Περιεχόμενα. Πρόλογος 9. Ευχαριστίες 11. Εισαγωγή Κατανόηση των δεδομένων Βασικές τεχνικές ανάλυσης δεδομένων 41

Transcript

1

2

3 Περιεχόμενα Πρόλογος 9 Ευχαριστίες 11 Εισαγωγή 13 Σχετικά με το βιβλίο...14 Σε ποιον απευθύνεται το βιβλίο...15 Οργάνωση του βιβλίου...16 Πώς θα προχωρήσετε...18 Στοιχεία του βιβλίου...19 Χρήση του συνοδευτικού CD...19 Απαιτήσεις συστήματος...20 Υποστήριξη Κατανόηση των δεδομένων 23 Τύποι δεδομένων που μπορείτε να αναλύσετε...24 Χρήση δεδομένων για τη λήψη αποφάσεων...26 Ανάπτυξη στρατηγικής ανάλυσης δεδομένων...27 Καταγραφή δεδομένων...30 Αντιμετώπιση προβλημάτων συμβατότητας δεδομένων...31 Κατανόηση του λογισμικού και των δυνατοτήτων ανάλυσης δεδομένων της Microsoft...32 Αποθήκευση δεδομένων...33 Microsoft Excel...34 Microsoft Access...35 Microsoft Office Web Components...36 Microsoft SQL Server Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engine...38 Microsoft SQL Server 2000 Analysis Services...38 Microsoft Data Analyzer Βασικές τεχνικές ανάλυσης δεδομένων 41 Ταξινόμηση δεδομένων...42 Σύνοψη δεδομένων

4 4 Περιεχόμενα Εύρεση τάσεων δεδομένων...45 Φιλτράρισμα δεδομένων...46 Μορφοποίηση δεδομένων...47 Εισαγωγή, εξαγωγή, και ερωτήματα δεδομένων...49 Εισαγωγή δεδομένων...49 Εξαγωγή δεδομένων...49 Ερωτήματα δεδομένων...50 Δημιουργία γραφημάτων...50 Συγκεντρωτικοί Πίνακες...52 Λίστες δεδομένων...53 Σχεσιακά και πολυδιάστατα δεδομένα...54 Χρήση σχεσιακών δεδομένων...55 Χρήση πολυδιάστατων δεδομένων...57 Δεδομένα XML...59 Στοιχεία και χαρακτηριστικά...59 Χώροι ονομάτων Ανάλυση δεδομένων με το Microsoft Excel 63 Ταξινόμηση και φιλτράρισμα δεδομένων...64 Ταξινόμηση δεδομένων...64 Φιλτράρισμα δεδομένων...66 Χρήση συναρτήσεων φύλλων εργασίας...71 Εφαρμογή μορφοποίησης υπό όρους...76 Χρήση γραφημάτων...79 Εισαγωγή εξωτερικών δεδομένων...83 Φιλτράρισμα εισαγόμενων δεδομένων...84 Υποβολή ερωτημάτων σε εξωτερικά δεδομένα...85 Δημιουργία ερωτημάτων σε δεδομένα Ιστού...89 Ανάλυση δεδομένων σε λίστες...92 Χρήση του προσθέτου Analysis ToolPak...95 Το εργαλείο Descriptive Statistics...98 Το εργαλείο Histogram Το εργαλείο Moving Average Το εργαλείο Rank and Percentile Το εργαλείο Sampling Χρήση του προσθέτου Solver ΤΥΠΟΓΡΑΦΙΚΟ 30

5 Περιεχόμενα 5 4 Ανάλυση δεδομένων με αναφορές Συγκεντρωτικού Πίνακα και Συγκεντρωτικού Γραφήματος 117 Τι είναι οι αναφορές Συγκεντρωτικού Πίνακα και Συγκεντρωτικού Γραφήματος Ανάλυση δεδομένων με αναφορές Συγκεντρωτικού Πίνακα Χρήση του παραθύρου PivotTable Field List Χρήση της γραμμής εργαλείων και του μενού συντόμευσης PivotTable Ρυθμίσεις πεδίων Φιλτράρισμα πεδίων αναφοράς Συγκεντρωτικού Πίνακα Δημιουργία και χρήση υπολογιζόμενων πεδίων και στοιχείων Ανάλυση δεδομένων με αναφορές Συγκεντρωτικού Γραφήματος Ανάλυση δεδομένων με τη Microsoft Access 151 Σχεσιακά και μη σχεσιακά δεδομένα Σύνδεση με εξωτερικά δεδομένα Εισαγωγή δεδομένων Σύνδεση με εξωτερικά δεδομένα Ταξινόμηση και φιλτράρισμα δεδομένων Απλή ταξινόμηση Φιλτράρισμα δεδομένων Σύνθετο φίλτρο/ταξινόμηση Υποβολή ερωτημάτων σε δεδομένα Δημιουργία αναφορών Ανάλυση δεδομένων με τις προβολές Συγκεντρωτικού Πίνακα και Συγκεντρωτικού Γραφήματος Χρήση της Access για την ολοκλήρωση με βάσεις δεδομένων SQL Server Ανάλυση δεδομένων της Access στον Ιστό Ανάλυση δεδομένων με τα Office Web Components 181 Παρουσίαση των στοιχείων Ιστού του Office Δημιουργία στοιχείων Ιστού του Office Χρήση του στοιχείου Spreadsheet Ανάλυση δεδομένων στο στοιχείο Spreadsheet Δυνατότητες του στοιχείου Spreadsheet στο Office XP Υποστήριξη δεδομένων λογιστικών φύλλων XML Πολλά φύλλα εργασίας Φύλλα δεσμευμένα σε δεδομένα Χρήση του στοιχείου PivotTable Ανάλυση δεδομένων του στοιχείου PivotTable Πρόσθετες δυνατότητες του στοιχείου PivotTable στο Office XP ΤΥΠΟΓΡΑΦΙΚΟ 31

