1. Δ/ΝΣΗ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ & ΧΗΜ.ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ 2. Δ/ΝΣΗ ΤΕΧΝΙΚΗΣ & ΣΤΕΓΑΣΗΣ 3. ΟΛΑ ΤΑ ΥΠΟΚΑΤΑΣΤΗΜΑΤΑ Οικονομικές Υπηρεσίες 4. ΤΑΜΕΙΑ ΕΙΣΠΡΑΞΗΣ ΕΣΟΔΩΝ

Transcript

1 ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΓΕΝΙΚΗ Δ/ΝΣΗ ΟΙΚ/ΤΕΧΝΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ Αθήνα ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ Αριθ. Πρωτ. Γ32 / 6 ΤΜΗΜΑ: ΓΕΝΙΚΟΥ ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟΥ Ταχ. Δ/νση: Αγ. Κων/νου AΘΗΝΑ Τηλέφωνο: FAX: ΕΞ ΕΠΕΙΓΟΝ ΠΡΟΣ 1. Δ/ΝΣΗ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ & ΧΗΜ.ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ 2. Δ/ΝΣΗ ΤΕΧΝΙΚΗΣ & ΣΤΕΓΑΣΗΣ 3. ΟΛΑ ΤΑ ΥΠΟΚΑΤΑΣΤΗΜΑΤΑ Οικονομικές Υπηρεσίες 4. ΤΑΜΕΙΑ ΕΙΣΠΡΑΞΗΣ ΕΣΟΔΩΝ ΘΕΜΑ: «Μητρώο Δεσμεύσεων - Απόφαση ανάληψης υποχρέωσης» Σχετικά: 1. ο ν 3871/ (ΦΕΚ 141 Α ) περί Δημοσιονομικής διαχείρισης και ευθύνης 2. το ΠΔ 113/ (ΦΕΚ 194 Α ) περί αναλήψεως υποχρεώσεων από τους Διατάκτες 3. το άρθρο 50 του ν 3943/11 (ΦΕΚ 66 Α ) περί καταπολέμησης της φοροδιαφυγής και άλλων διατάξεων αρμοδιότητας του Υπουργείου Οικονομικών 4. τα Γ32/33/ , Γ32/100/1-3-11, Γ32/120/ , Γ32/143/ και Γ32/200/ γενικά έγγραφα μας. Σε συνέχεια του με αρ. πρωτ. Γ32/704/ εγγράφου μας και των ως άνω σχετικών επανερχόμαστε προκειμένου να περιγράψουμε το νέο λογισμικό μέσω του οποίου στο εξής θα παρακολουθείται η προϋπολογιστική λογιστική, θα τηρείται το Μητρώο Δεσμεύσεων και θα εκδίδονται οι Αποφάσεις Ανάληψης Υποχρέωσης. Επιγραμματικά διευκρινίζεται ότι : - με το ΠΔ 80/97, βάσει του οποίου τηρείται η λογιστική στο ΙΚΑ, εισάχθηκε η αρχή του δεδουλευμένου των δαπανών και ορίστηκε (κεφάλαιο ) ότι αμέσως μετά την λήψη των σχετικών δικαιολογητικών αξίας διενεργείται συμψηφιστική εγγραφή με την οποία χρεώνονται στη γενική λογιστική (ανεξαρτήτως επαρκούς πιστώσεως) οι λογαριασμοί παγίων, αποθεμάτων ή οργανικών εξόδων, σε πίστωση των σχετικών λογαριασμών υποχρεώσεων. Στη συνέχεια με την έκδοση του εντάλματος πληρωμής ( ) δεν διενεργείται καμία άλλη εγγραφή στη γενική λογιστική αλλά κινούνται οι αντίστοιχοι λογαριασμοί της προϋπολογιστικής λογιστικής. Τέλος κατά την εξόφληση χρεώνονται οι σχετικοί κωδικοί υποχρεώσεων και πιστώνονται τα διαθέσιμα (ταμείο ή/και τράπεζες). - με τo άρθρο 2 του πδ 113/10 τροποποιήθηκαν τα ανωτέρω και ορίστηκε ότι πριν από κάθε ενέργεια εκτέλεσης δαπανών απαιτείται η έκδοση Απόφασης Ανάληψης Υποχρέωσης, η οποία (άρθρο 4 1 α ) με την έκδοση της καταχωρείται στα λογιστικά βιβλία και δεσμεύει ισόποση πίστωση. Επομένως ταυτόχρονα κινούνται υποχρεωτικά οι αντίστοιχοι λογαριασμοί της προϋπολογιστικής λογιστικής. Σε περίπτωση, δε, μη επαρκούς υπολοίπου ( 2) ακυρώνεται, δεδομένου ότι (άρθρο 11) κάθε δέσμευση που αναλαμβάνεται καθ υπέρβαση των εγγεγραμμένων πιστώσεων είναι αυτοδίκαια άκυρη.

