1 Εξερεύνηση της Access ηµιουργία βάσεων δεδοµένων 107

Transcript

1

2

3 Περιεχόµενα Οι συγγραφείς Εισαγωγή στην Access Νέες λειτουργίες Ας ξεκινήσουµε! Πληροφορίες για αναγνώστες που χρησιµοποιούν Windows ΧΡ ιαχείριση των αρχείων πρακτικής εξάσκησης Χρήση του µενού Έναρξη Χρήση των πλαισίων διαλόγου Πιστοποιήσεις της Microsoft για επαγγελµατίες Επιλογή της κατάλληλης πιστοποίησης Πώς θα αποκτήσετε την πιστοποίηση Microsoft Certified Application Specialist Microsoft Office Access Οι εξετάσεις για τις επαγγελµατικές πιστοποιήσεις της Microsoft Για περισσότερες πληροφορίες Χαρακτηριστικά και συµβάσεις του βιβλίου Χρήση του CD του βιβλίου Τα περιεχόµενα του CD Ελάχιστες απαιτήσεις συστήµατος Εγκατάσταση των αρχείων εξάσκησης Προσθήκη του φακέλου µε τα αρχεία εξάσκησης στη λίστα µε τις αξιόπιστες θέσεις Χρήση των αρχείων εξάσκησης Απεγκατάσταση των αρχείων εξάσκησης... 36

4 6 Περιεχόµενα Βοήθεια Βοήθεια για το βιβλίο και το συνοδευτικό CD Βοήθεια για τη Microsoft Office Access Περισσότερες πληροφορίες Γρήγορη αναφορά Εξερεύνηση της Access Εργασία µε την Access Κατανόηση εννοιών βάσεων δεδοµένων Άνοιγµα υπάρχουσας βάσης δεδοµένων Ένθετο: Ενεργοποίηση µακροεντολών και άλλου περιεχοµένου βάσεων δεδοµένων Εξερεύνηση πινάκων Εξερεύνηση ερωτηµάτων Εξερεύνηση φορµών Εξερεύνηση εκθέσεων Εξερεύνηση άλλων αντικειµένων της Access Προεπισκόπηση και εκτύπωση αντικειµένων της Access Κύρια σηµεία ηµιουργία βάσεων δεδοµένων 107 ηµιουργία βάσης δεδοµένων από πρότυπο ηµιουργία πίνακα από το µηδέν ηµιουργία πίνακα από πρότυπο Χειρισµός στηλών και γραµµών πινάκων Κύρια σηµεία Εισαγωγή στοιχείων σε βάσεις δεδοµένων 123 Εισαγωγή πληροφοριών από άλλη βάση δεδοµένων της Access Ένθετο: Μεταφορά βάσης δεδοµένων από παλαιότερη έκδοση της Access Εισαγωγή πληροφοριών από φύλλα εργασίας του Excel Ένθετο: Σύνδεση µε πληροφορίες Εισαγωγή ή σύνδεση µε λίστες του SharePoint Συλλογή δεδοµένων µέσω ηλεκτρονικού ταχυδροµείου

5 Περιεχόµενα 7 Εισαγωγή πληροφοριών από αρχεία κειµένου Ένθετο: Εισαγωγή πληροφοριών από άλλες πηγές Εισαγωγή πληροφοριών από αρχεία XML Εισαγωγή πληροφοριών από αρχεία HTML Εισαγωγή πληροφοριών από φακέλους του Outlook Εισαγωγή πληροφοριών από αρχεία dbase Κύρια σηµεία Κοινή χρήση και επαναχρησιµοποίηση πληροφοριών 149 Εξαγωγή πληροφοριών σε άλλες βάσεις δεδοµένων της Access Εξαγωγή πληροφοριών προς το Excel Εξαγωγή πληροφοριών σε λίστες SharePoint Εξαγωγή πληροφοριών προς το Word Ένθετο: Εξαγωγή πληροφοριών σε αρχεία PDF και XPS Εξαγωγή πληροφοριών σε αρχεία κειµένου Εξαγωγή πληροφοριών σε αρχεία XML Εξαγωγή πληροφοριών σε αρχεία HTML Αντιγραφή πληροφοριών σε άλλα προγράµµατα του Office Κύρια σηµεία Απλοποίηση καταχώρισης δεδοµένων µε φόρµες 173 ηµιουργία φορµών µε τη βοήθεια του εργαλείου Φόρµας Ένθετο: Σχέσεις Ρύθµιση των ιδιοτήτων των φορµών Αλλαγή της διάταξης µιας φόρµας Προσθήκη στοιχείων ελέγχου σε µια φόρµα Καταχώριση δεδοµένων σε µια φόρµα µε χρήση της γλώσσας VBA ηµιουργία φόρµας µε τη λειτουργία Αυτόµατης Φόρµας Ένθετο: Ταυτόχρονη δηµιουργία φορµών και δευτερευουσών φορµών Προσθήκη δευτερεύουσας φόρµας σε µια φόρµα Κύρια σηµεία

