Προετοιμασία - Διαχείριση Συμβάσεων

Transcript

1 ΔΝΣΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΥΡΩΠΑΪΚΩΝ & ΑΝΑΠΤΥΞΙΑΚΩΝ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΩΝ - ΔΙΔΕΑΠ 1 ο Εσωτερικό Σεμινάριο Επιμόρφωσης Προσωπικού για Συγχρηματοδοτούμενα Ευρωπαϊκά Προγράμματα Έρευνας Προετοιμασία - Διαχείριση Συμβάσεων ΜΥ/ΠΕ Αθανασία Καραπαναγιώτου

2 Προετοιμασία Συμβολαίων Μετά την αξιολόγηση της πρότασης και εφόσον εγκριθεί το έργο, ακολουθεί μια επιστολή προς την κοινοπραξία ή το συντονιστή που τους ενημερώνει για την επιτυχία της πρότασης. Στη συνέχεια, το έργο αναλαμβάνει αρμόδιος εκπρόσωπος της ΕΕ, ο οποίος ενημερώνει το συντονιστή για τις διαπραγματεύσεις και τα συμβόλαια. Έντυπα Προετοιμασίας Συμβολαίων Συμφωνία Επιχορήγησης Σύμφωνο Κοινοπραξίας

3 Ορισμοί Εννοιών Αιτών οργανισμός: Ο οργανισμός εταίρος ή οι οργανισμοί εταίροι που είναι νομικώς υπεύθυνοι για μια αίτηση. Όταν η αίτηση εγκριθεί, ο αιτών Οργανισμός γίνεται Δικαιούχος Οργανισμός. Κοινοπραξία (consortium): Ομάδα οργανισμών ή φυσικών προσώπων, η οποία έχει αναλάβει από κοινού ένα σχέδιο, μία σύμπραξη ή ένα δίκτυο ευρωπαϊκής συνεργασίας. Δικαιούχος (beneficiary): O οργανισμός με τον οποίο η αρμόδια αρχή (π.χ. Ευρωπαϊκή Επιτροπή) υπογράφει τη σύμβαση για τη λήψη επιχορήγησης. Νόμιμος εκπρόσωπος: To φυσικό πρόσωπο εντός του αιτούντος Οργανισμού, το οποίο είναι νόμιμα εξουσιοδοτημένο να εκπροσωπεί τον οργανισμό στη σύναψη νομικά δεσμευτικών συμβάσεων. Το φυσικό αυτό πρόσωπο αυτό οφείλει να υπογράψει τόσο την αίτηση όσο και τη συμφωνία επιχορήγησης.

4 Ορισμοί Εννοιών Συντονιστής: Ο οργανισμός στο πλαίσιο μιας σύμπραξης, ενός σχεδίου ή ενός δικτύου, ο οποίος είναι υπεύθυνος για την ηγεσία και την καθημερινή διαχείριση του σχεδίου. Συνεργατικά έργα: Ερευνητικά έργα με σαφώς προσδιορισμένους επιστημονικούς και τεχνολογικούς στόχους και συγκεκριμένα αναμενόμενα αποτελέσματα (όπως είναι η ανάπτυξη νέας γνώσης ή τεχνολογίας για τη βελτίωση της ευρωπαϊκής ανταγωνιστικότητας). Πραγματοποιούνται από κοινοπραξίες που απαρτίζονται από συμμετέχοντες από διαφορετικές χώρες και από τις επιχειρήσεις και τα πανεπιστήμια.

5 Ρόλοι Συμμετεχόντων

6 Χρονοδιάγραμμα Έναρξης Έργου

7 Έντυπα Προετοιμασίας Συμβολαίων Preparation Forms (GPFs) Είναι ένα υποχρεωτικό στάδιο το οποίο προηγείται της υπογραφής της Συμφωνίας Επιχορήγησης. Αποτελούν το βασικό επικοινωνιακό εργαλείο μεταξύ του Συντονιστή της Κοινοπραξίας και του ορισμένου εκπροσώπου της ΕΕ (Project Officer). Προσδιορίζουν τους δικαιούχους που θα υπογράψουν τη Συμφωνία Επιχορήγησης και καθορίζουν τα σημεία επαφής που απαιτούνται για τη διαχείριση του έργου και την υπογραφή της Συμφωνίας. Καθορίζουν τις επιλέξιμες δαπάνες και τη μέγιστη κοινοτική συνεισφορά. Περιέχουν διαρθρωμένες πληροφορίες σχετικά με τα πακέτα εργασίας, τις προσπάθειες, τα ορόσημα και τα παραδοτέα του έργου. Περιλαμβάνουν μια τυποποιημένη δήλωση η οποία υπογράφεται από κάθε συμμετέχοντα οργανισμό.