2 Σε εφαρμογή των ως άνω τροποποιήσεων δημιουργήσαμε τρεις κύκλους λογαριασμών τάξεως στην προϋπολογιστική λογιστική (προϋπολογισθέντα δεσμευμένα πληρωμένα) και προσθέσαμε στον πλοηγό της Βοηθητικής Λογιστικής νέο φάκελο με την ονομασία Μητρώο Δεσμεύσεων, με τις ακόλουθες οθόνες. Α. ΣΥΝΟΠΤΙΚΗ ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΟΘΟΝΩΝ 1. Φάκελοι Διαγωνισμών Η οθόνη αυτή συμπληρώνεται μόνον όταν: α) πρόκειται για χορήγηση - σύμβαση από την Δ/νση Προμηθειών ή/και β) πρόκειται για σύμβαση από ελεύθερο εμπόριο από το Υποκ/μα (Τιμολόγια Υλικών). 2. Απόφαση Ανάληψης Υποχρέωσης Η οθόνη αυτή συμπληρώνεται υποχρεωτικά, προκειμένου να δεσμευτεί το ανάλογο ποσό για την εκάστοτε δαπάνη από τον Προϋπολογισμό και στη συνέχεια να εκτυπωθεί η σχετική Απόφαση Ανάληψης Υποχρέωσης η οποία, ΤΟΝΙΖΕΤΑΙ ότι, στο εξής θα είναι απαραίτητο δικαιολογητικό για όλα τα παραστατικά που εντέλλουν την πληρωμή δαπανών (εντάλματα και εντολές). Δηλαδή στο εξής πριν από κάθε ενέργεια για την εκτέλεση οποιασδήποτε δαπάνης (ανεξαρτήτως με το είδος του παραστατικού πληρωμής) καθώς και την πληρωμή ενταλμάτων παρελθούσης χρήσεως (θα εκτελούνται σε βάρος του προϋπολογισμού τρέχοντος έτους) θα είναι υποχρεωτική η έκδοση ισόποσης Απόφασης Ανάληψης Υποχρέωσης ανά ΚΑΕ. 3. Ακύρωση Μείωση Απόφασης Ανάληψης Υποχρέωσης Η οθόνη αυτή συμπληρώνεται όταν θα πρέπει να μειωθεί η δεσμευμένη πίστωση ή να ακυρωθεί ολικά προκειμένου να επιστραφεί το δεσμευμένο ποσό στον Προϋπολογισμό. 4. Υποφάκελος : Ρυθμίσεις Οθόνη : Διατάκτες Κατά την έναρξη του Οικονομικού έτους 2012 απαραίτητη είναι η απογραφή των Διατακτών της Μονάδας, οι οποίοι θα υπογράφουν τις αποφάσεις ανάληψης υποχρεώσεων. Ως Διατάκτης Διοίκησης νοείται ο Διοικητής και οι Δ/ντές των Δ/νσεων της Διοίκησης ενώ ως Διατάκτης Υποκ/τος ορίζεται ο Διευθυντής του Υποκ/τος, οι Υποδ/ντές όπου υπάρχουν καθώς και οι αναπληρωτές αυτών. Συγκεκριμένα, σύμφωνα και με τα πρακτικά της 12 ης Γενικής Συνεδρίασης της Ολομέλειας του Ελεγκτικού Συνεδρίου, ο Δ/ντής του Υποκ/τος, καθώς και οι Δ/ντές της Διοίκησης ενεργούν, στα πλαίσια της εκχωρημένης σ αυτούς αρμοδιότητας, ως κύριοι διατάκτες και επομένως προβαίνουν σε ισόποσες αναλήψεις υποχρεώσεων και εγκρίσεις δαπανών. Επιπλέον ο Δ/ντής Υπ/τος (ή ο Προϊστάμενος Οικ. Υποδ/νσης) ενεργεί ως δευτερεύων διατάκτης δεδομένου ότι αναλαμβάνει υποχρεώσεις κατόπιν εντολής του κύριου διατάκτη (ή άλλου εξουσιοδοτημένου οργάνου) σε βάρος πιστώσεων που του μεταβιβάζονται για την πληρωμή των συγκεκριμένων αυτών δαπανών. Επομένως η απόφαση ανάληψης υποχρέωσης στα Υπ/τα θα εκδίδεται σε κάθε περίπτωση από το Λογιστήριο του Υποκ/τος και θα υπογράφεται από τον Δ/ντή του Υποκ/τος και τον προϊστάμενο Λογιστηρίου σύμφωνα με τις προτεινόμενες στην εκτύπωση ενδείξεις. Ως εκ τούτου στην περίπτωση που απαιτείται έγκριση της δαπάνης από άλλο όργανο (ΔΣ, Διοικητή, Δ/νση Προμηθειών, Δ/νση Τεχνικής κλπ) η εν λόγω απόφαση θα συνοδεύει υποχρεωτικά το σχετικό αίτημά σας. 5. Υποφάκελος : Εκτυπώσεις α)βιβλίο Μητρώου Δεσμεύσεων (Αναλυτικό ανά ΚΑΕ) β)βιβλίο Μητρώου Δεσμεύσεων (Αναλυτικό ανά Απόφαση)

