Παρουσιάσεις - Powerpoint.

Transcript

1 Οδηγός Χρήσης Εργαλείων Πληροφορικής για Στελέχη Επιχειρήσεων Παρουσιάσεις - Powerpoint. Ιούνιος 2015 ΓιάννηςΤραγόπουλος

2 Πίνακας Περιεχομένων Πίνακας Περιεχομένων... 2 ΜΕΡΟΣ Α. ΒΑΣΙΚΕΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ ΚΑΙ ΧΕΙΡΙΣΜΟΣ... 4 Α1. Άνοιγμα Δημιουργία... 4 Α1.1. Τι είναι το PowerPoint... 4 Α1.2. Βασικές αρχές παρουσιάσεων... 4 Α1.3. Εκκίνηση του PowerPoint... 5 Α1.4. Δημιουργία παρουσίασης... 5 Α1.5. Τρόποι σχεδίασης και επίτευξης ομοιομορφίας στην παρουσίασή σας... 5 Α.2. Ανάπτυξη Υποδείγματα Κείμενο... 5 Α2.1. Πρότυπα σχεδίασης Διάταξη... 5 Α2.2. Εφαρμογή σχεδίασης σε παρουσίαση... 6 Α3. Γραφικά αντικείμενα (1)... 7 Α3.1. Προσθήκη πλαισίου κειμένου... 7 Α3.2. Προσθήκη κειμένου σε Αυτόματο Σχήμα... 9 Α3.3. Προσθήκη αντικειμένου σχεδίασης του WordArt... 9 Α3.4. Προσθήκη γραφήματος σε παρουσίαση Α4. Γραφικά αντικείμενα (2) Α4.1.Αυτόματα σχήματα Α4.2. Ομαδοποίηση αντικειμένων Α4.3. Πληροφορίες για τη Συλλογή SmartArt Α4.4. Επεξεργασία οργανογράμματος Α4.5. Εισαγωγή τύπων Α4.6. Δημιουργία πίνακα Α5. Προετοιμασία παρουσίασης Α5.1. Τρόποι οργάνωσης περιεχομένου σε μια διάρθρωση Α5.2. Δημιουργία παρουσίασης από υπάρχουσα διάρθρωση Α5.3. Αλλαγή της σειράς των παραγράφων σε μια διάρθρωση Α6. Εφέ εναλλαγής διαφανειών (Transition) Α7. Εφέ κίνησης Α8. Κουμπιά ενεργειών Α9. Προσαρμογές παρουσίασης Α10. Υπόδειγμα διαφανειών Ρυθμίσεις Εκτυπώσεις Α10.1. Υπόδειγμα διαφανειών Α10.2. Εκτυπώσεις ΜΕΡΟΣ Β. ΠΡΟΧΩΡΗΜΕΝΕΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ ΚΑΙ ΤΕΧΝΙΚΕΣ Β1. Χρήσιμες υποδείξεις Β1.1. Βασικές ρυθμίσεις Β1.2. Το πλήκτρο Shift Β1.3. Το πλήκτρο Control Β1.4. Τα πλήκτρα λειτουργιών Β1.5. Εισαγωγή ειδικών συμβόλων Β1.6. Αποφυγή λαθών Β1.7. Σελίδες σημειώσεων Β1.8. Επεξεργασία συντομεύσεων Β1.9. Μείωση μεγέθους αρχείου Β1.10. Συμπίεση εικόνων Β1.11. Συνεχόμενη ομοιομορφία Β1.12. Εισαγωγή διαφανειών από άλλες παρουσιάσεις Γ. Τραγόπουλος Ιούνιος

3 Β2. Γραφικά αντικείμενα (3) Β2.1. Επιλογή αντικειμένων Β2.2. Πλέγμα και Οδηγοί (Grid and Guides) Β2.4. Ευθυγράμμιση αντικειμένων Β2.5. Μικρογραφία Β2.9. Πολλαπλά φόντα Β2.10. Κουκκίδες εικόνων Β3. Κατά την παρουσίαση Β3.1. Φυλλάδια Β3.2. Εκτύπωση σε αντίστροφη σειρά Β3.3. Κρυμμένα χαρακτηριστικά κατά την παρουσίαση Β3.4. Προσαρμοσμένες παρουσιάσεις Β3.5. Αποφύγετε τις διακοπές Βιβλιογραφία Γ. Τραγόπουλος Ιούνιος

4 ΜΕΡΟΣ Α. ΒΑΣΙΚΕΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ ΚΑΙ ΧΕΙΡΙΣΜΟΣ Α1. Άνοιγμα Δημιουργία Α1.1. Τι είναι το PowerPoint Το Powerpoint είναι μέλος της ομάδας του πακέτου Office της Microsoft και είναι το εργαλείο δημιουργίας επαγγελματικών παρουσιάσεων μέσω διαφόρων μέσων όπως: Ασπρόμαυρες ή έγχρωμες διαφάνειες για παρουσίαση μέσω overhead projector Παρουσιάσεις στην οθόνη του υπολογιστή Παρουσιάσεις στο Web Δημιουργία διαφανειών 35 mm Α1.2. Βασικές αρχές παρουσιάσεων Πριν ξεκινήσετε να δημιουργήσετε μια παρουσίαση θα πρέπει να λάβετε υπ όψη σας μερικές βασικές αρχές που έχουν σκοπό να κρατήσουν τόσο το ενδιαφέρον του ακροατηρίου σας όσο και να αποδώσουν τις έννοιες που θέλετε να παρουσιάσετε. Έτσι λοιπόν μπορείτε να επικεντρωθείτε στα επόμενα: Μελετήστε καλά το θέμα που θέλετε να παρουσιάσετε. Μελετήστε αρκετές φορές το αντικείμενο της παρουσίασης ώστε να καθορίσετε τα κύρια στοιχεία του ή την περίληψή του. Εάν είναι τεχνική επισυνάψατε συμπληρωματικό υλικό ή μεθοδολογία με διακριτά στάδια ή βήματα. Μη διστάσετε να επισυνάψετε διαγράμματα, εικόνες, βίντεο και άλλα βοηθητικά στοιχεία ή μέσα που ενισχύουν την οπτική γωνία ενός π.χ. καθαρά θεωρητικού αντικειμένου Γράψτε σε ένα φύλλο χαρτί τα σημεία που κατά τη γνώμη σας είναι τα σημαντικότερα Ιεραρχήστε τα θέματα που γράψατε κατά σειρά προτεραιότητας Επισημάνατε τα δυνατά και τα αδύνατα σημεία για το κάθε θέμα. Φροντίστε ώστε η ανάπτυξη του κάθε θέματος ή ενότητας να μην είναι εκτεταμένη. Προσδιορίστε ή μάθετε πόσο χρόνο έχετε στη διάθεσή σας για να αναπτύξετε όλη σας τη παρουσίαση. Πάρτε σαν γνώμονα το στοιχείο ότι για μια παρουσίαση 20, δέκα έως δεκαπέντε διαφάνειες είναι υπερ-αρκετές για να σας αφήσουν και ένα λογικό χρονικό διάστημα επεξηγήσεων Καθορίστε την εισαγωγή που πρέπει να κάνετε, σε μία διαφάνεια, που αφ ενός να είναι σχετική με το θέμα που θέλετε να αναπτύξετε, αλλά και που να απευθύνεται στη πλειονότητα των ενδιαφερόντων του ακροατηρίου σας Καθορίστε με τον ίδιο τρόπο τη διαφάνεια που θα κλείσει τη παρουσίαση σας Χρονομετρήστε τον εαυτό σας για κάθε διαφάνεια: Τι θα περιλαμβάνει, τι θα εμφανισθεί και σε ποια στάδια, τι επεξηγήσεις θα δίνετε σε κάθε πρόταση ή παράγραφο. Αναθεωρήστε τις απόψεις σας εάν βλέπετε ότι ο χρόνος που έχετε στη διάθεσή σας δεν επαρκεί Να θυμάστε πάντα ότι το ακροατήριο μπορεί εύκολα να αποκοιμηθεί αν δεν του κρατήσετε ζωντανό το ενδιαφέρον!!! Παρουσίαση μιας ώρας απαιτεί ογδόντα ώρες προετοιμασίας! (S. Jobs) ΥΠΟΔΕΙΞΗ Γ. Τραγόπουλος Ιούνιος

