TRACES. Εγχειρίδιο χρήστη Έγγραφα εισόδου Μέρος I. Απευθύνεται σε. Οικονομικούς φορείς (ΕΕ/ΕΖΕΣ, τελωνειακές αρχές, πρόσωπα υπεύθυνα για το φορτίο)

Transcript

1 Εγχειρίδιο χρήστη Έγγραφα εισόδου Μέρος I Απευθύνεται σε. Οικονομικούς φορείς (ΕΕ/ΕΖΕΣ, τελωνειακές αρχές, πρόσωπα υπεύθυνα για το φορτίο) Υποβολή Ι. ΚΚΕΕ Κοινών κτηνιατρικών εγγράφων εισόδου ΙΙ. ΚΕΕ Κοινών εγγράφων εισόδου III. DECLAR Εγγράφων δήλωσης IV. CHED-PP Κοινών υγειονομικών εγγράφων εισόδου για φυτά και φυτικά προϊόντα TRACES Υγείας και Καταναλωτών

2 Πίνακας περιεχομένων I. Εισαγωγή... 5 I.1. Πεδίο που καλύπτει το εγχειρίδιο χρήστη όσον αφορά τα «έγγραφα εισόδου» - Μέρος Ι... 5 I.2. Συντομογραφίες και ορισμοί... 6 I.3. Γλώσσες εργασίας... 6 I.4. Εκδόσεις του TRACES... 7 I.5. Πρόσβαση... 8 I.5.1. Πρόσβαση σε δεδομένα και προστασία δεδομένων... 8 I.5.2. Προειδοποίηση ασφάλειας... 8 I.5.3. Περιβάλλοντα εργασίας... 9 I.5.4. Δημιουργία λογαριασμού I Από τον οικονομικό φορέα I Από την αρμόδια αρχή I.5.5. Σύνδεση και αποσύνδεση I Σύνδεση I Αποσύνδεση I Σχετικά με τη σύνδεση I.5.6. Εξατομίκευση των ενοτήτων TRACES I.5.7. Επικαιροποιήσεις TRACES I Αρχική σελίδα καλωσορίσματος I Ενημερωτικό δελτίο II. Μενού «Κτηνιατρικά έγγραφα»...20 II.1. Εισαγωγή II.1.1. Ροή εργασιών πιστοποίησης II.1.2. Εκ των προτέρων κοινοποίηση (ΚΚΕΕ-Π) II.2. Υποβολή του μέρους Ι (φορτίο) II.2.1. Επιλογή του κωδικού ονοματολογίας II.2.2. Προσδιορισμός των οργανισμών στα τετραγωνίδια των επίσημων εγγράφων εισόδου 26 II Αναζήτηση II Δημιουργία II Αυτόματη συμπλήρωση των τετραγωνιδίων των επίσημων εγγράφων εισόδου II.2.3. Συμπλήρωση του μέρους Ι II ενός ΚΕΕ II ενός ΚΚΚΕ για τα ζώα (ΚΚΕΕ-Ζ) II ενός ΚΚΚΕ για τα προϊόντα (ΚΚΕΕ-Π) II ενός εγγράφου DECLAR II ενός CHED-PP / 120

3 II.2.4. Επιλογές υποβολής II Γενικά II Ειδικά για τα έγγραφα DECLAR II.2.5. Υπογραφή II.3. Επόμενες ενέργειες II.3.1. Επόμενες ενέργειες για τα ΚΕΕ, ΚΚΕΕ-Ζ, ΚΚΕΕ-Π και CHED-PP II.3.2. Επόμενες ενέργειες για το DECLAR: Κλωνοποίηση σε ΚΚΕΕ-Π II Πρόσβαση μέσω συνδέσμου II Πρόσβαση από το μενού II Υποβολή II.3.3. Επικοινωνία με την αρμόδια αρχή III. IV. Λειτουργικότητες των επίσημων εγγράφων εισόδου...77 III.1. Αναζήτηση επίσημου εγγράφου εισόδου III.1.1. ΚΚΕΕ/ΚΚΕΕ-Ζ/ΚΚΕΕ-Π/CHED-PP III.1.2. DECLAR III.1.3. Δυνατότητες και περιορισμοί III.2. Κλωνοποίηση εγγράφου IMPORT σε επίσημο έγγραφο εισόδου III.2.1. Πρόσβαση μέσω συνδέσμου III.2.2. Πρόσβαση από το μενού III.2.3. Υποβολή III.3. Αντιγραφή ως νέο III.4. Χωρισμός φορτίου III.4.1. ΚΕΕ III.4.2. ΚΚΕΕ-Π III.5. Τροποποίηση επίσημου εγγράφου εισόδου που έχει υποβληθεί III.6. Διαγραφή επίσημου εγγράφου εισόδου III.7. Εκτύπωση επίσημων εγγράφων εισόδου III.7.1. Επίσημα έγγραφα εισόδου που έχουν υποβληθεί III.7.2. Κενά υποδείγματα επισήμων εγγράφων εισόδου III.8. Αυτόματες ειδοποιήσεις του TRACES μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου III.8.1. Έλεγχοι ποσοτήτων III.8.2. Ασφαλής πρόσβαση Άλλα μενού του TRACES IV.1. «Αναφορές/Εκθέσεις» IV.2. «Διαχείριση χρήστη και οργανισμού» IV.2.1. Αλλαγή κωδικού πρόσβασης / Ερώτηση και απάντηση ασφάλειας IV.2.2. Τροποποίηση προφίλ χρήστη IV.2.3. Επιχειρηματικοί εταίροι / 120

4 IV.3. «Δημοσίευση του καταλόγου των εγκαταστάσεων» IV.4. Βοήθεια στη λήψη απόφασης για τη διαχείριση IV.4.1. Προγραμμα «Ενισχυμένοι έλεγχοι» IV.5. «Νομοθεσία» IV.6. «Πληροφορίες» V. FAQ V.1. Δεν μπορείτε να υποβάλετε νέο επίσημο έγγραφο εισόδου V.2. Μήνυμα έκτακτης κατάστασης: «Δεν είναι δυνατή η πολλαπλή υποβολή» (Multiple submission not allowed) V.3. Μήνυμα έκτακτης κατάστασης: «Εξαίρεση ασφάλειας» (Security Exception): Δεν έχετε το δικαίωμα να εκτελέσετε τη ζητούμενη λειτουργία» (you do not have the rights to perform the requested operation) V.4. Μήνυμα έκτακτης κατάστασης: «Δεν βρέθηκε το πιστοποιητικό» (Τhe certificate is not found) V.5. Μήνυμα έκτακτης κατάστασης: GEN (unexpected failure alert) VI. Περισσότερες πληροφορίες και στοιχεία επικοινωνίας / 120

5 I. Εισαγωγή I.1. - Μέρος Ι Πεδίο που καλύπτει το εγχειρίδιο χρήστη όσον αφορά τα «έγγραφα εισόδου» Το παρόν εγχειρίδιο χρήστη περιγράφει τις βασικές αρχές και λειτουργικότητες του TRACES για την υποβολή (Μέρος Ι) των ακόλουθων επίσημων εγγράφων εισόδου στις αρμόδιες αρχές σε επίπεδο ΣΣΕ/ΚΣΕ/ΚΣΕγ της ΕΕ: ΚΕΕ 1 2 : Κοινό έγγραφο εισόδου για τα τρόφιμα και τις ζωοτροφές μη ζωικής προέλευσης (ΚΕΕ) KKEE-Z: 3 Κοινό κτηνιατρικό έγγραφο εισόδου για τα ζώα ΚΚΕΕ -Π: 4 Κοινό κτηνιατρικό έγγραφα εισόδου για τα ζωικά προϊόντα DECLAR: 5 Έγγραφο δήλωσης 6 CHED-PP: 7 Κοινό υγειονομικό έγγραφο εισόδου για φυτά και φυτικά προϊόντα Εάν απαιτείται, οι περιγραφές συνοδεύονται από στιγμιότυπα οθόνης της διεπαφής χρήστη του TRACES, ώστε να γίνεται καλύτερα αντιληπτός ο σχεδιασμός του συστήματος TRACES. Στόχος του εγχειριδίου χρήστη είναι να σας βοηθήσει να επιταχύνετε τις εργασίες σας, αποφεύγοντας, παράλληλα, ανακρίβειες ή τυπογραφικά σφάλματα. Σας συνιστούμε να διαβάσετε το παρόν εγχειρίδιο σε συνδυασμό με την «εργαλειοθήκη TRACES» (TRACES Toolkit) 8 η οποία λειτουργεί ως πύλη εισόδου σε άλλα εγχειρίδιο χρήστης, βίντεο ή υποδείγματα του TRACES. Το TRACES Toolkit περιέχει όλες τις πληροφορίες που χρειάζεστε σε ένα ενιαίο έγγραφο. Το TRACES αποτελεί μια «ενιαία πύλη» προς την ευρωπαϊκή νομοθεσία για τη δημόσια υγεία στον κτηνιατρικό τομέα η οποία καλύπτει τα προϊόντα ζωικής προέλευσης, τα ζώντα ζώα και τα ζωικά υποπροϊόντα καθώς και για την υγεία των φυτών. Ωστόσο, για την εφαρμογή της γενικής νομοθεσίας της ΕΕ σας καλούμε να επικοινωνήσετε με τις εθνικές αρμόδιες αρχές σας ή με τις επίσημες υπηρεσίες της ΕΕ για να λάβετε τις σωστές πληροφορίες σχετικά με τις απαιτήσεις όσον αφορά τις μετακινήσεις και άλλες λεπτομέρειες. Μπορείτε να βρείτε όλες τις πληροφορίες σχετικά με το TRACES στην επίσημη ιστοσελίδα της Επιτροπής Υγεία και Καταναλωτές 9. Παρουσιάσεις σχετικά με το TRACES μπορείτε να βρείτε και εδώ Κανον.(ΕΚ) 669/2009 της Επιτροπής 2 Καν.(ΕΚ) 1152/2009 της Επιτροπής 3 Κανον.(ΕΚ) 282/2004 της Επιτροπής 4 Κανον.(ΕΚ) 136/2004 της Επιτροπής 5 Κανον.(ΕΚ) 142/2011 της Επιτροπής 6 Αυτό σημαίνει: Δηλώσεις που απαιτούνται για εισαγωγές ενδιάμεσων προϊόντων σύμφωνα με το παράρτημα XV κεφάλαιο 20 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 142/2011 ή τις εισαγωγών οστών, κεράτων, οπλών και παράγωγων προϊόντων σύμφωνα με το παράρτημα XV κεφάλαιο 16 7 Οδηγία 2000/29/EK του Συμβουλίου: 8 TRACES Toolkit: 9 Λεπτομέρειες σχετικά με το TRACES: 10 Παρουσιάσεις σχετικά με το TRACES: 5 / 120

6 I.2. Συντομογραφίες και ορισμοί Ένας πλήρης κατάλογος όλων των συντομογραφιών και των αρκτικόλεξων περιέχεται στο κεφάλαιο «Ας μιλήσουμε για το «TRACES» και στο κεφάλαιο «Κοινά χαρακτηριστικά του TRACES» στo TRACES Toolkit 11. I.3. Γλώσσες εργασίας Πριν συνδεθείτε με το TRACES, καθώς και, στη συνέχεια στη διεπαφή χρήστη, μπορείτε να επιλέξετε μία από τις τριάντα δύο γλώσσες 12, ώστε να εργαστείτε στη γλώσσα της προτίμησής σας: Κωδικός γλώσσας Γλώσσα Κωδικός γλώσσας Γλώσσα bs Βοσνιακά lv Λετονικά bg Βουλγαρικά mk Γλώσσα της ΠΓΔΜ cs Τσεχικά mt Μαλτέζικα da Δανικά nl Ολλανδικά de Γερμανικά nw Νορβηγικά el Ελληνικά pl Πολωνικά en Αγγλικά pt Πορτογαλικά es Ισπανικά ro Ρουμανικά et Εσθονικά ru Ρωσικά fi Φινλανδικά sk Σλοβακικά fr Γαλλικά sl Σλοβενικά hr Κροατικά sr Σερβικά hu Ουγγρικά sv Σουηδικά il Ισλανδικά sq Αλβανικά it Ιταλικά tr Τουρκικά lt Λιθουανικά zh Κινεζικά Όταν αλλάζετε γλώσσα, κατευθύνεστε και πάλι στη γενική αρχική σελίδα του TRACES. 11 TRACES Toolkit: 12 Σε αυτές περιλαμβάνονται οι 22 επίσημες γλώσσες της Ευρωπαϊκής Ένωσης [εκτός από τα ιρλανδικά (ga)] +Αλβανικά+ Βοσνιακά + Κινέζικα + Κροατικά + Ισλανδικά +Γλώσσα της ΠΓΔΜ +Νορβηγικά +Σερβικά+Τουρκικά +Ρωσικά. 6 / 120

7 I.4. Εκδόσεις του TRACES Αναβαθμίζουμε συνεχώς το TRACES για να το βελτιώσουμε και να το προσαρμόσουμε στις νομικές απαιτήσεις και στις ανάγκες και επιθυμίες των χρηστών. Αυτό γίνεται σταδιακά. Αμέσως μόλις είναι έτοιμη η αναβάθμιση, εγκαθίσταται ηλεκτρονικά μια νέα έκδοση του TRACES. Δημοσιεύουμε σε τακτικά διαστήματα δελτία πληροφοριών σχετικά με την εγκατάσταση των νέων εκδόσεων του TRACES για να εξηγούμε στους χρήστες μας τις βελτιώσεις και τις τροποποιήσεις που έχουν επέλθει στη διεπαφή χρήστη και στις λειτουργικότητες 13. Μπορείτε, αν το επιθυμείτε, να ελέγξετε την έκδοση TRACES που είναι εγκατεστημένη ηλεκτρονικά για να επιβεβαιώσετε τις πληροφορίες που περιέχονται στα δελτία πληροφοριών για το TRACES. Εάν κάνετε διπλό κλικ στον ευρωπαϊκό χάρτη/την εικόνα της αγελάδας στο άνω δεξί τμήμα του παραθύρου TRACES, θα δείτε να εμφανίζονται οι ακόλουθες πληροφορίες στο πάνω μέρος: τον αριθμό έκδοσης του TRACES (π.χ ) την ημερομηνία έκδοσης, με μορφή ηη/μμ/εεεε Το περιβάλλον TRACES (π.χ. TRACES_TRAINING_TRACES01) Μπορείτε επίσης να δείτε τις πληροφορίες αυτές ως συμβουλή, εάν μετακινήσετε τον δείκτη του ποντικιού πάνω στον ευρωπαϊκό χάρτη/την εικόνα της αγελάδας. 13 Μια ανασκόπηση των δελτίων πληροφοριών για το TRACES βρίσκεται στην εισαγωγική σελίδα TRACES Toolkit: circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd. 7 / 120

8 I.5. Πρόσβαση I.5.1. Πρόσβαση σε δεδομένα και προστασία δεδομένων Για να τηρούνται οι αυστηροί κανόνες σχετικά με την προσβασιμότητα και την εμφάνιση τόσο εμπορικών όσο και μη εμπορικών δεδομένων και για να διασφαλίζεται η προστασία των δεδομένων 14, σε κάθε προφίλ χρήση του TRACES παρέχονται αυστηρά δικαιώματα πρόσβασης. Αυτό ισχύει τόσο για τους χρήστες που είναι οικονομικοί φορείς όσο και τους χρήστες - αρμόδιες αρχές. Η δήλωση ιαπορρήτου TRACES είναι διαθέσιμη σε διάφορες γλώσσες στο TRACES και μπορείτε να τη συμβουλευτείτε κάνοντας κλικ στη «δήλωση απορρήτου» στο άνω δεξί τμήμα του παραθύρου του TRACES, αφότου συνδεθείτε. Όσον αφορά την επικύρωση των επίσημων εγγράφων εισόδου από τις αρμόδιες αρχές σε επίπεδο ΣΕΕ/ΚΣΕ/ ΚΣΕγ της ΕΕ, οι χρήστες του TRACES στις αρμόδιες αρχές διαθέτουν μια μοναδική δυνατότητα επισκόπησης όλων των επίσημων εγγράφων εισόδου 15 που απορρίπτονται στα σύνορα της ΕΕ 16. I.5.2. Προειδοποίηση ασφάλειας Όταν συνδέεστε στο TRACES, μπορεί να συναντήσετε μια προειδοποίηση ασφάλειας με την οποία σας ζητείται η έγκρισή σας για να εισέλθετε στον δικτυακό τόπο. Αυτό είναι μια παράμετρος διάρθρωσης του TRACES και είναι, συνεπώς, απόλυτα αξιόπιστη. Το TRACES εφαρμόζει διάφορα χαρακτηριστικά ασφάλειας για την πρόσβαση στην εφαρμογή, την επικύρωση του επίσημου εγγράφου εισόδου και το απόρρητο της επικοινωνίας, μέσω της κρυπτογράφησης των πληροφοριών ασφαλείας μεταξύ πελάτη και εξυπηρετητή (https, SSL). 14 Κανονισμός (ΕΚ) 45/2001: 15 Εν προκειμένω εξετάζονται μόνον τα ΚΚΕΕ για τα προϊόντα και τα ΚΚΕΕ για τα ζώα. 16 Δεν ισχύουν χρονικά όρια. 8 / 120

9 Επιπλέον, η ηλεκτρονική υπογραφή βελτιώνει την ταχύτητα και την αποτελεσματικότητα, την ιχνηλασιμότητα και τα μέτρα κατά της παραποίησης, βάσει κανόνων ασφαλείας που πληρούν τις νομικές απαιτήσεις που διέπουν τις ηλεκτρονικές υπογραφές. Εάν εμφανιστεί η ένδειξη «προειδοποίηση ασφάλειας», σας συνιστούμε να επιλέξετε «εμφάνιση πιστοποιητικού» (View Certificate) για να δείτε περισσότερες λεπτομέρειες προτού προχωρήσετε στην επεξεργασία και μετά να επιλέξετε «ναι» για να αρχίσετε να χρησιμοποιείται το TRACES. Ο πελάτης εισάγει τα πιστοποιητικά HTTPS «Secure Sockets Layer» (ασφαλές στρώμα υποδοχών) (SSL) και «Transport Layer Security» (ασφάλεια επιπέδου μεταφοράς) (TLS) από τον εξυπηρετητή στην τοπική εφαρμογή ή το τοπικό περιβάλλον, δηλώνοντάς τα ως «αξιόπιστα (trusted)». Επομένως, η ειδοποίηση αυτή δεν παράγεται από το TRACES αλλά από τον εξυπηρετητή στον οποίο βρίσκεται το πιστοποιητικό. I.5.3. Περιβάλλοντα εργασίας Το περιβάλλον «Παραγωγή» του TRACES βρίσκεται στην URL Πρόκειται για ένα πραγματικό περιβάλλον εργασίας TRACES, καθώς οποιαδήποτε αλλαγή των στοιχείων θα κοινοποιείται αυτόματα στους οικονομικούς φορείς και στις εμπλεκόμενες αρμόδιες αρχές. Οι χρήστες του TRACES καλούνται να ελέγξουν τα χαρακτηριστικά και τις λειτουργικότητες του TRACES σε ένα από τα δύο δοκιμαστικά περιβάλλοντά του. Περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με τη χρήση των περιβαλλόντων TRACES TRAINING (ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ TRACES) και ACCEPTANCE (ΑΠΟΔΟΧΗ) βρίσκονται στο κεφάλαιο «Δοκιμή των χαρακτηριστικών TRACES στο TRACES Toolkit TRACES Toolkit: 9 / 120

10 I.5.4. Δημιουργία λογαριασμού Τόσο οι οικονομικοί φορείς όσο και οι αρμόδιες αρχές μπορούν να καταχωρίσουν έναν λογαριασμό οικονομικού φορέα στο TRACES. Καταχώριση οικονομικού φορέα ροή εργασιών TRACES Οικονομικός φορέας Τοπική αρμόδια αρχή «Κάντε κλικ εδώ για καταχώριση νέου χρήστη» Στην αρχική σελίδα σύνδεσης του TRACES Υποβολή Καθεστώς χρήστη: Νέο Αποθήκευση Καθεστώς χρήστη: Έγκυρο Nέο Στο μενού του TRACES «Διαχείριση χρήστη» Αίτημα επιβεβαίωσης εστάλη στον οικονομικό φορέα Καθεστώς χρήστη: ΕΠΙΒΕΒΑΙΩΜΕΝΟ Ειδοποίηση εστάλη στην οικονομικό φορέα Καθεστώς χρήστη: Έγκυρο Ο οικονομικός φορέας δεν μπορεί να έχει πρόσβαση στο TRACES, εκτός αν η τοπική κτηνιατρική μονάδα ενεργοποιήσει την καταχώριση (επικυρώσει το αίτημα) Εστάλη ειδοποίηση στην τοπική κτηνιατρική μονάδα Τοπική αρμόδια αρχή Ενεργοποίηση Καθεστώς χρήστη: Έγκυρο Εστάλη ειδοποίηση στον οικονομικό φορέα Καθεστώς χρήστη: Έγκυρο 10 / 120

11 I Από τον οικονομικό φορέα Ο οικονομικός φορέας 18 μπορεί να κάνει κλικ στην ένδειξη «Παρακαλούμε πιέστε με το πλήκτρο εδώ για να καταχωρίσετε έναν νέο χρήστη» στην σελίδα εισόδου του TRACES 19. Ο οικονομικός φορέας εισάγει όλα τα στοιχεία του λογαριασμού χρήστη του για το TRACES και κάνει κλικ στην ένδειξη «Υποβολή» (Submit) 18 ή της αρμόδιας αρχής τους. 19 Οι λογαριασμοί της αρμόδιας αρχής δεν μπορούν να καταχωριστούν κατά τον ίδιο τρόπο. Αυτό πρέπει να γίνει μέσω του εθνικού διαχειριστή TRACES. 11 / 120

12 Το TRACES επικυρώνει το αίτημα για νέο λογαριασμό οικονομικού φορέα. Ένα ηλεκτρονικό μήνυμα «αίτημα επιβεβαίωσης» (confirmation request) αποστέλλεται στην ηλεκτρονική διεύθυνση του οικονομικού φορέα για να επιβεβαιώσει την καταχώρισή του στο TRACES. Ο οικονομικός φορέας, αφού κάνει κλικ στην ένδειξη «κάντε κλικ εδώ» (Click here) που περιέχεται στο μήνυμα επιβεβαίωσης, κατευθύνεται στην ακόλουθη σελίδα: Ωστόσο, ο οικονομικός φορέας δεν μπορεί να εισέλθει στο TRACES προτού η αρμόδια αρχή του επικυρώσει το αίτημα καταχώρισης 20. Για τον σκοπό αυτό, η αρμόδια αρχή θα λάβει ένα μήνυμα ειδοποίησης που την ενημερώνει σχετικά με την επικύρωση του αιτήματος καταχώρισης στο TRACES. 20 Για λόγους ασφάλειας, ο επιβεβαιωμένος λογαριασμός οικονομικού φορέα θα πρέπει να επικυρωθεί από την αρμόδια αρχή προτού ο οικονομικός φορέας μπορεί να έχει πρόσβαση στο TRACES. Περισσότερες πληροφορίες περιέχονται στο εγχειρίδιο χρήστη «Διαχείριση οργανισμού, χρήστη και αρχής» στην εργαλειοθήκη του TRACES. 12 / 120

13 Αμέσως μόλις η αρμόδια αρχή κάνει κλικ στην ένδειξη «Ενεργοποίηση» (Activate), ο οικονομικός φορέας μπορεί να έχει πρόσβαση στο TRACES. Ε π ι λ ο γ έ ς αποθήκευσης Ακυρώνω (Cancel) Αποθήκευση (Save) Επιστροφή στο μενού «Διαχείριση χρήστη» και ακύρωση όλων των τροποποιήσεων που έχουν γίνει στα στοιχεία του χρήστη. Αποθήκευση όλων των τροποποιήσεων που έχουν γίνει στα στοιχεία του χρήστη, εκτός από το καθεστώς. 13 / 120

14 Ε π ι λ ο γ έ ς αποθήκευσης Διαγραφή (Delete) Διαγραφή του λογαριασμού χρήστη από το TRACES. Σημειώνεται ότι δεν θα είναι ωστόσο δυνατή η καταχώριση άλλου λογαριασμού με την ίδια ηλεκτρονική διεύθυνση. Αντίθετα, είναι δυνατό να αλλάξει η ηλεκτρονική διεύθυνση ενός λογαριασμού χρήστη. Παρακαλείστε να επικοινωνήσετε με την ομάδα TRACES για το σκοπό αυτό. Επαναφορά πρόσβασης Password) κωδικού (Reset Επαναφέρει τον κωδικό πρόσβασης TRACES και αποστέλλει αυτόματη ειδοποίηση στην οποία περιέχεται νέος τυποποιημένος κωδικός πρόσβασης στην ηλεκτρονική διεύθυνση του λογαριασμού χρήστη. Κατά την πρώτη σύνδεση ο νέος αυτός τυποποιημένος κωδικός πρόσβασης θα πρέπει να αντικατασταθεί από έναν προσωπικό κωδικό (και να επιβεβαιωθεί). Η ερώτηση και η απάντηση ασφάλειας παραμένουν αμετάβλητες. Παρακαλείστε να επικοινωνήσετε με την ομάδα TRACES για να αλλάξετε την ερώτηση και την απάντηση ασφάλειας του λογαριασμού χρήστη. Απόρριψη (Reject) Η αρμόδια αρχή μπορεί να επιλέξει να απορρίψει ένα επιβεβαιωμένο αίτημα καταχώρισης στο TRACES. Ο αιτών θα λάβει ειδοποίηση στην οποία θα δηλώνεται ότι το αίτημά του για καταχώριση στο TRACES απορρίφθηκε από την αρμόδια αρχή του. 14 / 120

