ ζα πξέπεη λα ρξεζηκνπνηνχκε ζαλ Δπξεηήξηα πνιιά Πεδία ζηε Βάζε Γεδνκέλσλ γηαηί θάζε Δπξεηήξην απμάλεη ην ρξφλν πνπ απαηηείηαη γηα λα ελεκεξσζνχλ θαη λα ηξνπνπνηεζνχλ νη Δγγξαθέο. Όηαλ επηιέγνπκε έλα Δπξεηήξην γηα έλα Πεδίν, κπνξνχκε λα επηιέμνπκε αλ ζα επηηξέπνληαη γηα απηφ Γηπιόηππα (δειαδή δηπιέο ηηκέο) ή φρη. Σν Πξσηεχνλ Κιεηδί ελφο Πίλαθα νξίδεηαη ΠΑΝΣΑ Με Δπξεηήξην (Γελ επηηξέπνληαη δηπιφηππα). Δπηθύξσζε Γεδνκέλσλ Η Access καο παξέρεη πνιινχο ηξφπνπο ειέγρνπ ησλ Γεδνκέλσλ πνπ εηζάγνληαη ζε κία Βάζε Γεδνκέλσλ, επηηξέπνληαο ηνλ πεξηνξηζκφ ησλ Γεδνκέλσλ ελφο Πεδίνπ βάζε ελφο Καλόλα Δπηθύξσζεο γηα ην ζπγθεθξηκέλν Πεδίν. Μπνξνύκε λα θαζνξίζνπκε δύν ηύπνπο Καλόλσλ Δπηθύξσζεο: Καλόλαο Δπηθύξσζεο Πεδίσλ: ν νπνίνο ρξεζηκνπνηείηαη γηα λα ειέγρεη ηελ Σηκή πνπ εηζάγεηαη ζε έλα Πεδίν Καλόλαο Δπηθύξσζεο Δγγξαθώλ: ν νπνίνο ρξεζηκνπνηείηαη γηα λα ειέγρεη πφηε ζα κπνξεί λα απνζεθεπηεί νιφθιεξε ε Δγγξαθή. Αληίζεηα κε ηνπο Καλφλεο Δπηθχξσζεο Πεδίσλ, νη Καλφλεο Δπηθχξσζεο Δγγξαθψλ κπνξνχλ λα αλαθέξνληαη ζε άιια Πεδία ηνπ ίδηνπ Πίλαθα. Έηζη, κπνξνχλε λα ζπγθξίλνπκε εηζαγφκελεο Σηκέο ζε δηαθνξεηηθά Πεδία. ειίδα 26 απφ 73

Παραδείγμαηα Tip! Σν κέγηζην κήθνο γηα ηελ Σηκή ηεο Ιδηφηεηαο Καλφλαο Δπηθχξσζεο είλαη 2048 ραξαθηήξεο ελψ ην κέγηζην κήθνο γηα ηελ Σηκή ηεο Ιδηφηεηαο Κείκελν Δπηθχξσζεο είλαη 255 ραξαθηήξεο. Σξνπνπνίεζε ρεδίαζεο Πίλαθα ην Παξάζπξν Βάζε Γεδνκέλσλ Γξακκή Αληηθείκελα Πίλαθεο Δπηιέγνπκε ηνλ επηζπκεηφ Πίλαθα ηε Γξακκή Δξγαιείσλ ηνπ Παξαζύξνπ Βάζε Γεδνκέλσλ ρεδίαζε Ο Πίλαθαο αλνίγεη ζε Πξνβνιή ρεδίαζεο. Ειζαγωγή Πεδίοσ Κιηθ ζηνλ Δπηινγέα Γξακκήο ηνπ Πεδίνπ πάλσ απφ ην νπνίν ζέινπκε λα εηζαρζεί ην λέν Πεδίν θαη Κιηθ απφ ην πιεθηξνιφγην ζην πιήθηξν Insert ή Γεμί Κιηθ ζην Πιέγκα (Grid) ησλ πεδίσλ ηνπ Πίλαθα θαη επηινγή Δηζαγσγή Γξακκώλ απφ ην Μελνύ πληόκεπζεο ή ηε Βαζηθή Γξακκή Δξγαιείσλ Κιηθ ζην θνπκπί Δηζαγσγή Γξακκώλ ειίδα 27 απφ 73

Διαγραθή Πεδίοσ Κιηθ ζηνλ Δπηινγέα Γξακκήο ηνπ Πεδίνπ ην νπνίν ζέινπκε λα δηαγξάςνπκε θαη Κιηθ απφ ην πιεθηξνιφγην ζην πιήθηξν Delete ή Γεμί Κιηθ ζην Πιέγκα (Grid) ησλ πεδίσλ ηνπ Πίλαθα θαη επηινγή Γηαγξαθή Γξακκώλ απφ ην Μελνύ πληόκεπζεο ή ηε Βαζηθή Γξακκή Δξγαιείσλ Κιηθ ζην θνπκπί Γηαγξαθή Γξακκώλ Αλλαγή Ονόμαηος Πεδίοσ ε Πξνβνιή ρεδίαζεο επηιέγνπκε ην Όλνκα Πεδίνπ θαη πιεθηξνινγνχκε πάλσ ζην ππάξρνλ ην φλνκα πνπ επηζπκνχκε ή ε Πξνβνιή Φχιινπ Γεδνκέλσλ, θάλνπκε Γηπιφ Κιηθ πάλσ ζην φλνκα ηνπ Πεδίνπ πιεθηξνινγνχκε ην επηζπκεηφ φλνκα θαη παηάκε Enter. Αλλαγή Τύποσ Δεδομένων ε Πξνβνιή ρεδίαζεο θάλνπκε Κιηθ ζηε ηήιε Σύπνο Γεδνκέλσλ θαη επηιέγνπκε έλαλ λέν Σχπν απφ ηελ πηπζζφκελε ιίζηα. Έπεηηα θάλνπκε Απνζήθεπζε. Αλλαγή Μεγέθοσς Πεδίοσ ε Πξνβνιή ρεδίαζεο θάλνπκε Κιηθ ζην Πεδίν θαη απφ ηηο Ιδηόηεηεο ζην θάησ ηκήκα ηνπ Παξαζχξνπ, αιιάδνπκε ην Μέγεζνο. Έπεηηα θάλνπκε Απνζήθεπζε. Αλ επηιέμνπκε κηθξφηεξν Μέγεζνο Πεδίνπ απφ ην πξνεγνχκελν, ε Access εκθαλίδεη ην παξαθάησ πξνεηδνπνηεηηθφ κήλπκα: Αλ επηιέμνπκε ΝΑΙ, ην Μέγεζνο ηνπ Πεδίνπ ζα αιιάμεη θαη ηα Γεδνκέλα πνπ ΓΔΝ ρσξνύλ ζα ΑΠΟΚΟΠΟΤΝ. Αλ επηιέμνπκε ΟΥΙ, ηα Μέγεζνο ζα παξακείλεη ην ίδην. ειίδα 28 απφ 73

Αλλαγή Λοιπών Ιδιοηήηων ε Πξνβνιή ρεδίαζεο θάλνπκε Κιηθ ζην Πεδίν θαη απφ ηηο Ιδηόηεηεο ζην θάησ ηκήκα ηνπ Παξαζχξνπ, αιιάδνπκε ηελ επηζπκεηή. Έπεηηα θάλνπκε Απνζήθεπζε. Η Access ειέγρεη ηα ππάξρνληα Γεδνκέλα σο πξνο ηνπο λένπο Καλφλεο πνπ εθαξκφζηεθαλ. Γηα παξάδεηγκα, αλ νξίζνπκε ηελ Ιδηφηεηα Απαηηείηαη ζε ΝΑΙ, ε Access ζα ειέγμεη αλ ην Πεδίν είλαη θελφ θαη ζε θάπνηα απφ ηηο ππάξρνπζεο Δγγξαθέο. Κιηθ ΝΑΙ ειίδα 29 απφ 73

Οξηζκόο ρέζεσλ αλάκεζα ζε Πίλαθεο Όηαλ πξφθεηηαη λα δεκηνπξγήζνπκε κηα ρέζε κεηαμχ δχν Πηλάθσλ ζηελ Access, θαιφ ζα είλαη, γηα ιφγνπο επθνιίαο, ηα Πεδία λα έρνπλ ην ίδην Όλνκα αλ θαη ΓΔΝ είλαη απαξαίηεην. Απνιύησο απαξαίηεην είλαη ηα Πεδία ησλ Πηλάθσλ κέζσ ησλ νπνίσλ ζα δεκηνπξγεζεί ε πζρέηηζε ησλ Πηλάθσλ λα έρνπλ ηνλ ίδην Σύπν Γεδνκέλσλ. Η κόλε εμαίξεζε απηνχ ηνπ θαλφλα αθνξά έλα Πεδίν Πξσηεχνληνο Κιεηδηνχ κε Σχπν Απηφκαηε Αξίζκεζε, αθνχ Πεδία ηέηνηνπ Σχπνπ κπνξνχκε λα ηα ζπζρεηίζνπκε κε Αξηζκεηηθά Πεδία (Πεδία Σχπνπ Αξηζκφο), αλ ε Ιδηόηεηα Μέγεζνο Πεδίνπ ησλ δχν αληηζηνίρσλ πεδίσλ είλαη ε ίδηα, φπσο γηα παξάδεηγκα αλ ε Ιδηφηεηα Μέγεζνο Πεδίνπ θαη ησλ δχν Πεδίσλ έρεη ηελ Σηκή Αθέξαηνο Μεγάινπ Μήθνπο. Γηα λα νξίζνπκε κηα ρέζε κεηαμύ δύν Πηλάθσλ εξγαδόκαζηε σο εμήο: Φξνληίδνπκε φινη νη Πίλαθεο λα είλαη θιεηζηνί. Γελ κπνξνχκε λα δεκηνπξγήζνπκε ή λα ηξνπνπνηήζνπκε ρέζεηο Πηλάθσλ κε αλνηρηνχο Πίλαθεο. Μεηαθεξφκαζηε ζην Παξάζπξν Βάζε Γεδνκέλσλ θαη ζηε Βαζηθή Γξακκή Δξγαιείσλ θάλνπκε Κιηθ ζην θνπκπί ρέζεηο Αλ δελ έρνπκε νξίζεη ήδε ρέζεηο ζηε Βάζε Γεδνκέλσλ εκθαλίδεηαη απηφκαηα ην Παξάζπξν δηαιφγνπ Δκθάληζε Πίλαθα. Δπηιέγνπκε ηνπο Πίλαθεο γηα ηνπο νπνίνπο ζα νξίζνπκε ρέζε θαη ηεξκαηίδνπκε ηελ επηινγή κε Κιείζηκν. ειίδα 30 απφ 73

