Κεφάλαιο 1 ο : ERP ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ

Transcript

1 Κεφάλαιο 1 ο : ERP ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ 1.1 Εισαγωγή Ως πληροφοριακό σύστημα (ΠΣ) ορίζεται ένα σύστημα, αυτοματοποιημένο ή μη, το οποίο παρέχει τη δυνατότητα της συλλογής, επεξεργασίας, αποθήκευσης, ανάλυσης και διάχυσης της πληροφορίας. Αν και ο όρος πληροφοριακά συστήματα είναι στενά συνδεδεμένος με την ψηφιακή τεχνολογία, τα συστήματα αυτά δεν είναι απαραίτητο να στηρίζουν τη λειτουργία τους στους ηλεκτρονικούς υπολογιστές. Τα πληροφοριακά συστήματα κατατάσσονται αρχικά σε δύο γενικές κατηγορίες: Άτυπα (Informal): Τα άτυπα ΠΣ βασίζονται σε άδηλους κανόνες συμπεριφοράς. Συγκεκριμένα, απουσιάζει κάποιου είδους σύμβαση σχετική με τον τρόπο αναπαράστασης ή επεξεργασίας της πληροφορίας. Χαρακτηριστικό παράδειγμα τέτοιου ΠΣ είναι οι καθημερινές συζητήσεις μεταξύ των εργαζομένων μιας εταιρείας. Τέτοιου είδους «ελεύθερες» συζητήσεις περιέχουν συχνά σημαντική πληροφορία για τη διοίκηση της εταιρείας η οποία όμως δεν υφίσταται σημαντική καταγραφή. Τυπικά (Formal): Τα τυπικά ΠΣ βασίζονται σε συγκεκριμένους, προσυμφωνημένους κανόνες συλλογής, επεξεργασίας, αποθήκευσης, ανάλυσης και διάχυσης πληροφορίας. Τα τυπικά ΠΣ χωρίζονται περεταίρω σε χειροκίνητα ΠΣ (manual) και σε ΠΣ βασισμένα σε Η/Υ (Computer Based Information Systems - CBIS). Ένα πληροφοριακό σύστημα βασισμένο στους Η/Υ είναι ένα σύστημα το οποίο χρησιμοποιεί Η/Υ για να φέρει σε πέρας ορισμένες ή όλες τις λειτουργίες του. Ο όρος «πληροφοριακό σύστημα» θεωρείται στις περισσότερες περιπτώσεις συνώνυμος του όρου «πληροφοριακό σύστημα βασισμένο στους Η/Υ». Στην εικόνα που ακολουθεί φαίνεται σχηματικά η γενική κατηγοριοποίηση των πληροφοριακών συστημάτων, όπως αυτή παρουσιάζεται στην προηγούμενη παράγραφο

2 Ένας πιο εξειδικευμένος ορισμός ο οποίος εστιάζει στα ΠΣ για επιχειρήσεις και αναφέρεται στις εργασίες του Mehdi (2002) και των Lado & Zhang (1998) είναι ο εξής: Ένα πληροφοριακό σύστημα ορίζεται ως ένα σύνολο συσχετιζόμενων μερών τα οποία συλλέγουν, επεξεργάζονται, αποθηκεύουν και διανέμουν πληροφορία προς υποστήριξη της λήψης αποφάσεων, του συντονισμού, του ελέγχου και της ανάλυσης σε έναν οργανισμό. Τα σύγχρονα πληροφοριακά συστήματα αποτελούνται από έναν αριθμό επί μέρους συστατικών στοιχείων. Η μελέτη των συστατικών αυτών και του ρόλου που κατέχουν σε ένα ΠΣ άρχισε στα τέλη της δεκαετίας του 1960 με εργασίες όπως του Aron (1969). Με βάση τη σύγχρονη θεώρηση για τα ΠΣ αναγνωρίζονται τα εξής δομικά στοιχεία: Υλικό Η/Υ (Computer Hardware): Αποτελεί το φυσικό τμήμα ενός Η/Υ και περιλαμβάνει τα ψηφιακά κυκλώματα, τις μονάδες εισόδου-εξόδου, τις μονάδες αποθήκευσης, της μονάδες δικτύωσης κ.α. Λογισμικό (Software): Το σύνολο των προγραμμάτων που εκτελούνται στο υλικό Η/Υ και του επιτρέπουν να επεξεργάζεται δεδομένα. Δίκτυο Η/Υ (Computer Network): Ένα σύστημα διασύνδεσης Η/Υ μέσω του οποίου είναι δυνατός ο διαμοιρασμός των διαθέσιμων δικτυακών πόρων. Διαδικασίες (Procedures): Το σύνολο των οδηγιών που καθορίζουν τον τρόπο με τον οποίο συνδυάζονται τα παραπάνω συστατικά για την επεξεργασία της πληροφορίας και την παραγωγή των επιθυμητών αποτελεσμάτων. Ανθρώπινο Δυναμικό (Human Resources): Το έμψυχο υλικό που εργάζεται στα ΠΣ, αλληλεπιδρά με αυτά και χρησιμοποιεί την παραγόμενη από αυτά πληροφορία

3 1.2 Η Εξέλιξη των Πληροφοριακών Συστημάτων Η είσοδος της πληροφοριακής τεχνολογίας και συγκεκριμένα των ηλεκτρονικών υπολογιστών στις επιχειρήσεις άρχισε να γίνεται ιδιαίτερα αισθητή στα μέσα της δεκαετίας του Οι πρώτες εφαρμογές για επιχειρήσεις σχεδιάστηκαν για να φέρουν σε πέρας μεγάλου όγκου, επαναληπτικές υπολογιστικές συναλλαγές. Οι Η/Υ εισήχθησαν πρώτα στις λειτουργικές περιοχές του λογιστηρίου, του οικονομικού τμήματος και των ανθρωπίνων πόρων στις οποίες κατά κύριο λόγο επεξεργάζονταν αριθμούς και οργάνωναν συναλλαγές. Τα πρώτα αυτά συστήματα που χρησιμοποιήθηκαν στις επιχειρήσεις και αποτελούν ακόμη και σήμερα τη βάση όλων των ΠΣ για τις επιχειρήσεις ονομάζονται Συστήματα Επεξεργασίας Συναλλαγών (Transaction Processing Systems TPS). Η πρώτη καταγεγραμμένη χρήση Η/Υ για επιχειρησιακούς σκοπούς έγινε το 1951 (Land, 2000) από την εταιρεία J. Lyons and Co, μια από τις μεγαλύτερες τότε εταιρείες παραγωγής τροφίμων στη Μεγάλη Βρετανία. Η εταιρεία έστειλε το 1947 δύο υψηλόβαθμα στελέχη της στις ΗΠΑ να εξετάσουν τις νέες επιχειρησιακές μεθόδους που αναπτύχθηκαν κατά τη διάρκεια του Β Παγκοσμίου Πολέμου. Κατά την επίσκεψή τους τα στελέχη διαπίστωσαν ότι ψηφιακοί Η/Υ χρησιμοποιούνταν αποκλειστικά για μηχανικές και μαθηματικές εφαρμογές και αναγνώρισαν σε αυτούς τη δυνατότητα να βοηθήσουν στη διοίκηση μιας επιχείρησης. Σε συνεργασία λοιπόν με το πανεπιστήμιο του Cambridge κατασκευάστηκε ο Η/Υ LEO (Lyons Electronic Office), ο οποίος χρησιμοποιήθηκε αρχικά για την επεξεργασία των παραγγελιών που έφταναν στα κεντρικά γραφεία της εταιρείας κάθε απόγευμα και υπολόγιζε μεταξύ άλλων τις απαιτήσεις από τη νυχτερινή παραγωγή, τις οδηγίες συναρμολόγησης, το πρόγραμμα διανομής, τα τιμολόγια, την κοστολόγηση, ενώ παρήγαγε και διοικητικές αναφορές. Με τη μείωση του κόστους και την αύξηση των δυνατοτήτων των Η/Υ άρχισαν να αναπτύσσονται ισχυρότερα πληροφοριακά συστήματα για επιχειρήσεις, τα οποία δεν περιορίζονταν πια στις επαναληπτικές λειτουργίες των TPS. Τέτοιου είδους ΠΣ είναι τα Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης (Management Information Systems MIS) τα οποία οργανώνουν, ομαδοποιούν και παρουσιάζουν πληροφορίες για την υποστήριξη των καθημερινών αποφάσεων που καλούνται να πάρουν τα χαμηλά και μεσαία στελέχη στις διάφορες λειτουργικές περιοχές. Ένα MIS εστιάζει κυρίως σε πηγές πληροφόρησης εντός της επιχείρησης. Συνήθως αντλεί στοιχεία από το TPS, τα - 3 -

4 ομαδοποιεί και παράγει διοικητικές αναφορές προς τα μεσαία στελέχη και τους προϊσταμένους του τμήματος λειτουργιών. Για την υποστήριξη των γραμματειακών λειτουργιών μιας επιχείρησης προέκυψαν τα Συστήματα Αυτοματοποίησης Γραφείου (Office Automation Systems OAS), ενώ για την υποστήριξη του σχεδιασμού και της παραγωγής δημιουργήθηκαν τα συστήματα Σχεδιασμού με τη βοήθεια Η/Υ (Computer Aided Design CAD) και τα συστήματα Κατασκευής με τη βοήθεια Η/Υ (Computer Aided Manufacturing CAM). Προς τα τέλη της δεκαετίας του 1960 η εξέλιξη των Η/Υ επέτρεψε τη δημιουργία ακόμη πιο ισχυρών πληροφοριακών συστημάτων τα οποία ονομάστηκαν Συστήματα Υποστήριξης Λήψης Αποφάσεων (Decision Support Systems DSS) ή Συστήματα Διοικητικών Αποφάσεων (Management Decision Systems MDS) (Power, 2003). Τα DSS είναι συστήματα ή υποσυστήματα βασισμένα στους Η/Υ σκοπός των οποίων είναι η παροχή βοήθειας στα στελέχη ώστε να αξιοποιούν πιο αποδοτικά την επικοινωνιακή τεχνολογία, τα δεδομένα, τα έγγραφα, τη γνώση και τα μαθηματικά μοντέλα για την αναγνώριση και την επίλυση προβλημάτων και τη λήψη αποφάσεων. Σε γενικές γραμμές τα DSS αποτελούν μια κατηγορία πληροφοριακών συστημάτων βασισμένων στους Η/Υ τα οποία υποστηρίζουν δραστηριότητες λήψης αποφάσεων. Μέσω των DSS γίνεται δυνατή η συγκέντρωση συναφούς πληροφορίας και η ανάλυση των εναλλακτικών επιλογών στις κρίσιμες αποφάσεις. Στην κατηγορία συστημάτων DSS διακρίνονται οι εξής πέντε υποκατηγορίες: Βασισμένα στην επικοινωνία (Communication-driven), στα δεδομένα (Data-driven), στα έγγραφα (Document- Driven), στη γνώση (Knowledge-driven) και στα μοντέλα (Model-driven). Από την εξέλιξη των συστημάτων DSS προέκυψαν άλλες δύο κατηγορίες συστημάτων, τα λεγόμενα Συστήματα Υποστήριξης Υψηλόβαθμων Στελεχών (Executive Support Systems ESS) καθώς και Συστήματα Υποστήριξης Ομάδων (Group Support Systems GSS). Τα συστήματα ESS σχεδιάστηκαν με στόχο να υποστηρίξουν την ανώτατη διοίκηση να λάβει στρατηγικές αποφάσεις, συλλέγοντας, αναλύοντας και συνοψίζοντας κρίσιμη πληροφορία τόσο για το εσωτερικό όσο και για το εξωτερικό περιβάλλον της επιχείρησης. Για τη βέλτιστη λήψη στρατηγικών αποφάσεων τα συστήματα ESS περιλαμβάνουν συνήθως εργαλεία ανάλυσης και μοντελοποίησης. Τα συστήματα GSS από την άλλη σχεδιάστηκαν με σκοπό τη διευκόλυνση της εργασίας σε ομάδες καθώς και τη λήψη ομαδικών αποφάσεων. Καθώς η παγκόσμια οικονομία εστίαζε όλο και περισσότερο στην εργασία με επίκεντρο τη γνώση, αναπτύχθηκαν τα Συστήματα Διαχείρισης Γνώσης (Knowledge Management - 4 -

5 Systems KMS). Η ανάπτυξη των KMS έγινε με στόχο να βοηθήσει τις επιχειρήσεις να δημιουργούν και να διαχέουν πληροφορία. Κατά κύριο λόγο, η χρήση των συστημάτων αυτών εντοπίζεται σε επιχειρήσεις στις οποίες παράγεται τεχνογνωσία η οποία απαιτεί κωδικοποίηση, αποθήκευση και τελικά δημοσιοποίηση προς όλους τους ενδιαφερομένους εσωτερικά της επιχείρησης, προς περεταίρω εκμετάλλευση. Τα KMS είναι συστήματα τα οποία διευκολύνουν την κατηγοριοποίηση και τη διάδοση της γνώσης μέσα σε μια επιχείρηση. Η γνώση μπορεί να είναι κωδικοποιημένη σε διάφορες μορφές, όπως για παράδειγμα σε έγγραφα κάποιου επεξεργαστή κειμένου, σε λογιστικά φύλλα ή σε παρουσιάσεις. Χαρακτηριστικό παράδειγμα ενός KMS αποτελεί η δικτυακή πύλη (portal) στο εσωτερικό δίκτυο (intranet) μιας επιχείρησης. 1.3 Διεπιχειρησιακή επικοινωνία Με την περεταίρω εξέλιξη των πληροφοριακής τεχνολογίας, οι επιχειρήσεις διαπίστωσαν ότι τα ΠΣ μπορούσαν να χρησιμοποιηθούν και στις συναλλαγές μεταξύ των κρίκων της προμηθευτικής αλυσίδας. Η πρώτη προσπάθεια καθιέρωσης ενός προτύπου επικοινωνίας μεταξύ των ΠΣ για επιχειρήσεις έγινε στα μέσα της δεκαετίας του 1980 και αφορούσε στο πρωτόκολλο Electronic Data Interchange (EDI). Βάσει του EDI καθιερώνονταν τρόποι κωδικοποίησης παραστατικών όπως παραγγελίες και τιμολόγια. Με τον τρόπο αυτό ήταν δυνατό ακόμη και για συστήματα προερχόμενα από διαφορετικούς κατασκευαστές να ανταλλάξουν χρήσιμη πληροφορία. Τα χρόνια μετά το 2000 χαρακτηρίζονται από την επικράτηση της γλώσσας extended Markup Language (XML) η οποία σε μεγάλο βαθμό έχει αντικαταστήσει το EDI στην επικοινωνία μεταξύ διαφορετικών συστημάτων. Συστήματα που αυτοματοποιούν τις συναλλαγές της επιχείρησης με τους γειτονικούς κρίκους της εφοδιαστικής αλυσίδας είναι τα συστήματα ηλεκτρονικού εμπορίου (ecommerce) καθώς και τα Συστήματα Διαχείρισης Σχέσεων με τους Πελάτες (Customer Relationship Management CRM). Τα συστήματα ηλεκτρονικού εμπορίου επιτρέπουν την άμεση πώληση προϊόντων εκμεταλλευόμενοι την υποδομή του Διαδικτύου (ηλεκτρονικά καταστήματα), ενώ τα συστήματα CRM συστηματοποιούν την υποστήριξη των πελατών της επιχείρησης και βελτιώνουν την αποτελεσματικότητά της. Τα συστήματα ηλεκτρονικού εμπορίου καθώς και οι συναλλαγές που πραγματοποιούνται μέσω αυτών κατηγοριοποιούνται βάσει της ιδιότητας των εμπλεκόμενων μερών

6 Συγκεκριμένα οι πιο συνήθεις τύποι ηλεκτρονικού εμπορίου είναι: Business-to-business (B2B): Τόσο οι πωλητές όσο και οι αγοραστές των προϊόντων σε μία συναλλαγή είναι επιχειρήσεις. Business-to-consumer (B2C): Στις συναλλαγές αυτές οι πωλητές είναι επιχειρήσεις ενώ οι αγοραστές είναι ιδιώτες. Consumer-to-consumer (C2C): Στην περίπτωση του C2C πωλητές και αγοραστές στις διάφορες συναλλαγές είναι ιδιώτες. Στη κατηγορία αυτή ανήκουν μεταξύ άλλων τα συστήματα on-line δημοπρασιών (π.χ. e-bay). Collaborative-Commerce (c-commerce): Μέσω των συστημάτων αυτών συνεργάζονται επιχειρήσεις κατά μήκος της προμηθευτικής αλυσίδας. Consumer-to-business (C2B): Στα C2B οι επιχειρήσεις μειοδοτούν για την κάλυψη των αναγκών του πελάτη. Government-to-Citizens (G2C): Τα συστήματα αυτά επιτρέπουν στις κυβερνήσεις να προσφέρουν ηλεκτρονικές υπηρεσίες στους πολίτες. Η εξέλιξη του ηλεκτρονικού εμπορίου οδήγησε στο λεγόμενο ηλεκτρονικό επιχειρείν (ebusiness). Το ηλεκτρονικό επιχειρείν αποτελεί επέκταση του ηλεκτρονικού εμπορίου, και δεν περιορίζεται στην αγοραπωλησία αγαθών και υπηρεσιών αλλά ενσωματώνει διαδικασίες όπως οι μεταπωλητικές υπηρεσίες προς τον πελάτη, η συνεργασία με άλλες επιχειρήσεις καθώς και οι ηλεκτρονικές συναλλαγές στο εσωτερικό της επιχείρησης. 1.4 Διαδίκτυο και Πληροφοριακά Συστήματα Σημαντική μεταβολή στον τρόπο υλοποίησης των επιχειρησιακών συστημάτων επήλθε με την εξάπλωση του παγκόσμιου ιστού (world wide web) και την επικράτηση των τεχνολογιών της υποδομής του Διαδικτύου (TCP/IP, HTTP). Από τα μέσα της δεκαετίας του 1990 οι περισσότεροι κατασκευαστές λογισμικού για επιχειρήσεις άρχισαν να χτίζουν τις εφαρμογές τους βασιζόμενοι στις τεχνολογίες του διαδικτύου με αποτέλεσμα να δημιουργηθούν τα λεγόμενα συστήματα βασισμένα στον παγκόσμιο ιστό (webbased systems). Στην εικόνα που ακολουθεί φαίνεται η αρχιτεκτονική των πρωτοκόλλων δικτύωσης του διαδικτύου, η οποία ακολουθεί τη λογική της διαστρωμάτωσης: Στο χαμηλότερο επίπεδο βρίσκονται τα φυσικά μέσα διασύνδεσης (π.χ. καλώδια, κάρτες δικτύου), το επίπεδο σύνδεσης παρέχει τη σύνδεση μεταξύ δύο ισότιμων κόμβων, στο επίπεδο δικτύου δραστηριοποιούνται οι μηχανισμοί - 6 -

7 δρομολόγησης, το επίπεδο μεταφοράς εγγυάται αξιοπιστία των δεδομένων, ενώ τέλος το επίπεδο εφαρμογής είναι αυτό με το οποίο έρχεται σε επαφή ο τελικός χρήστης. Στο επίπεδο εφαρμογής βρίσκονται όλες οι εφαρμογές του διαδικτύου συμπεριλαμβανομένων και των web σελίδων που μεταφέρονται με το πρωτόκολλο TCP/IP. Τα web-based συστήματα έχουν τη δυνατότητα να προσφέρουν επιχειρησιακές εφαρμογές μέσω του Διαδικτύου, απαιτώντας από την πλευρά του χρήστη μόνο έναν πλοηγητή σελίδων (web browser) και επιτρέποντας έτσι την λειτουργία των συστημάτων αυτών σε όλες τις πλατφόρμες, ανεξαρτήτου αρχιτεκτονικής. Σήμερα ο κύριος όγκος των εφαρμογών για επιχειρήσεις είναι web-based. Στις αρχές της δεκαετίας του 1990 εισήχθησαν στην παγκόσμια αγορά νέα ΠΣ τα οποία έγιναν γνωστά με τον όρο Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων (Enterprise Resource Planning Systems - ERP). Τα συστήματα αυτά χαρακτηρίζονται από την πολυπλοκότητά τους, το υψηλό κόστος απόκτησης αλλά και υλοποίησής τους και τις ιδιαίτερα εκτεταμένες δυνατότητές που παρέχουν. Κύρια ιδιότητα των ERPs είναι ότι ολοκληρώνουν τις ανάγκες της επιχείρησης κατά μήκος διαφορετικών λειτουργικών - 7 -

8 περιοχών και ενοποιούν τα διάφορα ΠΣ χρησιμοποιώντας μία κεντρική, κοινή βάση δεδομένων. 1.5 ERP Συστήματα Τα ERP συστήματα είναι εργαλεία λογισμικού τα οποία χρησιμοποιούνται για τη διαχείριση δεδομένων. Τα ERP συστήματα βοηθούν τους οργανισμούς να διαχειριστούν καλύτερα λειτουργίες τους όπως είναι η προμηθευτική αλυσίδα, η διαχείριση αποθεμάτων, οι παραγγελίες πελατών, ο σχεδιασμός της παραγωγής, η μεταφορά προϊόντων, λογιστικά, η διαχείριση ανθρωπίνων πόρων και άλλες λειτουργίες της επιχείρησης. Πολλοί ορισμοί έχουν γραφτεί κατά καιρούς για τα ERP συστήματα. Ένα ERP σύστημα είναι ένα οργανωμένο σύστημα λογισμικού το οποίο επιτρέπει στην εταιρεία που το χρησιμοποιεί να αυτοματοποιεί και να ολοκληρώνει την πλειοψηφία των επιχειρηματικών διαδικασιών, να μοιράζει κοινά δεδομένα και εφαρμογές σε όλη την έκταση της επιχείρησης, να παράγει και να έχει πρόσβαση σε πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο. Ένα ERP σύστημα παρέχει μια βάση δεδομένων της επιχείρησης την οποία ο χρήστης χρησιμοποιεί για να εισάγει, να επεξεργαστεί, να απεικονίσει και να βγάλει αναφορές για όλες τις διεργασίες της επιχείρησης. Τα συστήματα ERP είναι ολοκληρωμένες επιχειρηματικές λύσεις οι οποίες καλύπτουν όλες τις λειτουργικές περιοχές μιας επιχείρησης, ώστε να ικανοποιηθούν οι στόχοι της, ενοποιώντας όλες τις διαδικασίες της, και οδηγούν έτσι τις επιχειρήσεις στην υιοθέτηση μιας νέας μορφής οργάνωσης, με βάση μια ενιαία πηγή πληροφόρησης. Αναλυτικότερα ενσωματώνουν πληροφορίες και δεδομένα από όλη την επιχείρηση, ώστε να υπάρχει καλύτερη ανάλυση της πληροφορίας, μεγαλύτερη και σωστότερη εκμετάλλευσή της με απώτερο σκοπό την αύξηση του κέρδους της επιχείρησης. Περνάμε δηλαδή από μια παραδοσιακή μορφή οργάνωσης, όπου κάθε τμήμα της επιχείρησης μηχανογραφείται ανεξάρτητα δημιουργώντας αποκομμένες και ανομοιογενείς νησίδες πληροφοριών και στην πραγματικότητα μηχανογραφεί την ήδη υπάρχουσα οργάνωση, στα πακέτα ERP τα οποία αναδιοργανώνουν μέσω της μηχανογράφησης τις λειτουργίες τις επιχείρησης, λειτουργώντας ως το μοναδικό σημείο συγκέντρωσης και αποκόμισης πληροφοριών για το σύνολο της εταιρείας

9 Τα πακέτα ERP ήρθαν στην αγορά με την υπόσχεση να προσφέρουν μια ολοκληρωμένη λύση εφαρμογών όπου κάτω από μια δυναμική λειτουργικότητα θα βελτιστοποιήσουν τους διάφορους πόρους που διαθέτει η επιχείρηση, θα προσφέρουν πλεονεκτήματα και ευελιξία, και θα μειώσουν τα λειτουργικά έξοδα. Για πρώτη φορά από τον καιρό που ιδρύθηκαν οι μεγάλες εταιρείες η διοίκηση έχει τη δυνατότητα να παρακολουθεί τα γεγονότα σε πραγματικό χρόνο, χωρίς να χρειάζεται να περιμένει τις μηνιαίες αναφορές διαφόρων τμημάτων. Οι υπεύθυνοι κάθε διεύθυνσης έχουν τη δυνατότητα να παρακολουθούν πλέον από το γραφείο τους τι συμβαίνει όχι μόνο στην εταιρεία αλλά και σε ολόκληρο τον κόσμο. Η πληροφορία ρέει ομοιόμορφα σε όλο το εύρος του οργανισμού. Προκειμένου ένα ERP σύστημα να θεωρείται ολοκληρωμένο, απαιτείται να δρα καταλυτικά στην ενοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών, αλλά συγχρόνως να προσαρμόζεται στις ποικίλες οργανωτικές δομές και το σημαντικότερο να προσδίδει αξία σε ολόκληρο τον οργανισμό ώστε να του παρέχει σημαντικά ανταγωνιστικά πλεονεκτήματα. Επομένως τα βασικά χαρακτηριστικά και οι δυνατότητες των ERP συστημάτων συνοψίζονται ως εξής: Τα σύγχρονα ERP συστήματα ενσωματώνουν και τις επιχειρηματικές δραστηριότητες που σχετίζονται με το διαδίκτυο. Παρέχουν πληροφορίες και υποστηρίζουν όλα τα επίπεδα της διοικητικής πυραμίδας, δηλαδή εμπεριέχουν στην τελική τους ολοκλήρωση τα Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης (Management Information Systems MIS) και τα Συστήματα Υποστήριξης Αποφάσεων (Decision Support Systems DSS). Αξιοποιούν όλες τις νέες τεχνολογίες στον τομέα της πληροφορικής, υποστηρίζοντας την αρχιτεκτονική client server καθώς και Σχεσιακά Σχήματα Διαχείρισης Βάσεων Δεδομένων. Λειτουργούν αποτελεσματικά, τόσο σε συνθήκες τοπικού δικτύου (ΙΑΝ), όσο και σε περιβάλλον δικτύου ευρείας ζώνης. Παρέχουν ενιαία πληροφορία (καρτέλα) και εικόνα για κάθε συναλλασσόμενο ανεξάρτητα από τον τύπο των συναλλαγών του και τη σχέση του με την επιχείρηση (πελάτης, προμηθευτής, χρεώστης, πιστωτής κ.λπ.). Δίνουν τη δυνατότητα προϋπολογισμού (πολλαπλά σενάρια) καθώς και ορισμού ορισμένων (user defined) οθόνων προβολής και εκτυπώσεων οικονομικών αναφορών (Ισοζύγια, Καρτέλες κ.λπ.). Προσφέρουν ένα εξελιγμένο και εύχρηστο σύστημα αντιστοίχησης ανοικτών εγγραφών (Many-to-many-open-item matching) που μπορούν να ανήκουν ακόμα και σε διαφορετικές χρήσεις

10 Παρακολουθούν διαφορετικούς τομείς ειδικού οικονομικού ενδιαφέροντος (επιχειρηματικές μονάδες, κέντρα κόστους, έργα, τομείς δραστηριότητας κ.λπ.). και έχουν τη δυνατότητα επιμερισμού των αξιών κάθε παραστατικού το οποίο καταχωρείται σε έναν ή περισσότερους άλλους τομείς. Δίδουν τη δυνατότητα εξαγωγής οικονομικών αναφορών για κάθε τομέα καθώς και αυτόματων επιμερισμών στην Αναλυτική Λογιστική. Οι επιχειρησιακές εφαρμογές ξεκίνησαν με την υποστήριξη των Υποστηρικτικών (back office) εφαρμογών και στη συνέχεια μετατοπίστηκαν και στις Εφαρμογές Πρώτης Γραμμής (front office) εφαρμογές, υποστηρίζοντας την εφοδιαστική αλυσίδα, τις πωλήσεις, την εξυπηρέτηση του πελάτη κ.λπ. Αυτές οι νέες λειτουργίες επιτεύχθηκαν είτε με την εγκατάσταση πιο περιεκτικών πακέτων, είτε με συμπληρωμένα πακέτα λογισμικού από τρίτους (third-party companies). Οι αλλαγές που υπεισέρχονται με αυτά τα συστήματα είναι αρκετά μεγάλες, καθώς αλλάζουν τον τρόπο που μέχρι τότε λειτουργούσε κάποια επιχείρηση. Η οργανωσιακή δομή, η κουλτούρα, ο τρόπος που εργάζονταν οι εργαζόμενοι και η επιχειρησιακή στρατηγική της επιχείρησης αναδομούνται Υποσυστήματα ενός ERP συστήματος Ένα Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα αποτελείται από διάφορα υποσυστήματα τα οποία αναφέρονται στη συγκεκριμένη ενότητα. Αξίζει να σημειωθεί ότι μια επιχείρηση μπορεί να επιλέξει ποια από τα υποσυστήματα θέλει να εγκαταστήσει ανάλογα με τις επιχειρηματικές λειτουργίες και ανάγκες της. Συντήρηση Εγκαταστάσεων (Maintenance & Service) Το ERP μπορεί να καθορίσει τα προγράμματα των επισκευών, των συντηρήσεων και των αναβαθμίσεων σε συνδυασμό με τα προγράμματα παραγωγής και τις απαιτήσεις. Διαχείριση Εφοδιαστικής Αλυσίδας (Supply Chain Management) Στον τομέα της Διαχείρισης Εφοδιαστικής Αλυσίδας (SCM), το ERP μπορεί να προάγει εφαρμογές προγραμματισμού και σχεδιασμού, να παρακολουθήσει και να ελέγξει τις δεσμεύσεις και τους περιορισμούς, να προβλέψει τη ζήτηση και να εξασφαλίσει τις έγκαιρες παραδόσεις των παραγγελιών. Η εφαρμογή Διαχείρισης Εφοδιαστικής Αλυσίδας, συνδέει την εφοδιαστική αλυσίδα μιας εταιρείας με τα κυκλώματα των

11 Προμηθειών, του Προγραμματισμού Παραγωγής και των Πωλήσεων και αναλαμβάνει τον προγραμματισμό και τη διεκπεραίωση των διαδικασιών της εφοδιαστικής αλυσίδας από την πρόβλεψη πωλήσεων έως την εκτέλεση της διανομής. Πληροφοριακό Σύστημα Διοίκησης (Management Information System MIS) Πρόκειται για πλήρες σύστημα αναφορών και εκτυπώσεων μαζί με ενσωματωμένη γεννήτρια αναφορών με στοιχεία από όλα τα υποσυστήματα της εφαρμογής για την υποστήριξη του MIS μιας επιχείρησης. Διαχείριση Πελατειακών Σχέσεων (Customer Relationship Management) Διαχείριση των υπαρχόντων και δυνητικών πελατών. Παρακολούθηση των ευκαιριών πώλησης, καταγραφή των επικοινωνιών, διαχείριση των ενεργειών εργασιών που πραγματοποιούνται, δημιουργία και αξιοποίηση βάσης γνώσης. Third Party Logistics (3PL) Διαχείριση των υπηρεσιών που προσφέρουν οι εταιρείες 3PL για την αποθήκευση εμπορευμάτων τρίτων στους χώρους τους. Ηλεκτρονικό Εμπόριο (Electronic Commerce) Διαχείριση Έργων (Project Management) Διαχείριση Διεργασιών (Process Management) Τηλεφωνικά Κέντρα (Call Centers)

12 1.5.2 Γιατί είναι αναγκαία τα συστήματα ERP σήμερα; Οι συνθήκες που επικρατούν σήμερα στο επιχειρησιακό περιβάλλον, επιβάλλουν κατά κάποιο τρόπο την υιοθέτηση των λύσεων που προσφέρει ένα ERP σύστημα. Η ανάγκη για την ύπαρξη τέτοιων συστημάτων προέρχεται από την παγκοσμιοποίηση (globalization), την υπερπαραγωγή και τον ανασχεδιασμό (overcapacity and reengineering), την εμφάνιση του ηλεκτρονικού εμπορίου (e-commerce) και τις συνεχείς αλλαγές. Παγκοσμιοποίηση Η παγκοσμιοποίηση είναι πλέον ένα γεγονός που δεν μπορεί να αφήσει κανέναν αδιάφορο. Οι εταιρείες ξεπερνούν τα γεωγραφικά τους σύνορα και επεκτείνονται ανά τον κόσμο. Ένα σύστημα που τους δίνει τη δυνατότητα να συγχρονίζουν και να ελέγχουν τις ενέργειες τους καλύτερα στη νέα πραγματικότητα είναι το ERP. Υπερπαραγωγή και Ανασχεδιασμός Οι περισσότερες βιομηχανίες παράγουν προϊόντα σε μεγαλύτερο βαθμό από ότι είναι απαραίτητα σύμφωνα με τη παγκόσμια ζήτηση. Αυτό έχει σαν αποτέλεσμα οι βιομηχανίες αυτές συνεχώς να βελτιώνουν τα προϊόντα και τις διαδικασίες τους, ώστε να γίνονται όλο και πιο ανταγωνιστικές. Στις αρχές της δεκαετίας του 90 αυτή η ανάγκη για συνεχή βελτίωση πήρε τη μορφή του ανασχεδιασμού των επιχειρηματικών διαδικασιών (Business Process Reengineering - BPR), η οποία στην πορεία αποδείχθηκε αρκετά δύσκολη και δαπανηρή. Σήμερα όταν οι εταιρείες σκέφτονται ανασχεδιασμό στρέφονται στα ERP για να τον επιτύχουν. Ηλεκτρονικό Εμπόριο (e- commerce) Για πολλούς δεν είναι άμεσα κατανοητό όταν σκέφτονται το ηλεκτρονικό εμπόριο να βλέπουν και τη σχέση του με τα ERP. Απλά αναφέρουν την πρόσβαση στο Διαδίκτυο, στους Web Servers και στους Περιηγητές, βλέποντας μόνο τις λειτουργίες πρώτης γραμμής και όχι τα ηλεκτρονικά συστήματα και τις βάσεις δεδομένων που βρίσκονται πίσω από αυτές. Όταν κάποιος επιθυμεί οι πελάτες του, οι προμηθευτές και οι εργαζόμενοι του να έχουν σύνδεση με τις πιο σημαντικές πληροφορίες στο Διαδίκτυο θα χρειαστεί ένα καλό ERP και σύνδεση αυτού με το Internet / Intranet

13 Συνεχείς Αλλαγές Κάθε επιχείρηση θα πρέπει να είναι προετοιμασμένη για πολύ γρήγορες αλλαγές που αφορούν στη στρατηγική, την οργανωσιακή δομή, συμμαχίες με άλλες επιχειρήσεις και τις σχέσεις στην αγορά. Αυτό απαιτεί ευελιξία των πληροφοριακών συστημάτων και συνεπώς την ύπαρξη ενός ERP Κόστος υλοποίησης των ERP 1. Υπολογιστές (Hardware & Software) Καινούριο hardware (ηλεκτρονικοί υπολογιστές, φορητά τερματικά, εκτυπωτές, scanners, servers) και software (ERP software, συμπληρωματικά πακέτα λογισμικού, εξειδικευμένες εφαρμογές) τα οποία είναι απαραίτητα για την εφαρμογή του ERP. Εγκατάσταση και ρύθμιση του καινούριου συστήματος. Έλεγχος και διόρθωση σφαλμάτων. Διασύνδεση του καινούργιου συστήματος με το παλιό σύστημα ή με κάποια μόνο μέρη του παλαιού για την άντληση στοιχείων. Ανάπτυξη κατάλληλης τεκμηρίωσης. Παροχή και εξασφάλιση της απαραίτητης συντήρησης του συστήματος. Επιπλέον χρεώσεις, προβλέψιμες και μη, από τον προμηθευτή του λογισμικού και του υλικού. 2. Πληροφορίες (Data) Η κατηγορία αυτή περιλαμβάνει τις εξής δαπάνες: Ακρίβεια στην καταγραφή των αποθεμάτων. Αυστηρή παρακολούθηση και συντήρηση των αρχείων των δεδομένων με σκοπό τη διατήρηση της αξιοπιστίας τους. Αυστηρή δομή, πληρότητα και ακρίβεια στους καταλόγους υλικών και στα φασεολόγια. Συμπληρωματικά στοιχεία και απαραίτητες διαδικασίες που σχετίζονται με τη διαχείριση των δεδομένων, όπως είναι οι προβλέψεις, οι παραγγελίες των πελατών, οι πληροφορίες κάθε κωδικού

14 3. Ανθρώπινο Δυναμικό Η κατηγορία αυτή περιλαμβάνει δαπάνες για: Την ομάδα του έργου, τον υπεύθυνο του έργου και όλους τους εμπλεκόμενους υπαλλήλους. Την εκπαίδευση, συμπεριλαμβανομένου και εκπαιδευτικών ταξιδιών και σεμιναρίων. Την καθοδήγηση από έμπειρους συμβούλους με εξειδίκευση στα ERP συστήματα Μειονεκτήματα των ERP Συστημάτων Αν και τα ERP συστήματα διατηρούν ένα πολύ μεγάλο αριθμό ωφελειών και πλεονεκτημάτων, εμφανίζουν και ορισμένα σημαντικά μειονεκτήματα: 1. Υψηλό κόστος Υλοποίησης Το υψηλό κόστος υλοποίησης έχει ως αποτέλεσμα πολλές μικρές επιχειρήσεις να μην είναι σε θέση να υλοποιήσουν ένα έργο ERP. Για αυτό το λόγο μια επιχείρηση που προγραμματίζει να επενδύσει σε ένα ERP πρέπει να έχει διαμορφώσει μια κατάλληλη στρατηγική και να έχει μια σαφή εικόνα για το κόστος. 2. Μεγάλο Χρονικό Διάστημα Υλοποίησης Η υλοποίηση ενός τέτοιου έργου εξαιτίας της πολυπλοκότητας, του μεγέθους και της ιδιομορφίας του αποτελεί μια μακροχρόνια και επίπονη διαδικασία. 3. Δέσμευση στο «Άρμα» ενός Κατασκευαστή (ERP Vendor) και μεγάλος βαθμός εξάρτησης από αυτόν. 4. Επιπτώσεις στους εργαζόμενους της επιχείρησης λόγω της αλλαγής φιλοσοφίας που επιβάλλει το νέο σύστημα και πιθανές αντιδράσεις. 5. Υψηλό Κόστος Συντήρησης και Αναβαθμίσεων 6. Μικρός βαθμός Ευελιξίας Οι σημερινές επιχειρήσεις πρέπει να εφαρμόζουν διαδικασίες διαρκούς βελτίωσης. Οι βελτιώσεις πρέπει να υποστηρίζονται από το πληροφοριακό σύστημα. Οι απαιτούμενες προσαρμογές είναι χρονοβόρες και δαπανηρές από τη στιγμή που ένα σύστημα ERP έχει μπει σε λειτουργία. Για παράδειγμα, πολλές επιχειρήσεις, πρωτοβουλίες Just In Time - JIT (στρατηγική αποθήκευσης εμπορευμάτων) και μείωσης χρόνων εκκίνησης παραγωγικής διαδικασίας παρεμποδίζονται μετά την εισαγωγή των συστημάτων

15 1.5.5 Οφέλη και Πλεονεκτήματα των ERP Τα ERP συστήματα επηρεάζουν και ενισχύουν σημαντικά τις επιχειρηματικές διαδικασίες συνεισφέροντας στην ορθολογική διαχείριση των ανθρώπινων, υλικών και οικονομικών πόρων μιας επιχείρησης. Υπάρχουν πολλοί διαφορετικοί τρόποι από τους οποίους μπορεί μια εταιρεία να αποκομίσει οφέλη από ένα ERP, τα σημαντικότερα εκ των οποίων είναι: 1. Βελτιωμένη Εξυπηρέτηση Πελατών & Αύξηση των Πωλήσεων Για ορισμένες εταιρείες ο κύριος στόχος τους είναι η διατήρηση των πωλήσεων σε ολοένα και πιο ανταγωνιστικό περιβάλλον. Σε κάθε περίπτωση, η αύξηση της αξιοπιστίας όλου του συστήματος συνεπάγεται ότι δεν θα υπάρχουν χαμένες πωλήσεις εξαιτίας εσωτερικών αδυναμιών. Το ERP έχει δώσει τη δυνατότητα σε πολλές επιχειρήσεις να αποστέλλουν έγκαιρα τα παραγγελθέντα προϊόντα, να προετοιμάζουν και να αποστέλλουν τις παραγγελίες σε λιγότερο χρόνο από αυτόν του ανταγωνισμού και να αξιοποιούν τους πωλητές με μεγάλη αποδοτικότητα. Η μείωση των λαθών στις παραγγελίες, η βελτίωση της ποιότητας των προσφερόμενων προϊόντων και υπηρεσιών, η δυνατότητα συμμετοχής του πελάτη σε ορισμένες διαδικασίες της επιχείρησης, η άμεση ενημέρωση των προμηθευτών, ο ακριβής και ταχύτερος χρόνος παράδοσης, συνεπάγεται παροχή υψηλού επιπέδου εξυπηρέτησης πελατών και επομένως δημιουργία πιστών καταναλωτών και αύξηση των κερδών για την εταιρία. Το ERP μπορεί να αποτελέσει ένα πολύ ισχυρό όπλο δημιουργίας ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος, όσον αφορά στις πωλήσεις και την εξυπηρέτηση πελατών. Εταιρίες που έχουν εφαρμόσει ERP συστήματα, επιβεβαιώνουν αυξημένα επίπεδα εξυπηρέτησης πελατών από 15% μέχρι 30%. Στις περισσότερες επιχειρήσεις η αύξηση της εξυπηρέτησης πελατών σημαίνει και ταυτόχρονη αύξηση των πωλήσεων και του μεριδίου αγοράς. 2. Αύξηση της Παραγωγικότητας Η αύξηση της παραγωγικότητας προέρχεται ως άμεσο αποτέλεσμα των έγκυρων και έγκαιρων προγραμμάτων που παρέχει το ERP. Η παραγωγικότητα αυξάνει διότι:

16 Εξασφαλίζει, παρέχει στην παραγωγή και στη συναρμολόγηση το κατάλληλο σύνολο υλικών, έτσι ώστε να εξαλείφονται τα ακατάλληλα κομμάτια και υλικά καθώς και η σπατάλη χρόνου. Μειώνει δραστικά το ποσό των αιφνιδιαστικών και αναγκαστικών αλλαγών στο πρόγραμμα παραγωγής. Απαιτεί πολύ μικρότερο χρόνο ο οποίος θα αναλωθεί σε εργασίες που δεν έχουν προβλεφθεί και πολύ μικρότερο χρόνο σε υπερωρίες, εξαιτίας του καλύτερου προγραμματισμού, της καλύτερης οργάνωσης και πρόγνωσης. Τα αποτελέσματα ερευνών αποκαλύπτουν ότι οι εταιρείες που εφάρμοσαν ολοκληρωμένες λύσεις ERP αύξησαν την παραγωγικότητά τους κατά 11% - 20%. 3. Μειωμένο κόστος αγορών Το ERP παρέχει τα κατάλληλα εργαλεία στους προμηθευτές, ώστε να έχουν καλύτερη και έγκαιρη ενημέρωση για τις ανάγκες της επιχείρησης. Από τη στιγμή που οι επιχειρήσεις πελάτες και οι προμηθευτές απαλλαχθούν από το κλασικό σύστημα αναπαραγγελίας, οι προμηθευτές μπορούν να παράγουν τα προϊόντα τους πιο αποδοτικά και με μικρότερο κόστος. Ένα μέρος από αυτή την αποταμίευση μπορεί να χρησιμοποιηθεί είτε ως κέρδος, είτε ως χαμηλότερη τιμολόγηση, η οποία μπορεί να αυξήσει τις πωλήσεις και τα συνολικά κέρδη. Περαιτέρω, τα έγκυρα προγράμματα μπορούν να απελευθερώσουν τους αγοραστές από διαδικασίες που κοστίζουν τόσο σε χρήμα όσο και σε χρόνο και να δώσουν τη δυνατότητα στις επιχειρήσεις να απασχολήσουν πόρους για τις κύριες διεργασίες της επιχείρησης (core business processes). Επομένως, η μείωση δεν προέρχεται απλώς από τις χαμηλότερες τιμές, αλλά μάλλον από τη συνολική μείωση των δαπανών αγορών. Έρευνα της εταιρείας APICS (βλ. βιβλιογραφία Dillon) μας δίνει το συμπέρασμα ότι η χρήση ERP μειώνει τις συνολικές δαπάνες αγορών κατά 7% - 13%. Σε πολλές επιχειρήσεις το μεγαλύτερο οικονομικό όφελος από το ERP προέρχεται από τη μείωση του κόστους αγορών. 4. Βελτιωμένη Διαχείριση της Πληροφορίας Τα ERP τυποποιούν και ενοποιούν τις επιχειρηματικές διαδικασίες κάτω από μια ενιαία πλατφόρμα, καταργούν τις νησίδες πληροφοριών, απλοποιούν την επικοινωνία και διευκολύνουν την υλοποίηση νέων προγραμμάτων και μεθόδων των επιχειρήσεων. Τα απαραίτητα δεδομένα εισάγονται στη βάση δεδομένων μόνο μια φορά και το σύστημα

17 ενημερώνει αυτόματα όλα τα συνδεόμενα πεδία, με αποτέλεσμα να μειώνεται η πιθανότητα για λάθος κατά την εισαγωγή των δεδομένων, τη βελτίωση της ποιότητας και διαθεσιμότητας των πληροφοριών. 5. Μειωμένα Αποθέματα Η αποτελεσματική διαχείριση των απαιτήσεων και ο προσεκτικός σχεδιασμός, οδηγεί σε καλύτερο προγραμματισμό με αποτέλεσμα η παραγωγή να λειτουργεί πολύ αποδοτικά, χωρίς λάθη και με συγκεκριμένο ρυθμό. Ο προσεκτικός αυτός σχεδιασμός, έχει ως αποτέλεσμα όλα τα προϊόντα να αποστέλλονται έγκαιρα, οι απαιτήσεις σε πρώτες ύλες να είναι εκ των προτέρων γνωστές και τελικά το επίπεδο των αποθεμάτων σε πρώτες ύλες και τελικά προϊόντα να μειώνεται σημαντικά. 6. Μειωμένο Απαρχαιωμένο και Απαξιωμένο Απόθεμα Η αυξημένη ικανότητα για διοίκηση αλλαγών, οι καλύτεροι μηχανισμοί πρόβλεψης, η ύπαρξη μικρότερου ρίσκου και το χαμηλότερο επίπεδο αποθεμάτων οδηγεί στη μείωση των απαρχαιωμένων αποθεμάτων. Σε πολλές εταιρείες το απαρχαιωμένο και απαξιωμένο απόθεμα αποτελεί κρυφό κόστος, ωστόσο επειδή αυτό μπορεί να είναι μεγάλο, απαιτείται ιδιαίτερη προσοχή. 7. Προώθηση της Ολοκλήρωσης Το ERP ενημερώνει αυτόματα τα απαραίτητα στοιχεία μεταξύ των διαφορετικών επιχειρησιακών τμημάτων και λειτουργιών. Επομένως, η επικοινωνία και η ολοκλήρωση μεταξύ των διαφορετικών επιχειρησιακών διαδικασιών βελτιώνεται κατά μήκος ολόκληρης της επιχείρησης. 8. Προσαρμογή Στην Παγκοσμιοποίηση Το ERP επιτρέπει την εύκαμπτη χρήση της γλώσσας, του νομίσματος, και των προτύπων λογιστικής. Βελτιώνει έτσι την προσαρμογή στα πολυεθνικά επιχειρησιακά περιβάλλοντα. 9. Πρόσβαση στο Ιστορικό του Πελάτη Η εταιρεία μπορεί να μελετήσει ανά πάσα στιγμή τις συναλλαγές της με τους πελάτες της, να ξεχωρίσει κάποιους από αυτούς και να τους αντιμετωπίσει διαφορετικά καθώς και να προβλέψει τις μελλοντικές συναλλαγές μαζί τους

18 10. Συντονισμός Ένα σύστημα ERP φροντίζει το συγχρονισμό όλων των λειτουργιών της επιχείρησης προκειμένου να παραχθεί το σωστό προϊόν, στο μικρότερο δυνατό χρόνο, ικανοποιώντας παράλληλα όλα τα πρότυπα ποιότητας που έχουν τεθεί. 11. Χρήση Τεχνικών Εξόρυξης Δεδομένων (Data Mining) Τα συστήματα ERP μπορούν να αξιοποιήσουν τις τεχνικές data mining και να εντοπίσουν σχέσεις μεταξύ των δεδομένων που δεν είναι άμεσα αντιληπτές. Έτσι θα βελτιστοποιηθεί η λήψη αποφάσεων και θα αναβαθμιστεί η ποιότητα των υπηρεσιών που παρέχουν οι επιχειρήσεις. 12. Βελτίωση της Ανταγωνιστικότητας Τα συστήματα ERP με την αξιοποίηση νέων μεθόδων και τεχνολογιών (e-business, web) και διαφοροποίηση με την υιοθέτηση νέων πρακτικών και μεθόδων (SCM CRM) δίνουν τη δυνατότητα στις επιχειρήσεις να βελτιώσουν την ανταγωνιστικότητά τους. Στο νέο επιχειρηματικό περιβάλλον ο οργανισμός αλληλεπιδρά με πελάτες και προμηθευτές χρησιμοποιώντας εφαρμογές διαχείρισης της εφοδιαστικής αλυσίδας και διαχείρισης πελατών. Η παραγόμενη πληροφορία διοχετεύεται μέσα από το ERP παρέχοντας στη διοίκηση στρατηγικό πλεονέκτημα σε σχέση με το παρελθόν. Οι επιχειρήσεις οι οποίες θα διασυνδέσουν τις εφαρμογές SCM και CRM θα διαφοροποιηθούν στον τρόπο που αντιμετωπίζουν τους πελάτες τους. Με την ενσωμάτωση τεχνολογιών internet θα αναπτύξουν ψηφιακά συστήματα διαχείρισης ζήτησης και προσφοράς ώστε να ανταποκρίνονται σε πραγματικό χρόνο σε αιτήματα πελατών προμηθευτών με κριτήρια που οι ίδιοι οι οργανισμοί θέτουν (πιστωτικά όρια πελατών, ύψος παραγγελίας, χρόνος παράδοσης κ.λπ.) Τρόποι Υλοποίησης των συστημάτων ERP Η υλοποίηση ενός τέτοιου συστήματος δε σημαίνει απλώς την εγκατάστασή του και τίποτα περισσότερο. Σημαίνει ολοκλήρωση όλων των λειτουργιών και πληροφοριών σε κοινή βάση δεδομένων, εγκατάλειψη παλαιών μεθόδων εργασίας, εκπαίδευση εργαζομένων κ.λπ. Με άλλα λόγια, η οργανωσιακή αλλαγή αντιπροσωπεύει σε μεγάλο βαθμό την επιτυχία ενός ERP. Οι επιχειρήσεις μπορούν να υλοποιήσουν ένα ERP με πολλούς διαφορετικούς τρόπους. Οι διαστάσεις κλειδιά που διαφοροποιούν τον τρόπο υλοποίησης είναι ο χρόνος υλοποίησης και το μέγεθος της οργανωσιακής

19 αλλαγής που προσδοκά η επιχείρηση. Όταν οι δύο αυτές διαστάσεις συνδυαστούν προκύπτει ο πίνακας του σχήματος: Γρήγορη Ταχύτητα Αργή Γρήγορη Αλλαγή Φτωχή Υλοποίηση Τεχνική Εστίαση Γρήγορο Πλεονέκτημα Μακροπρόθεσμη Ανταγωνιστικότητα Στρατηγική Σχήμα: Τρόποι Υλοποίησης συστημάτων ERP Τα συστήματα μπορούν να υλοποιηθούν είτε αργά είτε γρήγορα, και αυτό εξαρτάται από τους στόχους που έχει θέσει η επιχείρηση, από το πόσο περιορισμένος είναι ο διαθέσιμος χρόνος και από το πόσο καλά προχωρά η υλοποίηση. Μια γρήγορη υλοποίηση μπορεί να διαρκέσει από μερικούς έως έξι (6) μήνες, ενώ μια αργή να χρειαστεί πέντε (5) ή και παραπάνω χρόνια. Ανάλογα με τις επιδιώξεις της εταιρείας τα συστήματα διαχείρισης μπορούν να εγκατασταθούν για τεχνικούς λόγους ή για την υποστήριξη της στρατηγικής και της ανταγωνιστικότητάς της. Μια υλοποίηση που αφορά τον πρώτο λόγο σκοπεύει στο να προσφέρει μια ουσιώδη λειτουργικότητα στην εταιρεία, με την όσο το δυνατόν μικρότερη οργανωσιακή αλλαγή. Αντίθετα μια υλοποίηση που αφορά στη στρατηγική στοχεύει στη μεγιστοποίηση της θετικής οργανωσιακής αλλαγής και αξίας της εταιρείας στην αγορά. Από τον παραπάνω πίνακα ο μοναδικός συνδυασμός ο οποίος δεν φαίνεται να είναι λογικός είναι η επιλογή Αργή Τεχνική. Καθώς η εστίαση στους τεχνικούς λόγους προσφέρει μικρή επιχειρηματική αξία, θα ήταν ορθό να ολοκληρώνεται όσο το δυνατόν γρηγορότερα. Όταν κάποιος διαπιστώσει ότι βρίσκεται σε αυτήν την κατηγορία, αντιλαμβάνεται ότι έχει πραγματοποιήσει μια «φτωχή» υλοποίηση

20 Ο συνδυασμός Γρήγορη Τεχνική σημαίνει γρήγορη ανακούφιση από πολλά τεχνικά προβλήματα και είναι μια προσέγγιση που θεωρείται ως η πιο οικονομική. Κάποιες εταιρείες θεωρούν ορθότερο να ξεκινούν μια γρήγορη τεχνική υλοποίηση, σκοπεύοντας όμως στην απόκτηση συγκεκριμένης επιχειρηματικής αξίας από τα συστήματά τους. Για να γίνει αυτό περισσότερο κατανοητό, η θεώρησή τους αυτή αναφέρει τη γρήγορη τοποθέτηση του συστήματος και στην πορεία τη βελτιστοποίησή του και το ταίριασμά του στην εταιρεία Προϋποθέσεις αποτελεσματικής υλοποίησης των ERP συστημάτων Πριν ακόμη μια επιχείρηση αποφασίσει ποιο ERP της ταιριάζει και ξεκινήσει τη διαδικασία της υλοποίησης, θα πρέπει να έχει συγκεντρώσει κάποιες απαραίτητες πληροφορίες, ώστε να εξασφαλίσει ότι κινείται προς τη σωστή κατεύθυνση, καθώς οι αποφάσεις της θα παίξουν πολύ σημαντικό ρόλο για το μέλλον της. Οι πληροφορίες που θα χρειαστεί να συλλεχθούν θα απαιτήσουν αρκετό χρόνο, που όμως ακόμη και στην περίπτωση που θα αποφασιστεί να εγκαταλειφθεί η ιδέα για ένα ERP, θα είναι πολύ χρήσιμες για άλλους σκοπούς. Η συλλογή των πληροφοριών θα γίνει μέσω ορισμένου τύπου ερωτημάτων, όπως τα ακόλουθα: Σε ποια μορφή βρίσκονται οι πληροφορίες στην εταιρεία; πόσο διαφέρουν κάποιες πληροφορίες «κλειδιά» σε αυτή, π.χ. πόσες διαφορετικές έννοιες της λέξης πελάτης μπορεί να βρει κάποιος; Το διαθέσιμο προσωπικό έχει τις απαραίτητες δεξιότητες ώστε να ανταποκριθεί στις απαιτήσεις ενός επιχειρησιακού συστήματος διαχείρισης; Π.χ. μπορεί να υιοθετήσει νέους τρόπους εργασίας, να σχεδιάσει κάποιες διαδικασίες και να ανταποκριθεί στο μεγάλο βαθμό της οργανωσιακής αλλαγής και να καταλάβει τον ιδιαίτερο τρόπο λειτουργίας ενός ERP πακέτου. Σε τι είδους μορφή βρίσκεται η τεχνολογική υποδομή της εταιρείας; Μπορούν οι τωρινοί servers, τα συστήματα desktop και τα δίκτυα να υποστηρίξουν μια μεγάλη νέα εφαρμογή; Ποιες είναι οι στρατηγικές της εταιρείας τόσο από εταιρική άποψη όσο και από πλευράς συνεργασιών; (εάν δεν μπορεί να γίνει καθορισμός των στρατηγικών δεν θα μπορεί να τις υποστηρίξει η εταιρεία με ένα νέο πληροφοριακό σύστημα) Πόσα χρήματα προτίθεται να επενδύσει η εταιρεία για ένα νέο ERP;

21 Υπάρχουν κάποιες οργανωσιακές αλλαγές, θέματα ή προβλήματα, που έχουν ήδη εντοπιστεί και πιθανόν να λάβουν χώρα στο μέλλον επηρεάζοντας αρνητικά ένα μεγάλο έργο ERP; Δίνοντας απαντήσεις στα ερωτήματα που προηγήθηκαν, η εταιρεία θα μπορέσει όχι μόνο να αποφασίσει ποιο ERP σύστημα της ταιριάζει αλλά και πώς θα το υλοποιήσει. Οι επιχειρήσεις που συνειδητοποιούν τη συνεισφορά του πληροφοριακού συστήματος που επιλέγουν για τη βελτίωση της επιχείρησής τους, αναζητούν τον ταχύτερο τρόπο για τη βελτιστοποίηση των διαδικασιών τους με αφορμή το νέο σύστημα. Το σημαντικότερο στοιχείο και καταλυτικός παράγοντας για την επιτυχή ολοκλήρωση είναι η νέα εγκατάσταση να καλύπτει την «επικράτεια» της επιχείρησης. Σε πολλές περιπτώσεις οι διαδικασίες αυτές πρέπει να οριστούν από την αρχή για να μπορέσει η επιχείρηση να εκμεταλλευτεί τη δύναμη της ομοιόμορφης πληροφόρησης. Αναγκαία προϋπόθεση είναι η επιχείρηση να δεχτεί να περάσει αυτό το μετασχηματισμό των διαδικασιών της δείχνοντας διαλλακτικότητα προς το τι πρέπει να παραμείνει ως έχει και τι πρέπει να αναθεωρηθεί. Σε εταιρείες που μόλις ξεκινούν τη μηχανογράφηση τους, η ανάγκη περιορίζεται μόνο στις διαδικασίες, ενώ σε άλλες περιπτώσεις που κάποιο σύστημα είναι σε λειτουργία πρέπει να ερμηνευθούν τα δεδομένα που έχουν συλλεχθεί και να μεταφερθούν στο καινούριο. Καθοριστικό ρόλο παίζουν οι άνθρωποι που υλοποιούν τη λύση αλλά και αυτοί που υφίστανται το νέο τρόπο λειτουργίας. Η έλλειψη καταρτισμένου τεχνικά προσωπικού στη χώρα μας δημιουργεί την ανάγκη για προσωπικό το οποίο μπορεί να παίζει διαφορετικούς ρόλους κατά περίσταση, για να μπορεί να συμβάλει ενεργά σε όλα τα στάδια που περιλαμβάνει ένα τέτοιο έργο. Στο σημείο αυτό η απόφαση για την επιλογή του κατάλληλου μηχανογραφικού πακέτου που θα κληθεί να ενσαρκώσει όλα τα παραπάνω είναι καθοριστική. Η επιτυχία ωστόσο των ERP σε μεγάλο βαθμό εξαρτάται από τον τρόπο με τον οποίο υλοποιούν οι επιχειρήσεις τις επιχειρηματικές πρακτικές. Για παράδειγμα, εάν ένα σύστημα δεν καταφέρνει να ενσωματώσει την πρακτική της εταιρείας στον υπολογισμό της τελικής έκπτωσης για τον πελάτη, αλλά απαιτούνται παρεμβάσεις του χειριστή, τότε το αποτέλεσμα είναι αύξηση της πιθανότητας λάθους, διάσπαση των δεδομένων, καθυστέρηση στην εξυπηρέτηση του πελάτη και συνεπώς αφαίρεση στρατηγικών ανταγωνιστικών πρακτικών και οδήγηση στην αποτυχία. Η υλοποίηση ενός ERP συστήματος δεν αποτελεί φθηνό και δίχως ρίσκο εγχείρημα. Στην πραγματικότητα το 6.5% των στελεχών πιστεύουν ότι τα ERP συστήματα έχουν μια λογική πιθανότητα να βλάψουν την επιχείρηση μέσα από το ενδεχόμενο

22 προβληματικής υλοποίησης. Για αυτό το λόγο είναι σκόπιμο να εξετάσουμε τους παράγοντες εκείνους που σε μεγάλο βαθμό καθορίζουν εάν θα επιτύχει η διαδικασία της υλοποίησης. Μεγάλος αριθμός συγγραφέων έχει αναγνωρίσει διαφορετικούς παράγοντες οι οποίοι μπορούν να θεωρηθούν κρίσιμοι για την επιτυχημένη υλοποίηση ενός ERP Παράγοντες Αποτελεσματικής Υλοποίησης ενός ERP Σαφής Καθορισμός των Στρατηγικών Στόχων Η υλοποίηση ενός ERP απαιτεί από τους ανθρώπους με κρίσιμες θέσεις μέσα στην επιχείρηση να δημιουργήσουν ένα σαφές όραμα για το πώς θα πρέπει να λειτουργεί η επιχείρηση, ώστε να ικανοποιεί τους πελάτες να ενδυναμώνει και να παρακινεί τους εργαζομένους, να διευκολύνει τις συνεργασίες και να βελτιώνει τις σχέσεις με τους προμηθευτές. Πρέπει επίσης να υπάρξει σαφής καθορισμός των στόχων και των προσδοκιών. Τέλος η επιχείρηση πρέπει προσεκτικά να καθορίσει τους λόγους για τους οποίους θα γίνει η υλοποίηση του ERP συστήματος και ποιες κρίσιμες επιχειρηματικές ανάγκες θα καλύπτει το σύστημα Δέσμευση Από τη Γενική Διοίκηση Επιτυχημένη υλοποίηση απαιτεί ηγετική ικανότητα, δέσμευση και συμμετοχή από τη διοίκηση. Δεδομένου ότι η συμμετοχή της διοίκησης είναι εξαιρετικά κρίσιμη κατά τη διαδικασία της ανάλυσης και του επαναπροσδιορισμού των υφιστάμενων επιχειρησιακών διαδικασιών, το έργο της εφαρμογής πρέπει να βρίσκεται κάτω από τη διοίκηση μιας επιτροπής η οποία θα αποτελείται από υψηλόβαθμα στελέχη. Η επιτροπή αυτή θα είναι δεσμευμένη στην επιχειρηματική ενοποίηση και ολοκλήρωση, θα συνειδητοποιεί την ανάγκη για επένδυση σε ERP, θα υποστηρίζει πλήρως τις δαπάνες και την επιστροφή της επένδυσης και τέλος θα υπερασπίζεται την επιτυχημένη υλοποίηση ολόκληρου του έργου. Η εφαρμογή πρέπει να γίνεται κάτω από την εποπτεία ενός ευρέως αποδεκτού στελέχους από τα ανώτερα επίπεδα της ιεραρχίας. Τα διευθυντικά στελέχη της επιχείρησης πρέπει να διαθέτουν ξεκάθαρη

23 εικόνα για το πώς η επιχείρηση θα πρέπει να λειτουργήσει ώστε να ικανοποιεί τους πελάτες, να υποκινεί τους εργαζόμενους και να διευκολύνει τους προμηθευτές Διοίκηση του Έργου Η επιτυχής υλοποίηση ενός ERP απαιτεί σωστή και αποτελεσματική Διοίκηση Έργου (Project Management - PM). Αυτό περιλαμβάνει σαφή καθορισμό των στόχων, με ταυτόχρονη ανάπτυξη ενός σχεδίου δράσης και ενός σχεδίου πόρων καθώς και προσεκτική παρακολούθηση της προόδου των εργασιών. Επίσης το πλάνο του έργου πρέπει να έχει επιθετικό χαρακτήρα, αλλά να είναι και εφαρμόσιμο με σχέδια και προγράμματα τα οποία επισημαίνουν τη σημασία και την κρισιμότητά του. Ένας σαφής καθορισμός των στόχων του έργου και ένα σαφές σχέδιο θα βοηθήσουν την επιχείρηση να αποφύγει παράγοντες οι οποίοι μπορεί να πιέσουν τον προϋπολογισμό, να διακινδυνεύσουν την πρόοδο του έργου και να περιπλέξουν την υλοποίηση. Το αντικείμενο του έργου πρέπει να καθοριστεί σαφώς στην έναρξη του και πρέπει να αναγνωριστούν τα λειτουργικά υποσυστήματα τα οποία θα επιλεγούν για υλοποίηση καθώς και οι άμεσα επηρεαζόμενες επιχειρηματικές διαδικασίες Ομάδα Υλοποίησης Η ομάδα υλοποίησης πρέπει να αποτελείται από στελέχη ιδιαιτέρως ικανά, που επιλέγονται για τις ικανότητές τους, την εμπειρία τους και για προηγούμενες επιτυχίες τους. Αυτοί οι άνθρωποι πρέπει να επιφορτιστούν με τη σημαντική ευθύνη της λήψης κρίσιμων αποφάσεων και με τη σταδιακή υλοποίηση του έργου. Η διοίκηση πρέπει να είναι σε άμεση επαφή με την ομάδα υλοποίησης, αλλά πρέπει επίσης να δώσει την εξουσιοδότηση για άμεση λήψη αποφάσεων. Η ομάδα υλοποίησης είναι σημαντική διότι είναι υπεύθυνη για τη δημιουργία του γενικού, αρχικού, λεπτομερούς σχεδίου υλοποίησης του έργου (Project Plan), προσδιορίζοντας δραστηριότητες, ευθύνες και χρονοδιαγράμματα. Επίσης, η ομάδα υλοποίησης αναγνωρίζει προβλήματα και παράγοντες που εμποδίζουν και καθυστερούν την εφαρμογή του ERP, αναζητάει τις βέλτιστες λύσεις, κάνει έγγραφες αναφορές για τις πραγματικές επιδόσεις έναντι των προκαθορισμένων στόχων και

24 εξασφαλίζει ότι όλοι οι απαραίτητοι πόροι θα είναι διαθέσιμοι, όπως απαιτούνται για την υλοποίηση. Η ομάδα υλοποίησης αποτελείται από: o Υπεύθυνος Έργου o Σύμβουλοι Υλοποίησης o Υπεύθυνοι Υποστήριξης o Ανώτερη Διοικητική Επιτροπή Ακρίβεια Δεδομένων Η ακρίβεια των δεδομένων είναι ένα στοιχείο απολύτως αναγκαίο για τη σωστή λειτουργία του ERP. Λόγω της ολοκληρωμένης φύσης του ERP αν γίνει μια λανθασμένη εισαγωγή στοιχείων στο σύστημα, τότε το συγκεκριμένο θα επηρεάσει και άλλες εγγραφές και θα έχει μια αρνητική επίπτωση ντόμινο σε όλη την επιχείρηση. Επομένως, η εκπαίδευση των χρηστών σχετικά με τη σημασία της ακρίβειας των προς εισαγωγή δεδομένων και γενικότερα με τις σωστές διαδικασίες εισαγωγής στοιχείων, πρέπει να αποτελεί κορυφαία προτεραιότητα κατά τη διάρκεια υλοποίησης ενός ERP έργου Εκτενής Εκπαίδευση και Κατάρτιση Η εκπαίδευση και η κατάρτιση είναι ευρέως αποδεκτό ότι αποτελεί αν όχι τον πιο κρίσιμο, έναν από τους πιο κρίσιμους παράγοντες επιτυχίας. Η υλοποίηση ενός συστήματος ERP απαιτεί μια κρίσιμη μάζα γνώσεων, ώστε οι χρήστες να είναι σε θέση να λύσουν προβλήματα μέσα στα πλαίσια του συστήματος. Εάν οι υπάλληλοι δεν κατανοήσουν τον τρόπο με τον οποίο λειτουργεί το σύστημα, θα εφεύρουν δικές τους διαδικασίες χρησιμοποιώντας μόνο εκείνα τα μέρη του συστήματος που θα είναι σε θέση να χειριστούν. Τα πλήρη οφέλη του ERP δεν μπορούν να συνειδητοποιηθούν έως ότου οι τελικοί χρήστες μάθουν να το χρησιμοποιούν κατάλληλα. Για να μπορέσει η εκπαίδευση να

25 είναι επιτυχημένη θα πρέπει να ξεκινήσει πριν την έναρξη της διαδικασίας υλοποίησης του ERP. Πολλές επιχειρήσεις υποτιμούν, τόσο τη διαδικασία της εκπαίδευσης και της κατάρτισης των χρηστών, όσο και τα αποτελέσματα αυτής, εξαιτίας του κόστους. Η διοίκηση πρέπει να είναι πλήρως δεσμευμένη να καταβάλει τα επαρκή κεφάλαια για την εκπαίδευση και την κατάρτιση των χρηστών και να τα ενσωματώνει ως τμήμα του προϋπολογισμού του ERP. Έχει διαπιστωθεί ότι με την επένδυση στην εκπαίδευση 10% - 15% του συνολικού προϋπολογισμού υλοποίησης του ERP αυξάνει το ποσοστό επιτυχίας της εφαρμογής περίπου στο 80%. Συχνά πολλοί εργαζόμενοι, θεωρούν ότι είναι σε θέση να χρησιμοποιήσουν το νέο σύστημα, βασιζόμενοι μόνο στην εκπαίδευση. Ένα μεγάλο μέρος όμως της διαδικασίας της εκπαίδευσης προέρχεται από την πραγματική χρήση του συστήματος κάτω από πραγματικές συνθήκες λειτουργίας. Υπάρχει λοιπόν επιτακτική ανάγκη για συνέχιση της εκπαίδευσης και μετά το τέλος της υλοποίησης. Περιοδικές συναντήσεις των χρηστών μπορούν να συμβάλλουν στον προσδιορισμό και στην επίλυση προβλημάτων που έχουν προκύψει με τη χρήση του συστήματος. Η εκπαίδευση έχει δύο βασικούς αντικειμενικούς στόχους: 1. Την εκμάθηση χειρισμού του συστήματος, με παράλληλη γνώση των εργαλείων και των δυνατοτήτων του. 2. Την αλλαγή συμπεριφοράς των χρηστών, η οποία προκύπτει όταν οι χρήστες του συστήματος έχουν πειστεί και έχουν συνειδητοποιήσει την ανάγκη για αλλαγή του τρόπου με τον οποίο εργάζονταν μέχρι σήμερα. Πρέπει επίσης να έχουν καταλάβει γιατί και πώς η χρήση ενός καινούριου ενιαίου συστήματος κρίνεται επιτακτική και ποια θα είναι τα οφέλη για τη επιχείρηση αλλά και για τους ίδιους Διοίκηση Επιχειρησιακών Αλλαγών Οι υπάρχουσες οργανωτικές δομές και διαδικασίες που παρατηρούνται στις περισσότερες επιχειρήσεις δεν είναι πλήρως συμβατές με τη δομή, τα εργαλεία και τους τύπους πληροφοριών που παρέχονται από τα συστήματα ERP. Ακόμα και το πιο εύκαμπτο ERP σύστημα επιβάλλει τη δική του λογική στη στρατηγική μιας επιχείρησης, στην οργάνωση και την κουλτούρα. Κατά συνέπεια, η εφαρμογή ενός συστήματος ERP επιβάλλει τον επαναπροσδιορισμό και τον ανασχεδιασμό των βασικών επιχειρησιακών διαδικασιών και / ή την ανάπτυξη νέων επιχειρησιακών διαδικασιών για την υποστήριξη των ευρύτερων στόχων. Οι νέες διαδικασίες απαιτούν αντίστοιχη ευθυγράμμιση στον

26 οργανωτικό έλεγχο, έτσι ώστε να διατηρηθεί η αποτελεσματικότητα της προσπάθειας για ανασχεδιασμό. Ο νέος αυτός σχεδιασμός έχει αντίκτυπο στις περισσότερες λειτουργικές περιοχές της επιχείρησης. Οι αλλαγές που προκύπτουν μπορεί να επηρεάσουν σε σημαντικό βαθμό τις οργανωτικές δομές, την πολιτική, τις διαδικασίες και τους εργαζόμενους. Δυστυχώς, πολλοί διοικητικοί υπάλληλοι βλέπουν το ERP σαν ένα σύστημα λογισμικού και την εφαρμογή του κυρίως σαν μια τεχνολογική πρόκληση. Δε συνειδητοποιούν ότι το ERP μπορεί να αλλάξει πλήρως τον τρόπο με τον οποίο η επιχείρηση αναπτύσσει δραστηριότητες. Ο τελικός στόχος πρέπει να είναι η βελτίωση της επιχείρησης και όχι αυτή η καθ αυτή εφαρμογή του λογισμικού. Η εφαρμογή του πρέπει να είναι προσανατολισμένη στην επιχείρηση και να κατευθύνεται από τις επιχειρησιακές απαιτήσεις και από το τμήμα Πληροφοριακής Τεχνολογίας. Σίγουρα, η εφαρμογή ενός ERP μπορεί να προκαλέσει βαθιές αλλαγές στον τρόπο με τον οποίο λειτουργεί η επιχείρηση και στην επιχειρησιακή κουλτούρα. Αν το ανθρώπινο δυναμικό δεν είναι κατάλληλα προετοιμασμένο για τις επικείμενες αλλαγές, τότε η άρνηση, η αντίσταση και το χάος θα είναι προβλέψιμες συνέπειες που θα προκύψουν από την υλοποίηση. Εντούτοις, αν χρησιμοποιηθούν οι κατάλληλες τεχνικές, η επιχείρηση πρέπει να είναι προετοιμασμένη να αποδεχτεί τις ευκαιρίες που παρέχονται από το νέο ERP σύστημα, ένα σύστημα που θα παρέχει περισσότερες πληροφορίες και θα καταστήσει εφικτές περισσότερες βελτιώσεις από ότι πρώτα φαινόταν πιθανό. Η διοίκηση πρέπει να είναι αρκετά εύκαμπτη, ώστε να εκμεταλλευτεί πλήρως αυτές τις ευκαιρίες Σύστημα Αξιολόγησης Το σύστημα αξιολόγησης αποτιμά την επιρροή του νέου συστήματος και πρέπει να σχεδιαστεί με μεγάλη προσοχή. Τα κριτήρια αξιολόγησης πρέπει να δείξουν αν το σύστημα λειτουργεί με επιθυμητά αποτελέσματα. Ωστόσο, πρέπει να σχεδιαστεί με τέτοιο τρόπο ώστε να ενθαρρύνει τις επιθυμητές συμπεριφορές και λειτουργίες. Τέτοια κριτήρια μπορεί να είναι οι έγκαιρες παραδόσεις, το μεικτό κέρδος, η ταχύτητα κυκλοφορίας των αποθεμάτων, η απόδοση των προμηθευτών, η απόδοση του προσωπικού, το επίπεδο εξυπηρέτησης πελατών

27 Το σύστημα αξιολόγησης πρέπει να υλοποιηθεί στο αρχικό στάδιο, ώστε η διοίκηση, οι προμηθευτές και οι χρήστες να μοιραστούν μια σαφή κατανόηση του στόχου. Εάν κάποιος δεν είναι ικανός να πετύχει τους προσυμφωνημένους στόχους, πρέπει είτε να λάβει την απαραίτητη βοήθεια, είτε να αντικατασταθεί. Όταν όμως οι ομάδες επιτυγχάνουν τους στόχους τους, τότε πρέπει η ανταμοιβή να παρουσιάζεται με εμφανείς τρόπους. Το έργο πρέπει να ελέγχεται στενά μέχρι να ολοκληρωθεί η διαδικασία της υλοποίησης, ενώ το σύστημα πρέπει να παρατηρείται και να αξιολογείται καθ όλη τη διάρκεια της «ζωής» του. Σε ορισμένες περιπτώσεις η διοίκηση υποστηρίζει ότι η παραγωγικότητα και η αποδοτικότητα θα αρχίσει να βελτιώνεται ακριβώς τη στιγμή που το ERP θα αρχίσει να χρησιμοποιείται. Αντί αυτού, επειδή το νέο σύστημα είναι πολύπλοκο και απαιτητικό στη χρήση, οι επιχειρήσεις πρέπει να προετοιμαστούν για το ενδεχόμενο μιας αρχικής και προσωρινής μείωσης της παραγωγικότητας. Όσο αυξάνεται η χρήση του νέου συστήματος, τόσο αυξάνεται και η οικειότητα των χρηστών με αυτό, με αποτέλεσμα την εμφάνιση των πρώτων βελτιώσεων. Κατά συνέπεια, οι ρεαλιστικές προσδοκίες για την παραγωγικότητα και τα χρονικά πλαίσια πρέπει να εναρμονιστούν και να ευθυγραμμιστούν Ολιστική Αντίληψη Διαδικασιών Για αποτελεσματική εφαρμογή ενός ERP συστήματος, η επιχείρηση πρέπει να έχει μια ολιστική αντίληψη των διαδικασιών. Ποικίλα ζητήματα σε στρατηγικό, διοικητικό και λειτουργικό επίπεδο πρέπει να αντιμετωπιστούν ώστε να επιτευχθεί το βέλτιστο αποτέλεσμα από το σύστημα. Επιπλέον, για επιτυχημένα αποτελέσματα, μια επιχείρηση πρέπει να επιτύχει ιδιαίτερες ικανότητες σε τέσσερις βασικούς τομείς: ανάπτυξη στρατηγικής αλλαγών, αποτελεσματική διοίκηση έργου, ενοποίηση του ανασχεδιασμού των επιχειρηματικών διαδικασιών με την πληροφοριακή τεχνολογία και ολοκληρωμένη γνώση τεχνικών θεμάτων της υλοποίησης του ERP Διαδικασία επιλογής ERP συστήματος Δεδομένου ότι ένα σύστημα ERP από την ίδια του τη φύση θα επιβάλλει τη δική του λογική στρατηγική, στην οργάνωση και στην κουλτούρα της επιχείρησης, είναι

28 επιτακτική ανάγκη η διαδικασία επιλογής συστήματος ERP να διευθύνεται με ιδιαίτερη προσοχή. Οι μεγαλύτερες αποτυχίες εφαρμογής επιχειρηματικών συστημάτων φαίνονται να παρουσιάζονται όταν οι νέες τεχνολογικές ικανότητες και ανάγκες δε συνδυάζονται επιτυχώς με τις υπάρχουσες επιχειρηματικές διαδικασίες. Οι περισσότερες επιχειρήσεις μπορούν να αναμένουν μια αλλαγή ή μια αναβάθμιση των πληροφοριακών τους συστημάτων, τουλάχιστον κάθε πέντε ή επτά έτη. Με τη ραγδαία ανάπτυξη της τεχνολογίας, την επέκταση των χαρακτηριστικών γνωρισμάτων και ικανοτήτων και του πολλαπλασιασμού των προμηθευτών λογισμικού, υπάρχουν πολυάριθμες επιλογές για τα ERP συστήματα. Ενώ τα περισσότερα πακέτα ERP έχουν πολλές ομοιότητες, παρουσιάζουν και ουσιαστικές διαφορές. Οι περισσότεροι προμηθευτές πακέτων ERP ενσωματώνουν σε αυτά ορισμένες φιλοσοφίες διοίκησης και επιχειρηματικές πρακτικές τις οποίες θεωρούν βέλτιστες. Κατά συνέπεια, η αγορά μιας επιχειρηματικής εφαρμογής ERP, είναι κάτι σαφώς πιο πολύπλοκο από την απλή αγορά λογισμικού. Ουσιαστικά, σημαίνει την αποδοχή της φιλοσοφίας και των διαδικασιών που έχει ενσωματώσει στο σύστημά του ο κάθε προμηθευτής. Έτσι κάθε επιχείρηση πρέπει να προσπαθήσει να επιλέξει και να εφαρμόσει ένα σύστημα που να υπογραμμίζει και να αναδεικνύει τις μοναδικές ανταγωνιστικές του ικανότητες, βοηθώντας παράλληλα να υπερνικήσει τις ανταγωνιστικές αδυναμίες. Ο τελικός στόχος δεν πρέπει να είναι αυτή καθ αυτή η εφαρμογή του λογισμικού, αλλά η βελτίωση των διαδικασιών και η συνολική βελτίωση της επιχείρησης τα οποία επιδιώκονται από το ERP. Από έρευνες προκύπτει ότι το 80%-90% των συστημάτων που εφαρμόζονται στις επιχειρήσεις είναι άκρως τυποποιημένα και κοινά για όλες τις εταιρείες, ενώ μόνο το 10% - 20% είναι διαφοροποιημένα και προσαρμοσμένα στις συγκεκριμένες ανάγκες της επιχείρησης. Επομένως η επιχείρηση πρέπει να προσδιορίσει της κρίσιμες επιχειρησιακές της ανάγκες καθώς και τα επιθυμητά χαρακτηριστικά και ιδιότητες του επιλεγμένου συστήματος. Δύο ευδιάκριτες μέθοδοι μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την επιλογή ERP συστημάτων. Μια μέθοδος είναι να επιλεγεί ένα πακέτο λογισμικού πάνω στο οποίο θα χτιστούν όλες οι διαδικασίες της επιχείρησης. Η άλλη μέθοδος είναι να καθοριστούν τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά τα οποία απαιτούνται για την αποτελεσματική διοίκηση μιας επιχείρησης και με βάση αυτά να επιλεγεί ένα πακέτο το οποίο θα «χτιστεί» ουσιαστικά πάνω σε αυτά