15 Ε π ι λ ο γ έ ς αποθήκευσης Ενεργοποίηση (Activate) Η αρμόδια αρχή μπορεί να επιλέξει να επικυρώσει ένα επιβεβαιωμένο αίτημα καταχώρισης στο TRACES. Ο αιτών θα λάβει ειδοποίηση ότι το αίτημά του για καταχώριση στο TRACES ενεργοποιήθηκε (επικυρώθηκε) από την αρμόδια αρχή του. I Από την αρμόδια αρχή Η αρμόδια αρχή μπορεί να κατευθυνθεί στο μενού «Διαχείριση χρήστη και οργανισμού» και στο υπομενού «Διαχείριση χρήστη» του TRACES για να καταχωρίσει έναν νέο λογαριασμό οικονομικού φορέα 21. Η αρμόδια αρχή εισάγει όλα τα στοιχεία του λογαριασμού του οικονομικού φορέα του που είναι χρήστη του TRACES και κάνει κλικ στην ένδειξη «Αποθήκευση» (Save). 21 Κάντε κλικ στην ένδειξη «Νέο» για να συμπληρώσετε τις λεπτομέρειες του λογαριασμού χρήστη του οικονομικού φορέα. 15 / 120

16 Ο λογαριασμός οικονομικού φορέα που καταχωρίζεται από την αρμοδια αρχή είναι «έγκυρος» (valid) αμέσως μετά την υποβολή. Αποστέλλεται ειδοποίηση στον οικονομικό φορέα με την οποία ενημερώνεται σχετικά με τη δημιουργία του λογαριασμού χρήστη του στο TRACES 22. Η ειδοποίηση αυτή περιλαμβάνει απευθείας σύνδεσμο στο TRACES καθώς και το όνομα και τον κωδικό πρόσβασης του χρήστη. 22 Περισσότερες πληροφορίες περιέχονται στο εγχειρίδιο χρήστη «Διαχείριση οργανισμού, χρήστη και αρχής» στην εργαλείοθήκη του TRACES» 16 / 120

17 I.5.5. Σύνδεση και αποσύνδεση I Σύνδεση Πηγαίνετε στον δικτυακό τόπο του TRACES, συμπληρώστε το πεδίο «ηλεκτρονικό ταχυδρομείο» με τον κωδικό σύνδεσης (διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου), βάλτε τον κωδικό πρόσβασης σας και κάντε κλικ την ένδειξη «Login» (είσοδος-απόκτηση πρόσβασης) 23 : Αφού συνδεθείτε, ο λογαριασμός χρήστη σας εμφανίζεται στο πάνω δεξί μέρος της οθόνης. I Αποσύνδεση Κάντε κλικ στην ένδειξη «Logout» (αποσύνδεση) στην πάνω δεξιά γωνία της οθόνης και επιβεβαιώστε το αίτημά σας πατώντας την ένδειξη «OK» Ο λογαριασμός σας απενεργοποιείται μετά από 5 διαδοχικές αποτυχημένες προσπάθειες. Θα πρέπει να επικοινωνήσετε με την αρμόδια αρχή TRACES για να ενεργοποιήσετε εκ νέου τον λογαριασμό. 24 Θα αποσυνδεθείτε αυτόματα ύστερα από 30 λεπτά κατά τα οποία παραμένετε αδρανείς. 17 / 120

18 I Σχετικά με τη σύνδεση Περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη σύνδεση περιέχονται στο εγχειρίδιο χρήστη «Διαχείριση οργανισμού, χρήστη και αρχής» στο Traces toolkit 25. I.5.6. Εξατομίκευση των ενοτήτων TRACES Μπορείτε να εξατομικεύσετε, εάν το επιθυμείτε, τον κατάλογο επιλογών του TRACES στο αριστερό μέρος της οθόνης Είναι δυνατόν να συμπτυχθούν οι λιγότερο «δημοφιλείς» ενότητες και να αναπτυχθούν οι πιο «δημοφιλείς». Οι αλλαγές αυτές αποθηκεύονται στο προφίλ χρήστη σας στο TRACES και, επομένως, εμφανίζονται σε όλες τις συνδέσεις στα TRACES έως ότου κάνετε νέες αλλαγές. 25 Εργαλειοθήκη TRACES: 18 / 120

19 I.5.7. Επικαιροποιήσεις TRACES I Αρχική σελίδα καλωσορίσματος Μόλις συνδεθείτε με το περιβάλλον «Παραγωγή» (το πραγματικό περιβάλλον) 26, στην αρχική σελίδα εμφανίζονται πληροφορίες για το TRACES και σημαντικές υγειονομικές πληροφορίες, όπως μέτρα διασφάλισης. Είναι καλό να ελέγχετε τακτικά τις επικαιροποιήσεις της αρχικής σελίδας του TRACES σχετικά με τα εξής: Γενικές πληροφορίες και υποδείξεις Κίνδυνοι και εκδήλωση εστιών Υγειονομικές πληροφορίες π.χ. υποδείγματα επισήμων εγγράφων εισόδου Τεχνικές επικαιροποιήσεις και εκδόσεις του TRACES Ομάδες εργασίας και συνεδριάσεις I Ενημερωτικό δελτίο Δύο φορές τον μήνα κυκλοφορεί ενημερωτικό δελτίο TRACES (TRACES newsletter) και περιέχει γενικά νέα για το TRACES, γεγονότα και αριθμούς, σεμινάρια, μαθήματα και εργαστήρια, νομοθεσία και τα «προσεχώς». Μπορείτε να εγγραφείτε δωρεάν στην υπηρεσία αυτή που παρέχει η Γενική Διεύθυνση Υγείας και Καταναλωτών, επιλέγοντας αυτόν τον σύνδεσμο Βλ. ενότητα «I.5.3 Περιβάλλοντα» για περισσότερες πληροφορίες. 27 Ενημερωτικό δελτίο TRACES: 19 / 120

20 II. Μενού «Κτηνιατρικά έγγραφα» II.1. Εισαγωγή II.1.1. Ροή εργασιών πιστοποίησης Στο πλαίσιο του TRACES οι οικονομικοί φορείς 28 μπορούν να ξεκινήσουν τη συμπλήρωση του μέρους Ι (Φορτίο) του επίσημου εγγράφου εισόδου και να το υποβάλλουν στην αρμόδια αρχή τους για πιστοποίηση. Δύο βασικές ενέργειες είναι διαθέσιμες για την υποβολή του μέρους Ι: 1. Η εντολή «Αποθήκευση ως προσχέδιο» (Save as Draft) επιτρέπει στον οικονομικό φορέα να αποθηκεύσει το επίσημο έγγραφο εισόδου «τοπικά». Μόνον ο «αρχικός συντάκτης» και οι άμεσοι συνάδελφοί του, που ανήκουν στον ίδιο οργανισμό, θα μπορούν να συμβουλεύονται και να τροποποιούν το επίσημο έγγραφο εισόδου, πριν από την υποβολή του στην αρμόδια αρχή. 2. Η εντολή «Υποβολή για πιστοποίηση» (Submit for certification) επιτρέπει στον οικονομικό φορέα να υποβάλει το επίσημο έγγραφο εισόδου στην αρμόδια αρχή. Επειδή το TRACES είναι ένα δικτυακό, «επιγραμμικό» σύστημα, η υποβολή είναι αυτόματη 29. Για τα έγγραφα DECLAR, είναι διαθέσιμες επιπλέον Εναλλακτικές επιλογές: «Αποθήκευση σε επεξεργασία» (Save in progress) και «Επικύρωση/Υποβολή απόφασης» (Validate / Submit Decision) Τη συμπλήρωση του μέρους Ι του επίσημου εγγράφου εισόδου μπορούν να ξεκινήσουν οι χρήστες από τις αρμόδιες αρχές. 29 Βλ. το εγχειρίδιο χρήστη «Διαχείριση κοινοποιήσεων» για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το θέμα αυτό. 30 Ένα έγγραφο DECLAR μπορεί επίσης να «κλωνοποιηθεί» ως ΚΚΕΕ-Π. Για περισσότερες πληροφορίες βλ. την ενότητα «II.2.4 Επιλογές υποβολής» και την ενότητα «II.3.2. Επόμενα στάδια DECLAR: Κλωνοποίηση σε ΚΚΕΕ-Π» 20 / 120

21 Επισκόπηση της διαδικασίας TRACES - V5 Αποθήκευση ως προσχέδιο ΚΑΘΕΣΤΩΣ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΟΥ: ΠΡΟΣΧΕΔΙΟ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΟΥ: ΤΟ ΜΕΡΟΣ Ι ΔΕΝ ΕΙΝΑΙ ΠΛΗΡΕΣ ΥΔΑΤΟΣΗΜΟ: «ΠΡΟΣΧΕΔΙΟ» Κλωνοποίηση ως ΚΚΕΕ ΚΑΘΕΣΤΩΣ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΟΥ ΜΕΤΑ ΤΗΝ ΚΛΩΝΟΠΟΙΗΣΗ: ΠΡΟΣΧΕΔΙΟ, ΝΕΟ, ΣΕ ΕΞΕΛΙΞΗ, ΕΓΚΥΡΟ ΑΝΑΛΟΓΑ ΜΕ ΤΗΝ ΑΠΟΦΑΣΗ ΠΟΥ ΘΑ ΛΑΒΕΙ Ο TRANSI- TAIR Η Ο ΣΕΕ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΟΥ: ΜΕΡΟΣ I ΚΑΙ/Η ΜΕΡΟΣ II ΥΔΑΤΟΣΗΜΟ: ΠΡΟΣΧΕΔΙΟ, ΝΕΟ, ΣΕ ΕΞΕΛΙΞΗ, ΠΡΩΤΟΤΥΠΟ Η ΑΠΟΡΡΙΦΘΕΝ ΑΝΑΛΟΓΑ ΜΕ ΤΗΝ ΑΠΟΦΑΣΗ ΠΟΥ ΘΑ ΛΑΒΕΙ Ο TRANSITAIR Η Ο ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΤΟΥ ΣΕΕ ΟΡΑΤΟ ΣΤΟΥΣ ΧΡΗΣΤΕΣ: * ΚΚΕΕ: ΑΝΑΛΟΓΑ ΜΕ ΤΗΝ ΑΠΟΦΑΣΗ ΠΟΥ ΘΑ ΛΑΒΕΙ Ο TRANSITAIR Η ΤΟ ΣΕΕ ΠΑΡΑΤ: Η ΕΠΙΛΟΓΗ ΑΥΤΗ ΕΙΝΑΙ ΔΥΝΑΤΗ ΜΟΝΟ ΓΙΑ ΤΟΥΣ ΥΠΕΥΘΥΝΟΥΣ TRANSITAIR ΚΑΙ ΣΕΕ ΣΤΟ ΠΛΑΙΣΙΟ ΤΩΝ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΩΝ IMPORT ΟΡΑΤΟ ΣΤΟΥΣ ΧΡΗΣΤΕΣ: ΜΟΝΟ ΣΕ ΑΜΕΣΟΥΣ ΣΥΝΑΔΕΛΦΟΥΣ ΠΟΥ ΣΥΝΔΕΟΝΤΑΙ ΜΕ ΤΗΝ ΙΔΙΑ ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ Η ΑΡΧΗ Υποβολή για πιστοποίηση ΚΑΘΕΣΤΩΣ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΟΥ: ΝΕΟ ΜΕΡΟΣ I ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΟΥ:ΤΟ ΜΕΡΟΣ Ι ΕΧΕΙ ΣΥΜΠΛΗΡΩΘΕΙ ΥΔΑΤΟΣΗΜΟ: «ΝΕΟ» ΟΡΑΤΟ ΣΤΟΥΣ ΧΡΗΣΤΕΣ: * INTRATRADE/IMPORT: ΚΑ ΠΡΟΕΛΕΥΣΗΣ (ΠΚΜ) * ΚΚΕΕ: ΚΑ ΣΗΜΕΙΟΥ ΕΙΣΟΔΟΥ (ΣΕΕ) Απόρριψη Αποθήκευση σε εξέλιξη ΚΑΘΕΣΤΩΣ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΟΥ: ΑΠΟΡΡΙΦΘΕΝ ΚΑΘΕΣΤΩΣ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΟΥ: ΣΕ ΕΞΕΛΙΞΗ Διαγραφή ΚΑΘΕΣΤΩΣ ΠΙΣΤΟΠ.: ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΟΥ: ΤΑ ΜΕΡΗ Ι ΚΑΙ ΙΙ ΕΧΟΥΝ ΣΥΜΠΛΗΡΩΘΕΙ ΥΔΑΤΟΣΗΜΟ: ΑΠΟΡΡΙΦΘΕΝ ΟΡΑΤΟ ΣΤΟΥΣ ΧΡΗΣΤΕΣ: * INTRATRADE/IMPORT: ΚΑ ΤΩΝ ΧΩΡΩΝ ΠΡΟΕΛΕΥΣΗΣ, ΠΡΟΟΡΙΣΜΟΥ ΚΑΙ ΔΙΑΜΕΤΑΚΟΜΙΣΗΣ * ΚΚΕΕ: ΟΛΟΙ ΟΙ ΣΕΕ ΤΗΣ ΕΕ ΚΑΙ ΟΙ ΚΑ ΤΟΥ ΣΗΜΕΙΟΥ ΕΙΣΟΔΟΥ, ΚΑΙ ΤΩΝ ΧΩΡΩΝ ΠΡΟΟΡΙΣΜΟΥ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΟΥ: ΤΟ ΜΕΡΟΣ II ΔΕΝ ΕΙΝΑΙ ΠΛΗΡΕΣ ΥΔΑΤΟΣΗΜΟ: ΣΕ ΕΞΕΛΙΞΗ ΟΡΑΤΟ ΣΤΟΥΣ ΧΡΗΣΤΕΣ: ΜΟΝΟ ΑΜΕΣΟΥΣ ΣΥΝΑΔΕΛΦΟΥΣ ΠΟΥ ΣΥΝΔΕΟΝΤΑΙ ΜΕ ΤΗΝ ΙΔΙΑ ΑΡΧΗ ΚΑΙ ΔΙΑΜΕΤΑΚΟΜΙΣΗΣ ΔΙΑΓΡΑΜΜΕΝΟ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ ΠΙΣΤΟΠ.: ΜΔ ΥΔΑΤΟΣΗΜΟ: ΜΔ ΟΡΑΤΟ ΣΤΟΥΣ ΧΡΗΣΤΕΣ: * ΚΑΝΕΝΑ Επικύρωση/υποβολή απόφασης ΚΑΘΕΣΤΩΣ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΟΥ: ΕΓΚΥΡΟ ΜΕΡΟΣ II ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΟΥ: ΤΑ ΜΕΡΗ Ι ΚΑΙ ΙΙ ΕΧΟΥΝ ΣΥΜΠΛΗΡΩΘΕΙ ΥΔΑΤΟΣΗΜΟ: ΠΡΩΤΟΤΥΠΟ ΟΡΑΤΟ ΣΤΟΥΣ ΧΡΗΣΤΕΣ: * INTRATRADE/IMPORT: ΚΑ ΤΩΝ ΧΩΡΩΝ ΠΡΟΕΛΕΥΣΗΣ, ΠΡΟΟΡΙΣΜΟΥ ΚΑΙ ΔΙΑΜΕΤΑΚΟΜΙΣΗΣ * ΚΚΕΕ: ΚΑ ΤΟΥ ΣΗΜΕΙΟΥ ΕΙΣΟΔΟΥ ΚΑΙ ΤΩΝ ΧΩΡΩΝ ΠΡΟΟΡΙΣΜΟΥ ΚΑΙ ΔΙΑΜΕΤΑΚΟΜΙΣΗΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ: Η ΕΚΔΟΣΗ ΤΟΥ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΟΥ (V1, V2...) ΘΑ ΕΜΦΑΝΙΖΕΤΑΙ ΔΙΠΛΑ ΣΤΟΝ ΑΡΙΘΜΟ ΑΝΑΦΟΡΑΣ TRACES, ΔΕΙΧΝΟΝΤΑΣ ΕΑΝ Η ΚΑ ΕΧΕΙ ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΕΙ ΤΟ ΜΕΡΟΣ Ι Η ΤΟ ΜΕΡΟΣ ΙΙ. * ΤΟ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΟ ΛΑΜΒΑΝΕΙ ΤΟ ΚΑΘΕΣΤΩΣ «ΠΡΟΕΓΚΕΚΡΙΜΕΝΟ» ΕΑΝ Η ΑΠΟΦΑΣΗ ΓΙΑ ΤΟ ΜΕΡΟΣ ΙΙ ΑΠΟ ΜΙΑ ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΕΝΗ ΚΑ. ΜΕΡΟΣ III Έλεγχος Ανάκληση Ακύρωση ΚΑΘΕΣΤΩΣ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΟΥ: ΕΓΚΥΡΟ ΚΑΘΕΣΤΩΣ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΟΥ: ΑΝΑΚΛΗΘΕΝ ΚΑΘΕΣΤΩΣ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΟΥ: ΑΚΥΡΩΘΕΝ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ ΠΙΣΤΟΠ.: ΤΑ ΜΕΡΗ I, II ΚΑΙ III ΕΧΟΥΝ ΣΥΜΠΛΗΡΩΘΕΙ ΥΔΑΤΟΣΗΜΟ: ΠΡΩΤΟΤΥΠΟ ΟΡΑΤΟ ΣΤΟΥΣ ΧΡΗΣΤΕΣ: * INTRATRADE/IMPORT: ΚΑ ΤΩΝ ΧΩΡΩΝ ΠΡΟΕΛΕΥΣΗΣ, ΠΡΟΟΡΙΣΜΟ ΚΑΙ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΟΥ: ΤΑ ΜΕΡΗ Ι ΚΑΙ ΙΙ ΕΧΟΥΝ ΣΥΜΠΛΗΡΩΘΕΙ ΥΔΑΤΟΣΗΜΟ: ΑΝΑΚΛΗΘΕΝ ΟΡΑΤΟ ΣΤΟΥΣ ΧΡΗΣΤΕΣ: * INTRATRADE/IMPORT: ΚΑ ΤΩΝ ΧΩΡΩΝ ΠΡΟΕΛΕΥΣΗΣ, ΠΡΟΟΡΙΣΜΟΥ ΚΑΙ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ ΠΙΣΤΟΠ.: ΤΑ ΜΕΡΗ Ι ΚΑΙ ΙΙ ΕΧΟΥΝ ΣΥΜΠΛΗΡΩΘΕΙ ΥΔΑΤΟΣΗΜΟ: ΑΚΥΡΩΘΕΝ ΟΡΑΤΟ ΣΤΟΥΣ ΧΡΗΣΤΕΣ: * INTRATRADE/IMPORT: ΚΑ ΤΩΝ ΧΩΡΩΝ ΠΡΟΕΛΕΥΣΗΣ, ΠΡΟΟΡΙΣΜΟΥ ΚΑΙ ΔΙΑΜΕΤΑΚΟΜΙΣΗΣ *ΚΚΕΕ: ΚΑ ΤΟΥ ΣΗΜΕΙΟΥ ΕΙΣΟΔΟΥ ΚΑΙ ΤΩΝ ΧΩΡΩΝ ΠΡΟΟΡΙΣΜΟΥ ΚΑΙ ΔΙΑΜΕΤΑΚΟΜΙΣΗΣ *ΚΚΕΕ: ΚΑ ΤΟΥ ΣΗΜΕΙΟΥ ΕΙΣΟΔΟΥ ΚΑΙ ΤΩΝ ΧΩΡΩΝ ΠΡΟΟΡΙΣΜΟΥ ΚΑΙ ΔΙΑΜΕΤΑΚΟΜΙΣΗΣ *ΚΚΕΕ: ΚΑ ΤΟΥ ΣΗΜΕΙΟΥ ΕΙΣΟΔΟΥ ΚΑΙ ΤΩΝ ΧΩΡΩΝ ΠΡΟΟΡΙΣΜΟΥ ΚΑΙ ΔΙΑΜΕΤΑΚΟΜΙΣΗΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΗ: ΣΕ 1 ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΟ ΜΠΟΡΟΥΝ ΝΑ ΠΡΟΣΤΕΘΟΥΝ ΠΟΛΛΑΠΛΟΙ ΔΙΑΜΕΤΑΚΟΜΙΣΗΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΗ: Η ΚΑ ΠΡΟΕΛΕΥΣΗΣ ΜΠΟΡΕΙ ΝΑ ΑΝΑΚΑΛΕΙ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΑ ΕΩΣ ΚΑΙ 3 ΔΙΑΜΕΤΑΚΟΜΙΣΗΣ ΠΑΡΑΤ.: ΔΕΝ ΕΙΝΑΙ ΔΥΝΑΤΟ ΝΑ ΑΚΥΡΩΘΟΥΝ ΑΠΟΡΡΙΦΘΕΝΤΑ ΦΟΡΤΙΑ! ΕΛΕΓΧΟΙ ΜΗΝΕΣ ΜΕΤΑ ΤΗΝ ΕΠΙΚΥΡΩΣΗ Στο δοκιμαστικά περιβάλλοντα TRACES, όλα τα επίσημα έγγραφα εισόδου έχουν το υδατογράφημα «TRAINING» ή «ACCEPTANCE», ανεξάρτητα από το καθεστώς του επίσημου εγγράφου εισόδου, ώστε να αποφεύγεται η σύγχυση με το «πραγματι- 21 / 120

22 II.1.2. Εκ των προτέρων κοινοποίηση (ΚΚΕΕ-Π) Στο TRACES η εκ των προτέρων κοινοποίηση εφαρμόζεται όπως προσδιορίζεται στον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 136/2004 της Επιτροπής, άρθρο 2: «Με την επιφύλαξη των παραγράφων 1 και 3, οι πληροφορίες που περιέχονται στο KKEE ενδέχεται, κατόπιν συμφωνίας των αρμόδιων αρχών του κράτους μέλους το οποίο αφορά η αποστολή, να αποτελέσουν αντικείμενο εκ των προτέρων κοινοποίησης μέσω τηλεπικοινωνιών ή άλλων συστημάτων μετάδοσης ηλεκτρονικών δεδομένων. Εφόσον συμβαίνει αυτό, οι πληροφορίες που παρέχονται σε ηλεκτρονική μορφή πρέπει να είναι εκείνες που ζητούνται στο μέρος 1 του προτύπου του KKEE.» Όσον αφορά τα ΚΚΕΕ-Π που επικυρώνονται από τις αρμόδιες αρχές της ΕΕ, καλύπτονται μόνο τα φορτία που προορίζονται για εισαγωγή όχι όσα βρίσκονται σε καθεστώς διαμετακόμισης. Όσον αφορά τα έγγραφα IMPORT που επικυρώνονται από αρμόδιες αρχές τρίτων χωρών, το φορτίο θεωρείται ότι κοινοποιείται εκ των προτέρων όταν ο ευρωπαίος τελωνειακός πράκτορας (ο οικονομικός φορέας που συνδέεται με τους ΣΕΕ/ΚΣΕ/ΚΣΕγ της ΕΕ) έχει μεταφέρει (κλωνοποιήσει) τις πληροφορίες από το IMPORT στο ΚΚΕΕ-Π 32. Αυτό σημαίνει ότι, για τα ΚΚΕΕ-Π, οι ευρωπαίοι τελωνειακοί πράκτορες πρέπει να λαμβάνουν τα αναγκαία μέτρα για να παρουσιάζουν το φορτίο για έλεγχο στην αρμοδια αρχή στο ευρωπαϊκό ΣΕΕ/ΚΣΕ/ΚΣΕγ 33, προβαίνοντας έτσι σε εκ των προτέρων κοινοποίηση στην αρμόδια αρχή της ΕΕ. κό» περιβάλλον εργασίας. 32 Περισσότερες πληροφορίες βρίσκοτναι στην ενότητα «ΙΙΙ.2 Κλωνοποίηση εγγράφου IMPORT σε επίσημο έγγραφο εισόδου.» 33 Δηλ. δεν γίνεται εκ των προτέρων κοινοποίηση όταν το έγγραφο IMPORT καταρτίζεται από χρήστη του TRACES εκτός της ΕΕ. 22 / 120

