Ι Ρ Υ Μ Α Τ Ο Σ Π Ρ Ο Ω Θ Η Σ Η Σ Ε Ρ Ε Υ Ν Α Σ

Transcript

1 Σ Τ Ο Π Λ Α Ι Σ Ι Ο Τ Η Σ Ε Σ Μ Η Σ Π Ρ Ο Γ Ρ Α Μ Μ Α Τ Ω Ν Γ Ι Α Ε Ρ Ε Υ Ν Α Τ Ε Χ Ν Ο Λ Ο Γ Ι Κ Η Α Ν Α Π Τ Υ Ξ Η Κ Α Ι Κ Α Ι Ν Ο Τ Ο Μ Ι Α Τ Ο Υ Ι Ρ Υ Μ Α Τ Ο Σ Π Ρ Ο Ω Θ Η Σ Η Σ Ε Ρ Ε Υ Ν Α Σ ΛΕΥΚΩΣΙΑ 2012

2 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ ΓΕΝΙΚΕΣ ΙΑΤΑΞΕΙΣ ΙΣΧΥΣ ΟΡΙΣΜΟΙ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ ΙΠΕ ΑΝΑ ΟΧΟΥ ΦΟΡΕΑ... 2 ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΕΡΓΟΥ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΕΣ ΚΑΙ ΜΕΘΟ ΟΛΟΓΊΑ ΕΡΓΟΥ ΠΑΡΑ ΟΤΕΑ ΕΡΓΟΥ ΙΑΧΥΣΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗ ΧΡΟΝΟ ΙΑΓΡΑΜΜΑ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΕΡΓΟΥ ΙΚΤΥΟ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑΣ (ΕΡΕΥΝΗΤΙΚΗ ΟΜΑ Α)... 5 ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΚΑΙ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΠΡΟΟ ΟΥ ΕΡΓΟΥ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΕΡΓΟΥ ΥΠΟΒΟΛΗ ΕΚΘΕΣΕΩΝ ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΕΛΕΓΧΟΥ ΚΑΙ ΕΓΚΡΙΣΗΣ ΕΚΘΕΣΕΩΝ ΠΡΟΟ ΟΥ... 8 ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΕΡΓΟΥ ΑΠΑΝΕΣ ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΕΛΕΓΧΟΥ ΑΠΑΝΩΝ ΙΑ ΙΚΑΣΙΕΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ ΑΝΑΠΡΟΣΑΡΜΟΓΉ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ ΕΝΤΥΠΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ ΕΝΤΥΠΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ Σελ.1 από 22

3 ΓΕΝΙΚΕΣ ΙΑΤΑΞΕΙΣ 1. Ισχύς 1.1. Η «Εγκύκλιος ιαχείρισης Έργων EUROSTARS», που στη συνέχεια θα καλείται Εγκύκλιος ιαχείρισης, ισχύει για Έργα που εντάσσονται στη ράση «EUREKA EUROSTARS Κύπρου», της «έσµης Προγραµµάτων για Έρευνα, Τεχνολογική Ανάπτυξη και Καινοτοµία » ( ΕΣΜΗ ) του Ιδρύµατος Προώθησης Έρευνας (ΙΠΕ). 1.2 To ΙΠΕ διατηρεί το δικαίωµα να προχωρήσει σε αναθεώρηση της παρούσας Εγκυκλίου όποτε αυτό κριθεί απαραίτητο ή να εκδώσει εγκυκλίους για επεξήγηση επιµέρους θεµάτων. Στην περίπτωση αυτή, θα γίνεται από το ΙΠΕ σχετική ενηµέρωση των Ανάδοχων Φορέων. 2. Ορισµοί Οι ορισµοί που χρησιµοποιούνται στην Εγκύκλιο ιαχείρισης αντιστοιχούν στην ορολογία που χρησιµοποιείται στην Προκήρυξη της ΕΣΜΗΣ , στις αντίστοιχες Προσκλήσεις Υποβολής Προτάσεων και στο Συµβόλαιο Έργου. 3. Επικοινωνία ΙΠΕ Ανάδοχου Φορέα Για την αλληλογραφία και επικοινωνία του ΙΠΕ µε τον Ανάδοχο Φορέα (ΑΦ) ισχύουν τα ακόλουθα: 3.1. Η επικοινωνία για θέµατα που άπτονται της διαχείρισης του Έργου θα γίνεται ανάµεσα στο ΙΠΕ και το Συντονιστή Έργου (ΣΕ). Το ΙΠΕ αµέσως µετά την υπογραφή του Συµβολαίου, θα ορίσει το στέλεχός του το οποίο θα έχει την ευθύνη για την παρακολούθηση του Έργου και που πιο κάτω θα αναφέρεται ως «Αρµόδιος Λειτουργός» και θα ενηµερώσει σχετικά το ΣΕ. Ο Αρµόδιος Λειτουργός έχει επίσης την ευθύνη παροχής υποστήριξης και βοήθειας στο ΣΕ για θέµατα που άπτονται της διαχείρισης του Έργου Το ΙΠΕ δεν έχει την υποχρέωση να εξετάζει ή απαντά σε οποιαδήποτε αιτήµατα ή αλληλογραφία για το Έργο που προέρχεται από οποιοδήποτε άλλο µέλος του ικτύου Συνεργασίας, πέραν του ΣΕ και του Εκπροσώπου του ΑΦ (σε περίπτωση αποχώρησης ή κωλύµατος του ΣΕ) Ο ΣΕ έχει την ευθύνη να ενηµερώνει τον Εκπρόσωπο του Ανάδοχου Φορέα και τους Εκπροσώπους των υπολοίπων Φορέων του ικτύου Συνεργασίας για το περιεχόµενο της επικοινωνίας και αλληλογραφίας µε το ΙΠΕ Η επίσηµη γραπτή αλληλογραφία θα πρέπει να απευθύνεται προς το Γενικό ιευθυντή του ΙΠΕ (υπόψη Αρµόδιου Λειτουργού). Προς αποφυγή καθυστερήσεων και γραφειοκρατικών διαδικασιών η επικοινωνία για τα τρέχοντα θέµατα διαχείρισης του Έργου µπορεί να γίνεται απευθείας µε τον Αρµόδιο Λειτουργό µέσω ηλεκτρονικού ταχυδροµείου Για την υποβολή των Εκθέσεων Προόδου και Αιτηµάτων προς το ΙΠΕ ο Συντονιστής Έργου θα πρέπει να χρησιµοποιεί τα τυποποιηµένα έντυπα που είναι διαθέσιµα στον ιστοχώρο του Ιδρύµατος ( Σελ.2 από 22

4 ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΕΡΓΟΥ 4. Υλοποίηση 4.1. Το Έργο θα πρέπει να υλοποιηθεί σύµφωνα µε τις προβλεπόµενες δραστηριότητες, τη µεθοδολογία, το χρονοδιάγραµµα και τους συντελεστές, όπως αυτά περιγράφονται στο Συµβόλαιο Έργου (ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΑ Ι, ΙΙ και ΙΙΙ) Ο ΣΕ έχει την ευθύνη να επιβλέπει την υλοποίηση του Έργου κατά τρόπο που να διασφαλίζεται η επιστηµονική αρτιότητα και ποιότητά του, όπως επίσης και η τήρηση της επιστηµονικής δεοντολογίας Οι Φορείς του ικτύου Συνεργασίας υποχρεούνται να συµµορφώνονται µε τις εθνικές και κοινοτικές νοµοθεσίες και πολιτικές για την προστασία του περιβάλλοντος, τις κρατικές ενισχύσεις, τον ανταγωνισµό και την ισότητα ευκαιριών µεταξύ ανδρών και γυναικών και τη µη διάκριση (περιλαµβανοµένης της προσβασιµότητας ατόµων µε αναπηρία) Αλλαγές και τροποποιήσεις του Έργου µπορούν να γίνουν εφόσον: είναι αναγκαίες για την οµαλή υλοποίησή του και δεν επηρεάζουν αρνητικά, αλλά αντίθετα αναβαθµίζουν την επιστηµονική ποιότητα και αρτιότητά του, δεν αναιρούνται κανονισµοί και διατάξεις που ισχύουν για το Πρόγραµµα / ράση στο οποίο εµπίπτει το Έργο ή/και ειδικοί κανονισµοί και διατάξεις που ίσχυαν για την Πρόσκληση Υποβολής Προτάσεων στην οποία υποβλήθηκε το Έργο, δεν συνεπάγεται οποιαδήποτε χρονική ή οικονοµική διαφοροποίηση του Έργου και δεν επηρεάζονται ουσιαστικά οι διατάξεις του παρόντος Συµβολαίου, δεν διαφοροποιείται ουσιαστικά το φυσικό αντικείµενο του Έργου. Στην περίπτωση που το Έργο τροποποιηθεί, ο ΣΕ οφείλει να ενηµερώνει άµεσα το Ίδρυµα γραπτώς. 5. ραστηριότητες και Μεθοδολογία Έργου 5.1. Οι δραστηριότητες που πρέπει να υλοποιηθούν και η µεθοδολογία που θα ακολουθηθεί περιγράφονται αναλυτικά στην «Περιγραφή Έργου» που επισυνάπτεται στο Συµβόλαιο Έργου ως ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Ι Το ΙΠΕ δεν θα εξετάζει αιτήµατα του ΑΦ και του ΣΕ για αλλαγές και τροποποιήσεις του Έργου Για οποιεσδήποτε αλλαγές ή/και τροποποιήσεις στο περιεχόµενο του Έργου, η συντονίστρια ΜΜΕ του ιεθνικού ικτύου θα πρέπει να απευθύνεται στη Γραµµατεία EUREKA (EUREKA Secretariat, Rue Neerveld 107, 1200, Brussels, projects@eurostars-eureka.eu). Η Γραµµατεία θα επεξεργάζεται τα αιτήµατα για αλλαγές ή τροποποιήσεις ανάλογα µε τον αντίκτυπο που θα έχουν στο έργο. Αλλαγές µεγάλης κλίµακας θα προωθούνται προς εξέταση από την Ανεξάρτητη Επιτροπή Εµπειρογνωµόνων του Προγράµµατος EUROSTARS, ενώ για αλλαγές µικρής κλίµακας η Γραµµατεία θα συµβουλεύεται τα εµπλεκόµενα Εθνικά Γραφεία EUREKA. Η Σελ.3 από 22