8 Έντυπα Προετοιμασίας Συμβολαίων Preparation Forms (GPFs) Α1. Περίληψη του έργου και μερικές γενικές πληροφορίες Α2.1. Νομικές πληροφορίες κάθε εταίρου της κοινοπραξίας Α2.2. Ταυτότητα κάθε δικαιούχου Α2.3. Όνομα και στοιχεία επικοινωνίας του εξουσιοδοτημένου εκπροσώπου κάθε δικαιούχου Α2.4. Όνομα και στοιχεία επικοινωνίας λοιπού εξοδιοδοτημένου προσωπικού κάθε δικαιούχου Α2.5. Τυποποιημένη δήλωση δέσμευσης του δικαιούχου για το έργο Α2.6 Τυποποιημένη δήλωση δέσμευσης του Συντονιστή του έργου σχετικά με την προστασία των δεδομένων και το ρόλο του Α3.1 Πίνακας Κόστους του Δικαιούχου Α3.2. Συνολικός Πίνακας Κόστους ανά Δικαιούχο Α.4 Πληροφορίες Τραπεζικού Λογαριασμού του Δικαιούχου Α.5 Περιγράφει τις περιόδους αναφοράς

9 Έντυπα Προετοιμασίας Συμβολαίων Preparation Forms (GPFs) Α1. Περίληψη του έργου και μερικές γενικές πληροφορίες Α2.1. Νομικές πληροφορίες κάθε εταίρου της κοινοπραξίας, Α2.2. Ταυτότητα κάθε δικαιούχου Α2.3. Όνομα και στοιχεία επικοινωνίας του εξουσιοδοτημένου εκπροσώπου κάθε δικαιούχου Α2.4. Όνομα και στοιχεία επικοινωνίας λοιπού εξοδιοδοτημένου προσωπικού κάθε δικαιούχου Α2.5. Τυποποιημένη δήλωση δέσμευσης του δικαιούχου για το έργο Α2.6 Τυποποιημένη δήλωση δέσμευσης του Συντονιστή του έργου σχετικά με την προστασία των δεδομένων και το ρόλο του Α3.1 Πίνακας Κόστους του Δικαιούχου Α3.2. Συνολικός Πίνακας Κόστους ανά Δικαιούχο Α.4 Πληροφορίες Τραπεζικού Λογαριασμού του Συντονιστή Α.5 Περιγράφει τις περιόδους αναφοράς

10

11 Γενικοί Κανόνες Εφαρμογής Υπογράφεται ανάμεσα στην ΕΕ και τον συντονιστή. Δεσμεύει νομικά όλα τα μέλη της κοινοπραξίας. Όλα τα μέλη οφείλουν να αποδεχθούν τους όρους της. Η κοινοπραξία υλοποιεί από κοινού το έργο. Η κοινοπραξία και ο συντονιστής έχουν μεγάλο βαθμό ευελιξίας και ανεξαρτησίας. Δεν υπάρχει οικονομική συλλογική ευθύνη. Εάν η υλοποίηση του έργου είναι αδύνατη ή οι εταίροι αποτύχουν να υλοποιήσουν το έργο, τότε η ΕΕ μπορεί να τερματίσει το έργο. Αλλαγή στη σύσταση της κοινοπραξίας είναι αποδεκτή.

