Μάθηµα 3 45
Ολοκληρωµένα Συστήµατα Βιβλιοθηκών Η έννοια του «Ολοκληρωµένου» Συστατικά (modules)( Καταλογογράφηση Προσκτήσεις ανεισµός ιαχείριση Περιοδικών ηµόσιος Κατάλογος (OPAC( OPAC-On-line Public Access Catalogue) ανεισµός Μεταξύ Βιβλιοθηκών 46
Βασικό διάγραµµα Ολοκληρωµένου Συστήµατος INTEGRATED LIBRARY MANAGEMENT SYSTEM (ILMS) 47
Γενικά Χαρακτηριστικά Υλοποίηση της αρχιτεκτονικής client-server Σχεδιασµός στη βάση της λογικής του ανοικτού συστήµατος και υποστήριξη όλων των σχετικών προτύπων Το σύστηµα πρέπει να είναι πλήρως παραµετροποιήσιµο Το σύστηµα πρέπει να έχει αναπτυχθεί και να στηρίζει τη λειτουργία του σε ευρέως διαδεδοµένα και χρησιµοποιούµενα εργαλεία 48
Γενικά Χαρακτηριστικά (2) Γραφικό περιβάλλον λειτουργίας ( GUI Graphic- User Interface ) για το χρήστη και το βιβλιοθηκονόµο ιαθεσιµότητα των απαραίτητων εργαλείων για τη διασύνδεση της βιβλιοθήκης µε το Web. Πρέπει να υποστηρίζει πλήρως υλικό πολυµέσων και ψηφιακό υλικό µε όποιους τρόπους είναι αυτό διαθέσιµο. Υποστήριξη περισσοτέρων της µιας γλωσσών και φυσικά της Ελληνικής 49
Προσκτήσεις Βασικές Λειτουργίες Αιτήσεις Προτάσεις αγορών Παραγγελίες Παραλαβή υλικού Εκτυπώσεις - Στατιστικές 50
Αιτήσεις Προτάσεις αγορών Online εισαγωγή βιβλιογραφικών δεδοµένων πρότασης αγοράς υνατότητα ελέγχου αποφυγής διπλοπαραγγελιών υνατότητα δηµιουργίας εγγραφών παραγγελιών για επιπλέον αντίτυπα µε τη χρησιµοποίηση εγγραφών που υπάρχουν ήδη στον κατάλογο. υνατότητα απόρριψης της πρότασης ή διατήρησης της σε κατάσταση αναµονής επί ορισµένο διάστηµα. Αυτόµατη µετατροπή προτάσεων σε παραγγελίες αγοράς. 51
Παραγγελίες - Αυτόµατη διαµόρφωση παραγγελιών µε έκδοση σχετικών εντύπων ή ηλεκτρονικών εντολών προς προµηθευτές και ενηµέρωση των κατάλληλων αρχείων - Αυτόµατη συσχέτιση των οικονοµικών στοιχείων της παραγγελίας µε τα διαθέσιµα του αντίστοιχου προϋπολογισµού αγορών, πριν από κάθε εκτέλεση παραγγελίας. - Επίπεδα εξουσιοδότησης προσωπικού για την αποδοχή και εκτέλεση αιτήσεων παραγγελιών Προειδοποίηση όταν τα διαθέσιµα κονδύλια τείνουν να εξαντληθούν Πλήρης λογιστική παρακολούθηση των παραγγελιών 52
Παραγγελίες (2) Ιεραρχική οργάνωση της λογιστικής παρακολούθησης 'Έλεγχος καθυστερήσεων παραλαβής του παραγγελθέντος υλικού και έκδοση υποµνήσεων προς προµηθευτές υνατότητα καθορισµού διαφορετικών σηµείων παραλαβής του υλικού Ακύρωση παραγγελίας σε περίπτωση µεγάλης καθυστέρησης Φόρτωση βιβλιογραφικών δεδοµένων από άλλες βάσεις δεδοµένων και απευθείας (on line) δηµιουργία και αποστολή παραγγελιών στους προµηθευτές υνατότητα δηµιουργίας και εκτέλεσης επειγουσών παραγγελιών 53
Παραγγελίες (3) Υποστήριξη ηλεκτρονικής µεταβίβασης παραγγελιών (EDI-Electronic Data Interchange ) ηµιουργία, ενηµέρωση και αξιοποίηση αρχείου προµηθευτών µε όλα τα απαραίτητα στοιχεία (ταυτότητας, προσωπικής επικοινωνίας, πολιτικής προµηθειών, αξιολόγησης από πλευράς εξυπηρέτησης, παραγγελιών, οικονοµικών συναλλαγών, κλπ). υνατότητα αυτόµατης ανανέωσης συνδροµών προκειµένου για περιοδικό Υποστήριξη πολλαπλών νοµισµάτων Υποστήριξη πολλαπλών τύπων παραγγελιών και υλικού 54
Παραλαβή Υλικού Υποστήριξη όλων των ενδεχόµενων τρόπων εµπλουτισµού των συλλογών της βιβλιοθήκης (Αγορές απλές ή οµαδικές ωρεές απλές ή συνόλων, ανταλλαγές, ιαρκής δανεισµός, Απόκτηση δικαιωµάτων πρόσβασης σε ψηφιακό υλικό) υνατότητα ελέγχου των αρχείων µε βάση πολλαπλά στοιχεία ταύτισης (διασταύρωση) Συσχέτιση παραλαµβανοµένου υλικού µε την αντίστοιχη παραγγελία, εντοπισµός διαφορών (ποσότητα, πληρότητα, οικονοµικές διαφοροποιήσεις) και ενηµέρωση όλων των σχετικών αρχείων. υνατότητα µερικής παραλαβής υλικού. Αυτόµατη µεταφορά της αναγραφής προκαταλογογράφησης στο κατάλληλο αρχείο για πλήρη βιβλιογραφική επεξεργασία Αυτόµατος υπολογισµός ισοτιµίας συναλλάγµατος. 55