Δκθαλίδεηαη έλα αλάινγν Παξάζπξν κε ην παξαθάησ: χξνπκε ην Πεδίν πνπ ζέινπκε λα ζπζρεηίζνπκε απφ ηνλ έλαλ Πίλαθα ζην ζρεηηθφ Πεδίν ηνπ άιινπ Πίλαθα. Δκθαλίδεηαη αθνινχζσο ην Παξάζπξν Γηαιφγνπ Δπεμεξγαζία ρέζεσλ. ηε ζπξίδα Σύπνο ρέζεο: εκθαλίδεηαη ν Σχπνο ηεο ρέζεο πνπ νξίδεηαη απηφκαηα απφ ηελ Access, σο εμήο: Έλα Πξνο Πνιιά: ζεκαίλεη φηη έλα απφ ζρεηηδφκελα Πεδία είλαη Πξσηεχνλ Κιεηδί ή έρεη Μνλαδηθφ Δπξεηήξην. Έλα Πξνο Έλα: ζεκαίλεη φηη θαη ηα δχν ζρεηηδφκελα Πεδία είλαη Πξσηεχνληα Κιεηδηά ή έρνπλ Μνλαδηθά Δπξεηήξηα. Αόξηζηε: ζεκαίλεη φηη θαλέλα απφ ηα δχν Πεδία δελ είλαη Πξσηεχνλ Κιεηδί νχηε έρεη Μνλαδηθφ Δπξεηήξην. ειίδα 31 απφ 73

Κάλνπκε Κιηθ ζην θνπκπί Γεκηνπξγία γηα λα δεκηνπξγήζνπκε ηε ρέζε. Δκθαλίδεηαη κηα καχξε γξακκή ε νπνία ελψλεη ηα δχν Πεδία πνπ ζπζρεηίδνληαη. Όηαλ θιείζνπκε ην Παξάζπξν ρέζεηο, εκθαλίδεηαη έλα κήλπκα γηα ην αλ ζέινπκε λα απνζεθεχζνπκε ηε δηάηαμε. Αλεμάξηεηα από ηελ απάληεζή καο, νη Σρέζεηο πνπ δεκηνπξγήζακε απνζεθεύνληαη ζηε Βάζε Γεδνκέλωλ. Δπεμεξγαζία ή Γηαγξαθή ρέζεο Δκθαλίδνπκε ην Παξάζπξν Γηαιφγνπ ρέζεηο, θάλνπκε Γεμί Κιηθ ζηε καχξε ελσηηθή γξακκή πνπ ππνδειψλεη ηε ρέζε κεηαμχ ησλ Πηλάθσλ θαη απφ ην Μελνύ πληόκεπζεο επηιέγνπκε αλάινγα. ειίδα 32 απφ 73

Δλεξγνπνίεζε Αθεξαηόηεηαο Αλαθνξώλ Η Αθεξαηόηεηα Αλαθνξώλ είλαη έλα ύζηεκα Καλόλσλ πνπ ρξεζηκνπνηεί ε Access γηα λα εμαζθαιίζεη φηη νη ρέζεηο κεηαμχ Δγγξαθψλ ζε ζρεηηδφκελνπο Πίλαθεο είλαη Έγθπξεο θαη φηη δελ ζα δηαγξάςνπκε νχηε ζα αιιάμνπκε θαηά ιάζνο ζρεηηδφκελα Γεδνκέλα. Η Αθεξαηόηεηα Αλαθνξώλ κπνξεί λα ελεξγνπνηεζεί κόλν όηαλ ηθαλνπνηνύληαη όιεο νη παξαθάησ ζπλζήθεο: Σν Πεδίν πνπ ηαηξηάδεη απφ ηνλ Πξσηεχνληα Πίλαθα είλαη έλα Πξσηεχνλ Κιεηδί ή έρεη έλα Μνλαδηθφ Δπξεηήξην. Σα ζρεηηδφκελα Πεδία έρνπλ ηνλ ίδην Σχπν Γεδνκέλσλ. Καη νη δχν Πίλαθεο αλήθνπλ ζηελ ίδηα Βάζε Γεδνκέλσλ. Όηαλ εθαξκνζηνύλ νη Καλόλεο Αθεξαηόηεηαο Αλαθνξώλ: Γελ είλαη δπλαηή ε Δηζαγσγή κηαο Σηκήο ζην Πεδίν Ξέλνπ Κιεηδηνχ ηνπ ζρεηηδφκελνπ Πίλαθα, ε νπνία δελ ππάξρεη ζην Πξσηεχνλ Κιεηδί ηνπ πξσηεχνληα Πίλαθα. Γελ είλαη δπλαηή ε Γηαγξαθή κηαο Δγγξαθήο απφ έλαλ Πξσηεχνληα Πίλαθα αλ ππάξρνπλ Δγγξαθέο πνπ ηαηξηάδνπλ ζε έλα ζρεηηδφκελν Πίλαθα. Γελ είλαη δπλαηή ε Αιιαγή κηαο Σηκήο Πξσηεχνληνο Κιεηδηνχ ζηνλ Πξσηεχνληα Πίλαθα, αλ απηή ε Δγγξαθή έρεη ζρεηηδφκελεο Δγγξαθέο. Γηα λα ελεξγνπνηήζνπκε ηελ Αθεξαηφηεηα Αλαθνξψλ ζε κία ρέζε, ζην Παξάζπξν Γηαιφγνπ Δπεμεξγαζία ρέζεσλ ελεξγνπνηνχκε ην Πιαίζην Διέγρνπ Δλεξγνπνίεζε Αθεξαηφηεηαο Αλαθνξψλ. Κιηθ ΟΚ. ειίδα 33 απφ 73

Σαμηλόκεζε Γεδνκέλσλ Γηα λα Σαμηλνκήζνπκε Γεδνκέλα πξνο έλα Πεδίν: 1 ος Τρόπος: ηελ Πξνβνιή Φχιινπ Γεδνκέλσλ, επηιέγνπκε έλα Πεδίν ή φιε ηε ηήιε σο πξνο ηελ νπνία ζέινπκε λα ηαμηλνκήζνπκε ηα Γεδνκέλα θαη ζηε Βαζηθή Γξακκή Δξγαιείσλ θάλνπκε Κιηθ 2 ος Τρόπος: ηελ Πξνβνιή Φχιινπ Γεδνκέλσλ, επηιέγνπκε έλα Πεδίν ή φιε ηε ηήιε σο πξνο ηελ νπνία ζέινπκε λα ηαμηλνκήζνπκε ηα Γεδνκέλα θαη απφ Μελνύ Δγγξαθέο Σαμηλόκεζε επηιέγνπκε Αύμνπζα Σαμηλόκεζε ή Φζίλνπζα Σαμηλόκεζε. Γηα λα Σαμηλνκήζνπκε Γεδνκέλα πξνο πεξηζζόηεξα από έλα Πεδία: Αλ επηιέμνπκε πεξηζζφηεξα απφ έλα Πεδία ζε Πξνβνιή Φχιινπ Γεδνκέλσλ, ε Access ζα ηαμηλνκήζεη ηα Πεδία κε ηε ζεηξά πνπ εκθαλίδνληαη ζηελ Πξνβνιή. Σα Γεδνκέλα ζα ηαμηλνκεζνχλ σο πξνο ηελ πξψηε επηιεγκέλε ηήιε θαη κεηά νη δηπιέο ηηκέο απηήο ηεο ηαμηλφκεζεο ζα ηαμηλνκεζνχλ σο πξνο ηηο ηηκέο ηεο δεχηεξεο θνθ. Με ηελ Σαμηλφκεζε Γεδνκέλσλ, ν αξρηθφο αξηζκφο ησλ Δγγξαθψλ πνπ καο παξνπζηάδνληαη είλαη πάληα ν ίδηνο κε απηφλ ηνπ Πίλαθα πνπ ηαμηλνκνχκε. Tip! Γηα λα αιιάμνπκε ηε ζεηξά ησλ ηειψλ, επηιέγνπκε πξψηα ηελ Δπηθεθαιίδα ηεο ηήιεο θαη ζηε ζπλέρεηα ηε κεηαθηλνχκε δεμηά ή αξηζηεξά κε Drag n Drop. Φηιηξάξηζκα Γεδνκέλσλ Με ην Φηιηξάξηζκα Γεδνκέλσλ επηηπγράλνπκε λα πεξηνξίζνπκε ηνλ αξηζκφ ησλ Δγγξαθψλ πνπ ζα παξνπζηάδνληαη, έρνληαο έηζη έλα επέιηθην ππνζχλνιν Δγγξαθψλ. Φηιηξάξηζκα κε Βάζε ηελ Δπηινγή Δκθαλίδνπκε ηνλ Πίλαθα ζε Πξνβνιή Φχιινπ Γεδνκέλσλ. Δπηιέγνπκε ηελ Σηκή ελφο Πεδίνπ πνπ ζέινπκε ζαλ Σηκή Φηιηξαξίζκαηνο. ηε Βαζηθή Γξακκή Δξγαιείσλ Κιηθ Φηιηξάξηζκα κε Βάζε ηελ Δπηινγή ή Μελνύ Δγγξαθέο Φίιηξν ειίδα 34 απφ 73

