ΑΝΑΛΥΣΗ ΤΟΥ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΤΗΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΣ ΤΟΥ ΤΜΗΜΑΤΟΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΜΕ ΧΡΗΣΗ ΔΙΑΓΡΑΜΜΑΤΩΝ ΡΟΗΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ

Transcript

1 Τ.Ε.Ι. ΚΑΒΑΛΑΣ ΣΧΟΛΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑΣ ΤΜΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΑΝΑΛΥΣΗ ΤΟΥ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΤΗΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΣ ΤΟΥ ΤΜΗΜΑΤΟΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΜΕ ΧΡΗΣΗ ΔΙΑΓΡΑΜΜΑΤΩΝ ΡΟΗΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Αλευρά Αναστασία Κόκκινου Χριστίνα ΦΟΙΤΗΤΗΣ ΠΡΟΕΔΡΟΣ Υ.Π.Ε.Π.Θ ΚΑΘΗΓΗΤΗΣ ΣΥΣΤΗΜΑ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΚΑΘΗΓΗΤΩΝ ΓΕΝΙΚΗ ΣΥΝΕΛΕΥΣΗ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ΠΡΟΪΣΤΑΜΕΝΟΣ ΟΚΤΩΒΡΙΟΣ 2007 ΕΠΟΠΤΗΣ ΚΑΘΗΓΗΤΗΣ Τέφας Αναστάσιος Εκπονηθείσα πτυχιακή εργασία απαραίτητη για την κτήση του βασικού πτυχίου

2 ΠΡΟΛΟΓΟΣ Αυτό το βιβλίο έγινε στα πλαίσια της πτυχιακής εργασίας του ΤΕΙ Καβάλας, στη Σχολή Διοίκησης και Οικονομίας στο Τμήμα Διαχείρισης Πληροφοριών. Το θέμα της εργασίας είναι η ανάλυση του πληροφοριακού συστήματος της Γραμματείας του Τμήματος Διαχείρισης Πληροφοριών με χρήση διαγραμμάτων ροής δεδομένων. Την διεκπεραίωση της εργασίας ανέλαβαν οι φοιτήτριες του τμήματος Αλευρά Αναστασία και Κόκκινου Χριστίνα για την κτήση του βασικού πτυχίου με επιβλέπων καθηγητή τον κύριο Τέφα Αναστάσιο. Θέλουμε να ευχαριστήσουμε τον κύριο Τέφα Αναστάσιο για την πολύτιμη βοήθεια και συμπαράσταση του, η οποία διευκόλυνε την υλοποίηση της πτυχιακής εργασίας μας. Επίσης σημαντική ήταν η βοήθεια της κυρίας Σέντρου Νικολέτας η οποία συνέβαλλε στο να μας δώσει όλες τις πληροφορίες για την διεκπεραίωση της πτυχιακής εργασίας μας. Τέλος, δεν πρέπει να ξεχάσουμε να ευχαριστήσουμε τις οικογένειές μας για την υποστήριξη όλα αυτά τα χρόνια των σπουδών μας και να τους αφιερώσουμε αυτή την εργασία.. Σελ. 2 από 234

3 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ Πρόλογος. Εισαγωγή Στοιχεία θεωρίας συστημάτων Βασικές έννοιες Τύποι συστημάτων Κριτήρια αξιολόγησης Ανάλυση προβλήματος και τεχνικές συλλογής γεγονότων Μελέτη εγγράφων τεκμηρίωσης (Documentation review) Η μέθοδος της συνέντευξης (Interviewing) Η μέθοδος του ερωτηματολογίου (Questioning) Προσωπική παρατήρηση (Observation) Καταμέτρηση (μέτρηση) και εκτίμηση δεδομένων (Measuring) Ανάλυση συστημάτων Διαγράμματα ροής δεδομένων Χρήσεις των διαγραμμάτων ροής δεδομένων Τα σύμβολα των διαγραμμάτων ροής δεδομένων Διεργασίες Σημεία αποθήκευσης δεδομένων Εξωτερικές οντότητες Ροές δεδομένων Αποτύπωση των συστημάτων με διαγράμματα ροής δεδομένων Η ποιότητα των Δ.Ρ.Δ Κανόνας 1 Το διάγραμμα ροής δεδομένων δεν είναι Flow Chart Κανόνας 2 Διατήρηση της πληροφορίας Κανόνας 3 Κατάλληλη ονοματολογία.. 24 Σελ. 3 από 234

4 4. Τεχνικές κατασκευής του μοντέλου Επιπέδωση του διαγράμματος ροής δεδομένων Κανόνες επιπέδωσης Αρίθμηση διεργασιών Εξομάλυνση ροών Εσωτερικά σημεία αποθήκευσης Εξωτερικές οντότητες Πως επιπεδώνουμε τις ροές δεδομένων Διάλογος Παραλλαγές Χειρισμός λαθών Πλήθος επιπέδων Επανασύνθεση (Repartition) Λογικές και φυσικές διεργασίες Λεξικό δεδομένων Χειρισμός των λεπτομερειών Κοινή βάση συνεννόησης Τεκμηρίωση του συστήματος Υποστήριξη της ανάλυσης Εντοπισμός λαθών και παραλείψεων Οι ορισμοί των λημμάτων Δομές δεδομένων Πρωταρχικές διεργασίες Σύνθετες διεργασίες Ανάλυση του συστήματος της γραμματείας Συλλογή πληροφοριών Διάγραμμα περιβάλλοντος Επιπέδωση διεργασιών Ανάλυση διεργασίας Πρωτοκόλληση αίτησης (Επ.1).. 46 Σελ. 4 από 234

5 6.4.2 Ανάλυση πρωτοκόλλησης αίτησης (Επ.2) Ανάλυση διεργασίας Εγγραφή νέου φοιτητή (Επ.1) Ανάλυση εγγραφής νέου φοιτητή (Επ.2) Ανάλυση εγγραφής νέου φοιτητή (Επ.3) Ανάλυση εγγραφής νέου φοιτητή (Επ.3) Ανάλυση διεργασίας Έκδοση πιστοποιητικών (Επ.1) Ανάλυση έκδοσης πιστοποιητικών (Επ.2) Ανάλυση έκδοσης πιστοποιητικών (Επ.3) Ανάλυση έκδοσης πιστοποιητικών (Επ.3) Ανάλυση έκδοσης πιστοποιητικών (Επ.3) Ανάλυση έκδοσης πιστοποιητικών (Επ.3) Ανάλυση έκδοσης πιστοποιητικών (Επ.3) Ανάλυση διεργασίας Επιλογή φοιτητή για μερική απασχόληση (Επ.1) Ανάλυση επιλογής φοιτητή για μερική απασχόληση (Επ.2) Ανάλυση επιλογής φοιτητή για μερική απασχόληση (Επ.3) Ανάλυση διεργασίας Ανάληψη πτυχιακής (Επ.1) Ανάλυση ανάληψης πτυχιακής (Επ.2) Ανάλυση ανάληψης πτυχιακής (Επ.3) Ανάλυση ανάληψης πτυχιακής (Επ.3) Ανάλυση ανάληψης πτυχιακής (Επ.3) Ανάλυση διεργασίας Ανάληψη πρακτικής άσκησης (Επ.1) Ανάλυση ανάληψης πρακτικής άσκησης (Επ.2) Ανάλυση ανάληψης πρακτικής άσκησης (Επ.3) Ανάλυση διεργασίας Επιλογή φοιτητών με κατάταξη (Επ.1) Ανάλυση επιλογής φοιτητών με κατάταξη (Επ.2) Ανάλυση διεργασίας 8 86 Σελ. 5 από 234

6 Δήλωση μαθημάτων (Επ.1) Ανάλυση δήλωσης μαθημάτων (Επ.2) Ανάλυση δήλωσης μαθημάτων (Επ.3) Ανάλυση δήλωσης μαθημάτων (Επ.3) Ανάλυση δήλωσης μαθημάτων (Επ.3) Λεξικά δεδομένων του συστήματος της γραμματείας Διεργασίες Ροές δεδομένων Αποθήκη δεδομένων Στοιχειώδη δεδομένα Συμπεράσματα. 223 Αιτήσεις φοιτητή. 224 Βιβλιογραφία 234 Σελ. 6 από 234

7 ΕΙΣΑΓΩΓΗ Η εισαγωγή των πληροφοριακών συστημάτων σε μία επιχείρηση, σε έναν οργανισμό έχει πολλαπλές επιδράσεις στην επιχείρηση, στους εργαζομένους και στην κοινωνία. Είναι λοιπόν σαφές ότι η μελέτη των πληροφοριακών συστημάτων απαιτεί μία δι-επιστημονική προσέγγιση. Πληροφοριακό σύστημα είναι ένα σύστημα το οποίο αξιοποιεί διάφορες πηγές πληροφόρησης και διαχειρίζεται τις πληροφορίες που συγκεντρώνει με κύρια συστατικά τους ανθρώπους υλικό και λογισμικό και διαδικασίες. Επεξεργάζονται πληροφορίες για να βοηθήσουν τον άνθρωπο στη λήψη αποφάσεων. Ένα τέτοιο πληροφοριακό σύστημα είναι και η γραμματεία του Τμήματος Διαχείρισης Πληροφοριών που θα αναλύσουμε παρακάτω με τη σχεδίαση Διαγραμμάτων Ροής Δεδομένων, όπου φαίνονται οι λειτουργίες του συστήματος, οι διαδικασίες που εκτελούνται από το σύστημα και η ροή της πληροφορίας μεταξύ της γραμματείας και του φοιτητή. Στο σύστημα εμπλέκονται και άλλες εξωτερικές οντότητες, εκτός από τον φοιτητή, που είναι απαραίτητες για να αποτυπωθεί η σωστή εικόνα του συστήματος. Στο 1 ο κεφάλαιο υπάρχουν κάποιες βασικές έννοιες και θεωρίες που αφορούν γενικά τι είναι σύστημα, τους τύπους συστημάτων και τέλος κάποια κριτήρια αξιολόγησης συστημάτων. 2 ο Κεφάλαιο: Στο 2 ο κεφάλαιο γίνεται ανάλυση κάποιον προβλημάτων που αντιμετωπίζει ο αναλυτής και οι τεχνικές συλλογής γεγονότων που χρησιμοποιεί. τέλος γίνεται μια μικρή αναφορά για την ανάλυση συστημάτων, τον ρόλο του αναλυτή και τα προσόντα που πρέπει να έχει ένας αναλυτής. 3 ο Κεφάλαιο: Στο 3 ο κεφάλαιο αναλύεται ότι αφορά τα διαγράμματα ροής δεδομένων, τις χρήσεις τους, τα σύμβολα που χρησιμοποιούνε, τα βήματα σχεδίασης που πρέπει να ακολουθήσει ένας αναλυτής, η ποιότητα που πρέπει να έχει ένα διάγραμμα ροής δεδομένων και τέλος κάποιους κανόνες που πρέπει να τηρεί. 4 ο Κεφάλαιο: Στο 4 ο κεφάλαιο αναλύουμε τις τεχνικές κατασκευής των διαγραμμάτων ροής δεδομένων, πως γίνεται η επιπέδωση αυτού του μοντέλου, τους κανόνες και τον τρόπο επιπέδωσής του. Τέλος γίνεται μια μικρή αναφορά για δύο είδη διαγραμμάτων ροής δεδομένων και τα χαρακτηριστικά τους. Σελ. 7 από 234