29 Τυποποιημένα πακέτα όπως είναι το SAP R/3 και το PeopleSoft απαιτούν από τις επιχειρήσεις που τα εφαρμόζουν να προσαρμόσουν τις διαδικασίες επάνω στις απαιτήσεις του λογισμικού. Η SQL και η Oracle πάνω στις οποίες βασίζονται το SAP και το PeopleSoft αντίστοιχα, έχουν πιο ανοιχτή αρχιτεκτονική, διαφορετική φιλοσοφία και επιτρέπουν στις επιχειρήσεις που τα εφαρμόζουν να προσαρμόσουν το λογισμικό επάνω στις υφιστάμενες διαδικασίες. Επιπλέον, οι επιχειρήσεις που έχουν την κατάλληλη εξειδίκευση μπορούν να αναπτύξουν τα δικά τους συστήματα για ολοκλήρωση. Αναπτύσσοντας ένα «εσωτερικό» (in house) λογισμικό υπάρχει η ελευθερία να βρεθούν δημιουργικές λύσεις σε προβλήματα ολοκλήρωσης. Χαρακτηριστικό παράδειγμα αποτελεί η εταιρεία DELL, η οποία το 1996, σχεδίαζε να εφαρμόσει το πακέτο SAP R/3. Ύστερα από προτροπή της διοίκησης, η εταιρεία δεν προχώρησε στην υλοποίηση αυτού του σχεδίου, διότι πίστευε ότι το σύστημα δεν θα ήταν ικανό να ανταποκριθεί στην ασυνήθιστη εταιρική ανάπτυξη. Αντί αυτού, η επιχείρηση σχεδίασε μια ανοιχτή αρχιτεκτονική, πάνω στην οποία θα είχε τη δυνατότητα να προσθέσει και να αφαιρέσει άμεσα εφαρμογές και να επιλέξει λογισμικό από ποικίλους προμηθευτές. Η σημασία του ακριβή καθορισμού της διαδικασίας επιλογής πακέτου ERP δεν πρέπει σε καμία περίπτωση να υποτιμάται. Για την καλύτερη δυνατή επιλογή, προτείνεται μια συγκεκριμένη διαδικασία η οποία περιλαμβάνει έντεκα συγκεκριμένα στάδια. 1 ο Στάδιο Δημιουργία Οράματος Καθορισμός της εταιρικής αποστολής, των στόχων και των σκοπών της επιχείρησης. Χρήση ομάδων που αποτελούνται από διάφορα τμήματα της επιχείρησης (cross functional teams) καθώς και της διοίκησης, για τον έλεγχο των υφισταμένων επιχειρησιακών διαδικασιών. Είναι απαραίτητο να διευκρινιστεί ο λόγος για τον οποίο γίνεται η υλοποίηση του ERP. Εάν εμπλέκονται πολλές εγκαταστάσεις, η διαδικασία πρέπει να περιλαμβάνει τους συμμετέχοντες από όλες τις εγκαταστάσεις. Μόλις το όραμα εγκριθεί από τη διοίκηση, πρέπει αυτό να γίνει γνωστό σε ολόκληρη την επιχείρηση. 2 ο Στάδιο Δημιουργία Καταλόγου Λειτουργιών Και Χαρακτηριστικών Σύνταξη μιας ομάδας αποτελούμενης από άτομα γενικής αποδοχής, τα οποία είναι εξοικειωμένα με διάφορα πακέτα λογισμικού και με εσωτερικές διαδικασίες. Η ομάδα αυτή θα είναι υπεύθυνη για τον προσδιορισμό των χαρακτηριστικών και των λειτουργιών που απαιτούνται, ώστε το λογισμικό αποτελεσματικά να υποστηρίζει κάθε λειτουργική περιοχή καθώς και το γενικό όραμα της επιχείρησης

30 3 ο Στάδιο Δημιουργία Καταλόγου Υποψηφίων Εταιριών Παροχής Λογισμικού Ο κατάλογος αυτός θα καταρτιστεί με βάση το μέγεθος και τον τύπο της επιχείρησης ή της βιομηχανίας και από τη συλλογή πληροφοριών από άλλες εταιρείες, οι οποίες χρησιμοποιούν τα αντίστοιχα προγράμματα και ανήκουν στον ίδιο κλάδο. 4 ο Στάδιο Προκαταρκτική Αξιολόγηση Των Υποψηφίων Αξιολόγηση των υποψηφίων εταιρειών και παρεχομένων πακέτων με βάση τη SWOT ανάλυση, ελέγχοντας δηλαδή τις δυνάμεις και τις αδυναμίες των υποψηφίων καθώς και τις ευκαιρίες και τις απειλές οι οποίες παρουσιάζονται από την εφαρμογή κάποιου συστήματος. Η αξιολόγηση των υποψηφίων προμηθευτών πρέπει να είναι πολυκριτηριακή και να ακολουθήσει συστηματική διαδικασία. 5 ο Στάδιο Δημιουργία της Πρότασης (Request For Proposal - RFP) Το συγκεκριμένο στάδιο συνήθως περιέχει έναν κατάλογο χαρακτηριστικών γνωρισμάτων και λειτουργιών που περιγράφει τον τρόπο με τον οποίο επιθυμεί η επιχείρηση να λειτουργεί κάθε τμήμα ή διαδικασία, οριοθετεί τεχνικές προδιαγραφές καθώς και οδηγίες προς τον προμηθευτή, όρους και δεσμεύσεις. 6 ο Στάδιο Αξιολόγηση Των Προσφορών Σε αυτό το στάδιο γίνεται αξιολόγηση, τόσο όσον αφορά στα τεχνικά και λειτουργικά χαρακτηριστικά των προσφορών που υποβλήθηκαν, όσο και με βάση τα χαρακτηριστικά του προμηθευτή, χρησιμοποιώντας ένα σύστημα βαθμολόγησης με συντελεστές βαρύτητας και ζητούνται πρόσθετες, διευκρινιστικές πληροφορίες. Το αποτέλεσμα της διαδικασίας αυτής είναι η επιλογή των δύο ή τριών επικρατέστερων συστημάτων. Τα πιο σημαντικά κριτήρια που εξετάζονται σε αυτή τη διαδικασία είναι: Ελληνικοποίηση Επεκτασιμότητα Προσαρμοστικότητα Λειτουργικό Σύστημα Δυνατότητα συνεργασίας με ανεξάρτητες εφαρμογές Ολοκλήρωση βάσης δεδομένων Γλώσσα υλοποίησης Γλώσσα προγραμματισμού Οικονομική ισχύς προμηθευτή Εμπειρία σε παρόμοιες εγκαταστάσεις ISO προμηθευτή (ανάπτυξη λογισμικού, υλοποίηση και συντήρηση εγγύηση)

31 Κόστος και χρόνος υλοποίησης 7 ο Στάδιο Τελική Αξιολόγηση των Συστημάτων Όταν οι επιχειρήσεις επιλέγουν το σύστημα που θα υλοποιήσουν, επηρεάζονται άμεσα από τη χρηματική αξία του συστήματος, από τη δυνατότητα υποστήριξης των προμηθευτών, από την ευκολία εφαρμογής, από την ευελιξία και την εύκολη προσαρμογή του σε νέες επιχειρησιακές διαδικασίες, από το τεχνολογικό ρίσκο και από την αναμενόμενη απόδοση της επένδυσης. 8 ο Στάδιο Αξιολόγηση της Προτεινόμενης Επένδυσης Με βάση το συγκεκριμένο πακέτο που έχει επιλεγεί μπορούν να συγκριθούν τα αναμενόμενα, μετρήσιμα και μη οφέλη που θα προκύψουν σε σχέση με το κόστος υλοποίησης. Τα μετρήσιμα οφέλη μπορεί να περιλαμβάνουν καλύτερη διαχείριση αποθεμάτων, πιο ακριβή πρόβλεψη μελλοντικών απαιτήσεων, αυξημένη παραγωγικότητα και έγκαιρες παραδόσεις, βελτιωμένη επίπεδο εξυπηρέτησης πελατών, εξάλειψη περιττών και αντιφατικών βάσεων δεδομένων και μείωση κόστους. Τα μη μετρήσιμα αποτελέσματα μπορεί να περιλαμβάνουν βελτιωμένες επικοινωνίες, πιο άμεση και γρήγορη πληροφόρηση και υψηλότερο ηθικό. 9 ο Στάδιο Υπογραφή της Σύμβασης Στο στάδιο αυτό λαμβάνει χώρα η συνάντηση των εμπλεκομένων και υπογράφεται το συμβόλαιο σύμβαση με τους όρους που έχουν προκαθοριστεί σε προηγούμενα βήματα. 10 ο Στάδιο Πειραματική Εφαρμογή Ενός Αντιγράφου (Demo) Σκοπός αυτής της πειραματικής εφαρμογής είναι η αποκάλυψη σημαντικών εκπλήξεων, τόσο θετικών όσο και αρνητικών που σχετίζονται με το λογισμικό και που επιταχύνουν τη διαδικασία της υλοποίησης. 11 ο Στάδιο Επικύρωση Της Έναρξης Της Διαδικασίας Εφαρμογής Του ERP Στρατηγικές Εγκατάστασης Συστημάτων ERP Από τη στιγμή που έχει ληφθεί η απόφαση υλοποίησης του ERP συστήματος και έχουν προηγηθεί όλα τα απαραίτητα βήματα για την προετοιμασία της επιχείρησης,

32 ακολουθεί η εγκατάσταση του ERP, για την οποία έχουν αναπτυχθεί τρεις βασικές στρατηγικές: 1. Παράλληλη Προσέγγιση Στη μέθοδο αυτή το παλαιό και το νέο σύστημα χρησιμοποιούνται ταυτόχρονα, μέχρι να γίνει απολύτως βέβαιο ότι το νέο λειτουργεί σωστά. Αυτή είναι η πιο ασφαλής μέθοδος μετατροπής γιατί σε περίπτωση που υπάρχουν λάθη ή διακοπές κατά την επεξεργασία, το παλιό σύστημα δίνει τη λύση. Τα αποτελέσματα από το νέο σύστημα συγκρίνονται με αυτά του παλαιού, και όταν διαπιστωθεί ότι το νέο σύστημα λειτουργεί φυσιολογικά χωρίς προβλήματα, καταργείται το παλαιό. Η χρήση και η εφαρμογή αυτής της μεθόδου αντιμετωπίζει από την πλευρά του σχεδιασμού και του προγραμματισμού ορισμένες δυσκολίες. Είναι μια μέθοδος που απαιτεί επαρκές, κατάλληλο και πολυπληθές προσωπικό, απαιτεί να δαπανηθεί μεγάλο χρονικό διάστημα μέχρι να ολοκληρωθεί, είναι πολύπλοκη και ουσιαστικά δημιουργεί υψηλό κόστος σε οποιαδήποτε επιχείρηση συντηρεί και λειτουργεί ταυτόχρονα δύο συστήματα. 2. Άμεση Εφαρμογή Η αδυναμία εφαρμογής παράλληλης μεθόδου, οδηγεί ορισμένες επιχειρήσεις στην αναζήτηση άλλων επιλογών εγκατάστασης. Μια λύση είναι η άμεση εφαρμογή του νέου ERP συστήματος με ταυτόχρονη κατάργηση του παλαιού. Το παλαιό σύστημα αντικαθίσταται ολόκληρο από το νέο σύστημα χωρίς να υπάρχει καμία παράλληλη δραστηριότητα. Η χρήση αυτής της μεθόδου αντιμετωπίζει ορισμένες σημαντικές δυσκολίες. Ο όγκος των δεδομένων από την πρώτη πραγματική εφαρμογή του συστήματος από το κυρίως πρόγραμμα παραγωγής και το MRP μπορεί να είναι μεγαλύτερος από το αναμενόμενο, με αποτέλεσμα να συσσωρευτεί μεγάλος αριθμός πληροφοριών και οι χρήστες να μην είναι σε θέση να ανταπεξέλθουν. Το αποτέλεσμα αυτής της αδυναμίας χειρισμού πληροφοριών, θα είναι η αστοχία και η τελική αποτυχία ορθής εφαρμογής του ERP. Η διακοπή της λειτουργίας του προηγούμενου συστήματος και η αποτυχία εφαρμογής και λειτουργίας του νέου ERP, θα έχει ως άμεσο αποτέλεσμα τη διάχυση λανθασμένων και με πολλές ελλείψεις πληροφοριών οι οποίες θα οδηγήσουν σε λανθασμένες εντολές παραγωγής, αποθέματα και εκτελέσεις παραγγελιών. Το παλιό σύστημα δεν μπορεί να βοηθήσει καθώς έχει σταματήσει να λειτουργεί και οι πληροφορίες του δεν είναι διαθέσιμες. Το νέο σύστημα στη συγκεκριμένη περίπτωση δεν βοηθά την επιχείρηση. Ώσπου να συνειδητοποιηθεί η

33 σοβαρότητα του προβλήματος, η επιχείρηση δεν μπορεί να επιστρέψει στο παλιό σύστημα διότι οι ισορροπίες των αποθεμάτων και όλα τα στοιχεία δεν ισχύουν πλέον και είναι μάλλον απίθανο να κατασκευαστούν από την αρχή. Ορισμένες επιχειρήσεις περνούν από αυτή τη διαδικασία αλώβητες. Υπάρχουν όμως περιπτώσεις επιχειρήσεων όπου έχασαν μερίδιο αγοράς και κινδύνεψε η βιωσιμότητά τους για αυτό το λόγο. Οι διακοπές και τα κόστη για διορθώσεις μπορεί να είναι καταστροφικά. 3. Δοκιμαστική Πιλοτική Προσέγγιση Ο σωστός τρόπος υλοποίησης του έργου είναι η πιλοτική χρήση του νέου ERP. Επιλέγεται μια ομάδα προϊόντων, ή ένα προϊόν το οποίο δεν περιέχει πολλούς κωδικούς και γίνεται σε αυτό η εφαρμογή του νέου πακέτου. Ο σκοπός αυτής της δοκιμαστικής εφαρμογής είναι να διαπιστωθεί ότι το πρόγραμμα παραγωγής, το MRP και το ERP λειτουργούν κανονικά, προτού χιλιάδες ή εκατομμύρια κωδικών εισέλθουν στο σύστημα. Η κανονική και απρόσκοπτη λειτουργία αναφέρεται τόσο στην τεχνική πλευρά, αν δηλαδή λειτουργεί κανονικά το λογισμικό, όσο και στην πλευρά των χρηστών, αν δηλαδή το σύστημα είναι φιλικό προς τους χρήστες, εκείνοι το καταλαβαίνουν και γνωρίζουν ή μπορούν σχετικά εύκολα να μάθουν να το χειρίζονται. Εάν το ERP δεν λειτουργήσει σωστά κατά τη διάρκεια της πιλοτικής εφαρμογής, η επιχείρηση δεν θα αντιμετωπίσει μεγάλο πρόβλημα διότι το σύστημα διαχειρίζεται λίγους μόνο κωδικούς. Σχεδόν όλοι οι κωδικοί ελέγχονται από το παλαιό σύστημα. Έτσι, ακόμα και σε περίπτωση αστοχίας οι λίγοι αυτοί κωδικοί μπορούν να περαστούν ξανά στο παλαιό σύστημα. Αυτό που έχει ιδιαίτερη σημασία είναι να διαπιστωθεί ο λόγος για τον οποίο το σύστημα δεν λειτουργεί σωστά, να εντοπιστούν δηλαδή οι αιτίες και να αντιμετωπιστούν ώστε να δοκιμαστεί το σύστημα ξανά για τη λειτουργία του και στη συνέχεια να προχωρήσει η επιχείρηση στην ολική υλοποίηση και εφαρμογή του ERP είτε ταυτόχρονα είτε σταδιακά

34 Βιβλιογραφία 1 ου Κεφαλαίου Abderegg Travis, CFPIM, CIRM, CIERP (2000), ERP: A-Z Implementer s Guide for Success (2000), pages Al-Mashari, M., Al-Mudimigh, A., (2003), ERP Implementation: lessons from a case study, Information Technology & People, Vol. 16, No. 1 Bajwa, D.S., Rai, A., Brennan, I., (1997), Key antecendents of Excecutive Information System Success: a path analytic approach, Decision Support Systems 22 Banker, R.D., Kauffman, R.J. (2004), The Evolution of Research on Information Systems: A Fifrieth-Year Survey of the Literature in Management Science, Management Science, Vol. 50, No. 3 Bernroider, E., Koch, S. (2000) Differences in Characteristics of the ERP System Selection Process between Small or Medium and Large Organizations, Proc. Of The Sixth Americas Conference on Information Systems (AMCIS 2000) Bingi, P., Sharma, M.K., Godla, J.K. (1999), Critical issues affecting an ERP implementation, Information Systems Management 16 Buonanno, G., Faverio, P., Pigni, F., Ravarini, A. Sciuto, D., Tagliavini, M. (2005), Factors affecting ERP Adoption: A comparative analysis between SMEs and Large companies, Journal of Enterprise Information Management, Vol. 18, No. 4 Chung, S.H., Snyder, C.A., (2000), ERP adoption: A technological evolution approach, International Journal of Agile Management Systems 2(1), pages Davenport, T. (1998), Putting the enterprise into the enterprise systems, Harvard Business Review 76(4), pages Davenport, T. (1998), Serving up ERP Value, CIO magazine, 1(8), pages Davenport, T. (2000), Mission critical Releasing the promise of enterprise systems. Boston (MA): Harvard Business School Press 2000 Deep, K., Bjorn, E.M. (2000), Is Information Systems a Science? An inquiry into the Nature of the Information Systems Discipline, The Data for Advances in Information Systems, Vol.31, No. 3 Dumbrava, S., Panescu, D., Costin, M. (2005), A Three-tier Software Architecture for Manufacturing Activity Control in ERP Concept, International Conference on Computer Systems and Technologies, CompSysTech 2005 Ehie, I.C., Madsen, M. (2005), Identifying critical issues in enterprise resource planning (ERP) implementation, Computer in Industry 56 Huin, S.F., (2004), Managing deployment of ERP systems in SMEs using multi agents, International Journal of Project Management 22 Kumar, K., Van Hillegersberg, J. (2000), ERP Experiences and Evolution, Communications of the ACM, Vol. 43, No. 4 Laudon, K., Laudon, J., (2006) Management Information Systems, 9 th Edition, Pearson Prentice Hall Light, B., Holland, C.P., Wills, K. (2001) ERP and best of breed: a comparative analysis, Business Process Management Journal, Vol. 7, No. 3 Μακρής, Α. (2000), Συστήματα Ολοκληρωμένης Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων, Σημειώσεις Μαθήματος

35 Mandal P., Gunasekaran A., Issues in Implementing ERP: a case study, European Journal of Operational Research, Volume 146, 16 April 2003, Pages Majed Al Mashari, Abdullah Al Mudimigh and Mohamed Zairi, Enterprise Resource Planning: a taxonomy of critical factors, European Journal of Operational Research, Volume 146, Issue 2, 16 April 2003, Pages Massey, M., Hossain, L., Patrick J.D. (2002), The Evolution of ERP Systems: A Historical Perspective, Enterprise resource planning: Global opportunities and challenges, Hershey, Idea Group Publishing Moler, C. (2005), ERP II: a conceptual framework for next-generation enterprise systems, Journal of Enterprise Information Management, Vol. 18, No. 4 Motwani, J., Subramanian, R., Gopalakrishna, P. (2005), Critical Factors for successful ERP implementation: Exploratory findings from four case studies, Computers in industry 56 Power, D.J. (2003) A Brief History of Decision Support Systems, version 2.8, DSSResourses.com Rashid, M.A., Hossain, L., Patrick, J.D. (2002) The Evolution of ERP Systems: A Historical Perspective, Idea Group Publishing Reijers, H.A., Mansar, S.L. (2004), Best Practices in business process redesign: an overview and qualitative evaluation of successful redesign heyristics, Omega The International Journal of Management Science 33 Rigby, D., Bilodeau, B. (2005) Management Tools 2005, Strategy & Leadership, Vol. 33, No. 4 Scheer A. Wilhelm, Habermann F., Making ERP a success, Communications of the ACM, Volume 43, Number 4 (2000), Pages Siriginidi, S.R. (2000) Enterprise resource planning in reengineering business, Business Process Management Journal, Vo. 6, No. 5 Somers T., Nelson K., A taxonomy of players and activities across the ERP Project life cycle, Information & Management, Volume 41, Issue 3, January 2004, pages Stock J., Lambert D., Mc Graw Hill, Strategic Logistics Management, International Edition 2001 Sumner, M. (2000), Risk Factors in Enterprise Wide Information Management Systems Projects, ACM SIGCPR 2000 Umble E., Haft R. and Umble M., Enterprise resource planning: Implementation procedures and critical success factors, European Journal of Operational Research, Volume 146, Issue 2, 16 April 2003, Pages Wallace T., Kremzar M., Willey J & sons, ERP: Making it Happen Yen D., Chou D. and Chang J., A synergic analysis for Web-Based enterprise resources planning systems, Computer Standards & Interfaces, Volume 24, Issue 4, September 2002, Pages

36 Κεφάλαιο 2 ο : ERP & LOGISTICS 2.1 Εισαγωγή Η εισβολή της τεχνολογίας και η επιτακτική ανάγκη για πιο αποτελεσματική λειτουργία της εφοδιαστικής αλυσίδας οδηγεί αναγκαία τις περισσότερες επιχειρήσεις στη στελέχωση και εκπαίδευση ενός τμήματος logistics από εξειδικευμένους επιστήμονες με βαθιά γνώση του αντικειμένου, ικανούς να ανταπεξέλθουν με αποτελεσματικό τρόπο στην πολυπλοκότητα των καθηκόντων και των αναγκών που προκύπτουν από την καθημερινή λειτουργία ενός από τους πλέον δυναμικούς τομείς μιας επιχείρησης. Logistics είναι η επιστήμη που ασχολείται με τη μελέτη και ανάλυση των θεμάτων που σχετίζονται με το σχεδιασμό, την οργάνωση και τον προγραμματισμό της φυσικής ροής των αγαθών καθώς και με τον έλεγχο και συντονισμό όλων των σχετικών εργασιών και πληροφοριών της. Η αγορά των πληροφοριακών συστημάτων καθώς και η εκπαίδευση σε θέματα logistics στην Ελλάδα ακολουθεί σε γενικές γραμμές τις τάσεις που επικρατούν κυρίως στην Ευρώπη. Ο βαθμός διείσδυσης εφαρμογής των αρχών logistics αυξάνεται συνεχώς καθώς αυξάνονται οι ανάγκες της ελληνικής βιομηχανίας και των επιχειρήσεων για συστήματα logistics, όχι μόνο στον ιδιωτικό αλλά και στον ευρύτερο δημόσιο τομέα. Τα πληροφοριακά συστήματα logistics παίρνουν μια άλλη διάσταση υποστηρίζοντας τον μετασχηματισμό των αποθηκών σε κέντρα εκπλήρωσης παραγγελιών ηλεκτρονικού εμπορίου (e-fulfillment centers). Τονίζεται, πως στην εποχή του ηλεκτρονικού εμπορίου το να σχεδιαστεί και να λειτουργήσει μια ιστοσελίδα για να προσελκύσει και να συναλλάσσεται μια εταιρεία με τους πελάτες της είναι το ευκολότερο μέρος. Η δυσκολία έρχεται όταν πρέπει να εκπληρωθούν οι παραγγελίες που κατόρθωσε να παραλάβει. Αρκετοί υποστηρίζουν ότι όποια επιχείρηση παραβλέψει το τμήμα αυτό πιθανώς να αφανιστεί. 2.2 Ορισμός Logistics Ένας από τους πρώτους ορισμούς που δόθηκαν για τα Logistics είναι αυτός του Council of Logistics Management το Σύμφωνα με αυτόν, Logistics είναι διαδικασία του σχεδιασμού, υλοποίησης και ελέγχου της αποτελεσματικής και

37 αποδοτικής ροής και αποθήκευσης προϊόντων, υπηρεσιών και σχετικών πληροφοριών από την αρχική παραγγελία / παραγωγή, μέχρι την τελική παράδοση στον τελικό καταναλωτή, με σκοπό την εκπλήρωση των απαιτήσεων του πελάτη. Μπορεί να θεωρηθεί επίσης ως η τέχνη και η επιστήμη της διοίκησης, της τεχνικής μεθοδολογίας και των τεχνικών δραστηριοτήτων που σχετίζονται με το σχεδιασμό, τον προσδιορισμό των απαιτήσεων, την απόκτηση, τη διατήρηση και τη διάθεση των παραγωγικών πόρων και μέσων που υποστηρίζουν τους στόχους, τη στρατηγική, την τακτική και τον έλεγχο μιας επιχείρησης. Σύμφωνα με τους ανωτέρω ορισμούς το αντικείμενο των Logistics είναι ευρύτατο και καλύπτει ένα μεγάλο φάσμα των δραστηριοτήτων μιας επιχείρησης, δραστηριοτήτων που έχουν να κάνουν με τις διαδικασίες του σχεδιασμού, εφαρμογής και ελέγχου μιας επιχείρησης (όπως προμήθειες, στρατηγική, διακίνηση υλικών, συσκευασία, κανάλια διανομής, αριθμός και τοποθεσία κέντρων διανομής, τεχνολογία, ανακύκλωση, αγορές, μεταφορές, έλεγχος αποθεμάτων, εξυπηρέτηση πελατών κ.λπ.). Μια επιχείρηση χρησιμοποιεί όλους τους πόρους που διαθέτει (φυσικούς, οικονομικούς, ανθρώπινους και πληροφοριακούς), με σκοπό τη βελτιστοποίηση του λόγου κόστος/κέρδος, την ευελιξία παραγωγής και παράδοσης των προϊόντων (ευελιξία χρόνου και τόπου), την προσαρμογή στις ιδιαίτερες ανάγκες του πελάτη που οδηγεί στη δυνατότερη σχέση και δέσιμο με τους πελάτες και στην καλύτερη εξυπηρέτηση τους και την απόκτηση ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος. 2.3 Διοίκηση Logistics Η Διοίκηση του κυκλώματος Logistics αποτελεί μέτρο για την αξιολόγηση της πορείας μιας επιχείρησης, καθώς οι λειτουργίες που εκτελούνται σε αυτό επηρεάζουν όχι μόνο το σύνολο της επιχείρησης αλλά και τις σχέσεις της τόσο με τους προμηθευτές όσο και με τους πελάτες της. Οι επιχειρήσεις έχουν στα χέρια τους ένα κρυμμένο θησαυρό, τα logistics, που μπορεί να τους προσδώσει σημαντικά ανταγωνιστικά πλεονεκτήματα προσφέροντας τους μεγάλες δυνατότητες ανάπτυξης, αρκεί να δοθεί η κατάλληλη προσοχή σε μια σειρά καθοριστικών παραγόντων που αν οργανωθούν και διοικηθούν σωστά μπορούν να εξασφαλίσουν σε σημαντικό βαθμό την επιτυχημένη πορεία της επιχείρησης. Η λειτουργία της εφοδιαστικής αλυσίδας επηρεάζει και επηρεάζεται περισσότερο από οποιαδήποτε άλλη από τα περισσότερα τμήματα μιας επιχείρησης, καθώς επίσης και

38 από τους προμηθευτές και πελάτες της, αφού με αυτήν ξεκινά και σε αυτήν καταλήγει η ροή του προϊόντος, αρχικά με τη μορφή της πρώτης ύλης που παραλαμβάνεται από τον προμηθευτή και τελικά με τη μορφή του έτοιμου προϊόντος που αποστέλλεται στον πελάτη. Η εποχή που η λειτουργία των logistics ταυτιζόταν μόνο με τη μεταφορά ή στην καλύτερη περίπτωση και με την αποθήκευση των έτοιμων προϊόντων ή εμπορευμάτων ανήκει οριστικά στο παρελθόν. Θεωρώντας ως δεδομένη την ανταπόκριση στις όλο και υψηλότερες απαιτήσεις μια ανταγωνιστικής αγοράς, η μάχη κερδίζεται από αυτόν που θα μπορέσει να ανταποκριθεί σε αυτές με ταχύτητα και ακρίβεια. Υπάρχουν πέντε βασικά σημεία τα οποία επηρεάζουν την αποτελεσματικότητα της Διοίκησης Logistics και αντικατοπτρίζουν αντίστοιχα τη θέση και τη δύναμη της επιχείρησης στην αγορά και στα οποία αυτή θα πρέπει να αναζητήσει το χαμένο θησαυρό, καθώς η αποτελεσματική διοίκηση τους οδηγεί πάντοτε σε μείωση του κόστους (άρα σε μεγαλύτερη κερδοφορία) και ακόμα περισσότερο σε μεγαλύτερη ευελιξία απέναντι στον ανταγωνισμό. Τα σημεία, λοιπόν, που απαιτούν προσεκτική μελέτη στο κύκλωμα Logistics είναι: o Η αποθήκευση των προϊόντων o Η διακίνηση των προϊόντων o Η ροή των πληροφοριών κατά μήκος της εφοδιαστικής αλυσίδας o Η συνεργασία με τα υπόλοιπα τμήματα της επιχείρησης o Η συνεργασία με τους προμηθευτές και τους πελάτες Οι πέντε αυτές λειτουργίες αποτελούν όλες μαζί τη Διοίκηση της Εφοδιαστικής Αλυσίδας και, όπως είναι γνωστό, οποιοδήποτε έλλειμμα σε μία από αυτές δεν μπορεί να καλυφθεί από τις υπόλοιπες. 2.4 ERP & Logistics Η ταχύτητα ανταπόκρισης στις απαιτήσεις της αγοράς εξαρτάται από την ταχύτητα της ροής της πληροφορίας κατά μήκος της εφοδιαστικής αλυσίδας. Όσο η τεχνολογία αναπτύσσεται προσφέροντας στις επιχειρήσεις νέα εργαλεία και μεθόδους για τη συλλογή, επεξεργασία, αποθήκευση και τελικά αξιοποίηση της πληροφορίας, τόσο θα μειώνονται οι χρόνοι ανταπόκρισης στον πελάτη και τόσο περισσότερο θα αυξάνεται η

39 αποτελεσματικότητα του κυκλώματος Logistics. Η χρήση ηλεκτρονικών υπολογιστών, bar codes, ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ( ), συστημάτων ανταλλαγής δεδομένων (Electronic Data Interchange EDI), συστημάτων διαχείρισης επιχειρηματικών πόρων (Enterprise Resource Planning ERP), συστημάτων διαχείρισης πελατειακών σχέσεων (Customer Relationship Management CRM), διαδικτύου (internet) και ηλεκτρονικού επιχειρείν (e-business) και πολλών άλλων ακόμα, επεκτείνεται συνεχώς στη λειτουργία των logistics προσφέροντας σημαντικά πλεονεκτήματα σε όσες επιχειρήσεις την υιοθετούν. Η χρήση της τεχνολογίας bar code είναι πλέον απαραίτητη στο σύνολο σχεδόν των λειτουργιών της αποθήκης, στον έλεγχο των αποθεμάτων, στην εκτέλεση των παραγγελιών, στη συλλογή πληροφοριών, στην παρακολούθηση των προϊόντων και στην ανάκληση. Η χρήση ERP ελαχιστοποιεί πολλαπλές καταχωρήσεις, μειώνει τα λάθη και δημιουργεί τις προϋποθέσεις για άμεση ανταπόκριση σε οποιαδήποτε μεταβολή, βοηθώντας παράλληλα τη βελτίωση της συνεργασίας μεταξύ των μελών που ανταλλάσσουν τις πληροφορίες. Η επιχείρηση γνωρίζει άμεσα τις παραγγελίες που πρέπει να εκτελέσει και ο πελάτης μαθαίνει εκ των προτέρων ποια προϊόντα πρόκειται να παραλάβει. Αντικειμενικός στόχος κάθε επιχείρησης είναι να ικανοποιήσει τους πελάτες της, ώστε να εξασφαλίσει την πώληση των προϊόντων της και, κατά συνέπεια, την ανάπτυξη της και την κερδοφορία της. Καθοριστικός παράγοντας για την επίτευξη του στόχου αυτού είναι η συνεργασία αρχικά όλων των τμημάτων της επιχείρησης και στη συνέχεια των αντίστοιχων τμημάτων με τους προμηθευτές και τους πελάτες. Πρέπει να αναλογιστεί κανείς με πόσα τμήματα συνεργάζεται το τμήμα Logistics μιας επιχείρησης για να καταλάβει τη σημασία την οποία έχει η σωστή, άμεση και σε πραγματικό χρόνο πληροφόρηση. Δεν υπάρχει ουσιαστικά κανένα τμήμα μιας επιχείρησης το οποίο να μη δέχεται ή να μη στέλνει πληροφορίες που σχετίζονται με τις λειτουργίες των Logistics: πωλήσεις, παραγωγή, λογιστήριο, marketing, εξυπηρέτηση πελατών, προμήθειες. Με τις άλλες επιχειρήσεις, είτε πρόκειται για προμηθευτές είτε για πελάτες, οι συνεργασίες πρέπει να διαμορφωθούν σε ένα υψηλότερο επίπεδο από αυτό του πελάτη προμηθευτή. Ουσιαστικά, τόσο οι προμηθευτές όσο και οι πελάτες αποτελούν τμήματα της επιχείρησης. Κανένας δεν μπορεί να διατηρηθεί χωρίς την ύπαρξη των άλλων. Αν μάλιστα αναλογιστεί κανείς το ποσοστό των δραστηριοτήτων του κυκλώματος Logistics που λαμβάνει χώρα εκτός της επιχείρησης, κάπου δηλαδή μεταξύ επιχείρησης και προμηθευτή ή πελάτη, το οποίο μπορεί να είναι και το μεγαλύτερο, είναι αντιληπτό πόσο χρήσιμη μπορεί να αποδειχθεί μια πραγματικά αποδοτική συνεργασία για όλες τις πλευρές

40 Καθώς λοιπόν δεν είναι πλέον αρκετό για μια επιχείρηση να διακινούνται απλώς τα προϊόντα αλλά πρέπει να γνωρίζει και σε ποιο σημείο και σε τι κατάσταση βρίσκονται, ποιες παραγγελίες εκκρεμούν και πότε πρέπει να παραδοθούν, ποιες παραλαβές και πότε θα πραγματοποιηθούν, γίνεται αντιληπτό ότι η επένδυση στην τεχνολογία της πληροφορικής δεν είναι πλέον μια εναλλακτική λύση για τη διάχυση των πληροφοριών αλλά μια επιτακτική ανάγκη για την αποτελεσματικότητα του κυκλώματος Logistics και της επιχείρησης γενικότερα. Η πραγματικότητα της νέας οικονομίας η οποία επιβάλλει συγχωνεύσεις, εξαγορές, ανακατατάξεις, αλλά και συνεργασία μεταξύ των επιχειρήσεων και οργανισμών σε παγκόσμιο επίπεδο, αναδεικνύουν τα Logistics σε πρωταγωνιστή και κινητήρια δύναμη των εξελίξεων. Οι κατασκευαστές και οι προμηθευτές συστημάτων ERP έχουν κατανοήσει τη κρισιμότητα των Logistics στο νέο επιχειρηματικό περιβάλλον και ενσωματώνουν στα πακέτα τους, εφαρμογές για την υποστήριξη του Business Logistics Management. Ορισμένες τέτοιες εφαρμογές που ανήκουν καθαρά στην οικογένεια των Logistics είναι: Διαχείριση αποθεμάτων και Μοντέλα Προβλέψεων Ζήτησης (Customer Demand Management) Διαχείριση Αποθήκης (Warehouse Management) Προγραμματισμό δρομολογίων διανομής & Διαχείριση Στόλου (Fleet Management) Ασύρματη παρακολούθηση δρομολογίων διανομής σε πραγματικό χρόνο Προγραμματισμό και έλεγχο παραγωγής Διοίκηση Έργων & Διαχείριση Συμβάσεων Διαχείριση Παραγγελιών (Order Processing) Ηλεκτρονικό Εμπόριο 2.5 Εφοδιαστική Αλυσίδα ΕΑ Από τη χρονική στιγμή (μέσα δεκαετίας 1980) που οι επιχειρήσεις αντιλήφθηκαν ότι μόνο μέσα από τη συνεργασία μπορούν να παραμείνουν βιώσιμες και ανταγωνιστικές, προέκυψε η ανάγκη ενοποίησης των διαδικασιών τους και κατ επέκταση των συστημάτων τους με τους βασικούς συνεργάτες τους (προμηθευτές και πελάτες). Ένα ισχυρά ενοποιημένο περιβάλλον, το οποίο υποστηρίζεται από τεχνολογίες που

41 προάγουν τη συνεργασία, συνιστά μια διαμοιραζόμενη αλυσίδα αξιών, που παρέχει αυξημένη αποδοτικότητα, μειωμένα κόστη και μεγαλύτερη ικανοποίηση στους πελάτες Αλυσίδα Αξιών Μια επιχείρηση μπορεί να καθοριστεί από την αλυσίδα των διαδικασιών που είναι απαραίτητες για την υλοποίηση των βασικών της λειτουργιών και συγκεκριμένα του σχεδιασμού, παραγωγής, αγορών, πωλήσεων, διανομής και εξυπηρέτησης των πελατών της. Οι παραπάνω διαδικασίες θεωρούνται σημαντικοί στρατηγικοί παράγοντες, απαρτίζουν την αλυσίδα αξιών και ονομάζονται διαδικασίες προστιθέμενης αξίας γιατί προσθέτουν αξία σε ένα προϊόν ή υπηρεσία. Διακρίνονται δύο τύποι διαδικασιών: οι κύριες και οι διαδικασίες υποστήριξης. Οι κύριες σχετίζονται με τη φυσική δημιουργία προϊόντος, την πώληση και διανομή του στον τελικό αγοραστή και την εξυπηρέτηση του τελευταίου. Συμπεριλαμβάνουν τις: Εσωτερικές διαδικασίες διαχείρισης εισροών, που απαιτούνται για την παραλαβή, αποθήκευση και εσωτερική διανομή των εισαγόμενων σε μια επιχείρηση προϊόντων / υπηρεσιών όπως τη διαχείριση υλικών, τον έλεγχο αποθεμάτων, την αποθήκευση και τις συναλλαγές με τους προμηθευτές. Λειτουργίες που σχετίζονται με την παραγωγή / κατασκευή των προϊόντων / υπηρεσιών όπως η κατασκευή, ο έλεγχος και η συσκευασία. Εξωτερικές διαδικασίες εκροών, που αφορούν την αποθήκευση και διανομή των προϊόντων / υπηρεσιών προς τους πελάτες, όπως αποθήκευση, παραγγελιοληψία και μεταφορά

42 Πωλήσεις και Μάρκετινγκ, όπως διαφήμιση, πώληση, κοστολόγηση και προώθηση. Υπηρεσίες που σχετίζονται με την ευρύτερη εξυπηρέτηση πελατών όπως η εγκατάσταση, η συντήρηση και η εκπαίδευση. Οι διαδικασίες υποστήριξης υποστηρίζουν τις κύριες, παρέχοντας λειτουργίες προμήθειας υλικών (έτοιμων ή ημι-έτοιμων), τεχνολογικούς και ανθρώπινους πόρους καθώς και διάφορες επιχειρηματικές λειτουργίες που αφορούν στη δομή της. Ειδικότερα περιλαμβάνουν τις: Προμήθειες υλικών που αφορούν όλες τις διαδικασίες προμήθειας πρώτων υλών και εξοπλισμού (εκτός των ανθρωπίνων πόρων). Διαδικασίες έρευνας / ανάπτυξης νέων προϊόντων και τεχνολογιών και διαχείρισης αυτών. Διαδικασίες διαχείρισης ανθρωπίνων πόρων, όπως πρόσληψη, εκπαίδευση και επανατοποθέτηση προσωπικού. Διαδικασίες που σχετίζονται με τη γενική δομή της επιχείρησης όπως τμηματοποίηση σε χρηματοδότηση, σχεδιασμό, έλεγχο ποιότητας και την ανάθεση αρμοδιοτήτων σε επιμέρους Διευθύνσεις της επιχείρησης κ.λπ. Οι νέες συνθήκες της παγκόσμιας αγοράς ωθούν τις επιχειρήσεις στη δημιουργία σχέσεων και συνεργασιών με άλλες. Αρωγοί στις προσπάθειες των επιχειρήσεων είναι οι νέες τεχνολογίες της πληροφορικής και των τηλεπικοινωνιών οι οποίες επιτρέπουν σε μια επιχείρηση να επεκτείνει τις εσωτερικές της δραστηριότητες πέρα από τις καθαρά δικές της λειτουργίες συνδέοντας την με το έξω επιχειρησιακό περιβάλλον. Υποστηρίζεται δηλαδή η υλοποίηση αλληλεπιδράσεων μεταξύ των διαδικασιών προστιθέμενης αξίας μιας επιχείρησης, (για παράδειγμα των διαδικασιών των προμηθειών ενός πελάτη) και των αντίστοιχων διαδικασιών ενός επιχειρηματικού της συνεργάτη (για παράδειγμα των διαδικασιών μάρκετινγκ και πωλήσεων ενός προμηθευτή)