Tips! Αλ επηιέμνπκε θάπνηνπο ραξαθηήξεο απφ ηα Γεδνκέλα ελφο Πεδίνπ, ηφηε ην Φίιηξν ζα βαζηζηεί ζε απηή ηε κεξηθή επηινγή θαη ζα καο επηζηξέςεη κφλν φζεο εγγξαθέο πεξηέρνπλ απηνχο ηνπο ραξαθηήξεο κέζα ζην Πεδίν. Αλ επηιέμνπκε έλα άιιν Πεδίν απφ ηελ ήδε θηιηξαξηζκέλε ιίζηα θαη επηιέμνπκε εθ λένπ ην Φηιηξάξηζκα κε Βάζε ηελ Δπηινγή, ηφηε ζα εκθαλίδνληαη νη Δγγξαθέο πνπ ηθαλνπνηνχλ θαη ηα δχν θξηηήξηα. Γηα λα εκθαλίζνπκε πάιη όιεο ηηο Δγγξαθέο Αθνχ εθαξκφζνπκε έλα Φίιηξν, κπνξνχκε λα εκθαλίζνπκε πάιη φιεο ηηο Δγγξαθέο ηνπ Πίλαθα. Αθφκα θη αλ ην Φίιηξν πνπ έρνπκε δεκηνπξγήζεη είλαη ζχλζεην, κπνξνχκε λα ελαιιαζζφκαζηε κεηαμχ ηεο εκθάληζεο φισλ ησλ Δγγξαθψλ θαη ηνπ Φίιηξνπ πνπ έρνπκε δεκηνπξγήζεη. Αθνχ νξίζνπκε έλα Φίιηξν, ην θνπκπί Δθαξκνγή Φίιηξνπ πνπ βξίζθεηαη ζηε Βαζηθή Γξακκή Δξγαιείσλ, καο δίλεη ηε δπλαηφηεηα λα ελαιιάζζνπκε ηελ νζφλε κεηαμχ ηνπ Φίιηξνπ πνπ δεκηνπξγήζακε θαη ηεο εκθάληζεο φισλ ησλ Δγγξαθψλ. Πξνρσξεκέλα Φίιηξα Πνιιέο θνξέο είλαη απαξαίηεην λα θηιηξάξνπκε έλαλ Πίλαθα φρη κφλν κε αθξηβείο ηηκέο αιιά κέζα απφ έλα εχξνο ηηκψλ. Η Access καο δίλεη ηε δπλαηφηεηα απηή κέζα απφ κηα ηερληθή πξνρσξεκέλνπ θηιηξαξίζκαηνο πνπ ιέγεηαη Φηιηξάξηζκα κε Βάζε ηε Φόξκα. Σν Φηιηξάξηζκα κε Βάζε ηε Φόξκα ρξεζηκνπνηεί κία Κελή Δγγξαθή ζηελ νπνία κπνξνχκε λα πιεθηξνινγήζνπκε ην θξηηήξην θηιηξαξίζκαηνο κέζσ Δθθξάζεσλ θαη κε ηε ρξήζε Δηδηθψλ Σειεζηψλ. ειίδα 35 απφ 73

Δθαξκνγή Φίιηξνπ κε Βάζε ηε Φόξκα ηε Βαζηθή Γξακκή Δξγαιείσλ θάλνπκε Κιηθ ζην θνπκπί Φηιηξάξηζκα κε Βάζε ηε Φόξκα ή απφ ην Μελνύ Δγγξαθέο Φίιηξν Δκθαλίδεηαη ην παξάζπξν Φηιηξάξηζκα κε Βάζε ηε Φφξκα. Οξίδνπκε ην επηζπκεηφ ή ηα επηζπκεηά Κξηηήξηα. Για να προζθέζοσμε Κριηήριο OR κάνοσμε Κλικ ζηην ομώνσμη καρηέλα: Δθαξκφδνπκε ην Φίιηξν παηψληαο ζηε Βαζηθή Γξακκή Δξγαιείσλ ην θνπκπί ειίδα 36 απφ 73

Γηα λα αθπξψζνπκε ην Φίιηξν θάλνπκε Κιηθ ζην θνπκπί Κιείζηκν. Όηαλ ηαμηλνκνχκε Γεδνκέλα, αιιάδνπκε ηε Γνκή ηνπ Φχιιν Γεδνκέλσλ. Γηα ην ιφγν απηφ, φηαλ θιείλνπκε ηνλ Πίλαθα, ε Access ζα καο δεηάεη λα απνζεθεχζνπκε ηηο αιιαγέο. Tip! Όηαλ ρξεζηκνπνηνχκε ην Φίιηξν κε Βάζε ηε Φόξκα, ππάξρεη πεξίπησζε αλ έρνπκε εθαξκφζεη θάπνην πξνεγνχκελν Φίιηξν λα ππάξρνπλ νη επηινγέο ηνπ πξνεγνχκελνπ Φίιηξνπ ζην παξάζπξν ηνπ Φηιηξαξίζκαηνο κε Βάζε ηε Φφξκα. Γηα λα θαζαξηζηνχλ νη πξνυπάξρνπζεο επηινγέο, παηάκε ην θνπκπί Απαινηθή Πιέγκαηνο απφ ην Μελνύ Δπεμεξγαζία Απαινηθή Φίιηξνπ Γηα λα απαιείςνπκε έλα Φίιηξν ή Παηάκε Καηάξγεζε Φίιηξνπ ή Μελνύ Δγγξαθέο ειίδα 37 απφ 73

Φόξκεο Η Δηζαγσγή Γεδνκέλσλ ζε έλαλ Πίλαθα κέζσ ηεο Πξνβνιήο Φχιινπ Γεδνκέλσλ παξφηη είλαη άκεζε (θαη αξθεηά νηθεία κηαο θαη έρεη πνιιέο νκνηφηεηεο κε έλα Φχιιν Excel), έρεη αξθεηά κεηνλεθηήκαηα, ηφζν απφ πιεπξάο ρεηξηζκνχ φζν θη απφ πιεπξάο ειέγρνπ. Γηα ην ιφγν απηφ, γηα ηελ δηαρείξηζε ησλ Γεδνκέλσλ καο, εξγαδφκαζηε κε Φόξκεο. Σηο πεξηζζφηεξεο θνξέο, κηα Φφξκα εκθαλίδεη ηηο Δγγξαθέο κία θάζε θνξά. Απηφ εμαξηάηαη απφ ηε δηάηαμε ηεο Φφξκαο (πρ. ηήιε ή Πίλαθα). Κάζε Πεδίν εκθαλίδεηαη ζπλήζσο ζαλ Πιαίζην Κεηκέλνπ (Text Box) κε κηα ζρεηηθή Δηηθέηα (Label) δίπια ηνπ. Οη Φφξκεο κπνξνχλ λα δεκηνπξγεζνχλ κε δηάθνξεο δηαηάμεηο θαη κπνξνχλ λα ρξεζηκνπνηήζνπλ γξαθηθά θαη δηάθνξα εθέ. Γεκηνπξγία Φόξκαο κε ηε ρξήζε Απηόκαηεο Φόξκαο Δίλαη ν απινχζηεξνο ηξφπνο γηα ηε δεκηνπξγία κίαο Φφξκαο. Δξγαδφκαζηε σο εμήο: ην Παξάζπξν Βάζε Γεδνκέλσλ, επηιέγνπκε ηνλ Πίλαθα γηα ηνλ νπνίν ζέινπκε λα δεκηνπξγήζνπκε ηε Φφξκα. ηε Βαζηθή Γξακκή Δξγαιείσλ θάλνπκε Κιηθ ζην θνπκπί Γεκηνπξγία Αληηθεηκέλνπ: Απηόκαηε Φόξκα. ή Μελνύ Δηζαγσγή Απηόκαηε Φόξκα ή ην Παξάζπξν Βάζε Γεδνκέλσλ επηιέγνπκε ην Αληηθείκελν Φόξκεο θαη ζηε Γξακκή Δξγαιείσλ ηνπ Παξαζχξνπ θάλνπκε Κιηθ ζην θνπκπί Γεκηνπξγία. Αθνινχζσο επηιέγνπκε ην είδνο ηεο Απηφκαηεο Φφξκαο πνπ επηζπκνχκε (πρ Απηφκαηε Φφξκα ηήιε). Γεκηνπξγείηαη κία λέα Φφξκα θαη εκθαλίδεηαη ζε Πξνβνιή Φφξκαο, δειαδή ζε θαηάζηαζε Δηζαγσγήο Γεδνκέλσλ. Σέινο, απνζεθεχνπκε ηε Φφξκα δίλνληάο ηεο ην επηζπκεηφ φλνκα, θάλνληαο Κιηθ ζην γλσζηφ καο θνπκπί Απνζήθεπζε ειίδα 38 απφ 73

Γεκηνπξγία Φόξκαο κε ηνλ Οδεγό Φνξκώλ Ο Οδεγόο Φνξκώλ είλαη ην απφιπην εξγαιείν γηα ην ζρεδηαζκφ κηαο Φφξκαο, κηαο θαη καο παξέρεη ηζρχ θαη ιεηηνπξγηθφηεηα. Δξγαδφκαζηε σο εμήο: ην Παξάζπξν Βάζε Γεδνκέλσλ επηιέγνπκε Αληηθείκελν Φόξκεο ηε Γξακκή Δξγαιείσλ ηνπ Παξαζχξνπ ηεο Βάζεο Γεδνκέλσλ θάλνπκε Κιηθ Γεκηνπξγία Δκθαλίδεηαη ην Παξάζπξν Γηαιφγνπ Γεκηνπξγία Φόξκαο. Κιηθ ΟΚ. ειίδα 39 απφ 73

Κιηθ Δπόκελν > Κιηθ Δπόκελν > Κιηθ Σέινο ειίδα 40 απφ 73

Παξνπζηάδεηαη νινθιεξσκέλε ε Φφξκα πνπ δεκηνπξγήζακε. Άλνηγκα Τπάξρνπζαο Φόξκαο ην Παξάζπξν Βάζε Γεδνκέλσλ επηιέγνπκε Αληηθείκελν Φόξκεο Δπηιέγνπκε ηελ επηζπκεηή Φφξκα θαη (α) Κάλνπκε Γηπιό Κιηθ ή (β) ηελ επηιέγνπκε κε κνλφ Κιηθ θαη παηάκε Άλνηγκα Σξνπνπνίεζε ρεδίαζεο Τπάξρνπζαο Φόξκαο ην Παξάζπξν Βάζε Γεδνκέλσλ επηιέγνπκε Αληηθείκελν Φόξκεο Δπηιέγνπκε ηελ επηζπκεηή Φφξκα θαη παηάκε ην θνπκπί ρεδίαζε Γηαγξαθή Τπάξρνπζαο Φόξκαο ην Παξάζπξν Βάζε Γεδνκέλσλ επηιέγνπκε Αληηθείκελν Φόξκεο Δπηιέγνπκε ηελ επηζπκεηή Φφξκα θαη παηάκε (α) Γηαγξαθή Δπεμεξγαζία Γηαγξαθή ή (γ) παηάκε Delete απφ ην Πιεθηξνιφγην. ή (β) Μελνύ Δκθαλίδεηαη ζρεηηθφ πξνεηδνπνηεηηθφ κήλπκα: Απνζήθεπζε / Κιείζηκν Φόξκαο Αθνινπζνχκε ηηο ήδε γλσζηέο δηαδηθαζίεο Απνζήθεπζεο / Κιεηζίκαηνο αληηθεηκέλνπ. ειίδα 41 απφ 73