6 6 Περιεχόμενα Προσαρμοσμένη ομαδοποίηση και προσαρμοσμένα διαστήματα ομαδοποίησης Ποσοστιαία σύνολα Χρήση του στοιχείου Chart Ανάλυση δεδομένων στοιχείου Chart Πρόσθετες δυνατότητες του στοιχείου Chart στο Office XP Ενσωματωμένα φύλλα δεδομένων Άμεση δέσμευση δεδομένων Εισαγωγή στην Άμεση Αναλυτική Επεξεργασία (OLAP) 215 Η ώρα της Άμεσης Αναλυτικής Επεξεργασίας Τι είναι η Άμεση Αναλυτική Επεξεργασία; Χρήση δεδομένων OLAP για καλύτερες επιχειρηματικές αποφάσεις Τι είναι η Άμεση Επεξεργασία Συναλλαγών Επιλογές αποθήκευσης δεδομένων Χρήση του Microsoft Office για ανάλυση δεδομένων OLAP Ανάλυση δεδομένων OLAP με το Microsoft Excel 229 Σύνδεση με δεδομένα OLAP Σύνδεση σε δεδομένα OLAP με το Microsoft Excel Σύνδεση σε δεδομένα OLAP με χρήση των Office Web Components Χρήση δεδομένων OLAP Δημιουργία κύβων χωρίς σύνδεση Ανάλυση δεδομένων OLAP με το Microsoft Data Analyzer 247 Παρουσίαση του Microsoft Data Analyzer Η διασύνδεση του Data Analyzer με το χρήστη Τα στοιχεία του παραθύρου διάστασης Τα κουμπιά της γραμμής εργαλείων διάστασης Σύνδεση με δεδομένα OLAP Εμφάνιση και ανάλυση δεδομένων με το Data Analyzer Δημιουργία προσαρμοσμένων μετρήσεων Καλύτερες επιχειρηματικές αποφάσεις Χρήση του BusinessCenter Εξαγωγή προβολών του Data Analyzer στο Excel, το PowerPoint, ή τον Ιστό Επεξεργασία δεδομένων XML στο Excel και την Access 281 Η XML Εξήγηση των δεδομένων XML Βασική ορολογία της γλώσσας XML ΤΥΠΟΓΡΑΦΙΚΟ 32

7 Περιεχόμενα 7 Βασικοί κανόνες της XML Ανάλυση δεδομένων XML με το Microsoft Excel Επεξήγηση και χρήση του βοηθήματος XML Spreadsheet Flattener Επεξήγηση και χρήση του σχήματος Λογιστικού Φύλλου XML Επεξήγηση και χρήση δεδομένων XML σε ερωτήματα Ιστού του Excel Χρήση δεδομένων XML στη Microsoft Access Επέκταση των δυνατοτήτων ανάλυσης δεδομένων του Office με κώδικα 305 Ο κώδικας του Office: μακροεντολές και διαδικασίες Ο κώδικας του Office: προγραμματικά μοντέλα αντικειμένων Visual Basic Editor Object Browser και ηλεκτρονική βοήθεια Χρήση του αντικειμένου Application Επέκταση των δυνατοτήτων ανάλυσης δεδομένων στο Microsoft Excel Ταξινόμηση, φιλτράρισμα, και μερικά αθροίσματα σε λίστες εγγραφών Προσθήκη τυπικών συναρτήσεων φύλλων εργασίας του Excel και του Analysis ToolPak Μορφοποίηση υπό όρους σε κελιά φύλλου εργασίας Δημιουργία αναφορών Συγκεντρωτικού Πίνακα και Συγκεντρωτικού Γραφήματος Άνοιγμα και αποθήκευση δεδομένων XML στο Excel Προγραμματισμός λειτουργιών ανάλυσης δεδομένων στη Microsoft Access Επέκταση των λειτουργιών ανάλυσης δεδομένων των Microsoft Office Web Components Επέκταση των λειτουργιών ανάλυσης δεδομένων στο Microsoft Data Analyzer Συντήρηση συστημάτων αναφορών και ανάλυσης δεδομένων 351 Δημιουργία και υλοποίηση σχεδίων συντήρησης βάσεων δεδομένων Συντήρηση βάσεων δεδομένων του SQL Server Τεκμηρίωση και αναδημιουργία βάσεων δεδομένων στο SQL Server Λήψη αντιγράφων ασφαλείας και επαναφορά βάσεων δεδομένων SQL Server Χρήση του Οδηγού Database Maintenance Plan Βάσεις δεδομένων συστημάτων και βάσεις δεδομένων χρηστών Ευρετήρια Αντίγραφα ασφαλείας και ημερολόγια συναλλαγών Ασφάλεια βάσεων δεδομένων SQL Server Συντήρηση βάσεων δεδομένων SQL Server 2000 Desktop Engine Συντήρηση βάσεων δεδομένων της Access Τεκμηρίωση βάσεων δεδομένων της Access Αντίγραφα ασφαλείας και επαναφορά βάσεων δεδομένων της Access Χρήση του Οδηγού Ανάλυσης πινάκων ΤΥΠΟΓΡΑΦΙΚΟ 33