12 Εισαγωγή: Άρθρο 1: Άρθρο 2: Άρθρο 3: Άρθρο 4: Άρθρο 5: Άρθρο 6: Άρθρο 7: Άρθρο 8: Άρθρο 9: Άρθρο 10: Άρθρο 11: Περιεχόμενα Τα συμβαλλόμενα μέρη (ΕΕ και Συντονιστής) Οι λοιποί συμβαλλόμενοι (Εταίροι) Σκοπός της σύμβασης Διάρκεια και ημερομήνια έναρξης Περίοδοι αναφοράς Μέγιστη κοινοτική συνεισφορά Pre-financing Ειδικοί όροι Στοιχεία επικοινωνίας της συμβαλλόμενων μερών Applicable law Ισχύς του GA έναντι των παραρτημάτων του Έναρξη Ισχύος / Υπογραφές

13 Annex I Description of Work Annex II General Conditions Παραρτήματα ANNEX III Specific Provisions για ERA-NET Plus actions, Infrastructures, SME actions Annex IV Form A Accession of beneficiaries to the grant agreement Annex V Form B Request for accession of a new beneficiary to the grant agreement Annex VI - Form C Annex VII - Form D Terms of reference for the certificate of financial statements

14 Annex I Description of Work Ο δικαιούχος είναι υποχρεωμένος να πραγματοποιεί τις προς εκτέλεση εργασίες (φυσικό αντικείμενο), όπως προσδιορίζονται στο Παράρτημα Ι το οποίο έχει εγκριθεί με την πρόταση. Οι εσωτερικές αναμορφώσεις προϋπολογισμού και η κατανομή ποσών μεταξύ συνεργατών είναι δυνατή, εφ όσον όμως αυτή η αλλαγή δεν επηρεάζει τα παραδοτέα, έτσι όπως είχαν συμφωνηθεί στο Παράρτημα Ι. Σε αυτή την περίπτωση πρέπει να υπάρχει η σύμφωνη γνώμη του συντονιστή. Σε περίπτωση που η αλλαγή στον προϋπολογισμό συνεπάγεται αλλαγή στην περιγραφή έργου είναι απαραίτητη η ενημέρωση του Project Officer και η σύμφωνη γνώμη.

15 Annex I Description of Work PART A Structured information Table of contents A1. Project summary A.2 List of beneficiaries A.3 Overall budget breakdown for the project Workplan Tables WT1 List of work packages WT2 List of deliverables WT3 Work package descriptions WT4 List of milestones WT5 Tentative schedule of project reviews WT6 Project effort by beneficiaries and work package WT7 Project effort by activity type per beneficiary WT8 Project efforts and costs

16 PART B Narrative information Συμφωνία Επιχορήγησης Annex I Description of Work Table of contents B1. Concept and objectives, progress beyond state-of-the-art, S/T methodology and work plan B.1.1 Concept and project objective(s) B.1.2 Progress beyond the state of the art B.1.3 S/T methodology and associated work plan B Overall strategy and general description B Timing of work packages and their components B2. Implementation Β.2.1 Management structure and procedures B.2.2 Beneficiaries B.2.3 Consortium as a whole If applicable [Sub-contracting] If applicable [Funding for beneficiaries from third countries] f applicable [Additional beneficiaries / Competitive calls] If applicable [Third parties] B.2.4 Resources to be committed B3. Potential impact B.3.1 Strategic impact Β.3.2 Plan for the use and dissemination of foreground If applicable [Contributions to standards] [Contribution to policy developments] [Risk assessment and related communication strategy] B4. Ethical issues] if applicable B5. Consideration of gender aspects] optional

17 Annex I Description of Work

18 Annex I Description of Work For all FP7 projects each work package must relate to one (and only one) of the following possible types of activity RTD/INNO = Research and technological development including scientific coordination - applicable for Collaborative Projects and Networks of Excellence DEM = Demonstration - applicable for collaborative projects and Research for the Benefit of Specific Groups MGT = Management of the consortium - applicable for all funding schemes OTHER = Other specific activities, applicable for all funding schemes

19 Annex I Description of Work Maximum reimbursement rates of eligible costs Research and technological development (*) Demonstration activities Management of the consortium activities Other activities (**) Network of excellence 50% 75% (***) 100% 100% Collaborative project 50% 75% (***) 50% 100% 100% Coordination and support action 100% (****) 100% (****) (*) Research and technological development includes operational activities directly related to the protection of foreground and coordination of research activities. (**) Other activities means any "specific activity" covered by Annex I. (***) For beneficiaries that are non profit public bodies, secondary and higher education establishments, research organisations and SMEs (****) The reimbursement of indirect eligible costs, in the case of coordination and support actions, may reach a maximum 7% of the direct eligible costs, excluding the direct eligible costs for subcontracting and the costs of reimbursement of resources made available by third parties which are not used on the premises of the beneficiary.

