Δρ. Κωνσταντίνος Α. Μπαρμπαργύρης Ειδικός Επιστήμονας Τεχνολογίας των Μέσων Μαζικής Επικοινωνίας Σημειώσεις Εργαστηρίου Αυτοματισμού Γραφείου Μέρος Α: Παρουσιάσεις με το PowerPoint Θεσσαλονίκη 1999
Βασικές Λειτουργίες 1 Παρουσιάσεις με το PowerPoint 1999 - Δρ. Κ. Α. Μπαρμπαργύρης Βασικές Λειτουργίες Έναρξη και Τερματισμός του PowerPoint Έναρξη του PowerPoint με τη χρήση του Μενού Έναρξης Έναρξη του PowerPoint με τη χρήση μίας Συντόμευσης στην Επιφάνεια Εργασίας Έναρξη του PowerPoint Εμφανίστε το Μενού Έναρξης και επιλέξτε Microsoft PowerPoint. (Αυτό μπορεί να βρίσκεται σε ένα υπομενού). Μπορείτε να έχετε εγκατεστημένη στην επιφάνεια εργασίας σας μία συντόμευση του PowerPoint. Στην περίπτωση αυτή κάντε διπλό κλικ στο εικονίδιο της συντόμευσης του PowerPoint. Και οι δύο τρόποι έναρξης του PowerPoint που αναφέρθηκαν προηγουμένως έ- χουν σαν αποτέλεσμα την εμφάνιση του ακόλουθου πλαισίου διαλόγου. Αυτό σας δίνει τέσσερις επιλογές. Οι τρεις πρώτες επιλογές μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την έναρξη νέας παρουσίασης. Θα εξετασθεί κάθε μία από αυτές τις επιλογές με τη σειρά αμέσως στη συνέχεια, ενώ η τέταρτη θα μελετηθεί λίγο αργότερα. Έναρξη του PowerPoint και χρήση του Οδηγού Αυτόματου Περιεχομένου Έναρξη του PowerPoint και χρήση της επιλογής Πρότυπο Αυτό θα υποβοηθήσει την παραγωγή της παρουσίασής σας παρέχοντάς σας προτάσεις σχετικά με το κατάλληλο περιεχόμενο για συγκεκριμένες περιπτώσεις, π.χ. επιμόρφωση, αναφορά προόδου ή αναγγελία άσχημων ειδήσεων. Αυτή η επιλογή θα σας επιτρέψει να διαλέξετε ένα από τα πρότυπα φόντου με βάση το οποίο θα παράγετε την παρουσίασή σας. Μία ολόκληρη συλλογή από πρότυπα είναι διαθέσιμα.
2 Βασικές Λειτουργίες 1999 - Δρ. Κ. Α. Μπαρμπαργύρης Παρουσιάσεις με το PowerPoint Έναρξη του PowerPoint και χρήση της επιλογής Κενή Παρουσίαση Κλείσιμο του PowerPoint Αυτή η επιλογή σας παρέχει μία καθαρή σελίδα στην οποία μπορείτε να παράγετε την παρουσίασή σας. Κάντε κλικ στο μενού Αρχείο και επιλέξτε την εντολή Κλείσιμο. Αν έχουν γίνει αλλαγές στην παρουσίασή σας οι οποίες δεν έχουν αποθηκευθεί, εμφανίζεται το ακόλουθο πλαίσιο διαλόγου κι έχετε την ευκαιρία να αποθηκεύσετε την παρουσίασή σας πριν το κλείσιμο. Κάντε κλικ στο Ναι για να αποθηκεύσετε την παρουσίαση πριν το κλείσιμο ή κάντε κλικ στο Όχι για κλείσιμο χωρίς αποθήκευση των αλλαγών ή κάντε κλικ στο Άκυρο για την ακύρωση της λειτουργίας (του διαλόγου). Έξοδος από το PowerPoint Εμφανίστε το μενού Αρχείο και επιλέξτε την εντολή Έξοδος ή πληκτρολογήστε το συνδυασμό πλήκτρων Alt+F4. Αν έχουν γίνει αλλαγές στην παρουσίασή σας οι οποίες δεν έχουν αποθηκευθεί, εμφανίζεται το ακόλουθο πλαίσιο διαλόγου κι έχετε την ευκαιρία να αποθηκεύσετε την παρουσίασή σας πριν το κλείσιμο. Κάντε κλικ στο Ναι για να αποθηκεύσετε την παρουσίαση πριν το κλείσιμο ή κάντε κλικ στο Όχι για κλείσιμο χωρίς αποθήκευση των αλλαγών ή κάντε κλικ στο Άκυρο για την ακύρωση της λειτουργίας (του διαλόγου).
Βασικές Λειτουργίες 3 Παρουσιάσεις με το PowerPoint 1999 - Δρ. Κ. Α. Μπαρμπαργύρης Προσαρμογή των Επιλογών του PowerPoint Προσαρμογή του τρόπου εργασίας του PowerPoint Κάντε κλικ στο μενού Εργαλεία και επιλέξτε την εντολή Επιλογές. Αυτό θα εμφανίσει το πλαίσιο διαλόγου Επιλογές, από όπου μπορείτε να προσαρμόσετε συγκεκριμένες παραμέτρους του τρόπου λειτουργίας του προγράμματος. Υπάρχει ένας αριθμός διαφορετικών καρτελών. Οι αλλαγές που κάνετε στο πλαίσιο διαλόγου Επιλογές θα είναι μόνιμες.
4 Βασικές Λειτουργίες 1999 - Δρ. Κ. Α. Μπαρμπαργύρης Παρουσιάσεις με το PowerPoint Γραμμές Εργαλείων και Μενού Η Βασική Γραμμή Εργαλείων Για την έναρξη μίας νέας παρουσίασης Για το άνοιγμα μίας υπάρχουσας παρουσίασης Για την αποθήκευση της ενεργούς παρουσίασης Για την εκτύπωση μίας παρουσίασης Για τον έλεγχο της ορθογραφίας μίας παρουσίασης Για την αποκοπή αντικειμένων από μία παρουσίαση Για την αντιγραφή αντικειμένων από μία παρουσίαση Για την επικόλληση αντικειμένων σε μία παρουσίαση Για την αντιγραφή μορφοποίησης από ένα αντικείμενο σε ένα άλλο Για την αναίρεση / επανάληψη μίας ενέργειας Για την εισαγωγή μίας υ- περσύνδεσης Για την εμφάνιση της γραμμής εργαλείων web Για την εισαγωγή ενός πίνακα του Word Για την εισαγωγή ενός φύλλου εργασίας του Excel Για την εισαγωγή ενός γραφήματος Θα ξεκινήσει μία νέα παρουσίαση παράλληλα με τις ήδη υπάρχουσες. Θα ανοίξει μία ήδη υπάρχουσα παρουσίαση. Θα αποθηκεύσει την ενεργή παρουσίαση. Θα τυπώσει την ενεργή παρουσίαση. Θα ελέγξει ορθογραφικά την ενεργή παρουσίαση. Θα αποκόψει αντικείμενα από μία παρουσίαση και θα τα μεταφέρει στο Πρόχειρο. Για συντομία με το πληκτρολόγιο: Ctrl+X Θα αντιγράψει αντικείμενα από μία παρουσίαση στο Πρόχειρο. Για συντομία με το πληκτρολόγιο: Ctrl+C Θα επικολλήσει αντικείμενα από το Πρόχειρο σε μία παρουσίαση. Για συντομία με το πληκτρολόγιο: Ctrl+V Θα επιτρέψει την επιλογή της μορφοποίησης ενός ήδη υπάρχοντος αντικειμένου και την εφαρμογή του σε ένα άλλο αντικείμενο (ήδη μορφοποιημένο ή όχι). Θα επιτρέψει την αναίρεση μίας ενέργειας ή την ε- πανάληψη μίας ενέργειας (μέχρι 150 φορές). Θα επιτρέψει την εισαγωγή μίας υπερσύνδεσης στο έγγραφο, η οποία είναι χρήσιμη για την άμεση σύνδεση σε μία τοποθεσία του web. Για συντομία με το πληκτρολόγιο: Ctrl+K Θα εμφανίσει την γραμμή εργαλείων web. Θα εισάγει έναν πίνακα του Word στην ενεργή διαφάνεια. Θα εισάγει ένα φύλλο εργασίας του Excel στην ε- νεργή διαφάνεια. Θα εισάγει ένα γράφημα στην ενεργή διαφάνεια.
Βασικές Λειτουργίες 5 Παρουσιάσεις με το PowerPoint 1999 - Δρ. Κ. Α. Μπαρμπαργύρης Για την εισαγωγή εικόνας Θα εισάγει μία εικόνα στην ενεργή διαφάνεια. Για την εισαγωγή μίας νέας διαφάνειας Για την αλλαγή της διάταξης της διαφάνειας Για την αλλαγή της σχεδίασης των διαφανειών (π.χ. με την εφαρμογή κάποιου προτύπου) Για την επιλογή ασπρόμαυρης εμφάνισης μίας παρουσίασης Για την αλλαγή του ποσοστού μεγέθυνσης / σμίκρυνσης στην εμφάνιση Θα εισάγει μία νέα διαφάνεια στην ενεργή παρουσίαση. Για συντομία με το πληκτρολόγιο: Ctrl+M Θα ανοίξει το πλαίσιο διαλόγου Διάταξη Διαφάνειας. Θα ανοίξει το πλαίσιο διαλόγου Εφαρμογή Προτύπου Σχεδίασης. Θα εναλλάξει μεταξύ ασπρόμαυρης και έγχρωμης προβολής της ενεργής παρουσίασης. Έλεγχος μεγέθυνσης / σμίκρυνσης (10% - 400%). Για την έναρξη του βοηθού του Office Θα επιτρέψει την παροχή βοήθειας με τη χρήση του βοηθού του Office. Για συντομία με το πληκτρολόγιο: F1 Η Γραμμή Εργαλείων Μορφοποίησης Για την αλλαγή της γραμματοσειράς Για την αλλαγή του μεγέθους των γραμμάτων Για την εφαρμογή ή κατάργηση έντονης, πλάγιας ή υπογραμμισμένης μορφοποίησης Για την εφαρμογή σκιάς στο κείμενο Για τον έλεγχο της στοίχισης του κειμένου Θα επιτρέψει την αλλαγή της γραμματοσειράς του επιλεγμένου κειμένου. Θα επιτρέψει την αλλαγή του μεγέθους της γραμματοσειράς του επιλεγμένου κειμένου. Θα δώσει τα αντίστοιχα χαρακτηριστικά στο επιλεγμένο κείμενο. Θα τοποθετήσει σκιά πίσω από το επιλεγμένο κείμενο. Θα στοιχίσει το κείμενο αριστερά, στο κέντρο ή Δεξιά.