8 8 Περιεχόμενα Χρήση του Αναλυτή επιδόσεων Συμπύκνωση και επιδιόρθωση βάσεων δεδομένων Ασφάλεια βάσεων δεδομένων της Access Συντήρηση συστημάτων SQL Server 2000 Analysis Services Αρχειοθέτηση και επαναφορά κύβων OLAP Επεξεργασία κύβων OLAP Πρόσθετη βιβλιογραφία Παράρτημα Α Γρήγορη αναφορά στην ανάλυση δεδομένων 367 Microsoft Excel Επεξεργασία δεδομένων OLAP στο Excel Αναφορές Συγκεντρωτικού Πίνακα και Συγκεντρωτικού Γραφήματος Microsoft Access Microsoft Office Web Components Microsoft Data Analyzer Παράρτημα Β Πρόσθετα εργαλεία και πόροι 385 Πρόσθετα στοιχεία στο CD Data Analyzer 3.5 Tutorial Δείγματα αναφορών Συγκεντρωτικού Πίνακα Microsoft Office XP Web Component Toolpack Πόροι ανάλυσης δεδομένων στον Ιστό OLAP CubeCellValue για το Microsoft Excel Access Links για το Microsoft Excel Report Manager για το Microsoft Excel Template Wizard with Data Tracking για το Microsoft Excel XML Spreadsheet Converter για τη Microsoft Access Ευρετήριο 391 Σχετικά με το συγγραφέα 403 ΤΥΠΟΓΡΑΦΙΚΟ 34

9 Ανάλυση δεδομένων με αναφορές Συγκεντρωτικού Πίνακα και Συγκεντρωτικού Γραφήματος Αφού ολοκληρώσατε τις ασκήσεις του προηγούμενου κεφαλαίου για να ταξινομήσετε, να φιλτράρετε, να μορφοποιήσετε, να δημιουργήσετε γραφήματα, και να υπολογίσετε μερικά αθροίσματα δεδομένων, αποκτήσατε τις απαραίτητες γνώσεις στις οποίες μπορείτε να βασιστείτε όταν θέλετε να αναλύσετε δεδομένα με το Microsoft Excel. Σε αυτό το κεφάλαιο, θα διευρύνετε και θα βελτιώσετε τις ικανότητές σας χρησιμοποιώντας μια τεχνική ανάλυσης δεδομένων που ονομάζεται συγκέντρωση (pivoting). Ας υποθέσουμε ότι έχετε μια μεγάλη λίστα δεδομένων. για παράδειγμα, στατιστικά στοιχεία πωλήσεων για 2000 προϊόντα λιανικής. Θέλετε να αναλύσετε αυτά τα δεδομένα για να απαντήσετε στα εξής ερωτήματα σχετικά με την επιχείρησή σας: Ποια είναι τα προϊόντα με τις μεγαλύτερες σε αριθμό πωλήσεις; Ποια προϊόντα αποφέρουν τα περισσότερα έσοδα; Σε ποιες πωλήσεις γίνονται οι περισσότερες εκπτώσεις; Η απλή ταξινόμηση, το φιλτράρισμα, ή ο υπολογισμός μερικών αθροισμάτων δεν είναι καλές επιλογές για την απάντηση σε αυτά τα ερωτήματα που προκύπτουν σε μια επιχείρηση. Η ταξινόμηση και τα φίλτρα σάς βοηθούν να δείτε τα ανώτερα, τα κατώτατα, ή τα επιλεγμένα στατιστικά στοιχεία πωλήσεων, αλλά αυτές οι τεχνικές δε συνοψίζουν τις πωλήσεις. Τα μερικά αθροίσματα συνοψίζουν τα δεδομένα αλλά, για να εμφανίσετε μια διαφορετική ομάδα μερικών αθροισμάτων ώστε να κάνετε κάποια σύγκριση, πρέπει να επαναλάβετε πολλά βήματα, να επαναφέρετε τα μερικά αθροίσματα στις αρχικές τους τιμές, και να δημιουργήσετε νέα. Για να απαντήσετε σε αυτά τα ερωτήματα σχετικά με την επιχείρησή σας, μπορείτε να δημιουργήσετε αναφορές Συγκεντρωτικού Πίνακα (Pivot Table) και Συγκεντρωτικού Γραφήματος (Pivot Chart), δηλαδή αλληλεπιδραστικούς πίνακες και γραφήματα που 117