5 Γραµµατεία EUREKA θα ενηµερώνει τους συµµετέχοντες, τους εµπλεκόµενους Εθνικούς Συντονιστές Έργων και τα Εθνικά Γραφεία EUREKA για την απόφασή της Ο ΣΕ µπορεί, στο πνεύµα της παραγράφου 4, να προβεί σε ήσσονος σηµασίας τροποποίηση, χωρίς προηγούµενη έγκριση του ΙΠΕ, εφόσον αφορά: στον τρόπο διεκπεραίωσης επιµέρους εργασίας που δεν θα επιφέρει σηµαντική διαφοροποίηση της συνολικής µεθοδολογίας του Έργου, και στην ανακατανοµή επί µέρους δραστηριότητας και εργασίας ανάµεσα στους Ερευνητές ή τους Φορείς του ικτύου Συνεργασίας, που δεν προκαλεί αναπροσαρµογή του προϋπολογισµού. Σε τέτοια περίπτωση, ο ΣΕ έχει υποχρέωση να ενηµερώσει σχετικά το ΙΠΕ µέσω της επόµενης Έκθεσης Προόδου. Το ΙΠΕ διατηρεί το δικαίωµα να µην την αποδεχτεί. 6. Παραδοτέα Έργου 6.1. Ο ΣΕ του Έργου οφείλει να διατηρεί αρχείο µε τα παραδοτέα του Έργου, τα οποία θα πρέπει να συνάδουν µε αυτά που περιγράφονται στο ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΙ του Συµβολαίου Έργου Ο ΑΦ και ο ΣΕ θα πρέπει να διασφαλίζουν, ανά πάσα στιγµή, την πρόσβαση του Αρµόδιου Λειτουργού ή άλλου εκπροσώπου του ΙΠΕ στο αρχείο των παραδοτέων, για σκοπούς ελέγχου ή επιστηµονικής αξιολόγησης. Σηµειώνεται ότι η αρίθµηση των τελικών παραδοτέων θα πρέπει να αντιστοιχεί µε αυτή που περιλαµβάνεται στο ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΙ του Συµβολαίου Έργου Τα παραδοτέα θα πρέπει να επισυνάπτονται στις Εκθέσεις Προόδου σε έντυπη ή ηλεκτρονική µορφή. Η αποδοχή τους υπόκειται στην κρίση και αξιολόγηση του ΙΠΕ εν επιτρέπεται οποιαδήποτε διαφοροποίηση στα παραδοτέα του Έργου χωρίς την προηγούµενη έγκριση της Γραµµατείας EUREKA. 7. ιάχυση Πληροφόρηση 7.1. Οι δραστηριότητες που αφορούν στη διάχυση και πληροφόρηση, θα πρέπει να υλοποιούνται στο ακέραιο, όπως ακριβώς περιγράφονται στο ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΙ του Συµβολαίου Έργου. Εννοείται ότι θα πρέπει να τηρούνται και τυχόν σχετικοί όροι του Συµφωνητικού ικτύου Συνεργασίας. 8. Χρονοδιάγραµµα Υλοποίησης Έργου 8.1. Το Χρονοδιάγραµµα που θα ακολουθηθεί για την υλοποίηση του Έργου θα πρέπει να είναι σύµφωνο µε όσα προβλέπονται στο ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΙ του Συµβολαίου Έργου. Η ιάρκεια Υλοποίησης και η Ηµεροµηνία Έναρξης της Υλοποίησης του Έργου καθορίζονται επίσης στο Συµβόλαιο Έργου Ως Ηµεροµηνία Ολοκλήρωσης του Έργου καθορίζεται η ηµεροµηνία έγκρισης από το ΙΠΕ της Τελικής Έκθεσης και πληρωµής του τελικού υπολοίπου της χρηµατοδότησης, όποιο είναι µεταγενέστερο. Σελ.4 από 22

6 8.3. Καµία χρονική απόκλιση δεν είναι αποδεκτή, εκτός και αν δοθεί η σχετική έγκριση από τη Γραµµατεία EUREKA µετά από αίτηµα της Συντονίστριας ΜΜΕ του ιεθνικού ικτύου Αίτηµα για παράταση στη διάρκεια υλοποίησης του Έργου θα υποβάλλεται στη Γραµµατεία EUREKA, σύµφωνα µε τους κανονισµούς που αναφέρονται στην παρ. 5.3 πιο πάνω Ο χρόνος που µεσολαβεί ανάµεσα στην υποβολή Ενδιάµεσης ή άλλης Έκθεσης Προόδου και καταβολής της επόµενης δόσης στον Ανάδοχο Φορέα, θεωρείται τρέχων χρόνος υλοποίησης του Έργου και δεν δικαιολογεί οποιαδήποτε χρονική τροποποίηση ή παράτασή του Ο ΣΕ µπορεί να πραγµατοποιήσει µικρές αλλαγές στο χρονοδιάγραµµα επιµέρους δραστηριοτήτων του Έργου εφόσον κριθεί ότι απαιτούνται για την οµαλή και ποιοτική υλοποίησή του. Σε καµία περίπτωση όµως δεν θα πρέπει οι αλλαγές στο χρονοδιάγραµµα να επιφέρουν χρονική απόκλιση στη συνολική διάρκεια υλοποίησης του Έργου. 9. ίκτυο Συνεργασίας (Ερευνητική Οµάδα) 9.1. Για την υλοποίηση του Έργου θα πρέπει να εργαστούν οι Φορείς και τα πρόσωπα που αναφέρονται στο Συµβόλαιο Έργου Οι όροι συνεργασίας µεταξύ των µελών του ικτύου Συνεργασίας καθορίζονται στο Συµφωνητικό ικτύου Συνεργασίας. Κατά κανόνα, οι εργασιακές σχέσεις µεταξύ των µελών της Ερευνητικής Οµάδας και των Φορέων του Έργου, πρέπει να ορίζονται από γραπτές συµφωνίες / συµβάσεις Ο Συντονιστής Έργου πρέπει να είναι εργαζόµενος σε µόνιµη βάση στον ΑΦ (βλ. παρ και 19.6 Προκήρυξης), συµµετέχει στις εργασίες και συντονίζει τις δραστηριότητες της οµάδας υλοποίησης του Έργου. Ο ΣΕ αναµένεται να ζει και εργάζεται στην Κύπρο καθ όλη τη διάρκεια του Έργου και να έχει ουσιαστικό χρόνο συµµετοχής στο Έργο. Επιπρόσθετα, ο ΣΕ: εκπροσωπεί την ερευνητική οµάδα σε όλες τις φάσεις υλοποίησης του Έργου, είναι υπεύθυνος για την εκπλήρωση των υποχρεώσεων που πηγάζουν από το Συµβόλαιο, ενηµερώνει τα υπεύθυνα πρόσωπα ή όργανα όλων των εµπλεκοµένων φορέων του ικτύου Συνεργασίας και εξασφαλίζει την έγκρισή τους, για όσα θέµατα απαιτείται και ειδικότερα για το περιεχόµενο των δραστηριοτήτων του Έργου, τη συµµετοχή ανθρώπινου δυναµικού, τη χρήση εγκαταστάσεων και τις πιθανές οικονοµικές υποχρεώσεις που πηγάζουν από τη συµµετοχή των φορέων στο Έργο, είναι υπεύθυνος για τη διασφάλιση της εγκυρότητας της συµµετοχής των φορέων και των προσώπων που απαρτίζουν το ίκτυο Συνεργασίας, όπως καθορίζεται στις σχετικές γενικές διατάξεις της ΕΣΜΗΣ και τις ειδικές διατάξεις κάθε Πρόσκλησης, και υποβάλλει τις προβλεπόµενες επιστηµονικές και οικονοµικές εκθέσεις προόδου του Έργου ή άλλων συµπληρωµατικών στοιχείων που τυχόν ζητηθούν. Σελ.5 από 22

