ΤΥΠΙΚΗ ΚΑΙ ΑΤΥΠΗ ΟΡΓΑΝΩΣΗ

Transcript

1 ΤΥΠΙΚΗ ΚΑΙ ΑΤΥΠΗ ΟΡΓΑΝΩΣΗ Καθηγητής Π. Φωτήλας Λέκτορας Ι. Γιαννατσής ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΗ/ΤΥΠΙΚΗ ΟΡΓΑΝΩΣΗ Ο όρος «οργάνωση» έχει διττή σημασία: Κοινωνική: Ένωση ατόμων που χρησιμοποιώντας συγκεκριμένα μέσα εργάζονται συντονισμένα για να επιτύχουν προκαθορισμένους στόχους (Οργανισμός) Λειτουργική/Τυπική: Σύνολο αρχών και κανονισμών που αποσκοπούν στον συντονισμό και συνεργασία για την βέλτιστη εκμετάλλευση των παραγωγικών συντελεστών Αρχές Λειτουργικής/Τυπικής Οργάνωσης: Καθορισμός(Σαφής και ακριβής καθορισμός εργασιών/ρόλων) Γενίκευση (Οι κανόνες/δομές πρέπει να έχουν γενική εφαρμογή) Τυποποίηση (Τρόπος εργασίας/λειτουργίας) Άτυπη Οργάνωση: Κοινωνική οργανωτική δομή (ομάδες, σχέσεις, δίκτυα επικοινωνίας) που δημιουργείται αυθόρμηταμεταξύ των μελών ενός οργανισμού.

2 ΣΤΟΧΟΙ ΤΥΠΙΚΗΣ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ Ελαστικότητα(Ευελιξία/ Προσαρμοστικότητα) Παρακολούθηση του περιβάλλοντος Προσαρμογή στις συνθήκες και τις αλλαγές Αποτελεσματικότητα/ Παραγωγικότητα (Ορθολογική αρχή/αρχή της αποδοτικότητας) Μεγιστοποίηση αποτελέσματος (ποιότητα, παραγωγή) Ελαχιστοποίηση κόστους (χρόνος, προσπάθεια, πόροι) Συντονισμός ανθρώπων και διευκόλυνση επικοινωνιών και πληροφόρησης Ικανοποίηση των αντικειμενικών / στρατηγικών στόχων (αρχή της ενότητας των αντικειμενικών σκοπών) ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΗΣ ΔΙΑΡΘΡΩΣΗΣ Μέθοδος τμηματοποίησης: Ομαδοποίηση συγγενών δραστηριοτήτων σε οργανωτικές μονάδες (τμήματα) Βαθμός οριζόντιας πολυπλοκότητας: Πόσες μονάδες υπάρχουν και πως συνδέονται μεταξύ τους σε κάθε επίπεδο ιεραρχίας (πλάτος) Κάθετη πολυπλοκότητα:πόσα επίπεδα ιεραρχίας υπάρχουν και πως συνδέονται μεταξύ τους (ύψος) Συνδέεται με το πρόβλημα καθορισμού του βέλτιστου αριθμού υφισταμένων ανά προϊστάμενο (εμπειρικά 6-8 αλλά πλέον καθορίζεται με λεπτομερή μελέτη κατά περίπτωση)