10 118 Ανάλυση δεδομένων με το Microsoft Excel μπορούν να οργανώσουν και να συνοψίσουν τα δεδομένα σας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις αναφορές για να κάνετε συγκρίσεις, να εντοπίσετε "μοτίβα", και να αναλύσετε τάσεις με γραφικά υψηλής ποιότητας. Για να κάνετε αυτές τις αναλύσεις, μπορείτε εύκολα να μετακινήσετε ολόκληρα πεδία και εγγραφές ώστε να εμφανίσετε διαφορετικές συνόψεις δεδομένων. Μπορείτε να εξετάσετε συνόψεις δεδομένων της επιχείρησής σας από μια οπτική γωνία ώστε να απαντήσετε σε συγκεκριμένα ερωτήματα που την αφορούν, και στη συνέχεια να αλλάξετε αμέσως οπτική γωνία και να εμφανίσετε μια άλλη ομάδα συνόψεων δεδομένων που θα σας βοηθήσουν με της σειρά τους να απαντήσετε σε ένα διαφορετικό σύνολο ερωτημάτων. Οι αναφορές Συγκεντρωτικού Πίνακα και Συγκεντρωτικού Γραφήματος είναι τόσο ισχυρές και ευέλικτες που ολόκληρο αυτό το κεφάλαιο είναι αφιερωμένο στην κατανόηση του τρόπου που μπορείτε να τις χρησιμοποιήσετε για να αναλύσετε δεδομένα της επιχείρησής σας. Στόχοι Σε αυτό το κεφάλαιο θα μάθετε τα εξής: Θα κατανοήσετε τον τρόπο με τον οποίο οι αναφορές Συγκεντρωτικού Πίνακα και Συγκεντρωτικού Γραφήματος συνοψίζουν και αναλύουν μεγάλο όγκο δεδομένων ευκολότερα. Θα μάθετε πώς να δημιουργείτε, να προσαρμόζετε, και να συνδέετε αναφορές Συγκεντρωτικού Πίνακα και Συγκεντρωτικού Γραφήματος. Θα μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε τις γραμμές εργαλείων και τα μενού συντόμευσης των αναφορών Συγκεντρωτικού Πίνακα και Συγκεντρωτικού Γραφήματος. Θα μάθετε πώς να φιλτράρετε, να ταξινομείτε, και να εμφανίζετε τα στοιχεία με τις υψηλότερες τιμές σε μια αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα. Θα μάθετε πώς να βελτιώνετε την ανάλυση δεδομένων με τις αναφορές Συγκεντρωτικού Πίνακα και Συγκεντρωτικού Γραφήματος δημιουργώντας υπολογιζόμενα πεδία και στοιχεία. Τι είναι οι αναφορές Συγκεντρωτικού Πίνακα και Συγκεντρωτικού Γραφήματος Όπως είδατε στο προηγούμενο κεφάλαιο, η ανάλυση λιστών που περιέχουν μερικές εκατοντάδες εγγραφές είναι σχετικά απλή διαδικασία. Αλλά οι προελεύσεις δεδομένων που αποτελούνται από τόσο λίγες εγγραφές είναι σπάνιο φαινόμενο. Οι προελεύσεις δεδομένων συνήθως περιέχουν από δεκάδες χιλιάδες έως εκατομμύρια εγγραφές δεδομένων. Για να κατανοήσετε τις πληροφορίες που παρέχουν αυτές οι τεράστιες προελεύσεις δεδομένων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αναφορές Συγκεντρωτικού Πίνακα και Συγκεντρωτικού Γραφήματος ώστε να αποσπάσετε και να συνοψίσετε όλα αυτά τα δεδομένα. Οι αναφορές Συγκεντρωτικού Πίνακα οργανώνουν τα δεδομένα σε μορφή πίνακα: κάθε στήλη περιέχει παρεμφερή δεδομένα, οι στήλες έχουν επικεφαλίδες στην πρώτη γραμμή, και ο πίνακας δε ΤΥΠΟΓΡΑΦΙΚΟ 144

11 Κεφάλαιο 4: Ανάλυση δεδομένων με αναφορές Συγκεντρωτικού Πίνακα και Συγκεντρωτικού Γραφήματος 119 διακόπτεται από κενές γραμμές ή στήλες (αν και η ύπαρξη άδειων κελιών στην προέλευση δεδομένων είναι απόλυτα αποδεκτή). Για ακόμη καλύτερη οργάνωση, μπορείτε να χωρίσετε μια αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα ή Συγκεντρωτικού Γραφήματος σε σελίδες. έτσι μπορείτε να διαχειρίζεστε και να βλέπετε υποσύνολα των δεδομένων πιο εύκολα. Χρησιμοποιώντας σελίδες, μπορείτε να παρουσιάσετε δεδομένα ακριβώς όπως αν είχατε στη διάθεσή σας μια στοίβα καρτών ευρετηρίου: μια σελίδα μπορεί να περιλαμβάνει δεδομένα για τις πωλήσεις του πρώτου τριμήνου, η επόμενη σελίδα για τις πωλήσεις του δεύτερου τριμήνου, κ.ο.κ. Για να κατανοήσετε τις υπόλοιπες έννοιες και διαδικασίες που παρουσιάζονται σε αυτό το κεφάλαιο, πρέπει να καταλάβετε μερικούς όρους που χρησιμοποιούνται στις αναφορές Συγκεντρωτικού Πίνακα και Συγκεντρωτικού Γραφήματος. Η Εικόνα 4-1 παρουσιάζει ένα πλαίσιο εργασίας από το οποίο μπορείτε να ξεκινήσετε τη δημιουργία μιας αναφοράς Συγκεντρωτικού Πίνακα. Στη λίστα που ακολουθεί, θα περιγράψω κάθε στοιχείο ξεχωριστά. Εικόνα 4-1 Μια κενή αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα. Το παράθυρο PivotTable Field List (Λίστα Πεδίων Συγκεντρωτικού Πίνακα) περιέχει μία καταχώριση για κάθε πεδίο της προέλευσης δεδομένων. Στην Εικόνα 4-1 η προέλευση δεδομένων είναι μια λίστα εγγραφών, και τα πεδία στη λίστα είναι τα Month (Μήνας), Year (Έτος), Region (Περιφέρεια), και Gross Sales (Μικτές πωλήσεις). Σημείωση Το παράθυρο PivotTable Field List δεν υπάρχει στο Excel Αντί γι' αυτό, τα διαθέσιμα πεδία συμπεριλαμβάνονται στη γραμμή εργαλείων PivotTable. Αν χρησιμοποιείτε το Excel 2000, στις διαδικασίες και τις ασκήσεις αυτού του κεφαλαίου σύρετε τα πεδία στις αναφορές Συγκεντρωτικού Πίνακα ή Συγκεντρωτικού Γραφήματος από τη γραμμή εργαλείων, αντί από το παράθυρο PivotTable Field List. Περιοχές (areas) είναι οι θέσεις στην αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα όπου τοποθετείτε και οργανώνετε τα δεδομένα. Όπως μπορείτε να δείτε στην Εικόνα 4-1, οι περιοχές έχουν τις ε- τικέτες Drop Page Fields Here (Απόθεση πεδίων σελίδων εδώ), Drop Column Fields Here (Απόθεση πεδίων στηλών εδώ), Drop Row Fields Here (Απόθεση πεδίων γραμμών εδώ), και Drop Data Items Here (Απόθεση στοιχείων δεδομένων εδώ). Αυτές οι περιοχές λέγονται και

