ΙΑΓΩΝΙΣΜΟΣ ΓΙΑ ΕΠΙΛΟΓΗ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟΥ / ΣΥΜΒΟΥΛΕΥΤΙΚΟΥ ΟΙΚΟΥ ΓΙΑ ΤΗΝ ΑΝΑΘΕΣΗ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ ΤΗΣ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΤΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ

Transcript

1 ΙΑΓΩΝΙΣΜΟΣ ΓΙΑ ΕΠΙΛΟΓΗ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟΥ / ΣΥΜΒΟΥΛΕΥΤΙΚΟΥ ΟΙΚΟΥ ΓΙΑ ΤΗΝ ΑΝΑΘΕΣΗ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ ΤΗΣ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΤΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ ΤΗΣ ΣΥΝΕΡΓΑΤΙΚΗΣ ΚΕΝΤΡΙΚΗΣ ΤΡΑΠΕΖΑΣ ΛΤ ΚΑΙ ΤΩΝ ΣΥΝ Ε ΕΜΕΝΩΝ ΣΥΝΕΡΓΑΤΙΚΩΝ ΠΙΣΤΩΤΙΚΩΝ Ι ΡΥΜΑΤΩΝ ΣΥΝΕΡΓΑΤΙΚΗ ΚΕΝΤΡΙΚΗ ΤΡΑΠΕΖΑ ΛΤ ΓΡΗΓΟΡΗ ΑΥΞΕΝΤΙΟΥ ΑΡ. 8, 1096, ΛΕΥΚΩΣΙΑ ΤΗΛ.: ΦΑΞ:

2 Ο ΗΓΙΕΣ ΠΡΟΣ ΙΑΓΩΝΙΖΟΜΕΝΟΥΣ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟΥΣ/ΣΥΜΒΟΥΛΕΥΤΙΚΟΥΣ ΟΙΚΟΥΣ 1.1 Προκήρυξη ιαγωνισµού Η Συνεργατική Κεντρική Τράπεζα Λτδ προκηρύσσει διαγωνισµό για την ανάθεση του έργου της αξιολόγησης της επάρκειας και αποτελεσµατικότητας του Συστήµατος Εσωτερικού Ελέγχου της καθώς και ενός έκαστου Συνεργατικού Πιστωτικού Ιδρύµατος («ΣΠΙ») που είναι συνδεδεµένο µε τη Συνεργατική Κεντρική Τράπεζα Λτδ Κεντρικός Φορέας. Το έργο δύναται να κατακυρωθεί είτε εξ ολοκλήρου σε ένα προσφοροδότη, είτε να καταµεριστεί και να κατακυρωθεί σε περισσότερους προσφοροδότες. 1.2 Παρεχόµενες Υπηρεσίες Σκοπός του έργου είναι η αξιολόγηση του βαθµού συµµόρφωσης της Τράπεζας και ενός έκαστου ΣΠΙ µε τις πρόνοιες της Οδηγία της Κεντρικής Τράπεζας της Κύπρου προς τα Πιστωτικά Ιδρύµατα σχετικά µε τις ρυθµίσεις ιακυβέρνησης και ιαχείρισης και η υποβολή προς την Επιτροπή Ελέγχου της Τράπεζας και κάθε έκαστου ΣΠΙ των πιο κάτω εκθέσεων: 1. ιοικητική σύνοψη: Στην εν λόγω έκθεση θα περιλαµβάνεται διοικητική σύνοψη µε τις σηµαντικότερες αδυναµίες και εισηγήσεις για διορθωτικά µέτρα και θα εκφράζεται η άποψη σχετικά µε την επάρκεια του Συστήµατος Εσωτερικού Ελέγχου και η αποδοτικότητα και η αποτελεσµατικότητα των υπηρεσιών. 2. Ευρήµατα αξιολόγησης: Στην εν λόγω έκθεση θα παρουσιάζονται αναλυτικά οι παρατηρήσεις / αδυναµίες που έχουν εντοπιστεί και οι εισηγήσεις για διορθωτικές ενέργειες σε κάθε αδυναµία. 