23 II.2. Υποβολή του μέρους Ι (φορτίο) Το μέρος Ι του επίσημου εγγράφου εισόδου αφορά στοιχεία σχετικά με το φορτίο, όπως αναφορές, έμποροι, εμπόρευμα, μεταφορά και σκοπό. Τόσο οι οικονομικοί φορείς όσο και οι αρμόδιες αρχές μπορούν να υποβάλουν το μέρος Ι του επίσημου εγγράφου εισόδου από το μενού «κτηνιατρικά έγγραφα» 34 : «Κοινό έγγραφο εισόδου»: ΚΕΕ «ΚΚΕΕ για τα ζώα»: ΚΚΕΕ-Ζ «ΚΚΕΕ για τα ζωικά προϊόντα»: ΚΚΕΕ-Π «Έγγραφο δήλωσης»: DECLAR «Κοινό υγειονομικό έγγραφο εισόδου για φυτά και φυτικά προϊόντα»: CHED-PP Σε κάθε περίπτωση, η διαδικασία για την υποβολή νέου επίσημου εγγράφου εισόδου είναι η ίδια: 1/ Κάντε κλικ στην ένδειξη «Νέο» για να δημιουργήσετε ένα νέο, κενό μέρος Ι του επίσημου εγγράφου εισόδου. 2/ Κάντε κλικ στην ένδειξη «Αντιγραφή ως νέο» 35 για να δημιουργήσετε ένα νέο μέρος Ι με βάση ένα προϋπάρχον (όμοιο) έγγραφο. Δεδομένης της στενής συνεργασίας με ορισμένες τρίτες χώρες, η υποβολή του μέρους Ι του επίσημου εγγράφου εισόδου μπορεί να διευκολύνεται από την ύπαρξη ενός εγγράφου IMPORT. Η υποβολή του επίσημου εγγράφου εισόδου με «κλωνοποίηση» π.χ. ενός εγγράφου IMPORT περιγράφεται στο κεφάλαιο «ΙΙΙ.2. Κλωνοποίηση εγγράφου IMPORT σε επίσημο έγγραφο εισόδου.» 34 Βλ. κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 669/2009 ή κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 1152/2009 για το ΚΣΕ, τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 282/2004 για το ΚΚΕΕ-Ζ, κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 136/2004 για τα ΚΚΕΕ-Π, κανονισμός (ΕΕ ) αριθ. 142/2011 της Επιτροπής για το DECLAR. 35 Περισσότερες πληροφορίες βρίσκονται στην ενότητα «ΙΙΙ.3 Αντιγραφή ως νέο». 23 / 120

24 II.2.1. Επιλογή του κωδικού ονοματολογίας Ο κωδικός ονοματολογίας πρέπει να επιλέγεται με βάση το εμπόρευμα που παραλαμβάνει ο τελωνειακός πράκτορας στον συνοριακό σταθμό ελέγχου (ΣΣΕ), στο καθορισμένο σημείο εισόδου ή στο καθορισμένο σημείο εισαγωγής (ΚΣΕ/ΚΣΕγ). Ο κωδικός συνδυασμένης ονοματολογίας (ΣΟ), ο οποίος χρησιμοποιείται επί του παρόντος στους συνοριακούς σταθμούς ελέγχου στην ΕΕ, διασφαλίζει τη διαλειτουργικότητα μεταξύ των συστημάτων σε όλη την ΕΕ. Το TRACES παραθέτει κωδικούς ονοματολογίας για: ζώντα ζώα για τα ΚΚΕΕ-Ζ ζωικά προϊόντα και προϊόντα ζωικής προέλευσης για τα ΚΚΕΕ-Π ζωοτροφές και τρόφιμα μη ζωικής προέλευσης για τα ΚΕΕ υποπροϊόντα για τα DECLAR φυτά και φυτικά προϊόντα για το CHED-PP Η ΣΟ είναι μια μέθοδος για τον καθορισμό των αγαθών και των εμπορευμάτων. Ανταποκρίνεται στις απαιτήσεις του κοινού τελωνειακού δασμολογίου της Ένωσης. Η ΣΟ βασίζεται στην ονοματολογία του εναρμονισμένου συστήματος (ΕΣ) του Παγκόσμιου Οργανισμού Εμπορίου (ΠΟΕ) με περαιτέρω υποδιαιρέσεις στο επίπεδο της ΕΕ. Η επιγραμμική βάση δεδομένων του τελωνειακού δασμολογίου της ΓΔ TAXUD, το επονομαζόμενο TARIC (Integrated Tariff of the European Communities), 36 χρησιμοποιεί επίσης την ονοματολογία του ΕΣ, καθιστώντας το TRACES ακόμα πιο εύκολο στη χρήση για τους τελωνειακούς υπαλλήλους. Ο χρήστης του TRACES έχει τις εξής Εναλλακτικές επιλογές: Εναλλακτική επιλογή «Εκχωρώ/Αναθέτω» (Assign) «Αναζήτηση» (Search) «Φίλτρο» (Filter) Σύμβολο «+» Πληροφορία Τοποθετείστε τον κωδικό ονοματολογίας απευθείας στο πεδίο «κωδικός ονοματολογίας» και κάντε κλικ στην ένδειξη «Εκχωρώ/Αναθέτω» για να συνεχίσετε. Αυτή είναι η ταχύτερη μέθοδος. Αναζητείστε τον κωδικό ονοματολογίας στη διακλάδωση κωδικών ονοματολογίας, εισάγοντας τον κωδικό στο πεδίο «Κωδικός ονοματολογίας» και κάνοντας κλικ στην ένδειξη «Αναζητώ» για να συνεχίσετε. Φιλτράρετε τον κωδικό ονοματολογίας από το υπόδειγμα του επίσημου εγγράφου εισόδου που παρουσιάζεται ή προσδιορίζετε τον αριθμό της νομοθετικής πράξης και κάντε κλικ στην ένδειξη «φίλτρο». Στην περίπτωση CHED-PP, είναι δυνατόν να χρησιμοποιηθούν ως κριτήρια τα είδη και οι κωδικοί EPPO. Έτσι, η διακλάδωση δείχνει τους σχετικούς κωδικούς ονοματολογίας. Επιλέξτε τον κωδικό ονοματολογίας από τη διακλάδωση των κωδικών ονοματολογίας κάνοντας κλικ στο σύμβολο «+» δίπλα στον κωδικό ονοματολογίας για να εμφανιστεί η επέκτασή του και να επιλέξτε τον κατάλληλο κωδικό για να συνεχίσετε. 36 TARIC: 24 / 120

25 Μόνον οι κωδικοί ονοματολογίας με έντονους χαρακτήρες μπορούν να επιλεγούν. Ανάλογα με τον κωδικό ονοματολογίας που επιλέγετε, μπορείτε να ζητήσετε επέκταση κωδικού για να ταξινομηθεί το εμπόρευμα σε επίπεδο υγειονομικό (τύπος) και φυλογενετικό (τάξη, οικογένεια, είδος). Στη συνέχεια, ο χρήστης του TRACES έχει τις εξής Εναλλακτικές επιλογές. Εναλλακτική επιλογή «Ανάθεση και προσθήκη νέου κωδικού» (Assign and Add New Code) «Εκχωρώ/Αναθέτω» (Assign) Πληροφόρηση Επιλέγετε πολλαπλά εμπορεύματα σε επίπεδο υγειονομικό (τύπος) και φυλογενετικό (τάξη, οικογένεια, είδος). Μόνον οι κωδικοί ονοματολογίας για το επιλεγμένο επίσημο έγγραφο εισόδου μπορούν να επιλεγούν. Επιβεβαιώνετε το εμπόρευμα που έχετε επιλέξει στο επίσημο έγγραφο εισόδου. 25 / 120

26 II.2.2. Προσδιορισμός των οργανισμών στα τετραγωνίδια των επίσημων εγγράφων εισόδου II Αναζήτηση Προτού δημιουργήσετε νέο οργανισμό, θα πρέπει να εξακριβώσετε πρώτα εάν υπάρχει ήδη στο TRACES αναζητώντας τον. Αυτό συνάδει με την αρχή «Αναζήτησε πρώτα και δημιούργησε εάν είναι αναγκαίο». Ένας οργανισμός μπορεί να προστεθεί σε οποιοδήποτε τετραγωνίδιο με δύο Εναλλακτικές επιλογές: Εναλλακτική επιλογή «Ε κ χ ω ρ ώ / Α ν α θ έ τ ω» (Assign) Πληροφορία Επιτρέπει την ταχεία τοποθέτηση ενός οργανισμού σε ένα τετραγωνίδιο, με επιλογή της χώρας (κωδικός ISO) και του «αριθμού έγκρισης» του οργανισμού. «Επιλογή» (Select) Επιτρέπει την επιλογή του οργανισμού από την οθόνη αναζήτησης. Σημείωση όταν αναζητούν έναν οργανισμό, οι οικονομικοί φορείς πρέπει να προσδιορίζουν τη χώρα και τουλάχιστον τρία γράμματα από το όνομα του οργανισμού ή τον αριθμό έγκρισης για να διασφαλίζουν το απόρρητο των δεδομένων. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το σύμβολο % για να διευρύνετε το πεδίο της αναζήτησης, εάν απαιτείται (π.χ.: % Logistics για να βρείτε τον S.A. Logistics Air & Sea). Τα θέματα διαχείρισης οργανισμού εξετάζονται λεπτομερώς στο εγχειρίδιο χρήστη «Διαχείριση οργανισμού, χρήστη και αρχής». 26 / 120

27 II Δημιουργία Εάν ένας οργανισμός δεν περιλαμβάνεται ήδη στο TRACES, μπορεί να δημιουργηθεί κατά την υποβολή του επίσημου εγγράφου εισόδου. Κάντε κλικ στην ένδειξη «επιλογή» (Select) στο επιθυμητό τετραγωνίδιο του επίσημου εγγράφου και επιλέξτε: «Νέο» για τη δημιουργία ενός οργανισμού σε χώρα ΕΕ/ΕΖΕΣ/ΕΟΧ «Νέα χώρα που δεν είναι μέλος της ΕΕ» (New Non-Member State) για τη δημιουργία οργανισμού σε τρίτη χώρα. Εισάγετε τα στοιχεία του νέου οργανισμού: 27 / 120

28 Πεδίο δεδομένων «Κ ω δ ι κ ό ς συγκροτήματος» (Aggregation Code) Πληροφορία Αντιστοιχεί στον γενικό αριθμό ταυτοποίησης του οργανισμού (ΕΕ) και: - είναι προαιρετικός - πρέπει να είναι μοναδικός για κάθε χώρα - μπορεί να είναι ο ίδιος με τον αριθμό έγκρισης του οργανισμού Για χώρες που δεν ανήκουν στην ΕΕ, το τετραγωνίδιο παραμένει με γκρι. «Αριθμός έγκρισης» (Approval Number) Αναφέρεται στον τύπο δραστηριότητας του οργανισμού που δεν χρειάζεται να καταχωριστεί επισήμως και: - μπορεί να είναι υποχρεωτικός ανάλογα με τον τύπο δραστηριότητας - μπορεί να είναι διαφορετικός από τον κωδικό συγκροτήματος και από άλλους αριθμούς έγκρισης του ίδιου οργανισμού 28 / 120

29 Πεδίο δεδομένων «Στο πιστοποιητικό» (In certificate) «Τύπος» (Type) «Ταχυδρομικός κώδικας/ περιφέρεια» (Postal Code / Region) Πληροφορία Επιτρέπει να αποδοθεί ένας συγκεκριμένος τύπος δραστηριότητας στον οργανισμό στο επίσημο έγγραφο εισόδου. Σε αντίθεση με τη διαδικασία για τη δημιουργία ενός οργανισμού από το μενού «Διαχείριση χρήστη και οργανισμού» και το υπομενού «Οργανισμός», πρέπει να τοποθετηθεί ο τύπος δραστηριότητας μιας συγκεκριμένης εγκατάστασης στο τετραγωνίδιο του πιστοποιητικού. Αυτό αντιστοιχεί στο εμπόρευμα που αναφέρεται στο επίσημο έγγραφο εισόδου. Πιθανοί τύπου δραστηριότητας που μπορούν να τοποθετηθούν στο τετραγωνίδιο του πιστοποιητικού επισημαίνονται με αστερίσκο (*) και είναι οι μόνοι που μπορούν να τοποθετηθούν στο επίσημο έγγραφο εισόδου. Επιτρέπει τον προσδιορισμό πολλαπλών τύπων δραστηριότητας, με χρήση των ενδείξεων «προσθήκη» και «αφαίρεση». Οι τύποι δραστηριότητας που εμπίπτουν στη διαδικασία καταχώρισης σε κατάλογο (LMS) για τις επισήμως δημοσιευμένες εγκαταστάσεις δεν μπορούν να προσδιοριστούν κατά τη διαδικασία αυτή. Τέτοιοι οργανισμοί με τύπους δραστηριότητας LMS θα πρέπει να ακολουθούν τη διαδικασία της επίσημης εγγραφής. Εάν θέλετε να προσδιορίσετε τον τύπο δραστηριότητας «υπεύθυνος φορτίου», θα πρέπει πρώτο να αναθέσετε έναν συνοριακό σταθμό ελέγχου στον οργανισμό. Αυτό θα έχει αυτόματα ως αποτέλεσμα την εμφάνιση του αναπτυσσόμενου καταλόγου των τύπων δραστηριότητας. Επιτρέπει την επιλογή του ταχυδρομικού κώδικα για χώρες ΕΕ/ΕΖΕΣ/ΕΟΧ και την επιλογή των περιφερειών, επαρχιών ή πολιτειών για τρίτες χώρες. Εάν επιλέξατε τύπους δραστηριότητας εκτός από «υπεύθυνος φορτίου» για τον οργανισμό, τότε ανατίθεται αυτόματα η αρμοδια αρχή με βάση τα στοιχεία για τον ταχυδρομικό της κώδικα/ περιφέρεια» και εμφανίζεται μετά την επικύρωση του οργανισμού. Κάντε κλικ στην ένδειξη «Αποθήκευση» για να αποθηκεύσετε τα στοιχεία για τον οργανισμό και να επιστρέψετε στην προηγούμενη οθόνη. Τα θέματα διαχείρισης οργανισμών εξετάζονται λεπτομερώς στο εγχειρίδιο χρήστη «Διαχείριση οργανισμού, χρήστη και αρχής». 29 / 120

30 II εισόδου Αυτόματη συμπλήρωση των τετραγωνιδίων των επίσημων εγγράφων Για να επιταχυνθεί η διαδικασία υποβολής, ένας οργανισμός μπορεί να αντιγράφεται αυτόματα από το ένα τετραγωνίδιο στο άλλο. Αυτό το χαρακτηριστικό TRACES εξαρτάται από έναν συνδυασμό παραμέτρων: Είδος του επίσημου εγγράφου εισόδου: ΚΕΕ, ΚΚΕΕ-Ζ, ΚΚΕΕ-Π, DECLAR, CHED-PP Τετραγωνίδιο του επίσημου εγγράφου εισόδου: Αποστολέας/Τόπος καταγωγής/τόπος φόρτωσης/ Μεταφορέας, Παραλήπτης/Τόπος προορισμού Τύπος δραστηριότητας του οργανισμού που χρησιμοποιείται στο αρχικό τετραγωνίδιο του επίσημου εγγράφου εισόδου. Οι σύνδεσμοi μεταξύ των διαφόρων τετραγωνιδίων για κάθε είδος επισήμου εγγράφου εισόδου περιγράφονται κατωτέρω στο κεφάλαιο «ΙΙ.2.3. Συμπλήρωση του μέρους Ι 37. Βέβαια, τα αυτόματα στοιχεία μπορούν να απαλειφθούν και να τροποποιηθούν όπως επιθυμείτε. 37 Περισσότερες πληροφορίες για κάθε τύπο επισήμου εγγράφου εισόδου μπορείτε να βρείτε στην αντίστοιχη ενότητα. 30 / 120

31 II.2.3. Συμπλήρωση του μέρους Ι II ενός ΚΕΕ Στο TRACES το μέρος Ι «Φορτίο» (Consignment) του ΚΕΕ συγκεντρώνει όλα τα τετραγωνίδια σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 669/2009, στο πλαίσιο καρτελών όπως συνοψίζονται στη συνέχεια. Η επίσημη περιγραφή των τετραγωνιδίων βρίσκεται στο παράρτημα ΙΙ «Επεξηγηματικές σημειώσεις για το ΚΕΕ» του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 669/2009 της Επιτροπής. Ωστόσο, ορισμένα τετραγωνίδια περιγράφονται κατωτέρω. Αναφορές «I.2. Αριθμός πρωτοκόλλου ΚΕΕ» Ένας ενιαίος αριθμός πρωτοκόλλου αποδίδεται αυτόματα από το TRACES, ο οποίος εμφανίζεται μετά την υποβολή του μέρους Ι. Όσο το επίσημο έγγραφο εισόδου παραμένει στο στάδιο της υποβολής («Νέο»), οι χρήστες του TRACES μπορούν ακόμα να τροποποιούν το μέρος Ι. Ένας αριθμός έκδοσης (- Vx) προστίθεται αυτόματα στον μοναδικό αριθμό πρωτοκόλλου ΚΕΕ και αυξάνεται κάθε φορά που το έγγραφο υποβάλλεται εκ νέου, είτε έχει τροποποιηθεί είτε όχι. «Τοπικός αριθμός αναφοράς» Είναι ο αριθμός που ο χρήσης του TRACES μπορει να δίνει ανάλογα με την εθνική του διοίκηση (προαιρετικός). Τα κέντρα επιθεώρησης μπορούν να προσδιορίζονται στο σημείο αυτό (προαιρετικό). Ο τοπικός αριθμός αναφοράς, εάν δεν τοποθετηθεί, θα συμπληρώνεται αυτόματα με τον μοναδικό αριθμό πρωτοκόλλου που αποδίδεται από το TRACES μετά την υποβολή του μέρους ΙΙ. «I.4. Αρμόδιος για το φορτίο» Εάν ο «αρμόδιος για το φορτίο» είναι καταχωρισμένος στο TRACES και κάνει ο ίδιος τη δήλωση (μέρος 31 / 120

32 Ι), το πεδίο αυτό συμπληρώνεται αυτόματα με το όνομα του οργανισμού του. «Καθορισμένο σημείο εισόδου» «(καθορισμένο σημείο εισαγωγής)» Το όνομα της αρμόδιας αρχής και ο κωδικός TRACES συμπληρώνονται αυτόματα όταν ξεκινήσει η συμπλήρωση του μέρους Ι, ανάλογα με τον οργανισμό που τοποθετείται στο τετραγωνίδιο Ι.4. «Αρμόδιος για το φορτίο». Οι πληροφορίες αυτές μπορούν ωστόσο να τροποποιηθούν από τον υπεύθυνο για το φορτίο μέσω της ένδειξης «Επιλογή» ή να συμπληρωθούν αν η κεντρική αρμόδια αρχή (ΚΑΑ) δημιουργεί το ΚΕΕ για λογαριασμό ενός της αρμόδιας αρχής. 32 / 120

33 Έμποροι «I.11. Μέσα μεταφοράς» Το τετραγωνίδιο αυτό περιλαμβάνει στοιχεία σχετικά με την άφιξη στο καθορισμένο σημείο εισόδου και είναι υποχρεωτικό. «Ι.19. Αριθμός σφραγίδας και αριθμός εμπορευματοκιβωτίου» Η επιλογή «προσθήκη» επιτρέπει την εμφάνιση όσων γραμμών χρειάζονται, τα δύο είδη στοιχείων μπορεί να είναι ανεξάρτητα και μπορεί να συμπληρώνονται ή όχι. 33 / 120

34 Εμπορεύματα «I.12. Περιγραφή του εμπορεύματος» Ο κωδικός ονοματολογίας και οι επεκτάσεις του μπορούν να τροποποιηθούν στο επίσημο έγγραφο εισόδου μπορούν να τροποποιηθούν με χρήση των ενδείξεων «επιλογή» (Select), «αφαίρεση» (Remove), «επαναφορά» (Reset) και «προσθήκη νέου κωδικού» (Add New Code). Οποιαδήποτε αλλαγή στον κωδικό ονοματολογίας ή επέκταση του κωδικού μπορεί να προκαλέσει διαγραφή της πληροφορίας στο μέρος Ι βάσει των κανόνων συνεκτικότητας. Εάν το φορτίο περιλαμβάνει πολλαπλούς κωδικούς ονοματολογίας, πριν από αυτούς τοποθετείται ένας τακτικός αριθμός ταυτοποίησης και οι κωδικοί παρουσιάζονται σύμφωνα με την τελωνειακή κατάταξη: Ο αριθμός ταυτοποίησης (id.) εμφανίζεται επίσης και στο τετραγωνίδιο «Ταυτοποίηση των ζώων» (Identification of the animals): 34 / 120

35 Επισημαίνεται ότι μόνον τα εμπορεύματα με τον ίδιο τύπο θερμοκρασίας (θερμοκρασία περιβάλλοντος, συντήρηση υπό κατάψυξη, συντήρηση υπό ψύξη) μπορούν να επιλεγούν στο επίσημο έγγραφο. Για κάθε κωδικό ονοματολογίας, πρέπει να συμπληρώνεται το πεδίο «Υποσύνολο καθαρό βάρος» (Subtotal Net Weight) είτε με απευθείας εγγραφή του καθαρού βάρους για κάθε κωδικό ονοματολογίας ή με κλικ στο σύμβολο =, το οποίο υπολογίζει όλα τα καθαρά βάρη σε κάθε σειρά που συνδέεται με τον εν λόγω κωδικό. Με έναν έλεγχος συνέπειας επαληθεύεται ότι το υποσύνολο για έναν κωδικό ονοματολογίας είναι μεγαλύτερο από ή ίσο με το σύνολο των καθαρών βαρών για κάθε είδος του συγκεκριμένου κωδικού ονοματολογίας. Το «Συνολικό καθαρό βάρος» αντιστοιχεί στο άθροισμα των υποσυνόλων και συμπληρώνεται αυτόματα όταν ο χρήστης αλλάζει καρτέλα. Διαχωριστικά «κόμμα» και «τελεία» Το κόμμα θα πρέπει να χρησιμοποιείται για την εγγραφή δεκαδικών αριθμών (κατά μέγιστο 2 ψηφία). Η τελεία δεν χρειάζεται να χρησιμοποιείται για να δηλώνονται οι χιλιάδες. Ωστόσο, το έντυπο επίσημο έγγραφο εισόδου εμφανίζει αυτόματα μια τελεία για να δηλώνει δεκαδικούς αριθμούς. Παράδειγμα: 1.234,567 (χίλια διακόσια τριάντα τέσσερα κόμμα πεντακόσια εξήντα επτά) γίνεται (χίλια διακόσια τριάντα τέσσερα κόμμα πενήντα επτά) στην έντυπη μορφή του επίσημου εγγράφου εισόδου. 35 / 120

36 Μεταφορά Η καρτέλα «μεταφορά» περιέχει πληροφορίες σχετικά με τη μεταφορά από το καθορισμένο σημείο εισόδου και είναι προαιρετική για τις εισαγωγές «ζωοτροφών και τροφίμων μη ζωικής προέλευσης», εκτός από την πληροφορία «Τύπος» στο τετραγωνίδιο Ι.24 «Μέσα μεταφοράς στο σημείο ελέγχου». Σκοπός «I.20 Για μεταφόρτωση σε» Πρέπει να χρησιμοποιείται κατά τη μεταβατική περίοδο που προβλέπεται στο άρθρο 19 παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 669/2009 της Επιτροπής για να είναι δυνατή η περαιτέρω μεταφόρτωση σε άλλο σημεία ελέγχου. 36 / 120

37 Σημείωση σύνδεση των τετραγωνιδίων του ΚΕΕ στο πλαίσιο του TRACES Για να επισπευτεί η υποβολή του μέρους Ι ενός ΚΕΕ, οι πληροφορίες που εισάγονται σε ένα τετραγωνίδιο αντιγράφονται αυτόματα σε άλλα, αν ο τύπος δραστηριότητας του οργανισμού 38 είναι αποδεκτός για τα υπόλοιπα. Για παράδειγμα, η πληροφορία «παραλήπτης» μπορεί να αντιγραφεί αυτόματα στο τετραγωνίδιο «Τόπος προορισμού» και «Εισαγωγέας». 38 Περισσότερες πληροφορίες για τους τύπους δραστηριότητας περιέχονται στο εγχειρίδιο χρήστη «Διαχείριση οργανισμού, χρήστη και αρχής» στο TRACES Toolkit.» 37 / 120

38 II ενός ΚΚΚΕ για τα ζώα (ΚΚΕΕ-Ζ) Στο TRACES το μέρος Ι «Φορτίο» του ΚΚΕΕ-Ζ συγκεντρώνει όλα τα τετραγωνίδια που απαιτούνται σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 282/2004, στο πλαίσιο των καρτελών που παρουσιάζονται συνοπτικά στη συνέχεια. Η επίσημη περιγραφή των τετραγωνιδίων βρίσκεται στο παράρτημα Ι «Οδηγίες για το κοινό κτηνιατρικό έγγραφο εισόδου για ζώντα ζώα από τρίτες χώρες τα οποία εισέρχονται στην Ευρωπαϊκή Ένωση ή στον Ευρωπαϊκό Οικονομικό Χώρο» του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 282/2004. Ωστόσο, ορισμένα τετραγωνίδια επεξηγούνται κατωτέρω. Αναφορές «2. Αριθμός αναφοράς ΚΚΕΕ» Ένας ενιαίος αριθμός αναφοράς αποδίδεται αυτόματα από το TRACES, ο οποίος εμφανίζεται μετά την υποβολή του μέρους Ι. Όσο το επίσημο έγγραφο εισόδου παραμένει στο στάδιο της υποβολής («Νέο»), οι χρήστες του TRACES μπορούν ακόμα να τροποποιούν το μέρος Ι. Ένας αριθμός έκδοσης (- Vx) προστίθεται αυτόματα στον μοναδικό αριθμό αναφοράς ΚΚΕΕ και αυξάνεται κάθε φορά που το έγγραφο υποβάλλεται εκ νέου, είτε έχει τροποποιηθεί είτε όχι. «Τοπικός αριθμός αναφοράς» Είναι ο αριθμός που ο χρήσης του TRACES μπορει να δίνει ανάλογα με την εθνική του διοίκηση (προαιρετικός) Τα κέντρα επιθεώρησης μπορούν να προσδιορίζονται στο σημείο αυτό (προαιρετικό). Ο τοπικός αριθμός αναφοράς, εάν δεν τοποθετηθεί, θα συμπληρώνεται αυτόματα με τον μοναδικό αριθμό πρωτοκόλλου που αποδίδεται από το TRACES μετά την υποβολή του μέρους ΙΙ. «4. Υπεύθυνο άτομο για το φορτίο» Εάν το «πρόσωπο υπεύθυνο για τη φόρτωση» είναι καταχωρισμένο στο TRACES και κάνει το ίδιο τη δήλωση (μέρος Ι), το πεδίο αυτό συμπληρώνεται αυτόματα με το όνομα του οργανισμού του. 38 / 120

