Παρουσιάσεις - Powerpoint.

Transcript

1 Οδηγός Χρήσης Εργαλείων Πληροφορικής για Στελέχη Επιχειρήσεων Παρουσιάσεις - Powerpoint. Φεβ-16 ΓιάννηςΤραγόπουλος

2 Πίνακας Περιεχομένων Πίνακας Περιεχομένων... 2 ΜΕΡΟΣ Α. ΒΑΣΙΚΕΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ ΚΑΙ ΧΕΙΡΙΣΜΟΣ... 4 Α1. Άνοιγμα Δημιουργία... 4 Α1.1. Τι είναι το PowerPoint... 4 Α1.2. Βασικές αρχές παρουσιάσεων... 4 Α1.3. Εκκίνηση του PowerPoint... 5 Α1.4. Δημιουργία παρουσίασης... 5 Α1.5. Τρόποι σχεδίασης και επίτευξης ομοιομορφίας στην παρουσίασή σας... 5 Α.2. Ανάπτυξη Υποδείγματα Κείμενο... 5 Α2.1. Πρότυπα σχεδίασης Διάταξη... 5 Α2.2. Εφαρμογή σχεδίασης σε παρουσίαση... 6 Α3. Γραφικά αντικείμενα (1)... 7 Α3.1. Προσθήκη πλαισίου κειμένου... 7 Α3.2. Προσθήκη κειμένου σε Αυτόματο Σχήμα... 7 Α3.3. Προσθήκη αντικειμένου σχεδίασης του WordArt... 8 Α3.4. Προσθήκη γραφήματος σε παρουσίαση... 9 Α4. Γραφικά αντικείμενα (2)... 9 Α4.1.Αυτόματα σχήματα... 9 Α4.3. Ομαδοποίηση αντικειμένων Α4.4. Πληροφορίες για τη Συλλογή Clip Α4.5. Επεξεργασία οργανογράμματος Α4.6. Εισαγωγή τύπων Α4.7. Δημιουργία πίνακα Α5. Προετοιμασία παρουσίασης Α5.1. Τρόποι οργάνωσης περιεχομένου σε μια διάρθρωση Α5.2. Δημιουργία παρουσίασης από υπάρχουσα διάρθρωση Α5.3. Αλλαγή της σειράς των παραγράφων σε μια διάρθρωση Α6. Εφέ εναλλαγής διαφανειών Α7. Εφέ κίνησης Α8. Κουμπιά ενεργειών Α9. Προσαρμογές παρουσίασης Α10. Υπόδειγμα διαφανειών Ρυθμίσεις Εκτυπώσεις Α10.1. Υπόδειγμα διαφανειών Α10.2. Εκτυπώσεις ΜΕΡΟΣ Β. ΠΡΟΧΩΡΗΜΕΝΕΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ ΚΑΙ ΤΕΧΝΙΚΕΣ Β1. Χρήσιμες υποδείξεις Β1.1. Βασικές ρυθμίσεις Β1.2. Το πλήκτρο Shift Β1.3. Το πλήκτρο Control Β1.4. Τα πλήκτρα λειτουργιών Β1.5. Εισαγωγή ειδικών συμβόλων Β1.6. Αποφυγή λαθών Β1.7. Σελίδες σημειώσεων Β1.8. Επεξεργασία συντομεύσεων Β1.9. Μείωση μεγέθους αρχείου Β1.10. Συμπίεση εικόνων Β1.11. Αποσύνδεση υπομενού Β1.12. Συνεχόμενη ομοιομορφία... 26

3 Β1.13. Εισαγωγή διαφανειών από άλλες παρουσιάσεις Β1.14. Διαφάνεια σύνοψης Β1.15. Εισαγωγή παρουσίασης στο Word Β2. Γραφικά αντικείμενα (3) Β2.1. Επιλογή αντικειμένων Β2.2. Οδηγοί Β2.3. Πλέγμα Β2.4. Ευθυγράμμιση αντικειμένων Β2.5. Μικρογραφία Β2.6. Ανάγλυφα γραφικά Β2.7. Απαλές σκιάσεις Β2.8. Σκιάσεις κειμένων Β2.9. Πολλαπλά φόντα Β2.10. Κουκκίδες εικόνων Β3. Μακροεντολές Β3.1. Καταγραφή μακροεντολής Β3.2. Κουμπιά μακροεντολής Β4.Κατά την παρουσίαση Β4.1. Φυλλάδια Β4.2. Εκτύπωση σε αντίστροφη σειρά Β4.3. Κρυμμένα χαρακτηριστικά κατά την παρουσίαση Β4.5. Αποφύγετε τις διακοπές Βιβλιογραφία... 35

4 ΜΕΡΟΣ Α. ΒΑΣΙΚΕΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ ΚΑΙ ΧΕΙΡΙΣΜΟΣ Α1. Άνοιγμα Δημιουργία Α1.1. Τι είναι το PowerPoint Το Powerpoint είναι μέλος της ομάδας του πακέτου Office της Microsoft και είναι το εργαλείο δημιουργίας επαγγελματικών παρουσιάσεων μέσω διαφόρων μέσων όπως: Ασπρόμαυρες ή έγχρωμες διαφάνειες για παρουσίαση μέσω overhead projector Παρουσιάσεις στην οθόνη του υπολογιστή Παρουσιάσεις στο Web Δημιουργία διαφανειών 35 mm Α1.2. Βασικές αρχές παρουσιάσεων Πριν ξεκινήσετε να δημιουργήσετε μια παρουσίαση θα πρέπει να λάβετε υπ όψη σας μερικές βασικές αρχές που έχουν σκοπό να κρατήσουν τόσο το ενδιαφέρον του ακροατηρίου σας όσο και να αποδώσουν τις έννοιες που θέλετε να παρουσιάσετε. Έτσι λοιπόν μπορείτε να επικεντρωθείτε στα επόμενα: Μελετήστε καλά το θέμα που θέλετε να παρουσιάσετε. Μελετήστε αρκετές φορές το αντικείμενο της παρουσίασης ώστε να καθορίσετε τα κύρια στοιχεία του ή την περίληψή του. Εάν είναι τεχνική επισυνάψατε συμπληρωματικό υλικό ή μεθοδολογία με διακριτά στάδια ή βήματα. Μη διστάσετε να επισυνάψετε διαγράμματα, εικόνες, βίντεο και άλλα βοηθητικά στοιχεία ή μέσα που ενισχύουν την οπτική γωνία ενός π.χ. καθαρά θεωρητικού αντικειμένου Γράψτε σε ένα φύλλο χαρτί τα σημεία που κατά τη γνώμη σας είναι τα σημαντικότερα Ιεραρχήστε τα θέματα που γράψατε κατά σειρά προτεραιότητας Επισημάνατε τα δυνατά και τα αδύνατα σημεία για το κάθε θέμα. Φροντίστε ώστε η ανάπτυξη του κάθε θέματος ή ενότητας να μην είναι εκτεταμένη. Προσδιορίστε ή μάθετε πόσο χρόνο έχετε στη διάθεσή σας για να αναπτύξετε όλη σας τη παρουσίαση. Πάρτε σαν γνώμονα το στοιχείο ότι για μια παρουσίαση 20, δέκα έως δεκαπέντε διαφάνειες είναι υπερ-αρκετές για να σας αφήσουν και ένα λογικό χρονικό διάστημα επεξηγήσεων Καθορίστε την εισαγωγή που πρέπει να κάνετε, σε μία διαφάνεια, που αφ ενός να είναι σχετική με το θέμα που θέλετε να αναπτύξετε, αλλά και που να απευθύνεται στη πλειονότητα των ενδιαφερόντων του ακροατηρίου σας Καθορίστε με τον ίδιο τρόπο τη διαφάνεια που θα κλείσει τη παρουσίαση σας Χρονομετρήστε τον εαυτό σας για κάθε διαφάνεια: Τι θα περιλαμβάνει, τι θα εμφανισθεί και σε ποια στάδια, τι επεξηγήσεις θα δίνετε σε κάθε πρόταση ή παράγραφο. Αναθεωρήστε τις απόψεις σας εάν βλέπετε ότι ο χρόνος που έχετε στη διάθεσή σας δεν επαρκεί Να θυμάστε πάντα ότι το ακροατήριο μπορεί εύκολα να αποκοιμηθεί αν δεν του κρατήσετε ζωντανό το ενδιαφέρον!!! Παρουσίαση μιας ώρας απαιτεί ογδόντα ώρες προετοιμασίας! (S. Jobs) ΥΠΟΔΕΙΞΗ