3 ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΗΣ ΔΙΑΡΘΡΩΣΗΣ Βαθμός εκχώρησης εξουσίας Σχέσεις υφιστάμενων και προϊστάμενων και τα κανάλια επικοινωνίας Την συχνότητα επικοινωνίας μεταξύ των ατόμων Την ταχύτητα της επικοινωνίας και της διαδικασίας λήψης αποφάσεων Πως αντιλαμβάνονται τα άτομα τον εαυτό τους μέσα στην επιχείρηση Τι γνωρίζει κάθε άτομο για τα υπόλοιπα αλλά και την επιχείρηση συνολικά ΑΠΕΙΚΟΝΙΣΗ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΗΣ ΔΙΑΡΘΡΩΣΗΣ - ΟΡΓΑΝΟΓΡΑΜΜΑ Οργανόγραμμα: Σχηματική απεικόνιση της οργανωτικής διάρθρωσης μιας επιχείρησης Παρέχει συνήθως πληροφορίες για ιεραρχία, θέσεις, αρμοδιότητες, κανάλια επικοινωνίας/γραμμή εντολών, τμήματα, προϊόντα, μεθόδους κατασκευής/διάθεσης Δεν περιέχει πληροφορίες για ανθρώπινες σχέσεις, τον πραγματικό βαθμό εξουσίας και ευθύνης και την άτυπη οργάνωση

4 «ΑΚΡΑΙΟΙ» ΤΥΠΟΙ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ/ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ Συγκεντρωτική (Μηχανιστική) Αποκεντρωτική (Οργανική) Τυποποίηση διαδικασιών (αυστηρότητα κανόνων) Συγκέντρωση εξουσίας Πολλά επίπεδα ιεραρχίας Χαμηλή διασπορά Υψηλή εξειδίκευση Υψηλή οριζόντια πολυπλοκότητα (πολλές μονάδες/τμήματα) Κάθετη κυρίως επικοινωνία Μικρή τυποποίηση Χαμηλή συγκέντρωση εξουσίας Λίγα επίπεδα ιεραρχίας Υψηλή διασπορά εξουσίας (περισσότερα στελέχη) Μικρότερη εξειδίκευση Μέτρια/μικρή τμηματοποίηση Οριζόντια κυρίως επικοινωνία ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ/ΤΡΟΠΟΙ ΙΟΙΚΗΣΗΣ ΣΥΓΚΕΝΤΡΩΤΙΚΟΣ (Θεωρία Χ) ΑΠΟΚΕΝΤΡΩΤΙΚΟΣ (Θεωρία Υ) ΑΥΤΑΡΧΙΚΟΣ ΣΥΜΜΕΤΟΧΙΚΟΣ ΙΠΛΩΜΑΤΙΚΟΣ ΥΠΑΓΟΡΕΥΤΙΚΟΣ ΓΡΑΦΕΙΟΚΡΑΤΙΚΟΣ

5 ΚΡΙΤΗΡΙΑ ΤΜΗΜΑΤΟΠΟΙΗΣΗΣ Βάσει λειτουργιών (Functional departmentalisation) Βάσει του αντικειμένου απασχόλησης (Product departmentalisation) Βάσει της γεωγραφικής περιοχής (Geographic departmentalisation) Βάσει των πελατών (Customer departmentalisation) Ανάλογα με τον αριθμό κριτηρίων που χρησιμοποιούνται υπάρχουν: Μονοδιάστατες οργανωτικές δομές (ένα από τα παραπάνω κριτήρια) Πολυδιάστατες οργανωτικές δομές (περισσότερα του ενός κριτήρια) ΤΜΗΜΑΤΟΠΟΙΗΣΗ ΒΑΣΕΙ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΩΝ Πρόεδρος ιευθ. Μάρκετινγκ/ Πωλήσεων ιευθ. Ανθρώπινων Πόρων ιευθ. Οικονοµική ιευθ. Πληροφορ. Συστηµάτων ιευθ. Παραγωγής ιευθ. Εφοδιασµού/ Προµηθειών ιευθ. Έρευνας & Ανάπτυξης ιευθ. Χρηµατοοικονοµικών