39 «Συνοριακός σταθμός ελέγχου» Το όνομα της αρμόδιας αρχής και ο κωδικός TRACES συμπληρώνονται αυτόματα όταν ξεκινήσει η συμπλήρωση του μέρους Ι, ανάλογα με τον οργανισμό που τοποθετείται στο τετραγωνίδιο 4. «Υπεύθυνο άτομο για το φορτίο» Οι πληροφορίες αυτές μπορούν ωστόσο να τροποποιηθούν από τον υπεύθυνο για το φορτίο μέσω της ένδειξης «Επιλογή» ή να συμπληρωθούν αν η κεντρική αρμόδια αρχή (ΚΑΑ) δημιουργεί το ΚΚΚΕΕ-Ζ για λογαριασμό της αρμόδιας αρχής. Συναλλασσόμενοι/Έμποροι «17. Αριθμός σφραγίδας και αριθμός εμπορευματοκιβωτίου» Η επιλογή «προσθήκη» (add) επιτρέπει την εμφάνιση όσων γραμμών χρειάζονται, αφού ο αριθμός σφραγίδας και ο αριθμός εμπορευματοκιβωτίου μπορεί να είναι ανεξάρτητοι και μπορεί να συμπληρώνονται ή όχι. 39 / 120

40 Ζώα «12. Είδος ζώου, φυλή, είδος» Ο κωδικός ονοματολογίας και οι επεκτάσεις του στο επίσημο έγγραφο εισόδου μπορούν να τροποποιηθούν με χρήση των ενδείξεων «επιλογή» (Select), «αφαίρεση» (Remove), «επαναφορά» (Reset) και «προσθήκη νέου κωδικού» (Add New Code). Οποιαδήποτε αλλαγή στον κωδικό ονοματολογίας ή σε επέκταση του κωδικού μπορεί να προκαλέσει διαγραφή της πληροφορίας στο μέρος Ι βάσει των κανόνων συνεκτικότητας. Εάν το φορτίο περιλαμβάνει πολλαπλούς κωδικούς ονοματολογίας, πριν από αυτούς τοποθετείται ένας τακτικός αριθμός Id και οι κωδικοί παρουσιάζονται σύμφωνα με την τελωνειακή κατάταξη: 40 / 120

41 Ο αριθμός ταυτοποίησης (Id.) εμφανίζεται επίσης και στο τετραγωνίδιο «Ταυτοποίηση των ζώων» (Identification of the animals): Διαχωριστικά «κόμμα» και «τελεία» Το κόμμα θα πρέπει να χρησιμοποιείται για την εγγραφή δεκαδικών αριθμών (κατά μέγιστο 2 ψηφία). Η τελεία δεν χρειάζεται να χρησιμοποιείται για να δηλώνονται οι χιλιάδες. Ωστόσο, το έντυπο επίσημο έγγραφο εισόδου εμφανίζει αυτόματα μια τελεία για να δηλώνει δεκαδικούς αριθμούς. Παράδειγμα: 1.234,567 (χίλια διακόσια τριάντα τέσσερα κόμμα πεντακόσια εξήντα επτά) γίνεται (χίλια διακόσια τριάντα τέσσερα κόμμα πενήντα επτά) στην έντυπη μορφή του επίσημου εγγράφου εισόδου. 41 / 120

42 Μεταφορά Η καρτέλα «μεταφορά» περιέχει πληροφορίες σχετικά με τη μεταφορά από τον συνοριακό σταθμό ελέγχου και είναι υποχρεωτική για τις εισαγωγές ζώων. Η καρτέλα αυτή δεν εφαρμόζεται σε τρίτες χώρες που εκδίδουν ΚΚΕΕ-Ζ. «22. Τρόπος / Μέσα μεταφοράς μετά τον συνοριακό σταθμό επιθεώρησης» Οι άδειες αυτές απαιτούνται από το TRACES το οποίο ελέγχει την εγκυρότητά τους κατά την έκδοση του ΚΚΕΕ-Ζ. Μόλις επιλεγεί ο εμπορικός «Μεταφορέας», μπορεί να αποδοθεί άμεσα το μέσο μεταφοράς. Για να το κάνετε αυτό, επιλέγετε στο αναπτυσσόμενο μενού το κατάλληλο «μέσο μεταφοράς» και κάνετε κλικ στην ένδειξη «Εκχωρώ/Αναθέτω» (Assign). «Εκτιμώμενη χρονική διάρκεια του ταξιδιού» Ένα σύστημα γεωγραφικών πληροφοριών (GIS) υπολογίζει αυτόματα την «εκτιμώμενη χρονική διάρκεια του ταξιδιού» εάν το τετραγωνίδιο «22. Μέσα μεταφοράς μετά το συνοριακό σταθμό επιθεώρησης» περιέχει «οδικό όχημα» ως «τύπο μεταφοράς». Ωστόσο, ο υπολογισμός του χρόνου αεροπορικής μεταφοράς δεν είναι αυτόματος. Ο αλγόριθμος βασίζεται στη βέλτιστη διαδρομή μεταξύ του ΣΣΕ εισόδου και του τετραγωνιδίου «8. Τόπος προορισμού» και τη μέγιστη ταχύτητα 70 χιλιομέτρων την ώρα 39. Το αποτέλεσμα που δίνει το GIS είναι μια ελάχιστη χρονική διάρκεια και μπορεί να διορθωθεί (με το χέρι) προς τα πάνω 40. Η «εκτιμώμενη χρονική διάρκεια ταξιδιού» στην καρτέλα «μεταφορά» συνδέεται με το τετραγωνίδιο «Προγραμματισμένες στάσεις ή σημεία μεταφοράς» στην καρτέλα «Δρομολόγιο/Διαδρομή». Αμέσως μόλις η εκτιμώμενη χρονική διάρκεια ταξιδιού υπερβεί τις νομικές απαιτήσεις στο πλαίσιο του 39 Εάν η εκτιμώμενη χρονική διάρκεια ταξιδιού που υπολογίζεται αυτόματα δεν φαίνεται να αντιστοιχεί καθόλου στον πραγματικό χρόνο ταξιδιού, θα πρέπει να επικοινωνήσετε με την ομάδα του TRACES για να επαληθεύσετε και, αν χρειάζεται, να τροποποιήσετε το ακριβές γεωγραφικό μήκος και πλάτος των θέσεων του ταξιδιού. 40 Για διορθώσεις προς τα πάνω, θα πρέπει να ελέγξετε ότι η εκτιμώμενη χρονική διάρκεια ταξιδιού έχει καταχωριστει σωστά, καθώς το τετραγωνίδιο αυτό μπορεί να επανέρχεται αυτόματα στην αρχική του τιμή, όταν ανανεώνεται η σελίδα. 42 / 120

43 κανονισμού για την καλή μεταχείριση των ζώων 41, μπορεί να χρειαστεί να επιλέξετε ή να προσθέσετε στάσεις ή σημεία μεταφοράς 42. Δρομολόγιο/Διαδρομή «Προγραμματισμένες στάσεις ή σημείο μεταφοράς» Σύμφωνα με τον κανονισμό για την καλή μεταχείριση των ζώων 43, μπορεί να απαιτείται ένα πλάνο δρομολογίου για τα ακόλουθα είδη: Βοοειδή (0102), πρόβατα ( ), αίγες (010420), χοίρους (0103), ίππους (ιπποειδή -101) και ιδιαίτερα τα μη απογαλακτισμένα ζώα. Ένα πλάνο δρομολογίου πρέπει να υποβάλλεται για τα εν λόγω είδη, εάν η εκτιμώμενη χρονική διάρκεια ταξιδιού υπερβαίνει τις 8 ώρες. Σε αυτή την περίπτωση, πρέπει να καθορίζεται τουλάχιστον ένας τόπος ανάπαυσης ή μεταφόρτωσης. Πρόκειται για πληροφορίες που συμπληρώνονται σε ένα τετραγωνίδιο με ελεύθερα πεδία, χωρίς σύνδεση με μια ελεγκτική αρχή. Προς τον σκοπό αυτό, κάντε κλικ στην ένδειξη «Προσθέστε ένα σημείο μεταφόρτωσης» (Add transfer point). Εάν δεν γίνει αυτό, θα εμφανιστεί το ακόλουθο μήνυμα αμέσως μετά την επιβολή του επίσημου εγγράφου εισόδου: «ΚΚΕΕ-Ζ 153 Προγραμματισμένες στάσεις ή σημείο μεταφοράς», Απαιτείται τουλάχιστον μία στάση ή σημείο μεταφοράς», Ένα ή περισσότερα σημεία ελέγχου/κέντρα συγκέντρωσης, τα οποία θα επιλεγούν από το μενού, θα πρέπει να προσδιορίζονται ανάλογα με το είδος, ανεξάρτητα από το εάν τα ζώα είναι απογαλακτισμένα ή όχι, και με τη χρονική διάρκεια του ταξικού. Αυτό αφορά τις ακόλουθες περιπτώσεις: για τα μη απογαλακτισμένα ζώα και για χρόνο μεταφοράς άνω των 19 ωρών, για τους χοίρους και τους ίππους και για χρόνο μεταφοράς άνω των 24 ωρών, για τα αιγοπρόβατα και τα βοοειδή και για χρόνο μεταφοράς άνω των 29 ωρών. Σε όλες τις περιπτώσεις, πρέπει να συμπληρώνεται τουλάχιστον ένα «σημείο ελέγχου» και ένα «σημείο μεταφόρτωσης», με κλικ στην ένδειξη «Επιλογή σημείου ελέγχου». Εάν δεν γίνει αυτό, θα εμφανιστεί το ακόλουθο μήνυμα αμέσως μετά την επιβολή του επίσημου 41 Κανονισμός (EΚ) 1/2005 του Συμβουλίου 42 Περισσότερες λεπτομέρεις δίνονται στην καρτέλα «Δρομολόγιο/Διαδρομή». 43 Κανονισμός (EΚ) 1/2005 του Συμβουλίου 43 / 120

44 εγγράφου εισόδου: «ΚΚΕΕ-Ζ 154 Προγραμματισμένες στάσεις ή σημεία μεταφοράς: Απαιτείται τουλάχιστον ένα σημείο ελέγχου». Σκοπός «18. Για μεταφόρτωση σε» και «19 Για διαμετακόμιση σε τρίτη χώρα» Για τη μεταφόρτωση ή τη διαμετακόμιση, εάν έχει επιλεγεί το τετραγωνίδιο «18. Για μεταφόρτωση σε» και «19. Για διαμετακόμιση σε τρίτη χώρα», μπορείτε να επιλέξετε ή να δημιουργήσετε έναν παραλήπτη (τετραγωνίδιο3) και έναν τόπο προορισμού (τετραγωνίδιο 8) που βρίσκεται σε τρίτη χώρα. Εάν τα στοιχεία αυτά είναι άγνωστα, μπορεί να υποβληθεί το επίσημο έγγραφο εισόδου χωρίς να συμπληρωθούν τα εν λόγω τετραγωνίδια. Μπορεί επίσης να επιλεγεί μια «μη εγκεκριμένη» εγκατάσταση στο τετραγωνίδιο «10. Κτηνιατρικά έγγραφα», αφού επιλεγεί μία από τις παραπάνω δυνατότητες. 44 / 120

45 Σημείωση σύνδεση των τετραγωνιδίων του ΚΚΕΕ-Ζ στο πλαίσιο του TRACES Για να επισπευτεί η υποβολή του μέρους Ι ενός ΚΚΕΕ-Ζ, οι πληροφορίες που εισάγονται σε ένα τετραγωνίδιο αντιγράφονται αυτόματα σε άλλα, αν ο τύπος δραστηριότητας του οργανισμού 44 είναι αποδεκτός για τα υπόλοιπα. Παράδειγμα: Η πληροφορία «παραλήπτης» μπορεί να αντιγραφεί αυτόματα στο τετραγωνίδιο «Τόπος προορισμού» και «Εισαγωγέας» 44 Περισσότερες πληροφορίες για τους τύπους δραστηριότητας περιέχονται στο εγχειρίδιο χρήστη «Διαχείριση οργανισμού, χρήστη και αρχής» στο TRACES Toolkit. 45 / 120

46 II ενός ΚΚΚΕ για τα προϊόντα (ΚΚΕΕ-Π) Στο TRACES, το μέρος Ι «Φορτίο αποστολής» του ΚΚΕΕ-Π συγκεντρώνει όλα τα τετραγωνίδια σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 136/2004, στο πλαίσιο των καρτελών που παρουσιάζονται συνοπτικά στη συνέχεια. Η επίσημη περιγραφή των τετραγωνιδίων βρίσκεται στο παράρτημα ΙΙΙ «Επεξηγηματικές σημειώσεις για το ΚΚΕΕ» του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 136/2004 της Επιτροπής. Ωστόσο, ορισμένα τετραγωνίδια επεξηγούνται κατωτέρω. Αναφορές «2. Αριθμός αναφοράς ΚΚΕΕ» Ένας ενιαίος αριθμός αναφοράς αποδίδεται αυτόματα από το TRACES, ο οποίος εμφανίζεται μετά την υποβολή του μέρους Ι. Όσο το επίσημο έγγραφο εισόδου παραμένει στο στάδιο της υποβολής («Νέο»), οι χρήστες του TRACES μπορούν ακόμα να τροποποιούν το μέρος Ι. Ένας αριθμός έκδοσης (- Vx) προστίθεται αυτόματα στον μοναδικό αριθμό αναφοράς ΚΚΕΕ-Π και αυξάνεται κάθε φορά που το έγγραφο υποβάλλεται εκ νέου, είτε έχει τροποποιηθεί είτε όχι. «Τοπικός αριθμός αναφοράς» Είναι ο αριθμός που ο χρήστης του TRACES μπορεί να δίνει ανάλογα με την εθνική του διοίκηση (προαιρετικός) Τα κέντρα επιθεώρησης μπορούν να προσδιορίζονται στο σημείο αυτό (προαιρετικό). Ο τοπικός αριθμός αναφοράς, εάν δεν τοποθετηθεί, θα συμπληρώνεται αυτόματα με τον μοναδικό αριθμό πρωτοκόλλου που αποδίδεται από το TRACES μετά την υποβολή του μέρους ΙΙ. «4. Πρόσωπο υπεύθυνο για τη φόρτωση» Εάν το «πρόσωπο υπεύθυνο για τη φόρτωση» είναι καταχωρισμένο στο TRACES και κάνει το ίδιο τη δήλωση (Μέρος Ι), το πεδίο αυτό συμπληρώνεται αυτόματα με το όνομα του οργανισμού του. «Συνοριακός σταθμός ελέγχου» 46 / 120

47 Το όνομα της αρμόδιας αρχής και ο κωδικός της στο TRACES συμπληρώνονται αυτόματα όταν ξεκινήσει η συμπλήρωση του μέρους Ι, ανάλογα με τον οργανισμό που τοποθετείται στο τετραγωνίδιο «4. Πρόσωπο υπεύθυνο για τη φόρτωση». Οι πληροφορίες αυτές μπορούν ωστόσο να τροποποιηθούν από τον τελωνειακό υπάλληλο, με τη δυνατότητα «Επιλογή» (Select), ή να συμπληρωθούν αν η κεντρική αρμόδια αρχή (ΚΑΑ) δημιουργεί το ΚΚΕΕ-Π για λογαριασμό της αρμόδιας αρχής. Συναλλασσόμενοι/Έμποροι «16. Αριθμός σφραγίδας και αριθμός εμπορευματοκιβωτίου» Η επιλογή «προσθήκη» (add) επιτρέπει την εμφάνιση όσων γραμμών χρειάζονται, αφού ο αριθμός σφραγίδας και ο αριθμός εμπορευματοκιβωτίου μπορεί να είναι ανεξάρτητοι και μπορεί να συμπληρώνονται ή όχι. 47 / 120

48 Αγαθά/Εμπορεύματα/Προϊόντα «6. Χώρα προέλευσης» Ανάλογα με την κωδικό ονοματολογίας και τις επεκτάσεις του εν λόγω κωδικού που επιλέγονται, γίνεται επιλογή των τρίτων χωρών από τον αναπτυσσόμενο κατάλογο ο οποίος περιορίζεται αυτόματα στις χώρες από τις οποίες επιτρέπονται οι εξαγωγές του επιλεγμένου εμπορεύματος στην ΕΕ. Ο περιορισμός αυτός δεν εφαρμόζεται για τα ΚΚΕΕ-Π που εκδίδονται από τρίτες χώρες για εσωτερική χρήση. «10. Κτηνιατρικά έγγραφα» Για τη διάθεση των εμπορευμάτων του παραρτήματος ΙΙ προς ελεύθερη κυκλοφορία στην ΕΕ (τετραγωνίδιο 21, εσωτερική αγορά) μόνο οι εγκαταστάσεις τρίτων χωρών που υπάγονται στη διαδικασία καταχώρισης στον κατάλογο μπορούν να επιλεγούν από τον αναπτυσσόμενο κατάλογο. Για την εισαγωγή των εμπορευμάτων στην περίπτωση που δεν απαιτείται η εκ των προτέρων καταχώριση των εγκαταστάσεων, μπορεί να δημιουργηθεί ή να επιλεγεί μια εγκατάσταση με τύπο δραστηριότητας «μη εγκεκριμένη εγκατάσταση» 45. Για φορτία για διαμετακόμιση (τετραγωνίδιο 18) και για αποστολές που δεν πληρούν τις απαιτήσεις της ΕΕ (τετραγωνίδιο 22), μπορεί να δημιουργηθεί ή να επιλεγεί ένας τύπος δραστηριότητας «μη εγκεκριμένη εγκατάσταση» 46 Σε περίπτωση επανεισαγωγής ενός προϊόντος (τετραγωνίδιο 20), το τετραγωνίδιο αυτό πρέπει να μείνει κενό. 45 Περισσότερες πληροφορίες για τον τύπο δραστηριότητας βρίσκονται στο εγχειρίδιο χρήστη «Διαχείριση οργανισμού, χρήστη και αρχής». 46 Περισσότερες πληροφορίες για τον τύπο δραστηριότητας βρίσκονται στο εγχειρίδιο χρήστη «Διαχείριση οργανισμού, χρήστη και αρχής». 48 / 120

49 Για τους κωδικούς ΣΟ , , , , , και , το τετραγωνίδιο αυτό μπορεί να μείνει κενό, σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 136/2004 για τη θέσπιση διαδικασιών κτηνιατρικών ελέγχων στους συνοριακούς σταθμούς ελέγχου της Κοινότητας κατά τη εισαγωγή προϊόντων που προέρχονται από τρίτες χώρες: παράρτημα ΙΙΙ, μέρος Ι τετραγωνίδιο 10 και το «πακέτο για την υγιεινή του κρέατος»: 1. Κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 852/ Κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 853/ Κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 854/ Καθώς, ούτε το πακέτο για την υγιεινή του κρέατος ούτε ο κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 136/2004 της Επιτροπής δεν καθορίζει κανέναν τύπο δραστηριότητας 57 για τον τόπο προέλευσης, το TRACES δεν μπορεί να απαιτεί τη συμπλήρωση αυτού του τετραγωνιδίου. Εάν ο οργανισμός που προσδιορίζεται στο τετραγωνίδιο 10 του ΚΚΕΕ-Π δεν συμμορφώνεται με τους κανόνες αυτούς, λαμβάνει το ακόλουθο μήνυμα σφάλματος: Αυτοί οι κανόνες συνεκτικότητας δεν ισχύουν για τα ΚΚΕΕ-Π που εκδίδονται από τρίτες χώρες για εσωτερική χρήση. «12. «Είδος εμπορευμάτων, αριθμός και είδος μονάδων συσκευασίας» Ο κωδικός ονοματολογίας και οι επεκτάσεις του στο επίσημο έγγραφο εισόδου μπορούν να τροποποιηθούν με χρήση των ενδείξεων «επιλογή», «αφαίρεση» «επαναφορά» και «προσθήκη νέου κωδικού». Οποιαδήποτε αλλαγή στον κωδικό ονοματολογίας ή σε επέκτασή του μπορεί να προκαλέσει διαγραφή της πληροφορίας στο μέρος Ι βάσει των κανόνων συνεκτικότητας. Εάν το φορτίο περιλαμβάνει πολλαπλούς επιλεγμένους κωδικούς ονοματολογίας, πριν από αυτούς 47 Ελεφαντόδοντο, χελωνόστρακο, κεράτινα ελάσματα φάλαινας ή άλλων θαλάσσιων θηλαστικών, κέρατα κάθε είδους, οπλές, νύχια κάθε είδους και ράμφη. 48 Άχυρα και φλοιοί. 49 Γογγύλια Σουηδίας (γογγυλοκράμβες), τεύτλα κτηνοτροφικά, ρίζες κτηνοτροφικές, χορτονομές (foin, luzerne) τριφύλλια, κτηνοτροφικά λάχανα, χορτονομές λούπινου, βίκου και παρόμοια κτηνοτροφικά προϊόντα. 50 Μαλλί. 51 Τρίχες εκλεκτής ποιότητας ή χοντροειδείς. 52 Απορρίμματα από μαλλί ή τρίχες εκλεκτής ποιότητας ή χοντροειδείς. 53 Συλλογές και αντικείμενα συλλογών. 54 Κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 852/2004 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 29ης Απριλίου 2004, για την υγιεινή των τροφίμων. 55 Κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 853/2004 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 29ης Απριλίου 2004, για τον καθορισμό ειδικών κανόνων υγιεινής για τα τρόφιμα ζωικής προέλευσης 56 Κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 854/2004 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 29ης Απριλίου 2004, ια τους κανόνες υγειονομικού ελέγχου που διέπουν την παραγωγή, μεταποίηση, διανομή και εισαγωγή προϊόντων ζωικής προέλευσης που προορίζονται για ανθρώπινη κατανάλωση. 57 Περισσότερες πληροφορίες για τον τύπο δραστηριότητας βρίσκονται στο εγχειρίδιο χρήστη «Διαχείριση οργανισμού, χρήστη και αρχής». 49 / 120

50 τοποθετείται ένας τακτικός αριθμός (Id.) και οι κωδικοί παρουσιάζονται σύμφωνα με την τελωνειακή κατάταξη: Ο αριθμός ταυτοποίησης (Id.) εμφανίζεται επίσης και στο τετραγωνίδιο «Ταυτοποίηση του εμπορεύματος» (Identification of the commodity): Επισημαίνεται ότι μόνον τα εμπορεύματα με τον ίδιο τύπο θερμοκρασίας (θερμοκρασία περιβάλλοντος, συντήρηση υπό ψύξη, συντήρηση υπό κατάψυξη) μπορούν να επιλεγούν στο επίσημο έγγραφο. Για κάθε κωδικό ονοματολογίας, πρέπει να συμπληρώνεται το πεδίο «Υποσύνολο καθαρό βάρος» (Subtotal Net Weight) είτε με απευθείας εγγραφή του καθαρού βάρους για κάθε κωδικό ονοματολογίας ή με κλικ στο σύμβολο «=», το οποίο υπολογίζει όλα τα καθαρά βάση σε κάθε σειρά που συνδέεται με τον εν λόγω κωδικό. Με έλεγχο συνέπειας επαληθεύεται ότι το υποσύνολο για έναν κωδικό ονοματολογίας είναι μεγαλύτερο από ή ίσο με το άθροισμα των καθαρών βαρών για κάθε είδος του συγκεκριμένου κωδικού ονοματολογίας. Το «Συνολικό καθαρό βάρος» αντιστοιχεί στο σύνολο των υποσυνόλων και συμπληρώνεται αυτόματα όταν ο χρήστης αλλάζει καρτέλα. Διαχωριστικά «κόμμα» και «τελεία» Το κόμμα θα πρέπει να χρησιμοποιείται για την εγγραφή δεκαδικών αριθμών (κατά μέγιστο 2 ψηφία). Η τελεία δεν χρειάζεται να χρησιμοποιείται για να δηλώνονται οι χιλιάδες. Ωστόσο, το έντυπο επίσημο έγγραφο εισόδου εμφανίζει αυτόματα μια τελεία για να δηλώνει δεκαδικούς αριθμούς. Παράδειγμα: 1.234,567 (χίλια διακόσια τριάντα τέσσερα κόμμα πεντακόσια εξήντα επτά) γίνεται 50 / 120

