ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΥΓΕΙΑΣ ΚΑΙ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΤΩΝ ΤΡΟΦΙΜΩΝ

Transcript

1 ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΥΓΕΙΑΣ ΚΑΙ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΤΩΝ ΤΡΟΦΙΜΩΝ Διεύθυνση F Γραφείο Τροφίμων και Κτηνιατρικών Θεμάτων ΑΡΙΘΜΟΣ ΑΝΑΦΟΡΑΣ: ΓΔ (SANTE)/ RS ΑΠΟΣΠΑΣΜΑ ΕΚΘΕΣΗΣ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΟ ΓΡΑΦΕΙΟ ΤΡΟΦΙΜΩΝ ΚΑΙ ΚΤΗΝΙΑΤΡΙΚΩΝ ΘΕΜΑΤΩΝ ΈΚΘΕΣΗ ΕΠΙΣΚΟΠΗΣΗΣ ΑΠΟΣΠΑΣΜΑ ΕΚΘΕΣΗΣ ΕΚΘΕΣΗ ΕΠΙΣΚΟΠΗΣΗΣ ΣΕΙΡΑΣ ΔΙΕΡΕΥΝΗΤΙΚΩΝ ΑΠΟΣΤΟΛΩΝ ΚΑΙ ΕΞΕΤΑΣΕΩΝ ΤΟΥ ΓΤΚΘ ΠΟΥ ΠΡΑΓΜΑΤΟΠΟΙΗΘΗΚΑΝ ΤΟ 2012 ΚΑΙ ΤΟ 2013 ΜΕ ΣΚΟΠΟ ΤΗΝ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΤΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΠΟΥ ΕΧΟΥΝ ΘΕΣΠΙΣΤΕΙ ΠΡΟΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΤΟΥ ΑΡΘΡΟΥ 8 ΠΑΡΑΓΡΑΦΟΣ 3 ΤΟΥ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΥ (ΕΚ) ΑΡΙΘ. 882/2004 ΤΟΥ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟΥ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟΥ ΚΑΙ ΤΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ ΣΗΜΕΙΩΣΗ: ΤΟ ΠΑΡΟΝ ΕΙΝΑΙ Η ΜΕΤΑΦΡΑΣΗ ΤΗΣ ΣΥΝΟΨΗΣ ΕΝΟΣ ΜΕΡΟΥΣ ΤΟΥ ΠΡΩΤΟΤΥΠΟΥ ΚΕΙΜΕΝΟΥ ΤΗΣ ΕΚΘΕΣΗΣ ΑΠΟΣΤΟΛΗΣ (ΑΡΙΘ. ΑΝΑΦ. DG (SANTE)/ ). ΣΚΟΠΟ ΕΧΕΙ ΝΑ ΒΟΗΘΗΣΕΙ ΤΟΥΣ ΕΠΙΣΚΕΠΤΕΣ ΑΥΤΟΥ ΤΟΥ ΔΙΚΤΥΑΚΟΥ ΤΟΠΟΥ, ΑΛΛΑ ΔΕΝ ΕΧΕΙ ΕΠΙΣΗΜΟ ΧΑΡΑΚΤΗΡΑ. ΟΙ ΕΝΔΙΑΦΕΡΟΜΕΝΟΙ ΚΑΛΟΥΝΤΑΙ ΝΑ ΑΝΑΤΡΕΧΟΥΝ ΠΑΝΤΑ ΣΤΟ ΠΛΗΡΕΣ ΚΕΙΜΕΝΟ ΤΟΥ ΠΡΩΤΟΤΥΠΟΥ ΚΕΙΜΕΝΟΥ ΤΗΣ ΕΚΘΕΣΗΣ. 1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ Το Γραφείο Τροφίμων και Κτηνιατρικών Θεμάτων πραγματοποίησε σειρά αποστολών και εξετάσεων αποτελούμενη από 2 πιλοτικές (διερευνητικές) αποστολές και 5 εξετάσεις συστημάτων (βλέπε τμήμα 2.1), σε 7 κράτη μέλη, από τον Νοέμβριο του 2012 έως τον Οκτώβριο του Στο πλαίσιο της εν λόγω σειράς αξιολογήθηκαν τα συστήματα που έχουν θεσπιστεί από τα κράτη μέλη με σκοπό την εφαρμογή του άρθρου 8 παράγραφος 3 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 882/2004 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 29ης Απριλίου 2004, για τη διενέργεια επισήμων ελέγχων της συμμόρφωσης προς τη

2 νομοθεσία περί ζωοτροφών και τροφίμων και προς τους κανόνες για την υγεία και την καλή διαβίωση των ζώων 1 (εφεξής: κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 882/2004: «Οι αρμόδιες αρχές θεσπίζουν διαδικασίες προκειμένου: α) να επαληθεύουν την αποτελεσματικότητα των επισήμων ελέγχων που διεξάγουν και β) να διασφαλίζουν ότι λαμβάνονται διορθωτικά μέτρα όταν απαιτείται και ότι οι τεκμηριωμένες διαδικασίες που αναφέρονται στην παράγραφο 1 2 ενημερώνονται δεόντως.» Η παρούσα έκθεση επισκόπησης έχει ως στόχο να αναδείξει ζητήματα που παρουσιάζουν ενδιαφέρον για τα κράτη μέλη και τις υπηρεσίες της Επιτροπής, τα οποία προέκυψαν από τη σειρά αποστολών και εξετάσεων σχετικά με την εφαρμογή της παραπάνω απαίτησης. Λεπτομερή στοιχεία για τις μεμονωμένες αποστολές και εξετάσεις παρατίθενται στο παράρτημα 1, και οι μεμονωμένες εκθέσεις διατίθενται στη διεύθυνση: 2. ΙΣΤΟΡΙΚΟ ΤΟΥ ΦΑΚΕΛΟΥ 2.1. Εξέταση συστημάτων Ο κανονισμός 882/2004 προβλέπει ένα σύστημα διαχείρισης όσον αφορά τη διενέργεια επίσημων ελέγχων, το οποίο καθορίζει τις απαιτήσεις που οφείλουν να πληρούν τα διάφορα στοιχεία του εν λόγω συστήματος διαχείρισης, ώστε οι διενεργούμενοι έλεγχοι να είναι σταθερά υψηλής ποιότητας. Τυχόν ελλείψεις ή εσφαλμένη εφαρμογή βασικών στοιχείων του εν λόγω συστήματος διαχείρισης ενδέχεται να οδηγήσουν σε μη συμμόρφωση με τη νομοθεσία της ΕΕ, όπως αυτή προβλέπεται, μεταξύ άλλων, για τις εξετάσεις του ΓΤΚΘ. Η προσέγγιση της «εξέτασης συστημάτων» θέτει στο επίκεντρο και εξετάζει τα εν λόγω βασικά στοιχεία των επίσημων συστημάτων διαχείρισης ελέγχου. Η εξέταση συστημάτων έχει τους εξής στόχους: να εξετάζει τη λειτουργία επιλεγμένων «οριζόντιων» στοιχείων συστημάτων ελέγχου σε όλα τα κράτη μέλη της ΕΕ, όπως των διαδικασιών για την επαλήθευση της αποτελεσματικότητας των επίσημων ελέγχων 1 2 Κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 882/2004 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 29ης Απριλίου 2004, για τη διενέργεια επισήμων ελέγχων της συμμόρφωσης προς τη νομοθεσία περί ζωοτροφών και τροφίμων και προς τους κανόνες για την υγεία και την καλή διαβίωση των ζώων, ΕΕ L 165 της , σ. 1, όπως διορθώθηκε και αναδημοσιεύτηκε στην ΕΕ L 191 της , σ. 1. Η παράγραφος 1 που αναφέρεται παραπάνω είναι το άρθρο 8 παράγραφος 1 του κανονισμού, στην οποία αναφέρονται τα εξής: «Οι αρμόδιες αρχές διενεργούν επισήμους ελέγχους σύμφωνα με τεκμηριωμένες διαδικασίες. Οι διαδικασίες αυτές περιλαμβάνουν πληροφορίες και οδηγίες για το προσωπικό που διεξάγει τους επισήμους ελέγχους, συμπεριλαμβανομένων, μεταξύ άλλων, των τομέων που αναφέρονται στο παράρτημα II κεφάλαιο II».

