ΟΔΗΓΟΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ FP7 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ

Transcript

1 ΟΔΗΓΟΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ FP7 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ 1. ΜΕΓΙΣΤΑ ΟΡΙΑ ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗΣ-ΤΡΟΠΟΣ ΠΛΗΡΩΜΗΣ 2. ΑΜΕΣΕΣ-ΕΜΜΕΣΕΣ ΔΑΠΑΝΕΣ 3. ΕΠΙΛΕΞΙΜΕΣ ΚΑΙ ΜΗ ΔΑΠΑΝΕΣ 4. ΔΗΛΩΣΗ ΔΑΠΑΝΩΝ-ΕΚΘΕΣΕΙΣ ΑΝΑΦΟΡΑΣ 5. ΥΠΕΡΓΟΛΑΒΙΕΣ 6. ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΣ 7. ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ 8. ΜΕΤΑΚΙΝΗΣΕΙΣ 9. ΙΣΟΤΙΜΙΕΣ ΕΙΣΑΓΩΓΗ Ο δικαιούχος είναι υποχρεωμένος να πραγματοποιεί τις προς εκτέλεση εργασίες (φυσικό αντικείμενο), όπως προσδιορίζονται στο Παράρτημα Ι, το οποίο έχει εγκριθεί με την πρόταση: Περιγραφή έργου (Annex I: Description of Work). Οι εσωτερικές αναμορφώσεις προϋπολογισμού και η κατανομή ποσών μεταξύ συνεργατών είναι δυνατή, εφ όσον όμως αυτή η αλλαγή δεν επηρεάζει τα παραδοτέα, έτσι όπως είχαν συμφωνηθεί στο Παράρτημα Ι. Σε αυτή την περίπτωση πρέπει να υπάρχει η σύμφωνη γνώμη του συντονιστή. Σε περίπτωση που η αλλαγή στον προϋπολογισμό συνεπάγεται αλλαγή στην περιγραφή έργου είναι απαραίτητη η ενημέρωση του Project Officer και η σύμφωνη γνώμη. 1. ΜΕΓΙΣΤΑ ΟΡΙΑ ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗΣ-ΤΡΟΠΟΣ ΠΛΗΡΩΜΗΣ: Βάσει του οδηγού FP7 της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, στην περίπτωση ιδρυμάτων τριτοβάθμιας εκπαίδευσης ισχύουν τα εξής: Για τις δραστηριότητες έρευνας και τεχνολογικής ανάπτυξης (RTD), η χρηµατοδοτική συνεισφορά της Κοινότητας δύναται να καλύπτει ποσοστό µέχρι και 75% των συνολικών επιλέξιµων δαπανών. Σε αυτές περιλαμβάνονται δράσεις που στοχεύουν στην δημιουργία νέας γνώσης, νέας τεχνολογίας και προϊόντων, συμπεριλαμβανομένου του επιστημονικού συντονισμού των δραστηριοτήτων έρευνας και τεχνολογικής ανάπτυξης. Για τις δραστηριότητες επίδειξης (DEMONSTRATION), η χρηµατοδοτική συνεισφορά της Κοινότητας δύναται να καλύπτει ποσοστό µέχρι και 50% των συνολικών επιλέξιµων δαπανών. Σε αυτές περιλαμβάνονται δράσεις σχεδιασμένες για την απόδειξη της βιωσιμότητας νέων τεχνολογιών που προσφέρουν ένα δυνητικό οικονομικό πλεονέκτημα, αλλά δεν μπορούν να διατεθούν άμεσα στο εμπόριο (π.χ. δοκιμή προϊόντος-prototypes) Για άλλες δραστηριότητες (OTHER) που δεν αφορούν τις άνω περιπτώσεις και περιλαμβάνονται µεταξύ άλλων δραστηριότητες διαχείρισης, κατάρτισης, συντονισµού, δικτύωσης 1

2 και διάδοσης (συµπεριλαµβανοµένων των δηµοσιεύσεων), προστασία της πνευματικής ιδιοκτησίας η συνεισφορά της Κοινότητας δύναται να καλύπτει ποσοστό µέχρι και 100% των συνολικών επιλέξιµων δαπανών. Οι δραστηριότητες διαχείρισης / διοίκησης (MANAGEMENT), περιλαµβάνουν τα εξής: διαχείριση της συµφωνίας κοινοπραξίας (Consortium Agreement) εάν αυτή είναι υποχρεωτική, συνολική διαχείριση από νοµικής, δεοντολογικής, οικονοµικής και διοικητικής πλευράς, συµπεριλαµβανοµένων για κάθε δικαιούχο, της εξασφάλισης πιστοποιητικών οικονοµικών καταστάσεων και µεθοδολογίας, καθώς και των δαπανών που σχετίζονται µε τους οικονοµικούς και τους τεχνικούς ελέγχους (κόστος εξωτερικών ελεγκτών), προκήρυξη ανοικτών διαγωνισµών από την κοινοπραξία, προκειµένου να εξασφαλιστεί η συµµετοχή νέων δικαιούχων, όπου απαιτείται βάσει του Παραρτήµατος Ι της συµφωνίας επιχορήγησης, κάθε άλλη διαχειριστική δραστηριότητα που προβλέπεται στα παραρτήµατα, εκτός από τον συντονισµό των δραστηριοτήτων έρευνας και τεχνολογικής ανάπτυξης. Στις δραστηριότητες κατάρτισης (TRAINING) το µισθολογικό κόστος αυτών που προσφέρουν την εκπαίδευση αλλά όχι των καταρτιζόµενων ατόµων συνιστά επιλέξιµη δαπάνη στο πλαίσιο της συγκεκριµένης δραστηριότητας. Για τις δράσεις συντονισµού και υποστήριξης (COORDINATION & SUPPORT), η χρηµατοδοτική συνεισφορά της Κοινότητας δύναται να καλύπτει ποσοστό µέχρι και 100% των συνολικών επιλέξιµων δαπανών. Περιλαμβάνουν την υποστήριξη δραστηριοτήτων που έχουν ως στόχο τον συντονισμό ή την υποστήριξη ερευνητικών δραστηριοτήτων και πολιτικών. Οι δράσεις συντονισμού καλύπτουν τις ακόλουθες δραστηριότητες: - τη διοργάνωση εκδηλώσεων όπως συνέδρια, συναντήσεις, ημερίδες ή σεμινάρια - σχετικές μελέτες, ανταλλαγές προσωπικού, ανταλλαγή και διάδοση ορθών πρακτικών, - συντονισμό των δραστηριοτήτων με σχετικές εθνικές και περιφερειακές δράσεις. Οι δράσεις υποστήριξης καλύπτουν: - δραστηριότητες παρακολούθησης και αξιολόγησης, - συνέδρια, σεμινάρια, μελέτες, - υψηλού επιπέδου επιστημονικά βραβεία και διαγωνισμούς, - επιχειρησιακή υποστήριξη και διάδοση, - δραστηριότητες πληροφόρησης και επικοινωνίας, - υποστήριξη για τη διακρατική πρόσβαση σε ερευνητικές υποδομές ή προπαρασκευαστικές τεχνικές εργασίες, συμπεριλαμβανομένων των μελετών σκοπιμότητας, για την ανάπτυξη νέων υποδομών, - στήριξη για συνεργασία με άλλα ευρωπαϊκά προγράμματα έρευνας, - χρήση από την Ευρ. Επιτροπή εξωτερικών εμπειρογνωμόνων. Στον παρακάτω Πίνακα αναφέρονται τα µέγιστα ποσοστά χρηµατοδοτικής συνεισφοράς της Κοινότητας για τις δραστηριότητες που συνδέονται µε τους παρακάτω χρηµατοδοτικούς µηχανισµούς: 2