6 8 Περιεχόµενα 6 Εντοπισµός συγκεκριµένων πληροφοριών 213 Ταξινόµηση των πληροφοριών ενός πίνακα Ένθετο: Πώς ταξινοµεί η Access Φιλτράρισµα των πληροφοριών ενός πίνακα Ένθετο: Χαρακτήρες µπαλαντέρ Ένθετο: Παραστάσεις Φιλτράρισµα πληροφοριών µε βάση τη φόρµα Εντοπισµός πληροφοριών που ικανοποιούν πολλά κριτήρια ηµιουργία ερωτήµατος µε το χέρι Ένθετο: Σύγκριση φίλτρων και ταξινοµήσεων µε τα ερωτήµατα Ένθετο: όµηση Εκφράσεων ηµιουργία ερωτηµάτων µε τη βοήθεια Οδηγού Εκτέλεση υπολογισµών µε τη βοήθεια ερωτηµάτων Κύρια σηµεία ιατήρηση της ακρίβειας των πληροφοριών 249 Περιορισµός του τύπου δεδοµένων ενός πεδίου Περιορισµός του όγκου δεδοµένων ενός πεδίου Καθορισµός της µορφής των δεδοµένων ενός πεδίου Περιορισµός δεδοµένων µε χρήση κανόνων επικύρωσης ηµιουργία απλής λίστας αναζήτησης ηµιουργία λίστας αναζήτησης µε πολλές στήλες Ενηµέρωση πληροφοριών σε έναν πίνακα ιαγραφή πληροφοριών από έναν πίνακα Πρόληψη προβληµάτων βάσεων δεδοµένων Κύρια σηµεία Εργασία µε εκθέσεις 289 Ένθετο: Φόρµες και εκθέσεις ηµιουργία έκθεσης µε Οδηγό Τροποποίηση της σχεδίασης της έκθεσης ηµιουργία έκθεσης από το µηδέν Τροποποίηση του περιεχοµένου µιας έκθεσης Προσθήκη δευτερεύουσας έκθεσης σε έκθεση Προεπισκόπηση και εκτύπωση έκθεσης Κύρια σηµεία

7 Περιεχόµενα 9 9 ηµιουργία εύχρηστων βάσεων δεδοµένων 321 ηµιουργία πινάκων επιλογών ηµιουργία προσαρµοσµένων κατηγοριών Έλεγχος των λειτουργιών που είναι διαθέσιµες στους χρήστες της βάσης δεδοµένων Εύκολη πρόσβαση στις αγαπηµένες σας διαταγές της Access Κύρια σηµεία Ασφάλεια και κοινή χρήση πληροφοριών 343 Ορισµός κωδικού πρόσβασης σε βάση δεδοµένων Ένθετο: ηµιουργία ασφαλούς κωδικού πρόσβασης Ένθετο: Κρυπτογράφηση βάσεων δεδοµένων Απαγόρευση αλλαγών στον κώδικα των βάσεων δεδοµένων Προστασία βάσης δεδοµένων που προορίζεται για διανοµή Ένθετο: Συνεργασία µε το SharePoint Κύρια σηµεία Γλωσσάρι Ευρετήριο

8

9 3 Εισαγωγή στοιχείων σε βάσεις δεδοµένων Σε αυτό το κεφάλαιο θα µάθετε: Να εισάγετε πληροφορίες από άλλες βάσεις δεδοµένων της Access. Να εισάγετε πληροφορίες από φύλλα εργασίας του Excel. Να εισάγετε ή να συνδέεστε µε λίστες του SharePoint. Να συλλέγετε δεδοµένα µέσω ηλεκτρονικού ταχυδροµείου. Να εισάγετε πληροφορίες από αρχεία κειµένου, αρχεία XML, HTML, ή dbase. Να εισάγετε πληροφορίες από φακέλους του Outlook. Η πληκτρολόγηση πληροφοριών σε µια βάση δεδοµένων δεν αποτελεί ιδιαίτερα ευχάριστη διαδικασία για τους περισσότερους χρήστες γι' αυτό, ένας από τους στόχους σας όταν σχεδιάζετε µια σχεσιακή βάση δεδοµένων είναι να οργανώνετε τους πίνακες έτσι ώστε να µη χρειάζεται να καταχωρίζετε την ίδια πληροφορία περισσότερες από µία φορές. Για παράδειγµα, αν σχεδιάζετε µια βάση δεδοµένων για την παρακολούθηση των παραγγελιών των πελατών, οι υπάλληλοι του τµήµατος πωλήσεων δεν θα πρέπει να πληκτρολογούν το όνοµα των πελατών σε κάθε παραγγελία. Εποµένως, χρειάζεστε έναν πίνακα πελατών όπου θα τηρούνται όλες οι σχετικές πληροφορίες για κάθε πελάτη, ώστε σε κάθε παραγγελία να αναφέρεται απλώς ο κωδικός του πελάτη. Αν οι πληροφορίες για κάποιο πελάτη αλλάξουν, αρκεί να τις ενηµερώσετε σε ένα µόνο σηµείο της βάσης δεδοµένων: στον πίνακα πελατών. Έτσι, το µοναδικό στοιχείο που αφορά πληροφορίες πελάτη στις εγγραφές των παραγγελιών ο κωδικός του θα παραµένει σωστό. Ένα ακόµα πλεονέκτηµα αυτού του συστήµατος είναι ότι µειώνεται η πιθανότητα λαθών πληκτρολόγησης, αλλά και της εµφάνισης της ίδιας πληροφορίας σε διάφορα σηµεία της βάσης µε διαφορετική µορφή. Μια καλοσχεδιασµένη βάση δεδοµένων µειώνει την ανάγκη πληκτρολόγησης κατά την καταχώριση νέων πληροφοριών και τη συντήρηση υπάρχει όµως και ένας άλλος τρόπος για να εξοικονοµείτε ακόµη περισσότερο χρόνο και κόπο. Η Microsoft Office Access 2007 µπορεί να µοιράζεται εύκολα πληροφορίες µε τα υπόλοιπα προγράµµατα του Office. Αυτό διευκολύνει τη συµπλήρωση µιας βάσης δεδοµένων, καθώς επιτρέπει την εισαγωγή πληροφοριών από αρχεία διαφορετικής µορφής. Αν οι πληροφορίες που σκοπεύετε να αποθηκεύσετε σε µια βάση δεδοµένων της Access έχουν καταχωριστεί ηλεκτρονικά σε κάποιο άλλο έγγραφο, είναι πολύ πιθανό να µπορέσετε να τις µεταφέρετε στην Access χωρίς να χρειαστεί να τις ξαναπληκτρολογήσετε.

