Οδηγός Διαχείρισης Έργων

Transcript

1 Οδηγός Διαχείρισης Έργων Επιτροπή Εκπαίδευσης & Ερευνών του ΤΕΙ Αθήνας 2015 Αθήνα, Μάρτιος

2 - 2 - Αθήνα, Μάρτιος 2015

3 Οδηγός Διαχείρισης Έργων Επιτροπή Εκπαίδευσης & Ερευνών του ΤΕΙ Αθήνας 2015 Αθήνα, Μάρτιος

4 Έφη Παναγιωτίδη Αναθεωρημένη Έκδοση, Αθήνα, Μάρτιος 2015

5 Περιεχόμενα 1. Εισαγωγή 9 2. Διαδικασίες υποβολής προτάσεων και χρηματοδότησης Έργων Έργα με εξωτερική χρηματοδότηση Έργα με εσωτερική χρηματοδότηση Διαδικασίες υλοποίησης και παρακολούθησης προόδου Έργων Γενικά θέματα υλοποίησης Έργων Πρόοδος εκτέλεσης των Έργων Σύστημα εσωτερικού ελέγχου Έργων Απολογισμός και ολοκλήρωση των Έργων Διαδικασίες οικονομικής διαχείρισης Έργων Δανειοδότηση Έργων Σύνταξη προϋπολογισμού Έργων Κατηγορίες δαπανών Δαπάνες για αμοιβές προσωπικού Δαπάνες για προμήθειες Δαπάνες για μετακινήσεις Δαπάνες για λοιπά έξοδα Γενικά έξοδα Αναμόρφωση προϋπολογισμού Προσωπικό που απασχολείται στα Έργα Κατηγορίες προσωπικού Διαδικασία ανάθεσης Έργου σε μέλη ΕΠ και εξωτερικούς συνεργάτες Προμήθειες αγαθών και υπηρεσιών Διαδικασία απόκτησης προμηθειών αγαθών και υπηρεσιών Αποσβέσεις παγίων ευρωπαϊκών και συγχρηματοδοτούμενων Έργων Μετακινήσεις προσωπικού στο εσωτερικό - εξωτερικό Διαδικασία έγκρισης μετακινήσεων 31 Αθήνα, Μάρτιος

6 8. Γενικά έξοδα Διαδικασίες για γενικά έξοδα Διαδικασίες δικαιολόγησης και πληρωμής δαπανών Πληρωμή προσωπικού Πληρωμή προμηθειών και λοιπών εξόδων Πληρωμή μετακινήσεων Μετακινήσεις εσωτερικού - εξωτερικού Ηλεκτρονικές κρατήσεις αεροπορικών εισιτηρίων Διαμονή σε ξενοδοχείο Ρυθμίσεις θεμάτων με αποφάσεις της Επιτροπής Ερευνών Καλές πρακτικές διαχείρισης Έργων 46 Παραρτήματα: 49 Παράρτημα Α. Μεθοδολογία υπολογισμού του ωρομισθίου των απασχολούμενων σε ερευνητικά προγράμματα 51 Α.1. Υπολογισμός ωρομισθίου των μελών Ε.Π., λοιπού μόνιμου προσωπικού και ΙΔΑΧ 51 Α.2. Υπολογισμός ωρομισθίου Ερευνητών (εξωτερικών συνεργατών), Διοικητικού & Τεχνικού Προσωπικού, ΙΔΑΧ, Φοιτητών 52 Α.3. Υπολογισμός ωρομισθίου Ε.Τ.Ε.Π. 53 Παράρτημα Β. Κατηγορίες Προσωπικού και Προϋποθέσεις Απασχόλησης 55 Παράρτημα Γ. Ενδεικτικός πίνακας παρακρατήσεων αμειβομένων από ερευνητικά και λοιπά προγράμματα του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας του ΤΕΙ Αθήνας 59 Διοικητικά Έντυπα 61 Οικονομικά Έντυπα 109 Έντυπα Συμβάσεων Αθήνα, Μάρτιος 2015

7 Αθήνα, Μάρτιος

8 - 8 - Αθήνα, Μάρτιος 2015

9 1. Εισαγωγή Ο Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας, στα Α.Ε.Ι. ασκεί την διαχείριση των χρηματοδοτούμενων έργων που γίνονται για λογαριασμό του Εκπαιδευτικού Ιδρύματος σύμφωνα με το θεσμικό πλαίσιο που ορίζει η ΥΑ ΚΑ679/96 όπως αυτή κυρώθηκε και τροποποιήθηκε με μεταγενέστερους νόμους. Ο Ειδικός Λογαριασμός (ΕΛΚΕ) υποχρεούται από τον νόμο: να ελέγχει και να παρακολουθεί την ομαλή εξέλιξη των έργων, να λαμβάνει τα απαραίτητα μέτρα για την απρόσκοπτη λειτουργία του και να προβαίνει σε έλεγχο της νομιμότητας και της πληρότητας των πράξεων που διενεργούνται από τους Επιστημονικούς Υπευθύνους των Έργων. Παράλληλα υποχρεούται στην σύνταξη ετήσιου επιστημονικού και οικονομικού απολογισμού και προϋπολογισμού, που σημαίνει ότι συγκεντρώνει και ελέγχει όλα τα υποβαλλόμενα στοιχεία για την επιστημονική και οικονομική πρόοδο κάθε χρηματοδοτούμενου Έργου που διαχειρίζεται, τα οποία στη συνέχεια επεξεργάζεται. Ο ΕΛΚΕ τακτικά και έκτακτα ελέγχεται από διάφορους ελεγκτικούς φορείς όπως το ισχύον θεσμικό πλαίσιο προβλέπει. Τέτοιοι φορείς είναι: το Σώμα Ορκωτών Ελεγκτών (τακτικός - ετήσιος έλεγχος) το Ελεγκτικό Συνέδριο Ελλάδος (έκτακτος έλεγχος) το Ελεγκτικό Συνέδριο Ευρωπαϊκής Ένωσης (έκτακτος έλεγχος) η Γ.Γ. Ευρωπαϊκής Επιτροπής (UKLAF) (έκτακτος έλεγχος) τα Υπουργεία Παιδείας, Οικονομικών και Γ.Λ. Κράτους (έκτακτος έλεγχος) οι Φορείς Χρηματοδότησης (κατά Έργο και κατά περίπτωση) Επιπλέον ουσιαστικός και διαχειριστικός έλεγχος είναι δυνατόν να διενεργείται από δημοσιονομικούς υπαλλήλους σε όλα τα προγράμματα που χρηματοδοτούνται από πόρους της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Αθήνα, Μάρτιος

10 Επομένως όλα τα παραπάνω υποχρεώνουν τον ΕΛΚΕ σε λεπτομερή προληπτικό έλεγχο νομιμότητας με βάση τις διαδικασίες, τους κανόνες και τις υποχρεώσεις που προκύπτουν από την ανάληψη διαχείρισης των Έργων. Παρακάτω γίνεται μια περιγραφή των διαδικασιών, των υποχρεώσεων και των κανόνων που πρέπει να τηρούνται σχετικά με τη διοίκηση και τη διαχείριση των έργων (ερευνητικών και άλλων), από το στάδιο της υποβολής έως τον επιστημονικό απολογισμό ενός Έργου Αθήνα, Μάρτιος 2015

11 2. Διαδικασίες υποβολής προτάσεων και χρηματοδότησης Έργων Οι προτάσεις προς την Επιτροπή Ερευνών για την υλοποίηση ερευνητικών και λοιπών έργων μπορούν να προέρχονται από: Τις Σχολές, τα Τμήματα και τα θεσμοθετημένα εργαστήρια του ΤΕΙ Αθήνας, με ή χωρίς τη συνεργασία εξωτερικών ερευνητικών ιδρυμάτων ή παραγωγικών φορέων (δημοσίων ή ιδιωτικών) της ημεδαπής ή της αλλοδαπής. Ομάδες ή μεμονωμένους ερευνητές, μέλη ΔΕΠ και Μόνιμο Προσωπικό, κάτοχοι διδακτορικού διπλώματος μετά από έγκριση της Επιτροπής Ερευνών. Μικτές ομάδες ερευνητών αποτελούμενες από μέλη του Ιδρύματος και από ερευνητές - μέλη ΔΕΠ άλλων Α.Ε.I. ή Τ.Ε.I. και λοιπών ερευνητικών ιδρυμάτων, οργανισμών, ΝΠΔΔ/ΝΠΙΔ, βιομηχανιών της χώρας ή και της αλλοδαπής. Οι προτάσεις συντάσσονται και υποβάλλονται για χρηματοδότηση από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο (Ε.Υ.) για λογαριασμό όλων των παραπάνω, σύμφωνα με τον Οδηγό Χρηματοδότησης και τις αποφάσεις της Επιτροπής Ερευνών. Ο Ε.Υ. είναι υπεύθυνος για την τήρηση όλων όσων προβλέπονται στην απόφαση ή στη Σύμβαση μεταξύ του Φορέα Χρηματοδότησης και της Επιτροπής Ερευνών του ΤΕΙ Αθήνας. Ο Ε.Υ. έχει επίσης την ευθύνη για την επιλογή και την αξιολόγηση των συνεργατών που συμμετέχουν στην υλοποίηση του Έργου και την υποχρέωση να προβαίνει σε επιλέξιμες δαπάνες για λογαριασμό της Επιτροπής Ερευνών του ΤΕΙ, σύμφωνα με όλους τους κανόνες που περιλαμβάνονται στον Οδηγό Διαχείρισης Έργων, όπως των διαδικασιών διενέργειας διαγωνισμών, όπου απαιτούνται, καθώς και των όρων της Σύμβασης χρηματοδότησης του Έργου. Ο Ε.Υ. είναι ο αποκλειστικός εντολέας όλων των δαπανών και είναι εξ ολοκλήρου υπεύθυνος τόσο απέναντι στο Πανεπιστήμιο όσο και απέναντι στο φορέα χρηματοδότησης για την τήρηση των συμβατικών υποχρεώσεων και για την επιστημονική αρτιότητα του εκτελούμενου Έργου. Τυχόν καταλογισμός εις βάρος του Έργου, προερχόμενος από μη συμμόρφωση του Επιστημονικού Υπευθύνου στα ανωτέρω βαρύνει αποκλειστικά τον ίδιο. Αθήνα, Μάρτιος

12 2.1. Έργα με εξωτερική χρηματοδότηση Ο Επιστημονικός Υπεύθυνος (Ε.Υ) αφού εντοπίσει την προκήρυξη που τον ενδιαφέρει συντάσσει την πρόταση, αφού λάβει υπόψη του όλες οι οδηγίες της προκήρυξης, τους κανόνες και τις διαδικασίες που πρόκειται να εφαρμοστούν κατά την υλοποίηση του Έργου, καθώς, η παραμικρή παράλειψη μπορεί να κωλυσιεργήσει το όλο εγχείρημα. Στην φάση σχεδιασμού θα πρέπει να ακολουθούνται σχολαστικά οι σχετικές οδηγίες της προκήρυξης και του θεσμικού πλαισίου χρηματοδότησης του Έργου και να λαμβάνονται υπόψην οι ιδιάιοτεροι κανόνες που θα εφαρμοστούν κατα την υλοποίησή του εάν αυτό εγκριθεί. Για προτάσεις υλοποίησεις έργων από εξωτερική χρηματοδότηση, θα πρέπει με ευθύνη του ΕΥ να ενημερώνεται ο Ειδικός Λογαριασμός για τις διαδικασίες υποβολής, αξιολόγησης καθώς και τις προϋποθέσεις και όρους υλοποίησεις των έργων αυτών. Όλες οι προτάσεις υλοποίησης έργων πρέπει να κατατίθενται προς έγκριση (Έντυπο Δ0) στη Γραμματεία τουλάχιστον τρεις μέρες πριν από τη λήξη της προθεσμίας υποβολής τους, για τον έλεγχό τους και τη συγκέντρωση των απαραίτητων εγγράφων και υπογραφών από τα αρμόδια τμήματα και γενικά τη διεκπεραίωση των απαραίτητων διοικητικών διαδικασιών. Η παράληψη κατάθεσης της πρότασης στη Γραμματεία είναι δυνατόν να αποτελέσει αιτία για την μη αποδοχή του Έργου από την Επιτροπή Ερευνών. Κατα τη σύνταξη της πρότασης υλοποίησης Έργου θα πρέπει να δίνεται ιδιαίτερη προσοχή στα παρακάτω. Για τη σύνταξη του χρονοδιαγράμματος του Έργου, λαμβάνονται υπόψη το χρονικό διάστημα υλοποίησης του φυσικού αντικειμένου και όλες οι ενέργειες που απαιτούνται για τη διαδικασία υλοποίησής του, όπως διαδικασίες επιλογής προσωπικού, διαδικασίες προμήθειας αγαθών ή παροχής υπηρεσιών. Για τη σύνταξη του προϋπολογισμού χρειάζεται να γίνονται ακριβείς υπολογισμοί των οικονομικών μεγεθών και να προβλέπονται όλα τα κόστη (ωριαία, μηνιαία κ.λπ.) για κάθε κατηγορία προσωπικού που θα απασχοληθεί στο Έργο, σε πραγματικές τιμές και όχι με αποκλίσεις. Θα πρέπει να προβλέπεται από αυτό το στάδιο ο τρόπος της ενδεχόμενης εκμετάλευσης και αξιοποίησης των αποτελεσμάτων του Έργου Αθήνα, Μάρτιος 2015

13 Αντίγραφο της πρότασης πρέπει να υποβάλλεται απαραίτητα στην Επιτροπή Ερευνών, το οποίο και θα αποτελεί, μαζί με όλες τις ενδιάμεσες τροποποιήσεις μέχρι την οριστική έγκριση, στοιχείο του «Διοικητικού Φακέλου» του Έργου, εφόσον η πρόταση εγκριθεί. Για τα Έργα τα οποία αφορούν μελέτες, γνωμοδοτήσεις και γενικά παροχή επιστημονικών υπηρεσιών, τα οποία εγκρίνονται μετά από διμερή διαπραγμάτευση του Ε.Υ. και του Φ.Χ., επιβάλλεται ΦΠΑ (23%) επί του κεφαλαίου του Έργου (χρηματοδότηση) βάση των διατάξεων του ΚΒΣ. Το ποσό αυτό δεν αποτελεί δαπάνη και πρέπει να λαμβάνεται υπ όψη στην συμφωνία για το ύψος της χρηματοδότησης. Τέλος πρέπει να προβλεφθούν τα Γενικά Έξοδα ή overheads (γνωστή ως παρακράτηση της Ε.Ε.), που αφορά στο έμμεσο λειτουργικό κόστος που δαπανά το ΤΕΙ για τη διεξαγωγή των προγραμμάτων (έξοδα διαχείρισης, χρήση χώρων και εξοπλισμών, φως, νερό, θέρμανση, καθαριότητα). Το κόστος αυτό δεν πρέπει να συγχέεται με το κόστος για την «γραμματειακή υποστήριξη» του Έργου, το οποίο αποτελεί άμεσο κόστος του συγκεκριμένου Έργου και συνυπολογίζεται στις δαπάνες προσωπικού του κάθε Έργου. Οι υπηρεσίες που παρέχει η Επιτροπή Ερευνών είναι υπηρεσίες συμβουλευτικές για τη διαχείριση καθώς και υπηρεσίες ελέγχου και παρακολούθησης, και όχι υπηρεσίες γραμματειακής υποστήριξης των έργων. Αυτό υπαγορεύεται από τον νόμο και τους κανόνες της χρηστής διοίκησης και διαχείρισης με την εφαρμογή της αρχής «μη ταύτισης ελέγχοντος και ελεγχόμενου». Μετά την έγκριση της πρότασης από τον Φορέα Χρηματοδότησης ο ΕΥ του Έργου καταθέτει στη Γραμματεία της ΕΕ τα παρακάτω τυποποιημένα έντυπα: Αίτημα για την έγκριση ανάληψης της οικονομικής διαχείρισης του Έργου. (Έντυπο Δ1α, Δ1β) Αντίγραφο της πρότασης του Έργου όπως αυτό υποβλήθηκε στον Φορέα Σύμβαση ή την απόφαση με τον Φορέα Χρηματοδότησης και το Τ.Ε.Ι. Αθήνας - Ε.Λ.Κ.Ε., για την εκτέλεση του Έργου. (ανάλογα με τον Φορέα). Στη Σύμβαση αναφέρονται, κατ ελάχιστο, ο επιστημονικός υπεύθυνος του Έργου, το ύψος χρηματοδότησης (πλέον ΦΠΑ, όταν πρόκειται για Έργο παροχής υπηρεσιών) η διάρκεια, το αντικείμενο και τα παραδοτέα του Έργου. Αναλυτικός προϋπολογισμός ανά κατηγορία δαπανών του Έργου (Έντυπο Δ2). Σύνθεση της ομάδας Έργου με τις προβλεπόμενες αμοιβές και τα διαστήματα απασχόλησης (Έντυπο Δ3α, Δ3β). Ίδια συμμετοχή (Έντυπο Δ01). Αθήνα, Μάρτιος

14 Σημειώνεται ότι η ιδιότητα του κάθε μέλους πρέπει να είναι συμβατή με τον ρόλο (ειδικότερη απασχόληση) και τα παραδοτέα που έχει αναλάβει στο Έργο. H τελική αποδοχή της εκτέλεσης του προγράμματος εναπόκειται στη διακριτική ευχέρεια της Επιτροπής Ερευνών, η οποία με κριτήριο το συμφέρον του Ιδρύματος θα αξιολογήσει τη σκοπιμότητα, την ωφελιμότητα και τις λοιπές θετικές πλευρές του ερευνητικού προγράμματος. Η αποδοχή εκτέλεσης του προγράμματος από την Επιτροπή Ερευνών αποτελεί προϋπόθεση για την έναρξη του Έργου και τη διενέργεια των διοικητικών και οικονομικών συναλλαγών. Μετά την έγκριση αυτή, κάθε Έργο λαμβάνει έναν μοναδικό εσωτερικό κωδικό, ο οποίος θα πρέπει αναφέρεται, σε κάθε διοικητική και διαχειριστική πράξη, που αφορά το Έργο Έργα με εσωτερική χρηματοδότηση Η Επιτροπή Ερευνών με γνώμονα τη γενικότερη ερευνητική πολιτική του Ιδρύματος και την ενδυνάμωση των ερευνητικών δράσεων που υλοποιούνται στο ΤΕΙ Αθήνας, χρηματοδοτεί στο μέτρο του δυνατού ερευνητικές προτάσεις που υποβάλλονται από καθηγητές του Ιδρύματος. Η χρηματοδότηση προέρχεται από αδιάθετους πόρους του ΕΛΚΕ και αφορά ερευνητικά προγράμματα. Τα χρηματοδοτούμενα, από πηγές του ΤΕΙ Αθήνας (εσωτερική χρηματοδότηση), Έργα είναι δύο κατηγοριών: Έργα ερευνητικά, εκπαιδευτικά, επιμορφωτικά, αναπτυξιακά και λοιπών κατηγοριών και σχετικών υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων, που υποβάλλονται μετά από σχετική προκήρυξη της Επιτροπής Ερευνών. Οι διαδικασίες υποβολής, αξιολόγησης καθώς και οι προϋποθέσεις και οι όροι υλοποίησης των έργων αυτών καθορίζονται με απόφαση της Επιτροπής Ερευνών Έργα που αφορούν άμεσα την εξυπηρέτηση των σκοπών του Ειδικού Λογαριασμού Έρευνας. Η χρηματοδότηση των έργων αυτών εντάσσεται στα λειτουργικά έξοδα της Επιτροπής Ερευνών, σύμφωνα με τη διάταξη του άρθρου 4, παρ. 6, εδ. ζ, της ΚΥΑ ΚΑ/679/ Αθήνα, Μάρτιος 2015

15 3. Διαδικασίες υλοποίησης και παρακολούθησης προόδου Έργων 3.1. Γενικά θέματα υλοποίησης Έργων Επιστημονικά Υπεύθυνοι για κάθε εκτελούμενο Έργο μπορεί να είναι είτε μέλη ΕΠ του ΤΕΙ Αθήνας είτε μόνιμο προσωπικό του Ιδρύματος, κάτοχοι διδακτορικού διπλώματος, μετά από έγκριση της Επιτροπής Ερευνών. Ο Επιστημονικός Υπεύθυνος του Έργου είναι υπεύθυνος προς την Επιτροπή Ερευνών, για την τήρηση των συμβατικών υποχρεώσεων προς τον φορέα χρηματοδότησης, την επιστημονική ποιότητα του εκτελούμενου Έργου, καθώς και για την τήρηση κάθε άλλης υποχρέωσης προερχόμενης από τις αποφάσεις της Επιτροπής Ερευνών. Τυχόν καταλογισμοί εις βάρος των έργων ή απόρριψη δαπανών από το φορέα χρηματοδότησης, που προκύπτουν από τη μη συμμόρφωση του Επιστημονικού Υπευθύνου στα ανωτέρω, βαρύνουν αποκλειστικά τον ίδιο. Ο Επιστημονικός Υπεύθυνος κατευθύνει την ερευνητική ομάδα στην εκτέλεση του αναληφθέντος Έργου και εκπροσωπεί αυτή στις σχέσεις της με την Επιτροπή Ερευνών και συνυπογράφει, όπου απαιτείται, με τον νόμιμο εκπρόσωπο του Ειδικού Λογαριασμού και του Ιδρύματος, τα σχετικά έντυπα υποβολής της πρότασης, τις εκθέσεις προόδου καθώς και τις εκθέσεις του επιστημονικού και του οικονομικού απολογισμού. Ο Επιστημονικός Υπεύθυνος μπορεί να ορίζει τον υπεύθυνο διαχείρισης Έργου, ο οποίος υποστηρίζει τον Επιστημονικό Υπεύθυνο, στην επικοινωνία με τη Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού και στη διεκπεραίωση διοικητικών και διαχειριστικών θεμάτων του Έργου. Ο Ειδικός Λογαριασμός Έρευνας υποστηρίζει τον Επιστημονικό Υπεύθυνο σε όλες τις φάσεις του κύκλου ζωής του Έργου και είναι υπεύθυνος, απέναντι στον Επιστημονικό Υπεύθυνο, για την απρόσκοπτη και έγκαιρη διαχειριστική διεκπεραίωση του Έργου, στο πλαίσιο πάντα των κείμενων διατάξεων, των συμβατικών υποχρεώσεων και των αποφάσεων της Επιτροπής Ερευνών. Αθήνα, Μάρτιος

16 3.2. Πρόοδος εκτέλεσης των Έργων Ο Επιστημονικός Υπεύθυνος του Έργου οφείλει σε τακτά χρονικά διαστήματα, σύμφωνα με την κρίση της Επιτροπής Ερευνών και τους όρους της υπογεγραμμένης Σύμβασης, να υποβάλλει επιστημονική και οικονομική έκθεση προόδου της εκτέλεσης του Έργου, με βάση την οποία θα ελέγχεται η εξέλιξη και η περαιτέρω οικονομική στήριξή του. Η παρακολούθηση των οικονομικών όρων της Σύμβασης γίνεται από τη Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού Έρευνας, ενώ η επιστημονική παρακολούθηση (παρακολούθηση φυσικού αντικειμένου) γίνεται από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο ή/και από επιτροπή που ορίζεται από την Επιτροπή Ερευνών. Για οποιαδήποτε τροποποίηση Έργου ή απόκλιση από τους όρους της Σύμβασης, είτε σε επίπεδο φυσικού είτε σε επίπεδο οικονομικού αντικειμένου, είναι απαραίτητη αιτιολογημένη εισήγηση του Επιστημονικού Υπευθύνου και έγκριση της Επιτροπής Ερευνών καθώς και του Φορέα Χρηματοδότησης, όπου απαιτείται. Σε κάθε περίπτωση, το αίτημα τροποποίησης υποβάλλεται πριν από τη λήξη του φυσικού αντικειμένου του Έργου, ενώ δε γίνονται δεκτά αιτήματα παράτασης του οικονομικού αντικειμένου χωρίς να έχει κατατεθεί επιστημονικός απολογισμός του Έργου Σύστημα εσωτερικού ελέγχου Έργων Ο εσωτερικός έλεγχος διενεργείται από την Επιτροπή Εσωτερικού Ελέγχου ή από μονάδα ελέγχου που ορίζει η Επιτροπή Ερευνών Απολογισμός και ολοκλήρωση των Έργων Με την ολοκλήρωση κάθε Έργου ο Επιστημονικός Υπεύθυνος συντάσσει και υποβάλλει προς έγκριση στην Επιτροπή Ερευνών τελική Έκθεση -Απολογισμό με τα αποτελέσματα του Έργου (Έντυπο Δ8), τα στοιχεία της οποίας θα περιλαμβάνονται σε περιοδικές εκδόσεις ενημερωτικού χαρακτήρα της Επιτροπής Ερευνών. Η τελική έκθεση περιλαμβάνει: Τις εργασίες που έγιναν κατά τη διάρκεια του Έργου, το βαθμό επίτευξης των αποτελεσμάτων του Έργου σε σχέση με τις επιδιώξεις που είχαν διατυπωθεί στην τελική πρόταση που εγκρίθηκε για χρηματοδότηση, τις δράσεις προβολής και δημοσι Αθήνα, Μάρτιος 2015

17 οποίησης των αποτελεσμάτων του, τις προοπτικές για νέες έρευνες και εφαρμογές των αποτελεσμάτων στο μέλλον και ότι άλλο προέκυψε από την εκτέλεση του Έργου. Τον οικονομικό απολογισμό του Έργου με αναφορά σε συνοπτικά οικονομικά στοιχεία του Έργου. Συμπληρωματικά των παραπάνω ο Επιστημονικός Υπεύθυνος δύναται να υποβάλλει οποιοδήποτε στοιχείο θεωρεί απαραίτητο για τη διάδοση, αξιοποίηση και εκμετάλλευση των αποτελεσμάτων του Έργου. Η ολοκλήρωση του φυσικού αντικειμένου του Έργου συντελείται με την υποβολή στη Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού αντίγραφου της τελικής έκθεσης που συντάσσεται από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο για τον Φορέα Χρηματοδότησης, ενώ η ολοκλήρωση του οικονομικού αντικειμένου με την πιστοποίηση και καταβολή του συνόλου των δαπανών για την υλοποίηση του Έργου. Η υποβολή της τελικής έκθεσης είναι απαραίτητη προϋπόθεση για την αποπληρωμή του Έργου. Αθήνα, Μάρτιος

18 4. Διαδικασίες οικονομικής διαχείρισης Έργων Ο χρόνος της οικονομικής διαχείρισης κάθε Έργου ξεκινάει από την ημέρα έγκρισης της οικονομικής διαχείρισης του Έργου από την Επιτροπή Ερευνών και ολοκληρώνεται με την αποπληρωμή του από τον Φορέα χρηματοδότησης και την εξόφληση όλων των επιλέξιμων δαπανών από τη Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού Έρευνας. Μετά την παρέλευση πενταετίας από την κατάθεση στον Ειδικό Λογαριασμό Έρευνας του ποσού της αποπληρωμής ενός Έργου και εφόσον υπάρχει ταμειακό υπόλοιπο στο Έργο, αυτό περιέρχεται στα διαθέσιμα του Ειδικού Λογαριασμού Έρευνας, εφ όσον δεν προβλέπεται διαφορετικά από τις συμβατικές υποχρεώσεις Δανειοδότηση Έργων Με σκοπό την απρόσκοπτη εκτέλεση και ολοκλήρωση των έργων είναι δυνατό, με απόφαση της Επιτροπής Ερευνών και μετά από σχετικό αίτημα των Επιστημονικά Υπευθύνων η χορήγηση δανείου στα Έργα. Η χορήγηση αυτή αφορά Έργα με εξωτερική χρηματοδότηση για τα οποία έχει υπογραφεί η σχετική Σύμβαση για την εκτέλεσή τους και έχει διασφαλιστεί η χρηματοδότηση τους. Με την ίδια απόφαση καθορίζονται το χρηματικό ύψος του δανείου καθώς και οι επιμέρους διαδικασίες χορήγησης και ανάκτησης του ποσού αυτού. Δεν χορηγούνται δάνεια σε Έργα που βρίσκονται στη φάση αποπληρωμής, εκτός και αν υπάρχει συμβατική υποχρέωση στη Σύμβαση ή απόφαση χρηματοδότησης. Το δάνειο μπορεί να ζητηθεί με το ειδικό έντυπο (Έντυπο Δ9) και αποκλείεται η έκδοση δεύτερου δανείου εάν δεν έχει αποδοθεί το προηγούμενο. Κάθε δάνειο κλείνει με την απόδοσή του δηλαδή με ίσης αξίας παραστατικά. Το δάνειο καλύπτει μετακινήσεις εσωτερικού και εξωτερικού, προμήθεια οργάνων και αναλωσίμων, εξόφλιση λογαριασμών ΔΕΗ, ΟΤΕ και σε εξαιρετικές περιπτώσεις πληρωμή εξωτερικών συνεργατών. Σε περίπτωση που ένας ΕΥ συντονίζει περισσότερα έργα μπορεί να ζητήσει τη χορήγηση δανείου από άλλο έργο Αθήνα, Μάρτιος 2015

19 4.2. Σύνταξη προϋπολογισμού Έργων Για την έναρξη του οικονομικού αντικειμένου του Έργου, από την Επιτροπή Ερευνών, απαραίτητη προϋπόθεση είναι η έγκριση του συνολικού προϋπολογισμού δαπανών του. Ο συνολικός προϋπολογισμός δαπανών του Έργου υποβάλλεται από τον ΕΥ με τα τυποποιημένα έντυπα στην Γραμματεία του ΕΛΚΕ αναλυτικά σε κατηγορίες (Έντυπο Δ2) Κατηγορίες δαπανών Ενδεικτικά οι κατηγορίες δαπανών περιλαμβάνουν: 1. Δαπάνες για αμοιβές προσωπικού 1.α. Αμοιβές μελών Ε.Π. Στο έντυπο αναγράφεται το σύνολο των πρόσθετων αμοιβών των μελών Ε.Π που μετέχουν στο πρόγραμμα. Το ύψος της πρόσθετης αμοιβής ανά μήνα για κάθε μέλος Ε.Π δεν μπορεί να υπερβαίνει το σύνολο των μηνιαίων ακαθαρίστων αποδοχών που λαμβάνει από τη θέση του στο Ίδρυμα, επίσης οι πρόσθετες αμοιβές, από συγχρηματοδοτούμενα Έργα από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή ή από Εθνικούς Πόρους (ΕΣΠΑ, Π.Δ.Ε.), αθροιζόμενες με τις τακτικές αμοιβές δεν πρέπει να υπερβαίνουν τις μεικτές μηνιαίες αποδοχές Γενικού Γραμματέα Υπουργείου, όπως αυτές κάθε φορά καθορίζονται. Στην ίδια κατηγορία εντάσσονται και οι αμοιβές υπαλλήλων άλλων φορέων του Δημοσίου, για τους οποίους απαιτείται, κατά την έναρξη της απασχόλησής τους στο Έργο, βεβαίωση της υπηρεσίας τους, ότι συμμετέχουν στο Έργο σε χρόνο πέραν του υπηρεσιακού τους ωραρίου. 1.β. Αμοιβές τρίτων με ανάθεση Έργου (Σύμβαση Έργου) Στο έντυπο γράφεται το συνολικό ακαθάριστο ποσό αμοιβών (περιλαμβανομένου του ΦΠΑ) που θα διατεθεί σε όσους θα εργαστούν στο πρόγραμμα για να εκτελεστεί ένα μέρος του Έργου (σχέση εργολαβική). Στην ίδια κατηγορία εντάσσεται και το συνολικό ποσό των αμοιβών των φοιτητών που θα αμειφθούν από το Έργο, καθώς και των καταρτιζομένων, εφόσον το Έργο αφορά κατάρτιση. Αθήνα, Μάρτιος

20 2. Δαπάνες για προμήθειες 2.α. Εξοπλισμός (όργανα και υλικά) Συμπληρώνεται με το σύνολο της αξίας των προμηθειών για πάγιο εξοπλισμό, όργανα και εν γένει μη αναλώσιμα υλικά που προβλέπεται να αγοραστούν για τις ανάγκες του Έργου. 2.β. Αναλώσιμα Συμπληρώνεται με το σύνολο της αξίας των αναλωσίμων υλικών που προβλέπονται για την πραγματοποίηση του Έργου. 3. Δαπάνες για μετακινήσεις Συμπληρώνεται με το σύνολο της δαπάνης των μετακινήσεων των μελών της ομάδας του Έργου. 4. Δαπάνες για λοιπά έξοδα Συμπληρώνεται με το ποσό των δαπανών για δακτυλογραφήσεις, φωτοτυπίες, μικροέξοδα, επιδιορθώσεις, συντηρήσεις, βιβλία, εκτυπώσεις και εκτελέσεις κάθε μορφής εργασιών που δεν καλύπτονται από τις παραπάνω κατηγορίες. 5. Γενικά έξοδα Γράφεται το ποσό που με βάση το άρθρο 7 της Υ.Α. ΚΑ/679/96 ορίζεται έως 25% του συνολικού προϋπολογισμού και με απόφαση της Επιτροπής Ερευνών έχει καθοριστεί στο 10% του συνολικού προϋπολογισμού του Έργου (πριν του ΦΠΑ), εκτός αν ορίζεται διαφορετικά από τον Φορέα Χρηματοδότησης, οπότε αποφασίζει σχετικά η Επιτροπή Ερευνών. Για τις προτάσεις που υποβάλλονται στην Ευρωπαϊκή Ένωση υπάρχει διαφορετικός υπολογισμός της κράτησης. Για τις περιπτώσεις αυτές απαιτείται επικοινωνία με τη Γραμματεία της Επιτροπής Ερευνών Αναμόρφωση προϋπολογισμού Ο προϋπολογισμός ενός Έργου δύναται να τροποποιηθεί μετά από αίτημα του ΕΥ και έγκριση της Επιτροπής Ερευνών. Για προγράμματα, στα οποία υπάρχουν σχετικές συμβατικές δεσμεύσεις, ζητείται η έγκριση της αναμόρφωσης και από τον Φορέα Χρηματοδότησης (Έντυπο Δ2) Αθήνα, Μάρτιος 2015