7 9.4. Για οποιεσδήποτε αλλαγές ή/και τροποποιήσεις στη σύνθεση της Ερευνητικής Οµάδας, ή του ικτύου Συνεργασίας, η συντονίστρια ΜΜΕ του ιεθνικού ικτύου θα πρέπει να απευθύνεται στη Γραµµατεία EUREKA Ο ΣΕ µπορεί να προβεί σε ήσσονος σηµασίας τροποποιήσεις στη σύνθεση της Ερευνητικής Οµάδας, χωρίς προηγούµενη έγκριση του ΙΠΕ, εφόσον οι συνεργάτες που αποχωρούν δεν είχαν δηλωθεί ονοµαστικά στην πρόταση Έργου και απασχολούνται σ αυτό λιγότερο από έξι (6) ανθρωποµήνες και έχει εξασφαλίσει ότι οι αντικαταστάτες τους διαθέτουν τουλάχιστον ισοδύναµα προσόντα και εµπειρίες. Σε τέτοια περίπτωση, ο ΣΕ έχει υποχρέωση να ενηµερώσει το ΙΠΕ µέσω της επόµενης Έκθεσης Προόδου. Το ΙΠΕ διατηρεί το δικαίωµα να µην τις αποδεχτεί. Σελ.6 από 22

8 ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΚΑΙ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΠΡΟΟ ΟΥ ΕΡΓΟΥ Η υλοποίηση του Έργου υπόκειται σε παρακολούθηση και αξιολόγηση από το ΙΠΕ, ώστε να διασφαλίζεται η ποιοτική και άρτια υλοποίησή του. 10. Παρακολούθηση Έργου Η Συντονίστρια ΜΜΕ του ιεθνικού ικτύου αναλαµβάνει την υποβολή Περιοδικών Εκθέσεων Προόδου (Project Progress Reports) του Έργου, δύο φορές το χρόνο, στη Γραµµατεία EUREKA. Επιπρόσθετα, µε την ολοκλήρωση του Έργου, θα υποβάλλεται η Τελική Έκθεση (Final Report) επικυρωµένη από όλους τους συνεργάτες του ιεθνικού ικτύου Συνεργασίας. Η παρακολούθηση του Έργου θα τερµατίζεται µε την υποβολή τριών Εκθέσεων για τον αντίκτυπο των αποτελεσµάτων του Έργου (Market Impact Report), 1, 2 και 3 χρόνια µετά την ολοκλήρωσή του Η Παρακολούθηση της Προόδου του Έργου από το ΙΠΕ γίνεται µε ευθύνη του ΙΠΕ, µε βοήθεια, όπου κριθεί αναγκαίο, ειδικών επιστηµόνων - συνεργατών του των οποίων το γνωστικό αντικείµενο έχει σχέση µε το εκτελούµενο Έργο Η Παρακολούθηση θα γίνεται κυρίως µέσα από τις Εκθέσεις Προόδου που υποχρεωτικά υποβάλλει ο ΑΦ (µέσω του ΣΕ) στο ΙΠΕ και θα αφορά τόσο στην υλοποίηση της προβλεπόµενης εργασίας (φυσικού αντικειµένου) όσο και στον οικονοµικό απολογισµό του Έργου Ο ΑΦ έχει την υποχρέωση να τηρεί όλα τα στοιχεία και δικαιολογητικά που αφορούν στην πορεία υλοποίησης του Έργου (όπως εκθέσεις προόδου του φυσικού και οικονοµικού αντικειµένου, στοιχεία για τους δείκτες του Έργου, απαιτούµενες άδειες κοκ) σε ξεχωριστό Φάκελο Έργου, τον οποίο υποχρεούται να διατηρεί µέχρι την 31η εκεµβρίου Το ΙΠΕ έχει το δικαίωµα να ζητήσει από τον ΑΦ την παρουσίαση του Έργου στον Αρµόδιο Λειτουργό ή/και άλλα στελέχη του ΙΠΕ ή/και σε ειδικούς εµπειρογνώµονες, που το ΙΠΕ θα επιλέξει για το σκοπό αυτό, προκειµένου να διαπιστωθεί η πλήρης και ποιοτική υλοποίηση και να συζητηθεί η πορεία εξέλιξης του Έργου, οποιαδήποτε στιγµή κατά τη διάρκεια εκπόνησης και τουλάχιστον για τρία (3) χρόνια µετά την ηµεροµηνία ολοκλήρωσης του Έργου Το ΙΠΕ έχει το δικαίωµα να πραγµατοποιήσει Οικονοµικό Έλεγχο στον ΑΦ ή σε οποιοδήποτε άλλο Φορέα του ικτύου Συνεργασίας, αναφορικά µε τις δαπάνες του Έργου κατά τη διάρκεια εκπόνησης και µέχρι τρία χρόνια µετά την ηµεροµηνία ολοκλήρωσης του Έργου Η ενηµέρωση του ΙΠΕ, για συνάντηση παρουσίασης του Έργου ή/και Οικονοµικό Έλεγχο, θα διαβιβάζεται (µέσω του Αρµοδίου Λειτουργού) προς το ΣΕ, ώστε να διευθετούνται οι λεπτοµέρειες πραγµατοποίησης της συνάντησης (χώρος, ηµεροµηνία κοκ). Ο ΣΕ έχει την υποχρέωση να συµφωνεί στη διευθέτηση συνάντησης µέσα σε εύλογο χρονικό διάστηµα Για την καλύτερη παρακολούθηση του Έργου, ο Ανάδοχος Φορέας καλείται να ενηµερώνει το ΙΠΕ για την πραγµατοποίηση εκδηλώσεων, συνεδρίων ή σεµιναρίων στα πλαίσια του Έργου. Σηµειώνεται όµως ότι η παρουσία εκπροσώπων του ΙΠΕ σε εκδηλώσεις, που διοργανώνονται στα Σελ.7 από 22