10 124 Κεφάλαιο 3 Εισαγωγή στοιχείων σε βάσεις δεδοµένων Αν οι πληροφορίες που σας ενδιαφέρουν εξακολουθούν να διατηρούνται σε µια άλλη εφαρµογή και θέλετε να τις µεταφέρετε στην Access για να τις αναλύσετε, να δηµιουργήσετε εκθέσεις, ή να τις εξαγάγετε εύκολα σε κάποια άλλη µορφή, ίσως είναι καλύτερα να συνδέσετε τη βάση δεδοµένων της Access µε τις υπάρχουσες πληροφορίες στην αρχική τους εφαρµογή και όχι να τις εισαγάγετε. Όταν συνδέετε δεδοµένα µιας άλλης εφαρµογής, µπορείτε να τα βλέπετε και να τα επεξεργάζεστε και στις δύο εφαρµογές ενώ, παράλληλα, οι πληροφορίες στην Access θα είναι πάντοτε ενηµερωµένες. Σε αυτό το κεφάλαιο θα πειραµατιστείτε µε διάφορους τρόπους εισαγωγής πληροφοριών σε µια βάση δεδοµένων της Access, µεταξύ των οποίων είναι η εισαγωγή πληροφοριών από άλλη βάση δεδοµένων, από τοποθεσία του Microsoft SharePoint, από το Microsoft Office Outlook, και από αρχείο κειµένου XML ή HTML. Θα µάθετε να συγκεντρώνετε δεδοµένα µέσω ηλεκτρονικού ταχυδροµείου και να συνδέεστε µε αυτά. Θα µάθετε επίσης να µεταφέρετε σε Access 2007 µια υπάρχουσα βάση δεδοµένων που δηµιουργήθηκε µε παλαιότερη έκδοση της Access. είτε επίσης Μήπως το µόνο που χρειάζεστε είναι µια γρήγορη ανασκόπηση των θεµάτων αυτού του κεφαλαίου; είτε τις καταχωρίσεις της Γρήγορης Αναφοράς στην αρχή του βιβλίου. Σηµαντικό Για να µπορέσετε να χρησιµοποιήσετε τα αρχεία πρακτικής εξάσκησης αυτού του κεφαλαίου, πρέπει να τα εγκαταστήσετε από το συνοδευτικό CD στην προεπιλεγµένη τους θέση. Για περισσότερες πληροφορίες, δείτε την ενότητα "Χρήση του CD του βιβλίου" στην αρχή του βιβλίου. Εισαγωγή πληροφοριών από άλλη βάση δεδοµένων της Access Ας υποθέσουµε ότι έχετε ήδη µια βάση δεδοµένων της Access η οποία περιέχει πίνακες µε πληροφορίες για προϊόντα και παραγγελίες, και µια άλλη βάση µε πληροφορίες για επαφές, αλλά θέλετε να συµπεριλάβετε σε µία µόνο βάση όλες τις πληροφορίες που χρησιµοποιείτε συχνά. Αν, αντί να οργανώσετε από την αρχή τις πληροφορίες για τα προϊόντα και τις παραγγελίες, τις εισαγάγετε στη βάση δεδοµένων µε τις πληροφορίες επαφών (ή το αντίστροφο), θα εξοικονοµήσετε χρόνο. Η εισαγωγή ενός ή περισσοτέρων τυπικών αντικειµένων της Access, όπως πίνακες, ερωτήµατα, φόρµες, εκθέσεις, σελίδες, µακροεντολές, και λειτουργικές µονάδες, είναι απλή υπόθεση. Κατά την εισαγωγή ενός πίνακα έχετε τη δυνατότητα να εισαγάγετε είτε µόνο τον ορισµό του (τη δοµή που βλέπετε σε προβολή Σχεδίασης), είτε και τον ορισµό και τα δεδοµένα. Κατά την εισαγωγή ενός ερωτήµατος, µπορείτε να το εισαγάγετε ως ερώτηµα ή να εισαγάγετε τα αποτελέσµατα του ερωτήµατος µε τη µορφή πίνακα. Όταν εισάγετε ένα αντικείµενο της Access, αυτό προστίθεται αυτούσιο στην ενεργό βάση δεδο- µένων ως αντικείµενο µε το ίδιο όνοµα. εν έχετε τη δυνατότητα να εισαγάγετε επιλεγµένα πεδία ή εγγραφές. Αν η ενεργή βάση δεδοµένων έχει ήδη ένα αντικείµενο µε αυτό το όνοµα, η Access θα το εισαγάγει προσθέτοντας στο τέλος του ονόµατός του έναν αριθµό.