21 5. Προσωπικό που απασχολείται στα Έργα 5.1. Κατηγορίες προσωπικού Μέλη ΕΠ, ΔΠ, Δημόσιοι Υπάλληλοι, ΙΔΑΧ του Ιδρύματος Στα Έργα μπορούν να απασχολούνται μέλη ΕΠ, ΔΠ, Δημόσιοι Υπάλληλοι, ΙΔΑΧ, κλπ με την προϋπόθεση ότι τηρούνται τα ανώτατα όρια πρόσθετης αμοιβής για την απασχόληση τους όπως προβλέπεται στην εκάστοτε κείμενη νομοθεσία. Στο έντυπο Δ3α συμπληρώνεται και η μηνιαία ακαθάριστη αμοιβή από τη θέση τους στο ΤΕΙ. Προσωπικό εκτός ΤΕΙ Αθήνας Στα Έργα επιτρέπεται η απασχόληση πρόσθετου προσωπικού, επιστημονικού ή άλλου, για την παροχή συγκεκριμένου Έργου το οποίο προσλαμβάνεται με σμβαση ανάθεσης Έργου με κατ αποκοπή αμοιβή (Έντυπο Δ3β) και η σχέση του με τον ΕΛΚΕ είναι εργολαβική και μη εξαρτημένη. Σημειώνεται ότι συνυποβάλλεται φωτοαντίγραφο της «Βεβαίωσης Έναρξης Εργασιών» της εφορίας που ανήκει ο ελεύθερος επαγγελματίας. Οι Ομότιμοι Καθηγητές καθώς και πρώην μέλη Ε.Π. που έχουν συνταξιοδοτηθεί, μπορούν να παραμείνουν Επιστημονικοί Υπεύθυνοι των έργων που είχαν αναλάβει κατά την ενεργό υπηρεσία τους, μέχρι την ολοκλήρωση τους. Οι Συνταξιούχοι του Δημοσίου, πρώην μέλη ΕΠ, δύνανται να απασχολούνται και μετά την συνταξιοδότηση τους σε Έργα που διαχειρίζεται ο ΕΛΚΕ με Σύμβαση μίσθωσης Έργου. Για την καταβολή της αμοιβής τους πρέπει να προσκομίζουν στον ΕΛΚΕ βεβαίωση της Δ/νσης της Υπηρεσίας Συντάξεων, περί δήλωσης της απασχόλησής τους. Το προσωπικό άλλων δημόσιων φορέων θα πρέπει να προσκομίζει άδεια της υπηρεσίας του για τη συμμετοχή του στο Έργο. Αθήνα, Μάρτιος

22 Ιδιαίτερη προσοχή πρέπει να δοθεί στα ακόλουθα: Απαραίτητη προϋπόθεση για την έκδοση του χρηματικού εντάλματος είναι η υπογραφή της Σύμβασης. Απαιτείται η ύπαρξη ταμειακού υπολοίπου από χορήγηση δανείου ή χρηματοδότηση, επαρκούς για τη σύναψη της Σύμβασης. Με την υπογραφή της Σύμβασης ο εργαζόμενος δηλώνει τον αριθμό μητρώου ασφάλισης του ασφαλιστικού φορέα, τον ΑΜΚΑ και τα πλήρη ατομικά στοιχεία Διαδικασία ανάθεσης Έργου σε μέλη ΕΠ και εξωτερικούς συνεργάτες Μετά από αίτημα του Επιστημονικού Υπευθύνου του Έργου προς την Επιτροπή Ερευνών, μπορεί να ορίζεται, μεταξύ των μελών της ερευνητικής ομάδας, αναπληρωτής του Επιστημονικού Υπευθύνου. Στην περίπτωση αυτή ο Επιστημονικός Υπεύθυνος του Έργου δεν απαλλάσσεται των ευθυνών του έναντι του Ειδικού Λογαριασμού Έρευνας. Σε περίπτωση που ο Επιστημονικός Υπεύθυνος αδυνατεί να εκτελέσει τα καθήκοντά του, καθώς και σε περίπτωση που υποβάλει παραίτηση ή παύσει να είναι μέλος ΕΠ του Ιδρύματος, μπορεί να αντικατασταθεί με απόφαση της Επιτροπής Ερευνών. Μέχρις ότου αναλάβει ο αντικαταστάτης του, εξακολουθεί να ασκεί τα καθήκοντά του ως Επιστημονικός Υπεύθυνος, η δε ευθύνη του έναντι του Ειδικού Λογαριασμού Έρευνας, για όσο διάστημα ήταν Επιστημονικός Υπεύθυνος, διατηρείται. Οι Ομότιμοι Καθηγητές καθώς και τα μέλη Ε.Π. του Ιδρύματος που συνταξιοδοτούνται, μπορούν να παραμείνουν Επιστημονικά Υπεύθυνοι των έργων που είχαν αναλάβει κατά την ενεργό υπηρεσία τους, μέχρι την ολοκλήρωσή τους. Επίσης, μπορούν και μετά τη συνταξιοδότησή τους, να συμμετέχουν σε ερευνητικές ομάδες και να λαμβάνουν αμοιβή σύμφωνα με τα προβλεπόμενα από τον ασφαλιστικό τους φορέα. Ανάθεση Έργου σε μέλη ΕΠ και άλλο προσωπικό του Ιδρύματος: Στα ερευνητικά και λοιπά Έργα που αναλαμβάνει ο Ειδικός Λογαριασμός μπορούν να συμμετέχουν μέλη Ε.Π. και διοικητικό και τεχνικό προσωπικό του Ιδρύματος. Για την απασχόλησή τους στο Έργο, ως πρόσθετη απασχόληση, υπογράφεται Σύμβαση ανάθεσης Έργου. Για την ανάθεση Έργου σε μέλη ΕΠ του ΤΕΙ Αθήνας ή άλλων Ιδρυμάτων ο Ε.Υ. του Έργου καταθέτει στην Επιτροπή Ερευνών ονομαστική κατάσταση απασχολούμενων στο Έργο (Έντυπο Δ3α) στο οποίο συμπληρώνονται όλα τα απαιτούμενα στοιχεία. Ειδικά για δημοσιούς υπαλλήλους του ΤΕΙ ή άλλου φορέα απαιτείται άδεια απασχόλησης από την Υπηρεσία τους Αθήνα, Μάρτιος 2015

23 Ανάθεση Έργου σε εξωτερικούς συνεργάτες: Το πρόσθετο επιστημονικό και τεχνικό προσωπικό, που απαιτείται για την εκτέλεση κάθε συγκεκριμένου Έργου που έχει εγκριθεί από την Επιτροπή Ερευνών και δεν είναι μέλος του προσωπικού του Ιδρύματος, προσλαμβάνεται με Σύμβαση ανάθεσης Έργου και η επιλογή του γίνεται μετά από αίτημα του ΕΥ για πρόσκληση εκδήλωσης ενδιαφέροντος (Έντυπο Δ10), συγκέντρωση βιογραφικών σημειωμάτων και αξιολόγηση των υποψηφίων με βάση τα τυπικά και ουσιαστικά προσόντα τους από Επιτροπή Αξιολόγησης, η οποία ορίζεται από την Επιτροπή Ερευνών. Η διαδικασία επιλογής του προσωπικού που θα απασχοληθεί στο Έργο όταν απαιτείται πρόκληση εκδήλωσης ενδιαφέροντος περιγράφεται στα παρακάτω βήματα: 1. Ο Ε.Υ. καταθέτει στην Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών αίτημα με το οποίο ζητά την έγκριση απασχόλησης ενός συγκεκριμένου αριθμού ατόμων. 2. Γίνεται έλεγχος όλων των στοιχείων και, εφόσον τηρούνται οι προδιαγραφές, η Ε.Ε.Ε. εγκρίνει το αίτημα και την πρόσκληση εκδήλωσης ενδιαφέροντος. 3. Γίνεται ανάρτηση της πρόσκλησης εκδήλωσης ενδιαφέροντος στην ιστοσελίδα του ΤΕΙ Αθήνας και στη ΔΙΑΥΓΕΙΑ. 4. Υποβάλλονται από τους ενδιαφερομένους οι προτάσεις τους εντός του χρονικού διαστήματος που προβλέπεται από την πρόσκληση. 5. Γίνεται αξιολόγηση των προτάσεων από την ορισθείσα τριμελή Επιτροπή Αξιολόγησης βάσει των κριτηρίων που έχουν τεθεί. 6. Συντάσσεται και κατατίθεται το Πρακτικό Αξιολόγησης της Επιτροπής Αξιολόγησης στην Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών (Έντυπο Δ11). 7. Εγκρίνεται το Πρακτικό Αξιολόγησης και αναρτώνται τα αποτελέσματα στη ΔΙΑΥΓΕΙΑ. 8. Συντάσσονται και υπογράφονται οι Συμβάσεις Ανάθεσης Έργου. Για κάθε εξωτερικό συνεργάτη η σύμβασή του εκδίδεται σε δύο αντίτυπα (Έντυπα Συμβάσεων). 9. Ένταξη των νέων μελών στην ερευνητική ομάδα του Έργου. Αλλαγή ερευνητών ή συνεργατών ενός προγράμματος είναι δυνατή μετά από εισήγηση του Ε.Υ. και έγκριση της Ε.Ε.Ε. Η σχέση των εξωτερικών συνεργατών (ελευθέρων επαγγελμάτων και μη) με την Επιτροπή Ερευνών και το Έργο είναι εργολαβική και μη εξαρτημένη. Ο παρέχων την υπηρεσία ελεύθερος επαγγελματίας έχει τις υποχρεώσεις που προβλέπει ο νόμος «περί άσκησης Αθήνα, Μάρτιος

24 ελευθέρων επαγγελμάτων» (στοιχεία του Κώδικα Βιβλίων και Στοιχείων - Κ.Β.Σ., Φ.Π.Α., επαγγελματική στέγη, ασφαλιστικό ταμείο, κλπ). Στους διάφορους τρίτους καταβάλλεται αμοιβή σύμφωνα με τα προσόντα που διαθέτουν και το μισθολόγιο του τακτικού προσωπικού, ανάλογων προσόντων, του Ιδρύματος (μελών Ε.Π., διοικητικών υπαλλήλων κ.ά.). Παρέκκλιση επιτρέπεται μετά από αιτιολογημένο αίτημα του Επιστημονικού Υπευθύνου και έγκρισή της Επιτροπής Ερευνών. Ανάθεση Έργου σε φοιτητές: Είναι δυνατόν στα διάφορα Έργα να απασχοληθούν φοιτητές του Ιδρύματος ή άλλων Ιδρυμάτων. Η οικονομική ενίσχυση για φοιτητές που απασχολούνται στα πλαίσια ερευνητικών ή άλλων έργων ή υποστηρίξεως δραστηριοτήτων έρευνας, χωρίς η απασχόλησή τους να υπερβαίνει τις 12 ώρες εβδομαδιαίως, μπορεί να ανέλθει στο ποσό των 2.000,00 ευρώ κατ έτος. Αν η απασχόλησή τους είναι εκτός της φοιτητικής τους ιδιότητας, ισχύουν τα προβλεπόμενα για τους λοιπούς εργαζομένους. Τα τυποποιημένα έντυπα για απασχόληση όλων των κατηγοριών του προσωπικού πρέπει να υποβάλλονται έγκαιρα και τουλάχιστον 15 μέρες πριν την έναρξη της απασχόλησης στη Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού. Οι συμβάσεις ανάθεσης Έργου του προσωπικού που απασχολείται για την εκτέλεση κάθε Έργου υπογράφονται από τον νόμιμο εκπρόσωπο της Επιτροπής Ερευνών ή τον Προϊστάμενο Γραμματείας της Επιτροπής ερευνών, μετά από εξουσιοδότηση και εντολή της Επιτροπής, τον Επιστημονικό Υπεύθυνο και τον Αντισυμβαλλόμενο. Στην περίπτωση των Ιδρυματικών Έργων οι συμβάσεις αυτές υπογράφονται και από τον Ιδρυματικά Υπεύθυνο. Επισημαίνεται ότι δεν εγκρίνονται αιτήσεις απασχόλησης προσωπικού με αναδρομικές ημερομηνίες έναρξης διότι αντιβαίνουν στις διατάξεις του άρθρου 7 παρ.4 της Υ.Α. Κ.Α. 679 / Η ακρίβεια και η ορθότητα των ατομικών στοιχείων των απασχολούμενων στο Έργο βεβαιώνονται με την προσωπική ευθύνη του Ε.Υ., ο οποίος έχει και την ευθύνη για την τήρηση των όρων των συμβάσεων ανάθεσης Έργου έναντι του Ειδικού Λογαριασμού Έρευνας Αθήνα, Μάρτιος 2015

25 6. Προμήθειες αγαθών και υπηρεσιών 6.1. Διαδικασία απόκτησης προμηθειών αγαθών και υπηρεσιών Για την προμήθεια αγαθών (αναλώσιμα ή μη, μηχανήματα, εργαστηριακό εξοπλισμό, βιβλία) και την εκτέλεση έργων είναι απαραίτητη η συνεργασία του Επιστημονικού Υπευθύνου με τον Ειδικό Λογαριασμό για τον καθορισμό του είδους και των όρων του διαγωνισμού, ανάλογα με το ύψος της δαπάνης, το αντικείμενο της προμήθειας ή του Έργου και τις συμβατικές υποχρεώσεις του Ειδικού Λογαριασμού προς το Φορέα Χρηματοδότησης και την ισχύουσα Εθνική και Κοινοτική νομοθεσία. Όταν απαιτείται η διενέργεια διαγωνισμού για την προμήθεια αγαθών ή υπηρεσιών, ο Επιστημονικός Υπεύθυνος του Έργου καταθέτει στην Επιτροπή Ερευνών αίτημα διενέργειας διαγωνισμού (Έντυπο 4) διευκρινίζοντας το είδος του διαγωνισμού, το προϋπολογιζόμενο κόστος, συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ και το είδος της προμήθειας όπως θα δημοσιευτεί. Στο αίτημα επισυνάπτεται απαραίτητα πίνακας τεχνικών προδιαγραφών της προμήθειας. Όλα τα παραπάνω στοιχεία με μέριμνα της Γραμματείας του Ειδικού Λογαριασμού, εξετάζονται σε συνεδρίαση της Επιτροπής Ερευνών και εγκρίνεται η διενέργεια του διαγωνισμού. Στην ίδια συνεδρίαση αποφασίζεται και ο ορισμός της Επιτροπής Διενέργειας του Διαγωνισμού και Αξιολόγησης Προσφορών, Επιτροπής Ενστάσεων καθώς και της Επιτροπής Παραλαβής. Ο διαγωνισμός διενεργείται από την Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού που ορίζεται μετά από διαδικασία κλήρωσης, μεταξύ όλων όσων πληρούν τις προϋποθέσεις (μέλη ΕΠ και μόνιμο προσωπικό του Ιδρύματος) να συμμετέχουν στα εν λόγω συλλογικά όργανα (άρθρο 26 του Ν.4024/2011 (ΦΕΚ/Α /226/ ), και επικυρώνονται με σχετική απόφαση της Επιτροπής Ερευνών. Αθήνα, Μάρτιος