3 Δραστηριότητες Μέγιστο ποσοστό έρευνας και Δραστηριότητες Άλλες απόδοσης Τεχνολογικής Επίδειξης Δραστηριότητες Ανάπτυξης (*) Δίκτυα Αριστείας 50% & 75% (**) 100% Συνεργατικά έργα (****) Δράσεις συντονισμού και υποστήριξης 50% & 75% (**) 50% 100% 100% (***) (*) Η έρευνα και τεχνολογική ανάπτυξη περιλαµβάνει και τον επιστηµονικό συντονισµό-διαχείριση. (**) Για δικαιούχους που είναι δηµόσιοι µη κερδοσκοπικοί φορείς, ιδρύµατα δευτεροβάθµιας και τριτοβάθµιας εκπαίδευσης, ερευνητικοί οργανισµοί και ΜΜΕ. (***) Σε περίπτωση δράσεων συντονισμού και υποστήριξης, η απόδοση των έµµεσων επιλέξιμων δαπανών, µπορεί να ανέλθει σε µέγιστο ποσοστό 7% των άμεσων επιλέξιμων δαπανών, εξαιρουµένων των άμεσων επιλέξιμων δαπανών για υπεργολαβία και των δαπανών για τους πόρους που διατίθενται από τρίτους και δεν χρησιμοποιούνται στις εγκαταστάσεις του δικαιούχου. (****) Συµπεριλαµβάνεται η έρευνα προς όφελος συγκεκριµένων οµάδων (ιδίως ΜΜΕ). Σε περίπτωση αλλαγής του νοµικού καθεστώτος του δικαιούχου κατά τη διάρκεια του έργου, τα παραπάνω ποσοστά απόδοσης εφαρµόζονται µέχρι τη στιγµή της αλλαγής. Η χρηματοδοτική συνεισφορά της Ευρωπαϊκής Επιτροπής πραγµατοποιείται ως εξής: α) προχρηµατοδότηση, β) για έργα µε περισσότερες της µιας περιόδου αναφοράς, η Επιτροπή πραγµατοποιεί ενδιάµεσες πληρωµές, οι οποίες αντιστοιχούν στο ποσό που έχει γίνει αποδεκτό για κάθε περίοδο αναφοράς, γ) τελική πληρωµή της χρηµατοδοτικής συνεισφοράς της Κοινότητας η οποία αντιστοιχεί στο ποσό που έχει γίνει αποδεκτό για την τελευταία περίοδο αναφοράς συν την ενδεχόµενη αναπροσαρµογή, όπου απαιτείται. Η Επιτροπή πραγµατοποιεί όλες τις πληρωµές σε ευρώ. Στην περίπτωση που το ποσό της αντίστοιχης χρηµατοδοτικής συνεισφοράς της Κοινότητας είναι µικρότερο από το ποσό που έχει ήδη καταβληθεί στην κοινοπραξία, η Επιτροπή ανακτά τη διαφορά. Στην περίπτωση που το ποσό της αντίστοιχης χρηµατοδοτικής συνεισφοράς της Κοινότητας είναι 3

4 µεγαλύτερο από το ποσό που έχει ήδη καταβληθεί στην κοινοπραξία, η Επιτροπή καταβάλλει τη διαφορά ως τελική πληρωµή. Το συνολικό ποσό της προχρηματοδότησης και των ενδιάμεσων πληρωμών σε καμία περίπτωση δεν υπερβαίνει το 90% της μέγιστης χρηματοδοτικής συνεισφοράς της Κοινότητας. Μετά την υποβολή της τελικής έκθεσης δαπανών του έργου, η Ευρωπαϊκή Ένωση θα επιστρέψει στους εταίρους την συνεισφορά εγγύησης (Contribution to Guarantee Fund), η οποία είχε αρχικά αφαιρεθεί από τη προχρηματοδότηση και αφορούσε ποσό ίσο με το 5% της χρηματοδότησης. 2. ΑΜΕΣΕΣ-ΕΜΜΕΣΕΣ ΔΑΠΑΝΕΣ: Άµεσες είναι όλες οι επιλέξιµες δαπάνες που µπορούν να συνδεθούν άµεσα µε το έργο και προσδιορίζονται ως τέτοιες από τον δικαιούχο, σύµφωνα µε τις λογιστικές του αρχές και τους συνήθεις εσωτερικούς του κανόνες. Αυτές ανά κατηγορία δαπάνης είναι: Personnel Costs (Αμοιβές προσωπικού): Οι αμοιβές προσωπικού υπολογίζονται βάσει των ανθρωπομηνών εργασίας (ο ανθρωπομήνας-person month ορίζεται ως η απασχόληση ενός ατόμου για έναν μήνα με καθεστώς πλήρους απασχόλησης) του προσωπικού στο έργο επί των ισοδύναμων μηνιαίων αποδοχών που λαμβάνει το εκάστοτε προσωπικό για πλήρη απασχόληση από τον κύριο φορέα απασχόλησης. Οι εντολές πληρωμής αμοιβών πρέπει να συνοδεύονται από timesheets. **Επισημαίνεται ότι τα timesheets των μελών της ερευνητικής ομάδας υπογράφονται από τον ΕΥ, ενώ του ΕΥ δύναται να υπογράφονται ή από τον εκάστοτε αντιπρύτανη, ή από τον εκάστοτε κοσμήτορα, ή από τον Πρόεδρο του Τμήματος που ανήκει ο ΕΥ, ή από τον Διευθυντή του Τομέα που ανήκει ο ΕΥ. Travel Costs (Μετακινήσεις): Όσες προβλέπονται στο Παράρτημα Ι της Συμφωνίας Επιχορήγησης: «Περιγραφή έργου»-«description of work» και μόνο για σκοπούς που αποδεδειγμένα εξυπηρετούν ανάγκες του έργου και γίνονται στα πλαίσια αυτού. Durable Equipment (Πάγιος Εξοπλισμός) Πλήρης απόσβεση η οποία χρεώνεται εφάπαξ στην περίοδο που αγοράστηκε ο εν λόγω εξοπλισμός. Προτείνεται η αγορά του εξοπλισμού στην αρχή του έργου έτσι ώστε να αποσβένεται πλήρως στη διάρκεια αυτού. Consumables-Others (Αναλώσιμα-Λοιπά)- Δεν περιλαμβάνονται δαπάνες που αφορούν γραφική ύλη και λοιπά υλικά γραφείου και γενικότερα δαπάνες που δεν μπορεί να αποδειχθεί ότι γίνονται στα πλαίσια του έργου π.χ. έξοδα courier που δεν αποδεικνύεται από το δελτίο αποστολής η σχέση με το έργο. Subcontracting (Υπεργολαβίες): Πρέπει να προβλέπονται και να εξειδικεύονται ρητώς στο Παράρτημα Ι της Συμφωνίας Επιχορήγησης: «Περιγραφή έργου»-«description of work», διαφορετικά απαιτείται η έγκριση του Project Officer. Πρέπει να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή ώστε να τηρηθούν όλοι οι κανόνες δημοσιότητας στην επιλογή του υπεργολάβου. Με τους 4