6 Βασικές Λειτουργίες 1999 - Δρ. Κ. Α. Μπαρμπαργύρης Παρουσιάσεις με το PowerPoint Για την εφαρμογή ή κατάργηση κουκίδων Για την αλλαγή της απόστασης των παραγράφων Για την αύξηση / μείωση του μεγέθους της γραμματοσειράς Για την αλλαγή της εσοχής παραγράφου Για τη χρήση εφέ κίνησης Θα εμφανίσει / εξαφανίσει τις κουκκίδες. Θα αυξήσει ή μειώσει την απόσταση ανάμεσα στις παραγράφους. Αυτά τα εικονίδια θα αυξήσουν / μειώσουν το μέγεθος των γραμμάτων του επιλεγμένου κειμένου. Θα αυξήσει / μειώσει την εσοχή της παραγράφου αναφέρεται και σαν Προβιβασμός / Υποβιβασμός. Επιτρέπει την πρόσθεση εφέ κίνησης στην παρουσίαση. Η Γραμμή Κατάστασης Η Γραμμή Κατάστασης βρίσκεται στη βάση του παραθύρου του PowerPoint και παρέχει πληροφορίες σχετικά με την ενεργή προβολή της παρουσίασης. Ακόμη, παρέχει πληροφορίες σχετικά με τη διαφάνεια η οποία συντάσσεται και το πρότυπο σχεδίασης που χρησιμοποιείται. Σημείωση: Υπάρχουν κουμπιά στη Γραμμή Κατάστασης τα οποία επιτρέπουν: Την εφαρμογή προτύπου σχεδίασης στη διαφάνεια Τον ορθογραφικό έλεγχο των λέξεων Σε κάθε περίπτωση πρέπει να γίνει διπλό κλικ στο κουμπί για να ενεργοποιηθεί η αντίστοιχη ενέργεια. Χρήση Συνδυασμών Πλήκτρων Για να σβηστεί ο χαρακτήρας στα αριστερά (δεξιά) Για να σβηστεί η λέξη στα αριστερά (δεξιά) Για μετακίνηση μία παράγραφο πιο κάτω Για μετακίνηση ένα χαρακτήρα προς τα αριστερά (δεξιά) Για μετακίνηση μία γραμμή προς τα κάτω (πάνω) Για μετακίνηση μία λέξη προς τα αριστερά (δεξιά) Για μετακίνηση στο τέλος της γραμμής Για μετακίνηση στην αρχή της γραμμής Για μετακίνηση μία παράγραφο προς τα πάνω Για την επιλογή του χαρακτήρα προς τα αριστερά (δεξιά) Για την επιλογή όλων των αντικειμένων Για την επιλογή όλων των διαφανειών, σε προβολή ταξινόμησης διαφανειών BACKSPACE (DELETE) CTRL+BACKSPACE (DELETE) CTRL+DOWN ARROW LEFT (RIGHT) ARROW DOWN (UP) ARROW CTRL+LEFT (RIGHT) ARROW END HOME CTRL+UP ARROW SHIFT+LEFT (RIGHT) ARROW CTRL+A CTRL+A Για την επιλογή ενός αντικειμένου Πατήστε το πλήκτρο TAB μέχρι να ε- πιλεγεί το απαιτούμενο αντικείμενο Για αναίρεση της τελευταίας ενέργειας CTRL+Z
Βασικές Λειτουργίες 7 Παρουσιάσεις με το PowerPoint 1999 - Δρ. Κ. Α. Μπαρμπαργύρης Τεχνικές Επιλογής Θυμήσου Πρώτα Επιλογή και μετά Ενέργεια! Για να επιλεγεί μία λέξη Για να επιλεγούν χαρακτήρες με το ποντίκι Για να επιλεγούν χαρακτήρες με το πληκτρολόγιο Για να επιλεγεί όλο το κείμενο μέσα σε ένα πλαίσιο κειμένου Για να επιλεγεί μία λέξη Για να επιλεγεί μία παράγραφος Για να επιλεγεί μία πρόταση Για να γίνει εναλλαγή μεταξύ του σημείου εισαγωγής κειμένου και της επιλογής του πλαισίου κειμένου Θυμήσου, στο PowerPoint όπως σε όλες τις εφαρμογές των Microsoft Windows θα πρέπει πρώτα να γίνεται επιλογή του αντικειμένου που είναι επιθυμητό να τροποποιηθεί και μετά να γίνεται η εφαρμογή της μορφοποίησης. Πρέπει να παρατηρηθεί ότι είναι δυνατόν να επιλεγούν είτε ένα, είτε περισσότερα αντικείμενα. Τοποθέτηση του σημείου εισαγωγής μέσα σε μία λέξη, επιτρέπει την εφαρμογή μορφοποίησης σε μία απλή λέξη. Τοποθετείστε το δείκτη του ποντικιού στο σημείο που επιθυμείτε να αρχίσετε την επιλογή κειμένου. Πατήστε το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού. Μετακινήστε το ποντίκι προς την επιθυμητή κατεύθυνση. Όταν το απαιτούμενο κείμενο είναι τονισμένο, αφήστε το πλήκτρο του ποντικιού και το κείμενο θα παραμείνει επιλεγμένο. Ενώ είναι πατημένο το πλήκτρο Shift, επιλέξτε τους χαρακτήρες που επιθυμείτε να μορφοποιήσετε με τα βέλη πάνω, κάτω, αριστερά και δεξιά. Αν επιθυμείτε να εφαρμόσετε μία μορφοποίηση σε όλο το κείμενο μέσα σε ένα πλαίσιο κειμένου, πρέπει να ακολουθήσετε τα επόμενα βήματα. Κάντε κλικ σε ένα στοιχείο κειμένου μέσα στο πλαίσιο κειμένου που επιθυμείτε να επιλέξετε. Ένα γκρι κουτί / πλαίσιο θα εμφανιστεί γύρω από το κείμενο. Κάντε κλικ στο γκρι κουτί για να το ενεργοποιήσετε. Είναι ενεργό όταν οκτώ «λαβές» ή μικρά κουτάκια εμφανίζονται γύρω του. Οποιαδήποτε μορφοποίηση που θα εφαρμοστεί στη συνέχεια, θα έχει σαν α- ποτέλεσμα την αλλαγή όλου του κειμένου μέσα στο πλαίσιο κειμένου. Κάντε διπλό κλικ στη λέξη Κάντε τριπλό κλικ μέσα στην παράγραφο. (Μία παράγραφος ορίζεται ότι τελειώνει με το πάτημα του πλήκτρου Return). Πατήστε το πλήκτρο Ctrl και κάντε κλικ μέσα στην πρόταση. (Μία πρόταση ορίζεται ότι τελειώνει με το σύμβολο της τελείας). Με επιλεγμένο το πλαίσιο κειμένου, πατήστε F2.
8 Βασικές Λειτουργίες 1999 - Δρ. Κ. Α. Μπαρμπαργύρης Παρουσιάσεις με το PowerPoint Χρήση του δεξιού πλήκτρου του ποντικιού Αναδυόμενα μενού Αν επιλέξετε ένα αντικείμενο και στη συνέχεια κάνετε κλικ χρησιμοποιώντας το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού, συχνά θα δείτε να παρουσιάζεται ένα αναδυόμενο μενού το οποίο σχετίζεται ιδιαίτερα με το επιλεγμένο αντικείμενο. Έτσι, αν στο PowerPoint επιλέξετε μία λέξη και κάνετε δεξί-κλικ επάνω της, θα δείτε το διπλανό αναδυόμενο μενού να παρουσιάζεται. Εάν επιλέγατε ένα διαφορετικό αντικείμενο, όπως μία εικόνα, τότε θα ήταν διαφορετικά τα στοιχεία του αναδυόμενου μενού. Εάν επιλέξετε ένα Αυτόματο Σχήμα και μετά κάνετε δεξίκλικ πάνω του, τότε το διπλανό αναδυόμενο μενού θα εμφανιστεί. Όπως μπορείτε να αντιληφθείτε, αυτό το αναδυόμενο μενού διαφέρει από το προηγούμενο.
Βασικές Λειτουργίες 9 Παρουσιάσεις με το PowerPoint 1999 - Δρ. Κ. Α. Μπαρμπαργύρης Αποκοπή, Αντιγραφή και Επικόλληση Αποκοπή, Α- ντιγραφή, Ε- πικόλληση και Αναπαραγωγή Αντιγραφή και επικόλληση ενός αντικειμένου Τα αντικείμενα γραφικών μπορούν να αποκοπούν, να αντιγραφούν και να επικολληθούν σε μία διαφάνεια του PowerPoint με τη χρήση των κουμπιών Αποκοπή, Αντιγραφή και Επικόλληση στη Βασική Γραμμή Εργαλείων, ή τις αντίστοιχες εντολές στο μενού Επεξεργασία. Τα αντικείμενα μπορούν να αποκοπούν και να αντιγραφούν από τη μία διαφάνεια στην άλλη, ή από μία παρουσίαση σε άλλη. Όταν γίνεται χρήση των εντολών αποκοπή και αντιγραφή, ένα αντίγραφο του α- ντικειμένου τοποθετείται στο Πρόχειρο μέχρις ότου επικολληθεί σε κάποιο άλλο σημείο. Η εντολή Αναπαραγωγή είναι διαφορετική. Όταν αναπαράγεται ένα α- ντικείμενο, τότε γίνεται ένα αντίγραφό του το οποίο τοποθετείται στην ίδια διαφάνεια, λίγο μετατοπισμένο σε σχέση με το αρχικό αντικείμενο. Επιλέξτε το αντικείμενο που επιθυμείτε να αντιγράψετε και από το μενού Επεξεργασία, επιλέξτε Αντιγραφή για να τοποθετήσετε ένα αντίγραφο του αντικειμένου στο Πρόχειρο. Το αρχικό αντικείμενο παραμένει στην οθόνη. Τοποθετείστε το σημάδι εισαγωγής (cursor) στη θέση που θέλετε να επικολλήσετε το αντικείμενο από το Πρόχειρο. Αυτό μπορεί να είναι στην ίδια, ή σε διαφορετική διαφάνεια. Από το μενού Επεξεργασία, επιλέξτε Επικόλληση. Ένα αντίγραφο του αντικειμένου τοποθετείται στη διαφάνεια, στη θέση του σημείου εισαγωγής. Αποκοπή και επικόλληση ενός αντικειμένου Επιλέξτε το αντικείμενο που επιθυμείτε να αποκόψετε και από το μενού Επεξεργασία, επιλέξτε Αποκοπή για να αφαιρέσετε το αντικείμενο από τη διαφάνεια και να το τοποθετήσετε στο Πρόχειρο. Τοποθετείστε το σημάδι εισαγωγής (cursor) στη θέση που θέλετε να επικολλήσετε το αντικείμενο από το Πρόχειρο. Αυτό μπορεί να είναι στην ίδια, ή σε διαφορετική διαφάνεια. Από το μενού Επεξεργασία, επιλέξτε Επικόλληση. Το αντικείμενο τοποθετείται στη διαφάνεια, στη θέση του σημείου εισαγωγής.