3 Β. ΑΝΑΛΥΤΙΚΗ ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΟΘΟΝΩΝ 1. Φάκελοι Διαγωνισμών Αρ.Φακέλου/ Απόφ. Έγκρισης : Όταν στο Υπ/μα πρόκειται να διενεργηθεί προμήθεια αγαθών από το ελεύθερο εμπόριο μετά από σχετική απόφαση του Δ/ντη του Υποκ/τος ή της Δ/νσης Προμηθειών κλπ τότε θα πρέπει να καταχωρείται στην οθόνη «Φάκελος Διαγωνισμού» ο αριθμός πρωτοκόλλου του Υποκ/τος που θα λάβει η εν λόγω απόφαση έγκρισης της δαπάνης. Επιβάλλεται λοιπόν η τήρηση ειδικού πρωτοκόλλου με αύξουσα, ετήσια, ενιαία αρίθμηση. Στη συνέχεια στην αντίστοιχη οθόνη θα καταχωρείται την Απόφαση Ανάληψης Υποχρέωσης. Εύλογο είναι ότι το Υποκ/μα θα πρέπει να έχει διαθέσιμες πιστώσεις στους συγκεκριμένους ΚΑΕ διότι το πρόγραμμα δεν θα επιτρέπει την ολοκλήρωση της διαδικασίας έκδοσης της Απόφασης. Έτος : Συμπληρώνεται το έτος σύστασης του φακέλου ή το έτος έκδοσης της απόφασης Δ/ντή Ημερομηνία διενέργειας : Συμπληρώνεται η ημερομηνία του Διαγωνισμού ή η ημερομηνία απόφασης του Δ/ντή. Τύπος : Ανοίγοντας το βελάκι επιλέγω «Σύμβαση» ή «Χορήγηση». Φορέας : Ανοίγοντας το βελάκι επιλέγω τον Φορέα του Διαγωνισμού: «Υπ.Ανάπτυξης», «Δ/νση Προμηθειών», «Υποκ/μα» ή «Δ/νση Τεχνικής». Διευκρινίζεται ότι στο Υποκ/μα το συγκεκριμένο πεδίο είναι προεπιλεγμένο. Προϋπολογισθέν ποσό : Συμπληρώνω το συνολικό ποσό της δαπάνης. Παρατηρήσεις : Συμπληρώνεται προαιρετικά Ενεργός : Είναι ήδη συμπληρωμένο από το σύστημα δηλώνοντας ότι ο διαγωνισμός είναι σε εξέλιξη. 2. Απόφαση Ανάληψης Υποχρέωσης (Α.Α.Υ.) Οικ. Έτος : Συμπληρώνεται το τρέχον έτος ή και τα επόμενα όταν πρόκειται για πολυετείς συμβάσεις. Αριθμός Παραστατικού : Συμπληρώνεται από το σύστημα με την ολοκλήρωση της καταχώρησης (F10). Ημερομηνία : Συμπληρώνεται σύμφωνα με τις προηγούμενες οδηγίες μας κατά περίπτωση. Προέλευση : Ανοίγοντας το βελάκι δεξιά, επιλέγω : α) Χορήγηση, Σύμβαση όταν πρόκειται για προμήθεια υλικών με προηγούμενη δημιουργία φακέλου Διαγωνισμών, β) Έξοδα όταν πρόκειται για όλες τις λοιπές δαπάνες (ΔΕΗ, ΟΤΕ, Υπερωρίες, Ενοίκια, χειρόγραφες παροχές, χειρόγραφα ΦΕΔ κλπ) Τονίζεται ότι θα πρέπει να καταχωρείται και να εκδίδεται μια Απόφαση Ανάληψης Υποχρέωσης ημερησίως από την εν λόγω επιλογή «Έξοδα» για τις τυχόν χειρόγραφες Αποφάσεις Παροχών δεδομένου ότι αυτές δεν είναι δυνατόν να εκδίδονται οίκοθεν από το σύστημα. Επομένως γιαυτές απαιτείται μεταβίβαση πιστώσεων καθώς και η έκδοση της σχετικής εντολής μέσω «Τιμολογίων Εξόδων» και όχι μέσω «Διαφόρων Πληρωμών». Τα παραπάνω ισχύουν και για τις συντάξεις (χειρόγραφες, εξ απληρώτων κλπ) κατά την πληρωμή των οποίων κινούνται Κωδικοί δαπανών (Φορέας 3). Εύλογο είναι ότι τα ανωτέρω δεν θα τηρούνται κατά την πληρωμή των προκαταβολών συντάξεων δεδομένου ότι κινούνται Κωδικοί ισολογισμού (045ΧΧΧ) και όχι δαπανών. γ) Παροχές όταν πρόκειται για μηχανογραφημένες Αποφάσεις Παροχών που πληρώνονται στο Υποκ/μα. Μέσω της επιλογής αυτής θα ανασύρεται καθημερινά η αντίστοιχη Απόφαση Ανάληψης Υποχρέωσης προκειμένου να επισυνάπτεται ως δικαιολογητικό στην αντίστοιχη Εντολή Πληρωμής. Διευκρινίζεται ότι στην περίπτωση αυτή δεν απαιτείται μεταφορά πιστώσεων δεδομένου ότι βαρύνουν απ ευθείας τον κεντρικό Προϋπολογισμό. Εύλογο είναι ότι για τις παροχές που πληρώνονται μέσω Διοίκησης (DIAS) η Απόφαση Ανάληψης Υποχρέωσης θα εκδίδεται από τη Διοίκηση. δ) Εκκαθάριση Δαπανών όταν πρόκειται για μηχανογραφημένα Φ.Ε.Δ. και όχι χειρόγραφα Φ.Ε.Δ. τα οποία εξακολουθούν να καταχωρούνται ως τιμολόγια εξόδων. Τύπος : Ανοίγοντας το βελάκι δεξιά, επιλέγω : Αρχική όταν θέλω να εκδώσω νέα Απόφαση Ανάληψης ή Συμπληρωματική : όταν θέλω να αυξήσω τα ποσά των δαπανών στην Αρχική Απόφαση Ανάληψης Υποχρέωσης.