9 πλαίσια διάχυσης των ερευνητικών αποτελεσµάτων δεν υποκαθιστά τις υποχρεώσεις του ΑΦ που αναφέρονται πιο πάνω. 11. Υποβολή Εκθέσεων Ο Ανάδοχος Φορέας έχει την υποχρέωση να υποβάλλει στο ΙΠΕ τις πιο κάτω Εκθέσεις Προόδου µε ορθά και αξιόπιστα στοιχεία και πληροφορίες ως εξής: Εξαµηνιαίες (ή Άλλες Περιοδικές) Εκθέσεις Προόδου: Υποβάλλονται µέσω ηλεκτρονικού ταχυδροµείου προς τον Αρµόδιο Λειτουργό, µέχρι και δέκα πέντε (15) µέρες µετά την ολοκλήρωση κάθε εξαµήνου εργασίας ή άλλης περιόδου του Έργου Ενδιάµεση Έκθεση Προόδου: Υποβάλλεται γραπτώς σε δύο αντίτυπα (σε δεµένα τεύχη) προς το ΙΠΕ, µέχρι και δύο µήνες µετά τη συµπλήρωση της µισής διάρκειας υλοποίησης του Έργου και περιλαµβάνει Έκθεση Πεπραγµένων (φυσικό αντικείµενο) και Οικονοµική Έκθεση ( ελτίο απανών). Η Έκθεση Πεπραγµένων και η Οικονοµική Έκθεση υποβάλλονται επίσης και σε ηλεκτρονική µορφή (σε ψηφιακό δίσκο ή µέσω ηλ. ταχυδροµείου ) στον Αρµόδιο Λειτουργό. Τελική Έκθεση Προόδου: Υποβάλλεται γραπτώς σε δύο αντίτυπα (σε δεµένα τεύχη) προς το ΙΠΕ, µέχρι και δύο µήνες µετά τη συµπλήρωση της διάρκειας υλοποίησης του Έργου και περιλαµβάνει Έκθεση Πεπραγµένων (φυσικό αντικείµενο) και Οικονοµική Έκθεση ( ελτίο απανών). Η Έκθεση Πεπραγµένων και η Οικονοµική Έκθεση υποβάλλονται επίσης και σε ηλεκτρονική µορφή (σε ψηφιακό δίσκο ή µέσω ηλ. ταχυδροµείου ) στον Αρµόδιο Λειτουργό Ως ηµεροµηνία υποβολής Ενδιάµεσης και Τελικής Έκθεσης Προόδου θεωρείται η ηµεροµηνία υποβολής των γραπτών αντιτύπων Μη υποβολή της Ενδιάµεσης και Τελικής Έκθεσης Προόδου στο προβλεπόµενο χρονικό πλαίσιο συνεπάγεται άµεσο τερµατισµό του Έργου, χωρίς υποχρέωση του ΙΠΕ για οποιαδήποτε προειδοποίηση. Επιπρόσθετα δίνει το δικαίωµα στο ΙΠΕ να αποφασίσει την ενεργοποίηση προνοιών του Κανονισµού Κυρώσεων (ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ V) Για την υποβολή των Εκθέσεων Προόδου προς το ΙΠΕ, ο ΣΕ θα πρέπει να χρησιµοποιεί τα τυποποιηµένα έντυπα που βρίσκονται αναρτηµένα στον ιστοχώρο του Ιδρύµατος ( και να ακολουθεί τις σχετικές οδηγίες ως προς τη δοµή, το περιεχόµενο και την έκτασή τους. Η γλώσσα υποβολής των Εκθέσεων Προόδου θα πρέπει να είναι η ίδια µε τη γλώσσα υποβολής της Πρότασης. 12. ιαδικασία Ελέγχου και Έγκρισης Εκθέσεων Προόδου Η διαδικασία Ελέγχου και Έγκρισης των Εκθέσεων είναι: Εξαµηνιαία (ή Άλλη Περιοδική Έκθεση) Προόδου: Η Έκθεση έχει χαρακτήρα σύντοµης και απλής ενηµέρωσης του ΙΠΕ για την εξέλιξη του Έργου και γι αυτό δεν υπάρχει διαδικασία έγκρισής της. Εάν το ΙΠΕ κρίνει απαραίτητο, επικοινωνεί µε το ΣΕ για περαιτέρω πληροφορίες, διευκρινίσεις και συνεννόηση για επίλυσή τυχόν προβληµάτων. Σελ.8 από 22

10 12.2. Ενδιάµεση Έκθεση Προόδου: Η Ενδιάµεση Έκθεση έχει χαρακτήρα πλήρους ενηµέρωσης του ΙΠΕ για την πρόοδο του Έργου και τα µέχρι στιγµής αποτελέσµατα. Η Έκθεση θα µελετάται από στελέχη του ΙΠΕ ή/και ειδικούς εµπειρογνώµονες που το ΙΠΕ θα επιλέξει για το σκοπό αυτό, µε σκοπό να διαπιστωθεί η οµαλή και ποιοτική υλοποίηση του Έργου. Το ΙΠΕ, αφού εξετάσει την Έκθεση, θα ενηµερώνει το ΣΕ κατά πόσο εγκρίνεται το περιεχόµενό της ή θα ζητά συµπληρωµατικά στοιχεία ή/και παρουσίαση του Έργου σε εκπροσώπους του. Εάν απαιτείται η υποβολή συµπληρωµατικών στοιχείων, αυτή πρέπει να γίνεται σε διάστηµα δεκαπέντε (15) ηµερών από την ηµέρα που θα ζητηθούν από το ΙΠΕ. Εάν τα συµπληρωµατικά στοιχεία δεν υποβληθούν έγκαιρα, τότε η διαδικασία αξιολόγησης της Έκθεσης θα προχωρά χωρίς αυτά. Στη συνέχεια, το ΙΠΕ θα ενηµερώσει το ΣΕ κατά πόσο εγκρίνεται το περιεχόµενο της Έκθεσης. Στην περίπτωση που το ΙΠΕ κρίνει ότι υπάρχουν ενδείξεις ότι το Έργο δεν υλοποιείται ικανοποιητικά τότε θα ενηµερώσει το ΣΕ ότι η αξιολόγηση της Έκθεσης συνεχίζεται και ότι το Έργο παγοποιείται, ούτως ώστε να δοθεί χρονικό περιθώριο για περαιτέρω εξέταση του θέµατος Τελική Έκθεση Προόδου: Η Τελική Έκθεση έχει χαρακτήρα πλήρους ενηµέρωσης του ΙΠΕ για την υλοποίηση του Έργου, τα τελικά αποτελέσµατα και τις δραστηριότητες διάχυσης ή αξιοποίησής τους. Η Έκθεση θα µελετάται από στελέχη του ΙΠΕ ή/και ειδικούς εµπειρογνώµονες που το ΙΠΕ θα επιλέξει για το σκοπό αυτό, µε σκοπό να διαπιστωθεί η οµαλή και ποιοτική ολοκλήρωση του Έργου. Το ΙΠΕ αφού εξετάσει την Έκθεση θα ενηµερώνει το ΣΕ κατά πόσο εγκρίνεται το περιεχόµενό της ή θα ζητά συµπληρωµατικά στοιχεία ή/και παρουσίαση του Έργου σε εκπροσώπους του. Το ΙΠΕ µπορεί να διεξάγει επιτόπιο έλεγχο στον Ανάδοχο Φορέα ή/και στους συνεργαζόµενους φορείς για διαπίστωση της ολοκλήρωσης των εργασιών. Εάν απαιτείται η υποβολή συµπληρωµατικών στοιχείων, αυτή πρέπει να γίνεται σε διάστηµα τριάντα (30) ηµερών από την ηµέρα που θα ζητηθούν από το ΙΠΕ. Στη συνέχεια, το ΙΠΕ θα ενηµερώσει το ΣΕ κατά πόσο εγκρίνεται το περιεχόµενο της Έκθεσης. Εάν τα συµπληρωµατικά στοιχεία δεν υποβληθούν έγκαιρα, τότε η διαδικασία αξιολόγησης της Έκθεσης θα προχωρά χωρίς αυτά. Εφόσον το ΙΠΕ κρίνει ότι το Έργο υλοποιήθηκε ικανοποιητικά τότε θα προχωρεί στην καταβολή της Τελικής όσης Χρηµατοδότησης. Στην περίπτωση που το ΙΠΕ κρίνει ότι υπάρχουν ενδείξεις ότι το Έργο δεν υλοποιήθηκε ικανοποιητικά, τότε θα ενηµερώσει το ΣΕ ότι η αξιολόγηση της Έκθεσης συνεχίζεται, ούτως ώστε να δοθεί χρονικό περιθώριο για περαιτέρω εξέταση του θέµατος. Σηµειώνεται ότι στο στάδιο της Τελικής Έκθεσης ο έλεγχος αφορά στο σύνολο των δραστηριοτήτων και των δαπανών του Έργου, συµπεριλαµβανοµένων και όσων έχουν εξεταστεί σε προηγούµενα στάδια. Σελ.9 από 22

