Επιλέγουμε την καρτέλα Εισαγωγή (Insert), και από την περιοχή της κορδέλας Σελίδες (Pages) επιλέγουμε την εντολή Εξώφυλλο (Cover Page) όπως

Transcript

1 Κοινή Φάση

2 «Έγγραφο», κάθε έγγραφο, τμήμα εγγράφου, πληροφορία ή δεδομένο που εκδίδεται ή έχει ανατεθεί προς διαχείριση στους φορείς του δημόσιου τομέα, στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων τους, και ιδίως μελέτες, πρακτικά, στατιστικά στοιχεία, εγκύκλιοι οδηγίες, απαντήσεις των διοικητικών αρχών, γνωμοδοτήσεις, αποφάσεις, αναφορές, ανεξάρτητα από το μέσο αποτύπωσης που χρησιμοποιείται (π.χ. αποτύπωση σε χαρτί, αποθήκευση σε ηλεκτρονική μορφή ή ηχητική, οπτική, οπτικοακουστική εγγραφή) (ΠΡΟΕΔΡΙΚΟ ΔΙΑΤΑΓΜΑ ΥΠ ΑΡΙΘΜ. 28) Ψηφιακό έγγραφο: η πληροφορία ή τα δεδομένα που είναι διαρθρωμένα κατά τρόπο ώστε οι εφαρμογές λογισμικού να μπορούν εύκολα να εντοπίζουν, να αναγνωρίζουν και να εξάγουν συγκεκριμένα δεδομένα, συμπεριλαμβανομένης της εσωτερικής τους δομής

3 Επιλέγουμε την καρτέλα Εισαγωγή (Insert), και από την περιοχή της κορδέλας Σελίδες (Pages) επιλέγουμε την εντολή Εξώφυλλο (Cover Page) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα:

4 Μετά την επιλογή της εντολής Εξώφυλλο (Cover Page) εμφανίζεται το πτυσσόμενο μενού με όλα τα διαθέσιμα Πρότυπα Εξωφύλλων που έχουμε στη διάθεσή μας Αφού επιλέξουμε το επιθυμητό Πρότυπο Εξωφύλλου (Cover Page Template) μπορούμε να συμπληρώσουμε τα υπόλοιπα πεδία όπως : Τίτλο, Συντάκτη, Ημερομηνία

5 Οι Αλλαγές Ενοτήτων (Section Breaks) χρησιμοποιούνται για να χωρίσουμε το έγγραφό μας ή να δημιουργήσουμε διαφορετικές Κεφαλίδες και Υποσέλιδα (Headers & Footers) Για να δημιουργήσουμε μια ενότητα πρέπει να επιλέξουμε την καρτέλα Διάταξη Σελίδας (Page Layout) στην κορδέλα Διαμόρφωση Σελίδας (Page Setup) την εντολή Αλλαγές (Breaks)

6 Επόμενη Σελίδα (Next Page): Όταν τελειώνει μία ενότητα του εγγράφου και ξεκινάει μία καινούργια εισάγεται μία νέα σελίδας. Χρήσιμη εντολή για διαφορετικές κεφαλίδες και υποσέλιδα Συνεχόμενη (Continuous): Όπως και η Αλλαγή Ενότητας Επόμενη Σελίδα (Next Page Section Break) αλλά δεν ξεκινάει την νέα ενότητα με την προσθήκη νέας σελίδας Ζυγή Σελίδα (Even Page): Εισάγει μία αλλαγή ενότητας και ξεκινάει την νέα ενότητα στην επόμενη ζυγή σελίδα Μονή Σελίδα (Odd Page): Εισάγει μία αλλαγή ενότητας και ξεκινάει την νέα ενότητα στην επόμενη μονή σελίδα

7 Για να έχουμε τη δυνατότητα να δημιουργηθεί αυτόματα ένας Πίνακας Περιεχομένων (Table of Contents) πρέπει να δημιουργήσουμε το έγγραφο ακολουθώντας συγκεκριμένους κανόνες μορφοποίησης Προκειμένου να εμφανιστούν τα Κεφάλαια στον πίνακα πρέπει να επιλέξετε ένα Στυλ Επικεφαλίδας (Heading Style) για το κάθε κεφάλαιο του εγγράφου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

8 Προκειμένου να μορφοποιήσετε το κείμενο του κεφαλαίου 1 από την καρτέλα Κεντρικό (Home) στην περιοχή Στυλ (Style) επιλέξτε το βέλος δεξιά της περιοχής Στυλ προκείμενου να εμφανιστούν όλα τα διαθέσιμα Στυλ. Σε περίπτωση που επιθυμείτε στον Πίνακα Περιεχομένων (Table of Contents) να περιλαμβάνονται και ενότητες του κεφαλαίου που είναι σε κατώτερο επίπεδο, πρέπει να επιλέξετε ένα άλλο Στυλ Επικεφαλίδας (Heading Style), όπως για παράδειγμα το Στυλ Επικεφαλίδας 2 (Heading Style 2).

9 Όταν εφαρμόσετε τα διάφορα στυλ επικεφαλίδων στο έγγραφό σας, μπορείτε να δημιουργήσετε τον Πίνακα Περιεχομένων (Table of Contents). Αρχικά πρέπει να μεταφέρετε το σημείο εισαγωγής στο σημείο που θα εισαχθεί ο Πίνακας περιεχομένων Έπειτα επιλέξτε από την καρτέλα Αναφορές (References) την εντολή Πίνακας Περιεχομένων (Table of Contents) Από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται διαλέξτε ένα έτοιμο διαθέσιμο στυλ Πίνακα Περιεχομένων όπως εμφανίζεται στην εικόνα.

10 Όταν κάνουμε κάποιες αλλαγές στο έγγραφό μας, σε ότι αφορά τους τίτλους των κεφαλαίων, τις ενότητες (για παράδειγμα έχουμε μετονομάσει μία επικεφαλίδα ή έχουμε αλλάξει την δομή των κεφαλαίων), θα πρέπει να ενημερώσουμε τον Πίνακα Περιεχομένων (Table of Contents) Τοποθετούμε το σημείο εισαγωγής μέσα στον Πίνακα Περιεχομένων (Table of Contents) και αμέσως στο πάνω μέρος εμφανίζεται το πλαίσιο κράτησης αντικειμένου με την εντολή Ενημέρωση Πίνακα (Update Table)

11 Μια υποσημείωση ή μια σημείωση τέλους αποτελείται από δύο συνδεδεμένα μέρη - το σημάδι αναφοράς σημείωσης και το αντίστοιχο κείμενο της σημείωσης Γίνεται αυτόματη αρίθμηση των υποσημειώσεων και των σημειώσεων τέλους Στην καρτέλα Αναφορές στην ομάδα Υποσημειώσεις, επιλέγουμε Εισαγωγή υποσημείωσης ή Εισαγωγή σημείωσης τέλους

12 Οι Σελιδοδείκτες (Bookmarks) χρησιμοποιούνται κυρίως σε μεγάλα έγγραφα, όπου υπάρχει η ανάγκη για μεταφορά σε συγκεκριμένα σημεία του εγγράφου απλά και γρήγορα Για την εισαγωγή ενός Σελιδοδείκτη τοποθετούμε τον εισαγωγέα μας στο σημείο το οποίο θέλουμε να εισάγουμε τον Σελιδοδείκτη (Bookmark) ή επιλέγουμε το κείμενο Από την καρτέλα Εισαγωγή (Insert) και στην περιοχή της κορδέλας Συνδέσεις (Links) επιλέγουμε την εντολή Σελιδοδείκτης (Bookmark)

13 Επιστολές Μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Φάκελοι Ετικέτες Κατάλογος

14 Για τη συγχώνευση αλληλογραφίας, πρέπει να δημιουργήσουμε το κύριο έγγραφο Δημιουργούμε ένα νέο έγγραφο και πληκτρολογούμε τα περιεχόμενα του κυρίου εγγράφου Από την καρτέλα Στοιχεία Αλληλογραφίας (Mailings) πατάμε την εντολή Έναρξη Συγχώνευση Αλληλογραφίας (Start Mail Merge)

15 Από το πτυσσόμενο μενού διαλέγουμε την εντολή Επιστολές (Letters) και το τρέχον έγγραφο που έχουμε ήδη δημιουργήσει ορίζεται ως Κύριο Έγγραφο (Main Document) Επιλέγουμε το Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source File) από το οποίο θα γίνει η Επιλογή Παραληπτών (Select Recipients)

16 Αν θέλουμε μπορούμε να επεξεργαστούμε ή να τροποποιήσουμε το Αρχείο Προέλευσης Δεδομένων (Data Source File) πατώντας το κουμπί Επεξεργασία Λίστας Παραληπτών (Edit Recipient List) Στη συνέχεια πρέπει να προσθέσουμε τα πεδία συγχώνευσης που θέλουμε να εμφανίζονται στο έγγραφό μας Επιλέγουμε την εντολή Εισαγωγή Πεδίων Συγχώνευσης (Insert Merge Field) από στην περιοχή Εγγραφή και Εισαγωγή Πεδίων (Write & Insert Fields)

17 Μετά την εισαγωγή των πεδία συγχώνευσης στο έγγραφό μας μπορούμε να προεπισκοπήσουμε τις επιστολές μας με τα συγχωνευμένα πεδία μέσω της περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Προεπισκόπηση Αποτελεσμάτων (Preview Results)

18 Η Παρακολούθηση Αλλαγών (Track Changes) μας επιτρέπει να παρακολουθήσουμε τις αλλαγές που έχουν γίνει σε ένα έγγραφο Όταν δούμε τις αλλαγές που έχει υποστεί το έγγραφό μας, μπορούμε να τις αποδεχτούμε ή να τις απορρίψουμε

19 Για να ενεργοποιήσουμε την Παρακολούθηση Αλλαγών (Track Changes) πρέπει να ανοίξουμε το έγγραφο το οποίο θα θελήσουμε να παρακολουθήσουμε τις αλλαγές. Από την καρτέλα Αναθεώρηση (Review) στην περιοχή Παρακολούθηση (Tracking) επιλέγουμε την εντολή Παρακολούθηση Αλλαγών (Track Changes) Από το υπομενού που εμφανίζεται διαλέγουμε την εντολή Αλλαγή Επιλογών Παρακολούθησης (Change Tracking Options)

20 Εάν επιθυμούμε μετά τις αλλαγές να δούμε την αρχική έκδοση του εγγράφου, από την περιοχή της παρακολούθησης αναπτύσσουμε το μενού που αναγράφει Τελική Έκδοση: Εμφάνιση Σημειώσεων (Final: Show Markup) και έπειτα επιλέγουμε Αρχικό (Original)

21 Εάν συμφωνούμε με κάποιες ή όλες τις αλλαγές που έχουν γίνει στο έγγραφό μας στην περιοχή Αλλαγές (Changes) που βρίσκεται στην καρτέλα Αναθεώρηση (Review), επιλέγουμε την εντολή Αποδοχή (Accept) Αντίστοιχα αν διαφωνούμε επιλέγουμε την εντολή Απόρριψη (Reject)

22 Σε κάθε έγγραφο έχετε τη δυνατότητα προσθήκης Σχόλιων (Comments) Για την εισαγωγή ενός Σχολίου τοποθετούμε τον εισαγωγέα μας στο σημείο το οποίο θέλουμε να το εισάγουμε ή επιλέγουμε το κείμενο Από την καρτέλα Αναθεώρηση και στην περιοχή της κορδέλας Σχόλια επιλέγουμε την εντολή Δημιουργία σχολίου

23 Για τη διαγραφή ενός Σχολίου το επιλέγουμε και στην καρτέλα Αναθεώρηση και στην περιοχή της κορδέλας Σχόλια επιλέγουμε την εντολή Διαγραφή σχολίου