10 Βασικές Λειτουργίες 1999 - Δρ. Κ. Α. Μπαρμπαργύρης Παρουσιάσεις με το PowerPoint Εύρεση και Αντικατάσταση Εύρεση και Αντικατάσταση Κειμένου Εύρεση κειμένου Το PowerPoint επιτρέπει την αναζήτηση λέξεων ή ακολουθιών χαρακτήρων και την αντικατάστασή τους από άλλες λέξεις. Μπορείτε να αναζητήσετε και να αντικαταστήσετε οποιαδήποτε λέξη ή φράση σε μία παρουσίαση, εκτός από αυτές που εμπεριέχονται σε αντικείμενα. Από το μενού Επεξεργασία, επιλέξτε Εύρεση (ή πατήστε Ctrl+F) για να εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Εύρεση. Στη θυρίδα Εύρεση του, εισάγετε το κείμενο που θέλετε να αναζητήσετε. Εάν θέλετε να βρείτε μόνο λέξεις οι οποίες ταιριάζουν ακριβώς (τα κεφαλαία και πεζά γράμματά τους) με τη λέξη στη θυρίδα Εύρεση του, επιλέξτε τη θυρίδα Ταίριασμα πεζών - κεφαλαίων. Εάν θέλετε να βρείτε το κείμενο που έχετε εισάγει μόνο όταν εμφανίζεται σαν μία ολόκληρη λέξη, παρά σαν μέρος μίας άλλης λέξης, επιλέξτε τη θυρίδα Ταίριασμα μόνο ολόκληρων λέξεων. Επιλέξτε Εύρεση επομένου, ή πατήστε Enter. Αντικατάσταση κειμένου Από το μενού Επεξεργασία, επιλέξτε Αντικατάσταση (ή πατήστε Ctrl+H) για να εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Αντικατάσταση. Στη θυρίδα Εύρεση του, εισάγετε το κείμενο που θέλετε να αντικαταστήσετε. Στη θυρίδα Αντικατάσταση με, εισάγετε το κείμενο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε ως αντικατάσταση. Εάν θέλετε να βρείτε μόνο λέξεις οι οποίες ταιριάζουν ακριβώς (τα κεφαλαία και πεζά γράμματά τους) με τη λέξη στη θυρίδα Εύρεση του, επιλέξτε τη θυρίδα Ταίριασμα πεζών - κεφαλαίων. Εάν θέλετε να βρείτε το κείμενο που έχετε εισάγει μόνο όταν εμφανίζεται σαν μία ολόκληρη λέξη, παρά σαν μέρος μίας άλλης λέξης, επιλέξτε τη θυρίδα Ταίριασμα μόνο ολόκληρων λέξεων. Πατήστε το πλήκτρο Εύρεση επομένου. Το PowerPoint αναζητεί την πρώτη εμφάνιση της λέξης. Επιλέξτε Αντικατάσταση για να αλλάξετε το αρχικό κείμενο με την αντικατάσταση που έχει εισαχθεί στη θυρίδα Αντικατάσταση με. Εάν επιθυμείτε να αντικαταστήσετε όλες τις εμφανίσεις της λέξης στο έγγραφο χωρίς να τις ελέγξετε προηγουμένως, επιλέξτε Αντικατάσταση όλων.
Βασικές Λειτουργίες 11 Παρουσιάσεις με το PowerPoint 1999 - Δρ. Κ. Α. Μπαρμπαργύρης Αποθήκευση με διάφορους τρόπους Αποθήκευση μίας παρουσίασης Κάντε κλικ στο μενού Αρχείο και επιλέξτε Αποθήκευση για να δείτε το πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση όπως παρουσιάζεται παρακάτω (αυτό προϋποθέτει ότι δεν έχετε αποθηκεύσει προηγουμένως το αρχείο). Βεβαιωθείτε ότι βρίσκεστε στο Φάκελο και Δίσκο της επιλογής σας. Αυτό γίνεται αν κάνετε κλικ στο βέλος που βρίσκεται δεξιά της θυρίδας Αποθήκευση σε, και κατευθυνθείτε στην επιθυμητή θέση. Εισάγετε το όνομα του αρχείου στη θυρίδα Όνομα αρχείου. Το όνομα του αρχείου μπορεί να έχει μέγιστο μήκος 255 χαρακτήρων. Το όνομα του αρχείου δεν μπορεί να περιέχει κάποιον από τους ακόλουθους χαρακτήρες: πλάγια γραμμή (/), ανάστροφη πλάγια γραμμή (\), αστερίσκος (*), αγγλικό ερωτηματικό (?), εισαγωγικό ( ), σύμβολο μεγαλύτερο από (>), σύμβολο μικρότερο από (<), σύμβολο σωλήνωσης ( ), άνω-κάτω τελεία (:), ή ελληνικό ερωτηματικό (;). Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση για να ολοκληρώσετε τη διαδικασία αποθήκευσης.
12 Βασικές Λειτουργίες 1999 - Δρ. Κ. Α. Μπαρμπαργύρης Παρουσιάσεις με το PowerPoint Προεπισκόπηση εκτύπωσης και εκτύπωση Σχετικά με την εκτύπωση της παρουσίασής σας Εάν επιθυμείτε να κάνετε την παρουσίασή σας χρησιμοποιώντας κάποια από τις επόμενες μεθόδους, τότε θα πρέπει να παράγετε το υλικό σας με μέσω ενός εκτυπωτή. Διαφάνειες για ανακλαστικό προβολέα. Σημειώσεις για το ακροατήριο (2, 3, ή 6 διαφάνειες ανά σελίδα). Σημειώσεις του ομιλητή. Διάρθρωση Παρουσίασης. Διαφάνειες Σημειώσεις για το ακροατήριο Η εκτύπωση διαφανειών μπορεί να γίνει είτε τυπώνοντας απευθείας σε διαφάνειες (ελέγξτε αν ο εκτυπωτής σας μπορεί να το κάνει αυτό), είτε τυπώνοντας σε χαρτί για μετέπειτα φωτοτυπία σε διαφάνειες. Αυτές μπορούν να τυπωθούν σε τρεις μορφές: 2, 3, ή 6 διαφάνειες ανά σελίδα. Όταν τυπώνετε 2 ή 6 διαφάνειες ανά σελίδα, παράγετε στην πράξη ένα οπτικό αντίγραφο της παρουσίασης και υπάρχει πολύ λίγος χώρος για την πρόθεση σημειώσεων από το ακροατήριο. Οι σημειώσεις των 6 διαφανειών ανά σελίδα είναι πολύ χρήσιμες για τον ομιλητή σαν μία γρήγορη οπτική αναφορά. Όταν παράγονται οι σημειώσεις των 3 διαφανειών ανά σελίδα, τότε οι διαφάνειες τοποθετούνται στην αριστερή πλευρά της σελίδας και υπάρχει χώρος για σημειώσεις δεξιά κάθε διαφάνειας. Αυτό είναι χρήσιμο όταν είναι πιθανόν το ακροατήριο να θέλει να κρατήσει σημειώσεις. Σημειώσεις του ομιλητή Οι σημειώσεις του ομιλητή παράγονται μέσα στο PowerPoint και στην ουσία έχουν μία απλή διαφάνεια στη σελίδα με τις σημειώσεις που έχει εισάγει ο δημιουργός της παρουσίασης. Εάν ο δημιουργός της παρουσίασης δεν έχει εισάγει σημειώσεις, οι σημειώσεις του ομιλητή τυπώνονται με μία απλή διαφάνεια στην κορυφή της κάθε σελίδας. Αυτό θα επιτρέψει στον παρουσιαστή να γράψει τις δικές του οδηγίες κλπ. Διάρθρωση Παρουσίασης Όταν τυπώνεται η διάρθρωση της παρουσίασης, αυτό που προκύπτει είναι απλά μία διάρθρωση της παρουσίασης σε μορφή κειμένου. Μπορεί να περιέχει μόνο τους τίτλους των διαφανειών, ή μπορεί να περιέχει το πλήρες περιεχόμενο της παρουσίασης.