11 Εισαγωγή πληροφοριών από άλλη βάση δεδοµένων της Access 125 Συµβουλή Αν χρειάζεστε µόνο ορισµένα πεδία ή εγγραφές από έναν πίνακα µιας άλλης βάσης δεδοµένων, µπορείτε να δηµιουργήσετε ένα ερώτηµα στην άλλη βάση δεδοµένων ώστε να επιλεγούν µόνο οι πληροφορίες που χρειάζεστε, και µετά να εισαγάγετε τα αποτελέσµατα του ερωτήµατος µε τη µορφή πίνακα. Εναλλακτικά, µπορείτε να εισαγάγετε ολόκληρο τον πίνακα, και µετά να τον επεξεργαστείτε σε προβολή Σχεδίασης, ή να χρησιµοποιήσετε ερωτήµατα για να τον φιλτράρετε. Σε αυτήν την άσκηση θα εισαγάγετε πίνακες από µια βάση δεδοµένων σε µια άλλη. ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΗΣΤΕ τις βάσεις δεδοµένων 01_ΕισαγωγήAccess και 01_Προϊόντα. Αυτό το αρχείο εξάσκησης βρίσκεται στον υποφάκελο Κεφ03 του φακέλου ΒΒ_Access2007. ΑΝΟΙΞΤΕ τη βάση δεδοµένων 01_ΕισαγωγήAccess. 1. Στην καρτέλα Εξωτερικά δεδοµένα, πατήστε στο κουµπί Access της οµάδας Εισαγωγή. Θα ξεκινήσει ο Οδηγός Λήψης Εξωτερικών εδοµένων. Οι σελίδες του Οδηγού αφορούν τη λειτουργία εισαγωγής που έχετε επιλέξει στη συγκεκριµένη περίπτωση, θα εµφανιστεί η βάση δεδοµένων της Access στη γραµµή τίτλου. 2. Στη σελίδα Επιλογή της προέλευσης και του προορισµού των δεδοµένων, πατήστε στο κουµπί Αναζήτηση. 3. Στο πλαίσιο διαλόγου Άνοιγµα αρχείου, µεταφερθείτε στο φάκελο Έγγραφα\Κλειδάριθµος\ΒΒ_Access2007\Κεφ03, επιλέξτε τη βάση δεδοµένων 01_Προϊόντα, και πατήστε στο κουµπί Άνοιγµα. 4. Στη σελίδα Επιλογή της προέλευσης και του προορισµού των δεδοµένων, µε ενεργοποιηµένη την επιλογή Εισαγωγή πινάκων, ερωτηµάτων, φορµών, εκθέσε-

12 126 Κεφάλαιο 3 Εισαγωγή στοιχείων σε βάσεις δεδοµένων ων, µακροεντολών και λειτουργικών µονάδων στην τρέχουσα βάση δεδοµένων, πατήστε στο ΟΚ. Θα εµφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Εισαγωγή αντικειµένων. 5. Πατήστε στο κουµπί Επιλογή όλων για να επιλέξετε και τους δύο πίνακες της λίστας (Κατηγορίες και Προϊόντα). Πατήστε στο OK για να εισαγάγετε τους πίνακες. Η Access σάς δίνει τη δυνατότητα να αποθηκεύσετε τα βήµατα της διαδικασίας εισαγωγής. Σε αυτήν την άσκηση δεν είναι απαραίτητο να το κάνετε, αν όµως επαναλαµβάνετε συχνά αυτή τη διαδικασία, θα εξοικονοµήσετε αρκετό χρόνο. 6. Στη σελίδα Αποθήκευση βηµάτων εισαγωγής, πατήστε στο κουµπί Κλείσιµο. 7. Από τη λίστα Πίνακες, ανοίξτε τους πίνακες Κατηγορίες και Προϊόντα για να βεβαιωθείτε ότι έγινε εισαγωγή των εγγραφών στη βάση δεδοµένων. ΚΛΕΙΣΤΕ τη βάση δεδοµένων 01_ΕισαγωγήAccess.