6 ΤΜΗΜΑΤΟΠΟΙΗΣΗ ΒΑΣΕΙ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΩΝ Πλεονεκτήματα o Οικονομίες κλίμακας στις λειτουργίες o Εσωτερική αποτελεσματικότητα, ανάπτυξη ειδικών ικανοτήτων και γνώσεων, υψηλή εξειδίκευση/ποιότητα Μειονεκτήματα o Χαμηλός δια-τμηματικός συντονισμός o Χαμηλή καινοτομία o Περιορισμένη εστίαση στους συνολικούς στόχους(έμφαση στους στόχους του τμήματος) Κατάλληλη κυρίως για επιχειρήσεις που παράγουν λίγα σχετικά προϊόντα και λειτουργούν σε σχετικά σταθερό περιβάλλον ΤΜΗΜΑΤΟΠΟΙΗΣΗ ΒΑΣΕΙ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ/ΠΡΟΙΟΝΤΟΣ Πρόεδρος Ηλεκτρονικές Εκδόσεις Εφαρµογές Γραφείου Εφαρµογές Ψυχαγωγίας Ε&Α Παρ Λογ Μαρκ. Ε&Α Παρ Λογ Μαρκ. Ε&Α Παρ Λογ Μαρκ.

7 ΤΜΗΜΑΤΟΠΟΙΗΣΗ ΒΑΣΕΙ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ/ΠΡΟΙΟΝΤΟΣ Πλεονεκτήματα Αποκέντρωση διαδικασιών λήψης απόφασης(ταχεία προσαρμογή) Ευκολότερη/καλύτερη εξυπηρέτηση των αναγκών πελατών Ενισχύεται ο συντονισμός μεταξύ των διαφόρων λειτουργιών Μειονεκτήματα Δεν υπάρχει οικονομία κλίμακας στις διάφορες λειτουργίες Έλλειψη συντονισμού μεταξύ διαφορετικών μονάδων Περιορισμένη εξειδίκευση ανά λειτουργία Απαιτούνται πολυδιάστατα διοικητικά στελέχη Κατάλληλη για σχετικά μεγάλες επιχειρήσεις με ευρεία γκάμα προϊόντων και αγορών ΤΜΗΜΑΤΟΠΟΙΗΣΗ ΒΑΣΕΙ ΠΕΛΑΤΩΝ/ΓΕΩΓΡΑΦΙΚΗΣ ΠΕΡΙΟΧΗΣ Πλεονεκτήματα Ευκολότερη/καλύτερη εξυπηρέτηση των αναγκών πελατών Καλύτερη επαφή με τον πελάτη/αγορά Ελάττωση κόστους πωλήσεων και αύξηση αντίστοιχης αποτελεσματικότητας Μειονεκτήματα Δεν υπάρχει οικονομία κλίμακας στις διάφορες λειτουργίες Έλλειψη συντονισμού μεταξύ διαφορετικών μονάδων Κατάλληλη για επιχειρήσεις που η λειτουργία τους απαιτεί πολύ συχνή και στενή επαφή με πελάτες και οι οποίες απευθύνονται σε πολλές ετερογενείς αγορές.

8 ΥΒΡΙΔΙΚΗ ΤΜΗΜΑΤΟΠΟΙΗΣΗ Πρόεδρος ιοικητικός Σύµβουλος Υπέυθ. ιαχ. Ανθρώπινων πόρων Αντιπρόεδρος, Κάυσιµα Αντιπρόεδρος (Τεχνολογικά θέµατα) Αντιπρόεδρος, Λιπαντικά Αντιπρόεδρος Χηµικά Marketing Marketing Marketing Οικονοµική ιεύθυνση Οικονοµική ιεύθυνση Οικονοµική ιεύθυνση Αντιπρόεδρος, Χρηµατοοικονοµικά Αντιπρόεδρος, Εγκαταστάσεις ιυλιστήρια Αντιπρόεδρος Στρατηγικός Προγρ/σµός Υπευθ. ηµοσίων Σχέσεων Αντιπρόεδρος Πρώτες ύλες ιευθυντής προγρ/µου και περιβάλλοντος Προµήθειες & ιακίνηση Προµήθειες & ιακίνηση Προµήθειες & ιακίνηση Παραγωγή Παραγωγή Παραγωγή ΥΒΡΙΔΙΚΗ ΤΜΗΜΑΤΟΠΟΙΗΣΗ Πλεονεκτήματα Συντονισμός και προσαρμοστικότητα σε κάποια πεδία αλλά και αποτελεσματικότητα σε άλλα Καλύτερη ταύτιση στόχων τμήματος/μονάδας και συνολικών στόχων Συντονισμός μεταξύ εταιρικών λειτουργιών και «ανεξάρτητων» μονάδων Μειονεκτήματα Μεγάλα πιθανόν διοικητικά κόστη Πιθανές συγκρούσεις μεταξύ εταιρικών τμημάτων και μονάδων Κατάλληλες για μεγάλες επιχειρήσεις στις οποίες τα χαρακτηριστικά της αγοράς και των προϊόντων απαιτούν πιο σύνθετη αντιμετώπιση.