26 Με την έναρξη της διαδικασίας του διαγωνισμού απαιτείται η σύνταξη πρακτικού από την Επιτροπή Διαγωνισμού για κάθε επιμέρους φάση του διαγωνισμού (άνοιγμα προσφορών, αξιολόγηση τεχνικών προδιαγραφών, αξιολόγηση οικονομικών προσφορών). Μετά την ολοκλήρωση του διαγωνισμού, η Επιτροπή Διαγωνισμού συντάσσει το Πρακτικό Κατακύρωσης, το οποίο υποβάλλεται στην Επιτροπή Ερευνών μαζί με τις υποβληθείσες προσφορές για έγκριση (Έντυπο Δ5). Τέλος υπογράφεται Σύμβαση με το Ανάδοχο. Στάδια Υλοποίησης Διαγωνισμών: Βήμα 1 Αίτημα Έγκρισης Διενέργειας Διαγωνισμού - Κατάρτιση τεχνικών προδιαγραφών - Καθορισμός Κριτηρίων Επιλογής και Ανάθεσης 2 Έγκριση Διενέργειας Διαγωνισμού - Ορισμός Επιτροπών 3 Αίτημα Έγκρισης Διενέργειας διαγωνισμού από την αντίστοιχη Ειδική Υπηρεσία Διαχείρισης* 4 Σύνταξη σχεδίου διακήρυξης - Δράσεις δημοσιοποίησης διαγωνισμού Ενέργεια / Συντονισμός Επιστημονικός Υπεύθυνος Επιτροπή Ερευνών Ειδικού Λογαριασμού Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού 5 Παραλαβή και πρωτοκόλληση Προσφορών Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού 6 Διενέργεια διαγωνισμού - Πρακτικό Αξιολόγησης Προσφορών και Υποβολή Εισήγησης ΕΔΔΑΠ στην Επιτροπή Ερευνών Ειδικού Λογαριασμού 7 Κατακύρωση αποτελέσματος διαγωνισμού - Ανακοίνωση Αποτελεσμάτων Διαγωνισμού ΕΔΔΑΠ** Επιτροπή Ερευνών Ειδικού Λογαριασμού - Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού 8 Υπογραφή Σύμβασης Ανάθεσης Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού 9 Πιστοποίηση (ποσοτική και ποιοτική) και Παραλαβή των αγαθών /υπηρεσιών - Πρακτικό Παραλαβής (Έντυπο Δ6). Επιτροπή Παραλαβής 10 Κατάθεση Εντολής Πληρωμής Επιστημονικός Υπεύθυνος Αθήνα, Μάρτιος 2015

27 11 Επιστροφή Εγγυητικής Επιστολής Καλής Εκτέλεσης* - Προσκόμιση Εγγυητικής Επιστολής Καλής Λειτουργίας* & Επιστροφή αυτής Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού * Εφόσον απαιτείται ** Επιτροπή Διενέργειας Διαγωνισμού & Αξιολόγησης των προσφορών Η κατάτμηση προμηθειών ομοειδών προϊόντων, προς αποφυγή των διαδικασιών διαγωνισμού, καθιστά τη δαπάνη μη επιλέξιμη. Σε περίπτωση που δεν είναι δυνατόν να τηρηθούν οι παραπάνω διαδικασίες για λόγους περιορισμένου χρόνου ή έγκαιρης και πληρέστερης διεξαγωγής του Έργου, ο Επιστημονικός Υπεύθυνος υποβάλλει στην Επιτροπή Ερευνών αιτιολογημένο αίτημα για τον καθορισμό και την έγκριση της διαδικασίας που θα ακολουθηθεί. Επισημαίνεται ότι για παρασχεθείσες υπηρεσίες και εκτελέσεις εργασιών αξίας άνω των (συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ) απαιτείται η υπογραφή Σύμβασης και η συμπλήρωση και υποβολή του Εντύπου Δ7 με τα στοιχεία της εταιρείας για σύναψη σύμβασης ανάθεσης έργου. Αντίστοιχη υποχρέωση υπογραφής Σύμβασης υπάρχει και για δαπάνες catering. Για την κάλυψη των λειτουργικών αναγκών της Ανεξάρτητης Αρχής Δημοσίων Συμβάσεων, στις συμβάσεις από και άνω πού υπάγονται στο Ν.4013/2011, άρθρο 4, πάρ.3 και συνάπτονται μετά την έναρξη ισχύος του, επιβάλλεται κράτηση ύψους 0,10 %, η οποία υπολογίζεται επί της αξίας, εκτός ΦΠΑ, της αρχικής, καθώς και κάθε συμπληρωματικής Σύμβασης και παρακρατείται συνολικά από τον ΕΛΚΕ κατά την πρώτη πληρωμή. Χρηματικά όρια για την επιλογή του είδους του διαγωνισμού Προμήθειες αγαθών και εκτελέσεις εργασιών έως γίνονται με απευθείας ανάθεση. Προμήθειες αγαθών και εκτελέσεις εργασιών μέχρι 5.869,00 (μη συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ), ανά είδος γίνονται με επιλογή του Ε.Υ. μετά από έρευνα αγοράς και την διαδικασία των τριών προσφορών. Προμήθειες αγαθών και εκτελέσεις εργασιών πάνω από 5.869,00 μέχρι του ποσού των ,00 (μη συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ) γίνονται με πρόχειρο Αθήνα, Μάρτιος

28 μειοδοτικό διαγωνισμό, η προκήρυξη του οποίου αναρτάται στην ιστοσελίδα της Επιτροπής Ερευνών. Οι προμήθειες πάνω από ,00 έως ,00 (μη συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ) γίνονται με τακτικό διαγωνισμό, η προκήρυξη του οποίου δημοσιεύεται στον ημερήσιο τύπο και αναρτάται στην ιστοσελίδα της Επιτροπής Ερευνών. Προμήθειες αγαθών και εκτελέσεις εργασιών πάνω από ,00 (μη συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ) γίνονται με Διεθνή διαγωνισμό. Για να διαπιστωθεί το ποσό της συγκεκριμένης προμήθειας λαμβάνεται υπόψη η συνολική δαπάνη που απαιτείται για να καλυφθούν οι ανάγκες του Έργου σε αγαθά, που θεωρούνται όμοια ή ομοειδή από τη φύση τους. Αυτό σημαίνει ότι τα είδη που είναι όμοια ή ομοειδή πρέπει να δημοπρατούνται ενιαία και να αποφεύγεται η αδικαιολόγητη κατάτμηση. Επισημαίνεται οτι στις περιπτώσεις προμήθειας με κατ εξαίρεση απευθείας ανάθεση προηγείται η έγκριση της διαδικασίας με απόφαση της Επιτροπής Ερευνών και ακολουθεί η υποβολή των τιμολογίων για εξόφληση. Προμήθειες από το εξωτερικό: Οι προμήθειες από το εξωτερικό γίνονται με τη μεσολάβηση της Τράπεζας και πρέπει να υπολογίζεται και να δεσμεύεται αντίστοιχο ποσό από την κατηγορία προϋπολογισμού, συνυπολογίζοντας τη δαπάνη ΦΠΑ και ενδεχομένως άλλων εξόδων (τραπεζικά και μεταφορικά έξοδα). Συνοδευτικά των παραστατικών του προμηθευτή θα πρέπει να κατατίθενται στη Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού και οποιαδήποτε άλλα παραστατικά /έγγραφα που εκδίδονται από τον οίκο του εξωτερικού και αφορούν την προμήθεια. Οι εισαγωγές αγαθών από το εξωτερικό διακρίνονται σε εισαγωγές από χώρες της Ευρωπαϊκής Ένωσης (ενδοκοινοτικές αποκτήσεις) και σε εισαγωγές από τρίτες χώρες, για τις οποίες απαιτείται εκτελωνισμός. Για τις προμήθειες αγαθών και υπηρεσιών από χώρες της Ευρωπαϊκής Ένωσης δεν απαιτείται εκτελωνισμός, ενώ για οποιαδήποτε άφιξη αγαθών από τρίτες χώρες (μη κράτη-μέλη της Ε.Ε.) θα πρέπει να γίνεται εκτελωνισμός στο Ελληνικό κράτος. Κατά τη διαδικασία εισαγωγής ο Επιστημονικός Υπεύθυνος θα πρέπει να ακολουθεί τις θεσμοθετημένες για κάθε περίπτωση διαδικασίες Αθήνα, Μάρτιος 2015

29 Σε ορισμένες περιπτώσεις (κυρίως όταν αφορούν μικροδέματα) τα Ε.Λ.Τ.Α. μη γνωρίζοντας ότι το συγκεκριμένο δέμα αφορά εισαγωγή αγαθού από Τρίτη χώρα, δεν το εκτελωνίζει. Στην περίπτωση αυτή είναι υποχρεωμένος ο κάθε εισαγωγέας - παραλήπτης (Ε.Υ.) να επιστρέφει το δέμα στο ταχυδρομείο από όπου το παρέλαβε και να επισημαίνει ότι αφορά εισαγωγή για να προχωρήσει η διαδικασία του εκτελωνισμού (προσοχή: απαραίτητη προϋπόθεση στις περιπτώσεις αυτές είναι να μην ανοίγονται τα δέματα από τους παραλήπτες). Απαραίτητος είναι ο εκτελωνισμός και στις περιπτώσεις που οι αφίξεις γίνονται χωρίς εκτελωνισμό με τρένο, με αεροπλάνο, με πλοίο ή οδικώς. Σε όλες τις παραπάνω περιπτώσεις δεν πρέπει να ανοιχθεί το δέμα από τον παραλήπτη πριν πάει στο τελωνείο, και να υπάρχει το τιμολόγιο είτε μέσα στο δέμα είτε να προσκομίζεται από τον ΕΥ στις τελωνιακές αρχές, εφόσον τόχει παραλάβει νωρίτερα. Επίσης οι Ε.Υ. στον Ε.Λ.Κ.Ε καταθέτουν τα τιμολόγια. Μαζί με τις διασαφήσεις εκτελωνισμού είτε του ταχυδρομείου ή του τελωνείου. Το Invoice του εκτελωνισμού πρέπει να είναι ισόποσο με την proforma και κυρίως με το ποσό που αναγράφεται στη διασάφηση του εκτελωνισμού. Στοιχεία τιμολόγησης Έργου: Για ενδοκοινοτικές αποκτήσεις (αγορές από χώρες της Ευρωπαϊκής Ένωσης) ο φορολογικός αριθμός (VAT Number) είναι: Eidikos Logariasmos Kondilion Erevnas TEI Athinas VAT Agiou Spyridonos and Milou 1, Aigaleo, Athina, Greece Για συναλλαγές με την Ευρωπαϊκή Ένωση το παραστατικό που εκδίδεται, από τον προμηθευτή, είναι το invoice, το οποίο περιέχει μόνο καθαρή αξία και όχι ΦΠΑ. Δεδομένου του καθεστώτος του ΦΠΑ του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Αθήνας υπάρχει η υποχρέωση απόδοσης του Φ.Π.Α. των invoices. Έτσι τον επόμενο μήνα από την ημερομηνία έκδοσης των invoices ο ΕΛΚΕ με έκτακτη δήλωσή του υπολογίζει τον ΦΠΑ και τον αποδίδει στην αντίσοιχη ΔΟΥ. Ο εν λόγω ΦΠΑ καλύπτεται από τα χρηματικά διαθέσιμα του Έργου. Αθήνα, Μάρτιος

30 6.2. Αποσβέσεις παγίων ευρωπαϊκών και συγχρηματοδοτούμενων Έργων Από τον Ιανουάριο του 2013 και μετά η αξία κτήσης των παγίων, η οποία είναι μέχρι (μη συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ) αποσβένεται εφάπαξ μέσα στη χρήση κατά την οποία για πρώτη φορά χρησιμοποιήθηκαν ή τέθηκαν σε λειτουργία. Για πάγια εκτός των παραπάνω, το σύνολο των αποσβέσεων γίνεται εντός τριών ετών από την απόκτηση τους με την σταθερή μέθοδο απόσβεσης ή εφόσον αποκτώνται από δημόσιους ή κοινοτικούς πόρους ερευνητικού Έργου συγκεκριμένης χρονικής διάρκεια εντός του χρόνου υλοποίησης του Έργου δηλ μέχρι τη λήξη του Αθήνα, Μάρτιος 2015

31 7. Μετακινήσεις προσωπικού στο εσωτερικό - εξωτερικό 7.1. Διαδικασία έγκρισης μετακινήσεων Για τις δαπάνες μετακίνησης θα πρέπει να λαμβάνονται υπόψη οι διαφορετικοί κανόνες και περιορισμοί που ενδεχομένως θέτει ο εκάστοτε χρηματοδότης του προγράμματος. Οι δαπάνες μετακινήσεων είναι επιλέξιμες όταν εξυπηρετούν τους στόχους του εκτελούμενου Έργου και πραγματοποιούνται για την απρόσκοπτη και ομαλή εκτέλεση του. Ο σκοπός της μετακίνησης πρέπει να αναφέρεται ρητά στην εντολή μετακίνησης που εκδίδει ο Επιστημονικός Υπεύθυνος κάθε Έργου, ο οποίος έχει και την αποκλειστική ευθύνη της αιτιολόγησής τους σε σχέση με τις απαιτήσεις του εκτελούμενου Έργου και τους περιορισμούς του Φορέα Χρηματοδότησης (για την περίπτωση ελέγχων που κατά καιρούς διενεργούνται στον Ειδικό Λογαριασμό). Σε κάθε περίπτωση, η Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού έχει την ευθύνη για την τήρηση των συμβατικών υποχρεώσεων, ιδιαίτερα για την περίπτωση που αυτές διαφοροποιούνται σε σχέση με τους παρακάτω κανόνες. Για όλους όσους μετέχουν στην ομάδα εκτέλεσης του Έργου και πραγματοποιούν μετακινήσεις, απαιτείται η έγκριση της Επιτροπής Ερευνών μετά από αίτημα του Επιστημονικού Υπευθύνου του Έργου (Έντυπο Δ12). Επιπλέον, υπενθυμίζεται ότι: α. Για τις περιπτώσεις που δεν υπάρχουν αποδεικτικά της μετακίνησης (λ.χ. εισιτήρια, αποδείξεις διοδίων) ή και της διαμονής εκτός έδρας (λ.χ. αποδείξεις ξενοδοχείων), η Γραμματεία δεν θα εξοφλεί καμία δαπάνη. β. Στην περίπτωση έργων που υλοποιούνται χωρίς συγκεκριμένο Τεχνικό Δελτίο ή άλλους περιορισμούς από τον φορέα χρηματοδότησης, η απόφαση για τις δαπάνες εξοπλισμού, αναλωσίμων και μετακινήσεων λαμβάνεται από την ΕΕ μετά από εισήγηση του Επιστημονικού Υπευθύνου σύμφωνα πάντα με την κείμενη νομοθεσία και τον Οδηγό Χρηματοδότησης. Αθήνα, Μάρτιος

32 Ως δαπάνες μετακίνησης δικαιολογούνται: Το κόστος των εισιτηρίων κάθε είδους (για τη μετακίνηση από την έδρα του μετακινούμενου προς τον τόπο προορισμού και αντίστροφα). Η χιλιομετρική αποζημίωση, εφ όσον η μετακίνηση γίνεται με Ι.Χ. αυτοκίνητο, για το εσωτερικό της χώρας (το ύψος καθορίζεται με απόφαση της Επιτροπής Ερευνών). Η ημερήσια αποζημίωση για τις ημέρες απουσίας, συμπεριλαμβανομένων των ημερών μετάβασης και επιστροφής, εκτός αν το πρόγραμμα ορίζει διαφορετικά. Το ύψος της ημερήσιας αποζημίωσης, για το εσωτερικό της χώρας ή το εξωτερικό, καθορίζεται με απόφαση της Επιτροπής Ερευνών και καταβάλλεται για μετακίνηση σε απόσταση μεγαλύτερη των 40 χιλιομέτρων από την έδρα του μετακινούμενου. Τα έξοδα εγγραφής σε συνέδριο, εφ όσον η μετακίνηση γίνεται για τον λόγο αυτό. Τα έξοδα διανυκτέρευσης σε ξενοδοχείο. Επιλέξιμη δαπάνη θεωρείται μόνο η χρέωση μονόκλινου δωματίου και το ανώτατο όριο αυτής, για διανυκτέρευση στο εσωτερικό της χώρας ή στο εξωτερικό, καθορίζεται με απόφαση της Επιτροπής Ερευνών. Ειδικά για τις ημερήσιες αποζημιώσεις που καταβάλλονται στους ελεύθερους επαγγελματίες ισχύει η σχετική διάταξη της εγκ.λ.8378/πολ 141/ και η οποία συγκεκριμένα αναφέρει ότι «τα ποσά που καταβάλλονται σε ελεύθερους επαγγελματίες για εκτός έδρας μετακινήσεις και οδοιπορικά έξοδα αποτελούν ακαθάριστο εισόδημα για τον ελεύθερο επαγγελματία και πρέπει να εισπράττονται με θεωρημένη απόδειξη παροχής υπηρεσιών». Κατά την ΠΟΛ η δαπάνη θεωρείται αμοιβή και πρέπει να έχει προβλεφθεί στο Δελτίο του Έργου ως αμοιβή ( ή να συμπεριληφθεί σε τροποποίηση) και φυσικά να έχει υπολογιστεί ή στη αρχική Σύμβαση ή σε συμπληρωματική. Τα παραπάνω ισχύουν για κάθε Σύμβαση που συνδέεται με την κατηγορία του προϋπολογισμού Τρίτοι. Όλοι οι εξωτερικοί συνεργάτες, που έχουν υπογράψει Σύμβαση ανάθεσης με την Επιτροπή Διαχείρισης του Ειδικού Λογαριασμού, για να λάβουν έξοδα ταξιδίου θα πρέπει να προσκομίζουν τα σχετικά παραστατικά στοιχεία που προβλέπονται από τις διατάξεις του Κώδικα Βιβλίων και Στοιχείων (εισιτήρια, τιμολόγια ξενοδοχείων, τιμολόγια εστιατορίων, για κάλυψη της ημερήσιας αποζημίωσης στην περίπτωση που αυτή δεν έχει υπολογιστεί στο δελτίο του Έργου και στην σύμβαση ως αμοιβή) πάντα μέχρι τα όρια που ορίζονται για κάθε κατηγορία από τον Οδηγό Χρηματοδότησης του ΕΛΚΕ Αθήνα, Μάρτιος 2015