Βασικές Λειτουργίες 13 Παρουσιάσεις με το PowerPoint 1999 - Δρ. Κ. Α. Μπαρμπαργύρης Το πλαίσιο διαλόγου Ε- κτύπωση Το πλαίσιο διαλόγου Εκτύπωση έχει τέσσερα διακριτά τμήματα: Εκτυπωτής, Περιοχή διαφανειών, Αντίτυπα και Εκτύπωση. Πλαίσιο διαλόγου Εκτύπωση Τμήμα Εκτυπωτής Πλαίσιο διαλόγου Εκτύπωση Τμήμα Περιοχή διαφανειών Αυτό το τμήμα παρουσιάζει πληροφορίες σχετικά με τον επιλεγμένο εκτυπωτή. Μπορείτε να αλλάξετε τις παραμέτρους του εκτυπωτή μέσω του πλήκτρου Ιδιότητες. Αν επιθυμείτε να εκτυπώσετε σε ένα αρχείο, επιλέξτε το πλαίσιο Εκτύπωση σε αρχείο. Αυτό το τμήμα σας επιτρέπει να ορίσετε τι θα τυπώσετε. Οι διαθέσιμες επιλογές είναι: Όλες για ολόκληρη την παρουσίαση Τρέχουσα διαφάνεια για τη διαφάνεια που είναι Επιλεγμένες για ένα υποσύνολο της παρουσίασης που είναι επιλεγμένο με το ποντίκι Διαφάνειες για την επιλογή διαδοχικών, ή μη, διαφανειών Πλαίσιο διαλόγου Εκτύπωση Τμήμα Αντίτυπα Πλαίσιο διαλόγου Εκτύπωση Τμήμα Εκτύπωση Αυτό το τμήμα του πλαισίου διαλόγου σας επιτρέπει να εισάγετε τον αριθμό των αντιτύπων που απαιτούνται και εάν τα θέλετε συρραμμένα ή όχι. Αυτό είναι το τελευταίο τμήμα του πλαισίου διαλόγου και περιέχει τις ακόλουθες επιλογές: Εκτύπωση Διαφάνειες, Σημειώσεις για το ακροατήριο (2, 3, ή 6), Σελίδες σημειώσεων, Εμφάνιση διάρθρωσης Εκτύπωση κρυφών διαφανειών Ναι / Όχι Με αποχρώσεις του γκρι Ναι / Όχι Σε άσπρο μαύρο Ναι / Όχι Προσαρμογή στο μέγεθος σελίδας Ναι / Όχι Πλαίσιο διαφανειών Ναι / Όχι
14 Βασικές Λειτουργίες 1999 - Δρ. Κ. Α. Μπαρμπαργύρης Παρουσιάσεις με το PowerPoint Για εκτύπωση Διαφανειών Για εκτύπωση Σημειώσεων για το ακροατήριο Για εκτύπωση Σημειώσεων ομιλητή Για εκτύπωση Διάρθρωσης παρουσίασης Ανοίξτε το μενού Αρχείο. Επιλέξτε την εντολή Εκτύπωση. Αν απαιτείται, επιλέξτε τον κατάλληλο εκτυπωτή. Επιλέξτε την επιθυμητή περιοχή εκτύπωσης. Επιλέξτε τον αριθμό αντιτύπων. Επιλέξτε Εκτύπωση Διαφάνειες. Επιλέξτε Εκτύπωση σε άσπρο μαύρο, αν δεν απαιτείται έγχρωμη εκτύπωση. Επιλέξτε Προσαρμογή στο μέγεθος σελίδας. Επιλέξτε Πλαίσιο διαφανειών, αν θέλετε να τυπωθούν οι διαφάνειες μέσα σε πλαίσιο. Κάντε κλικ στο ΟΚ για να ξεκινήσει η εκτύπωση. Ανοίξτε το μενού Αρχείο. Επιλέξτε την εντολή Εκτύπωση. Αν απαιτείται, επιλέξτε τον κατάλληλο εκτυπωτή. Επιλέξτε την επιθυμητή περιοχή εκτύπωσης. Επιλέξτε τον αριθμό αντιτύπων. Επιλέξτε Εκτύπωση Σημειώσεις για το ακροατήριο (x διαφάνειες ανά σελίδα). Επιλέξτε Εκτύπωση σε άσπρο μαύρο, αν δεν απαιτείται έγχρωμη εκτύπωση. Κάντε κλικ στο ΟΚ για να ξεκινήσει η εκτύπωση. Ανοίξτε το μενού Αρχείο. Επιλέξτε την εντολή Εκτύπωση. Αν απαιτείται, επιλέξτε τον κατάλληλο εκτυπωτή. Επιλέξτε την επιθυμητή περιοχή εκτύπωσης. Επιλέξτε τον αριθμό αντιτύπων. Επιλέξτε Εκτύπωση Σελίδες σημειώσεων. Επιλέξτε Εκτύπωση σε άσπρο μαύρο, αν δεν απαιτείται έγχρωμη εκτύπωση. Κάντε κλικ στο ΟΚ για να ξεκινήσει η εκτύπωση. Ανοίξτε το μενού Αρχείο. Επιλέξτε την εντολή Εκτύπωση. Αν απαιτείται, επιλέξτε τον κατάλληλο εκτυπωτή. Επιλέξτε την επιθυμητή περιοχή εκτύπωσης. Επιλέξτε τον αριθμό αντιτύπων. Επιλέξτε Εκτύπωση Εμφάνιση διάρθρωσης. Επιλέξτε Εκτύπωση σε άσπρο μαύρο, αν δεν απαιτείται έγχρωμη εκτύπωση. Κάντε κλικ στο ΟΚ για να ξεκινήσει η εκτύπωση.
Βασικές Λειτουργίες 15 Παρουσιάσεις με το PowerPoint 1999 - Δρ. Κ. Α. Μπαρμπαργύρης Εκτύπωση μέσα από το PowerPoint Στο PowerPoint, όλα τα στοιχεία της παρουσίασής σας οι διαφάνειες, η διάρθρωση, οι σημειώσεις ομιλητή και οι σημειώσεις του ακροατηρίου μπορούν να εκτυπωθούν. Οι διαφάνειες μπορούν να εκτυπωθούν σε χαρτί ή σε διαφανές φύλλο. Πριν ξεκινήσετε τη σύνταξη της παρουσίασής σας, πρέπει να ρυθμίσετε τη μορφή των διαφανειών σας για να καθορίσετε πως θα φαίνονται όταν θα τυπωθούν. Αυτό θα σας εξασφαλίσει ότι στην τυπωμένη σελίδα θα εμφανιστεί τελικά αυτό που βλέπετε στην οθόνη σας. Για να καθοριστεί η μορφή των διαφανειών Από το μενού Αρχείο, επιλέξτε Διαμόρφωση σελίδας για να εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Διαμόρφωση σελίδας. Κάντε κλικ στο βέλος προς τα κάτω του πλαισίου Διαφάνειες προσαρμοσμένες για και επιλέξτε μία από τις ακόλουθες επιλογές: Προβολή στην οθόνη Letter (8,5 x 11 ίντσες) Α4 (210 x 297 χιλ.) Διαφάνειες 35 χιλ. Άλλο Ο προσανατολισμός της σελίδας γίνεται οριζόντιος. Το πλάτος καθορίζεται σε 24 εκ. και το ύψος σε 18 εκ. Το πλάτος καθορίζεται σε 10 ίντσες και το ύψος σε 7,5 ίντσες. Αν ο προσανατολισμός είναι οριζόντιος, το πλάτος καθορίζεται σε 26 εκ. (10,83 ίντσες) και το ύψος σε 18 εκ. (7,5 ίντσες) έτσι ώστε οι διαφάνειες να γεμίζουν μία σελίδα Α4. Το πλάτος καθορίζεται σε 11,25 ίντσες και το ύψος σε 7,5 ίντσες. Αν ο προσανατολισμός είναι οριζόντιος, το περιεχόμενο της διαφάνειας θα γεμίσει την περιοχή μίας διαφάνειας 35 χιλ. Επιλέξτε τις διαστάσεις που επιθυμείτε κάνοντας κλικ στα πάνω και κάτω βέλη των πλαισίων Πλάτος και Ύψος. Εάν επιθυμείτε να αρχίσει η αρίθμηση των διαφανειών σας από οποιονδήποτε αριθμό διαφορετικό από το ένα, εισάγετέ τον στο πλαίσιο Αρίθμηση διαφανειών από. Στο τμήμα Προσανατολισμός σελίδας, επιλέξτε τον προσανατολισμό των διαφανειών σας στο πλαίσιο Διαφάνειες. Επιλέξτε είτε Κατακόρυφος, είτε Οριζόντιος. Στο πλαίσιο Σημειώσεις & Διάρθρωση επιλέξτε τον προσανατολισμό για τις σημειώσεις του ομιλητή, του ακροατηρίου και της διάρθρωσης. Επιλέξτε είτε Κατακόρυφος, είτε Οριζόντιος. Επιλέξτε ΟΚ για να γίνουν δεκτές οι ρυθμίσεις σας.
16 Βασικές Λειτουργίες 1999 - Δρ. Κ. Α. Μπαρμπαργύρης Παρουσιάσεις με το PowerPoint Για εκτύπωση διαφανειών, διάρθρωσης παρουσίασης, σελίδων σημειώσεων και σημειώσεων ακροατηρίου Επιλέξτε Εκτύπωση από το μενού Αρχείο για να εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Εκτύπωση. Κάντε κλικ στο βέλος προς τα κάτω στα δεξιά του πλαισίου Εκτύπωση. Επιλέξτε μία από τις ακόλουθες δυνατότητες: Επιλέξτε αυτό Διαφάνειες Για να εκτυπώσετε αυτό Εκτυπώνονται οι διαφάνειες, μία διαφάνεια ανά σελίδα, σε χαρτί ή διαφανές φύλλο. Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη αν δεν υπάρχουν διαφάνειες με κίνηση. Διαφάνειες (με κίνηση) Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη μόνο αν υ- πάρχουν στην παρουσίαση διαφάνειες με κίνηση. Κάθε φάση μίας διαφάνειας με κίνηση εκτυπώνεται σε διαφορετική σελίδα. Διαφάνειες (χωρίς κίνηση) Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη μόνο αν υ- πάρχουν στην παρουσίαση διαφάνειες με κίνηση. Μόνο η τελική φάση κάθε διαφάνειας με κίνηση εκτυπώνεται σε κάθε σελίδα. Σημειώσεις για το ακροατήριο (2 διαφάνειες ανά σελίδα) Σημειώσεις για το ακροατήριο (3 διαφάνειες ανά σελίδα) Σημειώσεις για το ακροατήριο (6 διαφάνειες ανά σελίδα) Σελίδες σημειώσεων Εμφάνιση διάρθρωσης Εκτυπώνονται δύο διαφάνειες ανά σελίδα. Εκτυπώνονται τρεις διαφάνειες ανά σελίδα. Εκτυπώνονται έξι διαφάνειες ανά σελίδα. Εκτυπώνονται οι σημειώσεις του ομιλητή. Εκτυπώνεται η διάρθρωση της παρουσίασης, όπως φαίνεται στην προβολή ταξινόμησης διαφανειών. Το μέγεθος εκτύπωσης εξαρτάται από την κλίμακα προβολής στην οποία εργαζόμαστε. Επιλέξτε τον αριθμό αντιτύπων που επιθυμείτε να εκτυπώσετε στο πλαίσιο Α- ριθμός αντιτύπων. Επιλέξτε την περιοχή διαφανειών ή σελίδων σημειώσεων που επιθυμείτε να ε- κτυπώσετε, επιλέγοντας μία από τις ακόλουθες δυνατότητες: Όλες Τρέχουσα διαφάνεια Εκτυπώνονται όλες οι διαφάνειες της παρουσίασης. Εκτυπώνεται μόνο η τρέχουσα διαφάνεια ή σελίδα σημειώσεων.
