A.C.T.A. Τεχνοβλαστός Α.Π.Θ. Certified Secretaries Management Assistants (C.S.M.A.) Εξεταστέα ύλη 2007, Έκδοση 1.0

Transcript

1 A.C.T.A. Τεχνοβλαστός Α.Π.Θ. Certified Secretaries Management Assistants (C.S.M.A.) Εξεταστέα ύλη 2007, Έκδοση 1.0

2 Α. ΚΡΙΤΗΡΙΑ ΙΑΦΟΡΟΠΟΙΗΣΗΣ & ΚΑΤΗΓΟΡΙΟΠΟΙΗΣΗΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΣ / ΓΡΑΜΜΑΤΕΩΣ ΣΤΟ ΕΛΛΗΝΙΚΟ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΟ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΝΟΤΗΤΕΣ ΠΟΥ ΕΞΕΤΑΖΟΝΤΑΙ 1. ιαφοροποίηση & κατηγοριοποίηση Γραµµατείας, σε συνάρτηση µε το οργανόγραµµα ή µη Επιχειρηµατικής Μονάδας. 2. Ο όρος Γραµµατεύς στο ελληνικό επιχειρηµατικό περιβάλλον : 2.1. ιαφοροποίηση ως αρµοδιότητα & ρόλος Κατηγοριοποίηση µε όρους. Β. ΕΛΛΗΝΙΚΗ & ΙΕΘΝΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΗ ΠΡΑΚΤΙΚΗ ΩΣ ΠΡΟΣ ΤΗΝ ΟΡΓΑΝΩΣΗ, ΣΤΕΛΕΧΩΣΗ & ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΤΗΣ ΘΕΣΗΣ ΕΝΟΤΗΤΕΣ ΠΟΥ ΕΞΕΤΑΖΟΝΤΑΙ 1. ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΗ ΠΡΑΚΤΙΚΗ. 1.1.Πρακτική Οργανισµών, Μεγάλων Επιχειρηµατικών Μονάδων, Τραπεζών, Μονάδων ηµόσιου & Ευρύτερου ηµόσιου Τοµέα, Ο.Τ.Α. & Μονάδων Παροχής Υπηρεσιών Υγείας Πρακτική Καινοτοµικών Επιχειρηµατικών Μονάδων Πρακτική Μικροµεσαίων Επιχειρηµατικών Μονάδων Πρακτική Πολύ Μικρών Επιχειρήσεων. 2. ΙΕΘΝΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΗ ΠΡΑΚΤΙΚΗ Πρακτική ανεξάρτητα από προϋποθέσεις µεγέθους, νοµικής µορφής, αντικειµένου & προϊόντος Επιχειρηµατικής Μονάδας Πρακτική τόσο στα πλαίσια του διοικητικού όσο & του γραµµατειακού πεδίου στήριξης Πρακτική µε την πάγια ιδιότητα της / του Γραµµατέως, ως Βοηθού ιοίκησης.