5 Μπορείτε να συμβουλευθείτε το ίδιο το Powerpoint με τις ήδη έτοιμες παρουσιάσεις του ακολουθώντας τις οδηγίες που διατίθενται για σας (δείτε την επόμενη ενότητα) Α1.3. Εκκίνηση του PowerPoint Μπορείτε να ξεκινήσετε το Powerpoint από το μενού Έναρξη, Προγράμματα, Powerpoint, από συντόμευση στην επιφάνεια εργασίας των Windows, ή τέλος από την γραμμή συντομεύσεων του Office εάν αυτή είναι ενεργοποιημένη με την εγκατάστασή του. Α1.4. Δημιουργία παρουσίασης Μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα παρουσίαση με διάφορους τρόπους. Μπορείτε να αρχίσετε σε συνεργασία με τον "Οδηγό Αυτόματου Περιεχομένου" και να ξεκινήσετε μια παρουσίαση με βάση προτεινόμενο περιεχόμενο και σχεδίαση. Μπορείτε επίσης να αρχίσετε με μια υπάρχουσα παρουσίαση και να την τροποποιήσετε σύμφωνα με τις ανάγκες σας. Ένας άλλος τρόπος να αρχίσετε μια παρουσίαση είναι να επιλέξετε ένα πρότυπο σχεδίασης (βλ. επόμενη ενότητα), το οποίο καθορίζει τη σχεδίαση της παρουσίασης, αλλά δεν περιλαμβάνει περιεχόμενο. Εάν επιλέξετε πρότυπο σχεδίασης θα έχετε τη δυνατότητα να δοκιμάσετε κάποια ήδη έτοιμη παρουσίαση διαρθρωμένη κατάλληλα από την ίδια τη Microsoft. Μπορείτε επίσης να αρχίσετε με μια διάρθρωση, την οποία εισάγετε από άλλη εφαρμογή, ή με μια κενή παρουσίαση που δεν περιλαμβάνει προτεινόμενο περιεχόμενο ή σχεδίαση. Α1.5. Τρόποι σχεδίασης και επίτευξης ομοιομορφίας στην παρουσίασή σας Το PowerPoint είναι έτσι σχεδιασμένο, ώστε να δίνει στις παρουσιάσεις διαφανειών μια ομοιόμορφη εμφάνιση. Υπάρχουν τέσσερις φάσεις, που το PowerPoint σας βοηθά να ελέγξετε τη μορφή των διαφανειών σας: 1. Οι τύποι διάταξης των διαφανειών 2. Τα πρότυπα σχεδίασης, 3. Οι τρόποι εναλλαγής των διαφανειών και 4. Τα εφέ κίνησης Α.2. Ανάπτυξη Υποδείγματα Κείμενο Α2.1. Πρότυπα σχεδίασης Διάταξη Τα πρότυπα σχεδίασης περιέχουν συνδυασμούς χρωμάτων, υποδείγματα διαφανειών και τίτλων με προσαρμοσμένη μορφοποίηση και γραμματοσειρές με εφαρμοσμένα στυλ, που έχουν σχεδιαστεί για τη δημιουργία μιας συγκεκριμένης μορφής. Όταν εφαρμόζετε ένα πρότυπο σχεδίασης στην παρουσίασή σας, το υπόδειγμα διαφανειών, το υπόδειγμα τίτλων και ο συνδυασμός χρωμάτων του νέου προτύπου αντικαθιστά το υπόδειγμα διαφανειών, το υπόδειγμα τίτλων και το συνδυασμό χρωμάτων της αρχικής παρουσίασης. Μετά την εφαρμογή ενός προτύπου σχεδίασης, κάθε διαφάνεια που προστίθεται έχει την ίδια προσαρμοσμένη μορφή. Το PowerPoint συνοδεύεται από μεγάλη ποικιλία επαγγελματικά σχεδιασμένων προτύπων. Εκτός αυτού, μπορείτε να δημιουργήσετε δικά σας πρότυπα. Εάν δώσετε Γ. Τραγόπουλος Ιούνιος

6 μια ιδιαίτερη μορφή σε μία παρουσίασή σας, μπορείτε να την αποθηκεύσετε ως πρότυπο. Η επιλογή διάταξης γίνεται από το μενού της κεντρικής κορδέλλας HOME και την επιλογή της Διάταξης (Layout). Α2.2. Εφαρμογή σχεδίασης σε παρουσίαση Ανοίξτε την παρουσίαση, στην οποία θέλετε να εφαρμόσετε διαφορετική σχεδίαση. Στο μενού Σχεδίασης (DESIGN), επιλέξτε κάποιο από τα προτεινόμενα θέματα (Themes). Εντοπίστε και επιλέξτε τη σχεδίαση που θέλετε να χρησιμοποιήσετε ή οποιαδήποτε παρουσίαση, που θέλετε να χρησιμοποιηθεί η σχεδίασή της και στη συνέχεια κάντε κλικ στην επιλογή σας. Ή εναλλακτικά αναζητήστε κάποιο από τα υπάρχοντα θέματα του Office: Γ. Τραγόπουλος Ιούνιος

7 Α3. Γραφικά αντικείμενα (1) Το Powerpoint διαθέτει τη διαδικασία εισαγωγής γραφικών αντικειμένων (κείμενο, γράφημα, πίνακα, smartart, clipart, εικόνα, ήχο ή βίντεο), από το μενού Εισαγωγή (INSERT) όπως φαίνεται στις εικόνες που ακολουθούν.. Α3.1. Προσθήκη πλαισίου κειμένου Για να τοποθετήσετε κείμενο σε οποιοδήποτε σημείο της διαφάνειάς σας, χρησιμοποιήστε την επιλογή Πλαίσιο κειμένου (Text box) από το μενού Εισαγωγή (INSERT) και από την κατηγορία των σχημάτων (Shapes). Για παράδειγμα, για να προσθέσετε λεζάντες ή επεξηγήσεις σε εικόνα ή πίνακα, χρησιμοποιήστε ένα πλαίσιο κειμένου, για να τοποθετήσετε το κείμενο δίπλα στην Γ. Τραγόπουλος Ιούνιος

8 εικόνα ή τον πίνακα. Τα πλαίσια κειμένου είναι Αυτόματα Σχήματα, συνεπώς μπορείτε να τους αλλάξετε γραμματοσειρά να προσθέσετε περίγραμμα ή γέμισμα, να αλλάξετε το σχήμα τους ή να τους προσθέσετε ένα εφέ σκιάς ή 3-Δ ή άλλα χαρακτηριστικά από την εμφανιζόμενη κορδέλλα Εργαλείων σχεδίασης (DRAWING TOOLS). Γ. Τραγόπουλος Ιούνιος

9 Α3.2. Προσθήκη κειμένου σε Αυτόματο Σχήμα Για να προσθέσετε κείμενο σε ένα Αυτόματο Σχήμα, κάντε απλώς δεξί κλικ στο σχήμα και πληκτρολογήστε το κείμενο. Το κείμενο επισυνάπτεται στο σχήμα και μετακινείται ή περιστρέφεται κατά τη μετακίνηση ή περιστροφή του σχήματος. Μπορείτε να προσθέσετε κείμενο σε όλα τα Αυτόματα Σχήματα, με εξαίρεση τις γραμμές, τις γραμμές σύνδεσης και τα αντικείμενα ελεύθερης σχεδίασης. Α3.3. Προσθήκη αντικειμένου σχεδίασης του WordArt Μπορείτε επίσης να προσθέσετε κείμενο από το ίδιο μενού της Εισαγωγής, επιλέγοντας Wordart, με ειδικά εφέ, όπως σκιασμένο, επικλινές, περιστρεμμένο και εκτεταμένο κείμενο, καθώς και κείμενο με διάφορα σχήματα. Τα αντικείμενα WordArt είναι αντικείμενα σχεδίασης και δεν αντιμετωπίζονται ως κείμενο, για παράδειγμα, δεν θα μπορείτε να δείτε το εφέ κειμένου στο παράθυρο διάρθρωσης ή να ελέγξετε την ορθογραφία του, όπως σε ένα συνηθισμένο κείμενο. Γ. Τραγόπουλος Ιούνιος