3 να αναδεικνύει καλές πρακτικές καθώς και δυσκολίες που προκύπτουν κατά την εφαρμογή τους να προάγει και να συμβάλλει σε μια συνεκτική προσέγγιση της διαχείρισης συστημάτων επίσημων ελέγχων σε όλη την ΕΕ, χωρίς να επιβαρύνονται υπερβολικά τα κράτη μέλη να συμβάλλει σε μια προσέγγιση των εξετάσεων του ΓΤΚΘ που θα βασίζεται στα συστήματα να διευρύνει τη βάση γνώσεων του ΓΤΚΘ για κάθε κράτος μέλος, συνεισφέροντας έτσι χρήσιμο πρόσθετο υλικό στη διαδικασία ιεράρχησης των μελλοντικών εξετάσεων του ΓΤΚΘ να παρέχει χρήσιμα γενικά ενημερωτικά στοιχεία σε άλλες ομάδες εξέτασης του ΓΤΚΘ σχετικά με τη συνολική πρόοδο που έχει σημειωθεί από το κράτος μέλος στο θέμα της λειτουργίας των επιλεγμένων στοιχείων του συστήματος διαχείρισης ελέγχου. Το μοντέλο για την εξέταση συστημάτων περιλαμβάνει μια αρχική φάση ανάλυσης βάσει εγγράφων [συμπεριλαμβανομένης επισκόπησης των πολυετών εθνικών σχεδίων ελέγχου (ΠΕΣΕ), των ετήσιων εκθέσεων των κρατών μελών, των εκθέσεων και των προφίλ ανά χώρα του ΓΤΚΘ, καθώς και άλλων σχετικών πληροφοριών], που ακολουθείται από μια σύντομη και στοχευμένη σειρά εξετάσεων σε δείγμα κρατών μελών για κάθε επιλεγμένο θέμα, με σκοπό την εξαγωγή έγκυρων γενικών συμπερασμάτων και, κατά περίπτωση, την έκδοση συστάσεων που να αφορούν όλα τα κράτη μέλη Επιλογή στόχου για την παρούσα σειρά αποστολών και εξετάσεων Ο κανονισμός 882/2004 καθορίζει μια σειρά γενικών απαιτήσεων για τη λειτουργία των συστημάτων ελέγχων, όπως, μεταξύ άλλων, στο άρθρο 8 παράγραφος 3 αναφορικά με τις διαδικασίες ελέγχου και επαλήθευσης. Οι επίσημοι έλεγχοι πρέπει να διενεργούνται ομοιόμορφα και να είναι σταθερά υψηλής ποιότητας. Προκειμένου να διασφαλίζεται αυτό, πρέπει: α) οι έλεγχοι να διενεργούνται σύμφωνα με τεκμηριωμένες διαδικασίες, και β) τα κράτη μέλη να έχουν θεσπίσει διαδικασίες που να επαληθεύουν ότι οι έλεγχοι είναι αποτελεσματικοί και να τους διορθώνουν όταν διαπιστώνονται αδυναμίες, μέσω, μεταξύ άλλων, της επικαιροποίησης των διαδικασιών ελέγχου και/ή της τεκμηρίωσης. Η απαίτηση «επαλήθευσης» ανακύπτει ως ζήτημα σχεδόν σε όλες τις εκθέσεις του ΓΤΚΘ, για όλα τα κράτη μέλη, τις περισσότερες φορές όμως ως «επαλήθευση της συμμόρφωσης με τις προγραμματισμένες ρυθμίσεις» και λιγότερα συχνά ως «επαλήθευση της αποτελεσματικότητας των επίσημων ελέγχων».

4 Η διερεύνηση του εν λόγω θέματος στο πλαίσιο των γενικών εξετάσεων παρακολούθησης του ΓΤΚΘ καθώς και των ετήσιων εκθέσεων των κρατών μελών του άρθρου 44 του κανονισμού 882/2004 κατέδειξαν ότι μολονότι οι αρμόδιες κεντρικές αρχές συλλέγουν στοιχεία από τους διενεργηθέντες επίσημους ελέγχους και από τα αποτελέσματα των εν λόγω ελέγχων, η διενέργεια διαρκούς αξιολόγησης των εν λόγω στοιχείων με σκοπό να εκτιμηθεί πόσο αποτελεσματικοί είναι οι επίσημοι έλεγχοι είναι περιορισμένη. Στις ετήσιες εκθέσεις των κρατών μελών, ο βαθμός αξιολόγησης, όσον αφορά την αποτελεσματικότητα των διενεργηθέντων επίσημων ελέγχων, ποικίλλει σε πολύ μεγάλο βαθμό. Λαμβανομένων υπόψη των παραπάνω καθώς και της σημασίας που έχει η ομοιομορφία και η σταθερά υψηλή ποιότητα των ελέγχων, αποφασίστηκε να επικεντρωθεί η παρούσα σειρά αποστολών και ελέγχων στις διαδικασίες που αποσκοπούν στην επαλήθευση της αποτελεσματικότητας των επίσημων ελέγχων. Κατά τον χρόνο διεξαγωγής της σειράς αποστολών και εξετάσεων, το ζήτημα της εξέτασης της αποτελεσματικότητας των επίσημων ελέγχων βρισκόταν υπό εξέταση από μια υποομάδα του δικτύου εμπειρογνωμόνων των κρατών μελών για τα εθνικά συστήματα εξέτασης (ΕΣΕ), υπό την αιγίδα του ΓΤΚΘ. Οι εν λόγω εργασίες συνεχίζονται ακόμα, μολονότι ορισμένα προκαταρκτικά αποτελέσματα έχουν γνωστοποιηθεί σε μέλη του δικτύου και μπορούν ήδη να συνεκτιμηθούν, μαζί με την παρούσα έκθεση, στο πλαίσιο της περαιτέρω μελέτης που απαιτείται αναφορικά με τους τρόπους εκπλήρωσης των υποχρεώσεων του άρθρου 8 παράγραφος 3 του κανονισμού. 3. ΝΟΜΙΚΕΣ ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ ΚΑΙ ΠΛΑΙΣΙΟ Ο κανονισμός 882/2004 προβλέπει αρκετές υποχρεώσεις για τις αρμόδιες αρχές προκειμένου αυτές να αναλάβουν δράσεις που αποσκοπούν στη διασφάλιση, μεταξύ άλλων, της αποτελεσματικότητας των επίσημων ελέγχων. Στις υποχρεώσεις αυτές περιλαμβάνονται: Άρθρο 4 2. Οι αρμόδιες αρχές μεριμνούν: α) για την αποτελεσματικότητα και την καταλληλότητα των επισήμων ελέγχων των ζώντων ζώων, των ζωοτροφών και των τροφίμων σε όλα τα στάδια της παραγωγής, της μεταποίησης και της διανομής, καθώς και της χρήσης των ζωοτροφών.. 4. Οι αρμόδιες αρχές διασφαλίζουν την αμεροληψία, την ποιότητα και τη συνοχή των επισήμων ελέγχων σε όλα τα επίπεδα στα οποία λειτουργούν. Τα κριτήρια που απαριθμούνται στην παράγραφο 2 πρέπει να τηρούνται στο ακέραιο από κάθε αρχή στην οποία μεταβιβάζεται η αρμοδιότητα της διενέργειας επισήμων ελέγχων. Επιπλέον, το άρθρο 8 του κανονισμού υποχρεώνει τις αρμόδιες αρχές να διενεργούν επίσημους ελέγχους σύμφωνα με τεκμηριωμένες διαδικασίες και να θεσπίσουν διαδικασίες για να επαληθεύουν την αποτελεσματικότητα των εν λόγω ελέγχων και να λαμβάνουν