9 ΜΟΝΟΔΙΑΣΤΑΤΕΣ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΕΣ ΔΟΜΕΣ Οργάνωση γραμμής Απόλυτη τήρηση ιεραρχίας, συγκέντρωση εξουσίας Εύκολος εντοπισμός ευθυνών Δυσκολία συντονισμού και επικοινωνίας Σχετικά απλή και κατάλληλη για μικρές επιχειρήσεις Οργάνωση με βοηθητικές (επιτελικές) θέσεις (συμβουλευτικού χαρακτήρα) Οργάνωση με κεντρικές θέσεις Διευκολύνει το συντονισμό Συσχετίζεται με πρόσωπα που διαθέτουν ιδιαίτερες ικανότητες ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΜΗΤΡΑΣ (MATRIX) Πρόεδρος ιευθυντής Αντιπρ.Τµ. Σχεδιασµού Αντιπρ. Τµ. Παραγωγή Αντιπρ. Marketing Ποιοτικός Έλεγχος Προµήθειες ιευθυντής Προϊόν «A» ιευθυντής Προϊόν «Β» ιευθυντής Προϊόν «Γ» ιευθυντής Προϊόν

10 ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΜΗΤΡΑΣ (MATRIX) Πλεονεκτήματα Ευελιξία στην κατανομή (ανθρώπινων) πόρων μεταξύ προϊόντων Προσφέρει ευκαιρίες ανάπτυξης τόσο ειδικών/τεχνικών όσο και συνολικών ικανοτήτων Αδυναμίες Κίνδυνος τριβών και συγκρούσεων Απαιτεί καλή διαπροσωπική επικοινωνία και αντίστοιχα προσόντα από τους εργαζόμενους Απαιτεί ενεργή συμμετοχή και συνεργατική διάθεση από όλους Κατάλληλη για επιχειρήσεις που ασχολούνται με μεγάλα ανεξάρτητα έργα (π.χ. κατασκευαστικές) ή δραστηριοποιούνται σε ασταθή περιβάλλοντα με έντονες αλλαγές ΠΑΡΑΓΟΝΤΕΣ ΕΠΙΛΟΓΗΣ ΜΟΡΦΗΣ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ Μέγεθος Επιχείρησης Συνθήκες περιβάλλοντος / αγοράς(επίπεδο αβεβαιότητας/σταθερότητας) Στρατηγικοί στόχοι Αποτελεσματικότητα, ποιότητα Καινοτομία, διαφοροποίηση Τεχνολογία/Αντικείμενο επιχείρησης (τι παράγω και πως)