10 Α3.4. Προσθήκη γραφήματος σε παρουσίαση Μπορείτε να προσθέσετε ένα γράφημα από το μενού Εισαγωγή, και θα ενεργοποιηθεί διαδικασία παρόμοια του Excel ώστε να εμφανίζει ένα γράφημα μαζί με αντίστοιχα δεδομένα, σε έναν πίνακα που ονομάζεται "φύλλο δεδομένων". Το φύλλο δεδομένων παρέχει δείγματα πληροφοριών, που δείχνουν σε ποια σημεία θα πληκτρολογήσετε τις ετικέτες γραμμών και στηλών, καθώς και τα δεδομένα σας. Αφού πληκτρολογήσετε τα δικά σας δεδομένα στο φύλλο δεδομένων, κλείστε το φύλλο δεδομένων για να επιστρέψετε στο PowerPoint. Παρατήρηση Προτιμήστε τη δημιουργία γραφήματος κατευθείαν στο Excel και μετά με τη διαδικασία Αντιγραφή Επικόλληση (ή Επικόλληση σύνδεσης) μεταφέρετέ το στη διαφάνεια που επιθυμείτε. Α4. Γραφικά αντικείμενα (2) Α4.1.Αυτόματα σχήματα Το PowerPoint διαθέτει ένα πλήθος έτοιμων σχημάτων Το μέγεθος των σχημάτων μπορεί να τροποποιηθεί, ενώ διάφορες ενέργειες μπορούν να εφαρμοστούν σε αυτά όπως περιστροφή, αναστροφή, χρωματισμός και συνδυασμός με άλλα σχήματα για τη Γ. Τραγόπουλος Ιούνιος

11 δημιουργία πολύπλοκων σχημάτων. Πολλά από αυτά διαθέτουν μια λαβή ρύθμισης την οποία μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να τροποποιήσετε το πιο προεξέχον χαρακτηριστικό ενός σχήματος, για παράδειγμα, μπορείτε να τροποποιήσετε το μέγεθος αιχμής ενός βέλους. Α4.2. Ομαδοποίηση αντικειμένων Ένα σημαντικό χαρακτηριστικό του Powerpoint είναι η δυνατότητα ομαδοποίησης των διαφόρων αντικειμένων που συνιστούν μία διαφάνεια (ή μέρος της) σε ένα ενιαίο σύνολο με τη διαδικασία της ομαδοποίησης. Για να το καταφέρετε: 1. Επιλέξτε τα αντικείμενα που επιθυμείτε να ομαδοποιήσετε. 2. Στη κορδέλλα Σχεδίασης (DRAWING TOOLS) κάντε κλικ στο κουμπί Ομαδοποίησης (Group). Α4.3. Πληροφορίες για τη Συλλογή SmartArt Η Συλλογή SmartArt περιέχει μια μεγάλη ποικιλία από γραφικά σχήματα που είναι έτοιμα για εισαγωγή και χρήση στις παρουσιάσεις σας. Για να προσθέσετε ένα SmartArt σε μια διαφάνεια, κάντε κλικ στο κουμπί SmartArt στη κορδέλλα Εισαγωγής εργαλείων (INSERT). Γ. Τραγόπουλος Ιούνιος

12 Η Συλλογή διαθέτει δυνατότητα για διάφορα θέματα, όπως η οργάνωση σε κατηγορίες, η αντιστοίχιση ενεργειών ή διαδικασιών. Επίσης, είναι πολύ εύκολος ο μετασχηματισμός τους σε άλλη κατηγορία (βλ. επόμενο σχήμα) Α4.4. Επεξεργασία οργανογράμματος Το Powerpoint έχει τη δυνατότητα δημιουργίας οργανογραμμάτων μέσω της εισαγωγής τους σαν αντικείμενα της συλλογής SmartArt που αναφέρθηκε ανωτέρω, επιλέγοντας την κατηγορία της Ιεραρχίας (Hierarchy). Γ. Τραγόπουλος Ιούνιος

13 Στη συνέχεια μπορούμε να εργαστούμε με τα εργαλεία διαχείρισης του οργανογράμματος στην κορδέλλα των εργαλείων (SMARTART TOOLS) Α4.5. Εισαγωγή τύπων 1. Εμφανίστε τη διαφάνεια, στην οποία θέλετε να προσθέσετε κάποιο τύπο. 2. Πάλι από το μενού Εισαγωγή (INSERT) επιλέξτε Τύπος (Equation). 3. Στη λίστα που θα εμφανισθεί αναζητήστε τον τύπο που σας ενδιαφέρει (ή έναν νέο). 4. Επεξεργασθείτε την εξίσωση με τα εργαλεία του μενού. 5. Για να επιστρέψετε στο PowerPoint, κάντε κλικ οπουδήποτε μέσα στη διαφάνειά σας. Γ. Τραγόπουλος Ιούνιος

14 Α4.6. Δημιουργία πίνακα Υπάρχουν δύο τρόποι, για να δημιουργήσετε πίνακες στο PowerPoint. Μπορείτε να δημιουργήσετε έναν απλό πίνακα, όπως έναν πίνακα με επιθυμητό αριθμό γραμμών και στηλών. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα "Σχεδίαση πίνακα", για να δημιουργήσετε πιο σύνθετους πίνακες, όπως έναν πίνακα με κελιά σε διαφορετικά ύψη ή με κυμαινόμενο αριθμό στηλών στην κάθε γραμμή. Και μπορείτε πάντα να εισαγάγετε έναν πίνακα του Word, εάν θέλετε να υπάρχουν περισσότερες δυνατότητες μορφοποίησης. Σημείωση Το κείμενο των πινάκων δεν εμφανίζεται στο παράθυρο διάρθρωσης. Γ. Τραγόπουλος Ιούνιος

15 Α5. Προετοιμασία παρουσίασης Α5.1. Τρόποι οργάνωσης περιεχομένου σε μια διάρθρωση Η παρουσίασή σας εμφανίζεται στο παράθυρο διάρθρωσης αριστερά, ως μία διάρθρωση, η οποία απαρτίζεται από τους τίτλους και το κυρίως κείμενο της κάθε διαφάνειας μέσω της κορδέλλας Προβολής (VIEW) και της επιλογής Διάρθρωσης (Outline). Μπορείτε να πληκτρολογήσετε το κείμενο μιας διάρθρωσης στο PowerPoint, να αρχίσετε με μια διάρθρωση του "Οδηγού Αυτόματου Περιεχομένου" ή να εισαγάγετε μια διάρθρωση από άλλο πρόγραμμα, όπως το Microsoft Word. Κάθε τίτλος διαφάνειας εμφανίζεται δίπλα σε έναν αριθμό και ένα εικονίδιο. Το σώμα κειμένου, το οποίο διατάσσεται με εσοχές (μέχρι πέντε επιπέδων), εμφανίζεται κάτω από κάθε τίτλο. Η εργασία με μια διάρθρωση είναι ο καλύτερος τρόπος να οργανώσετε και να αναπτύξετε το περιεχόμενο της παρουσίασής σας, γιατί μπορείτε να δείτε στην οθόνη όλους τους τίτλους και το κυρίως κείμενο, ενώ εργάζεστε. Μπορείτε να αναδιατάξετε τα διάφορα σημεία μιας διαφάνειας, να μετακινήσετε ολόκληρες διαφάνειες σε άλλη θέση και να επεξεργαστείτε τίτλους και σώμα κειμένου. Για παράδειγμα, για την αναδιάταξη διαφανειών ή στοιχείων με κουκκίδες, μπορείτε να επιλέξετε απλώς το εικονίδιο της διαφάνειας ή την κουκκίδα του κειμένου που θέλετε να μετακινήσετε και στη συνέχεια να το σύρετε στη νέα του θέση. Α5.2. Δημιουργία παρουσίασης από υπάρχουσα διάρθρωση Μπορείτε να εισαγάγετε μια διάρθρωση, που έχει δημιουργηθεί σε άλλο πρόγραμμα, όπως το Word. Μπορείτε επίσης να εισαγάγετε μια διάρθρωση σε ήδη υπάρχουσα παρουσίαση. Α5.3. Αλλαγή της σειράς των παραγράφων σε μια διάρθρωση Στο παράθυρο διάρθρωσης, κάντε κλικ στο εικονίδιο της διαφάνειας ή την κουκκίδα του κειμένου που θέλετε να μετακινήσετε και στη συνέχεια σύρετε το στοιχείο στη νέα του θέση. Γ. Τραγόπουλος Ιούνιος