33 Σημειώνεται ότι οι Επιστημονικοί Υπεύθυνοι πρέπει από την αρχή της σύνταξης του Τεχνικού Δελτίου (ΤΔ) του Έργου ή του προϋπολογισμού εάν δεν είναι απαραίτητο το ΤΔ, τις δαπάνες ταξιδίου για τους εξωτερικούς συνεργάτες μη δημοσίους υπαλλήλους να τις υπολογίσουν στις αμοιβές, καθώς και στο ποσό των συμβάσεων που θα συντάξουν και απαραιτήτως να αναφέρουν στην Σύμβαση ότι στο ποσό έχουν συμπεριληφθεί και οι δαπάνες ταξιδίου που θα πραγματοποιηθούν για το σκοπό υλοποίησης του Έργου. Για τους ερευνητές του εξωτερικού ισχύει ότι αναφέρει ο Οδηγός Χρηματοδότησης. Σε τιμολόγια εξωτερικού που εκδίδονται σε νόμισμα διαφορετικό του ευρώ, για τη μετατροπή του σε ευρώ πρέπει να χρησιμοποιείται η ισοτιμία της ημερήσιας έκδοσης του παραστατικού. Αθήνα, Μάρτιος

34 8. Γενικά έξοδα 8.1. Διαδικασίες για γενικά έξοδα Όλα τα Έργα, που διαχειρίζεται ο Ειδικός Λογαριασμός, υπόκεινται σε παρακράτηση για την κάλυψη των γενικών εξόδων, σύμφωνα με το άρθρο 7, παρ. 2, της ΚΥΑ ΚΑ 679/1996, το ποσοστό της οποίας ορίζεται με απόφαση της Επιτροπής Ερευνών. Τα γενικά έξοδα αυτά συμβάλλουν στην κάλυψη των λειτουργικών εξόδων του Λογαριασμού (έξοδα διαχείρισης) και των εξόδων χρήσης εγκαταστάσεων, οργάνων και προσωπικού και πρέπει να περιλαμβάνονται στον προϋπολογισμό των έργων. Τα γενικά έξοδα δεν μπορούν να ξεπερνούν το 25% του συνολικού προϋπολογισμού κάθε Έργου. Με απόφαση της Επιτροπής Ερευνών το ποσοστό των γενικών εξόδων έχει καθοριστεί σε ποσοστό 10% επί του συνολικού προϋπολογισμού που αναλογεί στο Ίδρυμα, εκτός αν ορίζεται διαφορετικά από τον Φορέα Χρηματοδότησης, οπότε αποφασίζει σχετικά η Επιτροπή Ερευνών. Όταν υπάρχουν σοβαροί λόγοι οι οποίοι αφορούν στην ομαλή υλοποίηση του Έργου, υποβάλλεται σχετικό αίτημα από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο του Έργου προς την Επιτροπή Ερευνών, για την επανεξέταση του ποσοστού των γενικών εξόδων. Σε ιδιαίτερες περιπτώσεις, όπου απαιτείται αυξημένη διοικητική και διαχειριστική υποστήριξη ή παρουσιάζονται αντικειμενικές δυσκολίες υλοποίησής του, η Επιτροπή Ερευνών δύναται με απόφασή της να αναπροσαρμόζει το ποσοστό των γενικών εξόδων Αθήνα, Μάρτιος 2015

35 9. Διαδικασίες δικαιολόγησης και πληρωμής δαπανών Προϋπόθεση για την πληρωμή μιας δαπάνης είναι να είναι αυτή επιλέξιμη, νόμιμη, κανονική και να συμβάλει στην αποτελεσματική υλοποίηση του Έργου. Για να είναι επιλέξιμη μία δαπάνη, θα πρέπει να συγκεντρώνει τα παρακάτω χαρακτηριστικά: Να πραγματοποιείται εντός της συμβατικής διάρκειας του Έργου (ημερομηνία έναρξης - λήξης φυσικού αντικειμένου του Έργου). Να περιλαμβάνεται στις κατηγορίες δαπανών του εγκεκριμένου προϋπολογισμού του Έργου. Να έχει απόλυτη συνάφεια με το Έργο. Να είναι λογική, δηλαδή να τηρούνται οι αρχές της χρηστής διαχείρισης και της οικονομίας. Να καλύπτεται από τα νόμιμα, σύμφωνα με τον Κώδικα Βιβλίων και Στοιχείων, παραστατικά δαπανών. Να έχουν ακολουθηθεί οι διαδικασίες που προβλέπονται από το θεσμικό πλαίσιο διαχείρισης του Έργου (Εθνική νομοθεσία και νομικό πλαίσιο της Σύμβασης χρηματοδότησης), τον παρόντα Οδηγό Χρηματοδότησης και τις αποφάσεις της Επιτροπής Ερευνών. Στα παραστατικά εκτός από την επωνυμία της υπηρεσίας θα αναγράφεται υποχρεωτικά το ονοματεπώνυμο του Επιστημονικού Υπευθύνου και αν είναι δυνατό ο τίτλος του Έργου. Για τα παραστατικά μικρής αξίας (έως 145 χωρίς ΦΠΑ) που μπορούν να εξοφλούνται με την έκδοσή τους θα πρέπει, σε περίπτωση μηχανογραφικής έκδοσης να αναγράφεται ευκρινώς ο τρόπος εξόφλησης, ενώ σε περίπτωση χειρόγραφων παραστατικών, να συνοδεύονται από εξοφλητική απόδειξη. Τα πρωτότυπα παραστατικά συνοδεύουν το τυποποιημένο έντυπο πληρωμής δαπανών, όπου βεβαιώνεται, από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο, ότι εκτελέστηκαν οι εργασίες ή παραλήφθηκαν οι προμήθειες που αναγράφονται, ένω αντίγραφα των παραστατικών Αθήνα, Μάρτιος

36 και των εντολών πληρωμής τηρούνται, από τον υπεύθυνο διαχείρησης, στον οικονομικό φάκελο του Έργου. Δεν επιτρέπεται η εξόφληση παραστατικών άνω των 145 από τον ΕΥ του Έργου ή από τους συνεργάτες του. Στην αντίθετη περίπτωση τις παρακρατήσεις (προκαταβολή φόρου, κλπ) που είναι υποχρεωμένη η Υπηρεσία να κάνει, θα της επιβαρυνθεί αυτός που πραγματοποίησε την πληρωμή. Μετά από έλεγχο, η Επιτροπή Ερευνών επιφυλασσεται να επιστρέψει στον Επιστημονικό Υπεύθυνο δικαιολογητικά δαπανών τα οποία έχουν προβλήματα νομιμότητας, επιλεξιμότητας ή/και κανονικότητας. Για τη δικαιολόγηση κάθε δαπάνης απαιτούνται πρωτότυπα παραστατικά του Κώδικα Βιβλίων και Στοιχείων, τα οποία πρέπει, εκτός των παραστατικών δαπανών μετακίνησης (εισητήρια) που εκδίδονται στο όνομα του μετακινούμενου, να εκδίδονται στα ακόλουθα στοιχεία: Στοιχεία Οργανισμού για δικαιολόγηση δαπανών: Στοιχεία Οργανισμού Επωνυμία Οργανισμού Τεχνολογικό Εκπαιδευτικό Ίδρυμα Αθήνας - Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας Συντομογραφία Οργανισμού ΕΛΚΕ ΤΕΙΑ Οδός Αγ. Σπυρίδωνος & Μήλου Αριθμός 1 Πόλη Αιγάλεω Ταχυδρομικός Κώδικας Δ.Ο.Υ. Χαϊδαρίου Α.Φ.Μ Ιστοσελίδα Νομική μορφή Φορέας δημοσίου δικαίου Organisation Data Organization Legal Name Technological Educational Institute of Athens - Research Committee Organization Short Name RC TEIA Street Name Agiou Spyridonos Str. & Milou Number 28 Town Athens, Greece Postal Code Homepage VAT number Legal form PIC number Body Governed by Public Law Αθήνα, Μάρτιος 2015

37 10. Πληρωμή προσωπικού Aπαιτούμενα δικαιολογητικά για την πληρωμή αμοιβών προσωπικού. Για κάθε κατηγορία προσωπικού που αμείβεται από το Έργο για την καταβολή της αμοιβής υποβάλλονται στη Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού: Η εντολή πληρωμής - απόδοσης αμοιβών της αντίστοιχης κατηγορίας προσωπικού, υπογραμμένη από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο στην οποία αναγράφεται το όνομα του δικαιούχου και το ποσό που του αναλογεί σύμφωνα με την υπογεγραμμένη σύμβαση. Η συνοπτική κατάσταση αμοιβών της αντίστοιχης κατηγορίας προσωπικού, υπογραμμένη από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο. Στη συνοπτική κατάσταση, που αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της εντολής πληρωμής, αναγράφεται το ακαθάριστο ποσό αμοιβών για κάθε απασχολούμενο και το διάστημα στο οποίο αντιστοιχεί η αμοιβή. Η απόδειξη παροχής υπηρεσιών ή απόδειξη επαγγελματικής δαπάνης για τις συμβάσεις Έργου των εξωτερικών συνεργατών (ελεύθεροι επαγγελματίες). Κατάσταση μισθοδοσίας για μέλη ΕΠ, ΔΕΠ ή δημόσιους υπαλλήλους. Πρωτόκολλο παραδοτέων ή φύλλο εργασιών που αποτελούν αναπόσπαστο μέρος της εντολής. Ειδικά για τα συγχρηματοδοτούμενα ή ευρωπαϊκά Έργα μαζί με την εντολή πληρωμής θα πρέπει να κατατίθεται στην Γραμματεία της Επιτροπής Ερευνών και το αντίστοιχο παραδοτέο για το οποίο θα πραγματοποιηθεί η πληρωμή. Το παραδοτέο θα πρέπει να συνοδεύεται από το πρωτόκολλο καλής εκτέλεσης ή αν το παραδοτέο δεν έχει ολοκληρωθεί από αναφορά εργασιών του συντάκτη και βεβαίωση καλής εκτέλεσης από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο του Έργου καθώς και το αντίστοιχο time sheet. Η Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού εκδίδει ονομαστικά Χρηματικά Εντάλματα (Χ.Ε.) στους δικαιούχους για τα καθαρά ποσά των αμοιβών τους, και στις περιπτώσεις αμοιβών τρίτων, προστίθεται το ποσό του Φ.Π.Α.. Τα ποσά για παρακράτηση φόρου Αθήνα, Μάρτιος

38 εισοδήματος και ασφαλιστικών εισφορών παρακρατούνται και αποδίδονται στην εφορία και τους ασφαλιστικούς οργανισμούς με ευθύνη της γραμματείας του Ειδικού Λογαριασμού. Για την έκδοση του Χ.Ε. αμοιβής προσωπικού, απαραίτητη προϋπόθεση είναι να έχει υπογραφεί η Σύμβαση από τον εργαζόμενο. Η πιστοποίηση των αμοιβών όλων των κατηγοριών προσωπικού γίνεται με: τις μισθοδοτικές καταστάσεις οι οποίες εκδίδονται από τη Γραμματεία και υπογράφονται από τους δικαιούχους με την παραλαβή της επιταγής τους, τα Δελτία Παροχής Υπηρεσιών των εργαζομένων, για την κατηγορία «αμοιβές τρίτων με ανάθεση Έργου (ελεύθεροι επαγγελματίες)». Η παραλαβή των επιταγών για αμοιβές τρίτων γίνεται με ταυτόχρονη υποβολή των δελτίων παροχής υπηρεσιών, τα σύμφωνα λήψης υπηρεσιών για την κατηγορία «αμοιβές τρίτων με ανάθεση Έργου» μη υπόχρεων σε έκδοση παραστατικών του κώδικα και τα παραστατικά πληρωμής των παρακρατούμενων φόρων και εισφορών Αθήνα, Μάρτιος 2015

39 11. Πληρωμή προμηθειών και λοιπών εξόδων Aπαιτούμενα δικαιολογητικά για την πληρωμή δαπανών εξοπλισμού, αναλωσίμων και λοιπών εξόδων. Η πληρωμή των δαπανών του Έργου γίνεται με έκδοση επιταγών στους δικαιούχους της δαπάνης ή με τραπεζική μεταφορά σε λογαριασμό του δικαιούχου. Την τραπεζική επιταγή ή τραπεζική μεταφορά σε λογαριασμό του δικαιούχου εκδίδει ή διενεργεί το τμήμα Λογιστηρίου και Οικονομικής Διαχείρισης Έργων, εφόσον συντρέχουν, οι παρακάτω προϋποθέσεις: Έχει εγκριθεί από την Επιτροπή Ερευνών ο προϋπολογισμός του Έργου. Έχουν τηρηθεί οι προβλεπόμενες, από το ισχύον θεσμικό πλαίσιο και τον παρόντα Οδηγό Χρηματοδότησης, διαδικασίες ανάληψης της δαπάνης (η Επιτροπή Ερευνών δύναται να αρνηθεί την καταβολή της δαπάνης σε περίπτωση που δεν έχουν τηρηθεί οι προβλεπόμενες διαδικασίες). Έχουν ελεγχθεί και βεβαιωθεί, από τα αρμόδια τμήματα του Ειδικού Λογαριασμού, η νομιμότητα, επιλεξιμότητα και κανονικότητα της δαπάνης (η Επιτροπή Ερευνών επιφυλάσσεται να επιστρέψει στον Επιστημονικό Υπεύθυνο δικαιολογητικά τα οποία έχουν προβλήματα νομιμότητας, επιλεξιμότητας ή και κανονικότητας). Υπάρχει επαρκές ταμειακό υπόλοιπο στο λογαριασμό του Έργου. Επιταγές μπορούν να παραλάβουν, από τη Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού, οι δικαιούχοι ή για λογαριασμό αυτών τρίτο πρόσωπο προσκομίζοντας θεωρημένη εξουσιοδότηση από Δημόσια Αρχή. Αθήνα, Μάρτιος

40 Α. Απαιτούμενα δικαιολογητικά για την πληρωμή δαπανών εξοπλισμού, αναλωσίμων και λοιπών εξόδων. Τα δικαιολογητικά που υποβάλλονται στη Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού είναι: Η αντίστοιχη για κάθε κατηγορία δαπανών εντολή πληρωμής, υπογεγραμμένη από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο. Τα πρωτότυπα, επί πιστώσει, παραστατικά του προμηθευτή. Πρακτικό παραλαβής υπογεγραμμένο από τα μέλη της Επιτροπής Παραλαβής (εξοπλισμού, αναλωσίμων και λοιπών εξόδων) (Έντυπο Δ6). Η Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού εκδίδει ονομαστική επιταγή σε διαταγή του προμηθευτή, η οποία παραλαμβάνεται με ταυτόχρονη κατάθεση της εξοφλητικής απόδειξης. Η πιστοποίηση των δαπανών εξοπλισμού, αναλωσίμων και λοιπών εξόδων γίνεται με: τα νόμιμα σύμφωνα με το Κ.Β.Σ παραστατικά του προμηθευτή, την εξοφλητική απόδειξη του προμηθευτή για την καταβολή της πληρωμής και τα παραστατικά πληρωμής των παρακρατούμενων φόρων. Β. Απαιτούμενα δικαιολογητικά για πληρωμή δαπανών αγαθών και υπηρεσιών μέσω διαδικτύου και πιστωτικής κάρτας. Σε περιπτώσεις όπου δαπάνες που αφορούν προμήθεια προϊόντων ή υπηρεσιών που πραγματοποιούνται μέσω διαδικτύου και πληρώνονται με πιστωτική κάρτα επισημαίνονται τα παρακάτω: Προμήθεια προϊόντων μέσω διαδικτύου Για τις αγορές προϊόντων μέσω διαδικτύου θα πρέπει να υπάρχει το νόμιμο σύμφωνα με τον Κ.Β.Σ. παραστατικό (Τιμολόγιο ή Invoice) και η παράδοση των προϊόντων θα πρέπει να συνοδεύεται με τα σχετικά παραστατικά/έγγραφα διακίνησης. Σε περίπτωση πληρωμής της δαπάνης μέσω πιστωτικής κάρτας και απουσίας σχετικής αναφοράς για τον τρόπο πληρωμής στο παραστατικό που έχει εκδοθεί, θα πρέπει να κατατίθενται στη Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού και αποδεικτικά έγγραφα απόδειξης της πληρωμής (φόρμα παραγγελίας ή/και αντίγραφο κινήσεων πιστωτικής κάρτας). Γενικά, για τις προμήθειες μέσω διαδικτύου, η πληρωμή μέσω πιστωτικής κάρτας αποδεικνύει την εξόφληση της δαπάνης, αλλά δεν υποκαθιστά το νόμιμο παραστατικό (Τι Αθήνα, Μάρτιος 2015

