ΠΑΡΑ ΕΙΓΜΑ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΚΑΙ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ ΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΚΟΙΝΟΤΙΚΩΝ ΠΡΩΤΟΒΟΥΛΙΩΝ. (Πρόγραµµα ΙΝΤΙ)

Transcript

1 ΠΑΡΑ ΕΙΓΜΑ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΚΑΙ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ ΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΚΟΙΝΟΤΙΚΩΝ ΠΡΩΤΟΒΟΥΛΙΩΝ (Πρόγραµµα ΙΝΤΙ) Η οικονοµική διαχείριση ενός σχεδίου, για παράδειγµα στο πλαίσιο του προγράµµατος INTI, συνήθως υπόκειται στις παρακάτω δεσµεύσεις: Α. Τραπεζικός Λογαριασµός Ο λογαριασµός ο οποίος καθορίστηκε στη συµφωνία και στον οποίο θα κατατεθεί η επιχορήγηση πρέπει να είναι: 1. στο όνοµα του συµβαλλόµενου οργανισµού (προσωπικοί λογαριασµοί δεν γίνονται δεκτοί κάτω από οιοσδήποτε προϋποθέσεις) 2. συγκεκριµένος για το πρόγραµµα (στην περίπτωση ενός γενικού λογαριασµού, ο συµβαλλόµενος οφείλει να δηµιουργήσει ένα αναλυτικό λογιστικό σύστηµα το οποίο να επιτρέπει την εξακρίβωση τόσο των εξόδων όσο και των εσόδων που συνδέονται µε το σχέδιο), 3. στη χώρα που να αιτιολογείται από την εθνικότητα του συµβαλλόµενου ή από τον τόπο εφαρµογής του σχεδίου, 4. δοµηµένος ώστε να είναι δυνατός ο εντοπισµός των επιχορηγήσεων από την Επιτροπή, 5. εξακριβωµένος από κωδικό ΙΒΑΝ Αν η επιχορήγηση που κατατίθεται σε αυτόν τον λογαριασµό αποφέρει κέρδη ή αποδόσεις, υπό τους νόµους του κράτους που ο λογαριασµός αυτός έχει ανοιχθεί, τότε η Επιτροπή µπορεί να ανακτήσει αυτά τα κέρδη και τις αποδόσεις, εάν έχουν παραχθεί από προκαταβολικές πληρωµές. Ο δικαιούχος πρέπει να δηλώσει την απόδοση κατά την υποβολή αιτήµατος για την ενδιάµεση και τελική πληρωµή. Σε συγκεκριµένες περιπτώσεις, η επιτροπή µπορεί να άρει την υποχρέωση αυτή για δηµόσιες αρχές.

2 Β. Λογιστικό σύστηµα / εσωτερικός έλεγχος Ο συµβαλλόµενος οργανισµός οφείλει να δηµιουργήσει ένα αναλυτικό λογιστικό σύστηµα ή ένα επαρκές εσωτερικό σύστηµα, το οποίο θα επιτρέπει να εντοπίζονται οι πηγές χρηµατοδότησης του σχεδίου και οι δαπάνες του σχεδίου κατά τη διάρκεια του συµβολαίου Όλες οι συναλλαγές κατά τη διάρκεια του συµβολαίου που σχετίζονται µε τα πραγµατικά έσοδα / έξοδα, πρέπει να καταγράφονται συστηµατικά, χρησιµοποιώντας ένα αριθµητικό σύστηµα το οποίο είναι συγκεκριµένο για κάθε ευρωπαϊκό σχέδιο. Ο συµβαλλόµενος οργανισµός πρέπει να κρατά αυτούς τους λογαριασµούς καθώς επίσης και όλες τις αποδείξεις των εξόδων (τιµολόγια, αποδείξεις) για τουλάχιστον 5 χρόνια µετά την ολοκλήρωση του συµβολαίου. Όσον το δυνατό, το άτοµο που είναι υπεύθυνο για την διαχείριση του σχεδίου δεν πρέπει να είναι το ίδιο µε αυτό που είναι υπεύθυνο για την χρηµατοοικονοµική διαχείριση. Γ. Φ.Π.Α, ασµοί και άλλοι φόροι σε αγαθά και υπηρεσίες Ο συµβαλλόµενος οργανισµός οφείλει να εξακριβώσει από τις αρµόδιες εθνικές αρχές τις παροχές, τους κανόνες και τη νοµοθεσία που διέπει τη φορολογία στις αντίστοιχες χώρες. Ο Φ.Π.Α δεν επιβαρύνει το σχέδιο παρά µόνο στην περίπτωση που είναι τελική επιβάρυνση, π.χ. που δεν παρακρατείται ή ανακτάται από τον συµβαλλόµενο οργανισµό ή τους εταίρους.. Πληρωµές επιχορηγήσεων Οι όροι και οι ηµεροµηνίες πληρωµής, καθορίζονται στη συµφωνία. Ωστόσο, προκειµένου να πληροφορηθούν οι συµβαλλόµενοι και να τους επιτραπεί ο σχεδιασµός