Βασικές Λειτουργίες 17 Παρουσιάσεις με το PowerPoint 1999 - Δρ. Κ. Α. Μπαρμπαργύρης Διαφάνειες Επιτρέπει την επιλογή της περιοχής διαφανειών ή σημειώσεων που θα εκτυπωθούν. Αν θέλετε να εκτυπώσετε μη-διαδοχικές διαφάνειες, εισάγετε τους αριθμούς των διαφανειών χωρισμένους με κόμμα, π.χ. 1, 4, 6, 8. Αν θέλετε να εκτυπώσετε μία περιοχή διαδοχικών διαφάνειες, εισάγετε τους αριθμούς της πρώτης και τελευταίας διαφάνειας χωρισμένους με ενωτικό, π.χ. 2-25. Μπορείτε ακόμη να επιλέξετε από τις ακόλουθες δυνατότητες εκτύπωσης: Επιλέξτε αυτό Εκτύπωση σε αρχείο Εκτύπωση κρυφών διαφανειών Συρραφή αντιτύπων Προσαρμογή στο μέγεθος σελίδας Με αποχρώσεις του γκρι Εκτύπωση σε άσπρο-μαύρο Για να γίνει αυτό Οι διαφάνειες μπορούν να εκτυπωθούν είτε σε αρχείο εκτυπωτή (*.prn), είτε σε αρχείο PostScript (*.ps). Το αρχείο αυτό μπορεί να μεταφερθεί σε έναν άλλο υπολογιστή και να αντιγραφεί στον εκτυπωτή του. Εκτυπώνονται και οι κρυφές διαφάνειες της παρουσίασης. Όταν τυπώνονται περισσότερα από ένα αντίτυπα μίας παρουσίασης, γίνεται συρραφή τους. Οι διαφάνειες αυτόματα παίρνουν το μέγεθος της σελίδας του εκτυπωτή. Εξασφαλίζει ότι οι έγχρωμες διαφάνειες θα εκτυπωθούν σωστά σε έναν ασπρόμαυρο εκτυπωτή. Όλα τα γεμίσματα στα αντικείμενα αντικαθίστανται με ά- σπρο, τα έγχρωμα σχέδια αντικαθίστανται με ασπρόμαυρα, και όλα τα αντικείμενα που δεν περιέχουν κείμενο περικλείονται με ένα λεπτό μαύρο πλαίσιο. Όλες οι γραμμές και το κείμενο αλλάζουν σε μαύρο και όλα τα έγχρωμα γεμίσματα σε άσπρο. Περιγράμματα προστίθενται στα αντικείμενα με γέμισμα, και οι έγχρωμες εικόνες εκτυπώνονται σε διαβαθμίσεις του γκρι. Η παρουσίαση θα εκτυπωθεί γρηγορότερα λόγω της έλλειψης μορφοποίησης. Επιλέξτε ΟΚ για να εκτυπώσετε την παρουσίαση. Για ακύρωση της εκτύπωσης μίας παρουσίασης που γίνεται στο παρασκήνιο Κάντε διπλό κλικ στο εικονίδιο του εκτυπωτή που εμφανίζεται στη γραμμή καταστάσεως.
18 Βασικές Λειτουργίες 1999 - Δρ. Κ. Α. Μπαρμπαργύρης Παρουσιάσεις με το PowerPoint Παρουσίαση Χρήση της βοήθειας Για τη λήψη Βοήθειας Κάντε κλικ στο μενού Βοήθεια. Κάντε κλικ στο Περιεχόμενα και Ευρετήριο. Επιλέξτε την καρτέλα Contents. Από αυτό το σημείο μπορείτε να λάβετε βοήθεια σχετικά με την εκτέλεση συνηθισμένων εργασιών. Εάν επιλέξετε την καρτέλα Index του πλαισίου διαλόγου, μπορείτε να εισάγετε μία λέξη ή φράση για να αναζητήσετε και να βρείτε σχετική βοήθεια σε ένα συγκεκριμένο θέμα.
Παρουσιάσεις και Επίδειξη Διαφανειών 19 Παρουσιάσεις με το PowerPoint 1999 - Δρ. Κ. Α. Μπαρμπαργύρης Παρουσιάσεις και Επίδειξη Διαφανειών Άνοιγμα μίας υπάρχουσας παρουσίασης Για να ανοίξει ένα πρόσφατα χρησιμοποιημένο αρχείο του Power- Point Για να ανοίξει μία υπάρχουσα παρουσίαση Άνοιγμα ενός αρχείου, γνωστό μερικές φορές και ως φόρτωμα του αρχείου, είναι η διαδικασία ανοίγματος ενός αρχείου σε ένα παράθυρο παρουσίασης. Τα αρχεία αντιγράφονται από ένα σκληρό δίσκο του συστήματός σας (ή από ένα άλλο δίσκο δικτύου) στη μνήμη RAM (Random Access Memory, Μνήμη Τυχαίας Προσπέλασης) του προσωπικού σας υπολογιστή. Μία λίστα με τα τέσσερα τελευταία αρχεία που ανοίχθηκαν παρουσιάζεται στο μενού Αρχείο (ο αριθμός τέσσερα είναι προκαθορισμένος και μπορεί να αλλάξει μέσα από τις επιλογές του PowerPoint). Μπορείτε να ανοίξετε αυτά τα αρχεία απλά κάνοντας κλικ επάνω τους. Είτε κάντε κλικ στο εικονίδιο Άνοιγμα ή από το μενού Αρχείο επιλέξτε την εντολή Άνοιγμα ή πληκτρολογήστε Ctrl+O Το πλαίσιο διαλόγου Άνοιγμα παρουσιάζεται. Εάν το αρχείο που θέλετε να ανοίξετε βρίσκεται σε κάποιο άλλο φάκελο ή δίσκο, μετακινηθείτε σε εκείνη τη θέση χρησιμοποιώντας το πλαίσιο Διερεύνηση σε:. Για να ανοίξει το αρχείο που επιθυμείτε, επιλέξτε το και κάντε κλικ στο κουμπί Άνοιγμα. Εργαλεία που σας βοηθούν στο άνοιγμα αρχείων Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα εικονίδια που βρίσκονται στην κορυφή του πλαισίου διαλόγου Άνοιγμα για να λάβετε βοήθεια στον εντοπισμό και την επιλογή του επιθυμητού αρχείου. Εικονίδιο Λειτουργία Κάντε κλικ στο βέλος προς τα κάτω για να εμφανίσετε τους φακέλους (καταλόγους) και τους δίσκους. Για μετακίνηση ένα επίπεδο φακέλου προς τα πάνω Για προβολή των αγαπημένων αρχείων Για πρόσθεση στη λίστα των αγαπημένων Κάντε κλικ στο εικονίδιο αυτό για να μετακινηθείτε κατά ένα επίπεδο προς τα πάνω στη δενδροειδή δομή των φακέλων (καταλόγων) σας. Κάντε κλικ στο εικονίδιο αυτό για να δείτε τα αγαπημένα αρχεία ή φακέλους σας. Κάντε κλικ στο εικονίδιο αυτό για να προσθέσετε το τρέχον αρχείο ή φάκελο στη λίστα αγαπημένων.
20 Παρουσιάσεις και Επίδειξη Διαφανειών 1999 - Δρ. Κ. Α. Μπαρμπαργύρης Παρουσιάσεις με το PowerPoint Για προβολή των αρχείων χωρίς πρόσθετες λεπτομέρειες Για προβολή των αρχείων μαζί με πρόσθετες λεπτομέρειες Για προβολή των ιδιοτήτων των αρχείων Για προεπισκόπηση των περιεχομένων ενός αρχείου Κάντε κλικ στο εικονίδιο αυτό για να βλέπετε τη λίστα φακέλων και αρχείων χωρίς επιπρόσθετες λεπτομέρειες. Κάντε κλικ στο εικονίδιο αυτό για παρουσιάσετε τις λεπτομέρειες του αρχείου, όπως το μέγεθός του, ο τύπος του και η ημερομηνία της τελευταίας τροποποίησής του. Κάντε κλικ στο εικονίδιο αυτό για παρουσιάσετε τις ιδιότητες του αρχείου. Κάντε κλικ στο εικονίδιο αυτό για να δείτε μία προεπισκόπηση των περιεχομένων του επιλεγμένου αρχείου. Αυτό παρουσιάζει τα περιεχόμενα ενός εγγράφου, με τη μορφή που θα παρουσιαστούν εάν ανοίξετε το έγγραφο. Αυτή η λειτουργία μπορεί να καθυστερήσει, αν πρόκειται για ένα μεγάλο αρχείο. Δημιουργία μίας νέας παρουσίασης Για τη δημιουργία μίας νέας παρουσίασης κατά την έναρξη του PowerPoint Για τη δημιουργία μίας νέας παρουσίασης ενώ το PowerPoint είναι ανοιχτό και τρέχει Για την επιλογή διάταξης διαφάνειας Ξεκινήστε το PowerPoint. Επιλέξτε Κενή παρουσίαση στο πλαίσιο διαλόγου. Κάντε κλικ στο ΟΚ. Είτε ανοίξτε το μενού Αρχείο και επιλέξτε Δημιουργία ή πληκτρολογήστε Ctrl+N ή κάντε κλικ στο εικονίδιο Δημιουργία στη βασική γραμμή εργαλείων. Επιλέξτε Κενή παρουσίαση στο πλαίσιο διαλόγου. Κάντε κλικ στο ΟΚ. Από το πλαίσιο διαλόγου Νέα Διαφάνεια, επιλέξτε την επιθυμητή διάταξη διαφάνειας. Στο παράδειγμα, η Λίστα με κουκκίδες έχει επιλεγεί. Κάντε κλικ στο ΟΚ για να επιβεβαιώσετε την επιλογή της διάταξης.