3 Γ. MANAGEMENT ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΣ ΕΝΟΤΗΤΕΣ ΠΟΥ ΕΞΕΤΑΖΟΝΤΑΙ 1.ΠΡΟΠΑΙ ΕΥΣΗ ΓΡΑΜΜΑΤΕΩΣ, ΑΠΟ ΤΗΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΗ ΜΟΝΑ Α, ΓΙΑ ΑΠΟ ΟΧΗ & ΣΥΜΜΕΤΟΧΗ ΤΗΣ ΣΤΗ ΙΗΝΕΚΗ ΙΑΜΟΡΦΩΣΗ ΤΩΝ ΙΑΧΡΟΝΙΚΩΝ ΕΤΑΙΡΙΚΩΝ ΑΞΙΩΝ Όραµα Εταιρική Κουλτούρα Εταιρική Κοινωνική Ευθύνη Καινοτοµία ηµιουργικότητα Οπτική ιηνεκούς Επιτυχίας Αυτοµατοποίηση / Ηλεκτρονικοποίηση Εργασιών Οργανωσιακή Συµπεριφορά. 2. ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ MANAGEMENT ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΣ ΣΧΕ ΙΑΣΜΟΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΣ ΠΡΟΑΠΑΙΤΟΥΜΕΝΑ ΑΠΟ ΠΛΕΥΡΑΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΗΣ ΜΟΝΑ ΑΣ ΓΙΑ ΤΟΝ ΟΡΘΟΛΟΓΙΚΟ ΣΧΕ ΙΑΣΜΟ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΣ Προαπαιτούµενα σε χώρους, για χωροταξικό σχεδιασµό Γραµµατείας Προαπαιτούµενα σε εξοπλισµό συµβατικής τεχνολογίας Προαπαιτούµενα σε εξοπλισµό ηλεκτρονικής τεχνολογίας Hardware & Software επεξεργασίας, αποστολής & λήψης πάσης φύσεως ηλεκτρονικών εγγράφων µέσω Η/Υ Έξυπνες περιφερειακές συσκευές Εξωτερικοί ίσκοι I Pack Σαρωτές ( Scanner ) Προαπαιτούµενα σε πακέτα λογισµικού για αυτοµατοποιηµένη γραµµατειακή στήριξη ΠΑΚΕΤΟ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟΥ ΓΙΑ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΚΕΙΜΕΝΟΥ ( WORD ). 1. ηµιουργία Labels. 2. Σύνδεση δεδοµένων µε άλλες εφαρµογές 3. Φόρµες. 4. Αναθεωρήσεις εγγράφων ή Προσθήκη σχολίων. 5. Χρήση Προτύπων ( Templates ). 6. Μικροεντολές. 7. ηµιουργία & άνοιγµα PDF αρχείων. 8. Μετάφραση κειµένων. 9. Προστασία εγγράφων.

4 10. Εισαγωγή κειµένου σε ένα φύλλο εργασίας ΠΑΚΕΤΟ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟΥ ΓΙΑ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΛΟΓΙΣΤΙΚΩΝ ΦΥΛΛΩΝ ( EXCEL ). 1. Μορφοποίηση υπό όρους. 2. Οµαδοποίηση & διάρθρωση δεδοµένων. 3. Επικύρωση δεδοµένων. 4. Απλό & σύνθετο φιλτράρισµα δεδοµένων. 5. Βασικές συναρτήσεις ειδικά για Γραµµατείς. 6. Ειδικές ρυθµίσεις για γραφήµατα. 7. Βασικά Συγκεντρωτικών πινάκων ΠΑΚΕΤΟ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟΥ ΓΙΑ ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΕΙΣ ( POWERPOINT ). 1.Βασικά συστατικά στοιχεία µιας επιτυχηµένης παρουσίασης. 2. Συσκευές αποµακρυσµένου ελέγχου της παρουσίασης. 3. Χρονισµός παρουσίασης. 4. Τρόποι εναλλαγής εικόνων. 5. ιαχείριση background & ενσωµάτωση εικόνων στα αρχεία. 6. Οργανογράµµατα. 7. ιαγράµµατα Προαπαιτούµενα για εργονοµικό σχεδιασµό ΕΡΓΑΛΕΙΑ ΣΧΕ ΙΑΣΜΟΥ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΣ SWOT ANALYSIS BENCHMARKING ANALYSIS OUTSOURCING ANALYSIS ΤΗΛΕΕΡΓΑΣΙΑ ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΣ ΚΑΝΟΝΙΣΤΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΣ Αποστολή Γραµµατείας Γενικές / ειδικές αρµοδιότητες Γραµµατείας Αρµοδιότητες εποπτεύοντα Γραµµατεία Οργανωτική διάρθρωση Γραµµατείας ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΕΡΓΑΣΙΩΝ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΣ ΚΑΘΟΡΙΣΜΟΣ ΕΡΓΑΣΙΑΚΩΝ ΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΩΝ. Ι. ΒΑΣΙΚΕΣ ΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΕΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΚΗΣ ΣΤΗΡΙΞΗΣ. 1. ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ : 1.1.ΠΡΟΦΟΡΙΚΗ Γενικές αρχές προφορικής επικοινωνίας Μηχανισµός προφορικής επικοινωνίας : µονόδροµης / αµφίδροµης, µετεπικοινωνίας.