5 διορθωτικά μέτρα για την αντιμετώπιση αδυναμιών στους επίσημους ελέγχους, κατά περίπτωση: Άρθρο 8 Διαδικασίες ελέγχου και επαλήθευσης 1. Οι αρμόδιες αρχές διενεργούν επισήμους ελέγχους σύμφωνα με τεκμηριωμένες διαδικασίες. Οι διαδικασίες αυτές περιλαμβάνουν πληροφορίες και οδηγίες για το προσωπικό που διεξάγει τους επισήμους ελέγχους, συμπεριλαμβανομένων, μεταξύ άλλων, των τομέων που αναφέρονται στο παράρτημα II κεφάλαιο II. 2. Τα κράτη μέλη εξασφαλίζουν ότι διαθέτουν νομικές διαδικασίες που επιτρέπουν στο προσωπικό των αρμόδιων αρχών να έχει πρόσβαση στα κτίρια και την τεκμηρίωση των υπεύθυνων επιχειρήσεων ζωοτροφών και τροφίμων, ώστε να είναι σε θέση να εκπληρώνει τα καθήκοντά του δεόντως. 3. Οι αρμόδιες αρχές θεσπίζουν διαδικασίες προκειμένου: α) να επαληθεύουν την αποτελεσματικότητα των επισήμων ελέγχων που διεξάγουν και β) να διασφαλίζουν ότι λαμβάνονται διορθωτικά μέτρα όταν απαιτείται και ότι οι τεκμηριωμένες διαδικασίες που αναφέρονται στην παράγραφο 1 ενημερώνονται δεόντως. Στον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 882/2004 δεν παρατίθεται ορισμός της αποτελεσματικότητας. Η υποομάδα του δικτύου των κρατών μελών σε θέματα ΕΣΕ χρησιμοποιεί τον ακόλουθο ορισμό για τους σκοπούς της εξέτασης της αποτελεσματικότητας των επίσημων ελέγχων: Αποτελεσματικότητα: ο βαθμός κατά τον οποίον οι επίσημοι έλεγχοι παραγάγουν ένα (ηθελημένο) αποτέλεσμα και/ή επιτυγχάνουν έναν στόχο. Εν προκειμένω, οι στόχοι είναι αυτοί που προβλέπονται στον κανονισμό 822/2004. Η αποτελεσματικότητα δεν πρέπει να συγχέεται με την αποδοτικότητα, η οποία χρησιμοποιείται κανονικά όταν θέλουμε να αναφερθούμε στον λόγο εισροών-εκροών, δηλ. του κόστους και/ή των πόρων που απαιτούνται για να επιτευχθεί ένα αποτέλεσμα. Όπως φαίνεται, η ακρίβεια του ορισμού που επέλεξε η υποομάδα εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τη σημασία που αποδίδεται στην έννοια των «στόχων» και στο επίπεδο στο οποίο τίθενται οι στόχοι. Επομένως, ο ορισμός αποτελεί μεν καλό σημείο εκκίνησης για τη διάρθρωση της μελέτης και της εξέτασης του ζητήματος διαρθρωθεί ο προβληματισμός και οι συζητήσεις επί του θέματος, ωστόσο δεν παρέχει συγκεκριμένες κατευθύνσεις για τον τρόπο με τον οποίο θα πρέπει η αναθέτουσα αρχή να οργανώνει τις δραστηριότητές της όσον αφορά την επαλήθευση. Οι τρέχουσες εργασίες, σε συνδυασμό με την παρούσα έκθεση, επιδιώκουν να συνδράμουν τις προσπάθειες που καταβάλλουν τα κράτη μέλη για να καταστήσουν τον παραπάνω ορισμό πιο συγκεκριμένο και κατάλληλο για τους συγκεκριμένους στόχους που προβλέπει για τους επίσημους ελέγχους ο κανονισμός 882/2004. Το άρθρο 8 παράγραφος 3 στοιχείο α) δεν ορίζει πώς θα πρέπει να επαληθεύεται η αποτελεσματικότητα των επίσημων ελέγχων: προς το παρόν δεν υπάρχει καθορισμένος

6 κατάλογος ή πρότυπο που να καλύπτει όλες τις πιθανές/επιτρεπόμενες διαδικασίες επαλήθευσης της αποτελεσματικότητας των επίσημων ελέγχων. Οι διαδικασίες για την επαλήθευση της αποτελεσματικότητας των ελέγχων μπορούν να εφαρμόζονται σε επίπεδο μεμονωμένων ελέγχων, σε επίπεδο αξιολόγησης σειράς επίσημων ελέγχων ή σε επίπεδο αξιολόγησης συστήματος επίσημων ελέγχων σε έναν ή περισσότερους τομείς. Επομένως, η επαλήθευση της αποτελεσματικότητας των επίσημων ελέγχων μπορεί να πραγματοποιηθεί σε τοπικό, περιφερειακό και/ή κεντρικό επίπεδο, και η εν λόγω επαλήθευση μπορεί να διενεργηθεί σε πραγματικό χρόνο, π.χ. μέσω επιτόπιων αξιολογήσεων, ή εκ των υστέρων, μέσω της αξιολόγησης των στοιχείων του ελέγχου ή άλλων στοιχείων Τι δεν είναι η «επαλήθευση της αποτελεσματικότητας» Ο γενικός ορισμός στον οποίο κατέληξε η υποομάδα του δικτύου των κρατών μελών σε θέματα ΕΣΕ ορθώς κάνει διάκριση μεταξύ αποτελεσματικότητας και αποδοτικότητας. Για τους σκοπούς της παρούσας σειράς αποστολών και εξετάσεων, είναι επίσης αναγκαίο να γίνεται διάκριση μεταξύ της επαλήθευσης της συμμόρφωσης με τις προγραμματισμένες ρυθμίσεις που διέπουν τους επίσημους ελέγχους και της επαλήθευσης της αποτελεσματικότητας των εν λόγω ελέγχων. Θεωρήθηκε ότι η επαλήθευση της συμμόρφωσης με τις προγραμματισμένες ρυθμίσεις συνίσταται στην επαλήθευση του κατά πόσο: καταρτίστηκαν σχέδια ελέγχου (όπως ΠΕΣΕ και επιχειρησιακά σχέδια, λειτουργικά σχέδια και/ή τα σχέδια παρακολούθησης/επιτήρησης) με σκοπό την εφαρμογή των σχετικών νομικών απαιτήσεων και οι σχετικές πολιτικές, στρατηγικές, διαδικασίες και κατευθυντήριες γραμμές εφαρμόστηκαν όπως είχε προγραμματιστεί από την αρμόδια αρχή. Ως εκ τούτου, η συμμόρφωση με τις προγραμματισμένες ρυθμίσεις δεν θεωρείται ισοδύναμη με την επαλήθευση της αποτελεσματικότητας των εν λόγω ρυθμίσεων. Ωστόσο, η επαλήθευση της συμμόρφωσης με τις προγραμματισμένες ρυθμίσεις (δηλ. η επαλήθευση του κατά πόσο οι επίσημοι έλεγχοι διενεργούνται στην προβλεπόμενη συχνότητα και με τον προβλεπόμενο τρόπο) θα αποτελούσε τμήμα της διαδικασίας που θα είχε ως απώτερο στόχο την επαλήθευση της αποτελεσματικότητας των εν λόγω προγραμματισμένων ρυθμίσεων (δηλ. την επαλήθευση του κατά πόσο οι επίσημοι έλεγχοι ήταν αποτελεσματικοί στο να εντοπίζουν ελλείψεις και να διασφαλίζουν ότι εφαρμόζονται τα κατάλληλα διορθωτικά μέτρα), δεδομένου ότι μια προγραμματισμένη ρύθμιση που δεν έχει εφαρμοστεί στην πράξη δεν μπορεί να είναι αποτελεσματική. Η επαλήθευση της συμμόρφωσης με τις προγραμματισμένες ρυθμίσεις είναι αναγκαία αλλά όχι ικανή συνθήκη όσον αφορά την τήρηση της απαίτησης του άρθρου 8 παράγραφος 3. Η εξέταση των συστημάτων επίσημων ελέγχων (άρθρο 4 παράγραφος 6) και η επαλήθευση της αποτελεσματικότητας των επίσημων ελέγχων [άρθρο 8 παράγραφος 3 στοιχείο α)] αποτελούν διακριτές και ξεχωριστές απαιτήσεις του κανονισμού 822/2004. Για τους

