Κοινές Διατάξεις έργων LIFE + & Διοίκηση έργου.

Transcript

1 Αειφορική Διαχείριση Εδάφους στην Yδρογεωλογική Λεκάνη Ανθεμούντα με βάση την Ευρωπαϊκή Θεματική Στρατηγική για το Έδαφος Κοινές Διατάξεις έργων LIFE + & Διοίκηση έργου. Ελισάβετ Παυλίδου, MSc Χημικός Μηχανικός, Συντονιστής Δικαιούχος ΑΝΑΤΟΛΙΚΗ Α.Ε.

2 Καθορισμός Δεσμεύσεων Δικαιούχων Κανονισμός 614/2007/ΕΚ & Συμβουλίου, 23 η Μαΐου Ειδικές διατάξεις της Συμφωνίας Επιδότησης (Grant Agreement) LIFE07 ENV/GR/000278, 24 η Νοεμβρίου Κοινές Διατάξεις (Common Provisions) πάντοτε για τα έργα LIFE Εγκεκριμένη αναθεωρημένη πρόταση έργου. Συμφωνητικά συνεργασίας συντονιστή δικαιούχου με συμπράττοντες δικαιούχους, σύμφωνα με τις κατευθυντήριες γραμμές της Επιτροπής.

3 ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ ΣΥΝΤΟΝΙΣΤΗ ΔΙΚΑΙΟΥΧΟΥ Φέρει ακέραιη τη νομική & οικονομική ευθύνη της υλοποίησης του έργου. Εισπράττει τη χρηματοδότηση της ΕΕ & διασφαλίζει την κατανομή της στους συμπράττοντες δικαιούχους. Είναι το μοναδικό σημείο επαφής με την ΕΕ (και την εξωτερική ομάδα παρακολούθησης του έργου). Συντάσσει συμφωνητικά με τους εταίρους και τους συγχρηματοδότες.

4 ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ ΣΥΝΤΟΝΙΣΤΗ ΔΙΚΑΙΟΥΧΟΥ Συντάσσει τις τεχνικές και οικονομικές εκθέσεις δραστηριοτήτων και τις αιτήσεις τροποποίησης του έργου προς την ΕΕ. Συμμετέχει οικονομικά και τεχνικά στο έργο. Συντονίζει τις εργασίες του εταιρικού σχήματος. Διατηρεί όλα τα παραστατικά & υποστηρικτικά στοιχεία του έργου (τα δικά του καθώς & αντίγραφα των εταίρων). Είναι υπεύθυνος για το λογιστικό έλεγχο των δαπανών από ορκωτό λογιστή.

5 ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ ΣΥΜΠΡΑΤΤΟΝΤΩΝ ΔΙΚΑΙΟΥΧΩΝ Εξουσιοδοτούν τον συντονιστή δικαιούχο να αναλάβει πλήρως τη νομική υποχρέωση εκτέλεσης της συμφωνίας. Συμμετέχουν άμεσα στην τεχνική εκτέλεση μιας ή περισσότερων εργασιών του έργου. Συνεισφέρουν οικονομικά και επωφελούνται από την Ευρωπαϊκή χρηματοδότηση, όπως ρητά ορίζεται στο συμφωνητικό. Διαθέτουν όλα τα απαραίτητα στοιχεία που θα τους ζητηθούν.

6 ΚΟΙΝΕΣ ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ Διατηρούν ενημερωμένα λογιστικά βιβλία και παραστατικά για τα έξοδα του έργου (συμβάσεις, καταστάσεις ωρών, τεύχη διαγωνισμών, τιμολόγια, αποδείξεις πληρωμής κλπ.). Εφαρμόζουν σύστημα αναλυτικής λογιστικής και διατηρούν αποκλειστικό για το έργο τραπεζικό λογαριασμό. Διατηρούν όλα τα απαραίτητα παραστατικά, με σαφή αναφορά στο έργο για τουλάχιστον μία πενταετία μετά την τελική πληρωμή. Μοιράζονται ελεύθερα την τεχνογνωσία που απαιτείται για την υλοποίηση του έργου. Δεν ενεργούν μεταξύ τους ως υπεργολάβοι.

7 ΣΥΓΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΕΣ Συνεισφέρουν μόνο οικονομικά στο έργο. Δεν συμμετέχουν στην τεχνική υλοποίηση και δεν επωφελούνται από την κοινοτική χρηματοδότηση. Οι δικαιούχοι συνάπτουν με τους συγχρηματοδότες κάθε αναγκαία συμφωνία.

