EUPA_LO_016_M _019. Εξάσκηση στα συστήματα αρχειοθέτησης

Transcript

1 Aριθμός μεθοδολογικού Κώδικας και Tίτλος Tομέα Εργασίας Κώδικας και Τίτλος Ενότητας Αριθμός και Τίτλος Μαθησιακού Αποτελέσματος Τίτλος μεθολογικού Στόχος μεθοδολογικού EUPA_LO_016_M _ ΣΥΣΤΗΜΑ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗΣ, ΕΓΓΡΑΦΑ ΚΑΙ ΒΑΣΕΙΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Χρήση δεξιοτήτων αρχειοθέτησης για τη διατήρηση ενός καθιερωμένου συστήματος LO016: Να είναι σε θέση να διατηρήσει ένα καθιερωμένο, ηλεκτρονικό και μη, σύστημα αρχειοθέτησης. Εξάσκηση στα συστήματα αρχειοθέτησης Μετά την ολοκλήρωση αυτής της άσκησης οι συμμετέχοντες θα είναι σε θέση να: 1. Κατανοήσουν τη σημαντικότητα του συστήματος αρχειοθέτησης 2. Είναι ικανοί να σχεδιάσουν ένα απλό σύστημα αρχειοθέτησης Ατομική ή ομαδική άσκηση Ατομική Ομαδική Τύπος μεθοδολογικού Γραπτή άσκηση Ανάλυση βίντεο Προσομοίωση Ερωτήσεις πολλαπλής επιλογής Ομαδική άσκηση με κάρτες Άσκηση με τη χρήση Δεξιοτήτων Τεχνολογίας Πληροφοριών και Επικοινωνιών Παιχνίδι ρόλων (role play) Διαγωνισμός Ομαδική συζήτηση Μελέτη περίπτωσης Δημιουργική ομαδική εργασία Περιγραφή άσκησης Οι εκπαιδευόμενοι λαμβάνουν τις ακόλουθες πληροφορίες: 1. Τη δομή αρχειοθέτησης μιας εταιρείας. 2. Την ονομασία της πολιτικής αρχειοθέτησης της εταιρείας. 3. Δυο έγγραφα, ένα από τον προμηθευτή και ένα άλλο από τον πελάτη. 4. Ένα φύλλο της excel με την ονομασία 'έλεγχος των εγγράφων. Οι εκπαιδευόμενοι παρακαλούνται να γράψουν τους κωδικούς των αρχείων όπως επίσης και να υποδείξουν τον κωδικό του αρχείου όπου πρέπει να αποθηκεύονται τα έγγραφα. Η άσκηση συνοδεύεται από 1. Τη δομή της αρχειοθέτησης 1 Σ ε λ ί δ α

2 Λύση άσκησης Άλλα σχόλια για τον εκπαιδευτή 2. Την ονομασία της πολιτικής αρχειοθέτησης 3. Δύο έγγραφα Α) Έγγραφο πελάτη Β) Έγγραφο προμηθευτή 4. Έλεγχο των εγγράφων (σε πρότυπο excel) Ο κωδικός για το αρχείο του πελάτη είναι: CUS_UK_HOUSE_CR και ο κωδικός των εγγράφων είναι 2011_07_22_(αύξων αριθμός) Ο κωδικός για το αρχείο του προμηθευτή είναι: SUP_UK_COSMET_CR και ο κωδικός του εγγράφου είναι 2011_07_23_(αύξων αριθμός) Με αυτές τις άσκησεις οι εκπαιδευόμενοι θα είναι σε θέση να αναγνωρίζουν τον κωδικό του αρχείου όπου θα πρέπει να καταχωρηθούν τα έγγραφα. Με άλλα λόγια θα πρέπει να εκτελέσουν την ακόλουθη διαδικασία: Να δώσουν κωδικό στο έγγραφο, να το καταχωρήσουν στον έλεγχο των εγγράφων και να αναγνωρίσουν το αρχείο στο οποίο θα αποθηκευτεί. 2 Σ ε λ ί δ α

3 Επισυνάψεις στα Μεθοδολογικά Εργαλεία Γραπτή άσκηση 1. Δομή Αρχειοθέτησης H εταιρεία BEΑUTY PRODUCTS LTD είναι μια εταιρεία που εισάγει και διανέμει καλλυντικά. Το σύστημα αρχειοθέτησής τους παρουσιάζεται στο ακόλουθο διάγραμμα: Σύστημα αρχειοθέτησης Πελάτες Προμηθευτές (SUP) Από ΗΒ (CUS_UK) Από Γαλλία (CUS_FR) Από Γαλλία (SUP_FR) Από ΗΒ (SUP_UK) Όνομα Πελάτη [Όνομα πελάτη (μέχρι 6 χαρακτήρες) Όνομα πελάτη Όνομα Προμηθευτή [[Όνομα προμηθευτή (μέχρι 6 χαρακτήρες) Παραγγελίες (OR) Αλληλογραφία (CR) Παραγγελίες (OR) Αλληλογραφία (CR) 3 Σ ε λ ί δ α

4 2. Ονομασία πολιτικής αρχειοθέτησης της εταιρείας Στα αρχεία της εταιρείας δίδεται ένας κωδικός ο οποίος στην πραγματικότητα είναι αλληλουχία των διαφορετικών κωδικών των επιπέδων. Π.χ. οι κωδικοι της LOREAL s είναι: SUP_FR_LOREAL_OR Όταν ένα έγγραφο παράγεται ή παραδίδεται στην εταιρεία, το έγγραφο έχει ένα αύξων αριθμό ο οποίος αποτελείται από την ημερομηνία (8 ψηφία όπως ) και ένα τριψήφιο αύξων αριθμό. Επομένως, ο κωδικός θα ήταν Αυτός ο κωδικός καταχωρείται στον έλεγχο των εγγράφων και γράφεται επίσης με κόκκινο μελάνι στην πάνω, δεξιά πλευρά του εγγράφου. 4 Σ ε λ ί δ α

5 3. Δύο έγγραφα Α. Έγγραφο Πελάτη Προς: BEAUTY PRODUCTS LTD Ο ΟΙΚΟΣ ΤΩΝ ΚΑΛΛΥΝΤΙΚΩΝ Μάντσεστερ Ηνωμένο Βασίλειο Νάσια Τσαντίλλη Μαρτίου 68, Θεσσαλονίκη, 54248, Ελλάδα ΤΗΛ: Ημερομηνία: 22/7/11 Αγαπητή κα. Τσαντίλλη, Παράδοση ληγμένου αποθέματος Αναφέρομαι στην παραγγελία μας με αριθμό 50333, η οποία παραδόθηκε στις 15 ιουλίου του Με λύπη σας πληροφορώ ότι στο απόθεμα που παραλήφθηκε υπάρχουν αντικείμενα τα οποία έχουν ήδη λήξει ή θα λήξουν τον επόμενο μήνα. Συνεπώς, δεν μπορούμε να δεκτούμε την παράδοση. Το απόθεμα σας έχει σταλεί πίσω σήμερα με την ACS κούριερ. Αναμένουμε ότι θα πιστωθεί ο λογαριασμός μας με το ποσό της παραγγελίας συμπεριλαμβανομένου του κόστου επιστροφής του αποθέματος το συντομότερο δυνατό. Αναμένω την απάντησή σας. Χαιρετισμοί, Debbie Johnson Διεύθυνση αγορών Ο ΟΙΚΟΣ ΤΩΝ ΚΑΛΛΥΝΤΙΚΩΝ 5 Σ ε λ ί δ α

6 Β. Έγγραφο Προμηθευτή ΚΑΛΛΥΝΤΙΚΑ ΓΗΣ Κατασκευαστές καλλυντικών Λονδίνο Ηνωμένο Βασίλειο Προς: BEAUTY PRODUCTS LTD Μαρτίου 68, Θεσσαλονίκη, 54248, Ελλάδα Tel: Date: 23/07/2011 Αγαπητή κα Τσαντίλλη, Σας ευχαριστώ για την παραγγελία σας. Αυτό το διάστημα δεν μπορούμε να εκπληρώσουμε την παραγγελία σας λόγω απρόσμενης καθυστέρησης του φορτίου από τους παράκτιους προμηθευτές μας. Θα κρατήσουμε την παραγγελία σας για άφιξη του εμπορεύματος και θα το εκτελωνίσουμε λίγο πιο μετά. Δυστυχώς, δεν μπορούμε να σας παρέχουμε με συγκεκριμένη ημερομηνία εκτελώνισης στο παρόν στάδιο. Σας ευχαριστούμε για την απρόσμενη υπομονή σας σε αυτό το ζήτημα. Χαιρετισμούς, Πολύζος Στέφανος Διευθυντής Πελατειακών Σχέσεων Καλλυντικά Γης 6 Σ ε λ ί δ α

7 4. Έλεγχος των εγγράφων (κενά και συμπληρωμένα) A/A ΟΝΟΜΑΣΙΑ ΕΤΑΙΡΕΙΑΣ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΜΗΝΑΣ ΕΤΟΣ ΤΥΠΟΣ ΕΓΓΡΑΦΟΥ ΕΙΣΕΡΧΟΜΕΝΗ- ΕΞΕΡΧΟΜΕΝΗ ΔΙΑΝΕΜΗΘΗΚΕ ΣΕ ΟΝΟΜΑ ΑΡΧΕΙΟΥ ΚΩΔΙΚΟΣ A/A ΟΝΟΜΑΣΙΑ ΕΤΑΙΡΕΙΑΣ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΜΗΝΑΣ ΕΤΟΣ ΤΥΠΟΣ ΕΓΓΡΑΦΟΥ ΕΙΣΕΡΧΟΜΕΝΗ- ΕΞΕΡΧΟΜΕΝΗ ΔΙΑΝΕΜΗΘΗΚΕ ΣΕ ΟΝΟΜΑ ΑΡΧΕΙΟΥ ΚΩΔΙΚΟΣ 1 ΚΑΛΛΥΝΤΙΚΑ ΓΗΣ 28 Ιουλίου 2011 ΕΠΙΣΤΟΛΗ ΕΙΣΕΡΧΟΜΕΝΗ Νάσια Τσαντίλλη 2011_07_23_001 SUP-UK-COSMET_CR 2 BEAUTY PRODUCTS LTD 28 Ιουλίου 2011 ΕΠΙΣΤΟΛΗ ΕΙΣΕΡΧΟΜΕΝΗ Νάσια Τσαντίλλη 2011_07_22_002 CUS_UK_HOUSE_CR 7 Σ ε λ ί δ α δημοσίευση (ανακοίνωση) δεσμεύει μόνο τον συντάκτη της και η Επιτροπή δεν ευθύνεται για