51 (χίλια διακόσια τριάντα τέσσερα κόμμα πενήντα επτά) στην έντυπη μορφή του επίσημου εγγράφου εισόδου. Μεταφορά Η καρτέλα «μεταφορά» περιέχει πληροφορίες σχετικά με τη μεταφορά από τον συνοριακό σταθμό ελέγχου και είναι υποχρεωτική για τις εισαγωγές (τετραγωνίδιο 21) «ζωικών προϊόντων» και «προϊόντων ζωικής προέλευσης». Είναι υποχρεωτική για τη διαμετακόμιση (τετραγωνίδιο 18), τη μεταφόρτωση (τετραγωνίδιο 17) και τις αποστολές που δεν πληρούν τις απαιτήσεις της ΕΕ (τετραγωνίδιο 22). Σημειώνεται ότι η καρτέλα «Μεταφορά» δεν εφαρμόζεται στα ΚΚΕΕ-Π που εκδίδονται από τρίτες χώρες. 51 / 120

52 Σκοπός «17. Για μεταφόρτωση σε» και «18 Για διαμετακόμιση προς τρίτη χώρα» Για ένα φορτίο που προορίζεται για μεταφόρτωση ή διαμετακόμιση, εάν έχει επιλεγεί το τετραγωνίδιο «17. Για μεταφόρτωση σε» και «18. για διαμετακόμιση προς τρίτη χώρα», μπορείτε να επιλέξετε ή να δημιουργήσετε έναν παραλήπτη (τετραγωνίδιο 3) και έναν τόπο προορισμού (τετραγωνίδιο 8) που βρίσκεται σε τρίτη χώρα. Εάν τα στοιχεία αυτά είναι άγνωστα, μπορεί να υποβληθεί το επίσημο έγγραφο εισόδου χωρίς να συμπληρωθούν τα εν λόγω τετραγωνίδια. Μπορεί επίσης να επιλεγεί μια «μη εγκεκριμένη» εγκατάσταση» 58 στο τετραγωνίδιο «10. Κτηνιατρικά έγγραφα», με επιλογή μίας από τις παραπάνω δυνατότητες. «19. Συνάδει με τις απαιτήσεις της Ε.Ε. Όσον αφορά τις τρίτες χώρες, η συμμόρφωση καθορίζεται σε σχέση με τους δικούς τους κανόνες. «20. Για επανεισαγωγή» Αφού επιλέξετε το τετραγωνίδιο «20 Για επανεισαγωγή», μπορείτε να επιλέξετε: 1. στην καρτέλα «Συναλλασσόμενοι/έμποροι»: οργανισμούς των ΕΕ/ΕΖΕΣ/ΕΟΧ στα τετραγωνίδιο «1. Αποστολέας/εξαγωγέας και «8. Διεύθυνση παράδοσης» 2. στην καρτέλα «Αγαθά/εμπορεύματα/προϊόντα»: χώρες των ΕΕ/ΕΖΕΣ/ΕΟΧ στα τετραγωνίδιο «6. Χώρα προέλευσης» τρίτες χώρες στο τετραγωνίδιο «7. Χώρα αποστολής» Για επανεισαγωγές, το τετραγωνίδιο «10. Κτηνιατρικά έγγραφα», το οποίο συνδέεται με την εγκατάσταση καταγωγής, πρέπει να παραμείνει κενό. 58 Περισσότερες πληροφορίες για τον τύπο δραστηριότητας βρίσκονται στο εγχειρίδιο χρήστη «Διαχείριση οργανισμού, χρήστη και αρχής». 52 / 120

53 «21. Εσωτερική αγορά» Πρέπει να επιλεγεί ένας «παραλήπτης» (τετραγωνίδιο 3) και μία «διεύθυνση παράδοσης» (τετραγωνίδιο 8) σε μία χώρα των ΕΕ/ΕΖΕΣ/ΕΟΧ. 53 / 120

54 Σημείωση σύνδεση των τετραγωνιδίων του ΚΚΕΕ-Π στο πλαίσιο του TRACES Για να επισπευτεί η υποβολή του μέρους Ι ενός ΚΚΕΕ-Π, οι πληροφορίες που εισάγονται σε ένα τετραγωνίδιο αντιγράφονται αυτόματα σε άλλα, αν ο τύπος δραστηριότητας του οργανισμού 59 είναι αποδεκτός για τα υπόλοιπα. Για παράδειγμα: Η πληροφορία «παραλήπτης» μπορεί να αντιγραφεί αυτόματα στο τετραγωνίδιο «Διεύθυνση παράδοσης» και «Εισαγωγέας». 59 Περισσότερες πληροφορίες για τους τύπους δραστηριότητας βρίσκονται στο εγχειρίδιο χρήστη «Διαχείριση οργανισμού, χρήστη και αρχής» στο TRACES Toolkit. 54 / 120

55 II ενός εγγράφου DECLAR Στο TRACES, το μέρος Ι «Φορτίο αποστολής» (Consignment) του DECLAR συγκεντρώνει όλα τα τετραγωνίδια που απαιτούνται σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 142/2011 της Επιτροπής, στο πλαίσιο των καρτελών που παρουσιάζονται συνοπτικά στη συνέχεια. Η επίσημη περιγραφή των τετραγωνιδίων βρίσκεται στην απόφαση 2007/240/ΕΚ της Επιτροπής, ειδικότερα στις «επεξηγηματικές σημειώσεις στο κτηνιατρικό πιστοποιητικό εισόδου στην Ευρωπαϊκή Κοινότητα ζώντων ζώων, σπέρματος, εμβρύων, ωαρίων και προϊόντων ζωικής προέλευσης». Ωστόσο, ορισμένα τετραγωνίδια επεξηγούνται κατωτέρω. Αναφορές «Ι.2.α Αριθμός αναφοράς TRACES» Ένας ενιαίος αριθμός αναφοράς αποδίδεται αυτόματα από το TRACES, ο οποίος εμφανίζεται μετά την υποβολή του μέρους Ι. Όσο το επίσημο έγγραφο εισόδου παραμένει στο στάδιο της υποβολής («Νέο»), οι χρήστες του TRACES μπορούν ακόμα να τροποποιούν το μέρος Ι. Ένας αριθμός έκδοσης (- Vx) προστίθεται αυτόματα στον μοναδικό αριθμό αναφοράς DECLAR και αυξάνεται κάθε φορά που το έγγραφο υποβάλλεται εκ νέου, είτε έχει τροποποιηθεί είτε όχι. «I.2 Αριθμός αναφοράς πιστοποιητικού». Είναι ο αριθμός που ο χρήστης του TRACES μπορει να δίνει ανάλογα με την εθνική του διοίκηση (προαιρετικός). Τα κέντρα επιθεώρησης μπορούν να προσδιορίζονται στο σημείο αυτό (προαιρετικό). Ο τοπικός αριθμός αναφοράς, εάν δεν τοποθετηθεί, θα συμπληρώνεται αυτόματα με τον μοναδικό αριθμό αναφοράς που αποδίδεται από το TRACES μετά την υποβολή του μέρους ΙΙ. «I.6. Υπεύθυνος για την παρτίδα στην ΕΕ» Εάν ο τελωνειακός πράκτορας είναι καταχωρισμένος στο TRACES και κάνει ο ίδιος τη δήλωση (μέρος Ι), το πεδίο αυτό συμπληρώνεται αυτόματα με το όνομα του οργανισμού του. «Αρμόδιες αρχές» Τα ονόματα των αρμόδιων αρχών και του κωδικού τους στο TRACES συμπληρώνονται αυτόματα όταν 55 / 120

56 ξεκινήσει η συμπλήρωση του μέρους Ι, ανάλογα με τον οργανισμό που τοποθετείται στο τετραγωνίδιο «Ι.11. Τόπος καταγωγής». Συναλλασσόμενοι/Έμποροι «I.7. Χώρα καταγωγής» Ανάλογα με τον κωδικό της ονοματολογίας και τις επιλεγμένες επεκτάσεις του, πρέπει να επιλεγούν οι τρίτες χώρες από έναν αναπτυσσόμενο κατάλογο. «I.8. Περιφέρεια καταγωγής» Εάν το τετραγωνίδιο «1.7. Χώρα καταγωγής» περιέχει περιφέρειες που ανήκουν στη βάση δεδομένων του TRACES, μπορείτε να επιλέξετε την περιφέρεια καταγωγής. 56 / 120

57 Φορτίο αποστολής «Ι.19. Κωδικός προϊόντος (κωδικός ΕΣ)» Ο κωδικός ονοματολογίας (κωδικός ΕΣ) και οι επεκτάσεις του στο επίσημο έγγραφο εισόδου μπορούν να τροποποιηθούν με τη χρήση των ενδείξεων «επιλογή», «αφαίρεση» «επαναφορά» και «προσθήκη νέου κωδικού». Η επιλογή ή προσθήκη άλλων κωδικών εμπορευμάτων (κωδικοί ΕΣ) μπορεί να είναι περιορισμένη ανάλογα με το υπόδειγμα του επισήμου εγγράφου εισόδου που επιλέγεται. Οποιαδήποτε αλλαγή στον κωδικό εμπορεύματος (κωδικός ΕΣ) ή σε επέκτασή του μπορεί να προκαλέσει διαγραφή της πληροφορίας στο μέρος Ι βάσει των κανόνων συνεκτικότητας. Εάν το φορτίο περιλαμβάνει πολλαπλούς επιλεγμένους κωδικούς ονοματολογίας, πριν από αυτούς τοποθετείται ένας τακτικός αριθμός ταυτοποίησης και οι κωδικοί παρουσιάζονται σύμφωνα με την τελωνειακή κατάταξη: Ο αριθμός ταυτοποίησης (id.) εμφανίζεται επίσης στο τετραγωνίδιο Ι.28: 57 / 120

58 Επισημαίνεται ότι μόνον τα εμπορεύματα με τον ίδιο τύπο θερμοκρασίας (θερμοκρασία περιβάλλοντος, συντήρηση υπό ψύξη, συντήρηση υπό κατάψυξη) μπορούν να επιλεγούν στο επίσημο έγγραφο. Διαχωριστικά «κόμμα» και «τελεία» Το κόμμα θα πρέπει να χρησιμοποιείται για την εγγραφή δεκαδικών αριθμών (κατά μέγιστο 2 ψηφία). Η τελεία δεν χρειάζεται να χρησιμοποιείται για να δηλώνονται οι χιλιάδες. Ωστόσο, το έντυπο επίσημο έγγραφο εισόδου εμφανίζει αυτόματα μια τελεία για να δηλώνει δεκαδικούς αριθμούς. Παράδειγμα: 1.234,567 (χίλια διακόσια τριάντα τέσσερα κόμμα πεντακόσια εξήντα επτά) γίνεται (χίλια διακόσια τριάντα τέσσερα κόμμα πενήντα επτά) στην έντυπη μορφή του επίσημου εγγράφου εισόδου. 58 / 120

59 Μεταφορά Η καρτέλα «μεταφορά» περιέχει πληροφορίες σχετικά με τη μεταφορά από τον συνοριακό σταθμό ελέγχου και είναι υποχρεωτική. «Ι.16. Συνοριακός σταθμός ελέγχου εισόδου στην ΕΕ» Εάν το τετραγωνίδιο «Ι.6. Υπεύθυνος για την παρτίδα στην ΕΕ» περιέχει οργανισμό, το τετραγωνίδιο «Ι.16 Συνοριακός σταθμός ελέγχου εισόδου στην ΕΕ» θα συμπληρώνεται αυτόματα με την αρμόδια αρχή του οργανισμού. Εάν το τετραγωνίδιο «Ι.6. Υπεύθυνος για την παρτίδα στην ΕΕ» είναι κενό, πρέπει να επιλέξετε με το χέρι την αρμόδια αρχή κάνοντας κλικ στην ένδειξη «Επιλογή», η οποία θα εμφανιστεί αυτόματα στην περίπτωση αυτή. Εάν δεν το κάνετε, θα εμφανιστεί το ακόλουθο μήνυμα προειδοποίησης: IMPORT-064 Transport I.16 Entry BIP in EU: Η επιλογή είναι υποχρεωτική» «I.23. Αριθμός σφραγίδας και αριθμός εμπορευματοκιβωτίου» Η επιλογή «προσθήκη» (add) επιτρέπει την εμφάνιση όσων γραμμών χρειάζονται, καθώς ο αριθμός σφραγίδας και ο αριθμός εμπορευματοκιβωτίου μπορεί να είναι ανεξάρτητοι και μπορεί να συμπληρώνονται ή όχι. 59 / 120

60 Σκοπός «I.26. Για διαμετακόμιση σε τρίτη χώρα μέσω της ΕΕ» Για φορτίο υπό διαμετακόμιση, εάν έχει επιλεγεί το τετραγωνίδιο «Ι.26 «Για διαμετακόμιση σε τρίτη χώρα», μπορείτε να επιλέξετε ή να δημιουργήσετε έναν παραλήπτη (τετραγωνίδιο Ι.5) και έναν τόπο προορισμού (τετραγωνίδιο Ι.12) που βρίσκεται σε τρίτη χώρα. Εάν τα στοιχεία αυτά είναι άγνωστα, μπορείτε να υποβάλετε το επίσημο έγγραφο εισόδου χωρίς να συμπληρώσετε τα τετραγωνίδια αυτά. «I.27 Για εισαγωγή ή προσωρινή εισδοχή στην ΕΕ» Πρέπει να επιλεγεί ένας «παραλήπτης» (τετραγωνίδιο Ι.5) και ένας «τόπος προορισμού» (τετραγωνίδιο Ι.12) σε μία χώρα των ΕΕ/ΕΖΕΣ/ΕΟΧ. 60 / 120

61 Σημείωση σύνδεση των τετραγωνιδίων του DECLAR στο πλαίσιο του TRACES Για να επισπευτεί η υποβολή του μέρους Ι ενός εγγράφου DECLAR,, οι πληροφορίες που εισάγονται σε ένα τετραγωνίδιο αντιγράφονται αυτόματα σε άλλα, αν ο τύπος δραστηριότητας του οργανισμού 60 είναι αποδεκτός για τα υπόλοιπα. Για παράδειγμα: Η πληροφορία «παραλήπτης» μπορεί να αντιγραφεί αυτόματα στο τετραγωνίδιο «Τόπος προορισμού» και «Εισαγωγέας» 60 Περισσότερες πληροφορίες για τους τύπους δραστηριότητας περιέχονται στο εγχειρίδιο χρήστη «Διαχείριση οργανισμού, χρήστη και αρχής» στο TRACES Toolkit. 61 / 120

62 II ενός CHED-PP Στο TRACES το μέρος Ι «Φορτίο αποστολής» του CHED-PP συγκεντρώνει όλα τα τετραγωνίδια σύμφωνα με την οδηγία (ΕΚ) αριθ. 2000/29/ΕΚ του Συμβουλίου, στο πλαίσιο των καρτελών που παρουσιάζονται συνοπτικά στη συνέχεια. Αναφορές «I.2. Αριθμός πρωτοκόλλου CHED» Ένας ενιαίος αριθμός αναφοράς αποδίδεται αυτόματα από το TRACES, ο οποίος εμφανίζεται μετά την υποβολή του μέρους Ι. Όσο το επίσημο έγγραφο εισόδου παραμένει στο στάδιο της υποβολής («Νέο»), οι χρήστες του TRACES μπορούν ακόμα να τροποποιούν το μέρος Ι. Ένας αριθμός έκδοσης (- Vx) προστίθεται αυτόματα στον μοναδικό αριθμό πρωτοκόλλου CHED-PP και αυξάνεται κάθε φορά που το έγγραφο υποβάλλεται εκ νέου, είτε έχει τροποποιηθεί είτε όχι. «Ι.2.α. Τοπικός αριθμός αναφοράς» Είναι ο αριθμός που ο χρήστης του TRACES μπορεί να δίνει ανάλογα με την εθνική του διοίκηση (προαιρετικός). Ο τοπικός αριθμός αναφοράς, εάν δεν τοποθετηθεί, θα συμπληρώνεται αυτόματα με τον μοναδικό αριθμό πρωτοκόλλου που αποδίδεται από το TRACES μετά την υποβολή του μέρους ΙΙ. «I.3. Δηλωθέν σημείο εισόδου» Το όνομα της αρμόδιας αρχής και ο κωδικός TRACES συμπληρώνονται αυτόματα όταν ξεκινήσει η συμπλήρωση του μέρους Ι, ανάλογα με τον οργανισμό που τοποθετείται στο τετραγωνίδιο Ι.7. «Πρόσωπο υπεύθυνο για τη φόρτωση». Οι πληροφορίες αυτές μπορούν ωστόσο να τροποποιηθούν από τον τελωνειακό υπάλληλο, με τη δυνατότητα «Επιλογή» (Select), ή να συμπληρωθούν αν η κεντρική αρμόδια αρχή (ΚΑΑ) δημιουργεί το CHED-PP για λογαριασμό μιας αρμόδιας αρχής. 62 / 120

63 «I.7. Πρόσωπο υπεύθυνο για τη φόρτωση Εάν το «πρόσωπο υπεύθυνο για τη φόρτωση» είναι καταχωρισμένο στο TRACES και κάνει το ίδιο τη δήλωση (μέρος Ι), το πεδίο αυτό συμπληρώνεται αυτόματα με το όνομα του οργανισμού του. «I.8. Υγειονομικά Έγγραφα» Ο «τύπος εγγράφου» είναι ένας αναπτυσσόμενος κατάλογος με τύπους «δήλωσης Europhyt» (προαιρετικό) Ο «αριθμός» είναι ένα τετραγωνίδιο ελεύθερου κειμένου. Η «ημερομηνία έκδοσης (ηη/μμ/εεεε)» είναι η ημερομηνία υπογραφής του υγειονομικού εγγράφου από την αρμοδια αρχή 61. Ο «τόπος έκδοσης» είναι ένας αναπτυσσόμενος κατάλογος με όλες τις χώρες σε κωδικό ISO και με ένα τετραγωνίδιο ελεύθερου κειμένου. Οι πληροφορίες του τετραγωνιδίου «Ι.8. Έγγραφα» είναι προαιρετικές μέχρι να επικυρωθεί το επίσημο έγγραφο εισόδου (CHED-PP) από την αρμόδια αρχή. 61 Η ημερομηνία έκδοσης πρέπει, ευνεπώς, να είναι νωρίτερα από (ή ίδια με) την «ημερομηνία δήλωσης» του επίσημου εγγράφου εισόδου (CHED-PP). 63 / 120

64 Συναλλασσόμενοι/Έμποροι «I.6. Τόπος προορισμού» Το τετραγωνίδιο αυτό είναι προαιρετικό, εάν το φορτίο αποστολής προορίζεται για μεταφόρτωση/ μεταφορά (τετραγωνίδιο Ι.19). «Ι.16. Αριθμός σφραγίδας και αριθμός εμπορευματοκιβωτίου» Η επιλογή «προσθήκη» (add) επιτρέπει την εμφάνιση όσων γραμμών χρειάζονται, καθώς ο αριθμός σφραγίδας και ο αριθμός εμπορευματοκιβωτίου μπορεί να είναι ανεξάρτητοι και μπορεί να συμπληρώνονται ή όχι. 64 / 120

65 Αγαθά/Εμπορεύματα «Ι.14. Εγκατάσταση προέλευσης» Το τετραγωνίδιο αυτό είναι προαιρετικό 62. Η χώρα μπορεί να είναι διαφορετικό από τη «χώρα προέλευσης» στο τετραγωνίδιο «Ι.29. Περιγραφή του εμπορεύματος». «I.29 Περιγραφή του εμπορεύματος» Ο κωδικός εμπορεύματος (κωδικός ΕΣ) και οι επεκτάσεις του στο επίσημο έγγραφο εισόδου μπορούν να τροποποιηθούν με χρήση των ενδείξεων «επιλογή», «αφαίρεση» «επαναφορά» και «προσθήκη νέου κωδικού». Εάν το φορτίο περιλαμβάνει πολλαπλούς επιλεγμένους κωδικούς ονοματολογίας, πριν από αυτούς τοποθετείται ένας τακτικός αριθμός (Id.) και οι κωδικοί παρουσιάζονται σύμφωνα με την τελωνειακή κατάταξη: Ο αριθμός ταυτοποίησης (Id.) εμφανίζεται επίσης στο τετραγωνίδιο «Ι.29. εμπορεύματος». Περιγραφή του 62 Εάν η εγκατάσταση είναι του τυπου «φυτώριο», απαιτείται αριθμός έγκρισης. 65 / 120

66 Κάθε κωδικός ονοματολογίας έχει ένα πεδίο «Υποσύνολο καθαρό βάρος» (άνω τμήμα) Η συμπλήρωση του πεδίου αυτού είναι προαιρετική και μπορεί να γίνει με απευθείας εγγραφή του καθαρού βάρους για κάθε κωδικό ονοματολογίας. Το τετραγωνίδιο «I.30. Συνολικός αριθμός μονάδων συσκευασίας» είναι υποχρεωτικό και πρέπει να συμπληρώνεται με απευθείας εγγραφή του αθροίσματος του «αριθμού μονάδων συσκευασίας» στο τετραγωνίδιο «Ι.29. Περιγραφή του εμπορεύματος». Το αναπτυσσόμενο μενού στο τετραγωνίδιο «Είδος» (κάτω τμήμα) εμφανίζει μόνο των κωδικό EPPO για εργονομικούς λόγους. Ωστόσο, η πλήρης λατινική ονομασία του είδους (όπως στο άνω τμήμα) εμφανίζεται στην εκτύπωση του επίσημου εγγράφου εισόδου. Το αναπτυσσόμενο τετραγωνίδιο «χώρα προέλευσης» (κωδικός ISO) είναι προαιρετικό 63. Εάν εμφανίζονται διαφορετικές γραμμές στο τετραγωνίδιο Ι.29, μπορούν να προστεθούν διάφορες χώρες προέλευσης. Διαχωριστικά «κόμμα» και «τελεία» Το κόμμα θα πρέπει να χρησιμοποιείται για την εγγραφή δεκαδικών αριθμών (κατά μέγιστο 2 ψηφία). Η τελεία δεν χρειάζεται να χρησιμοποιείται για να δηλώνονται οι χιλιάδες. Ωστόσο, το έντυπο επίσημο έγγραφο εισόδου εμφανίζει αυτόματα μια τελεία για να δηλώνει δεκαδικούς αριθμούς. Παράδειγμα: 1.234,567 (χίλια διακόσια τριάντα τέσσερα κόμμα πεντακόσια εξήντα επτά) γίνεται (χίλια διακόσια τριάντα τέσσερα κόμμα πενήντα επτά) στην έντυπη μορφή του επίσημου εγγράφου εισόδου. Σκοπός «Ι.19. Για μεταφόρτωση σε» Το φορτίο αποστολής αποστέλλεται σε ελεγχόμενο προορισμό 64 όπου διενεργείται το δεύτερο μέρος της επιθεώρησης/των ελέγχων. Εάν το επιλέξετε, το τετραγωνίδιο «Ι.6. Τόπος προορισμού» είναι προαιρετικό. «I.21. Για ελεύθερη κυκλοφορία Το φορτίο αποστολής πρέπει να τεθεί σε κυκλοφορία στην εσωτερική αγορά (ΕΕ/ΕΖΕΣ). 63 Η χώρα προέλευσης μπορεί να είναι διαφορετική από τη χώρα που προσδιορίζεται στο τετραγωνίδιο «Ι.14. Εγκατάσταση προέλευσης» 64 Χρησιμοποιείστε την ένδειξη «επιλογή» για να προσθέσετε την επιθυμητή αρμόδια αρχή. 66 / 120

67 Σημείωση σύνδεση των τετραγωνιδίων του CHED-PP στο πλαίσιο του TRACES Για να επισπευτεί η υποβολή του μέρους Ι ενός CHED-PP, οι πληροφορίες που εισάγονται σε ένα τετραγωνίδιο αντιγράφονται αυτόματα σε άλλα, αν ο τύπος δραστηριότητας του οργανισμού 65 είναι αποδεκτός για τα υπόλοιπα. Για παράδειγμα: Η πληροφορία «παραλήπτης» μπορεί να αντιγραφεί αυτόματα στο τετραγωνίδιο «Τόπος προορισμού» και «Εισαγωγέας». 65 Περισσότερες πληροφορίες για τους τύπους δραστηριότητας περιέχονται στο εγχειρίδιο χρήστη «Διαχείριση οργανισμού, χρήστη και αρχής» στο TRACES Toolkit. 67 / 120