12 120 Ανάλυση δεδομένων με το Microsoft Excel ζώνες απόθεσης (drop zones) επειδή μπορείτε να σύρετε πεδία από το σχετικό παράθυρο και να τα τοποθετήσετε σε κάποια από τις περιοχές της αναφοράς. Παρατηρήστε ότι οι περιοχές όπου μπορείτε να τοποθετήσετε δεδομένα είναι επισημασμένες με ένα μπλε παχύ περίγραμμα. Αν πατήσετε έξω από αυτές τις περιοχές, τα μπλε περιγράμματα εξαφανίζονται μαζί με το παράθυρο PivotTable Field List, και οι επιλογές στη γραμμή εργαλείων PivotTable απενεργοποιούνται. Όταν τα περιγράμματα είναι ορατά, η αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα είναι ενεργός. Πεδίο γραμμής (row field) είναι το πεδίο της προέλευσης δεδομένων το οποίο αναθέτετε στην περιοχή γραμμών μιας αναφοράς Συγκεντρωτικού Πίνακα. Στην Εικόνα 4-2, το πεδίο Month (με τις τιμές 1, 2, 3, κλπ.) είναι πεδίο γραμμής. Τα πεδία γραμμών είναι ένα από τα βασικότερα συστατικά στοιχεία των αναφορών Συγκεντρωτικού Πίνακα. Επίσης, μπορούν να περιέχουν δευτερεύοντα πεδία. Για παράδειγμα, μπορείτε να έχετε το πεδίο Month στο οποίο ανήκει ένα δευτερεύον πεδίο Week (Εβδομάδα) και ούτω καθεξής, πράγμα που σας επιτρέπει να εμφανίζετε διαφορετικά επίπεδα σύνοψης. Εικόνα 4-2 Μια ολοκληρωμένη αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα. Το πεδίο Month έχει οριστεί ως πεδίο γραμμής και το Region ως πεδίο στήλης. Τα δεδομένα είναι το άθροισμα των μικτών πωλήσεων. Πεδίο στήλης (column field) είναι ένα πεδίο της προέλευσης δεδομένων που αναθέτετε στην περιοχή στηλών μιας αναφοράς Συγκεντρωτικού Πίνακα. Στην Εικόνα 4-2, το πεδίο Region (με τις τιμές East, North, South, και West) είναι ένα πεδίο στήλης. Τα πεδία στηλών είναι ι- δανικά για οπτικές συγκρίσεις δεδομένων. Για παράδειγμα, μπορείτε να εντοπίσετε γρήγορα τις διαφορές μεταξύ μηνιαίων στατιστικών στοιχείων για τις περιφέρειες East, North, South, και West. Με τα πεδία Month και Region, μπορείτε να συγκρίνετε δεδομένα λαμβάνοντας υπόψη ταυτόχρονα τις παραμέτρους χρόνου και τόπου. Χωρίς το πεδίο Region, μπορείτε να συγκρίνετε δεδομένα μόνο με βάση το χρόνο. Πεδίο σελίδας (page field) είναι ένα πεδίο της προέλευσης δεδομένων το οποίο αναθέτετε στην περιοχή σελίδας (ή φίλτρου) σε μια αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα. Στην Εικόνα 4-2, το πεδίο Year (με την τιμή All) είναι πεδίο σελίδας. Τα πεδία σελίδας συνήθως χρησιμοποιούνται για την οργάνωση δεδομένων σε εύχρηστες σελίδες δεδομένων. Σε αυτό το παράδειγμα, θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε το πεδίο Year για να εμφανίσετε δεδομένα όλων ΤΥΠΟΓΡΑΦΙΚΟ 146