3. Σηµειώνεται ότι στην περίπτωση που επιλεγεί µόνο ένας προσφοροδότης, θα πρέπει να υποβληθεί ξεχωριστή έκθεση (διοικητική σύνοψη), η οποία θα εκφράζει την γενική άποψη σχετικά µε την επάρκεια του Συστήµατος Εσωτερικού Ελέγχου του Οµίλου (Τράπεζας και ΣΠΙ) καθώς και τις σηµαντικότερες αδυναµίες και εισηγήσεις για διορθωτικά µέτρα. Αναπόσπαστο µέρος των εκθέσεων θα πρέπει να αποτελούν και τα πιο κάτω επισυναπτόµενα παραρτήµατα, τα οποία θα πρέπει να συµπληρωθούν και να υποβληθούν τόσο σε ηλεκτρονική µορφή (excel format), όσο και υπό µορφή παραρτηµάτων στις πιο πάνω εκθέσεις: 1. Παράρτηµα Α: Ποιοτικά κριτήρια αξιολόγησης. 2. Παράρτηµα Β: Ποσοτικά κριτήρια αξιολόγησης. 1.3 Πεδίο Εφαρµογής Αξιολόγησης 1. Η αξιολόγηση θα περιλαµβάνει µεταξύ άλλων τα ακόλουθα Τµήµατα: Τµήµα Εσωτερικής Επιθεώρησης Τµήµα ιαχείρισης Κινδύνων Τµήµα Κανονιστικής Συµµόρφωσης Τµήµα Ασφάλειας Πληροφοριών και Συστηµάτων (σε επίπεδο Τράπεζας) Τµήµα Παρακολούθησης και Ελέγχου Χορηγήσεων ιεύθυνση ιαχείρισης Μη Εξυπηρετούµενων Χορηγήσεων (σε επίπεδο Τράπεζας) ιεύθυνση Τραπεζικών Εργασιών Τµήµα Ο&Μ (σε επίπεδο Τράπεζας) Υπηρεσία Ανθρώπινου υναµικού (σε επίπεδο Τράπεζας) Τµήµα Γενικού Λογιστηρίου Γραφείο Στρατηγικής και Επικοινωνίας (σε επίπεδο Τράπεζας) Τµήµα Χορηγήσεων 2/7

3 Τµήµα Προσφορών και Ακινήτων 2. Η αξιολόγηση πρέπει να πραγµατοποιηθεί σύµφωνα µε τις βέλτιστες διεθνείς πρακτικές, προκειµένου να διασφαλιστεί ότι το σύστηµα εσωτερικού ελέγχου πληροί τα πρότυπα που απαιτούνται από την προαναφερόµενη Οδηγία της Κεντρικής Τράπεζας της Κύπρου. 3. Η αξιολόγηση της επάρκειας του πλαισίου εσωτερικού ελέγχου πρέπει να καλύπτει επιθεώρηση: Του περιβάλλοντος ελέγχου. Της διαδικασίας αξιολόγησης κινδύνων. Των µηχανισµών και δικλείδων ασφαλείας και ελέγχου. Των δικτύων επικοινωνίας και πληροφοριακών συστηµάτων. Επισηµαίνεται ότι τα κυριότερα πληροφοριακά συστήµατα καθώς και όλες οι µηχανογραφικές υπηρεσίες προς όλα τα Συνεργατικά Πιστωτικά Ιδρύµατα και στην Τράπεζα παρέχονται από την Συνεργατική Εταιρεία Μηχανογράφησης (ΣΕΜ). Επίσης το πληροφοριακό σύστηµα που χρησιµοποιείται για τις τραπεζικές εργασίες είναι το ίδιο για την Τράπεζα και όλα τα ΣΠΙ. Ως εκ τούτου τα πιο πάνω σηµεία αφορούν τη ΣΕΜ και η αξιολόγηση τους θα πρέπει να γίνει σε συνεργασία µε την υπό αναφορά εταιρεία. Του ρόλου, των καθηκόντων και των αρµοδιοτήτων του διοικητικού οργάνου και των τµηµάτων ελέγχου. Της λειτουργίας, στελέχωσης των βασικών τµηµάτων / διευθύνσεων / µονάδων του ιδρύµατος, τους όρους εντολής τους, των διαδικασιών και των πληροφοριακών συστηµάτων που χρησιµοποιούνται. 