5 υπεργολάβους υπογράφονται Ιδιωτικά Συμφωνητικά μεταξύ του αναθέτοντος (Ε.Υ.) και του αναδόχου, τα οποία κοινοποιούνται στην Επιτροπή Ερευνών. Certificates on the Financial Statements- Πιστοποιητικά Οικονομικών Καταστάσεων από ορκωτό ελεγκτή όταν το ζητούµενο ποσό της χρηµατοδοτικής συνεισφοράς της Κοινότητας ισούται ή υπερβαίνει τις Θεωρείται κόστος υπεργολαβίας. Conference Fees (Έξοδα για συμμετοχή σε Συνέδριο) Μεγάλη προσοχή στην επιλογή της συγκεκριμένης κατηγορίας. Μπορεί να θεωρηθεί επιλέξιμη δαπάνη η αμοιβή ενός συμμετέχοντος σε ένα συνέδριο, ο οποίος θα παρουσιάσει μια εργασία σχετική με το έργο, με την προϋπόθεση ότι έχει προβλεφθεί η συμμετοχή στο Παράρτημα Ι, και εάν δεν έχει ήδη γίνει, να ειδοποιηθεί ο συντονιστής και κατ επέκταση ο Project Officer πριν από τη συμμετοχή του εκάστοτε συμμετέχοντος σε ένα συνέδριο. Όταν οι ανωτέρω δαπάνες ξεπερνούν τα όρια που θέτει η Πάγια Απόφαση της Επιτροπής Ερευνών για προμήθεια ειδών και υπηρεσιών με την διενέργεια διαγωνισμών να συμβουλεύεστε το Τμήμα Προμηθειών του Ειδικού Λογαριασμού να ολοκληρωθούν οι διαδικασίες που αφορούν τις εν λόγω προμήθειες. Έµµεσες είναι όλες οι επιλέξιµες δαπάνες που δεν µπορούν να προσδιοριστούν από τον δικαιούχο ως συνδεόµενες άµεσα µε το αντικείμενο του έργου, αλλά µπορούν να προσδιοριστούν και να αιτιολογηθούν από το λογιστικό του σύστηµα ως πραγµατοποιηθείσες σε άµεση σχέση µε τις επιλέξιµες άµεσες δαπάνες που συνδέονται µε το έργο. Οι εν λόγω δαπάνες δεν µπορούν να συµπεριλαµβάνουν καµία επιλέξιµη άµεση δαπάνη. Δηλ. δεν μπορεί να περιλαμβάνουν δαπάνες που σχετίζονται άμεσα με τις δραστηριότητες του έργου όπως το κόστος του επιστημονικού προσωπικού ή εξοπλισμός και αναλώσιμα που σχετίζονται με τους άμεσους σκοπούς του έργου. Παραδείγματα έμμεσων δαπανών είναι: συντήρηση εξοπλισμού, κόστη που σχετίζονται με την γενικότερη διαχείριση και διοίκηση του φορέα, οικονομική διαχείριση, τεχνικές υπηρεσίες, αποσβέσεις κτιρίων και εξοπλισμού, λειτουργικά έξοδα όπως θέρμανση, ηλεκτρισμός, τηλέφωνο, συνδέσεις σε δίκτυα, ταχυδρομικά έξοδα, διάφορα επαναλαμβανόμενα αναλώσιμα και υλικά άμεσης ανάλωσης. Οι δηµόσιοι µη κερδοσκοπικοί φορείς, τα ιδρύµατα δευτεροβάθµιας και τριτοβάθµιας εκπαίδευσης, οι ερευνητικοί οργανισµοί και οι Μικρομεσαίες Επιχειρήσεις, που λόγω έλλειψης αναλυτικής λογιστικής δεν είναι σε θέση να προσδιορίσουν µε βεβαιότητα τις πραγµατικές έµµεσες δαπάνες τους για το έργο, όταν συµµετέχουν σε µηχανισµούς χρηµατοδότησης που περιλαµβάνουν δραστηριότητες Έρευνας & Τεχνολογικής Ανάπτυξης (RTD) και Επίδειξης (DEMO), µπορούν να επιλέξουν για τον υπολογισμό των έμμεσων δαπανών το κατ αποκοπή ποσοστό 60% επί των συνολικών άµεσων επιλέξιµων δαπανών, εξαιρουµένων των άµεσων επιλέξιµων δαπανών για υπεργολαβίες και των δαπανών για τους πόρους που διατίθενται από τρίτους και δεν χρησιµοποιούνται στις εγκαταστάσεις του δικαιούχου. Σε µηχανισµούς χρηµατοδότησης που δεν 5

6 περιλαµβάνουν τις προαναφερόμενες δραστηριότητες το κατ αποκοπή ποσοστό ορίζεται στο 20%. Σε περίπτωση δράσεων Συντονισµού και Υποστήριξης (COORDINATION & SUPPORT), η απόδοση υπό μορφή χρηματοδότησης των έµµεσων επιλέξιµων δαπανών για κάθε δικαιούχο µπορεί να ανέλθει σε µέγιστο ποσοστό 7% των άµεσων επιλέξιµων δαπανών (αν και υπολογίζονται βάσει του 20%), εξαιρουµένων των άµεσων επιλέξιµων δαπανών για υπεργολαβία και των δαπανών για τους πόρους που διατίθενται από τρίτους και δεν χρησιµοποιούνται στις εγκαταστάσεις του δικαιούχου. Το άθροισμα των άμεσων και έμμεσων δαπανών δίνει τις συνολικές επιλέξιμες δαπάνες επί των οποίων υπολογίζεται η χρηµατοδοτική συνεισφορά της Κοινότητας. 3. ΕΠΙΛΕΞΙΜΟΤΗΤΑ ΔΑΠΑΝΩΝ Προκειµένου να θεωρηθούν επιλέξιµες, οι δαπάνες που πραγµατοποιούνται για την υλοποίηση του έργου πρέπει να πληρούν τις ακόλουθες προϋποθέσεις: α) να είναι πραγµατικές και β) να πραγµατοποιούνται από τον δικαιούχο γ) να πραγµατοποιούνται κατά τη διάρκεια του έργου, εξαιρουµένων ενδεχομένωςτων δαπανών για τις τελικές εκθέσεις και τις εκθέσεις που αντιστοιχούν στην τελευταία περίοδο, καθώς και για τα πιστοποιητικά οικονοµικών καταστάσεων, όταν ζητούνται κατά την τελευταία περίοδο, και τις τελικές επανεξετάσεις, αν απαιτείται. Οι δαπάνες αυτές μπορούν να έχουν πραγµατοποιηθεί εντός το πολύ 60 ηµερών µετά τη λήξη του έργου ή εως την ηµεροµηνία καταγγελίας της συµφωνίας, αναλόγως του ποια από τις δύο είναι προγενέστερη δ) να καθορίζονται βάσει των συνήθων λογιστικών και διαχειριστικών αρχών και πρακτικών του δικαιούχου. Στις λογιστικές διαδικασίες που χρησιµοποιούνται κατά την εγγραφή των δαπανών και των εσόδων τηρούνται οι λογιστικοί κανόνες του κράτους στο οποίο είναι εγκατεστηµένος ο δικαιούχος. Οι εσωτερικές διαδικασίες λογιστικής και ελέγχου του δικαιούχου πρέπει να καθιστούν δυνατή την άµεση συµφωνία των δαπανών και εσόδων που δηλώνονται στο πλαίσιο του έργου µε τις αντίστοιχες οικονοµικές καταστάσεις και τα αντίστοιχα δικαιολογητικά ε) να χρησιµοποιούνται αποκλειστικά για την επίτευξη των στόχων του έργου και των αναµενόµενων από αυτό αποτελεσµάτων, κατά τρόπο που να συνάδει µε τις αρχές της οικονοµίας, της αποδοτικότητας και της αποτελεσµατικότητας στ) να εγγράφονται στους λογαριασµούς του δικαιούχου σε περίπτωση συνεισφοράς τρίτων, πρέπει να εγγράφονται στους λογαριασµούς των τρίτων ζ) να αναφέρονται στον εκτιµώµενο συνολικό προϋπολογισµό του παραρτήµατος Ι. Οι ακόλουθες δαπάνες θεωρούνται µη επιλέξιµες και δεν είναι δυνατόν να καταλογιστούν στο έργο: α) αναγνωρίσιµοι έµµεσοι φόροι, συµπεριλαµβανοµένου του φόρου προστιθέµενης αξίας (Φ.Π.Α.). Απαλλαγή ΦΠΑ δικαιούνται: για αγορά επενδυτικών αγαθών/εξοπλισμού ή λήψη υπηρεσιών σχετικά με την εγκατάσταση και τη συναρμολόγηση αυτών, για αμοιβή που καταβάλλεται για αγορά ή χρήση δικαιωμάτων τεχνογνωσίας, διπλωμάτων ευρεσιτεχνίας, σχεδίου ή υποδείγματος (βάσει της 6