41 μολόγιο, Απόδειξη Παροχής Υπηρεσιών, Invoice) που πρέπει να εκδίδεται σύμφωνα με τον Κώδικα Βιβλίων και Στοιχείων, όπως αυτός ισχύει ή τροποποιείται κάθε φορά από το Υπουργείο Οικονομίας και Οικονομικών. Γ. Απαιτούμενα δικαιολογητικά για πληρωμή και δικαιολόγηση εισαγωγών από χώρες της κοινότητας και τρίτες χώρες. Για την προπληρωμή της δαπάνης: Συμπληρώνεται το έντυπο Ο1α «Εντολή Προκαταβολής». Επισυνάπτεται το διαθέσιμο παραστατικό - PROFORMA INVOICE με περιγραφή των ειδών στα ελληνικά (από τον Ε.Υ.). Για την δικαιολόγηση της δαπάνης στην περίπτωση που το αρχικό παραστατικό ήταν PROFΟRMA INVOICE: Εκδίδεται μηχανογραφικά «Εντολή - Απόδοση Προκαταβολής». Επισυνάπτεται το πρωτότυπο παραστατικό -INVOICE. Αποδεικτικό εκτελωνισμού των ειδών (εάν υπάρχει). Αποδεικτικό μεταφοράς που πιστοποιεί την ημερομηνία παραλαβής. Πρακτικό παραλαβής υπογεγραμμένο από τα μέλη της Επιτροπής Παραλαβής. Για την ταυτόχρονη πληρωμή και δικαιολόγηση της δαπάνης για έξοδα εκτελωνισμού (μόνο στην περίπτωση εισαγωγής από χώρες εκτός Κοινότητας - Τρίτες χώρες): Συμπληρώνεται το έντυπο Ο2 «Εντολή Πληρωμής - Απόδοση Υλικών & Υπηρεσιών» Επισυνάπτονται τα δικαιολογητικά του εκτελωνισμού (πχ τιμολόγιο παροχής υπηρεσιών εκτελωνιστή, διασάφηση τελωνείου κλπ) εξοφλημένα ή ανεξόφλητα. Αθήνα, Μάρτιος

42 12. Πληρωμή μετακινήσεων Μετακινήσεις εσωτερικού - εξωτερικού Τα απαιτούμενα δικαιολογητικά για την πληρωμή δαπανών μετακίνησης προσωπικού, που υποβάλλονται στη Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού, είναι: Η αντίστοιχη εντολή πληρωμής για κάθε κατηγορία μετακίνησης (εσωτερικού ή εξωτερικού), υπογεγραμμένη από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο (έντυπο Ο3). Το ημερολόγιο κίνησης, υπογεγραμμένο από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο και τον μετακινούμενο, με συνημμένα τα παραστατικά δαπανών. Το κόστος της μετακίνησης υπολογίζεται για μεν τα μη συγχρηματοδοτούμενα Έργα σύμφωνα με τον Οδηγό Χρηματοδότησης, για δε τα συγχρηματοδοτούμενα Έργα σε συνδυασμό της ΥΠΑΣΥΔ και του Οδηγού Χρηματοδότησης (ακολουθούνται τα χαμηλότερα όρια). Αποδεικτικά έγγραφα συμμετοχής - παρακολούθησης συνεδρίου, σε περίπτωση που η μετακίνηση πραγματοποιείται για το σκοπό αυτό και τιμολόγια παροχής υπηρεσιών σε συνέδριο, καθώς και όλα τα έγγραφα του συνεδρίου (πχ πρόγραμμα, κλπ). Επισυνάπτονται επίσης ως παραστατικά: Εισιτήρια κάθε δημόσιου μεταφορικού μέσου και σε περίπτωση μετακίνησης με αεροπλάνο κάρτες επιβίβασης. Αποδείξεις διοδίων (επιλέγονται, αν υπάρχουν, διαδρομές με σταθμούς διοδίων και όχι εναλλακτικές διαδρομές από το επαρχιακό οδικό δίκτυο) για την περίπτωση που απαιτείται η μετακίνηση να γίνει με Ι.Χ. αυτοκίνητο. Αποδείξεις παροχής υπηρεσιών ξενοδοχείων. Όλα τα τιμολόγια ή Αποδείξεις Παροχής Υπηρεσιών και αποδείξεις πώλησης αεροπορικών εισιτηρίων εκδίδονται με τα στοιχεία της Επιτροπής Ερευνών με αναφορά στο μετακινούμενο. Δεν δικαιολογείται η δαπάνη για ενοικίαση αυτοκινήτου ως δαπάνη μετακίνησης. Σε περίπτωση που επιβάλλεται από τη φύση του προγράμματος, τότε απαιτείται ειδι Αθήνα, Μάρτιος 2015

43 κή έγκριση από την Επιτροπή Ερευνών, μετά από σχετικό αίτημα του Επιστημονικού Υπεύθυνου. Καταβάλλεται το κόστος μεταφοράς με μαζικά μέσα μεταφοράς (εισιτήριο λεωφορείου, πλοίου, αεροπλάνου κ.λπ.). Για την αναγνώριση των δαπανών μετακίνησης απαιτείται η υποβολή του αποκόμματος του εισιτηρίου και για τα αεροπορικά εισιτήρια οι κάρτες επιβίβασης (boarding pass). Σε κάθε περίπτωση συνυποβάλλεται έκθεση/ αναφορά αιτιολόγησης και σύνδεσης του ταξιδιού με τους σκοπούς του Έργου από το οποίο χρηματοδοτείται. Για μετακίνηση με αεροπλάνο επιτρέπεται η χρήση μόνο οικονομικής θέσης, ανεξάρτητα από τη θέση ή το βαθμό του μετακινούμενου. Η οικονομική διαφορά που ενδεχομένως προκύπτει από χρήση άλλης θέσης ή από αλλαγή θέσης καλύπτεται από τον μετακινούμενο. Η ονομαστική τιμή της οικονομικής θέσης προκύπτει από βεβαίωση αεροπορικής εταιρίας για ταξίδι ίδιας διαδρομής με τις ίδιες κλειστές ημερομηνίες. Στην περίπτωση όπου το πρωτότυπο εισιτήριο έχει απολεσθεί υποβάλλεται υπεύθυνη δήλωση όπου αναγράφεται ότι το εισιτήριο δεν έχει ή δεν θα χρηματοδοτηθεί από άλλη πηγή, συνοδευόμενη από την κάρτα επιβίβασης καθώς και από οποιοδήποτε παραστατικό (τιμολόγιο ξενοδοχείου που αναγράφει το όνομα, βεβαίωση συμμετοχής σε συνέδριο κλπ) που αποδεικνύει την πραγματοποίηση του ταξιδιού Ηλεκτρονικές κρατήσεις αεροπορικών εισιτηρίων Όταν γίνεται χρήση του διαδικτύου για την έκδοση ηλεκτρονικού εισιτηρίου και συχνά και ηλεκτρονικής κάρτας επιβίβασης, επειδή απουσιάζει το σώμα του εισιτηρίου ή/και οι πρωτότυπες κάρτες επιβίβασης και επειδή τα ηλεκτρονικά παραστατικά δεν επαρκούν για την αναγνώριση της δαπάνης, τόσο από πλευράς Ευρωπαϊκής Ένωσης όσο και από πλευράς Φορολογικής Αρχής, θα πρέπει να κατατίθενται στη Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού αποδεικτικά έγγραφα/παραστατικά πραγματοποίησης της μετακίνησης και πληρωμής των σχετικών δαπανών. Ενδεικτικά θα πρέπει να κατατίθενται: Αποδεικτικά της ηλεκτρονικής συναλλαγής και της ηλεκτρονικής κράτησης (φόρμα παραγγελίας, επιβεβαίωσης κράτησης κλπ.). Οι πρωτότυπες κάρτες επιβίβασης (αν υπάρχουν). Αποδεικτικό πληρωμής της δαπάνης (Απόδειξη Είσπραξης από το πρακτορείο, φόρμα παραγγελίας ή/και αντίγραφο κινήσεων πιστωτικής κάρτας). Αθήνα, Μάρτιος

44 12.3. Διαμονή σε ξενοδοχείο Ανεξάρτητα από τον τρόπο κράτησης για τη διαμονή σε ξενοδοχείο (ηλεκτρονικά ή τηλεφωνικά ή μέσω πρακτορείου), για την αναγνώριση της δαπάνης θα πρέπει να εκδίδεται και να υποβάλλεται στη Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού παραστατικό (Τιμολόγιο ή Απόδειξη Παροχής Υπηρεσιών ή Invoice) του Ξενοδοχείου, το οποίο εκδίδεται στα στοιχεία της Υπηρεσίας με αναφορά στο όνομα του μετακινούμενου και στο οποίο θα περιλαμβάνεται το σύνολο της δαπάνης, καθώς και τα αποδεικτικά στοιχεία για την καταβολή του αντίστοιχου ποσού (πιστωτική κάρτα, μετρητά, κατάθεση σε τραπεζικό λογαριασμό κλπ.) Αθήνα, Μάρτιος 2015

45 13. Ρυθμίσεις θεμάτων με αποφάσεις της Επιτροπής Ερευνών Το ποσοστό των Γενικών Εξόδων για τα Έργα που υλοποιεί και διαχειρίζεται ο ΕΛΚΕ ορίζεται, εκτός και αν προβλέπεται διαφορετικό ποσοστό από το Φορέα Χρηματοδότησης, για όλα τα Έργα εκτός ΚΠΣ σε 10% (για Έργα παροχής με ΦΠΑ το ποσοστό παρακράτησης υπολογίζεται στο καθαρό ποσό). Σε περίπτωση που δεν προβλέπεται ποσοστό Γενικών Εξόδων το θέμα της παρακράτησης ρυθμίζεται με απόφαση της Επιτροπής Ερευνών κατά την έγκριση υποβολής της πρότασης. Η μέγιστη μηνιαία αμοιβή για εξωτερικούς συνεργάτες ορίζεται σε 4.000,00 (συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ και λοιπών επιβαρύνσεων). Επειδή σύμφωνα με την ΠΟΛ. 1128/97 και τον ΚΒΣ ακόμα και στα Έργα με απαλλαγή ΦΠΑ πρέπει να αναγράφεται ο ΦΠΑ, με αναφορά στη σχετική διάταξη απαλλαγής καταβολής του, και για να μην υπάρξουν παρερμηνείες, η μέγιστη μηνιαία αποζημίωση εξωτερικού συνεργάτη (καθαρή αξία παραστατικού) είναι 3.361,34. Στις αμοιβές των μελών ΕΠ γίνεται παρακράτηση 10% εκτός των συγχρηματοδοτούμενων Έργων. Το φορολογητέο ποσό προκύπτει μετά την αφαίρεση του παραπάνω ποσού από τον Ειδικό Λογαριασμό. Για αμοιβές που εισπράττονται με την έκδοση τριπλότυπου δελτίου παροχής υπηρεσιών από μέλος ΕΠ, το μέλος οφείλει να καταθέσει το ποσό της παρακράτησης σύμφωνα με τα οριζόμενα στον Ν 2530/97 και Ν 4009/11 όπως τροποποιήθηκαν και ισχύουν σήμερα. Αθήνα, Μάρτιος

46 14. Καλές πρακτικές διαχείρισης Έργων Ο Ειδικός Λογαριασμός λειτουργέι σύμφωνα με την ΥΑ679/96 όπως κυρώθηκε και τροποποιήθηκε με μεταγενέστερους νόμους και ο Οδηγός Χρηματοδότησης της Επιτροπής Ερευνών δεν υποκαθιστά το γενικό πλαίσιο λειτουργίας των ΝΠΔΔ και τις ισχύουσες διατάξεις του δημόσιου λογιστικού ή των διατάξεων που αναφέρονται στη Σύμβαση/απόφαση υλοποίησης του Έργου. Η Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού έχει διαχειριστικό και συμβουλευτικό ρόλο στην υλοποίηση του Έργου και την ευθύνη ελέγχου και τήρησης των κανονιστικών διατάξεων και συμβατικών υποχρεώσεων που αναλαμβάνει ο Ειδικός Λογαριασμός με την αποδοχή υλοποίησης του Έργου. Όλη η επίσημη αλληλογραφία προς το Φορέα Χρηματοδότησης πρέπει να γίνεται μέσω της γραμματείας του Ειδικού Λογαριασμού και θα πρέπει να κοινοποιείται στον ΕΥ του Έργου ο οποίος με την σειρά του ενημερώνει όλους του εμπλεκόμενους στην υλοποίηση του Έργου. Υπεύθυνος για την πρόοδο και την ποιότητα του φυσικού αντικειμένου του Έργου και των παραδοτέων του είναι ο Επιστημονικός Υπεύθυνος. Η Γραμματεία του Ειδικού Λογαριασμού δεν αξιολογεί την ποιότητα των παραδοτέων και έχει μόνο συμβουλευτικό ρόλο σε διαδικαστικά θέματα σχετικά με το φυσικό αντικείμενο του Έργου. Η ανάθεση Έργου σε συνεργάτες γίνεται πάντα μετά από πρόσκληση εκδηλωσης ενδιαφέροντος, εκτός και αν τα μέλη της ερευνητικής ομάδας αναφέρονται στο έντυπο υποβολής της πρότασης με συνοπτικά ή αναλυτικά βιογραφικά σημειώματα. Η γραμματειακή υποστήριξη δεν συμπεριλαμβάνεται στην παραπάνω περίπτωση και δεν αξιολογείται κατά την υποβολή της πρότασης και για το λόγο αυτό απαιτείται πρόσκληση εκδήλωσης ενδιαφέροντος και δεν πρέπει να αναφέρεται στην υποβολή της πρότασης το άτομο ή τα άτομα. Ιδιαίτερη προσοχή πρέπει να δίνεται σε δράσεις δημοσιότητας (αυτοκόλλητα σε υλικό, σήμανση χώρων - εργαστηρίων, λογότυπα σε εκτυπώσεις - δημοσιεύσεις και γενικά αναφορά στο Φορέα Χρηματοδότησης σε κάθε δημοσίευση - εκτύπωση). Όταν πρόκειται για συγχρηματοδοτούμενα προγράμματα θα πρέπει στις επιστολές, ανακοινώσεις και λοιπά έγγραφα που απευθύνονται ή κοινοποιούνται στο κοινό να αναφέρεται, αν δεν υπάρχει λογότυπο του Επιχειρησιακού Προγράμματος με Αθήνα, Μάρτιος 2015

47 αναφορά στη συγχρηματοδότηση, το Επιχειρησιακό πρόγραμμα, Μέτρο και η συγχρηματοδότηση. Το ΤΔΕ/Υ ή έντυπο υποβολής πρότασης αποτελεί δέσμευση και οποιαδήποτε αναφορά σε δράσεις, παραδοτέα, διαδικασίες πρέπει να τηρείται γιατί σε διαφορετική περίπτωση γίνονται καταλογισμοί και δεν εγκρίνεται η επιλεξιμότητα των δαπανών. Σε περίπτωση μη επιλέξιμης δαπάνης το κόστος επιβαρύνει το τμήμα και τον Επιστημονικό Υπεύθυνο ανάλογα με την περίπτωση. Θα πρέπει να αποφεύγονται γενικότητες στην περιγραφή των παραδοτέων (επιθυμητές στην περιγραφή των δράσεων/ενεργειών). Το παραδοτέο είναι το «χειροπιαστό» αποτέλεσμα μιας δράσης και θα πρέπει να περιγράφεται ακριβώς γιατί σε διαφορετική περίπτωση ο Φορέας Χρηματοδότησης έχει την ευχέρεια να το προσδιορίσει αυτός. (π.χ. δραστηριότητα: δράσεις προβολής και ενημέρωσης, παραδοτέα: εισηγήσεις, πρόγραμμα, αφίσα. Σε περίπτωση που δεν αναφέρονταν παραδοτέα ή λανθασμένα σαν παραδοτέο αναφέρονταν η δράση, ο Φορέας Χρηματοδότησης για την πιστοποίηση θα μπορούσε να ζητήσει: πρόγραμμα, αφίσα, λίστα εγγραφών, εισηγήσεις, ανακοινώσεις, πρακτικά κλπ.). Ο Επιστημονικός Υπεύθυνος απασχολείται στο Έργο σε όλη τη διάρκεια του ενώ υπογράφονται συμβάσεις και για προσωπικό (μισθωτοί του δημοσίου) που δεν αμείβεται αλλά συμμετέχει στο Έργο. Για τους ελεύθερους επαγγελματίες δεν υφίσταται η έννοια της άμισθης απασχόλησης σε Έργο, εκτός των περιπτώσεων όπως συμμετοχής σε ημερίδα-συνέδριο, συνάντηση εργασίας κλπ. Για τις περιπτώσεις αυτές υπογράφεται μηδενικής αξίας Σύμβαση ανάθεσης Έργου με σαφή αναφορά στο αντικείμενο. (Οι συμβάσεις ανάθεσης Έργου που υπογράφει ο ΕΛΚΕ διέπονται από τις διατάξεις του Αστικού Δικαίου και απασχόληση τρίτων χωρίς αμοιβή συνιστά «αδικαιολόγητο πλουτισμό»). Τα μη αναλώσιμα υλικά θα πρέπει με τη λήξη του Έργου, εκτός και αν με αίτημα του Επιστημονικού Υπευθύνου έχουν τοποθετηθεί σε άλλο χώρο, να βρίσκονται στο χώρο που δηλώνεται στο έντυπο πληρωμής. Είναι δυνατό (επιθυμητό) μετά τη λήξη του Έργου τα υλικά αυτά να παραχωρηθούν στο τμήμα με αίτημα του Επιστημονικού Υπευθύνου. Η ημερήσια αποζημίωση για τους μισθωτούς του δημοσίου δεν φορολογείται. Τα παραστατικά δαπανών (μικροέξοδα όπως εισιτήρια, βενζίνη, διατροφή κλπ) όμως θα πρέπει να συνοδεύουν την εντολή μετακίνησης ως αποδεικτικό της δαπάνης. Για τους ελεύθερους επαγγελματίες θεωρείται αμοιβή και φορολογείται. Αθήνα, Μάρτιος

48 Τα έξοδα μετακινήσεων και διαμονής των μελών της ερευνητικής ομάδας αποδίδονται με εξοφλημένα στα στοιχεία τους παραστατικά. Υπάρχει η δυνατότητα για ανάθεση ή διαγωνισμό, ανάλογα με τον προϋπολογισμό, σε ταξιδιωτικό γραφείο (για όλη τη διάρκεια του Έργου). Σε αυτή την περίπτωση όλα τα έξοδα μετακινήσεων και διαμονής και για κάθε μετακίνηση, εκτός των μετακινήσεων με Ι.Χ., πρέπει να γίνονται μέσω του γραφείου με έκδοση επί πιστώσει τιμολογίων στα στοιχεία του ΕΛΚΕ. Σχετικά με την παραπάνω επιλογή, ανάθεση και υπογραφή Σύμβασης με ταξιδιωτικό γραφείο, επισημαίνονται: Η επιλογή αναδόχου πρέπει να γίνει μόνο με κριτήριο χαμηλότερου κόστους. Ο ανάδοχος θα πρέπει να αποδεικνύει, αν χρειαστεί, το χαμηλότερο κόστος. Μετακίνηση μέλους της ερευνητικής ομάδας με έξοδα, είναι αυτόματα μη επιλέξιμη δαπάνη και αθέτηση συμβατικών όρων Σύμβασης με τον ανάδοχο. Συστήνεται μόνο σε εξαιρετικές περιπτώσεις έργων με μαζικές μετακινήσεις ή προγραμματισμένες μετακινήσεις. Γενικά για τα Έργα της 4 ης Προγραμματικής Περιόδου (ΕΣΠΑ) και το σύνολο των έργων, συγχρηματοδοτούμενα ή ευρωπαϊκά εφαρμόζονται κανόνες που ισχύουν στα ευρωπαϊκά προγράμματα, με προσαρμογές λόγω ιδιαιτεροτήτων Επιχειρησιακών Προγραμμάτων ή Φορέων. Η Διαχειριστική Αρχή δεν ελέγχει πλέον διαχειριστικά το Έργο αλλά επαληθεύει/πιστοποιεί, οι έλεγχοι γίνονται από την Επιτροπή Δημοσιονομικού ελέγχου (ΕΔΕΛ), ενώ υπάρχει Εθνική Αρχή Πιστοποίησης/Πληρωμής Αθήνα, Μάρτιος 2015

49 Παραρτήματα Αθήνα, Μάρτιος

50 Αθήνα, Μάρτιος 2015

51 Παράρτημα Α. Μεθοδολογία υπολογισμού του ωρομισθίου των απασχολούμενων σε ερευνητικά προγράμματα Α.1. Υπολογισμός ωρομισθίου των μελών Ε.Π., λοιπού μόνιμου προσωπικού και ΙΔΑΧ Θέτοντας ως βάση υπολογισμού ότι: 1. «εργασία πλήρους απασχόλησης θεωρείται η εργασία για 8 hr/μέρα και 5 ημέρες/ εβδομάδα» και 2. «το κόστος του ανθρωπομήνα είναι το ποσό των χρημάτων που κοστίζει στον Φορέα ο κάθε αμειβόμενος προσωπικά για εργασία ισοδύναμη με πλήρη απασχόληση για έναν μήνα» Oι συμβατικές παραγωγικές ώρες εργασίας/έτος για όλες τις κατηγορίες προσωπικού υπολογίζονται για εργασία πλήρους απασχόλησης σε 1680 ώρες με ωβάση την τροποποιήση της ΥΠΑΣΥΔ για συγχρηματοδοτούμενα Έργα ΕΣΠΑ (ΦΕΚ 292Β ) και την τακτική που ακολουθείται σε ευρωπαϊκό επίπεδο. Ο τρόπος υπολογισμού αναλύεται ως εξής: Υπολογισμός Παραγωγικών Ωρών Σύνολο ημερών ανά έτος 365 Σαββατοκύριακα εβδομάδες * 2 μέρες Άδειες -25 Επίσημες Αργίες -14 Ασθένειες / Εκπαίδευση -12 Παραγωγικές ημέρες το χρόνο Παραγωγικές ώρες ανά έτος ημέρες * 8 ώρες Παραγωγικές ώρες ανά μήνα /12 Παραγωγικές ώρες ανά εβδομάδα 40 5 (εργάσιμες) * 8 ώρες Παραγωγικές ώρες ανά ημέρα 8 Αθήνα, Μάρτιος

52 Επομένως, οι συμβατικές παραγωγικές ώρες εργασίας/ανθρωπομήνα υπολογίζονται σε (hr/έτος)/12 (μήνες/έτος)=140 hr/ανθρωπομήνα Η διαφοροποίηση μεταξύ των συμβατικών ωρών απασχόλησης και της εργασίας πλήρους απασχόλησης αντιμετωπίζεται με τη χρήση του Ισοδύναμου Πλήρους Απασχόλησης (ΙΠΑ) που ορίζεται ως το πηλίκο των συμβατικών αιτήσεων ωρών εργασίας δια Υπολογισμός ΙΠΑ ανα κατηγορία προσωπικού Κατηγορία Προσωπικού Ημερήσιες Συμβατικές ΙΠΑ Υπολογισμός ΙΠΑ Ώρες Απασχόλησης Μέλη ΔΕΠ 4 0,5 4/8=0,5 Διοικητικό Προσωπικό 8 1 8/8=1 (Δημόσιοι Υπάλληλοι και ΙΔΑΧ) Ε.Ε.ΔΙ.Π. 4,5 0,5625 4,5/8=0,5625 Ε.Τ.Ε.Π. 6 0,75 6/8=0,75 Υπολογισμός Ωριαίου Κόστους = Μηνιαίες τακτικές αποδοχές * 12 / (1680*ΙΠΑ) Υπολογισμός Ωριαίου κόστους ανά κατηγορία απασχολούμενων: Μέλη ΔΕΠ = Μηνιαίες τακτικές αποδοχές * 12 / 840 Διοικητικό Προσωπικό = Μηνιαίες τακτικές αποδοχές * 12 / 1680 Ε.Ε.ΔΙ.Π. = Μηνιαίες τακτικές αποδοχές * 12 / 945 Ε.Τ.Ε.Π. = Μηνιαίες τακτικές αποδοχές * 12 / 1260 Α.2. Υπολογισμός ωρομισθίου Ερευνητών (εξωτερικών συνεργατών), Διοικητικού & Τεχνικού Προσωπικού, ΙΔΑΧ, Φοιτητών Με κριτήριο την εμπειρία και επιπλέον επιθυμητά προσόντα του εκάστοτε ερευνητή (εξωτερικού συνεργάτη), ο ΕΥ αποφασίζει το ακριβές ποσό της χρονοχρέωσης, πάντα εντός του προκαθορισμένου εύρους της κατηγορίας. Οι ερευνητές (εξωτερικοί συνεργάτες) κατατάσσονται σε δύο (2) κατηγορίες ανάλογα με τα τυπικά τους προσόντα, συνυπολογίζοντας την ερευνητική τους εμπειρία: 1. Έμπειροι ερευνητές: Κάτοχοι Διδακτορικού με 5ετή προϋπηρεσία ή κάτοχοι Μεταπτυχιακού με 8ετή προϋπηρεσία Αθήνα, Μάρτιος 2015

53 2. Ερευνητές ή επιστημονικοί συνεργάτες: Κάτοχοι Διδακτορικού ή κάτοχοι Μεταπτυχιακού με 5ετή προϋπηρεσία ή Πτυχιούχοι με 8ετή προϋπηρεσία Ο ελάχιστος ετήσιος παραγωγικός χρόνος των ερευνητών (εξωτερικών συνεργατών) ορίζεται σε 1680 ώρες, και βασίζεται σε πρακτική που ακολουθείται σε ευρωπαϊκό επίπεδο: Ανά κατηγορία ερευνητή (εξωτερικού συνεργάτη) ισχύουν τα κατώτερα και ανώτερα όρια αμοιβής* που αναγράφονται στον παρακάτω πίνακα: *συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ όπου απαιτείται Πίνακας με κατώτερα και ανώτερα όρια αμοιβής ανά κατηγορία ερευνητή Κατηγορίες Έμπειροι Ερευνητές Ερευνητές Μηνιαίο Κόστος Max Min Ωριαίο Κόστος Max 28,57 23,57 Min 23,57 14,29 Το ωριαίο κόστος υπολογίζεται από τον επιστημονικό υπεύθυνο του Έργου, λαμβάνοντας υπόψιν τα παραπάνω όρια ανά κατηγορία ερευνητή και οδηγεί στον προσδιορισμό του συνολικού κόστους της απασχόλησης του ερευνητή, το οποίο αναγράφεται στη Σύμβαση που υπογράφει ο ερευνητής με τον Ε.Λ.Κ.Ε. Α.3. Υπολογισμός ωρομισθίου Ε.Τ.Ε.Π. Τα μέλη Ε.Τ.Π. οφείλουν να απασχολούνται 42x26=1.092 hr/έτος ή 91 hr/μήνα στην Κύρια Απασχόλησή τους ή 0,65 ανθρωπομήνα. Το ισοδύναμο μηνιαίο κόστος (monthly rate) και ωρομίσθιο-hourly rate ( /hr) υπολογίζεται όμοια με αυτό των μελών Ε.Π. Σε περίπτωση ερευνητικών έργων όπου τα προβλεπόμενα από τον χρηματοδότη ωριαία κόστη (για τους ερευνητές ή το μόνιμο προσωπικό) είναι χαμηλότερα από αυτά που προτείνονται παραπάνω, εφαρμόζονται πάντα οι οδηγίες του χρηματοδοτη. Αθήνα, Μάρτιος

54 Αθήνα, Μάρτιος 2015

55 Παράρτημα Β. Κατηγορίες Προσωπικού και Προϋποθέσεις Απασχόλησης 1. Μέλος ΕΠ ΤΕΙ-Α Προϋποθέσεις: Το μέλος ΕΠ να είναι πλήρους απασχόλησης και η συνολική μηνιαία αμοιβή από το σύνολο των έργων να μην ξεπερνάει την ακαθάριστη μηνιαία αμοιβή από το ΤΕΙ Αθήνας. Υπεύθυνη Δήλωση του Ν.1599/1986 για το σύνολο των πρόσθετων αμοιβών. Κρατήσεις: Κράτηση 10% στα μη συγχρηματοδοτούμενα έργα. Φ.Μ.Υ. 20%. 2. Μέλος Ε.Π. άλλων ΑΕΙ και ΤΕΙ Προϋποθέσεις: Το μέλος ΕΠ να είναι πλήρους απασχόλησης και η συνολική μηνιαία αμοιβή από Έργα να μην ξεπερνάει την ακαθάριστη μηνιαία αμοιβή από τον φορέα του. Βεβαίωση της αρμόδιας υπηρεσίας του Ιδρύματος ότι είναι πλήρους απασχόλησης. Υπεύθυνη Δήλωση του Ν.1599/1986 για το σύνολο των πρόσθετων αμοιβών. Κρατήσεις: Το συνολικό ποσό της αμοιβής αποστέλλεται στον Ειδικό Λογαριασμό του Ιδρύματος και καταβάλλεται σύμφωνα με τα ισχύοντα στο Ίδρυμα. 3. Υπάλληλος ΤΕΙ-Α Προϋποθέσεις: Η συνολική μηνιαία αμοιβή από το σύνολο των έργων να μην ξεπερνάει την ακαθάριστη μηνιαία αμοιβή από το ΤΕΙ Αθήνας. Έγκριση της απασχόλησης από τα αρμόδια διοικητικά όργανα του Ιδρύματος. Υπεύθυνη Δήλωση του Ν.1599/1986 για το σύνολο των πρόσθετων αμοιβών. Αθήνα, Μάρτιος

56 Κρατήσεις: Φ.Μ.Υ. 20%. 4. Υπάλληλος δημοσίου εκτός ΤΕΙ-Α Προϋποθέσεις: Η συνολική μηνιαία αμοιβή από Έργα να μην ξεπερνάει την ακαθάριστη μηνιαία αμοιβή από τον φορέα του. Βεβαίωση από την προϊστάμενη αρχή του, αφενός ότι επιτρέπεται η απασχόλησή του στο Έργο και αφετέρου ότι δεν παρακωλύεται η εργασία του και η απασχόλησή του αυτή δεν αποτελεί υπερωριακή απασχόληση. Υπεύθυνη Δήλωση του Ν.1599/1986 για το σύνολο των πρόσθετων αμοιβών. Κρατήσεις: Φ.Μ.Υ. 20%. Χαρτόσημο και ΟΓΑ 3,6%. 5. Μέλος Ε.Π./ Υπάλληλος δημοσίου μη αμειβόμενος από το Έργο Χρησιμοποιείται μόνο για περιπτώσεις μετακίνησης προσωπικού που δεν απασχολείται με Σύμβαση Έργου στο πρόγραμμα. Σε οποιαδήποτε άλλη περίπτωση ισχύουν οι παραπάνω, ανάλογα με την κατηγορία προϋποθέσεις. 6. Ελεύθερος επαγγελματίας με ΦΠΑ 23% Προϋποθέσεις: Η συνολική ακαθάριστη μηνιαία αμοιβή (διάστημα απασχόλησης/μήνες) από Έργα στο ΤΕΙ Αθήνας να μην ξεπερνάει τις 4.000,00. Να έχει ήδη έναρξη επαγγέλματος σχετική με την ειδικότερη απασχόλησή του στο Έργο. Αντίγραφο έναρξης επαγγέλματος. Κρατήσεις: Φ.Μ.Υ. 20% (στο καθαρό ποσό). 7. Ελεύθερος επαγγελματίας χωρίς ΦΠΑ (απαλλασσόμενα επαγγέλματα) Όπως παραπάνω Αθήνα, Μάρτιος 2015

57 8. Ελεύθερος επαγγελματίας χωρίς ΦΠΑ (Εκπαιδευτής σε σεμινάρια) Προϋποθέσεις: Η συνολική ακαθάριστη μηνιαία αμοιβή (διάστημα απασχόλησης /μήνες) από Έργα στο ΤΕΙ Αθήνας να μην ξεπερνάει τις 4.000,00. Να έχει ήδη έναρξη επαγγέλματος σχετική με την ειδικότερη απασχόλησή του στο Έργο. Αντίγραφο έναρξης επαγγέλματος και απαλλαγής ΦΠΑ για τη συγκεκριμένη δραστηριότητα ή Έργο. Κρατήσεις: Φ.Μ.Υ. 20% (στο καθαρό ποσό). 9. Ελεύθερος επαγγελματίας χωρίς ΦΠΑ Προϋποθέσεις: Η συνολική ακαθάριστη μηνιαία αμοιβή (διάστημα απασχόλησης/μήνες) από Έργα στο ΤΕΙ Αθήνας να μην ξεπερνάει τις 4.000,00. Να έχει ήδη έναρξη επαγγέλματος σχετική με την ειδικότερη απασχόλησή του στο Έργο. Αντίγραφο έναρξης επαγγέλματος και απαλλαγή ΦΠΑ. Κρατήσεις: Φ.Μ.Υ. 20% (στο καθαρό ποσό). 10. Μη επιτηδευματίας με Σ.Λ.Υ. (Σύμφωνο Λήψης Υπηρεσιών) Προϋποθέσεις: Να μην είναι επιτηδευματίας και τα ετήσια ακαθάριστα έσοδά του από παροχή υπηρεσιών να μην υπερβαίνουν τα ετησίως, εκτός από μισθωτές υπηρεσίες. Να μην έχει υποχρέωση τήρησης βιβλίων και στοιχείων του Κ.Β.Σ. Υπεύθυνη Δήλωση του Ν.1599/1986 ότι ισχύουν οι παραπάνω προϋποθέσεις. Οι παραπάνω περιορισμοί ισχύουν αθροιστικά για όλα τα Έργα στα οποία απασχολείται ο μη επιτηδευματίας συνεργάτης. Κρατήσεις: Φ.Μ.Υ. 20%. Χαρτόσημο 3%. ΟΓΑ 0,6%. Αθήνα, Μάρτιος