8 ΟΙ ΥΠΕΡΓΟΛΑΒΟΙ Συνεισφέρουν εξωτερικές υπηρεσίες για συγκεκριμένο οικονομικό αντίτιμο και συγκεκριμένο τμήμα του έργου. Για την επιλογή τους: Οι δημόσιοι φορείς ακολουθούν τις διαδικασίες που επιβάλλονται από τη νομοθεσία. Οι ιδιωτικοί, για συμβάσεις που υπερβαίνουν τις , ζητούν την υποβολή προσφορών και αναθέτουν τις εργασίες σε υπεργολάβο με την πλέον συμφέρουσα οικονομική προσφορά. Όλα τα τιμολόγια τους θα πρέπει να αναφέρουν ρητά το έργο LIFE (αριθμό και τίτλο) και να αναγράφουν επαρκή στοιχεία ώστε να αναγνωρίζεται το αντικείμενο που καλύπτεται από την παραχθείσα εργασία και σύμφωνα με τη σύμβαση συνεργασίας. Δεν μπορούν να είναι και δικαιούχοι του έργου.

9 ΡΟΛΟΣ ΕΞΩΤΕΡΙΚΩΝ ΟΜΑΔΩΝ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ Επικουρούν την ΕΕ στην παρακολούθηση του έργου Ελέγχουν και Αξιολογούν την πρόοδο του έργου Ενεργούν ως συμβουλευτικό σώμα Είναι ανεξάρτητες από τα έργα Δεν λαμβάνουν αποφάσεις εκ μέρους της ΕΕ

10 Προς την ΕΕ ΕΚΘΕΣΕΙΣ Αρχική έκθεση (31 Ιουλίου 2009). Ενδιάμεση Τεχνική και Οικονομική έκθεση (31 Ιουλίου 2010) - 2 η προχρηματοδότηση (Όταν αναλωθεί το 150 % της 1 ης προχρηματοδότησης ως ποσοστό των πραγματοποιηθέντων εξόδων). Τεχνική έκθεση προόδου (30 Ιουνίου 2011). Τελική Τεχνική και Οικονομική έκθεση (Σεπτέμβριος 2012) - Αποπληρωμή. Προς το Συντονιστή Δικαιούχο + Εξαμηνιαίες τεχνικές και οικονομικές εκθέσεις.

11 Τεχνική έκθεση Σύμφωνο με τις κατευθυντήριες γραμμές της επιτροπής Περιγραφή και αξιολόγηση της τεχνικής προόδου του έργου. Τήρηση σχεδίου εργασίας. Βαθμός επίτευξης στόχων. Ανάδειξη αποτελεσμάτων του έργου. Τεχνικά, οικονομικά ή οργανωτικά προβλήματα και δυσκολίες που προέκυψαν κατά την υλοποίηση και πως αντιμετωπίσθηκαν. Η επίδραση τους στο αντικείμενο και το χρονοδιάγραμμα του έργου. Πιθανές τροποποιήσεις που απαιτούνται. Ενέργειες δημοσιοποίησης.

12 Τεχνική έκθεση Προγραμματισμός Action εργασιών Foreseen για Spent το επόμενο so Remaining διάστημα. number Παρακολούθηση and name των δαπανών ανά ενέργεια και σε σύγκριση με τη φόρμα Β της οικονομικής πρότασης. Action 1 name Παραδοτέα έργου. Action 2 costs Σε παράρτημα, name αν χρειάζεται, σειρά διαφανειών, έγχρωμων φωτογραφιών, etc. ηλεκτρονικών εικόνων που επεξηγούν τις κυριότερες ενέργειες και αποτελέσματα του έργου, τυχόν κάθε άλλο έγγραφο, χάρτες, δημοσιεύσεις, που προβλέπονται ως Total αντικειμενικό προϊόν του έργου ή είναι χρήσιμα για την εκτίμηση της επιτυχίας του. far Projected final cost

13 Οικονομική έκθεση Συνοπτική κατάσταση δαπανών και εσόδων υπογεγραμμένη. Καταστάσεις δαπανών ανά κατηγορία εξόδων. Ως έσοδα θεωρούνται οι χρηματοδοτήσεις της ΕΕ, των δικαιούχων, των συγχρηματοδοτών και τα άμεσα έσοδα (συμμετοχή σε συνέδριο, πωλήσεις υλικών κλπ.) Οι τόκοι της προχρηματοδότησης αφαιρούνται από την αποπληρωμή. Τα αντίγραφα των αντίστοιχων παραστατικών και εγγράφων δεν αποστέλλονται στην ΕΕ εκτός και αν ζητηθούν.

14 Αρχική έκθεση Εκτίμηση ως προς το κατά πόσο οι στόχοι του έργου και το σχέδιο εργασίας της πρότασης εξακολουθούν να ισχύουν. Περιγραφή των δράσεων διοίκησης του έργου μέχρι την ημερομηνία υποβολής. Οργανόγραμμα της ομάδας έργου και της διοικητικής δομής του έργου. Υπογεγραμμένα συμφωνητικά εργασίας και περιεχόμενο τους. Απαραίτητες άδειες εξουσιοδοτήσεις. Εγκατάσταση λογιστικού συστήματος διαθεσιμότητα ίδιας συμμετοχής. Καθορισμός δεικτών αποτελεσμάτων σύμφωνα με τις κατευθυντήριες γραμμές της ΕΕ.

15 ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΕΡΓΟΥ Ομάδα διοίκησης έργου συντονιστή δικαιούχου Ομάδα έργου και υπεύθυνοι ενεργειών ανά δικαιούχο Τεχνική Επιτροπή παρακολούθησης Επιτροπή Δημοσιοποίησης Οδηγός παρακολούθησης έργου Εξαμηνιαίες τεχνικές και οικονομικές εκθέσεις παρακολούθησης

16 Τεχνική Παρακολούθηση Πρόοδος εργασιών σε σχέση με το χρονοδιάγραμμα και τα σημεία ορόσημο του έργου. Έγκαιρη αναγνώριση σημαντικών παρεκκλίσεων από το σχέδιο εργασίας. Αναγνώριση και παρακολούθηση των κινδύνων υλοποίησης του έργου. Αναθεώρησης του σχεδίου εργασίας. Παρακολούθηση εμπλοκής κοινωνικών εταίρων. Η αξιολόγηση των παραδοτέων και αποτελεσμάτων του έργου σε σχέση με την πρόταση του έργου και τα αναμενόμενα αποτελέσματα. Καθορισμός και παρακολούθηση περιβαλλοντικών δεικτών. Δείκτες παρακολούθησης έργων LIFE indicators_tables2007.xls

17 Οικονομική παρακολούθηση Σχεδιασμός και παρακολούθηση δαπανών σύμφωνα με τον προϋπολογισμό της αναθεωρημένης εγκεκριμένης πρότασης. Έλεγχος δαπανών σε σχέση με το υλοποιηθέν αντικείμενο του έργου. Αναγνώριση των επιλέξιμων δαπανών. Η νομική υποχρέωση πληρωμής των δαπανών πρέπει να καλυφθεί πριν την αποστολή της τελικής οικονομικής έκθεσης. Ο ΦΠΑ θεωρείται επιλέξιμη δαπάνη μόνο αν προσκομισθεί δήλωση των αρμόδιων εθνικών αρχών. Οι τόκοι της προχρηματοδότησης θεωρούνται εισόδημα και αφαιρούνται από την κοινοτική χρηματοδότηση. Δυνατότητα διακύμανσης +10 % και ανά κατηγορία δαπάνης.

18 Οικονομική παρακολούθηση Διατήρηση των σχετικών εγγράφων και παραστατικών (Συμβάσεις, Δελτία παραγγελίας, τιμολόγια, αποδείξεις, διαγωνισμοί κλπ.). Για το προσωπικό: Μηνιαίες ή ετήσιες καταστάσεις αμοιβών, συμβάσεις ΔΠΥ - αποδείξεις πληρωμής, καταστάσεις ωρών εργασίας στα χρονικά πλαίσια των συμβάσεων. ΠΡΟΣΟΧΗ Για τους δημόσιους φορείς: Το ποσό της συνεισφοράς τους πρέπει να υπερβαίνει κατά 2% τουλάχιστον το ποσό των μισθολογικών εξόδων των δημόσιων υπαλλήλων που χρεώνονται στο έργο. Για τα οδοιπορικά έξοδα και τα έξοδα διαβίωσης: Χρεώνονται με βάση τους εσωτερικούς κανονισμούς κάθε δικαιούχου. Για τα πάγια αγαθά εξοπλισμός: Χρεώνεται το επιλέξιμο κόστος απόσβεσης, λαμβάνοντας υπόψη το είδος, την ημερομηνία αγοράς, τη διάρκεια του έργου και το ποσοστό πραγματικής χρήσης στο έργο. Για τα γενικά έξοδα: Δηλώνονται χωρίς παραστατικά και μέχρι το ποσό που ορίζεται στο συμφωνητικό. Χρήση των καταστάσεων δαπανών και εσόδων σύμφωνα με τις κατευθυντήριες γραμμές της ΕΕ?????

19 ΒΑΣΙΚΕΣ ΣΥΜΒΟΥΛΕΣ Να λαμβάνετε πάντα υπόψη σας το συμφωνητικό και τις ΚΔ. Σχεδιάστε ένα λεπτομερειακό συμφωνητικό για την ομάδα έργου σας. Ζητείστε τη γνώμη του συντονιστή δικαιούχου. Για τη σύνταξη των εκθέσεων και την οικονομική παρακολούθηση των δαπανών χρησιμοποιείστε τις κατευθυντήριες γραμμές- φόρμες που προτείνει η ΕΕ. Συμμετέχετε σε όλες τις συναντήσεις εργασίας του εταιρικού σχήματος.

20 ΠΡΟΣΟΧΗ!!! Το εταιρικό σχήμα υποχρεούται να εξασφαλίζει τη δημοσιότητα στην κοινοτική χρηματοδοτική συνεισφορά.

21 Ευχαριστώ για την προσοχή σας!!!!