16 Μπορείτε επίσης να μετακινήσετε παραγράφους, χρησιμοποιώντας κουμπιά από το μενού εργαλείων της Διάρθρωσης εγγράφου. Για να εμφανίσετε το μενού εργαλείων Διάρθρωσης εγγράφου, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην γραμμή που σας ενδιαφέρει και στη συνέχεια κάντε δεξί κλικ. Στο μενού εργαλείων, κάντε κλικ στο κουμπί Μετακίνηση προς τα επάνω (Move up) ή Μετακίνηση προς τα κάτω (Move down), για να μετακινήσετε την επιλεγμένη παράγραφο. Προβιβασμός - Υποβιβασμός Υποβιβασμός (Demote) σημείου διάρθρωσης 1. Στο παράθυρο διάρθρωσης, επιλέξτε το κείμενο που θέλετε να υποβιβαστεί. 2. Στη γραμμή εργαλείων της εργαλειοθήκης, κάντε κλικ στο κουμπί Υποβιβασμός (Demote). Προβιβασμός (Promote) σημείου διάρθρωσης 1. Στο παράθυρο διάρθρωσης, επιλέξτε το κείμενο που θέλετε να προβιβαστεί. 2. Στη γραμμή εργαλείων της εργαλειοθήκης, κάντε κλικ στο κουμπί Προβιβασμός (Promote). Α6. Εφέ εναλλαγής διαφανειών (Transition) Οι μεταβάσεις ή εναλλαγές (transitions) είναι ειδικά εφέ που μπορούμε να συμπεριλάβουμε ανάμεσα στις διαφάνειες, οπότε καθώς αλλάζουμε διαφάνειες η μετάβαση σχεδιάζει την επόμενη διαφάνεια στην οθόνη με μια ποικιλία τεχνικών, ανάμεσα στις οποίες μπορεί να υπάρχει και αναπαραγωγή ήχου. Το μενού για να ορίσουμε τα εφέ μετάβασης είναι η κορδέλλα Τρόπος Εναλλαγής διαφάνειας (TRANSITION), όπου μπορούμε να δούμε πολλές διαφάνειες σε μία μόνο οθόνη και να δοκιμάσουμε τα εφέ μετάβασης. Για να ορίσουμε ένα απλό εφέ μετάβασης σε μια διαφάνεια, πρώτα πατάμε πάνω της για να την επιλέξουμε και μετά διαλέγουμε ένα εφέ μετάβασης από το μενού του τρόπου εναλλαγής διαφάνειας. Τότε μπορούμε να δούμε επί τόπου μια προεπισκόπηση της μετάβασης, επιλέγοντας το εφέ μετάβασης της διαφάνειας. Γ. Τραγόπουλος Ιούνιος

17 Για να εφαρμόσουμε το ίδιο εφέ μετάβασης σε περισσότερες από μία διαφάνειες, πρώτα τις επιλέγουμε όλες μ έναν από τους γνωστούς τρόπους και στη συνέχεια επιλέγουμε ένα εφέ από την ίδια λίστα Εφέ εναλλαγής διαφάνειας. Σ αυτό το πλαίσιο διαλόγου, μπορούμε να επιλέξουμε το εφέ μετάβασης από την πτυσσόμενη λίστα Εφέ, την Ταχύτητα του εφέ μετάβασης (Αργά, Μέτρια, Γρήγορα) καθώς και αν η Διαδοχή διαφανειών θα γίνεται με πάτημα του ποντικιού (Μόνο με κλικ) ή Αυτόματα μετά από χ δευτερόλεπτα. Για να προσθέσουμε ηχητικές μεταβάσεις στην προβολή των διαφανειών, μπορούμε να επιλέξουμε κάποιους από τους έτοιμους ήχους της πτυσσόμενης λίστας Ήχος, όπως Γραφομηχανή, Ήχος λέιζερ, Σφύριγμα, Φρένα που στριγγλίζουν, Φωτογραφική μηχανή ή να επιλέξουμε Άλλος ήχος... και να διαλέξουμε κάποιο από τα αρχεία ήχου του φακέλου Windows\Media ή κάποιον ήχο από ένα cd-rom ή από άλλο μέσο. Αν θέλουμε η αναπαραγωγή του ήχου να είναι συνεχής κατά τη διάρκεια μιας προβολής διαφανειών, πρέπει να επιλέξουμε το πλαίσιο ελέγχου Επανάληψη μέχρι τον επόμενο ήχο (βλ. την εικόνα που ακολουθεί). Α7. Εφέ κίνησης Τα στοιχεία κειμένου με κουκκίδες ή αρίθμησης των διαφανειών κειμένου, μπορούν να εμφανίζονται είτε όλα μαζί ή το ένα μετά το άλλο, κατά τη διάρκεια της προβολής διαφανειών. Για να τα κάνουμε να εμφανίζονται σταδιακά, θα πρέπει να καθορίσουμε ένα Εφέ σταδιακής εμφάνισης κειμένου από την κορδέλα Κίνησης (ANIMATIONS) Για να ενεργοποιηθεί το μενού Ρυθμίσεων κίνησης, πρέπει να επιλέξουμε μια (ή περισσότερες) διαφάνεια, καθώς και τα πλαίσια που περιέχουν κείμενο (ή αντικείμενο). Στη συνέχεια, μπορούμε να επιλέξουμε αν τα στοιχεία με κουκκίδες θα παρουσιασθούν όλα μαζί (Όλων ταυτόχρονα) ή ανά επίπεδο παραγράφου (Με τις παραγράφους 1ου επιπέδου) ή αν θα υπάρχει Αποτροπή σταδιακής εμφάνισης. Γ. Τραγόπουλος Ιούνιος

18 Είναι πολύ χρήσιμο να εμφανίζουμε το παράθυρο κίνησης (Animation Pane), από το οποίο μπορούμε να ελέγξουμε ή/και να τροποποιήσουμε τη διάρκεια ή τον χρονισμό της κάθε κίνησης μεμονωμένα. Από τα εφέ κίνησης η ομάδα των κινήσεων διαδρομής (Motion path) είναι εξαιρετικά ενδιαφέρουσα καθότι δίνει κίνηση (προεπιλεγμένη ή καθορισμένη από εμάς) σε όποιο αντικείμενο επιλέξουμε. Α8. Κουμπιά ενεργειών Τα κουμπιά ενεργειών βρίσκονται στο μενού της Εισαγωγής (INSERT) στην τελευταία ομάδα των σχημάτων (Shapes). Η χρήση τους ενδείκνυται για μεταβάσεις ή ενεργοποίηση. Γ. Τραγόπουλος Ιούνιος

19 Με την επιλογή κάποιου, ο δείκτης του ποντικιού γίνεται σταυρόνημα και μετά την τοποθέτησή του στη διαφάνεια εμφανίζει το παράθυρο ενεργειών (είτε για κλικ ή για πέρασμα του ποντικιού επάνω του) για την επιθυμητή ενέργεια. Παρατήρηση Το ίδιο αποτέλεσμα (εμφάνιση του ανωτέρω παράθυρου) παίρνουμε και αν επιλέξουμε Υπερσύνδεση (Hyperlink) ή Ενέργεια (Action) από την κορδέλλα Εισαγωγής (INSERT) Γ. Τραγόπουλος Ιούνιος