4 ΠΡΟΣΟΧΗ! Σε περίπτωση προσθήκης νέου κωδικού δαπάνης στην Αρχική Απόφαση Ανάληψης Υποχρέωσης, αυτή θα πρέπει να ακυρωθεί και εκδοθεί νέα Απόφαση. Σχετικό παραστατικό : Συμπληρώνεται όταν θέλω να εκδώσω Συμπληρωματική Απόφαση Ανάληψης και να την συνδέσω με την Αρχική. α) Οικ.Έτος : Με F9 εμφανίζεται νέος πίνακας στο οποίον εισαγάγω ημερομηνία, με F8 ανασύρω όλες τις Αποφάσεις Ανάληψης Υποχρέωσης και με enter επιλέγω την Αρχική που θέλω να συνδέσω. β) Αριθμός : Συμπληρώνεται από το σύστημα κατά την επιλογή της Αρχικής Απόφασης Ανάληψης Υποχρέωσης. Αρ.Φακέλου : Με F9 εμφανίζεται νέος πίνακας στο οποίον εισάγω το έτος, με F8 ανασύρω όλες τις Χορηγήσεις και τις Συμβάσεις και με enter επιλέγω τον Φάκελο που θέλω να συνδέσω. Έτος Φακέλου : Συμπληρώνεται από το σύστημα κατά την επιλογή του Αρ.Φακέλου. Α.Δ.Α. : Συμπληρώνεται προαιρετικά μετά την ανάρτηση της Απόφασης Ανάληψης Υποχρέωσης στη Διαύγεια. Με F9 αναζητούμε την Απόφαση Ανάληψης Υποχρέωσης, συμπληρώνουμε το πεδίο «Α.Δ.Α.» και αποθηκεύουμε με F10. Διατάκτης : Με F9 εμφανίζεται λίστα από την οποία επιλέγουμε τον αρμόδιο διατάκτη. Αιτιολογία : Συμπληρώνεται με σαφήνεια η αιτιολογία της δαπάνης για την ακριβή αποτύπωση της διότι θα εμφανίζεται και στην εκτύπωση της Απόφασης Ανάληψης Υποχρέωσης. Ποσό : Αναγράφεται το συνολικό ποσό της δαπάνης. Υπόλοιπο Ποσό : Συμπληρώνεται από το σύστημα μόνο όταν πρόκειται για Συμπληρωματική Απόφαση Ανάληψης Υποχρέωσης. Κωδικός λογ/σμού : Συμπληρώνεται ο κωδικός λογ/σμού Προϋπολογιστικής Λογιστικής δηλ. 99ΧΧΧ. Διευκρινίζεται ότι στην εκτύπωση της απόφυσης θα εμφανίζονται οι ΚΑΕ της Γενικής Λογιστικής. Περιγραφή Λογ/σμού : Συμπληρώνεται από το σύστημα με την επιλογή του λογαριασμού. Ποσό : Αναγράφεται το ποσό της δαπάνης στον ΚΑΕ. Υπόλοιπο : Συμπληρώνεται από το σύστημα μόνο όταν πρόκειται για Συμπληρωματική Απόφαση Ανάληψης Υποχρέωσης. Αύξων Αριθμός Δέσμευσης : Δίδεται ενιαίος πανελλαδικά αριθμός από το σύστημα μετά την ολοκλήρωση της καταχώρησης (F10). ΠΡΟΣΟΧΗ! Μετά την ανάρτηση της Απόφασης Ανάληψης Υποχρέωσης στη Διαύγεια αναζητούμε και συμπληρώνουμε προαιρετικά τον Α.Δ.Α. Διευκρινίζεται ότι κάθε Απόφαση Ανάληψης Υποχρέωσης δύναται να δεσμεύει ποσά σε πολλούς ΚΑΕ από τον Προϋπολογισμό ενός έτους. Επομένως στις περιπτώσεις πολυετών συμβάσεων θα καταχωρούνται και θα εκδίδονται τόσες Αποφάσεις όσα και τα έτη που αφορά κάθε σύμβαση, προκειμένου να δεσμεύονται τα συγκεκριμένα ποσά από τους Προϋπολογισμούς των αντίστοιχων ετών. Εύλογο είναι ότι σε βάρος κάθε απόφασης είναι δυνατόν να εκδίδονται πολλά παραστατικά πληρωμής 3. Ακύρωση Μείωση Απόφασης Ανάληψης Υποχρέωσης Οικ.Έτος : Συμπληρώνεται το τρέχον έτος. Αριθμός Παραστατικού : Συμπληρώνεται από το σύστημα με την ολοκλήρωση της καταχώρησης (F10). Ημερομηνία : Συμπληρώνεται σύμφωνα με τις προηγούμενες οδηγίες μας κατά περίπτωση. Σχετικό παραστατικό : Συμπληρώνεται όταν θέλω να ακυρώσω ή να μειώσω Αρχική Απόφαση Ανάληψης Υποχρέωσης και να την συνδέσω με αυτήν. α) Οικ.Έτος : Με F9 εμφανίζεται νέος πίνακας στο οποίον εισαγάγω ημερομηνία, με F8 ανασύρω όλες τις Αποφάσεις Ανάληψης Υποχρέωσης και με enter επιλέγω την Αρχική που θέλω να συνδέσω. Τα πεδία Αριθμός, Προέλευση, Τύπος, Αρ.Φακέλου, Έτος Φακέλου και Υπόλοιπο Ποσό συμπληρώνονται από το σύστημα κατά την επιλογή της Αρχικής Απόφασης Ανάληψης Υποχρέωσης. Α.Δ.Α. : Συμπληρώνεται προαιρετικά μετά την ανάρτηση της Απόφασης Ανάληψης Υποχρέωσης στη Διαύγεια. Με F9 αναζητούμε την Απόφαση Ανάληψης Υποχρέωσης, συμπληρώνουμε το πεδίο «Α.Δ.Α.» και αποθηκεύουμε με F10. Διατάκτης : Με F9 εμφανίζεται λίστα από την οποία επιλέγουμε τον αρμόδιο διατάκτη.