20 Annex I Description of Work 1. Τίτλοι πακέτων εργασίας Τα πακέτα εργασίας πρέπει να είναι διακριτά αλλά αλληλοσυσχετιζόμενα. Μην «ενώσετε» ενέργειες που θα έπρεπε να ανήκουν σε δύο διαφορετικά πακέτα εργασίας, π.χ. αξιολόγηση και διάδοση Επαληθεύστε ότι ο αριθμός των πακέτων εργασίας είναι ο απαιτούμενος και είναι ικανοποιητικός ως προς την επίτευξη των στόχων του έργου. Τα πακέτα εργασίας καλύπτουν όλες τις φάσεις του έργου, π.χ. διαχείριση, διάδοση, πιλοτική εφαρμογή, κ.ο.κ.

21 Annex I Description of Work 2. Έναρξη-λήξη Κάποια πακέτα εργασίας αφορούν σε όλη τη διάρκεια ζωής του έργου (π.χ. διαχείριση, δημοσιότητα) και κάποια άλλα έχουν διάρκεια ορισμένων εβδομάδων ή μηνών Πρέπει τα πακέτα εργασίας και οι επιμέρους δραστηριότητες να σχεδιάζονται σε ορθολογική και ρεαλιστική βάση. Επιχειρησιακή και χρονική διασύνδεση και αλληλουχία των πακέτων εργασίας, π.χ. ανίχνευση αναγκών-συγγραφή εκπαιδευτικού υλικού-πιλοτική εφαρμογή-αναπροσαρμογήεξωτερική αξιολόγηση

22 Annex I Description of Work 3. Κόστος-Χρηματοδότηση Οι δαπάνες πρέπει να είναι ρεαλιστικές, συμβατές με τις περιγραφείσες δραστηριότητες και σε κάθε περίπτωση να ικανοποιείται η αρχή value for money Οι εκτιμώμενες δαπάνες πρέπει να σχεδιάζονται με γνώμονα τους σχετικούς κανόνες περί επιλεξιμότητας δαπανών Πρέπει να υπάρχει τεκμηρίωση του ύψους της κάθε δαπάνης και αξιολόγηση του ποσοστού που κατέχει στο σύνολο του προϋπολογισμού (π.χ. συνήθως οι δαπάνες προσωπικού απορροφούν το μεγαλύτερο μέρος)

23 Annex I Description of Work 4. Συντονιστής πακέτου εργασίας (package leader) Ως συντονιστής αναλαμβάνει συνήθως αυτός που έχει την εμπειρία, την τεχνογνωσία ή την απαιτούμενη θεσμική αρμοδιότητα για να φέρει σε πέρας τις συγκεκριμένες ενέργειες. Ισόρροπη και ορθολογική κατανομή των επιμέρους εργασιών/δραστηριοτήτων Διασφάλιση ότι οι εμπλεκόμενοι φορείς της εταιρικής σχέσης θα εργαστούν αρμονικά και σε βάση συμπληρωματική. Απόδειξη ότι η κοινοπραξία μπορεί να δουλέψει αποτελεσματικά και να φέρει αποτελέσματα.

24 Annex I Description of Work 5. Στόχοι πακέτου εργασίας και περιγραφή εργασιών/δραστηριοτήτων Δύο βασικές αρχές πρέπει να πληρούνται: συνέπεια (consistency) και συνάφεια (relevance) Σαφείς, εφικτοί στόχοι και ξεκάθαρη περιγραφή των αναμενόμενων αποτελεσμάτων, περιγραφή του τρόπου και της μεθοδολογίας επίτευξής τους Αρίθμηση στόχων, βοηθάει στη σύνδεση των εργασιών με τους στόχους του πακέτου εργασίας. Βεβαιωθείτε ότι τα πακέτα εργασίας καλύπτουν όλες τις φάσεις του έργου και τις εκροές (outputs) αυτών

