Microsoft Office System Word 2007

Transcript

1 Microsoft Office System Word 2007 Δ.Ι.Ε.Κ. ΑΜΠΕΛΟΚΗΠΩΝ ΧΕΙΜΕΡΙΝΟ ΕΞΑΜΗΝΟ 2016 ΕΞΑΜΗΝΟ Α ΓΡΑΜΜΑΤΕΑΣ ΑΝΩΤΕΡΩΝ ΚΑΙ ΑΝΩΤΑΤΩΝ ΣΤΕΛΕΧΩΝ ΕΛΕΝΗ ΓΚΙΝΗ & ΤΙΤΙΚΑ-ΕΥΘΑΛΙΑ ΚΑΡΟΥΣΗ

2 ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ 1. Χρήση της Εφαρμογής Εργασία με Έγγραφα Βελτίωση Παραγωγικότητας Δημιουργία Εγγράφων Εισαγωγή Κειμένου Επιλογή, Επεξεργασία Μορφοποίηση Κείμενο Παράγραφοι Στυλ Αντικείμενα Δημιουργία Πίνακα Μορφοποίηση Πίνακα Γραφικά Αντικείμενα Συγχώνευση Αλληλογραφίας Προετοιμασία Αποτελέσματα Προετοιμασία Αποτελεσμάτων Διαμόρφωση Έλεγχος και Εκτύπωση Ε. Ι. Γκίνη & Τ.Ε. Καρούση

3 1. Χρήση της Εφαρμογής 1.1. Εργασία με Έγγραφα Άνοιγμα, κλείσιμο μιας εφαρμογής επεξεργασίας κειμένου. Άνοιγμα, κλείσιμο εγγράφων Για να ανοίξετε το Word 2007 : o Μενού Έναρξη > 1 όλα τα προγράμματα > Microsoft Office > Microsoft Office Word 2007, ή o Μενού Έναρξη: ελέγξτε αν υπάρχει συντόμευση για το Microsoft Office Word 2007 στα καρφιτσωμένα ή στα συχνά χρησιμοποιούμενα προγράμματα και κάντε κλικ επάνω της. Για να κλείσετε την εφαρμογή: o Κουμπί του Office > Έξοδος από το Word, ή o [Alt] + [F4] Για να ανοίξετε ένα ήδη αποθηκευμένο αρχείο: o Μεταβείτε στο φάκελο όπου είναι αποθηκευμένο το αρχείο που θέλετε να ανοίξετε (αναγνωρίζουμε τα αρχεία του Word από το εικονίδιο τους και την κατάληξη του ονόματος τους, π.χ. διπλό κλικ πάνω στο εικονίδιο για να το ανοίξετε. o Ανοίξτε το Word > κουμπί του Office > Άνοιγμα: θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα: χρησιμοποιήστε τη λίστα Φακέλων για να μεταβείτε στο φάκελο όπου είναι αποθηκευμένα τα αρχεία που θέλετε να ανοίξετε και επιλέξτε τα 2 > κουμπί Άνοιγμα του παραθύρου. ) και κάντε Αν έχετε χρησιμοποιήσει πρόσφατα το αρχείο που θέλετε να ανοίξετε: o χρησιμοποιήστε το μενού Έναρξη > Πρόσφατα στοιχεία, ή o αν έχετε ήδη ανοιχτό το Word: κλικ στο κουμπί του Office, δείτε δεξιά τη λίστα με τα Πρόσφατα έγγραφα και επιλέξτε το αρχείο που θέλετε να ανοίξετε. 1 Το σύμβολο > αντιστοιχεί στην ενέργεια του αριστερού κλικ με το ποντίκι. 2 Χρησιμοποιήστε το [Ctrl] για μη συνεχόμενα αρχεία (όπως στην εικόνα) και το [Shift] για συνεχόμενα αρχεία. Ε. Ι. Γκίνη & Τ.Ε. Καρούση 2

4 Δημιουργία ενός νέου εγγράφου βασισμένου στο προεπιλεγμένο ή άλλο διαθέσιμο πρότυπο όπως: υπόμνημα (memo), φαξ, πρόγραμμα συνάντησης (agenda) Όταν ανοίγετε το Word εμφανίζεται ένα κενό έγγραφο βασισμένο στο προεπιλεγμένο πρότυπο, δηλαδή ένα αντίγραφο του προτύπου που επιλέξατε. Για να δημιουργήσετε νέο έγγραφο βασισμένο στο προεπιλεγμένο πρότυπο: o Κουμπί του Office > Δημιουργία > (κατηγορία κενό και πρόσφατο ή καρτέλα Γενικά) κάντε διπλό κλικ στο πρότυπο Κενό Έγγραφο, ή επιλέξτε το πρότυπο Κενό Έγγραφο και κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία, ή o [Ctrl] + [N] Για να δημιουργήσετε νέο έγγραφο βασισμένο σε άλλο διαθέσιμο πρότυπο o Κουμπί του Office > Δημιουργία (θα εμφανιστεί ένα από τα παραπάνω παράθυρα): μεταβείτε στην κατάλληλη κατηγορία ή καρτέλα και κάντε διπλό κλικ στο πρότυπο που επιθυμείτε να χρησιμοποιήσετε Αποθήκευση ενός εγγράφου σε μια θέση σε έναν δίσκο. Αποθήκευση ενός εγγράφου με άλλο όνομα σε μια θέση σε έναν δίσκο Αποθήκευση ενός εγγράφου με άλλον τύπο αρχείου, όπως: αρχείο απλού κειμένου, μορφή εμπλουτισμένου κειμένου (RTF), πρότυπο, αρχείο με επέκταση συγκεκριμένης εφαρμογής, έκδοση της εφαρμογής Υπάρχουν δύο τύποι αποθήκευσης ενός εγγράφου: o Αποθήκευση ως: δημιουργεί ένα νέο έγγραφο (θα πρέπει να ορίσετε το όνομα του νέου εγγράφου, τη θέση (το φάκελο) που θα αποθηκευθεί και τον τύπο (μορφή) που θα αποθηκευθεί). o Αποθήκευση: αντικαθιστά το προϋπάρχον έγγραφο. Για να κάνετε Αποθήκευση ως : o Κουμπί του Office > Αποθήκευση ως, ή o Κουμπί του Office και δείξτε στο Αποθήκευση ως χωρίς να κάνετε κλικ επάνω του (εμφανίζεται μια λίστα με διάφορες μορφές εγγράφων > στη μορφή που επιθυμείτε: θα εμφανιστεί το παρακάτω παράθυρο διαλόγου: (δείτε την εικόνα στην επόμενη σελίδα) 3 Ε. Ι. Γκίνη & Τ.Ε. Καρούση

5 Γραμμή διεύθυνσης (εμφανίζει τη θέση αποθήκευσης) Λίστα φακέλων (χρησιμοποιήστε τη για να μετακινηθείτε μεταξύ φακέλων) Όνομα αρχείου (εδώ γράφετε το όνομα δεν υπάρχει λόγος να γράψετε την επέκταση, π.χ..docx) Για να κάνετε Αποθήκευση: Αποθήκευση ως (εδώ επιλέγετε τον τύπο αρχείου). o Κουμπί του Office > Αποθήκευση, ή o [Ctrl] + [S] Εναλλαγή μεταξύ ανοικτών εγγράφων Όταν έχετε δύο ή περισσότερα έγγραφα ανοιχτά μπορεί να χρειαστεί να μετακινηθείτε από το ένα στο άλλο. Για να μεταβείτε από ένα ανοικτό έγγραφο σε άλλο ανοικτό έγγραφο (εναλλαγή μεταξύ ανοικτών εγγράφων): o Καρτέλα Προβολή, ομάδα Παράθυρο > Εναλλαγή παραθύρων > στο έγγραφο που θέλετε να ενεργοποιήσετε, ή o Γραμμή εργασιών > στο κουμπί του παραθύρου που θέλετε να ενεργοποιήσετε. Ε. Ι. Γκίνη & Τ.Ε. Καρούση 4