5 Μπορείτε να συμβουλευθείτε το ίδιο το Powerpoint με τις ήδη έτοιμες παρουσιάσεις του ακολουθώντας τις οδηγίες που διατίθενται για σας (δείτε την επόμενη ενότητα) Α1.3. Εκκίνηση του PowerPoint Μπορείτε να ξεκινήσετε το Powerpoint από το μενού Έναρξη, Προγράμματα, Powerpoint, από συντόμευση στην επιφάνεια εργασίας των Windows, ή τέλος από την γραμμή συντομεύσεων του Office εάν αυτή είναι ενεργοποιημένη με την εγκατάστασή του. Α1.4. Δημιουργία παρουσίασης Μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα παρουσίαση με διάφορους τρόπους. Μπορείτε να αρχίσετε σε συνεργασία με τον "Οδηγό Αυτόματου Περιεχομένου" και να ξεκινήσετε μια παρουσίαση με βάση προτεινόμενο περιεχόμενο και σχεδίαση. Μπορείτε επίσης να αρχίσετε με μια υπάρχουσα παρουσίαση και να την τροποποιήσετε σύμφωνα με τις ανάγκες σας. Ένας άλλος τρόπος να αρχίσετε μια παρουσίαση είναι να επιλέξετε ένα πρότυπο σχεδίασης (βλ. επόμενη ενότητα), το οποίο καθορίζει τη σχεδίαση της παρουσίασης, αλλά δεν περιλαμβάνει περιεχόμενο. Εάν επιλέξετε πρότυπο σχεδίασης θα έχετε τη δυνατότητα να δοκιμάσετε κάποια ήδη έτοιμη παρουσίαση διαρθρωμένη κατάλληλα από την ίδια τη Microsoft. Μπορείτε επίσης να αρχίσετε με μια διάρθρωση, την οποία εισάγετε από άλλη εφαρμογή, ή με μια κενή παρουσίαση που δεν περιλαμβάνει προτεινόμενο περιεχόμενο ή σχεδίαση. Α1.5. Τρόποι σχεδίασης και επίτευξης ομοιομορφίας στην παρουσίασή σας Το PowerPoint είναι έτσι σχεδιασμένο, ώστε να δίνει στις παρουσιάσεις διαφανειών μια ομοιόμορφη εμφάνιση. Υπάρχουν τέσσερις φάσεις, που το PowerPoint σας βοηθά να ελέγξετε τη μορφή των διαφανειών σας: 1. Οι τύποι διάταξης των διαφανειών 2. Τα πρότυπα σχεδίασης, 3. Οι τρόποι εναλλαγής των διαφανειών και 4. Τα εφέ κίνησης Α.2. Ανάπτυξη Υποδείγματα Κείμενο Α2.1. Πρότυπα σχεδίασης Διάταξη Τα πρότυπα σχεδίασης περιέχουν συνδυασμούς χρωμάτων, υποδείγματα διαφανειών και τίτλων με προσαρμοσμένη μορφοποίηση και γραμματοσειρές με εφαρμοσμένα στυλ, που έχουν σχεδιαστεί για τη δημιουργία μιας συγκεκριμένης μορφής. Όταν εφαρμόζετε ένα πρότυπο σχεδίασης στην παρουσίασή σας, το υπόδειγμα διαφανειών, το υπόδειγμα τίτλων και ο συνδυασμός χρωμάτων του νέου προτύπου αντικαθιστά το υπόδειγμα διαφανειών, το υπόδειγμα τίτλων και το συνδυασμό χρωμάτων της αρχικής παρουσίασης. Μετά την εφαρμογή ενός προτύπου σχεδίασης, κάθε διαφάνεια που προστίθεται έχει την ίδια προσαρμοσμένη μορφή. Το PowerPoint συνοδεύεται από μεγάλη ποικιλία επαγγελματικά σχεδιασμένων προτύπων. Εκτός αυτού, μπορείτε να δημιουργήσετε δικά σας πρότυπα. Εάν δώσετε

6 μια ιδιαίτερη μορφή σε μία παρουσίασή σας, μπορείτε να την αποθηκεύσετε ως πρότυπο. Η επιλογή διάταξης γίνεται από το μενού Μορφή και την επιλογή της Διάταξης. Α2.2. Εφαρμογή σχεδίασης σε παρουσίαση Ανοίξτε την παρουσίαση, στην οποία θέλετε να εφαρμόσετε διαφορετική σχεδίαση. Στο μενού Μορφή, επιλέξτε Εφαρμογή προτύπου σχεδίασης. Εντοπίστε και επιλέξτε τη σχεδίαση που θέλετε να χρησιμοποιήσετε ή οποιαδήποτε παρουσίαση, που θέλετε να χρησιμοποιηθεί η σχεδίασή της και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Εφαρμογή.

7 Α3. Γραφικά αντικείμενα (1) Το Powerpoint διαθέτει τη διαδικασία εισαγωγής γραφικών αντικειμένων (κείμενο, γράφημα, πίνακα, smartart, clipart, εικόνα, ήχο ή βίντεο), από το μενού Εισαγωγή όπως φαίνεται στις εικόνες που ακολουθούν.. Α3.1. Προσθήκη πλαισίου κειμένου Για να τοποθετήσετε κείμενο σε οποιοδήποτε σημείο της διαφάνειάς σας, χρησιμοποιήστε την επιλογή Πλαίσιο κειμένου από το μενού Εισαγωγή. Για παράδειγμα, για να προσθέσετε λεζάντες ή επεξηγήσεις σε εικόνα ή πίνακα, χρησιμοποιήστε ένα πλαίσιο κειμένου, για να τοποθετήσετε το κείμενο δίπλα στην εικόνα ή τον πίνακα. Τα πλαίσια κειμένου είναι Αυτόματα Σχήματα, συνεπώς μπορείτε να τους προσθέσετε περίγραμμα ή γέμισμα, να αλλάξετε το σχήμα τους ή να τους προσθέσετε ένα εφέ σκιάς ή 3-Δή άλλα χαρακτηριστικά. Α3.2. Προσθήκη κειμένου σε Αυτόματο Σχήμα Για να προσθέσετε κείμενο σε ένα Αυτόματο Σχήμα, κάντε απλώς δεξί κλικ στο σχήμα και πληκτρολογήστε το κείμενο. Το κείμενο επισυνάπτεται στο σχήμα και μετακινείται ή περιστρέφεται κατά τη μετακίνηση ή περιστροφή του σχήματος. Μπορείτε να προσθέσετε κείμενο σε όλα τα Αυτόματα Σχήματα, με εξαίρεση τις γραμμές, τις γραμμές σύνδεσης και τα αντικείμενα ελεύθερης σχεδίασης.

8 Α3.3. Προσθήκη αντικειμένου σχεδίασης του WordArt Μπορείτε επίσης να προσθέσετε κείμενο από το μενού Εισαγωγή, Εικόνα, Wordart, με ειδικά εφέ, όπως σκιασμένο, επικλινές, περιστρεμμένο και εκτεταμένο κείμενο, καθώς και κείμενο με διάφορα σχήματα. Τα αντικείμενα WordArt είναι αντικείμενα σχεδίασης και δεν αντιμετωπίζονται ως κείμενο, για παράδειγμα, δεν θα μπορείτε να δείτε το εφέ κειμένου στο παράθυρο διάρθρωσης ή να ελέγξετε την ορθογραφία του, όπως σε ένα συνηθισμένο κείμενο.

9 Α3.4. Προσθήκη γραφήματος σε παρουσίαση Μπορείτε να προσθέσετε ένα γράφημα από το μενού Εισαγωγή, και θα ενεργοποιηθεί διαδικασία παρόμοια του Excel ώστε να εμφανίζει ένα γράφημα μαζί με αντίστοιχα δεδομένα, σε έναν πίνακα που ονομάζεται "φύλλο δεδομένων". Το φύλλο δεδομένων παρέχει δείγματα πληροφοριών, που δείχνουν σε ποια σημεία θα πληκτρολογήσετε τις ετικέτες γραμμών και στηλών, καθώς και τα δεδομένα σας. Αφού πληκτρολογήσετε τα δικά σας δεδομένα στο φύλλο δεδομένων, κλείστε το φύλλο δεδομένων για να επιστρέψετε στο PowerPoint. Παρατήρηση Προτιμήστε τη δημιουργία γραφήματος κατευθείαν στο Excel και μετά με τη διαδικασία Αντιγραφή Επικόλληση (ή Επικόλληση σύνδεσης) μεταφέρετέ το στη διαφάνεια που επιθυμείτε. Α4. Γραφικά αντικείμενα (2) Α4.1.Αυτόματα σχήματα Το PowerPoint διαθέτει ένα πλήθος έτοιμων σχημάτων Το μέγεθος των σχημάτων μπορεί να τροποποιηθεί, ενώ διάφορες ενέργειες μπορούν να εφαρμοστούν σε αυτά όπως περιστροφή, αναστροφή, χρωματισμός και συνδυασμός με άλλα σχήματα για τη δημιουργία πολύπλοκων σχημάτων. Πολλά από αυτά διαθέτουν μια λαβή ρύθμισης την οποία μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να τροποποιήσετε το πιο προεξέχον χαρακτηριστικό ενός σχήματος για παράδειγμα, μπορείτε να τροποποιήσετε το μέγεθος αιχμής ενός βέλους. Το μενού Αυτόματα σχήματα στη γραμμή εργαλείων Σχεδίαση περιλαμβάνει αρκετές κατηγορίες σχημάτων, περιλαμβάνοντας γραμμές, γραμμές σύνδεσης, βασικά σχήματα, διαγράμματα ροής, αστέρια και λάβαρα καθώς και επεξηγήσεις. Η κατηγορία Περισσότερα αυτόματα σχήματα εμφανίζει αυτόματα σχήματα που βρίσκονται στη συλλογή Clip. Σύρετε απλώς το αυτόματο σχήμα που επιθυμείτε από τη συλλογή Clip στη διαφάνειά σας. Έχετε τη δυνατότητα να προσθέσετε κείμενο στα αυτόματα σχήματα, επιλέγοντας αυτά και στη συνέχεια πληκτρολογώντας κείμενο μέσα σε αυτά. Αυτό το κείμενο στη

10 συνέχεια αποτελεί μέρος του σχήματος Εάν περιστρέψετε ή αναστρέψετε το σχήμα, τότε και το κείμενο περιστρέφεται ή αναστρέφεται μαζί με το σχήμα. Α4.3. Ομαδοποίηση αντικειμένων Ένα σημαντικό χαρακτηριστικό του Powerpoint είναι η δυνατότητα ομαδοποίησης των διαφόρων αντικειμένων που συνιστούν μία διαφάνεια (ή μέρος της) σε ένα ενιαίο σύνολο με τη διαδικασία της ομαδοποίησης. Για να το καταφέρετε: 1. Επιλέξτε τα αντικείμενα που επιθυμείτε να ομαδοποιήσετε. 2. Στη γραμμή εργαλείων Σχεδίαση κάντε κλικ στο κουμπί Σχεδίαση και επιλέξτε την εντολή Ομαδοποίηση. Α4.4. Πληροφορίες για τη Συλλογή Clip Η Συλλογή Clip περιέχει μια μεγάλη ποικιλία από clip εικόνων, φωτογραφιών, ήχων και βίντεο, που είναι έτοιμα για εισαγωγή και χρήση στις παρουσιάσεις σας. Για να προσθέσετε ένα clip σε μια διαφάνεια, κάντε κλικ στο κουμπί Εισαγωγή ClipArt στη γραμμή εργαλείων Σχεδίαση. Μπορείτε να προσθέσετε στη Συλλογή Clip τις δικές σας εικόνες, με τις ακόλουθες μορφές αρχείου:

11 Μετα-αρχείο MicrosoftWindows (.wmf) Bitmap (.bmp) Μετα-αρχείο Computer Graphics (.cgm) Graphics Interchange Format (.gif) Joint Photographic Experts Group (.jpg) Portable Network Graphics (.png) Μπορείτε επίσης να προσθέσετε αντικείμενα σχεδίασης, τα οποία δημιουργείτε με τα εργαλεία της γραμμής εργαλείων Σχεδίαση στο Microsoft Word, Microsoft Excel και Microsoft PowerPoint. Η Συλλογή Clip διαθέτει δυνατότητα αναζήτησης, που σας βοηθά να εντοπίσετε τα πιο κατάλληλα clip για την παρουσίασή σας. Για να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα αναζήτησης, κάντε κλικ στο πλαίσιο Αναζήτηση clip και στη συνέχεια πληκτρολογήστε μία ή περισσότερες λέξεις, που περιγράφουν το είδος clip που θέλετε. Η Συλλογή Clip διαθέτει και ένα δικό της σύστημα Βοήθειας, στο οποίο μπορείτε να βρείτε πληροφορίες για διάφορα θέματα, όπως η οργάνωση των clip σε κατηγορίες, η αντιστοίχιση λέξεων-κλειδιών σε clip για διευκόλυνση της αναζήτησης και η εργασία με τη Συλλογή Clip μέσω πλήκτρων συντόμευσης. Για να ανατρέξετε στη Βοήθεια, κάντε κλικ στο κουμπί Βοήθεια από τη Συλλογή Clip. Εάν δεν μπορείτε να βρείτε το clip εικόνας, μουσικής, ήχου, βίντεο ή κινούμενων σχεδίων που θέλετε, συνδεθείτε με την ClipGalleryLive, μια τοποθεσία Web, από όπου μπορεί να γίνει προεπισκόπηση και λήψη επιπρόσθετων clip. Α4.5. Επεξεργασία οργανογράμματος Το Powerpoint έχει τη δυνατότητα δημιουργίας οργανογραμμάτων μέσω της εισαγωγής τους σαν αντικείμενα του πακέτου MS Organizationchart της Microsoft. Για να εισάγετε ένα οργανόγραμμα στην παρουσίασή σας ακολουθείστε τα βήματα:

12 1. Από το μενού Εισαγωγή επιλέξτε Αντικείμενο 2. Αναζητήστε το αντικείμενο MS Organization chart. 3. Πατήστε OK. 4. Αφού συμπληρώσετε τα στοιχεία που θέλετε, κλείστε το παράθυρό του για να επιστρέψετε στο PowerPoint. Α4.6. Εισαγωγή τύπων 1. Εμφανίστε τη διαφάνεια, στην οποία θέλετε να προσθέσετε κάποιο τύπο. 2. Πάλι από το μενού Εισαγωγή επιλέξτε Αντικείμενο. 3. Στη λίστα που θα εμφανισθεί αναζητήστε τον Equation Editor. 5. Πατήστε OK. 4. Επεξεργασθείτε την εξίσωση με τα εργαλεία του μενού. 5. Για να επιστρέψετε στο PowerPoint, κάντε κλικ οπουδήποτε μέσα στη διαφάνειά σας.

13 Α4.7. Δημιουργία πίνακα Υπάρχουν δύο τρόποι, για να δημιουργήσετε πίνακες στο PowerPoint. Μπορείτε να δημιουργήσετε έναν απλό πίνακα, όπως έναν πίνακα με ίσο αριθμό γραμμών και στηλών. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα "Σχεδίαση πίνακα", για να δημιουργήσετε πιο σύνθετους πίνακες, όπως έναν πίνακα με κελιά σε διαφορετικά ύψη ή με κυμαινόμενο αριθμό στηλών στην κάθε γραμμή. Και μπορείτε πάντα να εισαγάγετε έναν πίνακα του Word, εάν θέλετε να υπάρχουν περισσότερες δυνατότητες μορφοποίησης. Σημείωση Το κείμενο των πινάκων δεν εμφανίζεται στο παράθυρο διάρθρωσης. Α5. Προετοιμασία παρουσίασης Α5.1. Τρόποι οργάνωσης περιεχομένου σε μια διάρθρωση Η παρουσίασή σας εμφανίζεται στο παράθυρο διάρθρωσης αριστερά, ως μία διάρθρωση, η οποία απαρτίζεται από τους τίτλους και το κυρίως κείμενο της κάθε διαφάνειας. Μπορείτε να πληκτρολογήσετε το κείμενο μιας διάρθρωσης στο PowerPoint, να αρχίσετε με μια διάρθρωση του "Οδηγού Αυτόματου Περιεχομένου" ή να εισαγάγετε μια διάρθρωση από άλλο πρόγραμμα, όπως το Microsoft Word. Κάθε τίτλος διαφάνειας εμφανίζεται δίπλα σε έναν αριθμό και ένα εικονίδιο. Το σώμα κειμένου, το οποίο διατάσσεται με εσοχές πέντε επιπέδων, εμφανίζεται κάτω από κάθε τίτλο. Η εργασία με μια διάρθρωση είναι ο καλύτερος τρόπος να οργανώσετε και να αναπτύξετε το περιεχόμενο της παρουσίασής σας, γιατί μπορείτε να δείτε στην οθόνη όλους τους τίτλους και το κυρίως κείμενο, ενώ εργάζεστε. Μπορείτε να αναδιατάξετε τα διάφορα σημεία μιας διαφάνειας, να μετακινήσετε ολόκληρες διαφάνειες σε άλλη θέση και να επεξεργαστείτε τίτλους και σώμα κειμένου. Για παράδειγμα, για την αναδιάταξη διαφανειών ή στοιχείων με κουκκίδες, μπορείτε να επιλέξετε απλώς το εικονίδιο της διαφάνειας ή την κουκκίδα του κειμένου που θέλετε να μετακινήσετε και στη συνέχεια να το σύρετε στη νέα του θέση. Όταν επιλέγετε κείμενο στο παράθυρο διάρθρωσης, γίνονται διαθέσιμα ορισμένα κουμπιά για την εργασία με διαρθρώσεις, στις γραμμές εργαλείων Βασική και Μορφοποίηση. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτά τα κουμπιά, για τη γρήγορη οργάνωση της παρουσίασής σας, για παράδειγμα, κάντε κλικ στο κουμπί Προβιβασμός ή Υποβιβασμός, για να αυξήσετε ή να μειώσετε το επίπεδο εσοχής μιας

14 κουκκίδας. Μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Εμφάνιση μορφοποίησης, για να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε τη μορφοποίηση μιας διάρθρωσης. Το κουμπί Ανάπτυξη όλων σας επιτρέπει να εμφανίσετε όλες τις λεπτομέρειες της διάρθρωσής σας ή να δείτε μόνο τους τίτλους διαφανειών. Μπορείτε επίσης να εμφανίσετε σε μία γραμμή εργαλείων όλα τα κουμπιά που αφορούν την εργασία με διαρθρώσεις. Από το μενού Προβολή, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην εντολή Γραμμές εργαλείων και στη συνέχεια κάντε κλικ στην εντολή Διάρθρωση εγγράφου. Α5.2. Δημιουργία παρουσίασης από υπάρχουσα διάρθρωση Μπορείτε να εισαγάγετε μια διάρθρωση, που έχει δημιουργηθεί σε άλλο πρόγραμμα, όπως το Word. Μπορείτε επίσης να εισαγάγετε μια διάρθρωση σε ήδη υπάρχουσα παρουσίαση. Α5.3. Αλλαγή της σειράς των παραγράφων σε μια διάρθρωση Στο παράθυρο διάρθρωσης, κάντε κλικ στο εικονίδιο της διαφάνειας ή την κουκκίδα του κειμένου που θέλετε να μετακινήσετε και στη συνέχεια σύρετε το στοιχείο στη νέα του θέση. Μπορείτε επίσης να μετακινήσετε παραγράφους, χρησιμοποιώντας κουμπιά από τη γραμμή εργαλείων Διάρθρωση εγγράφου. Για να εμφανίσετε τη γραμμή εργαλείων Διάρθρωση εγγράφου, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην εντολή Γραμμές εργαλείων από το μενού Προβολή και στη συνέχεια κάντε κλικ στην εντολή Διάρθρωση εγγράφου. Στη γραμμή εργαλείων Διάρθρωση εγγράφου, κάντε κλικ στο κουμπί Μετακίνηση προς τα επάνω ή Μετακίνηση προς τα κάτω, για να μετακινήσετε την επιλεγμένη παράγραφο. Υποβιβασμός σημείου διάρθρωσης 1. Στο παράθυρο διάρθρωσης, επιλέξτε το κείμενο που θέλετε να υποβιβαστεί. 2. Στη γραμμή εργαλείων της Κεντρικής εργαλειοθήκης, κάντε κλικ στο κουμπί Υποβιβασμός.