5 Αιτιολογία : Συμπληρώνεται με σαφήνεια η αιτιολογία της μείωσης ή ακύρωσης της δαπάνης διότι θα εμφανίζεται και στην εκτύπωση της Ανακλητικής Απόφασης Ανάληψης Υποχρέωσης. Ποσό διαγραφής : Αναγράφεται το συνολικό ποσό που επιθυμούμε να μειωθεί η δαπάνη. Τα πεδία Κωδ.λογ/σμού, Περιγραφή λογ/σμού, και Υπόλοιπο Ποσό συμπληρώνονται από το σύστημα κατά την επιλογή της Αρχικής Απόφασης Ανάληψης Υποχρέωσης. Ποσό μείωσης : Αναγράφεται το ποσό της μείωσης ανά ΚΑΕ. ΠΡΟΣΟΧΗ! Εναλλακτικά και μόνον εφόσον θέλουμε να κάνουμε συνολική ακύρωση της δαπάνης, μπορούμε να μην συμπληρώσουμε το πεδίο «Ποσό διαγραφής» αλλά να κλικάρουμε στο πεδίο «Ολική Διαγραφή». Με αυτόν τον τρόπο συμπληρώνεται τόσο το πεδίο «Ποσό διαγραφής» όσο και το πεδίο «Ποσό Μείωσης» για όσους κωδικούς αφορά η Απόφαση Ανάληψης Υποχρέωσης. Αύξων Αριθμός Δέσμευσης (Ακύρωσης) : Δίνεται αυτόματα από το σύστημα μετά την ολοκλήρωση της καταχώρησης (F10). ΠΡΟΣΟΧΗ! Η έκδοση Ανακλητικής Απόφασης Ανάληψης Υποχρέωσης που αφορά μείωση ή/και ακύρωση της δαπάνης είναι ΑΜΕΣΗ ΚΑΙ ΥΠΟΧΡΕΩΤΙΚΗ, (δεδομένης της στενότητας του προϋπολογισμού) σε περίπτωση που δεν θα γίνει χρήση των ποσών, προκειμένου να αποδεσμεύονται οι πιστώσεις. Η Ανακλητική Απόφαση Ανάληψης Υποχρέωσης αναρτάται στο διαδίκτυο προκειμένου να πάρει ΑΔΑ ο οποίος συμπληρώνεται προαιρετικά στην σχετική απόφαση κατόπιν αναζήτησης της. 4. Υποφάκελος : Ρυθμίσεις Οθόνη : Διατάκτες Αρ.Μητρώου : Συμπληρώνεται ο Αριθμός Μητρώου Μισθοδοσίας του Διατάκτη. Ονοματεπώνυμο : Συμπληρώνεται το Ονοματεπώνυμο του Διατάκτη. Ιδιότητα : Συμπληρώνεται η Ιδιότητα του Διατάκτη (Δ/ντής, Αναπληρωτής Δ/ντής κλπ) Ενεργός από : Συμπληρώνεται η ημερομηνία από την οποία ορίζεται ο αρμόδιος υπάλληλος ως διατάκτης. Ενεργός έως : Συμπληρώνεται η ημερομηνία από την οποία παύει η ισχύς του διατάκτη. ΠΡΟΣΟΧΗ!! Οι διατάκτες απογράφονται άπαξ ανά Οργανική Μονάδα και υποχρεωτικά πριν από κάθε ενέργεια κατά την έναρξη του Οικονομικού έτους 2012 Σε περίπτωση που αλλάξει κάποιος διατάκτης, τον απενεργοποιούμε από την ίδια οθόνη που καταχωρήθηκε, συμπληρώνοντας την ένδειξη έως 5. Στον υποφάκελο Εκτυπώσεις υπάρχουν δυο επιλογές, όπου μπορούμε να πάρουμε αναλυτικές πληροφορίες για το σύνολο των εγγραφών μας, ανάλογα με το χρονικό διάστημα που εμείς επιλέγουμε. 5 α. Υποφάκελος : Εκτυπώσεις Βιβλίο Μητρώου Δεσμεύσεων (Αναλυτικό ανά ΚΑΕ) 5β. Υποφάκελος : Εκτυπώσεις Βιβλίο Μητρώου Δεσμεύσεων (Αναλυτικό ανά Απόφαση) Εδώ σημειώνεται ότι στο εξής δεν θα εκδίδονται βεβαιώσεις πιστώσεων ανά παραστατικό πληρωμής. Αντ αυτών, και σύμφωνα με την απόφαση της 12 ης Συνεδρίασης της Ολομέλειας του Ελεγκτικού Συνεδρίου, πιθανώς (δεδομένου ότι δεν προβλέπεται από το νόμο) να αναζητείται από τους Επιτρόπους ως επί πλέον δικαιολογητικό των ΧΕ Πληρωμής αναλυτικό καθολικό ανά Απόφαση Ανάληψης Υποχρέωσης (ως άνω