8 5 ο Κεφάλαιο: Στο 5 ο κεφάλαιο αναλύουμε ότι αφορά τα λεξικά δεδομένων, πως αντιμετωπίζουμε κάποια λάθη και παραλήψεις του συστήματος και τέλος τους ορισμούς των λημμάτων που χρησιμοποιούμε για τα λεξικά δεδομένων. 6 ο Κεφάλαιο: Στο 6 ο κεφάλαιο αναλύουμε το σύστημα τις γραμματείας του τμήματος διαχείρισης πληροφοριών του Τ.Ε.Ι καβάλας. Τους τρόπους που συλλέξαμε τις πληροφορίες προκειμένου να αναλύσουμε αυτό το σύστημα και το αναλύσαμε χρησιμοποιώντας διαγράμματα ροής δεδομένων, η ανάλυση έγινε κατά επίπεδα οπού απεικονίζονται και σχεδιαστικά στο κεφάλαιο αυτό. 7 ο Κεφάλαιο: Στο 7 ο κεφάλαιο υπάρχουν τα λεξικά δεδομένων του συστήματος της γραμματείας για τις διεργασίες, τις ροές δεδομένων, την αποθήκη δεδομένων και τα στοιχειώδη δεδομένα. Σελ. 8 από 234

9 1 Στοιχεία θεωρίας συστημάτων 1 Στη δεκαετία του 40 ερευνητές από όλους τους επιστημονικούς τομείς (τη βιολογία, τα μαθηματικά, την φιλοσοφία) άρχισαν να αναγνωρίζουν ότι κάθε αντικείμενο (οντότητα) μπορεί να θεωρηθεί ως μέρος ενός μεγαλύτερου όλου. Το γεγονός αυτό δεν μειώνει την σημασία της ατομικότητας μίας οντότητας, αλλά μετατοπίζει το ενδιαφέρον από το μέρος στο όλο. Η προσέγγιση αυτή θεμελίωσε ένα νέο τρόπο σκέψης που ονομάστηκε θεωρία συστημάτων. Ο τρόπος αυτός σκέψης έχει άμεση επίδραση στην αντίληψη που έχουμε για τον κόσμο. Νέοι κλάδοι των επιστημών αναπτύχθηκαν βασισμένοι στη θεωρία συστημάτων: οι Επιχειρησιακές 'Έρευνες, η Διοίκηση Επιχειρήσεων και η Ανάλυση Συστημάτων είναι ορισμένοι από αυτούς. Το κεφάλαιο αυτό αναπτύσσει ορισμένες έννοιες της θεωρίας των συστημάτων. 1.1 Βασικές έννοιες Σύστημα (system) είναι ένα σύνολο από οντότητες (λ.χ. άνθρωποι, μηχανές, διαδικασίες κλπ) που συνεργάζονται για την επίτευξη ενός στόχου. Ο στόχος αυτός είναι ο λόγος ύπαρξης του συστήματος. Κάθε σύστημα έχει εισόδους, εξόδους και επεξεργασίες και περιβάλλεται από ένα περιβάλλον από το οποίο διαχωρίζεται από ένα όριο. Συνήθως υπάρχει κάποιος ο οποίος είναι υπεύθυνος για την λήψη αποφάσεων σχετικών με το σύστημα. Είσοδος, ή εισροές (input) είναι τα στοιχεία εκείνα τα οποία εισέρχονται στο σύστημα. Επεξεργασίες (process) είναι τα απαραίτητα στοιχεία για τον μετασχηματισμό των εισόδων σε εξόδους. Έξοδος, ή εκροές (output) είναι τα προϊόντα που παράγει το σύστημα. Τα στοιχεία ενός συστήματος διαχωρίζονται από το Περιβάλλον (environment) που αποτελείται από οντότητες που δεν ανήκουν στο σύστημα (δηλ. δεν είναι είσοδοι, έξοδοι ή επεξεργασίες του) αλλά παίζουν σημαντικό ρόλο στην απόδοση του 1 Πηγή : www. Aetos.it.teithe.gr Πληροφοριακά συστήματα Σελ. 9 από 234

10 συστήματος. Το περιβάλλον περιλαμβάνει κοινωνικά, τεχνολογικά, νομικά, φυσικά, οικονομικά και άλλα στοιχεία. Η ανάδραση ή επαναπληροφόρηση (feedback) είναι πληροφορία που αφορά την απόδοση του συστήματος. Η συνεχής παρακολούθηση και αξιολόγηση της ανάδρασης για να προσδιοριστεί εάν το σύστημα βαίνει προς ολοκλήρωση των στόχων του αποτελεί μέρος του ελέγχου (control). Όταν διαπιστώνεται ότι το σύστημα δεν ικανοποιεί επαρκώς τους στόχους πρέπει να βρεθεί τρόπος ώστε να επηρεαστεί η συμπεριφορά του συστήματος. Αυτό επιτυγχάνεται με την τροποποίηση των εισόδων ή/και των διαδικασιών του συστήματος. Όταν ένα σύστημα είναι μέρος ενός μεγαλύτερου συστήματος λέγεται υποσύστημα ενώ το μεγαλύτερο σύστημα μπορεί να θεωρηθεί ότι είναι το περιβάλλον του. 1.2 Τύποι συστημάτων 2 Ανοικτό (open system) λέγεται το σύστημα το οποίο αλληλεπιδρά με το περιβάλλον του δεχόμενο εισόδους από αυτό και αποδίδοντας σε αυτό τις παραγόμενες εξόδους, ενώ κλειστό (closed system) λέγεται το σύστημα το οποίο δεν έχει καμία αλληλεπίδραση με το περιβάλλον του. Στον πραγματικό κόσμο βέβαια δεν υπάρχει κλειστό σύστημα. Η έννοια του κλειστού συστήματος είναι μία επινόηση για την διευκόλυνση της μελέτης των συστημάτων. Τα συστήματα τα οποία έχουν την δυνατότητα να αλλάζουν ώστε να επιβιώσουν ονομάζονται προσαρμόσιμα. 1.3 Κριτήρια αξιολόγησης συστημάτων Τα συστήματα αξιολογούνται βάσει δύο κριτηρίων: της παραγωγικότητας και της αποτελεσματικότητας. Η παραγωγικότητα ή αποδοτικότητα (efficiency) είναι οι είσοδοι που χρησιμοποιήθηκαν για την επίτευξη των στόχων (εξόδων). Αποτελεσματικότητα (effectiveness) από την άλλη μεριά, είναι ο βαθμός επίτευξης των σωστών στόχων. Ο Drucker ξεχωρίζει τις δύο αυτές έννοιες ως εξής: 2 Πηγή : www. Aetos.it.teithe.gr Πληροφοριακά συστήματα Σελ. 10 από 234

11 Η Γενική Θεωρία Συστημάτων είναι ένα επιστημονικό πεδίο που ασχολείται με την ανάλυση, τον σχεδιασμό και την βελτίωση των συστημάτων και συνδυάζει πολλούς άλλους τομείς επιστημών σε μία καθολική μελέτη των συστημάτων. Θα πρέπει να τονιστεί ότι κάθε σύστημα είναι ένα εννοιολογικό πλαίσιο που ορίζεται από έναν άνθρωπο (παρατηρητή) - δεν υπάρχει από μόνο του. Ο παρατηρητής θεωρεί κάτι ως σύστημα για κάποιο λόγο και ο λόγος αυτός καθορίζει τον ορισμό του συστήματος. Επιπλέον, δύο παρατηρητές που μελετούν μία κατάσταση για τον ίδιο λόγο, μπορεί να ορίσουν το ίδιο σύστημα διαφορετικά. Αυτό γίνεται γιατί κάθε άτομο επηρεάζεται από τις γνώσεις του, την κοσμοθεωρία του, τις προτιμήσεις του κλπ. Αλλά, θα πρέπει να τονιστεί ότι εφόσον κάθε ορισμός είναι λογικά συνεπής (δηλ. δεν περιέχει εσωτερικές αντιφάσεις) δεν υπάρχει "σωστός" και "λάθος" ορισμός ενός συστήματος. Σελ. 11 από 234