15 Προβιβασμός σημείου διάρθρωσης 1. Στο παράθυρο διάρθρωσης, επιλέξτε το κείμενο που θέλετε να προβιβαστεί. 2. Στη γραμμή εργαλείων της Κεντρικής εργαλειοθήκης, κάντε κλικ στο κουμπί Προβιβασμός. Προβιβασμός - Υποβιβασμός Α6. Εφέ εναλλαγής διαφανειών Οι μεταβάσεις ή εναλλαγές (transitions) είναι ειδικά εφέ που μπορούμε να συμπεριλάβουμε ανάμεσα στις διαφάνειες, οπότε καθώς αλλάζουμε διαφάνειες η μετάβαση σχεδιάζει την επόμενη διαφάνεια στην οθόνη με μια ποικιλία τεχνικών, ανάμεσα στις οποίες μπορεί να υπάρχει και αναπαραγωγή ήχου. Το μενού για να ορίσουμε τα εφέ μετάβασης είναι Παρουσίαση, Τρόπος Εναλλαγής διαφάνειας, όπου μπορούμε να δούμε πολλές διαφάνειες σε μία μόνο οθόνη και να δοκιμάσουμε τα εφέ μετάβασης. Για να ορίσουμε ένα απλό εφέ μετάβασης σε μια διαφάνεια, πρώτα πατάμε πάνω της για να την επιλέξουμε και μετά διαλέγουμε ένα εφέ μετάβασης από το μενού του τρόπου εναλλαγής διαφάνειας. Τότε μπορούμε να δούμε επί τόπου μια προεπισκόπηση της μετάβασης, επιλέγοντας το εφέ μετάβασης της διαφάνειας. Για να εφαρμόσουμε το ίδιο εφέ μετάβασης σε περισσότερες από μία διαφάνειες, πρώτα τις επιλέγουμε όλες μ έναν από τους γνωστούς τρόπους και στη συνέχεια επιλέγουμε ένα εφέ από την ίδια λίστα Εφέ εναλλαγής διαφάνειας. Σ αυτό το πλαίσιο διαλόγου, μπορούμε να επιλέξουμε το εφέ μετάβασης από την πτυσσόμενη λίστα Εφέ:, την Ταχύτητα του εφέ μετάβασης (Αργά, Μέτρια, Γρήγορα) καθώς και αν η Διαδοχή διαφανειών θα γίνεται με πάτημα του ποντικιού (Μόνο με κλικ) ή Αυτόματα μετά από χ δευτερόλεπτα. Για να προσθέσουμε ηχητικές μεταβάσεις στην προβολή των διαφανειών, μπορούμε να επιλέξουμε κάποιους από τους έτοιμους ήχους της πτυσσόμενης λίστας Ήχος, όπως Γραφομηχανή, Ήχος λέιζερ, Σφύριγμα, Φρένα που στριγγλίζουν, Φωτογραφική μηχανή ή να επιλέξουμε Άλλος ήχος... και να διαλέξουμε κάποιο από τα αρχεία ήχου του φακέλου Windows\Media ή κάποιον ήχο από ένα cd-rom ή από άλλο μέσο. Αν θέλουμε η αναπαραγωγή του ήχου να είναι συνεχής κατά τη διάρκεια μιας προβολής

16 διαφανειών, πρέπει να επιλέξουμε το πλαίσιο ελέγχου Επανάληψη μέχρι τον επόμενο ήχο. Α7. Εφέ κίνησης Τα στοιχεία κειμένου με κουκκίδες ή αρίθμησης των διαφανειών κειμένου, μπορούν να εμφανίζονται είτε όλα μαζί ή το ένα μετά το άλλο, κατά τη διάρκεια της προβολής διαφανειών. Για να τα κάνουμε να εμφανίζονται σταδιακά, θα πρέπει να καθορίσουμε ένα Εφέ σταδιακής εμφάνισης κειμένου από το μενού Παρουσίαση, Προσαρμογή κίνησης Για να ενεργοποιηθεί το μενού Ρυθμίσεων κίνησης, πρέπει να επιλέξουμε μια ή περισσότερες διαφάνειες, καθώς και τα πλαίσια που περιέχουν κείμενο (ή αντικείμενο). Στη συνέχεια, μπορούμε να επιλέξουμε αν τα στοιχεία με κουκκίδες θα παρουσιασθούν όλα μαζί (Όλων ταυτόχρονα) ή ανά επίπεδο παραγράφου (Με τις παραγράφους 1ου επιπέδου) ή αν θα υπάρχει Αποτροπή σταδιακής εμφάνισης.

17 Α8. Κουμπιά ενεργειών Τα κουμπιά ενεργειών βρίσκονται στο μενού της Παρουσίασης. Η χρήση τους ενδείκνυται για μεταβάσεις ή ενεργοποίηση. Με την επιλογή κάποιου, ο δείκτης του ποντικιού γίνεται σταυρόνημα και μετά την τοποθέτησή του στη διαφάνεια εμφανίζει το παράθυρο ενεργειών για την επιθυμητή ενέργεια. Α9. Προσαρμογές παρουσίασης Από το μενού της παρουσίασης μπορούμε να προσαρμόσουμε την όλη παρουσίαση.

18 Μπορούμε να κάνουμε ρυθμίσεις προβολής, όπως στην εικόνα που ακολουθεί Επίσης: Να αποκρύψουμε διαφάνειες Να χρονίσουμε την παρουσίαση με δοκιμή ή Να καταγράψουμε αφήγηση Α10. Υπόδειγμα διαφανειών Ρυθμίσεις Εκτυπώσεις Α10.1. Υπόδειγμα διαφανειών Το PowerPoint παρέχεται με έναν ειδικό τύπο διαφάνειας, που ονομάζεται υπόδειγμα διαφανειών. Το υπόδειγμα διαφανειών ελέγχει ορισμένα χαρακτηριστικά, όπως τον τύπο, το μέγεθος και το χρώμα γραμματοσειράς του κειμένου, που ονομάζεται "κείμενο υποδείγματος", καθώς και το χρώμα φόντου και ορισμένα ειδικά εφέ, όπως η σκίαση και το στυλ κουκκίδας. Το υπόδειγμα διαφανειών περιέχει σύμβολα κράτησης θέσης για κείμενο, καθώς και για υποσέλιδα, όπως η ημερομηνία, η ώρα και ο αριθμός διαφάνειας. Όταν θέλετε να γίνει μια καθολική αλλαγή στην εμφάνιση των διαφανειών σας, δεν χρειάζεται να τροποποιείτε μεμονωμένα την κάθε διαφάνεια. Αρκεί να κάνετε μία φορά την αλλαγή στο υπόδειγμα διαφανειών και το PowerPoint θα ενημερώσει αυτόματα τις υπάρχουσες διαφάνειες και θα εφαρμόσει τις αλλαγές στις νέες διαφάνειες που θα προσθέσετε. Για να αλλάξετε τη μορφοποίηση κειμένου, επιλέξτε το κείμενο στα σύμβολα κράτησης θέσης και κάντε τις αλλαγές που θέλετε. Για παράδειγμα, εάν μετατρέψετε σε μπλε το χρώμα του κειμένου κράτησης θέσης, τότε το κείμενο στις υπάρχουσες και τις νέες διαφάνειες θα μετατραπεί αυτόματα σε μπλε. Χρησιμοποιήστε το υπόδειγμα διαφανειών, για να κάνετε τα εξής: προσθήκη εικόνας, αλλαγή φόντου, ρύθμιση μεγέθους για τα σύμβολα κράτησης θέσης, καθώς και αλλαγή στυλ, μεγέθους και χρώματος γραμματοσειράς.

19 Για να εμφανίζονται εικόνες ή κείμενο, όπως ένα όνομα ή λογότυπο εταιρείας, σε κάθε διαφάνεια, μπορείτε να τα συμπεριλάβετε στο υπόδειγμα διαφανειών. Τα αντικείμενα εμφανίζονται στις διαφάνειες με τη θέση που έχουν στο υπόδειγμα διαφανειών. Για να προσθέσετε το ίδιο κείμενο σε κάθε διαφάνεια, προσθέστε το κείμενο στο υπόδειγμα διαφανειών, κάνοντας κλικ στο κουμπί Πλαίσιο κειμένου από τη γραμμή εργαλείων Σχεδίαση και αποφεύγοντας να πληκτρολογήσετε στα σύμβολα κράτησης θέσης κειμένου. Η μορφή του κειμένου που προστίθεται με το κουμπί Πλαίσιο κειμένου δεν ελέγχεται από το υπόδειγμα. Α10.2. Εκτυπώσεις Μπορείτε να εκτυπώσετε ολόκληρη την παρουσίασή σας, τις διαφάνειες, τη διάρθρωση, τις σημειώσεις και τις σημειώσεις ακροατηρίου, με μορφή, έγχρωμη, ασπρόμαυρη ή με διαβαθμίσεις του γκρι. Μπορείτε επίσης να εκτυπώσετε συγκεκριμένες διαφάνειες, σημειώσεις ακροατηρίου, σελίδες σημειώσεων ή σελίδες διάρθρωσης. Οι περισσότερες παρουσιάσεις έχουν σχεδιαστεί για έγχρωμη εμφάνιση, αλλά οι διαφάνειες και οι σημειώσεις ακροατηρίου εκτυπώνονται συνήθως με ασπρόμαυρη μορφή. Μπορείτε να δείτε σε προεπισκόπηση πώς θα είναι οι διαφάνειες και οι σημειώσεις ακροατηρίου σε ασπρόμαυρη μορφή και να ρυθμίσετε την εμφάνιση των ασπρόμαυρων αντικειμένων, πριν από την εκτύπωση της παρουσίασής σας. Μπορείτε να παράγετε από τις διαφάνειές σας έγχρωμες ή ασπρόμαυρες διαφάνειες επιδιασκοπίου, να δημιουργήσετε διαφάνειες 35 χιλ. χρησιμοποιώντας μια επιτραπέζια συσκευή καταγραφής φιλμ ή να δημιουργήσετε ένα αρχείο για ένα γραφείο παροχής υπηρεσιών. Κατά την εκτύπωση σημειώσεων ακροατηρίου, μπορείτε να επιλέξετε ανάμεσα σε διάφορους τύπους διάταξης που διαφέρουν ως προς τον αριθμό των διαφανειών και την οριζόντια ή κατακόρυφη διάταξη ή μπορείτε να επιλέξετε την εντολή Microsoft Word (μενού Αρχείο, δευτερεύον μενού Αποστολή προς) και στη συνέχεια να χρησιμοποιήσετε το Word, για να εκτυπώσετε μια ποικιλία τύπων διάταξης.