11 ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ 13. Προϋπολογισµός Έργου Ύψος Προϋπολογισµού - όσεις Το ύψος του Προϋπολογισµού Έργου, η Μέγιστη Ένταση Ενίσχυσης και το ύψος του Προϋπολογισµού του κάθε Φορέα καθορίζονται στο Συµβόλαιο. Η καταβολή της Χρηµατοδότησης από το ΙΠΕ προς τον ΑΦ θα γίνεται σύµφωνα µε τις δόσεις και τα ποσοστά που καθορίζονται στο Συµβόλαιο και εφόσον έχει υποβληθεί και ελεγχθεί η αντίστοιχη Οικονοµική Έκθεση ( ελτία απανών) Υλοποίηση Προϋπολογισµού: Ο Ανάδοχος Φορέας έχει την ευθύνη για την ορθή υλοποίηση του συνόλου του Προϋπολογισµού Έργου, σύµφωνα µε την παρούσα Εγκύκλιο ιαχείρισης. Η ευθύνη του ΑΦ αφορά και στην ορθή καθοδήγηση των άλλων Φορέων του ικτύου Συνεργασίας για την υλοποίηση των επιµέρους προϋπολογισµών τους. Κάθε Φορέας του ικτύου Συνεργασίας έχει την ευθύνη της ορθής διαχείρισης της χορηγίας που λαµβάνει, σύµφωνα µε την παρούσα Εγκύκλιο ιαχείρισης και της υλοποίησης των δαπανών που τον αφορούν πριν την Ηµεροµηνία Λήξης της Υλοποίησης του Έργου. Σε περίπτωση που ο ΑΦ διαπιστώσει ότι, Φορέας του ικτύου Συνεργασίας δεν ανταποκρίνεται στις οικονοµικές υποχρεώσεις του, τότε πρέπει να ενηµερώσει άµεσα το ΙΠΕ Κατανοµή Χρηµατοδότησης σε Φορείς ικτύου Συνεργασίας Ο ΑΦ έχει την ευθύνη να µεταβιβάσει προς τους υπόλοιπους Φορείς του ικτύου Συνεργασίας το ποσό που τους αναλογεί, σύµφωνα µε τα προβλεπόµενα στον Προϋπολογισµό Έργου, την πρόοδο της εργασίας και τη συµµετοχή του καθενός. Κατά τη µεταφορά χρηµατικού ποσού από τον ΑΦ σε άλλο Φορέα του ικτύου Συνεργασίας, θα πρέπει να εκδίδεται σχετική βεβαίωση παραλαβής των χρηµάτων από τους Συνεργαζόµενους Φορείς στην οποία να είναι εµφανής η υπογραφή του ατόµου που εκπροσωπεί το Συνεργαζόµενο Φορέα σύµφωνα µε το Συµβόλαιο ή άλλου εξουσιοδοτηµένου ατόµου ή άλλα επαρκή δικαιολογητικά (πχ δελτίο εµβάσµατος τράπεζας, αντίγραφο επιταγής, κατάσταση τραπεζικού λογαριασµού κοκ), τα οποία θα καταχωρούνται στο Αρχείο Συναλλαγών που θα τηρεί ο ΑΦ Αρχείο Συναλλαγών Όλοι οι Φορείς του ικτύου Συνεργασίας θα πρέπει να τηρούν Αρχείο Συναλλαγών µε όλα τα πρωτότυπα δικαιολογητικά (τιµολόγια, αποδείξεις, συµφωνίες, δράσεις πληροφόρησης και δηµοσιότητας, κοκ) που αφορούν στην υλοποίηση του Έργου για τουλάχιστον τρία (3) χρόνια µετά την ηµεροµηνία ολοκλήρωσης του Έργου. Σελ.10 από 22

12 Ο ΑΦ θα πρέπει να τηρεί Αρχείο Συναλλαγών που να καλύπτει το σύνολο των δαπανών του Έργου. Προς τούτο, ο ΑΦ θα πρέπει να ζητά πιστοποιηµένα αντίγραφα των παραστατικών των υπόλοιπων Φορέων του ικτύου Συνεργασίας. Το Αρχείο Συναλλαγών θα ζητείται από το ΙΠΕ σε περίπτωση πραγµατοποίησης οικονοµικού ελέγχου για το Έργο. Στις Οικονοµικές Εκθέσεις ( ελτίο απανών) θα πρέπει απαραίτητα να επισυνάπτονται τα αντίγραφα παραστατικών (τιµολόγια, αποδείξεις πληρωµής και όλα τα σχετικά) για όλες τις δαπάνες στο Έργο. Το ΙΠΕ έχει δικαίωµα όπως πραγµατοποιήσει επιτόπιες επαληθεύσεις για τις υποβληθείσες δαπάνες στους φορείς του ικτύου Συνεργασίας ελτία Αναφοράς Χρόνου (Time Sheets) Οι Φορείς του ικτύου Συνεργασίας θα πρέπει να διατηρούν ελτία Αναφοράς Χρόνου τα οποία θα αφορούν στη φύλαξη δεδοµένων για το χρόνο που αναλώνουν τα µέλη της ερευνητικής οµάδας για τις δραστηριότητες του Έργου. Τα ελτία Αναφοράς Χρόνου θα πρέπει να τηρούνται τουλάχιστο σε ηµερήσια βάση και να αναφέρουν τη έσµη Εργασίας για την οποία αφιερώθηκε ο δηλωµένος χρόνος. Το κάθε ελτίο θα πρέπει να παρουσιάζει το µήνα και το έτος αναφοράς και να είναι υπογεγραµµένο από το µέλος της οµάδας που το αφορά και τον προϊστάµενό του. Τα δεδοµένα θα πρέπει να συνάδουν µε το χρονοδιάγραµµα υλοποίησης του Έργου, τους ανθρωποµήνες εργασίας ανά άτοµο και ανά έσµη Εργασίας και µε τις γενικότερες δραστηριότητες των µελών της ερευνητικής οµάδας στους φορείς όπου υπάγονται. Σηµειώνεται ότι, οι ανθρωποµήνες εργασίας ενός ατόµου στο έργο υπολογίζονται ως οι συνολικές ώρες που παρουσιάζονται στα ελτία Αναφοράς Χρόνου προς τις Συνήθεις Μηνιαίες Παραγωγικές Ώρες του Φορέα Λογιστικό Αρχείο και Τραπεζικός Λογαριασµός Για την ορθότερη διαχείριση των συναλλαγών που αφορούν στο Έργο, οι φορείς του ικτύου Συνεργασίας θα πρέπει να τηρούν ξεχωριστό φάκελο στον οποίο θα καταχωρούνται όλα τα έγγραφα που αφορούν στην υλοποίηση του Έργου µε ικανοποιητική περιγραφή για διασφάλιση «επαρκούς διαδροµής ελέγχου» (Audit Trail). Συγκεκριµένα, θα πρέπει να διασφαλίζεται ο άµεσος συσχετισµός των σταδίων διενέργειας των συναλλαγών από την αρχή µέχρι το τέλος και να υποστηρίζονται από κατάλληλα αποδεικτικά στοιχεία τα οποία καταχωρούνται στο λογιστικό σύστηµα. Οι δαπάνες που αφορούν στο Έργο, θα πρέπει να καταχωρούνται κατά τρόπο που να επιτρέπει: (α) τη συµφιλίωση µεταξύ των λογιστικών αρχείων και της διαχείρισης της χρηµατοδότησης, και (β) τον υπολογισµό του τόκου που πιθανό να προκύψει από τη διαχείριση της χρηµατοδότησης. Συστήνεται όπως, ο κάθε Φορέας του ικτύου Συνεργασίας τηρεί ξεχωριστό τραπεζικό λογαριασµό µε σκοπό τον προσδιορισµό ηµεροµηνιών και ποσών που αφορούν στη διαχείριση του προϋπολογισµού του Έργου. Σελ.11 από 22

13 Σε περίπτωση, που κάποιος φορέας δεν επιλέξει την τήρηση ξεχωριστού τραπεζικού λογαριασµού, θα πρέπει κατ ελάχιστο να τηρεί ξεχωριστό λογαριασµό στο λογιστικό του σύστηµα κατά τρόπο που να µπορεί να συµµορφωθεί µε τις πιο πάνω απαιτήσεις Εισπράξεις στο Πλαίσιο του Έργου Η χρηµατοδότηση από το ΙΠΕ δεν πρέπει να έχει ως αποτέλεσµα τη δηµιουργία κέρδους από Φορέα ούτε τη διπλή χρηµατοδότησή του (δηλαδή τη χρηµατοδότηση των ίδιων δαπανών από περισσότερες από µία πηγές).. Ο κανόνας αυτός εφαρµόζεται σε επίπεδο Φορέα. Ως εισπράξεις θεωρούνται: Μεταφορές µετρητών στο Φορέα από τρίτα µέρη (χρηµατοδότηση από τρίτους) αν µεταφερθούν µε µοναδικό σκοπό τη χρηµατοδότηση του Έργου και στο βαθµό στον οποίο δεν επιστρέφονται ή αποπληρώνονται από το Φορέα στο τρίτο µέρος. Εισόδηµα που δηµιουργείται στα πλαίσια του Έργου (π.χ. έσοδα από την πώληση εξοπλισµού που αποκτήθηκε για τους σκοπούς του Έργου, χρεώσεις συµµετοχών σε εκδηλώσεις που διοργανώνει ο Φορέας κοκ). Κάθε εισόδηµα που δηµιουργείται στα πλαίσια του Έργου θα πρέπει να δηλώνεται στην Οικονοµική Έκθεση του εµπλεκόµενου Φορέα για να ληφθεί υπόψη στον υπολογισµό της χρηµατοδότησής του. Τόκος που δηµιουργείται στα πλαίσια του Έργου. Σηµαντικό ποσό τόκου που προκύπτει από την κατάθεση χρηµάτων που καταβάλλονται από το ΙΠΕ θα λαµβάνεται υπόψη στη συνολική χρηµατοδότηση του Έργου. Θεωρείται ότι προκύπτει σηµαντικό ποσό τόκου αν οι δόσεις που καταβάλλονται σε κάποιο φορέα του ικτύου ξεπερνούν τις είκοσι χιλιάδες Ευρώ ( ) και το συνολικό ποσό του τόκου κατά την Ηµεροµηνία Λήξης της Υλοποίησης του Έργου ξεπερνά τις Ο τόκος που πιθανό να προκύψει από χρηµατοδότηση του ΙΠΕ θα δηλώνεται στην Οικονοµική Έκθεση και θα λαµβάνεται υπόψη στη συνολική χρηµατοδότηση. Για την απόδειξη του τόκου που δηλώνεται, ο Φορέας που τον αφορά θα πρέπει να είναι σε θέση να δικαιολογήσει τον υπολογισµό χρησιµοποιώντας το λογιστικό του σύστηµα, κατάσταση τραπεζικού λογαριασµού κτλ. Σε περίπτωση που δε δηλωθεί τόκος, το ΙΠΕ διατηρεί το δικαίωµα να ζητήσει τα πιο πάνω αποδεικτικά στοιχεία για σκοπούς υπολογισµού πιθανού τόκου. Σελ.12 από 22