Δηζαγσγή Γεδνκέλσλ κε ηε Υξήζε Φόξκαο Δπηθάλεηα Δξγαζίαο ρεδίαζεο ζε Φόξκεο / Δθζέζεηο ειίδα 42 απφ 73

Δλόηεηεο Φόξκαο Δλόηεηα Λεπηνκέξεηα: Πεξηέρεη ηα Πεδία ηεο ηξέρνπζαο επηιεγκέλεο Δγγξαθήο ηνπ Πίλαθα ή ηνπ Δξσηήκαηνο ζηα νπνία ζηεξίδεηαη ε Φφξκα. Δλόηεηεο Κεθαιίδαο θαη Τπνζέιηδνπ Φόξκαο: Οη Δλφηεηεο απηέο είλαη πξναηξεηηθέο αιιά αλ επηιερζνχλ ζα εκθαλίδνληαη πάληα ζην πάλσ θαη ζην θάησ κέξνο ηεο Φφξκαο, αλεμαξηήησο κεγέζνπο ηεο Δλφηεηαο Λεπηνκεξεηψλ. Έηζη, ζε πεξίπησζε πνπ ε Φφξκα είλαη κεγαιχηεξε απφ ηελ Οζφλε ζηελ νπνία εκθαλίδεηαη, νξηζκέλεο Πιεξνθνξίεο ζα εκθαλίδνληαη πάληα. Απηφ είλαη απαξαίηεην φηαλ έρνπκε επηιέμεη Φφξκα Γηάηαμεο Πίλαθα. Οη Δπηθεθαιίδεο ησλ ηειψλ πξέπεη λα θαίλνληαη πάληα. Γηα απηφ ηνπνζεηνχληαη ζηελ Κεθαιίδα ηεο Φόξκαο. Δλόηεηεο Κεθαιίδαο θαη Τπνζέιηδνπ ειίδαο: Αλ θαη ε θχξηα ρξήζε ησλ Φνξκψλ είλαη ε Δηζαγσγή θαη ε Δπεμεξγαζία Γεδνκέλσλ, εληνχηνηο, πνιιέο θνξέο είλαη ηδηαίηεξα πξαθηηθφ ην λα εθηππψζνπκε κία Φφξκα. ε απηή ηελ πεξίπησζε είλαη ηδηαίηεξα ρξήζηκε ε Κεθαιίδα θαη ην Τπνζέιηδν ηεο ειίδαο. Οη Δλόηεηεο Κεθαιίδα Σειίδαο θαη Υπνζέιηδν Σειίδαο ΓΔΝ εκθαλίδνληαη ΠΟΤΔ ζαλ κέξνο ηεο Φόξκαο όηαλ πξνβάιιεηαη ζηελ Οζόλε αιιά εκθαλίδνληαη ΜΟΝΟ θαηά ηελ Δθηύπωζε ηεο Φόξκαο ωο εμήο: Η Δλόηεηα Κεθαιίδα Φόξκαο ηππψλεηαη πξηλ ηελ πξψηε θφξκα ζηελ εθηχπσζε. Η Δλόηεηα Τπνζέιηδν Φόξκαο ηππψλεηαη ζην ηέινο ηεο ηειεπηαίαο θφξκαο ζηελ εθηχπσζε. Αληίζεηα κε απηφ, νη Δλφηεηεο Κεθαιίδα ειίδαο θαη Τπνζέιηδν ειίδαο ηππψλνληαη ζην Πάλσ θαη ζην Κάησ κέξνο ηεο Κάζε ειίδαο, κε ζθνπφ λα θάλνπλ πην επαλάγλσζηε ηελ εθηχπσζε πνιιαπιψλ ζειίδσλ. Γίλεηαη εχθνια θαηαλνεηφ απφ ηα πην πάλσ ην φηη αλ ΓΔΝ ζθνπεχνπκε λα ηππψλνπκε ηηο Φφξκαο καο, κπνξνχκε λα αγλνήζνπκε ηηο Δλφηεηεο Κεθαιίδα / Τπνζέιηδν ειίδαο. ειίδα 43 απφ 73

Δκθάληζε Απόθξπςε Κεθαιίδσλ θαη Τπνζέιηδσλ Απφ ηε ρεδίαζε Φόξκαο Οη επηινγέο πνπ ζρεηίδνληαη κε ηηο Κεθαιίδεο θαη ηα Τπνζέιηδα είλαη ζαλ δηαθφπηεο. Όηαλ είλαη ελεξγνπνηεκέλε ε επηινγή καο, εκθαλίδεηαη αξηζηεξά ην ζχκβνιν Υξεηάδεηαη κεγάιε πξνζνρή γηαηί αλ απελεξγνπνηήζνπκε (απνθξχςνπκε) κία ελφηεηα, ε Access ζα ΓΙΑΓΡΑΦΔΙ ηα ηνηρεία Διέγρνπ πνπ έρνπκε ηνπνζεηήζεη ζε απηήλ ηελ Δλφηεηα. Δκθαλίδεηαη ην παξαθάησ πξνεηδνπνηεηηθφ κήλπκα: Αιιαγή Μεγέζνπο ζε Δλόηεηεο κηαο Φόξκαο Σνπνζεηνχκε ην Πνληίθη ζην φξην ηεο Δλφηεηαο πνπ ζέινπκε λα αιιάμνπκε ην κέγεζνο. Ο δείθηεο ηνπ Πνληηθηνχ παίξλεη ην ζρήκα χξνπκε θξαηψληαο ην Αξηζηεξφ πιήθηξν ηνπ Πνληηθηνχ παηεκέλν κέρξη ην χςνο ηεο Δλφηεηαο λα θηάζεη ζην επηζπκεηφ ζεκείν. Σν Πιάηνο ηεο Δλφηεηαο ΓΔΝ αιιάδεη γηα κεκνλσκέλεο Δλφηεηεο αιιά γηα φιε ηε Φφξκα καδί. Tip! Η Access ζα καο επηηξέςεη λα κηθξχλνπκε ην κέγεζνο κηαο Δλφηεηαο κφλν έσο ηελ άθξε ηνπ πην ρακεινχ ή ηνπ πην δεμηνχ ηνηρείνπ Διέγρνπ ηεο Δλφηεηαο. ειίδα 44 απφ 73

ηνηρεία Διέγρνπ Φόξκαο Σα ηνηρεία Διέγρνπ είλαη ην κέζνλ κε ην νπνίν παξνπζηάδνληαη ηα Γεδνκέλα θαη νη άιιεο Πιεξνθνξίεο ζε κία Φφξκα. Κάζε Αληηθείκελν κηαο Φφξκαο είλαη έλα ηνηρείν Διέγρνπ θάπνηνπ ζπγθεθξηκέλνπ ηχπνπ, φπσο γηα παξάδεηγκα έλα χλζεην Πιαίζην. Σα ηνηρεία Διέγρνπ πξνζηίζεληαη ζηε Φφξκα απφ ηελ Δξγαιεηνζήθε θαη ηε Λίζηα Πεδίσλ. Υπάξρνπλ δύν βαζηθνί ηύπνη Σηνηρείωλ Διέγρνπ: Γεζκεπκέλα ηνηρεία Διέγρνπ Σα Γεζκεπκέλα ηνηρεία Διέγρνπ εκθαλίδνπλ Γπλακηθά Μεηαβαιιόκελεο Πιεξνθνξίεο ζε κία Φφξκα. Καζψο αιιάδνπλ ε Δγγξαθή, ελεκεξψλεηαη θαη ην δεζκεπκέλν ηνηρείν Διέγρνπ κε ηηο Πιεξνθνξίεο ηνπ Πεδίνπ ηεο λέαο Δγγξαθήο. Λφγσ απηήο ηεο ηδηφηεηαο, φηαλ έλαο ρξήζηεο εηζάγεη ε επεμεξγάδεηαη Γεδνκέλα ζην ηνηρείν Διέγρνπ, ελεκεξψλεηαη ην αληίζηνηρν Αξρείν Πξνέιεπζεο ησλ Γεδνκέλσλ. Με Γεζκεπκέλα ηνηρεία Διέγρνπ Σα Με Γεζκεπκέλα ηνηρεία Διέγρνπ πεξηέρνπλ Σηαηηθέο Πιεξνθνξίεο ζε ζρέζε κε ην Αξρείν Πξνέιεπζεο Γεδνκέλσλ, φπσο γηα παξάδεηγκα Δηηθέηεο θαη Δηθφλεο. Δξγαιεηνζήθε Γηα λα εκθαλίζνπκε ηελ Δξγαιεηνζήθε, ζηε Βαζηθή Γξακκή Δξγαιείσλ παηάκε ην θνπκπί ή Μελνύ Πξνβνιή ειίδα 45 απφ 73