20

21 ΜΕΡΟΣ Β. ΠΡΟΧΩΡΗΜΕΝΕΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ ΚΑΙ ΤΕΧΝΙΚΕΣ Οι παρακάτω υποδείξεις χωρίζονται σε τέσσερεις κατηγορίες: Ειδικές και. Εξειδικευμένων τεχνικών, Γραφικών, Μακροεντολών και Κατά την παρουσίαση ΣΗΜΕΙΩΣΗ Οι παρουσιάσεις PowerPoint μπορεί να είναι πολύ μεγάλες σε μέγεθος αρχείου. Φροντίστε για τη συμπίεση των γραφικών πριν από την τελική αποθήκευση στη παρουσίασή σας! Β1. Χρήσιμες υποδείξεις Β1.1. Βασικές ρυθμίσεις Ο αριθμός των γραμματοσειρών δεν θα πρέπει να υπερβαίνει τις 3 Το μέγεθος του κειμένου του τίτλου θα πρέπει να είναι τουλάχιστον 36 Το μέγεθος του κειμένου του σώματος πρέπει να είναι τουλάχιστον 20 Ο αριθμός γραμμών δεν πρέπει να υπερβαίνει τις 6 Ο αριθμός γραμμών ανά τίτλο δεν πρέπει να υπερβαίνει τις 2 Ο αριθμός γραμμών ανά κουκκίδα δεν πρέπει να υπερβαίνει τις 2 Β1.2. Το πλήκτρο Shift Κρατήστε πατημένο το πλήκτρο SHIFT κατά την σχεδίαση μιας γραμμής για να πάρετε μια τέλεια ευθεία γραμμή. Κρατήστε πατημένο το πλήκτρο SHIFT κατά την σχεδίαση μιας έλλειψης για να πάρετε ένα τέλειο κύκλο. Κρατήστε πατημένο το πλήκτρο SHIFT κατά την σχεδίαση ορθογώνιου για να πάρετε ένα τετράγωνο. Κρατήστε πατημένο το πλήκτρο SHIFT ενώ είστε σε κανονική προβολή προκειμένου να πάρετε το υπόδειγμα διαφανειών. Κρατήστε πατημένο το πλήκτρο SHIFT ενώ πιέζετε Enter για να πάρετε μια κενή γραμμή χωρίς κουκκίδα. Κρατήστε πατημένο το πλήκτρο SHIFT για να επιλέξετε πολλαπλά αντικείμενα σε μια διαφάνεια, ταυτόχρονα. Κρατήστε πατημένο το πλήκτρο SHIFT κατά την αλλαγή μεγέθους ενός γραφικού για να διατηρήσει τις ίδιες αναλογίες στην αλλαγή του μεγέθους του. Κρατήστε πατημένο το πλήκτρο SHIFT ενώ πιέζετε το F3 να αλλάξετε την εναλλαγή των γραμμάτων. Β1.3. Το πλήκτρο Control CTRL ενώ σύρετε ένα υπάρχοντα οδηγό για να δημιουργήσετε ένα νέο οδηγό. CTRL ενώ περιστρέφετε τον τροχό του ποντικιού για να κάνετε ζουμ μέσα και έξω από τη διαφάνεια CTRL μαζί με το πλήκτρο HOME για να μεταβείτε στην πρώτη διαφάνεια CTRL μαζί με το πλήκτρο END για να μεταβείτε στην τελευταία διαφάνεια στην παρουσίασή σας CTRL + A (στην καρτέλα Διαφάνειες) για να επιλέξετε όλα τα αντικείμενα

22 CTRL + A (στην προβολή ταξινόμησης διαφανειών) για να επιλέξετε όλες τις διαφάνειες CTRL + A (στην καρτέλα Διάρθρωση) για να επιλέξετε όλο το κείμενο στην προβολή παρουσίασης CTRL + B για να εφαρμόσετε μορφοποίηση έντονης γραφής CTRL + C για να αντιγράψετε το επιλεγμένο αντικείμενο CTRL + E για να το κέντρο μιας παραγράφου CTRL + F για να βρείτε κείμενο CTRL + G για να ανοίξετε το πλέγμα και τους οδηγούς CTRL + H για να αντικαταστήστε κείμενο CTRL + I για να εφαρμόσετε μορφοποίηση με πλάγια γραφή CTRL + J για πλήρη ευθυγράμμιση μιας παραγράφου CTRL + K για να εισαγάγετε μια υπερ-σύνδεση CTRL + L για να ευθυγραμμίσετε αριστερά μια παράγραφο CTRL + M για να εισαγάγετε μια νέα διαφάνεια CTRL + N για να δημιουργήσετε μια νέα παρουσίαση CTRL + O για να ανοίξετε μια υπάρχουσα παρουσίαση CTRL + P για να εκτυπώσετε μια παρουσίαση CTRL + Q για έξοδο από το PowerPoint CTRL + R για δεξιά ευθυγράμμιση μιας παραγράφου CTRL + S για να αποθηκεύσετε μια παρουσίαση CTRL+T για να αλλάξετε τη μορφοποίηση των χαρακτήρων της πρότασης, με πεζά και κεφαλαία γράμματα CTRL + U για να εφαρμόσετε μορφοποίηση υπογράμμισης CTRL + V για να επικολλήσετε ένα αποκομμένο ή αντιγραμμένο αντικείμενο CTRL + W για να κλείσετε μια παρουσίαση CTRL + Y για να επαναλάβετε ή να επαναλάβετε μια ενέργεια CTRL + Z για να αναιρέσετε την τελευταία ενέργεια CTRL + σύμβολο ίσον για την εφαρμογή μορφοποίησης CTRL + SHIFT + σύμβολο συν για να εφαρμόσετε μορφοποίηση εκθέτη CTRL + SpaceBar για να αφαιρέσετε δείκτη και εκθέτη Β1.4. Τα πλήκτρα λειτουργιών Function Key F1 F2 F3 Μόνο του με SHIFT με CTRL με ALT Εμφάνιση του βοηθού του Office ή της βοήθειας τωνwindows Επιλογή κειμένου σε πλαίσιο κειμένου Τι είναι; ή Βοήθεια για παρεμφερείς έννοιες Αλλαγή πεζών - κεφαλαίων Αποθήκευση ως

23 F4 F5 F6 F7 F8 F9 F10 F11 Επανάληψη της τελευταίας ενέργειας Εκκίνηση παρουσίασης από την πρώτη διαφάνεια Μετακίνηση δεξιόστροφα μεταξύ ενοτήτων στην κανονική προβολή Έλεγχος ορθογραφίας Ενεργοποίηση της γραμμής του μενού Επανάληψη της τελευταίας ενέργειας αναζήτησης Μετακίνηση δεξιόστροφα μεταξύ ενοτήτων Εμφάνιση απόκρυψη πλέγματος Μενού συντόμευσης Κλείσιμο του ενεργού παράθυρου Επαναφορά ενεργού παράθυρου Μετακίνηση μεταξύ ανοικτών παραθύρων Εάν δεν είναι μεγιστοποιημένο το παράθυρο, επιτρέπει, την μετακίνησή του Εάν δεν είναι μεγιστοποιημένο το παράθυρο, επιτρέπει την αλλαγή μεγέθους του Ελαχιστοποίηση ενεργού παράθυρου Μεγιστοποίηση ενεργού παράθυρου F12 Αποθήκευση ως Αποθήκευση Άνοιγμα Κλείσιμο της ενεργούς εφαρμογής Επαναφορά παράθυρου ενεργής εφαρμογής Εύρεση επόμενου λάθους Μακροεντολές Εμφάνιση απόκρυψη οδηγών Μεγιστοποίηση παράθυρου εφαρμογής Visual Basic Β1.5. Εισαγωγή ειδικών συμβόλων Για να εισαγάγετε το σύμβολο, πληκτρολογήστε (c) Για να εισαγάγετε το σύμβολο κατοχύρωσης δικαιωμάτων πληκτρολογήστε (tm) Για να τοποθετήσετε το σύμβολο πληκτρολογήστε (r) Μπορείτε να φτιάξετε τις δικές σας ειδικές συντομεύσεις από τα Εργαλεία, Αυτόματη Διόρθωση Β1.6. Αποφυγή λαθών Χρησιμοποιήστε ένα παραδοσιακό χρώμα φόντου που έχει αποδειχθεί ότι είναι εύκολο για τα μάτια. Να θυμάστε ότι οι πληροφορίες στην προβολή της παρουσίασης σας είναι πιο σημαντική από ό, τι τα χρώματα. Πληροφορίες, όχι φανταχτερά χρώματα, θα πρέπει να προσελκύσουν την προσοχή των θεατών σας.