Εκτυπώσεις - Στατιστικές Παραγωγή, µε τη µορφή και το περιεχόµενο που θα καθορίσει η βιβλιοθήκη, όλων των απαραίτητων εκτυπώσεων (ενηµερωτικών και στατιστικών) Αυτόµατη έκδοση εντύπων παραγγελίας ή παραγωγή ηλεκτρονικής παραγγελίας κατά τη µετατροπή των αιτήσεων αγοράς σε παραγγελίες υνατότητα προσαρµογής του τύπου της παραγγελίας (έντυπης ή ηλεκτρονικής) στις απαιτήσεις συγκεκριµένου προµηθευτή Αυτόµατη παραγωγή υποµνήσεων προς τους προµηθευτές, σε έντυπη ή ηλεκτρονική µορφή, µε την παρεµβολή ελεύθερων µηνυµάτων από την βιβλιοθήκη, για εκπρόθεσµη ή µερική εκτέλεση παραγγελιών ή για οποιαδήποτε άλλη αιτία (π.χ. υλικό φθαρµένο). 56
Καταλογογράφηση Βασικά Χαρακτηριστικά Πρωτότυπη καταλογογράφηση Επεξεργασία ήδη καταλογογραφηµένων εγγραφών Εισαγωγή εγγραφών από εξωτερικές πηγές ιαχείριση αρχείων καθιερωµένων τύπων (Authority files) 57
Εισαγωγή εδοµένων Εύκολος και φιλικός στο χρήστη τρόπος καταλογογράφησης online µε τη χρήση είτε ετικετών των στοιχείων της περιγραφής είτε κωδικών του UNIMARC Παραµετρικός προσδιορισµός των περιεχοµένων των οθονών εργασίας ανά κατηγορία υλικού, σύµφωνα µε τα πρότυπα ISBD (International- Standard -Bibliographic -Description) Υποστήριξη του UNIMARC format ως διάταξης ανταλλαγών Αυτόµατη εισαγωγή κωδικών πεδίων και υποπεδίων του UNIMARC υνατότητα ελέγχων σε ό,τι αφορά τη συντακτική δοµή του format (UNIMARC) και την ορθότητα του περιεχοµένου των πεδίων, µε την ενσωµάτωση στο πρόγραµµα των συντακτικών κανόνων και των τυποποιηµένων στοιχείων (π.χ. κωδικών) της διάταξης Ανάκτηση εγγραφών από ξένες πηγές (οποιοδήποτε MARC format) είτε απ ευθείας είτε µε τη χρήση ειδικών προγραµµάτων φόρτωσης Ανάκτηση εγγραφών on-line ή από CD-ROM, DVD-ROM κλπ. 58
Εισαγωγή εδοµένων (2) υνατότητα επιλογής πεδίων ή/και υποπεδίων από βιβλιογραφικές εγγραφές ξένων πηγών και άµεσης ένταξής τους στα αντίστοιχα πεδία της βιβλιογραφικής εγγραφής της βιβλιοθήκης υνατότητα καταλογογράφησης αντιγράφου υνατότητα χρησιµοποίησης όλων των δυνατοτήτων της online έρευνας καταλόγου κατά την διαδικασία της καταλογογράφησης χωρίς την διακοπή της εργασίας. υνατότητα εµφάνισης των αναγραφών σε µορφή UNIMARC (πλήρη) και ISBD υνατότητα διαχείρισης όλων των τύπων υλικού (µονογραφίες, οπτικοακουστικό υλικό κ.λ.π.). 59
Εισαγωγή εδοµένων (3) ιαθεσιµότητα βοήθειας On line. Επιθυµητή η διαµόρφωση επιπλέον αναγκαίων οδηγιών από την ίδια τη βιβλιοθήκη υνατότητα εξαγωγής βιβλιογραφικών δεδοµένων σε µαγνητικό µέσο, υπό µορφή UNIMARC, σύµφωνα µε το πρότυπο ISO 2709, για ανταλλαγή βιβλιογραφικών δεδοµένων. ιαβαθµίσεις εξουσιοδότησης σε ό,τι αφορά στα διάφορα επίπεδα και ευθύνες του έργου της καταλογογράφησης υνατότητα σύνδεσης εικόνας, βίντεο και ήχου µε τις βιβλιογραφικές εγγραφές. 60
Αρχεία Καθιερωµένων Τύπων υνατότητα δηµιουργίας και διαχείρισης ολοκληρωµένων αρχείων "καθιερωµένων τύπων" (Authority files control) για ονόµατα (φυσικών προσώπων και συλλογικών οργάνων), θέµατα και τίτλους (οµοιόµορφους ή σειρών). Αυτόµατη συσχέτιση των πεδίων που έχουν προσδιοριστεί ότι υπόκεινται σε έλεγχο ως προς τα καθιερωµένα αρχεία (authority control) µε τα αρχεία αυτά στο στάδιο της καταλογογράφησης ιαθεσιµότητα παραποµπών "See" και "See Also" µε ταυτόχρονο αυτόµατο έλεγχο και αποφυγή τυφλών διασυνδέσεων υνατότητα αναζήτησης και αντικατάστασης τύπου σε επίπεδο συνολικού αρχείου 61
62