εκτύπωση β). Συνοπτικά υπενθυμίζουμε ότι πριν από κάθε ενέργεια εκτέλεσης δαπανών απαιτείται η έκδοση απόφασης ανάληψης υποχρέωσης. Η Απόφαση αυτή πρέπει να αναρτάται στην Διαύγεια για να πάρει ΑΔΑ καθώς και οι συμπληρωματικές, οι τροποιητικές ή/και οι ακυρωτικές. Αυτός ο ΑΔΑ καταχωρείται προαιρετικά στο σύστημα μετά από την αναζήτηση της Απόφασης Ανάληψης Υποχρέωσης. Σε σύντομο χρονικό διάστημα, όταν δηλ. θα αναβαθμιστεί λειτουργικά το πρόγραμμα «Διαύγεια», όπως έχουμε ζητήσει, θα αναρτώνται οι αποφάσεις απευθείας από το σύστημα και επομένως κατά την εκτύπωσή τους θα φέρουν ΑΔΑ. Μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας έκδοσης της απόφασης ανάληψης καταχωρούμε το Τιμολόγιο Εξόδων κατά τα γνωστά, ενώ στο πεδίο «Απόφαση Ανάληψης Υποχρέωσης» επιλέγουμε με F9 την αρχική

6 Απόφαση Ανάληψης Υποχρέωσης για την συγκεκριμένη δαπάνη. Στα τιμολόγια Εξόδων, ως γνωστόν, καταχωρούνται οι κωδικοί Λογαριασμού της Γενικής Λογιστικής. Εν συνεχεία η ενταλματοποίηση πραγματοποιείται κατά τα γνωστά. Η καταχώρηση της σύμβασης και οι αντίστοιχες παραλαβές από το Διαχειριστή Υλικού καθώς και η καταχώρηση του Τιμολογίου Υλικών και η ενταλματοποίηση του από το Οικονομικό Τμήμα γίνονται κατά τα γνωστά. Υπενθυμίζουμε ότι όσον αφορά τα Εντάλματα που είναι θεωρημένα από τον Επίτροπο και δεν έχουν εξοφληθεί μέχρι την 31/12 ου, πριν από την εκτέλεση τους θα πρέπει να εκδίδεται Απόφαση Ανάληψης Υποχρέωσης προκειμένου να δεσμεύονται πιστώσεις τρέχοντος προϋπολογισμού. Μετά την έκδοση της απόφασης απαραίτητη είναι η αναζήτηση των Τιμολογίων Εξόδων που αφορούν το συγκεκριμένο Ένταλμα με σκοπό να συμπληρωθεί το πεδίο «Απόφαση Ανάληψης Υποχρέωσης». Χωρίς την συμπλήρωση του συγκεκριμένου πεδίου δεν θα είναι δυνατή η εκτέλεση στου Εντάλματος στο Ταμείο. Τυχόν παρατηρήσεις αντιρρήσεις του Ελεγκτικού Συνεδρίου θα αντιμετωπίζονται τοπικά και κατά περίπτωση. Τέλος τονίζεται ότι για τις μηχανογραφημένες παροχές που εκδίδονται και πληρώνονται από τα Παραρτήματα οι Αποφάσεις Ανάληψης Υποχρέωσης θα δημιουργούνται οίκοθεν από το σύστημα και θα είναι δυνατή η εκτύπωση τους μετά την μετάπτωση των Παραρτημάτων στη Βοηθητική Λογιστική (έως την ου ). Για τις χειρόγραφες Αποφάσεις Παροχών που μέχρι την μετάπτωση θα εκδίδονται από τα Παραρτήματα δεν προβλέπεται αντιμετώπιση και ως εκ τούτου συνιστάται η μεταφορά τους για πληρωμή στα Υποκ/ματα εποπτείας. Ακολουθεί παράρτημα με παραδείγματα για την διευκόλυνση σας. Παραμένουμε στη διάθεση σας για κάθε πρόταση βελτίωσης ή πρόσθετη διευκρίνιση. Ο ΔΙΕΥΘΥΝΤΗΣ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ α.α. ΑΚΡΙΒΕΣ ΑΝΤΙΓΡΑΦΟ Η ΠΡΟΪΣΤΑΜΕΝΗ ΤΜΗΜΑΤΟΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΚΗΣ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΚΑΙ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΜΕΡΙΜΝΑΣ ΒΟΥΡΓΑΝΑ ΑΓ.