13 Κεφάλαιο 4: Ανάλυση δεδομένων με αναφορές Συγκεντρωτικού Πίνακα και Συγκεντρωτικού Γραφήματος 121 των ετών ή να φιλτράρατε τα δεδομένα ώστε να δείξετε πληροφορίες μόνο για ένα συγκεκριμένο έτος. Στοιχείο (item) είναι μια υποκατηγορία γραμμής, στήλης, ή πεδίου σελίδας. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να οργανώσετε ένα κατάστημα δημιουργώντας υποκατηγορίες ρούχων, αποθηκών, παιχνιδιών, κ.ο.κ. Στην Εικόνα 4-2, το πεδίο της στήλης Region περιλαμβάνει τα στοιχεία East, North, South, και West. Πεδίο δεδομένων (data field) είναι ένα πεδίο της προέλευσης δεδομένων που περιέχει τις τιμές οι οποίες θα συνοψιστούν. Στην Εικόνα 4-2, το πεδίο Sum Of Gross Sales (με τα σύμβολα δολαρίου) είναι ένα πεδίο δεδομένων. Για τους περισσότερους τύπους δεδομένων, μπορείτε να επιλέξετε πώς θα συνοψίσετε τα δεδομένα (για παράδειγμα, κατά άθροισμα, μέσο όρο, ή πλήθος). Ένα πεδίο δεδομένων συνήθως συνοψίζει αριθμούς, αλλά μπορεί να χρησιμοποιηθεί και για τη σύνοψη τιμών κειμένου. Για παράδειγμα, μπορείτε να καταμετρήσετε τον αριθμό επαναλήψεων μιας συγκεκριμένης λέξης (όπως η North ή South) μέσα σε ένα πεδίο. Οι αναφορές Συγκεντρωτικού Γραφήματος είναι μια έκδοση των αναφορών Συγκεντρωτικού Πίνακα αλλά με περισσότερα στοιχεία γραφικών. Στο Excel, μια αναφορά Συγκεντρωτικού Γραφήματος συσχετίζεται άμεσα με μια συγκεκριμένη αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα. Όταν τροποποιείτε τα δεδομένα μιας αναφοράς Συγκεντρωτικού Πίνακα, όποια αναφορά Συγκεντρωτικού Γραφήματος είναι συσχετισμένη με το συγκεκριμένο συγκεντρωτικό πίνακα αλλάζει έτσι ώστε τα στοιχεία της να συγχρονιστούν με τα αντίστοιχα δεδομένα της αναφοράς Συγκεντρωτικού Πίνακα. Η διαδικασία λειτουργεί και αντίστροφα: αν τροποποιήσετε τη διάταξη μιας αναφοράς Συγκεντρωτικού Γραφήματος, θα αλλάξουν και τα δεδομένα που παρουσιάζονται στη συσχετισμένη αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα. Οι έννοιες που χρησιμοποιούνται σε μια αναφορά Συγκεντρωτικού Γραφήματος είναι ίδιες με εκείνες ενός Συγκεντρωτικού Πίνακα. Η βασική διάταξη μιας αναφοράς Συγκεντρωτικού Γραφήματος παρουσιάζεται στην Εικόνα 4-3. Η Εικόνα 4-4 παρουσιάζει ένα ολοκληρωμένο Συγκεντρωτικό Γράφημα. Εικόνα 4-3 Μια κενή αναφορά Συγκεντρωτικού Γραφήματος.

14 122 Ανάλυση δεδομένων με το Microsoft Excel Εικόνα 4-4 Μια ολοκληρωμένη αναφορά Συγκεντρωτικού Γραφήματος. Παρόμοια με την αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα, η λίστα πεδίων Συγκεντρωτικού Πίνακα περιέχει ένα πεδίο για κάθε πεδίο της προέλευσης δεδομένων. Στις περιοχές ή ζώνες απόθεσης ενός συγκεντρωτικού γραφήματος, όπως μπορείτε να δείτε στην Εικόνα 4-3, περιλαμβάνονται οι Drop Page Fields Here (Απόθεση πεδίων σελίδων ε- δώ), Drop Data Items Here (Απόθεση στοιχείων δεδομένων εδώ), Drop Series Fields Here (Απόθεση πεδίων σειρών εδώ), και Drop Category Fields Here (Απόθεση πεδίων κατηγοριών εδώ). Τα ονόματα των περιοχών υποδηλώνουν ότι τα γραφήματα χρησιμοποιούν σειρές και κατηγορίες αντί για στήλες και γραμμές. Σημειώστε ότι, πριν εισαγάγετε δεδομένα σε μια αναφορά Συγκεντρωτικού Γραφήματος, οι περιοχές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε είναι επισημασμένες με ένα παχύ μπλε περίγραμμα (εκτός από την περιοχή Drop Data Items Here). Αντίθετα με τις αναφορές Συγκεντρωτικού Πίνακα όμως, αφού αποθέσετε ένα πεδίο σε κάποια περιοχή αναφοράς Συγκεντρωτικού Γραφήματος, το μπλε περίγραμμα που αντιστοιχεί στην περιοχή εξαφανίζεται. Πεδίο κατηγορίας (category field) είναι ένα πεδίο της προέλευσης δεδομένων το οποίο αναθέτετε στον άξονα κατηγοριών μια αναφοράς Συγκεντρωτικού Γραφήματος. Στην Εικόνα 4-4, το πεδίο Month (με τις τιμές 1, 2, 3,κλπ.) είναι ένα πεδίο κατηγορίας. Πεδίο σειράς (series field) είναι ένα πεδίο της προέλευσης δεδομένων το οποίο συσχετίζετε με τον άξονα σειρών σε μια αναφορά Συγκεντρωτικού Γραφήματος. Στην Εικόνα 4-4, το πεδίο Region (με τις τιμές East, North, South, και West) είναι ένα πεδίο σειράς. Σημείωση Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα πεδία κατηγοριών και σειρών, δείτε τις περιγραφές των αξόνων κατηγοριών και σειρών στο Κεφάλαιο 3 "Ανάλυση δεδομένων με το Microsoft Excel". Πεδίο σελίδας (page field) είναι ένα πεδίο της προέλευσης δεδομένων που αναθέτετε σε μια περιοχή σελίδας (ή φίλτρου) μιας αναφοράς Συγκεντρωτικού Γραφήματος. Στην Εικόνα 4-4, ΤΥΠΟΓΡΑΦΙΚΟ 148