7 σκοπούς της παρούσας σειράς αποστολών και εξετάσεων χρησιμοποιήθηκε η ακόλουθη προσέγγιση: Η εξέταση αποτελεί μια περιστασιακή αξιολόγηση του συστήματος (ή, ενδεχομένως, τμήματος αυτού) από ανεξάρτητο τρίτο. Οι εξετάσεις του άρθρου 4 παράγραφος 6 μπορούν να συμβάλλουν στην επαλήθευση της αποτελεσματικότητας των επίσημων ελέγχων που προβλέπει το άρθρο 8 παράγραφος 3 στοιχείο α), αλλά δεν επαρκούν από μόνες τους για τον εν λόγω σκοπό. Η επαλήθευση της αποτελεσματικότητας συνιστά μια συνεχή εκτίμηση συγκεκριμένων δραστηριοτήτων/διαδικασιών (που μπορεί να περιλαμβάνουν και επιτόπιες συνιστώσες) με γνώμονα την αποτελεσματικότητα. Η επαλήθευση της αποτελεσματικότητας [άρθρο 8 παράγραφος 3 στοιχείο α)] εμπίπτει στις τακτικές διαχειριστικές αρμοδιότητες της αρμόδιας αρχής (δηλ. δεν απαιτείται ξεχωριστή δομή λειτουργικά ανεξάρτητη από αυτή που διενεργεί τους ελέγχους). Ο βαθμός στον οποίο λαμβάνεται υπόψη η αποτελεσματικότητα των επίσημων ελέγχων από το ΕΣΕ ποικίλλει μεταξύ των κρατών μελών και των αρμόδιων αρχών. 4. ΚΥΡΙΑ ΖΗΤΗΜΑΤΑ ΠΟΥ ΠΡΟΕΚΥΨΑΝ ΑΠΟ ΤΗ ΣΕΙΡΑ ΑΠΟΣΤΟΛΩΝ ΚΑΙ ΕΞΕΤΑΣΕΩΝ 4.1. Γενικά συμπεράσματα Όλα τα κράτη μέλη που συμμετείχαν στη σειρά αποστολών και εξετάσεων είχαν θεσπίσει ορισμένα μέτρα που μπορούσαν να δώσουν μια ένδειξη της αποτελεσματικότητας των επίσημων ελέγχων και κατέδειξαν ότι ήταν σε θέση να λάβουν διορθωτικά μέτρα, μέσω της τροποποίησης των τεκμηριωμένων διαδικασιών ή με άλλα μέσα, όπως την κατάρτιση του προσωπικού ή την τροποποίηση των πολιτικών εφαρμογής ή της νομοθεσίας, όταν διαπιστώνονταν προβλήματα που υπονόμευαν την αποτελεσματικότητα των επίσημων ελέγχων. Υπήρχαν διαφοροποιήσεις, τόσο ανάμεσα στα κράτη μέλη όσο και ανάμεσα σε διαφορετικές αρμόδιες αρχές εντός των κρατών μελών, όσον αφορά τον βαθμό τυποποίησης και τη φύση και το πεδίο εφαρμογής των εν λόγω δραστηριοτήτων επαλήθευσης. Οι εν λόγω διαφοροποιήσεις δεν μαρτυρούν κατ ανάγκη αδυναμία συμμόρφωσης με τις απαιτήσεις του άρθρου 8 παράγραφος 3, αλλά, σε πολλές περιπτώσεις, οφείλονταν σε διαφοροποιητικούς παράγοντες, όπως το μέγεθος της αρμόδιας αρχής και η φύση των ελέγχων που είχαν διενεργηθεί (εξονυχιστικοί έλεγχοι από τη μια, και, από την άλλη, έλεγχοι όπου ήταν σημαντική η επιλογή με γνώμονα τον κίνδυνο και οι έλεγχοι ήταν λιγότερο εξονυχιστικοί), παράγοντες που καθόρισαν ποια μέτρα ήταν τα πλέον κατάλληλα να ληφθούν ώστε να υπάρξει συμμόρφωση. Ορισμένες αρμόδιες αρχές που συμμετείχαν στις συναντήσεις θεώρησαν ότι ο καθορισμός και η μέτρηση της αποτελεσματικότητας των επίσημων ελέγχων αποτέλεσε σημαντική πρόκληση. Διαπιστώθηκε ότι σε πολλές αρμόδιες αρχές οι συζητήσεις σχετικά με τη μέτρηση της αποτελεσματικότητας και, ειδικότερα, τις διαδικασίες εκτέλεσης του άρθρου 8 παράγραφος 3 στοιχείο α) ήταν έντονες και συνεχείς,

