Θέμα: Εθνικό Σύστημα Επαλήθευσης Δαπανών (Πρωτοβάθμιος Έλεγχος) των Έργων που υλοποιούνται στα πλαίσια του Προγράμματος MED

Transcript

1 ΚΥΠΡΙΑΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΓΡΑΦΕΙΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ Αρ. φακ.: /2 Τηλ.: , Σεπτεμβρίου 2009 ΚΑΤΑΛΟΓΟΣ ΑΠΟΔΕΚΤΩΝ (ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Ι) Θέμα: Εθνικό Σύστημα Επαλήθευσης Δαπανών (Πρωτοβάθμιος Έλεγχος) των Έργων που υλοποιούνται στα πλαίσια του Προγράμματος MED Έχω οδηγίες να αναφερθώ στο πιο πάνω θέμα και να σας πληροφορήσω ότι σύμφωνα με το Άρθρο 16 του Κανονισμού 1080/2006, το κάθε κράτος μέλος της ΕΕ συγκροτεί σύστημα ελέγχου, επαλήθευσης και εγκυρότητας των δηλωθέντων δαπανών των συγχρηματοδοτούμενων έργων στα πλαίσια των Προγραμμάτων που συγχρηματοδοτούνται από το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης (Σύστημα Πρωτοβάθμιων Ελέγχων). 2. Η επιλογή της δομής του Συστήματος Επαλήθευσης Δαπανών εναπόκειται στο κάθε κράτος μέλος. Η Κύπρος για το Πρόγραμμα MED αλλά και γενικότερα για όλα τα Προγράμματα της Ευρωπαϊκής Εδαφικής Συνεργασίας έχει επιλέξει να εφαρμόσει ένα αποκεντρωμένο σύστημα όπου οι δικαιούχοι/εταίροι των έργων του Προγράμματος προτείνουν στην Αρμόδια Αρχή Εξουσιοδότησης, που στη περίπτωση της Κύπρου έχει οριστεί το Γραφείο Προγραμματισμού, έναν ανεξάρτητο εξακριβωτή (controller), εξωτερικό ή εσωτερικό που θα διενεργεί τους πρωτοβάθμιους ελέγχους, ο οποίος εγκρίνεται από το Γραφείο Προγραμματισμού πριν την δήλωση των πρώτων δαπανών στην Κοινή Τεχνική Γραμματεία του Προγράμματος. Σημειώνεται ότι οι εξακριβωτές θα πρέπει να είναι εγγεγραμμένα μέλη σε εθνικούς ή διεθνείς αναγνωρισμένους επαγγελματικούς συνδέσμους λογιστών/ελεγκτών. 3. Αναλυτικότερα, η διαδικασία εξουσιοδότησης του εξακριβωτή είναι η ακόλουθη: i. Ο ανεξάρτητος εξακριβωτής (εσωτερικός ή εξωτερικός) που θα επιλεγεί από τον δικαιούχο για να διενεργεί τις επαληθεύσεις των δαπανών του έργου θα πρέπει να 1