13 Εισαγωγή πληροφοριών από φύλλα εργασίας του Excel 127 Κουµπί Microsoft Office Μεταφορά βάσης δεδοµένων από παλαιότερη έκδοση της Access Η Access 2007 αποθηκεύει τα δεδοµένα σε διαφορετική µορφή από εκείνη παλαιότερων εκδόσεών της. Η Access 2007 έχει τη δυνατότητα να ανοίγει βάσεις δεδοµένων που δηµιουργήθηκαν µε παλαιότερες εκδόσεις και να αποθηκεύει τις πληροφορίες τους σε αυτές τις µορφές. Ωστόσο, οι παλαιότερες εκδόσεις της Access δεν µπορούν να ανοίξουν βάσεις δεδοµένων που έχουν αποθηκευτεί σε µορφή Αν πρέπει να εργαστείτε σε µια βάση δεδοµένων χρησιµοποιώντας παλαιότερη έκδοση της Access, καλύτερα να την αφήσετε σε αυτή τη µορφή η Access 2007 θα την ανοίξει και αυτοµάτως θα την αποθηκεύσει στην ίδια µορφή. Ωστόσο, για να είναι διαθέσιµες ορισµένες από τις νέες λειτουργίες της Access 2007 θα πρέπει να αποθηκεύσετε τη βάση δεδοµένων µε τη νέα µορφή. Για να µεταφέρετε µια βάση δεδοµένων από παλαιότερη έκδοση της Access, ακολουθήστε τα παρακάτω βήµατα: 1. Ανοίξτε τη βάση δεδοµένων. 2. Πατήστε στο κουµπί Microsoft Office, δείξτε µε το ποντίκι στο βέλος Αποθήκευση ως, και επιλέξτε Βάση δεδοµένων της Access Στο πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση ως, ορίστε όνοµα και τοποθεσία για τη βάση δεδο- µένων, και πατήστε στο κουµπί Αποθήκευση. Θα ανοίξει ένα πλαίσιο µηνύµατος που θα σας πληροφορεί ότι η βάση δεδοµένων αποθηκεύτηκε σε µορφή Access 2007, και δεν µπορεί να ανοίξει σε παλαιότερες εκδόσεις της Access. Εισαγωγή πληροφοριών από φύλλα εργασίας του Excel Η Access συνεργάζεται καλά µε το Microsoft Office Excel. Σας επιτρέπει να εισάγετε ολόκληρα φύλλα εργασίας ή επώνυµες περιοχές φύλλων εργασίας σε νέους πίνακες (πίνακες που δηµιουργούνται κατά την εισαγωγή) ή σε υπάρχοντες. Επίσης, έχετε τη δυνατότητα να εισάγετε συγκεκριµένα πεδία από ένα φύλλο εργασίας ή µια περιοχή. Το Excel είναι µια καλή ενδιάµεση µορφή που χρησιµοποιείται όταν οι πληροφορίες που πρόκειται να εισαχθούν δεν έχουν διευθετηθεί όπως πρέπει. Για παράδειγµα, αν θέλετε να προσθέσετε ή να καταργήσετε πεδία, να ενώσετε ή να διασπάσετε πεδία, ή να χρησιµοποιήσετε πολύπλοκες µαθηµατικές συναρτήσεις για να επεξεργαστείτε τα δεδοµένα πριν τα εισαγάγετε στην Access, το Excel είναι το κατάλληλο πρόγραµµα.

14 128 Κεφάλαιο 3 Εισαγωγή στοιχείων σε βάσεις δεδοµένων Σε αυτήν την άσκηση θα εισαγάγετε στοιχεία πελατών από ένα φύλλο δεδοµένων του Excel σε έναν υπάρχοντα πίνακα µιας βάσης δεδοµένων της Access. ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΗΣΤΕ τη βάση δεδοµένων 02_ΕισαγωγήExcel και το βιβλίο εργασίας 02_Πελατολόγιο. Αυτό το αρχείο εξάσκησης βρίσκεται στον υποφάκελο Κεφ03 του φακέλου ΒΒ_Access2007. ΑΝΟΙΞΤΕ τη βάση δεδοµένων 02_ΕισαγωγήExcel. 1. Στην καρτέλα Εξωτερικά δεδοµένα, πατήστε στο κουµπί Excel της οµάδας Εισαγωγή. Θα ξεκινήσει ο Οδηγός Λήψης Εξωτερικών εδοµένων. 2. Στη σελίδα Επιλογή της προέλευσης και του προορισµού των δεδοµένων, πατήστε στο κουµπί Αναζήτηση. 3. Στο πλαίσιο διαλόγου Άνοιγµα αρχείου, µεταφερθείτε στο φάκελο Έγγραφα\Κλειδάριθµος\ΒΒ_Access2007\Κεφ03, επιλέξτε το βιβλίο εργασίας 02_Πελατολόγιο, και µετά πατήστε στο κουµπί Άνοιγµα. 4. Στη σελίδα Επιλογή της προέλευσης και του προορισµού των δεδοµένων, ε- νεργοποιήστε την επιλογή Προσάρτηση ενός αντιγράφου των εγγραφών στον πίνακα, επιλέξτε τον πίνακα Πελατολόγιο από τη λίστα, και µετά πατήστε στο ΟΚ. Θα ξεκινήσει ο Οδηγός Εισαγωγής Υπολογιστικών Φύλλων.