5 Αποτελεσµατική προφορική επικοινωνία. 1.2.ΤΗΛΕΦΩΝΙΚΗ Βασικοί κανόνες Πρακτικές ενεργητικής ακρόασης Ο ρόλος των call centers ΜΕΣΩ ΤΗΛΕ ΙΑΣΚΕΨΗΣ Βασικοί κανόνες Πρακτικές θετικής εικόνας ΓΡΑΠΤΗ : ΧΑΡΤΩΑ & ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΧΑΡΤΩΑ ιακρίσεις ιαδικασίες : Εισερχόµενης Εξερχόµενης Παρουσίαση στη διοικητική ιεραρχία ιαχείριση κατά την απουσία Στελέχους Τεχνικές τυπολογίας γραφής σηµαντικών κειµένων γραµµατειακής στήριξης ιαδικασίες ελέγχου Γραµµατοσήµανση ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ιαχείριση µηνυµάτων αλληλογραφίας Ηλεκτρονική Υπογραφή ιαχείριση ανεπιθύµητων e mail Κοινή χρήση mailbox πολλών χρηστών ιαχείριση Tasks Εξαγωγή επαφών από πακέτο λογισµικού αλληλογραφίας ( Outlook ) σε πακέτο λογισµικού Excel Μετακίνηση µηνυµάτων αλληλογραφίας σε φακέλους Αποστολή της ίδιας επιστολής σε πολλούς παραλήπτες µε τα στοιχεία κάθε παραλήπτη στην επιστολή. Mail Merge ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΗ :.Σ - ΣΥΣΚΕΨΕΙΣ ΓΕΝΙΚΕΣ ΣΥΝΕΛΕΥΣΕΙΣ ΟΡΓΑΝΑ Προκαταρκτικά στάδια διεξαγωγής Οργανωτικός σχεδιασµός Θέµατα διαδικασίας Τυπικό Πρακτικών Γραµµατειακή στήριξη 1.6. ΜΕΣΑ ΕΝ ΥΝΑΜΩΣΗΣ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ ηµόσιες Σχέσεις ιαχείριση παραπόνων εσωτερικών & εξωτερικών πελατών ιαχείριση κριτικής εσωτερικών &

6 εξωτερικών πελατών ιαχείριση ενδο/εξωεπιχειρησιακής εικόνας & πρώτης εντύπωσης Ενδεδειγµένη χρήση γλώσσας σώµατος. 2. ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ. 2.1.Η ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑ ΩΣ ΜΕΣΟ ΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΗΣ ΓΝΩΣΗΣ Οι τρεις τύποι της γνώσης Το πρόβληµα της επιχειρηµατικής πληροφορίας Προκλήσεις στη διαχείριση της γνώσης στη σύγχρονη Επιχειρηµατική Μονάδα Συστατικά µιας λύσης διαχείρισης γνώσης. 2.2.ΧΑΡΤΩΟ ΑΡΧΕΙΟ ιαδικασία χαρτογράφησης τεκµηρίων Γενικά & ειδικά προβλήµατα αρχείων Ειδικές απαιτήσεις χώρων αρχειοθέτησης Μέσα αρχειοθέτησης χαρτώων τεκµηρίων Αξίες τεκµηρίων ιακρίσεις αρχείων Οργανωτική παρέµβαση στα αρχεία Αρχειονοµικές εργασίες : Ταξινόµηση, Περιγραφή, Καταλογογράφηση, Ευρετηρίαση Προϋποθέσεις εκκαθάρισης χαρτώων τεκµηρίων σύµφωνα µε το χρόνο τήρησης Outsourcing φύλαξη χαρτώων τεκµηρίων. 2.3.ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟ ΑΡΧΕΙΟ Είδη ηλεκτρονικών εγγράφων & η αποδεικτική τους δύναµη ενώπιον ικαστικών Αρχών Σηµασιολογία Ηλεκτρονικής Υπογραφής για τα ηλεκτρονικά έγγραφα Σύγχρονες τάσεις στην ηλεκτρονική αρχειοθέτηση, µέσω εξειδικευµένου λογισµικού & ανάλογου εξοπλισµού ιαδικασίες ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης : Ψηφιοποίηση, Χαρακτηρισµός, Αποθήκευση, Ανεύρεση, ροµολόγηση, Αυτοµατοποιηµένες ροές εργασιών Πρακτικές ορθολογικής αρχειοθέτησης e mail Προϋποθέσεις επιλογής ηλεκτρονικών αρχείων προς εκκαθάριση.