2 πληροί τα ελάχιστα απαιτούμενα κριτήρια που περιλαμβάνονται στο Τυποποιημένο Έγγραφο του ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΟΣ ΙI. Ως εκ τούτου, ο εξακριβωτής και ο δικαιούχος/εταίρος θα πρέπει να συμπληρώσουν και να συνυπογράψουν το εν λόγω έγγραφο. Το ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΙ μπορείτε να το προμηθευτείτε ηλεκτρονικά από το Γραφείο Προγραμματισμού. ii. Το έγγραφο αυτό (ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΙ) υποβάλλεται στην Αρμόδια Αρχή Εξουσιοδότησης (Approbation Body), το Γραφείο Προγραμματισμού, μετά την έγκριση του έργου και πριν τη λήξη της πρώτης περιόδου αναφοράς. iii. Στην περίπτωση που ο φορέας υλοποίησης του έργου επιλέξει να προσλάβει εξωτερικό εξακριβωτή από τον ιδιωτικό τομέα θα πρέπει να ακολουθηθεί η σχετική διαδικασία που προβλέπει η εθνική νομοθεσία για τις δημόσιες συμβάσεις. Σημειώνεται ότι το σχετικό Πιστοποιητικό Συμβατότητας Ανάθεσης Σύμβασης πρέπει να εξασφαλισθεί εκ των προτέρων από την Διεύθυνση Δημοσίων Συμβάσεων του Γενικού Λογιστηρίου και να αποσταλεί στο Γραφείο Προγραμματισμού μαζί με το τυποποιημένο έγγραφο για εξουσιοδότηση εξακριβωτή (ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΙ). Στην περίπτωση που ο δικαιούχος επιλέξει εσωτερικό εξακριβωτή αυτός θα πρέπει να είναι ανεξάρτητος από τις δραστηριότητες και τη χρηματοδότηση του συγχρηματοδοτούμενου έργου. Για το σκοπό αυτό ο δικαιούχος, μαζί με το συνυπογεγραμμένο από τον εξακριβωτή Έντυπο του Παραρτήματος ΙΙ θα πρέπει να υποβάλει στο Γραφείο Προγραμματισμού και οργανόγραμμα της υπηρεσίας του όπου θα διαφαίνεται ξεκάθαρα η ανεξαρτησία του εξακριβωτή από τις δραστηριότητες και τις πληρωμές του έργου. iv. Το Γραφείο Προγραμματισμού ελέγχει τις σχετικές πληροφορίες που περιλαμβάνονται στο έντυπο και αξιολογεί κατά πόσον ο προτεινόμενος εξακριβωτής είναι ανεξάρτητος και κατέχει τα απαιτούμενα προσόντα για να διεκπεραιώσει τις επαληθεύσεις δαπανών για το συγκεκριμένο δικαιούχο και έργο. v. Εάν το Γραφείο Προγραμματισμού καταλήξει θετικά τότε αποστέλλει το Πιστοποιητικό Εξουσιοδότησης του Εξακριβωτή (First Level Controller Approbation Certificate) (ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΙΙ) στο δικαιούχο. vi. Η Σύμβαση μεταξύ δικαιούχου και εξακριβωτή συνυπογράφεται μετά την έκδοση του Πιστοποιητικού Εξουσιοδότησης του Εξακριβωτή vii. Ο δικαιούχος υποβάλλει το Πιστοποιητικό Εξουσιοδότησης του Εξακριβωτή στον επικεφαλής εταίρο (στην περίπτωση που ο δικαιούχος δεν είναι επικεφαλής εταίρος ο ίδιος). 2