20 Α9. Προσαρμογές παρουσίασης Από το μενού της Παρουσίασης (SLIDE SHOW) μπορούμε να προσαρμόσουμε την όλη παρουσίαση επιλέγοντας την αντίστοιχη Ρύθμιση προβολής (Setup Show). Μπορούμε να κάνουμε ρυθμίσεις προβολής, όπως στην εικόνα που ακολουθεί Επίσης από το κύριο μενού της Παρουσίασης (SLIDE SHOW) μπορούμε: Να αποκρύψουμε διαφάνειες Να χρονίσουμε την παρουσίαση με δοκιμή ή Να καταγράψουμε αφήγηση Α10. Υπόδειγμα διαφανειών Ρυθμίσεις Εκτυπώσεις Α10.1. Υπόδειγμα διαφανειών Το PowerPoint παρέχεται με έναν ειδικό τύπο διαφάνειας, που ονομάζεται υπόδειγμα διαφανειών. Το υπόδειγμα διαφανειών ελέγχει ορισμένα χαρακτηριστικά, όπως τον τύπο, το μέγεθος και το χρώμα γραμματοσειράς του κειμένου, που ονομάζεται "κείμενο υποδείγματος", καθώς και το χρώμα φόντου και ορισμένα ειδικά εφέ, όπως η σκίαση και το στυλ κουκκίδας. Το υπόδειγμα διαφανειών περιέχει σύμβολα κράτησης θέσης για κείμενο, καθώς και για υποσέλιδα, όπως η ημερομηνία, η ώρα και ο αριθμός διαφάνειας. Όταν θέλετε να γίνει μια καθολική αλλαγή στην εμφάνιση των διαφανειών σας, δεν χρειάζεται να τροποποιείτε μεμονωμένα την κάθε διαφάνεια. Αρκεί να κάνετε μία φορά την αλλαγή στο υπόδειγμα διαφανειών και το PowerPoint θα ενημερώσει αυτόματα τις υπάρχουσες Γ. Τραγόπουλος Ιούνιος

21 διαφάνειες και θα εφαρμόσει τις αλλαγές στις νέες διαφάνειες που θα προσθέσετε. Για να αλλάξετε τη μορφοποίηση κειμένου, επιλέξτε το κείμενο στα σύμβολα κράτησης θέσης και κάντε τις αλλαγές που θέλετε. Για παράδειγμα, εάν μετατρέψετε σε μπλε το χρώμα του κειμένου κράτησης θέσης, τότε το κείμενο στις υπάρχουσες και τις νέες διαφάνειες θα μετατραπεί αυτόματα σε μπλε. Χρησιμοποιήστε το υπόδειγμα διαφανειών, για να κάνετε τα εξής: προσθήκη εικόνας, αλλαγή φόντου, ρύθμιση μεγέθους για τα σύμβολα κράτησης θέσης, καθώς και αλλαγή στυλ, μεγέθους και χρώματος γραμματοσειράς. Το μενού του υποδείγματος ενεργοποιείται και εμφανίζεται από την αντίστοιχη επιλογή της κορδέλλας Προβολής (VIEW) Για να εμφανίζονται εικόνες ή κείμενο, όπως ένα όνομα ή λογότυπο εταιρείας, σε κάθε διαφάνεια, μπορείτε να τα συμπεριλάβετε στο υπόδειγμα διαφανειών. Τα αντικείμενα εμφανίζονται στις διαφάνειες με τη θέση που έχουν στο υπόδειγμα διαφανειών. Για να προσθέσετε το ίδιο κείμενο σε κάθε διαφάνεια, προσθέστε το κείμενο στο υπόδειγμα διαφανειών, κάνοντας κλικ π.χ. στο κουμπί Πλαίσιο κειμένου (Text box) από τα γνωστα σχήματα. Η μορφή του κειμένου που προστίθεται με αυτό το Πλαίσιο κειμένου δεν ελέγχεται από το υπόδειγμα. Α10.2. Εκτυπώσεις Μπορείτε να εκτυπώσετε ολόκληρη την παρουσίασή σας, τις διαφάνειες, τη διάρθρωση, τις σημειώσεις και τις σημειώσεις ακροατηρίου, με μορφή, έγχρωμη, ασπρόμαυρη ή με διαβαθμίσεις του γκρι. Μπορείτε επίσης να εκτυπώσετε συγκεκριμένες διαφάνειες, σημειώσεις ακροατηρίου, σελίδες σημειώσεων ή σελίδες διάρθρωσης. Γ. Τραγόπουλος Ιούνιος

22 Οι περισσότερες παρουσιάσεις έχουν σχεδιαστεί για έγχρωμη εμφάνιση, αλλά οι διαφάνειες και οι σημειώσεις ακροατηρίου εκτυπώνονται συνήθως με ασπρόμαυρη μορφή. Μπορείτε να δείτε σε προεπισκόπηση πώς θα είναι οι διαφάνειες και οι σημειώσεις ακροατηρίου σε ασπρόμαυρη μορφή και να ρυθμίσετε την εμφάνιση των ασπρόμαυρων αντικειμένων, πριν από την εκτύπωση της παρουσίασής σας. Γ. Τραγόπουλος Ιούνιος

23 ΜΕΡΟΣ Β. ΠΡΟΧΩΡΗΜΕΝΕΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ ΚΑΙ ΤΕΧΝΙΚΕΣ Οι παρακάτω υποδείξεις χωρίζονται σε τέσσερεις κατηγορίες: Ειδικές και. Εξειδικευμένων τεχνικών, Γραφικών, Μακροεντολών και Κατά την παρουσίαση ΣΗΜΕΙΩΣΗ Οι παρουσιάσεις PowerPoint μπορεί να είναι πολύ μεγάλες σε μέγεθος αρχείου. Φροντίστε για τη συμπίεση των γραφικών πριν από την τελική αποθήκευση στη παρουσίασή σας! Β1. Χρήσιμες υποδείξεις Β1.1. Βασικές ρυθμίσεις Ο αριθμός των γραμματοσειρών δεν θα πρέπει να υπερβαίνει τις 3 Το μέγεθος του κειμένου του τίτλου θα πρέπει να είναι τουλάχιστον 36 Το μέγεθος του κειμένου του σώματος πρέπει να είναι τουλάχιστον 20 Ο αριθμός γραμμών δεν πρέπει να υπερβαίνει τις 6 Ο αριθμός γραμμών ανά τίτλο δεν πρέπει να υπερβαίνει τις 2 Ο αριθμός γραμμών ανά κουκκίδα δεν πρέπει να υπερβαίνει τις 2 Β1.2. Το πλήκτρο Shift Κρατήστε πατημένο το πλήκτρο SHIFT κατά την σχεδίαση μιας γραμμής για να πάρετε μια τέλεια ευθεία γραμμή. Κρατήστε πατημένο το πλήκτρο SHIFT κατά την σχεδίαση μιας έλλειψης για να πάρετε ένα τέλειο κύκλο. Κρατήστε πατημένο το πλήκτρο SHIFT κατά την σχεδίαση ορθογώνιου για να πάρετε ένα τετράγωνο. Κρατήστε πατημένο το πλήκτρο SHIFT ενώ πιέζετε Enter για να πάρετε μια κενή γραμμή χωρίς κουκκίδα. Κρατήστε πατημένο το πλήκτρο SHIFT για να επιλέξετε πολλαπλά αντικείμενα σε μια διαφάνεια, ταυτόχρονα. Κρατήστε πατημένο το πλήκτρο SHIFT κατά την αλλαγή μεγέθους ενός γραφικού για να διατηρήσει τις ίδιες αναλογίες στην αλλαγή του μεγέθους του. Κρατήστε πατημένο το πλήκτρο SHIFT ενώ πιέζετε το F3 να αλλάξετε την εναλλαγή των γραμμάτων. Β1.3. Το πλήκτρο Control CTRL ενώ σύρετε ένα υπάρχοντα οδηγό για να δημιουργήσετε ένα νέο οδηγό. CTRL ενώ περιστρέφετε τον τροχό του ποντικιού για να κάνετε ζουμ μέσα και έξω από τη διαφάνεια CTRL μαζί με το πλήκτρο HOME για να μεταβείτε στην πρώτη διαφάνεια CTRL μαζί με το πλήκτρο END για να μεταβείτε στην τελευταία διαφάνεια στην παρουσίασή σας CTRL + A (στην καρτέλα Διαφάνειες) για να επιλέξετε όλα τα αντικείμενα CTRL + A (στην προβολή ταξινόμησης διαφανειών) για να επιλέξετε όλες τις διαφάνειες Γ. Τραγόπουλος Ιούνιος