7 διαδικασίας που περιγράφεται στην ΠΟΛ 1128 και στο site rescom.duth.gr) και οι εξωτερικοί συνεργάτες που εκδίδουν Α.Π.Υ. (με βεβαίωση από το λογιστήριο-γραμματεία Ειδικού λογαριασμού). Η πρώτη απαλλαγή Φ.Π.Α. που ζητείται για το έργο δεν μπορεί να αφορά αμοιβές Τρίτων. β) δασµοί, γ) χρεωστικοί τόκοι, δ) προβλέψεις για µελλοντικές απώλειες ή επιβαρύνσεις, ε) απώλειες λόγω συναλλαγµατικών διαφορών, δαπάνες συνδεόµενες µε απόδοση κεφαλαίου, στ) δαπάνες που δηλώνονται, πραγµατοποιούνται ή αποδίδονται στο πλαίσιο άλλου κοινοτικού έργου ζ) χρέη και οι αντίστοιχες επιβαρύνσεις, υπέρµετρες ή αλόγιστες δαπάνες. 4. ΔΗΛΩΣΗ ΔΑΠΑΝΩΝ-ΕΚΘΕΣΕΙΣ ΑΝΑΦΟΡΑΣ: Πρέπει να υποβληθεί περιοδική έκθεση στην Επιτροπή για κάθε περίοδο αναφοράς εντός 60 ηµερών από τη λήξη της αντίστοιχης περιόδου. Η έκθεση περιλαµβάνει: α) ανασκόπηση, συµπεριλαµβανοµένης και δηµοσιεύσιµης περίληψης, της προόδου των εργασιών προς την επίτευξη των στόχων του έργου, συµπεριλαµβανοµένων των επιτευγµάτων και της ολοκλήρωσης κάθε σταδίου και παραδοτέου, όπως προσδιορίζονται στο Παράρτηµα Ι. Η εν λόγω έκθεση πρέπει να περιλαµβάνει τις διαφορές µεταξύ των εργασιών που αναµενόταν να εκτελεστούν σύµφωνα µε το Παράρτηµα Ι και εκείνων που πράγµατι εκτελέστηκαν, β) επεξήγηση της χρήσης των πόρων και γ) οικονοµική κατάσταση για κάθε δικαιούχο, συνοδευόµενη από συνοπτική οικονοµική έκθεση, µε την οποία αιτιολογείται η αιτούµενη συνεισφορά της Κοινότητας, για όλους τους δικαιούχους σε συγκεντρωτική µορφή, βάσει των πληροφοριών, που παρέχει κάθε δικαιούχος, συµπληρώνοντας το Form C (π.χ. Παράρτηµα IV- ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/fp7-lga-annex4_en.pdf). Επιπλεόν, υποβάλλεται τελική έκθεση στην Επιτροπή εντός 60 ηµερών από τη λήξη του έργου. Η έκθεση περιλαµβάνει: α) τελική δηµοσιεύσιµη συνοπτική έκθεση που καλύπτει τα αποτελέσµατα, τα συµπεράσµατα και τις κοινωνικοοικονοµικές επιπτώσεις του έργου, β) έκθεση που καλύπτει τις ευρύτερες κοινωνικές επιπτώσεις του έργου, συµπεριλαµβανοµένων των δράσεων υπέρ της ισότητας των φύλων, ζητήµατα δεοντολογίας, τις προσπάθειες για συµµετοχή άλλων φορέων και ευρύτερη ευαισθητοποίηση, καθώς και το σχέδιο χρήσης και διάδοσης των νέων στοιχείων. Ο συντονιστής υποβάλλει έκθεση σχετικά µε την κατανοµή της χρηµατοδοτικής συνεισφοράς της Κοινότητας µεταξύ των δικαιούχων. Η εν λόγω έκθεση πρέπει να υποβάλλεται 30 ηµέρες µετά την είσπραξη της τελικής πληρωµής. Για τα αιτήµατα ενδιάµεσων και τελικών πληρωµών υποβάλλεται πιστοποιητικό οικονοµικών καταστάσεων, όταν το ζητούµενο από τον δικαιούχο ποσό της χρηµατοδοτικής 7

8 συνεισφοράς της Κοινότητας, υπό µορφή απόδοσης δαπανών ισούται ή υπερβαίνει τις ευρώ, όταν αθροιστεί µε όλες τις προηγούµενες πληρωµές για τις οποίες δεν υποβλήθηκαν πιστοποιητικά οικονοµικών καταστάσεων. Το εν λόγω πιστοποιητικό πρέπει να διαβιβάζεται υπό τη µορφή λεπτοµερούς έκθεσης πραγµατικών διαπιστώσεων εξωτερικού ελεγκτή (Παράρτημα VAftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/fp7-lga-annex5a_en.pdf). Ωστόσο, για έργα διάρκειας µέχρι 2 ετών, το πιστοποιητικό οικονοµικών καταστάσεων υποβάλλεται µόνον για αιτήµατα τελικών πληρωµών, όταν το ζητούµενο από τo δικαιούχο ποσό της χρηµατοδοτικής συνεισφοράς της Κοινότητας υπό µορφή απόδοσης δαπανών ισούται ή υπερβαίνει τις ευρώ, όταν αθροιστεί µε όλες τις προηγούµενες πληρωµές. Με τα πιστοποιητικά οικονοµικών καταστάσεων βεβαιώνεται ότι οι δαπάνες για τις οποίες υποβάλλεται αίτηµα απόδοσης και τα δηλούµενα έσοδα κατά την περίοδο για την οποία υποβάλλονται, καθώς και η δήλωση των τόκων από προχρηµατοδότηση, πληρούν τους όρους της συµφωνίας επιχορήγησης. Τα πιστοποιητικά από εξωτερικούς ελεγκτές δεν επηρεάζουν την ευθύνη των δικαιούχων ούτε τα δικαιώµατα της Κοινότητας που απορρέουν από την συµφωνία επιχορήγησης. Στο τέλος κάθε περιόδου αναφοράς, η Επιτροπή αξιολογεί τις εκθέσεις και τα παραδοτέα του έργου που απαιτούνται βάσει των διατάξεων του παραρτήµατος Ι και πραγµατοποιεί τις αντίστοιχες πληρωµές εντός 105 ηµερών από την παραλαβή τους, εκτός της περίπτωσης αναστολής της προθεσµίας, της πληρωµής ή του έργου. 5. ΥΠΕΡΓΟΛΑΒΙΕΣ: Ως υπεργολάβος νοείται τρίτος που έχει συνάψει συµφωνία µε επιχειρηµατικούς όρους µε έναν δικαιούχο, προκειµένου να εκτελέσει µέρος των εργασιών του έργου χωρίς την άµεση εποπτεία του δικαιούχου και χωρίς σχέση εξάρτησης. Στις περιπτώσεις που ο δικαιούχος συνάπτει σύµβαση υπεργολαβίας για την εκτέλεση ορισµένων τµηµάτων των καθηκόντων που σχετίζονται µε το έργο, συνεχίζει να δεσµεύεται από τις υποχρεώσεις του έναντι της Eυρ. Επιτροπής και των άλλων δικαιούχων βάσει της συµφωνίας επιχορήγησης και διατηρεί την πλήρη ευθύνη εκτέλεσης του έργου και συµµόρφωσης µε τις διατάξεις της συµφωνίας επιχορήγησης. Οι διατάξεις της συµφωνίας επιχορήγησης που εφαρµόζονται στους υπεργολάβους ισχύουν και για τους εξωτερικούς ελεγκτές που πιστοποιούν οικονοµικές καταστάσεις ή µεθοδολογίες. Στις περιπτώσεις που είναι αναγκαίο να αναθέσουν οι δικαιούχοι µε υπεργολαβία ορισµένα στοιχεία των προς εκτέλεση εργασιών (π.χ. οργάνωση /catering για μια συνάντηση, εκτύπωση υλικού/φυλλαδίων, ανάθεση σε εταιρεία να σκάψει μια τάφρο, ώστε να γίνουν κάποια πειράματα, ανάθεση σε εταιρεία για ηλεκτρονική συλλογή δεδομένων, κατασκευή και συντήρηση ιστοσελίδας κ.λπ.,) πρέπει να πληρούνται οι ακόλουθοι όροι: - η σύναψη συµβάσεων υπεργολαβίας πρέπει να δικαιολογείται δεόντως στο Παράρτηµα Ι (περιγραφή έργου) βάσει της φύσης του έργου και των αναγκών της υλοποίησής του. Το Παράρτηµα Ι πρέπει να αναφέρει τα καθήκοντα τα οποία πρόκειται να ανατεθούν µε υπεργολαβία και εκτίµηση των δαπανών 8