Πξνζζήθε ηνηρείσλ Διέγρνπ ζε Φόξκα Η Δξγαιεηνζήθε εθηφο απφ ηα απαξαίηεηα ηνηρεία Διέγρνπ πνπ καο παξέρεη, παξάιιεια καο παξέρεη έλα πνιχ ρξήζηκν εξγαιείν κε ην νπνίν, αλ ην έρνπκε ελεξγνπνηεκέλν, κπνξνχκε λα ηνπνζεηήζνπκε ηνηρεία Διέγρνπ κε ηε βνήζεηα ελφο Οδεγνχ ν νπνίνο ιέγεηαη Οδεγόο ηνηρείσλ Διέγρνπ θαη γηα λα είλαη ελεξγνπνηεκέλνο ν ελ ιφγσ Οδεγφο πξέπεη λα έρνπκε ζηελ Δξγαιεηνζήθε παηεκέλν ην θνπκπί ην παξάδεηγκα πνπ αθνινπζεί ζα ηνπνζεηήζνπκε κε ηε βνήζεηα ηνπ Οδεγνχ έλα Κνπκπί Δληνιήο. Ο Οδεγόο ηνηρείσλ Διέγρνπ είλαη ελεξγνπνηεκέλνο. Απφ ηελ Δξγαιεηνζήθε επηιέγνπκε έλα θνπκπί εληνιήο θάλνληαο Κιηθ πάλσ ηνπ θαη κεηαθηλνχκαζηε ζηελ επηζπκεηή ζέζε πνπ ζα ηνπνζεηήζνπκε ην Κνπκπί ζηε Φφξκα. Οξίδνπκε ηηο δηαζηάζεηο πνπ ζα έρεη ην θνπκπί κε ηε ρξήζε ηνπ Αξηζηεξνχ πιήθηξνπ ηνπ πνληηθνχ θαη ηειεηψλνληαο απειεπζεξψλνπκε ην πιήθηξν. Δκθαλίδεηαη ην παξαθάησ παξάζπξν: ειίδα 46 απφ 73

Δπηιέγνπκε Καηεγνξία θαη Δλέξγεηα γηα ην ηνηρείν Διέγρνπ Κνπκπί πξν νιίγνπ ηνπνζεηήζακε ζηε Φφξκα. Έζησ φηη ην θνπκπί ζα θιείλεη ηε Φφξκα. Δπηιέγνπκε: Κιηθ Δπόκελν > ειίδα 47 απφ 73

Δπηιέγνπκε ιεθηηθφ ή εηθνλίδην γηα ην θνπκπί. Κιηθ Δπόκελν > Οξίδνπκε ην φλνκα ηνπ ηνηρείνπ Διέγρνπ πρ cmdexit (Command Exit). Σεξκαηίδνπκε ηηο ελέξγεηέο καο παηψληαο Σέινο. ειίδα 48 απφ 73

Σν ηνηρείν Διέγρνπ ηνπνζεηήζεθε ζηε Φφξκα. Όηαλ ε Φφξκα είλαη αλνηρηή γηα Δπεμεξγαζία Γεδνκέλσλ θαη παηήζνπκε ε Φφξκα ζα θιείζεη. Γηάηαμε ηνηρείσλ Διέγρνπ κίαο Φόξκαο Μεηαθίλεζε θαη Αιιαγή Μεγέζνπο ζηα ηνηρεία Διέγρνπ Κάλνπκε Κιηθ ζην επηζπκεηφ ηνηρείν Διέγρνπ θαη ε Access ην νξηνζεηεί κε εηδηθά ζεκαδάθηα ιαβέο γχξσ ηνπ. Γηαγξαθή ηνηρείσλ Διέγρνπ Δπηιέγνπκε ηα επηζπκεηά ηνηρεία Διέγρνπ θαη παηάκε Delete. Tip! Γηαγξάθνληαο έλα ηνηρείν Διέγρνπ, δηαγξάθεηαη θαη ε ζρεηηθή Δηηθέηα ηνπ. ειίδα 49 απφ 73

Σν Φύιιν Ιδηνηήησλ Σν Φύιιν Ιδηνηήησλ πξνζδηνξίδεη ηελ Δκθάληζε θαη ηε πκπεξηθνξά ησλ ηνηρείσλ Διέγρνπ θαη ησλ Δλνηήησλ ζηε Φφξκα. Όιεο νη Ιδηφηεηεο ελφο επηιεγκέλνπ αληηθεηκέλνπ εκθαλίδνληαη ζην Παξάζπξν Γηαιφγνπ Ιδηόηεηεο. ηε Βαζηθή Γξακκή Δξγαιείσλ, θάλνπκε Κιηθ ζην θνπκπί Ιδηόηεηεο γηα λα εκθαληζηεί ην Φύιιν Ιδηνηήησλ ηνπ επηιεγκέλνπ Αληηθεηκέλνπ ή Μελνύ Πξνβνιή Ιδηόηεηεο (F4) Σν Φύιιν Ιδηνηήησλ έρεη Πέληε Καξηέιεο (Tabs). Οη Σέζζεξηο πξψηεο νξγαλψλνπλ ηηο Ιδηφηεηεο ζε ινγηθέο ελφηεηεο ελψ ε Πέκπηε Καξηέια εκθαλίδεη φιεο ηηο Ιδηφηεηεο καδί. Βαζηθέο Ιδηόηεηεο ηνηρείσλ Διέγρνπ Όλνκα, Λεδάληα, Δπάλσ αξηζηεξά, Πιάηνο, Ύςνο, Υξψκα πξψηνπ πιάλνπ, Υξψκα θφληνπ, ηνίρηζε Κεηκέλνπ, Όλνκα Γξακκαηνζεηξάο, Μέγεζνο Γξακκαηνζεηξάο, Πάρνο Γξακκαηνζεηξάο, Πιάγηα Γξακκαηνζεηξά, Τπνγξάκκηζε Γξακκαηνζεηξάο, Δλεξγνπνηεκέλν, Κιεηδσκέλν, Δηδηθφ εθέ. Γξακκή Δξγαιείσλ Μνξθνπνίεζεο ειίδα 50 απφ 73

Πξνζζήθε Σξέρνπζαο Ηκεξνκελίαο θαη Ώξαο Μελνύ Δηζαγσγή Ηκεξνκελία θαη Ώξα Δπηιέγνπκε ηε Μνξθή Ηκεξνκελίαο/Ώξαο θαη παηάκε ΟΚ. ηελ Κεθαιίδα ηεο Φφξκαο εκθαλίδεηαη ηνηρείν Διέγρνπ Πιαίζην Κεηκέλνπ πνπ πεξηέρεη ηελ επηινγή καο. Πξνζζήθε Λεθηηθώλ Δηηθεηώλ Απφ ηελ Δξγαιεηνζήθε επηιέγνπκε ην εξγαιείν Δηηθέηα. Σν ηνπνζεηνχκε ζηελ επηζπκεηή ζέζε ζηε Φόξκα. Πιεθηξνινγνύκε ην επηζπκεηφ Λεθηηθφ. Κάλνπκε Κιηθ έμσ απφ ην ηνηρείν ηεο Δηηθέηαο. ειίδα 51 απφ 73

Δξσηήκαηα Σα Δξσηήκαηα είλαη έλα πνιχ ρξήζηκν εξγαιείν κε ην νπνίν κπνξνχκε λα εμάγνπκε Δγγξαθέο ζχκθσλα κε επηζπκεηά θξηηήξηα, λα ηαμηλνκνχκε ηηο Δγγξαθέο κε ζπγθεθξηκέλε ζεηξά, λα ρξεζηκνπνηνχκε Τπνινγηδφκελα Πεδία θαη λα πλνςίδνπκε Γεδνκέλα. Έλα Δξψηεκα δεκηνπξγείηαη θαζνξίδνληαο ηα Γεδνκέλα πνπ αλαδεηνχκε ζε έλα ή πεξηζζφηεξα Πεδία Κξηηήξηα θαη απνζεθεχεηαη ζηε Βάζε Γεδνκέλσλ. Όηαλ εθηεινχκε ( ηξέρνπκε ) έλα Δξψηεκα, ε Access δεκηνπξγεί έλα ύλνιν Δγγξαθώλ δειαδή έλα είδνο Πίλαθα πνπ πεξηέρεη ηα Γεδνκέλα πνπ ηθαλνπνηνχλ ηα Κξηηήξηα πνπ θαζνξίζακε. Απηφ ην χλνιν Δγγξαθψλ (πνπ επί ηεο αξρήο κνηάδεη κε Πίλαθα), είλαη πξνζσξηλφ. Γελ απνζεθεχεηαη ζηε Βάζε Γεδνκέλσλ. Η Access δεκηνπξγεί έλα λέν χλνιν Δγγξαθψλ θάζε θνξά πνπ ηξέρνπκε ην Δξψηεκα. Γεκηνπξγία Δξσηήκαηνο κε ηε Υξήζε ηνπ Οδεγνύ Δξσηεκάησλ QQQQQ ην Παξάζπξν Βάζε Γεδνκέλσλ θάλνπκε Κιηθ ζην Αληηθείκελν Δξσηήκαηα Κάλνπκε Γηπιφ Κιηθ ζηελ Δπηινγή Γεκηνπξγία Δξσηήκαηνο κε ηε Υξήζε Οδεγνύ Ξεθηλάεη ν Οδεγφο Δξσηεκάησλ. Δπηιέγνπκε γηα πνηνλ Πίλαθα (ή θαη ππάξρνλ Δξψηεκα) ζα δεκηνπξγήζνπκε Δξψηεκα. ειίδα 52 απφ 73

Αθνινχζσο επηιέγνπκε ηα Πεδία ηνπ Πίλαθα πνπ ζα εκθαλίδνληαη ζην Δξψηεκα θαη παηάκε Δπόκελν > Απνζεθεχνπκε ην Δξψηεκα δίλνληάο ηνπ ην επηζπκεηφ φλνκα. Παηψληαο Σέινο νινθιεξψλνπκε ηε δεκηνπξγία Δξσηήκαηνο κε ηε ρξήζε ηνπ Οδεγνχ. Σξέρεη ην Δξψηεκα θαη εκθαλίδεηαη ην απνηέιεζκα ζε λέν Παξάζπξν. ειίδα 53 απφ 73