24 CTRL + A (στην καρτέλα Διάρθρωση) για να επιλέξετε όλο το κείμενο στην προβολή παρουσίασης CTRL + B για να εφαρμόσετε μορφοποίηση έντονης γραφής CTRL + C για να αντιγράψετε το επιλεγμένο αντικείμενο CTRL + E για να το κέντρο μιας παραγράφου CTRL + F για να βρείτε κείμενο CTRL + G για να ανοίξετε το πλέγμα και τους οδηγούς CTRL + H για να αντικαταστήστε κείμενο CTRL + I για να εφαρμόσετε μορφοποίηση με πλάγια γραφή CTRL + J για πλήρη ευθυγράμμιση μιας παραγράφου CTRL + K για να εισαγάγετε μια υπερ-σύνδεση CTRL + L για να ευθυγραμμίσετε αριστερά μια παράγραφο CTRL + M για να εισαγάγετε μια νέα διαφάνεια CTRL + N για να δημιουργήσετε μια νέα παρουσίαση CTRL + O για να ανοίξετε μια υπάρχουσα παρουσίαση CTRL + P για να εκτυπώσετε μια παρουσίαση CTRL + Q για έξοδο από το PowerPoint CTRL + R για δεξιά ευθυγράμμιση μιας παραγράφου CTRL + S για να αποθηκεύσετε μια παρουσίαση CTRL + T για να αλλάξετε τη μορφοποίηση των χαρακτήρων της πρότασης, με πεζά και κεφαλαία γράμματα CTRL + U για να εφαρμόσετε μορφοποίηση υπογράμμισης CTRL + V για να επικολλήσετε ένα αποκομμένο ή αντιγραμμένο αντικείμενο CTRL + W για να κλείσετε μια παρουσίαση CTRL + Y για να επαναλάβετε ή να επαναλάβετε μια ενέργεια CTRL + Z για να αναιρέσετε την τελευταία ενέργεια CTRL + σύμβολο ίσον για την εφαρμογή μορφοποίησης CTRL + SHIFT + σύμβολο συν για να εφαρμόσετε μορφοποίηση εκθέτη CTRL + SpaceBar για να αφαιρέσετε δείκτη και εκθέτη Β1.4. Τα πλήκτρα λειτουργιών Function Key F1 F2 F3 F4 Μόνο του με SHIFT με CTRL με ALT Εμφάνιση του βοηθού του Office ή της βοήθειας τωνwindows Επιλογή κειμένου σε πλαίσιο κειμένου Επανάληψη της τελευταίας ενέργειας Τι είναι; ή Βοήθεια για παρεμφερείς έννοιες Αλλαγή πεζών - κεφαλαίων Επανάληψη της τελευταίας ενέργειας αναζήτησης Κλείσιμο του ενεργού παράθυρου Αποθήκευση ως Κλείσιμο της ενεργούς εφαρμογής Γ. Τραγόπουλος Ιούνιος

25 F5 F6 F7 F8 F9 F10 F11 Εκκίνηση παρουσίασης από την πρώτη διαφάνεια Μετακίνηση δεξιόστροφα μεταξύ ενοτήτων στην κανονική προβολή Έλεγχος ορθογραφίας Ενεργοποίηση της γραμμής του μενού Μετακίνηση δεξιόστροφα μεταξύ ενοτήτων Εμφάνιση απόκρυψη πλέγματος Μενού συντόμευσης Επαναφορά ενεργού παράθυρου Μετακίνηση μεταξύ ανοικτών παραθύρων Εάν δεν είναι μεγιστοποιημένο το παράθυρο, επιτρέπει, την μετακίνησή του Εάν δεν είναι μεγιστοποιημένο το παράθυρο, επιτρέπει την αλλαγή μεγέθους του Ελαχιστοποίηση ενεργού παράθυρου Μεγιστοποίηση ενεργού παράθυρου F12 Αποθήκευση ως Αποθήκευση Άνοιγμα Επαναφορά παράθυρου ενεργής εφαρμογής Εύρεση επόμενου λάθους Μακροεντολές Εμφάνιση απόκρυψη οδηγών Μεγιστοποίηση παράθυρου εφαρμογής Visual Basic Β1.5. Εισαγωγή ειδικών συμβόλων Για να εισαγάγετε το σύμβολο, πληκτρολογήστε (c) Για να εισαγάγετε το σύμβολο κατοχύρωσης δικαιωμάτων πληκτρολογήστε (tm) Για να τοποθετήσετε το σύμβολο πληκτρολογήστε (r) Β1.6. Αποφυγή λαθών Χρησιμοποιήστε ένα παραδοσιακό χρώμα φόντου που έχει αποδειχθεί ότι είναι εύκολο για τα μάτια. Να θυμάστε ότι οι πληροφορίες στην προβολή της παρουσίασης σας είναι πιο σημαντική από ό, τι τα χρώματα. Πληροφορίες, όχι φανταχτερά χρώματα, θα πρέπει να προσελκύσουν την προσοχή των θεατών σας. Περιορίστε τη χρήση των κινούμενων εικόνων. Τα υπερβολικά animations θα αποσπάσουν την προσοχή των θεατών σας από τις πληροφορίες της παρουσίασης. Εάν επιλέξετε να χρησιμοποιήσετε κινούμενες εικόνες, χρησιμοποιείστε τα ίδια είδη των κινούμενων εικόνων σε όλες τις διαφάνειες. Γ. Τραγόπουλος Ιούνιος

26 Μια επαγγελματική παρουσίαση δεν είναι το μέσο για να δούμε πόσα διαφορετικά animations μπορείτε να χρησιμοποιήσετε. Περιορίστε τις μεταβάσεις μεταξύ των διαφανειών. Εάν επιλέξετε να χρησιμοποιήσετε ένα μεταβατικό στάδιο, χρησιμοποιείστε την ίδια μετάβαση από όλες τις διαφάνειες. Σε μια επαγγελματική παρουσίαση δεν είναι η κατάλληλη στιγμή για να χρησιμοποιήσετε μια διαφορετική μετάβαση ανάμεσα σε κάθε διαφάνεια. Κρατήστε τη παρουσίαση σύντομη, απλή, και απαλή. Επικεντρωθείτε στο μήνυμα της παρουσίασης και όχι στα διαθέσιμα εφέ του PowerPoint. Δημιουργήστε μια διαφάνεια τίτλου και μια διαφάνεια τέλους στην παρουσίασή σας. Επίσης, δημιουργήστε μια διαφάνεια Συντελεστές αν χρησιμοποιείτε πληροφορίες ή γραφικά εκτός από τα clip που παρέχονται με το PowerPoint. Χρησιμοποιώντας πληροφορίες ή γραφικά χωρίς επικαλούμενη πηγή, θεωρείται λογοκλοπή. Μην χρησιμοποιείτε πολλαπλά φόντα. Μια επαγγελματική παρουσίαση θα πρέπει να είναι συνεπής. Μην χρησιμοποιείτε υπερβολικά γραφικά και εφέ κειμένου. Μια επαγγελματική παρουσίαση θα πρέπει να είναι λεπτή και να μην υποβαθμίζει το μήνυμα. Χρησιμοποιήστε ήχο και γραφικά που διακινούνται μόνον εάν το μήνυμα της παρουσίασης θα πρέπει να ενισχυθεί με αυτό. Β1.7. Σελίδες σημειώσεων Μια ηλεκτρονική παρουσίαση, δεν μπορούμε να την δώσουμε στο κοινό. Ως εκ τούτου, υπάρχουν συχνά πρόσθετες πληροφορίες που δεν πρέπει μεν να τοποθετούνται σε μια διαφάνεια, αλλά θα πρέπει να μεταφέρονται στο κοινό σας. Αυτές οι πρόσθετες πληροφορίες είναι το μήνυμα που θα μεταδώσετε προφορικά. Το PowerPoint έχει ένα χαρακτηριστικό γνώρισμα που μπορείτε να τοποθετήσετε αυτά τα επιπλέον στοιχεία - που ονομάζονται σελίδες σημειώσεων ή σημειώσεις ομιλητή (ανάλογα με την έκδοση του PowerPoint που χρησιμοποιείτε). Για να εισάγετε σημειώσεις σε μια διαφάνεια, πληκτρολογήστε το κείμενο στο παράθυρο κάτω από τη διαφάνεια( αφού έχετε πατήσει το κουμπί Σημειώσεων (Notes) στην κορδέλλα Προβολής (VIEW). Γραφικά και άλλα αντικείμενα μπορούν επίσης να τοποθετηθούν στις σελίδες σημειώσεων. Γ. Τραγόπουλος Ιούνιος