1.4 Ελάχιστες Πτυχές Αξιολόγησης Στις εκθέσεις αξιολόγησης οι οποίες θα υποβληθούν θα πρέπει να αναλύονται κατ ελάχιστον όσα σηµεία αναφέρονται στο Παράρτηµα Α και στο Παράρτηµα Γ. 1.5 Κατηγοριοποίηση ΣΠΙ Για σκοπούς καλύτερου προγραµµατισµού και τιµολόγησης από τους προσφοροδότες, η Τράπεζα έχει διαχωρίσει τα ΣΠΙ σε τρεις (3) κατηγορίες. Τα χαρακτηριστικά των κατηγοριών αυτών είναι τα ακόλουθα: Κατηγορία ΣΠΙ I Χαρακτηριστικά κατηγορίας Με ενεργητικό λιγότερο των 500εκ. Ευρώ: - ΣΠΕ Τροόδους Λτδ - Συν. Ταµ. Υπαλ. Τηλεπ. Ενεργ. και Τραπ. Λτδ - ΣΠΕ Λακατάµιας - ευτεράς Λτδ - ΣΠΕ Ταµασσού Ορεινής και Πιτσιλιάς Αριθµός ΣΠΙ 4 II Με ενεργητικό µεταξύ 500εκ. και 1δις Ευρώ: - Συν. Ταµ. Πάφου Λτδ - Συν. Τσµ. Αµµοχώστου Λτδ - Συν. Ταµ. Λευκωσίας Λτδ - ΣΠΕ Λήδρα Λτδ - ΣΠΕ Αλληλεγγύης Λτδ - Συν. Ταµ. Εκπαιδευτικών Κύπρου Λτδ - Συν. Ταµ. Αστυνοµικών και Στρατιωτικών Κύπρου 3/7 10

4 Λτδ - ΣΠΕ Κοκκινοχωρίων Λτδ - Περιφερειακή ΣΠΕ Λεµεσού Λτδ - Περιφερειακή ΣΠΕ Λευκωσίας Λτδ III Με ενεργητικό πέραν του 1δις Ευρώ: - Συν. Κεντρική Τράπεζα Λτδ - Συν. Ταµ. Λεµεσού Λτδ - ΣΠΕ Στροβόλου - ΣΠΕ Μακράσυκας Λ/κας Επαρχ. Αµµ/στου Λτδ - ΣΟΤΑ ΥΚ Λτδ Υποβολή έκθεσης ΣΥΝΟΛΟ 19 Όλες οι εκθέσεις θα πρέπει να υποβληθούν προς την Επιτροπή Ελέγχου ενός έκαστου ΣΠΙ και να κοινοποιηθούν στην Επιτροπή Ελέγχου της Τράπεζας µέχρι τις 17 Ιουνίου Ηµεροµηνία Λήξης ιαγωνισµού Οι προτάσεις των διαγωνιζόµενων ελεγκτικών οίκων που θα υποβληθούν πρέπει να είναι σε κλειστούς φακέλους και να παραδοθούν στα Κεντρικά Γραφεία της Συνεργατικής Κεντρικής Τράπεζας Λτδ, στην οδό Γρηγόρη Αυξεντίου αρ. 8, 1096 Λευκωσία, το αργότερο µέχρι τις 27 Απριλίου, 2015 και ώρα 12:00. Προτάσεις που ενδεχοµένως να υποβληθούν µετά την πιο πάνω ηµεροµηνία δε θα γίνονται αποδεκτές. 1.8 Σήµανση και Υποβολή Προσφοράς Φάκελος 1: Στον εν λόγω φάκελο, ο οποίος θα περιέχει την προσφορά θα πρέπει να αναγράφεται: ΙΑΓΩΝΙΣΜΟΣ ΓΙΑ ΕΠΙΛΟΓΗ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟΥ / ΣΥΜΒΟΥΛΕΥΤΙΚΟΥ ΟΙΚΟΥ ΓΙΑ ΤΗΝ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΤΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ ΤΗΣ ΣΥΝΕΡΓΑΤΙΚΉΣ ΚΕΝΤΡΙΚΗΣ ΤΡΑΠΕΖΑΣ ΛΤ ΚΑΙ ΤΩΝ ΣΥΝ Ε ΕΜΕΝΩΝ ΣΥΝΕΡΓΑΤΙΚΩΝ ΠΙΣΤΩΤΙΚΩΝ Ι ΡΥΜΑΤΩΝ ΣΥΝΕΡΓΑΤΙΚΗ ΚΕΝΤΡΙΚΗ ΤΡΑΠΕΖΑ ΛΤ Οδός Γρηγόρη Αυξεντίου, αρ Λευκωσία Ο πιο πάνω φάκελος θα πρέπει να είναι σφραγισµένος και να περιλαµβάνει τους πιο κάτω φακέλους: Φάκελος 1.1.: Στον εν λόγω φάκελο, θα πρέπει να αναγράφεται: «Ποιοτικά εδοµένα Αξιολόγησης» Θα πρέπει να περιλαµβάνει την πρόταση για όλες τις πτυχές της ελεγκτικής εργασίας, όπως συνοπτικά περιγράφεται στις παραγράφους , καθώς και επιπρόσθετο υλικό όπως ζητείται και καθορίζεται στην παράγραφο Φάκελος 1.2.: Στον εν λόγω φάκελο, θα πρέπει να αναγράφεται: «Οικονοµικά εδοµένα Αξιολόγησης» 4/7

5 Θα πρέπει να περιλαµβάνει σε αναλυτική µορφή τα οικονοµικά στοιχεία της προσφοράς, σύµφωνα µε τον πιο κάτω Πίνακα που παρουσιάζεται στο Παράρτηµα. Θα πρέπει να σηµειωθεί ότι η Συνεργατική Κεντρική Τράπεζα Λτδ δεν είναι υποχρεωµένη να κατακυρώσει οποιαδήποτε πρόταση που θα υποβληθεί για το σκοπό που ζητήθηκε και διατηρεί το δικαίωµα χρήσης όλης ή µέρους της πρότασης που θα επιλεγεί και θα κατακυρωθεί. 1.9 Περίοδος ισχύος πρότασης Οι προτάσεις θα ισχύουν για περίοδο έξι (6) µηνών από την ηµεροµηνία υποβολής τους. Προτάσεις µε ισχύ µικρότερη των τριών (3) µηνών δε θα λαµβάνονται υπόψη. Η Συνεργατική Κεντρική Τράπεζα Λτδ δυνατόν να ζητήσει από τους διαγωνιζόµενους ελεγκτικούς οίκους παράταση της ισχύος οποιασδήποτε από τις υποβληθείσες προτάσεις πέραν των έξι (6) µηνών. Σε τέτοιες περιπτώσεις, η επικοινωνία τόσον από µέρους της Συνεργατικής Κεντρικής Τράπεζας Λτδ όσο και από µέρους του διαγωνιζόµενου ελεγκτικού οίκου θα γίνεται µε την αποστολή επιστολής, ή τηλεµηνύµατος (facsimile) ή ηλεκτρονικού ταχυδροµείου ( ). Ο κάθε διαγωνιζόµενος Ελεγκτικός/Συµβουλευτικός Οίκος έχει το δικαίωµα να αρνηθεί την παράταση της περιόδου αυτής και να αποχωρήσει από το διαγωνισµό χωρίς να δηµιουργείται οποιαδήποτε οικονοµική ή άλλη υποχρέωση σε βάρος του ίδιου ή σε βάρος της Συνεργατικής Κεντρικής Τράπεζας Λτδ. Οι διαγωνιζόµενοι ελεγκτικοί οίκοι που αποδέχονται παράταση της περιόδου αυτής δεν θα έχουν το δικαίωµα να τροποποιήσουν µε οποιοδήποτε τρόπο τη συµµετοχή τους Γλώσσα αλληλογραφίας Οι προσφορές όπως και τα παραδοτέα θα πρέπει να είναι στην Ελληνική Γλώσσα 1.11 Συµµόρφωση προς τους όρους του διαγωνισµού Οι Προτάσεις που δεν θα συµπεριλαµβάνουν τις απαραίτητες πληροφορίες όπως αναγράφονται στην παράγραφο 1.20 και 1.21, δε θα λαµβάνονται υπόψη Ερµηνεία των Όρων Συµµετοχής στο