12 2 Ανάλυση προβλήματος και τεχνικές συλλογής γεγονότων 3 Μέχρι πρόσφατα, πολύ λίγη προσοχή είχε δοθεί στο στάδιο της ανάλυσης προβλημάτων. Αυτό είχε ως αποτέλεσμα να δοθεί σχετικά περισσότερος χρόνος στη ανάπτυξη των άλλων σταδίων. Ο αναλυτής θα πρέπει να αντιμετωπίσει και να συνδιαλλαγεί με τους ανθρώπους που υπάρχουν μέσα στο υπό μελέτη σύστημα. Όπως είναι πολύ γνωστό σ όλους μας, η συμπεριφορά αυτών των ανθρώπων είναι κυμαινόμενη (δηλ. δεν μπορεί να προβλεφθεί εκ των προτέρων), μη λογική και πολλές φορές αναξιόπιστη. Τα σημαντικότερα και με συχνότερη εμφάνιση προβλήματα που αντιμετωπίζει ένας αναλυτής είναι: Α) Η αντίληψη των εργαζομένων ότι απειλείτε η θέση τους, Β) Η ήδη διαμορφωμένη και προσανατολισμένη προς μία κατεύθυνση άποψή τους για το σύστημα και τον οργανισμό στον οποίο το σύστημα θα τοποθετηθεί, Γ) Η ασυνέπεια και η αντιφατικότητα των απόψεων αυτών. Η διαδικασία (στάδιο) ανάλυσης προβλημάτων πρέπει, στην αρχή, να ασχοληθεί με την κατανόηση του συστήματος, τα προβλήματα του, καθώς επίσης και τις ανάγκες του. Έχοντας υπ όψιν τα προβλήματα αυτής της φάσης, όπως αναφέρθηκαν παραπάνω, ο αναλυτής, για να μπορέσει να αποκτήσει μια γενική εικόνα της δομής και λειτουργίας του οργανισμού, πρέπει να ακολουθήσει μια διαδικασία πέντε σταδίων: Α) Προσδιορισμός της δομής, οργάνωσης και του προορισμού (σκοπού) του οργανισμού, Β) Προσδιορισμός των προβληματικών περιοχών του οργανισμού, Γ) Προσδιορισμός του εξωτερικού περιβάλλοντος του οργανισμού και εξακρίβωση των ορίων των προβλημάτων, Δ) Συγκέντρωση και καταγραφή των αναλυτικών χαρακτηριστικών του προβλήματος, 3 Πηγή: Ανάλυση και σχεδίαση συστημάτων Ευγενία Μανωλοπούλου, Αθήνα 1994 Γ Έκδοση, Εκδόσεις Nubis Σελ. 12 από 234

13 Ε) Εξακρίβωση της εγκυρότητας των πληροφοριών / δεδομένων που συλλέχθηκαν. Οι τεχνικές που χρησιμοποιούνται για την απόκτηση των απαραίτητων πληροφοριών για την εκτέλεση των παραπάνω εργασιών, είναι: η μελέτη των εγγράφων τεκμηρίωσης, οι συνεντεύξεις, η μέθοδος του ερωτηματολογίου, η προσωπική παρατήρηση και επαφή με τα γεγονότα, όπως επίσης και η καταμέτρηση, μαζί με την εκτίμηση των δεδομένων. Μέσω αυτών των τεχνικών συλλογής δεδομένων, ο αναλυτής πρέπει να προσδιορίσει τις προβληματικές περιοχές των δραστηριοτήτων ενός οργανισμού. 2.1 Μελέτη εγγραφών τεκμηρίωσης (Documentation review) Η μελέτη των υπαρχόντων συστημάτων έχει τα παρακάτω χαρακτηριστικά γνωρίσματα: Α) Είναι χρήσιμη για το σχεδιασμό μελλοντικών περιοχών έρευνας και ανάλυσης, δίνοντας μια γενική εικόνα, περίληψη όλων των πληροφοριών, καθώς και δυνατότητα επαλήθευσης. Β) Είναι εύκολα προσπελάσιμη, Γ) Είναι φορητή, Από την άλλη πλευρά, μπορούμε όμως να παρατηρήσουμε και κάποια μειονεκτήματα της τεκμηρίωσης, όπως: Α) Η έλλειψη ακρίβειας, Β) Η συχνά περίπλοκη και μεγάλη σε μέγεθος τεκμηρίωση, Γ) Η πρόχειρη ή ατελής τεκμηρίωση. Συνεπώς, θα μπορούσαμε να συμπεράνουμε ότι η τεκμηρίωση, μόνο σε μια πολύ γενική εικόνα της, μπορεί να αναφέρεται στις δραστηριότητες ενός οργανισμού. 2.2 Η μέθοδος της συνέντευξης (Interviewing) Στις συνεντεύξεις, ως συνήθως, παίρνουν μέρος δύο άτομα: ο αναλυτής και ο άνθρωπος, από τον οποίο ο αναλυτής παίρνει τη συνέντευξη, είναι πολύ σημαντικό να δώσει ο ίδιος μία στον εαυτό του. Σελ. 13 από 234

14 Πέρα απ αυτό όμως, ο αναλυτής θα πρέπει να σχεδιάσει από πριν όλη τη διαδικασία της συνέντευξης, να ξεκαθαρίσει γιατί θα γίνει η συνέντευξη, τι ερωτήσεις θα τεθούν και ποιοι παράγοντες θα καθορίσουν στο τέλος, εάν η συνέντευξη ήταν επιτυχημένη ή όχι. Οι συνεντεύξεις αποτελούν ίσως το πλέον σημαντικό και χρήσιμο εργαλείο που μπορεί να χρησιμοποιήσει ένας αναλυτής, στην προσπάθεια του να κατανοήσει κάθε πλευρά ενός οργανισμού. Τα κρίσιμα σημεία τα οποία μπορούν να εξασφαλίσουν την επιτυχία αυτού του εργαλείου, είναι: Α) Η πολύ καλή προετοιμασία του ανθρώπου που διενεργεί τη συνέντευξη, Β) Ο τρόπος που διεξάγεται η συνέντευξη και Γ) Η προσήλωση στο θέμα, άλλα ταυτόχρονα και η ελευθερία ομιλίας στο συνεντευξιαζόμενο 2.3 Η μέθοδος του ερωτηματολογίου (Questioning) Τα ερωτηματολόγια είναι μία ακόμη τεχνική συλλογής πληροφοριών, που είναι διαθέσιμη στον αναλυτή και χρησιμοποιείται για να συλλέξει πληροφορίες γύρω από τη στάση, τα πιστεύω, τη συμπεριφορά- την ασχολία και τα χαρακτηριστικά μερικών ανθρώπων κλειδιών μέσα στον οργανισμό, που επηρεάζονται από το τρέχον και μελλοντικό σύστημα. Τα ερωτηματολόγια είναι χρήσιμα και μπορούν να βοηθήσουν στη συλλογή σημαντικών πληροφοριών, εάν: Α) Οι άνθρωποι μέσα στον οργανισμό είναι πλατιά διασκορπισμένοι, Β) Ασχολούνται πολλοί άνθρωποι με την ανάπτυξη του συστήματος, Γ) Είναι απαραίτητη η διερευνητική εργασία και Δ) Υπάρχει ανάγκη βολιδοσκόπησης των προβλημάτων πριν τη διεξαγωγή των συνεντεύξεων. Η χρήση ερωτηματολογίου είναι μία ακόμα τεχνική συλλογής πληροφοριών, στην οποία οι ερωτήσεις δεν είναι προφορικές, αλλά γραπτές, συγκεκριμένες και έχουν μια προκαθορισμένη μορφή. Αυτή η τεχνική πρέπει να θεωρείται συμπληρωματική των άλλων τεχνικών συλλογής πληροφοριών / δεδομένων. Σελ. 14 από 234

15 2.4 Προσωπική παρατήρηση (Observation) Προσωπική παρατήρηση μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να επαληθεύσει ο αναλυτής όλα για όσα γνώρισε κατά την διάρκεια των συνεντεύξεων ή ακόμη και νωρίτερα. Η προσωπική παρατήρηση είναι επίσης πολύ χρήσιμη τεχνική για την αποκάλυψη των σχέσεων που υπάρχουν μεταξύ των ανθρώπων του συστήματος και είναι δύσκολο να ανακαλυφθούν με οποιαδήποτε άλλη τεχνική συλλογής πληροφοριών. Για να μεγιστοποιήσει τις πληροφορίες που θα καταφέρει να αποσπάσει ο αναλυτής, χρησιμοποιώντας αυτή τη μέθοδο, θα πρέπει να ακολουθήσει τις παρακάτω οδηγίες: Α) Προετοιμασίες πριν από την παρατήρηση: πριν αρχίσει η διαδικασία της παρατήρησης, ο αναλυτής πρέπει να προσδιορίσει με ακρίβεια το τι πρέπει να παρατηρήσει να υπολογιστή τον χρόνο που θα χρειαστεί να εξηγήσει στη διοίκηση του τομέα που πρόκειται να παρατηρήσει, τι πρόκειται να γίνει και γιατί και να αποκτήσει την έγκριση της διοίκησης για να αρχίσει την παρατήρηση. Β) Διενεργώντας την παρατήρηση: Πρώτον, ο αναλυτής θα πρέπει να εξοικειωθεί με το περιβάλλον, μέσα στο οποίο θα κάνει τις παρατηρήσεις του και δεύτερον θα πρέπει να συγκεντρώνει την προσοχή του στις ενέργειες που τον ενδιαφέρουν. Γ) Μετά την παρατήρηση: οι πληροφορίες που συλλέχθηκαν, θα πρέπει να οργανωθούν και να καταγραφούν σωστά. Οι κύριες αδυναμίες αυτής της τεχνικής είναι, πρώτον, ότι απαιτεί πολύ χρόνο και δεύτερον, ότι η φερεγγυότητα των γεγονότων, που παρατηρήθηκαν, είναι ίσως χαμηλή, λόγω της ψυχολογικής επίδρασης που υπάρχει στους εργαζόμενους. 2.5 Καταμέτρηση (Μέτρηση) και εκτίμηση δεδομένων (Measuring) Αυτή η τεχνική είναι παραπλήσια της τεχνικής της παρατήρησης. Η διαφοροποίηση μεταξύ των δύο αυτών τεχνικών έγινε για να διακρίνει την πρωτεύουσα χρήση της παρατήρησης σαν τεχνική που προσδιορίζει / αναγνωρίζει Σελ. 15 από 234