3 viii. Ο επικεφαλής εταίρος του κάθε έργου πρέπει να βεβαιωθεί ότι σε κάθε αναφορά προόδου περιλαμβάνεται το Πιστοποιητικό Πρωτοβάθμιου Ελέγχου (Certificate of First Level Controller) (ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ IV) για κάθε εταίρο του έργου και ότι είναι υπογεγραμμένο από τον εξουσιοδοτημένο εξακριβωτή, ενώ στην πρώτη αναφορά προόδου θα πρέπει να περιλαμβάνεται και το Πιστοποιητικό Εξουσιοδότησης του Εξακριβωτή από τους εταίρους με αποκεντρωμένο σύστημα πρωτοβάθμιων ελέγχων. 4. Ο εξακριβωτής θα επαληθεύει την νομιμότητα και κανονικότητα των δαπανών που δηλώνει ο Δικαιούχος σε κάθε αναφορά προόδου. Συγκεκριμένα θα ελέγχει ότι: Οι δαπάνες είναι επιλέξιμες Οι δηλωμένες δαπάνες έχουν πληρωθεί και αφορούν την επιλέξιμη περίοδο και το εγκεκριμένο έργο Οι όροι του Προγράμματος, της αίτησης του έργου (application form) και του συμβολαίου επιδότησης (subsidy contract) έχουν τηρηθεί Τα τιμολόγια και πληρωμές έχουν καταχωρηθεί ορθά και είναι επαρκώς αιτιολογημένες με τα απαραίτητα έγγραφα Οι δραστηριότητες του έργου που αποτελούν το αντικείμενο συγχρηματοδότησης εκτελούνται ή έχουν διεκπεραιωθεί. Έχουν τηρηθεί οι κοινοτικοί και εθνικοί κανόνες αναφορικά με τις δημόσιες συμβάσεις, το περιβάλλον, τις ίσες ευκαιρίες και τη δημοσιότητα και πληροφόρηση. Ο εξακριβωτής είναι υπεύθυνος για τις μεθόδους και τεχνικές της επαλήθευσης δαπανών σύμφωνα με τα διεθνή και εθνικά πρότυπα ελέγχου. Πρόσθετα, θα πρέπει να είναι γνώστης των σχετικών Ευρωπαϊκών Κανονισμών (Κανονισμός (ΕΚ) Αρ. 1080/2006, Κανονισμός (ΕΚ) Αρ. 1083/2006, Κανονισμός (ΕΚ) Αρ. 1828/2006, Κανονισμός (ΕΚ) Αρ. 284/2009, Οδηγία (ΕΚ) Αρ. 2004/18/ΕΚ), καθώς και του Εγχειρίδιου του Προγράμματος MED, της αίτησης του έργου (application form), του συμβολαίου επιδότησης (subsidy contract) και της συμφωνίας του εταιρικού σχήματος (partnership agreement), για να είναι σε θέση να πιστοποιεί την αυστηρή συμμόρφωση με τα έγγραφα αυτά. 5. Ο εξακριβωτής θα εξετάζει το 100% των δηλωμένων δαπανών ενώ είναι επίσης απαραίτητο να πραγματοποιεί επιτόπιες επαληθεύσεις κατά τη διάρκεια της εκτέλεσης των έργων και με την ολοκλήρωση τους, με σκοπό να λαμβάνει λογικές διαβεβαιώσεις σχετικά με την υλοποίηση/παράδοση των συγχρηματοδοτουμένων αγαθών και υπηρεσιών. 3

4 6. Ο εξακριβωτής του Επικεφαλής Εταίρου θα πρέπει να επιβεβαιώσει ότι: Οι δηλωμένες δαπάνες ολόκληρου του εταιρικού σχήματος είναι ορθές από λογιστικής σκοπιάς, έχουν πληρωθεί και είναι επιλέξιμες Οι δηλωμένες δαπάνες αφορούν το έργο και τις δραστηριότητες όπως περιγράφονται στην εγκεκριμένη αίτηση του έργου και αντιστοιχούν στο στάδιο υλοποίησης του έργου όπως αναφέρεται από τον εταίρο στην έκθεση προόδου Τα στοιχεία στην έκθεση προόδου από τους διάφορους εταίρους έχουν προστεθεί ορθά. Οι δηλωμένες δαπάνες από κάθε εταίρο έχουν πιστοποιηθεί από ανεξάρτητο εξακριβωτή σύμφωνα με το σύστημα πρωτοβάθμιου ελέγχου της χώρας προέλευσης του κάθε εταίρου. Συνοπτικά, ο εξακριβωτής του Επικεφαλής Εταίρου θα πρέπει να επαληθεύει τις δαπάνες που διενεργεί ο Επικεφαλής Εταίρος. Θα πρέπει επίσης να διαμορφώνει μια γνώμη σχετικά με τις δαπάνες που υποβάλλονται από τους άλλους εταίρους του έργου. Αυτή η γνώμη μπορεί να βασίζεται στις πληροφορίες και πιστοποιήσεις που παρέχονται από τους εταίρους αν τα «Πιστοποιητικά Πρωτοβάθμιου Ελέγχου» (ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ IV) πιστοποιούνται από τον εξακριβωτή του κάθε Εταίρου στη βάση των σχετικών εθνικών κανονισμών για επαληθεύσεις. 7. Το Πρόγραμμα MED ετοίμασε τυποποιημένα έγγραφα ελέγχου για να διευκολύνει την εργασία των εξακριβωτών και να διασφαλίσει ομοιομορφία στην ποιότητα των πρωτοβάθμιων ελέγχων των έργων του προγράμματος MED. Τονίζεται ότι η χρήση των τυποποιημένων εγγράφων είναι υποχρεωτική και πρέπει να ετοιμάζονται ηλεκτρονικά μέσω του συστήματος PRESAGE CTE από την ιστοσελίδα του προγράμματος. Ο εξακριβωτής θα έχει πρόσβαση στο σύστημα PRESAGE CTE προκειμένου να πιστοποιήσει τις δαπάνες που θα έχει καταχωρήσει ο δικαιούχος, όπως επίσης και να καταχωρήσει τυχόν παρατηρήσεις σε σχέση με μη επιλέξιμες δαπάνες. Τα πρωτότυπα υπογεγραμμένα τυποποιημένα έγγραφα ελέγχου τα οποία θα φέρουν την επίσημη σφραγίδα του εξακριβωτή πρέπει να αποσταλούν στον εταίρο εντός του προκαθορισμένου χρονικού πλαισίου. Τα τυποποιημένα έγγραφα ελέγχου που πρέπει να χρησιμοποιούν οι εξακριβωτές είναι τα ακόλουθα: i. Τυποποιημένο Πιστοποιητικό Πρωτοβάθμιου Ελέγχου (ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ IV) (Certificate of First Level Controller) το οποίο θα υπογράφει ο εξακριβωτής του κάθε εταίρου (συμπεριλαμβανομένου και του εξακριβωτή του επικεφαλής εταίρου για τις δαπάνες του ιδίου) και θα συνοδεύει την εσωτερική οικονομική έκθεση του κάθε έργου και θα υποβάλλεται στον Επικεφαλής Εταίρο 4