68 II.2.4. Επιλογές υποβολής II Γενικά Υπάρχουν οι ακόλουθες επιλογές για την υποβολή ενός επίσημου εγγράφου εισόδου στο TRACES (Μέρος Ι, Φορτίο) (γενικά 66 ): Δυνατότητες αποθήκευσης «Ακύρωση και Επιστροφή στα υπομενού των ΚΕΕ, ΚΚΕΕ-Ζ, ΚΚΕΕ-Π, DECLAR ή CHED-PP και επιστροφή στον ακύρωση όλων των ενεργειών που πραγματοποιήθηκαν κατά τη δημιουργία του κατάλογο επιλογών» επίσημου εγγράφου εισόδου. (Cancel and return to Εάν το επίσημο έγγραφο εισόδου σας δεν έχει ακόμα αποθηκευτεί, θα χαθούν menu) όλες οι πληροφορίες που καταχωρίστηκαν στο μέρος Ι. «Αποθήκευση ως προσχέδιο» (Save as draft) Αποθήκευση του μέρους Ι ενός επίσημου εγγράφου εισόδου που δεν έχει ακόμα συμπληρωθεί. Πρόκειται για ένα ενδιάμεσο, προαιρετικό στάδιο πριν από την τελική υποβολή του μέρους Ι του επίσημου εγγράφου εισόδου στην αρμόδια αρχή σας. Η επιλογή «Αποθήκευση ως προσχέδιο» μπορεί να χρησιμοποιηθεί όσες φορές απαιτείται στο TRACES. Για σκοπούς αναζήτησης, ορισμένες πληροφορίες σχετικά με το εμπόρευμα, τον αποστολέα/εξαγωγέα και τον παραλήπτη είναι υποχρεωτικές για την επιλογή «Αποθήκευση ως προσχέδιο». Οποιαδήποτε άλλη πληροφορία απαιτείται για το μέρος Ι μπορεί να συμπληρωθεί αργότερα. Το καθεστώς του επίσημου εγγράφου αλλάζει σε «Προσχέδιο». Η επιλογή αυτή είναι διαθέσιμη τόσο στους οικονομικούς φορείς όσο και τις αρμόδιες αρχές, αλλά μόνο οι «άμεσοι» συνάδελφοι θα μπορούν να βλέπουν το «προσχέδιο» των επίσημων εγγράφων εισόδου. Δεν θα αποστέλλονται ειδοποιήσεις σχετικά με την υποβολή ενός επίσημου εγγράφου εισόδου που βρίσκεται σε καθεστώς «Προσχεδίου». 66 Αφορά όλα τα επίσημα έγγραφα εισόδου: ΚΕΕ, ΚΚΕΕ-Ζ, ΚΚΕΕ-Π και DECLAR. 68 / 120

69 Δυνατότητες αποθήκευσης «Υποβολή για Όλα τα υποχρεωτικά τετραγωνίδια του μέρους Ι πρέπει να συμπληρώνονται Πιστοποίηση» (submit ώστε να υποβάλλεται το επίσημο έγγραφο εισόδου στην αρμόδια αρχή για for certification) πιστοποίηση. Η επιλογή αυτή είναι διαθέσιμη τόσο για τους οικονομικούς φορείς όσο και για τις αρμόδιες αρχές. Εάν το μέρος Ι του επίσημου εγγράφου εισόδου υποβάλλεται από τον οικονομικό φορέα, αυτός μπορεί να βλέπει το έγγραφο όπως και οι άμεσοι συνάδελφοί του και η αρμόδια αρχή τους. Ωστόσο, εάν το επίσημο έγγραφο εισόδου έχει υποβληθεί από την ίδια την αρμόδια αρχή, ο οικονομικός φορέας (ακόμα και αν έχει καταχωριστεί στο επίσημο έγγραφο εισόδου) δεν θα μπορεί να το βλέπει. Το καθεστώς του επίσημου εγγράφου εισόδου είναι, στην περίπτωση αυτή, «Νέο». Αποστέλλεται ειδοποίηση αμέσως μετά την υποβολή του επίσημου εγγράφου εισόδου («Νέο»). Σημείωση DECLAR Εάν ο οικονομικός φορέας επιλέξει την επιλογή «Υποβολή για πιστοποίηση» για ένα έγγραφο DECLAR, μπορεί να κάνει μια συμπληρωματική δήλωση «Υγειονομικές πληροφορίες». Οι ειδικές επιλογές αποθήκευσης για το μέρος αυτό της δήλωσης περιγράφονται στο κεφάλαιο «ΙΙ Ειδικά για τα έγγραφα DECLAR». «Επικύρωση» (Validate) Μεταξύ των επιλογών αποθήκευσης για την υποβολή των DECLAR, ο οικονομικός φορέας μπορεί επίσης να επιλέξει «Επικύρωση». Μόλις συμπληρωθούν όλα τα υποχρεωτικά τετραγωνίδια του μέρους Ι, ο χρήστης του TRACES μπορεί να περάσει απευθείας στη δήλωση «Υγειονομικές πληροφορίες» και να καταχωρίσει τα λεπτομερή στοιχεία. II Ειδικά για τα έγγραφα DECLAR Στην περίπτωση των εγγράφων DECLAR, οι οικονομικοί φορείς μπορούν να συμπληρώνουν τη δήλωση «Υγειονομικές πληροφορίες». Για τα έγγραφα DECLAR, υπάρχουν τρεις επιπλέον επιλογές αποθήκευσης: 69 / 120

70 Δυνατότητες αποθήκευσης «Απόρριψη» (Reject) Η δυνατότητα αυτή παρέχεται στον οικονομικό φορέα μόνο για τα έγγραφα DECLAR. Μόλις συμπληρωθούν όλα τα υποχρεωτικά τετραγωνίδια του μέρους Ι, ο οικονομικός φορέας μπορεί να αποφασίσει να απορρίψει το φορτίο αποστολής που παρουσιάζεται. Το καθεστώς του επίσημου εγγράφου αλλάζει σε «Απορριφθέν» (Rejected). «Αποθήκευση σε επεξεργασία» (Save in progress) «Υποβολή απόφασης» (Submit decision) Η δυνατότητα αυτή παρέχεται στον οικονομικό φορέα μόνο για τα έγγραφα DECLAR. Μόλις συμπληρωθούν όλα τα υποχρεωτικά τετραγωνίδια του μέρους Ι, ο οικονομικός φορέας μπορεί να αποθηκεύσει το μέρος του DECLAR που αφορά τη δήλωση «Υγειονομικές πληροφορίες», ακόμα και αν λείπουν ορισμένες πληροφορίες για τη δήλωση αυτή, με σκοπό να την συμπληρώσει αργότερα. Πρόκειται για ένα ενδιάμεσο, προαιρετικό στάδιο πριν από την υπογραφή της δήλωσης «Υγειονομικές πληροφορίες». Το καθεστώς του επίσημου εγγράφου αλλάζει σε «Σε επεξεργασία» (In progress). Η δυνατότητα αυτή παρέχεται στον οικονομικό φορέα μόνο για τα έγγραφα DECLAR. Μόλις συμπληρωθούν όλα τα υποχρεωτικά τετραγωνίδια του μέρους Ι, ο οικονομικός φορέας μπορεί να αποφασίσει να απορρίψει το φορτίο αποστολής που παρουσιάζεται. Το καθεστώς του επίσημου εγγράφου αλλάζει σε «Έγκυρο» (Valid). 70 / 120

71 II.2.5. Υπογραφή Το TRACES απαιτεί να εισαγάγετε τον κωδικό πρόσβασής σας προκειμένου να υποβάλετε το επίσημο έγγραφο εισόδου. Μετά την εισαγωγή του, κάντε κλικ στην ένδειξη «Πιστοποίηση υπογραφής» (Sign validation). Το τετραγωνίδιο «Χρήση του ίδιου κωδικού πρόσβασης για όλες τις επόμενες υπογραφές» μπορεί να επιλεγεί ώστε να αποθηκευτεί ο κωδικός πρόσβασης από το TRACES για όλη τη διάρκεια της συνεδρίας. Μια συνεδρία τερματίζεται αυτόματα ύστερα από 30 λεπτά αδράνειας. 71 / 120

72 II.3. Επόμενες ενέργειες II.3.1. Επόμενες ενέργειες για τα ΚΕΕ, ΚΚΕΕ-Ζ, ΚΚΕΕ-Π και CHED-PP Αμέσως μόλις υποβληθεί το επίσημο έγγραφο εισόδου («Υποβολή για πιστοποίηση»), η αρμόδια αρχή θα έχει άμεση πρόσβαση στο εν λόγω επίσημο έγγραφο εισόδου και θα ειδοποιηθεί αυτόματα από το TRACES για να προβεί στη Ροή εργασιών πιστοποίησης 67. Περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη σύνδεση περιέχονται στο εγχειρίδιο χρήστη «Διαχείριση οργανισμού, χρήστη και αρχής» στο TRACES Toolkit Αυτό δεν αφορά τα DECLAR. 68 TRACES Toolkit: 72 / 120

73 II.3.2. Επόμενες ενέργειες για το DECLAR: Κλωνοποίηση σε ΚΚΕΕ-Π Για να διευκολυνθεί η έκδοση ενός ΚΚΕΕ, τα στοιχεία που υποβάλλονται σε ένα DECLAR μπορούν να μεταφερθούν αυτόματα σε ένα ΚΚΕΕ Αυτό καλείται «κλωνοποίηση» στο πλαίσιο του TRACES. Τόσο ο οικονομικός φορέας όσο και η αρμόδια αρχή έχουν την επιλογή αυτή όταν ανοίγουν ένα επικυρωμένο DECLAR. Όταν οι οικονομικοί φορείς κατονομάζονται στο τετραγωνίδιο «Ι.6. Πρόσωπο υπεύθυνο για τη φόρτωση στην ΕΕ» του DECLAR και είναι χρήστες του TRACES, λαμβάνουν ένα αυτόματο μήνυμα κοινοποίησης TRACES, που τους ενημερώνει σχετικά με την επικύρωση του «Εγγράφου δήλωσης». 69 II Πρόσβαση μέσω συνδέσμου Ο οικονομικός φορέας μπορεί να συμβουλεύεται απευθείας το έγγραφο DECLAR κάνοντας κλικ στον σύνδεσμο που περιέχεται στο μήνυμα ειδοποίησης του TRACES. II Πρόσβαση από το μενού Οι οικονομικοί φορείς μπορούν επίσης να έχουν πρόσβαση στο DECLAR από το μενού «Κτηνιατρικά Έγγραφα» και το υπομενού «Έγγραφο Δήλωσης»: Συνδεθείτε με το TRACES Κάντε κλικ στην ένδειξη «Έγγραφο δήλωσης» (Declaration Document) στο μενού αριστερά και θα εμφανιστεί η οθόνη αναζήτησης του DECLAR. Επιλέξτε το κριτήριο επιλογής «Για επεξεργασία» (To process) για την αναζήτηση εγγράφων DECLAR 70 τα οποία μπορούν ακόμα να κλωνοποιηθούν, δηλ. να μεταφερθούν σε ΚΚΕΕ. «Ανοίξτε» το DECLAR που αναζητείτε «Άμεση πρόσβαση» Αυτή η επιλογή αναζήτησης επιτρέπει στον οικονομικό φορέα να αναζητεί ένα DECLAR ανεξάρτητα από το εάν ο οργανισμός του εμφανίζεται στο τετραγωνίδιο «Ι.6. Πρόσωπο υπεύθυνο για τη φόρτωση στην ΕΕ» ή 69 DECLARS are automatically validated upon submission. 70 DECLARS are automatically validated upon submission. 73 / 120

74 «Εισαγωγέας». Τα ακόλουθα κριτήρια αναζήτησης πρέπει να εισαχθούν για την αναζήτηση επίσημων εγγράφων εισόδου με τη χρήση της ένδειξης «Άμεση πρόσβαση»: αριθμός αναφοράς TRACES του πιστοποιητικού Αναφορά πιστοποιητικού (τοπικός αριθμός αναφοράς) Χώρα προορισμού II Υποβολή Ο οικονομικός φορέας μπορεί να μεταφέρει (κλωνοποιήσει) το μέρος Ι ενός επικυρωμένου εγγράφου DECLAR σε ένα μέρος Ι του κοινού κτηνιατρικού εγγράφου εισόδου (ΚΚΕΕ). Αυτό καλείται «κλωνοποίηση» στο πλαίσιο του TRACES. Για το σκοπό αυτό, κάνετε απλώς κλικ στην ένδειξη «κλωνοποίηση ως ΚΚΕΕ» (Clone as CVED) σε ένα «επικυρωμένο» έγγραφο DECLAR. Μόλις ο οικονομικός φορέας (ή η αρμόδια αρχή) ολοκληρώσει τη διαδικασία κλωνοποίησης, η ένδειξη παύει να είναι διαθέσιμη 71. Ένα νέο ΚΚΕΕ δημιουργείται με τη μεταφορά των πληροφοριών που έχουν καταχωριστεί το μέρος Ι του DECLAR. Το τετραγωνίδιο «10 Κτηνιατρικά έγγραφα» στην καρτέλα «Αναφορές» του ΚΚΕΕ συμπληρώνεται αυτόματα με τον αριθμό αναφοράς πιστοποιητικού TRACES του αντίστοιχου DECLAR υπό μορφή συνδέσμου. 71 Οι εισαγωγείς δεν έχουν το δικαίωμα να μεταφέρουν πληροφορίες στο ΚΚΕΕ με τον τρόπο αυτό. 74 / 120

75 Ο οικονομικός φορέας μπορεί να τροποποιεί ή να συμπληρώνει τις περισσότερες από τις πληροφορίες που μεταφέρονται στο ΚΚΕΕ, εκτός από τις ακόλουθες: Καρτέλα «Συναλλασσόμενοι/Έμποροι» (Traders ) το τετραγωνίδιο «1 Αποστολέας/Εξαγωγέας» το τετραγωνίδιο «16. Αριθμός σφραγίδας και αριθμός εμπορευματοκιβωτίου» καρτέλα «Αγαθά/εμπορεύματα/προϊόντα» (Commodity) το τετραγωνίδιο «7 Χώρα αποστολής» Θερμοκρασία Μόλις επικυρωθούν οι πληροφορίες και, εάν χρειάζεται, συμπληρωθούν, ο οικονομικός φορέας πρέπει να κάνει κλικ στην ένδειξη «Υποβολή για πιστοποίηση» για να υποβάλει το μέρος Ι του ΚΚΕΕ Περισσότερες πληροφορίες για την υπογραφή περιέχονται στο κεφάλαιο «ΙΙ.2.5. Υπογραφή». 75 / 120

76 II.3.3. Επικοινωνία με την αρμόδια αρχή Μόλις η αρμόδια αρχή επικυρώσει το επίσημο έγγραφο εισόδου (Μέρος ΙΙ) που υποβάλει ο οικονομικός φορέας 73, ο τελευταίος μπορεί να δει τα στοιχεία επικοινωνίας της αρμόδιας αρχής αναζητώντας το επικυρωμένο επίσημο έγγραφο εισόδου, ανοίγοντάς το και κάνοντας κλικ στον σύνδεσμο της ονομασίας της αρμόδιας αρχής που υπέγραψε το εν λόγω έγγραφο. Για λόγους απορρήτου, παρέχεται μόνον η επίσημη ηλεκτρονική διεύθυνση της υπογράφουσας αρμόδιας αρχής. 73 Εάν το επίσημο έγγραφο εισόδου έχει υποβληθεί από την ίδια την αρμόδια αρχή, ο οικονομικός φορέας (ακόμα και αν έχει καταχωριστεί στο επίσημο έγγραφο εισόδου) δεν θα μπορεί να το βλέπει. 76 / 120

77 III. Λειτουργικότητες των επίσημων εγγράφων εισόδου III.1. Αναζήτηση επίσημου εγγράφου εισόδου Επιλέξτε ένα από τα είδη επίσημου εγγράφου εισόδου στο μενού «Κτηνιατρικά έγγραφα»: «Κοινό έγγραφο εισόδου (ΚΕΕ)» «ΚΚΕΕ για ζώα» «ΚΚΕΕ για ζωικά προϊόντα» «Έγγραφο δήλωσης» «CHED-PP» και διευκρινίστε ένα ή περισσότερα κριτήρια αναζήτησης 74 που αφορούν κυρίως το μέρος Ι (Φορτίο) του επίσημου εγγράφου εισόδου. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μεμονωμένα κριτήρια αναζήτησης 75 ή σε συνδυασμό με άλλα κριτήρια αναζήτησης. Επειδή μερικά κριτήρια αναζήτησης διαφέρουν μεταξύ ΚΕΕ/ΚΚΕΕ για ζώα/κκεε για προϊόντα/ched-pp και DECLAR, παρουσιάζουμε ορισμένα ειδικά κριτήρια αναζήτησης για τα διάφορα είδη εγγράφων. 74 Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το σύμβολο % στα περισσότερα από τα κριτήρια αναζήτησης του TRACES για να αναζητήσετε ένα ευρύτερο φάσμα δεδομένων. Επιπλέον, το TRACES δεν κάνει διάκριση μεταξύ κεφαλαίων και πεζών κατά την αναζήτηση. Παράδειγμα: αν εισάγετε «CVEDP.EN%» στο πεδίο «Certificate Reference» (τουλάχιστον 8 χαρακτήρες), τότε γίνεται αναζήτηση όλων των CVEDP (ΚΚΕΕ για ζωικά προϊόντα) που είναι διαθέσιμοι σε ένα συγκεκριμένο χρήστη. 75 Το κριτήριο «Certificate Status» (Καθεστώς του πιστοποιητικού) δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί μόνο του. 77 / 120

78 III.1.1. κκεε/κκεε-ζ/κκεε-π/ched-pp Κάντε κλικ στο κουμπί «Advanced» (Σύνθετη) για να έχετε πρόσθετα κριτήρια αναζήτησης σχετικά με τη διαδικασία μεταφόρτωσης/μεταφοράς, τον χωρισμό των φορτίων κ.λπ. Δυνατότητες αναζήτησης Αναφορά πιστοποιητικού (Certificate Reference) Καθεστώς πιστοποιητικού (Certificate status) Σύνθετη Για μεταφόρτωση (Advanced To Tranship) Αναφέρεται στον ενιαίο αριθμό αναφοράς TRACES που δίνεται αυτόματα στο επίσημο έγγραφο εισόδου. Για περισσότερες πληροφορίες για το καθεστώς του επίσημου εγγράφου εισόδου βλέπε ενότητα «ΙΙ.1.1. Ροή εργασιών πιστοποίησης» Αναζητεί επίσημα έγγραφα εισόδου που υπόκεινται σε διαδικασία μεταφόρτωσης, για ειδικά επίσημα έγγραφα εισόδου προς μεταφόρτωση από το δεύτερο συνοριακό σταθμό ελέγχου στο ΕΕ. 78 / 120

79 Δυνατότητες αναζήτησης Σύνθετη Μεταφορτωμένο (Advanced Transhipped) Αναζητεί επίσημα έγγραφα εισόδου που υπόκεινται σε διαδικασία μεταφόρτωσης, για ειδικά επίσημα έγγραφα εισόδου που έχουν υποστεί επεξεργασία με ανάκτηση του αρχικού επισήμου εγγράφου εισόδου και εμφάνιση των μεταγενέστερων επίσημων εγγράφων εισόδου. Σύνθετη Χωριστό ΚΚΕΕ (Advanced Split CVED) Αναζητεί επίσημα έγγραφα εισόδου (ΚΕΕ/ΚΚΕΕ-Π) που υποβάλλονται σε χωρισμό, για ειδικά επίσημα έγγραφα εισόδου που έχουν χωριστεί, με ανάκτηση του αρχικού επισήμου εγγράφου εισόδου και εμφάνιση των μεταγενέστερων επίσημων εγγράφων εισόδου. Σύνθετη έχει ελεγχθεί (Advanced Has control) Σύνθετη απόρριψη εν αναμονή (Advanced Pending rejection) Αναζητεί επίσημα έγγραφα εισόδου για τα οποία έχει προστεθεί το μέρος ΙΙΙ (έλεγχος) Αναζητεί επίσημα έγγραφα εισόδου στα οποία λείπουν οι πληροφορίες σχετικά με την απόρριψη. 79 / 120

80 Δυνατότητες αναζήτησης Σύνθετη εργαστηριακές εξετάσεις εν αναμονή (Advanced Pending laboratory tests) Σύνθετη Προσωρινή εισδοχή (Advanced Temporary Admission) Άμεση πρόσβαση Αναζητεί επίσημα έγγραφα εισόδου στα οποία λείπουν οι πληροφορίες σχετικά με τις εργαστηριακές εξετάσεις Αναζητεί φορτία ΚΚΕΕ-Ζ για τα οποία έχει επιλεγεί η επιλογή «Προσωρινή εισδοχή ίππων» στο τετραγωνίδιο «20 Για εισαγωγή ή εισδοχή στην ΕΕ» Αυτό επιτρέπει στον οικονομικό φορέα να βρει ένα επίσημο έγγραφο εισόδου, ανεξάρτητα από το εάν ο οργανισμός του είναι καταχωρισμένος ως «Πρόσωπο υπεύθυνο για τη φόρτωση/«υπεύθυνο άτομο για το φορτίο». Στην περίπτωση μεταφόρτωσης/μεταφοράς, ο οικονομικός φορέας που συνδέεται με τον δεύτερο ΣΣΕ/ΚΣΕ/ΚΣΕγ μπορεί να χρησιμοποιήσει την ένδειξη «Άμεση πρόσβαση» για την ανάκτηση του αρχικού επίσημου εγγράφου εισόδου. 80 / 120

81 III.1.2. DECLAR Δυνατότητες αναζήτησης Αναφορά πιστοποιητικού (Certificate Reference) TRACES Αριθμός αναφοράς του πιστοποιητικού Καθεστώς πιστοποιητικού (Certificate Status) Για επεξεργασία (To process) Κλωνοποιημένο (Cloned) Αναφέρεται στον (μη υποχρεωτικό) τοπικό αριθμό αναφοράς που δίνεται στο πλαίσιο «Ι.2. Αριθμός αναφοράς πιστοποιητικού». Αναφέρεται στον ενιαίο αριθμό αναφοράς TRACES που δίνεται αυτόματα στο επίσημο έγγραφο εισόδου. Οι δυνατότητες είναι: Ακυρωθέν, Προσχέδιο, Σε επεξεργασία, Νέο, Προεπικυρωμένο, Ανακληθέν, Απορριφθέν, Αντικατασταθέν, Έγκυρο. Για περισσότερες πληροφορίες για το καθεστώς του επίσημου εγγράφου εισόδου βλέπε ενότητα «ΙΙ.1.1. Ροή εργασιών πιστοποίησης» Για να διευκολυνθεί η υποβολή ενός ΚΚΕΕ-Π για τα προϊόντα στα σύνορα της ΕΕ, τα στοιχεία που επικυρώνονται στο μέρος Ι του εγγράφου DECLAR μπορούν να μεταφερθούν αυτόματα σε ένα ΚΚΕΕ για προϊόντα. Αυτό καλείται «κλωνοποίηση». Ο οικονομικός φορέας μπορεί να αναζητήσει ένα DECLAR που δεν έχει ακόμα κλωνοποιηθεί σε ΚΚΕΕ-Π επιλέγοντας την ένδειξη «Για επεξεργασία». Για να διευκολυνθεί η επικύρωση των ΚΚΕΕ-Π που υποβάλλονται από DECLAR στα σύνορα της ΕΕ, ο οικονομικός φορέας μπορεί να αναζητήσει τα DECLAR που έχουν ήδη κλωνοποιηθεί σε ΚΚΕΕ-Π επιλέγοντας την ένδειξη «Κλωνοποιημένο». 81 / 120

82 III.1.3. Δυνατότητες και περιορισμοί Εκτός από την αναζήτηση με χρήση κριτηρίων στο TRACES, μπορείτε επίσης να βρείτε ένα επίσημο έγγραφο εισόδου χρησιμοποιώντας τον ενιαίο αριθμό αναφοράς πιστοποιητικού ως εξής: Επιλέγετε το κατάλληλο URL από τα κατωτέρω και βάζετε τον αριθμό αναφοράς TRACES στο τέλος της διεύθυνσης ως εξής: Σύμφωνα με τους κανόνες πρόσβασης για τα (επαγγελματικά) δεδομένα, πρέπει να έχετε δηλωθεί στο επίσημο έγγραφο εισόδου για να έχετε πρόσβαση σ αυτό. Αν όχι, δεν θα λάβετε το ακόλουθο μήνυμα: Για να διατηρήσετε μια τακτική βάση δεδομένων TRACES, τα έγγραφα εισόδου με καθεστώς «Προσχέδιο» και «Νέο» που δεν υποβάλλονται σε επεξεργασία διαγράφονται ύστερα από 3 μήνες 77. Σημείωση Τρίτες χώρες Οι τρίτες χώρες που χρησιμοποιούν το TRACES για πιστοποίηση των εγγράφων IMPORT μπορούν να έχουν πρόσβαση σε επίσημα έγγραφα εισόδου που βασίζονται στην κλωνοποίηση των επικυρωμένων IMPORT τους. 76 Υπόμνημα: ΧΧ = κωδικός χώρας ISO στην οποία βρίσκεται ο ΣΣΕ ή τα ΚΣΕ/ΚΣΕγ : YYYY = έτος υποβολής NNNNNNN = ενιαίος αριθμός αναφοράς TRACES 77 Εξαίρεση για τα ΚΚΕΕ-Π που δεν έχουν υποστεί επεξεργασία: μόνο τα ΚΚΕΕ Π σε κατάσταση «Προσχεδίου» που δεν έχουν υποστεί επεξεργασία, διαγράφονται ύστερα από τρεις μήνες. 82 / 120