24 Περιορίστε τη χρήση των κινούμενων εικόνων. Τα υπερβολικά animations θα αποσπάσουν την προσοχή των θεατών σας από τις πληροφορίες της παρουσίασης. Εάν επιλέξετε να χρησιμοποιήσετε κινούμενες εικόνες, χρησιμοποιείστε τα ίδια είδη των κινούμενων εικόνων σε όλες τις διαφάνειες. Μια επαγγελματική παρουσίαση δεν είναι το μέσο για να δούμε πόσα διαφορετικά animations μπορείτε να χρησιμοποιήσετε. Περιορίστε τις μεταβάσεις μεταξύ των διαφανειών. Εάν επιλέξετε να χρησιμοποιήσετε ένα μεταβατικό στάδιο, χρησιμοποιείστε την ίδια μετάβαση από όλες τις διαφάνειες. Σε μια επαγγελματική παρουσίαση δεν είναι η κατάλληλη στιγμή για να χρησιμοποιήσετε μια διαφορετική μετάβαση ανάμεσα σε κάθε διαφάνεια. Κρατήστε τη παρουσίαση σύντομη, απλή, και απαλή. Επικεντρωθείτε στο μήνυμα της παρουσίασης και όχι στα διαθέσιμα εφέ του PowerPoint. Δημιουργήστε μια διαφάνεια τίτλου και μια διαφάνεια τέλους στην παρουσίασή σας. Επίσης, δημιουργήστε μια διαφάνεια Συντελεστές αν χρησιμοποιείτε πληροφορίες ή γραφικά εκτός από τα clip που παρέχονται με το PowerPoint. Χρησιμοποιώντας πληροφορίες ή γραφικά χωρίς επικαλούμενη πηγή, θεωρείται λογοκλοπή. Μην χρησιμοποιείτε πολλαπλά φόντα. Μια επαγγελματική παρουσίαση θα πρέπει να είναι συνεπής. Μην χρησιμοποιείτε υπερβολικά γραφικά και εφέ κειμένου. Μια επαγγελματική παρουσίαση θα πρέπει να είναι λεπτή και να μην υποβαθμίζει το μήνυμα. Χρησιμοποιήστε ήχο και γραφικά που διακινούνται μόνον εάν το μήνυμα της παρουσίασης θα πρέπει να ενισχυθεί με αυτό. Β1.7. Σελίδες σημειώσεων Μια ηλεκτρονική παρουσίαση, δεν μπορούμε να την δώσουμε στο κοινό. Ως εκ τούτου, υπάρχουν συχνά πρόσθετες πληροφορίες που δεν πρέπει μεν να τοποθετούνται σε μια διαφάνεια, αλλά θα πρέπει να μεταφέρονται στο κοινό σας. Αυτές οι πρόσθετες πληροφορίες είναι το μήνυμα που θα μεταδώσετε προφορικά. Το PowerPoint έχει ένα χαρακτηριστικό γνώρισμα που μπορείτε να τοποθετήσετε αυτά τα επιπλέον στοιχεία - που ονομάζονται σελίδες σημειώσεων ή σημειώσεις ομιλητή (ανάλογα με την έκδοση του PowerPoint που χρησιμοποιείτε). Για να εισάγετε σημειώσεις σε μια διαφάνεια, πληκτρολογήστε το κείμενο στο παράθυρο κάτω από τη διαφάνεια. Γραφικά και άλλα αντικείμενα μπορούν επίσης να τοποθετηθούν στις σελίδες σημειώσεων. Β1.8. Επεξεργασία συντομεύσεων Όταν επιλέγετε ένα αντικείμενο (ένα σύμβολο κράτησης θέσης κειμένου ή ένα γραφικό αντικείμενο), χρησιμοποιήστε το δεξιό κουμπί του ποντικιού για να κάνετε κλικ πάνω του. Όχι μόνο θα επιλέξετε το αντικείμενο, αλλά θα σας δείξει ένα μενού επεξεργασίας συγκεκριμένα για αυτό το αντικείμενο. Β1.9. Μείωση μεγέθους αρχείου Εάν θέλετε να μειώσετε το μέγεθος του αρχείου παρουσίασης (επειδή η μνήμη του υπολογιστή σας είναι περιορισμένη ή για την αποθήκευση του σε μια μονάδα δίσκου

25 flash ή για τη μεταφορά μέσω ή το Διαδίκτυο), μπορείτε να κάνετε τέσσερα πράγματα: Χρησιμοποιήστε Αποθήκευση ως (στο μενού Αρχείο) και αποθηκεύστε το αρχείο σας χρησιμοποιώντας ένα διαφορετικό όνομα. Τοποθετήστε μια κενή διαφάνεια στην αρχή της παρουσίασής σας. Εάν χρησιμοποιείτε το ίδιο γραφικό σε πολλές διαφάνειες, μην εισαγάγετε το γραφικό σε κάθε μία από τις διαφάνειες. Τοποθετήστε το μόνο μία φορά, και μετά αντιγράψτε το από διαφάνεια σε διαφάνεια. Εάν χρησιμοποιείτε το ίδιο γραφικό σε όλες τις διαφάνειες, τοποθετήστε το γραφικό στη διαφάνεια του υποδείγματος (στο μενού Προβολή. Κοιτάξτε ξανά κάθε γραφικό και άλλα αντικείμενα στην παρουσίασή σας. Να το προσθέσω για την παρουσίαση ή είναι απλά "εφετζίδικο;" Εξετάστε τη μείωση του μεγέθους της παρουσίασης με την απλούστευση των επιπλέον πληροφοριών. Θυμηθείτε: οι πληροφορίες σχετικά με τις διαφάνειες δεν πρέπει να επισκιαστούν από τα γραφικά και τα ειδικά εφέ. Β1.10. Συμπίεση εικόνων Πηγαίνετε σε κάθε διαφάνεια που περιέχει ένα γραφικό - όχι ένα αυτόματο σχήμα που εισάγατε από τη γραμμή εργαλείων Σχεδίαση, αλλά μια εικόνα που εισάγατε ή ένα clipart. Κάντε δεξί κλικ στο γραφικό και επιλέξτε Μορφοποίηση εικόνας Στην εργαλειοθήκη Εικόνα, κάντε κλικ στο κουμπί συμπίεσης, το οποίο θα ανοίξει το Συμπίεση εικόνων παράθυρο διαλόγου. Επιλέξτε Όλες οι εικόνες στο έγγραφο στην ενότητα Εφαρμογή σε. Επιλέξτε Web / Οθόνη στο Αλλαγή ανάλυσης. Επιλέξτε και τα δύο πλαίσια στο Επιλογές. Κάντε κλικ στο OK Κάντε κλικ στο OK και πάλι Το αρχείο σας θα πρέπει να είναι έως 75% μικρότερο τώρα. Β1.11. Αποσύνδεση υπομενού Μπορεί να χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε τα ίδια υπομενού αρκετές φορές. Αν το υπομενού έχει μια σκιερή γραμμή στο επάνω μέρος, μπορείτε να το αποκόψετε" και να το τοποθετήσετε στην οθόνη. Απλώς σύρετε το υπομενού με το ποντίκι από τη σκιασμένη ταινία τίτλου.

26 Β1.12. Συνεχόμενη ομοιομορφία Εάν δημιουργείτε μια τελική διαφάνεια, όπου κάθε αντικείμενο θα προστεθεί προοδευτικά στις επόμενες διαφάνειες, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα "προς τα πίσω" τέχνασμα για να δημιουργήσετε ενιαίες οθόνες. Δημιουργήστε την τελική διαφάνεια πρώτα. Στη συνέχεια, αντιγράψτε αυτή την διαφάνεια (CTRL+D) όσες φορές χρειάζεται για να δημιουργήσετε την ακολουθία. Στη συνέχεια, εργάζεστε προς τα πίσω, αφαιρέστε τα αντικείμενα στις διαφάνειες. Αυτό θα εξασφαλίσει ότι κάθε αντικείμενο είναι ακριβώς το σωστό μέρος για κάθε διαφάνεια, και αυτό εξαλείφει τις αντιαισθητικές μεταθέσεις κατά τη μετακίνηση μεταξύ των διαφανειών. Β1.13. Εισαγωγή διαφανειών από άλλες παρουσιάσεις Είναι δυνατόν να εισάγετε μια μεμονωμένη διαφάνεια ή μια ομάδα διαφανειών από άλλη παρουσίαση σε μια νέα παρουσίασή σας. Αν έχετε ξοδέψει χρόνο δημιουργώντας την τέλεια διαφάνεια με ένα απόσπασμα, ειδικά γραφικά, ή περίπλοκα γραφήματα σε μια διαφάνεια, μπορείτε να την εισάγετε σε νέα παρουσίασή σας (χρησιμοποιήστε το Εισαγωγή, Εισαγωγή από αρχείο). Στην πραγματικότητα, μπορείτε να εισαγάγετε διαφάνειες από πολλές παρουσιάσεις σε μια νέα παρουσίασή σας. Μόνο τα αντικείμενα από τις εισαγόμενες διαφάνειες λαμβάνονται. Το φόντο και το υπόδειγμα διαφανειών παραμένουν ανεπηρέαστα. Β1.14. Διαφάνεια σύνοψης Με το PowerPoint, μπορείτε να προσθέσετε γρήγορα μια Περίληψη στην παρουσίασή σας. Αυτή η Περίληψη μπορεί να τοποθετηθεί ως πρώτη της παρουσίασής σας σαν εισαγωγή, ή μπορεί να μετακινηθεί στο τέλος της παρουσίασής σας ως σύνοψη ή αναθεώρηση. Η συνοπτική αυτή διαφάνεια δημιουργείται από τους τίτλους των άλλων διαφανειών: 1.Από το μενού Προβολή, κάντε κλικ στην εντολή Ταξινόμηση διαφανειών.

27 2. Επιλέξτε τις διαφάνειες με τους τίτλους που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Για να επιλέξετε πολλές διαφάνειες, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο CTRL και κάνετε κλικ στις διαφάνειες που θέλετε. (Βεβαιωθείτε να επιλέξετε τις διαφάνειες που θα συνοψίζουν καλύτερα την παρουσίασή σας). 3. Στη γραμμή εργαλείων Ταξινόμησης διαφανειών, κάντε κλικ στο κουμπί Προβολή Σύνοψης. 4. Μια νέα διαφάνεια, με τίτλο "Διαφάνεια Ανακεφαλαίωσης", εμφανίζεται μπροστά από την πρώτη επιλεγμένη διαφάνεια. 5. Επεξεργαστείτε αυτήν τη διαφάνεια και/ή μετακινήστε τη στην επιθυμητή θέση στην προβολή παρουσίασης. Β1.15. Εισαγωγή παρουσίασης στο Word Για να εισαγάγετε την παρουσίασή σας σε ένα έγγραφο του Word, ανοίξτε τα δύο αρχεία (τη παρουσίαση του PowerPoint και το επιθυμητό έγγραφο στο Word): 1.Από το μενού Προβολή, κάντε κλικ στην εντολή Ταξινόμηση διαφανειών. 2. Επιλέξτε τις διαφάνειες που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Για να επιλέξετε πολλές διαφάνειες, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο CTRL και κάντε κλικ στις διαφάνειες που θέλετε. 3. Αντιγράψτε τις διαφάνειες και επικολλήστε τις στο Word (CTRL-C σε PowerPoint και το CTRL-V στο Word). Θα δείτε μόνο την πρώτη διαφάνεια στο έγγραφο του Word, αλλά μπορείτε να κάνετε διπλό κλικ σε αυτή την πρώτη διαφάνεια για να εκτελέσετε την προβολή διαφανειών. Β2. Γραφικά αντικείμενα (3) Β2.1. Επιλογή αντικειμένων Μπορείτε να επιλέξετε ένα αντικείμενο κάνοντας κλικ σε αυτό. Μπορεί να θέλετε να κάνετε δεξί κλικ στο αντικείμενο για να δείτε το μενού περιβάλλοντος επεξεργασίας. Αν η διαφάνεια έχει επικαλυπτόμενα αντικείμενα έτσι ώστε να είναι δύσκολο να