8 ενώ αναμένονταν περαιτέρω εξελίξεις σε αυτόν τον τομέα. Αρκετές αρμόδιες αρχές ανέθεσαν σε εξωτερικούς φορείς την εξέταση του θέματος αυτού, όπως και άλλων θεμάτων. Οι ελεγκτές του ΓΤΚΘ θεώρησαν πολύ σημαντικά αυτά τα στοιχεία που δείχνουν δέσμευση υπέρ της διαρκούς βελτίωσης, ιδίως ενόψει της έλλειψης προδιαγεγραμμένου ή γενικώς αποδεχτού προτύπου ή δεικτών επιδόσεων για τη μέτρηση της αποτελεσματικότητας των επίσημων ελέγχων. Μια από τις προκλήσεις τόσο για τους ελεγκτές του ΓΤΚΘ όσο και τις αρμόδιες αρχές που αποτέλεσε αντικείμενο της σειράς αποστολών και εξετάσεων ήταν ότι οι δράσεις και οι διαδικασίες που συμβάλλουν στην επαλήθευση της αποτελεσματικότητας των επίσημων ελέγχων δεν προσδιορίζονται πάντα ρητώς ως τέτοιες, ή οι αρμόδιες αρχές δεν τις θεωρούν δράσεις που αποσκοπούν στην εφαρμογή του άρθρου 8 παράγραφος 3, αλλά συνήθως εντάσσονται σε άλλες δραστηριότητες, όπως η ανάπτυξη εθνικών σχεδίων για τους επίσημους ελέγχους ή τα καθημερινά τακτικά διαχειριστικά καθήκοντα. Ορισμένες αρμόδιες αρχές έκαναν μνεία στον κύκλο ΣΠΕΔ (Σχέδιο, Πράξη, Έλεγχος, Δράση), και ιδίως σε ένα υπόδειγμα που είχαν αναπτύξει οι ομάδες του δικτύου των κρατών μελών, το οποίο συνδέει τα στάδια αυτού του κύκλου με ορισμένες οριζόντιες απαιτήσεις του κανονισμού 882/2004. Οι απαιτήσεις του άρθρου 8 παράγραφος 3 στοιχεία α) και β) μπορεί να θεωρηθούν ότι αντιστοιχούν στο τρίτο και τέταρτο στάδιο του κύκλου ΣΠΕΔ (Σχέδιο, Πράξη, Έλεγχος, Δράση), ο οποίος απεικονίζεται στο παρακάτω διάγραμμα: Πράξη (εξέταση) Αλυσίδα ζωοτροφών και τροφίμων, και λοιπά π.χ. επιστημονικές πληροφορίες, αρθρ. 31 (καταχώριση και έγκριση) Άρθ. 42 παρ. 1 στοιχ. β) Τακτική ενημέρωση Άρθ. 42 παρ. 3 στοιχ. β) Εμφάνιση νέων Άρθ. 42 παρ. 3 στοιχ. δ) Αποτελέσματα ελέγχων Άρθ. 42 παρ. 3 στοιχ. ζ) Επιστημονικά ευρήματα 44 Σχέδιο Άρθ. 4 παρ. 6 λαμβάνουν κατάλληλα μετρά ανάλογα με αυτά τα αποτελέσματα Άρθ. 4 παρ. 2 στοιχ. α) Εξασφαλίζουν την αποτελεσματικότητα και την καταλληλότητα των επισήμων ελέγχων Άρθ. 8 παρ. 3 στοιχ. β) Διορθωτικά μέτρα και ενημέρωση τεκμηρ. διαδικασιών Άρθ. 31 Ιεράρχηση βάσει των κινδύνων Άρθ. 3 παρ. 3 Κάθε διαδικασία, υλικό, δραστηριότητα ή ενέργεια Συντονισμός Άρθ. 4 παρ. 3: μεταξύ ΑΑ Άρθ. 4 παρ. 5: εντός των ΑΑ Άρθ. 5 παρ. 2 στοιχ. στ): με εξουσιοδοτημένο φορέα ελέγχου Άρθ. 6: κατάρτιση Άρθ. 8 παρ. 1: διαδικασίες Άρθ. 30: πιστοποίηση Στρατηγικοί στόχοι Άρθ. 8.1 Άρθ. 6 Άρθ. 10 Μέθοδοι και τεχνικές ΠΕΣΕ Άρθ. 42 παρ. 2 στοιχ. β) Κατάταξη σε κατηγορίες Δράση (εφαρμογή) Άρθ. 54 Ενέργειες σε περίπτωση μη συμμόρφωσης Άρθ. 55 Κυρώσεις Ετήσια έκθεση Άρθ. 44 παρ. 1 Αποτελέσματα ελέγχων Τυχόν τροποποιήσεις του ΠΕΣΕ 9 Άρθ. 4 παρ. 6 Διενεργούν εξετάσεις Άρθ. 4 παρ. 2 στοιχ. α) Μεριμνούν για την αποτελεσματικότητα και καταλληλότητα των επισήμων ελέγχων Άρθ. 8 παρ. 3 στοιχ. α) Επαληθεύουν την αποτελεσματικότητα των ελέγχων Άρθ. 5 παρ. 3 Οργανώνουν εξετάσεις ή επιθεωρήσεις των φορέων ελέγχου Έλεγχος (εποπτεία, εξετάσεις) Άρθ. 9 παρ. 2 Εκθέσεις Περιλαμβάνουν Περιγραφή -Σκοπού -Μεθόδων -Αποτελεσμάτων -Μέτρων ΣΠΕΔ

9 Στην περίπτωση αρμόδιων αρχών που χρησιμοποιούν συστήματα διαχείρισης ποιότητας, διαπιστώθηκε ότι ορισμένες διαδικασίες που διαθέτουν στο πλαίσιο της εφαρμογής του συστήματος διαχείρισης ποιότητας επίσης συμβάλλουν στην τήρηση των απαιτήσεων του άρθρου 8 παράγραφος 3. Ειδικότερα, πρόσφορες αποδείχτηκαν οι διαδικασίες των συστημάτων διαχείρισης ποιότητας που αφορούσαν την εποπτεία, τα διορθωτικά μέτρα και τον έλεγχο σε επίπεδο διαχείρισης Συμπεράσματα όσον αφορά τις διαδικασίες για την επαλήθευση της αποτελεσματικότητας των προγραμμάτων ελέγχου ή μια σειράς επίσημων ελέγχων Μολονότι, όπως αναφέρθηκε παραπάνω, οι περισσότερες αρμόδιες αρχές δεν διαθέτουν συνολικές, τυποποιημένες ρυθμίσεις για την επαλήθευση της αποτελεσματικότητας των επίσημων ελέγχων, όλα τα κράτη μέλη στα όποια πραγματοποιήθηκε επίσκεψη είχαν θεσπίσει διαδικασίες προκειμένου κατά την ανάπτυξη των επόμενων προγραμμάτων να λαμβάνονται υπόψη τα αποτελέσματα των προηγούμενων επίσημων ελέγχων, καθώς και η ανατροφοδότηση από την εφαρμογή των εν λόγω προγραμμάτων στην πράξη, αλλά και τα αποτελέσματα των εξετάσεων και των εσωτερικών δοκιμών εποπτείας. Ο βαθμός ανάπτυξης αυτών των διεργασιών καθώς και οι δυνατότητες ανάλυσης των στοιχείων των επίσημων ελέγχων διέφερε μεταξύ των αρμόδιων αρχών. Ορισμένες αρμόδιες αρχές που συμμετείχαν στις συναντήσεις διέθεταν πολύ καλά ανεπτυγμένα εργαλεία ΤΠ που χρησιμοποιήθηκαν σε μεγάλο βαθμό για την παρακολούθηση της εφαρμογής και των αποτελεσμάτων των επίσημων ελέγχων, και μπορούσαν να χρησιμοποιηθούν για την επαλήθευση της αποτελεσματικότητας των επίσημων ελέγχων. Ορισμένες ΑΚΑ που συμμετείχαν στις συναντήσεις παρακολούθησαν το αποτέλεσμα των τομέων πολιτικής χρησιμοποιώντας δείκτες επιπτώσεων για την παρακολούθηση των τάσεων σε βάθος χρόνου. Τέτοια παραδείγματα αποτελούν τα «βαρόμετρα» για τα τρόφιμα και την υγεία των ζώων και των φυτών που χρησιμοποιεί η ομοσπονδιακή υπηρεσία του Βελγίου για την ασφάλεια της διατροφικής αλυσίδας (FASFC). Το εν λόγω εργαλείο ανέπτυξε ομάδα εργασίας της επιστημονικής επιτροπής της FASFC, σε συνεργασία με τη διαχειριστική και συμβουλευτική επιτροπή της FASFC, βάσει του μοντέλου «Pressure State Response» (Πίεση Κατάσταση Απόκριση), που ανέπτυξε τη δεκαετία του 1980 ο Οργανισμός Οικονομικής Συνεργασίας και Ανάπτυξης (ΟΟΣΑ) για την ταξινόμηση περιβαλλοντικών δεικτών, την ενσωμάτωση, βαθμολόγηση και κατάταξη των πληροφοριών κατά μήκος της διατροφικής αλυσίδας. διαδικασία που κατέστησε δυνατή την επιλογή και ιεράρχηση μετρήσιμων δεικτών (30 δείκτες για το «Βαρόμετρο των τροφίμων», 12 δείκτες για το «Βαρόμετρο της υγείας των ζώων» και 13 δείκτες για το «Βαρόμετρο της υγείας των φυτών». Τα εν λόγω εργαλεία δίνουν ορισμένες ενδείξεις για το αποτέλεσμα της συνολικής πολιτικής για τα τρόφιμα κατά την περίοδο αναφοράς, αλλά δεν μπορούν να μετρήσουν την αποτελεσματικότητα των επίσημων ελέγχων ως εργαλείου εφαρμογής παρά μόνο έμμεσα. Η ομάδα εξέτασης επισήμανε ότι αυτά τα εργαλεία χρησιμοποιούνται επίσης ως εργαλείο επικοινωνίας με τους βασικούς ενδιαφερομένους. Το παραπάνω παράδειγμα συνδέεται με το ζήτημα που αναφέρεται στο τμήμα 3 σχετικά με τον ορισμό της αποτελεσματικότητας και το επίπεδο στο οποίο ορίζονται οι υποκείμενοι στόχοι. Πράγματι, μία από τις δυσκολίες για τη μέτρηση της αποτελεσματικότητας