7 Π Α Ρ Α Ρ Τ Η Μ Α 1) Πληρωμή λογ/σμών ΔΕΚΟ, Πρόσθετες αμοιβές, Λειτουργικές δαπάνες, Ενοίκια. Οθόνη : Απόφαση Ανάληψης Υποχρέωσης (Α.Α.Υ.) Έτος : Συμπληρώνεται το τρέχον έτος. Αριθμός Παραστατικού : Συμπληρώνεται από το σύστημα με την ολοκλήρωση της καταχώρησης (F10). Ημερομηνία : Συμπληρώνεται σύμφωνα με τις προηγούμενες οδηγίες μας κατά περίπτωση. Προέλευση : Ανοίγοντας το βελάκι δεξιά, επιλέγω : Έξοδο Τύπος : Ανοίγοντας το βελάκι δεξιά, επιλέγω : Αρχική Σχετικό παραστατικό : Δεν συμπληρώνεται γιατί αφορά αρχική Α.Α.Υ. Α.Δ.Α. : Συμπληρώνεται προαιρετικά μετά την ανάρτηση της Α.Α.Υ. στη Διαύγεια. Διατάκτης : Με F9 αναζητείται ο διατάκτης. Αιτιολογία : Συμπληρώνεται με σαφήνεια η αιτιολογία της δαπάνης για την ακριβή αποτύπωση της. Ποσό : Αναγράφεται το συνολικό ποσό της δαπάνης Κωδικός λογ/σμού : Συμπληρώνεται ο κωδικός λογ/σμού Προϋπολογιστικής Λογιστικής δηλ. 99ΧΧΧ Περιγραφή Λογ/σμού : Συμπληρώνεται από το σύστημα με την επιλογή του λογαριασμού. Ποσό : Αναγράφεται το ποσό της δαπάνης στον ΚΑΕ. Αύξων Αριθμός Δέσμευσης : Δίνεται από το σύστημα μετά την ολοκλήρωση της καταχώρησης (F10). Βλ. παράδειγμα 1 Οθόνη: Τιμολόγια Εξόδων Καταχωρούμε κατά τα γνωστά. Στο πεδίο Α.Α.Υ. επιλέγουμε με F9 την σχετική Απόφαση. Η έκδοση του Εντάλματος Πληρωμής, η κατάσταση του Επιτρόπου, η έγκριση των Ενταλμάτων και η εκτέλεση τους γίνονται κατά τα γνωστά. Σημείωση! Βεβαίωση πίστωσης δεν εκδίδεται αφού με την Α.Α.Υ. γίνεται αυτόματη δέσμευση ποσού από τον Προϋπολογισμό. Όσον αφορά τα Μισθώματα θα πρέπει να αναρτηθεί στη Διαύγεια ετήσια κατάσταση Μισθωμάτων η οποία ενέχει θέση Α.Α.Υ. και φέρει Α.Δ.Α. Συμπληρωματική Απόφαση Ανάληψης Υποχρέωσης Σε περίπτωση που διαπιστώσουμε ότι η δαπάνη είναι πλέον της ήδη αναρτημένης Α.Α.Υ., εκδίδουμε συμπληρωματική Α.Α.Υ. την οποία συνδέουμε με την αρχική ως εξής: Έτος : Συμπληρώνεται το τρέχον έτος. Αριθμός Παραστατικού : Συμπληρώνεται από το σύστημα με την ολοκλήρωση της καταχώρησης (F10). Ημερομηνία : Συμπληρώνεται σύμφωνα με τις προηγούμενες οδηγίες μας κατά περίπτωση. Προέλευση : Ανοίγοντας το βελάκι δεξιά, επιλέγω «Έξοδο» που είναι η προέλευση της Αρχικής Απόφασης. Τύπος : Ανοίγοντας το βελάκι δεξιά, επιλέγω : Συμπληρωματική. Σχετικό παραστατικό α) Οικ.Έτος : Με F9 εμφανίζεται νέος πίνακας στο οποίον εισαγάγω ημερομηνία, με F8 ανασύρω όλες τις Αποφάσεις Ανάληψης Υποχρέωσης και με enter επιλέγω την Αρχική που θέλω να συνδέσω. β) Αριθμός : Συμπληρώνονται από το σύστημα κατά την επιλογή της Αρχικής Απόφασης Ανάληψης Υποχρέωσης. Α.Δ.Α. : Συμπληρώνεται προαιρετικά μετά την ανάρτηση της Α.Α.Υ. στη Διαύγεια

8 Διατάκτης : Με F9 αναζητείται ο διατάκτης. Αιτιολογία : Συμπληρώνεται με σαφήνεια η αιτιολογία της συμπληρωματικής δαπάνης για την ακριβή αποτύπωση της. Ποσό : Αναγράφεται το συνολικό συμπληρωματικό ποσό της δαπάνης. Κωδικός λογ/σμού : Συμπληρώνεται ο αντίστοιχος λογ/σμός Προϋπολογιστικής Λογιστικής δηλ. 99ΧΧΧ Περιγραφή Λογ/σμού : Συμπληρώνεται από το σύστημα με την επιλογή του λογαριασμού. Ποσό : Αναγράφεται το συμπληρωματικό ποσό της δαπάνης ανά ΚΑΕ. Αύξων Αριθμός Δέσμευσης : Δίνεται από το σύστημα μετά την ολοκλήρωση της καταχώρησης (F10). Βλ. παράδειγμα 2 ΠΡΟΣΟΧΗ! Η αρχική Απόφαση Ανάληψης Υποχρέωσης διαμορφώνεται ως εξής : Βλ. παράδειγμα 3 ΠΡΟΣΟΧΗ! Σε περίπτωση προσθήκης νέου κωδικού δαπάνης στην Αρχική Απόφαση Ανάληψης Υποχρέωσης, αυτή θα πρέπει να ακυρωθεί και εκδοθεί νέα Απόφαση. Ακύρωση Μείωση Απόφαση Ανάληψης Υποχρέωσης Σε περίπτωση που διαπιστώσουμε ότι μέρος της Απόφασης Ανάληψης Υποχρέωσης δεν θα πραγματοποιηθεί τότε πρέπει υποχρεωτικά να εκδώσουμε Ανακλητική Απόφαση Ανάληψης Υποχρέωσης για να αποδεσμευτεί το ποσό από τον Προϋπολογισμό. Έτος : Συμπληρώνεται το τρέχον έτος. Αριθμός Παραστατικού : Συμπληρώνεται από το σύστημα με την ολοκλήρωση της καταχώρησης (F10). Ημερομηνία : Συμπληρώνεται σύμφωνα με τις προηγούμενες οδηγίες μας κατά περίπτωση. Σχετικό παραστατικό α) Οικ.