28 επιλέξετε, επιλέξτε οποιοδήποτε αντικείμενο και στη συνέχεια χρησιμοποιήστε το πλήκτρο TAB για να μετακινηθείτε μέσα από τα διάφορα αντικείμενα που μέχρι το επιθυμητό αντικείμενο είναι επιλεγμένο. Μπορείτε να πατήσετε το πλήκτρο SHIFT και να χρησιμοποιήσετε το πλήκτρο TAB για να μετακινηθείτε προς τα πίσω στα διάφορα αντικείμενα. Ένας άλλος τρόπος για να επιλέξετε αντικείμενα είναι να χρησιμοποιήσετε την προσαρμοσμένη επιλογή κίνησης στο μενού Προβολή παρουσίασης. Κάντε κλικ στην καρτέλα Χρονοδιάγραμμα για να δείτε μια λίστα με όλα τα αντικείμενα στη διαφάνεια. Επιλέξτε το επιθυμητό αντικείμενο και στη συνέχεια αφαιρέστε το (ESC), από το παράθυρο Custom animation. Β2.2. Οδηγοί Με CTRL+G θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Πλέγμα και Οδηγοί όπου μπορείτε να ενεργοποιήσετε μία κάθετη και μία οριζόντια κατευθυντήρια γραμμή που μπορεί να τοποθετηθεί στη θέση που θέλετε και να χρησιμοποιηθεί ως βοήθημα για την ευθυγράμμιση. Πιέστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+G και πάλι για να απενεργοποιήσετε τις κατευθυντήριες γραμμές. Κρατήστε πατημένο το πλήκτρο CTRL ενώ σύρετε μια κατευθυντήρια γραμμή για να δημιουργήσετε πρόσθετες κατευθυντήριες γραμμές. Β2.3. Πλέγμα Με CTRL+G θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Πλέγμα και Οδηγοί όπου μπορείτε να ενεργοποιήσετε το πλέγμα, το οποίο μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως βοήθημα για ευθυγράμμιση. Πιέστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+G και πάλι για να απενεργοποιήσετε το πλέγμα. Β2.4. Ευθυγράμμιση αντικειμένων Το πιο χρήσιμο εργαλείο του PowerPoint για την τακτοποίηση των αντικειμένων σε μια σελίδα είναι η Στοίχιση και κατανομή κάτω από το μενού Σχεδίασης. Αυτό το εργαλείο σας επιτρέπει να ευθυγραμμιστεί με ακρίβεια τα αντικείμενα μεταξύ τους και να κατανέμει τα αντικείμενα ομοιόμορφα τόσο κάθετα όσο και οριζόντια σε μια σελίδα. Μπορείτε επίσης να μετακινήσετε με το χέρι τα αντικείμενα: Επιλέξτε το γραφικό και απλά πατήστε τα επάνω, κάτω, αριστερά ή δεξιά βέλη για να κινήσετε το γραφικό προς την επιθυμητή κατεύθυνση. Ή για να μετακινήσετε αντικείμενα σε ακόμη μικρότερες αυξήσεις: Επιλέξτε το γραφικό, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο CTRL και, στη συνέχεια, απλά πατήστε τα επάνω, κάτω, αριστερά ή δεξιά βέλη για να κινήσετε το γραφικό προς την επιθυμητή κατεύθυνση. Β2.5. Μικρογραφία Κατά την εργασία σας με γραφικά (αλλαγή μεγέθους, χρωματικές αλλαγές, κλπ.), σύρετε το γραφικό στην γκρίζα ζώνη pasteboard δίπλα slide σας. Εδώ μπορείτε να εργαστείτε με το γραφικό χωρίς την τυχαία αλλαγή άλλα αντικείμενα (όπως πλαίσια κειμένου) στη διαφάνειά σας. Μόλις έχετε ολοκληρώσει τις εργασίες για το γραφικό σας, να σύρετε πίσω στη θέση της σχετικά με την διαφάνεια.

29 Β2.6. Ανάγλυφα γραφικά Θέλετε ένα γραφικό να γίνει ανάγλυφο; Είναι αρκετά εύκολο: 1. Εισάγετε την εικόνα ClipArt (και σιγουρευτείτε ότι εξακολουθεί να είναι επιλεγμένη). 2. Καταργήσετε την ομαδοποίηση της εικόνας (στο μενού Draw της γραμμής εργαλείων Σχεδίασης). 3. Γρήγορα επαναομαδοποιήσετε την εικόνα. 4. Επιλέξτε τις ρυθμίσεις σκιάς στη γραμμή εργαλείων Σχεδίαση και επιλέξτε το στυλ Από το μενού Μορφή, επιλέξτε Αντικείμενο. 6. Κάντε κλικ στην καρτέλα Χρώματα και γραμμές. 7. Επιλέξτε το ίδιο χρώμα για ένα γέμισμα που χρησιμοποιήσατε στο φόντο της διαφάνειας σας, και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί OK. 8. Αν το ανάγλυφο αποτέλεσμα δεν είναι αρκετά διακριτό, πηγαίνετε στο κουμπί Σκιών (στη γραμμή εργαλείων Σχεδίασης) και επιλέξτε τις Ρυθμίσεις σκιάς, όπου θα χρησιμοποιήσετε τα βέλη για να μετακινήσετε λίγο τη σκιά. Β2.7. Απαλές σκιάσεις Μπορείτε να δημιουργήσετε "απαλές" σκιές για τετράγωνα ή στρογγυλεμένα αντικείμενα: 1. Δημιουργήστε ένα αντίγραφο του αντικειμένου. 2. Στις ιδιότητες αντικειμένου, αλλάξτε το γέμισμα του αντιγράφου που θα σκιαστεί από το μαύρο στο χρώμα του φόντου, με τη σκίαση που το μαύρο να πηγαίνει από το κέντρο προς τα έξω για να το χρώμα του φόντου στα άκρα. 3. Κάντε το σκιασμένο αντικείμενο περίπου 150% μεγαλύτερο από το αρχικό αντικείμενο 4. Τοποθετήστε το σκιασμένο αντικείμενο πίσω από το αρχικό αντικείμενο.

30 Β2.8. Σκιάσεις κειμένων Εάν τοποθετήσετε μια σκιά πίσω από το κείμενό σας, το κείμενο θα ξεχωρίσει και θα είναι πιο εύκολο για το κοινό σας να το διαβάσει. Μην προσθέσετε μια σκιά σε γραμματοσειρές serif-χρησιμοποιείτε μόνο Sans serif γραμματοσειρές, όπως Arial. Για να προσθέσετε μια σκιά, επιλέξτε το κείμενο και χρησιμοποιήστε το κουμπί σκιάς στη γραμμή εργαλείων Σχεδίασης. Β2.9. Πολλαπλά φόντα Κανονικά, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε το ίδιο κύριο υπόβαθρο σε ολόκληρη την παρουσίασή σας. Σε σπάνιες περιπτώσεις, όμως, μπορεί να έχετε δύο ή περισσότερα διακριτά τμήματα της παρουσίασής σας. Σε αυτές τις περιπτώσεις, μπορεί να θέλετε να έχετε δύο ή περισσότερα υπόβαθρα στην προβολή παρουσίασης. Από το PowerPoint XP (2002) και τις επόμενες εκδόσεις υποστηρίζονται πολλαπλά φόντα, αλλά μπορείτε να προσομοιώνετε διαφορετικά φόντα σε παλαιότερες εκδόσεις του. Στο μενού Μορφή, επιλέξτε Φόντο. Αλλάξτε το φόντο για διαφορετικά τμήματα, και στη συνέχεια, επιλέξτε το πλαίσιο "Παράβλεψη γραφικών φόντου από το υπόδειγμα." Β2.10. Κουκκίδες εικόνων Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εικόνες αντί τους απλούς μαύρους κύκλους και τα τετράγωνα για κουκκίδες στο PowerPoint: 1. Επιλέξτε το κείμενο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε κουκκίδες εικόνας. 2. Από το μενού Μορφή, επιλέξτε Κουκκίδες και αρίθμηση. 3. Στο παράθυρο διαλόγου, κάντε κλικ στο κουμπί Εικόνα. 4. Όταν δείτε το παράθυρο διαλόγου Κουκκίδα εικόνας, επιλέξτε μια σφαίρα που σας αρέσει και κάντε κλικ στο κουμπί Εισαγωγή Clip. Β3. Μακροεντολές Έχετε δαπανήσει ποτέ υπερβολικό χρόνο σε μια επαναλαμβανόμενη εργασία, σε ένα πρόγραμμα του MicrosoftOffice και υποψιάζεστε ότι πρέπει να υπάρχει καλύτερος τρόπος; Ίσως χρειαζόταν να αναμορφοποιήσετε πολλούς πίνακες σε ένα μακροσκελές έγγραφο του Word ή να αναδιοργανώσετε δεδομένα σε ένα φύλλο εργασίας του Excel. Ίσως θέλατε να κάνετε τις ίδιες αλλαγές σε αρκετές παρόμοιες σελίδες του Visio ή σε διαφάνειες του PowerPoint. Εάν σας είναι οικείες αυτές ή παρεμφερείς εργασίες, τότε θα πρέπει να μάθετε να χρησιμοποιείτε τις μακροεντολές. Πιθανότατα έχετε δει προειδοποιήσεις μακροεντολών όταν ανοίγετε έγγραφα του Office και ίσως θεωρείτε ότι οι μακροεντολές παραπέμπουν σε ανησυχητικούς όρους, όπως "ιοί" ή "προγραμματισμός". Λοιπόν, θα πρέπει να γνωρίζετε ότι οι περισσότερες μακροεντολές όχι μόνο είναι ακίνδυνες, αλλά μπορούν να σας βοηθήσουν να εξοικονομήσετε πολύτιμο χρόνο. Επιπλέον, η δημιουργία και η χρήση μακροεντολών είναι ευκολότερη από όσο φαντάζεστε.