10 συνίστατο στο γεγονός ότι, στις περισσότερες περιπτώσεις, οι στόχοι που είχαν τεθεί στο πλαίσιο των ΠΕΣΕ είχαν ευρύ και γενικό χαρακτήρα με αποτέλεσμα η μέτρηση του βαθμού επίτευξής τους να μην είναι εφικτή ή να έχει μικρή σημασία για τους σκοπούς της εκτίμησης της αποτελεσματικότητας των επίσημων ελέγχων ως εργαλείου εφαρμογής. Στις περισσότερες περιπτώσεις, οι αρμόδιες αρχές ανέπτυξαν πιο συγκεκριμένους επιχειρησιακούς στόχους, η επίτευξη των οποίων μπορούσε να μετρηθεί. Στη Δανία, για παράδειγμα, στο πλαίσιο του επιδιωκόμενου αποτελέσματος του «χάρτη στρατηγικής» για το 2012 για «διατήρηση της κτηνιατρικής κατάστασης σε υψηλό επίπεδο και τη βελτίωση της καλής διαβίωσης των ζώων», επιτεύχθηκαν οι στόχοι των κύριων δεικτών επιδόσεων που αφορούσαν τη μείωση του επιπέδου χρήσης αντιβιοτικών κατά 8% καθώς και τη διασφάλιση μηδενικών εμπορικών περιορισμών για λόγους νόσων των ζώων. Στους κύριους δείκτες επιδόσεων για αποτελέσματα/συνέπειες που σχετίζονται με τη βελτίωση της ασφάλειας τροφίμων συγκαταλέγονται ποσοτικοί δείκτες επιδόσεων για: μείωση του αριθμού κρουσμάτων ανθρώπινων νόσων που προκλήθηκαν από σαλμονέλα και καμπυλοβακτηρίδιο, όπου οι στόχοι επιτεύχθηκαν για τη σαλμονέλα αλλά όχι για το καμπυλοβακτηρίδιο συμμόρφωση των υπευθύνων επιχειρήσεων ζωοτροφών μετά από επιθεωρήσεις παρακολούθησης (75%), όπου ο στόχος επιτεύχθηκε το 2012 ανάκληση μη ασφαλών τροφίμων, όπου ο στόχος επιτεύχθηκε. Και πάλι, μολονότι οι επιλεγέντες δείκτες είναι, βεβαίως, πάρα πολύ σημαντικοί και ουσιαστικοί όσον αφορά την αξιολόγηση των αποτελεσμάτων των πολιτικών για την ασφάλεια των τροφίμων, δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν άμεσα για την επαλήθευση του κατά πόσο μεμονωμένοι έλεγχοι ή συγκεκριμένες σειρές επίσημων ελέγχων είναι αποτελεσματικές. Ωστόσο, οι περισσότερες αρμόδιες αρχές ανέφεραν δυσκολίες όσον αφορά τον προσδιορισμό των κατάλληλων στόχων/δεικτών, οι οποίες αφορούσαν περισσότερο την αποτελεσματικότητα παρά την αποδοτικότητα ή τη συμμόρφωση με τις προγραμματισμένες ρυθμίσεις. Οι ομάδες εξέτασης του ΓΤΚΘ επισήμαναν τη χρήση «τμηματικών» ή «αντιπροσωπευτικών» δεικτών, όπως: έναν δείκτη που μετρά την πυκνότητα των επισκέψεων ελέγχου μετά τη διαπίστωση μη συμμόρφωσης εκ μέρους των υπευθύνων επιχειρήσεων τροφίμων, για τις οποίες έχει καθοριστεί ένας στόχος έναν δείκτη που μετρά τον βαθμό χρήσης νέου διοικητικού μέτρου όσον αφορά την επιβολή κυρώσεων για τη μη συμμόρφωση (που θεωρείται από τις ΑΚΑ ότι επιφέρει μικρότερη επιβάρυνση ως διαδικασία από ό,τι η προσφυγή στη δικαστική οδό). Και εδώ έχει καθοριστεί στόχος