43 Σχήμα: Παράδειγμα Αλληλεπίδρασης Αλυσίδων Αξιών Μεταξύ Επιχειρήσεων Είναι προφανές, ότι οι επιχειρήσεις δεν είναι πλέον αποτελεσματικά ανταγωνιστικές όταν βρίσκονται σε απομόνωση από τους προμηθευτές και όλες τις υπόλοιπες οντότητες της αλυσίδας αξιών. Μια επιχείρηση συνήθως δεν διαθέτει τις απαραίτητες δεξιότητες και τους πόρους για τη διαχείριση και τον έλεγχο της ροής προϊόντων / υπηρεσιών και πληροφοριών από τις αρχικές προμήθειες μέχρι την τελική κατανάλωση. Έτσι η ανάγκη για τη δημιουργία συνεργασιών διαφαίνεται όλο και περισσότερο. Μάλιστα, εκτιμάται ότι η επιτυχία μιας επιχείρησης οφείλεται όχι μόνο στην εξισορρόπηση αλλά και στη συνδυασμένη εκμετάλλευση των ιδιαίτερων δεξιοτήτων και της αλυσίδας ζήτησης. Οι σημερινές επιχειρήσεις αντιλαμβάνονται όλο και περισσότερο ότι η δραστηριοποίηση και ο διογκούμενος ανταγωνισμός στην παγκόσμια επιχειρηματική σκηνή, επιβάλλουν τη σύναψη δυναμικών δικτύων συνεργασίας με αμοιβαίους στόχους και οφέλη, τα οποία είναι εφικτά μέσα από την πλήρη ενοποίηση διαδικασιών και πληροφοριακών ροών Ορισμοί Βασικά Χαρακτηριστικά Η εφοδιαστική αλυσίδα (ΕΑ) αποτελεί το γενικά αποδεκτό μοντέλο / πλαίσιο του τρόπου δημιουργίας συνεργατικών σχέσεων με άλλες επιχειρήσεις και οργανισμούς

44 (προμηθευτές, χονδρεμπόρους, λιανέμπορους κ.λπ.). Το πλαίσιο αυτό των επιχειρήσεων ονομάζεται επίσης αλυσίδα ζήτησης (demand chain) ή αλυσίδα αξιών (value chain). Υλοποιείται θεωρητικά, όταν δύο ή περισσότερες επιχειρήσεις συνδέονται μεταξύ τους σχηματίζοντας μια ολόκληρη αλυσίδα επιχειρήσεων που καθεμία από αυτές προσθέτει αξία στο προϊόν καθώς αυτό μετακινείται κατά μήκος αυτής. Η ΕΑ θεωρείται ως το δίκτυο των οργανισμών ή επιχειρήσεων που συμμετέχουν σε αυτά μία ή περισσότερες επιχειρήσεις κόμβοι. Μια επιχείρηση μπορεί να ανήκει σε πολλά παρόμοια δίκτυα με διαφορετικούς ή ίδιους ρόλους σε καθένα από αυτά. Για παράδειγμα, μια επιχείρηση μπορεί να είναι ταυτόχρονα προμηθευτής σε μια Εφοδιαστική Αλυσίδα, πελάτης σε μια άλλη και συνεργάτης σε μια τρίτη. Κάθε συμμετέχουσα επιχείρηση είναι πελάτης στο προηγούμενο και προμηθευτής στο αμέσως επόμενο επίπεδο έως ότου το τελικό προϊόν / υπηρεσία να φθάσει στον καταναλωτή. Συνεπώς η Εφοδιαστική Αλυσίδα είναι η προσέγγιση που αντιμετωπίζει την επιχείρηση σαν μια αλυσίδα από συνδεδεμένες μεταξύ τους οντότητες και παρέχει μια πλήρη εικόνα για τις προοπτικές της επιχείρησης. Επιπλέον αντικατοπτρίζει την πραγματικότητα των προβλέψεων και της ζήτησης. Το ενδιαφέρον απέναντι στην έννοια της Εφοδιαστικής Αλυσίδας αυξάνεται σταθερά από τη δεκαετία του 1980 όταν οι επιχειρήσεις αντιλήφθηκαν τα πλεονεκτήματα των συνασπισμών συνεργασίας μέσα και πέρα από την εταιρεία τους. Μάλιστα, τα τελευταία χρόνια ο όρος συμπεριλαμβάνει όλες τις δραστηριότητες και διαδικασίες που σχετίζονται με το σχεδιασμό και την παραγωγή προϊόντων / υπηρεσιών, τη διανομή τους και την εξυπηρέτηση πελατών που εκτελούνται από δύο ή περισσότερες επιχειρήσεις για την ικανοποίηση των αναγκών των πελατών. Η Εφοδιαστική Αλυσίδα περιγράφει ένα δίκτυο υποστήριξης των λειτουργιών μιας επιχείρησης που σχετίζονται με την αναζήτηση και προμήθεια πρώτων υλών, το μετασχηματισμό σε έτοιμα ή ημι έτοιμα προϊόντα και στη διανομή των τελικών προϊόντων στους καταναλωτές. Γενικά μπορεί να θεωρηθεί ως ένα δίκτυο αυτόνομων και ημιαυτόνομων επιχειρήσεων που είναι από κοινού υπεύθυνες για το σχεδιασμό του δικτύου τους, τη διαχείριση των πληροφοριακών τους συστημάτων, τις προμήθειες, τον προγραμματισμό παραγωγής, την επεξεργασία των παραγγελιών, τη διαχείριση των αποθεμάτων, την αποθήκευση, τη διαχείριση εισροών και εκροών, τις μεταφορές, την εξυπηρέτηση πελατών και τέλος την απόσυρση μιας ή περισσότερων ομάδων προϊόντων

45 Οι επιχειρήσεις αυτές μπορεί να είναι προμηθευτές πρώτων υλών, μεταφορείς, παραγωγοί / κατασκευαστές, κέντρα διανομής, χονδρέμποροι, λιανέμποροι και πελάτες. Η δομή κάθε Εφοδιαστικής Αλυσίδας καθορίζεται κύρια από το ρόλο / αρμοδιότητα κάθε συμμετέχουσας επιχείρησης. Υπάρχουν Εφοδιαστικές Αλυσίδες που αποτελούνται από όλα τα στάδια που προαναφέρθηκαν και συμμετέχουν σε αυτές όλες οι ανωτέρω επιχειρήσεις, αλλά και αλυσίδες στις οποίες παραλείπονται συγκεκριμένα στάδια, ως στρατηγική επιλογή της επιχείρησης. Στόχος της Εφοδιαστικής Αλυσίδας είναι ο συντονισμός των επιχειρηματικών διαδικασιών κάθε επιχείρησης και μεταξύ αυτών, ώστε να εξασφαλιστεί στο μέγιστο βαθμό η αποτελεσματική ροή των προϊόντων και πληροφοριών που διακινούνται κατά μήκος της αλυσίδας, με το μικρότερο δυνατό κόστος και χρόνο, εξισορροπώντας την αγορά προσφοράς και ζήτησης. Θα μπορούσε επίσης να θεωρηθεί ως το σύνολο προσεγγίσεων και προσπαθειών για την αποδοτική ενοποίηση παραγωγών, προμηθευτών, μεταφορέων κ.λπ. μιας αλυσίδας αξιών έτσι ώστε τα προϊόντα να παράγονται και να διανέμονται στη σωστή ποσότητα, ποιότητα, στο σωστό χρόνο, στο σωστό τόπο με τελικό στόχο τη μείωση του συνολικού κόστους επιτυγχάνοντας ταυτόχρονα υψηλά επίπεδα εξυπηρέτησης των τελικών πελατών. Τα βασικά χαρακτηριστικά μιας Εφοδιαστικής Αλυσίδας είναι τα εξής: Λαμβάνεται υπόψη κάθε πόρος, σύστημα κ.λπ. που παίζει κάποιο ρόλο ή επιδρά άμεσα ή έμμεσα στο τελικό κόστος και στο επίπεδο των παρερχομένων υπηρεσιών, από τις εγκαταστάσεις και τον εξοπλισμό των προμηθευτών και των μονάδων παραγωγής, μέσω κεντρικών αποθηκών και κέντρων διανομής, έως τους λιανέμπορους και τα κέντρα πώλησης. Μάλιστα, σε μερικές περιπτώσεις λαμβάνονται υπόψη οι προμηθευτές των προμηθευτών και οι πελάτες των πελατών διότι επιδρούν στη συνολική απόδοση της Εφοδιαστικής Αλυσίδας. Οι σύγχρονες επιχειρήσεις εκτιμάται ότι προκειμένου να παραμείνουν βιώσιμες και ανταγωνιστικές, θα αναγκαστούν να ενοποιήσουν και τις Εφοδιαστικές Αλυσίδες τους. Εφόσον, μια Εφοδιαστική Αλυσίδα συμπεριλαμβάνει όλες τις διαδικασίες που απαιτούνται για την πώληση ενός προϊόντος ή υπηρεσίας στον πελάτη / καταναλωτή είναι προφανές ότι δίνεται έμφαση στην ολοκληρωμένη διαχείριση της Εφοδιαστικής Αλυσίδας. Η επικέντρωση δηλαδή γίνεται στην αύξηση της προστιθέμενης αξίας σε όλο το μήκος του συστήματος της αλυσίδας και όχι κάθε επιχείρησης / μέλους ξεχωριστά. Η έμφαση για παράδειγμα, δεν δίνεται απλά και μόνο στην ελαχιστοποίηση του κόστους μεταφοράς ή στον περιορισμό

46 των αποθεμάτων αλλά στη συνολική / συστημική προσέγγιση (systems approach). Εφόσον η Εφοδιαστική Αλυσίδα βασίζεται στην αποτελεσματική ολοκλήρωση όλων των επιπέδων (προμηθευτών, παραγωγών κ.λπ.), περικλείονται οι δραστηριότητες μιας επιχείρησης σε όλα τα στάδια, από το στρατηγικό έως το τακτικό και το λειτουργικό επίπεδο Διαχείριση Εφοδιαστικής Αλυσίδας - ΔΕΑ Ο όρος «Διαχείριση της Εφοδιαστικής Αλυσίδας ΔΕΑ» πρωτο-χρησιμοποιήθηκε γύρω στα τέλη της δεκαετίας του Από τότε έχουν δοθεί πολλοί ορισμοί κυρίως εξαιτίας του μεγάλου εύρους των δραστηριοτήτων που καλύπτει η ΔΕΑ και των διαφορετικών προσεγγίσεων με τις οποίες εξετάζεται από πολλούς ειδικούς του χώρου. Ορισμός 1 ος : Η ΔΕΑ είναι μια ολοκληρωμένη φιλοσοφία / στρατηγική που αφορά τη διαχείριση όλων των ροών του καναλιού διανομής από τον προμηθευτή έως τον τελικό καταναλωτή. Αντίστροφος ορισμός: Η διαχείριση ξεκινά από την αρχική ζήτηση του εξωτερικού πελάτη και εν συνεχεία αφορά όλες τις οριζόντιες διαδικασίες που απαιτούνται για να παρέχουν στον πελάτη προστιθέμενη αξία. Γενικά, συμπεριλαμβάνει όλα τα τμήματα της ΕΑ, εμπλέκοντας όλες τις δραστηριότητες σε όλα τα επιχειρηματικά επίπεδα και όχι μόνο στο επίπεδο μιας επιχειρηματικής μονάδας. Έτσι η έννοια του ανταγωνισμού επεκτείνεται και ο ανταγωνισμός υλοποιείται σε επίπεδο αλυσίδων δημιουργώντας ένα περιβάλλον ανταγωνισμού όχι μεταξύ απλών επιχειρηματικών οντοτήτων αλλά μεταξύ εικονικών επιχειρηματικών οντοτήτων ή αλυσίδων παραγωγής. Επίσης, λόγω της δραματικής εξέλιξης και της επίδρασης των νέων τεχνολογιών της Πληροφορικής και των Τηλεπικοινωνιών, η ΔΕΑ μπορεί να θεωρηθεί ως ο μηχανισμός μέσω του οποίου διαφορετικές και γεωγραφικά διασκορπισμένες επιχειρήσεις δημιουργούν στρατηγικές συμμαχίες για να αντιμετωπίσουν τη νέα ζήτηση μέσα από το διαδίκτυο. Οι συμμαχίες αυτές αποτελούν δυναμικά δίκτυα που εκμεταλλεύονται τις ιδιαίτερες δεξιότητες και χρησιμοποιούν τους διαθέσιμους πόρους των εμπλεκομένων μερών με τελικό στόχο την απόκτηση ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος και της ηγετικής θέσης στην αγορά. Η αποτελεσματική ΔΕΑ είναι το κλειδί για την απόκτηση στρατηγικού ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος. Τα κυριότερα οφέλη που προκύπτουν από την εφαρμογή της, είναι η βελτίωση επιπέδου εξυπηρέτησης πελατών (σωστό προϊόν, διαθέσιμο όταν αυτό

47 απαιτηθεί, στη σωστή ποιότητα και τιμή), η μείωση του κόστους, η καλύτερη διαχείριση των διαθέσιμων πόρων πρώτων υλών αποθεματικών προϊόντων, ο καλύτερος προγραμματισμός χρονοδιαγράμματος παραγωγής διανομών και η επαύξηση της αξίας του πελάτη. Κατά συνέπεια η ΔΕΑ περιλαμβάνει το σχεδιασμό ενός μεγάλου εύρους επιχειρηματικών λειτουργιών: το σχεδιασμό της ζήτησης, το σχεδιασμό και τον προγραμματισμό παραγωγής, το σχεδιασμό των προμηθειών και τέλος το σχεδιασμό των μεταφορών. Πίνακας 1: Βασικές Λειτουργίες Σχεδιασμού Διαχείρισης Εφοδιαστικής Αλυσίδας Λειτουργία Σχεδιασμός Ζήτησης Εξεταζόμενος ενέργειες Η διαδικασία σχεδιασμού πρόβλεψης της ζήτησης των προϊόντων / υπηρεσιών (σύμφωνα με τον προσδιορισμό και εξέταση των παλαιότερων τάσεων). Ακριβέστερη πρόβλεψη της ζήτησης των πελατών βελτιώνει την εξυπηρέτησή τους μειώνοντας ταυτόχρονα τα κόστη που προκύπτουν από την αβεβαιότητα της ζήτησης. Σχεδιασμός προμηθειών Η διαδικασία σχεδιασμού για την Προγραμματισμός παραγωγής ικανοποίηση της ζήτησης της αγοράς βάσει των διαθέσιμων πόρων και των επιπέδων αποθεμάτων. Η κάλυψη των απαιτήσεων ανεφοδιασμού εξασφαλίζει ότι τα αποθέματα ασφαλείας βρίσκονται στα κατάλληλα επίπεδα. Η διαδικασία σχεδιασμού που εξετάζει τους διαθέσιμους πόρους και καταστρώνει ένα πρόγραμμα βέλτιστης παραγωγής που βασίζεται στους περιορισμούς που επιβάλλονται από τα όρια της πραγματικότητας. Μπορεί να προσαρμόζει αυτόματα τα σχέδια παραγωγής, αν ορισμένοι προμηθευτές δεν έχουν διαθεσιμότητα, ή ένα παραγωγικό στοιχείο κλειδί είναι εκτός ενέργειας. Προγραμματισμός μεταφορών Η διαδικασία σχεδιασμού για τη βέλτιστη και οικονομικότερη μέθοδο μεταφορών και

48 διανομών λαμβάνοντας υπόψη περιορισμούς όπως ημερομηνία / ώρα παραλαβής, τύπος μεταφορικού μέσου κ.λπ. Η λέξη κλειδί για την αποτελεσματική Εφοδιαστική Αλυσίδα προκειμένου η επιχείρηση να ελέγχει πλήρως τις δραστηριότητές της, περιορίζοντας το κόστος και βελτιώνοντας παράλληλα τα επίπεδα εξυπηρέτησης των πελατών είναι η ολοκλήρωση. Όμως η έννοια αυτή συνιστά ένα ιδιαίτερα δύσκολο εγχείρημα διότι πρέπει να αντιμετωπισθούν οι παρακάτω καταστάσεις: Διαφορετικά μέρη έχουν διαφορετικές και συχνά αντικρουόμενες επιδιώξεις / στόχους (για παράδειγμα οι προμηθευτές επιθυμούν να παραδίδουν μεγάλες ποσότητες παραγγελιών σε συγκεκριμένα χρονικά διαστήματα, ενώ οι παραγωγοί επιθυμούν χαμηλά επίπεδα αποθεμάτων και παραλαβή προϊόντων την κατάλληλη στιγμή για μεταποίηση και προώθηση στον τελικό πελάτη). Μάλιστα το αντικείμενο της Διαχείρισης Εφοδιαστικής αλυσίδας είναι ο συγχρονισμός των απαιτήσεων του πελάτη με τις παροχές των προμηθευτών, προκειμένου να επιτευχθεί μια ισορροπία ανάμεσα στους αντιτιθέμενους στόχους. Η Εφοδιαστική Αλυσίδα είναι ένα δυναμικά μεταβαλλόμενο ως προς το χρόνο- σύστημα. Οποιοσδήποτε αριθμός επιχειρήσεων μπορεί να συμμετάσχει και να γίνει μέλος μιας Εφοδιαστικής Αλυσίδας. Μια επιχείρηση μπορεί να παίζει το ρόλο του πελάτη σε μια σχέση και αυτό του προμηθευτή σε μια άλλη. Γενικά, όχι μόνο μεταβάλλονται συνεχώς οι απαιτήσεις των πελατών, οι δυνατότητες των προμηθευτών και οι παρερχόμενες ποσότητες των παραγωγών αλλά και οι σχέσεις μεταξύ των εμπλεκομένων μερών μιας Εφοδιαστικής Αλυσίδας. Οι συχνές μεταβολές αυτού του συστήματος δημιουργούν ποικίλα προβλήματα και δυσκολεύουν ουσιαστικά την επιλογή μιας κατάλληλης στρατηγικής Διαχείρισης Εφοδιαστικής Αλυσίδας. Πολλά από τα σύγχρονα προβλήματα που αντιμετωπίζουν οι επιχειρήσεις στις διαδικασίες της Εφοδιαστικής Αλυσίδας είναι σχετικά καινούργια και δεν υπάρχει κατάλληλη γνώση κατανόηση του συνόλου των θεμάτων τα οποία εμπλέκονται. Η αντιμετώπιση των παραπάνω προβλημάτων και η επιλογή της κατάλληλης στρατηγικής Διαχείρισης Εφοδιαστικής Αλυσίδας εστιάζεται στην ολοκλήρωση της πληροφοριακής δομής της αλυσίδας. Ο διαμοιρασμός και η διαφάνεια της πληροφορίας κατά μήκος της Εφοδιαστικής Αλυσίδας αποτελεί κρίσιμο παράγοντα

49 επιτυχίας διότι αφενός επιτρέπει την εφαρμογή σύγχρονων πρακτικών και αφετέρου μειώνει σημαντικά τη δυσμενή παράμετρο της αβεβαιότητας. Η ολοκλήρωση αυτή εκτιμάται ότι θα εξασφαλιστεί με τη χρήση καινοτόμων τεχνολογιών. Καινοτόμες τεχνολογίες που επιτρέπουν επίσης την υλοποίηση μετρήσεων δεικτών απόδοσης και αποτελεσματικότητας λειτουργίας, γεγονός που βοηθά τις διευθύνσεις των επιχειρήσεων στην αναζήτηση και τη συνεχή επίβλεψη βελτιώσεων στην απόδοση της Εφοδιαστικής Αλυσίδας. 2.6 ERP & Διαχείριση Εφοδιαστικής Αλυσίδας Η διοίκηση της εφοδιαστικής αλυσίδας περιλαμβάνει δραστηριότητες όπως η διαχείριση υλικών, ο προγραμματισμός παραγωγής και τα συστήματα διανομής συνδυασμένα με την απαραίτητη ροή πληροφοριών (Bovet and Martha, 2003). Η επιτυχημένη διοίκηση της εφοδιαστικής αλυσίδας, λόγω του ότι προσδίδει ανταγωνιστικό πλεονέκτημα σε κάθε επιχείρηση, έχει σαν αποτέλεσμα την ανάπτυξη της φιλοσοφίας διοίκησης της εφοδιαστικής αλυσίδας αλλά και σχετικών τεχνικών όπως τα ολοκληρωμένα πληροφοριακά συστήματα. Κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας για μια εταιρεία τον 21 ο αιώνα είναι η διαχείριση της πολυπλοκότητας καθώς και των σχέσεων και των αλλαγών στην εφοδιαστική αλυσίδα. Επομένως μια εφοδιαστική αλυσίδα που είναι ευέλικτη και ανταποκρίνεται στα παραπάνω θα είναι και επιτυχημένη. Ο ανταγωνισμός σήμερα ωθεί τις επιχειρήσεις να ολοκληρώνονται με τους προμηθευτές και τους πελάτες τους προκειμένου να καταφέρουν να μειώσουν τον χρόνο απόκρισης τους σε αυτούς. Προτού οποιαδήποτε επιχείρηση καταφέρει να δημιουργήσει μια ευέλικτη εφοδιαστική αλυσίδα θα πρέπει να αναδιοργανώσει πολλές εσωτερικές διαδικασίες. Πολλές είναι οι επιχειρήσεις που προσπαθούν να συνδεθούν με τους προμηθευτές και τους πελάτες τους και δεν τα καταφέρνουν συνειδητοποιώντας ότι εσωτερικές διαδικασίες δεν είναι διαμορφωμένες όπως πρέπει. Παρόλα αυτά, χωρίς επαρκή έλεγχο των εσωτερικών διαδικασιών μια ολοκληρωμένη εφοδιαστική αλυσίδα είναι τόσο δυνατή όσο το πιο αδύναμο σημείο της. Τα ολοκληρωμένα πληροφοριακά συστήματα είναι ένας τρόπος για αποτελεσματικό σχεδιασμό και διαχείριση όλων των πόρων της εταιρείας. Έχει παρατηρηθεί ότι αυτά τα συστήματα πληροφορίας παίζουν καθοριστικό ρόλο στη διοίκηση της εφοδιαστική αλυσίδας

50 Τα πληροφοριακά συστήματα αποτελούν τεχνολογία κλειδί απαραίτητη για το συντονισμό των τμημάτων ή και εταιρειών που αποτελούν την εφοδιαστική αλυσίδα (Knolmayer et al, 2002). Μόνο μέσω ισχυρής ολοκλήρωσης, από πελάτη του πελάτη μέχρι τον προμηθευτή του προμηθευτή, μπορεί μια εταιρεία να ελπίζει ότι θα ανταγωνιστεί επιτυχώς. Σε παγκόσμια επιχειρηματική προοπτική, οι επιχειρήσεις επεκτείνονται εκτός της αρχικής περιοχής τους προκειμένου να αναζητήσουν νέες ευκαιρίες σε όλο τον κόσμο. Αφού το δυναμικό και γρήγορα μεταβαλλόμενο εξωτερικό περιβάλλον προκαλεί μεγάλες πιέσεις στις λειτουργίες και αποφάσεις των εταιρειών, κρίσιμο θέμα για τις επιχειρήσεις αποτελεί το πως θα αντιδράσουν γρήγορα στις εξωτερικές αλλαγές και πως θα ανταγωνιστούν αποτελεσματικά σε παγκόσμιο επίπεδο. Ιδιαίτερα σε εταιρείες που δραστηριοποιούνται σε πολλές χώρες απαιτείται η ανάπτυξη ολοκληρωμένων πληροφοριακών συστημάτων τα οποία επιτρέπουν την εύκολη και γρήγορη διάδοση της πληροφορίας από τη μία γεωγραφική περιοχή στην άλλη. Ακόμη και επιχειρήσεις που δραστηριοποιούνται σε μια μόνο περιοχή επιθυμούν να δημιουργήσουν εταιρικές εφαρμογές μέσω των οποίων θα μπορούν διαφορετικά τμήματα μιας επιχείρησης να επικοινωνούν αποτελεσματικά (Tarn et al, 2002). Προκειμένου να πετύχουν αυτόν τον στόχο, απαιτείται από τις επιχειρήσεις ολοκλήρωση των λειτουργιών τους. Για παράδειγμα, οι διαδικασίες logistics και οι λειτουργίες διανομής πρέπει να ολοκληρωθούν με τη διοίκηση προμηθειών, την παραγωγή και την πληροφοριακή τεχνολογία προτού η λειτουργική ολοκλήρωση επεκταθεί σε άλλες εταιρείες της εφοδιαστική αλυσίδας (Ferguson, 2000). Τα ERP συστήματα στοχεύουν να βελτιώσουν την εσωτερική αποδοτικότητα ολοκληρώνοντας διαφορετικά μέρη του οργανισμού, ενώ η διοίκηση εφοδιαστικής αλυσίδας εστιάζει σε εξωτερικές σχέσεις με εμπορικούς συνεργάτες της εφοδιαστικής αλυσίδας. Η διάδοση των ERP συστημάτων αναγκάζει τις εταιρείες να παρέχουν επικοινωνία και ροή πληροφοριών ανάμεσα σε πράκτορες της εφοδιαστικής αλυσίδας παρακάμπτοντας τα φυσικά εμπόδια. Έτσι η ολοκλήρωση των ERP και SCM συστημάτων είναι μια φυσική και απαραίτητη διεργασία στη στρατηγική και διοικητική εκτίμηση. Τεχνολογικά τα ERP συστήματα θεωρούνται η ραχοκοκαλιά των SCM συστημάτων. Το γεγονός ότι και τα δύο στηρίζονται σε παρόμοια πλαίσια όπως είναι τα ιδιωτικά δίκτυα (intranet, extranet) και η ηλεκτρονική ανταλλαγή δεδομένων καθιστά εφικτή την ολοκλήρωσή τους. Οι περισσότεροι πάροχοι ERP συστημάτων ενισχύουν τα προϊόντα τους ώστε να περιλαμβάνουν αυτοματοποίηση των πωλήσεων, αποθήκευση σε βάσεις δεδομένων (data warehousing), διαχείριση εγγράφων, υπηρεσίες και στήριξη

51 μετά την πώληση. Η σημαντικότερη τάση όμως είναι να ενισχύουν την ολοκλήρωση με την εφοδιαστική αλυσίδα

52 Βιβλιογραφία 2 ου Κεφαλαίου Ballou, R., Business Logistics Management: Planning, Organizing and Controlling the Supply Chain, 4 th Edition, New Jersey, Prentice Hall Bowersox, D., Closs, D., Helferich, O., Logistical Management, Third Edition, MacMillian Publ. Co, New York Christofer, M., (1998), Logistics and Supply Chain Management Strategies for reducing costs and improving services, 2 nd edition, Pitman Publishing, London Dillon, C. (1999), Stretching toward enterprise flexibility with ERP, APICS The Performance Advantage, Oct (1999) pages Ellram, L., Cooper, M., Characteristics of Supply Chain Management and the Implications for Purchasing and Logistics Strategy, International Journal of Logistics Management, Vol. 4 No. 2 Fisher, M., What is the Right Supply Chain for Your Product, Harvard Business Review Gattorna, L., Walters, D., Managing the Supply Chain, AMACOM, Palgrave Hoffman, T. (1998), Extending ERP s reach, Computer World, 32(6), pages Knorr, E. (1999), Enterprise Resource Planning (ERP) rough waters, Upside 11(12), pages Huang, S., Kwan, I., Hung, Y., Planning enterprise resources by use of reengineering approach to build a global logistics management system. Koh L., Shaad S., Hallam S., Arunachalam S., Competing in the 21 st Century supply chain through supply chain management and enterprise resource planning integration Kyung-Kwon Hong and Young-Gul Kim (2002), The critical success factors for ERP implementation: an organizational fit perspective Source, Information and Management 40(1), pages Lnagenwalter, G. (2000), Enterprise Resource Planning and Beyond: Integrating your Entire Organization, St. Lucie Press, Boca Raton, FL, 2000 Ptak, C. and Schragenheim, E. (2000), ERP: Tools, Techniques and Applications for Integrating the Supply Chain, St. Lucie Press, Boca Raton, FL, 2000 Rizzi, A. and Zamboni, R. (1999), Efficiency improvement in manual warehouses through ERP systems implementation and redesign of the logistics processes, Logistics Information Management, 12(5) pages Sean de Burca, Fynes, B., Marshall, D., Strategic technology adoption: extending ERP across the supply chain, The Journal of Enterprise Information Management, Vol 18 No. 4, 2005, pages Stock J., Lambert D., Mc Graw Hill, Strategic Logistics Management, International Edition

53 Κεφάλαιο 3 ο : ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΑΠΟΘΗΚΗΣ ΚΑΙ LOGISTICS ΣΤΟ MBS NAVISION 3.1 Εισαγωγή Στο προηγούμενο κεφάλαιο καθορίστηκαν μεμονωμένα οι έννοιες των Logistics και της Εφοδιαστικής Αλυσίδας. Στην παρούσα ενότητα παρουσιάζονται οι δυνατότητες που παρέχει το σύστημα της Microsoft Business Solution Navision όσον αφορά την εφοδιαστική αλυσίδα και συγκεκριμένα τη διαχείριση αποθήκης. Η διαχείριση ειδών, η διακίνηση αποθεμάτων, ειδικότερα για μια εταιρεία που εμπορεύεται μεγάλο αριθμό κωδικών, είναι λειτουργίες εξαιρετικά σημαντικές και καθοριστικές για την κερδοφορία της επιχείρησης. Η ύπαρξη πολλών υποκαταστημάτων και αποθηκών μπορεί να είναι πολύ κοστοβόρα για την επιχείρηση αν δεν τη διαχειρίζεται σωστά. Όπως έχει αναφερθεί σε προηγούμενα κεφάλαια, τα πληροφοριακά συστήματα, λόγω του ότι ολοκληρώνουν τις λειτουργίες της επιχείρησης, βοηθούν αποτελεσματικά στη μείωση του κόστους αλλά και στην ελαχιστοποίηση της πιθανότητας λάθους χρησιμοποιώντας έξυπνες μεθόδους, οι οποίες παρουσιάζονται στη συνέχεια. 3.2 Διαχείριση Αποθήκης Η διαδικασία της φυσικής διαχείρισης των αγαθών εντός και εκτός της αποθήκης είναι μια εκτεταμένη και κοστοβόρα λειτουργία. Για να διατηρηθούν τα κόστη όσο το δυνατόν χαμηλότερα είναι πολύ βασικό τόσο η ποσότητα όσο και η τοποθέτηση των προϊόντων να είναι ακριβής. Προκειμένου μια εταιρεία να χρησιμοποιεί αποδοτικές διαδικασίες αποθήκης πρέπει να ορίσει την αποθήκη της σωστά όσον αφορά στη διαρρύθμιση, τη λογική απομάκρυνσης και τη λογική επιλογής όπως επίσης και τις πληροφορίες εσωτερικής αναπλήρωσης. Τα Συστήματα Διαχείρισης Αποθήκης απευθύνονται σε εταιρείες, οι οποίες έχουν την ανάγκη όχι μόνο να παραλαμβάνουν και να αποστέλλουν εμπορεύματα αλλά επίσης να εκμεταλλεύονται το χώρο όσο καλύτερα γίνεται. Τα εμπορεύματα μπορούν να φυλάσσονται είτε σε προκαθορισμένα ράφια ή σε τυχαία (floating) ράφια αναλόγως της ανάγκης για βελτιστοποίηση. Τα στοιχεία του Συστήματος Διαχείρισης Αποθήκης παρέχουν λειτουργικότητα για τη διαχείριση πιο ανεπτυγμένων διαδικασιών αποθήκης, όπως τη διαχείριση προϊόντων ανάλογα με τη

54 ζώνη ή το ράφι που ανήκουν ή τη διαχείριση άμεσης επιλογής και απομάκρυνσης προϊόντων. Η ροή των αποθεμάτων μέσα στην αποθήκη μπορεί να χωριστεί σε 3 βασικές διαδικασίες: o Παραλαβή εμπορεύματος στην αποθήκη και διάθεσή του. o Διαχείριση εμπορεύματος για εσωτερική διανομή / μετακίνηση / παραγωγή. o Επιλογή και Αποστολή εμπορεύματος σε πελάτες ή άλλες τοποθεσίες. Κάθε διαδικασία μπορεί να αποτελείται από μια σειρά από δραστηριότητες. Η παραλαβή εμπορευμάτων προϋποθέτει τη φυσική παραλαβή εμπορεύματος μόλις αυτό φθάσει στην αποθήκη και στη συνέχεια την τοποθέτησή του (από την περιοχή παραλαβής στην περιοχή αποθήκευσης / διαχείρισης). Η διαχείριση εμπορεύματος προϋποθέτει συσκευασία (ξανά) ή ολοκλήρωση κάποιου προϊόντος, καταμέτρηση αποθεμάτων, παραγωγή προμηθειών ή απλή μετακίνηση εμπορευμάτων για βελτιστοποίηση του χώρου. Η αποστολή εμπορεύματος προϋποθέτει επιλογή προϊόντων από το απόθεμα και παράδοση τους στον πράκτορα ο οποίος τα παραδίδει στους πελάτες. Προκειμένου να λειτουργεί αποδοτικά η αποθήκη, οι υπεύθυνοι αποθήκης πρέπει να ξέρουν ποια προϊόντα πρέπει να αποσταλούν ή να χρησιμοποιηθούν στην παραγωγή και ποια αναμένονται να παραληφθούν. Έτσι, μπορεί να υπολογισθεί καλύτερα ο αναμενόμενος φόρτος εργασίας και να προσδιοριστούν οι απαιτούμενοι πόροι ανάλογα. Είναι πολύ σημαντικό οι εργαζόμενοι στα τμήματα πωλήσεων και αγορών να έχουν τη δυνατότητα να δουν σε τι επίπεδο στην διαδικασία διαχείρισης αποθήκης είναι μια συγκεκριμένη παραγγελία. Το σύστημα διαχείρισης αποθήκης που μελετάται βοηθά τις επιχειρήσεις να διαχειρίζονται όλες αυτές τις διαδικασίες με τον πιο αποτελεσματικό τρόπο. Η οργάνωση των στοιχείων μενού «Διαχείριση Αποθήκης» απεικονίζει τη ροή εργασιών μιας τυπικής αποθήκης. Όπως έχει αναφερθεί νωρίτερα, έχει σχεδιαστεί ώστε να αντιστοιχεί στην εισερχόμενη, εξερχόμενη και εσωτερική ροή ειδών στην αποθήκη και περιλαμβάνει αρκετές λειτουργίες. Το μενού είναι προκαθορισμένο για όλες τις αποθήκες και ξεκινάει με τις δύο λειτουργίες που αφορούν την παραλαβή ειδών και τη δημιουργία οδηγιών για την τοποθέτηση: τις "Παραλαβές" και τα "Φύλλα Τοποθετήσεων"

55 3.2.1 Παραλαβές Στις παραλαβές παραλαμβάνονται είδη βάσει παραστατικών προέλευσης, σχεδιάζονται σύντομες αποθηκεύσεις, και καταχωρούνται οι παραλαβές ειδών όταν στην αποθήκη έχει οριστεί να απαιτείται διαδικασία παραλαβής αποθήκης για τα παραστατικά αποθήκης. Υπό ορισμένες συνθήκες υπάρχει επίσης η δυνατότητα να δημιουργηθούν οδηγίες τοποθέτησης σε ζώνες και θέσεις στην αποθήκη. Υπάρχει η δυνατότητα προβολής των διαθέσιμων ευκαιριών σύντομης αποθήκευσης οποιαδήποτε χρονική στιγμή, η οποία ακολουθείται από την επιλογή των ειδών προς τοποθέτηση σε περιοχή σύντομης αποθήκευσης. Η λειτουργία "Παραλαβές" χρησιμοποιείται για την καταχώρηση ειδών που παραλαμβάνονται στην αποθήκη στις εγγραφές ειδών. Με την άφιξη των ειδών, γίνεται ανάκτηση των γραμμών του παραστατικού προέλευσης στο οποίο βασίστηκε η παραλαβή, συμπληρώνονται οι ποσότητες των ειδών που έχουν παραληφθεί, υπολογίζεται η σύντομη αποθήκευση και, προαιρετικά, εξετάζονται οι ευκαιρίες σύντομης αποθήκευσης. Στη σύντομη αποθήκευση, δεν αποθηκεύονται τα είδη, αλλά φυλάσσονται κάπου κοντά ώστε να αποσταλούν εκτός της αποθήκης με την πρώτη ευκαιρία. Αν υπάρχουν θέσεις αποθήκης, καταγράφεται επίσης η θέση παραλαβής στην οποία τοποθετήθηκαν τα είδη. Όταν καταχωρείται η παραλαβή, δημιουργείται μια οδηγία τοποθέτησης ή καθίστανται οι γραμμές παραλαβής διαθέσιμες στο φύλλο τοποθέτησης αποθήκης, ανάλογα με την παραμετροποίηση της αποθήκης Φύλλα Τοποθετήσεων Αν στην αποθήκη έχει οριστεί να απαιτείται διαδικασία τοποθέτησης και παραλαβής, υπάρχει η δυνατότητα σχεδιασμού και δημιουργίας μιας οδηγίας τοποθέτησης για πολλές παραλαβές σε αυτό το φύλλο εργασίας. Οι γραμμές παραλαβής που έχουν ανακτηθεί μπορούν να ταξινομηθούν με πολλούς διαφορετικούς τρόπους και έτσι να δημιουργηθούν οδηγίες οι οποίες θα μειώσουν το χρόνο και τον κόπο των εργαζόμενων στην αποθήκη κατά την τοποθέτηση των ειδών. Στην καρτέλα αποθήκης το πεδίο "Χρήση Φύλλου Τοποθετήσεων Αποθ." επιτρέπει στην αποθήκη να επιλέγει εάν, κατά τη διάρκεια της καταχώρησης των παραλαβών, το πρόγραμμα θα δημιουργεί οδηγίες τοποθέτησης ή θα καθιστά τις γραμμές διαθέσιμες στο φύλλο τοποθέτησης αποθήκης. Στη συνέχεια του μενού ακολουθούν τα στοιχεία μενού που

56 χρησιμοποιούνται για να ετοιμαστεί μια αποστολή και να προγραμματιστούν οι οδηγίες συλλογής Αποστολές Εδώ ετοιμάζονται οι αποστολές που απαιτούνται από τα παραστατικά προέλευσης όταν στην αποθήκη έχει οριστεί να απαιτείται διαδικασία αποστολής για τα παραστατικά αποθήκης. Αν στην αποθήκη απαιτείται διαδικασία συλλογής, υπάρχει η δυνατότητα να δημιουργηθούν οδηγίες συλλογής ανά αποστολή ή να διατεθούν οι γραμμές αποστολής στο φύλλο συλλογής αποθήκης, όπου μπορεί να προγραμματιστεί ένας πιο αποτελεσματικός κύκλος συλλογής για μερικές αποστολές. Όταν οι εργαζόμενοι συλλέξουν όλα τα είδη, ολοκληρώνεται η ετοιμασία της αποστολής και μπορεί να καταχωρηθεί Τοποθετήσεις και Συλλογές Αυτά τα δύο στοιχεία μενού περιλαμβάνουν τις οδηγίες που πρέπει να ακολουθούν οι εργαζόμενοι στην αποθήκη όταν μετακινούν είδη μέσα στην αποθήκη. Οι τοποθετήσεις αποθήκης χρησιμοποιούνται όταν στην αποθήκη έχει οριστεί να απαιτείται διαδικασία παραλαβής και τοποθέτησης αποθήκης, ενώ οι συλλογές αποθήκης χρησιμοποιούνται όταν στην αποθήκη έχει οριστεί να απαιτείται διαδικασία συλλογής και αποστολής αποθήκης. Όταν στην αποθήκη έχει οριστεί να χρησιμοποιούνται θέσεις αποθήκης, οι οδηγίες υποδεικνύουν τη θέση από την οποία θα επιλεγεί (picking) το είδος και τη θέση στην οποία θα τοποθετηθεί. Αν χρησιμοποιηθεί άμεση τοποθέτηση και συλλογή, η πρόταση αυτή βασίζεται σε υπολογισμούς που πραγματοποιεί το σύστημα χρησιμοποιώντας την προτεραιότητα θέσης αποθήκης ή τα πρότυπα τοποθέτησης αποθήκης, ανάλογα με τη δραστηριότητα. Αν δεν χρησιμοποιηθεί άμεση τοποθέτηση και συλλογή, η πρόταση βασίζεται στις προεπιλεγμένες θέσεις αποθήκης του είδους

57 3.3.5 Εσωτερικές Μετακινήσεις Το φύλλο και τα παραστατικά εσωτερικής μετακίνησης είναι διαθέσιμα όταν η αποθήκη έχει οριστεί να χρησιμοποιεί άμεσες τοποθετήσεις και συλλογές. Εσωτερικές μετακινήσεις θεωρούνται οι μετακινήσεις που γίνονται ανάμεσα σε αποθήκες τις εταιρείας Καταχωρημένα Παραστατικά Υπάρχει η δυνατότητα να ανακτηθούν οι εγγραφές όλων των συμπληρωμένων εσωτερικών παραστατικών με οδηγίες για την αποθήκη: οι καταχωρημένες τοποθετήσεις, συλλογές και εσωτερικές μετακινήσεις. Αυτά τα παραστατικά δε δημιουργούν εγγραφές στις εγγραφές ειδών αλλά ωστόσο αποτελούν σημαντικές βραχυπρόθεσμες εγγραφές της δραστηριότητας της αποθήκης. Το πρόγραμμα τις αποθηκεύει αυτόματα και μπορούν να προβληθούν στα στοιχεία μενού, καθώς επίσης να τις διαγραφούν εάν δεν είναι επιθυμητό πλέον να είναι διαθέσιμες Εγγραφές Ειδών Αποθήκης Οι εγγραφές ειδών αποθήκης είναι αρκετά παρόμοιες με τις εγγραφές ειδών στο μενού "Αποθέματα", αλλά είναι διαθέσιμες μόνο αν χρησιμοποιηθεί άμεση τοποθέτηση και συλλογή για την αποθήκη και αφορά μόνο σε προσαρμογές ποσότητας των ειδών στις θέσεις αποθήκης. Εάν υπάρχει ασυμφωνία στον αριθμό των ειδών που πρέπει να υπάρχουν σε μια θέση αποθήκης, θα πρέπει να εισαχθούν η θετική ή αρνητική ποσότητα προσαρμογής απευθείας στη γραμμή εγγραφών και να καταχωριστεί η εγγραφή. Το πρόγραμμα ρυθμίζει την ποσότητα του είδους στη θέση αποθήκης σύμφωνα με την πραγματική μετρούμενη ποσότητα, και κάνει την αντίστοιχη προσαρμογή (αλλά με αντίθετο πρόσημο) στη θέση αποθήκης προσαρμογής. Στη συνέχεια, ο χρήστης μπορεί να καταχωρήσει την προσαρμογή στις εγγραφές ειδών εκτελώντας τη λειτουργία "Τακτοποίηση Φυσικού Λογιστικού Αποθ." από τις εγγραφές ειδών

58 3.4 Πλεονεκτήματα Από Διαχείριση Αποθήκης (WMS) Τα πλεονεκτήματα από τη χρήση της διαχείρισης αποθήκης είναι πολλά για την εταιρεία καθώς μέσω των αποτελεσματικών διαδικασιών του συστήματος εξοικονομείται χρόνος και χρήματα. Βασικά πλεονεκτήματα: Μειώνει το κόστος αποθήκευσης και βελτιώνει την εξυπηρέτηση των πελατών επιταχύνοντας τη διαδικασία χειρισμού των παραγγελιών. Εντατικοποιεί τις λειτουργίες της αποθήκης παρέχοντας διαφανή και ακριβή στοιχεία των αποθεμάτων. Παρέχει τη δυνατότητα βελτιστοποίησης της χωροταξίας της αποθήκης και εκμετάλλευσης του χώρου στο έπακρον. Ανακριβή στοιχεία για τα αποθέματα, αργές διαδικασίες χειρισμού των παραγγελιών, λάθος παραγγελίες με αποτέλεσμα δυσαρεστημένους πελάτες είναι το τίμημα ενός αναποτελεσματικού συστήματος διαχείρισης της αποθήκης. Με το συγκεκριμένο σύστημα οι λειτουργίες διαχείρισης της αποθήκης ενσωματώνονται πλήρως στην υπόλοιπη επιχείρηση. Αυτό σημαίνει ότι τα τμήματα των πωλήσεων, προμηθειών και αποθήκης μπορούν να μοιραστούν και να επεξεργαστούν τις πληροφορίες ταυτόχρονα. Σημαίνει, επίσης, ότι ασκείται καλύτερος έλεγχος στην κίνηση και την αποθήκευση των υλικών εντός της αποθήκης, οπότε μεγιστοποιείται η αποτελεσματικότητα της λήψης και αποστολής των εμπορευμάτων, υπάρχει η δυνατότητα εκμετάλλευσης στο μέγιστο βαθμό του αποθηκευτικού χώρο και γίνεται γνωστό ανά πάσα στιγμή πού βρίσκονται αποθηκευμένα τα εμπορεύματα. Για να διατηρηθεί το κόστος διανομής σε χαμηλά επίπεδα και παράλληλα, να μεγιστοποιηθεί η ικανοποίηση των πελατών, είναι πολύ σημαντικό να ακολουθείται μια ταχεία διαδικασία χειρισμού παραγγελιών. Το Navision WMS περιλαμβάνει προηγμένη λειτουργικότητα εγκατάστασης και επεξεργασίας των αποθεμάτων ώστε να βελτιστοποιηθεί η αποτελεσματικότητα της αποθήκης. Οι διαδικασίες άμεσης τοποθέτησης και συλλογής διευκολύνουν το γρήγορο χειρισμό και αποστολή των εμπορευμάτων. Όταν υπάρχει η ανάγκη συλλογής ενός είδους, το

59 Navision WMS κατευθύνει στην ακριβή τοποθεσία του. Αντίστοιχα, όταν παραλαμβάνονται προϊόντα για τοποθέτηση, το Navision WMS υποδεικνύει την καταλληλότερη θέση αποθήκης. Το εργατικό δυναμικό της αποθήκης εξοικονομεί χρόνο, ενώ βελτιώνεται η ακρίβεια και η ομοιομορφία των αποθεμάτων. Για την επίτευξη αποτελεσματικών και αποδοτικών διαδικασιών διαχείρισης της αποθήκης, πρόκληση δεν αποτελεί μόνο η διατήρηση της ακεραιότητας των στοιχείων για τα αποθέματα αλλά και η εξασφάλιση της διαφάνειας σε όλο το εύρος της επιχείρησης. Για το σκοπό αυτό, όλα τα τμήματα εντός της εταιρίας πρέπει να έχουν πρόσβαση στο ίδιο πακέτο στοιχείων για τα αποθέματα. Η διαφάνεια και η ακεραιότητα των στοιχείων για τα αποθέματα επιτρέπουν στους εργαζόμενους στα τμήματα πωλήσεων, προμηθειών και αποθήκης να εργαστούν από την ίδια πληροφορία, εξασφαλίζοντας έτσι μεγαλύτερη ικανοποίηση για τον πελάτη, πιο αποδοτική διαδικασία χειρισμού των παραγγελιών και ελαχιστοποίηση του κόστους διαχείρισης της αποθήκης. Με το Navision WMS, το προσωπικό του τμήματος πωλήσεων παρέχει ακριβείς πληροφορίες στους πελάτες όσον αφορά τη διαθεσιμότητα των ειδών και το προσωπικό της αποθήκης μπορεί να εντοπίσει τα είδη γρήγορα και εύκολα. Επίσης, το προσωπικό στο τμήμα προμηθειών έχει πρόσβαση σε ακριβή δεδομένα σε πραγματικό χρόνο ώστε το απόθεμα να παραμένει στα μέγιστα επίπεδα και να ελαχιστοποιείται το κόστος χειρισμού του. Με τη χρήση του συστήματος, οι διαδικασίες της αποθήκης είναι αυτοματοποιημένες και ελεγχόμενες, γεγονός που προσφέρει ακριβή και αξιόπιστα στοιχεία για τα αποθέματα. Η διαθεσιμότητα και η τοποθεσία των ειδών είναι ορατά σε όλους τους εργαζόμενους στις αποθήκες. Επίσης, το WMS μπορεί να παρακολουθεί την ποσότητα των ειδών μέσα σε κάθε αποθήκη. Ο περιοδικός υπολογισμός επιτρέπει να υπολογίζεται η φυσική απογραφή με αποτελεσματικό τρόπο χωρίς να διακόπτονται επί μακρών οι λειτουργίες της αποθήκης. Μια άλλη λειτουργία του συστήματος που προσδίδει ευελιξία στο χειρισμό των αποθεμάτων, είναι η απομόνωση της θέσης αποθήκης, η οποία επιτρέπει την προσωρινή απαγόρευση της κίνησης σε μια θέση αποθήκευσης για να εκτελεστούν ενέργειες σε αυτήν. Η επιλογή αυτή ενδιαφέρει αν υπάρχουν κάποια αποθέματα που είτε είναι ελαττωματικά είτε τελούν υπό έλεγχο ποιότητας

60 Το Navision WMS υποστηρίζει ακόμη εσωτερικές τοποθετήσεις και συλλογές σημαντικές για τις απαιτήσεις της εταιρίας για εσωτερική απογραφή. Πρακτικά, αυτό σημαίνει ότι υπάρχει η δυνατότητα αφαίρεσης ή απογραφής εμπορευμάτων χωρίς να έχει προηγηθεί πώληση ή αγορά. Το σύστημα περιλαμβάνει ένα αυτοματοποιημένο σύστημα καταγραφής δεδομένων (Automated Data Capture System - ADCS), το οποίο αποτελεί ένα ακριβές και αποδοτικό εργαλείο διαχείρισης των αποθεμάτων. Με το ACDS συγκεντρώνονται και αξιοποιούνται ακριβή στοιχεία για τα αποθέματα σε πραγματικό χρόνο με τη χρήση της τεχνολογίας ραδιοφωνικής συχνότητας. Η ποσότητα, η τοποθεσία, ο σειριακός αριθμός, ο αριθμός αποθήκης και ο αριθμός ζώνης καταγράφονται από το πρόγραμμα, οπότε όταν χρειάζεται να βρεθεί ένα συγκεκριμένο είδος, το πρόγραμμα ενημερώνει για το πού βρίσκεται. Κατ αυτόν τον τρόπο, αποφεύγεται ο σκόπελος της ανακρίβειας των δεδομένων, με αποτέλεσμα εργαζόμενοι για την συλλογή να στέλνονται σε λάθος τοποθεσία και να αδυνατούν να βρουν τα είδη. Η βέλτιστη χωροταξία της αποθήκης είναι θεμελιώδους σημασίας για ένα αποτελεσματικό και αποδοτικό σύστημα διαχείρισης της αποθήκης. Το Navision WMS παρέχει την ευελιξία να σχεδιαστεί η αποθήκη έτσι ώστε να ταιριάζει καλύτερα στις απαιτήσεις της εταιρείας. Το φύλλο εργασίας Τοποθετήσεων - Συλλογών αποτελεί ένα ενσωματωμένο εργαλείο του Navision WMS που επιτρέπει τη βελτιστοποίηση του τρόπου συλλογής ή τοποθέτησης των εμπορευμάτων. Το Navision WMS επιτρέπει να δημιουργηθούν ζώνες και θέσεις στην αποθήκη και να κατηγοριοποιηθούν. Έτσι, εξασφαλίζεται ότι ορισμένες ζώνες ή θέσεις έχουν προτεραιότητα έναντι άλλων και ότι τα είδη αποθηκεύονται με προκαθορισμένο τρόπο καθώς το πρόγραμμα θα προτείνει την παραλαβή των ειδών από τις αποθήκες που βρίσκονται υψηλότερα στην κατάταξη. Για την αποτελεσματική διαχείριση του χώρου για την αποθήκη, το σύστημα δίνει τη δυνατότητα να οριστούν για κάθε θέση αποθήκης αν θα είναι σταθερή ή μεταβλητή. Στις σταθερές θέσεις αποθήκης είναι καθορισμένο εκ των προτέρων ποια είδη θα αποθηκευτούν σε αυτήν, ενώ στις μεταβλητές θέσης αποθήκης μπορεί να αποθηκευτεί οποιοδήποτε είδος. Τα είδη εισάγονται σε κατηγορίες αποθηκών. Η κάθε κατηγορία ορίζει ποια είδη μπορούν να αποθηκευτούν, ενώ παράλληλα διασφαλίζει ότι τα αποθέματα είναι

61 αποθηκευμένα υπό τις κατάλληλες συνθήκες. Για παράδειγμα, είδη που πρέπει να αποθηκεύονται στους μείον 20 βαθμούς Κελσίου θα κατατάσσονται σε μία κατηγορία αποθήκης, ενώ τα είδη που πρέπει να αποθηκευτούν στους συν πέντε βαθμούς Κελσίου θα κατατάσσονται σε άλλη κατηγορία αποθήκης. Πρόνοια έχει ληφθεί και για την αναπλήρωση της θέσης αποθήκης, με σκοπό τα είδη να βρίσκονται στην καλύτερη θέση για συλλογή. Το πρόγραμμα θα προτείνει την αναπλήρωση των θέσεων αποθηκών με υψηλότερη ταξινόμηση με είδη από τις αποθήκες με χαμηλότερη ταξινόμηση, αυξάνοντας έτσι την αποδοτικότητα της αποθήκης. Οι χώροι συλλογής με προτεραιότητα θα καλύπτονται πάντα, οπότε δε θα χάνεται χρόνος λόγω αναποτελεσματικών διαδρομών συλλογής. Έτσι, υπάρχει πλήρης έλεγχος των διαδικασιών της αποθήκης ώστε η χωροταξία της αποθήκης και η εκμετάλλευση του χώρου να είναι βέλτιστα και το κόστος διαχείρισης της αποθήκης ελάχιστος. Με το Navision WMS εξυπηρετούνται καλύτερα οι πελάτες μειώνοντας τη χρονική ανοχή μεταξύ της ημερομηνίας της παραγγελίας και της εκτέλεσής της (lead time) και αυξάνοντας τη συνολική αποδοτικότητα και ακρίβεια των διαδικασιών λήψης και διανομής. Επιπλέον, καθώς το WMS είναι πλήρως ενσωματωμένο με το Navision, δε τίθενται θέματα ολοκλήρωσης. Οι οικονομικές πληροφορίες, οι πληροφορίες για τη παραγωγή/διανομή καθώς και τα δεδομένα για τις προμήθειες και τις παραγγελίες πωλήσεων περιλαμβάνονται όλα στο ίδιο πακέτο. Πρακτικά, αυτό σημαίνει ότι νέοι εργαζόμενοι στην επιχείρηση ή το προσωπικό προσωρινής απασχόλησης μπορούν να αποδώσουν από την πρώτη κιόλας ημέρα εργασίας του, καθώς το πρόγραμμα θα τους κατευθύνει στη σωστή ζώνη και θέση αποθήκης σε περίπτωση που θέλουν να συλλέξουν ή να τοποθετήσουν είδη. Αντί να αποθηκεύονται είδη στην αποθήκη χωρίς λόγο και να καθυστερούνε οι διαδικασίες χειρισμού των παραγγελιών, το σύστημα προτείνει τη λύση της άμεσης μεταφοράς σύντομης αποθήκευσης (μέθοδος cross-docking). Με τη μέθοδο αυτή, επιταχύνονται οι παραγγελίες όταν χρειάζεται, με αποτέλεσμα τη μείωση του κόστους χειρισμού των εμπορευμάτων και την ικανοποίηση των πελατών. Υπάρχει, επίσης, δυνατότητα εγκατάστασης φίλτρων που θα έχουν καθοριστεί εκ των προτέρων για να εντοπίζονται εύκολα τα εμπορεύματα που αναζητούνται. Το Navision WMS είναι εξαιρετικά ευέλικτο, με αποτέλεσμα η λειτουργικότητα του προγράμματος να μπορεί να προσαρμοστεί στις μεταβαλλόμενες ανάγκες διαχείρισης

62 της αποθήκης. Επίσης, η καθημερινή αποστολή των παραγγελιών μπορεί να οργανωθεί με μια ευρεία γκάμα επιλογών. Για παράδειγμα, μπορούν να συγχωνευθούν όλες οι παραγγελίες για ένα συγκεκριμένο προορισμό σε μία παραγγελία αποστολής. Το Navision WMS επιτρέπει να παρακολουθείται η παράδοση ειδών και να παραλαμβάνονται είδη ανά βαθμίδα, να πραγματοποιούνται τμηματικές αποστολές ενώ εγγυάται ότι όλη η αποστολή των ειδών θα ανταποκρίνεται στις ποικίλες απαιτήσεις των πελατών

63 Βιβλιογραφία 3 ου Κεφαλαίου Davenport, T. (2000), Mission critical Releasing the promise of enterprise systems. Boston (MA): Harvard Business School Press 2000 Koh L., Shaad S., Hallam S., Arunachalam S., Competing in the 21 st Century supply chain through supply chain management and enterprise resourse planning integration Navision Academy, Warehouse Management Systems for Navision Attain, 3.60 Ptak, C. and Schragenheim, E. (2000), ERP: Tools, Techniques and Applications for Integrating the Supply Chain, St. Lucie Press, Boca Raton, FL, 2000 Stock J., Lambert D., Mc Graw Hill, Strategic Logistics Management, International Edition

64 Κεφάλαιο 4 ο : ΜΕΛΕΤΗ ΠΕΡΙΠΤΩΣΗΣ 4.1 Εισαγωγή Στο παρόν κεφάλαιο θα μελετηθεί η ναυτιλιακή εταιρεία CRONUS Marine. Η εταιρεία CRONUS Marine είναι μια εταιρεία εμπορίας ειδών απαραίτητων για τον εξοπλισμό σκαφών αναψυχής. Ιδρύθηκε το 2006, έχει έδρα στον Πειραιά και διαθέτει ένα υποκατάστημα στην Αθήνα. Στο πελατολόγιο της είναι καταχωρημένοι 500 πελάτες και συνεργάζεται με 50 προμηθευτές. Διαθέτει 5 αποθήκες, τρεις κεντρικές και δύο για μεταφορά ειδών. Τα είδη που εμπορεύεται η εταιρεία ποικίλουν από μικρές άγκυρες μου χρησιμοποιούν μικρότερα σε μέγεθος σκάφη μέχρι και μεγάλα ψυγεία ή ακόμη και σκάφη που είναι απαραίτητα για τον εξοπλισμό μεγάλων γιωτ. Η επιχείρηση απασχολεί συνολικά 40 ανθρώπους, 25 από τους οποίους εργάζονται στα κεντρικά γραφεία και το κατάστημα της εταιρείας στον Πειραιά. Οι υπόλοιποι 15 απασχολούνται στο υποκατάστημα της εταιρείας στην Αθήνα. Στα τέλη του 2007 η εταιρεία πραγματοποίησε επιχειρησιακό ανασχεδιασμό σε όλες τις διαδικασίες με στόχο την αναδιοργάνωση στο ευρύτερο κύκλωμα εξυπηρέτησης πελατών της εταιρείας, ενόψει της εγκατάστασης ενός νέου Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος. Οι διαδικασίες πυρήνες (core business processes) οι οποίες εξετάστηκαν διεξοδικά, καθώς αποτελούν τον ακρογωνιαίο λίθο της όλης μελέτης ανασχεδιασμού, είναι: o Η τροφοδοσία και η διαχείριση αποθεμάτων μέσω σύγχρονων μεθοδολογιών. o Η παραγγελιοληψία και επεξεργασία παραγγελίας μέσω σύγχρονων μεθόδων παραγγελιοληψίας και εκμετάλλευσης των δυνατοτήτων που παρέχουν οι τεχνολογικές πλατφόρμες των πληροφοριακών συστημάτων. o Η αποθήκευση με την εφαρμογή της φιλοσοφίας του άναρχου picking και η μηχανογραφική της υποστήριξη με την ανάπτυξη ενός απόλυτα εξειδικευμένου λογισμικού (WMS) για τις ανάγκες της επιχείρησης. o Η εκτέλεση παραγγελίας, διανομή και διαχείριση επιστροφών μέσω σύγχρονων διαδικασιών

65 4.2 Ανάλυση Παρούσας Κατάστασης Η CRONUS Marine είναι από τις μεγαλύτερες εταιρείες εμπορίας ναυτιλιακών ειδών στην Ελλάδα. Η διοίκηση της εταιρείας, έχοντας στόχο τον εκσυγχρονισμό της λειτουργίας της και τη βελτίωση του επιπέδου εξυπηρέτησης, προχώρησε αρχικά σε Αναδιοργάνωση των Επιχειρηματικών Διαδικασιών (BPR) του κυκλώματος Logistics και Customer Service, πριν την παραμετροποίηση και εγκατάσταση του Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος. Στόχος του ανασχεδιασμού ήταν η βελτίωση των διαδικασιών στα κυκλώματα Logistics και Customer Service έτσι ώστε να ικανοποιηθούν πλήρως οι αυξημένες ανάγκες της εταιρείας, με ταυτότητα εκμετάλλευση όλων των δυνατοτήτων που θα παρέχει το πληροφοριακό σύστημα. Το όλο έργο έγινε με τη βοήθεια εξειδικευμένου συμβούλου σε έργα Logistic Management. Η συνεισφορά του συμβούλου κατά τη διάρκεια του έργου αφορούσε τα κάτωθι σημεία: v Στην αποτύπωση της υφιστάμενης κατάστασης, όσον αφορά τις διαδικασίες του κυκλώματος Logistics αλλά και Customer Service και των αδυνάτων σημείων που χρήζουν βελτιωτικών επεμβάσεων. v Στην ανίχνευση και καταγραφή των δυνατοτήτων, τις οποίες προσφέρει το νέο πληροφοριακό σύστημα που επρόκειτο να εγκατασταθεί, και των παραμέτρων του προγράμματος που έπρεπε να καθοριστούν για την υποστήριξη του κυκλώματος Logistics. v Στον ανασχεδιασμό των επιχειρηματικών διαδικασιών του κυκλώματος Logistics με στόχο την πλήρη ικανοποίηση των απαιτήσεων της επιχείρησης, την αύξηση της απόδοσής της και την απόκτηση ανταγωνιστικών πλεονεκτημάτων, μέσω της εφαρμογής βέλτιστων μεθόδων λειτουργίας. v Στη διαμόρφωση των απαιτήσεων που προκύπτουν από τις ανασχεδιασμένες διαδικασίες, όσον αφορά τις δομές δεδομένων, τα απαιτούμενα πεδία των αρχείων που θα τηρούνται και του τρόπου υποστήριξής του από τα υποσυστήματα του λογισμικού. v Στη διερεύνηση του τρόπου βέλτιστης εκμετάλλευσης των δυνατοτήτων του λογισμικού και προσαρμογής του στις απαιτήσεις που προκύπτουν για την κάλυψη των αναγκών της εταιρείας

66 v Στη διασφάλιση της επιτυχούς υλοποίησης και ικανοποίησης των απαιτήσεων και προδιαγραφών παραμετροποίησης του λογισμικού, με στόχο την ικανοποίηση των αναγκών της εταιρείας. v Στη διερεύνηση των δυνατοτήτων περαιτέρω παραμετροποίησης και προσαρμογής του λογισμικού, έτσι ώστε να καλύψει τυχόν μελλοντικές ανάγκες της εταιρείας. Η εταιρεία εμπορεύεται μια μεγάλη γκάμα προϊόντων και απευθύνεται σε ένα μεγάλο πλήθος πελατών. Η εταιρεία δραστηριοποιείται σε τρία διαφορετικά κανάλια διανομής: Με απευθείας εξυπηρέτηση των πελατών από την εταιρεία με φορτηγά. Μέσω μεταφοράς του εμπορεύματος σε αποθήκη της εταιρείας περισσότερο κοντά στον πελάτη. Με αυτοεξυπηρετούμενους πελάτες που προσέρχονται οι ίδιοι στην εταιρεία σε ειδικά διαμορφωμένη έκθεση. Κατά τη διάρκεια της αποτύπωσης της υφιστάμενης κατάστασης στο κύκλωμα Logistics εντοπίστηκαν κάποιες ιδιαιτερότητες τις οποίες έπρεπε να υποστηρίζει το νέο σύστημα. Κάποιες από αυτές είναι οι Ύπαρξη πολλών ομάδων προϊόντων με πολλούς κωδικούς σε κάθε Μεγάλες διαφοροποιήσεις στη ζήτηση από κωδικό σε κωδικό στην ίδια Ύπαρξη μεγάλων lead-time (χρόνος που μεσολαβεί από την τοποθέτηση της παραγγελίας έως την παραλαβή του εμπορεύματος) από τους προμηθευτές και με σημαντικές On-line σύνδεση μεταξύ των καταστημάτων της Αθήνας και του Πειραιά καθώς και των Ανάγκη για μείωση του επιπέδου αποθεμάτων, λόγω της έλλειψης μεγάλων αποθηκευτικών Ανάγκη διαμόρφωσης μιας εκτενούς βάσης δεδομένων για την παρακολούθηση όλων των κινήσεων που πραγματοποιούνται στην αποθήκη, καθώς το πλήθος των κωδικών είναι τέτοιο που καθιστά απαραίτητη τη μηχανογραφική παρακολούθηση των αποθηκών

67 4.3 Αναδιοργάνωση Τροφοδοσίας και Διαχείρισης Αποθεμάτων Ο έλεγχος και η τήρηση αποθεμάτων είναι ένα πρόβλημα συνηθισμένο για όλες τις εταιρείες. Το υφιστάμενο σύστημα τροφοδοσίας και διαχείρισης αποθεμάτων χαρακτηριζόταν από πολυδιάσπαση των λειτουργιών, έλλειψη συστηματικών μηχανισμών ελέγχου, κεντρικής παρακολούθησης και πολυτυπία στη μέθοδο τοποθέτησης παραγγελίας προς τους προμηθευτές. Στο ανασχεδιασμένο σύστημα, όλες οι λειτουργίες τροφοδοσίας, διαχείρισης αποθεμάτων και διαμόρφωσης πρότασης παραγγελίας ανήκουν στην αρμοδιότητα της διεύθυνσης Logistics. Η όλη διαχείριση θα είναι πλήρως αυτοματοποιημένη και όλες οι διαδικασίες θα πραγματοποιούνται μέσω ειδικών υποσυστημάτων του Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος. Στόχος είναι η ορθολογικότερη παρακολούθηση και έλεγχος των διαδικασιών που σχετίζονται με την τροφοδοσία και διαχείριση αποθεμάτων. Στη συνέχεια παρατίθενται μερικές από τις βασικότερες επεμβάσεις που έχουν αποφασιστεί με στόχο την αποδοτικότερη λειτουργία του κυκλώματος τροφοδοσίας και διαχείρισης αποθεμάτων: Κατηγοριοποίηση των κωδικών της εταιρείας με βάση τις ιδιαιτερότητες στη διαχείριση που απαιτούν, όπως εποχικότητα, εναλλαξιμότητα ειδών κ.λπ. Εισαγωγή νέου τρόπου ανάλυσης των κωδικών, στον οποίο λαμβάνεται υπόψη η κατάσταση κάθε είδους από πλευράς τζίρου στο σύνολο της εταιρείας, στο σύνολο της κατηγορίας που ανήκει αλλά και στο σύνολο της ομάδας στην κατηγορία. Τροποποίηση του υφιστάμενου συστήματος περιοδικής διαχείρισης αποθεμάτων με ενσωμάτωση παραμέτρων που καλύπτουν τις ιδιαίτερες απαιτήσεις της επιχείρησης (συντελεστές εποχικότητας, τάση αγοράς, επιθυμητή κάλυψη ανά κατηγορία ειδών). Βελτιστοποίηση του υφιστάμενου συστήματος αυτόματης τοποθέτησης παραγγελίας, είτε με χρήση ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων (Electronic Data Interchange - EDI), είτε μέσω on line παραγγελίας. Εκμετάλλευση της δυνατότητας ενημέρωσης της εταιρείας για τη διαθεσιμότητα των παραγγελθέντων κωδικών, την αναμενόμενη ημερομηνία εκτέλεσης και την κατάσταση (status) της παραγγελίας, μέσω του νέου πληροφοριακού συστήματος της εταιρείας

68 4.4 Αναδιοργάνωση Παραγγελιοληψίας Εκτέλεση Παραγγελίας Κατά τη διάρκεια του όλου έργου έγινε αναδιοργάνωση του κυκλώματος λήψης παραγγελίας εκτέλεσης παραγγελίας. Στόχος, η απλοποίηση των διαδικασιών, η αύξηση της ταχύτητας εκτέλεσης παραγγελίας και η βελτίωση του επιπέδου εξυπηρέτησης. Σημαντικός παράγοντας για την επίτευξη αυτού του στόχου ήταν η ηλεκτρονική διαχείριση της ροής των πληροφοριών και η αυτοματοποίηση των διαδικασιών του κυκλώματος εξυπηρέτησης πελατών, το οποίο περιλαμβάνει τις δυνατότητες λήψης παραγγελίας, καταχώρησης παραγγελίας, πιστωτικού ελέγχου (credit control), ελέγχου διαθεσιμότητας αποθεμάτων (stock control), μηχανογραφικής διαχείρισης των εναλλακτικών σεναρίων τιμολογιακής πολιτικής και της διαχείρισης και ενημέρωσης του Κεντρικού Αρχείου Πελατών. Με την αναδιοργάνωση του κυκλώματος λήψης παραγγελίας και εκτέλεσης παραγγελίας έγινε καταγραφή των απαιτήσεων που προκύπτουν για την κάλυψη των αναγκών των ανασχεδιασμένων διαδικασιών από το Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα. Κάποιες από αυτές είναι: Η διαδικασία credit control με την εφαρμογή διαμορφωμένων σεναρίων πιστωτικής πολιτικής για κάθε πελάτη. Η διαδικασία stock control με βάση την πληροφόρηση για παραγγελίες υπό εκτέλεση, διαθέσιμο, δεσμευμένο και αναμενόμενο απόθεμα από κάθε κωδικό. Η διαδικασία εφαρμογής τιμολογιακής πολιτικής (εκπτώσεις δώρα) με την υλοποίηση και αυτοματοποίηση σύνθετων σεναρίων εκπτώσεων, χωρίς να απαιτείται η καταχώρηση από το χρήστη και επομένως χωρίς να προκύπτουν λάθη κατά την τιμολόγηση. Η διαδικασία προώθησης της παραγγελίας προς εκτέλεση από την αποθήκη και η έκδοση του προτιμολογίου. 4.5 Αναδιοργάνωση Αποθήκευσης και Διακίνησης Προϊόντων Αναμφίβολα το κομβικό σημείο των Logistics αποτελεί η αποθήκη, καθώς από αυτή διέρχονται αναγκαστικά όλες οι ροές προϊόντων και πληροφοριών που αφορούν στα προϊόντα. Είναι λοιπόν προφανές ότι στην αποθήκη πρέπει να δοθεί ιδιαίτερη

69 βαρύτητα όσον αφορά την οργάνωση των λειτουργιών, έτσι ώστε να μπορέσει να ανταποκριθεί στο ρόλο της με αποτελεσματικότητα και με τη μικρότερη δυνατή δαπάνη. Μέσα στην αποθήκη εκτελείται μια σειρά λειτουργιών που αρχίζει από την εισαγωγή των προϊόντων και ολοκληρώνεται με την αποστολή των παραγγελιών. Μεταξύ των δύο αυτών ακραίων λειτουργιών λαμβάνουν χώρα ένα πλήθος άλλων σημαντικών διαδικασιών που σχετίζονται τόσο με τα προϊόντα, όπως είναι η τακτοποίηση στα ράφια, όσο και με τους πελάτες, όπως είναι η συλλογή των παραγγελιών. Αναγνωρίζοντας το γεγονός ότι οι λειτουργίες της αποθήκης προσθέτουν κόστος και όχι αξία στα προϊόντα (non value added services), αλλά είναι αναγκαίες για την εξυπηρέτηση των πελατών και τελικά για την ανάπτυξη και κερδοφορία της επιχείρησης, καθοριστικό ρόλο στον περιορισμό του κόστους αυτού παίζει η σωστή οργάνωση του τρόπου λειτουργίας της αποθήκης. Κατά τη διάρκεια του έργου έγινε διάσπαση των λειτουργιών της αποθήκης στις επιμέρους δραστηριότητες που απαρτίζουν το κύκλωμα αποθήκευσης και διακίνησης. Πιο συγκεκριμένα έγινε ανάλυση των παρακάτω δραστηριοτήτων: Α) Παραλαβή και εισαγωγή των προϊόντων στην αποθήκη Β) Τακτοποίηση των προϊόντων στην αποθήκη Γ) Ανατακτοποίηση των προϊόντων στην αποθήκη Δ)Τροφοδοσία των θέσεων συλλογής Ε) Συλλογή Διαμόρφωση Έλεγχος των παραγγελιών Στ) Φόρτωση Αποστολή 4.6 Σχεδιασμός του Συστήματος Διαχείρισης Αποθήκης του ERP Βασικό χαρακτηριστικό των ανασχεδιασμένων λειτουργιών είναι ο υψηλός βαθμός μηχανογραφικής υποστήριξης τους, μέσω ενός απόλυτα εξειδικευμένου για τις ανάγκες της επιχείρησης μηχανογραφικού συστήματος διαχείρισης της αποθήκης (WMS). Στόχος η αυτοματοποίηση των διαδικασιών και η αύξηση της ταχύτητας εκτέλεσης των εργασιών και επεξεργασίας των πληροφοριών που διακινούνται στην αποθήκη

70 Μετά την ανάλυση που πραγματοποιήθηκε, διαμορφώθηκε εκτενής βάση δεδομένων με πλήθος στοιχείων και πληροφοριών που θα τροφοδοτούν το σύστημα και θα ενημερώνονται από αυτό. Πιο συγκεκριμένα έγινε ανασχεδιασμός του Βασικού Αρχείου Ειδών και διαμόρφωση νέων Αποθηκών καθώς και συσχέτισης Αποθηκευτικών Μονάδων. Στα αρχεία αυτά ενσωματώθηκαν όλες οι απαραίτητες πληροφορίες που σχετίζονται με τα δομικά στοιχεία της αποθήκης, τα οποία είναι τα είδη (προϊόντα) και οι επιμέρους αποθηκευτικοί χώροι στους οποίους τα είδη διακινούνται. Κατά το σχεδιασμό του WMS μέσα στο ERP λήφθηκαν υπόψη οι απαιτήσεις που προέκυψαν από τις ανασχεδιασμένες δραστηριότητες του κυκλώματος αποθήκευσης και διακίνησης. Σημαντικό στοιχείο που λήφθηκε υπόψη είναι η πολυτυπία των ειδών και η δυσκολία σήμανσής τους καθώς το μέγεθός τους ποικίλει σημαντικά. Στόχος είναι η καλύτερη εκμετάλλευση του χώρου καθώς και η ελαχιστοποίηση της απαίτησης χειρόγραφων καταχωρήσεων. Πρέπει να τονιστεί ότι το νέο σύστημα διαχείρισης αποθήκης ως μέρος του ολοκληρωμένου πληροφοριακού συστήματος προέκυψε ως αποτέλεσμα από την αναδιοργάνωση του συνολικού κυκλώματος Logistics της εταιρείας, με στόχο τη μέγιστη δυνατή αποτελεσματικότητα και παραγωγικότητα του κυκλώματος. Χωρίς τον ανασχεδιασμό των διαδικασιών η ανάπτυξη ενός WMS δεν θα ήταν δυνατό να καλύψει τις ανάγκες της εταιρείας, αλλά και δεν θα έδινε τη δυνατότητα εκμετάλλευσης όλων των δυνατοτήτων που μπορεί να παρέχει η χρήση ενός τέτοιου συστήματος. 4.7 Σενάρια Υλοποίησης Στη συνέχεια αναφέρονται ενδεικτικά κάποιες διαδικασίες που λαμβάνουν χώρα τον πρώτο μήνα του έτους Μέσα από τις διαδικασίες αυτές γίνεται σαφής τόσο ο τρόπος που λειτουργεί η εταιρεία με τη βοήθεια του πληροφοριακού συστήματος όσο και οι δυνατότητες που παρέχει στην εταιρεία το υποσύστημα διαχείρισης της αποθήκης. Ο τρόπος υλοποίησης των σεναρίων αυτών περιγράφεται αναλυτικά με παράθεση οθόνων από το σύστημα MBS Navision στο Παράρτημα 2. Σενάριο 1ο: Παραγγελία Πώλησης Παραγγελία Αγοράς Στις 02/01/08 γίνεται μια παραγγελία πώλησης στον πελάτη Διοματάρη Ανδρονίκη, ο οποίος αποτελεί νέο πελάτη της εταιρείας. Η παραγγελία περιλαμβάνει 20 τεμάχια από

71 το είδος με κωδικό ΕΙΔ Τα ζητούμενα τεμάχια δεν υπάρχουν σε καμία από της αποθήκες, επομένως δημιουργείται μια παραγγελία αγοράς προκειμένου να παραληφθεί το εμπόρευμα. Την ίδια ημέρα δημιουργείται μια παραγγελία αγοράς με 25 τεμάχια του προϊόντος ΕΙΔ00064 στον προμηθευτή Βαλλιανάτο. Το εμπόρευμα πρόκειται να αποθηκευθεί στην κεντρική αποθήκη της εταιρείας. Ο προμηθευτής ενημερώνει ότι δεν έχει διαθέσιμα την ίδια ημέρα 20 τεμάχια αλλά μόνο 12. Παραλαμβάνονται τα 12 τεμάχια τα οποία στη συνέχεια τιμολογούνται. Στις 04/01/08 παραλαμβάνονται τα υπόλοιπα 8 τεμάχια και τιμολογούνται επίσης. Η παραγγελία πώλησης αποστέλλεται και τιμολογείται προκειμένου να ολοκληρωθεί η συναλλαγή. (δημιουργία πελάτη (Διωματάρη), προμηθευτή (Βαλλιανάτος), είδους (64) και αποθήκης, παραγγελία πώλησης(αποστολή + τιμολόγηση), παραγγελία αγοράς (τμηματική παραλαβή και τιμολόγηση)). Σενάριο 2ο: Παραγγελία Πώλησης με Τμηματική Αποστολή και Ενιαία Τιμολόγηση Στις 07/01/08 γίνεται παραγγελία πώλησης 20 τεμάχια του προϊόντος 00001, 7 τεμάχια από το προϊόν Και 15 τεμάχια από το προϊόν Διαθέσιμα στην αποθήκη της εταιρείας είναι 7 τεμάχια από το πρώτο προϊόν, 5 τεμάχια από το δεύτερο προϊόν και 10 τεμάχια από το τρίτο προϊόν. Η εταιρεία πραγματοποιεί αποστολή των διαθέσιμων προϊόντων. Για τα υπόλοιπα πραγματοποιείται παραγγελία αγοράς, το εμπόρευμα παραλαμβάνεται και τιμολογείται. Ακολουθεί αποστολή των εναπομεινάντων τεμαχίων και ενιαία τιμολόγησή τους. (παραγγελία πώλησης αποστολή λίγων, παραγγελία αγοράς οκ, παραγγελία πώλησης αποστολή των υπολοίπων κ τιμολόγηση όλων). Σενάριο 3ο: Εντολές Διακίνησης Στις 08/01/08 γίνεται παραγγελία πώλησης ειδών που βρίσκονται μόνο στην κεντρική αποθήκη. Γίνεται μια εντολή διακίνησης προκειμένου τα είδη να μεταφερθούν στην αποθήκη Περάματος από όπου θα παραλάβει ο πελάτης. Στη συνέχεια ολοκληρώνεται η παραγγελία πώλησης. (παραγγελία πώλησης (εκκρεμεί), εντολή διακίνησης, παραλαβή κ τιμολόγηση μαζί στις 10/01/08)

72 Σενάριο 4ο: Παραλαβή Αποθήκης Στις 10/01/08 γίνεται παραγγελία πώλησης σε πελάτη. Κάποια από τα είδη που ζητάει ο πελάτης υπάρχουν στην αποθήκη της εταιρείας και του αποστέλλονται, χωρίς να τιμολογηθούν. Η εταιρεία πραγματοποιεί παραγγελία αγοράς για τα υπόλοιπα είδη μέσα από παραλαβή αποθήκης, ώστε το εμπόρευμα να καταχωρηθεί κατευθείαν στην αποθήκη από όπου θα παραλάβει ο πελάτης. Γίνεται παραλαβή και στη συνέχεια τιμολόγηση στην παραγγελία αγοράς. Το εμπόρευμα αποστέλλεται στον πελάτη και τιμολογείται ενιαία η παραγγελία πώλησης. (παραγγελία πώλησης αποστολή, παραγγελία αγοράς παραλαβή αποθήκης παραλαβή τιμολόγηση, παραγγελία πώλησης αποστολή ενιαία τιμολόγηση). Σενάριο 5ο: Παραγγελία Αγοράς με τμηματική παραλαβή και ενιαία τιμολόγηση Στις 14/01/08 η εταιρεία δέχεται μια παραγγελία αγοράς πολλών κωδικών. Ο προμηθευτής αποστέλλει κάποια από τα είδη. Τα υπόλοιπα αποστέλλονται στις 18/01/08 και τιμολογούνται ενιαία. Σενάριο 6ο: Πλάνο Αναπλήρωσης Στις 22/01/08 η διοίκηση αποφασίζει να τρέξει ένα πλάνο αναπλήρωσης αποθεμάτων στην προσπάθειά της να είναι περισσότερο συνεπής απέναντι στους πελάτες της. Σενάριο 7ο: Αποστολή Αποθήκης Στις 23/01/08 γίνεται παραγγελία πώλησης σε πελάτη μέσα από αποστολή αποθήκης

73 Βιβλιογραφία 4 ου Κεφαλαίου Albers, M., Agarwal R., Tanniru, M., (1994), The Practice of Business Process Reengineering: Radical Planning and Incremental Implementation in an IS Organization, ACM SIGCPR 94 Aversano L., Gerardo, C., De Lucia, A., Galluci, P., (2001) Business Process Reengineering and workflow automation: a technology transfer experience, The Journal of Systems and Software, Vol. 63 Γιαννάκαινας, Β., Ανατομία των Business Logistics Cagliano, R., Spina, G., Verganti, R., Zotteri, G. (1998), Designing BPR support services for small firms, International Journal of Operations & Production Management, Vol. 18, No. 9/10 Caron, J.R., Sirkka, J.L., Soddard, D.B. (1994), Business Reengineering at CIGNA Corporation: Experiences and Lessons Learned From the First Five Years, Management Information Systems Quarterly, Vol. 18, No. 3 Champy, J., Weger, J. (2005) Reengineering: the second time around, Strategy & Leadership, Vol. 33, No. 5 Charu, C., kumar, S. (2000), Supply Chain Management in Theory and Practice: a passing fad or a fundamental change, Industrial Management and Data Systems Ferguson, W.C., Hartley, M.F., Turner, G.B., Pierce, E.M. (1996), Purchasing s Role in Corporate Strategic Planning, International Journal of Physical Distribution & Logistics Management Grover, v., Manoj, K.M. (1997) Business process reengineering: a tutorial on the concept, evolution, method, technology and application, Journal of Operations Management 15 Lambert, D.M., Cooper, M.C., Pagh, J.D. (1998), Supply Chain Management: Implementation issues and research opportunities, The International Journal of Logistics Management Mintzberg, H., Raisinghani, D., Theoret, A., The structure of Unstructured Decision Processes, Administrative Science Parsons, J.M., Improving Purchasing Performance, Gower Publishing Company Limited, England Pooler, H.V., Pooler, J.D., Purchasing and Supply Management: Creating the vision

74 Κεφάλαιο 5 ο : ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ Η ραγδαία εξέλιξη της πληροφοριακής τεχνολογίας έχει επιφέρει ριζικές αλλαγές στον τρόπο λειτουργίας των σύγχρονων επιχειρήσεων. Τα Πληροφοριακά Συστήματα έχουν αναχθεί σε κύριο παράγοντα επιτυχίας μιας επιχειρηματικής δραστηριότητας ενώ είναι κοινά αποδεκτό το γεγονός ότι η αποδοτική τους χρήση μπορεί να προσδώσει ανταγωνιστικό πλεονέκτημα σε μια επιχείρηση στον κλάδο δραστηριοποίησής της. Όπως προκύπτει από την ανάλυση του πρώτου κεφαλαίου της παρούσας εργασίας, η χρήση των Πληροφοριακών Συστημάτων στις επιχειρήσεις δεν περιορίζεται ούτε σε συγκεκριμένη λειτουργική περιοχή, αλλά ούτε και σε συγκεκριμένο επίπεδο της οργανωσιακής ιεραρχίας. Ωστόσο, το συμπέρασμα στο οποίο οδήγησε η μελέτη των Πληροφοριακών Συστημάτων στο χώρο των επιχειρήσεων είναι ότι η απλή εφαρμογή Πληροφοριακής Τεχνολογίας στις προϋπάρχουσες επιχειρησιακές διαδικασίες δεν αρκεί για να φέρει το μέγιστο επιθυμητό αποτέλεσμα. Η έννοια της αναδιοργάνωσης επιχειρησιακών διαδικασιών εμφανίστηκε την ίδια χρονική περίοδο με τα επιχειρησιακά πληροφοριακά συστήματα ERP. Τα συστήματα ERP είναι ολοκληρωμένες επιχειρηματικές λύσεις οι οποίες καλύπτουν όλες τις λειτουργικές περιοχές μιας επιχείρησης, ώστε να ικανοποιηθούν οι στόχοι της, ενοποιώντας όλες τις διαδικασίες της, και οδηγούν έτσι τις επιχειρήσεις στην υιοθέτηση μιας νέας μορφής οργάνωσης, με βάση μια ενιαία πηγή πληροφόρησης. Η υλοποίηση ενός τέτοιου συστήματος αποτελεί ένα πολύ μεγάλο έργο για την επιχείρηση αφού προϋποθέτει ότι η εταιρεία είναι προετοιμασμένη για ριζικές αλλαγές όπως την ολοκλήρωση όλων των λειτουργιών και πληροφοριών σε κοινή βάση δεδομένων, την εγκατάλειψη παλαιών μεθόδων εργασίας, την εκπαίδευση εργαζομένων κ.λπ. Οι παράγοντες, οι οποίοι επηρεάζουν την επιτυχία ενός τέτοιου έργου είναι πολλοί και καλό είναι να αναλύονται προσεκτικά από τη διοίκηση της εταιρείας πριν προχωρήσει στην υλοποίησή του. Με την εγκατάσταση ενός Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος επηρεάζονται, όπως είναι λογικό, όλες οι λειτουργίες της επιχείρησης και πρώτα από όλες οι λειτουργίες αλυσίδας αξίας. Το τμήμα Logistics είναι από τα σημαντικότερα τμήματα για την πλειονότητα των επιχειρήσεων καθώς το αντικείμενο του τμήματος είναι ευρύτατο και καλύπτει ένα μεγάλο φάσμα των δραστηριοτήτων μιας επιχείρησης, δραστηριοτήτων που έχουν να κάνουν με τις διαδικασίες του σχεδιασμού, εφαρμογής και ελέγχου μιας επιχείρησης (όπως προμήθειες, στρατηγική, διακίνηση υλικών,

75 συσκευασία, κανάλια διανομής, αριθμός και τοποθεσία κέντρων διανομής, τεχνολογία, ανακύκλωση, αγορές, μεταφορές, έλεγχος αποθεμάτων, εξυπηρέτηση πελατών κ.λπ.). Η Διοίκηση του κυκλώματος Logistics αποτελεί μέτρο για την αξιολόγηση της πορείας μιας επιχείρησης, καθώς οι λειτουργίες που εκτελούνται σε αυτό επηρεάζουν όχι μόνο το σύνολο της επιχείρησης αλλά και τις σχέσεις της τόσο με τους προμηθευτές όσο και με τους πελάτες της. Οι πελάτες, προμηθευτές και όλοι οι συμβαλλόμενοι της επιχείρησης αποτελούν την εφοδιαστική αλυσίδα της επιχείρησης. Στόχος της Εφοδιαστικής Αλυσίδας είναι ο συντονισμός των επιχειρηματικών διαδικασιών κάθε επιχείρησης και μεταξύ αυτών, ώστε να εξασφαλιστεί στο μέγιστο βαθμό η αποτελεσματική ροή των προϊόντων και πληροφοριών που διακινούνται κατά μήκος της αλυσίδας, με το μικρότερο δυνατό κόστος και χρόνο, εξισορροπώντας την αγορά προσφοράς και ζήτησης. Ο στόχος αυτός έχει πολύ μεγάλες πιθανότητες να επιτευχθεί με την εγκατάσταση ενός ολοκληρωμένου πληροφοριακού συστήματος. Τα πληροφοριακά συστήματα αποτελούν τεχνολογία κλειδί απαραίτητη για το συντονισμό των τμημάτων ή και εταιρειών που αποτελούν την εφοδιαστική αλυσίδα. Συγκεκριμένα, όπως φαίνεται και μέσα από τη μελέτη περίπτωσης που εξετάστηκε στην παρούσα εργασία, προσδίδουν εξαιρετικά πλεονεκτήματα σε μια επιχείρηση όσον αφορά στη διαχείριση αποθήκης. Με τη χρήση πληροφοριακών συστημάτων οι λειτουργίες διαχείρισης της αποθήκης ενσωματώνονται πλήρως στην υπόλοιπη επιχείρηση. Οι παραλαβές και οι τοποθετήσεις αποθεμάτων γίνονται πολύ αποτελεσματικότερα μέσω του συστήματος, ενώ παράλληλα δίνεται η δυνατότητα διαφόρων μεθόδων αποθήκευσης οι οποίες αποσκοπούν βεβαίως στην καλύτερη εξυπηρέτηση των πελατών, σε καλύτερη συνεργασία με τους προμηθευτές και μείωση πολλών πηγών κόστους της επιχείρησης. Υπάρχει η δυνατότητα εσωτερικών μετακινήσεων του εμπορεύματος η οποία γίνεται εύκολα και αποτελεσματικά μειώνοντας το χρόνο ενασχόλησης του προσωπικού με τις παραγγελίες αλλά και το χρόνο απόκρισης της εταιρείας στις παραγγελίες των πελατών της. Εξαιρετικά σημαντική λειτουργία την οποία μπορεί να εκμεταλλευθεί κάθε εταιρεία που θα εγκαταστήσει πληροφοριακό σύστημα για τη διαχείριση αποθήκης είναι τα φύλλα αναπλήρωσης, τα οποία παρέχονται στο χρήστη με τη μορφή αναφορών και ουσιαστικά αποτελούν πρόταση του συστήματος για τις παραγγελίες οι οποίες πρέπει να γίνουν από την εταιρεία στο άμεσο μέλλον, εξοικονομώντας έτσι πολύτιμο χρόνο από το ανθρώπινο δυναμικό

76 Συμπερασματικά, η ανάπτυξη της τεχνολογίας και η αξιοποίηση των δυνατοτήτων της αύξησαν το ενδιαφέρον των επιχειρήσεων, ώστε να χρησιμοποιηθεί στις σύγχρονες αποθήκες. Τα τελευταία χρόνια σημειώνεται μια τεχνολογική έκρηξη η οποία συνοδεύεται από την κυριαρχία πολλών υπολογιστικών συστημάτων και μια πληθώρα σύγχρονων τεχνολογιών που συμβάλλουν στη δημιουργία μιας νέας δυναμικής στον τομέα των Logistics και της Διαχείρισης Αποθήκης και οδηγούν στην αυτοματοποίηση των αποθηκών. Στα προηγούμενα κεφάλαια αναφέρθηκαν κάποιες μόνο από τις δυνατότητες που παρέχει ένα ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα διαχείρισης αποθήκης σε μια επιχείρηση. Η εξέλιξη των πληροφοριακών συστημάτων είναι συνεχής με αποτέλεσμα η εταιρεία που τα χρησιμοποιεί να απολαμβάνει περισσότερα οφέλη με τον καιρό αφού το σύστημα μπορεί να ακολουθεί την εξέλιξη της εταιρείας

77 Βιβλιογραφία Abderegg Travis, CFPIM, CIRM, CIERP (2000), ERP: A-Z Implementer s Guide for Success (2000), pages Albers, M., Agarwal R., Tanniru, M., (1994), The Practice of Business Process Reengineering: Radical Planning and Incremental Implementation in an IS Organization, ACM SIGCPR 94 Al-Mashari, M., Al-Mudimigh, A., (2003), ERP Implementation: lessons from a case study, Information Technology & People, Vol. 16, No. 1 Aversano L., Gerardo, C., De Lucia, A., Galluci, P., (2001) Business Process Reengineering and workflow automation: a technology transfer experience, The Journal of Systems and Software, Vol. 63 Bajwa, D.S., Rai, A., Brennan, I., (1997), Key antecendents of Excecutive Information System Success: a path analytic approach, Decision Support Systems 22 Ballou, R., Business Logistics Management: Planning, Organizing and Controlling the Supply Chain, 4 th Edition, New Jersey, Prentice Hall Banker, R.D., Kauffman, R.J. (2004), The Evolution of Research on Information Systems: A Fifrieth-Year Survey of the Literature in Management Science, Management Science, Vol. 50, No. 3 Bernroider, E., Koch, S. (2000) Differences in Characteristics of the ERP System Selection Process between Small or Medium and Large Organizations, Proc. Of The Sixth Americas Conference on Information Systems (AMCIS 2000) Bingi, P., Sharma, M.K., Godla, J.K. (1999), Critical issues affecting an ERP implementation, Information Systems Management 16 Bowersox, D., Closs, D., Helferich, O., Logistical Management, Third Edition, MacMillian Publ. Co, New York Buonanno, G., Faverio, P., Pigni, F., Ravarini, A. Sciuto, D., Tagliavini, M. (2005), Factors affecting ERP Adoption: A comparative analysis between SMEs and Large companies, Journal of Enterprise Information Management, Vol. 18, No. 4 Cagliano, R., Spina, G., Verganti, R., Zotteri, G. (1998), Designing BPR support services for small firms, International Journal of Operations & Production Management, Vol. 18, No. 9/10 Caron, J.R., Sirkka, J.L., Soddard, D.B. (1994), Business Reengineering at CIGNA Corporation: Experiences and Lessons Learned From the First Five Years, Management Information Systems Quarterly, Vol. 18, No. 3 Champy, J., Weger, J. (2005) Reengineering: the second time around, Strategy & Leadership, Vol. 33, No. 5 Charu, C., kumar, S. (2000), Supply Chain Management in Theory and Practice: a passing fad or a fundamental change?, Industrial Management and Data Systems Christofer, M., (1998), Logistics and Supply Chain Management Strategies for reducing costs and improving services, 2 nd edition, Pitman Publishing, London Chung, S.H., Snyder, C.A., (2000), ERP adoption: A technological evolution approach, International Journal of Agile Management Systems 2(1), pages Davenport, T. (1998), Putting the enterprise into the enterprise systems, Harvard Business Review 76(4), pages Davenport, T. (1998), Serving up ERP Value, CIO magazine, 1(8), pages

78 Davenport, T. (2000), Mission critical Releasing the promise of enterprise systems. Boston (MA): Harvard Business School Press 2000 Deep, K., Bjorn, E.M. (2000), Is Information Systems a Science? An inquiry into the Nature of the Information Systems Discipline, The Data for Advances in Information Systems, Vol.31, No. 3 Dillon, C. (1999), Stretching toward enterprise flexibility with ERP, APICS The Performance Advantage, Oct (1999) pages Dumbrava, S., Panescu, D., Costin, M. (2005), A Three-tier Software Architecture for Manufacturing Activity Control in ERP Concept, International Conference on Computer Systems and Technologies, CompSysTech 2005 Ellram, L., Cooper, M., Characteristics of Supply Chain Management and the Implications for Purchasing and Logistics Strategy, International Journal of Logistics Management, Vol. 4 No. 2 Ehie, I.C., Madsen, M. (2005), Identifying critical issues in enterprise resource planning (ERP) implementation, Computer in Industry 56 Ferguson, W.C., Hartley, M.F., Turner, G.B., Pierce, E.M. (1996), Purchasing s Role in Corporate Strategic Planning, International Journal of Physical Distribution & Logistics Management Fisher, M., What is the Right Supply Chain for Your Product, Harvard Business Review Gattorna, L., Walters, D., Managing the Supply Chain, AMACOM, Palgrave Grover, v., Manoj, K.M. (1997) Business process reengineering: a tutorial on the concept, evolution, method, technology and application, Journal of Operations Management 15 Hoffman, T. (1998), Extending ERP s reach, Computer World, 32(6), pages Huang, S., Kwan, I., Hung, Y., Planning enterprise resources by use of reengineering approach to build a global logistics management system. Huin, S.F., (2004), Managing deployment of ERP systems in SMEs using multi agents, International Journal of Project Management 22 Knorr, E. (1999), Enterprise Resource Planning (ERP) rough waters, Upside 11(12), pages Koh L., Shaad S., Hallam S., Arunachalam S., Competing in the 21 st Century supply chain through supply chain management and enterprise resource planning integration Kumar, K., Van Hillegersberg, J. (2000), ERP Experiences and Evolution, Communications of the ACM, Vol. 43, No. 4 Kyung-Kwon Hong and Young-Gul Kim (2002), The critical success factors for ERP implementation: an organizational fit perspective Source, Information and Management 40(1), pages Lambert, D.M., Cooper, M.C., Pagh, J.D. (1998), Supply Chain Management: Implementation issues and research opportunities, The International Journal of Logistics Management Laudon, K., Laudon, J., (2006) Management Information Systems, 9 th Edition, Pearson Prentice Hall Light, B., Holland, C.P., Wills, K. (2001) ERP and best of breed: a comparative analysis, Business Process Management Journal, Vol. 7, No

79 Lnagenwalter, G. (2000), Enterprise Resource Planning and Beyond: Integrating your Entire Organization, St. Lucie Press, Boca Raton, FL, 2000 Mandal P., Gunasekaran A., Issues in Implementing ERP: a case study, European Journal of Operational Research, Volume 146, 16 April 2003, Pages Majed Al Mashari, Abdullah Al Mudimigh and Mohamed Zairi, Enterprise Resource Planning: a taxonomy of critical factors, European Journal of Operational Research, Volume 146, Issue 2, 16 April 2003, Pages Massey, M., Hossain, L., Patrick J.D. (2002), The Evolution of ERP Systems: A Historical Perspective, Enterprise resource planning: Global opportunities and challenges, Hershey, Idea Group Publishing Mintzberg, H., Raisinghani, D., Theoret, A., The structure of Unstructured Decision Processes, Administrative Science Moler, C. (2005), ERP II: a conceptual framework for next-generation enterprise systems, Journal of Enterprise Information Management, Vol. 18, No. 4 Motwani, J., Subramanian, R., Gopalakrishna, P. (2005), Critical Factors for successful ERP implementation: Exploratory findings from four case studies, Computers in industry 56 Navision Academy, Warehouse Management Systems for Navision Attain, 3.60 Parsons, J.M., Improving Purchasing Performance, Gower Publishing Company Limited, England Power, D.J. (2003) A Brief History of Decision Support Systems, version 2.8, DSSResourses.com Ptak, C. and Schragenheim, E. (2000), ERP: Tools, Techniques and Applications for Integrating the Supply Chain, St. Lucie Press, Boca Raton, FL, 2000 Pooler, H.V., Pooler, J.D., Purchasing and Supply Management: Creating the vision Rashid, M.A., Hossain, L., Patrick, J.D. (2002) The Evolution of ERP Systems: A Historical Perspective, Idea Group Publishing Reijers, H.A., Mansar, S.L. (2004), Best Practices in business process redesign: an overview and qualitative evaluation of successful redesign heyristics, Omega The International Journal of Management Science 33 Rigby, D., Bilodeau, B. (2005) Management Tools 2005, Strategy & Leadership, Vol. 33, No. 4 Rizzi, A. and Zamboni, R. (1999), Efficiency improvement in manual warehouses through ERP systems implementation and redesign of the logistics processes, Logistics Information Management, 12(5) pages Scheer A. Wilhelm, Habermann F., Making ERP a success, Communications of the ACM, Volume 43, Number 4 (2000), Pages Sean de Burca, Fynes, B., Marshall, D., Strategic technology adoption: extending ERP across the supply chain, The Journal of Enterprise Information Management, Vol 18 No. 4, 2005, pages Siriginidi, S.R. (2000) Enterprise resource planning in reengineering business, Business Process Management Journal, Vo. 6, No. 5 Somers T., Nelson K., A taxonomy of players and activities across the ERP Project life cycle, Information & Management, Volume 41, Issue 3, January 2004, pages

80 Stock J., Lambert D., Mc Graw Hill, Strategic Logistics Management, International Edition 2001 Sumner, M. (2000), Risk Factors in Enterprise Wide Information Management Systems Projects, ACM SIGCPR 2000 Umble E., Haft R. and Umble M., Enterprise resource planning: Implementation procedures and critical success factors, European Journal of Operational Research, Volume 146, Issue 2, 16 April 2003, Pages Wallace T., Kremzar M., Willey J & sons, ERP: Making it Happen Yen D., Chou D. and Chang J., A synergic analysis for Web-Based enterprise resources planning systems, Computer Standards & Interfaces, Volume 24, Issue 4, September 2002, Pages Μακρής, Α. (2000), Συστήματα Ολοκληρωμένης Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων, Σημειώσεις Μαθήματος Γιαννάκαινας, Β., Ανατομία των Business Logistics ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΠΕΙΡΑΙΩΣ ΤΜΗΜΑ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ & ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΜΕΤΑΠΤΥΧΙΑΚΩΝ ΣΠΟΥΔΩΝ ΣΤΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ

81 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Α: Γενική Χρήση του MBS Navision Α.1 Γενική Χρήση του Microsoft Business Solution Navision Α.1.1 Το Κύριο Menu Το κύριο μενού για την έκδοση 4.0 μοιάζει με αυτό του Microsoft Office Outlook. Στην αριστερή κολώνα εμφανίζονται όλες οι υποπεριοχές του προγράμματος. Κάνοντας κλικ σε κάποια περιοχή π.χ. Πωλήσεις & Μάρκετινγκ θα εμφανιστούν στο πάνω μέρος της κολώνας όλες οι περιοχές που αφορούν τη συγκεκριμένη περιοχή. Το μεγάλο πλεονέκτημα που έχει η έκδοση 4.0 είναι ότι επιτρέπει στο χρήστη να φτιάξει το δικό του μενού όπως εκείνος επιθυμεί. Αυτό γίνεται ως εξής: Με δεξί κλικ πάνω στην περιοχή που μας ενδιαφέρει μπορούμε να μετακινήσουμε τη συγκεκριμένη περιοχή προς τα πάνω, ή προς τα κάτω, ή ακόμη και να την εξαφανίσουμε από την οθόνη

82 Αν επιλέξουμε Απόκρυψη όπως δείχνει η παρακάτω εικόνα τότε η συγκεκριμένη περιοχή δεν θα εμφανίζεται πλέον στο προσωπικό μενού. Αν θέλουμε να την εμφανίσουμε ξανά στην οθόνη τότε πάλι με δεξί κλικ μαρκάρουμε τη συγκεκριμένη περιοχή και πατάμε ΟΚ

83 Στο κάτω μέρος της κολώνας του κύριου μενού υπάρχει η περιοχή Συντομεύσεις. Μέσα από τις Συντομεύσεις μπορούμε να δημιουργήσουμε ένα δικό μας ανεξάρτητο μενού για περιοχές του προγράμματος που χρησιμοποιούμε σε καθημερινή βάση. Αν για παράδειγμα διαχειριζόμαστε παραγγελίες, πελάτες, προσφορές, έχουμε τη δυνατότητα να τα εισάγουμε μέσα στις Συντομεύσεις. Με δεξί κλικ πάνω στην περιοχή που θέλουμε, επιλέγουμε Αποστολή στις Συντομεύσεις και η περιοχή αυτή θα μεταφερθεί στις Συντομεύσεις, όπως δείχνει η παρακάτω εικόνα. Επιλέγουμε «Συντομεύσεις» για να δούμε την περιοχή που μεταφέραμε

84 Αν θέλουμε να αφαιρέσουμε τις παραγγελίες πωλήσεων από τις Συντομεύσεις επιλέγουμε Διαγραφή

85 Μια άλλη δυνατότητα που υπάρχει εδώ είναι να εισάγουμε αρχεία από το MS Office σε μορφή Word και Excel και να τα διαχειριζόμαστε μέσα από το Navision. Αυτή η λειτουργία διεξάγεται μέσα από την επιλογή Δημιουργία Συντόμευσης

86 Πατώντας το Δημιουργία Συντόμευσης ανοίγει το παράθυρο Δημιουργία Συντόμευσης όπου εισάγουμε το αρχείο που θέλουμε και στο πεδίο Λεζάντα του δίνουμε το όνομα που επιθυμούμε. Με την επιλογή Δημιουργία Ομάδας μπορούμε να φτιάξουμε μια νέα ομάδα συντομεύσεων, που θα μας χρησιμεύσει ώστε να ομαδοποιήσουμε τις συντομεύσεις που θέλουμε. Σε αυτή την περίπτωση μπορούμε να δώσουμε ένα όνομα στη νέα ομάδα που θα ανοίξουμε

87 Α.1.2 Η Χρήση των Κλειδιών Μέσα στο Navision η χρήση των κλειδιών του πληκτρολογίου, μας δίνει τη δυνατότητα πολύ γρήγορα και εύκολα να εισάγουμε, διαγράψουμε και να πάρουμε λίστες που αφορούν όλες τις περιοχές του προγράμματος. Γι αυτό και η χρήση τους είναι γενική σε όλες τις περιοχές του προγράμματος. Αlt + F1 Άνοιγμα όλης της Οθόνης F1 F3 F4 F5 Βοήθεια Εισαγωγή Διαγραφή Λίστα Ctrl + F8 Ζοομ F7 F9 Φίλτρο Πεδίου, Ctrl + F7 Φίλτρο Πίνακα Στατιστικά Ctrl + F Εύρεση F11 Καταχώρηση Ταξινόμηση Προηγούμενο Επόμενο Πρώτο Τελευταίο Α.1.3 Η Χρήση των Φίλτρων ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ Τα Φίλτρα είναι ένα σημαντικό εργαλείο, γιατί παρέχουν τη δυνατότητα να αντλήσουμε πληροφορίες για συγκεκριμένες απαιτήσεις, μέσα από τη βάση δεδομένων του Navision. Φίλτρο Πεδίου : Εισάγουμε φίλτρο σε ένα συγκεκριμένο πεδίο. Για παράδειγμα στα Καταχωρημένα Τιμολόγια θέλουμε να δούμε μόνο αυτά που αφορούν τον τελευταίο μήνα. ΠΕΙΡΑΙΑ

88 Φίλτρο Πίνακα: Μπορούμε να εισάγουμε παραπάνω από ένα φίλτρα στον ίδιο πίνακα. Για παράδειγμα θέλουμε να δούμε τα τιμολόγια του τελευταίου μήνα για μια ορισμένη ομάδα πελατών, για μια από τις αποθήκες και τον πωλητή που πέρασε την παραγγελία στο σύστημα. Μέσα στη λίστα των καταχωρημένων τιμολογίων επιλέγουμε κλικ στη στήλη με την ημερομηνία καταχώρησης και στη συνέχεια Φίλτρο Πεδίου. Πληκτρολογούμε την ημερομηνία που θέλουμε και στη συνέχεια ΟΚ Το αποτέλεσμα είναι η λίστα να περιέχει μόνο τα τιμολόγια της ημερομηνίας που ορίσαμε. Μέσα στη λίστα των καταχωρημένων τιμολογίων επιλέγουμε Φίλτρο Πίνακα και ορίζουμε τα εξής: Όταν θα ξαναμπούμε στη λίστα των τιμολογίων θα δούμε ότι περιέχει δεδομένα σύμφωνα με τα κριτήρια που ορίσαμε στο φίλτρο πίνακα

89 Α.1.4 Μαθηματικά Σύμβολα Τα μαθηματικά σύμβολα που ακολουθούν χρησιμοποιούνται στο πρόγραμμα σαν κριτήρια για να φιλτράρουμε πληροφορίες. Ίσο με 377 Γράφω το νούμερο Διάστημα Από 1100 έως 2100 Έως 2500 Έως 31/12/04 Είτε/ ή 1250/1300 Επιλέγω ή τον 1250, ή τον 1300 Και Επιλέγω και τον 1200 και τον 1000 Διαφορετικό <>0 Όλοι οι αριθμοί εκτός του 0 Μεγαλύτερο από >1200 Όλοι οι αριθμοί μεγαλύτεροι του 1200 Μεγαλύτερο ή ίσο >=1200 Όλοι οι αριθμοί μεγαλύτεροι ή ίσοι του 1200 Μικρότερο από <1200 Όλοι οι αριθμοί μικρότεροι του 1200 Μικρότερο ή ίσο <=1200 Όλοι οι αριθμοί μικρότεροι ή ίσοι του 1200 Κείμενα που περιέχουν συγκεκριμένους χαρακτήρες *πα * *πα πα* Κείμενα που περιέχουν «πα» Κείμενα που τελειώνουν σε «πα» Κείμενα που αρχίζουν με «πα» Άγνωστος χαρακτήρας ΔΗΜΗΤΡ? Κείμενα όπως ΔΗΜΗΤΡΗ ή ΔΗΜΗΤΡΑ Υπολογισμός 30/(>=10 <=20) Ο αριθμός 30 ή από τον αριθμό 10 έως τον 5999/ Ο αριθμός 5999 ή από τους αριθμούς 8100 έως / Όλοι οι αριθμοί μέχρι το 1299, ή όλοι οι αριθμοί από το 1400 ( ή αλλιώς όλοι οι αριθμοί εκτός από 1300 έως 1399) >50 <100 Όλοι οι αριθμοί μεγαλύτεροι του 50 και μικρότεροι του 100 ( ή αλλιώς όλοι οι

90 αριθμοί από το 51 έως το 99) *Κ * *Π * Κείμενα που περιέχουν και «Κ» και Κείμενα που περιέχουν «ΕΤ» ή «ετ» ή «εταιρ» Α.2 Αρχείο Καταχωρήσεων - Περιήγηση Μέσα στην κάθε υποπεριοχή του προγράμματος, Ιστορικό, υπάρχουν τα Αρχεία Καταχωρήσεων και Περιήγηση. Το αρχείο καταχωρήσεων μας δείχνει τις καταχωρήσεις με Βάση την ημερομηνία και τον χρήστη που έκανε την καταχώρηση. Η περιήγηση μας δίνει την δυνατότητα εύκολα και κυρίως γρήγορα να βρούμε εγγραφές που έχουν γίνει στο σύστημα είτε αυτόματα είτε χειροκίνητα, αρκεί να εισάγουμε τον αριθμό ή την ημερομηνία του παραστατικού που ψάχνουμε. Στη συγκεκριμένη εργασία μελετήθηκε η εφαρμογή του Navision σε μια εικονική εταιρεία την Cronus Marine η οποία ειδικεύεται στην λιανική πώληση ειδών σκαφών αναψυχής. Πριν δημιουργήσουμε την εταιρεία πρέπει να οριστούν κάποια γενικά στοιχεία. Αρχικά θα ορίσουμε τους κωδικούς των χωρών με τις οποίες θα πραγματοποιεί συναλλαγές η εταιρεία, επιλέγοντας από το menu: Διαχείριση Παραμετροποίηση Εφαρμογών Γενικά Χώρες

91 Στη συνέχεια θα ορίσουμε τους Ταχυδρομικούς Κώδικες μέσα από Διαχείριση Παραμετροποίηση Εφαρμογών Γενικά Ταχυδρομικοί Κώδικες Α.2.1 Δημιουργία Εταιρείας Το πρώτο απαραίτητο βήμα για να είναι διαθέσιμη για καταχώρηση στοιχείων από το MBS Navision είναι η δημιουργία της εταιρείας η οποία γίνεται ως εξής: Επιλέγουμε από το menu Αρχείο Εταιρεία Δημιουργία

92 Στο παράθυρο που ανοίγει εισάγουμε το όνομα της εταιρείας Στη συνέχεια επιλέγοντας από το menu Διαχείριση Γενικά Στοιχεία Εταιρείας καταχωρούμε τα στοιχεία της εταιρείας. Παραμετροποίηση Εφαρμογών

93 Α.2.2 Λογιστικές Περίοδοι Είναι απαραίτητο στο Navision να ορίζονται οικονομικά έτη και λογιστικές περίοδοι οι οποίες μπορούν να χρησιμοποιούνται ως χρονική αναφορά σε διάφορα σημεία στο πρόγραμμα(π.χ. για να κάνουμε επισκόπηση των καταχωρημένων εγγραφών σε μια εκτύπωση απόκλισης κόστους). Η μικρότερη δυνατή λογιστική περίοδος είναι μία ημέρα ενώ συνήθως η μια λογιστική περίοδος είναι ένας μήνας ή ένα τρίμηνο. Τα οικονομικά έτη και οι λογιστικές περίοδοι ορίζονται επιλέγοντας από το menu Διαχείριση Παραμετροποίηση Εφαρμογών Οικονομική Διαχείριση Λογιστικές Περίοδοι. Στο παράθυρο που θα εμφανιστεί πηγαίνουμε "Δημιουργία Έτους" και στο παράθυρο Δημιουργία Οικονομικού έτους εισάγουμε την ημερομηνία έναρξης, τον αριθμό των περιόδων και την διάρκεια της περιόδου και ΟΚ. Στην συγκεκριμένη εφαρμογή δημιουργήθηκε οικονομικό έτος για το Σαν αποτέλεσμα το πρόγραμμα εισήγαγε αυτόματα όλες τις περιόδους στον πίνακα "Οικονομικές Περίοδοι" και δήλωσε επίσης πότε ξεκινά το οικονομικό έτος

94 Όταν θελήσουμε να κλείσουμε το οικονομικό έτος θα επιλέξουμε το κουμπί "Κλείσιμο Έτους" και θα πρέπει να τρέξει η μαζική εργασία Κλείσιμο Αποτελεσματικών Λογαριασμών( Οικονομική Διαχείριση, Γενική Λογιστική, Περιοδικές Εργασίες, Οικονομικό Έτος). Η μαζική αυτή εργασία πρέπει να επαναλαμβάνεται κάθε φορά που πραγματοποιείται μια εγγραφή για προηγούμενο έτος. Α.2.3 Λογιστικό Σχέδιο Η "Γενική Λογιστική" αποτελεί τον πυρήνα των οικονομικών κάθε εταιρείας προσφέροντας μια επισκόπηση της οικονομικής κατάστασης, παρέχοντας πληροφορίες σχετικά με έξοδα και έσοδα επιτρέποντας έτσι τον εύκολο προσδιορισμό των περιοχών που δημιουργούν έσοδα, την έγκαιρη αποφυγή απωλειών κ.α. Το βασικότερο εργαλείο της Γενικής Λογιστικής είναι το Λογιστικό Σχέδιο, δηλαδή, ο κατάλογος των λογαριασμών Γ/Λ στους οποίους καταχωρούνται όλες οι εγγραφές Γ/Λ. Μέσα από το Λογιστικό Σχέδιο εισάγονται και τροποποιούνται όλοι οι λογαριασμοί και τα υπόλοιπα λογαριασμών Γ/Λ. Προκειμένου να οριστεί πλήρως ένας λογαριασμός Γ/Λ πρέπει να εισαχθούν βασικές πληροφορίες όπως η ονομασία και ο τύπος του λογαριασμού. Ο λογαριασμός πρέπει να έχει επίσης έναν αριθμό αναγνώρισης. Όταν εισάγουμε αυτόν τον αριθμό σε διάφορα πεδία του προγράμματος - όπως για παράδειγμα σε μια εγγραφή - το πρόγραμμα θα χρησιμοποιήσει αυτόματα τις βασικές πληροφορίες από τον λογαριασμό

95 Το Λογιστικό Σχέδιο βρίσκεται μέσα από το menu: Οικονομική Διαχείριση Γενική Λογιστική Στο πεδίο Αρ. δίνουμε τον αριθμό αναγνώρισης και αυτόματα συμπληρώνεται το πεδίο Επίπεδο Λογαριασμού (με βάση το πώς συμπληρώθηκε προηγουμένως η καρτέλα Λογιστικό Σχέδιο στην Παραμετροποίηση Οικονομικής Διαχείρισης). Στη συνέχεια πρέπει να δηλωθεί αν ο λογαριασμός είναι Ισολογισμού ή Αποτελεσμάτων Χρήσεως καθώς και ο τύπος του λογαριασμού. Ο τύπος λογαριασμού μπορεί να είναι Καταχώρηση, Επικεφαλίδα, Σύνολο ( όταν το πρόγραμμα αθροίζει μια σειρά από υπόλοιπα σε λογαριασμούς που δεν προηγούνται αμέσως του λογαριασμού "Σύνολο". Χρησιμοποιείται όταν πρέπει να προστεθούν λογαριασμοί από πολλές διαφορετικές ομάδες λογαριασμών), Έναρξη Συνόλου (σηματοδοτεί την έναρξη μιας σειράς λογαριασμών που θα προστεθούν και η οποία λήγει με ένα λογαριασμό "Τέλος Συνόλου) και Τέλος Συνόλου. Από τον τύπο του λογαριασμού εξαρτάται και το πώς θα συμπληρωθεί το πεδίο Προσθέτει. Πιο συγκεκριμένα το πεδίο πρέπει να είναι κενό εάν ο λογαριασμός έχει τύπο "Καταχώρηση", "Έναρξη Συνόλου" ή "Επικεφαλίδα". Εάν ο λογαριασμός έχει τύπο "Τέλος Συνόλου", το πρόγραμμα θα συμπληρώσει αυτόματα το πεδίο όταν κάνουμε κλικ στο κουμπί "Λειτουργίες" και επιλέξουμε Διαμόρφωση Λογιστικού Σχεδίου. Οι λογαριασμοί που προστίθενται είναι εκείνοι που βρίσκονται μεταξύ δύο λογαριασμών έναρξης και λήξης συνόλου αντίστοιχα. Εάν ο λογαριασμός έχει τύπο "Σύνολο", πρέπει να συμπληρώσει ο χρήστης το πεδίο δηλώνοντας ο ίδιος ποιοι λογαριασμοί θα προστεθούν. Μέσα από το κουμπί Λογαριασμός, Καρτέλα εμφανίζεται η καρτέλα του εκάστοτε λογαριασμού

96 Με τον ίδιο τρόπο καταχωρήθηκαν όλοι οι λογαριασμοί του Λογιστικού Σχεδίου. Ενδεικτικά αναφέρονται:

97 - 97 -

98 Α.2.4 Αρίθμηση Σειράς Πριν την παραμετροποίηση των υποσυστημάτων του πληροφοριακού συστήματος ορίστηκαν αριθμήσεις σειράς σε συγκεκριμένους πίνακες (όπως οι πίνακες "Πελάτης",

99 "Προμηθευτής" και "Είδος"), σε παραστατικά πωλήσεων και αγορών (όπως προσφορές, αποστολές και καταχωρημένα τιμολόγια) και σε πρότυπα εγγραφών. Για τη δημιουργία αριθμών σειράς επιλέγουμε Διαχείριση Εφαρμογών Γενικά Αρ. Σειράς Αρ. Σειράς. Παραμετροποίηση Έστω ότι θέλουμε να ορίσουμε αρ. σειράς για τον πίνακα των πελατών. Στο πεδίο Κωδικός εισάγουμε έναν κωδικό αρίθμησης σειράς έως 10 χαρακτήρες, αριθμούς και γράμματα. Συμπληρώνουμε τα πεδία Περιγραφή και Εκτυπούμενη Περιγραφή. Επιλέγουμε το πεδίο Προεπιλεγμένη Αρίθμηση εάν επιθυμούμε να γίνεται αυτόματη αντιστοίχηση αριθμών ή το πεδίο Χειρ. Αρίθμηση ένα θέλουμε να εισάγονται αριθμοί με μη αυτόματο τρόπο. Στη συνέχεια επιλέγουμε Σειρά Γραμμές, προκειμένου να ορίσουμε για τον συγκεκριμένο αριθμό πληροφορίες όπως αριθμοί έναρξης και λήξης, ημερομηνία έναρξης, ρυθμό αύξησης κ.α. Πατώντας Κλείσιμο επιστρέφουμε στην προηγούμενη οθόνη και βλέπουμε ότι έχουν ενημερωθεί τα αντίστοιχα πεδία

100 Το πεδίο Τελ. Ημ/ναι Χρησιμοποιούμενου Αριθμού θα συμπληρώνεται αυτόματα με την πιο πρόσφατη ημερομηνία κατά την οποία αντιστοιχίστηκε ένας αριθμός από την αρίθμηση σειράς και το πεδίο Τελ. Χρησιμ. Αριθμός θα συμπληρώνεται με τον τελευταίο αριθμό που χρησιμοποιήθηκε από την αρίθμηση σειράς. Με παρόμοιο τρόπο καταχωρήθηκαν οι παρακάτω αριθμήσεις σειρών:

101 Α.2.5 Διαστάσεις Ένας λογαριασμός εταιρείας αποτελείται από πολλές εγγραφές από πολλές διαφορετικές πηγές που σχετίζονται με αναρίθμητες λειτουργίες εντός της εταιρείας. Είναι συχνά απαραίτητο να δημιουργηθούν καταστάσεις, στατιστικές και αναλύσεις που αποτελούν αποσπάσματα των πλήρων οικονομικών καταστάσεων. Τα αποσπάσματα αυτά μπορούν να δημιουργούνται με χρήση των μεμονωμένων διαστάσεων ή συνδυασμούς διαστάσεων. Μια διάσταση λοιπόν είναι δεδομένα που μπορούν να εισαχθούν σε μια εγγραφή ως ένα είδος δείκτη έτσι ώστε το πρόγραμμα να μπορεί να ομαδοποιεί εγγραφές με παρόμοια χαρακτηριστικά και να ανακτά εύκολα τις ομάδες αυτές για λόγους ανάλυσης. Οι διαστάσεις μπορούν να χρησιμοποιούνται σε ολόκληρο το πρόγραμμα σε εγγραφές και παραστατικά, καθώς και σε προϋπολογισμούς

102 Στη συγκεκριμένη εφαρμογή δημιουργήθηκαν δύο διαστάσεις: Είδος και Πωλητές, μέσα από Διαχείριση Παραμετροποίηση Εφαρμογών Οικονομική Διαχείριση Διάσταση Διάσταση Για κάθε διάσταση ορίστηκαν και οι αντίστοιχοι κωδικοί : Α.2.6 Παραμετροποίηση Γενικής Λογιστικής Για κάθε εταιρεία που δημιουργείται στο Navision είναι υποχρεωτικό να καταχωρηθούν συγκεκριμένες πληροφορίες σχετικά με το πώς η εταιρεία αυτή διαχειρίζεται τους

103 λογαριασμούς της. Αυτό γίνεται αν επιλέξουμε από το menu Διαχείριση Παραμετροποίηση Εφαρμογών Οικονομική Διαχείριση Παραμετροποίηση Γενικής Λογιστικής. Στην καρτέλα Γενικά ορίστηκε το επιτρεπτό χρονικό διάστημα καταχώρησης ημερομηνιών, η ακρίβεια και ο τύπος στρογγυλοποίησης των ποσών στο τοπικό νόμισμα. Όταν στρογγυλοποιείται ένα ποσό τιμολόγησης, το πρόγραμμα δημιουργεί μια γραμμή τιμολογίου που περιλαμβάνει το στρογγυλοποιημένο ποσό, το οποίο μπορεί κάποιος να δει μέσα από το παράθυρο Στατιστικά Πωλήσεων ή στο παράθυρο "Στατιστικά Αγορών". Στην καρτέλα Αρίθμηση μέσα από το βοηθητικό κουμπί του κάθε πεδίου επιλέγουμε τον κωδικό για την αρίθμηση σειράς που θα χρησιμοποιηθεί για την αντιστοίχηση αριθμών σε τραπεζικούς λογαριασμούς και επιταγές. Η καρτέλα Διαστάσεις συμπληρώθηκε αυτόματα όταν μέσα από τις Λειτουργίες, Κωδικός Διαστάσεων επιλέχθηκαν η διάσταση Πωλητής ως Κύρια διάσταση 1 και η διάσταση Είδος ως Κύρια Διάσταση

104 Στην καρτέλα Λογιστικό Σχέδιο ορίστηκαν τα επίπεδα του λογιστικού σχεδίου ως εξής: Α.2.7 Παραμετροποίηση Πωλήσεων και Εισπράξεων Μπορούμε να προσδιορίσουμε τον τρόπο με τον οποίο θέλουμε το πρόγραμμα να διαχειρίζεται ορισμένα θέματα των πωλήσεων και των εισπράξεών, μέσα από τη Διαχείριση, Παραμετροποίηση Εφαρμογών, Οικονομική Διαχείριση, Παραμετροποίηση Πωλήσεων & Εισπράξεων. Στην καρτέλα Γενικά ορίστηκαν επιλογές όπως ο τρόπος με τον οποίο θα υπολογίζονται και θα καταχωρούνται εκπτώσεις, ποιες προειδοποιήσεις θα εμφανίζονται, αν η έκπτωση τιμολογίου θα υπολογίζεται στο συνολικό τιμολόγιο, αν επιτρέπεται η συσχέτιση εγγραφών με διαφορετικά νομίσματα αν θα ισχύουν οι στρογγυλοποιήσεις που ορίστηκαν στην Παραμετροποίηση Γ/Λ

105 Στην καρτέλα Αρίθμηση ορίστηκαν στα αντίστοιχα πεδία οι αριθμήσεις σειράς που χρησιμοποιηθήκαν για πελάτες, πωλήσεις, παραστατικά, καταχωρημένα παραστατικά. Α.2.8 Παραμετροποίηση Αγορών και Πληρωμών Όμοια με την Παραμετροποίηση Πωλήσεων και Εισπράξεων παραμετροποιήθηκαν και οι αγορές και πληρωμές

106 Α.2.9 Όροι και Μέθοδοι Πληρωμής Μπορούμε να διαχειριστούμε ημερομηνίες πληρωμής και πληρωμές μέσα από τη Διαχείριση, Παραμετροποίηση Εφαρμογών, Οικονομική Διαχείριση, Όροι Πληρωμής. Μέσα από αυτόν τον πίνακα αντιστοιχήθηκε ένας κωδικός σε κάθε σύνολο όρων πληρωμής. Οι όροι πληρωμής εισάγονται στο πεδίο Υπολογισμός Ημ/νιας Πληρωμής και πρέπει να περιλαμβάνουν ένα αριθμητικό τύπο (π.χ. D:Days, M:Month). Επιπλέον, σε ένα σύνολο όρων πληρωμής μπορεί να περιλαμβάνονται μια Έκπτωση % και ένας Υπολογισμός Έκπτωσης Πληρωμής σε Πιστωτικά Τιμολόγια. Αυτά τα πεδία πρέπει να συμπληρώνονται όταν οι όροι πληρωμής περιλαμβάνουν μια πιθανή έκπτωση. Στη συγκεκριμένη εφαρμογή δεν δημιουργήθηκαν εκπτώσεις. Οι όροι πληρωμής (όπως και οι μέθοδοι πληρωμής ) μπορούν να καταχωρηθούν σε άλλα πεδία κωδικών για όρους πληρωμής του προγράμματος, π.χ. σε μια καρτέλα πελάτη. Μετά από αυτό όταν καταχωρούνται παραγγελίες, τιμολόγια, πιστωτικά τιμολόγια, κ.ο.κ., το πρόγραμμα θα χρησιμοποιεί τα στοιχεία των όρων πληρωμής που

107 προσδιορίζονται από τον κωδικό και θα υπολογίζονται αυτόματα οι ημερομηνίες πληρωμής. Οι όροι πληρωμής (όπως και οι μέθοδοι πληρωμής) μπορούν να καταχωρηθούν κατευθείαν στα αντίστοιχα πεδία στα παραστατικά πωλήσεων ή αγορών. Στον πίνακα Μέθοδοι Πληρωμής ορίστηκαν τέσσερις μέθοδοι πληρωμής. Α.2.10 Ομάδες Καταχωρήσεων Συμβαλλομένων Χρησιμοποιούμε το παράθυρο "Ομάδες Καταχώρησης Συμβαλλόμενων" για να ορίσουμε γενικές ομάδες καταχώρησης συμβαλλόμενων. Χρησιμοποιούμε τους κωδικούς ομάδων συμβαλλόμενων για να καθορίσουμε την καταχώρηση ανάλογα με την ομαδοποίηση του πελάτη ή του προμηθευτή που εμπλέκεται στη συναλλαγή. Για τη συγκεκριμένη επιχείρηση επιλέξαμε να ορίσουμε πελάτες και προμηθευτές Εσωτερικού, Εξωτερικού, Χωρών Ευρωπαϊκής Ένωσης και Εταιρικούς. Προκειμένου να ορίσουμε τα παραπάνω επιλέγουμε από το menu: Διαχείριση Παραμετροποίηση Εφαρμογών Γενικά Οικονομική Διαχείριση Ομάδες Καταχωρήσεων Γενικά Συμβαλλομένων

108 Επιλέγοντας «Παραμετροποίηση» εισάγουμε συνδυασμούς γενικών ομάδων καταχώρησης συμβαλλόμενων και καταχώρησης ειδών. Συμπληρώνουμε μια γραμμή για κάθε συνδυασμό ομάδας καταχώρησης συμβαλλόμενων και ομάδας καταχώρησης ειδών. Για κάθε συνδυασμό, συμπληρώνουμε αριθμούς λογαριασμών για την καταχώρηση συναλλαγών σχετικών με πωλήσεις, αγορές και αποθέματα. Ειδών Χρησιμοποιούμε το παράθυρο "Ομάδες Καταχώρησης Ειδών" για να ορίσουμε γενικές ομάδες καταχώρησης ειδών. Οι κωδικοί ομάδων ειδών χρησιμοποιούνται για τον καθορισμό της καταχώρησης ανάλογα με τον τύπο του είδους που αγοράζεται ή

109 πωλείται. Προκειμένου να ορίσουμε τα παραπάνω επιλέγουμε από το menu: Διαχείριση Παραμετροποίηση Εφαρμογών Γενικά Οικονομική Διαχείριση Ομάδες Καταχωρήσεων Γενικά Ειδών Επιλέγοντας «Παραμετροποίηση» εισάγουμε συνδυασμούς γενικών ομάδων καταχώρησης συμβαλλόμενων και καταχώρησης ειδών. Συμπληρώνουμε μια γραμμή για κάθε συνδυασμό ομάδας καταχώρησης συμβαλλόμενων και ομάδας καταχώρησης ειδών. Για κάθε συνδυασμό, συμπληρώνουμε αριθμούς λογαριασμών για την καταχώρηση συναλλαγών σχετικών με πωλήσεις, αγορές και αποθέματα

110 Συνδυάζουμε κάθε Ομάδα Καταχώρησης Συμβαλλομένων με όλες τις Ομάδες Καταχώρησης Ειδών. Επιλέγουμε από το menu: Διαχείριση Παραμετροποίηση Εφαρμογών Γενικά Οικονομική Διαχείριση Ομάδες Καταχωρήσεων Γενικά Παραμετροποίηση ομάδων καταχώρησης Πελάτης Στο παράθυρο «Ομάδες Καταχώρησης Πελατών» ορίζουμε μία ή περισσότερες ομάδες καταχώρησης πελατών. Για κάθε ομάδα καταχώρησης που ορίζεται, δημιουργούμε συνδέσεις με τους σχετικούς λογαριασμούς Γ/Λ έτσι ώστε όταν καταχωρούμε σε λογαριασμό πελάτη, το πρόγραμμα καταχωρεί στο λογαριασμό Γ/Λ που ορίζεται από την ομάδα καταχώρησης πελατών που συνδέεται με τον λογαριασμό πελάτη. Στη συγκεκριμένη περίπτωση ορίσαμε πελάτες Εσωτερικού, Εξωτερικού και Χωρών εντός Ευρωπαϊκής Ένωσης. Ορίζουμε τα παραπάνω επιλέγοντας από το menu: Διαχείριση Παραμετροποίηση Εφαρμογών Γενικά Οικονομική Διαχείριση Ομάδες Καταχωρήσεων Πελάτης

111 Προμηθευτής Ομοίως για τις Ομάδες Καταχώρησης Προμηθευτών. Από το menu επιλέγουμε: Διαχείριση Παραμετροποίηση Εφαρμογών Γενικά Οικονομική Διαχείριση Ομάδες Καταχωρήσεων Αποθέματα Προμηθευτής Χρησιμοποιούμε αυτό το παράθυρο για να δημιουργήσουμε μία ή περισσότερες ομάδες καταχώρησης αποθεμάτων. Στη συγκεκριμένη περίπτωση δημιουργήσαμε την ομάδα «Εμπορεύματα» επιλέγοντας από το menu: Διαχείριση Παραμετροποίηση Εφαρμογών Γενικά Οικονομική Διαχείριση Ομάδες Καταχωρήσεων Αποθέματα

112 Α.2.11 Παραμετροποίηση Αποθεμάτων Διαχείριση Παραμετροποίηση Εφαρμογών Γενικά Οικονομική Διαχείριση Ομάδες Καταχωρήσεων Παραμετροποίηση αποθεμάτων

113 Α.2.12 Ομάδα Καταχωρήσεων ΦΠΑ Συμβαλλομένων Χρησιμοποιούμε το παράθυρο "Ομάδες Καταχώρησης ΦΠΑ Συμβαλλόμενων" για να ορίσουμε γενικές ομάδες καταχώρησης ΦΠΑ συμβαλλόμενων. Οι κωδικοί των ομάδων καταχώρησης ΦΠΑ συμβαλλόμενων καθορίζουν τον υπολογισμό και την καταχώρηση του ΦΠΑ ανάλογα με την τοποθεσία (χώρα) του πελάτη ή προμηθευτή που σχετίζεται με τη συναλλαγή. Από το menu επιλέγουμε: Διαχείριση Παραμετροποίηση Εφαρμογών Γενικά Οικονομική Διαχείριση Ομάδες Καταχωρήσεων ΦΠΑ Συμβαλλομένων, και στη συνέχεια επιλέγουμε το κουμπί «Παραμετροποίηση» για κάθε μία από τις ομάδες ώστε να ορίσουμε τις διάφορες περιπτώσεις ΦΠΑ Ειδών Οι κωδικοί των ομάδων καταχώρησης ειδών ΦΠΑ καθορίζουν τον υπολογισμό και την καταχώρηση του ΦΠΑ ανάλογα με τον τύπο του είδους προς αγορά ή τον τύπο του είδους ή πόρου προς πώληση. Από το menu επιλέγουμε: Διαχείριση Παραμετροποίηση Εφαρμογών Γενικά Οικονομική Διαχείριση Ομάδες Καταχωρήσεων ΦΠΑ Ειδών

114 Στη συνέχεια επιλέγουμε το κουμπί «Παραμετροποίηση» για κάθε μία από τις παραπάνω περιπτώσεις προκειμένου να κάνουμε την αντιστοίχηση με τους κατάλληλους λογαριασμούς. Παραμετροποίηση Καταχώρησης ΦΠΑ Ορίζουμε συνδυασμούς ομάδων καταχώρησης ΦΠΑ συμβαλλόμενων και ομάδων καταχώρησης ειδών ΦΠΑ και κάνουμε την αντιστοίχηση με τους κατάλληλους λογαριασμούς Γ/Λ. Επιλέγουμε από το menu: Διαχείριση Παραμετροποίηση Εφαρμογών Γενικά Οικονομική Διαχείριση Ομάδες Καταχωρήσεων ΦΠΑ Παραμετροποίηση Ομάδων Καταχώρησης

115 Α.2.13 Μέθοδοι Αποστολής Η μέθοδος αποστολής συχνά εξαρτάται από τα είδη, τους πελάτες και τους προμηθευτές. Ορίζουμε την περιγραφή και τον κωδικό κάθε μεθόδου αποστολής στον πίνακα "Μέθοδος Αποστολής". Στη συνέχεια μπορούμε να εισάγουμε τον κωδικό σε πεδία κωδικών μεθόδων αποστολής σε άλλες θέσεις του προγράμματος, για παράδειγμα σε μια καρτέλα πελάτη. Έπειτα, κάθε φορά που θα καταχωρούμε ή θα ορίζουμε παραγγελίες, τιμολόγια, πιστωτικά τιμολόγια και ούτω καθεξής, το πρόγραμμα θα εισαγάγει την περιγραφή που αντιστοιχεί στον κωδικό. Η χρήση του πίνακα "Μέθοδος Αποστολής" έχει δύο πλεονεκτήματα. Πρώτον, το κείμενο για όλα τα παραστατικά, π.χ. για τις αποστολές ή τα τιμολόγια, χρειάζεται να γραφτεί μόνο μία φορά, γεγονός που εξοικονομεί χρόνο. Δεύτερον, μπορούμε να συνδέσουμε μια προεπιλεγμένη μέθοδο αποστολής με συγκεκριμένο πελάτη ή προμηθευτή. Υπάρχει η δυνατότητα να το αλλάξουμε αυτό όταν ορίζουμε παραγγελίες και τιμολόγια

116 Στη συγκεκριμένη εταιρεία έχουμε ορίσει 6 μεθόδους αποστολής επιλέγοντας από το menu: Διαχείριση Πωλήσεις και Μάρκετινγκ Μέθοδοι Αποστολής Α.2.14 Μεταφορικές Εταιρίες Στο παράθυρο «Μεταφορικές Εταιρείες» ορίζουμε τις μεταφορικές εταιρείες με τις οποίες συνεργάζεται η εταιρεία για μεταφορά εμπορευμάτων ή δεμάτων όταν αυτό χρειαστεί. Αφού ορίσουμε κωδικό μεταφορικής εταιρείας, μπορούμε να τον εισάγουμε στο πεδίο "Κωδ. Μεταφ. Εταιρείας" στην καρτέλα πελάτη ή στην καρτέλα διευθύνσεων αποστολής. Από εκεί θα αντιγράφεται στις παραγγελίες που θα δημιουργούνται για τον συγκεκριμένο πελάτη ή τη συγκεκριμένη διεύθυνση αποστολής. Μπορούμε, επίσης, να εισαγάγουμε απευθείας τον κωδικό μεταφορικής εταιρείας σε μια μεμονωμένη επικεφαλίδα πωλήσεων πριν ή μετά την καταχώρηση. Επιλέγουμε από το menu: Διαχείριση Πωλήσεις και Μάρκετινγκ Μεταφορικές Εταιρείες

117 Επιλέγοντας Γραμμή Συμφωνίες με Μεταφορικές Εταιρείες προσδιορίζουμε τύπους συμφωνιών που μπορεί να μας παρέχει η μεταφορική εταιρεία και το χρόνο αποστολής των εμπορευμάτων ή δεμάτων. Επιλέγοντας μία εταιρεία κάθε φορά εισάγουμε τις πιθανές συμφωνίες παράδοσης με τη συγκεκριμένη εταιρεία

118 Α.2.15 Αιτίες Επιστροφών Χρησιμοποιούμε το συγκεκριμένο παράθυρο για να ορίσουμε κωδικούς που θα προσδιορίζουν τις αιτίες επιστροφής ειδών. Αυτά μπορεί να είναι είδη που μας επιστρέφονται από ένα πελάτη ή είδη που επιστρέφει η εταιρεία σε κάποιον προμηθευτή.το πεδίο "Κωδ. Αιτίας Επιστροφής" εμφανίζεται στα παράθυρα "Επιστροφή Πώλησης" και "Επιστροφή Αγοράς".Εκτός από τον ορισμό του κωδικού αιτίας επιστροφής και της περιγραφής του, έχουμε τη δυνατότητα να συνδέσουμε σε αυτό μια προεπιλεγμένη αποθήκη. Εάν ενεργοποιήσουμε την επιλογή "Μηδενική Αξία Αποθεμάτων", οι αυξήσεις αποθέματος, όπως οι επιστροφές πωλήσεων ή οι παραγγελίες αγορών, αποτιμώνται σε μηδενικό κόστος (εκτός από την περίπτωση προτύπου κόστους). Αυτό ισχύει στην περίπτωση επισκευής ενός είδους του πελάτη. Καθώς το είδος αποτελεί ιδιοκτησία του πελάτη, δεν πρέπει να συμπεριληφθεί στην αξία αποθέματος. Τα παραπάνω ορίζονται αν επιλέξουμε από το menu: Διαχείριση Πωλήσεις και Μάρκετινγκ Μεταφορικές Εταιρείες

119 Α.2.16 Μονάδες Μέτρησης Εισάγουμε έναν κωδικό για μια συγκεκριμένη μονάδα μέτρησης. Ο κωδικός πρέπει να είναι μοναδικός - δεν μπορούμε να έχουμε τον ίδιο κωδικό δύο φορές στον ίδιο πίνακα. Εισάγουμε κωδικούς σύμφωνα με τα είδη που διακινούνται στην εταιρεία και τον τρόπο που αυτά πωλούνται (ανά τεμάχιο, βάρος, μήκος κ.λπ). Προκειμένου να ορίσουμε της Μονάδες Μέτρησης επιλέγουμε από το menu: Διαχείριση Παραμετροποίηση Εφαρμογών Σχεδιασμός Πόρων Μονάδες Μέτρησης

120 Α.2.17 Επιβαρύνσεις Μπορούμε να ορίσουμε κωδικούς για διαφορετικούς τύπους επιβαρύνσεων που θέλουμε να καταχωρήσουμε και στη συνέχεια να προσδιορίσουμε σε ποιους λογαριασμούς θα καταχωρήσει το πρόγραμμα κόστος που αφορά σε πωλήσεις, αγορές και προσαρμογές αποθεμάτων. Στον πίνακα αυτό, ορίζουμε ένα συνδυασμό ομάδας καταχώρησης προϊόντος, μια ομάδα καταχώρησης είδους ΦΠΑ και μια επιβάρυνση. Εδώ μπορούμε να εισάγουμε τον κωδικό επιβάρυνσης σε ένα παραστατικό αγορών ή πωλήσεων, το πρόγραμμα ανακτά το λογαριασμό Γ/Λ που βασίζεται στον ορισμό του κωδικού επιβάρυνσης και η πληροφορία αποθηκεύεται στο μεμονωμένο παραστατικό. Επιλέγουμε από το menu: Διαχείριση Πωλήσεις και Μάρκετινγκ Επιβαρύνσεις

121 Α.2.18 Κωδικοί Ιχνηλασιμότητας Για τα προϊόντα της εταιρείας για τα οποία είναι υποχρεωτικό να έχουμε διαφορετικούς σειριακούς αριθμούς δημιουργούμε Κωδικούς Ιχνηλασιμότητας. Επιλέγουμε Διαχείριση Παραμετροποίηση Εφαρμογών Αποθήκη Παραμετροποίηση Αποθέματα Κωδικός Ιχνηλασιμότητας Είδους. Δημιουργούμε ένα καινούριο κωδικό SERIAL NO. Επιλέγουμε τον κωδικό αυτό, στη συνέχεια Μέθοδος Καρτέλα

122 και εμφανίζεται η καρτέλα του συγκεκριμένου κωδικού ιχνηλασιμότητας. Στην ετικέτα Σειριακός Αριθμός μαρκάρουμε τις επιλογές για τις αγορές και τις πωλήσεις καθώς και τις επιλογές σχετικά με τη θετική και την αρνητική τακτοποίηση. Στη συνέχεια πρέπει να δημιουργηθεί μια νέα Αρίθμηση Σειράς για τους σειριακούς αριθμούς. Στην Διαχείριση επιλέγουμε Παραμετροποίηση Εφαρμογών Γενικά Αρ

123 Σειράς και καταχωρούμε, επιλέγοντας η αρίθμηση να μη γίνεται αυτόματα από το σύστημα αλλά χειροκίνητα από το χρήστη

124 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Β : Μελέτη Περίπτωσης Στη συγκεκριμένη εργασία θα μελετηθεί η ναυτιλιακή εταιρεία CRONUS Marine. Η εταιρεία CRONUS Marine είναι μια εταιρεία εμπορίας ειδών απαραίτητων για τον εξοπλισμό σκαφών αναψυχής. Ιδρύθηκε το 2008, έχει έδρα στον Πειραιά και διαθέτει ένα υποκατάστημα στην Αθήνα. Στο πελατολόγιο της είναι καταχωρημένοι 50 πελάτες και συνεργάζεται με 50 προμηθευτές. Διαθέτει 5 αποθήκες, τρεις κεντρικές και δύο για μεταφορά ειδών. Τα είδη που εμπορεύεται η εταιρεία ποικίλουν από μικρές άγκυρες μου χρησιμοποιούν μικρότερα σε μέγεθος σκάφη μέχρι και μεγάλα ψυγεία ή ακόμη και σκάφη που είναι απαραίτητα για τον εξοπλισμό μεγάλων γιωτ. Η επιχείρηση απασχολεί συνολικά 20 ανθρώπους, 12 από τους οποίους εργάζονται στα κεντρικά γραφεία και το κατάστημα της εταιρείας στον Πειραιά. Οι υπόλοιποι 8 απασχολούνται στο υποκατάστημα της εταιρείας στην Αθήνα. Στη συνέχεια αναφέρονται ενδεικτικά κάποιες διαδικασίες που λαμβάνουν χώρα τον πρώτο μήνα του έτους Μέσα από τις διαδικασίες αυτές γίνεται σαφής τόσο ο τρόπος που λειτουργεί η εταιρεία με τη βοήθεια του πληροφοριακού συστήματος όσο και οι δυνατότητες που παρέχει στην εταιρεία το υποσύστημα διαχείρισης της αποθήκης. Σενάριο 1 ο : Παραγγελία Πώλησης Παραγγελία Αγοράς Στις 02/01/08 γίνεται μια παραγγελία πώλησης στον πελάτη Διοματάρη Ανδρονίκη, ο οποίος αποτελεί νέο πελάτη της εταιρείας. Η παραγγελία περιλαμβάνει 20 τεμάχια από το είδος με κωδικό ΕΙΔ Τα ζητούμενα τεμάχια δεν υπάρχουν σε καμία από της αποθήκες, επομένως δημιουργείται μια παραγγελία αγοράς προκειμένου να παραληφθεί το εμπόρευμα. Την ίδια ημέρα δημιουργείται μια παραγγελία αγοράς με 25 τεμάχια του προϊόντος ΕΙΔ00064 στον προμηθευτή Βαλλιανάτο. Το εμπόρευμα πρόκειται να αποθηκευθεί στην κεντρική αποθήκη της εταιρείας. Ο προμηθευτής ενημερώνει ότι δεν έχει διαθέσιμα την ίδια ημέρα 20 τεμάχια αλλά μόνο 12. Παραλαμβάνονται τα 12 τεμάχια τα οποία στη συνέχεια τιμολογούνται. Στις 04/01/08 παραλαμβάνονται τα υπόλοιπα 8 τεμάχια και τιμολογούνται επίσης. Η παραγγελία πώλησης αποστέλλεται και τιμολογείται προκειμένου να ολοκληρωθεί η συναλλαγή. (δημιουργία πελάτη (Διωματάρη), προμηθευτή (Βαλλιανάτος), είδους (64) και αποθήκης, παραγγελία πώλησης(αποστολή + τιμολόγηση), παραγγελία αγοράς (τμηματική παραλαβή και τιμολόγηση))

125 Καλό είναι προτού δημιουργήσουμε τους πελάτες και τους προμηθευτές μας να δημιουργήσουμε τις αποθήκες μας. 1. Δημιουργία Αποθήκης Στο Navision μπορούμε να παρακολουθούμε τα αποθέματα μας σε διαφορετικές αποθήκες με τον πίνακα "Αποθήκη". Κάθε αποθήκη έχει μια ονομασία καθώς και έναν κωδικό ο οποίος αντιπροσωπεύει την ονομασία. Θα χρησιμοποιήσουμε τον πίνακα αυτό για να αντιστοιχίσουμε έναν κωδικό σε μια ονομασία αποθήκης. Στη συνέχεια, μπορούμε να εισάγουμε τον κωδικό στα πεδία κωδικών αποθήκης αλλού στο πρόγραμμα, για παράδειγμα, σε γραμμές παραστατικών αγορών ή πωλήσεων. Στη συνέχεια, αυτό θα εγγράψει τις κινήσεις για την αποθήκη όταν πραγματοποιηθεί καταχώρηση. Μέσα από το μενού Αποθήκη - Παραμετροποίηση - Αποθήκες δημιουργήσαμε τις 5 αποθήκες της εταιρείας μας: 3 κεντρικές αποθήκες και 2 αποθήκες σε μεταφορά. Το αν θα είναι κεντρική η αποθήκη το καθορίζουμε στην καρτέλα Γενικά, εκεί όπου αναφέρουμε και άλλα γενικά στοιχεία της αποθήκης π.χ. τη διεύθυνση. Πολύ σημαντική για κάθε αποθήκη είναι η καρτέλα Διαχείριση Αποθήκης η οποία απεικονίζει τη ροή εργασιών της αποθήκης. Εδώ θα ορίσουμε αν θέλουμε για την αποθήκη να απαιτείται διαδικασία τοποθέτησης, παραλαβής, αποστολής και συλλογής

126 2. Δημιουργία Πελατών Χρησιμοποιούμε τον πίνακα "Πελάτης" για να καταγράψουμε όλες τις πληροφορίες για το σύνολο των πελατών της εταιρείας. Ο πίνακας "Πελάτης" περιέχει μια καρτέλα για κάθε πελάτη, στην οποία εισάγουμε βασικές πληροφορίες όπως είναι το όνομα, η διεύθυνση και οι δυνατότητες έκπτωσης. Κάθε πελάτης πρέπει να έχει επίσης έναν αριθμό αναγνώρισης. Όπως έχει οριστεί νωρίτερα ο κωδικός κάθε πελάτη δίνεται από το σύστημα αυτόματα, χωρίς να χρειάζεται να τον καταχωρήσουμε χειροκίνητα. Όταν εισαγάγουμε τον κωδικό πελάτη αλλού στο πρόγραμμα (σε μια προσφορά πώλησης, για παράδειγμα), το πρόγραμμα θα χρησιμοποιήσει αυτόματα πληροφορίες από τον πίνακα "Πελάτης" για τον συγκεκριμένο πελάτη. Η διαχείριση πελατών αποτελεί επίσης σημαντικό τμήμα της διαχείρισης των συνολικών οικονομικών της εταιρείας. Στο Navision, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τον πίνακα "Πελάτης" για αυτό το σκοπό. Ο πίνακας περιέχει πληροφορίες που χρησιμοποιούνται από αρκετές λειτουργίες που συμβάλλουν στην ελαχιστοποίηση του κόστους πελατών. Για παράδειγμα, οι λειτουργίες του πιστωτικού ορίου, του ποσού υπολοίπου και των όρων πληρωμής δίνουν στο πρόγραμμα τη δυνατότητα να εκδίδει ειδοποιήσεις για πιστωτικά ή ληξιπρόθεσμα υπόλοιπα όταν καταχωρούμε μια παραγγελία πώλησης. Το πεδίο «υπόλοιπο» συμπληρώνεται αυτόματα από το σύστημα κάθε φορά που συμπληρώνεται ένα παραστατικό για τον πελάτη. Επιλέγοντας το βελάκι δίπλα στο πεδίο «Υπόλοιπο» μπορούμε να δούμε όλες τις εγγραφές τις σχετικές με το συγκεκριμένο πελάτη, κάτι που συμβαίνει και αν επιλέξουμε Πελάτης Εγγραφές στο κάτω μέρος της οθόνης. Το πιστωτικό όριο κάθε

127 πελάτη το ορίζουμε εμείς ανάλογα με τις συμφωνίες που έχουν γίνει με τον πελάτη ή με ότι θεωρείται από την εταιρεία σωστό. Ξεκινάμε επιλέγοντας από το menu: Πωλήσεις & Marketing Πελάτες και συμπληρώνουμε την καρτέλα «Γενικά» Επεξεργασία Εντολής Συνεχίζουμε με την καρτέλα «Επικοινωνία» όπου συμπληρώνουμε τα στοιχεία επικοινωνίας του πελάτη της εταιρείας: Στην καρτέλα «Τιμολόγηση» που ακολουθεί συμπληρώνουμε την Ομάδα καταχώρησης Συμβαλλομένων, Ομάδα Καταχώρησης ΦΠΑ Συμβαλλομένων και Ομάδα

128 Καταχώρησης Πελατών που ανήκει ο πελάτης. Στη συνέχεια, όταν κάνουμε καταχωρήσεις σε ένα λογαριασμό πελάτη, οι αντίστοιχες εγγραφές δημιουργούνται αυτόματα στους σχετικούς λογαριασμούς Γ/Λ. Επομένως, οι εγγραφές Γ/Λ θα συμφωνούν πάντα με το υπόλοιπο του πελάτη. Μπορούμε επίσης να καταχωρήσουμε τον πελάτη σε μια συγκεκριμένη ομάδα πελατών για τους οποίους έχουμε επιλέξει να έχουν κάποια έκπτωση ή άλλα προνόμια. Στην καρτέλα «Πληρωμές» μπορούμε να ορίσουμε τον τρόπο και το χρόνο που συνηθίζει να μας πληρώνει ο πελάτης έτσι ώστε όταν δημιουργούμε ένα παραστατικό πώλησης τα πεδία αυτά να ενημερώνονται αυτόματα. Στη συγκεκριμένη περίπτωση έχει επιλεγεί σαν Όρος Πληρωμής οι μηδέν ημέρες (δηλαδή την ίδια μέρα) και σαν μέθοδος πληρωμής τα Μετρητά

129 Στην περίπτωση των μετρητών, αξίζει να σημειωθεί ότι στις μεθόδους πληρωμής, στη γραμμή «μετρητά» καταχωρούμε το λογαριασμό του ταμείου ώστε όταν γίνεται πληρωμή ή είσπραξη με μετρητά να ενημερώνεται αυτόματα το ταμείο χωρίς να χρειάζεται ξεχωριστή εγγραφή. Τέλος, στην καρτέλα «Αποστολές» μπορούμε να συμπληρώσουμε τον κωδικό αποθήκης έτσι ώστε όταν δημιουργούμε μια παραγγελία πώλησης να συμπληρώνεται αυτόματα το συγκεκριμένο πεδίο στο παραστατικό. Αυτό συμβαίνει συνήθως όταν ο

130 συγκεκριμένος πελάτης αγοράζει εμπορεύματα που υπάρχουν σε μια συγκεκριμένη αποθήκη. 3. Δημιουργία Προμηθευτών Ο πίνακας "Προμηθευτής" χρησιμοποιείται για να καταγράψει όλες τις πληροφορίες για το σύνολο των προμηθευτών της εταιρείας.για τη συγκεκριμένη εταιρεία έχουμε ορίσει μια ομάδα προμηθευτών. Εκείνη που αποτελείται από τους προμηθευτές που μας πωλούν εμπορεύματα. Ο πίνακας "Προμηθευτής" περιλαμβάνει μια καρτέλα για κάθε προμηθευτή στην οποία εισαγάγουμε βασικές πληροφορίες, όπως όνομα, διεύθυνση και είδος των εκπτώσεων που είναι διαθέσιμα. Ο κάθε προμηθευτής πρέπει να έχει επίσης έναν κωδικό για σκοπούς αναγνώρισης. Ο κωδικός αυτός, όπως και στην περίπτωση των πελατών δίνεται από το σύστημα αυτόματα, όπως έχει οριστεί στην παραμετροποίηση. Όταν καταχωρούμε τον αριθμό σε αυτά τα πεδία κωδικών σε κάποια άλλη θέση του προγράμματος (για παράδειγμα, σε παραγγελίες αγορών) το πρόγραμμα συσχετίζει αυτόματα την πληροφορία αυτή με τον κωδικό. Το πεδίο «υπόλοιπο» συμπληρώνεται αυτόματα από το σύστημα κάθε φορά που συμπληρώνεται ένα παραστατικό για τον προμηθευτή. Επιλέγοντας το βελάκι δίπλα στο πεδίο «Υπόλοιπο» μπορούμε να δούμε

131 όλες τις εγγραφές τις σχετικές με το συγκεκριμένο προμηθευτή, κάτι που συμβαίνει και αν επιλέξουμε Προμηθευτής Εγγραφές στο κάτω μέρος της οθόνης. Ξεκινάμε συμπληρώνοντας την καρτέλα «Γενικά» του προμηθευτή επιλέγοντας από το menu: Αγορές Επεξεργασία Εντολής Προμηθευτές Στη συνέχεια συμπληρώνουμε την καρτέλα «Επικοινωνία» όπου συμπληρώνουμε τα απαραίτητα στοιχεία επικοινωνίας του προμηθευτή: Στην καρτέλα «Τιμολόγηση» που ακολουθεί συμπληρώνουμε την Ομάδα καταχώρησης Συμβαλλομένων, Ομάδα Καταχώρησης ΦΠΑ Συμβαλλομένων και Ομάδα Καταχώρησης Προμηθευτών που ανήκει ο προμηθευτής. Στη συνέχεια, όταν κάνουμε

132 καταχωρήσεις σε ένα λογαριασμό προμηθευτή, οι αντίστοιχες εγγραφές δημιουργούνται αυτόματα στους συσχετιζόμενους λογαριασμούς Γ/Λ. Επομένως, οι εγγραφές Γ/Λ θα συμφωνούν πάντα με το υπόλοιπο του προμηθευτή. Στην καρτέλα «Πληρωμές» μπορούμε να ορίσουμε τον τρόπο και το χρόνο που συνηθίζουμε να πληρώνουμε το συγκεκριμένο προμηθευτή έτσι ώστε όταν δημιουργούμε ένα παραστατικό αγοράς τα πεδία αυτά να ενημερώνονται αυτόματα. Στη συγκεκριμένη περίπτωση έχει επιλεγεί σαν Όρος Πληρωμής ο ένας μήνας και σαν μέθοδος πληρωμής η επιταγή

133 Στην καρτέλα «Παραλαβές» μπορούμε να ορίσουμε την αποθήκη στην οποία θέλουμε να μεταφέρονται και να αποθηκεύονται τα εμπορεύματα που αγοράζουμε από το συγκεκριμένο προμηθευτή. 4. Δημιουργία Ειδών Ο συγκεκριμένος πίνακας περιέχει πληροφορίες σχετικά με τα είδη που υπάρχουν στο απόθεμα της εταιρείας. Για κάθε είδος υπάρχει και μια καρτέλα, στην οποία εισαγάγουμε βασικές πληροφορίες, όπως το όνομα, τον κωδικό, τις μονάδες μέτρησης, την αποθήκη, το ράφι στο οποίο βρίσκεται το προϊόν, τον κωδικό ομάδας προϊόντων στην οποία ανήκει καθώς και την τιμή μονάδας. Το κάθε είδος πρέπει να έχει έναν κωδικό για σκοπούς αναγνώρισης. Ο κωδικός αυτός δίνεται από το σύστημα αυτόματα όπως έχουμε ορίσει εμείς. Όταν εισαγάγουμε τον κωδικό σε πεδία "Κωδ. Είδους" που βρίσκονται σε κάποια άλλη θέση του προγράμματος (για παράδειγμα, σε μια προσφορά πώλησης), το πρόγραμμα χρησιμοποιεί αυτόματα τις πληροφορίες που συσχετίζονται με τον κωδικό. Το πεδίο «απόθεμα» συμπληρώνεται αυτόματα από το σύστημα κάθε φορά που συμπληρώνεται ένα παραστατικό για το συγκεκριμένο είδος. Επιλέγοντας το βελάκι δίπλα στο πεδίο «Απόθεμα» μπορούμε να δούμε όλες τις

134 εγγραφές τις σχετικές με το συγκεκριμένο είδος, κάτι που συμβαίνει και αν επιλέξουμε Είδος Εγγραφές στο κάτω μέρος της οθόνης. Προκειμένου να ορίσουμε τα είδη της εταιρείας επιλέγουμε από το menu: Αποθήκη Προγραμματισμός & Εκτέλεση Είδη. Ότι αλλαγές γίνονται στην ποσότητα του αποθέματος αποθηκεύονται στον πίνακα «Εγγραφή Είδους» ενώ οι αλλαγές στην αξία του αποθέματος αποθηκεύονται στον πίνακα «Αξιακή Εγγραφή»

135 Στην καρτέλα «Τιμολόγηση» επιλέγουμε μέθοδο κοστολόγησης και ορίζουμε το κόστος μονάδας προϊόντος. Επίσης επιλέγουμε Ομάδα Καταχώρησης Ειδών, Ομάδα Καταχώρησης Ειδών ΦΠΑ καθώς και Ομάδα Καταχώρησης Αποθεμάτων. Ορίζουμε τη μονάδα μέτρησης που επιθυμούμε να χρησιμοποιείται για το συγκεκριμένο είδος, ενώ έχουμε τη δυνατότητα να ορίσουμε και κάποια έκπτωση, ξεχωριστή σε κάθε προϊόν

136 Στην καρτέλα «Αναπλήρωση» ορίζουμε τον τρόπο που θέλουμε να αναπληρώνεται το συγκεκριμένο είδος. Για την εν λόγω εταιρεία έχουμε επιλέξει το απόθεμα να αναπληρώνεται με αγορά (αγοράζοντας δηλαδή τεμάχια από το συγκεκριμένο είδος όποτε χρειάζεται). Μπορούμε επίσης να συμπληρώσουμε τον κωδικό του προμηθευτή από τον οποίο συνήθως αγοράζουμε το συγκεκριμένο προϊόν καθώς και τη μονάδα μέτρησης την οποία χρησιμοποιούμε προκειμένου να παραγγείλουμε ή να πουλήσουμε το είδος. Τέλος συμπληρώνοντας τον Χρόνο Αναπλήρωσης μπορεί να υπολογιστεί από το σύστημα ο χρόνος που χρειάζεται για την αναπλήρωση του είδους. Το πρόγραμμα χρησιμοποιεί αυτό το πεδίο για τον υπολογισμό των πεδίων ημερομηνιών σε παραγγελίες και γραμμές προτάσεων παραγγελιών, ως εξής: Από τη Γραμμή Προτάσεων παραγγελιών, ο τύπος Ημερ/νία Παραγγελίας + Χρόνος Αναπλήρωσης = Σχεδιασμένη Ημερ/νία Παραλαβής. Αποτέλεσμα αυτού είναι σε διάφορα παραστατικά (όπως πχ παραγγελία αγοράς) να συμπληρώνονται αυτόματα κάποια πεδία. Στην καρτέλα «Προγραμματισμός» ορίζουμε την πολιτική της εταιρείας που αφορά στην παραγγελία του προϊόντος. Υπάρχει η επιλογή να ορίσουμε μια συγκεκριμένη ποσότητα αναπαραγγελίας, έτσι ώστε κάθε φορά που δημιουργούμε μια παραγγελία για το συγκεκριμένο προϊόν η ποσότητα να συμπληρώνεται αυτόματα. Άλλη επιλογή είναι να ορίσουμε μια μέγιστη ποσότητα αναπαραγγελίας και σε κάθε παραστατικό να συμπληρώνεται αυτή ως ποσότητα. Οι υπόλοιπες δύο επιλογές αφορούν απαιτούμενες ποσότητες αναπαραγγελίας. Για την εταιρεία που μελετάμε επιλέξαμε ως πολιτική αναπαραγγελίας την «Απαιτούμενη ποσότητα κατά την περίοδο αναπαραγγελίας»