16 πρότυπα, υποδείγματα και τάσεις, ενώ η τεχνική της καταμέτρησης και εκτίμησης των δεδομένων υποδηλώνει αριθμητικές δραστηριότητες, στις οποίες συγκεκριμένες τιμές ανατίθενται σε ορισμένα χαρακτηριστικά κάποιων δραστηριοτήτων. 2.6.Ανάλυση Συστημάτων Αφού έχει ολοκληρωθεί τα στάδιο της συλλογής δεδομένων, το επόμενο βήμα είναι η ανάλυση τους συστήματος. Ο Hawryszkiewycz (1998), με τον όρο ανάλυση συστήματος, εννοεί την έρευνα και ανάλυση της λειτουργίας του συστήματος και τον προσδιορισμό των πιθανών αλλαγών που μπορούν να επέλθουν σ αυτό. Γενικά, μπορούμε να πούμε ότι ανάλυση είναι μια ακόμη ονομασία της μελέτης. Η ανάλυση είναι μια λογική διαδικασία / εργασία. Ο αναλυτής είναι ο συνδετικός κρίκος μεταξύ του χρήστη και της εφαρμογής του συστήματος. Για μια πετυχημένη ανάλυση συστήματος, ο αναλυτής πρέπει απαραιτήτως να έχει δύο προσόντα: Α)Τεχνική επιδεξιότητα, αλλά και Β) Κοινωνικότητα, δηλαδή να μπορεί να επικοινωνεί εύκολα και αποτελεσματικά με άλλους ανθρώπους. Διάφορες μελέτες που έχουν γίνει κατά καιρούς, έχουν υποδείξει πέντε κύριους ρόλους για τον αναλυτή: Α) Παράγοντας αλλαγής, Β) Ερευνητής, Γ) Συνδετικός κρίκος, εφ όσον κρατά το ρόλο του συνδέσμου μεταξύ της γενικής και αφηρημένης σχεδίασης των απαιτήσεων του τελικού χρήστη και της αναλυτικής φυσικής σχεδίασης, Δ) Ακροατής και Ε) Πολιτικός. Το κύριο πρόβλημα που σχετίζεται με τους αναλυτές συστημάτων είναι ότι μερικές φορές παρασύρονται και κινούνται πολύ γρήγορα στη σχεδίαση του προγράμματος, με αποτέλεσμα τον πρόωρο φυσικό σχεδιασμό. Όπως έχει ήδη λεχθεί, κάθε διαγραμματικό μοντέλο στοχεύει στην ανάπτυξη του συστήματος από μια διαφορετική κάθε φορά πλευρά του Σελ. 16 από 234

17 συστήματος. Έτσι τα διαγράμματα ροής δεδομένων παρουσιάζουν τις λειτουργίες, τα διαγράμματα οντοτήτων συσχετίσεων τονίζουν τις σχέσεις των δεδομένων και τα διαγράμματα μετάβασης κατάστασης δίνουν έμφαση στη χρονική εξάρτηση της συμπεριφοράς του συστήματος. Εξ αιτίας της πολυσύνθετης και περίπλοκης κατάστασης, στην οποία βρίσκεται το κάθε σύστημα, είναι απαραίτητο να μελετήσουμε κάθε μία διαφορετική πλευρά του συστήματος ξεχωριστά. Από την άλλη πλευρά όμως, αυτές οι τρεις διαφορετικές σκοπιές, από τις οποίες εξετάζουμε το σύστημα, πρέπει να είναι σταθερές, συνεπείς, να συμβιβάζεται η μία με την άλλη και επίσης, να σχεδιάζονται παράλληλα (ταυτόχρονα). Εμείς στο παρακάτω κεφάλαιο θα εξετάσουμε όπου και θα ασχοληθούμε λεπτομερώς μόνο με τα διαγράμματα ροής δεδομένων.. Σελ. 17 από 234

18 3 Διαγράμματα ροής δεδομένων 4 Τα Διαγράμματα Ροής Δεδομένων (ΔΡΔ) είναι το πιο σημαντικό εργαλείο της ανάλυσης και σχεδίασης των συστημάτων [2]. Ο DeMarco και οι Gane και Sarson με τις εργασίες τους πάνω στη μεθοδολογία της δομημένης ανάλυσης, συνέβαλλαν στην ευρύτατη διάδοση της χρήσης των διαγραμμάτων ροής δεδομένων ως εργαλείων μοντελοποίησης. Ο Tom DeMarco (1978) δίνει τον εξής ορισμό για το Διάγραμμα Ροής Δεδομένων: Ένα ΔΡΔ είναι μια σύνθετη διαγραμματική αναπαράσταση του δικτύου ενός συστήματος. Το σύστημα αυτό μπορεί να είναι αυτόματο, χειροκίνητο ή μεικτό. Το Διάγραμμα Ροής Δεδομένων, συνεπώς, απεικονίζει το σύστημα υπό μορφή κομματιών, τα οποία είναι μέρη του συστήματος, και με καθορισμένους όλους τους συνδετικούς κρίκους (μεσοδιαστήματα) που υπάρχουν ανάμεσα στα επιμέρους κομμάτια που αποτελούν το όλο σύστημα. Σύμφωνα επίσης με τον Yourdon (1989), το Διάγραμμα Ροής Δεδομένων είναι ένα εργαλείο μοντελοποίησης, το οποίο μας επιτρέπει να περιγράψουμε διαγραμματικά ένα σύστημα σαν ένα δίκτυο λειτουργικών διαδικασιών, η κάθε μία από τις οποίες συνδέεται με μία άλλη μέσω αγωγών και διατηρεί μία δεξαμενή δεδομένων. Μερικά άλλα συνώνυμα του ΔΡΔ που συναντάμε στη βιβλιογραφία είναι: Πίνακας Φυσαλίδων, Διαγράμματα Φυσαλίδων, Μοντέλο Διαδικασιών, Μοντέλο Ροής Εργασιών και Μοντέλο Λειτουργιών. Εδώ θα πρέπει, βέβαια, να τονισθεί ότι το Διάγραμμα Ροής Δεδομένων είναι μόνο ένα από τα πολλά εργαλεία μοντελοποίησης που είναι διαθέσιμα στον αναλυτή συστημάτων και ότι παρέχει μόνο μία άποψη του συστήματος την προσανατολισμένη στις λειτουργίες πλευρά του συστήματος. Έτσι εάν κάποιος αναπτύσσει ένα σύστημα, για το οποίο οι σχέσεις μεταξύ των δεδομένων ή ακόμη η συμπεριφορά τους, σε εξάρτηση με τον χρόνο, είναι πολύ πιο σημαντικά θέματα απ ό,τι οι λειτουργίες, τότε θα ήταν καλύτερο να αναπτύξει ένα σύνολο 4 Πηγή: Τεχνικές ανάλυσης και σχεδίασης πληροφοριακών συστημάτων Πρόδρομος Χατζόγλου, Αθήνα 1999 Εκδόσεις ΙΩΝ. Σελ. 18 από 234

19 Διαγραμμάτων Οντοτήτων-Συσχετίσεων ή ένα σύνολο Διαγραμμάτων Μετάβασης-Καταστάσεων αντίστοιχα. 3.1 Χρήσεις των διαγραμμάτων ροής δεδομένων Το Διάγραμμα Ροής Δεδομένων χρησιμεύει στην επίτευξη πολλών στόχων. Πρώτον, βοηθά τον αναλυτή να οργανώσει (γραφικά) τις πληροφορίες που διαθέτει για το σύστημα. Η δημιουργία του Διαγράμματος Ροής Δεδομένων αναγκάζει τον αναλυτή να συγκεντρώσει τις πληροφορίες του, να αντλήσει μέσα απ αυτές τα σημεία-κλειδιά και να σκεφτεί τη σχέση που υπάρχει μεταξύ διαφόρων τμημάτων αυτών των πληροφοριών. Τμήματα που λείπουν και που πιθανόν να έχουν παραβλεφθεί σε μια μεγάλη αφηγηματική περιγραφή του συστήματος, πολύ συχνά εντοπίζονται, λόγω της δομής του διαγράμματος. Επιπρόσθετα το περιεχόμενο των Ροών Δεδομένων και των Αποθηκών Δεδομένων, αποτελεί τη βάση για την ανάπτυξη των Λεξικών Δεδομένων. Στα πρώτα στάδια της ανάπτυξης του συστήματος, ένα πρόχειρο Διάγραμμα Ροής Δεδομένων μπορεί να χρησιμεύσει, ώστε να συνοψίσουμε τα αποτελέσματα των συνεντεύξεων, των ερωτηματολογίων, ή ακόμη και της τυπικής περιγραφής του συστήματος. Αργότερα, ένα ολοκληρωμένο Διάγραμμα Ροής Δεδομένων μπορεί να χρησιμοποιηθεί, για να εκφράσει την άποψη του αναλυτή για το σύστημα. Το Διάγραμμα Ροής Δεδομένων μπορεί να χρησιμοποιηθεί επίσης και ως βοήθημα για την σχεδίαση του συστήματος. Χρησιμοποιώντας σαν οδηγό τον χρόνο που χρειάζεται για να ολοκληρωθεί μια ενέργεια, είναι πιθανό να χαράξουμε στο διάγραμμα ένα σημαντικό αριθμό αυθύπαρκτων ορίων. Κάθε όριο θα χωρίζει το σύστημα σε μικρότερα κομμάτια που το καθ ένα από αυτά θα υποδηλώνει την πιθανή ύπαρξη ενός διαφορετικού φυσικού συστήματος. Τέλος, το Διάγραμμα Ροής Δεδομένων μπορεί να χρησιμοποιηθεί, για να ελέγξουμε την αρχική φυσική σχεδίαση του συστήματος. 3.2 Τα σύμβολα των διαγραμμάτων ροής δεδομένων Τα ΔΡΔ αποτελούνται από ορισμένα σύμβολα. Κάθε σύμβολο παριστάνει ένα από τα στοιχεία, τα οποία αποτελούν ένα σύστημα. Οι περισσότερες μέθοδοι, με τις οποίες κατασκευάζονται μοντέλα ροών δεδομένων, χρησιμοποιούνται τέσσερα Σελ. 19 από 234