11 έναν δείκτη που παρακολουθεί τις τάσεις ορισμένων τύπων μη συμμόρφωσης σε έναν τομέα, μετρώντας κατά πόσο οι έλεγχοι πέτυχαν να μειώσουν την τάση σε βάθος χρόνου. Ως εκ τούτου, στις περισσότερες ΑΚΑ στα περισσότερα κράτη μέλη όπου πραγματοποιήθηκε επίσκεψη, η πλειονότητα των στόχων και δεικτών αφορούσαν περισσότερο τη διενέργεια προγραμματισμένων ελέγχων (δηλ. την επαλήθευση της συμμόρφωσης με τις προγραμματισμένες ρυθμίσεις), παρά την αποτελεσματικότητα των εν λόγω ελέγχων. Σε ορισμένα κράτη μέλη, στο πλαίσιο μιας πιο ειδικής και επιχειρησιακής προσέγγισης χρησιμοποιούνται συστήματα ΤΠ που παρέχουν τη δυνατότητα εποπτείας των εκθέσεων ελέγχου από τους τακτικούς τοπικούς διαχειριστές, αλλά και σε κεντρικό επίπεδο. Σε ορισμένες περιπτώσεις, το επίπεδο λεπτομέρειας ήταν τέτοιο, ώστε ήταν δυνατό να προσδιοριστούν τάσεις που αποτελούσαν ένδειξη ζητημάτων που υπονόμευαν την αποτελεσματικότητα των ελέγχων. Στα παραδείγματα που εντοπίστηκαν συγκαταλέγονται τα εξής: περιπτώσεις όπου διαπιστώθηκε ότι οι επιθεωρητές/ελεγκτές σπάνια εντόπιζαν μη συμμόρφωση με ορισμένα σημεία που περιλαμβάνονται στις εκθέσεις ελέγχου (στα οποία θα μπορούσε κανείς να αναμένει ότι θα προέκυπτε περιστασιακά μη συμμόρφωση), γεγονός που αποτελεί ένδειξη ότι οι επιθεωρητές/ελεγκτές δεν ήταν σε θέση να εντοπίζουν την εν λόγω μη συμμόρφωση. Σε αυτές τις περιπτώσεις παρασχέθηκε συμπληρωματική κατάρτιση που οδήγησε σε αύξηση των ποσοστών εντοπισμού της μη συμμόρφωσης μια περίπτωση όπου το επίπεδο λεπτομέρειας που καταγράφηκε ήταν ένδειξη ότι λαμβάνονταν λάθος δείγματα καθώς και ότι τα δείγματα δεν υποβάλλονταν εγκαίρως στα εργαστήρια. Περαιτέρω έρευνες αποκάλυψαν την ανάγκη για συμβουλευτική υποστήριξη από εμπειρογνώμονες σχετικά με τα υλικά που πρέπει να λαμβάνονται ως δείγματα, για τροποποίηση των οδηγιών που δίδονται στο προσωπικό που λαμβάνει τα δείγματα και για αλλαγές στην οργάνωση του τρόπου μεταφοράς των δειγμάτων. Σε ορισμένες μικρότερες αρμόδιες αρχές που συμμετείχαν στις συναντήσεις, τα εν λόγω προηγμένα εργαλεία ΤΠ δεν ήταν διαθέσιμα και μεγάλο μέρος τής καταγραφής δεδομένων που προκύπτουν από τους επίσημους ελέγχους βασίζονταν σε έγγραφα, περιορίζοντας έτσι τις δυνατότητες για αναλύσεις τάσεων και/ή την ανάπτυξη και χρήση δεικτών επιδόσεων. Στις περισσότερες από αυτές τις περιπτώσεις οι εργασίες συνεχίστηκαν προκειμένου να αναπτυχθούν περαιτέρω τα συστήματα ΤΠ ή να αποκτηθεί πρόσβαση σε συστήματα ΤΠ που έχουν ήδη αναπτυχθεί από άλλες αρμόδιες αρχές σε κράτη μέλη. Σε αρκετά κράτη μέλη οι ομάδες εξέτασης του ΓΤΚΘ επισήμαναν τον σημαντικό ρόλο που έπαιξε η ανατροφοδότηση που παρασχέθηκε από το τοπικό/περιφερειακό επίπεδο προς το κεντρικό επίπεδο στον εντοπισμό ζητημάτων που υπονομεύουν την αποτελεσματικότητα των επίσημων ελέγχων. Αυτού του είδους η ανατροφοδότηση

12 προέκυπτε είτε μέσω επίσημων μηχανισμών, όπως επίσημων τακτικών τεκμηριωμένων συνεδριάσεων διαχείρισης ή μέσω διαδικασιών συστημάτων διαχείρισης ποιότητας για την κοινοποίηση και αναφορά των προβλημάτων των τεκμηριωμένων διαδικασιών κ.λπ., ή, όπως συνέβαινε ιδίως σε μικρότερες αρμόδιες αρχές, μέσω άμεσων ανεπίσημων επαφών. Επισημάνθηκε ότι οι εν λόγω δυνατότητες ανατροφοδότησης, είτε επίσημες είτε ανεπίσημες, μπορούσαν να είναι πολύ αποτελεσματικές στη διασφάλιση του εντοπισμού και της επίλυσης περιπτώσεων αναποτελεσματικότητας Συμπεράσματα όσον αφορά τις διαδικασίες επαλήθευσης της αποτελεσματικότητας των μεμονωμένων ελέγχων Οι περισσότερες αρμόδιες αρχές είχαν θεσπίσει διαδικασίες που προέβλεπαν την άσκηση εποπτείας σε επίπεδο προϊσταμένων/εποπτών ή όριζαν υψηλόβαθμους επιθεωρητές για τις εκθέσεις και/ή τα δεδομένα που καταχωρίζονταν σε βάσεις δεδομένων, στο πλαίσιο των επίσημων ελέγχων. Επίσης, ορισμένες αρμόδιες αρχές προέβλεπαν την άσκηση ειδικής εποπτείας σε δράσεις που αφορούσαν τη συνέχεια που δινόταν μετά τον εντοπισμό περιπτώσεων μη συμμόρφωσης επιχειρήσεων τροφίμων. Όσον αφορά την καταγραφή περιπτώσεων μη συμμόρφωσης από επιχειρήσεις τροφίμων, μια αρμόδια αρχή ζητούσε από τους υπευθύνους να προσπαθούν να προσδιορίζουν, να κατηγοριοποιούν και να καταγράφουν τις βασικές αιτίες για τη μη συμμόρφωση, με σκοπό τη μελλοντική ανάλυση των βασικών αιτιών, ώστε να προσδιορίζονται καλύτερα τα κατάλληλα διορθωτικά μέτρα. Ορισμένες αρμόδιες αρχές ζητούσαν επίσης περιοδικούς επιτόπιους ελέγχους για τις επιδόσεις μεμονωμένων επίσημων ελέγχων. Στις περισσότερες από αυτές τις περιπτώσεις τέθηκαν στόχοι για τη συχνότητα των εν λόγω ελέγχων και τηρήθηκε αρχείο των επίσημων καταγραφών των ελέγχων καθώς και των διορθωτικών μέτρων που ενδεχομένως απαιτούνταν. Διαπιστώθηκε δυσκολία επίτευξης των στόχων (βλέπε παρακάτω). Σε άλλες αρμόδιες αρχές, η δυσκολία να γίνουν αποδεκτές οι εν λόγω διαδικασίες από το προσωπικό υψηλής εξειδίκευσης προβλήθηκε ως λόγος για τη μη απαίτηση επιτόπιων ελέγχων. Καταγράφηκαν τα ακόλουθα παραδείγματα άλλων μηχανισμών για την εξασφάλιση ενδείξεων αποτελεσματικότητας των μεμονωμένων επίσημων ελέγχων: σύγκριση του αριθμού των περιπτώσεων μη συμμόρφωσης που εντοπίστηκαν από υπευθύνους που διενεργούσαν ελέγχους μόνοι τους με τον αριθμό των κοινών ελέγχων που διενεργήθηκαν από 2 υπευθύνους σύγκριση του αριθμού των περιπτώσεων μη συμμόρφωσης που εντοπίστηκαν από υπευθύνους που διενεργούσαν ελέγχους μόνοι τους σε εγκαταστάσεις που εποπτεύονταν τακτικά από τους ίδιους με τον αριθμό των κοινών ελέγχων που διενεργήθηκαν από 2 υπευθύνους που δεν είναι συνήθως υπεύθυνοι για την εποπτεία των εγκαταστάσεων