25 Annex IV - Form A

26 Annex VI - Form C Η χρηματοδοτική συνεισφορά της Ευρωπαϊκής Επιτροπής πραγματοποιείται ως εξής: α) προχρηματοδότηση, β) για έργα με περισσότερες της μιας περιόδου αναφοράς, η Επιτροπή πραγματοποιεί ενδιάμεσες πληρωμές, οι οποίες αντιστοιχούν στο ποσό που έχει γίνει αποδεκτό για κάθε περίοδο αναφοράς, γ) τελική πληρωμή της χρηματοδοτικής συνεισφοράς της Κοινότητας η οποία αντιστοιχεί στο ποσό που έχει γίνει αποδεκτό για την τελευταία περίοδο αναφοράς συν την ενδεχόμενη αναπροσαρμογή, όπου απαιτείται.

27 Annex VI - Form C Το συνολικό ποσό της προχρηματοδότησης και των ενδιάμεσων πληρωμών σε καμία περίπτωση δεν υπερβαίνει το 90% της μέγιστης χρηματοδοτικής συνεισφοράς της Κοινότητας. Μετά την υποβολή της τελικής έκθεσης δαπανών του έργου, η Ευρωπαϊκή Ένωση θα επιστρέψει στους εταίρους την συνεισφορά εγγύησης (Contribution to Guarantee Fund), η οποία είχε αρχικά αφαιρεθεί από τη προχρηματοδότηση και αφορούσε ποσό ίσο με το 5% της χρηματοδότησης.

28 Annex VI - Form C

29 Annex VI - Form C

30 Περιπτώσεις όπου απαιτείται Τροποποίηση της Συμφωνίας 1. Τροποποίηση του Annex I 2. Αποχώρηση/Προσθήκη ενός ή περισσοτέρων δικαιούχων 3. Αλλαγή συντονιστή 4. Τροποποίηση διάρκειας έργου ή τίτλου 5. Τροποποίηση περιόδων αναφοράς 6. Τροποποίηση κοινοτικής συνεισφοράς

31 Σύμφωνο Κοινοπραξίας Consortium Agreement Το Σύμφωνο της Κοινοπραξίας είναι μια αστική σύμβαση (civil contract) μεταξύ των δικαιούχων και αφορά την εσωτερική οργάνωση της κοινοπραξίας. Ανάλογα με το κάθε έργο και το βαθμό της τεχνικής πολυπλοκότητάς του, το Σύμφωνο μπορεί να περιέχει γενικά τα ακόλουθα: Ορισμούς Τεχνικές διατάξεις (καθήκοντα του κάθε εταίρου και χρονοδιάγραμμα του έργου) Διαχειριστικές διατάξεις (δράσεις συντονισμού και διαχείρισης, διαδικασίες λήψης αποφάσεων) Οικονομικές διατάξεις (κατανομή της χρηματοδοτικής συνεισφοράς της Κοινότητας, σχέδιο χρηματοδότησης) Διατάξεις σχετικά με θέματα δικαιωμάτων πνευματικής ιδιοκτησίας (διάδοση, χρήση και προσβασιμότητα των αποτελεσμάτων), Γενικές Διατάξεις (προσθήκη νέων μελών/εταίρων στην κοινοπραξία, συνθήκες για τροποποίηση του συμβολαίου, διατάξεις περί εμπιστευτικότητας, όρους για τη διευθέτηση εσωτερικών διαφορών)

32 Έντυπα Προετοιμασίας Συμβολαίων Συμφωνία Επιχορήγησης Σύμφωνο Κοινοπραξίας Περισσότερες πληροφορίες erence_docs.html#fp7

33 ΔΝΣΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΥΡΩΠΑΪΚΩΝ & ΑΝΑΠΤΥΞΙΑΚΩΝ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΩΝ - ΔΙΔΕΑΠ 1 ο Εσωτερικό Σεμινάριο Επιμόρφωσης Προσωπικού για Συγχρηματοδοτούμενα Ευρωπαϊκά Προγράμματα Έρευνας