Παρουσιάσεις και Επίδειξη Διαφανειών 21 Παρουσιάσεις με το PowerPoint 1999 - Δρ. Κ. Α. Μπαρμπαργύρης Χρήση αυτόματων διατάξεων διαφάνειας Επιλογή της διάταξης διαφάνειας Για πρόσθεση νέας διαφάνειας σε μία παρουσίαση Κατά τη δημιουργία μίας νέας διαφάνειας στο PowerPoint, έχετε τη δυνατότητα να επιλέξετε μία απλή διάταξη από ένα σύνολο 24 που προσφέρονται. Νέες διαφάνειες μπορούν να προστεθούν σε μία παρουσίαση με διάφορους τρόπους, όπως περιγράφεται παρακάτω. Από το μενού Εισαγωγή, επιλέξτε την εντολή Νέα διαφάνεια ή πληκτρολογήστε το συνδυασμό Ctlr+M ή κάντε κλικ στο εικονίδιο Νέα διαφάνεια στη βασική γραμμή εργαλείων. Ακολουθώντας οποιαδήποτε από αυτές τις μεθόδους, θα σας παρουσιασθεί το πλαίσιο διαλόγου Νέα διαφάνεια. Το πλαίσιο διαλόγου Νέα διαφάνεια παρουσιάζει 12 από τις 24 συνολικά διατάξεις που είναι διαθέσιμες. Οι υπόλοιπες διατάξεις μπορούν να επιλεγούν χρησιμοποιώντας είτε το ποντίκι και τη ράβδο κύλισης στη δεξιά πλευρά, είτε χρησιμοποιώντας τα βέλη από το πληκτρολόγιο. Μία περιληπτική περιγραφή της επιλεγμένης διάταξης εμφανίζεται στην κάτω δεξιά γωνία του πλαισίου διαλόγου. Όταν έχετε κάνει την επιλογή σας, πατώντας Enter ή κάνοντας κλικ στο ΟΚ θα ενεργοποιήσει την επιλογή σας. Το πλαίσιο διαλόγου Νέα διαφάνεια παρουσιάζεται κι όταν ξεκινάτε τη δημιουργία μίας παρουσίασης. Στο σημείο αυτό, η διάταξη Διαφάνεια τίτλου είναι αυτή που σας παρουσιάζεται. Όταν όμως προσθέτετε μία νέα διαφάνεια σε μία παρουσίαση, τότε είναι προκαθορισμένο να σας παρουσιάζεται η διάταξη της διαφάνειας που χρησιμοποιείται εκείνη τη στιγμή. Διαφάνεια τίτλου Είναι μία απλή διάταξη διαφάνειας με πλαίσια κειμένου για την εισαγωγή του τίτλου και του υπότιτλου. Επιλέξτε το πλαίσιο κειμένου Τίτλος κάνοντας κλικ επάνω του με το ποντίκι.
22 Παρουσιάσεις και Επίδειξη Διαφανειών 1999 - Δρ. Κ. Α. Μπαρμπαργύρης Παρουσιάσεις με το PowerPoint Για πρόσθεση νέας γραμμής ή παραγράφου μέσα σε ένα πλαίσιο κειμένου Για τη μετακίνηση από το πλαίσιο κειμένου τίτλου σε άλλο πλαίσιο κειμένου Λίστα με κουκκίδες Πατήστε Shift+Return για να προσθέσετε μία νέα γραμμή μέσα σε ένα πλαίσιο κειμένου. Πατήστε Return για να προσθέσετε μία νέα παράγραφο. Μετακινηθείτε από το πλαίσιο κειμένου τίτλου στο πλαίσιο κειμένου υπότιτλου χρησιμοποιώντας το συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+Return. ΠΡΟΣΟΧΗ! Αν πατήσετε τον προηγούμενο συνδυασμό πλήκτρων ενώ βρίσκεστε μέσα στο τελευταίο πλαίσιο κειμένου μίας διαφάνειας, θα προσθέσετε μία νέα διαφάνεια με την τρέχουσα διάταξη (εκτός αν είστε στη διαφάνεια τίτλου, οπότε θα προστεθεί διαφάνεια με διάταξη λίστας με κουκκίδες). Δύο πλαίσια κειμένου είναι διαθέσιμα σε αυτή τη διάταξη διαφάνειας, ένα πλαίσιο κειμένου τίτλου και ένα πλαίσιο κειμένου με κουκκίδες. Μπορείτε να μετακινηθείτε από το πρώτο στο δεύτερο με τον τρόπο που αναφέρθηκε προηγουμένως. Αυτή η διάταξη διαφάνειας χρησιμοποιείται γενικά από τον περισσότερο κόσμο σαν η βασική διαφάνεια, καθώς είναι χρήσιμη για την επίδειξη των κύριων σημείων σε μία παρουσίαση. Για εισαγωγή κειμένου με κουκκίδες Επιλέξτε ένα πλαίσιο κειμένου με κουκκίδες. Εισάγεται κείμενο μετά την πρώτη κουκκίδα. Πατήστε Return για να μετακινηθείτε στην επόμενη κουκκίδα και να εισάγετε κείμενο. Για την αύξηση της εσοχής ή τον υποβιβασμό μίας κουκκίδας Δίστηλο κείμενο Για να αυξήσετε την εσοχή ή να υποβιβάσετε μία κουκκίδα στο πιο κάτω επίπεδο: Πατήστε το πλήκτρο Tab ή κάντε κλικ στο εικονίδιο Υποβιβασμός στη γραμμή εργαλείων Μορφοποίησης. Τρία πλαίσια κειμένου είναι διαθέσιμα σε αυτήν τη διάταξη διαφάνειας, ένα πλαίσιο κειμένου τίτλου, και δύο πλαίσια κειμένου με κουκκίδες. Αυτή η διάταξη είναι χρήσιμη για την παρουσίαση των δύο πλευρών ενός επιχειρήματος, με τη μία στήλη να χρησιμοποιείται για προβολή της θετικής πλευράς και την άλλη για την αρνητική. Πίνακας Αυτή η διάταξη χρησιμοποιείται για την παραγωγή μίας διαφάνειας που περιέχει έναν πίνακα. Θα πρέπει να παρατηρήσετε ότι αυτή η διαφάνεια ουσιαστικά περιέχει έναν πίνακα του Microsoft Word που μπορεί να μορφοποιηθεί με παρόμοιο τρόπο. Ένας πίνακας 2 x 2 είναι χρήσιμος για την παρουσίαση μίας επισκόπησης ανάλυσης S.W.O.T. (Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats) (Δυνατά σημεία, Αδύνατα σημεία, Ευκαιρίες και Απειλές) πριν την αντιμετώπιση κάθε στοιχείου χωριστά με τη χρήση ενός γραφήματος με κουκκίδες.
Παρουσιάσεις και Επίδειξη Διαφανειών 23 Παρουσιάσεις με το PowerPoint 1999 - Δρ. Κ. Α. Μπαρμπαργύρης Κείμενο και Γράφημα Αυτή ή διάταξη διαφάνειας (μία από δύο) επιτρέπει τη δημιουργία διαφανειών που περιέχουν ένα γράφημα και κείμενο με κουκκίδες. Το γράφημα παράγεται χρησιμοποιώντας το αντικείμενο Microsoft Chart 5.0. Είναι χρήσιμο αν επιθυμείτε να τονίσετε ένα σημείο σχετικά με αυτό που παρουσιάζει το γράφημα. Αν όμως επιθυμείτε να δείξετε ένα γράφημα μόνο του, τότε η διάταξη Γράφημα είναι προτιμότερη. Οργανόγραμμα Γράφημα Αυτή η διάταξη σελίδας επιτρέπει τη δημιουργία διαφανειών που περιέχουν ένα οργανόγραμμα. Το γράφημα παράγεται κάνοντας κλικ στο εικονίδιο και ρυθμίζοντας ένα σύνολο από αρχικές τιμές. Αυτή η διάταξη διαφάνειας επιτρέπει τη δημιουργία διαφανειών που περιέχουν γραφήματα. Το γράφημα παράγεται κάνοντας κλικ σε ένα εικονίδιο και ρυθμίζοντας κάποιες αρχικές τιμές. Πολλοί διαφορετικοί τύποι γραφημάτων μπορούν να παραχθούν με αυτόν τον τρόπο. Τόσο γραφήματα, όσο και δεδομένα μπορούν να εισαχθούν από ένα υπάρχον βιβλίο εργασίας του Microsoft Excel. Κείμενο και Εικόνα Εδώ έχουμε μία διάταξη διαφάνειας που επιτρέπει την εισαγωγή μίας εικόνας μαζί με το κείμενο με κουκκίδες. Εικόνες με γραφικά μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να μας βοηθήσουν να τονίσουμε ένα σημείο, να προσθέσουμε χιούμορ σε μία παρουσίαση, να διαφωτίσουμε ένα θέμα και να δώσουν λίγο χρώμα και ζωή. Κείμενο και Αντικείμενα Αυτή η διάταξη (της οποίας υπάρχουν 8 διαφορετικά είδη) είναι παρόμοια με εκείνη του Κειμένου και Εικόνας, στη θέση όμως της εικόνας χρησιμοποιούνται αντικείμενα. Τα αντικείμενα μπορεί να είναι οτιδήποτε είναι διαθέσιμο από το πλαίσιο διαλόγου Εισαγωγή Αντικειμένου. Αυτό το πλαίσιο διαλόγου ανοίγει όταν κάνουμε διπλό κλικ στο κουμπί Κάντε διπλό κλικ για να προσθέσετε αντικείμενο της διαφάνειας. Κείμενο και κλιπ πολυμέσων Αυτή η διάταξη είναι στην πραγματικότητα ένα μικρό υποσύνολο των αντικειμένων που είναι διαθέσιμα μέσω της διάταξης Κείμενο και Αντικείμενα. Επιτρέπει την τοποθέτηση κλιπ με ήχο ή βίντεο σε μία διαφάνεια. Βασικά κλιπ που χρησιμοποιούνται είναι το CD Audio Sound και Video for Windows.