5 ii. Τυποποιημένη Λίστα Ελέγχου εξακριβωτή (Control Checklist template) (ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ V), η οποία θα πρέπει να συμπληρώνεται από τον εξακριβωτή κάθε Εταίρου (συμπεριλαμβανομένου και του εξακριβωτή του Επικεφαλής Εταίρου για τις δαπάνες του ιδίου). Η τυποποιημένη λίστα ελέγχου παραμένει στην κατοχή του εταίρου και του εξακριβωτή του εκτός αν του ζητηθεί ειδικά από τον Επικεφαλής Εταίρο. Τα δύο πιο πάνω έντυπα αποτελούν τις ελάχιστες προϋποθέσεις για την επαλήθευση των δαπανών των έργων του Προγράμματος MED και η χρήση τους είναι υποχρεωτική. Σημειώνεται ότι οι Κατευθυντήριες Γραμμές Επαλήθευσης Δαπανών Πρωτοβάθμιου Ελέγχου (Guidelines on First Level Control) των έργων του Προγράμματος περιλαμβάνονται στο ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ VI Τα πιο πάνω έγγραφα βρίσκονται στην ιστοσελίδα του Προγράμματος και στην ιστοσελίδα των Διαρθρωτικών Ταμείων της Κυπριακής Δημοκρατίας 8. Ο Επικεφαλής Εταίρος του Έργου θα πρέπει να υποβάλει τις πιστοποιημένες δαπάνες στα πλαίσια της υποβολής της έκθεσης προόδου στη Κοινή Τεχνική Γραμματεία του Προγράμματος εντός δύο μηνών μετά τη λήξη κάθε περιόδου αναφοράς. Ως εκ τούτου οι εξακριβωτές των εταίρων θα πρέπει να διεκπεραιώνουν τις επαληθεύσεις δαπανών των έργων εντός ενός μηνός μετά την λήξη της περιόδου αναφοράς και την παραλαβή των σχετικών εγγράφων, ώστε να επιτρέπουν στον επικεφαλής εταίρο και τον εξακριβωτή του να μαζέψει όλα τα απαιτούμενα σχετικά έγγραφα από όλους τους εταίρους, να τα επεξεργαστεί και να τα υποβάλει με τη σειρά του στην Κοινή Τεχνική Γραμματεία του Προγράμματος μέσα στα πιο πάνω χρονικά πλαίσια. 9. Το κόστος για τη διενέργεια των πρωτοβάθμιων ελέγχων αποτελεί επιλέξιμη δαπάνη. Στην περίπτωση που τον έλεγχο διενεργεί εσωτερικός εξακριβωτής το κόστος θα περιλαμβάνεται στην κατηγορία μισθοί προσωπικού (staff cost) και θα πρέπει να υποστηρίζεται με εγκεκριμένα δελτία καταγραφής χρόνου (timesheets) ενώ στην περίπτωση που τον έλεγχο διενεργεί εξωτερικός εξακριβωτής η δαπάνη θα περιλαμβάνεται στην κατηγορία εξωτερική εμπειρογνωμοσύνη (external expertise). 10. Για τη διασφάλιση της ποιότητας των ελέγχων και της έγκαιρης διεκπεραίωσης τους, οι εξακριβωτές θα πρέπει να συμμετέχουν σε ενημερωτικά σεμινάρια που θα διοργανώνει το 5