Πξνζνρή!!! Σν χλνιν Δγγξαθψλ πνπ επηζηέθεη ε εθηέιεζε ηνπ Δξσηήκαηνο είλαη ηα Πξαγκαηηθά Γεδνκέλα ηνπ Πίλαθα Πξνέιεπζεο. ΑΝ ηξνπνπνηήζνπκε ή δηαγξάςνπκε ηα Γεδνκέλα απηά ηξνπνπνηνχκε ή δηαγξάθνπκε θαη ηα Γεδνκέλα ηνπ Πίλαθα. Γεκηνπξγία Δξσηήκαηνο ζε Πξνβνιή ρεδίαζεο ην Παξάζπξν Βάζε Γεδνκέλσλ θάλνπκε Κιηθ ζην Αληηθείκελν Δξσηήκαηα Κάλνπκε Γηπιφ Κιηθ ζηελ Δπηινγή Γεκηνπξγία Δξσηήκαηνο ε Πξνβνιή ρεδίαζεο Δκθαλίδεηαη ην Παξάζπξν Γηαιφγνπ Δκθάληζε Πίλαθα Δπηιέγνπκε ηνλ Πίλαθα (ή ην Δξψηεκα) ζην νπνίν ζέινπκε λα βαζίζνπκε ην Δξψηεκα πνπ δεκηνπξγνχκε θαη παηάκε ην θνπκπί Πξνζζήθε. Δπαλαιακβάλνπκε ηε δηαδηθαζία αλ ζέινπκε λα ρξεζηκνπνηήζνπκε πεξηζζφηεξνπο απφ έλαλ Πίλαθεο/Δξσηήκαηα. Όηαλ νινθιεξσζνχλ νη επηινγέο καο θιείλνπκε ην Παξάζπξν παηψληαο ην θνπκπί Κιείζηκν. Δκθαλίδεηαη ην Παξάζπξν ηνπ Δξσηήκαηνο ζε Πξνβνιή ρεδίαζεο. Αθνινχζσο πξνζζέηνπκε, αθαηξνχκε ή κεηαθηλνχκε ηα επηζπκεηά Πεδία. Κάλνπκε Γηπιφ Κιηθ ζηα επηζπκεηά πεδία γηα λα ηα ζπκπεξηιάβνπκε ζην Δξψηεκά καο. Δπίζεο κπνξνχκε λα ηα κεηαθέξνπκε απφ ηνπο Πίλαθεο ζην Πιέγκα ηνπ Δξσηήκαηνο (Grid) κε ηελ ηερληθή ηνπ Drag n Drop. Tip! Κάλνληαο Γηπιφ Κιηθ ζην Πεδίν * επηιέγνπκε καδηθά φια ηα Πεδία ηνπ Πίλαθα. Αθνινχζσο κε Drag n Drop ηα κεηαθέξνπκε ζην Δξψηεκα. ειίδα 54 απφ 73

Μεηά ηελ Δθηέιεζε ηνπ Δξσηήκαηνο έρνπκε : ειίδα 55 απφ 73

Γεκηνπξγία Δξσηήκαηνο βάζεη Γύν ή Πεξηζζνηέξσλ Πηλάθσλ Πεξηνξίδνληαο ηηο Δγγξαθέο πνπ επηζηξέθεη έλα Δξώηεκα Με ηε ρξήζε Κξηηεξίσλ, φπσο θάλακε θαη θαηά ηε δεκηνπξγία Φίιηξσλ, επηηπγράλνπκε ηνλ πεξηνξηζκφ ησλ Δγγξαθψλ πνπ επηζηξέθεη έλα Δξψηεκα. Οη ηειεζηέο πνπ κπνξνχκε λα ρξεζηκνπνηήζνπκε παξνπζηάδνληαη ζην ζρήκα ζηα αξηζηεξά. ειίδα 56 απφ 73

Υξήζε Κξηηεξίσλ θαη Μπαιαληέξ Έλαο απφ ηνπο Σειεζηέο πνπ ρξεζηκνπνηνχκε πνιχ ζπρλά είλαη ν Σειεζηήο Like. Αθνινπζνχλ παξαδείγκαηα ρξήζεο ηνπ ελ ιφγσ Σειεζηή: ειίδα 57 απφ 73

Σξνπνπνίεζε Δξσηήκαηνο Αλ ην Δξψηεκα είλαη ήδε αλνηρηφ ζε Πξνβνιή Φχιινπ Γεδνκέλσλ (έρεη εθηειεζηεί) ηφηε ζηε Βαζηθή Γξακκή Δξγαιείσλ θάλνπκε Κιηθ ζην θνπκπί Πξνβνιή ρεδίαζεο ή Μελνύ Πξνβνιή Πξνβνιή ρεδίαζεο Σν Δξψηεκα εκθαλίδεηαη ζε Πξνβνιή ρεδίαζεο. Σαμηλόκεζε Γεδνκέλσλ ην Πιέγκα ηνπ Δξσηήκαηνο, επηιέγνπκε ηε Γξακκή Σαμηλόκεζε: ζην πεδίν σο πξνο ην νπνίν ζέινπκε λα Σαμηλνκήζνπκε. Απφ ην πηπζζφκελν βέινο επηιέγνπκε ην είδνο ηεο Σαμηλφκεζεο. Δπηινγή Πεδίσλ Αιιαγή Θέζεο Πεδίνπ Με επηιεγκέλν ην Πεδίν παηάκε κε ην Πνληίθη πάλσ ζηνλ Δπηινγέα θαη κε ηελ ηερληθή Drag n Drop ην ζχξνπκε ζηελ επηζπκεηή ζέζε. Γηαγξαθή Πεδίνπ Κιηθ Δπηιέγνπκε ην Πεδίν θαη απφ Μελνύ Δπεμεξγαζία Γηαγξαθή ή Delete απφ Πιεθηξνιφγην Πξόζζεζε Πεδίνπ ζην Δξώηεκα Αθνινπζνχκε κία απφ ηηο ηερληθέο πνπ αλαθέξακε ζηε δεκηνπξγία Δξσηήκαηνο. ειίδα 58 απφ 73

Απόθξπςε Πεδίνπ θαηά ηελ Δθηέιεζε Δξσηήκαηνο Κάλνπκε Κιηθ ζην Check Box ζηελ επηινγή ηνπ πιαηζίνπ Δκθάληζε γηα ην Πεδίνπ πνπ δελ ζέινπκε λα εκθαλίδεηαη φηαλ ηξέρνπκε ην Δξψηεκα. Δθηέιεζε Δξσηήκαηνο ε θαηάζηαζε ρεδίαζεο Δξσηήκαηνο ηε Βαζηθή Γξακκή Δξγαιείσλ παηάκε ην θνπκπί Δθηέιεζε ή Μελνύ Δξώηεκα Δθηέιεζε Γηα κειινληηθή εθηέιεζε, αθνύ έρεη νινθιεξσζεί ε ρεδίαζε Δξσηήκαηνο ην Παξάζπξν Βάζε Γεδνκέλσλ 1 νο Σξόπνο: Γηπιφ Κιηθ ζην φλνκα επηζπκεηνχ Δξσηήκαηνο 2 νο Σξόπνο: Μνλφ Κιηθ ζην φλνκα επηζπκεηνχ Δξσηήκαηνο θαη Κιηθ ζην θνπκπί Άλνηγκα Απνηειέζκαηα Δθηέιεζεο Δξσηήκαηνο ειίδα 59 απφ 73

Δθηύπσζε Απνηειεζκάησλ Δξσηήκαηνο Αθνχ εθηειέζνπκε ην επηζπκεηφ Δξψηεκα, παηάκε ην θνπκπί Δθηύπσζε Γξακκή Δξγαιείσλ. ζηε Βαζηθή Δκθάληζε Απνηειεζκάησλ Δξσηήκαηνο θαηά ηε ρεδίαζε Όηαλ δεκηνπξγνχκε έλα Δξψηεκα ή έρνπκε θάλεη αιιαγέο ζε θάπνην, κπνξνχκε λα δνχκε ηα απνηειέζκαηά ηνπ ζε Πξνβνιή Φχιινπ Γεδνκέλσλ θαη κε ηνλ παξαθάησ ηξφπν: ηε Βαζηθή Γξακκή Δξγαιείσλ θάλνπκε Κιηθ ζην θνπκπί Πξνβνιή Φύιινπ Γεδνκέλσλ ή Μελνύ Πξνβνιή Πξνβνιή Φύιινπ Γεδνκέλσλ Απνζήθεπζε Δξσηήκαηνο Μελνύ Αξρείν Απνζήθεπζε (ζπληφκεπζε Ctrl + S) ή ηε Βαζηθή Γξακκή Δξγαιείσλ θάλνπκε Κιηθ ζην θνπκπί Πιεθηξνινγνχκε ην επηζπκεηφ φλνκα γηα ην Δξψηεκα θαη παηάκε ΟΚ. Γηα απνζήθεπζε ππάξρνληνο Δξσηήκαηνο κε δηαθνξεηηθφ φλνκα, επηιέγνπκε ηελ εληνιή Αξρείν Απνζήθεπζε Χο νπφηε θη εκθαλίδεηαη ην παξαθάησ παξάζπξν: ειίδα 60 απφ 73

Κιείζηκν Δξσηήκαηνο ην Παξάζπξν ηνπ Δξσηήκαηνο παηάκε ην θνπκπί Κιείζηκν ή Μελνύ Αξρείν Κιείζηκν Αλ δελ έρνπκε απνζεθεχζεη ην Δξψηεκα, εκθαλίδεηαη ζρεηηθφ κήλπκα: Γηαγξαθή Δξσηήκαηνο ην Παξάζπξν Βάζε Γεδνκέλσλ θάλνπκε Κιηθ ζην Αληηθείκελν Δξσηήκαηα Απφ ηε ιίζηα κε ηα δηαζέζηκα Δξσηήκαηα επηιέγνπκε ην επηζπκεηφ πξνο Γηαγξαθή Δξψηεκα. Παηάκε ην θνπκπί Γηαγξαθή απφ ηε Γξακκή Δξγαιείσλ ηνπ Παξαζύξνπ Βάζε Γεδνκέλσλ (ή Delete απφ ην πιεθηξνιφγην). ή Μελνύ Δπεμεξγαζία Γηαγξαθή ή Γεμί Κιηθ ζην Δξψηεκα πνπ ζέινπκε λα Γηαγξάςνπκε θη επηιέγνπκε Δκθαλίδεηαη Παξάζπξν επηβεβαίσζεο Γηαγξαθήο: Tip! Όηαλ δηαγξάθνπκε έλα Δξψηεκα, ΓΔΝ δηαγξάθνληαη ηα Γεδνκέλα απφ ην Αξρείν Πξνέιεπζεο. ειίδα 61 απφ 73

