Αθήνα, 4 Ιουνίου Κυρία/Κύριε,

Transcript

1 Ref. Ares(2014) /06/2014 European Commission Επικεφαλής Αθήνα, 4 Ιουνίου 2014 Κυρία/Κύριε, θέιια: Πρόσκληση συμμετοχής στη διαδικασία υποβολής προσφορών αριθ. PO/ INF/ATH που αφορά ανοικτή διαδικασία, για την παροχή υπηρεσιών καθαριότητας γραφείων στο κτίριο της Αντιπροσωπείας της Ευρωπαϊκής Επιτροπής στην Ελλάδα Η πρόσκληση υποβολής προσφορών δημοσιεύθηκε στην Επίσημη Εφημερίδα της EE σειρά S αριθ. 106 της Δημοσιεύθηκε επίσης: - στην ιστοσελίδα της Αντιπροσωπείας της Ευρωπαϊκής Επιτροπής στην Ελλάδα: στη διεύθυνση από , - στην τοπική εφημερίδα "ΤΑ ΝΕΑ" της Η προβλέπει την ανάθεση της δημόσιας σύμβασης που αναφέρεται στο θέμα. Εσωκλείεται η συναφής τεχνική συγγραφή υποχρεώσεων όπου απαριθμούνται όλα τα έγγραφα που απαιτείται να υποβληθούν μαζί με την προσφορά, και το σχέδιο σύμβασης. 2. Εάν ενδιαφέρεστε να συμμετάσχετε στον διαγωνισμό για την εν λόγω σύμβαση, σας καλώ να υποβάλετε προσφορά σε τρία αντίγραφα, εκ των οποίων το ένα να μην είναι συρραμμένο, σε μία από τις επίσημες γλώσσες της Ευρωπαϊκής Ένωσης, με έναν από τους κατωτέρω τρόπους: α) είτε ταχυδρομικώς ή με εταιρεία ταχυμεταφορών, το αργότερο στις 16/09/2014, με τεκμήριο αποστολής το χρονοσήμαντρο του ταχυδρομείου, ή την ημερομηνία στο δελτίο αποστολής, στην διεύθυνση που αναφέρεται κατωτέρω. β) είτε με ιδιόχειρη κατάθεση το αργότερο έως τις στις 16/09/2014 στη διεύθυνση που αναφέρεται κατωτέρω.

2 Υπόψιν κας Κατερίνας Μαλακούδη Σε αυτή την περίπτωση, η κατάθεση της προσφοράς πιστοποιείται με χρονολογημένη απόδειξη παραλαβής, υπογεγραμμένη από τον υπάλληλο ο οποίος παρέλαβε τα έγγραφα στην Αντιπροσωπεία. Η Αντιπροσωπεία λειτουργεί από τις 09:00 έως τις 17:00, Δευτέρα έως Παρασκευή. Είναι κλειστή το Σάββατο, την Κυριακή και τις επίσημες αργίες. 3. Όποιο τρόπο κατάθεσης κι αν διαλέξετε, οι προσφορές πρέπει να τοποθετηθούν εντός δυο σφραγισμένων φακέλων. Στους φακέλους θα αναγραφούν τα εξής: - Στον εξωτερικό φάκελο, η κατωτέρω πλήρης διεύθυνση y ω pic την παραιιικρή τροποποίηση ή προσθήκη: Υπόψιν κας Κατερίνας Μαλακούδη - Στον δε εσωτερικό ωάκελο, η κατωτέρω φράση ycopíc την παραμικρή τροποποίηση ή προσθήκη: Υπηρεσία παραλαβ_ή_ς;_ Υπόψιν κας Κατερίνας Μαλακούδη ΠΡΟΣΚΛΗΣΗ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ ΑΡΙΘ. PO/ INF-/ATH ΝΑ ΜΗΝΛΝΟΪΧΘΕΪΑΠΟ ΤΗΝ ΥΠΗΡΕΣΊΑ ΕΣΩΤΕΡΙΚΗΣ ΑΛΛΗΛΟΓΡΑΦΙΑΣ ΟΥΤΕ ΑΠΟ ΤΗ ΓΡΑ MM Λ ΤΕΤ Λ Αν χρησιμοποιηθούν αυτοκόλλητοι φάκελοι, θα πρέπει να σφραγιστούν με ταινία επί της οποίας θα υπογράψει εγκάρσια ο αποστολέας. Ο εσωτερικός φάκελος θα πρέπει να περιέχει δύο σφραγισμένους φακέλους, εκ των οποίων ο ένας θα περιλαμβάνει το τεχνικό μέρος και ο άλλος την οικονομική προσφορά. Κάθε ένας από τους φακέλους αυτούς θα φέρει σαφή ένδειξη του περιεχομένου του («Τεχνική προσφορά» και «Οικονομική προσφορά»). 2