3 του προϋπολογισµού, µπορεί να υποδειχτεί ότι για µία σταθερή περίοδο 12 µηνών, οι µεταφορές των επιχορηγήσεων του σχεδίου θα γίνονται ως εξής: Προκαταβολή 50% εντός 45 ηµερών από την ηµεροµηνία υπογραφής της συµφωνίας και από τα δύο µέρη και κατόπιν αποστολής µιας αίτησης πληρωµής εύτερη προκαταβολή 25% κατόπιν αιτήµατος του δικαιούχου και εφόσον έχει χρησιµοποιήσει επιτυχώς το 70% της πρώτης προκαταβολής. Επίσης θα πρέπει να υποβάλει στην Επιτροπή προς έγκριση µία έκθεση προόδου και µια χρηµατοοικονοµική δήλωση προόδου. Πληρωµή του υπόλοιπου ποσού κατόπιν λήψης µιας επίσηµης αίτησης και κατόπιν έγκρισης από την Επιτροπή του τελικού απολογισµού δαπανών (το οποίο πρέπει να αποσταλεί εντός δύο µηνών από την ολοκλήρωση του σχεδίου). Όλα τα έγγραφα που πρέπει να αποσταλούν αναγράφονται στο παράρτηµα ΙΙΙ της συµφωνίας χρηµατοδότησης. Ο ισολογισµός πρέπει να καταρτιστεί σε ευρώ. Όταν οι συµβαλλόµενοι οργανισµοί αποστέλλουν την αίτηση για πληρωµή, είτε της δεύτερης προκαταβολής, είτε του υπόλοιπου ποσού, χρειάζεται να υποβάλουν τα ακόλουθα δικαιολογητικά µε ηµεροµηνία και υπογεγραµµένα: Μία λεπτοµερή αναφορά σχετικά µε την εφαρµογή του σχεδίου (δείγµα της αναφοράς υπάρχει στο παράρτηµα της συµφωνίας), Ένα απολογισµό των δαπανών σε ευρώ ( Το δείγµα υπάρχει στο παράρτηµα της συµφωνίας) Μία περίληψη το πολύ δύο σελίδες στα αγγλικά ή στα γαλλικά που να εξηγεί τους στόχους, το περιεχόµενο, τις οµάδες στόχους, και τα αποτελέσµατα του σχεδίου ( να τοποθετηθεί στην ιστοσελίδα του ΙΝΤΙ για λόγους διάδοσης), Μία επίσηµη αίτηση για πληρωµή Ε Αποδείξεις και ικαιολογητικά για το τελικό στάδιο πληρωµής Ο αιτών θα πρέπει να συµπληρώσει την πρότυπη φόρµα απολογισµού των δαπανών µε λεπτοµέρειες για όλα τα δικαιολογητικά των δαπανών που δηλώθηκαν.

4 Κατά την εξέταση της τελικού απολογισµού εξόδων η επιτροπή θα ζητήσει ένα δείγµα δικαιολογητικών για τις δαπάνες που δηλώθηκαν το οποίο αντιπροσωπεύει τουλάχιστον το 20% των δαπανών. Τα δικαιολογητικά που δεν είναι πρωτότυπα θα πρέπει να υποβάλλονται ως επίσηµα επικυρωµένα φωτοαντίγραφα. Μόνο τιµολόγια τα οποία σχετίζονται µε την περίοδο που αναφέρεται στο άρθρο Ι.2 της συµφωνίας θα γίνονται δεκτά. Αν ένα τιµολόγιο έχει ηµεροµηνία µετά την περίοδο αυτή, ο δικαιούχος πρέπει να αποδείξει ότι η παραγγελία(της αγοράς, της υπηρεσίας) έλαβε χώρα κατά τη διάρκεια της δράσης. Η διευκόλυνση αυτή µπορεί να χρησιµοποιηθεί για συγκεκριµένες παροχές όπως µεταφράσεις και έξοδα εκδόσεων όχι όµως για έξοδα προσωπικού, ταξίδια τα οποία πρέπει να γίνουν κατά τη διάρκεια των δράσεων. Τα δικαιολογητικά που υποβάλλονται πρέπει να είναι αριθµηµένα (όπως υποδεικνύεται στην οικονοµική αναφορά) 1. απάνες προσωπικού Οι δαπάνες του προσωπικού θα πρέπει να πληρούν τις προϋποθέσεις που υποδεικνύονται στο µέρος ΙΙ.3. Β (Α) προκειµένου να είναι επιλέξιµες. Απαιτούµενα δικαιολογητικά: - Φωτοαντίγραφο του συµβολαίου εργασίας του ατόµου που προσλήφθηκε ειδικά για το σχέδιο και το οποίο καταγράφει τις αρµοδιότητες, τις ώρες εργασίας και το µισθό του. -Φύλλο ωρών απασχόλησης προσωπικού και έργου που πραγµατοποιήθηκε, µε ηµεροµηνίες και υπογεγραµµένο. -Φωτοαντίγραφο του εκκαθαριστικού µισθοδοσίας των ατόµων, για τους µήνες που εργάστηκαν στο σχέδιο ( αναφορά στο ποσό που επιβάρυνε το πρόγραµµα) και αποδείξεις πληρωµών µέσω τραπεζικών λογαριασµών. 1.1 Για υπαλλήλους/ µόνιµο προσωπικό ενός οργανισµού -Απόδειξη της ανάθεσης του σχεδίου σε υπάλληλο (εσωτερικό σηµείωµα στην περίπτωση που τα άτοµα εργάζονται µόνιµα στον οργανισµό) µε αναφορά στις ώρες εργασίες και τις αρµοδιότητές τους,