58 11. Φοιτητής με ετήσια αποζημίωση Προϋποθέσεις: Αφορά αμοιβή σε προπτυχιακούς φοιτητές με ετήσια αποζημίωση έως 4.000,00 το χρόνο, σύμφωνα με τις προβλέψεις του άρθ. 7, παρ. 4.Α.δ της ΚΥΑ ΚΑ 679/96. Υπεύθυνη Δήλωση του Ν.1599/1986 για την ιδιότητά του και το σύνολο των πρόσθετων αμοιβών. Κρατήσεις: Φ.Μ.Υ. 20%. Χαρτόσημο 3%. ΟΓΑ 0,6%. 12. Φοιτητής σε πρόγραμμα πρακτικής άσκησης Προϋποθέσεις: Αφορά προπτυχιακούς φοιτητές. Η αμοιβή τους καθορίζεται από τον Φορέα Χρηματοδότησης. Κρατήσεις: Ι.Κ.Α. εργοδότη (1%, επί του τεκμαρτού ημερομισθίου της 12 ης ασφαλιστικής κλάσης όπως ισχύει κάθε φορά). 13. Μέλος ΔΕΠ /Δημοσίου αλλοδαπής Προϋποθέσεις: Να προβλέπεται στην υποβολή της πρότασης ή σε διαφορετική περίπτωση να αιτιολογείται επαρκώς η αναγκαιότητα απασχόλησης. Κρατήσεις: Φ.Μ.Υ. 20%. Χαρτόσημο 3%. ΟΓΑ 0,6%. 14. Νομικά Πρόσωπα (Εταιρείες) Κρατήσεις Φόρος εισοδήματος 4% ή 8% (πάνω από 146 καθαρή αξία). Παρακράτηση 0,10% για πάνω από 2.500,00 καθαρή αξία Αθήνα, Μάρτιος 2015

59 Παράρτημα Γ. Ενδεικτικός πίνακας παρακρατήσεων αμειβομένων από ερευνητικά και λοιπά προγράμματα του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας του ΤΕΙ Αθήνας Ενδεικτικός πίνακας παρακρατήσεων αμειβομένων από ερευνητικά και λοιπά προγράμματα του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ-Α Α/α Κατηγορία Προσωπικού Ερευνητικό/ Παροχής Ακαθάριστη αμοιβή Κράτηση ΔΕΠ ΦΜΥ Χαρτόσημο 1% ή 3% ΟΓΑ 0,6% ή 0,4% ή 0,2% Σύνολο κρατήσεων Πληρωτέο ποσό (επιταγή) 1 ΕΠ ΤΕΙ Αθήνας 10,00% 100,00 10,00 18, ,00 72,00 2 ΔΕΠ ή ΕΠ άλλων ΑΕΙ - 100, , Υπάλληλοι ΤΕΙ Αθήνας - 100,00-20, ,00 80,00 4 Επαγγελματίας με ΦΠΑ 23% 5 Επαγγελματίας χωρίς ΦΠΑ (απαλλασόμενος) - 100,00 εκτός ΦΠΑ - 20, ,00 80,00 συν ΦΠΑ - 100,00-20, ,00 80,00 6 Μη επιτηδευματίας - 100,00-20,00 3,00 0,60 23,60 76,40 7 Φοιτητής σε πρακτική άσκηση - 100, , ,89 1 : Οι κρατήσεις θα γίνουν από το αντίστοιχο εκπαιδευτικό ίδρυμα. 2 : Το ποσό είναι σταθερό για οποιοδήποτε ποσό πρακτικής αποζημίωσης. Αθήνα, Μάρτιος

60 Αθήνα, Μάρτιος 2015

61 Διοικητικά Έντυπα Δ0 Δ01 Δ1α Δ1β Αίτηση Έγκρισης Υποβολής Έργου Ίδια Συμμετοχή Αίτηση Έγκρισης Ανάληψης Οικονομικής Διαχείρισης Έργου Αίτηση Έγκρισης Ανάληψης Οικονομικής Διαχείρισης Έργου ΙΔΒΕ, Συνεδρίου, Λοιπών Έργων Δ2 Δ3α Δ3β Δ4 Προϋπολογισμός έργου Ονομαστική κατάσταση απασχολούμενων στο έργο (Μέλη ΕΠ/ΔΕΠ, Δημόσιοι υπάλληλοι) Ονομαστική κατάσταση απασχολούμενων στο έργο (εξωτερικοί συνεργάτες) Αίτηση για διενέργεια διαγωνισμού Δ5 Δ5α Δ5β Δ5γ Πρακτικό Κατακύρωσης Πρόχειρου Διαγωνισμού Πρακτικό Διαγωνισμού για άνοιγμα φακέλων δικαιολογητικών συμμετοχής Πρακτικό Διαγωνισμού για αξιολόγηση τεχνικών προσφορών Πρακτικό Διαγωνισμού για αξιολόγηση οικονομικών προσφορών τακτικών διαγωνισμών Αθήνα, Μάρτιος

62 Δ6 Δ7 Δ8 Δ9 Πρακτικό οριστικής παραλαβής Στοιχεία εταιρείας για σύναψη σύμβασης προμήθειας αγαθών ή υπηρεσιών Τελικός Επιστημονικός Απολογισμός έργου Αίτηση Δανεισμού Έργου Δ9α Δ10 Δ11 Δ12 Αίτηση Δανεισμού μεταξύ Έργων Αίτηση για δημοσιότητα πρόσκλησης εκδήλωσης ενδιαφέροντος για απασχόληση προσωπικού Πρακτικό αξιολόγησης προσωπικού Αίτηση για έγκριση δαπάνης μετακίνησης Δ13 Δ14 Δ14α Δ15 Καρτέλα απεικόνισης είδους Βεβαίωση παραδοτέων για όλα τα έργα Βεβαίωση παραδοτέων για Αρχιμήδη ΙΙΙ Βεβαίωση καλής εκτέλεσης για αναφορές εργασιών Δ16 Δ17 Δ18 Δ19 Υπεύθυνη δήλωση για διακοπή σύμβασης Υπεύθυνη δήλωση για πρωτοτυπία παραδοτέων Αίτηση για έγκριση σύναψης συμβάσεων έργου με εξωτερικούς συνεργάτες Αίτηση τροποποίησης σύμβασης ανάθεσης έργου Δ20 Δ21 Αίτηση τροποποίησης σύμβασηςσυμφωνητικού Απογραφικό δελτίο εξοπλισμού έργων που ολοκληρώθηκαν Αθήνα, Μάρτιος 2015

63 Έντυπο Δ0: Αίτηση Έγκρισης Υποβολής Έργου Αθήνα, Μάρτιος

64 Έντυπο Δ01: Ίδια Συμμετοχή Αθήνα, Μάρτιος 2015

65 Έντυπο Δ1α: Αίτηση Έγκρισης Ανάληψης Οικονομικής Διαχείρισης Έργου Αθήνα, Μάρτιος

66 Αθήνα, Μάρτιος 2015

67 Αθήνα, Μάρτιος

68 Αθήνα, Μάρτιος 2015

69 Έντυπο Δ1β: Αίτηση Έγκρισης Ανάληψης Οικονομικής Διαχείρισης Έργου ΙΔΒΕ, Συνεδρίου, Λοιπών Έργων Αθήνα, Μάρτιος

70 Αθήνα, Μάρτιος 2015

71 Έντυπο Δ2: Προϋπολογισμός έργου Αθήνα, Μάρτιος

72 Αθήνα, Μάρτιος 2015

73 Έντυπο Δ3α: Ονομαστική κατάσταση απασχολούμενων στο έργο (Μέλη ΕΠ/ΔΕΠ, Δημόσιοι υπάλληλοι) Αθήνα, Μάρτιος

74 Έντυπο Δ3β: Ονομαστική κατάσταση απασχολούμενων στο έργο (εξωτερικοί συνεργάτες) Αθήνα, Μάρτιος 2015

75 Έντυπο Δ4: Αίτηση για διενέργεια διαγωνισμού Αθήνα, Μάρτιος

76 Αθήνα, Μάρτιος 2015

77 Έντυπο Δ5: Πρακτικό Κατακύρωσης Πρόχειρου Διαγωνισμού Αθήνα, Μάρτιος

78 Αθήνα, Μάρτιος 2015

79 Έντυπο Δ5α: Πρακτικό Διαγωνισμού για άνοιγμα φακέλων δικαιολογητικών συμμετοχής Αθήνα, Μάρτιος

80 Αθήνα, Μάρτιος 2015

81 Αθήνα, Μάρτιος

82 Έντυπο Δ5β: Πρακτικό Διαγωνισμού για αξιολόγηση τεχνικών προσφορών Αθήνα, Μάρτιος 2015

83 Αθήνα, Μάρτιος

84 Αθήνα, Μάρτιος 2015

85 Έντυπο Δ5γ: Πρακτικό Διαγωνισμού για αξιολόγηση οικονομικών προσφορών τακτικών διαγωνισμών Αθήνα, Μάρτιος

86 Αθήνα, Μάρτιος 2015

87 Αθήνα, Μάρτιος

88 Αθήνα, Μάρτιος 2015

89 Έντυπο Δ6: Πρακτικό οριστικής παραλαβής Αθήνα, Μάρτιος

90 Αθήνα, Μάρτιος 2015

91 Έντυπο Δ7: Στοιχεία εταιρείας για σύναψη σύμβασης προμήθειας αγαθών ή υπηρεσιών Αθήνα, Μάρτιος

92 Έντυπο Δ8: Τελικός Επιστημονικός Απολογισμός έργου Αθήνα, Μάρτιος 2015

93 Έντυπο Δ9: Αίτηση Δανεισμού Έργου Αθήνα, Μάρτιος

94 Έντυπο Δ9α: Αίτηση Δανεισμού μεταξύ Έργων Αθήνα, Μάρτιος 2015

95 Έντυπο Δ10: Αίτηση για δημοσιότητα πρόσκλησης εκδήλωσης ενδιαφέροντος για απασχόληση προσωπικού Αθήνα, Μάρτιος

96 Έντυπο Δ11: Πρακτικό αξιολόγησης προσωπικού Αθήνα, Μάρτιος 2015

97 Έντυπο Δ12: Αίτηση για έγκριση δαπάνης μετακίνησης Αθήνα, Μάρτιος

98 Έντυπο Δ13: Καρτέλα απεικόνισης είδους Αθήνα, Μάρτιος 2015

99 Έντυπο Δ14: Βεβαίωση παραδοτέων για όλα τα έργα Αθήνα, Μάρτιος

100 Έντυπο Δ14α: Βεβαίωση παραδοτέων για Αρχιμήδη ΙΙΙ Αθήνα, Μάρτιος 2015

101 Έντυπο Δ15: Βεβαίωση καλής εκτέλεσης για αναφορές εργασιών Αθήνα, Μάρτιος

102 Έντυπο Δ16: Υπεύθυνη δήλωση για διακοπή σύμβασης Αθήνα, Μάρτιος 2015

103 Έντυπο Δ17: Υπεύθυνη δήλωση για πρωτοτυπία παραδοτέων Αθήνα, Μάρτιος

104 Έντυπο Δ18: Αίτηση για έγκριση σύναψης συμβάσεων έργου με εξωτερικούς συνεργάτες Αθήνα, Μάρτιος 2015

105 Έντυπο Δ19: Αίτηση τροποποίησης σύμβασης ανάθεσης έργου Αθήνα, Μάρτιος

106 Έντυπο Δ20: Αίτηση τροποποίησης σύμβασης-συμφωνητικού Αθήνα, Μάρτιος 2015

107 Έντυπο Δ21: Απογραφικό δελτίο εξοπλισμού έργων που ολοκληρώθηκαν Αθήνα, Μάρτιος

108 Αθήνα, Μάρτιος 2015

109 Οικονομικά Έντυπα Ο1 Ο1α Ο2 Ο3 Εντολή πληρωμής αμοιβών Εντολή προκαταβολής Εντολή πληρωμής απόδοση υλικών & υπηρεσιών Εντολή πληρωμής απόδοση μετακινήσεων Ο4 Ο5 Ο6 Ο7 Εντολή πληρωμής για συνεργαζόμενο φορέα Συνοπτική κατάσταση αμειβομένων μελών ΕΠ Συνοπτική κατάσταση αμειβομένων με ανάθεση έργου Πίνακας εξοπλισμού Ο8 Ο9 Ο10 Ο11 Πίνακας αναλωσίμων Πίνακας στοιχείων για αποκτήσεις από το εξωτερικό Ημερολόγιο μετακίνησης Μετακινήσεις - Έκθεση πεπραγμένων Ο12 Ο13 Απόδοση 10% άσκησης ελευθέριου επαγγέλματος Φύλλα χρονοχρέωσης Αθήνα, Μάρτιος

110 Αθήνα, Μάρτιος 2015

111 Έντυπο Ο1: Εντολή πληρωμής αμοιβών Αθήνα, Μάρτιος

112 Αθήνα, Μάρτιος 2015

113 Έντυπο Ο1α: Εντολή προκαταβολής Αθήνα, Μάρτιος

114 Έντυπο Ο2: Εντολή πληρωμής απόδοση υλικών & υπηρεσιών Αθήνα, Μάρτιος 2015

115 Έντυπο Ο3: Εντολή πληρωμής απόδοση μετακινήσεων Αθήνα, Μάρτιος

116 Έντυπο Ο4: Εντολή πληρωμής για συνεργαζόμενο φορέα Αθήνα, Μάρτιος 2015

117 Έντυπο Ο5: Συνοπτική κατάσταση αμειβομένων μελών ΕΠ Αθήνα, Μάρτιος

118 Έντυπο Ο6: Συνοπτική κατάσταση αμειβομένων με ανάθεση έργου Αθήνα, Μάρτιος 2015

119 Έντυπο Ο7: Πίνακας εξοπλισμού Αθήνα, Μάρτιος

120 Έντυπο Ο8: Πίνακας αναλωσίμων Αθήνα, Μάρτιος 2015

121 Έντυπο Ο9: Πίνακας στοιχείων για αποκτήσεις από το εξωτερικό Αθήνα, Μάρτιος

122 Έντυπο Ο10: Ημερολόγιο μετακίνησης Αθήνα, Μάρτιος 2015

123 Αθήνα, Μάρτιος

124 Έντυπο Ο11: Μετακινήσεις - Έκθεση πεπραγμένων Αθήνα, Μάρτιος 2015

125 Έντυπο Ο12: Απόδοση 10% άσκησης ελευθέριου επαγγέλματος Αθήνα, Μάρτιος

126 Έντυπο Ο13: Φύλλα χρονοχρέωσης Αθήνα, Μάρτιος 2015

127 Αθήνα, Μάρτιος

128 Αθήνα, Μάρτιος 2015

129 Έντυπα Συμβάσεων Σ1 Σ2 Σ3 Σχέδιο σύμβασης έργου (ΕΠ, ΔΠ, ΕΤΠ Ιδρύματος) Σχέδιο σύμβασης έργου (μέλη ΕΠ/ΔΕΠ άλλων Ιδρυμάτων) Σχέδιο σύμβασης έργου (εξωτερικοί συνεργάτες) Αθήνα, Μάρτιος

130 Έντυπο Σ1: Σχέδιο σύμβασης έργου (ΕΠ, ΔΠ, ΕΤΠ Ιδρύματος) Αθήνα, Μάρτιος 2015

131 Αθήνα, Μάρτιος

132 Έντυπο Σ2: Σχέδιο σύμβασης έργου (μέλη ΕΠ/ΔΕΠ άλλων Ιδρυμάτων) Αθήνα, Μάρτιος 2015

133 Αθήνα, Μάρτιος

134 Έντυπο Σ3: Σχέδιο σύμβασης έργου (εξωτερικοί συνεργάτες) Αθήνα, Μάρτιος 2015