ιαγωνισµό Πρόσθετες πληροφορίες και/ή διευκρινίσεις που οι διαγωνιζόµενοι Ελεγκτικοί/Συµβουλευτικοί Οίκοι επιθυµούν για οποιαδήποτε θέµατα που άπτονται του παρόντος εγγράφου, µπορούν να ζητηθούν γραπτώς στην ηλεκτρονική διεύθυνση 1.13 Έξοδα για την Ετοιµασία των Προτάσεων Η Συνεργατική Κεντρική Τράπεζα Λτδ δε θα καταβάλει οποιαδήποτε αποζηµίωση για έξοδα ή ζηµιές που πιθανό να προκύψουν κατά την προετοιµασία και υποβολή της πρότασης από τους διαγωνιζόµενους Πληρωµή Η Συνεργατική Κεντρική Τράπεζα Λτδ θα πληρώσει µόνο για την πρόταση ή µέρος της πρότασης που πιθανό να επιλεγεί και δε θα καταβάλει οποιοδήποτε ποσό για προτάσεις που δε θα επιλεγούν Παρουσίαση Πρότασης Η Συνεργατική Κεντρική Τράπεζα Λτδ δύναται, κατά την απόλυτη κρίση της, να καλέσει τους διαγωνιζόµενους ελεγκτικούς οίκους, µε σκοπό να παρουσιάσουν και να αναλύσουν την πρότασή τους. 5/7

6 1.16 ιευκρινίσεις πάνω στις Προτάσεις Για διευκόλυνση στη διαδικασία αξιολόγησης, η Συνεργατική Κεντρική Τράπεζα Λτδ θα έχει το δικαίωµα να ζητήσει από οποιοδήποτε διαγωνιζόµενο διευκρινίσεις αναφορικά µε το περιεχόµενο της προσφοράς του. Τόσο οι διευκρινιστικές ερωτήσεις όσο και οι απαντήσεις, θα υποβάλλονται γραπτώς και δε θα πρέπει να επιφέρουν οποιαδήποτε αλλαγή στην τιµή ή στην ουσία της πρότασης Κατακύρωση Η κατακύρωση θα αποτελεί ταυτόχρονα και συµφωνία συνεργασίας για την περίοδο που αρχίζει από την επίσηµη ηµεροµηνία ανάθεσης της εργασίας µέχρι την 17 η Ιουνίου, Η Συνεργατική Κεντρική Τράπεζα Λτδ δεν είναι υποχρεωµένη να αποδεχτεί τη χαµηλότερη ή οποιανδήποτε άλλη προσφορά. Η Συνεργατική Κεντρική Τράπεζα Λτδ έχει το δικαίωµα να αναθέσει την εν λόγω εργασία σε περισσότερους από ένα ελεγκτικούς οίκους Τραπεζική Εγγυητική Επιστολή για Εκτέλεση Εργασίας (Performance Guarantee - Bond) Ο Ελεγκτικός/Συµβουλευτικός Οίκος ή οι Ελεγκτικοί Οίκοι που θα επιλεγεί/ούν οφείλει/ουν να υποβάλει/ουν Τραπεζική Εγγυητική Επιστολή για την πλήρη εκτέλεση της ελεγκτικής εργασίας και των παρεµφερών εργασιών που θα του/τους ανατεθούν κατά τη διάρκεια της συνεργασίας. Η Τραπεζική Εγγυητική Επιστολή, που θα είναι αµετάκλητη και άνευ όρων, θα εκδοθεί για ποσό ίσο µε το 10% της συνολικής αµοιβής του Ελεγκτικού/Συµβουλευτικού Οίκου και θα πρέπει να παραµείνει σε ισχύ µέχρι το τέλος της συνεργασίας µε έξοδα του Ελεγκτικού/Συµβουλευτικού Οίκου Μεθοδολογία