6 Γραφείο Προγραμματισμού. Επιπλέον το Γραφείο Προγραμματισμού θα διενεργεί δειγματοληπτικούς ελέγχους για τη διασφάλιση της αποτελεσματικότητας του όλου συστήματος. Σημειώνεται στο σημείο αυτό ότι οποιεσδήποτε συμφωνίες προσαφθούν σχετικά με την παροχή υπηρεσιών από τρίτους για τη διενέργεια των επαληθεύσεων θα πρέπει να προνοούν ότι οι εξακριβωτές θα πρέπει να επιτρέπουν την πρόσβαση στα στοιχεία (φακέλους) που υποστηρίζουν την εργασία που έγινε τόσο στις Εθνικές όσο και στις Κοινοτικές Αρχές Ελέγχου. 11. Παρακαλούμε τους δημόσιους φορείς όπως ενημερώσουν όλα τα τμήματα τους, και τις Γραμματείες Ένωσης Δήμων και Κοινοτήτων όπως ενημερώσουν όλους του δήμους και κοινότητες, αντίστοιχα. 12. Για οποιεσδήποτε διευκρινίσεις/ πρόσθετες πληροφορίες παρακαλείστε όπως επικοινωνήσετε τηλεφωνικώς με την κα Δέσποινα Σταύρου (τηλ , ) (Δέσποινα Σταύρου) για Γενικό Διευθυντή Γραφείου Προγραμματισμού 6

7 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Ι ΚΑΤΑΛΟΓΟΣ ΑΠΟΔΕΚΤΩΝ - Επίτροπο Ρυθμίσεως Ηλεκτρονικών Επικοινωνιών και Ταχυδρομείων - Επίτροπο Περιβάλλοντος - Γενικό Διευθυντή Υπουργείου Άμυνας - Γενικό Διευθυντή Υπουργείου Γεωργίας Φυσικών Πόρων και Περιβάλλοντος (Υπόψη κας Ανθής Τουμάζου και κας Βάνιας Θεοφίλου) - Γενικό Διευθυντή Υπουργείου Δικαιοσύνης και Δημόσιας Τάξης (Υπόψη κ. Κώστα Χ Παύλου) - Γενικό Διευθυντή Υπουργείου Εμπορίου, Βιομηχανίας και Τουρισμού (Υπόψη κ. Πάμπου Χαραλάμπους) - Γενικό Διευθυντή Υπουργείου Εργασίας και Κοινωνικών Ασφαλίσεων (Υπόψη κας Μικαέλλας Παπαδοπούλου) - Γενικό Διευθυντή Υπουργείου Εσωτερικών (Υπόψη κας Έλενας Πάτσαλου) - Γενικό Διευθυντή Υπουργείου Οικονομικών - Γενικό Διευθυντή Υπουργείου Παιδείας και Πολιτισμού (Υπόψη κ. Ιωάννη Σαββίδη) - Γενικό Διευθυντή Υπουργείου Συγκοινωνιών και Έργων (Υπόψη κας Μηλίτσας Καστελλάνη και κ. Στέλιου Ζερβού) - Γενικό Διευθυντή Υπουργείου Υγείας (Υπόψη κας Εύης Μισσούρη) - Αρχηγό Αστυνομίας Κύπρου (Υπόψη κας Χ. Αγγελή) - Γενικό Διευθυντή Κυπριακού Οργανισμού Τουρισμού (Υπόψη κας Λουκίας Αντωνιάδου και κας Μαρίας Σωκράτους) - Γενικό Διευθυντή Αρχής Ανάπτυξης Ανθρώπινου Δυναμικού - Γενικό Διευθυντή Ιδρύματος Προώθησης Έρευνας - Γενικό Διευθυντή Αρχής Τηλεπικοινωνιών Κύπρου - Γενικό Διευθυντή Αρχής Ηλεκτρισμού Κύπρου - Γενικό Διευθυντή Αρχής Λιμένων - Γενικό Διευθυντή Ραδιοφωνικού Ιδρύματος Κύπρου - Πρόεδρο Αρχής Ραδιοτηλεόρασης Κύπρου - Πρόεδρο Ρυθμιστικής Αρχής Ενέργειας Κύπρου (Υπόψη κας Μαριλένας Δελέντα) - Πρόεδρο και Γενικό Γραμματέα Κυπριακού Εμπορικού και Βιομηχανικού Επιμελητηρίου (ΚΕΒΕ) - Πρόεδρο και Γενικό Διευθυντή Ομοσπονδίας Εργοδοτών και Βιομηχάνων Κύπρου (ΟΕΒ) - Πρόεδρο Αναπτυξιακής Εταιρείας Λάρνακας (Υπόψη κ. Μιχάλη Ζάνου)