Έτος : Με F9 εμφανίζεται νέος πίνακας στο οποίον εισαγάγω ημερομηνία, με F8 ανασύρω όλες τις Αποφάσεις Ανάληψης Υποχρέωσης και με enter επιλέγω την Αρχική που θέλω να συνδέσω. Τα πεδία Αριθμός, Προέλευση, Τύπος και Υπόλοιπο Ποσό συμπληρώνονται από το σύστημα κατά την επιλογή της Αρχικής Απόφασης Ανάληψης Υποχρέωσης. Α.Δ.Α. : Συμπληρώνεται προαιρετικά μετά την ανάρτηση της Α.Α.Υ. στη Διαύγεια Διατάκτης : Με F9 αναζητείται ο διατάκτης. Αιτιολογία : Συμπληρώνεται με σαφήνεια η αιτιολογία της μείωσης της δαπάνης για την ακριβή αποτύπωση της. Ποσό : Αναγράφεται το συνολικό μειωμένο ποσό της δαπάνης. Κωδικός λογ/σμού : Συμπληρώνεται ο αντίστοιχος λογ/σμός Προϋπολογιστικής Λογιστικής δηλ. 99ΧΧΧ Περιγραφή Λογ/σμού : Συμπληρώνεται από το σύστημα με την επιλογή του λογαριασμού. Ποσό : Αναγράφεται το μειούμενο ποσό της δαπάνης ανά ΚΑΕ. Αύξων Αριθμός Δέσμευσης : Δίνεται από το σύστημα μετά την ολοκλήρωση της καταχώρησης (F10). Βλ. παράδειγμα 4 ΠΡΟΣΟΧΗ! Σε περίπτωση ακύρωσης όλων των ΚΑΕ ή των υπολοίπων ποσών ανά ΚΑΕ της Απόφασης Ανάληψης Υποχρέωσης ακολουθώ την ως άνω διαδικασία με την διαφορά ότι κλικάρω το πεδίο «Ολική Διαγραφή». Το σύστημα συμπληρώνει αυτόματα τα πεδία Κωδ.Λογ/σμού, Περιγραφή Λογ/σμού, Υπόλοιπο Ποσό και Ποσό Μείωσης. Με την αποθήκευση (F10), ολοκληρώνεται η διαδικασία.

9 2) Προμήθεια από το ελεύθερο εμπόριο με σύμβαση από το υποκ/μα (Τιμολόγιο Υλικών) Οθόνη: Φάκελος Διαγωνισμού Αρ.Φακέλου/ Αρ.Έγκρισης : Καταχωρείται ο αριθμός πρωτοκόλλου της Απόφασης του Διευθυντή Έτος : Συμπληρώνεται το τρέχον έτος. Ημερομηνία διενέργειας : Συμπληρώνεται η ημερομηνία. Τύπος : Επιλέγω «Σύμβαση» Φορέας : Επιλέγω «Υποκατάστημα» Προϋπολογισθέν ποσό : Συμπληρώνω το ποσό. Οθόνη: Απόφαση Ανάληψης Υποχρέωσης(Α.Α.Υ.) Συμπληρώνεται όπως τα ανωτέρω. Στο πεδίο «Αρ.Φακέλου» με F9 επιλέγω τον Φάκελο Διαγωνισμού που δημιούργησα νωρίτερα. Η καταχώρηση της Σύμβασης, η Προσωρινή και Οριστική Παραλαβή των υλικών από το Διαχειριστή Υλικού, η καταχώρηση του Τιμολογίου Υλικών, η ενταλματοποίηση της δαπάνης και η λοιπή διαδικασία μέχρι και την εξόφληση της γίνεται κατά τα γνωστά. ΠΡΟΣΟΧΗ! Σε περίπτωση που η δαπάνη είναι μικρότερη από την Α.Α.Υ. επιβάλλεται να γίνει μείωση ακύρωση Α.Α.Υ. από τη σχετική οθόνη. 3) Προκαταβολή και εκκαθάριση σε Νοσοκομείο, Κλινική κλπ. Οθόνη: Απόφαση Ανάληψης Υποχρέωσης (Α.Α.Υ.) Καταχωρούμε όπως έχουμε παραπάνω με τη διαφορά ότι: Αν έχουμε χειρόγραφο Φ.Ε.Δ. στο πεδίο «Προέλευση» επιλέγουμε «Έξοδα» ενώ αν πρόκειται για μηχανογραφημένο Φ.Ε.Δ. επιλέγουμε «Εκκαθάριση Δαπανών». Καταχωρούμε το τιμολόγιο εξόδων για την προκαταβολή συνδέοντας το με τη σχετική Α.Α.Υ. και εκδίδουμε την Εντολή Πληρωμής κατά τα γνωστά. Κατά την εκκαθάριση και εφόσον προκύψει επιπλέον δαπάνη από αυτήν της προκαταβολής εύλογο είναι ότι θα πρέπει να εκδώσουμε συμπληρωματική Α.Α.Υ. και να την συνδέσουμε με την αρχική. Καταχωρείται και αναρτάται η συμπληρωματική Α.Α.Υ., καταχωρείται το Πιστωτικό Τιμολόγιο το οποίο συνδέεται με την αρχική Α.Α.Υ., και στη συνέχεια καταχωρείται το Τιμολόγιο Εξόδων. Ακολουθείται η ενταλματοποίηση κατά τα γνωστά.

10 ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ 1

11 ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ 2

12 ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ 3

13 ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ 4