και Χρονοδιάγραµµα Έργου Ο προσφοροδότης θα πρέπει να επεξηγήσει λεπτοµερώς τη µεθοδολογία υλοποίησης του έργου. Επίσης, θα πρέπει να παρέχει χρονοδιάγραµµα υλοποίησης του Έργου Κριτήρια επιλογής προσφοροδότη Ο προσφοροδότης καλείται να παρέχει τις πιο κάτω πληροφορίες για αξιολόγηση: Το Εταιρικό Προφίλ του οργανισµού (Company Profile). Το προφίλ του προσφοροδότη και η πρακτική του εµπειρία σε έργα αξιολόγησης του συστήµατος εσωτερικού ελέγχου και άλλα παρόµοια έργα στον τραπεζικό ή/ και συνεργατικό πιστωτικό τοµέα. Πολύ σηµαντικό είναι όπως οι προσφοροδότες αναφέρουν στην προσφορά τους λεπτοµέρειες σχετικές µε παρόµοια έργα τα οποία υλοποίησαν. Ο βαθµός πληρότητας της προσφοράς συµπεριλαµβανοµένου της µεθοδολογίας. Η ικανότητα του προσφοροδότη να υλοποιήσει το έργο στο προτεινόµενο χρονοδιάγραµµα. Η εµπειρία και επαγγελµατική κατάρτιση των ατόµων τα οποία θα εκτελέσουν το έργο. Βάσει των πιο πάνω κριτηρίων οι διαγωνιζόµενοι θα πρέπει να υποβάλουν, όπου απαιτείται, τα απαραίτητα πιστοποιητικά Οµάδα Έργου 6/7

7 Ο προσφοροδότης καλείται να αναφέρει την Οµάδα Εκτέλεσης Έργου. Για κάθε µέλος της οµάδας, θα πρέπει να αναφερθούν οι ακόλουθες πληροφορίες: Βιογραφικό σηµείωµα Θέση που κατέχει στον οργανισµό Ρόλος του µέλους στο έργο Συµµετοχή του µέλους σε άλλα παρόµοια έργα (να αναφερθούν συγκεκριµένα έργα στα οποία συµµετείχε το µέλος και ο ρόλος του σε αυτά) Εκπαίδευση, συµµετοχή σε επαγγελµατικές οµάδες και ικανότητες Σχέση µε προσφοροδότη π.χ. εργαζόµενος Σηµειώνεται ότι τα µέλη των Οµάδων δεν πρέπει να συνδέονται µε οποιοδήποτε τρόπο µε άτοµα της Εκτελεστικής ιεύθυνσης ή Επιτροπείας των ΣΠΙ και της Τράπεζας ιαδικασία επιλογής Η ανάθεση της εργασίας στον Ελεγκτικό/Συµβουλευτικό οίκο ή/και στους Ελεγκτικούς/Συµβουλευτικούς οίκους θα γίνει µετά από αξιολόγηση από τη Συνεργατική Κεντρική Τράπεζα Λτδ ιάρκεια Συνεργασίας Η συνεργασία µε τον Ελεγκτικό/Συµβουλευτικό Οίκο που θα επιλεγεί θα έχει ισχύ από την ηµεροµηνία κατακύρωσης της πρότασης µέχρι την 17 η Ιουνίου 2015, τελευταία ηµεροµηνία υποβολής των εκθέσεων αξιολόγησης. Η Συνεργατική Κεντρική Τράπεζα Λτδ διατηρεί το δικαίωµα να ζητήσει επεξηγήσεις/ διευκρινήσεις για τα θέµατα που θίγονται σε µία έκαστη έκθεση αξιολόγησης και µετά από παρέλευση µέχρι και έξι (6) µηνών από την τελευταία ηµεροµηνία υποβολής της σχετικής έκθεσης. 7/7