15 Εισαγωγή πληροφοριών από φύλλα εργασίας του Excel 129 Σηµαντικό Κατά την εισαγωγή δεδοµένων σε υπάρχοντα πίνακα, όλα τα ονόµατα πεδίων και όλοι οι τύποι δεδοµένων πρέπει να αντιστοιχούν ακριβώς διαφορετικά, η Access δεν θα µπορέσει να εισαγάγει το αρχείο και θα εµφανίσει σφάλµα. Αν η δοµή είναι ίδια αλλά τα δεδοµένα σε κάποιο πεδίο είναι πολύ µεγάλα ή υπάρχει κάποιο άλλο δευτερεύον πρόβληµα, η Access είναι πιθανό να εισαγάγει τη συγκεκριµένη εγγραφή σε έναν πίνακα Σφαλµάτων Εισαγωγής και όχι στον πίνακα που θέλατε. Μπορείτε να διορθώσετε το πρόβληµα στον πίνακα Σφαλµάτων Εισαγωγής και µετά να αντιγράψετε και να επικολλήσετε την εγγραφή στο σωστό πίνακα. Στην πρώτη σελίδα του Οδηγού, µπορείτε να ξεφυλλίσετε τα περιεχόµενα όλων των φύλλων εργασίας και όλων των επώνυµων περιοχών του λογιστικού φύλλου που µόλις επιλέξατε. Στο κάτω µέρος της σελίδας θα εµφανιστούν δείγµατα δεδοµένων από το ε- πιλεγµένο φύλλο εργασίας ή την επώνυµη περιοχή. 5. Με επιλεγµένο το φύλλο εργασίας Πελατολόγιο στη λίστα Παρουσίαση φύλλων εργασίας, πατήστε στο κουµπί Επόµενο. 6. Αν δεν είναι ήδη επιλεγµένο το πλαίσιο ελέγχου Η πρώτη γραµµή περιέχει επικεφαλίδες στηλών, επιλέξτε το. 7. Πατήστε στο κουµπί Επόµενο, και µετά στο κουµπί Τέλος. Η Access θα εισαγάγει το φύλλο εργασίας στον πίνακα Πελατολόγιο. 8. Στη σελίδα Αποθήκευση βηµάτων εισαγωγής, πατήστε στο κουµπί Κλείσιµο. 9. Ανοίξτε τον πίνακα Πελατολόγιο για να βεβαιωθείτε ότι η Access εισήγαγε τη λίστα των πελατών. ΚΛΕΙΣΤΕ τη βάση δεδοµένων 02_ΕισαγωγήExcel.

16 130 Κεφάλαιο 3 Εισαγωγή στοιχείων σε βάσεις δεδοµένων Σύνδεση µε πληροφορίες Αντί να εισαγάγετε τα δεδοµένα από µια άλλη εφαρµογή σε µια βάση δεδοµένων της Access, µπορείτε να τα αφήσετε σε αυτή την εφαρµογή και να τα συνδέσετε µε τη βάση δεδοµένων της Access. Αν και η εργασία µε τα δεδοµένα που είναι αποθηκευµένα στη δική σας βάση δεδοµένων είναι ταχύτερη, ασφαλέστερη, και πιο ευέλικτη, µερικές φορές η σύνδεση είναι προτιµότερη. Ο πιο συνηθισµένος λόγος σύνδεσης µε δεδοµένα µιας άλλης βάση δεδοµένων της Access, ή µιας διαφορετικής εφαρµογής, είναι η κοινή χρήση των δεδοµένων. Για παράδειγµα, µπορεί κάποιο τµήµα της εταιρείας σας να διατηρεί τα δεδοµένα του σε µια βάση δεδοµένων SQL (SQL database) και να σας επιτρέπει να διαβάζετε τους πίνακες και τα ερωτήµατα, αλλά όχι και να τα τροποποιείτε. Άλλοι λόγοι έχουν σχέση µε την ασφάλεια και την ευκολία διανοµής των δεδοµένων. Συνήθως, αν έχετε τη δυνατότητα να εισαγάγετε πληροφορίες από µια εφαρµογή, µπορείτε και να συνδέεστε µε αυτές. Η µόνη διαφορά στη διαδικασία βρίσκεται στην επιλογή που θα ενεργοποιήσετε στο πλαίσιο διαλόγου Επιλογή της προέλευσης και του προορισµού των δεδοµένων του Οδηγού Λήψης Εξωτερικών εδοµένων. Αντί για την επιλογή Εισαγωγή ή Προσάρτηση, ενεργοποιήστε την επιλογή Σύνδεση µε το αρχείο προέλευσης δεδοµένων µέσω της δηµιουργίας ενός συνδεδεµένου πίνακα. Αν συνδέεστε µε ένα αρχείο σε ένα τοπικό δίκτυο (LAN, Local Area Network), φροντίστε να χρησιµοποιήσετε διαδροµές UNC (Universal Naming Convention, Παγκόσµια Σύµβαση Ονοµασίας) και όχι µια αντιστοιχισµένη µονάδα δικτύου. Οι διαδροµές UNC είναι λιγότερο πιθανό να αλλάξουν, επειδή, εκτός από το γράµµα της µονάδας, περιέχουν το όνοµα του υπολογιστή και τα ονόµατα των φακέλων. Η Access δείχνει ότι ένας πίνακας είναι συνδεδεµένος µε ένα βέλος στα αριστερά του εικονιδίου του πίνακα. Εισαγωγή ή σύνδεση µε λίστες του SharePoint Αν η εταιρεία σας χρησιµοποιεί µια τοποθεσία Ιστού συνεργασίας που βασίζεται σε προϊόντα και τεχνολογίες Microsoft SharePoint, η Access σάς δίνει τη δυνατότητα να εργάζεστε µε περιεχόµενο από λίστες SharePoint όπως θα κάνατε και µε οποιοδήποτε άλλο περιεχόµενο. Υπάρχουν δύο τρόποι για να εργαστείτε µε µια λίστα του SharePoint στην Access είτε να την εισαγάγετε είτε να συνδεθείτε µε αυτήν. Με την εισαγωγή της λίστας του SharePoint δηµιουργείται ένα αντίγραφο της λίστας στη βάση δεδοµένων προορισµού της Access. Κατά τη διαδικασία αυτή, µπορείτε να προσδιορίσετε τις λίστες που θέλετε να αντιγράψετε και να ορίσετε για κάθε λίστα αν θέλετε να εισαγάγετε ολόκληρη τη λίστα ή µόνο µία συγκεκριµένη προβολή της. Κατά την εισαγωγή δηµιουργείται ένας πίνακας στην Access, όπου αντιγράφονται οι στήλες και τα στοιχεία της λίστας προέλευσης (ή της προβολής της) µε τη µορφή πεδίων και εγγραφών. Αν γίνουν αλλαγές στα δεδοµένα, είτε στην Access είτε στο SharePoint, δεν πρόκειται να αναπαραχθούν. Αν υπάρχει πιθανότητα να εισαγάγετε ξανά τη λίστα για παράδειγµα, για να ενηµερώσετε τα δεδοµένα που είναι αποθηκευµένα στην Access µπορείτε να αποθηκεύσετε τις παραµέτρους εισαγωγής. Για να επαναλάβετε την αποθηκευµένη διαδικασία εισαγωγής, πατήστε στο κουµπί Αποθηκευµένες εισαγωγές της οµάδας Εισαγωγή που βρίσκεται στην καρτέλα Εξωτερικά