83 III.2. Κλωνοποίηση εγγράφου IMPORT σε επίσημο έγγραφο εισόδου Δεδομένης της στενής συνεργασίας με ορισμένες τρίτες χώρες, η υποβολή του μέρους Ι του επίσημου εγγράφου εισόδου σας μπορεί να διευκολύνεται από την ύπαρξη ενός εγγράφου IMPORT. Για να διευκολυνθεί η υποβολή των επίσημων εγγράφων εισόδου σε ΣΣΕ/ΚΣΕ/ΚΣΕγ της ΕΕ, τα στοιχεία που έχουν επικυρωθεί από αρμόδιες αρχές τρίτων χωρών στα έγγραφα IMPORT μπορούν να μεταφέρονται αυτόματα στο αντίστοιχο επίσημο έγγραφο εισόδου (ΚΚΕ/ΚΚΕΕ-Ζ/ΚΚΕΕ-Π/ DECLAR). Αυτό καλείται «κλωνοποίηση» στο πλαίσιο του TRACES. Τόσο οι οικονομικοί φορείς όσο και οι αρμόδιες αρχές έχουν την επιλογή αυτή. Μόλις η τρίτη χώρα επικυρώσει ένα IMPORT, αποστέλλεται μήνυμα κοινοποίησης στον οικονομικό φορέα TRACES και στην αρμοδια αρχή στο ΣΣΕ/ΚΣΕ/ΚΣΕγ της ΕΕ, καθώς και στον εισαγωγέα και στον τόπο προορισμού/διεύθυνση παράδοσης, υπό την προϋπόθεση ότι τα στοιχεία διαπίστευσής τους εμφανίζονται στα αντίστοιχα τετραγωνίδια του IMPORT. III.2.1. Πρόσβαση μέσω συνδέσμου Εάν ένας οικονομικός φορέας TRACES αναφέρεται στο τετραγωνίδιο «Ι.6 Πρόσωπο υπεύθυνο για τη φόρτωση στην ΕΕ» του IMPORT 78 λαμβάνει αυτόματα ένα μήνυμα κοινοποίησης TRACES, που τον ενημερώνει σχετικά με την επικύρωση του «Κτηνιατρικού πιστοποιητικού στην ΕΕ» 79. Ο οικονομικός φορέας μπορεί να συμβουλεύεται απευθείας το έγγραφο IMPORT κάνοντας κλικ στον σύνδεσμο που περιέχεται στο μήνυμα κοινοποίησης του TRACES. 78 Όταν είιναι καταχωρισμένος στο TRACES και επικυρωμένος από την αρμόδια αρχή του. 79 Γνωστό και ως IMPORT. 83 / 120

84 III.2.2. Πρόσβαση από το μενού Οι οικονομικοί φορείς μπορούν επίσης να έχουν πρόσβαση στο IMPORT από το μενού «Κτηνιατρικά Έγγραφα» και το υπομενού «Κτηνιατρικό πιστοποιητικό για την ΕΕ»: Σύνδεση στο TRACES Κάντε κλικ στην ένδειξη «Κτηνιατρικό πιστοποιητικό για την ΕΕ» στο μενού αριστερά και θα εμφανιστεί η οθόνη αναζήτησης του IMPORT. Επιλέξτε το κριτήριο επιλογής «Για επεξεργασία» (To process) 80 για την αναζήτηση εγγράφων IMPORT τα οποία μπορούν ακόμα να κλωνοποιηθούν, δηλ. να μεταφερθούν σε ΚΚΕΕ. «Ανοίξτε» το IMPORT που αναζητείτε Άμεση πρόσβαση Αυτή η επιλογή αναζήτησης «άμεση πρόσβαση» επιτρέπει στον οικονομικό φορέα να αναζητεί ένα IMPORT ανεξάρτητα από το εάν ο οργανισμός του εμφανίζεται στο τετραγωνίδιο «Ι.6. Πρόσωπο υπεύθυνο για τη φόρτωση στην ΕΕ» ή «Εισαγωγέας». Πρέπει να εισαχθούν τα ακόλουθα κριτήρια αναζήτησης: Αριθμός αναφοράς TRACES του πιστοποιητικού (IMPORT) Αναφορά πιστοποιητικού (τοπικός αριθμός αναφοράς) (IMPORT) Χώρα προορισμού Ωστόσο, υπάρχει μια εξαίρεση για τα IMPORT από τη Νέα Ζηλανδία, όπου πρέπει να εισαχθούν τα εξής κριτήρια: Αναφορά πιστοποιητικού (τοπικός αριθμός αναφοράς) (IMPORT) Χώρα προορισμού Χώρα προέλευσης (Νέα Ζηλανδία) 80 Το κριτήριο αναζήτησης «Για επεξεργασία» προϋποθέτει ότι ο οργανισμός του οικονομικού φορέα έχει καταχωριστεί στο τετραγωνίδιο «Ι.6 Πρόσωπο υπεύθυνο για τη φόρτωση στην ΕΕ» ή «Εισαγωγέας». Εάν η αρμόδια αρχή τρίτης χώρας έχει επικυρώσει το IMPORT χωρίς αυτή την πληροφορία, ο οικονομικός φορέας μπορεί ωστόσο να ανακτήσει το IMPORT χρησιμοποιώντας την επιλογή «Αμεση Πρόσβαση». 84 / 120

85 III.2.3. Υποβολή Ο οικονομικός φορέας μπορεί να μεταφέρει (κλωνοποιήσει) το μέρος Ι ενός εγγράφου IMPORT σε ένα μέρος Ι του κοινού κτηνιατρικού εγγράφου εισόδου (ΚΚΕΕ). Αυτό καλείται «κλωνοποίηση» στο πλαίσιο του TRACES. Για το σκοπό αυτό, κάνετε απλώς κλικ στην ένδειξη «κλωνοποίηση ως ΚΚΕΕ» (Clone as CVED) σε ένα «επικυρωμένο» έγγραφο IMPORT. Η ένδειξη «κλωνοποίηση ως ΚΚΕΕ» δεν εμφανίζεται πλέον στον οικονομικό φορέα 81 (ή την αρμοδια αρχή) στα σύνορα της ΕΕ, αμέσως μετά την πλήρη επικύρωση του ΚΚΕΕ (έγκυρο/απορριφθέν). Η αρμόδια αρχή τρίτης χώρας έχει ακόμα τη δυνατότητα να αντικαθιστά ή να ακυρώνει το «πρωτότυπο» IMPORT, ακόμα και αν ο οικονομικός φορέας (ή η αρμόδια αρχή) στα σύνορα της ΕΕ το έχει κλωνοποιήσει, εφόσον το ΚΚΕΕ βρίσκεται ακόμα σε καθεστώς «Νέο», «Προσχέδιο» ή «Σε επεξεργασία» 82. Ένα νέο ΚΕΕ, ΚΚΕΕ-Ζ ή ΚΚΕΕ-Π δημιουργείται με τη μεταφορά πληροφοριών από το μέρος Ι του IMPORT. Το τετραγωνίδιο «10. Κτηνιατρικά έγγραφα» του ΚΚΕΕ συμπληρώνεται αυτόματα με τον αριθμό αναφοράς πιστοποιητικού TRACES του αντίστοιχου IMPORT υπό μορφή συνδέσμου. 81 Οι εισαγωγείς δεν έχουν το δικαίωμα να μεταφέρουν πληροφορίες στο ΚΚΕΕ με αυτόν τον τρόπο. 82 Ένα έγγραφο IMPORT δεν μπορεί να κλωνοποιηθεί σε επίσημο έγγραφο εισόδου περισσότερες από μία φορές. 85 / 120

86 Ο οικονομικός φορέας μπορεί να τροποποιεί ή να συμπληρώνει τις περισσότερες από τις πληροφορίες που μεταφέρονται στο ΚΚΕΕ, εκτός από τις ακόλουθες: Καρτέλα «Συναλλασσόμενοι/Έμποροι» (Traders): το τετραγωνίδιο «1. Αποστολέας/Εξαγωγέας» το τετραγωνίδιο «16. Αριθμός σφραγίδας και αριθμός εμπορευματοκιβωτίου» καρτέλα «Αγαθά/εμπορεύματα/προϊόντα» (Commodity) το τετραγωνίδιο «6 Χώρα προέλευσης» 83 το τετραγωνίδιο «7. Χώρα αποστολής» Θερμοκρασία Μόλις επικυρωθούν οι πληροφορίες και, εάν χρειαστεί, συμπληρωθούν, ο οικονομικός φορέας πρέπει να κάνει κλικ στην ένδειξη «Υποβολή για πιστοποίηση» για να υποβάλει το μέρος Ι του ΚΚΕΕ Όταν το έγγραφο IMPORT αφορά ζώα από μη εγκεκριμένη χώρα, ο χρήστης TRACES μπορεί να επιλέξει την τρίτη χώρα στο τετραγωνίδιο «6. Χώρα προέλευσης». Μόλις επικυρωθεί το επίσημο έγγραφο εισόδου από την αρμόδια αρχή στα σύνορα της ΕΕ, θα εμφανιστεί ένα μήνυμα με τον κατάλογο των χωρών από τις οποίες επιτρέπεται η εισαγωγή των επιλεγμένων ζωικών ειδών: Country of Origin must match one of the Country Legislation applicable.... Στα ΚΚΕΕ-Ζ, η αρμόδια αρχή στα σύνορα της ΕΕ πρέπει να απορρίψει στη συνέχεια το ΚΚΕΕ-Ζ εισάγοντας την ονομασία της μη εγκεκριμένης χώρας στο τετραγωνίδιο «37 Λόγοι απόρριψης». 84 Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την υπογραφή ενός επίσημου εγγράφου εισόδου βλέπε ενότητα «ΙΙ.2.5. Υπογραφή». 86 / 120

87 III.3. Αντιγραφή ως νέο Υπάρχουν δύο δυνατότητες για την υποβολή ενός νέου επίσημου εγγράφου: 1. Από την ένδειξη «Νέο» για τη δημιουργία ενός κενού επίσημου εγγράφου εισόδου Από την ένδειξη «Αντιγραφή ως νέο» κάτω από ένα προϋπάρχον επίσημο έγγραφο εισόδου Τόσο ο οικονομικός φορέας όσο και η αρμόδια αρχή μπορούν να δημιουργήσουν ένα νέο επίσημο έγγραφο εισόδου στο TRACES. Συνεπώς, η επιλογή «Αντιγραφή ως νέο» είναι διαθέσιμη και στα δύο είδη χρηστών. Η επιλογή «Αντιγραφή ως νέο» μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την ταχεία δημιουργία ενός νέου επίσημου εγγράφου εισόδου με αντιγραφή ορισμένων στοιχείων από το μέρος Ι ενός προϋπάρχοντας επίσημου εγγράφου εισόδου στο νέο επίσημο έγγραφο εισόδου, επιταχύνοντας έτσι τη διαδικασία υποβολής. Το είδος των πληροφοριών που αντιγράφονται εξαρτάται από τον κωδικό της συνδυασμένης ονοματολογίας που έχει επιλεγεί. Εάν ο κωδικός παραμείνει ο ίδιος, όλα τα στοιχεία από την καρτέλα «Συναλλασσόμενοι/ έμποροι» αντιγράφονται από το πρωτότυπο στο νέο επίσημο έγγραφο εισόδου. Ανάλογα με το υπόδειγμα και τον κωδικό ΣΟ που επιλέγεται, τα στοιχεία στα τετραγωνίδια ελεύθερου κειμένου του αρχικού επίσημου εγγράφου εισόδου θα αντιγράφονται αυτόματα στο νέο επίσημο έγγραφο εισόδου. Το (πρωτότυπο) επίσημο έγγραφο εισόδου που αντιγράφεται δεν επηρεάζεται. Οι πληροφορίες που περιέχονται στο νέο έγγραφο μπορούν βέβαια να τροποποιηθούν. Η επιλογή «Αντιγραφή ως νέο» μπορεί να χρησιμοποιηθεί για όλα τα επίσημα έγγραφα, ανεξάρτητα από το καθεστώς (έγκυρο, απορριφθέν, ακυρωμένο, νέο...) 86. Ωστόσο, όπως και η ένδειξη «Νέο», η ένδειξη «Αντιγραφή ως νέο» είναι διαθέσιμη μόνον εάν έχετε το δικαίωμα να υποβάλετε τον εν λόγω τύπο επίσημου εγγράφου εισόδου. 85 Περισσότερες πληροφορίες για τη δημιουργία και την υποβολή κενού επίσημου εγγράφου εισόδου περιέχονται στο κεφάλαιο «ΙΙ.2. Υποβολη του μέρους Ι (φορτίο)» 86 Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη ροή εργασιών της πιστοποίησης βλέπε την ενότητα «ΙΙ.1.1. Ροή εργασιών πιστοποίησης» 87 / 120

88 III.4. Χωρισμός φορτίου III.4.1. κεε Για την εισαγωγή φορτίων για μεταφορά σε άλλο σημείο ελέγχου (τετραγωνίδιο Ι.20), μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ή περισσότερα νέα (μεταγενέστερα) ΚΕΕ χρησιμοποιώντας την ένδειξη «χωρισμός» (split) στο επικυρωμένο αρχικό ΚΕΕ. Η ένδειξη «χωρισμός» διατίθεται επίσης αμέσως μετά το άνοιγμα του επικυρωμένου αρχικού ΚΕΕ. Η λειτουργία «χωρισμός» αντιγράφει αυτόματα όλες τις πληροφορίες από το μέρος Ι του επικυρωμένου αρχικού ΚΕΕ στο νέο (επόμενο) ΚΕΕ, ενώ, παράλληλα, επιτρέπει την τροποποίηση των στοιχείων που περιέχονται σε ορισμένα τετραγωνίδια. Ορισμένα άλλα τετραγωνίδια επαναφέρονται ή προσαρμόζονται αυτόματα (όπως καθαρό/μεικτό βάρος, αριθμός συσκευασιών, ταυτοποίηση των μέσων μεταφοράς κτλ). Όταν χρησιμοποιείται η λειτουργία «χωρισμός», το αρχικό ΚΕΕ δεν μπορεί πλέον να αντικατασταθεί. 88 / 120

89 Αναφορές «Καθορισμένο Σημείο Εισόδου» Ο οικονομικός φορέας μπορεί να επιλέξει άλλη αρμόδια αρχή. «I.2 Αριθμός πρωτοκόλλου ΚΕΕ» Ο αριθμός πρωτοκόλλου ΚΕΕ συμπληρώνεται αυτόματα όταν υποβάλλεται το νέο (επόμενο) ΚΕΕ. «Ι.10. Έγγραφα» Το τετραγωνίδιο αυτό επιτρέπει μόνο την ανάγνωση, καθώς αφορά ένα νέο (επόμενο) ΚΕΕ διαχωρισμένο από το αρχικό ΚΕΕ. 89 / 120

90 Έμποροι «Ι.1. Αποστολέας» και «Ι.7 Εισαγωγέας» Τα τετραγωνίδια αυτά συμπληρώνονται με στοιχεία που προσδιορίζονται στο μέρος Ι του αρχικού επικυρωμένου ΚΕΕ και δεν μπορούν να τροποποιηθούν. «I.8. Τόπος προορισμού» Πρέπει να δηλώνεται ο τόπος προορισμού (υποχρεωτικό). «I.9. Άφιξη στο ΚΣΕ (προβλεπόμενη ημερομηνία)» Το τετραγωνίδιο αυτό εμφανίζεται κενό στο νέο (επόμενο) ΚΕΕ. «Ι.19. Αριθμός σφραγίδας και αριθμός εμπορευματοκιβωτίου» Η επιλογή «προσθήκη» (add) επιτρέπει την εμφάνιση όσων γραμμών χρειάζονται, τα δύο είδη στοιχείων μπορεί να είναι ανεξάρτητα και μπορεί να συμπληρώνονται ή όχι. 90 / 120

91 Εμπορεύματα «Ι.12. Περιγραφή του εμπορεύματος» Το τετραγωνίδιο «Είδος συσκευασίας» δεν μπορεί να τροποποιηθεί στο νέο (επόμενο) ΚΕΕ Μεταφορές 91 / 120

92 Σκοπός «I.22 Για εισαγωγή» Η πληροφορία αυτή μπορεί να τροποποιηθεί μετά τον χωρισμό. «I.20 Για μεταφόρτωση σε» Η πληροφορία αυτή δεν μπορεί να τροποποιηθεί μετά τον χωρισμό. Μετά την υποβολή, γίνεται αντιπαραβολή μεταξύ των πληροφοριών που καταχωρίστηκαν στο νέο (μεταγενέστερο) ΚΕΕ και αυτών που περιέχονται στο αρχικό επικυρωμένο ΚΕΕ. Στο μέρος ΙΙ, το οποίο μπορεί να τροποποιηθεί ολοκληρωτικά, ο αριθμός πρωτοκόλλου του ΚΕΕ εμφανίζεται υπό τη μορφή συνδέσμου στο τετραγωνίδιο «Προηγούμενο ΚΕΕ» στο νέο (επόμενο) ΚΕΕ. Όλοι οι αριθμοί πρωτοκόλλου ΚΕΕ των ακόλουθων ΚΕΕ εμφανίζονται στα ακόλουθα ΚΚΕ στο τετραγωνίδιο «Επόμενα ΚΕΕ» (Subsequent CED) στο αρχικό επίσημο έγγραφο εισόδου. Εάν ένα από τα νέα (επόμενα) ΚΕΕ πρέπει να διορθωθεί ή να τροποποιηθεί, ισχύουν οι ίδιοι κανόνες που ισχύουν για τα κανονικά επίσημα έγγραφα εισόδου. Περισσότερες πληροφορίες βρίσκονται στην ενότητα «ΙΙΙ.5 Τροποποίηση επίσημου εγγράφου εισόδου που έχει υποβληθεί». 92 / 120

93 III.4.2. κκεε-π Για την εισαγωγή «αποστολών που δεν πληρούν τις απαιτήσεις της ΕΕ (τετραγωνίδιο 22) ή για αποστολές που προορίζονται για την εσωτερική αγορά με «Διεύθυνση παράδοσης» μια τελωνειακή αποθήκη (τετραγωνίδιο 8), μπορούν να δημιουργηθούν ένα ή περισσότερα νέα (επόμενα) ΚΚΕΕ-Π με τη χρήση της ένδειξης «Χωρισμός» (Split) στο επικυρωμένο αρχικό ΚΚΕΕ-Π. Η ένδειξη «χωρισμός» εμφανίζεται επίσης αμέσως μετά το άνοιγμα του επικυρωμένου αρχικού ΚΕΕ. Η λειτουργία «χωρισμός» αντιγράφει αυτόματα όλες τις πληροφορίες από το μέρος Ι του επικυρωμένου αρχικού ΚΚΕΕ-Π στο νέο (επόμενο) ΚΚΕΕ-Π, ενώ, παράλληλα, επιτρέπει την τροποποίηση των στοιχείων που περιέχονται σε ορισμένα τετραγωνίδια. Ορισμένα άλλα τετραγωνίδια επαναφέρονται ή προσαρμόζονται αυτόματα (όπως καθαρό/μεικτό βάρος, αριθμός συσκευασιών, ταυτοποίηση των μέσων μεταφοράς κτλ). Όταν χρησιμοποιείται η λειτουργία «χωρισμός», το αρχικό ΚΚΕΕ Π δεν μπορεί πλέον να αντικατασταθεί. 93 / 120

94 Αναφορές «Συνοριακός σταθμός ελέγχου» Ο οικονομικός φορέας μπορεί να επιλέξει άλλη αρμόδια αρχή. «2. Αριθμός αναφοράς ΚΚΕΕ» Ο αριθμός πρωτοκόλλου ΚΚΕΕ συμπληρώνεται αυτόματα όταν υποβάλλεται το νέο (μεταγενέστερο) ΚΚΕΕ. «10. Κτηνιατρικά έγγραφα» Το τετραγωνίδιο αυτό επιτρέπει μόνο την ανάγνωση, καθώς αφορά ένα νέο (μεταγενέστερο) ΚΚΕΕ-Π διαχωρισμένο από το αρχικό ΚΚΕΕ-Π. 94 / 120

95 Συναλλασσόμενοι/Έμποροι «1. Αποστολέας/εξαγωγέας και «5 Εισαγωγέας» Τα τετραγωνίδια αυτά συμπληρώνονται με στοιχεία που προσδιορίζονται στο μέρος Ι του αρχικού επικυρωμένου ΚΚΕΕ-Π και δεν μπορούν να τροποποιηθούν. «8. Διεύθυνση παράδοσης» Πρέπει να δηλώνεται ο τόπος προορισμού (υποχρεωτικό). «9. Εκτιμώμενη άφιξη σε ΣΣΕ» Το τετραγωνίδιο αυτό εμφανίζεται κενό στο νέο (επόμενο) ΚΚΕΕ-Π. «16. Αριθμός σφραγίδας και αριθμός εμπορευματοκιβωτίου Η επιλογή «προσθήκη» (add) επιτρέπει την εμφάνιση όσων γραμμών χρειάζονται, τα δύο είδη στοιχείων μπορεί να είναι ανεξάρτητα και μπορεί να συμπληρώνονται ή όχι. 95 / 120

96 Αγαθά/Εμπορεύματα/Προϊόντα «Ταυτοποίηση εμπορευμάτων» Το τετραγωνίδιο «Είδος συσκευασίας» δεν μπορεί να τροποποιηθεί στο νέο (επόμενο) ΚΚΕΕ-Π. «10. Κτηνιατρικά έγγραφα» Εάν στο τετραγωνίδιο «10. Κτηνιατρικά έγγραφα» έχουν καταχωριστεί περισσότερες εγκεκριμένες εγκαταστάσεις στο επικυρωμένο αρχικό ΚΚΕΕ-Π, μπορείτε να επιλέξετε από αυτές μία ή περισσότερες για τη χωρισμένη αποστολή διαγράφοντας τις περιττές εγκαταστάσεις. Τουλάχιστον μία εγκατάσταση θα πρέπει να παραμείνει στο τετραγωνίδιο «10. Κτηνιατρικά έγγραφα«στο επόμενο ΚΚΕΕ-Π Στην πρίπτωση αυτή, παύει να εμφανίζεται αυτόματα η ένδειξη «αφαίρεση». 96 / 120

97 Μεταφορές Σκοπός «19. Συνάδει με τις απαιτήσεις της Ε.Ε. Η πληροφορία αυτή δεν μπορεί να τροποποιηθεί μετά τον χωρισμό. Μετά την υποβολή, γίνεται αντιπαραβολή μεταξύ των πληροφοριών που καταχωρίστηκαν στο νέο (επόμενο) ΚΚΕΕ-Π και αυτών που περιέχονται στο αρχικό επικυρωμένο ΚΚΕΕ-Π. 97 / 120

98 Στο μέρος ΙΙ, το οποίο μπορεί να τροποποιηθεί ολοκληρωτικά, ο αριθμός πρωτοκόλλου του ΚΚΕΕ εμφανίζεται υπό τη μορφή συνδέσμου στο τετραγωνίδιο «Προηγούμενο ΚΚΕΕ» στο νέο (επόμενο) ΚΚΕΕ. Όλοι οι αριθμοί αναφοράς ΚΚΕΕ των ακόλουθων ΚΚΕΕ εμφανίζονται στα ακόλουθα ΚΚΕΕ στο τετραγωνίδιο «Επόμενα ΚΚΕΕ» (Subsequent CVED) στο αρχικό επίσημο έγγραφο εισόδου. Εάν ένα από τα νέα (επόμενα) ΚΚΕΕ-Π πρέπει να διορθωθεί ή να τροποποιηθεί, ισχύουν οι ίδιοι κανόνες που ισχύουν για τα κανονικά επίσημα έγγραφα εισόδου. Περισσότερες πληροφορίες βρίσκονται στην ενότητα «ΙΙΙ.5 Τροποποίηση επίσημου εγγράφου εισόδου που έχει υποβληθεί». 98 / 120

99 III.5. Τροποποίηση επίσημου εγγράφου εισόδου που έχει υποβληθεί Ανάλογα με το υπόδειγμα του επισήμου εγγράφου εισόδου που επιλέγεται, μπορείτε να υποβάλετε τις τροποποιήσεις που επιθυμείτε με απλή αναζήτηση και άνοιγμα των επίσημων εγγράφων εισόδου με καθεστώς «Προσχέδιο» και «Νέο». Η πρόσβαση στα επίσημα έγγραφα εισόδου με καθεστώς «Προσχέδιο» είναι δυνατή μόνον για τους υποβάλλοντες οικονομικούς φορείς του TRACES και τους άμεσους συναδέλφους τους που ανήκουν στον ίδιο οργανισμό. Επειδή τα «Νέα» επίσημα έγγραφα εισόδου έχουν ήδη υποβληθεί στην αρμοδια αρχή, ένα «Νέο» επίσημο έγγραφο εισόδου μπορεί να τροποποιηθεί μόνο εάν δεν έχει επικυρωθεί από την αρμόδια αρχή. Οι χρήστες του TRACES μπορούν να ελέγχουν εύκολα κατά πόσο έχουν γίνει τροποποιήσεις στο μέρος Ι, ελέγχοντας τον αριθμό έκδοσης (- Vx) που συνοδεύει τον αριθμό αναφοράς TRACES του πιστοποιητικού. Για τις εκτυπώσεις των επίσημων εγγράφων εισόδου, μπορεί να είναι σημαντικό να εντοπίζονται γρήγορα οποιεσδήποτε τροποποιήσεις έχουν γίνει μεταξύ της στιγμής της εκτυπώσεις και της στιγμής της επεξεργασίας του μέρους Ι. 99 / 120