5 - Φωτοαντίγραφο του συµβολαίου του ατόµου που αναπληρώνει τον υπάλληλο / άτοµο στο σχέδιο (δηµόσιες αρχές) - Φωτοαντίγραφο του εκκαθαριστικού µισθοδοσίας αυτού του ατόµου. εν απαιτείται απόδειξη πληρωµής από τις δηµόσιες αρχές. - Απόδειξη πληρωµών τυχών υπερωριών (πληρωµή µέσω τραπέζης) 1.2 Εξωτερικό προσωπικό (σύµβουλοι, µεταφραστές, ερευνητές) - Αντίγραφο του συµβολαίου ή του τιµολογίου που να αναφέρει τις αρµοδιότητες, τις µέρες και ώρες καθώς και το ποσό πληρωµής. - Απόδειξη πληρωµής µέσω τράπεζας. 2. Ταξιδιωτικά έξοδα - Αντίγραφο του τιµολογίου του αεροπορικού εισιτηρίου ή εισιτηρίου τρένου - Αντίγραφο του αεροπορικού εισιτηρίου ή εισιτηρίου τρένου, µαζί µε την κάρτα επιβίβασης, - Ταξιδιωτικά έξοδα µε Ι.Χ. Παραστατικά αποζηµίωσης - Απόδειξη της πληρωµής της αποζηµίωσης στον συµµετέχοντα 2.1 Αν τα έξοδα πληρώνονται από τους συµµετέχοντες - Αντίγραφο των εισιτηρίων. Τα εισιτήρια πρέπει να έχουν το όνοµα, την ηµεροµηνία και την τιµή ή αντίγραφο του τιµολογίου - Αντίγραφο της λίστας συµµετοχής (υπογεγραµµένη µε την ηµεροµηνία) 2.2 Αν τα έξοδα πληρώνονται από τους συµµετέχοντες -Αντίγραφο των εισιτηρίων. Τα εισιτήρια πρέπει να έχουν το όνοµα, την ηµεροµηνία και την τιµή ή αντίγραφο του τιµολογίου -Αντίγραφο της λίστας συµµετοχής (υπογεγραµµένη µε την ηµεροµηνία) 3. Έξοδα εκτός έδρας 3.1 Ηµερήσια αποζηµίωση Για ηµόσιες Αρχές (συµπεριλαµβανοµένων και των πανεπιστηµίων) Η ηµερήσια αποζηµίωση περιλαµβάνει όλα τα κόστη (ξενοδοχείο, γεύµατα, και τοπικές µεταφορές) και πρέπει να είναι το µέγιστο του ποσού που υποδεικνύεται στον πίνακα (µέρος ΙΙ.3.Β (Β).