20 είδη συμβόλων που αντιπροσωπεύουν τα τέσσερα συστατικά μέρη των συστημάτων, τα οποία είναι : Διεργασίες Οι διεργασίες δείχνουν ΤΙ κάνει το σύστημα. Κάθε διεργασία μία ή περισσότερες εισόδους δεδομένων και παράγει μία η περισσότερες εξόδους δεδομένων. Στο ΔΡΔ οι διεργασίες παριστάνονται με κύκλους, τους οποίους ο DeMarco αποκαλεί φούσκες. κάθε διεργασία έχει ένα μοναδικό όνομα και είναι αριθμημένη. Το όνομα και ο αριθμός της διεργασίας αναγράφονται μέσα στο κύκλο που παριστάνει στο ΔΡΔ Σημεία αποθήκευσης δεδομένων Ένα σημείο αποθήκευσης δεδομένων ή αρχείο είναι ένας χώρος, στον οποίο φυλάγονται οι πληροφορίες. Οι διεργασίες μπορούν να εισάγουν δεδομένα στα αρχεία ή να εξάγουν δεδομένα από αυτά. Κάθε αποθήκευση δεδομένων συμβολίζεται στο ΔΡΔ με μια γραμμή και έχει ένα και μοναδικό όνομα Εξωτερικές οντότητες Οι εξωτερικές οντότητες βρίσκονται έξω από το σύστημα, αλλά μπορούν αλλά μπορούν να δώσουν δεδομένα εισόδου στο σύστημα ή να χρησιμοποιήσουν τα δεδομένα εξόδου που παράγει το σύστημα. Εξωτερικές οντότητες μπορεί να είναι οι πελάτες ενός οργανισμού ή ένας άλλος φορέας με τον οποίο σχετίζεται ο οργανισμός. Στην περίπτωση όμως που το μοντέλο μας αφορά ένα υποσύστημα του πληροφοριακού συστήματος ενός οργανισμού, μπορούμε να παραστήσουμε με το σύμβολο της εξωτερικής οντότητας κάποιο άλλο τμήμα του οργανισμού. Οι εξωτερικές οντότητες συμβολίζονται με τετράγωνα ή ορθογώνια Ροές δεδομένων Οι ροές δεδομένων παρουσιάζουν την διακίνηση, την μετάδοση των πληροφοριών μέσα στο σύστημα. Το σύμβολο τους είναι μια γραμμή που συνδέει δυο συστατικά μέρη του συστήματος. Η κατεύθυνση της ροής παριστάνεται με Σελ. 20 από 234

21 ένα βέλος και η γραμμή συνοδεύεται από το όνομα της ροής δεδομένων. Μπορεί να υπάρχουν ροές δεδομένων : Μεταξύ δύο διεργασιών Από ένα αρχείο προς μία διεργασία Από μία διεργασία προς ένα αρχείο Από μία εξωτερική οντότητα προς μία διεργασία Από μία διεργασία προς μία εξωτερική οντότητα Δεν μπορούμε να ελέγξουμε, δεν μας αφορούν και δεν παρουσιάζουμε στο μοντέλο μας τις ροές πληροφοριών μεταξύ δύο εξωτερικών οντοτήτων. Επίσης, τα σημεία αποθήκευσης είναι αδρανή και δεν μπορεί να υπάρχουν ροές δεδομένων μεταξύ τους. ΑΡΧΕΙΟ 1. ΔΙΕΡΓΑΣΙΑ 2. ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ 3. ΡΟΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ 4. ΕΞΩΤΕΡΙΚΗ ΟΝΤΟΤΗΤΑ 3.3 Αποτύπωση των συστημάτων με διαγράμματα ροής δεδομένων Η κατασκευή του μοντέλου ενός συστήματος αρχίζει με ένα διάγραμμα ροής δεδομένων που δείχνει ολόκληρο το σύστημα σαν μία μόνο διεργασία. Αυτό το ΔΡΔ ονομάζεται διάγραμμα περιβάλλοντος (Context Diagram). Το διάγραμμα Σελ. 21 από 234

22 περιβάλλοντος παρουσιάζει όλες τις εξωτερικές οντότητες που ανταλλάσσουν πληροφορίες με το σύστημα, καθώς και όλες τις ροές δεδομένων που διακινούνται ανάμεσα στις εξωτερικές οντότητες και το σύστημα. Γενικά τα βήματα που πρέπει να ακολουθηθούν, προκειμένου να σχεδιαστεί ένα διάγραμμα ροής δεδομένων για ένα ήδη υπαρκτό ή προτεινόμενο σύστημα είναι τα εξής: Προσδιόρισε τις εξωτερικές οντότητες που σχετίζονται με το υπό εξέταση σύστημα. Προσδιόρισε τα εισερχόμενα(πληροφορίες, δεδομένα) και τα εξερχόμενα(αποτελέσματα) που κάποιος μπορεί να περιμένει και επίσης, μελέτησε και κατέγραψε προσεκτικά τη λειτουργία της επιχείρησης κάτω από κανονικές συνθήκες. Προσδιόρισε τις μελλοντικές ανάγκες για πληροφορίες που μπορεί να προκύψουν. Διάλεξε με πολλή προσοχή τα ονόματα των διαδικασιών, όρων, αποθηκών και σημείων τερματισμού. Τα ονόματα αυτά πρέπει να είναι λιτά, περιεκτικά και να προσδιορίζουν επακριβώς το ρόλο του κάθε συγκεκριμένου σημείου. Αρίθμησε τις διαδικασίες. Ζωγράφισε το διάγραμμα ροής δεδομένων τόσες φορές, όσες χρειάζεται, όχι μόνο για πρακτικούς, αλλά και για αισθητικούς σκοπούς. Ένα ωραίο και καθαρό σχέδιο διαβάζεται ευκολότερα και γρηγορότερα και παρέχει στον παρατηρητή όλες εκείνες τις πληροφορίες που του είναι απαραίτητες. Προσπάθησε να αποφεύγεις, με κάθε τρόπο, το σχεδιασμό πολύπλοκων διαγραμμάτων ροής δεδομένων. Βεβαιώσου ότι το διάγραμμα ροής δεδομένων που σχεδιάστηκε, είναι σύμφωνο με τη λογική. Οι βασικές οδηγίες για να επιτευχθεί αυτή η συνέπεια, είναι οι εξής: Απέφυγε άπειρους νεροχύτες και φυσαλίδες που έχουν εισερχόμενα στοιχεία, όχι όμως και εξερχόμενα. Απέφυγε αυθόρμητες δημιουργίες φυσαλίδων. Σελ. 22 από 234

23 Προσοχή στις διαδικασίες και ροές που δεν έχουν όνομα. Πρέπει να δοθεί κάποιο αμέσως. Προσοχή στις αποθήκες, όπου επιτρέπεται μόνο το διάβασμα(read-only) ή μόνο το γράψιμο(write-only). 3.4 Η Ποιότητα των διαγραμμάτων ροής δεδομένων Μέχρι τώρα, προσπαθήσαμε να δώσουμε μία γενική ιδέα για το πώς αποτυπώνεται ένα σύστημα με τη μέθοδο που καθορίζει η Δομημένη Ανάλυση. Μπορεί με την πρώτη ματιά να φαίνονται απλά τα πράγματα, αλλά όταν αρχίσουμε να δουλεύουμε τις λεπτομέρειες θα δούμε ότι εμφανίζονται ορισμένες δυσκολίες. Κατ αρχήν επισημαίνουμε το γεγονός ότι το σετ των ΔΡΔ ενός συστήματος μπορεί να σχεδιαστεί με πολλούς τρόπους. Άλλοι είναι καλοί και άλλοι καλύτεροι. Στις ιδανικές περιπτώσεις, ένα ΔΡΔ είναι αυτονόητο, πλήρες και σαφές. Έχουν διατυπωθεί πολλοί κανόνες που διευκολύνουν αυτή την εργασία και θα τους μάθουμε στη συνέχεια. Ένα σωστό διάγραμμα ροής δεδομένων έχει ορισμένα χαρακτηριστικά που το κάνουν να είναι: Αυτονόητο: Δηλαδή να μην χρειάζεται πρόσθετα επεξηγηματικά κείμενα, σχέδια και άλλα συμπληρώματα. Πλήρες: Δηλαδή να περιέχει όλα τα μέρη του συστήματος και να μην παρουσιάζει ελλείψεις και παραλείψεις. Σαφές: Δηλαδή να μην έχει αμφίβολα και αμφισβητούμενα στοιχεία. Για να είναι αυτονόητο, πλήρες και σαφές ένα ΔΡΔ, θα πρέπει να υπακούει σε ορισμένους κανόνες και συγκεκριμένα: Α) Δεν πρέπει να περιέχει δομές flow-chart. Β) Πρέπει να διατηρεί σχολαστικά την πληροφορία. Γ) Πρέπει να έχει σωστή ονοματολογία. Σελ. 23 από 234