24 Παρουσιάσεις και Επίδειξη Διαφανειών 1999 - Δρ. Κ. Α. Μπαρμπαργύρης Παρουσιάσεις με το PowerPoint Οδηγοί Προτύπων για Αυτόματο Περιεχόμενο και Εμφάνιση Έναρξη του Οδηγού Αυτόματου Περιεχομένου Για χρήση του Οδηγού Αυτόματου Περιεχομένου όταν ξεκινάει το PowerPoint Ξεκινήστε το Microsoft PowerPoint. Επιλέξτε τον Οδηγό αυτόματου κειμένου από το πλαίσιο διαλόγου PowerPoint. Κάντε κλικ στο ΟΚ. Το πλαίσιο διαλόγου του Οδηγού αυτόματου περιεχομένου εμφανίζεται. Πατήστε Επόμενο και περάστε στο επόμενο πλαίσιο διαλόγου. Για χρήση του Οδηγού Αυτόματου Περιεχομένου όταν ήδη τρέχει το PowerPoint Μέσα από το Power- Point ανοίξτε το μενού Αρχείο. Επιλέξτε Δημιουργία. Το πλαίσιο διαλόγου Νέα παρουσίαση εμφανίζεται. Επιλέξτε την καρτέλα Παρουσιάσεις. Κάντε διπλό κλικ στο εικονίδιο του Οδηγού αυτόματου κειμένου. Επιλογή του τύπου παρουσίασης Πρώτα πρέπει να επιλέξετε τον τύπο της παρουσίασης που θέλετε να δημιουργήσετε. Εάν χρησιμοποιήσετε το προεπιλεγμένο Όλες, μπορείτε να μετακινηθείτε προς τα κάτω με τη ράβδο κύλισης και στη συνέχεια να επιλέξετε την παρουσίαση που σας ενδιαφέρει.
Παρουσιάσεις και Επίδειξη Διαφανειών 25 Παρουσιάσεις με το PowerPoint 1999 - Δρ. Κ. Α. Μπαρμπαργύρης Επιλέγοντας το κουμπί Επιχειρησιακή, βλέπουμε έναν αριθμό παρουσιάσεων μορφοποιημένων εκ των προτέρων. Στο παράδειγμα που φαίνεται παρουσιάζονται πέντε, ονομαστικά Σύσκεψη εταιρείας, Σελίδα εταιρείας στο Web, Οικονομική έκθεση, Παρουσίαση εταιρείας και Γεωγραφική κάλυψη. Από αυτή τη λίστα έχουμε επιλέξει τη Σύσκεψη εταιρείας. Για εισαγωγή των λεπτομερειών της διαφάνειας τίτλου Ο Οδηγός μπορεί να απαιτήσει κάποιες πληροφορίες για να ετοιμάσει μία διαφάνεια τίτλου, και τα ακόλουθα δεδομένα απαιτούνται από εσάς: Το όνομά σας (ή το όνομα του ομιλητή) Ο τίτλος της παρουσίασης Οποιαδήποτε άλλη πληροφορία που θα θέλατε να εμφανιστεί Μετακινηθείτε μεταξύ των πεδίων εισαγωγής κειμένου χρησιμοποιώντας το πλήκτρο Tab ή το ποντίκι. Όταν τελειώσετε με την εισαγωγή των λεπτομερειών, κάντε κλικ στο Επόμενο. Πού θα χρησιμοποιηθεί αυτή η παρουσίαση; Το επόμενο βήμα είναι να αποφασίσετε πως θα χρησιμοποιηθεί η παρουσίασή σας, από τη στιγμή που θα έχει ολοκληρωθεί η παραγωγή της. Στην περίπτωση αυτή έχουμε επιλέξει Παρουσιάσεις, άτυπες συνεδριάσεις, σημειώσεις. Κάντε κλικ στο Επόμενο για να συνεχίσετε να εργάζεστε με τον Οδηγό. Επιλογή του μέσου εξόδου Εισαγωγή τίτλου παρουσίασης Ολοκλήρωση της εργασίας με τον Οδηγό Μπορείτε να επιλέξετε τον τύπο του μέσου εξόδου που απαιτείτε. Οι επιλογές συμπεριλαμβάνουν: Παρουσίαση στην οθόνη, Ασπρόμαυρες διαφάνειες, Έγχρωμες διαφάνειες και Διαφάνειες 35 χιλ. Μπορείτε ακόμη να επιλέξετε να εκτυπώσετε σημειώσεις για το ακροατήριο. Μπορείτε να εισάγετε έναν τίτλο για την παρουσίαση, λεπτομέρειες του ονόματός σας και της εταιρείας σας, και ακόμη επιπρόσθετες πληροφορίες που θέλετε να καταγραφούν. Κάντε κλικ στο Τέλος για να ολοκληρώσετε τον Οδηγό αυτόματου περιεχομένου. Από το σημείο αυτό πρέπει να ανοίξετε κάθε μία διαφάνεια και, χρησιμοποιώντας τις οδηγίες που παρέχονται, να τροποποιήσετε το περιεχόμενο, ώστε να συμβαδίζει με τις απαιτήσεις και τις ανάγκες σας.
26 Παρουσιάσεις και Επίδειξη Διαφανειών 1999 - Δρ. Κ. Α. Μπαρμπαργύρης Παρουσιάσεις με το PowerPoint Κατανόηση και Εναλλαγή Προβολών Τα εικονίδια Προβολής Ακριβώς επάνω από τη Γραμμή Κατάστασης στην αριστερή πλευρά της οθόνης θα βρείτε τα πέντε εικονίδια Προβολής. Αυτά χρησιμοποιούνται για την αλλαγή της προβολής στην οποία εργάζεστε το PowerPoint. Οι Προβολές που είναι διαθέσιμες, είναι κατά σειρά: Προβολή διαφανειών Προβολή διάρθρωσης Προβολή ταξινόμησης διαφανειών Προβολή σημειώσεων Προβολή παρουσίασης Προβολή διαφανειών Προβολή διάρθρωσης Προβολή ταξινόμησης διαφανειών Αυτή είναι πιθανόν η προβολή στην οποία θα ξοδεύετε τον περισσότερο από το χρόνο σας όταν χρησιμοποιείτε το PowerPoint. Είναι η προβολή που ταιριάζει περισσότερο στη σύνταξη και διόρθωση διαφανειών. Σε αυτήν την προβολή του PowerPoint εργάζεστε σε μία κλασική προβολή διάρθρωσης βλέποντας μόνο τους τίτλους των διαφανειών και τα κύρια σημεία. Αυτή η προβολή μπορεί να φανεί χρήσιμη για την οργάνωση του πρώτου περιγράμματος μίας παρουσίασης (του σκελετού). Αυτή η προβολή σας επιτρέπει να δείτε ένα μεγάλο μέρος από την παρουσίασή σας με τη μορφή μικρών διαφανειών των 35 χιλ. Σε αυτήν την προβολή μπορείτε να αντιγράψετε και να μετακινήσετε διαφάνειες για να αλλάξετε τη σειρά της παρουσίασής σας. Είναι δυνατόν να επιλέξετε είτε μεμονωμένες, είτε πολλαπλές διαφάνειες για αντιγραφή ή μετακίνηση. Αυτή είναι η προβολή από την οποία μπορείτε να αντιγράψετε ολόκληρες διαφάνειες για την επικόλλησή τους σε μία άλλη εφαρμογή π.χ. το Microsoft Word. Προβολή σημειώσεων Προβολή παρουσίασης Αυτή η προβολή χρησιμοποιείται κυρίως για την παραγωγή σημειώσεων είτε για τον ομιλητή, είτε για το ακροατήριο και εμφανίζει μία μόνο διαφάνεια σε κάθε σελίδα με σημειώσεις (ή κενό) από κάτω. Αυτή η προβολή χρησιμοποιείται για τρέξει η παρουσίαση του PowerPoint σαν μία επίδειξη στην οθόνη με ενεργά όλα τα εφέ, τα κινούμενα αντικείμενα και τις μεταβάσεις από διαφάνεια σε διαφάνεια.
Παρουσιάσεις και Επίδειξη Διαφανειών 27 Παρουσιάσεις με το PowerPoint 1999 - Δρ. Κ. Α. Μπαρμπαργύρης Εισαγωγή μίας νέας εικόνας Τι είναι η Microsoft Gallery; Είναι μία κεντρική πηγή για την οργάνωση Clip Art (εικόνων), Pictures (φωτογραφιών), Sounds (ήχων), και Video clips. Μπορείτε να προσθέσετε στοιχεία σε αυτή, ή να αφαιρέσετε στοιχεία από αυτή. Τα στοιχεία μπορεί να είναι ομαδοποιημένα. Εισαγωγή εικόνας με χρήση του εικονιδίου Εισαγωγή Clip Art Εισαγωγή εικόνας με χρήση του μενού Εισαγωγή Κάντε κλικ στο εικονίδιο Εισαγωγή Clip Art που βρίσκεται στη Βασική γραμμή εργαλείων. Από την εμφανιζόμενη Microsoft Clip Gallery, επιλέξτε την επιθυμητή καρτέλα, π.χ. Clip Art, Pictures, Sounds ή Video. Μετά επιλέξτε το επιθυμητό στοιχείο, όπως μία συγκεκριμένη εικόνα και κάντε κλικ στο κουμπί Insert. Το στοιχείο αυτό θα εμφανιστεί στη διαφάνεια. Κάντε κλικ στο μενού Εισαγωγή και επιλέξτε την εντολή Εικόνα. Ένα υπομενού θα εμφανιστεί όπως στο σχήμα. Επιλέξτε την επιθυμητή επιλογή και εισάγετε την εικόνα. Παρατηρήστε την ε- ντολή Από σαρωτή η οποία μπορεί να φανεί πολύ χρήσιμη αν ο υπολογιστής σας είναι συνδεδεμένος με ένα σαρωτή και επιθυμείτε να εισάγετε τις σαρωμένες εικόνες απευθείας στη διαφάνεια. Για να μεγεθύνετε την προεπισκόπηση ενός Clip Εμφανίστε την Microsoft Clip Gallery. Κάντε κλικ στο πλαίσιο Magnify. Τώρα, όταν κάνετε κλικ σε ένα στοιχείο, θα μεγεθύνεται αυτόματα, ώστε είναι πιο εύκολη η προεπισκόπησή του.