11 ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΚΑΙ ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΟ ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑ (PORTER) Χαμηλό κόστος: Στόχοι: αποτελεσματικότητα, μετά συντονισμός και μετά προσαρμοστικότητα Λειτουργική αποτελεσματικότητα, αυστηρός έλεγχος (τυποποίηση, κανόνες, συγκεντρωτική διοίκηση) Οργάνωση βάσει λειτουργιών Διαφοροποίηση: Στόχοι: συντονισμός ή ευελιξία, μετά αποτελεσματικότητα Καλός συντονισμός λειτουργιών,ταχείες διαδικασίες λήψης αποφάσεων, Δυνατότητα προσαρμογής σε αλλαγές στην τεχνολογία και την αγορά Οργάνωση βάσει προϊόντων ή αγορών (πελατών/περιοχών) ΣΥΝΗΘΗΣ ΠΑΡΑΤΗΡΟΥΜΕΝΗ ΜΟΡΦΗ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΜΕΓΑΛΩΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ Προσωπικό Μικρότερο% ανώτατων στελεχών Μεγαλύτερο% τεχνικού και εξειδικευμένου προσωπικού Μεγαλύτερο% προσωπικού διοίκησης και υποστήριξης Κάθετη και οριζόντια πολυπλοκότητα Περισσότερα επίπεδα διοίκησης Περισσότερα τμήματα/μονάδες Μεγαλύτερη τυποποίηση διαδικασιών Συγκεντρωτική διοίκηση Υψηλός βαθμός τεχνικής εξειδίκευσης Μεγάλος όγκος διακινούμενων εγγράφων και πληροφοριών

12 ΣΥΓΚΡΙΣΗ ΒΑΣΙΚΩΝ ΜΟΡΦΩΝ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ Λειτουργίες Προϊόντα /Αγορές Υβριδική Matrix Αποτελεσµατικότητα Προσαρµοστικότητα Συντονισµός ΑΤΥΠΗ ΟΡΓΑΝΩΣΗ Η άτυπη οργάνωση συνυπάρχει με την τυπική οργάνωση και αποτελείται κυρίως από ομάδες ατόμων Είδη άτυπων ομάδων: Κάθετες: Συναντώνται σε μεμονωμένα τμήματα και απαρτίζονται από ιεραρχικά άνισους Οριζόντιες: Αποτελούνται από άτομα στο ίδιο επίπεδο ιεραρχίας Τυχαίες: Δεν συνδέονται κάπως με την τυπική δομή αλλά προκύπτουν με βάση τις σχέσεις

13 ΑΤΥΠΕΣ ΟΜΑΔΕΣ Στηρίζονται και ενισχύουν κοινές πεποιθήσεις και απόψεις των ατόμων Τα άτομα επιδιώκουν την κάλυψη κοινών αναγκών Αποτελούν τον χώρο για κοινωνικές επαφές και την ικανοποίηση των κοινωνικών αναγκών Διευκολύνουν την επικοινωνία και την πληροφόρηση Κάνουν δυνατό τον κοινωνικό έλεγχο μέσω κανόνων και προτύπων Ενδυναμώνουν τα μέλη και παρέχουν ασφάλεια ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΑ ΣΥΝΔΕΟΜΕΝΑ ΜΕ ΤΗΝ ΑΤΥΠΗ ΟΡΓΑΝΩΣΗ Οι άτυπες ομάδες μπορεί να προκαλέσουν: Αντιδράσεις όταν επιβληθούν αλλαγές Σύγκρουση ρόλων και συμφερόντων (ότι είναι καλό για την άτυπη ομάδα δεν είναι πάντα και για την οργάνωση) Διασπορά φημών Πίεση στα μέλη για ομοιόμορφη συμπεριφορά και αντιλήψεις