6 Ο αιτών οργανισµός µπορεί να χρησιµοποιήσει το δικό του σύστηµα, αλλά χρειάζεται να παρέχει τα ακόλουθα δικαιολογητικά: - Αντίγραφο των εξόδων προς αποζηµίωση (έξοδα αποστολής κτλ) όπου θα αναφέρεται ο τόπος, η ηµέρα και ο χρόνος, µε την ηµεροµηνία και υπογεγραµµένο από τον εργαζόµενο και τον εργοδότη ή το άτοµο που εξουσιοδοτεί τη πραγµατοποίηση της δαπάνης, - την λίστα συµµετοχής υπογεγραµµένη από όλους τους συµµετέχοντες, - απόδειξη πληρωµής της ηµερήσιας αποζηµίωσης (πληρωµή µέσω τραπεζικού λογαριασµού) µπορεί να ζητηθεί Για λοιπούς οργανισµούς Η ηµερήσια αποζηµίωση περιλαµβάνει όλα τα κόστη (ξενοδοχείο, γεύµατα, και τοπική συγκοινωνία) µε όριο το µέγιστο του ποσού που υποδεικνύεται στον πίνακα (µέρος ΙΙ.3.Β (Β). Τα ακόλουθα δικαιολογητικά πρέπει να αποσταλούν: - Αντίγραφο των εξόδων προς αποζηµίωση (έξοδα αποστολής κτλ) όπου θα αναφέρεται ο τόπος, η ηµέρα και ο χρόνος, µε την ηµεροµηνία και υπογεγραµµένο από τον εργαζόµενο και τον εργοδότη ή το άτοµο που εξουσιοδοτεί τη πραγµατοποίηση της δαπάνης, - τον πίνακα συµµετοχής υπογεγραµµένη από όλους τους συµµετέχοντες, - Για συµβασιούχους / επισκέπτες : αντίγραφο του χρόνου των συναντήσεων σε λεπτά ή την αναφορά των επαγγελµατικών ταξιδιών - απόδειξη πληρωµής της ηµερήσιας αποζηµίωσης (πληρωµή µέσω τραπεζικού λογαριασµού, ή υπογραφή του συµµετέχοντα ενός εγγράφου ότι έχει παραλάβει το αναγραφόµενο ποσό, κατόπιν προηγούµενης συµφωνίας µε την επιτροπή) Η ηµερήσια αποζηµίωση δε µπορεί να ξεπερνάει τα ποσοστά που υποδεικνύονται στον πίνακα ΙΙ.3.Β (Β) Για συµµετέχοντες των οποίων οι οργανισµοί καλύπτουν τα έξοδά τους - Την οδηγία αποστολής από τον συµµετέχοντα οργανισµό, - Τον πίνακα συµµετοχής

7 - Το χρηµατικό ποσό πρέπει επίσης να εµφανίζεται στο µέρος «έσοδα». 3.2 Αποζηµίωση πραγµατικού κόστους: Αν η δαπάνη πραγµατοποιείται από τον διοργανωτή του σχεδίου - τιµολόγια ( µε το όνοµα του ατόµου, αν υπάρξουν ξενοδοχεία), - τιµολόγια (µε τον αριθµό των γευµάτων, αν υπάρξουν εστιατόρια), - όλες οι αποδείξεις για τις τοπικές µεταφορές (ταξί, τρένο, λεωφορείο), στάθµευση,, φαγητό και άλλα είδη, - πάντα απόδειξη παραστατικών (πληρωµή µέσω τράπεζας) Αν η δαπάνη των συµµετεχόντων καλύπτεται από τους ίδιους ή τον οργανισµό - Την οδηγία αποστολής από τον συµµετέχοντα οργανισµό, - Τον πίνακα συµµετοχής - Το χρηµατικό ποσό πρέπει επίσης να εµφανίζεται στο µέρος «έσοδα». 4. Υπόλοιπα έξοδα Αντίγραφο τιµολογίου Αντίγραφο αποδείξεων πληρωµών. 4.1 Μετάφραση Στο Τιµολόγιο πρέπει πάντα να διευκρινίζεται η γλώσσα και το µέγεθος του κειµένου που µεταφράζεται (λέξεις / γραµµές ή σελίδες) 4.2 ιερµηνείς Αριθµός διερµηνέων, γλώσσες που χρησιµοποιήθηκαν, διάρκεια, χρηµατικό ποσό / µέρα ή ώρα 4.3 Εξοπλισµός - Τιµολόγια - Εφαρµογή ποσοστού απόσβεσης (γενικά 3 χρόνια για Η/Υ και τεχνικό εξοπλισµό, ή το ποσοστό που χρησιµοποιείται από τη δηµοσιονοµική αρχή της χώρας (σε αυτή τη περίπτωση επισύναψη αντιγράφου του εθνικού νόµου. Η ηµεροµηνία αγοράς καθορίζει την περίοδο απόσβεσης

8 5 Έµµεσα Κόστη, Λειτουργικές απάνες ε χρειάζεται να δικαιολογήσετε το ποσό, αλλά οι δαπάνες οι οποίες καλύπτονται από τα λειτουργικά έξοδα δε µπορούν να τοποθετηθούν σε άλλες δαπάνες. Αναφορά του ποσοστού που συµφωνήθηκε στο συµβόλαιο και εφαρµογή του στις συνολικές δαπάνες. Μάρτιος 2007