24 3.4.1 ΚΑΝΟΝΑΣ 1:Το Διάγραμμα Ροής Δεδομένων δεν είναι flow-chart Η εξοικείωσή μας με τα flow-charts των προγραμμάτων μας παρασύρει πολλές φορές και περιλαμβάνουμε μέσα στα ΔΡΔ ορισμένες δομές ελέγχου που ανήκουν στα flow-charts. Αυτό είναι λάθος. Τα ΔΡΔ δεν επιτρέπεται να περιέχουν ούτε αποφάσεις ούτε επαναληπτική εκτέλεση εντολών ούτε loops, όπως συμβαίνει με τα flow-charts. Ειδικότερα, ένα σωστό ΔΡΔ δεν περιέχει: Δομές Δεδομένων που σπάνε ή ενώνονται. Διασταυρούμενες γραμμές. Στοιχεία ελέγχου ροής εμπνευσμένα από τα flow-charts, δηλαδή αποφάσεις και loops (επαναλήψεις). Ροές δεδομένων που παίζουν το ρόλο σημάτων για να ενεργοποιήσουν διεργασίες ΚΑΝΟΝΑΣ 2: Διατήρηση της πληροφορίας Ο κανόνας της διατήρησης της πληροφορίας είναι πολύ χρήσιμος και εφαρμόζεται στις διεργασίες και στα σημεία αποθήκευσης δεδομένων. Ως προς την αποθήκευση των δεδομένων, ο κανόνας της διατήρησης των πληροφοριών διατυπώνεται ως εξής: Καμία πληροφορία δεν μπορεί να αντληθεί από ένα αρχείο, αν πρώτα δεν έχει μπει μέσα στο αρχείο αυτό. Είναι αδύνατο σε ένα αρχείο να δημιουργήσει νέα δεδομένα. Ανάλογος κανόνας ισχύει και για τις διεργασίες: Μία διεργασία δεν μπορεί να χάσει ούτε να δημιουργήσει νέα δεδομένα. Μπορεί μόνο να πάρει τα δεδομένα εισόδου της και, είτε να τα δώσει στην έξοδο, όπως είναι, είτε να τα μετασχηματίσει σε νέες μορφές δεδομένων ΚΑΝΟΝΑΣ 3: Κατάλληλη ονοματολογία Για να μπορεί κανείς να διαβάσει ένα διάγραμμα ροής δεδομένων και να κατανοήσει αμέσως το σύστημα ή τη διεργασία που είναι αποτυπωμένη εκεί, δεν Σελ. 24 από 234

25 πρέπει να περιέχει αόριστα και ασαφή ονόματα Όλα τα συστατικά μέρη του ΔΡΔ πρέπει να έχουν κατάλληλο όνομα και συγκεκριμένα: Όνομα διεργασιών Το όνομα της διεργασίας αποτελείται από μία φάση που περιγράφει τι κάνει η διεργασία. Η φάση αυτή θα πρέπει να αναφέρεται σε μία συγκεκριμένη πράξη και όχι σε μία γενική και αόριστη διεργασία. Το όνομα της διεργασίας είναι λοιπόν μια φράση που αποτελείται από το ρήμα και προαιρετικά το αντικείμενο του.. Στην πράξη όμως ένα χρήσιμο κριτήριο, για να ελέγξουμε αν ένα ΔΡΔ είναι σωστό, είναι να εξετάσουμε αν όλα τα ονόματα διεργασιών είναι απλές φράσεις και να διαπιστώσουμε αν κάθε διεργασία μπορεί να περιγραφεί με μία και μόνο πρόταση. Ονόματα Αρχείων Τα ίδια ισχύουν και για τα ονόματα των αρχείων. Αποφεύγουμε τους γενικούς όρους Και χρησιμοποιούμε συγκεκριμένα ονόματα. Ονόματα ροών δεδομένων Κανονικά οι ροές δεδομένων θα πρέπει να ονομάζονται με μία μόνο λέξη (π.χ. τιμολόγιο, επιταγή ) Σε πολλές περιπτώσεις, όμως, η εμμονή στο μονολεκτικό όνομα μίας ροής δεδομένων μπορεί να καταλήξει σε ασάφεια και να χάσει το ΔΡΔ το προσόν να είναι αυτονόητο και να μην χρειάζεται συμπληρωματικές επεξηγήσεις. Σελ. 25 από 234

26 4 Τεχνικές κατασκευής του μοντέλου Επιπέδωση του διαγράμματος ροής δεδομένων 5 Ξεκινάμε με το διάγραμμα περιβάλλοντος ενός συστήματος, το οποίο και στη συνέχεια επεξεργάστηκε, έτσι ώστε να δημιουργηθεί το διάγραμμα πρώτου επιπέδου με τις βασικότερες λειτουργίες (διεργασίες) του συστήματος. Κατόπιν επεξεργάζονται οι διεργασίες αυτές και δημιουργείτε ένα ΔΡΔ κατώτερου επιπέδου. Τελικά γράφονται σύντομες προδιαγραφές για κάθε πρωταρχική διεργασία, δηλαδή για κάθε διεργασία που δεν αναλύεται περισσότερο. Αυτή η σειρά εργασιών ονομάζεται επιπέδωση. Η επιπέδωση είναι μία φυσική νοητική εργασία. Η επιπέδωση επιτρέπει στον αναλυτή να αρχίσει να δουλεύει με μια λειτουργία υψηλού επιπέδου (όλο το σύστημα) και να προχωρήσει προς τα κατώτερα επίπεδα, αναλύοντας τα μέρη της συνεχώς, σε όλο και περισσότερη λεπτομέρεια. Αυτές οι λεπτομερείς περιγραφές αποτυπώνονται σε διάγραμμα ροής δεδομένων κατώτερου επιπέδου. Όταν επιλύουμε ένα πρόβλημα αρχίζοντας από τα γενικότερα και προχωρώντας προς τα ειδικότερα, λέμε ότι εφαρμόζουμε την αναλυτική μέθοδο επίλυσης προβλημάτων (Top-Down). Η top-down διαδικασία αυτή είναι φυσική, δηλαδή ταιριάζει με τον τρόπο που λειτουργεί το ανθρώπινο μυαλό. Το σετ των διαγραμμάτων ροής δεδομένων που παράγονται από την επιπέδωση είναι ευανάγνωστο. Αν ήταν όλες οι λεπτομερείς διεργασίες μέσα στο ίδιο διάγραμμα ροής δεδομένων, δεν θα ήταν εύκολο να καταλάβει κανείς πώς λειτουργεί το σύστημα και, δεν θα ήταν δυνατόν να χρησιμοποιηθεί ως μέσο επικοινωνίας μεταξύ των προσώπων που εμπλέκονται στην ανάπτυξη του συστήματος. Αντίθετα, το καθένα από τα διαγράμματα ροής δεδομένων που δημιουργούνται με την επιπέδωση είναι αρκετά μικρό, έτσι ώστε να μπορεί κάποιος να το κατανοήσει με μια ματιά. 5 Πηγή: Τεχνικές ανάλυσης και σχεδίασης πληροφοριακών συστημάτων Πρόδρομος Χατζόγλου, Αθήνα 1999 Εκδόσεις ΙΩΝ. Σελ. 26 από 234

27 Η επιπέδωση προσφέρει ακόμα και το πλεονέκτημα να μην υπάρχουν παραπομπές και διασυνδέσεις έξω από τη σελίδα, αφού κάθε διάγραμμα ροής δεδομένων και κάθε προδιαγραφή διεργασίας περιορίζεται μέσα σε μια σελίδα. Έτσι, η αξία των διαγραμμάτων ροής δεδομένων ως μέσου επικοινωνίας και κατανόησης μεταξύ διαφόρων ανθρώπων είναι μεγαλύτερη. 4.1 Κανόνες επιπέδωσης Παρ όλο που η επιπέδωση είναι πολύ χρήσιμη, υπάρχει πάντα ο κίνδυνος να χαθούν πολύτιμα στοιχεία σχετικά με το σύστημα, καθώς προχωρούμε από το ένα επίπεδο στο άλλο. Για το λόγο αυτό έχουν διατυπωθεί ορισμένοι κανόνες που η εφαρμογή τους βοηθάει τους αναλυτές να διατηρήσουν τη συνοχή των πληροφοριών από επίπεδο σε επίπεδο. Οι κανόνες αυτοί αφορούν την ΑΡΙΘΜΗΣΗ ΔΙΕΡΓΑΣΙΩΝ, την ΕΞΟΜΑΛΥΝΣΗ ΡΟΩΝ, τα ΤΟΠΙΚΑ ΣΗΜΕΙΑ ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗΣ και τις ΕΞΩΤΕΡΙΚΕΣ ΟΝΤΟΤΗΤΕΣ Αρίθμηση διεργασιών Το διάγραμμα περιβάλλοντος παίρνει τον αριθμό 0, καθώς και το διάγραμμα πρώτου επιπέδου. Κάθε διεργασία μέσα στο διάγραμμα πρώτου επιπέδου αριθμείται σε συνεχή σειρά, αρχίζοντας από το 1. Το διάγραμμα πρώτου επιπέδου, με το οποίο αναλύεται η διεργασία 1, αριθμείται με τον αριθμό 1, ενώ οι διεργασίες που περιέχει αριθμούνται σε συνεχή σειρά και μπροστά από τους αριθμούς αυτούς τοποθετείται το 1 ακολουθούμενο από μια τελεία (1.1 η πρώτη, 1.2 η δεύτερη κ.λπ) Εξομάλυνση ροών Η εξομάλυνση ροών δεδομένων απαιτεί να εμφανίζονται οπωσδήποτε όλες οι ροές δεδομένων, που εισέρχονται ή εξέρχονται από μία διεργασία, στο διάγραμμα του επόμενου επιπέδου που αποτυπώνει τη διεργασία αυτή Εσωτερικά σημεία αποθήκευσης Με την επιπέδωση μπορεί να εμφανιστούν αρχεία που είναι τοπικά (εσωτερικά) στο επιπεδωμένο διάγραμμα μίας διεργασίας. Επομένως, ο κανόνας Σελ. 27 από 234