14 14. απάνες Επιλέξιµες απάνες Για να θεωρούνται επιλέξιµες οι δαπάνες πρέπει να έχουν συµπεριληφθεί στον Προϋπολογισµό του Έργου (ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΙΙ) και επίσης θα πρέπει να: είναι πραγµατικές και αναγκαίες, έχουν πραγµατοποιηθεί από το Φορέα ο οποίος τις δηλώνει, έχουν πραγµατοποιηθεί κατά τη διάρκεια του Έργου (εξαίρεση αποτελούν µόνο οι δαπάνες που αφορούν σε Εκθέσεις Ελεγκτών της τελευταίας περιόδου, οι οποίες µπορούν να πραγµατοποιηθούν εντός δύο µηνών µετά την Ηµεροµηνία Λήξης Υλοποίησης ή τον τερµατισµό του Έργου αν αυτός γίνει νωρίτερα), έχουν πληρωθεί το αργότερο µέχρι την ηµεροµηνία υποβολής της Τελικής Έκθεσης, έχουν υπολογιστεί σύµφωνα µε τις συνήθεις λογιστικές και διοικητικές διαδικασίες και πρακτικές του Φορέα οι οποίες θα πρέπει να συνάδουν µε τους κανονισµούς της χώρας δραστηριοποίησής του, εκτός εάν καθορίζεται διαφορετικά από την παρούσα Εγκύκλιο, σχετίζονται άµεσα και να έχουν πραγµατοποιηθεί εξ ολοκλήρου και αποκλειστικά για τις ανάγκες διεκπεραίωσης του συγκεκριµένου Έργου, συνάδουν µε τις αρχές της οικονοµίας, της αποδοτικότητας και της αποτελεσµατικότητας, και έχουν καταχωρηθεί στα λογιστικά αρχεία του Φορέα. Το λογιστικό σύστηµα κάθε Φορέα θα πρέπει να επιτρέπει τη συµφιλίωση µεταξύ των δηλωµένων δαπανών και των οικονοµικών καταστάσεων καθώς επίσης και των αποδεικτικών στοιχείων Μη Επιλέξιµες απάνες Οι δαπάνες που αναφέρονται πιο κάτω δε θεωρούνται επιλέξιµες: Έµµεσοι φόροι οι οποίοι είναι επιστρεπτέοι στο Φορέα από τις αρµόδιες αρχές (δεν αποτελούν δηλαδή πραγµατικό κόστος στο Φορέα). Σηµειώνεται ότι ο ΦΠΑ είναι επιλέξιµος µόνο στις περιπτώσεις όπου ο δικαιούχος δεν έχει υποχρέωση, ούτε δικαίωµα εγγραφής στο Μητρώο ΦΠΑ και δεν µπορεί να ανακτήσει τον ΦΠΑ επί των εισροών που αφορούν στο Έργο. Για να θεωρηθεί ο ΦΠΑ ως επιλέξιµη δαπάνη, θα πρέπει ο δικαιούχος να υποβάλει στο ΙΠΕ τη σχετική αλληλογραφία µε τον Έφορο ΦΠΑ που να αποδεικνύει τα πιο πάνω. Μέχρι την υποβολή αυτής της αλληλογραφίας, ο ΦΠΑ θα θεωρείται ως µη επιλέξιµος. Επιπρόσθετα, επιλέξιµοι είναι οι φόροι αεροδροµίων. Τόκοι πληρωτέοι. Προβλέψεις για πιθανές µελλοντικές ζηµιές ή χρεώσεις. Σελ.13 από 22

15 Συναλλαγµατικές ζηµιές. Κόστος που αφορά απόδοση κεφαλαίου. απάνες οι οποίες αφορούν άλλα έργα. Χρεώσεις που αφορούν δάνεια. Υπερβολικές και αλόγιστες δαπάνες Αποδεικτικά απανών Όλες οι δαπάνες που πραγµατοποιούνται στα πλαίσια του Έργου θα πρέπει να αποδεικνύονται µε τιµολόγια, αποδείξεις ή άλλα αποδεικτικά στοιχεία που θα εκδίδονται στο όνοµα του Φορέα του ικτύου Συνεργασίας που αφορούν. Η τήρηση των αρχείων του Φορέα θα πρέπει να επιτρέπει την άµεση συσχέτιση των αντίγραφων που υποβλήθηκαν στην Οικονοµική Έκθεση και των πρωτότυπων αποδεικτικών στοιχείων. Ως αποδεικτικά πληρωµής, γίνονται αποδεκτά ένα εκ των εξής: Απόδειξη είσπραξης που εκδίδεται από τον παροχέα της υπηρεσίας / προµήθειας προς το Φορέα. ελτίο εµβάσµατος τράπεζας (advice slip). Αντίγραφο επιταγής του Φορέα µε εµφανή την εκκαθάριση της επιταγής στην κατάσταση του τραπεζικού λογαριασµού. Κατάσταση λογαριασµού του προµηθευτή του Φορέα στην οποία να είναι εµφανής η πληρωµή ολόκληρου του ποσού του εν λόγω τιµολογίου. Αναφορικά µε δαπάνες που είναι σε ξένο νόµισµα, θα πρέπει να επισυνάπτεται στην Οικονοµική Έκθεση το έγγραφο που χρησιµοποιήθηκε για την ισοτιµία του ξένου νοµίσµατος µε το Ευρώ. Η ισοτιµία που θα χρησιµοποιείται θα πρέπει να είναι αυτή που ισχύει την ηµέρα του τιµολογίου. Αν η πραγµατική πληρωµή έγινε σε µεταγενέστερο στάδιο και είναι χαµηλότερη από τη µετατροπή σε Ευρώ της ηµέρας του τιµολογίου, τότε αυτή θα θεωρείται ως επιλέξιµη δαπάνη Κατηγορίες απανών Οι δαπάνες του Έργου µπορούν να ενταχθούν σε µια από τις πιο κάτω κατηγορίες: απάνες Προσωπικού: Αφορούν σε αµοιβές για τα µέλη της ερευνητικής οµάδας που αναφέρονται στο Συµβόλαιο (ερευνητές και τεχνικούς) στο βαθµό που απασχολούνται στο Έργο. Οι αµοιβές του προσωπικού αποτελούνται από το µεικτό µισθό πλέον τις εισφορές που πρέπει να γίνονται στις αρχές του κράτους πλέον άλλες εισφορές που καταβάλλει ο εργοδότης στα πλαίσια των συνήθη πρακτικών του, νοουµένου ότι αυτές αξιολογούνται από το ΙΠΕ και κρίνονται ως λογικές. Σηµειώνεται ότι, για τους οργανισµούς, όπου οι µισθολογικές απολαβές του προσωπικού προέρχονται άµεσα ή έµµεσα από τον κρατικό προϋπολογισµό, τότε, επιλέξιµες για Σελ.14 από 22