28 Παρουσιάσεις και Επίδειξη Διαφανειών 1999 - Δρ. Κ. Α. Μπαρμπαργύρης Παρουσιάσεις με το PowerPoint Για την απόκτηση επιπλέον Clips από το Web Εμφανίστε την Microsoft Clip Gallery. Κάντε κλικ στο εικονίδιο Web access κάτω δεξιά του πλαισίου διαλόγου. Θα εμφανιστεί ένα πληροφοριακό πλαίσιο διαλόγου, όπως φαίνεται στο σχήμα. Κάντε κλικ στο κουμπί ΟΚ για να συνεχίσετε. Ακολουθήστε τις οδηγίες στην οθόνη. Για την εισαγωγή Ταινιών και Ήχων με χρήση του μενού Εισαγωγή Κάντε κλικ στο μενού Εισαγωγή και επιλέξτε την εντολή Ταινία και Ήχος. Ένα υπομενού θα εμφανιστεί, όπως στο σχήμα. Επιλέξτε την επιθυμητή επιλογή και εισάγετε έναν ήχο ή βίντεο κλιπ. Παρατηρήστε ότι μπορείτε να εισάγετε στοιχεία απευθείας από ένα αρχείο, αντί να περιοριστείτε μόνο στα στοιχεία της Microsoft Clip Gallery. Αλλαγή μεγέθους μίας εικόνας Για αλλαγή του μεγέθους μίας εικόνας με τράβηγμα Επιλέξτε την εικόνα με απλό κλικ επάνω της. Μετακινήστε το δείκτη του ποντικιού σε οποιαδήποτε γωνία της εικόνας, και στη συνέχεια σύρετε κι άστε το για να αλλάξει το μέγεθος της εικόνας.
Παρουσιάσεις και Επίδειξη Διαφανειών 29 Παρουσιάσεις με το PowerPoint 1999 - Δρ. Κ. Α. Μπαρμπαργύρης Αλλαγή διάταξης μίας διαφάνειας Για αλλαγή της διάταξης μίας απλής διαφάνειας Εμφανίστε τη διαφάνεια σε Προβολή διαφανειών. Εμφανίστε το πλαίσιο διαλόγου Διάταξη διαφάνειας κάνοντας δεξί κλικ στη διαφάνεια ώστε να εμφανιστεί ένα αναδυόμενο μενού από το οποίο στη συνέχεια επιλέξτε την εντολή Διάταξη διαφάνειας ή κάντε κλικ στο μενού Μορφή κι επιλέξτε την εντολή Διάταξη διαφάνειας ή κάντε κλικ στο εικονίδιο Διάταξη διαφάνειας στη γραμμή εργαλείων. Επιλέξτε την επιθυμητή διάταξη διαφάνειας και κάντε κλικ στο κουμπί Εφαρμογή.
30 Παρουσιάσεις και Επίδειξη Διαφανειών 1999 - Δρ. Κ. Α. Μπαρμπαργύρης Παρουσιάσεις με το PowerPoint Χρήση της σελίδας σημειώσεων Ποια είναι η χρησιμότητα των Σημειώσεων; Η προβολή σημειώσεων σας επιτρέπει να δημιουργείτε, να βλέπετε και να εκτυπώνετε διαφάνειες με σημειώσεις (π.χ. συμπληρωματικό κείμενο) επικολλημένες σε αυτές. Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο για την παραγωγή εγχειριδίων χρήσης με μία διαφάνεια στο πάνω μισό της εκτυπωμένης σελίδας και επεξηγηματικές σημειώσεις από κάτω. Αυτή η τεχνική μπορεί ακόμη να χρησιμοποιηθεί για την παραγωγή διαφανειών με συμπληρωματικές πληροφορίες για έναν επιμορφωτή στο κάτω μέρος. Για μετάβαση σε Προβολή σημειώσεων Για πρόσθεση σημειώσεων Για εκτύπωση σημειώσεων Κάντε κλικ στο εικονίδιο Προβολή σημειώσεων στο κάτω αριστερά μέρος της οθόνης. Μεταβείτε σε Προβολή σημειώσεων και αρχίστε να πληκτρολογείτε στην περιοχή που ορίζεται κάτω από τη διαφάνεια. Κάντε κλικ στο μενού Αρχείο και επιλέξτε την εντολή Εκτύπωση. Αυτό θα εμφανίσει το πλαίσιο διαλόγου Εκτύπωση. Στο τμήμα Εκτύπωση του πλαισίου διαλόγου, επιλέξτε Σελίδες σημειώσεων, όπως φαίνεται στο σχήμα. Για εκτύπωση Σημειώσεων για το ακροατήριο Μπορείτε ακόμη να παράγετε σημειώσεις για το ακροατήριο, με 2, 3 ή 6 διαφάνειες ανά σελίδα. Αυτό είναι χρήσιμο όταν παράγετε τεκμηρίωση για το α- κροατήριο που παρακολουθεί μία παρουσίαση και είναι πολύ πιο οικονομικό από το να τυπώνετε μία διαφάνεια ανά σελίδα! Χρησιμοποιήστε την ίδια τεχνική, όπως όταν τυπώνετε διαφάνειες με σημειώσεις.
Παρουσιάσεις και Επίδειξη Διαφανειών 31 Παρουσιάσεις με το PowerPoint 1999 - Δρ. Κ. Α. Μπαρμπαργύρης Δημιουργία και εκτέλεση επίδειξης διαφανειών (ήχος, κίνηση κ.τ.λ.) Τι είναι μία Ε- πίδειξη διαφανειών; Για να οργανώσετε μία ε- πίδειξη διαφανειών Αντί να εκτυπώσετε την παρουσίασή σας, μπορεί να θέλετε να την εκτελέσετε σαν μία ηλεκτρονική επίδειξη διαφανειών στον υπολογιστή σας. Αυτό σημαίνει ότι κάθε διαφάνεια στην παρουσίασή σας, μαζί με το κείμενό της, τις εικόνες και τα γραφικά, καταλαμβάνει όλη την οθόνη. Όλα τα υπόλοιπα στοιχεία της οθόνης κρύβονται. Ανοίξτε την παρουσίαση για την οποία θέλετε να δημιουργήσετε μία επίδειξη διαφανειών. Μεταβείτε στην Προβολή ταξινόμησης διαφανειών επιλέγοντας Ταξινόμηση διαφανειών από το μενού Προβολή. Κάντε δεξί κλικ πάνω σε μία διαφάνεια για να εμφανίσετε το μενού περιβάλλοντος και επιλέξτε Ρυθμίσεις προβολής για να εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Ρυθμίσεις προβολής. Επιλέξτε τις διαφάνειες που θέλετε να συμπεριλάβετε στην επίδειξη από το τμήμα Διαφάνειες. Επιλέξτε Όλες (το προκαθορισμένο) για να συμπεριλάβετε όλες τις διαφάνειες στην παρουσίαση, ή εισάγετε μία περιοχή διαφανειών στα πλαίσια Από και Έως.
32 Παρουσιάσεις και Επίδειξη Διαφανειών 1999 - Δρ. Κ. Α. Μπαρμπαργύρης Παρουσιάσεις με το PowerPoint Στο τμήμα Διαδοχή διαφανειών, επιλέξτε πως θέλετε να μεταβαίνετε από διαφάνεια σε διαφάνεια. Το προκαθορισμένο είναι Μη αυτόματη που σημαίνει ότι θα πρέπει να κάνετε κλικ με το ποντίκι για να μετακινηθείτε από διαφάνεια σε διαφάνεια. Εάν έχετε ορίσει χρόνους για να καθορίσετε για πόσο χρονικό διάστημα θα εμφανίζεται κάθε διαφάνεια στην οθόνη, επιλέξτε Χρήση χρονισμού κάθε διαφάνειας. Αυτό θα προκαλέσει την αυτόματη μετακίνηση από διαφάνεια σε διαφάνεια κατά την επίδειξη. Εάν επιθυμείτε να εκτελείτε την επίδειξη των διαφανειών συνέχεια, (δηλ. έτσι ώστε όταν φθάνει στο τέλος να ξεκινάει πάλι από την αρχή σε ένα συνεχόμενο βρόγχο), επιλέξτε το πλαίσιο Συνεχής επανάληψη που διακόπτεται με Esc. Η επίδειξη διαφανειών θα συνεχίσει να εκτελείται μέχρι να πατήσετε το πλήκτρο Esc. Επιλέξτε ΟΚ. Για να ξεκινήσετε την επίδειξη επιλέξτε την Προβολή παρουσίασης από το μενού Προβολή. Για την εκτέλεση μίας επίδειξης απευθείας από το εικονίδιο του αρχείου Για την εκτέλεση μίας επίδειξης διαφανειών Για μετάβαση στην επόμενη διαφάνεια Για μετάβαση στην προηγούμενη διαφάνεια Για επιστροφή στην πρώτη διαφάνεια Επιλέξτε το αρχείο του PowerPoint που επιθυμείτε να εκτελέσετε σαν επίδειξη διαφανειών (είτε μέσα στην Εξερεύνηση των Windows, είτε μέσα σε ένα πλαίσιο διαλόγου Άνοιγμα στο PowerPoint). Κάντε δεξί κλικ για να εμφανίσετε το αναδυόμενο μενού του αρχείου. Επιλέξτε την εντολή Προβολή από αυτό το μενού. Κάντε κλικ στο εικονίδιο Προβολή παρουσίασης ή επιλέξτε την Προβολή παρουσίασης από το μενού Προβολή. Χρησιμοποιήστε οποιαδήποτε από τις επιλογές: Αριστερό κλικ N Πλήκτρο διαστήματος (space bar) Δεξιό βέλος (right arrow) Κάτω βέλος (down arrow) Enter Σελίδα κάτω (page down) Δεξί κλικ Επιλέξτε από το αναδυόμενο μενού Χρησιμοποιήστε οποιαδήποτε από τις επιλογές: Backspace P Αριστερό βέλος (left arrow) Πάνω βέλος (up arrow) Σελίδα πάνω (page up) Δεξί κλικ Επιλέξτε από το αναδυόμενο μενού Πατήστε ταυτόχρονα και τα δύο πλήκτρα του ποντικιού για 2 δευτερόλεπτα.