7 ΙΙ. ΒΟΗΘΗΤΙΚΕΣ ΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΕΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΚΗΣ ΣΤΗΡΙΞΗΣ. 1.Τήρηση Ηµερολογίου. 2. ιαχείριση Ραντεβού. 3.Υποδοχή Επισκεπτών. 4.Υπαγόρευση δια ζώσης ή από κάποιο µέσο. 5.Προετοιµασία Ταξιδίων. 6.Οργάνωση Εκδηλώσεων. 7.Τήρηση κόπιας µε Υλικό Γραφείου. 8.Τήρηση κόπιας µε Νοµοθεσία τοµέων εργασιών Γραµµατείας & ειδικότερα αυτής µε τα χρονικά όρια τήρησης τεκµηρίων χαρτώου αρχείου 9.Τήρηση κόπιας µε αγορές Εξοπλισµού. 10.Τήρηση κόπιας µε αγορές Λογισµικού. 11.Τήρηση κόπιας µε θέµατα Ασφάλειας φυσικής / µέσων & πρόσωπα που σχετίζονται µε αυτήν. 12.Τήρηση Ταµείου µικροεξόδων. 13.Τήρηση κόπιας µε δείγµατα Υπογραφών Στελεχών, που δεσµεύουν την Επιχειρηµατική Μονάδα. 14.Τήρηση Απορρήτου Αρχείου Στελέχους εποπτείας. ΙΙΙ. ΕΓΧΕΙΡΙ ΙΟ ΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΩΝ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΣ JOB ANALYSIS Μελέτη «του τι γίνεται, πότε, που, πως, µε τι, γιατί, από ποιόν» σε υπάρχουσες ή νέες εργασίες Περιγραφή εικόνα εργασίας Προσδιορισµός σπουδαιότητας εργασίας JOB DESCRIPTION. Λεπτοµερής περιγραφή καθηκόντων & υπευθυνοτήτων του εργαζόµενου σε συγκεκριµένη θέση εργασίας, που έχει καταγραφεί µέσω του job analysis Βασικός στόχος της θέσης Γραµµατέως Οριοθέτηση λειτουργίας της θέσης Αποφάσεις που παίρνει η θέση Οµαλή λειτουργία της θέσης Συχνότητα αναφοράς της θέσης Χρόνος διάθεσης για λήψη αποφάσεων ή εισηγήσεων της θέσης Περιβάλλον εντός του οποίου λειτουργεί η θέση Έλεγχος της θέσης JOB SPECIFICATION. I. ΟΥΣΙΑΣΤΙΚΕΣ ΙΚΑΝΟΤΗΤΕΣ ΕΞΙΟΤΗΤΕΣ & ΣΥΜΠΕΡΙΦΟΡΕΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΩΣ. 1. Οργανωτικές. 2. ιοικητικές : λήψη αποφάσεων / επίλυση προβληµάτων /