15 Κεφάλαιο 4: Ανάλυση δεδομένων με αναφορές Συγκεντρωτικού Πίνακα και Συγκεντρωτικού Γραφήματος 123 το πεδίο Year (με την τιμή All) είναι ένα πεδίο σελίδας. Με τον ίδιο τρόπο που χρησιμοποιείτε ένα πεδίο σελίδας μιας αναφοράς Συγκεντρωτικού Πίνακα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και ένα πεδίο σελίδας σε ένα Συγκεντρωτικό Γράφημα για να παρουσιάσετε όλα τα δεδομένα ή να τα φιλτράρετε δημιουργώντας μια συγκεκριμένη προβολή. Στοιχείο (item) είναι μια υποκατηγορία ενός πεδίου σειράς ή κατηγορίας. Στην Εικόνα 4-4, το πεδίο κατηγορίας Month περιέχει τα αντικείμενα 1 έως 12. Παρόμοια, το πεδίο σειράς Region περιλαμβάνει τα αντικείμενα West, South, North, και East. Πεδίο δεδομένων (data field) είναι ένα πεδίο της προέλευσης δεδομένων που περιλαμβάνει τις τιμές οι οποίες θα συνοψιστούν. Στην Εικόνα 4-4, το πεδίο Sum Of Gross Sales (που περιέχει τους χαρακτήρες δολαρίου στην αριστερή πλευρά της αναφοράς Συγκεντρωτικού Γραφήματος) είναι το πεδίο δεδομένων. Τώρα που πήρατε μια ιδέα για την ορολογία η οποία χρησιμοποιείται στον ορισμό αναφορών Συγκεντρωτικού Πίνακα και Συγκεντρωτικού Γραφήματος, προσπαθήστε να εκτελέσετε την παρακάτω άσκηση για να εξοικειωθείτε περισσότερο με τα συγκεκριμένα εργαλεία ανάλυσης δεδομένων. Συνολική άσκηση Σε αυτή την άσκηση, θα διαπιστώσετε το λόγο για τον οποίο οι αναφορές Συγκεντρωτικού Πίνακα και Συγκεντρωτικού Γραφήματος είναι τόσο χρήσιμα εργαλεία. Ας πούμε ότι είστε αναλυτές πωλήσεων και θέλετε να κάνετε κάποιες εκτιμήσεις για τα στοιχεία των πωλήσεων του περασμένου μήνα, όπως η υψηλότερη συνολική τιμή παραγγελιών, το προϊόν με τις περισσότερες πωλήσεις, και οι παραγγελίες με τη μεγαλύτερη έκπτωση. 1. Ξεκινήστε το Excel, και ανοίξτε το αρχείο SaleOrd.xls το οποίο βρίσκεται στο φάκελο Chap04. Χρησιμοποιώντας τις τεχνικές που μάθατε στο προηγούμενο κεφάλαιο, μπορείτε να εντοπίσετε την παραγγελία με την υψηλότερη συνολική τιμή; Μπορείτε να δοκιμάσετε την προσθήκη μερικών αθροισμάτων στη λίστα. 2. Πατήστε στο κελί A1. 3. Στο μενού Data (Δεδομένα), πατήστε στην επιλογή Subtotals (Μερικά αθροίσματα) και στη συνέχεια πατήστε στο OK. 4. Πατήστε στο κουμπί με την ετικέτα "2", στην περιοχή μερικών αθροισμάτων στην αριστερή πλευρά του φύλλου εργασίας. Η συγκεκριμένη λίστα περιλαμβάνει ένα μεγάλο αριθμό μερικών αθροισμάτων. Μπορείτε να εντοπίσετε το υψηλότερο; Ίσως χρειαστεί να ταξινομήσετε τη λίστα ως προς το πεδίο Extended Price και στη συνέχεια να υπολογίσετε τα μερικά αθροίσματα. Ωστόσο, με τη λίστα ταξινομημένη με αυτόν τον τρόπο τα αντικείμενα δεν είναι πλέον ταξινομημένα ως προς το πεδίο Order ID (Κωδικός παραγγελίας). Αν προσθέσετε μερικά αθροίσματα για κάθε κωδικό παραγγελίας σε αυτό το σημείο, τα μερικά αθροίσματα θα αφορούν κάθε αντι- (συνεχίζεται)