27 Β1.8. Επεξεργασία συντομεύσεων Όταν επιλέγετε ένα αντικείμενο (ένα σύμβολο κράτησης θέσης κειμένου ή ένα γραφικό αντικείμενο), χρησιμοποιήστε το δεξιό κουμπί του ποντικιού για να κάνετε κλικ πάνω του. Όχι μόνο θα επιλέξετε το αντικείμενο, αλλά θα σας δείξει ένα μενού επεξεργασίας συγκεκριμένα για αυτό το αντικείμενο. Β1.9. Μείωση μεγέθους αρχείου Εάν θέλετε να μειώσετε το μέγεθος του αρχείου παρουσίασης (επειδή η μνήμη του υπολογιστή σας είναι περιορισμένη ή για την αποθήκευση του σε μια μονάδα δίσκου flash ή για τη μεταφορά μέσω ή το Διαδίκτυο), μπορείτε να κάνετε τρία πράγματα: Χρησιμοποιήστε Αποθήκευση ως Save as (στο μενού Αρχείο - File) και αποθηκεύστε το αρχείο σας χρησιμοποιώντας ένα διαφορετικό όνομα. Εάν χρησιμοποιείτε το ίδιο γραφικό σε πολλές διαφάνειες, μην εισαγάγετε το γραφικό σε κάθε μία από τις διαφάνειες. Τοποθετήστε το μόνο μία φορά, και μετά αντιγράψτε το από διαφάνεια σε διαφάνεια. Εάν χρησιμοποιείτε το ίδιο γραφικό σε όλες τις διαφάνειες, τοποθετήστε το γραφικό στη διαφάνεια του υποδείγματος. Κοιτάξτε ξανά κάθε γραφικό και άλλα αντικείμενα στην παρουσίασή σας. Να το προσθέσω για την παρουσίαση ή είναι απλά "εφετζίδικο;" Εξετάστε τη μείωση του μεγέθους της παρουσίασης με την απλούστευση των επιπλέον πληροφοριών. Θυμηθείτε: οι πληροφορίες σχετικά με τις διαφάνειες δεν πρέπει να επισκιαστούν από τα γραφικά και τα ειδικά εφέ. Β1.10. Συμπίεση εικόνων Πηγαίνετε σε κάθε διαφάνεια που περιέχει ένα γραφικό - όχι ένα αυτόματο σχήμα που εισάγατε από τη γραμμή εργαλείων Σχεδίασης, αλλά μια εικόνα που εισάγατε ή ένα clipart. Επιλέξτε το γραφικό. Στην εργαλειοθήκη της εικόνας, κάντε κλικ στο κουμπί συμπίεσης, το οποίο θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Συμπίεσης εικόνων. Γ. Τραγόπουλος Ιούνιος

28 Κάνετε την επιλογή σας Κάντε κλικ στο OK Το αρχείο σας θα πρέπει να είναι έως 75% μικρότερο τώρα. Β1.11. Συνεχόμενη ομοιομορφία Εάν δημιουργείτε μια τελική διαφάνεια, όπου κάθε αντικείμενο θα προστεθεί προοδευτικά στις επόμενες διαφάνειες, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα "προς τα πίσω" τέχνασμα για να δημιουργήσετε ενιαίες οθόνες. Δημιουργήστε την τελική διαφάνεια πρώτα. Στη συνέχεια, αντιγράψτε αυτή την διαφάνεια (CTRL+D) όσες φορές χρειάζεται για να δημιουργήσετε την ακολουθία. Στη συνέχεια, εργάζεστε προς τα πίσω, αφαιρέστε τα αντικείμενα στις διαφάνειες. Αυτό θα εξασφαλίσει ότι κάθε αντικείμενο είναι ακριβώς το σωστό μέρος για κάθε διαφάνεια, και αυτό εξαλείφει τις αντιαισθητικές μεταθέσεις κατά τη μετακίνηση μεταξύ των διαφανειών. Β1.12. Εισαγωγή διαφανειών από άλλες παρουσιάσεις Είναι δυνατόν να εισάγετε μια μεμονωμένη διαφάνεια ή μια ομάδα διαφανειών από άλλη παρουσίαση σε μια νέα παρουσίασή σας. Αν έχετε ξοδέψει χρόνο δημιουργώντας την τέλεια διαφάνεια με ένα απόσπασμα, ειδικά γραφικά, ή περίπλοκα γραφήματα σε μια διαφάνεια, μπορείτε να την εισάγετε σε νέα παρουσίασή σας. Από την Κεντρική (HOME) κορδέλλα ή την Εισαγωγή (INSERT) και από το κουμπί της Νέας διαφάνειας (New slide) επιλέξτε Διαφάνειες από διάρθρωση (Slides from Outline) ή Επαναχρησιμοποίηση διαφανειών (Reuse slides). Στην πραγματικότητα, μπορείτε να εισαγάγετε διαφάνειες από πολλές παρουσιάσεις σε μια νέα παρουσίασή σας. Μόνο τα αντικείμενα από τις εισαγόμενες διαφάνειες λαμβάνονται. Το φόντο και το υπόδειγμα διαφανειών παραμένουν ανεπηρέαστα. Γ. Τραγόπουλος Ιούνιος

29 Β2. Γραφικά αντικείμενα (3) Β2.1. Επιλογή αντικειμένων Μπορείτε να επιλέξετε ένα αντικείμενο κάνοντας κλικ σε αυτό. Μπορεί να θέλετε να κάνετε δεξί κλικ στο αντικείμενο για να δείτε το μενού περιβάλλοντος επεξεργασίας. Αν η διαφάνεια έχει επικαλυπτόμενα αντικείμενα έτσι ώστε να είναι δύσκολο να επιλέξετε, επιλέξτε οποιοδήποτε αντικείμενο και στη συνέχεια χρησιμοποιήστε το πλήκτρο TAB για να μετακινηθείτε μέσα από τα διάφορα αντικείμενα που μέχρι το επιθυμητό αντικείμενο είναι επιλεγμένο. Μπορείτε να πατήσετε το πλήκτρο SHIFT και να χρησιμοποιήσετε το πλήκτρο TAB για να μετακινηθείτε προς τα πίσω στα διάφορα αντικείμενα. Β2.2. Πλέγμα και Οδηγοί (Grid and Guides) Από την κορδέλλα Προβολής (VIEW) μπορείτε να ενεργοποιήσετε τον Χάρακα (Ruler), το Πλέγμα (Grid) και τους Οδηγούς (Guides) από τα αντίστοιχα κουμπιά. Επίσης μπορείτε να εμφανίσετε το παράθυρο διαλόγου Πλέγμα και Οδηγοί όπου μπορείτε να ενεργοποιήσετε μία κάθετη και μία οριζόντια κατευθυντήρια γραμμή που μπορεί να τοποθετηθεί στη θέση που θέλετε και να χρησιμοποιηθεί ως βοήθημα για την ευθυγράμμιση. Κρατήστε πατημένο το πλήκτρο CTRL ενώ σύρετε μια κατευθυντήρια γραμμή για να δημιουργήσετε πρόσθετες κατευθυντήριες γραμμές. Γ. Τραγόπουλος Ιούνιος