137 Η καρτέλα «Ιχνηλασιμότητα Είδους» περιέχει τον κωδικό που δηλώνει τον τρόπο με τον οποίο το πρόγραμμα θα εντοπίσει το είδος στα αποθέματα. Αναλόγως του καθορισμού των κωδικών ιχνηλασιμότητας είδους, το πρόγραμμα μπορεί να εντοπίσει είδη με αριθμούς παρτίδων ή σειριακούς αριθμούς και επίσης το πρόγραμμα μπορεί να εντοπίσει τα είδη είτε σε όλες τις συναλλαγές είτε μόνο σε συγκεκριμένους τύπους συναλλαγών. Στη συγκεκριμένη περίπτωση έχουμε ορίσει σαν κωδικό ιχνηλασιμότητας το σειριακό αριθμό (serial number) σε κάποια από τα είδη που εμπορεύεται η εταιρεία

138 Στην καρτέλα «Κοστολόγηση» η μέθοδος αποτίμησης του είδους συμπληρώνεται αυτόματα όταν επιλεγεί η κατηγορία αποτίμησης. Όταν προκύψουν αλλαγές στη μέθοδο αποτίμησης που χρησιμοποιείται σε μια κατηγορία αποτίμησης, πρέπει να προσαρμόσουμε τη μέθοδο αποτίμησης σε κάθε καρτέλα είδους. Επιλέγουμε κατηγορία αποτίμησης η οποία θα συμφωνεί με τη μέθοδο κοστολόγησης που έχουμε επιλέξει στην καρτέλα «Τιμολόγηση». Έτσι, για τις Μεθόδους Κοστολόγησης Πρότυπη και Μέση επιλέγουμε Κατηγορία Αποτίμησης Μέση και Μέθοδο Αποτίμησης Μέση Σταθμική, ενώ για Μέθοδο Κοστολόγησης FIFO επιλέγουμε Κατηγορία Αποτίμησης FIFO και Μέθοδο Αποτίμησης FIFO. 5. Παραγγελία Πώλησης Παραγγελία Αγοράς Δημιουργούμε την παραγγελία πώλησης. Στην καρτέλα «Γενικά» εισάγουμε αρχικά τον κωδικό του παραστατικού. Εάν, όπως ισχύει για την παρούσα εταιρεία, έχει οριστεί αρίθμηση σειράς για τα συγκεκριμένα παραστατικά, το παραστατικό λαμβάνει αρίθμηση από το σύστημα με αυτόματο τρόπο. Στη συνέχεια επιλέγουμε τον κωδικό πελάτη στον οποίο αναφέρεται η παραγγελία πώλησης και τα στοιχεία του συμπληρώνονται στην καρτέλα αυτόματα. Βλέπουμε ότι η κατάσταση του παραστατικού είναι ορισμένη από το σύστημα σαν «Ανοικτή», αφού ακόμα δεν έχει γίνει κάποια καταχώρηση. Στο δεύτερο μισό του παραστατικού ορίζουμε τα είδη προς πώληση. Συμπληρώνουμε τον τύπο του προϊόντος και τον κωδικό οπότε η περιγραφή και το άμεσο κόστος μονάδας του προϊόντος συμπληρώνονται αυτόματα. Ορίζουμε

139 επίσης την αποθήκη από την οποία παραλαμβάνουμε το συγκεκριμένο προϊόν, καθώς και την ποσότητα προϊόντος προς πώληση στο συγκεκριμένο πελάτη. Συμπληρώνουμε, τέλος, το πεδίο «ποσότητα για αποστολή» ανάλογα με το αν αποστέλουμε όλο το εμπόρευμα ή μέρος αυτού. Το πεδίο «Ποσότητα προς Τιμολόγηση» συμπληρώνεται αυτόματα. Αφού συμπληρώσουμε τα απαραίτητα πεδία επιλέγουμε «Καταχώρηση Καταχώρηση». Επειδή, όπως αναφέρθηκε, δεν υπάρχει απόθεμα από το ζητούμενο εμπόρευμα δημιουργούμε μια παραγγελία αγοράς στον προμηθευτή Βαλλιανάτο προκειμένου να προμηθευτούμε το είδος: Δημιουργούμε λοιπόν την παραγγελία αγοράς. Στην καρτέλα «Γενικά» εισάγουμε αρχικά τον κωδικό του παραστατικού. Εάν, όπως ισχύει για την παρούσα εταιρεία, έχει οριστεί αρίθμηση σειράς για τα συγκεκριμένα παραστατικά, το παραστατικό λαμβάνει αρίθμηση από το σύστημα με αυτόματο τρόπο. Στη συνέχεια επιλέγουμε τον κωδικό προμηθευτή στον οποίο αναφέρεται η παραγγελία αγοράς και τα στοιχεία του συμπληρώνονται στην καρτέλα αυτόματα. Βλέπουμε ότι η κατάσταση του παραστατικού είναι ορισμένη από το σύστημα σαν «Ανοικτή», αφού ακόμα δεν έχει γίνει κάποια καταχώρηση. Στο δεύτερο μισό του παραστατικού ορίζουμε τα είδη προς παραγγελία. Συμπληρώνουμε τον τύπο του προϊόντος και τον κωδικό οπότε η περιγραφή και το άμεσο κόστος μονάδας του προϊόντος συμπληρώνονται αυτόματα. Ορίζουμε επίσης την αποθήκη στην οποία θέλουμε να παραλάβουμε το συγκεκριμένο προϊόν, καθώς και την ποσότητα προϊόντος που επιθυμούμε να αγοράσουμε

140 Συμπληρώνουμε, τέλος, το πεδίο «ποσότητα για παραλαβή» ανάλογα με το αν παραλαμβάνουμε όλο το εμπόρευμα ή μέρος αυτού. Το πεδίο «Ποσότητα προς Τιμολόγηση» συμπληρώνεται αυτόματα. Αφού συμπληρώσουμε τα απαραίτητα πεδία επιλέγουμε «Καταχώρηση Καταχώρηση». Όπως παρατηρούμε στην εικόνα στο πεδίο «Ποσότητα για Παραλαβή» δεν έχει σημειωθεί ολοκληρωμένη ποσότητα από το είδος που παραγγέλνουμε αλλά μόνο μέρος αυτού (15 τεμάχια), καθώς η συνολική ποσότητα δεν είναι διαθέσιμη από τον προμηθευτή. Επιλέγουμε «παραλαβή» αρχικά. Στην καρτέλα που ακολουθεί παρατηρούμε ότι η παρεληφθείσα ποσότητα έχει αλλάξει και η ποσότητα προς τιμολόγηση επίσης. Παρελήφθη και επομένως είναι έτοιμη για τιμολόγηση μόνο η συγκεκριμένη ποσότητα από το προϊόν που επιλέξαμε

141 Θα ακολουθήσει τιμολόγηση αυτού του παραστατικού όπως έχει (θα τιμολογήσουμε δηλαδή μόνο την ποσότητα που έχει παραληφθεί). Βρίσκουμε το παραστατικό όπως έχουμε εξηγήσει νωρίτερα και επιλέγουμε «Καταχώρηση Καταχώρηση» και στη συνέχεια «Τιμολόγηση» Στο παράθυρο που ακολουθεί παρατηρούμε ότι η παραγγελία εξακολουθεί να βρίσκεται στον κατάλογο των παραγγελιών αγοράς αφού δεν έχει παραληφθεί όλη η ποσότητα από τα προϊόντα της παραγγελίας. Επίσης η «Παρεληφθείσα Ποσότητα» και η «Τιμολογηθείσα Ποσότητα» είναι 15 τεμάχια, όσα δηλαδή επιλέξαμε ότι θέλουμε να παραληφθούν και να τιμολογηθούν

142 Θα πραγματοποιήσουμε παραλαβή των εναπομεινάντων 10 τεμαχίων του είδους ακολουθώντας την ίδια διαδικασία. Συμπληρώνουμε στο πεδίο «Ποσότητα για Παραλαβή» 10 τεμάχια, επιλέγουμε «Καταχώρηση Καταχώρηση» και «Παραλαβή». Στο παρακάτω παράθυρο φαίνεται ότι το πεδίο «Παρεληφθείσα Ποσότητα» έχει πλέον συμπληρωθεί με τον αριθμό 25 (όσα τεμάχια είχαμε παραγγείλει συνολικά από το προϊόν), η «Τιμολογηθείσα Ποσότητα» είναι 15 (τα τεμάχια που έχουμε τιμολογήσει)

143 και η «Ποσότητα προς Τιμολόγηση» είναι 10 (τα τεμάχια που απομένουν να τιμολογηθούν). Ακολουθεί η τιμολόγηση των υπόλοιπων 10 τεμαχίων ώστε να διαγραφεί το παραστατικό από τον κατάλογο των παραγγελιών αγοράς. Επιλέγουμε «Καταχώρηση Καταχώρηση» και «Τιμολόγηση»

144 Η καταχώρηση του παραστατικού μας έχει πλέον ολοκληρωθεί και μπορούμε να το βρούμε μόνο στο «Ιστορικό». Επιλέγοντας «Ιστορικό Καταχ.Τιμολόγια» και πατώντας F5 παρουσιάζεται ο κατάλογος των καταχωρημένων τιμολογίων αγοράς που φαίνεται στην παρακάτω εικόνα. Όπως βλέπουμε υπάρχουν καταχωρημένα τα 2 τιμολόγια που δημιουργήσαμε τμηματικά για το παραστατικό με προμηθευτή τον Βαλλιανάτο Ε.Γ. Α.Β.Ε.Ε. Επιλέγοντας από το «Ιστορικό Περιήγηση» και αναζητώντας το συγκεκριμένο προμηθευτή, δίνοντας επίσης την ημερομηνία καταχώρησης των παραστατικών βλέπουμε ποιες εγγραφές έγιναν και αφορούν στο συγκεκριμένο συμβαλλόμενο

145 Επίσης ελέγχοντας την καρτέλα του προμηθευτή και επιλέγοντας «Προμηθευτής Στατιστικά Στοιχεία» βλέπουμε τις κινήσεις που έχουν γίνει με συμβαλλόμενο το συγκεκριμένο προμηθευτή

146 Αφού τα τεμάχια από το είδος που αγοράσαμε είναι πλέον στην αποθήκη μας αναζητούμε την παραγγελία πώλησης που είχαμε δημιουργήσει ώστε να αποστείλουμε τα προϊόντα και να τιμολογήσουμε.στην παραγγελία πώλησης επιλέγουμε «καταχώρηση αποστολή». Το παραστατικό παραμένει στον κατάλογο με τις παραγγελίες πωλήσεων όπως συνέβαινε και στην περίπτωση της παραγγελίας αγοράς, αφού δεν έχει γίνει ακόμα τιμολόγηση. Τα πεδία του παραστατικού, ωστόσο, είναι διαφορετικά συμπληρωμένα,

147 αφού έχει το πλέον συμπληρωθεί το πεδίο «Απεσταλμένη Ποσότητα», ενώ το πεδίο «Ποσότητα για Αποστολή» είναι μηδέν. Το πεδίο «Ποσότητα προς τιμολόγηση» παραμένει συμπληρωμένο αφού δεν έχει γίνει ακόμα τιμολόγηση της παραγγελίας. Όταν έρθει η στιγμή να τιμολογήσουμε τη συγκεκριμένη πώληση πρέπει αρχικά να τη βρούμε στο σύστημα. Επειδή το παραστατικό δεν έχει τιμολογηθεί θα υπάρχει ακόμα στις παραγγελίες πωλήσεων. Επομένως επιλέγοντας Πωλήσεις & Marketing Επεξεργασία Εντολής Παραγγελίες Πωλήσεων βλέπουμε τις καρτέλες των παραγγελιών πώλησης που έχουμε κάνει. Επιλέγοντας «Παραγγελία Κατάλογος» ή πατώντας F5 ανοίγει ο κατάλογος με όλες τις ενεργές παραγγελίες πώλησης. Γνωρίζοντας τον κωδικό του παραστατικού ή τον πελάτη στον οποίο αναφέρεται το παραστατικό που αναζητάμε βρίσκουμε την παραγγελία πώλησης και επιλέγουμε ΟΚ. Στη συνέχεια όπως κάναμε και νωρίτερα επιλέγουμε «Καταχώρηση Καταχώρηση»

148 Οπότε το παραστατικό διαγράφεται από τον κατάλογο των παραγγελιών πώλησης και μπορούμε να το βρούμε μόνο αν επισκεφτούμε το «Ιστορικό». Αν επιλέξουμε Πωλήσεις & Marketing Ιστορικό Καταχ. Αποστολές θα βρούμε καταχωρημένη την αποστολή που πραγματοποιήσαμε νωρίτερα. Αν ακολουθώντας την ίδια διαδρομή επιλέξουμε Καταχ. Τιμολόγια θα βρούμε το τιμολόγιο που καταχωρήσαμε νωρίτερα

149 Τέλος αν από το Ιστορικό επιλέξουμε «Περιήγηση» και βάλουμε κάποια από τα στοιχεία του παραστατικού στην αναζήτηση βλέπουμε όλες τις εγγραφές που έχουν γίνει και αφορούν στο συγκεκριμένο πελάτη. Επιλέγοντας «Εμφάνιση» στο παραπάνω παράθυρο εμφανίζονται τα στοιχεία του καταχωρημένου παραστατικού

150 Σενάριο 2 ο : Παραγγελία Πώλησης με Τμηματική Αποστολή και Ενιαία Τιμολόγηση Στις 07/01/08 γίνεται παραγγελία πώλησης 20 τεμάχια του προϊόντος 00001, 7 τεμάχια από το προϊόν Και 15 τεμάχια από το προϊόν Διαθέσιμα στην αποθήκη της εταιρείας είναι 7 τεμάχια από το πρώτο προϊόν, 5 τεμάχια από το δεύτερο προϊόν και 10 τεμάχια από το τρίτο προϊόν. Η εταιρεία πραγματοποιεί αποστολή των διαθέσιμων προϊόντων. Για τα υπόλοιπα πραγματοποιείται παραγγελία αγοράς, το εμπόρευμα παραλαμβάνεται και τιμολογείται. Ακολουθεί αποστολή των εναπομεινάντων τεμαχίων και ενιαία τιμολόγησή τους. (παραγγελία πώλησης αποστολή λίγων, παραγγελία αγοράς οκ, παραγγελία πώλησης αποστολή των υπολοίπων κ τιμολόγηση όλων). Αρχικά δημιουργούμε την παραγγελία πώλησης, όπως και σε προηγούμενη περίπτωση. Παρατηρούμε ότι καθώς εισάγουμε τους κωδικούς των προϊόντων στην παραγγελία, λόγω του ότι δεν είναι διαθέσιμη η ποσότητα του εμπορεύματος στην αποθήκη το σύστημα μας προειδοποιεί με μηνύματα σαν αυτό που ακολουθεί

151 Επιλέγουμε να αποστείλουμε τα προϊόντα που είναι διαθέσιμα στην αποθήκη μας χωρίς να τιμολογήσουμε. Επιλέγουμε «Καταχώρηση Καταχώρηση Αποστολή». Η παραγγελία παραμένει στον κατάλογο με τις παραγγελίες πωλήσεων με διαφορετική μορφή όπως έχουμε δει και στις προηγούμενες περιπτώσεις. Προκειμένου να ολοκληρώσουμε την παραγγελία πώλησης θα πρέπει να παραγγείλουμε τα προϊόντα που δεν είναι διαθέσιμα στην αποθήκη μας δημιουργώντας μια παραγγελία αγοράς

152 Το εμπόρευμα παραλαμβάνεται και επιλέγεται να τιμολογηθεί αργότερα μέσα στην ημέρα. Προκειμένου να πραγματοποιήσουμε παραλαβή επιλέγουμε «Καταχώρηση Καταχώρηση Παραλαβή» Η παραγγελία μας υπάρχει ακόμα στο σύστημα με τη διαφορά ότι το πεδίο «Ποσότητα για Παραλαβή» έχει γίνει μηδέν, οι ποσότητες έχουν περάσει πια στο πεδίο «Παραληφθείσα Ποσότητα» και η κατάσταση του παραστατικού έχει αλλάξει σε «Εκδοθείσα»

153 Αν μετά την παραλαβή ακολουθήσουμε τη διαδρομή Αγορές Ιστορικό Καταχ. Παραλαβές θα δούμε ότι το παραστατικό μας υπάρχει καταχωρημένο στο συγκεκριμένο φάκελο. Το καταχωρημένο παραστατικό παίρνει αρίθμηση αυτόματα όπως έχουμε ορίσει στην αρίθμηση σειράς. Όταν έρθει η στιγμή να τιμολογήσουμε τη συγκεκριμένη αγορά πρέπει αρχικά να τη βρούμε στο σύστημα. Επειδή το παραστατικό δεν έχει τιμολογηθεί θα υπάρχει ακόμα στις παραγγελίες αγορών. Επομένως επιλέγοντας Αγορές Σχεδιασμός Παραγγελίες Αγοράς βλέπουμε τις καρτέλες των παραγγελιών αγοράς που έχουμε κάνει. Επιλέγοντας «Παραγγελία όλες τις ενεργές παραγγελίες αγορών. Κατάλογος» ή πατώντας F5 ανοίγει ο κατάλογος με

154 Γνωρίζοντας τον κωδικό του παραστατικού ή τον προμηθευτή στον οποίο αναφέρεται το παραστατικό που αναζητάμε βρίσκουμε την παραγγελία αγοράς και επιλέγουμε ΟΚ. Στη συνέχεια όπως κάναμε και νωρίτερα επιλέγουμε «Καταχώρηση Τιμολόγηση». Καταχώρηση

155 Και το παραστατικό διαγράφεται από τον κατάλογο των παραγγελιών αγοράς αφού έχει πλέον καταχωρηθεί οριστικά. Αν θέλουμε να βρούμε οτιδήποτε έχει καταχωρηθεί οριστικά από το σύστημα θα ακολουθήσουμε τη διαδρομή Αγορές Ιστορικό. Για να βρούμε το συγκεκριμένο τιμολόγιο θα επιλέξουμε «Καταχ. Τιμολόγια». Πατώντας F5 ανοίγει ο κατάλογος με τα καταχωρημένα τιμολόγια και βρίσκουμε αυτό που αναζητάμε. Όντως το τιμολόγιό μας βρίσκεται καταχωρημένο στο ιστορικό. Επίσης αν από το ιστορικό επιλέξουμε αρχεία καταχωρήσεων και στη συνέχεια Εγγραφές Γ/Λ, Εγγραφές Προμηθευτών, Εγγραφές ΦΠΑ θα δούμε ότι στα τρία αυτά πεδία έχουν γίνει εγγραφές που αφορούν στο παραστατικό που καταχωρήσαμε

156 Αν από το ιστορικό επιλέξουμε «Περιήγηση» εμφανίζεται ένα παράθυρο αναζήτησης δίνοντας στοιχεία στο οποίο εμφανίζονται όλες οι εγγραφές που έχουν γίνει σχετικά με ένα συγκεκριμένο παραστατικό. Έστω ότι θέλουμε να βρούμε τι εγγραφές έγιναν μετά την καταχώρηση του παραστατικού που καταχωρήσαμε νωρίτερα. Αν γνωρίζουμε την ημερομηνία του παραστατικού την καταχωρούμε

157 Καταχωρούμε επίσης τον τύπο συμβαλλόμενου για το συγκεκριμένο παραστατικό και επιλέγουμε «Αναζήτηση». Παρατηρούμε ότι με την καταχώρηση του συγκεκριμένου παραστατικού έχουν γίνει οι παρακάτω εγγραφές (έχουν ενημερωθεί δηλαδή οι αντίστοιχες καρτέλες)

158 Την επόμενη ημέρα στις 08/01/08 αποστέλλονται στον πελάτη Κολλίρη Ηλιάνα τα υπόλοιπα τεμάχια και τιμολογούνται μαζί με τα προηγούμενα. Αναζητούμε και βρίσκουμε την αντίστοιχη παραγγελία πώλησης. Μόλις ανακτήσουμε την παραγγελία πώλησης επιλέγουμε «Καταχώρηση Καταχώρηση Αποστολή», οπότε η μορφή της καρτέλας είναι πλέον αυτή που φαίνεται παρακάτω:

159 Προχωράμε σε ενιαία τιμολόγηση ολόκληρης της ποσότητας των προϊόντων επιλέγοντας «Καταχώρηση Καταχώρηση Τιμολόγηση». Το παραστατικό τιμολογείται και μπορούμε πλέον να το δούμε μόνο μέσω του Ιστορικού. Σενάριο 3 ο : Εντολές Διακίνησης Στις 08/01/08 γίνεται παραγγελία πώλησης ειδών που βρίσκονται μόνο στην κεντρική αποθήκη. Γίνεται μια εντολή διακίνησης προκειμένου τα είδη να μεταφερθούν στην αποθήκη Περάματος από όπου θα παραλάβει ο πελάτης. Στη συνέχεια ολοκληρώνεται η παραγγελία πώλησης. (παραγγελία πώλησης (εκκρεμεί), εντολή διακίνησης, παραλαβή κ τιμολόγηση μαζί στις 10/01/08). Αρχικά δημιουργούμε την παραγγελία πώλησης,

160 την οποία αφήνουμε ανοιχτή ώστε να πραγματοποιήσουμε την εντολή διακίνησης για τη μεταφορά των ειδών στην αποθήκη του Περάματος. 1. Εντολές Διακίνησης Επιλέγουμε «Αποθήκη Εντολές Διακίνησης». Στην καρτέλα «Γενικά» συμπληρώνουμε την αποθήκη προέλευσης, την αποθήκη στην οποία θέλουμε να μεταφερθούν τα προϊόντα καθώς και μια αποθήκη σε μεταφορά

161 Στην καρτέλα «Μεταφορά Από» η ονομασία της αποθήκης συμπληρώνεται αυτόματα από το σύστημα. Συμπληρώνουμε τη μέθοδο αποστολής (courier), την εταιρεία που θα μεταφέρει το εμπόρευμα καθώς και το πεδίο «Συμφωνία με μεταφορική εταιρεία» όπου συμπληρώνουμε το χρόνο που συμφωνήσαμε με τη μεταφορική εταιρεία να παραληφθεί το εμπόρευμα στο Πέραμα. Η ημερομηνία παράδοσης, στην επόμενη καρτέλα, συμπληρώνεται αυτόματα από το σύστημα

162

163 Επιλέγουμε «Καταχώρηση Καταχώρηση» και στη συνέχεια «Αποστολή». Επιλέγοντας «Αποθήκη» «Είδη» «Είδη ανά αποθήκη» και βλέπουμε ότι το απόθεμα στην κεντρική αποθήκη δεν έχει μεταβληθεί. Επιλέγουμε «Καταχώρηση» «Καταχώρηση» «Παραλαβή»

164 Επιστρέφοντας στην οθόνη όπου φαίνονται τα είδη ανά αποθήκη παρατηρούμε ότι τα 10 τεμάχια του είδους για το οποίο δημιουργήσαμε την εντολή διακίνησης έχουν μεταφερθεί στην αποθήκη του Περάματος

165 Σενάριο 4 ο : Παραλαβή Αποθήκης Στις 10/01/08 γίνεται παραγγελία πώλησης σε πελάτη. Κάποια από τα είδη που ζητάει ο πελάτης υπάρχουν στην αποθήκη της εταιρείας και του αποστέλλονται, χωρίς να τιμολογηθούν. Η εταιρεία πραγματοποιεί παραγγελία αγοράς για τα υπόλοιπα είδη μέσα από παραλαβή αποθήκης, ώστε το εμπόρευμα να καταχωρηθεί κατευθείαν στην αποθήκη από όπου θα παραλάβει ο πελάτης. Γίνεται παραλαβή και στη συνέχεια τιμολόγηση στην παραγγελία αγοράς. Το εμπόρευμα αποστέλλεται στον πελάτη και τιμολογείται ενιαία η παραγγελία πώλησης. (παραγγελία πώλησης αποστολή, παραγγελία αγοράς παραλαβή αποθήκης παραλαβή τιμολόγηση, παραγγελία πώλησης αποστολή ενιαία τιμολόγηση). Δημιουργούμε την παραγγελία πώλησης. Επειδή μόνο τα 7 τεμάχια είναι διαθέσιμα στην αποθήκη της εταιρείας αποστέλλονται αυτά αρχικά. Επομένως επιλέγουμε «Καταχώρηση Καταχώρηση Αποστολή» και πλέον η καρτέλα παραγγελίας πώλησης έχει την ακόλουθη μορφή:

166 Θα ακολουθήσει παραγγελία αγοράς μέσα από παραλαβή αποθήκης έτσι ώστε το εμπόρευμα να παραληφθεί απευθείας μέσα από την αποθήκη που έχουμε ορίσει ως αποθήκη παραλαβής. 1. Παραλαβή Αποθήκης Κατά την άφιξη ειδών σε αποθήκη που έχει οριστεί έτσι ώστε να απαιτείται διαδικασία παραλαβής αποθήκης, πρέπει να ανακτήσουμε τις γραμμές του εκδοθέντος παραστατικού προέλευσης στο οποίο θα βασιστεί η παραλαβή. Συμπληρώνουμε τις ποσότητες των ειδών που πρόκειται να παραλάβουμε, και καταχωρούμε την παραλαβή. Παραστατικό προέλευσης για μια παραλαβή μπορεί να είναι μια παραγγελία αγοράς, μια επιστροφή πώλησης ή μια εντολή διακίνησης για εισαγωγή. Για το συγκεκριμένο παράδειγμα θα χρησιμοποιήσουμε σαν παραστατικό την παρακάτω παραγγελία αγοράς

167 Ξεκινάμε επιλέγοντας «Λειτουργίες Έκδοση» οπότε η κατάσταση του παραστατικού αλλάζει σε «εκδοθείσα»

168 Συνεχίζουμε επιλέγοντας «Λειτουργίες Αποθήκης». Δημιουργία Παραλαβής Εμφανίζεται το ακόλουθο παράθυρο με το μήνυμα: Επιλέγουμε «Καταχώρηση Καταχώρηση Παραλαβής Αποθήκης»

169 Εμφανίζεται το μήνυμα Γυρίζοντας στις παραγγελίες αγορών παρατηρούμε ότι η παραγγελία αγοράς που θέλαμε να παραλάβουμε έχει παραληφθεί, με τη διαφορά ότι η παραλαβή έγινε κατευθείαν από την αποθήκη μας

170 Άρα το πρόγραμμα ενημερώνει τα πεδία ποσότητας στα παραστατικά προέλευσης, και καταγράφει τα είδη ως μέρος του αποθέματος της εταιρείας όπως φαίνεται στην εικόνα που ακολουθεί. Παρατηρούμε ότι στο απόθεμα έχουν προστεθεί τα 8 τεμάχια που αγόρασε η εταιρεία μέσω της παραγγελίας αγοράς, ενώ φαίνεται επίσης ότι τα 8 αυτά τεμάχια εκκρεμούν σε μια παραγγελία πώλησης. Στη συνέχεια τιμολογούμε την παραγγελία ώστε να ολοκληρωθεί η διαδικασία. Ανακτάμε την παραγγελία πώλησης που εκκρεμεί ώστε να αποστείλουμε στον πελάτη τα υπόλοιπα 8 τεμάχια του εμπορεύματος και να τιμολογήσουμε την παραγγελία

171 Αρχικά επιλέγουμε «Καταχώρηση Καταχώρηση Αποστολή», οπότε βρισκόμαστε στην παρακάτω καρτέλα: Εκκρεμεί η τιμολόγηση του παραστατικού όπου γίνεται ενιαία επιλέγοντας «Καταχώριση Καταχώριση Τιμολόγηση». Την παραγγελία μπορούμε πλέον να τη δούμε μόνο στην καρτέλα «Ιστορικό»

172 Σενάριο 5 ο : Παραγγελία Αγοράς με τμηματική παραλαβή και ενιαία τιμολόγηση Στις 14/01/08 η εταιρεία δέχεται μια παραγγελία αγοράς πολλών κωδικών. Ο προμηθευτής αποστέλλει κάποια από τα είδη. Τα υπόλοιπα αποστέλλονται στις 18/01/08 και τιμολογούνται ενιαία. Δημιουργούμε αρχικά την παραγγελία αγοράς. Ο προμηθευτής δεν έχει διαθέσιμες όλες τις ποσότητες των ειδών που αναφέρονται στην παραγγελία αγοράς με αποτέλεσμα στις 14/01/08 να παραληφθεί τμήμα της παραγγελίας. Διορθώνουμε το πεδίο «ποσότητα για παραλαβή» και επιλέγουμε «Καταχώρηση Καταχώρηση Παραλαβή»

173 Οπότε το παραστατικό έχει την ακόλουθη μορφή: Στις 18/01/08 ο προμηθευτής αποστέλλει το υπόλοιπο εμπόρευμα, το οποίο αρχικά παραλαμβάνεται:

174 Και στη συνέχεια τιμολογείται ενιαία η ποσότητα παραλαβής, επιλέγοντας «Καταχώρηση Καταχώρηση Τιμολόγηση», οπότε μπορούμε να δούμε το παραστατικό μόνο μέσα από την καρτέλα «Ιστορικό» όπως φαίνεται στη συνέχεια:

175 Σενάριο 6 ο : Πλάνο Αναπλήρωσης Στις 22/01/08 η διοίκηση αποφασίζει να τρέξει ένα πλάνο αναπλήρωσης αποθεμάτων στην προσπάθειά της να είναι περισσότερο συνεπής απέναντι στους πελάτες της. Φύλλα Αναπλήρωσης Η συγκεκριμένη εργασία παρέχει τη δυνατότητα στο χρήστη να δημιουργήσει ένα σχέδιο αναπλήρωσης για τα είδη και τις αποθηκευτικές μονάδες, για τις οποίες ο Τρόπος Αναπλήρωσης έχει οριστεί είτε ως "Αγορά" είτε ως "Διακίνηση". Η μαζική εργασία "Υπολογισμός Πλάνου" πραγματοποιεί τα παρακάτω βήματα: 1. Ερευνά την κατάσταση προσφοράς και ζήτησης του είδους και υπολογίζει το προγραμματισμένο διαθέσιμο υπόλοιπο. Αυτό ορίζεται ως Απόθεμα + Προγραμματισμένες Παραλαβές + Σχεδιασμένες Παραλαβές - Μικτές Ανάγκες. 2. Δηλώνει τις καθαρές απαιτήσεις για το είδος. 3. Δημιουργεί ένα πλάνο αναπλήρωσης είδους που ανταποκρίνεται στις καθαρές απαιτήσεις. Το πλάνο παρουσιάζεται στο φύλλο αναπλήρωσης ως λεπτομερείς γραμμές προτάσεων εντολών που συνοδεύονται από δυναμικά μηνύματα που προτείνουν συγκεκριμένες ενέργειες στο χρήστη. Οι επιλογές του δυναμικού μηνύματος είναι: Νέο (Δημιουργία νέων εντολών αναπλήρωσης) Αλλαγή ποσότητας (Αλλαγή ποσότητας σε υπάρχουσες εντολές αναπλήρωσης) Επαναπρογραμματισμός (Επαναπρογραμματισμός υπαρχουσών εντολών αναπλήρωσης) Επαναπρογραμματισμός & Αλλαγή (Επαναπρογραμματισμός υπαρχουσών εντολών αναπλήρωσης και αλλαγή ποσότητας υπάρχουσας εντολής) Ακύρωση (Ακύρωση πλεοναζουσών εντολών αναπλήρωσης) Μπορούμε να αποδεχθούμε το δυναμικό μήνυμα στη γραμμή πρότασης εντολής και να το επεξεργαστούμε περαιτέρω. Εάν δεν θέλουμε να το αποδεχθούμε, μπορούμε να επεξεργαστούμε ή να διαγράψουμε γραμμές στο φύλλο αναπλήρωσης με μη αυτόματο τρόπο

176 Όταν εγκρίνουμε μια γραμμή αναπλήρωσης για αγορά ή διακίνηση, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τη μαζική εργασία Εφαρμογή Δυναμικών Μηνυμάτων Αναπλ. για να μετατρέψουμε τη γραμμή σε γραμμή παραγγελίας αγοράς ή εντολής διακίνησης. Επιλέγουμε Αγορές Σχεδιασμός Φύλλα Αναπλήρωσης. Έχουμε τη δυνατότητα να καταχωρήσουμε τους κωδικούς κάποιων ειδών που γνωρίζουμε ότι χρειαζόμαστε, ωστόσο μπορούμε να μην καταχωρήσουμε κάτι και απλά να ζητήσουμε από το σύστημα να δημιουργήσει το πλάνο αναπλήρωσης επιλέγοντας Λειτουργίες Υπολογισμός Πλάνου Αναπλήρωσης. Ο υπεύθυνος προμηθειών επιλέγει να δημιουργήσει πλάνο αναπλήρωσης χωρίς να ζητήσει από το σύστημα να συμπεριλάβει συγκεκριμένες ποσότητες. Εμφανίζεται το ακόλουθο παράθυρο:

177 Στην καρτέλα «Είδος» μπορούμε να συμπληρώσουμε τα ακόλουθα πεδία: Κωδικός: Εδώ μπορούμε να προσδιορίσουμε τους κωδικούς των ειδών που θέλουμε να συμπεριληφθούν στη μαζική εργασία. Για να δούμε τους υπάρχοντες κωδικούς είδους, κάνουμε κλικ στο πεδίο "Φίλτρο" και στη συνέχεια στο βοηθητικό κουμπί που εμφανίζεται στα δεξιά. Κλειδί Αναζήτησης: Εδώ μπορούμε να προσδιορίσουμε τα κλειδιά αναζήτησης των ειδών που θέλουμε να συμπεριληφθούν στη μαζική εργασία. Αποθήκη (Φίλτρο): Σε αυτό το πεδίο μπορούμε να προσδιορίσουμε τις αποθήκες που θέλουμε να συμπεριληφθούν στη μαζική εργασία. Για να δούμε τις υπάρχουσες αποθήκες, αρκεί να κάνουμε κλικ στο πεδίο "Φίλτρο" και στη συνέχεια στο βοηθητικό κουμπί που εμφανίζεται στα δεξιά. Με κλικ στο βέλος με κατεύθυνση προς τα επάνω που βρίσκεται στην κάτω αριστερή γωνία του παραθύρου βλέπουμε τα αποτελέσματα των φίλτρων τα οποία ορίσαμε για τον πίνακα. Στην καρτέλα «Επιλογές» μπορούμε να συμπληρώσουμε τα ακόλουθα πεδία:

178 Ημ/νία Παραγγελίας: Η ημερομηνία που θα χρησιμοποιηθεί για τις νέες παραγγελίες. Το πρόγραμμα χρησιμοποιεί αυτήν την ημερομηνία κατά την αξιολόγηση του αποθέματος. Ημ/νία Λήξης: Η ημερομηνία λήξης της περιόδου προγραμματισμού. Το πρόγραμμα δεν περιλαμβάνει τη ζήτηση μετά από αυτή την ημερομηνία. Χρήση Πρόβλεψης: Μια πρόβλεψη που θα συμπεριληφθεί ως ζήτηση, κατά την εκτέλεση της μαζικής εργασίας προγραμματισμού. Δεν Περιλαμβάνονται Προβλέψεις Πριν Από: Καθορίζουμε το ποσοστό της επιλεγμένης πρόβλεψης που θα συμπεριλάβουμε στην εκτέλεση του προγραμματισμού, εισάγοντας μια ημερομηνία πριν από την οποία δεν συμπεριλαμβάνεται η ζήτηση πρόβλεψης. Επιλέγοντας OK δημιουργείται το πλάνο το οποίο έχει την εξής μορφή:

179 Όπως φαίνεται στην παραπάνω εικόνα, στο πλάνο υπάρχουν τα είδη που το σύστημα εκτιμά ότι χρειάζεται να παραγγείλει η εταιρεία (κωδικός είδους και περιγραφή), η αποθήκη στην οποία θα παραληφθούν (η οποία είναι η αποθήκη που έχουμε ορίσει στην καρτέλα κάθε είδους), η αναγκαία από κάθε είδος ποσότητα, το άμεσο κόστος μονάδας, ο κωδικός του προμηθευτή από τον οποίο προμηθευόμαστε το είδος καθώς και ο τρόπος αναπλήρωση αποθέματος (στη δική μας περίπτωση είναι η αγορά). Επίσης στο συγκεκριμένο παράθυρο υπάρχει και το δυναμικό μήνυμα στο οποίο αναφερθήκαμε νωρίτερα. Ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να αποδεχθεί ή να απορρίψει το συγκεκριμένο μήνυμα επιλέγοντας αντίστοιχα ή όχι το συγκεκριμένο πλαίσιο. Αν επιλέξουμε μία από τις παραπάνω γραμμές και στη συνέχεια «Γραμμή Καρτέλα» μεταφερόμαστε στην καρτέλα του συγκεκριμένου είδους

180 Όπως φαίνεται στην καρτέλα του είδους, για το συγκεκριμένο προϊόν υπάρχει μια παραγγελία αγοράς για 12 τεμάχια. Το πρόγραμμα, εξετάζοντας το απόθεμα προτείνει ότι δεν χρειάζεται να αγοραστούν τεμάχια από το συγκεκριμένο προϊόν. Αξίζει να σημειωθεί ότι ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να μεταβάλλει την ποσότητα παραγγελίας που προτείνει το σύστημα. Αφού αποφασίσουμε ποια από τα δυναμικά μηνύματα επιθυμούμε να κρατήσουμε και ποια όχι επιλέγουμε «Λειτουργίες Και μεταφερόμαστε στην οθόνη που ακολουθεί: Εφαρμογή Δυναμικών Μηνυμάτων» Επιλέγοντας OΚ το πλάνο αναπλήρωσης καταχωρείται στο σύστημα

181 Πηγαίνοντας στο παράθυρο παραγγελίες αγορών θα δούμε ότι οι παραγγελίες μας έχουν καταχωρηθεί αυτόματα από το σύστημα. Σενάριο 7 ο : Αποστολή Αποθήκης Στις 23/01/08 γίνεται παραγγελία πώλησης σε πελάτη μέσα από αποστολή αποθήκης. Αποστολή Αποθήκης Αναλόγως με το πώς έχουμε παραμετροποιήσει τις αποθήκες μας η αποστολή του εμπορεύματος μπορεί να γίνει κατευθείαν μέσα από την αποθήκη. Θα πραγματοποιήσουμε μια αποστολή αποθήκης από την αποθήκη ΝΕΑ-ΑΠΟΣΤ όπου έχει παραμετροποιηθεί όπως φαίνεται παρακάτω:

182 Το παράθυρο αυτό περιέχει τις γραμμές που ετοιμάζουμε για αποστολή σε πελάτη, προμηθευτή ή άλλη αποθήκη. Το παράθυρο είναι διαθέσιμο εάν η αποθήκη έχει οριστεί έτσι ώστε να απαιτούνται διαδικασίες αποστολής. Όταν θέλουμε να πάρουμε είδη από την αποθήκη που έχει οριστεί έτσι ώστε να απαιτείται διαδικασία αποστολής αποθήκης, πρέπει να ανακτήσουμε τις γραμμές του εκδοθέντος παραστατικού προέλευσης στο οποίο βασίστηκε παραλαβή. Συμπληρώνουμε τις ποσότητες των ειδών που έχουμε προς αποστολή, και καταχωρούμε την αποστολή. Παραστατικό προέλευσης για μια αποστολή μπορεί να είναι μια παραγγελία πώλησης, μια επιστροφή αγοράς ή μια εντολή διακίνησης για εξαγωγή. Για το συγκεκριμένο παράδειγμα θα χρησιμοποιήσουμε σαν παραστατικό την παρακάτω παραγγελία πώλησης. Ξεκινάμε επιλέγοντας «Λειτουργίες Έκδοση» οπότε η κατάσταση του παραστατικού αλλάζει σε «εκδοθείσα»

183 Συνεχίζουμε επιλέγοντας «Λειτουργίες Εμφανίζεται το ακόλουθο παράθυρο με το μήνυμα: Δημιουργία Δελτίου Αποστολής». Επιλεγουμε «Καταχώρηση Καταχώρηση Αποστολής Αποθήκης»

184 Εμφανίζεται το μήνυμα Επιλέγουμε «Αποστολή». Παρατηρούμε ότι μέσα από την αποθήκη μπορούμε να πραγματοποιήσουμε μόνο αποστολή ή αποστολή και τιμολόγηση μαζί. Επιλέγουμε ΟΚ οπότε εμφανίζεται το μήνυμα

185 Γυρίζοντας στις παραγγελίες πωλήσεων παρατηρούμε ότι η παραγγελία πώλησης που θέλαμε να αποστείλουμε έχει αποσταλεί, με τη διαφορά ότι η αποστολή έγινε κατευθείαν από την αποθήκη μας. Άρα το πρόγραμμα ενημερώνει τα πεδία ποσότητας στα παραστατικά προέλευσης, και ενημερώνει την καρτέλα των ειδών ως μέρος του αποθέματος της εταιρείας όπως φαίνεται στην εικόνα που ακολουθεί. Αν επιλέξουμε το βελάκι δίπλα στο πεδίο «Απόθεμα» φαίνονται οι κινήσεις που έχουν γίνει και αφορούν στο συγκεκριμένο προϊόν

186