16 124 Ανάλυση δεδομένων με το Microsoft Excel κείμενο ξεχωριστά και όχι ολόκληρη την παραγγελία. Επίσης, αν θέλετε να θέσετε ερωτήσεις όπως ποιο προϊόν είχε τις περισσότερες πωλήσεις ή ποια παραγγελία είχε την υψηλότερη έκπτωση πρέπει να επαναλάβετε τα βήματα αυτά. Μπορείτε να διαπιστώσετε ότι, ακόμη και αν ταξινομήσετε ή φιλτράρετε μια λίστα αυτού του μεγέθους, είναι δύσκολο να υπολογίσετε τάσεις και αποτελέσματα. Οι εγγραφές που έχετε στη διάθεσή σας είναι υπερβολικά πολλές ώστε να τις αναλύσετε με μία ματιά. Η λύση είναι να δημιουργήσετε μια αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα. Ας ξεκινήσουμε με το πρώτο πρόβλημα: τη δημιουργία μιας αναφοράς που θα εμφανίζει και θα ταξινομεί τα μερικά αθροίσματα της παραγγελίας. Πρέπει πρώτα να διαγράψετε τα μερικά αθροίσματα, οπότε πατήστε στην επιλογή Subtotals του μενού Data και στη συνέχεια επιλέξετε Remove All (Αφαίρεση όλων). 5. Στο μενού Data, πατήστε στην επιλογή PivotTable And PivotChart Report (Αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα και Συγκεντρωτικού Γραφήματος). 6. Πατήστε στο κουμπί Finish (Τέλος). 7. Στο φύλλο εργασίας Sheet1, σύρετε το εικονίδιο Order ID από τη λίστα πεδίων του Συγκεντρωτικού Πίνακα στην περιοχή Drop Row Items Here. 8. Στη συνέχεια σύρετε το εικονίδιο Extended Price στην περιοχή Drop Data Items Here. 9. Πατήστε στο κελί A Στη γραμμή εργαλείων PivotTable (Συγκεντρωτικός Πίνακας), πατήστε στο ομώνυμο μενού και επιλέξτε Sort And Top 10 (Ταξινόμηση και τα 10 πρώτα). 11. Πατήστε στην επιλογή Descending (Φθίνουσα). 12. Στη λίστα Using Field (Με χρήση του πεδίου), επιλέξτε Sum Of Extended Price. Συγκρίνετε τα αποτελέσματά σας με αυτά της Εικόνας 4-5 και κατόπιν πατήστε στο OK. Όπως μπορείτε να δείτε στην Εικόνα 4-6, ο κωδικός παραγγελίας έχει την υψηλότερη συνολική τιμή ($16,387.50). Εικόνα 4-5 Το πλαίσιο διαλόγου PivotTable Sort And Top 10 για κωδικούς παραγγελιών ταξινομημένους ως προς το πεδίο Sum Of Extended Price. ΤΥΠΟΓΡΑΦΙΚΟ 150

17 Κεφάλαιο 4: Ανάλυση δεδομένων με αναφορές Συγκεντρωτικού Πίνακα και Συγκεντρωτικού Γραφήματος 125 Εικόνα 4-6 Οι κωδικοί παραγγελιών ταξινομημένοι ως προς τη συνολικά υψηλότερη συνολική τιμή. 13. Τώρα πρέπει να εντοπίσετε το προϊόν με τις περισσότερες πωλήσεις. Για το σκοπό αυτόν, πατήστε με το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού στο κελί A4 και επιλέξτε Hide (Απόκρυψη). 14. Από τη λίστα πεδίων του Συγκεντρωτικού Πίνακα, σύρετε το εικονίδιο Product στο κελί A4 (με την ετικέτα "Total"). 15. Στη γραμμή εργαλείων PivotTable, πατήστε στο μενού PivotTable και επιλέξτε Sort And Top Πατήστε στην επιλογή Descending. 17. Στη λίστα Using Field, πατήστε στην επιλογή Sum Of Extended Price και μετά στο OK. Το προϊόν Côte de Blaye είχε τις υψηλότερες συνολικές πωλήσεις, που έφτασαν τα $141,396.73, όπως φαίνεται στην Εικόνα 4-7. Εικόνα 4-7 Τα προϊόντα ταξινομημένα βάσει των υψηλότερων συνολικών πωλήσεων. 18. Τέλος, ας δούμε ποιες παραγγελίες είχαν την υψηλότερη έκπτωση. Πατήστε με το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού στο κελί A4 και επιλέξτε Hide. 19. Πατήστε με το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού στο κελί A3 και επιλέξτε Hide. (συνεχίζεται)

18 126 Ανάλυση δεδομένων με το Microsoft Excel 20. Από τη λίστα πεδίων του Συγκεντρωτικού Πίνακα, σύρετε το εικονίδιο Order ID στην περιοχή Drop Rows Fields Here. Σύρετε το εικονίδιο Discount στην περιοχή Drop Data Items Here. 21. Πατήστε με το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού στο κελί A3 και στη συνέχεια επιλέξτε Field Settings (Ρυθμίσεις πεδίου). 22. Στη λίστα Summarize By (Σύνοψη κατά), επιλέξτε Max και πατήστε στο OK. 23. Επιλέξτε το κελί A4, πατήστε στο μενού PivotTable, και στη συνέχεια διαλέξτε την επιλογή Sort And Top Στην περιοχή Top 10 AutoShow (Πρώτα 10 Αυτόματης Εμφάνισης), διαλέξτε την επιλογή On (Ενεργοποίηση). 25. Στη λίστα Using Field κάτω από την επιλογή On, διαλέξτε την επιλογή Max Of Discount. Συγκρίνετε τα αποτελέσματά σας με εκείνα της Εικόνας 4-8 και πατήστε στο OK. Παρατηρήστε, στην Εικόνα 4-9, ότι η υψηλότερη έκπτωση παραγγελίας ήταν 25 τοις εκατό. Η ίδια έκπτωση έγινε σε 72 παραγγελίες. (Για την καταμέτρηση των παραγγελιών, επιλέξτε τα κελιά B5 έως B76, πατήστε με το δεξιό πλήκτρο του ποντικιού οπουδήποτε στη γραμμή κατάστασης, και επιλέξτε Count.) Εικόνα 4-8 Το πλαίσιο διαλόγου PivotTable Sort And Top 10 με επιλογές για την εμφάνιση των 10 κωδικών παραγγελιών με την υψηλότερη έκπτωση. Εικόνα 4-9 Οι κωδικοί παραγγελιών με την υψηλότερη έκπτωση. ΤΥΠΟΓΡΑΦΙΚΟ 152

19

20