13 περιοδικές κοινές επιθεωρήσεις όπου προσωπικό από το περιφερειακό ή το κεντρικό επίπεδο συνεργάζεται με τοπικό προσωπικό αντιπαραβολή των ποσοστών εντοπισμού περιπτώσεων μη συμμόρφωσης σε τυχαία επιλεγμένους ελέγχους με τα ποσοστά των ελέγχων που βασίζονται σε κινδύνους (ώστε να ελέγχεται η αποτελεσματικότητα της επιλογής με βάση τον κίνδυνο) Ο ρόλος των εθνικών συστημάτων ελέγχου για την εφαρμογή του άρθρου 8 παράγραφος 3 Μολονότι η περισσότερη δραστηριότητα του ΕΣΕ στα κράτη μέλη όπου πραγματοποιήθηκε επίσκεψη αποσκοπούσε στην αξιολόγηση της συμμόρφωσης με τις προσχεδιασμένες ρυθμίσεις, υπήρξαν πολυάριθμα παραδείγματα όπου τα ευρήματα και οι συστάσεις του ΕΣΕ αφορούσαν την αποτελεσματικότητα των επίσημων ελέγχων. Επιπλέον, αρκετοί ελεγκτικοί φορείς που συμμετείχαν στις συναντήσεις είχαν αρχίσει να περιλαμβάνουν την εφαρμογή του άρθρου 8 παράγραφος 3 του κανονισμού 882/2004 από τις αρμόδιες αρχές στο πεδίο της εξέτασής τους. Υποβλήθηκαν συστάσεις για την εξέταση σε σχέση με τη θέσπιση ή τη βελτίωση των διαδικασιών εφαρμογής αυτής της απαίτησης Εφαρμογή του άρθρου 8 παράγραφος 3 στοιχείο β) Όλες οι αρμόδιες αρχές που συμμετείχαν στις συναντήσεις παρείχαν τεκμήρια διορθωτικών μέτρων τα οποία έλαβαν ως απάντηση σε ζητήματα που υπονομεύουν την αποτελεσματικότητα των επίσημων ελέγχων και προκύπτουν από όλα τα είδη διαδικασιών που περιγράφονται παραπάνω. Εκτός από την επικαιροποίηση των τεκμηριωμένων διαδικασιών η οποία αναφέρεται ρητώς στο άρθρο 8 παράγραφος 3 στοιχείο β), τα περισσότερα από τα κράτη μέλη ανέφεραν την κατάρτιση του προσωπικού ως μηχανισμό διόρθωσης ορισμένων ζητημάτων που υπονομεύουν την αποτελεσματικότητα των επίσημων ελέγχων. Ως εκ τούτου, αυτά τα κράτη μέλη είχαν την τάση να θεσπίζουν μηχανισμούς για να διασφαλίζουν ότι τα αποτελέσματα των διαδικασιών επαλήθευσης της αποτελεσματικότητας των επίσημων ελέγχων λαμβάνονται υπόψη κατά την ανάπτυξη των προγραμμάτων κατάρτισης. Ένα ακόμη διορθωτικό μέτρο που αναφέρθηκε από ορισμένες αρμόδιες αρχές ήταν η διαβούλευση με εμπειρογνώμονες από σχετικούς θεσμούς (όπως φορείς εκτίμησης κινδύνου ή εθνικά εργαστήρια αναφοράς) και, σε ορισμένες περιπτώσεις, η ανάθεση ερευνών για τον προσδιορισμό αποτελεσματικότερων μέτρων ελέγχου. Σε ένα κράτος μέλος καταγράφηκε η χρήση ενός δείκτη επιδόσεων συστήματος διαχείρισης ποιότητας για τη βελτίωση των επιπέδων επίτευξης του στόχου εποπτείας των επιδόσεων των μεμονωμένων επίσημων ελέγχων.

14 4.6. Προβλήματα που αντιμετώπισαν τα κράτη μέλη κατά την εφαρμογή του άρθρου 8 παράγραφος 3 Ορισμένα κράτη μέλη επισήμαναν το πρόβλημα ότι ο καθορισμός της αποτελεσματικότητας προηγείτο της μέτρησης/επαλήθευσης, και άλλα εξέφρασαν την επιθυμία να λάβουν περαιτέρω καθοδήγηση από τις υπηρεσίες της Επιτροπής στο θέμα αυτό. Ορισμένα κράτη μέλη επισήμαναν τις δυσκολίες στη θέσπιση κατάλληλων δεικτών επιδόσεων για την αποτελεσματικότητα των επίσημων ελέγχων. Παρατηρήθηκε ότι οι περισσότερες αρμόδιες αρχές που διέθεταν συστήματα επιτόπιων ελέγχων για τις επιδόσεις μεμονωμένων επίσημων ελέγχων δυσκολεύτηκαν να επιτύχουν τον αριθμό-στόχο των ελέγχων. Στις περισσότερες περιπτώσεις αυτό αποδόθηκε σε ανεπαρκείς ανθρώπινους πόρους. 5. ΠΡΟΤΕΙΝΟΜΕΝΕΣ ΔΡΑΣΕΙΣ ΓΙΑ ΤΑ ΚΡΑΤΗ ΜΕΛΗ ΚΑΙ ΤΙΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ 5.1. Κράτη μέλη Όλα τα κράτη μέλη καλούνται να μελετήσουν τα παραπάνω συμπεράσματα και να συνεχίσουν τις προσπάθειές τους για την ανάπτυξη διαδικασιών επαλήθευσης της αποτελεσματικότητας των επίσημων ελέγχων. Ειδικότερα, τα κράτη μέλη θα πρέπει να εξετάσουν: πώς μπορούν να προσδιορίζονται και να τυποποιούνται με μεγαλύτερη σαφήνεια τα μέτρα που συμβάλλουν πραγματικά στην επαλήθευση της αποτελεσματικότητας ποιοι ορισμοί της αποτελεσματικότητας εφαρμόζονται στους επίσημους ελέγχους που διενεργούν ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος να διατυπωθούν οι επιχειρησιακοί στόχοι ώστε να διευκολυνθεί η μέτρηση της αποτελεσματικότητας των επίσημων ελέγχων πώς τα διαθέσιμα εργαλεία (όπως τα εργαλεία ΤΠ) μπορούν να χρησιμοποιούνται για να στηρίζουν τις δραστηριότητες που αποσκοπούν στην εφαρμογή του άρθρου 8 παράγραφος 3, και πώς αυτά τα εργαλεία μπορούν να αναπτυχθούν ώστε να το πράττουν με ποιο αποτελεσματικό τρόπο ποιοι δείκτες επιδόσεων μπορούν να χρησιμοποιούνται για την επαλήθευση της αποτελεσματικότητας των επίσημων ελέγχων πώς το ΕΣΕ μπορεί να συμβάλλει στην επαλήθευση της αποτελεσματικότητας των επίσημων ελέγχων.

15 5.2. Υπηρεσίες της Επιτροπής Οι υπηρεσίες της Επιτροπής εξακολουθούν να στηρίζουν την ανταλλαγή εμπειρογνωμοσύνης στον εν λόγω τομέα μεταξύ των κρατών μελών, στα φόρα των ομάδων των δικτύων εμπειρογνωμόνων των κρατών μελών στο πλαίσιο του ΠΕΣΕ και του ΕΣΕ. Η Επιτροπή θα εξετάσει τρόπους για να καταστούν πιο λειτουργικές οι συζητήσεις σε αυτά τα θέματα, για παράδειγμα, μέσω συγκεκριμένης καθοδήγησης ή συμβουλών που θα παρέχονται σε ειδική συνεδρίαση της ομάδας εμπειρογνωμόνων για τους επίσημους ελέγχους, στο πλαίσιο της οποίας θα πρέπει να δοθεί ιδιαίτερη σημασία στην ανάγκη να συμφωνηθεί κοινός ορισμός της αποτελεσματικότητας που θα λαμβάνει υπόψη τους επιχειρησιακούς στόχους των επίσημων ελέγχων.