28 για τα σημεία αποθήκευσης δεδομένων, κατά την επιπέδωση, είναι ότι δεν παρουσιάζουμε στο ΔΡΔ μία αποθήκευση δεδομένων, η οποία είναι εσωτερική σε μία και μόνο διεργασία του διαγράμματος. Ένα σημείο αποθήκευσης που εμφανίζεται σε ένα ΔΡΔ ενός επιπέδου, επειδή το χρησιμοποιούν δύο τουλάχιστον διεργασίες, δεν είναι πια τοπικό, επομένως αναφέρεται και σε όλα τα παρακάτω επιπεδωμένα διαγράμματα των διεργασιών αυτών Εξωτερικές οντότητες Οι εξωτερικές οντότητες δεν ανήκουν στις διεργασίες και θα πρέπει να αποφεύγεται η αναφορά νέων εξωτερικών οντοτήτων στα ΔΡΔ κατωτέρων επιπέδων. Όλες οι εξωτερικές οντότητες θα πρέπει να περιλαμβάνονται στο διάγραμμα περιβάλλοντος και στο διάγραμμα πρώτου επιπέδου (προαιρετικά). Στα κατώτερα διαγράμματα ροής δεδομένων, επιτρέπεται να επαναλαμβάνονται οι εξωτερικές οντότητες μόνον εφόσον βρίσκεται εκεί κάποια διεργασία, η οποία έχει μία ροή δεδομένων από ή προς την εξωτερική οντότητα 4.2 Πως επιπεδώνουμε τις ροές δεδομένων Είδαμε πώς χειριζόμαστε τις διεργασίες και τις εξωτερικές οντότητες κατά την επιπέδωση. Η επιπέδωση των ροών δεδομένων είναι κάπως διαφορετική. Αν τηρούσαμε πιστά την αρχή εξομάλυνσης των ροών δεδομένων, θα έπρεπε να εμφανίζονται στο διάγραμμα ροής πρώτου επιπέδου (ανάμεσα στις διεργασίες που περιέχονται εκεί) ΟΛΕΣ οι ροές δεδομένων που εμφανίζονται και στα κατώτερα επίπεδα. Αν συνέβαινε αυτό, τότε στο διάγραμμα πρώτου επιπέδου θα εμφανίζονταν όλες οι ροές δεδομένων που θα μπορούσε κανείς να φανταστεί, με συνέπεια αυτό να φορτωθεί πολύ, να γίνει δυσανάγνωστο και να ανατραπεί εντελώς η top-down ανάλυση. Για το λόγο αυτό, υπάρχουν ορισμένες τεχνικές, με τις οποίες εφαρμόζεται η επιπέδωση στις ροές δεδομένων. Με βάση τις τεχνικές αυτές αναπτύσσουμε τις Σελ. 28 από 234

29 ροές δεδομένων καθώς προχωρούμε στα κατώτερα επίπεδα του ΔΡΔ, καθώς επιπεδώνουμε δηλαδή το ΔΡΔ. Οι λεπτομερειακές ροές δεδομένων, όπως για παράδειγμα ο διάλογος μεταξύ μιας διεργασίας και μιας εξωτερικής οντότητας ή οι μικρές παραλλαγές μίας ροής δεδομένων ή ο χειρισμός των περιπτώσεων λαθών, δεν εμφανίζονται στα ΔΡΔ στα ανώτερα επίπεδα, αλλά εμφανίζονται μόνο στα πιο χαμηλά επίπεδα Διάλογος Υπάρχει διάλογος ανάμεσα στις ροές δεδομένων,είτε μπορεί να υπάρχουν ερωτήσεις σε κάποιες ροές και αντίστοιχα οι απαντήσεις σε άλλες ροές, υπάρχουν δύο είδη ερωτήσεων διευκρίνισης και συγκεκριμένα έτσι μέσο ερωτήσεων και απαντήσεων αναπτύσσετε ένας διάλογος μεταξύ των τον ροών Παραλλαγές Την ανάπτυξη μίας ροής δεδομένων από το ένα επίπεδο στο άλλο μπορούμε να την κάνουμε και με έναν άλλο τρόπο. Να προσθέσουμε στο διάγραμμα του επόμενου επιπέδου μία διεργασία, που να χωρίζει τη ροή δεδομένων που υπάρχει στο προηγούμενο επίπεδο, σε δύο ή περισσότερες ροές Χειρισμός λαθών Ο χειρισμός των περιπτώσεων λαθών είναι παρόμοιος με το διάλογο, ιδιαίτερα σε περιβάλλοντα άμεσης απόκρισης, δηλαδή εκεί που υπάρχει μία άμεση επαφή μεταξύ δύο ανθρώπων ή μεταξύ ανθρώπου και μηχανής. Στα διαγράμματα ροής δεδομένων, που βρίσκονται στα ανώτερα επίπεδα, θα πρέπει να αποφεύγεται η αναγραφή των λεπτομερειών του χειρισμού λαθών. Όταν εξαιτίας του τρόπου με τον οποίο γίνεται ο χειρισμός των περιπτώσεων λαθών, δημιουργείται ένας διάλογος διόρθωσης λαθών, τότε ο διάλογος αυτός αποτυπώνεται με τον τρόπο που αναφέρθηκε παραπάνω για τους άλλους διαλόγους. Σελ. 29 από 234

30 Επειδή αυτός ο διάλογος γίνεται για ένα συγκεκριμένο λόγο, τη διόρθωση των λαθών, ονομάζουμε τη ροή δεδομένων στο ανώτερο επίπεδο «διάλογο διόρθωσης λαθών». Μερικές φορές οι διεργασίες δεν κάνουν διάλογο για να διορθώσουν κάποια λάθη, αλλά εξετάζουν τη ροή δεδομένων εισόδου και, αν έχει λάθη, την απορρίπτουν. Στις περιπτώσεις αυτές ο DeMarco διακρίνει δύο είδη απορρίψεων: την τετριμμένη απόρριψη και την ουσιαστική απόρριψη. Η τετριμμένη απόρριψη δεν διορθώνει τίποτα από αυτά που έχουν ήδη γίνει Η ουσιαστική απόρριψη πρέπει να ακυρώσει ορισμένα πράγματα που έχουν συμβεί προηγουμένως Πλήθος επιπέδων Δεν είναι εύκολο να ξέρει κανείς ούτε σε πόσα επίπεδα θα φτάσει αναπτύσσοντας τα διαγράμματα ροής δεδομένων ενός συστήματος, ούτε πόσες ακριβώς εργασίες θα περιέχονται σε κάθε διάγραμμα ροής δεδομένων. Είναι αδύνατον να δοθούν συγκεκριμένες απαντήσεις, γιατί κάθε σύστημα έχει τις δικές του ιδιομορφίες, μπορούν όμως να δοθούν ορισμένες γενικές κατευθύνσεις. Το πλήθος των διεργασιών ενός διαγράμματος ροής δεδομένων είναι καλό να κυμαίνεται από 5 μέχρι 9. Έτσι, τηρούμε ένα μέσο πλήθος εφτά διεργασιών, που είναι αρκετές για να προσφέρει το διάγραμμα μια ουσιαστική πληροφόρηση στον αναγνώστη του, ενώ δεν είναι τόσο πολλές ώστε να δυσκολεύουν την αντίληψη και την κατανόησή του. Πρέπει όμως να έχουμε πάντα υπόψη μας ότι η επιπέδωση είναι μια δημιουργική εργασία. Δεν είναι εργασία που γίνεται τυφλοσούρτη, να παίρνουμε δηλαδή μια διεργασία και να την κόβουμε μηχανικά σε εφτά διεργασίες του επόμενου επιπέδου. Γενικά κάθε διάγραμμα ροής δεδομένων πρέπει να είναι όσο το δυνατόν πιο απλό, για να δίνει μια ξεκάθαρη και ευκολονόητη εικόνα της διεργασίας που παριστάνει. Η απλοποίηση αυτή μπορεί να γίνει μόνο όταν επιλέξουμε σωστά τις διεργασίες της επιπέδωσης και, φυσικά, αποτελεί την πεμπτουσία της εργασίας που λέγεται Ανάλυση Συστημάτων. Σελ. 30 από 234

31 Ο αναλυτής πρέπει να μελετήσει και να αναλύσει την κάθε εργασία, να ξεχωρίσει ποιες είναι εκείνες οι διεργασίες που περιέχει, οι οποίες είναι πραγματικά αυτόνομες, και αυτές να παρουσιάσει στο ΔΡΔ του επόμενου επιπέδου. Στην περίπτωση που οι διασυνδέσεις τους είναι ιδιαίτερα πολύπλοκες, θα πρέπει να ξαναγυρίσει στο προηγούμενο επίπεδο και να αναθεωρήσει την επιπέδωση που έκανε και να τη διορθώσει. Αν χρειαστεί μάλιστα, θα πρέπει να την ακυρώσει εντελώς και να την επαναλάβει. Η επανάληψη της επιπέδωσης θα γίνει όσες φορές χρειάζεται για να έχουμε ένα ικανοποιητικό αποτέλεσμα. 4.3 Επανασύνθεση (REPARTITION) Έστω κι αν γενικά συνιστάτε η χρήση της μεθόδου επιπέδων για την από πάνω προς τα κάτω ανάλυση του συστήματος, αυτό δεν σημαίνει ότι η συγκεκριμένη προσέγγιση είναι πάντοτε η καλύτερη. Αυτό δεν έχει θεωρητική βάση, αλλά μόνο πρακτική. Σχετικά με τη Δομημένη Ανάλυση (καθώς επίσης και άλλες μεθόδους), η πραγματικότητα έχει δείξει ότι το μεγαλύτερο μέρος της ανάλυσης διεξάγεται με την από κάτω προς τα πάνω προσέγγιση. Απλά, η από πάνω προς τα κάτω προσέγγιση εφαρμόζεται κατόπιν, για να οργανώσει τα αποτελέσματα της προηγούμενης προσέγγισης. Συνήθως τα αποτελέσματα της διαδικασίας των συνεντεύξεων είναι πολλές φορές αντιφατικά και ότι επίσης ο καθένας γνωρίζει πολύ καλά τα πάντα γύρω από τη δουλειά του και δίνει πολλές σχετικές και άσχετες πληροφορίες γι αυτή, τότε καταλαβαίνουμε ότι, αν προσπαθήσουμε να αναπτύξουμε ένα διάγραμμα ροής δεδομένων, βλέποντας το σύστημα από μια πολύ μικροσκοπική άποψη, το αποτέλεσμα δεν θα είναι το επιθυμητό. Η αφαίρεση είναι η ενδεδειγμένη λύση. Θα πρέπει να αφαιρεθούν οι πολύ λεπτομερείς πτυχές του συστήματος και να συγκροτηθεί μία σφαιρική άποψη. Αυτή η εργασία ονομάζεται επανασύνθεση. Ανεβαίνοντας προς τα πάνω, η επανασύνθεση είναι ακριβώς η αντίστροφη τεχνική της ανάλυσης. Μ αυτή την τεχνική κατασκευάζουμε ένα αρχικό διάγραμμα ροής δεδομένων, με βάση τα στοιχεία των συνεντεύξεων, και κατόπιν προσπαθούμε να βρούμε κάποιες διαδικασίες που να σχετίζονται μεταξύ τους, όσον αφορά την ιδιότητα να εκτελούν παρόμοιες λειτουργίες. Αν υπάρχουν Σελ. 31 από 234