30 Β2.4. Ευθυγράμμιση αντικειμένων Το πιο χρήσιμο εργαλείο του PowerPoint για την τακτοποίηση των αντικειμένων σε μια σελίδα είναι η Στοίχιση και κατανομή (Align) στο μενού της Κεντρικής κορδέλλας. Αυτό το εργαλείο σας επιτρέπει να ευθυγραμμιστεί με ακρίβεια τα αντικείμενα μεταξύ τους και να κατανέμει τα αντικείμενα ομοιόμορφα τόσο κάθετα όσο και οριζόντια σε μια σελίδα. Μπορείτε επίσης να μετακινήσετε με το χέρι τα αντικείμενα: Επιλέξτε το γραφικό και απλά πατήστε τα επάνω, κάτω, αριστερά ή δεξιά βέλη για να κινήσετε το γραφικό προς την επιθυμητή κατεύθυνση. Ή για να μετακινήσετε αντικείμενα σε ακόμη μικρότερες αυξήσεις: Επιλέξτε το γραφικό, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο CTRL και, στη συνέχεια, απλά πατήστε τα επάνω, κάτω, αριστερά ή δεξιά βέλη για να κινήσετε το γραφικό προς την επιθυμητή κατεύθυνση. Β2.5. Μικρογραφία Κατά την εργασία σας με γραφικά (αλλαγή μεγέθους, χρωματικές αλλαγές, κλπ.), σύρετε το γραφικό στην γκρίζα ζώνη pasteboard δίπλα στο slide σας. Εδώ μπορείτε να εργαστείτε με το γραφικό χωρίς την τυχαία αλλαγή σε άλλα αντικείμενα (όπως πλαίσια κειμένου) στη διαφάνειά σας. Μόλις έχετε ολοκληρώσει τις εργασίες για το γραφικό σας, μπορείτε να το σύρετε πίσω στη θέση του σχετικά με την διαφάνεια. Γ. Τραγόπουλος Ιούνιος

31 Β2.9. Πολλαπλά φόντα Κανονικά, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε το ίδιο κύριο υπόβαθρο σε ολόκληρη την παρουσίασή σας. Σε σπάνιες περιπτώσεις, όμως, μπορεί να έχετε δύο ή περισσότερα διακριτά τμήματα της παρουσίασής σας. Σε αυτές τις περιπτώσεις, μπορεί να θέλετε να έχετε δύο ή περισσότερα υπόβαθρα στην προβολή παρουσίασης. Στην κορδέλλα Σχεδίασης (DESIGN), επιλέξτε Φόντο (Format Background). Αλλάξτε το φόντο για διαφορετικά τμήματα, και στη συνέχεια, επιλέξτε το πλαίσιο "Παράβλεψη γραφικών φόντου από το υπόδειγμα." Β2.10. Κουκκίδες εικόνων Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εικόνες αντί τους απλούς μαύρους κύκλους και τα τετράγωνα για κουκκίδες στο PowerPoint: 1. Επιλέξτε το κείμενο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε κουκκίδες εικόνας. 2. Από το κεντρικό μενού, επιλέξτε τις Κουκκίδες. Γ. Τραγόπουλος Ιούνιος

32 3. Εμφανίστε το παράθυρο διαλόγου Κουκκίδων και αρίθμησης (Bullets and Numbering). 3. Από αυτό το παράθυρο διαλόγου, αναζητήστε και επιλέξτε την εικόνα που σας αρέσει. Γ. Τραγόπουλος Ιούνιος

33 Β3. Κατά την παρουσίαση Β3.1. Φυλλάδια Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί εκτύπωσης στη βασική γραμμή εργαλείων ή χρησιμοποιήσετε τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις στο πλαίσιο διαλόγου Εκτύπωσης, θα εκτυπώσετε τη παρουσίαση σας με μία διαφάνεια ανά φύλλο χαρτιού. Αυτό είναι ένας σπάνια χρήσιμος τρόπος για να εκτυπώσετε την παρουσίασή σας, εκτός και αν εκτυπώνετε σε διαφάνειες για overhead projector. Στις περισσότερες περιπτώσεις, θα θέλετε να εκτυπώσετε πολλές διαφάνειες ανά φύλλο χαρτιού, με ή χωρίς γραμμές στις οποίες να κρατήσετε σημειώσεις. Με αυτό τον τρόπο εκτύπωσης η παρουσίασή σας συχνά χρησιμοποιείται για να δημιουργήσετε σημειώσεις για το ακροατήριο. Ανατρέξτε στον αριθμό 1 στην οθόνη που ακολουθεί. Αλλάξτε από "Διαφάνειες" σε "Σημειώσεις για το ακροατήριο" και στη συνέχεια επιλέξτε τον αριθμό των διαφανειών που θέλετε να εμφανίζονται ανά σελίδα (αν επιλέξετε τρεις διαφάνειες ανά σελίδα, θα πάρετε επίσης γραμμές στις οποίες μπορείτε να κρατήσετε σημειώσεις). Β3.2. Εκτύπωση σε αντίστροφη σειρά Εάν πράγματι θέλετε να εκτυπώσετε μια διαφάνεια ανά φύλλο χαρτιού, θα θέλατε οι διαφάνειες να εκτυπώνονται σε αντίστροφη σειρά, ώστε να μην χρειάζεται να συγκεντρώνονται ανάποδα πριν από τη χρήση ή την συρραφή τους. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στην επιλογή για διαφάνειες και εισάγετε τους αριθμούς Ανατρέξτε στον αριθμό 2 στην προηγούμενη οθόνη. Β3.3. Κρυμμένα χαρακτηριστικά κατά την παρουσίαση Κατά τη διάρκεια της παρουσίασης σας, μπορείτε να την ελέγχετε καλύτερα από απλά να προχωράτε στην επόμενη διαφάνεια ή να επιστρέφετε στην προηγούμενη. Όταν η παρουσίασή σας βρίσκεται σε εξέλιξη, πατήστε το πλήκτρο F1για να δείτε μια λίστα με τα κρυφά χαρακτηριστικά που είναι διαθέσιμα για σας, ενώ η παρουσίασή σας τρέχει. Γ. Τραγόπουλος Ιούνιος

34 Β3.4. Προσαρμοσμένες παρουσιάσεις Μπορείτε να προσαρμόσετε την παρουσίασή σας ώστε να δημιουργήσετε μία ή περισσότερες παρουσιάσεις με τη συμμετοχή συγκεκριμένων μόνο διαφανειών από τις υπάρχουσες. Από το μενού της κορδέλλας Παρουσίασης (SLIDE SHOW), επιλέγετε Προσαρμογή παρουσίασης (Custom slide show). Στο παράθυρο που εμφανίζεται, επιλέγετε Δημιουργία (New) Στο νέο παράθυρο εμφανίζονται αριστερά όλες οι διαφάνειες. Επιλέγετε αυτές που θέλετε να αποτελούν την προσαρμοσμένη παρουσίασή σας και πατάτε το κουμπί στη μέση της Προσθήκης (Add). Δίνετε και κάποιο ενδεδειγμένο όνομα στην προσαρμοσμένη αυτή παρουσίαση και κλείνετε το παράθυρο. Γ. Τραγόπουλος Ιούνιος

35 Όταν θελήσετε να κάνετε την προσαρμοσμένη παρουσίαση στο κοινό σας, απλά από το ίδιο προαναφερθέν μενού επιλέγετε Εμφάνιση (Show). Β3.5. Αποφύγετε τις διακοπές Όταν είστε στη μέση της παρουσίασης, δεν θέλετε τον υπολογιστή να σας διακόψει την παρουσίαση: Απενεργοποίηση προφύλαξης οθόνης. (Κάντε δεξί κλικ στην επιφάνεια εργασίας, επιλέξτε Ιδιότητες, κάντε κλικ στην καρτέλα οθόνης, επιλέξτε «ΚΑΜΜΙΑ»). Το PowerPoint υποτίθεται ότι απενεργοποιεί τυχόν screensavers αυτόματα, αλλά είναι ασφαλέστερο να το κάνετε μόνοι σας. Αν χρησιμοποιείτε φορητό υπολογιστή, απενεργοποιήστε τις λειτουργίες εξοικονόμησης ενέργειας. Απόκρυψη του δείκτη βέλους (δρομέας) κατά τη διάρκεια της παρουσίασής σας. Κάντε δεξί κλικ στην οθόνη, επιλέξτε Επιλογές δείκτη, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Απόκρυψη τώρα ή Απόκρυψη πάντα. Το Απόκρυψη τώρα απενεργοποιεί το δείκτη του ποντικιού μέχρι να μετακινήσετε το ποντίκι. Απόκρυψη πάντα απενεργοποιεί το δείκτη του ποντικιού για το υπόλοιπο της παρουσίασης. Γ. Τραγόπουλος Ιούνιος

36 Βιβλιογραφία Στυλιάδης users.sch.gr 7. Online Information Series, Jolene M. Morris 8. Γ. Τραγόπουλος Ιούνιος