9 - οι συµβάσεις υπεργολαβίας µπορούν να καλύπτουν µόνο την εκτέλεση περιορισµένου µέρους του έργου - η σύναψη συµβάσεων υπεργολαβίας από δικαιούχο δεν πρέπει να επηρεάζει τα δικαιώµατα και τις υποχρεώσεις των δικαιούχων όσον αφορά τα προϋπάρχοντα και τα νέα στοιχεία Η υπεργολαβία γίνεται με όρους «αγοράς» και περιλαμβάνει ένα κέρδος για τον υπεργολάβο. Η αμοιβή υπολογίζεται βάσει παραδοτέου και όχι ωρών εργασίας. Αποδεδειγμένα πρέπει να ανατίθεται βάσει των αρχών της πλέον συµφέρουσας προσφοράς (βέλτιστη σχέση µεταξύ ποιότητας και τιµής), της διαφάνειας και της ίσης µεταχείρισης, και όχι αδικαιολόγητης απ ευθείας ανάθεσης. Γι αυτό το λόγο o E.Υ. πρέπει να αναρτά στο site του Τμήματος, του έργου (αν υπάρχει), της Επιτροπής Ερευνών ή του Γραφείου Διασύνδεσης αντίστοιχη πρόσκληση εκδήλωσης ενδιαφέροντος και να λαμβάνει τουλάχιστον δύο προσφορές για ποσά κάτω των 5.869,41. Για ποσά άνω των 5.869,41 ακολουθούνται κανονικά οι διαδικασίες για τους διαγωνισμούς. Μπορούν να γίνουν αποδεκτές και συµβάσεις υπεργολαβίας που συνάπτονται βάσει συµβάσεων-πλαισίων οι οποίες έχουν συναφθεί µεταξύ δικαιούχου και υπεργολάβου, πριν από την έναρξη του έργου, σύµφωνα µε τις συνήθεις διαχειριστικές αρχές του δικαιούχου. Προσοχή: Το κόστος ανάθεσης έργου σε υπεργολάβους-τρίτους δεν συνυπολογίζεται στις έμμεσες δαπάνες, γιατί το έργο δεν εκτελείται στις εγκαταστάσεις του δικαιούχου και άρα δεν συμβάλλει στις έμμεσες δαπάνες. 6. ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΣ: Αν το κόστος για την προμήθεια εξοπλισμού χρεώνεται σε μια συγκεκριμένη περίοδο αναφοράςreporting period (αναλόγως την ημερομηνία αγοράς) η χρέωση ολόκληρου του ποσού και όχι του αποσβεσμένου τμήματος μπορεί να είναι επιλέξιμη δαπάνη υπό την προϋπόθεση το κόστος του εξοπλισμού να είναι οικονομικό και ο εξοπλισμός απαραίτητος για την πρόοδο του έργου, και μόνο για το ποσοστό που χρησιμοποιείται στο συγκεκριμένο έργο. Για την απόδειξη της οικονομικότητας του εξοπλισμού o E.Υ. οφείλει να διεξάγει έρευνα αγοράς και να λαμβάνει προσφορές για ποσά κάτω των 5.869,41. Για ποσά άνω των 5.869,41 ακολουθούνται κανονικά οι διαδικασίες για τους διαγωνισμούς. Αν ο εξοπλισμός χρησιμοποιείται και σε άλλα έργα μέρος του κόστους πρέπει να χρεώνεται στα αντίστοιχα έργα. Τέλος, όταν μια υπηρεσία σχετίζεται με την αγορά εξοπλισμού (π.χ. υποστήριξη και συντήρηση) και συμπεριλαμβάνεται στο «πακέτο» αγοράς του εξοπλισμού μπορεί να θεωρηθεί μέρος του κόστους του εξοπλισμού. Προτείνεται με την αποδοχή κάθε έργου να επισυνάπτεται Αναλυτικός Πίνακας με τον απαραίτητο για την εκτέλεση του έργου εξοπλισμό ανά κατηγορία ομοειδών ειδών και το ενδεικτικό κόστος, σύμφωνα με τον εγκεκριμένο προϋπολογισμό έτσι ώστε να ακολουθούνται οι απαραίτητες διαδικασίες (απευθείας ανάθεση, διαγωνισμός) για την προμήθεια των ειδών. 9