16 χρηµατοδότηση από το ΙΠΕ είναι µόνο οι επιπρόσθετες δαπάνες προσωπικού που προσλαµβάνεται ειδικά για σκοπούς υλοποίησης του Έργου. Επιπρόσθετα, δεν θεωρείται επιλέξιµη δαπάνη για χρηµατοδότηση η αµοιβή προσώπου που εργάζεται σε οργανισµό, όπου οι µισθολογικές απολαβές του προσωπικού προέρχονται άµεσα ή έµµεσα από τον κρατικό προϋπολογισµό, έστω και αν για το Έργο συνεργάζεται µε άλλο Φορέα. Οι αµοιβές ερευνητών ή συνεργατών θα αποδεικνύονται µέσω του µισθολογίου του Φορέα εργασίας. Τα αποδεικτικά στοιχεία τα οποία θα πρέπει να συνοδεύουν την Οικονοµική Έκθεση για την εν λόγω Κατηγορία είναι τα ακόλουθα: Απόσπασµα µισθολογίου του Φορέα, Απόκοµµα µισθοδοσίας, και Αντίγραφα ελτίων Αναφοράς Χρόνου. Για σκοπούς ελέγχου, το ΙΠΕ δύναται επίσης να ζητήσει την υποβολή των ακόλουθων στοιχείων: Έντυπα καταβολής Κοινωνικών Ασφαλίσεων στο κράτος. Φορολογικά Έντυπα του Φορέα (π.χ. ΕΠΡ7). Συµβόλαιο Εργοδότησης 1. Αποδεικτικά πληρωµών / µεταφοράς των αµοιβών (πχ αντίγραφο επιταγής, κατάσταση τραπεζικού λογαριασµού κοκ). Οι αµοιβές προσωπικού υπολογίζονται βάσει των Συνήθη Παραγωγικών Ωρών του Φορέα, δηλαδή του συνόλου των εργάσιµων ωρών µείον του αριθµού των ωρών που αντιστοιχούν σε χρόνο αδειών ανάπαυσης, αργιών κτλ και αφορούν σε πραγµατικό χρόνο όπως παρουσιάζονται στα ελτία Αναφοράς Χρόνου. Στην περίπτωση που κάποιος ερευνητής δεν αµείβεται από το Φορέα του σε τακτική βάση (και άρα δεν έχει σταθερό µηνιαίο µισθό) τότε ο µηνιαίος µισθός υπολογίζεται µε βάση τον πραγµατικό συνολικό µισθό της περιόδου ελέγχου. Σηµειώνεται ότι δεν θεωρούνται επιλέξιµες δαπάνες και δεν λαµβάνονται υπόψη στους υπολογισµούς: Υπερωριακή Απασχόληση (χρόνος που δηλώνεται στα ελτία Αναφοράς Χρόνου πέρα των Συνήθη Εργάσιµων Ωρών του Φορέα) Απασχόληση κατά τα σαββατοκύριακα και αργίες. Επιπρόσθετη αµοιβή (bonus). 1 Στο Συµβόλαιο Εργοδότησης θα πρέπει τουλάχιστον να καθορίζονται η αµοιβή, ο χρόνος εργασίας, τα καθήκοντα και οι άλλοι όροι εργοδότησης. Εάν ο εργαζόµενος δεν απασχολείται σε πλήρη βάση στο Φορέα τότε στο συµβόλαιο θα πρέπει να γίνεται σαφής προσδιορισµός Η έναρξη ισχύς του Συµβολαίου δεν πρέπει να είναι µεταγενέστερη από την έναρξη καταβολής των αµοιβών, όπως καταγράφεται στο µισθολόγιο. Σελ.15 από 22

17 Για τον Ιδιώτη Ερευνητή και τα Μέλη Συνδέσµου Επιχειρήσεων, θα πρέπει να υποβάλλονται τα εξής: Συµβόλαιο Συνεργασίας / Παροχής Υπηρεσιών. Τιµολόγια που εκδόθηκαν δυνάµει του Συµβολαίου. Αποδεικτικά πληρωµών. ελτία Αναφοράς Χρόνου. απάνες για Όργανα και Εξοπλισµό: Αφορούν στα έξοδα για όργανα και εξοπλισµό, στο βαθµό και για όσο χρόνο χρησιµοποιούνται για το Έργο. Αν τα όργανα και ο εξοπλισµός δεν χρησιµοποιούνται καθ όλη τη διάρκεια της ωφέλιµης οικονοµικής ζωής τους για το Έργο, επιλέξιµη θεωρείται µόνο η δαπάνη απόσβεσης η οποία υπολογίζεται βάσει του κόστους αγοράς και της διάρκειας χρήσης (από την ηµεροµηνία έναρξης χρήσης µέχρι την ηµεροµηνία λήξης της χρήσης ή εκποίησης του εξοπλισµού) και στο ποσοστό χρήσης του εξοπλισµού για τους σκοπούς του Έργου. Σηµειώνεται ότι, το ΙΠΕ διατηρεί το δικαίωµα να επιβεβαιώσει κατά τη διάρκεια των ελέγχων του το ποσοστό χρήσης του εξοπλισµού. Το κόστος εξοπλισµού περιλαµβάνει, το σύνολο των άµεσων δαπανών που είναι αναγκαίες για την εγκατάσταση και λειτουργία του εξοπλισµού (µεταφορά, εκτελώνιση κοκ). Μπορούν να αφορούν σε δύο υπο-κατηγορίες: «Πάγιος Εξοπλισµός» που αφορά σε δαπάνες αγοράς σύγχρονων ερευνητικών οργάνων και εξειδικευµένου ερευνητικού εξοπλισµού (Χρόνος Απόσβεσης: 5 χρόνια). «Εξοπλισµός σε Η/Υ και Λογισµικά Προγράµµατα» (Χρόνος απόσβεσης: 3 χρόνια). απάνες που αφορούν σε απόσβεση εξοπλισµού που έχει αποκτηθεί/αγοραστεί πριν από την ηµεροµηνία έναρξης του Έργου δεν είναι επιλέξιµες για χρηµατοδότηση. Επιπρόσθετα, δεν θεωρείται επιλέξιµη δαπάνη η συντήρηση του εξοπλισµού (καλύπτεται από τα Υπερκεφαλικά) ούτε το κόστος χρόνου λειτουργίας του εξοπλισµού από το ίδιο το Φορέα ή άλλο φορέα του ικτύου Συνεργασίας. Τα αποδεικτικά στοιχεία τα οποία θα πρέπει να συνοδεύουν τις Οικονοµικές Εκθέσεις για τον υπολογισµό της απόσβεσης είναι τα ακόλουθα: Τιµολόγια αγορών, εκτελωνίσεων, κτλ. ελτία παράδοσης. Αποδεικτικά πληρωµών. Ο εξοπλισµός που θα αποκτηθεί για τη διεκπεραίωση του Έργου θα ανήκει, µετά το πέρας του, στο Φορέα, στον Προϋπολογισµό του οποίου εντάσσεται η δαπάνη απόκτησής του. απάνες για Αγορά Υπηρεσιών Η κατηγορία αναφέρεται στα έξοδα κάλυψης υπεργολαβιών συµπεριλαµβανοµένων συµβουλευτικών και παρεµφερών υπηρεσιών που χρησιµοποιούνται αποκλειστικά για την Σελ.16 από 22

18 ερευνητική δραστηριότητα. Περιλαµβάνονται δαπάνες για έρευνα µε σύµβαση, τεχνικές γνώσεις και διπλώµατα ευρεσιτεχνίας που έχουν αγορασθεί ή για τα οποία έχει ληφθεί άδεια εκµετάλλευσης από εξωτερικές πηγές σε τιµές ελεύθερης αγοράς, υπό την προϋπόθεση ότι οι σχετικές συναλλαγές πραγµατοποιήθηκαν υπό πλήρως ανταγωνιστικές συνθήκες και ότι δεν υπάρχει κανένα στοιχείο αθέµιτης σύµπραξης. Τα αποδεικτικά στοιχεία τα οποία θα πρέπει να συνοδεύουν τις Οικονοµικές Εκθέσεις για την εν λόγω κατηγορία είναι τα εξής: Συµβόλαιο συνεργασίας. Τιµολόγια. Αποδεικτικά πληρωµών. απάνες για ιάχυση Η κατηγορία αναφέρεται στα έξοδα για διάχυση αποτελεσµάτων προς την επιστηµονική κοινότητα ή και τους ενδιαφερόµενους κοινωνικούς ή επιχειρηµατικούς φορείς. Συµπεριλαµβάνονται µεταξύ άλλων τα έξοδα καταχώρησης δηµοσιεύσεων σε τεχνικά και επιστηµονικά περιοδικά, η διοργάνωση παρουσιάσεων και σεµιναρίων για τα αποτελέσµατα του Έργου, το κόστος µετακίνησης και συµµετοχής σε συνέδρια για την παρουσίαση των αποτελεσµάτων. Τα αποδεικτικά στοιχεία τα οποία θα πρέπει να συνοδεύουν τις Οικονοµικές Εκθέσεις για την εν λόγω Κατηγορία είναι τα εξής: Τιµολόγια αγοράς υπηρεσιών / προµηθειών. Αποδεικτικά πληρωµών. Αντίγραφα των καταχωρήσεων σε επιστηµονικά περιοδικά. Αποδεικτικά διοργάνωσης των ηµερίδων / συµµετοχής σε συνέδρια (Προγράµµατα Ηµερίδων/Συνεδρίων, Ηµερήσιες ιατάξεις, Κατάλογος Συµµετεχόντων, κτλ). Κόστος µετακινήσεων για σκοπούς διάχυσης (υπολογίζονται µε βάση τις πρόνοιες ενότητας «Μετακινήσεις» πιο κάτω). Μετακινήσεις Η κατηγορία αφορά σε µετακινήσεις για διεκπεραίωση και συντονισµό της ερευνητικής δραστηριότητας που πραγµατοποιούνται µόνο από τη χώρα στην οποία εδρεύει ο φορέας εργοδότησης του ερευνητή σε άλλη χώρα που εδρεύει φορέας του ικτύου. Για ταξίδια προς την Κύπρο ή το εξωτερικό δικαιολογούνται οι εξής δαπάνες: Αεροπορικό εισιτήριο οικονοµικής θέσης. ιαµονή/διατροφή µε βάση ηµερήσια αποζηµίωση. Το ΙΠΕ θα καλύπτει έξοδα διαµονής (µόνο µε τιµολόγιο ξενοδοχείου) ύψους µέχρι το 60% της ηµερήσιας αποζηµίωσης, ενώ το υπόλοιπο 40% θα καλύπτεται χωρίς προσκόµιση αποδείξεων. Η ηµερήσια αποζηµίωση για τα Έργα της ΕΣΜΗΣ θα καθορίζεται από τον εκάστοτε «Πίνακα Ηµερήσιας Αποζηµίωσης για Μετακινήσεις Εξωτερικού - Κύπρου» ο οποίος βρίσκεται στον ιστοχώρο Σελ.17 από 22