32 τέτοιες διαδικασίες, τότε αυτές αντικαθίστανται από άλλες συγχωνευμένες διαδικασίες, ενώ επίσης συγχωνεύονται και οι ροές δεδομένων, τους δίνεται καινούργιο όνομα και στο τέλος γίνονται οι επανασυνδέσεις των νέων διαδικασιών με τις νέες ροές δεδομένων. 4.4 Λογικές και φυσικές διεργασίες Μέχρι τώρα περιγράψαμε τις τεχνικές τις οποίες χρησιμοποιούμε για να κατασκευάσουμε το μοντέλο ενός συστήματος. Με το σύμβολο της διεργασίας μπορούμε να παραστήσουμε δύο είδη λειτουργιών, τις φυσικές και τις λογικές λειτουργίες. Αν και οι όροι φυσική διεργασία και λογική διεργασία δεν είναι και τόσο πετυχημένοι, πολλοί αναλυτές βρίσκουν απαραίτητο να ξεχωρίσουν τις φυσικές από τις λογικές λειτουργίες. Φυσικό διάγραμμα ροής δεδομένων είναι εκείνο το διάγραμμα που περιέχει : Όνομα προσώπου ή τον τίτλο της θέσης του Τίτλο ή κωδικό αριθμό εγγράφου Επωνυμία οργανωτικής ομάδας Συσκευές ή εξοπλισμό Αρχεία ή βάσεις δεδομένων που υπάρχουν Ονόματα τόπων ή κτιρίων Ονόματα διαδικασιών Πακέτα software που λειτουργούν Λογικό διάγραμμα ροής δεδομένων είναι εκείνο που δίνει μια εικόνα του συστήματος με τις ροές δεδομένων και τις διεργασίες η οποία είναι ανεξάρτητη από τα συγκεκριμένα μέσα, με τα οποία υλοποιούνται αυτές οι ροές και διεργασίες. Τα ΔΡΔ που δείχνουν πώς γίνονται στην πράξη οι λειτουργίες και παρουσιάζουν τα ίδια πραγματικά μέρη (μηχανές κ.λ.π.) του συστήματος, ονομάζονται φυσικά διαγράμματα ροής δεδομένων. Οι πιο συνηθισμένες Σελ. 32 από 234

33 διεργασίες που εμφανίζονται στα φυσικά ΔΡΔ είναι οι διάφοροι τρόποι εισαγωγής στοιχείων στον υπολογιστή, ειδικές περιπτώσεις μεταφοράς δεδομένων, ειδικοί τρόποι επεξεργασίας δεδομένων και συγκεκριμένες διεργασίες που εξαρτώνται από τον τρόπο, με τον οποίο είναι αποθηκευμένα τα δεδομένα. Συμβαίνει συχνά να περιέχονται στο ίδιο διάγραμμα ροής δεδομένων τόσο φυσικές, όσο και λογικές διεργασίες. Ποια είναι τα χαρακτηριστικά αυτών των δυο ειδών διαγραμμάτων ροής δεδομένων; Το λογικό μοντέλο είναι το πιο κατάλληλο για να βασιστεί ο σχεδιασμός του συστήματος, επειδή με το μοντέλο αυτό οι σχεδιαστές διαμορφώνουν μια σαφέστερη εικόνα για το τι κάνει το σύστημα, χωρίς να μπερδεύονται με θέματα υπάρχοντος εξοπλισμού ή με άλλες λεπτομέρειες του τρόπου λειτουργίας που ισχύει αυτή την στιγμή. Άλλωστε, ένας από τους στόχους της ανάλυσης είναι να βελτιώσει την λειτουργία του συστήματος και είναι ευκολότερο να το κάνει αυτό κάποιος, όταν τον απασχολεί μόνο το τι ακριβώς γίνεται στο σύστημα, χωρίς να δεσμεύεται από περιορισμούς που του βάζουν οι διάφορες συσκευές ή το λογισμικό που ήδη υπάρχει. Από την άλλη μεριά, όμως, δεν είναι καθόλου εύκολο να αρχίσει κανείς κατευθείαν με το λογικό μοντέλο. Είναι πολύ πιο εύκολο να εντοπίσει καταρχήν η ανάλυση τα φυσικά μέρη, από τα οποία αποτελείται το σύστημα. Για το λόγο αυτό, πολύ συχνά οι αναλυτές προτιμούν να αρχίζουν από το φυσικό μοντέλο και στη συνέχεια να μετατρέπουν το φυσικό μοντέλο σε λογικό μοντέλο. Σελ. 33 από 234

34 5 Λεξικό δεδομένων 6 Κατά την διάρκεια της κατασκευής των Διαγραμμάτων Ροής Δεδομένων γίνεται και μια πρώτη καταγραφή των δεδομένων, τα οποία χρησιμοποιούνται στο σύστημα. Ιδιαίτερη έμφαση δίνουμε στο στάδιο αυτό στα δεδομένα που βρίσκονται μέσα στις ροές δεδομένων, επειδή τα ΔΡΔ είναι ακριβώς η πηγή, από την οποία αντλούμε όλες τις πληροφορίες για τις ροές δεδομένων. Η σύνταξη ενός λεξικού δεδομένων είναι μια μέθοδος, με την οποία οργανώνουμε όλες αυτές τις πληροφορίες που έχουμε σχετικά με τα δεδομένα του συστήματος, έτσι ώστε εύκολα να μπορούμε να τις ανακαλέσουμε και να τις χρησιμοποιήσουμε. Το λεξικό δεδομένων δεν είναι παρά μια πιο εξειδικευμένη εφαρμογή των κοινών λεξικών που χρησιμοποιούμε στην καθημερινή μας ζωή. Κατ επέκταση, το λεξικό δεδομένων είναι μια βάση δεδομένων, η οποία περιέχει δεδομένα που αφορούν τα δεδομένα ενός συγκεκριμένου συστήματος, γι αυτό και ονομάζονται μεταδεδομένα. Το λεξικό δεδομένων συντάσσεται κατά τη διάρκεια της ανάλυσης και συγκεντρώνουμε σ αυτό όλα τα ονόματα των δεδομένων του συστήματος με ένα οργανωμένο τρόπο που μας βοηθάει να ξεκαθαρίσουμε τι σημαίνει το κάθε όνομα δεδομένων για τους ανθρώπους που το χρησιμοποιούν. Α) Το λεξικό δεδομένων περιέχει όλα τα δεδομένα του συστήματος που αναφέρονται στο σετ των διαγραμμάτων ροής: Τα στοιχειώδη δεδομένα είναι αυτά που συνηθίζουμε να αποκαλούμε πεδία επηρεασμένοι από την παλιά ορολογία, την οποία χρησιμοποιούσαμε όταν περιγράφαμε δεδομένα. Στοιχειώδες δεδομένο είναι εκείνο που δεν αποτελείται από άλλα δεδομένα. Εννοείται ότι ο χαρακτηρισμός ενός στοιχειώδους δεδομένου δεν είναι ταυτόσημος σε όλα τα συστήματα. 6 Πηγή: Τεχνικές ανάλυσης και σχεδίασης πληροφοριακών συστημάτων Πρόδρομος Χατζόγλου, Αθήνα 1999 Εκδόσεις ΙΩΝ. Σελ. 34 από 234

35 Οι δομές δεδομένων. Η δομή δεδομένων είναι μία ομάδα δεδομένων, της οποίας τα μέλη μπορεί να είναι είτε στοιχειώδη δεδομένα είτε και άλλες ομάδες δεδομένων. Μία δομή δεδομένων μπορεί να παριστάνει μία ροή δεδομένων ή μία εγγραφή σε ένα σημείο αποθήκευσης δεδομένων. Σύμφωνα με τους Gane και Sarson: Οι ροές δεδομένων είναι δομές που κινούνται. Οι αποθηκεύσεις δεδομένων είναι δομές που στέκονται. Μπορεί ακόμα να πρόκειται για ένα απλό πακέτο δεδομένων που κυκλοφορεί στο σύστημα. Β) Το λεξικό δεδομένων περιέχει τις διεργασίες που αναφέρονται στο σετ των διαγραμμάτων ροής: Οι πρωταρχικές διεργασίες. Καταγράφονται οπωσδήποτε όλες οι πρωταρχικές διεργασίες (εκείνες που δεν αναλύονται πιο πέρα) με τις προδιαγραφές τους. Τα Διαγράμματα Ροής Δεδομένων. Οι σύνθετες διεργασίες που βρίσκονται στα προηγούμενα (ανώτερα) επίπεδα συνοδεύονται από μία απλή σύντομη περιγραφή. Η σύνταξη ενός λεξικού δεδομένων θα πρέπει να προσέξουμε ότι είναι μία εργασία top-down. Δεν αρχίζουμε την καταγραφή από τα στοιχειώδη δεδομένα, αλλά από τις δομές δεδομένων που εμφανίζονται στα Διαγράμματα Ροής Δεδομένων των ανωτέρων επιπέδων. Ακόμα κι αν, στα αρχικά στάδια της ανάλυσης, δεν έχουμε στη διάθεσή μας όλα τα στοιχειώδη δεδομένα που αποτελούν μία δομή, θα την καταγράψουμε έτσι κι αλλιώς και θα συμπληρώσουμε την περιγραφή της μόλις κάνουμε τη σχετική διερεύνηση. Τα λεξικά δεδομένων τα χρησιμοποιούμε για να χειριζόμαστε τις λεπτομέρειες, ιδιαίτερα στα μεγάλα συστήματα, για να καθιερώσουμε μία κοινή βάση επικοινωνίας μεταξύ όλων των ενδιαφερόμενων, για να τεκμηριώσουμε το σύστημα, για να επισημάνουμε ορισμένα προβληματικά χαρακτηριστικά του συστήματος που θα πρέπει να τροποποιηθούν και τέλος για να εντοπίσουμε τα Σελ. 35 από 234