3 Οι προσφορές πρέπει: να υπογράφονται από δεόντως εξουσιοδοτημένο εντολοδόχο του προσφέροντος - να είναι απολύτως ευανάγνωστες προκειμένου να αποφευχθεί η παραμικρή αμφιβολία όσον αφορά τους όρους και τα αριθμητικά στοιχείανα έχουν καταρτιστεί σύμφωνα με τα τυποποιημένα έντυπα απάντησης που περιλαμβάνονται στη συγγραφή υποχρεώσεων. 5. Η περίοδος ισχύος της προσφοράς, κατά τη διάρκεια της οποίας οι υποβάλλοντες δεν μπορούν κατά κανένα τρόπο να μεταβάλουν τους όρους της προσφοράς τους, είναι έξη (6) μήνες από την ημερομηνία λήξης της προθεσμίας υποβολής των προσφορών. 6. Η υποβολή προσφοράς συνεπάγεται για τον προσφέροντα αποδοχή όλων των όρων και προϋποθέσεων που καθορίζονται στην παρούσα πρόσκληση υποβολής προσφορών, στη συγγραφή υποχρεώσεων και στο σχέδιο σύμβασης, και, όπου απαιτείται, παραίτηση από τους γενικούς ή ειδικούς όρους και προϋποθέσεις του προσφέροντος. Η υποβολή προσφοράς δεσμεύει τον προσφέροντα στον οποίον έχει ανατεθεί η σύμβαση καθόλη τη διάρκεια εκτέλεσης της σύμβασης. 7. Όλες οι δαπάνες κατάρτισης και υποβολής των προσφορών βαρύνουν τους προσφέροντες και δεν επιστρέφονται. 8. Καθ' όλη τη διάρκεια της διαδικασίας, απαγορεύονται οι επαφές μεταξύ της αναθέτουσας αρχής και των προσφερόντων, εκτός από εξαιρετικές περιπτώσεις και μόνον υπό τις ακόλουθες προϋποθέσεις: - Πριν από την ηιιεροιιηνία λιί τκ тпс προθεσμίας υποβολτκ των προσφορών: * Με πρωτοβουλία των προσφερόντων, η αναθέτουσα αρχή μπορεί να παράσχει συμπληρωματικές πληροφορίες με αποκλειστικό σκοπό την αποσαφήνιση της φύσης της σύμβασης. Τα αιτήματα για συμπληρωματικές πληροφορίες πρέπει να απευθύνονται (μόνον εγγράφως) υπόψιν της κυρίας Κατερίνας ΜΑΛΑΚΟΥΔΗ και να αναγράφεται ευκρινώς η ένδειξη «Πρόσκληση υποβολής προσφορών αριθ. PO/ INF/ΑΤΗ» - με επιστολή στη διεύθυνση που αναφέρεται στο ανωτέρω σημείο 3 - με τηλεομοιοτυπία (φαξ) στον αριθμό ή με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στη διεύθυνση: COMM-REP-GR- Τα αιτήματα για συμπληρωματικές πληροφορίες που υποβάλλονται λιγότερο από πέντε εργάσιμες ημέρες πριν από την ημερομηνία λήξης της προθεσμίας υποβολής προσφορών δεν θα εξετάζονται. * Η Επιτροπή μπορεί, με δική της πρωτοβουλία, να ενημερώσει τους ενδιαφερομένους σχετικά με τυχόν σφάλματα, ανακρίβειες, παραλείψεις ή άλλα τυπογραφικά λάθη στο κείμενο των εγγράφων της πρόσκλησης υποβολής προσφορών. 3

4 * Τυχόν συμπληρωματικές πληροφορίες, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που αναφέρονται ανωτέρω, θα αναρτηθούν στον ιστότοπο της Αντιπροσωπείας στην διεύθυνση Ο εν λόγω ιστότοπος θα επικαιροποιείται συστηματικά και οι προσφέροντες έχουν την ευθύνη να ελέγχουν αν υπάρξουν επικαιροποιήσεις και τροποποιήσεις κατά τη διάρκεια της περιόδου υποβολής των προσφορών. - Μετά την αποσφράγιση των προσφορών * Εάν απαιτούνται διευκρινίσεις ή εάν υπάρχουν προφανή τυπογραφικά λάθη που πρέπει να διορθωθούν, η αναθέτουσα αρχή μπορεί να επικοινωνήσει με τον προσφέροντα, με την προϋπόθεση ότι αυτό δεν θα συνεπάγεται μεταβολή των όρων της προσφοράς. 9. Η υποχρεωτική επιτόπια επίσκεψη/ενημέρωση θα γίνει την Τετάρτη 9/7/2014, ώρα 12:00 (τοπική ώρα) στην ακόλουθη διεύθυνση: Εάν επιθυμείτε να συμμετάσχετε, παρακαλείσθε να αποστείλετε αίτηση συμμετοχής γραπτώς μέχρι τις 8/7/2014 με ευκρινή μνεία «Πρόσκληση υποβολής προσφορών αριθ. PO/ INF/ATH», υπόψιν κυρίας Κατερίνας ΜΑΛΑΚΟΥΔΗ - με επιστολή στη διεύθυνση που αναφέρεται στο ανωτέρω σημείο 3 - με τηλεομοιοτυπία (φαξ) στον αριθμό ή με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στη διεύθυνση: COMM-REP-GR- ADMIN@ec.europa.eu 10. Η αποσφράγιση των προσφορών θα γίνει στις 23/09/2014, ώρα 12:00 (τοπική ώρα) στην ακόλουθη διεύθυνση: Μπορούν να παρίστανται οι εκπρόσωποι των προσφερόντων. Εάν επιθυμείτε να παρίσταται ένας εκπρόσωπος σας, παρακαλείσθε να το αναφέρετε εγγράφως υπόψιν κυρίας Κατερίνας ΜΑΛΑΚΟΥΔΗ, αναγράφοντας ευκρινώς «Πρόσκληση υποβολής προσφορών αριθ. PO/ INF/ATH» - με επιστολή στη διεύθυνση που αναφέρεται στο ανωτέρω σημείο 3- - με τηλεομοιοτυπία (φαξ) στον αριθμό ή με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στη διεύθυνση: COMM-REP-GR- Η επιτροπή αποσφράγισης θα ελέγξει την ιδιότητα των εκπροσώπων των προσφερόντων που θα παρουσιαστούν κατά την αποσφράγιση των προσφορών. Οι εν λόγω εκπρόσωποι θα κληθούν να υπογράψουν ένα φύλλο παρουσίας. 4

5 11. Η παρούσα πρόσκληση υποβολής προσφορών δεν δεσμεύει με κανένα τρόπο την Επιτροπή. Οι συμβατικές υποχρεώσεις της Επιτροπής αρχίζουν μόνο από την υπογραφή της σύμβασης με τον υποβάλλοντα προσφορά που θα επιλεγεί. 12. Η αναθέτουσα αρχή μπορεί, έως την υπογραφή της σύμβασης, είτε να παραιτηθεί από τη σύμβαση, είτε να ακυρώσει τη διαδικασία ανάθεσης της σύμβασης, χωρίς αυτό να συνεπάγεται τη δυνατότητα διεκδίκησης οποιασδήποτε αποζημίωσης εκ μέρους των υποψηφίων ή προσφερόντων. Μια τέτοια απόφαση πρέπει να αιτιολογηθεί και να κοινοποιηθεί στους υποψήφιους ή στους υποβάλλοντες. 13. Μόλις η Επιτροπή αποσφραγίσει την προσφορά, το έγγραφο περιέρχεται στην κυριότητα της Επιτροπής και θεωρείται απόρρητο. 14. Θα ενημερωθείτε για το αποτέλεσμα της παρούσας διαδικασίας σύναψης συμβάσεων με ηλεκτρονικό μήνυμα. Μαζί με τα στοιχεία επικοινωνίας στην προσφορά σας, υποχρεούστε να παράσχετε έγκυρη ηλεκτρονική διεύθυνση και να την ελέγχετε τακτικά. 15. Εάν η επεξεργασία της απάντησής σας στην πρόσκληση υποβολής προσφορών συνεπάγεται την καταχώρηση και την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα (όπως όνομα, διεύθυνση και βιογραφικό σημείωμα), τα στοιχεία αυτά θα υποστούν επεξεργασία σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 45/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου σχετικά με την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από τα όργανα και τους οργανισμούς της Κοινότητας και σχετικά με την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών. Εκτός αν ορίζεται διαφορετικά, οι απαντήσεις στις ερωτήσεις καθώς και τα ζητούμενα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα είναι απαραίτητα για την αξιολόγηση της προσφοράς σας, σύμφωνα με τη συγγραφή υποχρεώσεων της πρόσκλησης υποβολής προσφορών και θα εξεταστούν αποκλειστικά και μόνον υπό την ευθύνη του Επικεφαλής της Αντιπροσωπείας της Ευρωπαϊκής Επιτροπής στην Ελλάδα. Λεπτομέρειες σχετικά με την επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που σας αφορούν διατίθενται στη δήλωση περί απορρήτου στη διεύθυνση: publicprocurement en.pdf. 16. Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που σας αφορούν μπορούν να καταχωριστούν από τον υπόλογο της Επιτροπής μόνο στο σύστημα έγκαιρης προειδοποίησης (ΣΕΠ), ή ταυτόχρονα στο ΣΕΠ και στην κεντρική βάση δεδομένων για τους αποκλεισμούς (ΚΒΑ), εάν εμπίπτετε σε κάποια από τις καταστάσεις που προβλέπονται: - στην απόφαση 2008/969 της Επιτροπής, της 16ης Δεκεμβρίου 2008, σχετικά με το σύστημα έγκαιρης προειδοποίησης (για περισσότερες πληροφορίες βλέπε τη δήλωση περί απορρήτου στη διεύθυνση grants/info contracts/legal entities/legal entities en. cfm ), ή 5

6 - στον κανονισμό 2008/1302 της Επιτροπής, της 17ης Δεκεμβρίου 2008, σχετικά με την κεντρική βάση δεδομένων για τους αποκλεισμούς (για περισσότερες πληροφορίες βλέπε τη δήλωση περί απορρήτου στη διεύθυνση: en.cfm#bdce ") Πάνος ΚΑΡΒΟ Επικεφαλής τηα Αντιπροσωπείας Παραρτήιιατα: Παράρτημα 1 - Συγγραφή υποχρεώσεων Παράρτημα Ια - Πρόγραμμα εργασίας (συνολική επιφάνεια με εξαίρεση τις εγκαταστάσεις υγιεινής και τις κουζίνες) Παράρτημα 1β - Πρόγραμμα εργασίας (εγκαταστάσεις υγιεινής και κουζίνες) Παράρτημα 1γ - Περιγραφή εγκαταστάσεων Παράρτημα 2 - Έντυπο οικονομικής προσφοράς Παράρτημα 3 - Σχέδιο σύμβασης παροχής υπηρεσιών Παράρτημα 4 - Υπεύθυνη δήλωση σχετικά με τα κριτήρια αποκλεισμού και απουσία σύγκρουσης συμφερόντων Παράρτημα 5 - Κατάλογοι επαλήθευσης των εγγράφων που πρέπει να υποβληθούν σε σχέση με τα κριτήρια επιλογής Παράρτημα 6 - Κατάλογος των επίσημων αργιών της Αντιπροσωπείας της Ευρωπαϊκής Επιτροπής στην Ελλάδα για το 2014 Παράρτημα 7 - Υπόδειγμα Τιμολογίου Παράρτημα 8 - Τραπεζικά στοιχεία/νομική Οντότητα 6