8 - Πρόεδρο Αναπτυξιακής Εταιρείας Πάφου - Πρόεδρο Αναπτυξιακής Εταιρείας Μαραθάσας - Πρόεδρο Κυπριακού Ινστιτούτου για το Περιβάλλον και τη Δημόσια Υγεία σε συνεργασία με τη Σχολή Δημόσιας Υγείας του Harvard (Υπόψη κ. Χρήστου Αναστασίου) - Γενικό Διευθυντή Οργανισμού Ασφάλισης Υγείας - Πρόεδρο Ινστιτούτου Γενετικής και Νευρολογίας - Πρόεδρο Ευρωπαϊκού Ινστιτούτου Κύπρου - Πρόεδρο Εταιρείας Τουριστικής Ανάπτυξης και Προβολής Περιφέρειας Τροόδους (Υπόψη κ. Παναγιώτη Παπαδόπουλου) - Πρόεδρο Εταιρείας Τουριστικής Ανάπτυξης και Προβολής Περιφέρειας Αμμοχώστου - Πρόεδρο Ιδρύματος Τεχνολογίας Κύπρου - Πρόεδρο Ιδρύματος Ενέργειας Κύπρου - Διευθυντή Ανώτερου Ξενοδοχειακού Ινστιτούτου Κύπρου - Διευθυντή Κέντρου Παραγωγικότητας Κύπρου - Έπαρχο Λευκωσίας - Έπαρχο Λεμεσού - Έπαρχο Λάρνακας - Έπαρχο Πάφου - Έπαρχο Αμμοχώστου - Έπαρχο Κερύνειας - Γραμματέα Ένωσης Κοινοτήτων - Γραμματέα Ένωσης Δήμων - Πρύτανη Πανεπιστημίου Κύπρου (Υπόψη κας Θ. Χατζηβασιλείου, κ. Γ. Χ Βαρνάβα, κας Ξ. Κωνσταντίνου) - Πρόεδρο Προσωρινής Διοικούσας Επιτροπής Τεχνολογικού Πανεπιστημίου Κύπρου (Υπόψη Δρ. Α. Μαλλούπα και κας Ρ. Παυλίδου) - Πρόεδρο Προσωρινής Διοικούσας Επιτροπής Ανοικτού Πανεπιστημίου - Πρύτανη Ευρωπαϊκού Πανεπιστημίου Κύπρου (Υπόψη κας Μ. Αλεξάνδρου) - Πρύτανη Πανεπιστημίου Λευκωσίας - Πρύτανη Frederick University Cyprus - Πρόεδρο Ομοσπονδίας Περιβαλλοντικών και Οικολογικών Οργανώσεων Κύπρου - Πρόεδρο Επιστημονικού Τεχνικού Επιμελητηρίου Κύπρου - Πρόεδρο Συνδέσμου Εταιρειών Ανανεώσιμων Πηγών Ενέργειας - Γενικό Διευθυντή Συμβουλίου Αποχετεύσεων Λευκωσίας - Γενικό Διευθυντή Συμβουλίου Αποχετεύσεων Λεμεσού-Αμαθούντας - Γενικό Διευθυντή Συμβουλίου Αποχετεύσεων Λάρνακας - Γενικό Διευθυντή Συμβουλίου Αποχετεύσεων Πάφου - Γενικό Διευθυντή Συμβουλίου Αποχετεύσεων Παραλιμνίου - Γενικό Διευθυντή Συμβουλίου Αποχετεύσεων Αγίας Νάπας