6 1.2. Βελτίωση Παραγωγικότητας Μεταβολή των βασικών επιλογών / προτιμήσεων της εφαρμογής: όνομα χρήστη, προκαθορισμένος φάκελος για άνοιγμα και αποθήκευση των εγγράφων Πολλές από τις ρυθμίσεις της εφαρμογής μπορούν να αλλάξουν ώστε να εξυπηρετούν καλύτερα το χρήστη της. Για να μεταβάλετε τις ρυθμίσεις της εφαρμογής: 1. Κουμπί του Office > Επιλογές του Word και 2. Στην ομάδα Δημοφιλείς μπορείτε να αλλάξετε το όνομα του χρήστη, ή στην ομάδα Αποθήκευση, στο πλαίσιο κειμένου Προεπιλεγμένη θέση αρχείου, μπορείτε να ορίσετε τον προκαθορισμένο φάκελο για το άνοιγμα και την αποθήκευση εγγράφων Χρήση διαθέσιμων λειτουργιών Βοήθειας Μπορείτε να αναζητήσετε Βοήθεια τοπικά στον υπολογιστή σας ή στον παγκόσμιο ιστό αν διαθέτετε σύνδεση. Μπορείτε να εμφανίσετε λίστα με διάφορα θέμα και μετά να εντοπίσετε συγκεκριμένο θέμα. Για να ενεργοποιήσετε τη Βοήθεια: o Κλικ στο κουμπί της Βοήθειας o [F1], ή Στο παράθυρο της Βοήθειας γράψτε τη λέξη κλειδί (ελληνικά, μικρά γράμματα με τόνο) στο πλαίσιο της Αναζήτησης και πατήστε το Αναζήτηση ή το [Enter]. Θα εμφανιστεί μια λίστα θεμάτων. Κάντε κλικ στο κατάλληλο θέμα για να το εμφανίσετε. λίστα θεμάτων: θέμα: Χρήση εργαλείου μεγέθυνσης / σμίκρυνσης (zoom) Όταν θέλετε να δείτε τα περιεχόμενα του εγγράφου μεγαλύτερα ή μικρότερα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο Ζουμ. Η αλλαγή του ζουμ δεν επηρεάζει τη μορφοποίηση ή την εκτύπωση του εγγράφου. Για να αλλάξετε το ζουμ του εγγράφου: o Χρησιμοποιήστε το εργαλείο ζουμ από τη γραμμή κατάστασης:, ή o Κάντε κλικ στην ένδειξη ζουμ της γραμμής κατάστασης για να εμφανιστεί παράθυρο διαλόγου όπου μπορείτε να ορίσετε πιο συγκεκριμένες ρυθμίσεις, ή 5 Ε. Ι. Γκίνη & Τ.Ε. Καρούση

7 o Καρτέλα Προβολή, ομάδα Ζουμ > στο κατάλληλο εργαλείο Εμφάνιση, απόκρυψη διαθέσιμων γραμμών εργαλείων. Επαναφορά, ελαχιστοποίηση της κορδέλας (ribbon) Στο Office 2003 υπήρχαν γραμμές εργαλείων που στο Office 2007 έχουν αντικατασταθεί με την κορδέλα που αποτελείται από διάφορες καρτέλες. Για να ελαχιστοποιήσετε την κορδέλα: o Κάντε δεξί κλικ σε κενό σημείο της κορδέλας και από το μενού συντόμευσης που θα εμφανιστεί > Ελαχιστοποίηση κορδέλας, ή o Αναπτυσσόμενη λίστα της γραμμής εργαλείων γρήγορης πρόσβασης > Ελαχιστοποίηση κορδέλας. Για να εμφανιστεί ξανά η κορδέλα: o ακολουθήστε ξανά τις παραπάνω διαδικασίες. Ε. Ι. Γκίνη & Τ.Ε. Καρούση 6

8 2. Δημιουργία Εγγράφων 2.1. Εισαγωγή Κειμένου Αλλαγή μεταξύ των καταστάσεων προβολών σελίδας Συνήθως επεξεργαζόμαστε το έγγραφο σε προβολή Διάταξης εκτύπωσης αλλά συνολικά υπάρχουν 5 προβολές: Διάταξη εκτύπωσης, Ανάγνωση πλήρους οθόνης, Διάταξη Web, Διάρθρωση και Πρόχειρη. Η κάθε προβολή εξυπηρετεί διαφορετικές χρήσεις του εγγράφου. Για να αλλάξετε την κατάσταση του εγγράφου από μια προβολή σε άλλη: o Καρτέλα Προβολή, ομάδα Προβολές εγγράφου > στην κατάλληλη προβολή, ή o Γραμμή κατάστασης > στην κατάλληλη προβολή Εισαγωγή κειμένου σ ένα έγγραφο Όταν θέλετε να εισάγετε κείμενο, καλό είναι να έχετε εμφανισμένους τους μη εκτυπώσιμους χαρακτήρες. Αλλαγή Γλώσσας Πριν αρχίσετε να γράφετε, ελέγξτε τη γραμμή εργασιών για να δείτε σε τι γλώσσα είναι γυρισμένο το πληκτρολόγιο. Μπορείτε να αλλάξετε τη γλώσσα του πληκτρολογίου με: o [αριστερό Alt] + [Shift], ή o Στη Γραμμή Εργασιών > κλικ στη Γλώσσα και επιλέγετε. Εισαγωγή κειμένου Το κείμενο εισάγεται στο σημείο όπου αναβοσβήνει το σημείο εισαγωγής (κέρσορας ή δρομέας) (μπορείτε να μετακινήσετε το σημείο εισαγωγής σε συγκεκριμένο σημείο κάνοντας κλικ σε αυτό το σημείο ή χρησιμοποιώντας τα πλήκτρα κατεύθυνσης). Αριθμοί o από τους αριθμούς (πάνω γραμμή στο πληκτρολόγιο), ή o από το αριθμητικό πληκτρολόγιο με το [NumLock] πατημένο (φροντίστε να προσέξετε αν είναι φωτισμένο ή όχι το αντίστοιχο λεντάκι) Κεφαλαία o Ένα γράμμα κεφαλαίο [Shift] + [γράμμα] o Όλα τα γράμματα πεζά / κεφαλαία [Caps Lock] (φροντίστε να προσέξετε αν είναι φωτισμένο ή όχι το αντίστοιχο λεντάκι) Τόνοι, διαλυτικά, απόστροφος, εισαγωγικά o Τονισμένο γράμμα πατήστε το πλήκτρο δεξιά από το [L/Λ] + [το φωνήεν] o Διαλυτικά και γράμμα (π.χ. προϋπόθεση) [Shift] + [τόνος] + [το φωνήεν] o Διαλυτικά και τονισμένο γράμμα (π.χ. Μαΐου) [Shift+ W] + [το φωνήεν] 7 Ε. Ι. Γκίνη & Τ.Ε. Καρούση

9 o Απόστροφος: πλήκτρο αριστερά από το [Enter] o Εισαγωγικά: [Shift] + πλήκτρο αριστερά από το [Enter]. Έχουν διαφορετική εμφάνιση στα αγγλικά (π.χ. dog ) από ότι στα ελληνικά (π.χ. «σκύλος»). Σημεία Στίξης o Τα σημεία στίξης εισάγονται αμέσως μετά την προηγούμενη λέξη και ακολουθούνται από κενό. o Άνω-κάτω τελεία στα Ελληνικά: [Shift] + [Q] στα Αγγλικά: [Shift] + [Ερωτηματικό] (το πλήκτρο δεξιά από το [L/Λ]). o Ερωτηματικό στα Ελληνικά: [Q] στα Αγγλικά: το πλήκτρο δεξιά από το [L/Λ] o Κόμμα δεξιά από το [Μ] o Τελεία δεξιά από το [Κόμμα] Άλλα o Κενή γραμμή / Νέα παράγραφος [Enter] o Ευρώ ( ) [Ctrl] + [Alt] + [Ε] o Διάφορα Σύμβολα [Alt] + [αριθμός] o Παρενθέσεις: άνοιγμα παρένθεσης [Shift] + [9], κλείσιμο παρένθεσης [Shift] + [0]. Το ( είναι ειδική περίπτωση: κενό, άνοιγμα παρένθεσης, ακολουθεί η λέξη (χωρίς κενό) Εισαγωγή συμβόλων ή ειδικών χαρακτήρων, όπως:,, Για να εισάγετε σύμβολα: 1. Τοποθετήστε τον κέρσορα στο σημείο όπου θέλετε να εισάγετε το σύμβολο. 2. Καρτέλα Εισαγωγή, ομάδα Σύμβολο > Σύμβολο > Περισσότερα σύμβολα : στο παράθυρο διαλόγου που θα εμφανιστεί, επιλέγετε γραμματοσειρά και μετακινήστε με τη ράβδο κύλισης μέχρι να εντοπίσετε το σύμβολο της αρεσκείας σας > στο σύμβολο > Εισαγωγή o Στο παραπάνω παράθυρο διαλόγου υπάρχει και η καρτέλα Ειδικοί χαρακτήρες, όπου μπορείτε να εντοπίσετε κυρίως εμπορικούς χαρακτήρες όπως, και. Για να τους εισάγετε μπορείτε επίσης να γράψετε: ( c ), ( r ), ( tm ). Ε. Ι. Γκίνη & Τ.Ε. Καρούση 8

10 2.2. Επιλογή, Επεξεργασία Εμφάνιση, απόκρυψη μη εκτυπώσιμων χαρακτήρων όπως: κενά, σημάδια παραγράφων, σημάδια μη αυτόματων αλλαγών γραμμής, χαρακτήρες στηλοθετών Δεν εκτυπώνονται όλοι οι χαρακτήρες που εμφανίζονται στο έγγραφο. Κάποιοι υπάρχουν μόνο για να διευκολύνουν την επεξεργασία του κειμένου και ονομάζονται «χαρακτήρες / σύμβολα / σημάδια μορφοποίησης» ή «μη εκτυπώσιμοι χαρακτήρες». Οι πιο κοινοί είναι: o το κενό (ή διάστημα) μεταξύ των λέξεων o το σύμβολο της αλλαγής παραγράφου o το σύμβολο της μη αυτόματης αλλαγής γραμμής o το σύμβολο του tab / στηλοθετών Για να εμφανίσετε / αποκρύψετε τους μη εκτυπώσιμους χαρακτήρες: o Κεντρική καρτέλα, ομάδα Παράγραφος > Επιλογή χαρακτήρα, λέξης, γραμμής, πρότασης, παραγράφου ή ολόκληρου του κυρίως κειμένου Επιλογή χαρακτήρα o κλικ αριστερά από το χαρακτήρα και [Shift] + [ ] Επιλογή λέξης o Διπλό κλικ στη λέξη, ή o Κλικ αριστερά από τη λέξη και [Shift] + [Ctrl] + [ ] Επιλογή γραμμής o Κλικ αριστερά της γραμμής, στη ράβδο επιλογής (ο δείκτης του ποντικιού θα εμφανίζεται ως ). Επιλογή πρότασης o [Ctrl] + κλικ στην πρόταση Επιλογή παραγράφου o Τριπλό κλικ στην παράγραφο, ή o διπλό κλικ αριστερά της παραγράφου, στη ράβδο επιλογής Επιλογή ολόκληρου του κειμένου o [Ctrl]+ [A], ή o τριπλό κλικ αριστερά της παραγράφου, στη ράβδο επιλογής, ή o Κεντρική καρτέλα, ομάδα Επεξεργασία > Επιλογή > Επιλογή όλων. 9 Ε. Ι. Γκίνη & Τ.Ε. Καρούση

11 Επεξεργασία περιεχομένου με την προσθήκη και διαγραφή χαρακτήρων, λέξεων με πληκτρολόγηση επάνω σε υπάρχον κείμενο Πολύ συχνά θα χρειαστεί να επεξεργαστείτε το κείμενο που έχετε γράψει, δηλαδή να προσθέσετε λέξεις ή χαρακτήρες ή να αντικαταστήσετε κάποιο κείμενο με άλλο. Το κλειδί είναι να εισαχθεί το νέο κείμενο στη σωστή θέση, δηλαδή να έχετε κάνει κλικ στο σωστό σημείο πριν αρχίσετε την εισαγωγή του νέου κειμένου. Όταν έχετε επιλέξει κείμενο, π.χ. και πληκτρολογήσετε άλλο κείμενο, π.χ. ουσιαστικά γίνεται αντικατάσταση του παλαιού κειμένου με το νέο Χρήση απλής εντολής εύρεσης για τον εντοπισμό συγκεκριμένης λέξης ή φράσης Χρήση απλής εντολής αντικατάστασης μιας συγκεκριμένης λέξης ή φράσης Όταν θέλετε να αναζητήσετε ή να αντικαταστήσετε μια λέξη ή φράση μέσα στο έγγραφο σας καλό είναι να ξεκινά η αναζήτηση από την αρχή του κειμένου 3. Για να ενεργοποιήσετε την Εύρεση / Αντικατάσταση: o Κεντρική καρτέλα, ομάδα Επεξεργασία > Εύρεση, ή o [Ctrl] + [F] (για να ενεργοποιήσετε την Αντικατάσταση απλώς κάντε κλικ στην αντίστοιχη καρτέλα του παραθύρου διαλόγου) Αφού εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Εύρεση, εισάγετε τη λέξη ή φράση που ψάχνετε και > στο κουμπί Εύρεση επόμενου όσες φορές χρειαστεί. Πιθανό να θέλετε να βρείτε μια λέξη γραμμένη ακριβώς με συγκεκριμένο τρόπο (π.χ. το «Τρίτη» αλλά όχι το «τρίτη») > στο κουμπί Λεπτομέρειες και επιλέξτε το Ταίριασμα πεζών κεφαλαίων. Για να εκτελέσετε Αντικατάσταση, εισάγετε τη λέξη ή φράση που αναζητάτε στο πλαίσιο Εύρεση του της καρτέλας Αντικατάσταση και τη λέξη ή φράση με την οποία θα την αντικαταστήσετε στο πλαίσιο Αντικατάσταση με. Μπορείτε να επιλέξετε την εντολή Αντικατάσταση όλων ή Εύρεση επόμενου και μετά Αντικατάσταση για να εφαρμόσετε τις αντικαταστάσεις μία προς μία. 3 [Ctrl] + [Home] Ε. Ι. Γκίνη & Τ.Ε. Καρούση 10

12 Αντιγραφή, μετακίνηση κειμένου εντός του ίδιου εγγράφου, μεταξύ ανοιχτών εγγράφων Συχνά θα χρειαστεί να αντιγράψετε ή να μετακινήσετε κείμενο είτε από ένα σημείο του εγγράφου σε άλλο σημείο του ίδιου εγγράφου, είτε σε κάποιο άλλο έγγραφο. Σημαντικό: θα πρέπει να έχετε επιλέξει το σωστό κείμενο, με σωστό τρόπο, και να το επικολλήσετε στο σωστό σημείο του σωστού εγγράφου! Για να μετακινήσετε κείμενο: 1. επιλέξτε το κείμενο, 2. αποκόψτε το, 3. τοποθετήστε τον κέρσορα στη νέα θέση και 4. επικολλήστε. Για να αντιγράψετε κείμενο: 1. επιλέξτε το κείμενο, 2. αντιγράψτε το, 3. τοποθετήστε τον κέρσορα στη νέα θέση και 4. επικολλήστε. Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να εφαρμόσετε αποκοπή, αντιγραφή και επικόλληση: o Δεξί κλικ στο επιλεγμένο κείμενο και Αποκοπή ή Αντιγραφή και στη συνέχεια δεξί κλικ στην κατάλληλη θέση και Επικόλληση, ή o Κεντρική καρτέλα, ομάδα Πρόχειρο > κατάλληλη εντολή, ή o Με συντομεύσεις πληκτρολογίου: [Ctrl]+[X] (αποκοπή), [Ctrl]+[C] (αντιγραφή), [Ctrl]+[V] (επικόλληση) Για να μεταβείτε σε άλλο σημείο του ίδιου εγγράφου: o Προηγούμενος / επόμενος χαρακτήρας: [ ], [ ] o Προηγούμενη / επόμενη λέξη: [Ctrl]+[ ], [Ctrl]+[ ] o Προηγούμενη / επόμενη γραμμή: [ ], [ ] o Προηγούμενη / επόμενη οθόνη: [PageUp], [PageDown] o Αρχή / τέλος γραμμής: [Home], [End] o Αρχή / τέλος εγγράφου: [Ctrl]+[Home], [Ctrl]+[End] Μετάβαση σε άλλο έγγραφο: Δείτε Εναλλαγή μεταξύ ανοικτών εγγράφων, σελίδα Διαγραφή κειμένου Για να διαγράψετε κείμενο είναι σημαντικό να το έχετε επιλέξει πρώτα σωστά, ή να έχετε τοποθετήσει τον κέρσορα (δηλαδή να έχετε κάνει κλικ) στο σωστό σημείο. Για να διαγράψετε κείμενο: o Αριστερά από τον κέρσορα χρησιμοποιήστε το πλήκτρο [Backspace] o Δεξιά από τον κέρσορα χρησιμοποιήστε το πλήκτρο [Delete] 11 Ε. Ι. Γκίνη & Τ.Ε. Καρούση

13 Χρήση των λειτουργιών αναίρεσης (undo) και ακύρωσης αναίρεσης (redo) Συχνά θα κάνετε κάποιο λάθος και θα χρειαστεί να αναιρέσετε τις λανθασμένες αυτές ενέργειες. Για να αναιρέσετε μια ενέργεια: o Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης > Αναίρεση o [Ctrl]+[Z], ή Για να αναιρέσετε πολλές ενέργειες συγχρόνως: o Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης > αναπτυσσόμενη λίστα της Αναίρεσης > στην ενέργεια που θέλετε να αναιρέσετε (στο κάτω μέρος της λίστας εμφανίζεται ο αριθμός ενεργειών που θα αναιρεθούν) Για να ακυρώσετε την αναίρεση ή να επαναλάβετε την τελευταία σας ενέργεια: o Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης > Ακύρωση Αναίρεσης o [Ctrl]+[Υ], ή Ε. Ι. Γκίνη & Τ.Ε. Καρούση 12

14 3. Μορφοποίηση 3.1. Κείμενο Αλλαγή μορφοποίησης κειμένου: είδος γραμματοσειράς, μέγεθος γραμματοσειράς Εφαρμογή μορφοποίησης κειμένου: έντονη, πλάγια, υπογραμμισμένη γραφή Εφαρμογή μορφοποίησης κειμένου: εκθέτης ή δείκτης Εφαρμογή διαφορετικών χρωμάτων σε κείμενο Εφαρμογή αλλαγών πεζών/κεφαλαίων σε κείμενο Όλες οι παραπάνω αλλαγές προϋποθέτουν ότι έχετε επιλέξει το σωστό τμήμα του κειμένου (Δείτε: 2.2.2, σελίδα 9). Είδος γραμματοσειράς Μέγεθος γραμματοσειράς Χρώμα γραμματοσειράς Έντονα, πλάγια, υπογραμμισμένα δείκτης, εκθέτης Αλλαγή πεζώνκεφαλαίων Ο πιο απλός τρόπος για να εφαρμόσετε μορφοποίηση χαρακτήρων είναι να χρησιμοποιήσετε την ομάδα Γραμματοσειρά της Κεντρικής καρτέλας. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο διαλόγου Γραμματοσειρά (καρτέλα Γραμματοσειρά). Ειδικά στην αλλαγή πεζών κεφαλαίων χρειάζεται λίγο προσοχή: Κεφαλαία πεζά πρότασης: το πρώτο γράμμα της κάθε πρότασης κεφαλαίο και τα υπόλοιπα πεζά. πεζά: όλα τα γράμματα πεζά ΚΕΦΑΛΑΙΑ: όλα τα γράμματα κεφαλαία Μετατροπή κάθε λέξης σε κεφαλαία: το πρώτο γράμμα της κάθε λέξης κεφαλαίο (Γράμματα Τίτλου) εναλλαγή ΠΕΖΏΝ κεφαλαίων: όποιο γράμμα ήταν πεζό το μετατρέπει σε κεφαλαίο και το αντίστροφο Εφαρμογή αυτόματου συλλαβισμού Το Word δε συλλαβίζει: οι λέξεις, δηλαδή, δε χωρίζονται στο τέλος της γραμμής αν δε χωράνε απλώς μετακινούνται στην επόμενη γραμμή. Μπορείτε όμως να εφαρμόσετε συλλαβισμό σε ολόκληρο το κείμενο σας, ορίζοντας μάλιστα και τη ζώνη συλλαβισμού (δηλαδή σε τι απόσταση από το δεξί περιθώριο θα «κόβονται» οι λέξεις). (συνέχεια στην επόμενη σελίδα) 13 Ε. Ι. Γκίνη & Τ.Ε. Καρούση

15 Για να εφαρμόσετε αυτόματο συλλαβισμό: o Καρτέλα Διάταξη σελίδας, ομάδα Διαμόρφωση σελίδας > εργαλείο Συλλαβισμός > Επιλογές συλλαβισμού : ορίστε να εφαρμόζεται αυτόματος συλλαβισμός και τιμή στη ζώνη συλλαβισμού Παράγραφοι Δημιουργία, συγχώνευση παραγράφου (-ων) Κάθε φορά που πατάτε το πλήκτρο [Enter], δημιουργείται μια νέα κενή γραμμή. Αν καταχωρήσετε κείμενο σε αυτό το σημείο, δημιουργείται μια νέα παράγραφος (συνήθως βέβαια οι τίτλοι ή οι επικεφαλίδες δεν προσμετρώνται στις παραγράφους). o Για να ξέρετε που αλλάζει μια παράγραφος θα πρέπει να έχετε εμφανισμένους τους μη εκτυπώσιμους χαρακτήρες! Για να χωρίσετε μια παράγραφο σε περισσότερες παραγράφους: o Τοποθετήστε τον κέρσορα στο κατάλληλο σημείο (αριστερά από τη λέξη που θα ξεκινά τη νέα παράγραφο) και πατήστε το [Enter]. Για να ενώσετε διαφορετικές παραγράφους: o Διαγράψτε το σύμβολο παραγράφου (τοποθετήστε τον κέρσορα αριστερά από το σύμβολο της παραγράφου - - και πατήστε το πλήκτρο [Delete]) Προσθήκη, διαγραφή μη αυτόματης αλλαγής γραμμής (line break) Συχνά θα θέλετε να υποχρεώσετε το κείμενο σας να συνεχίσει στην επόμενη γραμμή, χωρίς όμως να αλλάξει παράγραφος. Σ αυτήν την περίπτωση, εισάγουμε το σύμβολο «μη αυτόματης αλλαγής γραμμής» ή αλλιώς «υποχρεωτικής αλλαγής γραμμής» πατώντας [Shift]+[Enter]. Το σύμβολο έχει αυτήν τη μορφή: Για να συνεχίσει το κείμενο στην επόμενη γραμμή: 1. τοποθετήστε τον κέρσορα στο σημείο όπου θέλετε να χωρίζει το κείμενο και 2. πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων [Shift] + [Enter] Για να διαγράψετε το χαρακτήρα υποχρεωτικής αλλαγής γραμμής: 1. τοποθετήστε τον κέρσορα αριστερά από το σύμβολο και 2. πατήστε το πλήκτρο [Delete]. Ε. Ι. Γκίνη & Τ.Ε. Καρούση 14

16 Αναγνώριση καλών πρακτικών στοίχισης κειμένου: χρήση στοίχισης, εσοχών, στηλοθετών αντί εισαγωγής κενών χαρακτήρων Στοίχιση κειμένου αριστερά, στο κέντρο, δεξιά, πλήρης Η στοίχιση επηρεάζει την ευθυγράμμιση της επιλεγμένης (μια ή πολλές) παραγράφου. Για να στοιχίσετε παράγραφο: 1. επιλέξτε την ή απλώς κάντε κλικ μέσα της και 2. χρησιμοποιήστε τα αντίστοιχα εργαλεία της ομάδας Παράγραφος (Κεντρική καρτέλα) Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τις επιλογές του παραθύρου διαλόγου Παράγραφος ή συντομεύσεις πληκτρολογίου (εστιάστε πάνω στα εργαλεία για να εμφανιστούν, π.χ Δημιουργία εσοχών παραγράφων: αριστερή, δεξιά, πρώτης γραμμής. Η κάθε παράγραφος μπορεί να ρυθμιστεί ώστε να αρχίζει ή να τελειώνει πιο αριστερά / δεξιά από το υπόλοιπο κείμενο: αυτές οι ρυθμίσεις είναι η αριστερή και δεξιά εσοχή παραγράφου. Μπορείτε επίσης να ορίσετε πόσο αριστερά ή δεξιά θα ξεκινήσει η πρώτη γραμμή της παραγράφου (εσοχή πρώτης γραμμής) και οι υπόλοιπες γραμμές της παραγράφου (προεξοχή πρώτης γραμμής). Για να δημιουργήσετε εσοχή παραγράφου: 1. επιλέξτε την παράγραφο και 2. χρησιμοποιήσετε το παράθυρο διαλόγου Παράγραφος (καρτέλα Εσοχές και Διαστήματα, ομάδα Εσοχές) Ορισμός, διαγραφή και χρήση στηλοθετών: αριστερής, δεξιάς, κεντρικής, δεκαδικής στοίχισης Κάθε φορά που πατάτε το πλήκτρο [Tab] ορίζετε τη νέα θέση του κειμένου. Η προεπιλεγμένη απόσταση που διανύει το [Tab] είναι 1,27 εκ. και το σύμβολο του είναι αυτό:. Μπορείτε να ορίσετε εσείς την απόσταση που θα διανύει το [Tab] ορίζοντας «στηλοθέτες». Οι στηλοθέτες μπορούν να είναι αριστεροί, δεξιοί, κεντρικοί ή δεκαδικοί κι αυτό σημαίνει ότι το κείμενο θα στοιχίζεται κατά τον αντίστοιχο τρόπο. Οι στηλοθέτες εμφανίζονται ως σύμβολα στο χάρακα. Όπως παρατηρείτε στην παρακάτω εικόνα, το κάθε είδος στηλοθέτη έχει αντίστοιχο σύμβολο και το κείμενο της επιλεγμένης παραγράφου έχει στοιχηθεί στον αντίστοιχο στηλοθέτη ενώ για να μετακινηθεί το κείμενο από τον ένα στηλοθέτη στον επόμενο, έχουμε χρησιμοποιήσει το [Tab]. 15 Ε. Ι. Γκίνη & Τ.Ε. Καρούση

17 Σημαντικό: οι στηλοθέτες αφορούν μόνο την επιλεγμένη παράγραφο! Για να ορίσετε στηλοθέτες: 1. Επιλέξτε την παράγραφο και 2. Από την Κεντρική καρτέλα, ομάδα Παράγραφος ανοίξτε το παράθυρο διαλόγου Παράγραφος. 3. Στο κάτω μέρος του παραθύρου κάντε κλικ στο κουμπί Στηλοθέτες 4. Ορίστε τη θέση και τη στοίχιση του κάθε στηλοθέτη > κουμπί Ορισμός. 5. Όταν ολοκληρώσετε για όλους τους στηλοθέτες > ΟΚ. Για να μετακινήσετε κείμενο σε στηλοθέτη: 1. ορίστε τους στηλοθέτες της παραγράφου 2. κάντε κλικ αριστερά από το κείμενο που θέλετε να μετακινήσετε 3. πατήστε το [Tab]. Για να καταργήσετε στηλοθέτη: 1. Επιλέξτε την κατάλληλη παράγραφο. 2. Ανοίξτε το παράθυρο διαλόγου των στηλοθετών. 3. Επιλέξτε τον στηλοθέτη που θέλετε να καταργήσετε > Απαλοιφή. 4. Κλικ στο κουμπί ΟΚ για να ολοκληρώσετε. Για να διαγράψετε [Tab]: 1. Τοποθετήστε τον κέρσορα αριστερά από το σύμβολο και 2. πατήστε το [Delete] Αναγνώριση καλής πρακτικής στις αποστάσεις παραγράφων: εφαρμογή καθορισμένων αποστάσεων παραγράφων αντί χρήσης του πλήκτρου Enter Εφαρμογή απόστασης πριν και μετά την παράγραφο. Εφαρμογή μονού διάστιχου, 1,5 γραμμής, διπλού διάστιχου μεταξύ των γραμμών της παραγράφου Μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε την απόσταση μιας παραγράφου από μια άλλη (δηλαδή το διάστημα πριν την επιλεγμένη παράγραφο και το διάστημα μετά την επιλεγμένη παράγραφο) καθώς και την απόσταση μεταξύ των γραμμών της επιλεγμένης παραγράφου (διάστιχο). (συνέχεια στην επόμενη σελίδα) Ε. Ι. Γκίνη & Τ.Ε. Καρούση 16

18 Για να εφαρμόσετε διάστιχο ή διάστημα πριν / μετά: 1. επιλέξτε την παράγραφο και 2. χρησιμοποιήστε το παράθυρο διαλόγου Παράγραφος (καρτέλα Εσοχές και Διαστήματα, ομάδα Διάστημα): Προσθήκη, απαλοιφή κουκίδων, αρίθμησης σε λίστα ενός επιπέδου. Εναλλαγή μεταξύ καθορισμένων στυλ κουκίδων και αρίθμησης σε λίστα ενός επιπέδου Συνήθως μια λίστα ενεργειών ή πραγμάτων ξεχωρίζει από το υπόλοιπο κείμενο με τη βοήθεια συμβόλων που εφαρμόζουμε αριστερά του κάθε στοιχείου της λίστας. Αν όλα τα στοιχεία της λίστας είναι ισότιμα εφαρμόζουμε κουκκίδες ενώ αν υπάρχει σειρά προτεραιότητας εφαρμόζουμε αρίθμηση. Για να εφαρμόσετε ή να καταργήσετε κουκκίδες ή αρίθμηση σε μια λίστα: 1. Επιλέξτε τη λίστα. 2. Κάντε κλικ στο αντίστοιχο εργαλείο της ομάδας Παράγραφος (Κεντρική καρτέλα). Για να εφαρμόσετε κουκκίδες ή αρίθμηση άλλης μορφής στη λίστα: 1. Επιλέξτε τη λίστα. 2. Χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα του εργαλείου κουκίδες ή του εργαλείου αρίθμηση για να επιλέξετε άλλο στυλ Προσθήκη περιγράμματος πλαισίου και σκίασης / χρώματος φόντου σε μια παράγραφο Για να δώσετε περισσότερη έμφαση σε μια παράγραφο μπορείτε να εφαρμόσετε περίγραμμα γύρω της ή μόνο επάνω ή κάτω καθώς και να εφαρμόσετε χρώμα σκίασης στην παράγραφο αυτή. Για να εφαρμόσετε περίγραμμα στην παράγραφο: 1. Επιλέξτε την παράγραφο. 2. Κεντρική καρτέλα, ομάδα Παράγραφος > αναπτυσσόμενη λίστα Περίγραμμα, εργαλείο, καρτέλα Περιγράμματα: (συνέχεια στην επόμενη σελίδα) 17 Ε. Ι. Γκίνη & Τ.Ε. Καρούση

19 3. Επιλέξτε Στυλ, Χρώμα και Πλάτος και στο παράθυρο Προεπισκόπησης (αριστερό τμήμα) κάντε κλικ στα αντίστοιχα εργαλείο ώστε να φτάσετε στο αποτέλεσμα που θέλετε. o Σημαντικό: βεβαιωθείτε ότι στο παράθυρο προεπισκόπησης εμφανίζεται το επιθυμητό αποτέλεσμα πριν κλείσετε το παράθυρο διαλόγου! Για να εφαρμόσετε σκίαση στην παράγραφο: 1. Επιλέξτε την παράγραφο. 2. Κεντρική καρτέλα, ομάδα Παράγραφος > αναπτυσσόμενη λίστα Περίγραμμα, εργαλείο, καρτέλα Σκίαση: 3. Εφαρμόστε χρώμα Γεμίσματος («χρώμα φόντου»), επιλέξτε Στυλ Μοτίβου και Χρώμα Μοτίβου (δηλαδή το χρώμα που θα έχουν οι γραμμές του μοτίβου Στυλ Εφαρμογή υπάρχοντος στυλ χαρακτήρα σε επιλεγμένο κείμενο Εφαρμογή υπάρχοντος στυλ παραγράφου σε μία ή περισσότερες παραγράφους Το στυλ είναι ένα προκαθορισμένο σύνολο μορφοποιήσεων που μπορείτε να εφαρμόσετε σε επιλεγμένο κείμενο. Υπάρχουν πολλά έτοιμα στυλ! Περισσότερα στυλ Για να εφαρμόσετε στυλ: 1. Επιλέξτε το κείμενο στο οποίο θέλετε να εφαρμόσετε το στυλ. 2. Επιλέξτε το στυλ που σας αρέσει από την Κεντρική καρτέλα, ομάδα Στυλ. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το κουμπί Περισσότερα στυλ για να βρείτε αυτό που σας ταιριάζει. Ε. Ι. Γκίνη & Τ.Ε. Καρούση 18

20 Χρήση του εργαλείου αντιγραφής μορφής Αν έχετε μορφοποιήσει ένα τμήμα κειμένου ακριβώς όπως σας αρέσει, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πινέλο μορφοποίησης (Κεντρική καρτέλα, ομάδα Πρόχειρο) για να «αντιγράψετε» μόνο τη μορφοποίηση του κειμένου και να την «επικολλήσετε» σε άλλο τμήμα κειμένου. Για μια μόνο χρήση του πινέλου μορφοποίησης: 1. Επιλέγετε το τμήμα κειμένου που είναι μορφοποιημένο όπως θέλετε. 2. Κλικ στο πινέλο μορφοποίησης. 3. Επιλέγετε το τμήμα κειμένου στο οποίο θέλετε να εφαρμόσετε τη μορφοποίηση. Για πολλές συνεχόμενες χρήσεις του πινέλου μορφοποίησης: 1. Επιλέγετε το τμήμα κειμένου που είναι μορφοποιημένο όπως θέλετε. 2. Διπλό κλικ στο πινέλο μορφοποίησης. 3. Επιλέγετε το τμήμα κειμένου στο οποίο θέλετε να εφαρμόσετε τη μορφοποίηση. 4. Επαναλαμβάνετε με διαφορετικά τμήματα κειμένου όσες φορές θέλετε. 5. Απενεργοποιείτε το πινέλο μορφοποίησης (κάνετε κλικ επάνω του ή πατάτε το πλήκτρο [Esc]. 19 Ε. Ι. Γκίνη & Τ.Ε. Καρούση

21 4. Αντικείμενα 4.1. Δημιουργία Πίνακα Δημιουργία πίνακα έτοιμου για εισαγωγή δεδομένων Για να οργανώσετε πληροφορίες στο έγγραφο σας μπορείτε να εισάγετε πίνακα. Ο πίνακας αποτελείται από κάθετες στήλες και οριζόντιες γραμμές που σχηματίζουν κελιά. Μέσα στα κελιά εισάγετε το κείμενο που επιθυμείτε. Αφού εισάγετε τον πίνακα μπορείτε να αλλάξετε τη δομή του και να τον μορφοποιήσετε χρησιμοποιώντας τις νέες καρτέλες που εμφανίζονται ότι τοποθετείτε τον κέρσορα μέσα σε αυτόν. Για να εισάγετε πίνακα: 1. Τοποθετείτε τον κέρσορα στο σημείο όπου θέλετε να τον δημιουργήσετε. 2. Καρτέλα Εισαγωγή, ομάδα Πίνακες > Πίνακας > Εισαγωγή πίνακα και 3. Στο παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται ορίζετε τον αριθμό στηλών και γραμμών που επιθυμείτε να έχει ο πίνακας Εισαγωγή, επεξεργασία δεδομένων σε πίνακα Για να εισάγετε δεδομένα στον πίνακα απλώς κάνετε κλικ στο κατάλληλο κελί και πληκτρολογείτε. Ισχύουν όλα όσα γνωρίζετε για την επιλογή και επεξεργασία κειμένου (Δείτε:.2.2.2, σελίδα 9) Επιλογή γραμμών, στηλών, κελιών, ολόκληρου του πίνακα Για να επιλέξετε στήλη: Για να επιλέξετε γραμμή: Για να επιλέξετε πολλές στήλες ή γραμμές χρησιμοποιήστε το [Ctrl] (αν δεν είναι συνεχόμενες) ή το [Shift] (αν είναι συνεχόμενες). Για να επιλέξετε κελί: Για να επιλέξετε ολόκληρο τον πίνακα: Αν δυσκολεύεστε μπορείτε να κάνετε κλικ σε κατάλληλο κελί του πίνακα και να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο Επιλογή (κορδέλα Εργαλεία πίνακα, ομάδα Διάταξη, ομάδα Πίνακας) Ε. Ι. Γκίνη & Τ.Ε. Καρούση 20

22 Εισαγωγή, διαγραφή γραμμών και στηλών Για να εισάγετε γραμμή ή στήλη: 1. Κάντε κλικ στο κατάλληλο κελί του πίνακα και 2. Από την κορδέλα Εργαλεία πίνακα, ομάδα Γραμμές & στήλες > στο κατάλληλο εργαλείο. Για να διαγράψετε γραμμή ή στήλη: 1. Κάντε κλικ στο κατάλληλο κελί του πίνακα και 2. Από την κορδέλα Εργαλεία πίνακα, ομάδα Γραμμές & στήλες > Διαγραφή > στο κατάλληλο εργαλείο. Σημείωση: όταν βρίσκεστε σε πίνακα κι έχετε επιλέξει γραμμή ή στήλη, το πλήκτρο [Delete] θα διαγράψει το περιεχόμενο (κείμενο) ενώ το πλήκτρο [Backspace] θα διαγράψει την επιλεγμένη γραμμή ή στήλη. Αντίστοιχα αν είναι επιλεγμένος ο πίνακας το [Delete] θα διαγράψει όλα τα περιεχόμενα του πίνακα, ενώ το [Backspace] τον ίδιο τον πίνακα Μορφοποίηση Πίνακα Μεταβολή πλάτους στηλών, ύψους γραμμών Για να αλλάξετε το ύψος γραμμών ή το πλάτος στηλών: 1. Κάντε κλικ σε ένα κελί της γραμμής ή της στήλης και 2. Από την κορδέλα Εργαλεία πίνακα, ομάδα Μέγεθος κελιού > εισάγετε την τιμή που θέλετε στο κατάλληλο πλαίσιο 3. Κάντε κλικ στο έγγραφο Αλλαγή του στυλ, του πλάτους, του χρώματος γραμμής περιγράμματος κελιού Για να εφαρμόσετε / αλλάξετε το πλάτος, το στυλ ή το χρώμα του περιγράμματος: 1. Επιλέξτε το κελί (ή τη γραμμή ή τη στήλη ή ολόκληρο τον πίνακα) στο οποίο θέλετε να εφαρμόσετε τις αλλαγές 2. Κεντρική καρτέλα, ομάδα Παράγραφος > αναπτυσσόμενη λίστα Περίγραμμα, εργαλείο, καρτέλα Περιγράμματα: 3. Επιλέξτε Στυλ, Χρώμα και Πλάτος και στο παράθυρο Προεπισκόπησης (αριστερό τμήμα) κάντε κλικ στα αντίστοιχα εργαλείο ώστε να φτάσετε στο αποτέλεσμα που θέλετε. 21 Ε. Ι. Γκίνη & Τ.Ε. Καρούση

23 Προσθήκη σκίασης / χρώματος γεμίσματος σε κελιά πίνακα Για να εφαρμόσετε σκίαση: 1. Επιλέξτε το κελί (ή τη γραμμή ή τη στήλη ή ολόκληρο τον πίνακα) στο οποίο θέλετε να εφαρμόσετε τις αλλαγές 2. Κεντρική καρτέλα, ομάδα Παράγραφος > αναπτυσσόμενη λίστα Περίγραμμα, εργαλείο, καρτέλα Σκίαση: 3. Εφαρμόστε χρώμα Γεμίσματος («χρώμα φόντου»), επιλέξτε Στυλ Μοτίβου και Χρώμα Μοτίβου (δηλαδή το χρώμα που θα έχουν οι γραμμές του μοτίβου Γραφικά Αντικείμενα Εισαγωγή ενός αντικειμένου (φωτογραφία, εικόνα, γράφημα, αντικείμενο σχεδίασης) σε μια καθορισμένη θέση στο έγγραφο Υπάρχουν διάφορα είδη γραφικών απεικονίσεων που μπορείτε να εισάγετε στο έγγραφο σας. Θα πρέπει να έχετε τοποθετήσει τον κέρσορα στο σημείο του εγγράφου όπου θέλετε να εισάγετε το αντικείμενο. Θα τα βρείτε όλα στην καρτέλα Εισαγωγή, ομάδα Απεικονίσεις: Για να εισάγετε εικόνα από αρχείο (δηλαδή εικόνα αποθηκευμένη στον υπολογιστή σας): 1. Τοποθετήστε τον κέρσορα στο σημείο όπου θέλετε να εισάγετε την εικόνα 2. Κεντρική καρτέλα, ομάδα Απεικονίσεις > Εικόνα 3. Εντοπίζετε την εικόνα από το παράθυρο διαλόγου που θα εμφανιστεί, επιλέξτε την και > Εισαγωγή (συνέχεια στην επόμενη σελίδα) Ε. Ι. Γκίνη & Τ.Ε. Καρούση 22

24 Για να εισάγετε εικόνα Clip Art (δηλαδή σχέδιο, εικόνα, ταινία ή ήχο που βρίσκεται αποθηκευμένη στον υπολογιστή ή στον παγκόσμιο ιστό): 1. Τοποθετήστε τον κέρσορα στο σημείο όπου θέλετε να εισάγετε την εικόνα 2. Καρτέλα Εισαγωγή, ομάδα Απεικονίσεις > εργαλείο Clip Art 3. Εμφανίζεται το παράθυρο εργασιών ClipArt Λέξη κλειδί (ελληνικά, πεζά με τόνους) Αναζήτηση σε: στον υπολογιστή μας ή / και στον παγκόσμιο ιστό 4. Εισάγετε λέξη-κλειδί και ορίζετε θέση αναζήτησης και είδος αποτελέσματος και 5. Κάνετε κλικ στο Μετάβαση 6. Αφού εμφανιστούν τα αποτελέσματα, κάντε κλικ στην εικόνα που θέλετε να εισάγετε. Για να εισάγετε αυτόματο σχήμα: 1. Καρτέλα Εισαγωγή, ομάδα Απεικονίσεις > Σχήματα > επιλέξτε το κατάλληλο σχήμα. 2. Ο δείκτης του ποντικιού θα αλλάξει σε. Τοποθετήστε τον στο σημείο του εγγράφου όπου θέλετε να είναι η πάνω αριστερή γωνία του σχήματος και σύρετε κάτω και δεξιά. Αφήστε το πλήκτρο του ποντικιού όταν το σχήμα έχει το μέγεθος που θέλετε: o Σημείωση: αν θέλετε το μέγεθος να έχει κανονικές αναλογίες (να είναι τέλειο τετράγωνο ή κύκλος) κρατήστε το [Shift] πατημένο καθώς σέρνετε το ποντίκι για να δημιουργήσετε το σχήμα Επιλογή ενός αντικειμένου Τα αποτελέσματα θα πρέπει να είναι: Έτοιμες εικόνες Clip Art, φωτογραφίες, ταινίες, ήχοι Μετάβαση: κάντε κλικ για να εμφανιστούν αποτελέσματα Κάντε κλικ στο αντικείμενο για να την εισάγετε στο έγγραφο. Για να διαχειριστείτε (τροποποιήσετε, μορφοποιήσετε, αντιγράψετε, διαγράψετε, κλπ) οποιοδήποτε αντικείμενο θα πρέπει πρώτα να το επιλέξετε. Αρκεί να κάνετε κλικ στο αντικείμενο και θα εμφανιστεί με 8 λαβές γύρω του που σας επιτρέπουν να κάνετε τις αλλαγές που θέλετε: 23 Ε. Ι. Γκίνη & Τ.Ε. Καρούση

25 Αντιγραφή, μετακίνηση ενός αντικειμένου εντός του εγγράφου, μεταξύ ανοικτών εγγράφων Συχνά θα χρειαστεί να αντιγράψετε ή να μετακινήσετε γραφικό αντικείμενο είτε από ένα σημείο του εγγράφου σε άλλο σημείο του ίδιου εγγράφου, είτε σε κάποιο άλλο έγγραφο. Σημαντικό: θα πρέπει να έχετε επιλέξει το σωστό αντικείμενο, και να το επικολλήσετε στο σωστό σημείο του σωστού εγγράφου! Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να εφαρμόσετε αποκοπή, αντιγραφή και επικόλληση (Δείτε σελίδα 11) Αλλαγή μεγέθους, διαγραφή ενός αντικειμένου Για να αλλάξετε το μέγεθος του γραφικού χωρίς να το παραμορφώσετε χρησιμοποιήστε κάποια γωνιακή λαβή κρατώντας πατημένο το πλήκτρο [Shift]. Για να αλλάξετε το μέγεθος του γραφικού σε συγκεκριμένες μετρήσεις: 1. Επιλέξτε το γραφικό. 2. Κορδέλα Εργαλεία εικόνας, καρτέλα Μορφοποίηση, ομάδα Μέγεθος > παράθυρο διαλόγου Μέγεθος, καρτέλα Μέγεθος > εισάγετε την κατάλληλη τιμή για το Ύψος ή το Πλάτος. Ύψος Πλάτος Κλείδωμα αναλογιών: όταν είναι Κλειδωμένες οι αναλογίες της εικόνας, οι δύο διαστάσεις αλλάζουν συγχρόνως. Για να αλλάξετε μόνο το ύψος ή μόνο το πλάτος θα πρέπει να καταργήστε την επιλογή Κλείδωμα αναλογιών. Για να διαγράψετε οποιοδήποτε αντικείμενο: 1. Επιλέξτε το και 2. Πατήστε το πλήκτρο [Delete]. Ε. Ι. Γκίνη & Τ.Ε. Καρούση 24

26 5. Συγχώνευση Αλληλογραφίας Το Word παρέχει τη δυνατότητα δημιουργίας εγγράφων συγχώνευσης αλληλογραφίας, δηλαδή να δημιουργήσετε ετικέτες ή ομαδικές επιστολές που περιέχουν ένα σταθερό κείμενο και διαφορετικά προσωπικά στοιχεία για κάθε παραλήπτη. Η λειτουργία της συγχώνευσης αλληλογραφίας χρησιμοποιεί τα εξής δύο αρχεία: o Το κύριο έγγραφο, το οποίο περιέχει το κείμενο και τα αντικείμενα που θα επαναλαμβάνονται σε κάθε επιστολή ή το έγγραφο στο οποίο θα δημιουργηθούν οι ετικέτες. o Το αρχείο προέλευσης δεδομένων ή λίστα παραληπτών που περιέχει τα στοιχεία των παραληπτών, δηλαδή τα στοιχεία που αλλάζουν σε κάθε επιστολή ή ετικέτα, π.χ. το όνομα, η διεύθυνση, ο ταχυδρομικός κώδικας κάθε παραλήπτη κ.α. Όλα τα στοιχεία που αφορούν ένα συγκεκριμένο παραλήπτη στο αρχείο προέλευσης δεδομένων αποτελούν μια εγγραφή δεδομένων. Σε κάθε εγγραφή, μια μεμονωμένη πληροφορία όπως το όνομα ή το επώνυμο του παραλήπτη ονομάζεται πεδίο. Τα βασικά βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε για να δημιουργήσετε ομαδικές επιστολές με τη συγχώνευση αλληλογραφίας είναι τα εξής: 1. Επιλογή του τύπου του κυρίου εγγράφου: επιστολή, ετικέτες, κ.ά. 2. Δημιουργία ή άνοιγμα του κυρίου εγγράφου. 3. Σύνδεση του κυρίου εγγράφου με το αρχείο προέλευσης δεδομένων. 4. Εισαγωγή των πεδίων που θα περιέχουν η επιστολές ή οι ετικέτες. 5. Προπισκόπηση και επεξεργασία (π.χ. φιλτράρισμα ή ταξινόμηση των παραληπτών). 6. Ολοκλήρωση της συγχώνευσης αλληλογραφίας με δημιουργία νέου εγγράφου που να περιέχει στατικά δεδομένα ή με εκτύπωση των επιστολών ή ετικετών. Στη διαδικασία της συγχώνευσης αλληλογραφίας χρησιμοποιούμε αποκλειστικά τα εργαλεία της καρτέλας Στοιχεία αλληλογραφίας τα οποία ενεργοποιούνται σταδιακά, καθώς ολοκληρώνουμε κάθε βήμα της συγχώνευσης. (συνέχεια στην επόμενη σελίδα) 25 Ε. Ι. Γκίνη & Τ.Ε. Καρούση

27 5.1. Προετοιμασία Άνοιγμα, προετοιμασία ενός εγγράφου ως κύριο έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας Επιλογή μιας λίστας παραληπτών από άλλο αρχείο δεδομένων για χρήση σε συγχώνευση αλληλογραφίας Εισαγωγή πεδίων δεδομένων σ ένα κύριο έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας (επιστολή, ετικέτες) Για να επιλέξετε τύπο κυρίου εγγράφου και το κύριο έγγραφο o χρησιμοποιήστε το εργαλείο Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας (καρτέλα Στοιχεία Αλληλογραφίας, ομάδα Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας > Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας) Για να κάνετε τη σύνδεση του κύριου εγγράφου με το αρχείο προέλευσης δεδομένων o χρησιμοποιήστε το εργαλείο Επιλογή παραληπτών > Χρήση υπάρχουσας λίστας (καρτέλα Στοιχεία Αλληλογραφίας, ομάδα Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας > Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας) Για να εισάγετε πεδία στο κύριο έγγραφο: 1. Τοποθετήστε τον κέρσορα στο κατάλληλο σημείο του κυρίου εγγράφου. 2. Επιλέξτε Βιβλίο διευθύνσεων, Γραμμή χαιρετισμού, ή Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης (καρτέλα Στοιχεία Αλληλογραφίας, ομάδα Εγγραφή & εισαγωγή πεδίων) Για να συγχωνεύσετε τη λίστα με ένα έγγραφο επιστολής ή ετικετών χρησιμοποιήστε την ομάδα Τέλος της καρτέλας Στοιχεία αλληλογραφίας Αποτελέσματα Συγχώνευση μιας λίστας παραληπτών με ένα έγγραφο επιστολής ή ετικετών σε νέο αρχείο ή απ ευθείας στον εκτυπωτή Εκτύπωση αποτελεσμάτων συγχώνευσης αλληλογραφίας: επιστολές, ετικέτες Για να εμφανίσετε το αποτέλεσμα της συγχώνευσης σε ένα νέο έγγραφο 1. Επιλέξτε από την Καρτέλα Στοιχεία Αλληλογραφίας, ομάδα Τέλος την εντολή Ολοκλήρωση και Συγχώνευση 2. Από την αναπτυσσόμενη λίστα επιλέξτε την εντολή Επεξεργασία μεμονωμένων εγγράφων 3. Στο πλαίσιο διαλόγου που εμφανίζεται μπορείτε να επιλέξετε αν θέλετε να συγχωνευθούν στο νέο έγγραφο όλες οι εγγραφές του αρχείου προέλευσης, μόνο η τρέχουσα ή μόνο συγκεκριμένες εγγραφές. 4. Πατήστε το OK και η εφαρμογή δημιουργεί ένα νέο έγγραφο με όνομα Επιστολές#1. Ε. Ι. Γκίνη & Τ.Ε. Καρούση 26

28 Για να στείλετε το αποτέλεσμα της συγχώνευσης αλληλογραφίας στον εκτυπωτή: 1. Επιλέξτε από την Καρτέλα Στοιχεία Αλληλογραφίας, ομάδα Τέλος την εντολή Ολοκλήρωση και Συγχώνευση 2. Από την αναπτυσσόμενη λίστα επιλέξτε την εντολή Εκτύπωση εγγράφων και θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Συγχώνευση στον εκτυπωτή 3. Από αυτό το παράθυρο μπορείτε να επιλέξετε αν θα συγχωνεύσετε στον εκτυπωτή όλες τις εγγραφές του αρχείου προέλευσης δεδομένων, μόνο την τρέχουσα ή κάποιες συγκεκριμένες εγγραφές. 27 Ε. Ι. Γκίνη & Τ.Ε. Καρούση