17 Εισαγωγή ή σύνδεση µε λίστες του SharePoint 131 δεδοµένα, επιλέξτε τις προδιαγραφές εισαγωγής που θέλετε, και πατήστε στο κουµπί Εκτέλεση. Για να εργαστείτε στην Access µε δεδοµένα από µια λίστα SharePoint, διατηρώντας όµως ενη- µερωµένες τις πληροφορίες και στις δύο τοποθεσίες, πρέπει να δηµιουργήσετε έναν συνδεδεµένο πίνακα. Η διαδικασία είναι η ίδια και για τις δύο λειτουργίες. Στο τµήµα παραθύρου Περιήγησης της Access, οι συνδεδεµένοι πίνακες υποδηλώνονται από ένα µπλε βέλος που δείχνει σε έναν κίτρινο πίνακα. Κάθε φορά που ανανεώνετε την προβολή, οι πληροφορίες που ενηµερώνετε στην Access εµφανίζονται στη λίστα του SharePoint, και το αντίστροφο. Συνδεδεµένες λίστες Εισαγόµενες λίστες Σε αυτήν την ενότητα, θα περιγράψουµε τη διαδικασία εισαγωγής µιας λίστας SharePoint από µια τοποθεσία ιστού συνεργασίας. 1. Εντοπίστε την τοποθεσία SharePoint µε τις λίστες που θέλετε να εισαγάγετε, και ση- µειώστε τη διεύθυνσή της. Μια έγκυρη διεύθυνση τοποθεσίας Ιστού ξεκινά µε ακολουθούµενο από το όνο- µα του διακοµιστή, και τελειώνει µε τη διαδροµή της συγκεκριµένης τοποθεσίας στο διακοµιστή. Για παράδειγµα, ή 2. Στην τοποθεσία SharePoint, εντοπίστε τις λίστες που θέλετε να αντιγράψετε στη βάση δεδοµένων και µετά αποφασίστε αν θέλετε ολόκληρη τη λίστα ή απλώς µια συγκεκρι- µένη προβολή της.

18 132 Κεφάλαιο 3 Εισαγωγή στοιχείων σε βάσεις δεδοµένων Μπορείτε να εισαγάγετε πολλές διαφορετικές λίστες µε µία µόνο εισαγωγή, ή να εισαγάγετε µία µόνο προβολή κάθε λίστας. Αν καµία από τις τυπικές προβολές δεν ικανοποιεί τις ανάγκες σας, τότε, προτού προχωρήσετε, δηµιουργήστε µια προσαρµοσµένη προβολή που να περιέχει µόνο τα πεδία και τα στοιχεία που θέλετε. 3. Εξετάστε τις στήλες στη λίστα ή την προβολή προέλευσης, και εντοπίστε τη βάση δεδοµένων στην οποία θέλετε να εισαγάγετε τις λίστες. Κάθε φορά που εισάγετε µια λίστα SharePoint, η Access δηµιουργεί ως λίστα προέλευσης έναν πίνακα µε το ίδιο όνοµα. Αν το όνοµα αυτό χρησιµοποιείται ήδη, τότε η Access επισυνάπτει έναν αριθµό στο όνοµα του νέου πίνακα για παράδειγµα, Contacts1. (Αν και αυτό το όνοµα χρησιµοποιείται ήδη, τότε δηµιουργεί το Contacts2, και ούτω καθεξής.) Συµβουλή Η Access σε καµία περίπτωση δεν θα αντικαταστήσει κάποιον πίνακα στη βάση δεδοµένων προορισµού, ούτε θα επισυνάψει τα περιεχόµενα ή την προβολή µιας λίστας σε πίνακα που υπάρχει ήδη. 4. Στην καρτέλα Εξωτερικά δεδοµένα, πατήστε στο κουµπί Λίστα του SharePoint της οµάδας Εισαγωγή. Θα ξεκινήσει ο Οδηγός Λήψης Εξωτερικών εδοµένων, και θα εµφανιστεί ένας κατάλογος µε τις γνωστές τοποθεσίες στον Ιστό. Ο κατάλογος αυτός δεν σας περιορίζει. 5. Στη σελίδα Επιλογή της προέλευσης και του προορισµού των δεδοµένων, στη λίστα Καθορίστε µια τοποθεσία SharePoint, επιλέξτε τη διεύθυνση της τοποθεσίας µε την οποία θέλετε να συνδεθείτε, ή πληκτρολογήστε τη στο πλαίσιο κειµένου που βρίσκεται κάτω από αυτή. 6. Ενεργοποιήστε την επιλογή Εισαγωγή των δεδοµένων προέλευσης σε ένα νέο πίνακα στην τρέχουσα βάση δεδοµένων ή τη Σύνδεση µε το αρχείο προέλευσης δεδοµένων µέσω της δηµιουργίας ενός συνδεδεµένου πίνακα, και πατήστε στο κουµπί Επόµενο. Αν σας ζητηθεί, καταχωρίστε τα στοιχεία της τοποθεσίας σας. Στη σελίδα Εισαγωγή δεδοµένων από λίστα θα εµφανιστούν όλες οι λίστες που είναι διαθέσιµες στην επιλεγµένη τοποθεσία SharePoint. Πρόβληµα Κατά τον έλεγχο της δοκιµαστικής έκδοσης αυτού του λογισµικού, η λίστα Στοιχεία για εισαγωγή δεν ενηµερώθηκε ώστε να περιλαµβάνει ένα πλαίσιο για κάθε µία από τις λίστες SharePoint του Βήµατος 8. Ίσως το πρόβληµα αυτό να διορθώθηκε στην τελική έκδοση του λογισµικού. 7. Στη στήλη Εισαγωγή, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου κάθε λίστας που θέλετε να εισαγάγετε στη βάση δεδοµένων. 8. Στη στήλη Στοιχεία που θα εισαχθούν, επιλέξτε την προβολή (διάταξη των δεδοµένων) που θέλετε να εισαγάγετε στη βάση δεδοµένων για κάθε µία από τις επιλεγµένες λίστες. Πρόβληµα Αν στη λίστα Στοιχεία που θα εισαχθούν δεν περιλαµβάνεται πλαίσιο για τη λίστα SharePoint που θέλετε να εισαγάγετε, πατήστε στη στήλη όπου θα έπρεπε κανονικά να βρίσκεται το πλαίσιο, και αυτό θα εµφανιστεί. Ίσως αυτό το πρόβληµα να διορθωθεί σε κάποια µεταγενέστερη έκδοση του λογισµικού.

19 Εισαγωγή ή σύνδεση µε λίστες του SharePoint Αφού επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου Εισαγωγή των εµφανιζόµενων τιµών αντί για τα αναγνωριστικά για πεδία που αναζητούν τιµές οι οποίες είναι αποθηκευµένες σε άλλη λίστα, πατήστε στο ΟΚ. Η επιλογή αυτή καθορίζει ποια δεδοµένα εισάγονται στις στήλες αναζήτησης της επιλεγµένης λίστας. Όση ώρα η Access εισάγει τις λίστες, δεν θα εµφανιστεί καµία γραµµή προόδου η διαδικασία αυτή ίσως κρατήσει αρκετή ώρα. Μην πατήσετε στο κουµπί ΟΚ περισσότερες από µία φορές. Όταν ολοκληρωθεί η διαδικασία εισαγωγής, θα εµφανιστεί η τελευταία σελίδα του Οδηγού. 10. Αν θέλετε να αποθηκεύσετε τις παραµέτρους εισαγωγής για να τις χρησιµοποιήσετε ξανά, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αποθήκευση βηµάτων εισαγωγής. Στη σελίδα Α- ποθήκευση βηµάτων εισαγωγής, πληκτρολογήστε ένα όνοµα και µια περιγραφή για την προδιαγραφή, και µετά πατήστε στο κουµπί Αποθήκευση εισαγωγής. Συµβουλή Αν χρησιµοποιείτε το Microsoft Office Outlook 2007, µπορείτε να επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου ηµιουργία εργασίας του Outlook για να ορίσετε στο ηµερολόγιό σας µια εργασία που να αντιστοιχεί στην αποθηκευµένη προδιαγραφή εισαγωγής. Μόλις εισαγάγετε ή συνδεθείτε µε µια λίστα, ανοίξτε τον πίνακα που θα προκύψει σε προβολή Φύλλου εδοµένων. Βεβαιωθείτε ότι έχουν εισαχθεί όλα τα πεδία και οι εγγραφές, και ότι δεν υπάρχουν σφάλµατα. Μεταφερθείτε, αν θέλετε, σε προβολή Σχεδίασης για να εξετάσετε τον τύπο των δεδοµένων και άλλες ιδιότητες των πεδίων.

20