10 7. ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ: Όσον αφορά τις δαπάνες προσωπικού, µπορούν να καταλογιστούν στο έργο µόνο οι δαπάνες των πραγµατικών ωρών κατά τις οποίες εργάστηκαν τα άτοµα που εκτελούν απ ευθείας εργασίες στο πλαίσιο του έργου. Τα άτοµα αυτά πρέπει: - να έχουν προσληφθεί απ' ευθείας από τον δικαιούχο σύµφωνα µε τη νοµοθεσία της χώρας του, - να εργάζονται υπό την αποκλειστική τεχνική επίβλεψη και ευθύνη του δικαιούχου, και - να αµείβονται σύµφωνα µε τις συνήθεις πρακτικές του δικαιούχου. Για να είναι οι δαπάνες προσωπικού επιλέξιμες είναι υποχρεωτικός ο υπολογισμός ωρομισθίου για όλες τις κατηγορίες προσωπικού και η τήρηση φύλλων χρόνου εργασίας (timesheets), τα οποία συνυπογράφονται από τον Ε.Υ. και τον αμειβόμενο, καθώς και η ύπαρξη ενός αξιόπιστου συστήματος καταγραφής του χρόνου εργασίας που θα περιλαμβάνει τις ώρες απασχόλησης σε όλα τα ερευνητικά έργα και τις άδειες-αργίες, προκειμένου να γίνεται από τη μία έλεγχος διπλοχρέωσης και από την άλλη έλεγχος ότι ο υπολογισμός του ωρομισθίου βασίστηκε σε σωστή μεθοδολογία για τις συμβατικές παραγωγικές ώρες εργασίας. Για το μόνιμο προσωπικό πρέπει επίσης να γνωστοποιείται το ποσό της τακτικής μισθοδοσίας/μήνα για τον ακριβή υπολογισμό του ωρομισθίου, αφού σε περίπτωση ελέγχου ο υπολογισμός του γίνεται βάσει των μισθοδοτικών καταστάσεων από τον Κύριο Φορέα απασχόλησης. Η ωριαία χρέωση για τις διάφορες κατηγορίες της ερευνητικής ομάδας υπολογίζεται βάσει πάγιας απόφασης της Επιτροπής Ερευνών Επίσης, ο δικαιούχος υποχρεούται να διαθέτει το ανθρώπινο δυναμικό που είναι αναγκαίο για το έργο κατά την έναρξη του έργου (εκτός αν ορίζεται διαφορετικά στην πρόσκληση-call). Επομένως, το προσωπικό που θα απασχοληθεί στο έργο πρέπει να δηλώνεται στην ερευνητική ομάδα του φορέα κατά την υποβολή πρότασης στο Τεχνικό Δελτίο. Σε διαφορετική περίπτωση πρέπει να δηλώνεται όσο το δυνατό νωρίτερα και να ανήκει κατά προτίμηση στο δυναμικό του δικαιούχου (συμπεριλαμβανομένου, διδακτορικών, μεταπτυχιακών φοιτητών). Στην περίπτωση όπου οι εξωτερικοί συνεργάτες (με την έννοια του μη μόνιμου προσωπικού του Δ.Π.Θ.) δεν αναφέρονται ονομαστικά στην εγκεκριμένη περιγραφή έργου (Annex I), θα προσλαμβάνονται κατόπιν πρόσκλησης εκδήλωσης ενδιαφέροντος τηρώντας τις αρχές τις διαφάνειας και της δημοσιότητας. Προσοχή: θα πρέπει οπωσδήποτε να τηρείται το νομικό πλαίσιο που αφορά στις συμβάσεις έργου. Στις συμβάσεις ανάθεσης έργου θα πρέπει να αναγράφονται: - τα πακέτα εργασίας (WP) στα πλαίσια των οποίων ανατίθεται η εκπόνηση του έργου σύμφωνα με το εγκεκριμένο Παράρτημα Ι, οι ανθρωπομήνες απασχόλησης στο συγκεκριμένο WP και τα παραδοτέα για το συγκεκριμένο WP, - η κατηγορία δραστηριότητας (activity type) στην οποία εντάσσεται - το ωρομίσθιο (για ανάθεση έργου σε Τρίτους), - η κατηγορία στην οποία εντάσσεται το προσωπικό μαζί με το βιογραφικό σημείωμα που πιστοποιεί την κατηγορία. 10

11 Το διάστημα απασχόλησης πρέπει να είναι σε συμφωνία με την διάρκεια του πακέτου στα πλαίσια του οποίου εκτελείται το ανατεθέν έργο. Επίσης, οι συμβάσεις πρέπει να φέρουν το λογότυπο του προγράμματος. Για την έγκριση σύναψης ανάθεσης έργου σε Ε.Τ.Ε.Π. και Διοικητικούς Υπαλλήλους απαιτούνται επιπρόσθετα πρόταση του Ε.Υ. προς τον υπάλληλο για την απασχόλησή του στο ερευνητικό έργο και αίτηση του υπαλλήλου προς το Υπηρεσιακό Συμβούλιο του Ιδρύματος για την χορήγηση άδειας απασχόλησης στο ερευνητικό έργο. Τέλος, η περίπτωση όπου οι αμοιβές προσωπικού λαμβάνονται υπόψη στον υπολογισμό του κόστους των έμμεσων δαπανών προϋποθέτει ότι το προσωπικό εργάζεται στις εγκαταστάσεις του δικαιούχου φορέα, του Δ.Π.Θ. Όταν για παράδειγμα απασχολείται στο έργο Πανεπιστημιακό προσωπικό άλλου ΑΕΙ που δεν εργάζεται στις εγκαταστάσεις του Δ.Π.Θ. δεν πρέπει η αμοιβή για το συγκεκριμένο προσωπικό να συμπεριληφθεί στις έμμεσες δαπάνες του φορέα. Για παράδειγμα: Υπολογισμός των έμμεσων δαπανών, με χρήση του 20% κατ 'αποκοπή ποσοστού: Προσωπικό: Υπεργολαβία: Ερευνητής από άλλο πανεπιστήμιο που εργάζεται στο πανεπιστήμιό του: Ερευνητής από άλλο πανεπιστήμιο που εργάζεται στις εγκαταστάσεις του δικαιούχου: Ταξίδια: Εξοπλισμός: Σύνολο άμεσων δαπανών: Υπολογισμός των έμμεσων δαπανών: (υπεργολαβία) (ερευνητής, ο οποίος δεν εργάζεται στους χώρους του δικαιούχου) = ,2% = Σε περίπτωση που το εν λόγω προσωπικό θα εργάζεται στους χώρους και στις εγκαταστάσεις του Πανεπιστημίου, έχει δηλ. συνυπολογιστεί στις έμμεσες δαπάνες στο αίτημα σύμβασης ανάθεσης έργου θα ζητείται να εκτελεί ο «Ανάδοχος» το ανατεθέν σ αυτόν έργο στους χώρους και στις εγκαταστάσεις του Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης υποχρεούμενος να χρησιμοποιεί επιμελώς τα εμπιστευθέντα σ αυτόν πράγματα, ευθυνόμενος σ αντίθετη περίπτωση για τις επιζήμιες συνέπειες, σύμφωνα με το άρθρο 8 του υποδείγματος σύμβασης ανάθεσης έργου. 8. ΜΕΤΑΚΙΝΗΣΕΙΣ: Επισημαίνεται ότι για όλες τις περιπτώσεις μετακινήσεων το ταξίδι πρέπει να οργανώνεται κατά τρόπο που να απαιτείται ο ελάχιστος χρόνος ταξιδίου δεδομένου των αντίστοιχων μέσων μεταφοράς και να είναι όσο το δυνατό πιο οικονομικό. Επίσης, απαιτούνται παραστατικά που να συνδέουν τη μετακίνηση με τους σκοπούς του έργου και ελλείψει αυτών να αναφέρεται στην αναλυτική περιγραφή του ημερολογίου ο σκοπός της μετακίνησης και να γίνεται σύνδεση του σκοπού με το 11

12 φυσικό αντικείμενο/πακέτα εργασίας. Σε περίπτωση συνάντησης με συνεργαζόμενους φορείς στα πλαίσια του έργου απαιτούνται τα πρακτικά της συνάντησης. 9. ΙΣΟΤΙΜΙΕΣ: Σε περίπτωση μετακίνησης/αγοράς υλικών από χώρα εκτός Οικονομικής και Νομισματικής Ένωσης, τότε η μετατροπή σε ΕΥΡΩ των ποσών των παραστατικών γίνεται με χρήση της ισοτιμίας κατά την ημερομηνία πραγματοποίησης της δαπάνης (ημερομηνία παραστατικών) από την ιστοσελίδα exchange/eurofxref /html/index.en.html της Ευρωπαικής Κεντρικής Τράπεζας. Σύνταξη και υποβολή προτάσεων για χρηματοδότηση έργων Για την σύνταξη της πρότασης, η οποία γίνεται με μέριμνα και ευθύνη του Επιστημονικά Υπευθύνου, θα πρέπει να ακολουθούνται σχολαστικά οι σχετικές οδηγίες της προκήρυξης και να λαμβάνονται υπ όψιν οι ιδιαίτεροι κανόνες και οι διαδικασίες που θα εφαρμοστούν κατά την υλοποίηση του έργου, αν αυτό εγκριθεί. Η Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού δύναται να παρέχει συμβουλευτικές υπηρεσίες εφόσον της ζητηθούν, σε όλες τις φάσεις της υποβολής. Οι σχετικές διαδικασίες περιλαμβάνουν τα ακόλουθα: Κατά τη σύνταξη του χρονοδιαγράμματος θα πρέπει να λαμβάνεται υπ όψη, εκτός των άλλων, και ο χρόνος που είναι απαραίτητος για ενέργειες που απαιτούν εγκρίσεις, όπως διαδικασίες επιλογής προσωπικού, εγκρίσεις από τα διάφορα όργανα του Πανεπιστημίου ή διαδικασίες προμήθειας αγαθών ή παροχής υπηρεσιών, καθώς και οι τυχόν άδειες που απαιτούνται για χρήση ξένης ιδιοκτησίας (έστω και κρατικής). Κατά τη σύνταξη του προϋπολογισμού χρειάζεται να γίνονται ακριβείς υπολογισμοί των οικονομικών μεγεθών, όπως το κόστος της μονάδας εργασίας (ωριαία, μηνιαία κλπ.) για κάθε κατηγορία προσωπικού, σε πραγματικές τιμές και χωρίς αποκλίσεις. Κατά τη σύνταξη του προϋπολογισμού των προτάσεων πρέπει να λαμβάνονται υπόψη τα τμήματα του φυσικού αντικειμένου που αφορούν προμήθειες ειδών και εκτελέσεις εργασιών από φυσικά ή/και νομικά πρόσωπα, προκειμένου να προσδιοριστούν οι αναγκαίοι διαγωνισμοί. Ο χρονικός προγραμματισμός της χρηματοδότησης στη διάρκεια του έργου πρέπει να γίνεται έτσι ώστε να συμβαδίζουν, κατά το δυνατό, η αναμενόμενη ροή της χρηματοδότησης και οι δαπάνες. Οι κακές εκτιμήσεις, είτε στο χρονοδιάγραμμα είτε στην ανάλυση κόστους, δημιουργούν προβλήματα στην υλοποίηση του έργου και κατά συνέπεια στην αξιοπιστία του φορέα (Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης). Είναι δε δυνατό σε περιπτώσεις καθυστερήσεων εργασιών να δημιουργηθεί υποχρέωση έντοκης επιστροφής κεφαλαίων. Θα πρέπει να προβλέπεται από αυτό το στάδιο ο τρόπος της ενδεχόμενης εκμετάλλευσης και αξιοποίησης των αποτελεσμάτων του έργου καθώς και το ποσοστό συμμετοχής του 12

13 Δημοκρίτειου Πανεπιστημίου Θράκης σε αυτά, κυρίως όταν πρόκειται για πολύ-εταιρική πρόταση. Αντίγραφο της εγκεκριμένης, από τον φορέα χρηματοδότησης εάν υπάρχει -, πρότασης πρέπει να υποβάλλεται απαραίτητα στην Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού, το οποίο και θα αποτελεί στοιχείο του «Διοικητικού Φακέλου» του έργου, εφόσον η πρόταση εγκριθεί. Κατά την υποβολή της, η πρόταση θα πρέπει να συνοδεύεται από το έντυπο Δ0 «Συνοδευτικό πρότασης» όπου αναγράφονται τα κύρια στοιχεία της. Ο Αναγνωριστικός Κωδικός Συμμετοχής-PIC (Participant Identification Code) του Δ.Π.Θ. είναι PIC: Για την υποβολή της πρότασης, πρέπει να γίνει αρχικά εγγραφή στην Ιστοσελίδα της Υπηρεσίας Ηλεκτρονικής Υποβολής Προτάσεων-EPSS (Electronic Proposal Submission System). Σε περίπτωση που συντονιστής δεν είναι το Δ.Π.Θ., υπεύθυνος για την εγγραφή στην Ιστοσελίδα και τη λήψη των κωδικών είναι ο εκάστοτε συντονιστής, ο οποίος στη συνέχεια πρέπει να δώσει τους κωδικούς σε όλους τους partners (εταίρους) του Προγράμματος. Οδηγίες για την εγγραφή και την ηλεκτρονική υποβολή παρέχονται στην ιστοσελίδα: Επισυνάπτονται τα απαραίτητα στοιχεία για το Δ.Π.Θ. που απαιτείται να συμπληρωθούν κατά τις φάσεις: υποβολή πρότασης, διαδικασία διαπραγματεύσεων με την Ευρωπαϊκή Επιτροπή εφόσον η πρόταση περάσει το αρχικό στάδιο αξιολόγησης και πριν την υπογραφή συμβολαίου μετά την επιτυχή έκβαση των διαπραγματεύσεων. Προσοχή. Οι προτάσεις πρέπει να κατατίθενται στη Γραμματεία τουλάχιστον 10 εργάσιμες μέρες πριν από τη λήξη της προθεσμίας υποβολής τους, για τον έλεγχό τους και τη συγκέντρωση των απαραίτητων εγγράφων και υπογραφών από το αρμόδιο τμήμα. Ειδική εσωτερική προθεσμία ορίζεται σε περιπτώσεις που χρειάζεται εκτεταμένη επεξεργασία των προτάσεων. Η παράληψη κατάθεσης της πρότασης στη Γραμματεία είναι δυνατόν να αποτελέσει αιτία για την μη αποδοχή του έργου από την Επιτροπή Ερευνών. 13

14 Grant agreement Preparation Forms EUROPEAN COMMISSION 7 th Framework Programme on Research, Technological Development and Demonstration All Schemes A2.1: Who we are Project Number 1 Project Participant number Acronym 2 in this project i Participant short name ii DUTH ONE FORM PER PARTICIPANT LEGAL DATA If your organisation has already registered for FP7, enter your Participant Identity Code iii Participant Legal name iv DEMOCRITUS UNIVERSITY OF THRACE Participant Short name 11 DUTH Status of validation v VALID Legal address of the participant Street name vi RECTORATE BUILDING, PANEPISTIMIOUPOLI Number 15 - Town 15 KOMOTINI Postal Code / Cedex Country vii Internet homepage (optional) GREECE Registration data of the participant Legal registration number viii - Place of registration 17 KOMOTINI Date of registration 17 27/07/1973 VAT Number ix EL Legal form x OTHER Legal Entity Appointed Representative (LEAR) xi Family name Meimari First name(s) Touna 14

15 Grant agreement Preparation Forms EUROPEAN COMMISSION 7 th Framework Programme on Research, Technological Development and Demonstration All Schemes Phone 1 xii Phone A2.1: Who we are lfp@rescom.duth.gr Fax If the legal information is not validated or has the status of validated but is not correct, supporting documents will have to be provided to the Commission. Legal supporting documents include an Identification Fiche and depending on your legal status, supporting documents (see 15

16 Grant agreement Preparation Forms EUROPEAN COMMISSION All Schemes 7 th Framework Programme on Research, Technological Development and Demonstration A2.2: Who we are Project Number 1 Project Participant number Acronym 2 in this project 10 Participant short name 11 ONE FORM PER PARTICIPANT STATUS OF YOUR ORGANISATION Certain types of organisations benefit from special conditions under FP7 participation rules. If you are one of these, please tick the appropriate box(es) below. xiii Your organisation is: Natural person Legal person Non profit Public body International organisation of European interest International organisation other Secondary and higher education establishment Non-Profit Research organisation Enterprise SME Non-SME None of the above Please specify Indirect Costs Special transitional flat rate The validation procedure of the SME status is still pending, and this form A2.2 might need to be revised subsequently.

17 Grant agreement Preparation Forms EUROPEAN COMMISSION All Schemes 7 th Framework Programme on Research, Technological Development and Demonstration A2.3: Authorised Representatives Project Number 1 Project Participant number Acronym 2 in this project 10 Participant short name 11 ONE FORM PER PARTICIPANT AUTHORISED REPRESENTATIVES FOR THIS PROJECT Authorised representative to sign the grant agreement or to commit the organisation for this project Family name Kosta First name(s) Georgios Title xiv Professor Gender xv (Female F / Male M) M Position in the organisation xvi VICE RECTOR Department/Faculty/Institute/Laboratory DEMOCRITUS UNIVERSITY OF THRACE name/ xvii Address (if different from the legal address) 12 Street name 15 RECTORATE BUILDING, PANEPISTIMIOUPOLI Number 15 - Town 15 KOMOTINI Postal Code / Cedex Country 16 GREECE Phone Phone rector@duth.gr Fax Authorised representative to sign the grant agreement or to commit the organisation for this project Family name First name(s) Title 34 Gender 35 (Female F / Male M) Position in the organisation 36 Department/Faculty/Institute/Laboratory name/ 37 17

18 Grant agreement Preparation Forms EUROPEAN COMMISSION All Schemes 7 th Framework Programme on Research, Technological Development and Demonstration Address (if different from the legal address) 12 A2.3: Authorised Representatives Street name 15 Number 15 Town 15 Postal Code / Cedex 15 Country 16 Phone 1 21 Phone Fax 21 18

19 Grant agreement Preparation Forms EUROPEAN COMMISSION All Schemes 7 th Framework Programme on Research, Technological Development and Demonstration A2.4: How to contact us Project Number 1 Project Participant number Acronym 2 in this project 10 Participant short name 11 ONE FORM PER PARTICIPANT CONTACT PERSONS FOR THIS PROJECT Συμπληρώνεται με τα στοιχεία του Επιστημονικά Υπεύθυνου Person in charge of administrative, legal and financial aspects in this project Family name First name(s) Title 34 Gender 35 (Female F / Male M) Position in the organisation 36 Department/Faculty/Institute/Laboratory name/ 37 Address (if different from the legal address) 12 Street name 15 Number 15 Town 15 Postal Code / Cedex 15 Country 16 Phone 1 21 Phone Fax 21 Person in charge of scientific and technical/technological aspects in this project Family name First name(s) Title 34 Gender 35 (Female F / Male M) Position in the organisation 36 Department/Faculty/Institute/Laboratory name/ 37 Address (if different from the legal address) 12 19

20 Grant agreement Preparation Forms EUROPEAN COMMISSION All Schemes 7 th Framework Programme on Research, Technological Development and Demonstration A2.4: How to contact us Street name 15 Number 15 Town 15 Postal Code / Cedex 15 Country 16 Phone 1 21 Phone Fax 21 20

21 Grant agreement Preparation Forms EUROPEAN COMMISSION All Schemes 7 th Framework Programme on Research, Technological Development and Demonstration A2.5: Our commitment Project Number 1 Project Participant number Acronym 2 in this project 10 Participant short name 11 ONE FORM PER PARTICIPANT Certified Declaration 1- As an authorised representative to sign the grant agreement or to commit the abovementioned organisation, I am fully aware that a grant agreement may not be awarded to an applicant who is, at the time of a grant award procedure, in one of the situations referred to in Articles 93(1), 94 and 96(2)(a) of the Council Regulation (EC, Euratom) N 1955/2006 of 13 December 2006 on the Financial Regulation applicable to the general budget of the European Communities [OJ L 390, 30/12/2006, p1]. As a consequence, I certify that: In compliance with article 93(1) of the abovementioned Regulation, none of the following cases apply to our organisation: a) it is bankrupt or being wound up, is having its affairs administered by the courts, has entered into an arrangement with creditors, has suspended business activities, is the subject of proceedings concerning those matters, or is in any analogous situation arising from a similar procedure provided for in national legislation or regulations; b) it has been convicted of an offence concerning its professional conduct by a judgment which has the force of res judicata; c) it has been guilty of grave professional misconduct proven by any means which the contracting authority can justify; d) it has not fulfilled obligations relating to the payment of social security contributions or the payment of taxes in accordance with the legal provisions of the country in which it is established or with those of the country of the contracting authority or those of the country where the contract is to be performed; e) it has been the subject of a judgment which has the force of res judicata for fraud, corruption, involvement in a criminal organisation or any other illegal activity detrimental to the Communities' financial interests; f) it is currently subject to an administrative penalty referred to in Article 96(1) of the above-mentioned regulation. 21

22 Grant agreement Preparation Forms EUROPEAN COMMISSION All Schemes 7 th Framework Programme on Research, Technological Development and Demonstration A2.5: Our commitment In compliance with article 94 of the abovementioned Regulation, and as far as the current grant award procedure is concerned, our organisation: g) is not subject to a conflict of interest; h) has not made false declarations in supplying the information required by the Commission as a condition of participation in the grant award procedure or does not fail to supply this information; i) is not in one of the situations of exclusion, referred to in the abovementioned points a) to f). 2- As an authorised representative to sign the grant agreement or to commit the abovementioned organisation, I also certify that our organisation: is committed to participate in the abovementioned project; has stable and sufficient sources of funding to maintain its activity throughout its participation in the abovementioned project and to provide any counterpart funding necessary; has or will have the necessary resources as and when needed to carry out its involvement in the abovementioned project. 22

23 Grant agreement Preparation Forms EUROPEAN COMMISSION All Schemes 7 th Framework Programme on Research, Technological Development and Demonstration A2.5: Our commitment 3- As an authorised representative to sign the grant agreement or to commit the abovementioned organisation, I finally certify that all the information relating to our organisation set out in the different Grant Agreement Preparation Forms are complete, accurate and correct; and that the estimated costs meet the criteria for eligible costs for FP7 projects as established by the EC model grant agreement are notably based on our usual accounting and management principles and practices, and reflect the costs expected to be incurred in carrying out the foreseen work described in Annex I (description of work). 4- Our organisation is fully aware that the Commission may impose administrative or financial penalties on legal entities who are guilty of misrepresentation in supplying the information required by the Commission as a condition of participation in the grant award procedure or fail to supply this information; have been declared to be in serious breach of their obligations under any contract/grant agreement covered by the budget of the Community. Such penalties shall be proportionate to the importance of the contract/grant agreement and the seriousness of the misconduct, and may consist in their exclusion from the contracts and grants financed by the budget of the Commission for a maximum period of ten years and payment of financial penalties. 5- As an authorised representative I certify that the information given in the form A2.2 is correct. Participant Legal Name 13 DEMOCRITUS UNIVERSITY OF THRACE Family name of authorised representative KOSTA First Name(s) GEORGIOS Signature of the authorised representative to sign the grant Date DD/MM/YYYY agreement or to commit the organisation xviii 23

24 Grant agreement Preparation Forms EUROPEAN COMMISSION All Schemes 7 th Framework Programme on Research, Technological Development and Demonstration A2.5: Our commitment 24

25 EUROPEAN COMMISSION 7 th Framework Programme for Research, Technological Development and Demonstration Grant agreement Preparation Forms Combination of Collaborative Project and Coordination and Support Actions A3.1: What it costs Project Number 1 Project Acronym 2 Participant number in this project 10 Participant short name 11 DUTH ONE FORM PER PARTICIPANT Funding % for RTD 75% Actual indirect costs 42 Simplified method 43 Standard flat rate 44 Special transitional flat rate 45 My legal entity is established in an ICPC 46 and I shall use the lump sum funding method: Type of Activity YES or NO RTD Coordination Support Management Other TOTAL (A) (B) (C) (D) (E) A+B+C+D+E Personnel costs Subcontracting Other direct costs Indirect costs 25

26 EUROPEAN COMMISSION 7 th Framework Programme for Research, Technological Development and Demonstration Grant agreement Preparation Forms Combination of Collaborative Project and Coordination and Support Actions A3.1: What it costs Total costs Maximum allowable EC contribution Requested EU contribution Receipts 26

27