31 Β3.1. Καταγραφή μακροεντολής Η καταγραφή μιας μακροεντολής είναι σχεδόν τόσο απλή όσο η ενεργοποίηση και απενεργοποίηση ενός κασετοφώνου. Όταν χρησιμοποιείτε το πρόγραμμα καταγραφής μακροεντολών, συντάσσεται αυτομάτως μια μακροεντολή με βάση τις ενέργειες που εκτελείτε. Στο Office μπορείτε να καταγράψετε μακροεντολές στις εφαρμογές Word, Excel, PowerPoint, Visio και Project. Ως παράδειγμα παρουσιάζεται ο τρόπος καταγραφής μιας μακροεντολής για την πρώτη εργασία που αναφέρθηκε στην αρχή αναμορφοποίηση αρκετών πινάκων σε ένα μακροσκελές έγγραφο του Word. Μπορείτε να εφαρμόσετε ένα στυλ πίνακα για την εκτέλεση ενός μεγάλου μέρους της μορφοποίησης πινάκων, ωστόσο απαιτείται ενδεχομένως και η εφαρμογή μορφοποίησης που δεν μπορεί να είναι μέρος ενός στυλ, όπως το πλάτος των πινάκων ή το ύψος των γραμμών πίνακα. Για την καταγραφή αυτής της εντολής, ξεκινήστε με το σημείο εισαγωγής στον πρώτο πίνακα που θέλετε να μορφοποιήσετε και έπειτα ενεργήστε ως εξής: Από το μενού Εργαλεία κάντε κλικ στην επιλογή Μακροεντολή και έπειτα κάντε κλικ στην επιλογή Καταγραφή νέας μακροεντολής. Στο παράθυρο διαλόγου Καταγραφή μακροεντολής, όπως υποδεικνύεται εδώ, μπορείτε να ονομάσετε τη μακροεντολή, να αντιστοιχίσετε σε αυτήν μια γραμμή εργαλείων ή μια συντόμευση πληκτρολογίου για εύκολη πρόσβαση, να ορίσετε τη θέση αποθήκευσης της μακροεντολής και να προσθέσετε μια περιγραφή της μακροεντολής για μελλοντική αναφορά. Εναλλακτικά, εάν προτιμάτε, μπορείτε να παρακάμψετε προς το παρόν όλα αυτά τα βήματα και απλώς να κάνετε κλικ στο κουμπί OK για να ξεκινήσει η καταγραφή. 1. Μπορείτε να μετονομάσετε το αυτόματα εκχωρημένο αριθμητικό όνομα της μακροεντολής. Τα ονόματα μακροεντολών μπορούν να περιλαμβάνουν γράμματα και αριθμούς, αλλά όχι κενά διαστήματα. 2. Από προεπιλογή, οι νέες μακροεντολές που καταγράφονται αποθηκεύονται στο καθολικό πρότυπο που ονομάζεται Normal.dot. Μπορείτε επίσης να

32 αποθηκεύσετε τη μακροεντολή στο ενεργό έγγραφο ή πρότυπο ή σε διαφορετικό προσαρμοσμένο πρότυπο. 3. Μπορείτε να αντιστοιχίσετε μια μακροεντολή, ώστε να είναι προσβάσιμη από μια γραμμή εργαλείων ή με μια συντόμευση πληκτρολογίου. Εάν παραλείψετε αυτό το μέρος, μπορείτε να κάνετε αυτές τις αντιστοιχίσεις οποιαδήποτε στιγμή μετά τη δημιουργία της μακροεντολής. 4. Η περιγραφή μακροεντολής περιλαμβάνει την ημερομηνία καταγραφής και το όνομα του χρήστη που καταγράφει τη μακροεντολή. Μπορείτε να επεξεργαστείτε αυτή την περιγραφή, όπως απαιτείται. Αφού κάνετε κλικ στο κουμπί OK, εμφανίζεται μια μικρή γραμμή εργαλείων που περιλαμβάνει δύο κουμπιά, Διακοπή καταγραφής και Παύση καταγραφής. Εκτελέστε κάθε απαραίτητο βήμα για τη μορφοποίηση του πίνακα. Για παράδειγμα, μπορείτε να εφαρμόσετε ένα στυλ πίνακα, να ορίσετε το πλάτος του πίνακα στο 50% του διαθέσιμου πλάτους σελίδας, να επιλέξετε τον πίνακα και έπειτα να καταργήσετε τις ρυθμίσεις ύψους γραμμής από όλες τις γραμμές πίνακα. Αφού ολοκληρώσετε την εφαρμογή οποιασδήποτε μορφοποίησης που θα είναι κοινή για όλους τους πίνακες που πρέπει να μορφοποιήσετε, κάντε κλικ στο κουμπί Διακοπή καταγραφής. Μπορείτε πλέον να κάνετε κλικ σε οποιονδήποτε πίνακα στο έγγραφο και έπειτα να εκτελέσετε αυτή τη μακροεντολή για να επαναληφθούν αυτόματα όλες οι ενέργειες που πραγματοποιήσατε στον πρώτο πίνακα. Β3.2. Κουμπιά μακροεντολής Εάν δεν έχετε αντιστοιχίσει τη μακροεντολή σε μια γραμμή εργαλείων ή σε μια συντόμευση πληκτρολογίου, μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στη μακροεντολή μέσω του παραθύρου διαλόγου Μακροεντολές. Για να γίνει αυτό, από το μενού Εργαλεία κάντε κλικ στην επιλογή Μακροεντολή και έπειτα κάντε κλικ στην επιλογή Μακροεντολές. Επιλέξτε τη μακροεντολή που θέλετε από τη λίστα Όνομα μακροεντολής και έπειτα κάντε κλικ στην επιλογή Εκτέλεση. Β4.Κατά την παρουσίαση Β4.1. Φυλλάδια Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί εκτύπωσης στη βασική γραμμή εργαλείων ή χρησιμοποιήσετε τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις στο πλαίσιο διαλόγου Εκτύπωσης, θα εκτυπώσετε τη παρουσίαση σας με μία διαφάνεια ανά φύλλο χαρτιού. Αυτό είναι ένας σπάνια χρήσιμος τρόπος για να εκτυπώσετε την παρουσίασή σας, εκτός και αν εκτυπώνετε σε διαφάνειες για overhead projector. Στις περισσότερες περιπτώσεις, θα θέλετε να εκτυπώσετε πολλές διαφάνειες ανά φύλλο χαρτιού, με ή χωρίς γραμμές στις οποίες να κρατήσετε σημειώσεις. Με αυτό τον τρόπο εκτύπωσης η παρουσίασή σας συχνά χρησιμοποιείται για να δημιουργήσετε σημειώσεις για το ακροατήριο. Ανατρέξτε στον αριθμό 1 στην οθόνη που ακολουθεί. Αλλάξτε από "Διαφάνειες" σε "Σημειώσεις για το ακροατήριο" και στη συνέχεια επιλέξτε τον αριθμό των διαφανειών που θέλετε να εμφανίζονται ανά σελίδα (αν επιλέξετε τρεις διαφάνειες ανά σελίδα, θα πάρετε επίσης γραμμές στις οποίες μπορείτε να κρατήσετε σημειώσεις).

33 Β4.2. Εκτύπωση σε αντίστροφη σειρά Εάν πράγματι θέλετε να εκτυπώσετε μια διαφάνεια ανά φύλλο χαρτιού, θα θέλατε οι διαφάνειες να εκτυπώνονται σε αντίστροφη σειρά, ώστε να μην χρειάζεται να συγκεντρώνονται ανάποδα πριν από τη χρήση ή την συρραφή τους. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στην επιλογή για διαφάνειες και εισάγετε τους αριθμούς Ανατρέξτε στον αριθμό 2 στην προηγούμενη οθόνη. Β4.3. Κρυμμένα χαρακτηριστικά κατά την παρουσίαση Κατά τη διάρκεια της παρουσίασης σας, μπορείτε να την ελέγχετε καλύτερα από απλά να προχωράτε στην επόμενη διαφάνεια ή να επιστρέφετε στην προηγούμενη. Όταν η παρουσίασή σας βρίσκεται σε εξέλιξη, πατήστε το πλήκτρο F1για να δείτε μια λίστα με τα κρυφά χαρακτηριστικά που είναι διαθέσιμα για σας, ενώ η παρουσίασή σας τρέχει.

34 Β4.5. Αποφύγετε τις διακοπές Όταν είστε στη μέση της παρουσίασης, δεν θέλετε τον υπολογιστή να σας διακόψει την παρουσίαση: Απενεργοποίηση προφύλαξης οθόνης. (Κάντε δεξί κλικ στην επιφάνεια εργασίας, επιλέξτε Ιδιότητες, κάντε κλικ στην καρτέλα οθόνης, επιλέξτε «ΚΑΜΜΙΑ»). Το PowerPoint υποτίθεται ότι απενεργοποιεί τυχόν screensavers αυτόματα, αλλά είναι ασφαλέστερο να το κάνετε μόνοι σας. Αν χρησιμοποιείτε φορητό υπολογιστή, απενεργοποιήστε τις λειτουργίες εξοικονόμησης ενέργειας. Απόκρυψη του δείκτη βέλους (δρομέας) κατά τη διάρκεια της παρουσίασής σας. Κάντε δεξί κλικ στην οθόνη, επιλέξτε Επιλογές δείκτη, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Απόκρυψη τώρα ή Απόκρυψη πάντα. Το Απόκρυψη τώρα απενεργοποιεί το δείκτη του ποντικιού μέχρι να μετακινήσετε το ποντίκι. Απόκρυψη πάντα απενεργοποιεί το δείκτη του ποντικιού για το υπόλοιπο της παρουσίασης.