Απνζήθεπζε ελόο Φίιηξνπ σο Δξώηεκα Μπνξνχκε λα απνζεθεχζνπκε πνιχ εχθνια έλα Φίιηξν σο Δξψηεκα. Τπάξρνπλ νη εμήο πεξηπηψζεηο: Αλ δεκηνπξγνύκε έλα Φίιηξν κε Βάζε ηε Φόξκα, ηόηε πξηλ εθαξκόζνπκε ην Φίιηξν: Παηάκε ην θνπκπί Απνζήθεπζε σο Δξσηήκαηνο πνπ βξίζθεηαη ζηε Γξακκή Δξγαιείσλ θαη δίλνπκε ην επηζπκεηφ φλνκα γηα ην λέν Δξψηεκα ή Μελνύ Αξρείν Απνζήθεπζε σο Δξσηήκαηνο Αλ δεκηνπξγνύκε έλα Φίιηξν κε Βάζε ηελ Δπηινγή, ηόηε ζα πξέπεη λα εθαξκόζνπκε ην Φίιηξν θαη κεηά λα: Δπηιέμνπκε Μελνύ Δγγξαθέο Φίιηξν ύλζεην Φίιηξν/Σαμηλόκεζε Παηήζνπκε ην θνπκπί ην θνπκπί Απνζήθεπζε σο Δξσηήκαηνο πνπ βξίζθεηαη ζηε Γξακκή Δξγαιείσλ θαη λα δψζνπκε ην επηζπκεηφ φλνκα γηα ην λέν Δξψηεκα ειίδα 62 απφ 73

Δθζέζεηο Μηα Έθζεζε είλαη ε παξνπζίαζε ησλ Γεδνκέλσλ απφ κηα Βάζε Γεδνκέλσλ κε πην θηιηθφ πξνο ην ρξήζηε ηξφπν. Τπάξρνπλ δηάθνξνη ηξφπνη κε ηνπο νπνίνπο κπνξνχκε λα δεκηνπξγήζνπκε κία Έθζεζε ζηελ Access: Σππώλνληαο Πίλαθεο θαη Δξσηήκαηα Γηα κηα απιή εμαγσγή Γεδνκέλσλ, κπνξνχκε λα ηππψζνπκε ηελ Πξνβνιή Φχιινπ Γεδνκέλσλ. Αλ θαη νη επηινγέο κνξθνπνίεζεο είλαη πεξηνξηζκέλεο, καο δίλεη έλαλ γξήγνξν θη εχθνιν ηξφπν λα πάξνπκε εθηχπσζε ησλ Γεδνκέλσλ καο κέζσ Access. Απηόκαηε Έθζεζε Με απηή ηελ επηινγή ε Access ζα δεκηνπξγήζεη απηφκαηα κηα Έθζεζε ζε ηήιεο, βαζηζκέλε ζηνλ επηιεγκέλν Πίλαθα ή Δξψηεκα θαη ηηο πξνθαζνξηζκέλεο ξπζκίζεηο. Οδεγόο Δθζέζεσλ Δξγαιείν ζρεδηαζκνχ Δθζέζεσλ κέζσ θάπνησλ βεκάησλ. Οδεγόο Γξαθεκάησλ θαη Δηηθεηώλ Οδηγός Γραθημάηων: δεκηνπξγία Γξαθεκάησλ απφ ηα Γεδνκέλα Πηλάθσλ ή Δξσηεκάησλ. Οδηγός Εηικεηών: δεκηνπξγία Δθζέζεσλ κε κνξθή ηαρπδξνκηθψλ Δηηθεηψλ. Δθηύπσζε κέζσ Πξνβνιήο Φύιινπ Γεδνκέλσλ ην Παξάζπξν Βάζε Γεδνκέλσλ θάλνπκε Κιηθ ζην Αληηθείκελν πνπ ζέινπκε λα Δθηππψζνπκε (Πίλαθαο, Φφξκεο, Δξσηήκαηα, Δθζέζεηο). Μελνύ Αξρείν Δθηύπσζε (Ctrl + P). Δκθαλίδεηαη ην Παξάζπξν Γηαιφγνπ Δθηύπσζε ησλ Windows θαη πξνρσξάκε αλάινγα. ειίδα 63 απφ 73

Απηόκαηε Έθζεζε ην Παξάζπξν Βάζε Γεδνκέλσλ επηιέγνπκε ηνλ επηζπκεηφ Πίλαθα ή ην εξψηεκα πνπ ζέινπκε. Μελνύ Δηζαγσγή Απηόκαηε Έθζεζε Μεηά απφ ιίγν εκθαλίδεηαη ε Έθζεζε ζε κνξθή Πξνεπηζθφπεζεο Δθηχπσζεο θαη θάλνπκε Κιηθ ζην θνπκπί Κιείζηκν Δκθαλίδεηαη Παξάζπξν Γηαιφγνπ γηα Απνζήθεπζε ηεο Έθζεζεο. Αλ απαληήζνπκε Ναη, εκθαλίδεηαη ην ζρεηηθφ Παξάζπξν Γηαιφγνπ. Δλαιιαθηηθά κπνξνχκε λα ρξεζηκνπνηήζνπκε ηελ Απηφκαηε Έθζεζε απφ ην Αληηθείκελν Δθζέζεηο. ην Παξάζπξν Βάζε Γεδνκέλσλ επηιέγνπκε ην Αληηθείκελν Δθζέζεηο ηε Γξακκή Δξγαιείσλ ηνπ Παξαζύξνπ Βάζε Γεδνκέλσλ θάλνπκε Κιηθ Γεκηνπξγία Δκθαλίδεηαη ην Παξάζπξν Γηαιφγνπ Γεκηνπξγία Έθζεζεο Δπηιέγνπκε είδνο Έθζεζεο θαη επηζπκεηφ Πίλαθα ή Δξψηεκα θαη παηάκε ΟΚ. ειίδα 64 απφ 73

ρεδίαζε Έθζεζεο κε ηε Υξήζε Οδεγνύ Δθζέζεσλ ην Παξάζπξν Βάζε Γεδνκέλσλ επηιέγνπκε ην Αληηθείκελν Δθζέζεηο Κάλνπκε Γηπιφ Κιηθ ζηελ επηινγή Γεκηνπξγία Δθζέζεσλ κε ηε Υξήζε Οδεγνύ Ξεθηλάεη ν Οδεγόο Δθζέζεσλ. Κιηθ Δπόκελν > Δπηιέγνπκε αλ είλαη αλαγθαίν, ην ή ηα επίπεδα Οκαδνπνίεζεο κε βάζε ην θαηάιιειν ή ηα θαηάιιεια Πεδίν ή Πεδία. Αθνχ νξίζνπκε ηα επίπεδα Οκαδνπνίεζεο θαη ηελ Πξνηεξαηφηεηα ησλ Πεδίσλ, θάλνπκε Κιηθ Δπφκελν > ειίδα 65 απφ 73

Μπνξνχκε λα νξίζνπκε Σαμηλφκεζε Δγγξαθψλ έσο Σέζζεξα Δπίπεδα. ε πεξίπησζε πνπ Οκαδνπνηήζακε ηηο Δγγξαθέο ηεο Έθζεζεο κε βάζε έλα Αξηζκεηηθφ Πεδίν, έρνπκε ηε δπλαηφηεηα λα ρξεζηκνπνηήζνπκε ηηο Δπηινγέο ύλνςεο πνπ καο παξέρεη ε Access. Οξίζακε γηα ηα Πεδία ΠνζόηεηαΣεΣηνθ ΠνζόηεηαΣεΠαξαγγειίεο θαη ΔιάρηζηνΣηνθ λα εκθαλίδνληαη ηα χλνια αλά Κσδηθφ Πξντφληνο. Παηάκε ΟΚ θη επηζηξέθνπκε ζηνλ Οδεγφ Δθζέζεσλ. Παηάκε Δπόκελν > ειίδα 66 απφ 73

Καζνξίδνπκε ηε Γηάηαμε θαη ηνλ Πξνζαλαηνιηζκφ ηεο Έθζεζεο. Αλ ΓΔΝ έρνπκε θαζνξίζεη Δπίπεδα Οκαδνπνίεζεο νη επηινγέο Γηάηαμεο ζα είλαη: Όξζηα ε ηήιεο ηνηρεκέλε Αθνχ ηειεηψζνπκε κε ηηο επηινγέο καο, παηάκε Δπόκελν > Δπηιέγνπκε ην ηπι πνπ ζέινπκε λα έρεη ε Έθζεζε θαη παηάκε Δπόκελν > Δπηιέγνπκε ην επηζπκεηφ φλνκα γηα ηελ Έθζεζε πνπ δεκηνπξγήζακε θαη παηάκε Σέινο. Αλάινγα κε ηελ επηινγή καο, ε Έθζεζε εκθαλίδεηαη ζε Πξνεπηζθφπεζε Δθηχπσζεο ή ζε κνξθή ρεδίαζεο. ειίδα 67 απφ 73

Απνζήθεπζε Έθζεζεο Μελνύ Αξρείν Απνζήθεπζε (ζπληφκεπζε Ctrl + S) ή ηε Βαζηθή Γξακκή Δξγαιείσλ θάλνπκε Κιηθ ζην θνπκπί Πιεθηξνινγνχκε ην επηζπκεηφ φλνκα γηα ηελ Έθζεζε θαη παηάκε ΟΚ. Γηα απνζήθεπζε ππάξρνπζαο Έθζεζεο κε δηαθνξεηηθφ φλνκα, επηιέγνπκε ηελ εληνιή Αξρείν Απνζήθεπζε Χο νπφηε θη εκθαλίδεηαη ην παξαθάησ παξάζπξν: Κιείζηκν Έθζεζεο ην Παξάζπξν ηεο Έθζεζεο παηάκε ην θνπκπί Κιείζηκν ή Μελνύ Αξρείν Κιείζηκν Αλ δελ έρνπκε απνζεθεχζεη ηελ Έθζεζε, εκθαλίδεηαη ζρεηηθφ κήλπκα: ειίδα 68 απφ 73