8 σταθµισµένου επιπέδου πρωτοβουλίες / διπλωµατικότητα / τακτ / αναλυτική & συνθετική σκέψη για προετοιµασία εταιρικών κειµένων / αντιµετώπιση : αλλαγών, αντίξοων καταστάσεων, πίεσης, διαφωνιών συγκρούσεων, στρες / επικοινωνία λεκτική & µη λεκτική / οµαδικό πνεύµα / συνεργασία µε όλα τα επίπεδα ιεραρχίας & συναδέλφων / ποιοτική εξυπηρέτηση πελατείας. 3. Συναισθηµατικού προτύπου : αυτοεπίγνωση / αυτορύθµιση / κίνητρα συµπεριφοράς / ενσυναίσθηση / κοινωνικότητα. 4. Προτύπου Νευρογλωσσικού Προγραµµατισµού. 5. ιάγνωσης αναγκών & κάλυψης απαιτήσεων Στελέχους, που ασκεί την εποπτεία. 6. Ψυχογραφίας τύπων ανθρώπων. 7. ιάκρισης συµπεριφορών, στάσεων, προθέσεων, στερεοτύπων, προκαταλήψεων. 8. Προσαρµοστικότητας σε ψυχοµετρικά ΤΕΣΤ. ΙΙ. ΤΥΠΙΚΑ ΠΡΟΣΟΝΤΑ ΓΡΑΜΜΑΤΕΩΣ. 1.Πτυχίο Ανωτάτης Σχολής ηµεδαπής / αλλοδαπής ή ΤΕΙ : Τµήµα ιοίκησης Επιχειρήσεων, Γραµµατέων ή άλλο συναφές ή αυτό που ζητά µέσω αγγελίας η Επιχειρηµατική Μονάδα. 2.Πτυχίο ηµόσιας/ιδιωτικής Σχολής Γραµµατέων. 3.Μεταπτυχιακό ίπλωµα. 4.Πιστοποίηση επαγγελµατικών γνώσεων στη γραµµατειακή στήριξη από έγκριτο φορέα. 5.Πιστοποίηση σε θέµατα εφαρµογών Η/Υ από έγκριτο φορέα. 6.Πτυχία Ξένων Γλωσσών. ΙΙΙ. ΛΟΙΠΑ ΠΡΟΣΟΝΤΑ. 1.Ηλικία. 2.Προϋπηρεσία ΙΕΥΘΥΝΣΗ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΣ. 1. ΕΝΤΟΣ ΚΟΡΜΟΥ ΑΡΜΟ ΙΟΤΗΤΩΝ ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ ΣΤΕΛΕΧΟΥΣ ΠΟΥ ΕΠΟΠΤΕΥΕΙ ΓΡΑΜΜΑΤΕΑ 1.1. Υποκίνηση Γραµµατέως µε παροχή κινήτρων Χάραξη επαγγελµατικής σταδιοδροµίας Γραµµατέως Αξιολόγηση Γραµµατέως µε παράλληλη ανάπτυξη του επαγγελµατικού της προφίλ Παροχή δια βίου εκπαίδευσης Γραµµατέως, µε στόχο την αυτοκαθοδηγούµενη µάθηση.

9 1.5. Καθοδήγηση Γραµµατέως σύµφωνα µε τις πάγιες αρχές του µέντορινγκ Καλλιέργεια Γραµµατέως µε ηγετικές συµπεριφορές συναισθηµατικού προτύπου Καλλιέργεια οπτικής συνεχούς προσαρµογής στις αλλαγές, το ρίσκο & τις κρίσεις ηµιουργία προϋποθέσεων ευχάριστου εργασιακού κλίµατος Καλλιέργεια οπτικής διηνεκούς επιτυχίας Εστίαση στην εργασιακή ικανοποίηση. 2. ΑΝΑΘΕΣΗ ΑΡΜΟ ΙΟΤΗΤΩΝ ΣΤΗ ΓΡΑΜΜΑΤΕΑ 2.1. Αρµοδιότητες που ανατίθενται ιαδικασίες Στελέχους πριν, κατά & µετά την ανάθεση Ευθύνες που απορρέουν από την ανάθεση ΕΛΕΓΧΟΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΩΣ 1. Στάδια ελέγχου. 2. Περιοχές ελέγχου ΛΟΓΟ ΟΣΙΑ ΓΡΑΜΜΑΤΕΩΣ.