9 - Διευθυντή Συμβουλίου Υδατοπρομήθειας Λευκωσίας - Διευθυντή Συμβουλίου Υδατοπρομήθειας Λεμεσού - Διευθυντή Συμβουλίου Υδατοπρομήθειας Λάρνακας - Πρόεδρο Εταιρείας Αναπτύξεως Ακακίου Λτδ - Πρόεδρο Ταμείου Ανανεώσιμων Πηγών Ενέργειας - Πρόεδρο Κέντρου Πολιτιστικής Κληρονομιάς - Πρόεδρο Κέντρου Στήριξης Μη Κυβερνητικών Οργανισμών Κοιν.: Γενικό Εισαγγελέα της Δημοκρατίας Πρόεδρο Επιτροπής Προστασίας Ανταγωνισμού Γενικό Λογιστή της Δημοκρατίας Έφορο Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου Έφορο Ελέγχου Κρατικών Ενισχύσεων

10 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΙ

11 Checklist with Criteria for the Approbation of First Level Controllers (in a Decentralised System) (to be filled in and signed by the project partner and controller, to be submitted and to remain with the MS approbation body, no submission to the JTS required) Operation Name of the operation Acronym Index Project Partner to be controlled Name of the contact person Division Organisation Address Telephone number Fax Function in the project (Lead partner or project partner?) Partner Controller Name Job title Division/Unit/Department Organisation Address Telephone number Fax number Partner Budget (indicative) Budget line Staff Administration Travel and accommodation External expertise Investment Other Sub-project funding TOTAL Amount in EUR Questions regarding professional skills and competence Please describe the controller s individual professional skills and knowledge in the control/audit field by providing the appropriate evidence (e.g. experience, training, studies etc). Please describe the controller s individual professional skills and knowledge in the field of control of projects co-financed from EU-funds (Structural Funds and ERDF in particular) by providing the appropriate evidence (e.g. experience, training, studies etc).. Is the controller s knowledge of the English language sufficient in order to read and understand all relevant documents? If the answer is no, is it ensured that all relevant documents (including communication with the MED Secretariat, other controllers, etc) are translated?

12 Questions regarding independence Is the controller from a unit/organisation professionally independent from the unit dealing with the activities and finances (accounting, salary calculations and payment orders) of the MED operation in question? Can you confirm that the organisation/unit that the controller is working for is not involved in - project approval - project activities (incl. signing the project report as project partner) - project finances (project accounting and payment orders) Is the controller an internal (employed by the entity of the project partner) or an external independent controller (not employed by the entity of the project partner)? If the controller is an external controller: Is the controller a private or a public external controller? What is the basis for the controller to carry out the control? A service contract, a mandate, other (please precise)? Have the relevant EC and national regulations been respected regarding Public Procurement on selecting the First Level Controller? Please attach the relevant Certificate issued by the Public Procurement Directorate of the Treasury of the Republic of Cyprus. Is the controller registered, i.e. a member of a professional organisation of accountants/auditors (obligatory)? If yes, which one? Is the controller obliged to a professional code of conduct or other rules defining his/her function and independence? If the controller is an internal controller: Is the controller registered, i.e. a member of a professional organisation of accountants/auditors (obligatory)? If yes, which one? Is the controller s independence regulated by law or local or internal rules in your country (for example: rules regarding internal controller s function, code of conduct). And if so can you describe what these rules are? To which person in your organisation does the controller answer (management, council, supervisory board or other)? Please provide an organisational chart which shows the units where the activities and finances are managed, where the payments are ordered and where the control is carried out. Can you confirm that regarding the control of this MED project, there are no relationships by blood or marriage Γραφείο Προγραμματισμού, 1409 Λευκωσία Τηλ.: /1 Φαξ: , planningbureau@planning.gov.cy Ιστοσελίδα:

13 between the controller and employees/managers of the unit in charge of project activities and finances? Is the controller independent of mind meaning that (s)he doesn t feel dependent on the entity/unit to be controlled regarding the MED project in any other way than the ones already mentioned? Other Did the controller receive and study the following documents - MED programme manual incl. o Control guidance o Control confirmation form o Model control report and checklist - Approved application form - Subsidy contract 1 - Partnership agreement 1 - Country specific requirements? Can the controller ensure that his/her work is properly documented and accessible to ensure an efficient review of the work in a way that any other controller/auditor can perform again the control with the only use of the control file? Can the controller ensure that the work will be carried out within 1 month after receipt of the documents bearing in mind that the progress report has to be submitted by the Lead partner within 2 months after the end of each reporting period? Signatures Partner signature and stamp 2 (+ place and date) Controller s signature and stamp (+ place and date) Please send a filled questionnaire with included evidence (organisation chart, Certificate for Public Procurement Compatibility, and other documents, if relevant) to: Despina Stavrou Planning Bureau 29 Byron Avenue 1409 Nicosia 1 If the subsidy contract or partnership agreement has not been signed yet, the controller should be provided with the draft-if it exists-or alternatively with the model forms form the MED website. It has to be ensured that the controller will receive the final and project specific documents later on. 2 If according to internal procedures, a stamp is not used, please state it Γραφείο Προγραμματισμού, 1409 Λευκωσία Τηλ.: /1 Φαξ: , planningbureau@planning.gov.cy Ιστοσελίδα:

14 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙII Γραφείο Προγραμματισμού, 1409 Λευκωσία Τηλ.: /1 Φαξ: , Ιστοσελίδα:

15 First Level Controller Approbation Certificate [to be sent to the project partner for submission to the LP] Based on our review of the information provided by the project partner and controller in the Checklist for the Approbation of a First Level Controller, we acknowledge the following body Partner Controller Name Job title Division/Unit/Department Organisation Address Telephone number Fax number to verify - the delivery of the products and services co-financed, - the soundness of the expenditure declared for operations or parts of operations implemented on our territory and - the compliance of such expenditure and of related operations, or parts of those operations with Community rules and relevant national rules for the following project and partner: Project Name of the project Acronym Index Project Partner to be controlled Name of the contact person Division Organisation Address Telephone number Fax Function in the project Lead partner Projet Partner The information provided gives reasonable assurance about the controller s - independence from the project s activities and finances and - qualification to carry out the verifications mentioned above. We herewith remind the project partner and project partner controller: to bear in mind that the progress report has to be submitted by the Lead partner to the JTS within 2 months after the end of each reporting period to ensure that the control work will be carried out within one month after the end of each reporting period to use the MED programme s standard reporting and control documents to report the expenditure, to document the checks and to confirm the eligible expenditure. Place, Date and Stamp Name of the signatory + signature of the MS Approbation Body Γραφείο Προγραμματισμού, 1409 Λευκωσία Τηλ.: /1 Φαξ: , planningbureau@planning.gov.cy Ιστοσελίδα:

16 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ IV Γραφείο Προγραμματισμού, 1409 Λευκωσία Τηλ.: /1 Φαξ: , Ιστοσελίδα:

17 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ V Γραφείο Προγραμματισμού, 1409 Λευκωσία Τηλ.: /1 Φαξ: , planningbureau@planning.gov.cy Ιστοσελίδα:

18 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ VI Γραφείο Προγραμματισμού, 1409 Λευκωσία Τηλ.: /1 Φαξ: , Ιστοσελίδα: