INTEGRATED INFORMATION SYSTEMS S.A. ΣΥΝΤΟΜΗ ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ imaint - eng (ΟΦΕΛΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟΤΗΤΑ)

Transcript

1 INTEGRATED INFORMATION SYSTEMS S.A. ΣΥΝΤΟΜΗ ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ imaint - eng (ΟΦΕΛΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟΤΗΤΑ)

2 IMaint-eng Περιεχόμενα ΣΥΝΤΟΜΗ ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΠΡΟΪΟΝΤΟΣ 1. Με λίγα λόγια Σε ποιους είναι χρήσιμο Οφέλη Καλύτερη διαχείριση του εξοπλισμού / εγκαταστάσεων των πελατών σας Προγραμματισμός, καλύτερη και πιο συστηματική παρακολούθηση της συντήρησης Αναγνώριση προβλημάτων Συστηματική παρακολούθηση, μείωση του κόστους συντήρησης Διαχείριση ανταλλακτικών- εξαρτημάτων Καλύτερη οργάνωση του τμήματος συντήρησης Μικρότερο διαχειριστικό κόστος, καλύτερη αξιοποίηση στελεχών Καλύτερη ενημέρωση και υποστήριξη της διοίκησης στη λήψη αποφάσεων Μεγαλύτερη παραγωγικότητα, μικρότερο κόστος για τα τμήματα πωλήσεων και service Ικανοποιημένοι και πιστοί πελάτες Λειτουργικότητα Διαχείριση Πελατών Διαχείριση εξοπλισμού / εγκαταστάσεων Προληπτική συντήρηση Επισκευαστική συντήρηση Παρακολούθηση της συντήρησης Διαχείριση υλικών / ανταλλακτικών και προϊόντων Καταναλώσεις ενέργειας καυσίμων Διαχείριση έργων Επιχειρηματικές ευκαιρίες Ημερολόγιο Κλήσεις πελατών Προωθητικές ενέργειες Αναλύσεις Τεχνικά στοιχεία... 26

3 1. Με λίγα λόγια Το imaint-eng είναι ένα ολοκληρωμένο σύστημα λογισμικού για την υποστήριξη των διαδικασιών συντήρησης εξοπλισμού και διαχείρισης πελατών σε εταιρίες που, εκτός από την πώληση προϊόντων και εξοπλισμού, παρέχουν και υπηρεσίες τεχνικής υποστήριξης στους πελάτες τους. Συνδυάζει λειτουργικότητες Διαχείρισης Εξοπλισμού - Εργασιών Συντήρησης (Maintenance Management), CRM (Custmer Relatinship Management) και Ηλεκτρονικού Καταλόγου Προϊόντων σε ένα ολοκληρωμένο, πρακτικό και εύκολο στη χρήση του προϊόν. Το imaint-eng Σας επιτρέπει να διαχειριστείτε αποτελεσματικά τους πελάτες και να τους προσφέρετε καλύτερες και πιο εξειδικευμένες υπηρεσίες. Υποστηρίζει την καλύτερη οργάνωση του service. Αυξάνει την παραγωγικότητα και μειώνει το κόστος των τμημάτων πωλήσεων και εξυπηρέτησης πελατών. Σας επιτρέπει να παρακολουθείτε με εύκολο και άμεσο τρόπο τις εργασίες προληπτικής και έκτακτης συντήρησης για κάθε πελάτη και να έχετε πλήρη και αποτελεσματικό έλεγχο του κόστους. Συντελεί θεαματικά στην καλύτερη λειτουργία του εξοπλισμού των πελατών σας. Διαχειρίζεται πλήρως τα ανταλλακτικά / υλικά που χρησιμοποιούνται για τη συντήρηση. Μειώνει δραστικά το κόστος κακής λειτουργίας, το κόστος βλαβών αλλά και το διαχειριστικό κόστος που σχετίζεται με τον προγραμματισμό και την παρακολούθηση της συντήρησης. Eίναι ένα δυναμικό περιβάλλον λογισμικού, που δεν σας ζητά να προσαρμοστείτε με αυτό αλλά αντίθετα προσαρμόζεται απόλυτα στις ανάγκες και τον τρόπο λειτουργίας της δικής σας επιχείρησης. Το τελικό αποτέλεσμα είναι η βελτίωση της ανταγωνιστικότητάς σας και η απόκτηση ικανοποιημένων και πιστών πελατών. Σε σχέση με ανταγωνιστικά προγράμματα, το imaint-eng έχει περισσότερες δυνατότητες (ηλεκτρονικός κατάλογος προϊόντων, αναζήτηση προϊόντων με βάση χαρακτηριστικά, αυτο-εξυπηρέτηση πελατών, προγραμματισμός και παρακολούθηση συντηρήσεων, διαχείριση έργων, κ.α.), προσανατολισμένες στις ανάγκες των επιχειρήσεων τεχνολογικού εξοπλισμού. μικρότερο χρόνο εγκατάστασης και λειτουργίας πολύ λογικό κόστος, χαμηλότερο από αντίστοιχα συστήματα CRM. Με λίγα λόγια, είναι ένα μοναδικό εργαλείο, αποτελεσματικό και πρακτικό για την ουσιαστική βελτίωση της ανταγωνιστικότητάς σας. Σελίδα 1

4 2. Σε ποιους είναι χρήσιμο Το imaint-eng είναι χρήσιμο σε κάθε επιχείρηση που παρέχει υπηρεσίες τεχνικής υποστήριξης στους πελάτες της. Είναι κατάλληλο για εταιρίες τεχνολογικού εξοπλισμού (π.χ. ιατρικά μηχανήματα), συστημάτων κλιματισμού, ηλεκτρολογικού εξοπλισμού και αυτοματισμών, ψυκτικών εγκαταστάσεων, παροχής υπηρεσιών συντήρησης, κλπ. Αποτελεί μια ολοκληρωμένη και αποτελεσματική λύση στις παρακάτω ανάγκες: Αποτελεσματική διαχείριση πελατών, παροχή καλύτερων και πιο εξειδικευμένων υπηρεσιών Μεγαλύτερη παραγωγικότητα για τα τμήματα πωλήσεων και service Προγραμματισμός και συστηματική παρακολούθηση όλων των εργασιών συντήρησης Αποτελεσματικός έλεγχος του κόστους για έργα, συντηρήσεις και αιτήσεις service Λιγότερες βλάβες, καλύτερη και αποδοτικότερη λειτουργία εξοπλισμού / εγκαταστάσεων Παρακολούθηση των ανταλλακτικών- εξαρτημάτων που χρησιμοποιούνται για τη συντήρηση, καλύτερος προγραμματισμός και έλεγχος των σχετικών προμηθειών Άμεση και εύκολη πρόσβαση στην ιστορία του κάθε μηχανήματος / εγκατάστασης Καλύτερη οργάνωση και λειτουργία του service Μπορεί να εφαρμοστεί τόσο σε μια μικρή εταιρία, όπου θα λειτουργήσει σαν αυτόνομη εφαρμογή όσο και σε μια μεγάλη εταιρία όπου θα λειτουργήσει σαν ολοκληρωμένη λύση με συστήματα back-ffice. Αν και παρέχει πολύ ισχυρές λειτουργικότητες που καλύπτουν πλήρως τις διαδικασίες των τμημάτων που έρχονται σε επαφή με τον πελάτη, είναι πρακτικό και εύκολο στη χρήση του. Έτσι, μπορεί να χρησιμοποιηθεί άμεσα από το προσωπικό της επιχείρησης, χωρίς να απαιτείται κάποια δαπανηρή και χρονοβόρα εκπαίδευση. Σελίδα 2

5 3. Οφέλη Τα κυριότερα οφέλη από την εφαρμογή του imaint-eng σε μια επιχείρηση είναι: Διαχείριση / συντήρηση εξοπλισμού Καλύτερη διαχείριση του εξοπλισμού / εγκαταστάσεων των πελατών σας Ευκολότερος προγραμματισμός, καλύτερη και πιο συστηματική παρακολούθηση της συντήρησης Αναγνώριση των κυριότερων προβλημάτων στον εξοπλισμό μέσα από τη στατιστική επεξεργασία των βλαβών. Συστηματική παρακολούθηση, μείωση του κόστους συντήρησης και του κόστους κακής λειτουργίας. Διαχείριση ανταλλακτικών- εξαρτημάτων Καλύτερη οργάνωση του τμήματος συντήρησης. Μικρότερο διαχειριστικό κόστος για τον προγραμματισμό και παρακολούθηση της συντήρησης, καλύτερη αξιοποίηση των στελεχών που ασχολούνται με τη συντήρηση. Καλύτερη ενημέρωση και υποστήριξη της διοίκησης στη λήψη αποφάσεων. Διαχείριση πελατών Μεγαλύτερη παραγωγικότητα και αποτελεσματικότητα, μικρότερο κόστος για τα τμήματα πωλήσεων και service Ικανοποιημένοι και πιστοί πελάτες Αναλυτικότερα: Α. Διαχείριση / συντήρηση εξοπλισμού 3.1. Καλύτερη διαχείριση του εξοπλισμού / εγκαταστάσεων των πελατών σας Με τη βοήθεια του imaint μπορείτε Να έχετε άμεση και εύκολη πρόσβαση σε όλα τα στοιχεία που αφορούν τον εξοπλισμό που συντηρείτε στους πελάτες σας (θέση, κατάσταση, προμηθευτής, ημερομηνία αγοράς, ημερομηνία εγκατάστασης, λήξη εγγύησης,...). Να παρακολουθείτε, με πολύ εύκολο τρόπο, την ιστορία του εξοπλισμού (πότε κάποιο μηχάνημα μπήκε σε παραγωγική λειτουργία, ποια ήταν η τελευταία φορά που εμφάνισε βλάβη, ποιες εργασίες συντήρησης έχουν γίνει, κλπ.) Να αναζητήσετε εξοπλισμό με οποιοδήποτε συνδυασμό κριτηρίων θέλετε (τύπο, πελάτη στον οποίο είναι εγκατεστημένος, χρήση, ). Σελίδα 3

6 Να κατηγοριοποιήσετε τον εξοπλισμό των πελατών σας σε τύπους και ομάδες και να κάνετε αναλύσεις με βάση αυτή την κατηγοριοποίηση. Έτσι, μπορείτε, για παράδειγμα, να δείτε ποιο ήταν το κόστος των εργασιών προληπτικής ή έκτακτης συντήρησης για την ομάδα «ΒΙΟΜΗΧΑΝΙΕΣ» ή «ΙΔΙΩΤΕΣ ΠΕΛΑΤΕΣ» από τις 1/1/2005 έως και τις 31/12/ Προγραμματισμός, καλύτερη και πιο συστηματική παρακολούθηση της συντήρησης Με τη βοήθεια του imaint-eng, η περιγραφή των εργασιών προληπτικής συντήρησης, η δημιουργία του πλάνου εργασιών και η παρακολούθηση της συντήρησης γίνονται εύκολα, γρήγορα και με ακρίβεια. Το λογισμικό σας επιτρέπει: Να περιγράψετε για κάθε τύπο πελάτη τις εργασίες προληπτικής συντήρησης. Υποστηρίζονται όλοι οι πιθανοί τρόποι προγραμματισμού εργασιών: με βάση χρονικά κριτήρια, λειτουργική περίοδο, κυλιόμενες ή μη κυλιόμενες εργασίες, κλπ. Να δημιουργήσετε το πλάνο των εργασιών προληπτικής συντήρησης μέχρι την ημερομηνία που θέλετε. Το πλάνο αποτελείται από ένα σύνολο εντολών εργασίας, κάθε μια από τις οποίες αντιστοιχεί σε μια συγκεκριμένη εργασία συντήρησης. Να τυπώσετε, εάν θέλετε, τις προγραμματισμένες εντολές εργασίας και να τις δώσετε στους υπεύθυνους για την εκτέλεσή τους. Μετά την εκτέλεση των προγραμματισμένων εργασιών να καταχωρήσετε τα αποτελέσματά τους στο πρόγραμμα (πότε πραγματικά έγιναν, ποιο ήταν το αποτέλεσμα, ανταλλακτικά που χρησιμοποιήθηκαν, ώρες εργασίας που απαιτήθηκαν,...). Να κάνετε το ίδιο και για τις μη-προγραμματισμένες εργασίες (έκτακτες συντηρήσεις και επισκευές), δηλ. μετά την εκτέλεσή τους να καταχωρήσετε τις σχετικές πληροφορίες στο πρόγραμμα. Έτσι, μπορείτε κάθε στιγμή να γνωρίζετε: - Ποιες εργασίες πρέπει να γίνουν μέσα στο επόμενο χρονικό διάστημα (π.χ. την επόμενη εβδομάδα, μήνα, έτος...) ανά πελάτη ή για όλους τους πελάτες σας - Ποιες εργασίες έχουν καθυστερήσει - Τις εργασίες που πραγματικά έχουν γίνει σε κάθε πελάτη / μηχάνημα, τις αντίστοιχες ημερομηνίες και τα αποτελέσματά τους. Σελίδα 4

7 3.3. Αναγνώριση προβλημάτων Χρησιμοποιώντας τα στατιστικά εργαλεία και τις αναφορές που παρέχει το imaint μπορείτε να αναλύσετε τους ρυθμούς βλαβών και τις αιτίες τους το κόστος, τις ανθρωποώρες και τα ανταλλακτικά που απαιτήθηκαν για την αποκατάστασή τους Οι αναλύσεις αυτές μπορούν να αφορούν κάποιο συγκεκριμένο εξοπλισμό είτε ένα ολόκληρο τύπο, κατηγορία ή ομάδα εξοπλισμού ή ακόμα ένα πελάτη συνολικά. Έτσι, για παράδειγμα, μπορείτε να δείτε Το κόστος αποκατάστασης βλαβών όλων των μηχανημάτων που είναι τοποθετημένα σε κάποιο πελάτη ή για όλα τα μηχανήματα ενός συγκεκριμένου τύπου (σε όλους τους πελάτες σας). Τον αριθμό βλαβών ανά μήνα για κάποιο συγκεκριμένο μηχάνημα και το κόστος για την αποκατάστασή τους (κόστος προσωπικού, ανταλλακτικών, εξωτερικών συνεργατών, κλπ.). Τους ρυθμούς βλαβών ανά είδος βλάβης, ανά μήνα, ανά πελάτη, είδος εξοπλισμού Με τον τρόπο αυτό, μπορείτε να αναγνωρίσετε τον εξοπλισμό εκείνο που παρουσιάζει τη μεγαλύτερη συχνότητα βλαβών ή τους πελάτες που έχουν το μεγαλύτερο κόστος για την εταιρία σας. Σελίδα 5

8 3.4. Συστηματική παρακολούθηση, μείωση του κόστους συντήρησης Η μείωση του κόστους συντήρησης είναι από τα σημαντικότερα οφέλη από την εφαρμογή του imaint-eng σε μια επιχείρηση. Στις περισσότερες περιπτώσεις, αυτή είναι της τάξης του 15-20% και επιτυγχάνεται μέσα από: Τη συστηματική παρακολούθηση του κόστους συντήρησης και την αναγνώριση των αιτιών που αυξάνουν αδικαιολόγητα το κόστος. Τη μείωση του διαχειριστικού κόστους για τον προγραμματισμό και παρακολούθηση της συντήρησης Την καλύτερη και χωρίς προβλήματα λειτουργία του εξοπλισμού Τη βελτιστοποίηση των αποθεμάτων των ανταλλακτικών στην αποθήκη σας. Την καλύτερη αξιοποίηση του προσωπικού που ασχολείται με τη συντήρηση Αναλυτικότερα, 1. Έλεγχος κόστους Το imaint-eng σας επιτρέπει να παρακολουθείτε το κόστος συντήρησης (προσωπικού, ανταλλακτικών, εξωτερικών προμηθευτών) προϋπολογιστικά και απολογιστικά ανά μήνα ή συνολικά για κάποιο χρονικό διάστημα ανά πελάτη, τύπο, κατηγορία, ομάδα, κέντρο κόστους εξοπλισμού ή για κάποιο συγκεκριμένο μηχάνημα ανά είδος εργασίας (έλεγχος, προγραμματισμένη συντήρηση, έκτακτη συντήρηση, κλπ.) Έτσι, μπορεί να σας βοηθήσει να εντοπίσετε τον εξοπλισμό, τους πελάτες ή τις εργασίες που έχουν υπερβολικό κόστος τις βλάβες που εμφανίζονται συχνά και που η επισκευή τους επιβαρύνει με σημαντικό κόστος την εταιρία σας Με βάση τα στοιχεία αυτά, μπορείτε να αποφασίσετε αλλαγές στις διαδικασίες σας που θα σας επιτρέψουν να μειώσετε το κόστος συντήρησης ή αλλαγές στην τιμολογιακή πολιτική που εφαρμόζετε για τους πελάτες σας. 2. Διαχειριστικό κόστος Tο imaint-eng υποστηρίζει πλήρως τις διαδικασίες προγραμματισμού και παρακολούθησης της συντήρησης. Εργασίες όπως η δημιουργία του πλάνου εργασιών προληπτικής συντήρησης, ο έλεγχος εκτέλεσης των εργασιών και η ανάλυση των στοιχείων που σχετίζονται με τη συντήρηση γίνονται πολύ εύκολα και γρήγορα. Το τελικό αποτέλεσμα είναι η μείωση του σχετικού διαχειριστικού κόστους τουλάχιστον κατά 25 %. Σελίδα 6

9 3. Καλύτερη λειτουργία του εξοπλισμού = μικρότερο κόστος Το imaint-eng υποστηρίζει το σωστό προγραμματισμό, τη συστηματική παρακολούθηση της συντήρησης και την αναγνώριση των κυριότερων προβλημάτων στον εξοπλισμό. Έτσι, ένα από τα σημαντικότερα αποτελέσματα από την εφαρμογή του σε μια επιχείρηση είναι η βελτίωση της λειτουργίας του εξοπλισμού και η μείωση των προβλημάτων, άρα και του κόστους βλαβών ή κακής λειτουργίας. 4. Κόστος αποθεμάτων ανταλλακτικών Με τη βοήθεια του imaint-eng μπορείτε να γνωρίζετε κάθε στιγμή τα ανταλλακτικά που θα απαιτηθούν για τις προγραμματισμένες εργασίες συντήρησης τόσο συνολικά όσο και ανά εργασία, τύπο εξοπλισμού, εξοπλισμό και χρονικό διάστημα. Έτσι, μπορείτε να επιλέξετε τη βέλτιστη πολιτική αποθεμάτων στην αποθήκη σας και να μειώσετε το σχετικό κόστος. Επίσης, έχοντας κάθε στιγμή μια σωστή εικόνα σε σχέση με τα αποθέματα στην αποθήκη και τις ανάγκες σας, μπορείτε να προγραμματίσετε έγκαιρα τις αγορές σας και να αποφύγετε προμήθειες της τελευταίας στιγμής που συνήθως συνεπάγονται υψηλό κόστος. 5. Καλύτερη διαχείριση ανθρώπινων πόρων Επειδή το imaint-eng σας επιτρέπει να αναλύσετε τις ανθρωποώρες που θα απαιτηθούν για τις εργασίες προληπτικής συντήρησης ανά πελάτη, εξοπλισμό, χρονικό διάστημα και εργασία υποστηρίζει τη σωστή κατανομή των εργασιών σε όλο το προσωπικό συντήρησης. Έτσι, σας επιτρέπει να βελτιστοποιήσετε την απασχόληση του προσωπικού και να τους βοηθήσετε να είναι πολύ πιο αποτελεσματικοί στο έργο τους. Σελίδα 7

10 3.5. Διαχείριση ανταλλακτικών- εξαρτημάτων Το imaint-eng υποστηρίζει την τήρηση αποθήκης για τα εξαρτήματα, ανταλλακτικά ή άλλα υλικά που χρησιμοποιούνται στη συντήρηση. Η αποθήκη ενημερώνεται αυτόματα με κάθε ανάλωση υλικών που γίνεται κατά την εκτέλεση των εργασιών συντήρησης, οπότε η αντίστοιχη ποσότητα αφαιρείται από το υπόλοιπο που υπάρχει στην αποθήκη. Με τη βοήθεια του imaint μπορείτε όχι μόνο να έχετε σε κάθε στιγμή μια σωστή εικόνα σε σχέση με τις κινήσεις των ανταλλακτικών σας και τα αποθέματά τους στην αποθήκη αλλά επίσης και να προβλέπετε τις ποσότητες ανταλλακτικών και εξαρτημάτων που θα απαιτηθούν για τις εργασίες προληπτικής συντήρησης που θα γίνουν στο μέλλον. Έτσι, μπορείτε π.χ. να δείτε τα εξαρτήματα ανταλλακτικά που θα απαιτηθούν ανά πελάτη, εξοπλισμό ή τύπο εξοπλισμού, εργασία συντήρησης και ημερομηνία για όλο τον εξοπλισμό που συντηρείτε, συνολικά για κάποιο χρονικό διάστημα Με βάση τις πληροφορίες αυτές μπορείτε να επιλέξετε τη βέλτιστη πολιτική αγορών για τα ανταλλακτικά σας και να ρυθμίσετε τα αποθέματά τους στην αποθήκη σύμφωνα με τις πραγματικές σας ανάγκες. Σελίδα 8

11 3.6. Καλύτερη οργάνωση του τμήματος συντήρησης. Με τη βοήθεια του imaint-eng μπορείτε να έχετε άμεσο έλεγχο σε όλες τις εργασίες συντήρησης, είτε αυτές αποτελούν εργασίες του πλάνου προληπτικής συντήρησης είτε αφορούν επισκευές βλαβών. Έτσι, μπορείτε κάθε στιγμή να γνωρίζετε ποιες εργασίες πρέπει να εκτελεσθούν ανά πελάτη ή για όλους τους πελάτες σας π.χ. την επόμενη εβδομάδα ή τον επόμενο μήνα τι ανταλλακτικά θα απαιτηθούν ποιοι θα πρέπει να απασχοληθούν και πόσες ώρες, αν θα χρειαστούν εξωτερικοί συνεργάτες ή προμηθευτές, κλπ. Μπορείτε ακόμα να δείτε και την προβλεπόμενη απασχόληση για το προσωπικό συντήρησης, ανά εργαζόμενο, ανά μήνα, ανά εργασία, ή για κάποιο χρονικό διάστημα συνολικά. Η παρακολούθηση των εργασιών συντήρησης είναι άμεση και αποτελεσματική: Για κάθε εργασία το λογισμικό παράγει μια εντολή εργασίας η οποία περιλαμβάνει όλες τις σχετικές πληροφορίες (πελάτη, εξοπλισμό που αφορά η συγκεκριμένη εργασία, προβλεπόμενη διάρκεια, υπεύθυνος για την εκτέλεσή της, εξαρτήματα ανταλλακτικά που προβλέπεται ότι θα απαιτηθούν, οδηγίες εκτέλεσης ή ασφάλειας, κλπ.). Όταν η εργασία εκτελεσθεί, η εντολή συμπληρώνεται με τα πραγματικά στοιχεία (πραγματική διάρκεια, ανταλλακτικά που πραγματικά χρησιμοποιήθηκαν, πραγματικές ώρες του προσωπικού που απαιτήθηκαν, κλπ.) και τα αντίστοιχα στοιχεία καταχωρούνται στο λογισμικό. Με τον τρόπο αυτό, μπορείτε κάθε στιγμή να γνωρίζετε ποιες εργασίες έχουν γίνει, τα αποτελέσματά τους καθώς και ποιες έχουν καθυστερήσει και πόσο Μικρότερο διαχειριστικό κόστος, καλύτερη αξιοποίηση στελεχών Με βάση στοιχεία από υφιστάμενες εγκαταστάσεις του imaint-eng, η μείωση του διαχειριστικού κόστους που σχετίζεται με τον προγραμματισμό και παρακολούθηση της συντήρησης είναι τουλάχιστον της τάξης του 25 %. Οι κυριότεροι λόγοι είναι: Διαδικασίες όπως η δημιουργία του πλάνου προληπτικής συντήρησης, η κατανομή των εργασιών στο προσωπικό και η παρακολούθηση της εκτέλεσης τους μπορούν να γίνουν εύκολα και σε ελάχιστο χρόνο. Προϋπολογιστικές και απολογιστικές αναλύσεις σε σχέση με το κόστος της συντήρησης, τις ώρες, τους ρυθμούς βλαβών, κλπ. που θα ήταν δύσκολο να παραχθούν χωρίς χρήση Η/Υ, γίνονται (με τη βοήθεια του imaint) άμεσα και με πολύ εύκολο τρόπο. Έτσι, όχι μόνο μειώνεται το διαχειριστικό κόστος, αλλά επιπλέον τα στελέχη της εταιρίας που ασχολούνται με τη συντήρηση μπορούν να αφιερώνουν το χρόνο τους στην ουσιαστική βελτίωση της λειτουργίας του εξοπλισμού, την παροχή καλύτερων υπηρεσιών στους πελάτες σας και τη μείωση του κόστους συντήρησης αντί να ασχολούνται με γραφειοκρατικές διαδικασίες όπως π.χ. η προετοιμασία αναφορών και εντύπων. Σελίδα 9

12 3.8. Καλύτερη ενημέρωση και υποστήριξη της διοίκησης στη λήψη αποφάσεων Μια από τις πιο σημαντικές λειτουργίες του imaint-eng είναι η ανάλυση των στοιχείων που σχετίζονται με τον εξοπλισμό που συντηρείτε. Η ανάλυση αυτή μπορεί να γίνει με τα στατιστικά εργαλεία και τις αναφορές που παρέχει το λογισμικό. Μερικά παραδείγματα είναι: Προϋπολογιστικό κόστος συντήρησης (προσωπικού, ανταλλακτικών, εξωτερικών προμηθευτών, συνολικό κόστος) ανά πελάτη, τύπο εξοπλισμού, εξοπλισμό, τύπο εργασίας, κατηγορία ή ομάδα εξοπλισμού, κέντρο κόστους,... Απαιτούμενες ώρες του προσωπικού συντήρησης για την εκτέλεση προγραμματισμένων εργασιών ανά πελάτη, τύπο εξοπλισμού, εξοπλισμό, τύπο εργασίας, κατηγορία ή ομάδα εξοπλισμού, κέντρο κόστους, εργαζόμενο,... Απολογιστικό κόστος ανά πελάτη, τύπο εξοπλισμού, εξοπλισμό, τύπο εργασίας, κατηγορία ή ομάδα εξοπλισμού, κέντρο κόστους, κλπ. τόσο για τις προγραμματισμένες όσο και για τις έκτακτες εργασίες συντήρησης. Απαιτούμενα ανταλλακτικά για τις εργασίες προληπτικής συντήρησης ανά εργασία, εξοπλισμό ή συνολικά. Έτσι, το imaint-eng είναι ένα μοναδικό εργαλείο για την υποστήριξη των στελεχών που ασχολούνται με τη συντήρηση αλλά και της διοίκησης της εταιρίας στη λήψη αποφάσεων που σχετίζονται με: Τη βέλτιστη χρήση των ανθρώπινων πόρων Την πολιτική αγορών ανταλλακτικών / εξαρτημάτων και τα αποθέματά τους στην αποθήκη Την παροχή καλύτερων υπηρεσιών στους πελάτες σας. Το σχεδιασμό των διαδικασιών συντήρησης Β. Διαχείριση πελατών 3.9. Μεγαλύτερη παραγωγικότητα, μικρότερο κόστος για τα τμήματα πωλήσεων και service Σε κάθε επιχείρηση, η αποτελεσματικότητα των στελεχών που έρχονται σε επαφή με τον πελάτη είναι καθοριστικός παράγοντας για την ανταγωνιστικότητά της. Με τη βοήθεια του imaint-eng, τα στελέχη της επιχείρησης στα τμήματα πωλήσεων και service μπορούν: να έχουν σε κάθε στιγμή πρόσβαση σε όλες τις πληροφορίες που αφορούν τον πελάτη (γενικά στοιχεία, ιστορία του πελάτη, προηγούμενες πωλήσεις, έργα, παράπονα, κλπ.) να διαχειριστούν τις διαδικασίες πωλήσεων, τεχνικής υποστήριξης και παραπόνων με εύκολο και αποτελεσματικό τρόπο, χωρίς περιττά χαρτιά και φακέλους, χρησιμοποιώντας τόσο τα παραδοσιακά κανάλια επικοινωνίας όσο και το Internet Σελίδα 10

13 να αναγνωρίσουν και να επικεντρωθούν στους πλέον κερδοφόρους υπαρκτούς ή πιθανούς πελάτες σας να παρέχουν καλύτερες και εξειδικευμένες υπηρεσίες στους πελάτες σας, λαμβάνοντας υπόψη τις ανάγκες τους, την ιστορία τους αλλά και τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά τους γνωρίζοντας τις ανάγκες των πελατών σας, να εκμεταλλευθούν τις δυνατότητες πώλησης συμπληρωματικών και νέων προϊόντων (crss & up-selling), και να αυξήσουν σημαντικά τις πωλήσεις σας Έτσι, το imaint-eng επιτρέπει στα στελέχη σας να αφιερώνουν περισσότερο χρόνο στον τομέα που ειδικεύονται (π.χ. οι πωλητές σε επαφές με πιθανούς πελάτες ), δίνοντάς τους τα εργαλεία και τις πληροφορίες που χρειάζονται για να είναι περισσότερο αποτελεσματικοί στο έργο τους. Παράλληλα, μειώνει σημαντικά τις γραφειοκρατικές διαδικασίες και συνεπώς και το σχετικό κόστος. Το τελικό αποτέλεσμα είναι η αύξηση της παραγωγικότητας και η καλύτερη οργάνωση της επιχείρησής σας Ικανοποιημένοι και πιστοί πελάτες Ένα από τα σημαντικότερα οφέλη από την εφαρμογή του imaint-eng σε μια επιχείρηση είναι η γρήγορη και σωστή ανταπόκριση σε αιτήματα του πελάτη για προσφορές προϊόντων ή service καθώς και η τεκμηριωμένη απάντηση σε τυχόν παράπονα. Με τη βοήθεια του imaint-eng, όλα τα στελέχη της εταιρίας που έρχονται σε επαφή με τον πελάτη μπορούν να έχουν άμεση και εύκολη πρόσβαση στην ιστορία και τις ανάγκες του. Έτσι, μπορούν να παρέχουν καλύτερες, εξειδικευμένες υπηρεσίες και προϊόντα καθώς και προσωπική εξυπηρέτηση. Επιπλέον, έχοντας μια ακριβή εικόνα για τους πελάτες και τις ανάγκες τους η εταιρία μπορεί να εκμεταλλευθεί αποτελεσματικά τις δυνατότητες πώλησης συμπληρωματικών προϊόντων να δημιουργήσει προϊόντα προσαρμοσμένα στις ανάγκες αυτές ή να εφαρμόσει νέες, αποτελεσματικές πολιτικές marketing και πωλήσεων. Και βέβαια είναι γνωστό ότι όσο οι ανάγκες των πελατών λαμβάνονται υπόψη και ικανοποιούνται, αυτοί θα μετατρέπονται σε πιστούς πελάτες και θα αποτελούν τη σημαντικότερη πηγή εσόδων της εταιρείας (σύμφωνα με αρκετές έρευνες, το κόστος απόκτησης νέων πελατών μπορεί να είναι μέχρι και 10 φορές μεγαλύτερο από το κόστος διατήρησης των υφιστάμενων πελατών...). Σελίδα 11

14 4. Λειτουργικότητα Το imaint-eng παρέχει, μέσα από ένα φιλικό και ισχυρό περιβάλλον επικοινωνίας με το χρήστη, τις παρακάτω κύριες λειτουργικότητες: Διαχείριση πελατών Διαχείριση εξοπλισμού, εγκαταστάσεων και εργασιών (προγραμματισμός, παρακολούθηση, έργα) Λειτουργικότητες CRM (επιχειρηματικές ευκαιρίες, κλήσεις, προωθητικές ενέργειες) Αναλύσεις και αναφορές Αναλυτικότερα: 4.1. Διαχείριση Πελατών Το imaint-eng δίνει στα στελέχη των τμημάτων πωλήσεων και εξυπηρέτησης πελατών της εταιρίας σας τα απαραίτητα εργαλεία για να έχουν κάθε στιγμή πρόσβαση σε σημαντικές πληροφορίες που σχετίζονται με τους πελάτες σας (υφιστάμενους και υποψήφιους πελάτες) και τις ανάγκες τους. Έτσι, είναι πάρα πολύ εύκολη η πρόσβαση σε στοιχεία όπως: Επαφές (μια επαφή μπορεί να συσχετίζεται με περισσότερους πελάτες) Επιχειρηματικές ευκαιρίες Κλήσεις, Ενέργειες Έργα Εντολές εργασίας Οικονομικά στοιχεία Συμβόλαια συντήρησης, έγγραφα, κλπ. Φυσικά, η δυνατότητα πρόσβασης στις πληροφορίες αυτές σχετίζεται με τα δικαιώματα του κάθε χρήστη. Έτσι, για παράδειγμα, η διοίκηση της εταιρίας μπορεί να έχει πρόσβαση σε όλα τα στοιχεία όλων των πελατών (στοιχεία πελάτη, προηγούμενες παραγγελίες, παράπονα που έχει κάνει ο συγκεκριμένος πελάτης, κλπ.) ενώ οι πωλητές μόνο στα στοιχεία των δικών τους πελατών. Επιπλέον, μπορείτε να προβάλετε τη διεύθυνση του πελάτη στον ενσωματωμένο χάρτη Ggle καθώς και να συγχρονίσετε τα στοιχεία των επαφών με το Outlk ή τα Ggle Cntacts. Σελίδα 12

15 4.2. Διαχείριση εξοπλισμού / εγκαταστάσεων Αποτελεσματική διαχείριση του εξοπλισμού και των εγκαταστάσεων που συντηρείτε στους πελάτες σας. Πολλαπλά επίπεδα ιεραρχίας του εξοπλισμού, χωρίς περιορισμό, με διαφορετικά κριτήρια. Για παράδειγμα, μπορείτε να ορίσετε ένα δέντρο με βάση την τοπολογία των εγκαταστάσεων μηχανημάτων (Κεντρικό Κτίριο, Μηχανοστάσιο, Ψυχροστάσιο, Ψύκτης, Κυκλοφορητές κλπ) ένα άλλο δέντρο με βάση την ηλεκτρική εγκατάσταση (Κεντρικός Πίνακας, Πίνακας Ψυχροστασίου, Ψύκτης, Κυκλοφορητές κλπ) Κατηγοριοποίηση του εξοπλισμού σε τύπους και ομάδες. Το κάθε στοιχείο εξοπλισμού μπορει να ανήκει σε περισσότερες από μια ομάδες. Τήρηση αρχείου με πλήρη στοιχεία για κάθε εξοπλισμό (κωδικός, περιγραφή, μοντέλο, αρ. προϊόντος, ταυτότητα, ημερομηνίες αγοράς, εγκατάστασης και λήξης εγγύησης, φωτογραφίες, σχέδια, κλπ.) Παρακολούθηση όλων των μεταβολών στη θέση ή την κατάσταση του εξοπλισμού Πρόσβαση στην ιστορία του κάθε μηχανήματος ή εγκατάστασης, σε ελάχιστο χρόνο και με πολύ εύκολο τρόπο. Έτσι, μπορείτε να δείτε πολύ εύκολα τις εργασίες που έγιναν στο παρελθόν και τα αποτελέσματά τους καθώς και όλες τις αλλαγές στη θέση, την κατάσταση ή τη λειτουργική κατάσταση κάθε εξοπλισμού ή εγκατάστασης. Πλήρης διαχείριση συμβάσεων συντήρησης. Αναζήτηση εξοπλισμού με οποιοδήποτε συνδυασμό κριτηρίων που αφορούν τα στοιχεία του, τη θέση του ή τη λειτουργική του κατάσταση (π.χ. αναζήτηση όλων των κυκλοφορητών που είναι τοποθετημένοι στον πελάτη «ΠΑΠΑΔΗΜΗΤΡΙΟΥ ΑΕ» και έχουν εγκατασταθεί μετά την 1/1/2002). Τήρηση αρχείου προμηθευτών εξοπλισμού / ανταλλακτικών. Σελίδα 13

16 4.3. Προληπτική συντήρηση Ορισμός διαδικασιών συντήρησης με βάση ημερολογιακά κριτήρια (calendar-based, π.χ. κάθε 3 μήνες) ή λειτουργική περίοδο (meter-based, π.χ. κάθε ώρες). Για κάθε διαδικασία, το πρόγραμμα επιτρέπει τον καθορισμό των ανταλλακτικών / εξαρτημάτων που προβλέπεται να απαιτηθούν, των απαραίτητων ανθρωπο-ωρών, των οδηγιών εργασίας, τυχόν ελέγχων και μετρήσεων που θα πρέπει να γίνουν, δαπανών, κλπ. Σύνθετες διαδικασίες που περιλαμβάνουν πολλά μηχανήματα εγκαταστάσεις σε μια εντολή. Με τον τρόπο αυτό δεν είναι απαραίτητο να παράγεται μια ξεχωριστή εντολή για κάθε μηχάνημα. Έτσι, μειώνεται η γραφειοκρατία και γίνεται ευκολότερη η εφαρμογή του προγράμματος. Άμεση και εύκολη δημιουργία του πλάνου εργασιών προληπτικής συντήρησης μέχρι την επιθυμητή ημερομηνία. Το πλάνο αποτελείται από ένα σύνολο εντολών εργασίας, κάθε μια από τις οποίες αντιστοιχεί σε μια συγκεκριμένη εργασία, σε ένα μηχάνημα, σε μια μέρα ή σε πολλά μηχανήματα (στην περίπτωση των σύνθετων διαδικασιών). Σελίδα 14

17 Εκτίμηση του κόστους και του χρόνου για τις εργασίες προληπτικής συντήρησης προϋπολογιστικά, ανά πελάτη / μηχάνημα / εγκατάσταση (ή για όλα τα μηχανήματα / εγκαταστάσεις), τύπο, χρονικό διάστημα, κλπ. Παρακολούθηση των εργασιών ανά μηχάνημα, χρονικό διάστημα, υπεύθυνο, εργασίες σε εκκρεμότητα Επισκευαστική συντήρηση Πλήρης διαχείριση μη προγραμματισμένων εργασιών όπως έκτακτες συντηρήσεις, έλεγχοι και επισκευές. Καταχώριση για κάθε εργασία του χρόνου απασχόλησης του προσωπικού, δαπανών, υλικών και παρατηρήσεων, προϋπολογιστικά και απολογιστικά. Προγραμματισμός εργασιών, εκτύπωση εντολών εργασίας. Κέντρο λήψης κλήσεων: Υποστηρίζει την καταχώριση, διαχείριση και στατιστική επεξεργασία αιτημάτων τεχνικής υποστήριξης από τους πελάτες σας. Το υποσύστημα αυτό έχει αναπτυχθεί σαν εφαρμογή web (τμήμα του συμπληρωματικού προϊόντος imaint Web extensins). Έτσι, εγκαθίσταται κεντρικά σε κάποιο server και μπορεί να χρησιμοποιηθεί: Από τους ίδιους τους πελάτες σας για την αναφορά βλαβών. Επειδή είναι 100 % web-based εφαρμογή, δεν απαιτείται κανενός είδους εγκατάσταση στους υπολογιστές των πελατών. Έτσι, οι βλάβες ή τα αιτίματα μπορούν να καταχωρούνται κατευθείαν στο σύστημα από αυτούς που τις διαπιστώνουν χωρίς τηλέφωνα, χαρτιά ή άλλες γραφειοκρατικές διαδικασίες. Για την αναζήτηση της πορείας μιας βλάβης. Στην περίπτωση αυτή, οι πελάτες σας μπορούν να αναζητήσουν πληροφορίες μόνο για τις βλάβες που έχουν καταχωρήσει οι ίδιοι. Η αναζήτηση της βλάβης μπορεί να γίνει με βάση τον κωδικό της ή τα στοιχεία του εξοπλισμού και το χρονικό διάστημα αναφοράς της βλάβης. Έτσι, υπάρχει άμεση ενημέρωση των ενδιαφερομενων για το στάδιο που βρίσκεται η κάθε κλήση, χωρίς να είναι απαραίτητη η συνεχής επικοινωνία με την Τεχνική Υπηρεσία. Σελίδα 15

18 4.5. Παρακολούθηση της συντήρησης Με τη βοήθεια του imaint-eng, η παρακολούθηση των εργασιών συντήρησης είναι άμεση και αποτελεσματική: Για κάθε εργασία συντήρησης το λογισμικό παράγει αυτόματα μια εντολή εργασίας η οποία περιλαμβάνει όλες τις σχετικές πληροφορίες (πελάτη, εξοπλισμό που αφορά η συγκεκριμένη εργασία, προβλεπόμενη διάρκεια, υπεύθυνος για την εκτέλεσή της, εξαρτήματα ανταλλακτικά που προβλέπεται ότι θα απαιτηθούν, οδηγίες εκτέλεσης ή ασφάλειας, κλπ.). Τις προγραμματισμένες εντολές εργασίας μπορείτε, εάν θέλετε, να τις τυπώσετε και να τις δώσετε στους υπεύθυνους για την εκτέλεσή τους Μετά την εκτέλεση των εργασιών, μπορείτε με πολύ εύκολο τρόπο να καταχωρήσετε τα αποτελέσματά τους στο λογισμικό (πότε πραγματικά έγιναν, ποιο ήταν το αποτέλεσμα, ανταλλακτικά που χρησιμοποιήθηκαν, ώρες εργασίας που απαιτήθηκαν,...) Έτσι, μπορείτε κάθε στιγμή να γνωρίζετε ποιες εργασίες έχουν γίνει (ανά πελάτη ή συνολικά), τα αποτελέσματά τους καθώς και ποιες έχουν καθυστερήσει και πόσο. Όλες οι καθυστερημένες εργασίες επισημαίνονται αυτόματα (με κόκκινο χρώμα) Με παρόμοιο τρόπο, μπορείτε πολύ εύκολα να καταχωρήσετε και τις μη προγραμματισμένες εργασίες και τα αποτελέσματά τους. κόστους, ωρών προσωπικού, κλπ. Αυτόματος υπολογισμός (με βάση τα παραπάνω στοιχεία) του σχετικού Σελίδα 16

19 4.6. Διαχείριση υλικών / ανταλλακτικών και προϊόντων Πλήρης διαχείριση των υλικών / ανταλλακτικών που χρησιμοποιούνται για τη συντήρηση (εισαγωγές στην αποθήκη, αναλώσεις, υπολογισμός μέσης τιμής κτήσης). Παρακολούθηση του αποθέματος στην αποθήκη. Μεθοδολογίες κοστολόγησης: Μέση Τιμή Κτήσης, Τελευταία Τιμή Κτήσης, Έκπτωση από Τιμή Τιμοκαταλόγου, Σταθερή Τιμή Κόστους. Μεθολογίες χρέωσης: Μεικτό Περιθώριο Κέρδους, Markup Από Κόστος, Έκπτωση από Τιμή Τιμοκαταλόγου, Σταθερή Τιμή Χρέωσης. Πολλαπλοί τιμοκατάλογοι υλικών και προϊόντων (π.χ. πελάτες χονδρικής, ειδικές συμφωνίες) Διαχείριση παραγγελιών πελατών και παραγγελιών σε προμηθευτές. Μετασχηματισμός παραγγελιών πελατών σε παραγγελίες προμηθευτών και παραγγελιών σε αγορές. Όρια προσοχής και αναπαραγγελίας για κάθε υλικό. Αυτόματη επισήμανση των υλικών που το απόθεμα τους στην αποθήκη γίνεται μικρότερο από τα όρια αυτά. Διαχείριση κωδικών προμηθευτή και bar cdes. Σελίδα 17

20 4.7. Καταναλώσεις ενέργειας καυσίμων Καταγραφή των αναλώσεων καυσίμων ή ενέργειας για το σύνολο ή μέρος του εξοπλισμού (της ποσότητας και του σχετικού κόστους) Ανάλυση των αναλώσεων ανά μήνα, εξοπλισμό, κέντρο κόστους, είδος καυσίμου / ενέργειας, κλπ. Σελίδα 18

21 4.8. Διαχείριση έργων Το imaint-eng υποστηρίζει πλήρως τη διαχείριση έργων που γίνονται είτε για λογαριασμό των πελατών της εταιρίας (π.χ. κατασκευή προϊόντων ή εγκαταστάσεων, μελέτες, ) είτε για εσωτερικούς λόγους. Πέρα από τις γενικές πληροφορίες που αφορούν το έργο (πελάτης, χρονική διάρκεια με βάση τον προγραμματισμό, πραγματική διάρκεια, διαχειρίζεται οικονομικό αντικείμενο, ) το imaint-eng Όλες τις ενέργειες που γίνονται με σκοπό την επιτυχή υλοποίηση του έργου Τις πληροφορίες που σχετίζονται με τους ανθρώπινους πόρους, υλικά ή μέσα που χρησιμοποιούνται για το συγκεκριμένο έργο. Έτσι, μπορείτε κάθε στιγμή να γνωρίζετε το κόστος του έργου (συνολικά και ανά κατηγορία κόστους) καθώς και τις ώρες και τα υλικά που χρησιμοποιήθηκαν. Μπορείτε επίσης, για κάθε έργο ή υπο-έργο να συγκρίνετε το πραγματικό σε σχέση με το προβλεπόμενο κόστος και να υπολογίσετε το σχετικό κέρδος. Το τελικό αποτέλεσμα είναι η εύκολη, άμεση και αποτελεσματική παρακολούθηση της πορείας των έργων σας. Σελίδα 19

22 Λειτουργικότητες CRM 4.9. Επιχειρηματικές ευκαιρίες Κάθε προσπάθεια πώλησης προϊόντων σε ένα υφιστάμενο ή νέο πελάτη αποτελεί για το imaint-eng μια νέα επιχειρηματική ευκαιρία (ΕΕ). Κάθε ΕΕ περιλαμβάνει τουλάχιστον τις εξής πληροφορίες: Στοιχεία πελάτη Ημερομηνίες έναρξης, προβλεπόμενης και πραγματικής ολοκλήρωσης, υπεύθυνος Προϊόντα, προσφερόμενες και συμφωνημένες τιμές. Η επιλογή των προϊόντων μπορεί να γίνει είτε απευθείας με βάση τον κωδικό τους είτε με βάση τα χαρακτηριστικά τους ή την τιμή τους. Υλικά και εργασία με τις προσφερόμενες και συμφωνημένες τιμές. Ενέργειες (όπως π.χ. αποστολή φυλλαδίων, συναντήσεις με τους πελάτες, αποστολή και διαπραγμάτευση προσφορών, κλπ.). Έτσι, η επιχείρηση και τα στελέχη των πωλήσεων μπορούν σε κάθε στιγμή να γνωρίζουν τις ενέργειες που έχουν προγραμματιστεί να γίνουν, αυτές που ολοκληρώθηκαν, τα αποτελέσματά τους, τις ενέργειες που έχουν καθυστερήσει, κλπ. Πέρα από τις πληροφορίες σε σχέση με τον υπεύθυνο, τις ημερομηνίες έναρξης και ολοκλήρωσης κλπ. μια ενέργεια μπορεί περιλαμβάνει και συνημμένα αρχεία. Για παράδειγμα, η ενέργεια «Προσφορά» μπορεί να περιλαμβάνει και το ίδιο το αρχείο της προσφοράς. Έγγραφα που σχετίζονται με τη συγκεκριμένη ΕΕ (π.χ. προσφορές) Επικοινωνία με τον πελάτη Στοιχεία παραγγελίας (για τις ΕΕ με επιτυχή κατάληξη) Το imaint-eng δίνει επίσης τη δυνατότητα αυτόματης δημιουργίας αρχείων προσφοράς και παραγγελιας υλικών και προϊόντων. Κάθε επιχειρηματική ευκαιρία χαρακτηρίζεται από μια κατάσταση (status) ανάλογα με το στάδιο στο οποίο βρίσκεται ή το αποτέλεσμά της. Έτσι, μπορεί για παράδειγμα να είναι ανοικτή, σε στάδιο τελικής διαπραγμάτευσης, να έχει κλείσει επιτυχώς ή να έχει κλείσει χωρίς να έχει γίνει δεκτή η προσφορά από τον πελάτη. Ειδικά κατά το κλείσιμο μιας ΕΕ, πέρα από την ημερομηνία και το αποτέλεσμα υπάρχει η δυνατότητα καταχώρισης μιας σύντομης αξιολόγησης (π.χ. γιατί δεν αγόρασε ο πελάτης, ή σημαντικές πληροφορίες σχετικά με τη διαπραγμάτευσης της προσφοράς). Σελίδα 20

23 Το πρόγραμμα παρέχει στατιστικές αναλύσεις για τις Επιχειρηματικές Ευκαιρίες και έτσι μπορείτε εύκολα να παρακολουθείτε εύκολα την αξία τους, να έχετε τη συνολική εικόνα των προσφορών σας για κάθε πελάτη και να γνωρίζεται κάθε στιγμή πόσες Επιχειρηματικές Ευκαιρίες είναι ανοικτές, πόσες έχουν κλείσει επιτυχώς κλπ Ημερολόγιο Δείτε τις καθημερινές εργασίες σας σε ένα πολύ φιλικό και εύκολο στη χρήση ημερολόγιο. Επιλέξτε προβολή μήνα, ημέρας, εβδομάδας ή εργάσιμης εβδομάδας. Δημιουργήστε εργασίες απλά κάνοντας διπλό κλικ στην επιλεγμένη ημέρα/ώρα. Συγχρονίστε τα στοιχεία του ημερολογίου με το Outlk ή το Ggle calendar. Το ergtasks υποστηρίζει επικοινωνία και προς τις δυο κατευθύνσεις π.χ. μπορείτε να αλλάξετε μια ενέργεια στο Outlk και να ενημερωθεί το imaint/eng. Σελίδα 21

24 4.11. Κλήσεις πελατών Το imaint-eng σας δίνει τη δυνατότητα να καταγράφετε και να παρακολουθείτε όλη την επικοινωνία των πελατών με την επιχείρησή σας για οποιοδήποτε λόγο (προσφορά, παράπονο, τεχνικό πρόβλημα, κλπ.). Όλες οι ενέργειες ή εργασίες που γίνονται για την ικανοποίηση μιας κλήσης καταγράφονται στην εφαρμογή. και εύκολα προσβάσιμη. Οι κλήσεις μπορούν να μετασχηματίζονται με αυτόματο τρόπο σε έργα ή επιχειρηματικές ευκαιρίες. Έτσι, όλη η ιστορία του πελάτη από την πρώτη επικοινωνία με την εταιρία σας μέχρι και την ολοκλήρωση του έργου είναι άμεσα Με τον τρόπο αυτό, η επιχείρησή σας αποκτά ένα σημαντικό εργαλείο για τη γρήγορη και αποτελεσματική ανταπόκριση στα αιτήματα των πελατών σας. Παράλληλα, καταγράφοντας και αναλύοντας τις κλήσεις, το αποτέλεσμά τους και το χρόνο ανταπόκρισης, θα έχετε τη δυνατότητα να εντοπίσετε τυχόν παραλείψεις ή λάθη στις διαδικασίες που ακολουθείτε και να τις βελτιώσετε ή να τις διορθώσετε. Σελίδα 22

25 4.12. Προωθητικές ενέργειες Με τη βοήθεια του imaint-eng μπορείτε να δημιουργήσετε προωθητικές δραστηριότητες ή εκστρατείες marketing (campaigns) για συγκεκριμένες κατηγορίες πελατών σας ή για όλους τους πελάτες σας. Σε κάθε campaign μπορείτε να ορίσετε τις ενέργειες που πρέπει να γίνουν για κάθε πελάτη και με ποιά σειρά. Έτσι μπορείτε κάθε στιγμή να έχετε τη συνολική εικόνα για το ποιες ενέργειες εκκρεμούν, ποιες έχουν γίνει, πότε είναι η επόμενη κλπ. Οι ενέργειες εκτός από τα γενικά τους στοιχεία (περιγραφή, ημερομηνία εκτέλεσης, υπεύθυνος, κλπ.) μπορεί να περιλαμβάνουν και συνημμένα αρχεία όπως π.χ. επιστολές ή άλλο υλικό που θέλετε να στείλετε στους πελάτες σας. Χρησιμοποιώντας τα στοιχεία αυτά το πρόγραμμα, μπορεί να παράγει προσωποποιημένες επιστολές για κάθε πελάτη και να τις τυπώσει ή να τις στείλει με φαξ ή με αυτόματο τρόπο. Σελίδα 23

26 4.13. Αναλύσεις Το imaint/eng περιλαμβάνει ένα μεγάλο αριθμό από έτοιμες αναλύσεις και αναφορές που συνήθως καλύπτουν όλες τις ανάγκες μιας επιχείρησης. Μερικά παραδείγματα είναι: Ανάλυση των προβλημάτων στον εξοπλισμό ή τις εγκαταστάσεις, αναγνώριση αιτιών. Παρακολούθηση του κόστους εργασιών προϋπολογιστικά και απολογιστικά και ανάλυση του κόστους ανά πελάτη, χρονικό διάστημα, μηχάνημα / εγκατάσταση, είδος εργασίας, κόστος ανταλλακτικών και προσωπικού. Ανάλυση της προβλεπόμενης και πραγματικής απασχόλησης του προσωπικού συντήρησης για την εκτέλεση προγραμματισμένων εργασιών ανά τύπο εξοπλισμού, εξοπλισμό, τύπο εργασίας, κατηγορία ή ομάδα εξοπλισμού, κέντρο κόστους, εργαζόμενο,... Προβλέψεις ανταλλακτικών ανά τύπο εξοπλισμού, εξοπλισμό, εργασία, χρονικό διάστημα. Αναλύσεις για τις Κλήσεις, τα Έργα και τα Συμβόλαια συντήρησης (κόστος, ώρες, χρόνος ανταπόκρισης σε κλήσεις) καθώς επίσης και για τις Επιχειρηματικές Ευκαιρίες (προβλεπόμενος και πραγματικά έσοδα ανά μήνα, πελάτη, είδος επιχειρηματικής ευκαιρίας, υπεύθυνο, κλπ). Dashbards όπου μπορείτε με μια ματιά να δείτε τη συνολική εικόνα της επιχείρησής σας (π.χ. πωλήσες ανά μήνα ή ανά τύπο, απασχόληση του κάθε τεχνικού κάθε μήνα, κλπ.) Σελίδα 24

27 Δείκτες με τις κυριότερες παραμέτρους απόδοσης της εταιρίας σας. (key perfrmance indicatrs). Επιπλέον, μπορείτε να ορίσετε δικές σας παραμέτρους και δείκτες, χωρίς κανένα περιορισμό, και να συνδυάσετε στοιχεία του προγράμματος με εξωτερικά δεδομένα. Έτσι, για παράδειγμα αν ο πελάτης σας είναι μια ξενοδοχειακή μονάδα, είναι πολύ εύκολο να δημιουργήσετε ένα νέο δείκτη για το κόστος κατανάλωσης ενέργειας ανά διανυκτέρευση. Όλες οι αναλύσεις είναι δυναμικές και πολυδιάστατες (multi-dimensinal). Για παράδειγμα, μπορείτε να επιλέξετε να δείτε το κόστος συντήρησης ανά μήνα για το σύνολο των πελατών σας και όλες τις εργασίες ανά μήνα και ανά εργασία για συγκεκριμένο πελάτη / εξοπλισμό ανά εργασία για όλο το χρονικό διάστημα ανά μήνα και κέντρο κόστους, κλπ. Σελίδα 25

28 5. Τεχνικά στοιχεία Το imaint-eng μπορεί να λειτουργήσει τόσο σαν αυτόνομο πρόγραμμα όσο και σαν πολυχρηστική εφαρμογή σε περιβάλλον δικτύου. Χρησιμοποιεί ότι πιο σύγχρονο υπάρχει σε τεχνολογίες λογισμικού για να προσφέρει στο χρήστη ένα εξαιρετικά φιλικό, γραφικό περιβάλλον. Είναι προσανατολισμένο στις πραγματικές, καθημερινές διαδικασίες του service και έτσι η καταχώριση των στοιχείων είναι γρήγορη και εύκολη. Δεν απαιτεί ειδικές γνώσεις Η/Υ ούτε κάποια σημαντική εκπαίδευση του προσωπικού σας. Μπορεί να συνδεθεί με άλλες εφαρμογές που ήδη λειτουργούν στην επιχείρηση όπως συστήματα ERP ή λογιστικά προγράμματα. Παρέχει API (Applicatin Prgramming Interface) και έτσι η λειτουργικότητά του μπορεί να χρησιμοποιηθεί και μέσα από άλλες εφαρμογές (π.χ. από το ERP σύστημα της επιχείρησης). Μπορεί να λειτουργήσει με οποιοδήποτε σύστημα διαχείρισης βάσης δεδομένων (SQL Server, Oracle, DB2, Sybase ακόμα και με pen surce συστήματα όπως MySQL ή Firebird) η επιλογή της βάσης δεδομένων είναι ανοικτή στις ανάγκες και επιθυμίες του πελάτη. Όλες οι αναφορές και όλες οι οθόνες μπορούν να τροποποιηθούν από τον πελάτη. Έτσι, π.χ. μπορείτε να αλλάξετε τη θέση των πεδίων σε μια φόρμα ή να κρύψετε πεδία. Μπορείτε να δημιουργήσετε νέες εκδόσεις των αναφορών και να επιλέγετε κάθε φορά την έκδοση που θέλετε. Για παράδειγμα, είναι πολύ εύκολο να αλλάξετε τη μορφή της εντολής εργασίας έτσι ώστε να ανταποκρίνεται στον τρόπο λειτουργίας της εταιρίας σας. Με λίγα λόγια, είναι ένα δυναμικό περιβάλλον λογισμικού, που δεν σας ζητά να προσαρμοστείτε με αυτό αλλά αντίθετα προσαρμόζεται απόλυτα στις συγκεκριμένες ανάγκες και τον τρόπο λειτουργίας της δικής σας επιχείρησης ή οργανισμού. Προτεινόμενος εξοπλισμός Το imaint δεν απαιτεί ακριβό εξοπλισμό και λογισμικό για τη λειτουργία του. Δεν χρειάζεται λειτουργικά συστήματα server, δεν είναι απαιτητικό σε πόρους του υπολογιστή. Η εγκατάσταση του δεν απαιτεί κάποιον υπολογιστή έξω από τα συνηθισμένα. Λειτουργεί πολύ καλά σε υπολογιστές προηγούμενης τεχνολογίας χωρίς κανένα άλλο νέο πρόσθετο ή κρυφό κόστος. Οι προτεινόμενες προδιαγραφές για να λειτουργήσει ικανοποιητικά είναι: A.Εξυπηρετητής (Server) 1. Επεξεργαστής Dual Cre 2GHz (Μοντέλο 2008 και νεότερο) 2. Σκληρός δίσκος 7200RPM με ελεύθερο χώρο 2 GBs και τουλάχιστον 5GB-10GB για συνημμένα. 3. RAM 2 GBs 4. Λειτουργικό σύστημα: Windws XP Prfessinal SP3, Vista Business, 7 Prfessinal, 8 Pr, Windws Server Σελίδα 26

29 B. Πρόσθετοι Clients (Θέσεις εργασίας χρηστών συστήματος) 1. Επεξεργαστής Dual Cre 2. Σκληρός δίσκος (Hard Disk) με ελεύθερο χώρο 300 MBytes 3. RAM 1 GB 4. Λειτουργικό σύστημα : Windws XP SP3 ή νεότερο imaint web server 1. Επεξεργαστής Dual Cre 2GHz (Μοντέλο 2007 και νεότερο) 2. Σκληρός δίσκος 7200RPM με ελεύθερο χώρο 1 GB 3. RAM 2 GBs 4. Λειτουργικό σύστημα: Vista Business, 7 Prfessinal, 8 Pr, Windws Server IIS v6 και ανώτερη (με εγκατεστημένη δυνατότητα εξυπηρέτησης σελίδων ASP.NET) Σημείωση: ο ίδιος υπολογιστής μπορεί να χρησιμοποιηθεί σαν server και για το imaint και για το imaint web. Σελίδα 27