19 του ΙΠΕ. Γενικά, η µέγιστη χρονική διάρκεια που µπορεί να χρηµατοδοτήσει το ΙΠΕ δεν υπερβαίνει τις 5 µέρες ανά ταξίδι. Για σκοπούς υπολογισµού, θα καταβάλλεται από το ΙΠΕ το 40% της ηµερήσιας αποζηµίωσης για τις ηµεροµηνίες της συνάντησης καθώς επίσης και την προηγούµενη µέρα (εφόσον η µετάβαση πραγµατοποιήθηκε από την προηγούµενη ηµέρα). Μεταφορά από τον τόπο διαµονής προς το αεροδρόµιο και αντίστροφα (ταξί, τρένο κλπ) µε απόδειξη πληρωµής. Τα αποδεικτικά στοιχεία τα οποία θα πρέπει να συνοδεύουν τις Οικονοµικές Εκθέσεις για την εν λόγω Κατηγορία είναι τα εξής: Tιµολόγια (ξενοδοχεία, αεροπορικά εισιτήρια). Κάρτες επιβίβασης. Προσκλήσεις από διοργανώσεις, ηµερήσιες διατάξεις, πρακτικά συναντήσεων. Αποδεικτικά πληρωµών. Σηµειώνεται ότι: Αναλώσιµα αν το πραγµατικό κόστος του Φορέα για κάποιο ταξίδι είναι χαµηλότερο από το µέγιστο επιτρεπτό, τότε αυτό το ποσό θα θεωρείται ως επιλέξιµη δαπάνη. σε περίπτωση που η µετακίνηση γίνεται για πολλαπλούς σκοπούς πέραν από αυτούς που αφορούν στη διεκπεραίωση του Έργου επιλέξιµη δαπάνη θα θεωρείται µόνο το µέρος του κόστους που αφορά στο Έργο. H κατηγορία αφορά σε αναλώσιµα που είναι αναγκαία για την υλοποίηση πειραµατικών διεργασιών στα πλαίσια της ερευνητικής δραστηριότητας. Στην κατηγορία δεν περιλαµβάνονται γενική γραφειακή ύλη, χαρτί εκτύπωσης, µελάνια, ψηφιακοί δίσκοι κοκ τα οποία καλύπτονται από τα Υπερκεφαλικά. Σε περίπτωση αγορών µεγάλων ποσοτήτων αναλωσίµων για σκοπούς πολλών δραστηριοτήτων ενός Φορέα, θα γίνεται αποδεκτός ο καταµερισµός των δαπανών που αφορούν στο Έργο, νοουµένου ότι ο τρόπος καταµερισµού αξιολογηθεί από το ΙΠΕ και κριθεί ως λογικός. Τα αποδεικτικά στοιχεία τα οποία θα πρέπει να συνοδεύουν τις Οικονοµικές Εκθέσεις για την εν λόγω Κατηγορία είναι τα εξής: Τιµολόγια αγορών. ελτία Παράδοσης. Αποδεικτικά πληρωµών προς τους προµηθευτές. Υπερκεφαλικά Σελ.18 από 22

20 Η κατηγορία αφορά σε δαπάνες που προκύπτουν είτε από την απασχόληση προσωπικού σε ερευνητική δραστηριότητα στις εγκαταστάσεις του Φορέα (πχ λογαριασµούς για ρεύµα, νερό, τηλέφωνα, γραµµατειακή υποστήριξη, λογιστήριο) είτε από τη συντήρηση πάγιου εξοπλισµού. Ειδικά Έξοδα Η κατηγορία αφορά σε δαπάνες που προκύπτουν άµεσα από την ερευνητική δραστηριότητα και δεν µπορούν να ενταχθούν στις πιο πάνω δαπάνες. Στην κατηγορία αυτή δεν περιλαµβάνονται δαπάνες που θεωρούνται ως µη επιλέξιµες σε µια ή περισσότερες από τις προηγούµενες κατηγορίες. 15. ιαδικασία Ελέγχου απανών Η διαδικασία ελέγχου των δαπανών του Έργου θα γίνεται µέσα από τις Οικονοµικές Εκθέσεις. Ο Ανάδοχος Φορέας οφείλει να υποβάλλει στο ΙΠΕ τις Οικονοµικές Εκθέσεις ( ελτία απανών) στα χρονικά διαστήµατα που καθορίζονται στο Συµβόλαιο Έργου. Τα έντυπα Οικονοµικής Έκθεσης είναι διαθέσιµα στην ιστοσελίδα του Ιδρύµατος Στην Οικονοµική Έκθεση θα συµπεριλαµβάνεται Πίνακας απανών για κάθε Φορέα του ικτύου Συνεργασίας, ο οποίος απαραίτητα θα φέρει τη σφραγίδα του Φορέα (όπου υπάρχει) και πρωτότυπη υπογραφή από τον εκπρόσωπο ή/και τον ελεγκτή του Φορέα ή άλλο ανεξάρτητο ελεγκτή. Επιπρόσθετα, η Τελική Οικονοµική Έκθεση θα πρέπει να συνοδεύεται από αντίγραφα των αποδεικτικών στοιχείων που αναφέρονται πιο πάνω στην παρούσα Εγκύκλιο Η Οικονοµική Έκθεση θα καλύπτει το σύνολο των πραγµατοποιηµένων επιλέξιµων δαπανών Το ΙΠΕ, αφού διενεργήσει ελέγχους σε όλα τα πιστοποιηµένα δικαιολογητικά και κρίνει ότι το Έργο υλοποιείται ικανοποιητικά τότε θα προχωρεί στην καταβολή της προβλεπόµενης όσης Χρηµατοδότησης. Για Φορείς που θα τύχουν χρηµατοδότησης (στο πλαίσιο του Έργου) που υπερβαίνει το ποσό των ή άλλο µικρότερο που έχει καθοριστεί στη ιαπραγµάτευση, η διαδικασία θα περιλαµβάνει απαραίτητα εξωτερικό οικονοµικό έλεγχο που θα γίνεται µετά την υλοποίηση του Έργου από ελεγκτή. Ο έλεγχος θα αφορά στο σύνολο των δαπανών του Φορέα του οποίου οι δηλωθείσες δαπάνες υπόκεινται σε έλεγχο. Το κόστος του οικονοµικού ελέγχου θα είναι επιλέξιµο για χρηµατοδότηση (Κατηγορία «απάνες για Αγορά Υπηρεσιών») Οι ελεγκτές θα διενεργούν τον έλεγχο µε βάση: Το Πρότυπο International Standard on Related Services (ISRS) 4400 Engagements to perform Agreed-upon Procedures regarding Financial Information το οποίο εκδόθηκε από τη ιεθνή Οµοσπονδία Λογιστών - International Federation of Accountants (IFAC). Τον Κώδικα εοντολογίας των Επαγγελµατιών Λογιστών (Code of Ethics for Professional Accountants) ο οποίος εκδόθηκε από την Επιτροπή International Ethics Standard Board for Accountants (IESBA) του IFAC. Σελ.19 από 22