14 ΣΗΜΕΙΑ ΟΠΟΥ ΒΟΗΘΑ Η ΑΤΥΠΗ ΟΡΓΑΝΩΣΗ Αυξάνουν την ευελιξία και βελτιώνουν κάποιες φορές τις διαδικασίες Dubin-«Οι (άτυπες) κοινωνικές σχέσεις βοηθούν την επιχείρηση από τις αυτοκαταστροφικές συνέπειες της τυφλής υπακοής στους κανονισμούς και τις τυπικές διαδικασίες» Μπορεί να διευκολύνει την Διοίκηση Προσφέρει ικανοποίηση και την απαραίτητη «ασφάλεια» (σταθερότητα) στα μέλη Αποτελεί «βαλβίδα ασφαλείας» για εκτόνωση εντάσεων Εντείνει την προσοχή/επιμέλεια της διοίκησης ΑΤΥΠΗ & ΤΥΠΙΚΗ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ Τυπικό σύστημα επικοινωνιών: Η ποιότητα των επικοινωνιών εξαρτάται από το μέγεθος της ομάδας που επικοινωνεί: Μικρό μέγεθος -> Καλή ποιότητα -> Μεγάλη συνοχή Μεγάλο μέγεθος -> Κακή ποιότητα -> Μικρή συνοχή Άτυπο σύστημα επικοινωνίας Κυρίως προφορική επικοινωνία Μεγάλη ταχύτητα σε σχέση με την τυπική Μικρότερη ακρίβεια στις μεταδιδόμενες πληροφορίες Τα άτομα τείνουν να «συμπληρώνουν» τις πληροφορίες Ενισχύεται από την συχνότητα των επαφών Διαπερνά όλα τα επίπεδα οργάνωσης και ασφάλειας Αποτελεί το υπόβαθρο για την διασπορά φημών (ενδιαφέρον θέμα σε συνδυασμό με ελλιπή πληροφόρηση)

15 ΣΥΓΚΡΙΣΗ ΤΥΠΙΚΗΣ & ΑΤΥΠΗΣ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ Στόχοι Επικοινωνία Ηγέτης Έλεγχος Διαπροσωπικές σχέσεις Δομή ΤΥΠΙΚΗ Αντικειμενικοί στόχοι επιχείρησης Χρήσημόνο των τυπικών καναλιών ΑΤΥΠΗ Ικανοποίησητων αναγκών των μελών Διαπροσωπικές σχέσεις Τοποθετείται από τον οργανισμό Καθορίζεται από την ομάδα Βασίζεται σε υλικές κυρίως ποινές Καθορισμένες από την θέση και το αντικείμενο εργασίας Ορθολογική (αρχή της οικονομικότητας) Βασίζεται σε ισχυρές κοινωνικές κυρώσεις Βασίζονται στον συναισθηματικό παράγοντα Διαμορφώνεται αυθόρμητα ΔΙΟΙΚΗΣΗ & ΑΤΥΠΗ ΟΡΓΑΝΩΣΗ Η Διοίκηση οφείλει να: Αποδέχεται και να γνωρίζει την άτυπη οργάνωση Να προβλέπει πως οι αποφάσεις της μπορεί να επηρεάσουν την άτυπη οργάνωση Να εναρμονίσει όσο γίνεται τους στόχους της ομάδας και της επιχείρησης και να διατηρεί σε πρώτη προτεραιότητα τους στόχους της επιχείρησης Να μην εντείνει την πίεση στην άτυπη οργάνωση μέσω τυπικών διαδικασιών όταν δεν υπάρχει (σοβαρός) λόγος Οι στόχοι της επιχείρησης επιτυγχάνονται βάσει της αρμονίας των σχέσεων και της αμοιβαίας συνύπαρξης συμφερόντων μεταξύ ατόμων και επιχείρησης

16 ΜΕΘΟΔΟΙ ΚΑΤΑΓΡΑΦΗΣ ΑΤΥΠΗΣ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ Κοινωνιομετρία Ποσοτικές μέθοδοι μέτρησης / καταγραφής «κοινωνικών» παραμέτρων Πίνακες Γραφήματα/Δίκτυα Δείκτες Αρ. σχέσεων Αρ.Αμοιβαίων σχέσεων / Αρ.Σχέσεων συνολικά ΠΙΝΑΚΑΣ ΚΟΙΝΩΝΙΟΜΕΤΡΙΑΣ

17 ΠΙΝΑΚΑΣ ΚΟΙΝΩΝΙΟΜΕΤΡΙΑΣ ΚΟΙΝΩΝΙΟΓΡΑΜΜΑ