100 III.6. Διαγραφή επίσημου εγγράφου εισόδου Η επιλογή «Διαγραφή» διατίθεται μόνον όταν έχει υποβληθεί το μέρος Ι του επίσημου εγγράφου εισόδου και έχει το καθεστώς «Πρόχειρο» ή «Νέο» στο TRACES 88. Τόσο ο οικονομικός φορέας όσο και η αρμόδια αρχή έχουν πρόσβαση στο επίσημο έγγραφο εισόδου και στη δυνατότητα «Διαγραφή». Το επίσημο έγγραφο εισόδου δεν είναι πλέον ορατό ύστερα από τη διαγραφή. Για να διαγράψετε ένα επίσημο έγγραφο: 1. Αναζητήστε το συγκεκριμένο επίσημο έγγραφο 89 σε μία από τις υποενότητες των «κτηνιατρικών εγγράφων»: «Κοινό έγγραφο εισόδου (ΚΕΕ)» «ΚΚΕΕ για ζώα» «ΚΚΕΕ για ζωικά προϊόντα» «Έγγραφο δήλωσης» «CHED-PP» 2. Κάντε κλικ στην ένδειξη «Άνοιγμα» κάτω από το συγκεκριμένο επίσημο έγγραφο εισόδου 3. Κάντε κλικ στο κουμπί «Διαγραφή» 88 Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη ροή εργασιών της πιστοποίησης βλέπε την ενότητα «ΙΙ.1.1. Ροή εργασιών πιστοποίησης» 89 Όσον αφορά τα επίσημα έγγραφα εισόδου σε καθιεστώς «Προσχέδιο», μόνον ο «αρχικός συντάκτης» και οι άμεσοι συνάδελφοί του, που ανήκουν στον ίδιο οργανισμό, θα μπορούν να συμβουλεύονται και να τροποποιούν (μεταξύ άλων να διαγράφουν) το επίσημο έγγραφο εισόδου, πριν από την υποβολή του στην αρμοδια αρχή. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη ροή εργασιών της πιστοποίησης βλέπε την ενότητα «ΙΙ.1.1. Ροή εργασιών πιστοποίησης» 100 / 120

101 III.7. Εκτύπωση επίσημων εγγράφων εισόδου Για να εκτυπώσετε ένα επίσημο έγγραφο εισόδου TRACES χρειάζεστε: έναν εκτυπωτή μια πρόσφατη έκδοση του Adobe Acrobat Reader Η γλώσσα στην οποία εκτυπώνετε το επίσημο έγγραφο εισόδου πρέπει να είναι μία από τις γλώσσες που χρησιμοποιούνται στη χώρα προορισμού και στις τυχόν χώρες διαμετακόμισης. III.7.1. Επίσημα έγγραφα εισόδου που έχουν υποβληθεί Για να εκτυπωθεί ένα υποβληθέν επίσημο έγγραφο εισόδου: 1. Αναζητήστε το συγκεκριμένο επίσημο έγγραφο σε ένα από τα υπομενού των «κτηνιατρικών εγγράφων»: «Κοινό έγγραφο εισόδου (ΚΕΕ)» «ΚΚΕΕ για ζώα» «ΚΚΕΕ για ζωικά προϊόντα» «Έγγραφο δήλωσης» «CHED-PP» 2. Κάντε κλικ στην ένδειξη «Άνοιγμα» κάτω από το συγκεκριμένο επίσημο έγγραφο εισόδου 3. Κάντε κλικ στο κουμπί «Εκτύπωση» Ανοίγει άλλη ιστοσελίδα όπου μπορούν να επιλεγούν μία ή περισσότερες γλώσσες εκτύπωσης του επίσημου εγγράφου εισόδου που έχει υποβληθεί και το αποτέλεσμα θα είναι ένα ενιαίο αρχείο PDF Το τρέχον έγγραφο εργασίας TRACES επιλέγεται εξ ορισμού. Μπορείτε να επιλέξετε ή να ακυρώσετε την επιλογή όποιων γλωσσών χρειάζεται. 101 / 120

102 Το καθεστώς των επίσημων εγγράφων εισόδου φαίνεται με υδατογράφημα. Μόνο ένα έγκυρο επίσημο έγγραφο εισόδου φέρει το υδατογράφημα «ΠΡΩΤΟΤΥΠΟ». Για το καθεστώς «Νέο» δεν υπάρχει υδατογράφημα. Υπάρχουν άλλα υδατογραφήματα για «Cancelled» (Άκυρο), «Draft» (Πρόχειρο), «Rejected» (Απορριφθέν) και «Replaced» (Αντικατασταθέν) 91. Στο δοκιμαστικά περιβάλλοντα TRACES, όλα τα επίσημα έγγραφα εισόδου έχουν το υδατογράφημα «TRAINING» ή «ACCEPTANCE», ανεξάρτητα από το καθεστώς του επίσημου εγγράφου εισόδου, ώστε να αποφεύγεται η σύγχυση με το «πραγματικό» εργασιακό περιβάλλον. 91 Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη ροή εργασιών πιστοποίησης βλέπε την ενότητα «ΙΙ.1.1 Ροή εργασιών πιστοποίησης» 102 / 120

103 III.7.2. Κενά υποδείγματα επισήμων εγγράφων εισόδου Οι χρήστες του TRACES μπορούν να βρουν όλα τα (κενά) υποδείγματα των επίσημων εγγράφων εισόδου στο μενού «Κτηνιατρικά έγγραφα» και στο υπομενού «Κενά πιστοποιητικά» (Empty certificates). Υπάρχει ένα υπόδειγμα για ΚΕΕ: «Κοινό έγγραφο εισόδου (ΚΕΕ)» Υπάρχουν δύο υποδείγματα για ΚΚΕΕ: «ΚΚΕΕ για ζώα» και «ΚΚΕΕ για ζωικά προϊόντα» Υπάρχουν δύο 92 υποδείγματα για DECLAR: «Έγγραφο δήλωσης» Υπάρχει ένα υπόδειγμα για CHED-PP: «CHED-PP» Για να εκτυπωθεί ένα κενό υπόδειγμα επίσημου εγγράφου εισόδου: 1. Κάντε κλικ στο υπομενού «Κενό πιστοποιητικό» στο μενού «κτηνιατρικά έγγραφα» 2. Επιλέξτε την επιθυμητή γλώσσα από τον αναπτυσσόμενο κατάλογο Επιλέξτε το επιθυμητό κενό επίσημο έγγραφο εισόδου: «Κοινό έγγραφο εισόδου (ΚΕΕ)» «ΚΚΕΕ για ζώα» «ΚΚΕΕ για ζωικά προϊόντα» «Έγγραφο δήλωσης» 94 «CHED-PP» 2. Κάντε κλικ στην ένδειξη «Εκτύπωση κάτω από το συγκεκριμένο κενό επίσημο έγγραφο εισόδου Το υπόδειγμα του κενού επίσημου εγγράφου εισόδου θα εμφανιστεί στην επιλεγείσα γλώσσα 95, σε μορφή PDF σε άλλη ιστοσελίδα. 92 δηλαδή δύο υποδείγματα εκτός από το «μη εναρμονισμένο» υπόδειγμα. 93 Η γλώσσα στην οποία εκτυπώνετε το επίσημο έγγραφο εισόδου πρέπει να είναι μία από τις γλώσσες που χρησιμοποιουνται στη χώρα προορισμού και στις τυχόν χώρες διαμετακόμισης. 94 Επιλέξτε το κατάλληλο υπόδειγμα DECLAR από το αναπτυσσόμενο μενού. 95 Επαναλάβετε τα σήματα αυτά για τυχόν άλλες γλώσσες. 103 / 120

104 III.8. Αυτόματες ειδοποιήσεις του TRACES μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Αυτόματες ειδοποιήσεις του TRACES μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποστέλλονται προς όλους τους έγκυρους και ενεργούς χρήστες του TRACES ως υπενθύμιση ορισμένων ενεργειών που έχουν πραγματοποιηθεί ή πρέπει να πραγματοποιηθούν στο TRACES. Αυτές οι ειδοποιήσεις μπορούν να ταξινομηθούν ανά κατηγορία: Επίσημα έγγραφα εισόδου: δημιουργία, επικύρωση, απόρριψη, έλεγχος, απόρριψη εργαστηριακής δοκιμής, ακύρωση, διαγραφή: IMPORT ΚΚΕΕ-Ζ ΚΚΕΕ-Π ΚΕΕ DECLAR CHED-PP INTRA DOCOM EXPORT Οι ειδοποιήσεις για τα ΚΚΕΕ-Π που εμπίπτουν στις εξής κατηγορίες: ειδοποιήσεις που αφορούν την αποδοχή διαμετακόμισης/μεταφόρτωσης (τετραγωνίδια 30 και 31), ειδοποιήσεις που αφορούν την αποδοχή στην εσωτερική αγορά (τετραγωνίδιο 32), ειδοποιήσεις που αφορούν προϊόντα υπό καθεστώς μεταφοράς υπό έλεγχο (τετραγωνίδιο 33) και ορισμένες διαδικασίες αποθήκευσης (τετραγωνίδιο 34), 104 / 120

105 ειδοποιήσεις που αφορούν τη μη αποδοχή μόνο σε περίπτωση καταστροφής ή μεταποίησης (τετραγωνίδιο 35). Στην περίπτωση διαμετακόμισης, μεταφοράς ή μεταφόρτωσης από τρίτη χώρα σε τρίτη χώρα, τα αυτόματα ηλεκτρονικά μηνύματα ειδοποίησης του TRACES αποστέλλονται αμέσως μετά την επικύρωση του επίσημου εγγράφου εισόδου, για να ενημερωθούν οι αρμόδιες αρχές στα ΣΕΕ/ΚΣΕ/ΚΣΕγ στα σύνορα των ενδιαφερομένων χωρών και οι τρίτες χώρες προορισμού/παράδοσης που χρησιμοποιούν το TRACES. Αν απορριφθεί έγγραφο που έχει δημιουργηθεί στο TRACES, οι εκτός ΕΕ χώρες λαμβάνουν αυτόματη ειδοποίηση με ηλεκτρονικό μήνυμα από το TRACES. Οι χρήστες του TRACES μπορούν να επιλέξουν ποιες αυτόματες ειδοποιήσεις επιθυμούν να λαμβάνουν πηγαίνοντας στο μενού «Διαχείριση χρήστη και οργανισμού» και στο υπομενού «Τροποποίηση προφίλ χρήστη» και κάνοντας κλικ στα κατάλληλα τετραγωνίδια. Η λήψη αυτών των αυτόματων ειδοποιήσεων TRACES δεν περιορίζει τα δικαιώματα πρόσβασης στις πληροφορίες του TRACES, οι οποίες επικαιροποιούνται αμέσως μόλις πραγματοποιηθεί μία τροποποίηση από την αρμόδια αρχή. III.8.1. Έλεγχοι ποσοτήτων Όταν ο αριθμός των ζώων ή το βάρος των αγαθών υπερβαίνει μια προκαθορισμένη οριακή τιμή, εμφανίζεται προειδοποιητικό μήνυμα που ζητά από τους χρήστες του TRACES να ελέγξουν την ποσότητα, αμέσως μετά την υποβολή, και επαναλαμβάνεται έως ότου επικυρωθεί επίσημο έγγραφο εισόδου. «Η καταχωρισμένη ποσότητα υπερβαίνει το καθορισμένο όριο (The entered quantity exceeds the fixed limit value): επικυρώστε για να επιβεβαιώσετε την ποσότητα αυτή» (validate to confirm this quantity) 105 / 120

106 Εάν ένα επίσημο έγγραφο εισόδου επικυρώνεται με ποσότητα μεγαλύτερη από το καθορισμένο όριο, αποστέλλεται ειδοποίηση στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή. Η ανώτατη ποσότητα για ζώντα ζώα είναι: Κωδικός ΣΟ Είδος Μέγιστη ποσότητα Αρτιοδάκτυλα 300 Περισσοδάκτυλα 15 Προβοσκιδοειδή 15 Τρωκτικά Λαγόμορφα / 120

107 III.8.2. Ασφαλής πρόσβαση Απευθείας πρόσβαση στις πληροφορίες TRACES μέσω συνδέσμων στις αυτοματοποιημένες ηλεκτρονικές ειδοποιήσεις του TRACES, με χρήση του κωδικού πρόσβασης TRACES. 107 / 120

108 IV. Άλλα μενού του TRACES IV.1. «Αναφορές/Εκθέσεις» Το μενού αυτό επιτρέπει να δείτε τα φορτία εγγράφων ΚΚΕΕ-Ζ και ΚΚΕΕ-Π 96 που έχουν απορριφθεί στα σύνορα της ΕΕ 97. Για να γίνει αυτό, κάντε κλικ: «Rejected Consignments CVED for Animals (Απορριφθέντα φορτία -ΚΚΕΕ για ζώα» «Rejected Consignments CVED for Animal Products (Απορριφθέντα φορτία -ΚΚΕΕ για ζωικά προϊόντα)» Πολλά κριτήρια αναζήτησης επιτρέπουν τη λεπτομερέστερη αναζήτηση ενός ΚΚΕΕ. Οι χρήστες ΕΕ/ΕΖΕΣ/ΕΟΧ του TRACES που συνδέονται με ΣΣΕ έχουν πρόσβαση σε όλα τα απορριφθέντα ΚΚΕΕ από ΕΕ/ΕΖΕΣ/ΕΟΧ. Οι τρίτες χώρες έχουν πρόσβαση μόνον σε ΚΚΕΕ που υποβάλλονται με επικύρωση των εγγράφων IMPORT, σε εθνική βάση. Για να διασφαλιστεί το απόρρητο των εμπορικών δεδομένων, εφαρμόζονται αυστηροί κανόνες για την πρόσβαση σε κάθε προφίλ χρήστη TRACES. 96 Η λειτουργία αυτή δεν είναι (ακόμα) διαθέσιμη για τα ΚΕΕ ή τα DECLAR. 97 Δεν ισχύουν χρονικά όρια. 108 / 120

109 IV.2. «Διαχείριση χρήστη και οργανισμού» IV.2.1. Αλλαγή κωδικού πρόσβασης / Ερώτηση και απάντηση ασφάλειας 98 Οι χρήστες του TRACES μπορούν να αλλάξουν τον κωδικό πρόσβασης και την ερώτηση και απάντηση ασφάλειας όποτε το επιθυμούν, μέσω του μενού «Διαχείριση χρήστη και οργανισμού» και του υπομενού «Αλλαγή κωδικού πρόσβασης». IV.2.2. Τροποποίηση προφίλ χρήστη99 Το υπομενού «Τροποποίηση προφίλ χρήστη», που περιλαμβάνεται στο μενού «Διαχείριση χρήστη και οργανισμού», επιτρέπει: την επιλογή και την ακύρωση επιλογής των κατηγοριών αυτόματων ηλεκτρονικών ειδοποιήσεων TRACES που επιθυμείτε να λαμβάνετε 100. την επαλήθευση του οργανισμού που συνδέεται με το προφίλ σας στο TRACES την τροποποίηση της γλώσσας των αυτόματων ηλεκτρονικών μηνυμάτων ειδοποίησης, του τύπου ειδοποίησης (HTML/Text) και άλλων στοιχείων που αφορούν τον χρήστη, εκτός από το login (διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου). Για να αλλάξετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πρέπει να ζητήσετε από τον διαχειριστή του TRACES να το ζητήσει επίσημα από την ομάδα TRACES. 98 Για περισσότερες πληροφορίες βλέπε «Διαχείριση οργανισμού, χρήστη και αρχής» στο εγχειρίδιο χρήστη. 99 Για περισσότερες πληροφορίες βλέπε «Διαχείριση οργανισμού, χρήστη και αρχής» στο εγχειρίδιο χρήστη. 100 Βλ. ενότητα «ΙΙΙ.8. Αυτόματες ειδοποιήσεις του TRACES μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου» για περισσότερες πληροφορίες 109 / 120

110 IV.2.3. Επιχειρηματικοί εταίροι Για επικοινωνία μεταξύ επιχειρήσεων (Β2Β), μπορείτε να κατεβάσετε τον κατάλογο με τους επιχειρηματικούς εταίρους της προτίμησής σας μέσω διαδικτυακών υπηρεσιών με λογαριασμό TRACES B2B, για να μεταβιβάσετε τα δεδομένα του οργανισμού σε τοπική εφαρμογή για υποβολή σε B2B. Για τον σκοπό αυτό, πηγαίνετε στο υπομενού «Επιχειρηματικοί εταίροι» (Business Partners) του μενού «Διαχείριση χρήστη και οργανισμού» 101. Όταν κάνετε κλικ στην ένδειξη «Φόρτωση επιχειρηματικών εταίρων από τα πιστοποιητικά ΚΚΕΕ» Οι χρήστες TRACES από την αρμόδια αρχή ΣΣΕ έχουν επίσης πρόσβαση στο μενού αυτό. 102 Τόσο για τα ΚΚΕΕ-Ζ όσο και για τα ΚΚΕΕ-Π 110 / 120

111 δημιουργείται ένας κατάλογος επιχειρηματικών εταίρων από τους οργανισμούς που εμφανίζονται στα τετραγωνίδια «Αποστολέας/Εξαγωγέας», «Παραλήπτης», «Εισαγωγέας» και «Διεύθυνση παράδοσης» στα ΚΚΕΕ-Ζ και ΚΚΕΕ-Π, εάν έχετε οριστεί ως «Πρόσωπο υπεύθυνο για τη φόρτωση»/«υπεύθυνο άτομο για το φορτίο» (τετραγωνίδιο 4). IV.3. «Δημοσίευση του καταλόγου των εγκαταστάσεων» Περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την παρουσίαση και τη διαχείριση των εγκεκριμένου καταλόγου των εγκαταστάσεων τρίτων χωρών (LMS) μπορείτε να βρείτε στην ενότητα «Διαχείριση οργανισμού, χρήστη και αρχής» του εγχειριδίου χρήστη, που διατίθεται επίσης στο TRACES Toolkit TRACES Toolkit: / 120

112 IV.4. Βοήθεια στη λήψη απόφασης για τη διαχείριση IV.4.1. Προγραμμα «Ενισχυμένοι έλεγχοι» Το υπομενού «Ενισχυμένοι έλεγχοι» (Re-enforced Check) που διατίθεται στους οικονομικούς φορείς και στις αρμόδιες αρχές που είναι χρήστες TRACES συνδεδεμένοι με ΣΕΕ/ΚΣΕ/ΚΣΕγ της ΕΕ, συμμορφώνεται με το άρθρο 24 της οδηγίας 97/78/ΕΚ του Συμβουλίου. Λεπτομέρειες για όλα τα προγράμματα ενισχυμένου ελέγχου -ανοιχτές μόνο για ανάγνωση διατίθενται στο μενού «Βοήθεια στη λήψη απόφασης για τη διαχείριση» (Help To Decision Management) και στο υπομενού «Ενισχυμένοι έλεγχοι» (Re-enforced Check). 104 Για την προστασία του απορρήτου των δεδομένων, εμφανίζονται μόνον η χώρα, ο κωδικός εμπορεύματος και τα στοιχεία της εργαστηριακής δοκιμής. 112 / 120

113 Το κριτήριο αναζήτησης «Status» (Καθεστώς) που περιέχει τις τιμές «Active» (Ενεργό), «Deleted» (Διαγραμμένο), «Fulfilled» (Πλήρες), «Imposing Checks» (Απαιτούνται έλεγχοι), «New» (Νέο) and «Stopped» (Σταματημένο), αναφέρεται στην εξής ροή εργασιών του RASFF. ΚΚΕΕ-Π: σε επεξεργασία RASFF και ενισχυμένοι έλεγχοι στο πλαίσιο του TRACES RASFF σε επεξεργασία KKEE-Π: Απορριφθέν/Ανακληθέν Nέο RASFF ΣΗΜΕΙΟ ΕΛΕΓΧΟΥ ΤΟΥ RASFF ΣΤΗΝ ΕΕ ΣΗΜΕΙΟ ΕΛΕΓΧΟΥ ΤΟΥ RASFF ΣΤΟ ΚΜ ΣΣΕ Απορριφθέν φορτίο Πληρούνται οι όροι για μήνυμα RASFF Επιβεβαιώνω, με ενισχυμένο έλεγχο Επιβεβαιωμένο RAS- FF (με ενισχυμένο έλεγχο) Πρόγραμμα ενισχυμένου ελέγχου ΝΕΟ Επιβεβαιώνω Ακυρώνω Επιβεβαιωμένο RASFF Ακυρωμένο RASFF Επικυρώνω, με ενισχυμένο έλεγχο Έγκυρο RASFF (με ενισχυμένους ελέγχους) Πρόγραμμα ενισχυμένου ελέγχου ΕΝΕΡΓΟ Πρόγραμμα ενισχυμένου ελέγχου ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΟ Επικυρώνω Απορρίπτω Επικυρώνω Απορρίπτω Απορριφθέν Έγκυρο RASFF Έγκυρο RASFF RASFF Πρόγραμμα ενισχυμένου ελέγχου ΔΙΑΓΡΑΜΜΕΝΟ Πρόγραμμα ενισχυμένου ελέγχου ΕΠΙΒΑΛΛΟΝΤΑΙ ΕΛΕΓΧΟΙ Πρόγραμμα ενισχυμένου ελέγχου ΔΙΑΓΡΑΜΜΕΝΟ Πρόγραμμα ενισχυμένου ελέγχου ΣΤΑΜΑΤΗΜΕΝΟ Απορριφθέν RASFF 113 / 120

114 IV.5. «Νομοθεσία» Το μενού «Νομοθεσία» οδηγεί τον χρήστη στη σελίδα υποδοχής του EUR-Lex, του δικτυακού τόπου για την πρόσβαση στη νομοθεσία της Ευρωπαϊκής Ένωσης και σε άλλα έγγραφα που θεωρούνται δημόσια. 114 / 120

115 IV.6. «Πληροφορίες» Η ένδειξη «Πληροφορίες» στο επάνω δεξιό μέρος του παραθύρου TRACES θα σας κατευθύνει στο TRACES Toolkit 105 που έχει δημοσιευτεί στον ενημερωτικό δικτυακό τόπο CIRCABC 106. Το TRACES Toolkit 107 χρησιμεύει ως πύλη σε συμπληρωματικά εγχειρίδια χρήστη, βίντεο και υποδείγματα εγγράφων TRACES. Για την υποβολή επίσημων εγγράφων εισόδου, σας συνιστούμε να δείτε τα επεξηγηματικά βίντεο σχετικά με την κλωνοποίηση και την υποβολή επίσημων εγγράφων εισόδου. Το TRACES Toolkit περιέχει όλες τις χρήσιμες πληροφορίες σε ένα έγγραφο «πλατφόρμα» και σας βοηθά να χρησιμοποιήσετε το TRACES. 105 TRACES Toolkit: CIRCABC: Κέντρο επικοινωνίας και ενημέρωσης για τις διοικήσεις, τις επιχειρήσεις και τους πολίτες. 107 TRACES Toolkit: / 120

116 V. FAQ V.1. Δεν μπορείτε να υποβάλετε νέο επίσημο έγγραφο εισόδου Εάν δεν εμφανίζεται η ένδειξη «Νέο» σε ένα από τα υπομενού «Κτηνιατρικά Έγγραφα», όταν θέλετε να υποβάλετε νέο επίσημο έγγραφο εισόδου, αυτό ίσως οφείλεται στο ότι το προφίλ χρήστη σας στο TRACES δεν συνδέεται με τη σωστή αρμόδια αρχή στο ΣΣΕ/ΚΣΕ/ΚΣΕγ της αλλά στην τοπική αρμόδια αρχή. Καθώς σε κάθε προφίλ χρήστη στο TRACES παρέχονται συγκεκριμένα δικαιώματα πρόσβασης, αυτό μπορεί να εξηγεί γιατί δεν έχετε πρόσβαση σε ορισμένες λειτουργίες. Απευθυνθείτε στην αρμόδια αρχή σας για να εξακριβώσετε με ποια αρμοδια αρχή είστε όντως συνδεδεμένος στο TRACES V.2. Μήνυμα έκτακτης κατάστασης: «Δεν είναι δυνατή η πολλαπλή υποβολή» (Multiple submission not allowed) Το μήνυμα Multiple submissions not allowed (Δεν είναι δυνατή η πολλαπλή υποβολή) ενδέχεται να εμφανιστεί καθώς προσπαθείτε να επικυρώσετε, να υποβάλετε, να διαγράψετε κ.λπ. στοιχεία (επίσημο έγγραφο εισόδου, οργανισμό, λογαριασμό χρήστη κλπ) στο TRACES και χρησιμοποιείτε το κουμπί «back» (επιστροφή) και «forward» (εμπρός) από το πρόγραμμα περιήγησης Internet (MS Internet Explorer, Firefox Mozilla, κλπ). Επειδή τα κουμπιά «back» και «forward» δεν ανήκουν στο TRACES αλλά στο πρόγραμμα περιήγησης στο διαδίκτυο, δεν θα είστε σε θέση να τα χρησιμοποιήσετε για να αναιρέσετε (undo) μια ενέργεια σας στο TRACES. V.3. Μήνυμα έκτακτης κατάστασης: «Εξαίρεση ασφάλειας» (Security Exception): Δεν έχετε το δικαίωμα να εκτελέσετε τη ζητούμενη λειτουργία» (you do not have the rights to perform the requested operation) 116 / 120