Γηαγξαθή Έθζεζεο ην Παξάζπξν Βάζε Γεδνκέλσλ θάλνπκε Κιηθ ζην Αληηθείκελν Δθζέζεηο Απφ ηε ιίζηα κε ηηο δηαζέζηκεο Δθζέζεηο επηιέγνπκε ηελ επηζπκεηή πξνο Γηαγξαθή Έθζεζε. Παηάκε ην θνπκπί Γηαγξαθή απφ ηε Γξακκή Δξγαιείσλ ηνπ Παξαζύξνπ Βάζε Γεδνκέλσλ (ή Delete απφ ην πιεθηξνιφγην). ή Μελνύ Δπεμεξγαζία Γηαγξαθή ή Γεμί Κιηθ ζηελ Έθζεζε πνπ ζέινπκε λα Γηαγξάςνπκε θη επηιέγνπκε Δκθαλίδεηαη Παξάζπξν επηβεβαίσζεο Γηαγξαθήο: Tip! Όηαλ δηαγξάθνπκε κία Έθζεζε, ΓΔΝ δηαγξάθνληαη ηα Γεδνκέλα απφ ην Αξρείν Πξνέιεπζεο. ειίδα 69 απφ 73

Δλόηεηεο θαη ηνηρεία Διέγρνπ ζε Δθζέζεηο Όπσο θαη κία Φφξκα, έηζη θαη κία Έθζεζε απνηειείηαη απφ δηάθνξεο Δλόηεηεο. Ωζηφζν, ε ρξήζε ησλ Δλνηήησλ κηαο Έθζεζεο είλαη πην πεξίπινθε απφ ηηο Φφξκεο. Η εκθάληζε κηαο Δλφηεηαο ζε κία Έθζεζε μεθηλά απφ έλα δηαθνξεηηθφ ζπκβάλ ζηε δηάξθεηα ηεο επεμεξγαζίαο ησλ Δγγξαθψλ. Όηαλ ζρεδηάδνπκε Δθζέζεηο, είλαη ζεκαληηθφ λα γλσξίδνπκε φηη νη Δλόηεηεο ΓΔΝ ηππώλνληαη πάληα ζε κηα ζπγθεθξηκέλε ζέζε ηεο ζειίδαο, αληίζεηα ηππώλνληαη ζαλ απνηειέζκαηα ζπκβάληωλ πνπ γίλνληαη θαηά ηε δηάξθεηα ηεο επεμεξγαζίαο ηεο Έθζεζεο. Σν χςνο θάζε Δλφηεηαο θαζνξίδεη ηνλ θαηαθφξπθν ρψξν πνπ ζα θαηαιακβάλεη ζηελ εθηππσκέλε ζειίδα. Δλόηεηα Τπνζέιηδνπ Έθζεζεο Δλόηεηα Λεπηνκέξεηα Κάζε Έθζεζε πεξηέρεη κία απαξαίηεηε ιεπηνκεξή Δλφηεηα πνπ ηππψλεηαη κία θνξά γηα θάζε Δγγξαθή ηνπ ζρεηηθνχ κε ηελ Έθζεζε Πίλαθα ή ηνπ Δξσηήκαηνο. Δλόηεηα Κεθαιίδαο Έθζεζεο Απηή ε Δλφηεηα ηππψλεηαη ζηελ Αξρή ηεο Έθζεζεο ΠΡΙΝ απφ ηελ πξψηε Κεθαιίδα. Απηφ θάλεη ηελ Κεθαιίδα Έθζεζεο θαηάιιειε γηα πξψηε ζειίδα (Cover Page). Σν Τπνζέιηδν ηεο Έθζεζεο ηππψλεηαη πξνο ην Σέινο ηεο Έθζεζεο, αθξηβψο ΠΡΙΝ απφ ην ηειεπηαίν Τπνζέιηδν ηεο ζειίδαο. Απηή ε Δλφηεηα ρξεζηκνπνηείηαη γηα πλνιηθά Πνζά θαη Τπνζεκεηψζεηο. Δλόηεηεο Κεθαιίδα ειίδαο θαη Τπνζέιηδν ειίδαο Απηέο νη Δλφηεηεο ζα θαίλνληαη ΠΑΝΣΑ ζηελ θνξπθή θαη ζην θάησ κέξνο ηεο ζειίδαο ηεο Έθζεζεο. ειίδα 70 απφ 73

Δλόηεηεο Κεθαιίδα Οκάδαο θαη Τπνζέιηδν Οκάδαο Όηαλ δεκηνπξγνχκε Δπίπεδα Οκαδνπνίεζεο, ε Access παξέρεη κία Δλφηεηα Κεθαιίδα Οκάδαο θαη Τπνζέιηδν Οκάδαο γηα ΚΑΘΔ Δπίπεδν Οκαδνπνίεζεο πνπ έρνπκε νξίζεη. Οη Δλφηεηεο είλαη έλζεηεο σο εμήο: Κεθαιίδα Οκάδαο 1 Κεθαιίδα Οκάδαο 2 Δλφηεηα Λεπηνκέξεηα Τπνζέιηδν Οκάδαο 2 Κεθαιίδα Οκάδαο 2 Δλφηεηα Λεπηνκέξεηα Τπνζέιηδν Οκάδαο 2 Τπνζέιηδν Οκάδαο 1 Κεθαιίδα Οκάδαο 1 Κεθαιίδα Οκάδαο 2 Δλφηεηα Λεπηνκέξεηα Τπνζέιηδν Οκάδαο 2 Τπνζέιηδν Οκάδαο 1 Tip! Δξγαζία κε ηνηρεία Διέγρνπ Υξεζηκνπνηνχκε ηα ίδηα εξγαιεία γηα λα κεηαθηλήζνπκε, λα αιιάμνπκε κέγεζνο, λα πξνζζέζνπκε θαη λα κνξθνπνηήζνπκε ηα ηνηρεία Διέγρνπ ησλ Δθζέζεσλ φπσο θαη ηηο Φφξκεο. Δκθάληζε / Απόθξπςε Κεθαιίδαο θαη Τπνζέιηδνπ Έθζεζεο Μελνύ Πξνβνιή Κεθαιίδα/ππνζέιηδν Έθζεζεο ή Γεμί Κιηθ κέζα ζηελ Έθζεζε θαη απφ ην Μελνύ πληόκεπζεο επηιέγνπκε Κεθαιίδα/ππνζέιηδν Έθζεζεο Πξνζνρή!!! Αλ θξχςνπκε κία Δλφηεηα ε Access ζα δηαγξάςεη ηα ηνηρεία Διέγρνπ ζε απηή ηελ Δλφηεηα. Θα εκθαληζηεί ην παξαθάησ κήλπκα: Δκθάληζε / Απόθξπςε Κεθαιίδαο θαη Τπνζέιηδνπ ειίδαο Μελνύ Πξνβνιή Κεθαιίδα/ππνζέιηδν ειίδαο ή Γεμί Κιηθ κέζα ζηελ Έθζεζε θαη απφ ην Μελνύ πληόκεπζεο επηιέγνπκε Κεθαιίδα/ππνζέιηδν ειίδαο ειίδα 71 απφ 73

Γηακόξθσζε ειίδαο ζε Δθζέζεηο Γηα λα αιιάμνπκε Μέγεζνο ζε κία ειίδα Μεηαβαίλνπκε (αλ δελ είκαζηε ήδε) ζε Πξνβνιή ρεδίαζεο ηεο Έθζεζεο. Δκθαλίδνπκε (αλ δελ είλαη ήδε νξαηφ) ην Φύιιν Ιδηνηήησλ θάλνληαο Κιηθ ζην θνπκπί πνπ βξίζθεηαη ζηε Βαζηθή Γξακκή Δξγαιείσλ. Μελνύ Δπεμεξγαζία Δπηινγή Έθζεζεο γηα λα εκθαλίζνπκε ηηο Ιδηφηεηεο ηεο ίδηαο ηεο Έθζεζεο. Φύιιν Ιδηνηήησλ Καξηέια Μνξθή Πιάηνο. Οξίδνπκε ην επηζπκεηφ Πιάηνο. Γηα λα αιιάμνπκε ηα Πεξηζώξηα κίαο ειίδαο Μελνύ Αξρείν Γηακόξθσζε ειίδαο Κιηθ ζηελ Καξηέια Πεξηζώξηα θαη δίλνπκε ηηο επηζπκεηέο Ρπζκίζεηο Πεξηζσξίσλ. Κιηθ ζηελ Καξηέια ειίδα γηα λα επηιέμνπκε αλ επηζπκνχκε δηαθνξεηηθφ Πξνζαλαηνιηζκφ ή Μέγεζνο Υαξηηνχ Κιηθ ΟΚ Γηα λα νξίζνπκε Αιιαγή ειίδαο ηελ Δξγαιεηνζήθε θάλνπκε Κιηθ ζηελ Αιιαγή ειίδαο Κάλνπκε Κιηθ γηα λα ηνπνζεηήζνπκε ηελ Αιιαγή ειίδαο ζην επηζπκεηφ ζεκείν ηεο ειίδαο. Γηα λα νξίζνπκε ή λα ηξνπνπνηήζνπκε ηελ Σαμηλόκεζε θαη Οκαδνπνίεζε ηε Βαζηθή Γξακκή Δξγαιείσλ θάλνπκε Κιηθ ζην θνπκπί Σαμηλόκεζε θαη Οκαδνπνίεζε ή Απφ Μελνύ Πξνβνιή Σαμηλόκεζε θαη Οκαδνπνίεζε Δκθαλίδεηαη ην Παξάζπξν Γηαιφγνπ Σαμηλόκεζε θαη Οκαδνπνίεζε Απφ ην Πιαίζην Πεδίν/έθθξαζε επηιέγνπκε έλα Πεδίν γηα λα εθαξκφζνπκε ηηο επηινγέο Σαμηλφκεζεο θαη Οκαδνπνίεζεο. ηε εηξά ηαμηλόκεζεο επηιέγνπκε Αχμνπζα ή Φζίλνπζα. Γηα λα Οκαδνπνηήζνπκε έλα Πεδίν ην επηιέγνπκε κε Κιηθ ζην επάλσ ηκήκα ηνπ Παξαζχξνπ θαη ζην θάησ ηκήκα νξίδνπκε Κεθαιίδα νκάδαο θαη Τπνζέιηδν νκάδαο ζε Ναη. Tip! Με ηε ξχζκηζε Γηαηήξεζε καδί ζε Ναη, νη Κεθαιίδεο ηεο Οκάδαο θαη νη Λεπηνκέξεηεο παξακέλνπλ καδί ζηηο αιιαγέο ζειίδαο. ειίδα 72 απφ 73