29 6. Προετοιμασία Αποτελεσμάτων 6.1. Διαμόρφωση Αλλαγή προσανατολισμού σελίδας εγγράφου: οριζόντια, κατακόρυφα. Αλλαγή μεγέθους χαρτιού Αλλαγή περιθωρίων ολόκληρου του εγγράφου: επάνω, κάτω, αριστερά και δεξιά Για να προετοιμάσετε το έγγραφο σας για εκτύπωση θα πρέπει να ορίσετε τον προσανατολισμό της σελίδας, το μέγεθος του χαρτιού και τα περιθώρια (δηλαδή το μη εκτυπώσιμο χώρο της σελίδας). Για να ορίσετε τις παραπάνω ρυθμίσεις: o Καρτέλα Διάταξη σελίδας, ομάδα Διαμόρφωση σελίδας και χρησιμοποιήστε τις αντίστοιχες εντολές, ή o Καρτέλα Διάταξη σελίδας, ομάδα Διαμόρφωση σελίδας > Διαμόρφωση σελίδας για να ανοίξει το αντίστοιχο παράθυρο διαλόγου. Χρησιμοποιήστε τις καρτέλες Περιθώρια και Χαρτί για να εφαρμόσετε τις απαραίτητες αλλαγές Αναγνώριση καλής πρακτικής για την εισαγωγή νέων σελίδων: εισαγωγή μη αυτόματης αλλαγής σελίδας αντί της χρήσης του πλήκτρου Enter Εισαγωγή, διαγραφή μη αυτόματων αλλαγών σελίδας σε ένα έγγραφο Το Word καθορίζει αυτόματα τη ροή του κειμένου από τη μια σελίδα στην επόμενη: όταν το κείμενο που γράφετε δε χωράει πια σε μια σελίδα, το Word δημιουργεί μια νέα σελίδα και συνεχίζει σ αυτήν. Αυτό έχει πολύ συχνά ως αποτέλεσμα να χωρίζει η επικεφαλίδα από την επόμενη παράγραφο ή να χωρίζουν οι γραμμές μιας παραγράφου. Για να το αποφύγετε μπορείτε να εισάγετε «μη αυτόματη αλλαγή σελίδας» (ή αλλιώς «υποχρεωτική αλλαγή σελίδας»). Η υποχρεωτική αλλαγή σελίδας εμφανίζεται ως: (συνέχεια στην επόμενη σελίδα) Ε. Ι. Γκίνη & Τ.Ε. Καρούση 28

30 Για να εισάγετε χειροκίνητη αλλαγή σελίδας: 1. Τοποθετήστε τον κέρσορα αριστερά από τη λέξη που θα ξεκινά τη νέα σελίδα. 2. Καρτέλα Εισαγωγή > ομάδα Σελίδες > Αλλαγή σελίδας, ή o καρτέλα Διάταξη σελίδας, ομάδα Διαμόρφωση σελίδας > Αλλαγές > Σελίδα, ή o [Ctrl] + [Enter] Για να διαγράψετε χειροκίνητη αλλαγή σελίδας: 1. Τοποθετήστε τον κέρσορα αριστερά από τη μη αυτόματη αλλαγή σελίδας και 2. πατήστε το [Delete] Προσθήκη, τροποποίηση κειμένου στην κεφαλίδα και το υποσέλιδο Εισαγωγή πεδίων σε κεφαλίδες και υποσέλιδα: ημερομηνίας, πληροφορίες αριθμού σελίδας, θέσης εγγράφου Εφαρμογή αυτόματης αρίθμησης σελίδων σε ένα έγγραφο Σε πολυσέλιδα έγγραφα είναι πιθανό να θέλετε να επαναλαμβάνεται κείμενο όπως η ημερομηνία, αριθμοί σελίδας, το όνομα του εγγράφου κλπ. Το Word προβλέπει ειδικό χώρο στο επάνω (Κεφαλίδα) και στο κάτω (Υποσέλιδο) μέρος του εγγράφου. Για να προσθέσετε κείμενο στην κεφαλίδα ή το υποσέλιδο (όταν δηλαδή δεν υπάρχει ήδη κεφαλίδα ή υποσέλιδο): o Καρτέλα Εισαγωγή, ομάδα Κεφαλίδες & υποσέλιδα και επιλέξτε την Κεφαλίδα ή / και το Υποσέλιδο της αρεσκείας σας. o Αφού προσθέσετε Κεφαλίδα / Υποσέλιδο θα εμφανιστεί νέα καρτέλα με εργαλεία κατάλληλα για την εισαγωγή διαφορετικής Κεφαλίδας / υποσέλιδου / αριθμούς σελίδας (ομάδα Κεφαλίδες & Υποσέλιδα), την προσθήκη πεδίων (ομάδα Εισαγωγή), τη μετάβαση από το επάνω μέρος του εγγράφου στο κάτω, κλπ. Σημαντικό: Από προεπιλογή σε κάθε κεφαλίδα / υποσέλιδο υπάρχουν ορισμένοι στηλοθέτες: αριστερός, κεντρικός και δεξιός. Αν θέλετε να μετακινήσετε κείμενο σε κάποιον στηλοθέτη, χρησιμοποιήστε το [Tab]. 29 Ε. Ι. Γκίνη & Τ.Ε. Καρούση

31 6.2. Έλεγχος και Εκτύπωση Χρήση του ορθογραφικού ελέγχου και διορθώσεις όπως: διόρθωση ορθογραφικών λαθών, διαγραφή επαναλαμβανόμενων λέξεων Το Word διαθέτει ένα προεγκατεστημένο λεξικό για την ελληνική και την αγγλική γλώσσα που ουσιαστικά αποτελεί έναν κατάλογο «γνωστών» λέξεων. Οποιαδήποτε λέξη δε βρίσκεται στο λεξικό του τη θεωρεί «άγνωστη» (όχι «λάθος») και την υπογραμμίζει με μια κόκκινη κυματιστή γραμμή. Για να κάνετε ορθογραφικό έλεγχο στο έγγραφο σας: 1. Ενεργοποιήστε τον ορθογραφικό έλεγχο από την καρτέλα Αναθεώρηση, ομάδα Γλωσσικά εργαλεία, Ορθογραφικός & γραμματικός έλεγχος ή με το πλήκτρο [F7]. 2. Στο παράθυρο διαλόγου του Ορθογραφικού ελέγχου εμφανίζεται η άγνωστη λέξη: 3. Επιλέξτε την κατάλληλη πρόταση και πατήστε το πλήκτρο Αλλαγή (αν όντως είναι λάθος) ή Παράβλεψη (αν δεν τη θεωρείτε λάθος). 4. Σε περίπτωση που υπάρχει επαναλαμβανόμενη λέξη, πατήστε το πλήκτρο Διαγραφή: Προσθήκη λέξεων στο ενσωματωμένο και προσαρμοσμένο λεξικό χρήστη χρησιμοποιώντας τον ορθογραφικό έλεγχο της εφαρμογής Για να προσθέσετε λέξη στο ενσωματωμένο λεξικό: o Αν είναι εντοπιστεί η λέξη κατά τη διάρκεια του ορθογραφικού ελέγχου, απλώς κάντε κλικ στο πλήκτρο Προσθήκη στο λεξικό, ή αλλιώς o Επιλέξτε τη λέξη, κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε την εντολή Προσθήκη στο λεξικό. Ε. Ι. Γκίνη & Τ.Ε. Καρούση 30

32 Προεπισκόπηση εκτύπωσης εγγράφου Η προβολή Διάταξη εκτύπωσης του Word πλησιάζει πάρα πολύ στο τελικό αποτέλεσμα που θα πάρουμε στα χέρια μας όταν εκτυπώσουμε το έγγραφο, αλλά παρ όλα αυτά συνήθως κάνουμε και μια Προεπισκόπηση εκτύπωσης του εγγράφου για να είμαστε απόλυτα σίγουροι για το τελικό αποτέλεσμα. Για να κάνετε προεπισκόπηση εκτύπωσης εγγράφου: o Κουμπί του Office, δείξτε στο Εκτύπωση > Προεπισκόπηση εκτύπωσης, ή o [Ctrl]+[F2] Εκτύπωση εγγράφου σε εγκατεστημένο εκτυπωτή, χρησιμοποιώντας επιλογές εκτύπωσης όπως: εκτύπωση ολόκληρου του εγγράφου, συγκεκριμένων σελίδων, πλήθος αντιτύπων Για να εκτυπώσετε το έγγραφο χωρίς να αλλάξετε καμία ρύθμιση: o Ανοίξτε το παράθυρο διαλόγου Εκτύπωση με όποιον τρόπο θέλετε, και πατήστε το ΟΚ, ή o Κουμπί του Office, δείξτε στο Εκτύπωση > Γρήγορη εκτύπωση 31 Ε. Ι. Γκίνη & Τ.Ε. Καρούση