Προς όλα τα μέλη του Συνδέσμου Τεχνική Εγκύκλιος Αρ. 37

Transcript

1 Προς όλα τα μέλη του Συνδέσμου Τεχνική Εγκύκλιος Αρ. 37 Από την Επιτροπή Ελεγκτικών Προτύπων 23 Μαΐου 2008 Θέμα: Υπόδειγμα επιστολής ανάληψης εργασίας ελέγχου Αγαπητοί Συνάδελφοι Επισυνάπτω υπόδειγμα επιστολής ανάληψης εργασίας ελέγχου, που ετοιμάστηκε από την Επιτροπή Ελεγκτικών Προτύπων. Το υπόδειγμα περιλαμβάνει τις κύριες παραγράφους που θα πρέπει να περιέχει μια επιστολή ανάληψης εργασίας ελέγχου, με βάση τις πρόνοιες του Διεθνούς Ελεγκτικού Προτύπου 210 «Όροι Εργασιών Ελέγχου». Περιλαμβάνει επίσης επιπρόσθετες παραγράφους που θα μπορούσαν να χρησιμοποιηθούν στην επιστολή αν είναι σχετικές με την κάθε περίπτωση οι επιπρόσθετες αυτές παράγραφοι παρουσιάζονται εντός περιγράμματος και ελαφρώς σκιασμένα για σκοπούς αναγνώρισης. Να σημειωθεί ότι το Παράρτημα του υποδείγματος περιλαμβάνει επιπρόσθετες ειδικές παραγράφους οι οποίες θα πρέπει να χρησιμοποιούνται σε επιστολές ανάληψης εργασίας ελέγχου ασφαλιστικών εταιρειών. Είμαι στη διάθεσή σας για οποιαδήποτε περαιτέρω διευκρίνιση χρειάζεστε. Με εκτίμηση Θεόδωρος Φιλίππου Γενικός Διευθυντής Επισυνημμένο

2 Τεχνική Εγκύκλιος Αρ. 37, 23 Μαΐου 2008 Κύριο. [Όνομα Εταιρείας] [Διεύθυνση Εταιρείας] [Ημερομηνία] Αναφορά: Θέμα: [Όνομα εταιρείας] Αγαπητοί κύριοι 1 [Σε συνέχεια του διορισμού μας ως ελεγκτή της εταιρείας σας, παραθέτουμε πιο κάτω / Η πολιτική μας είναι να γράφουμε στους πελάτες μας από καιρό εις καιρό για να παραθέτουμε] τη βάση με την οποία ενεργούμε ως ελεγκτές της [παράθεσε όνομα Εταιρείας] (η Εταιρεία ) [και των ακόλουθων εξολοκλήρου θυγατρικών της εταιρειών στην Κύπρο (παράθεσε τα ονόματα των εξολοκλήρου θυγατρικών εταιρειών που καλύπτονται από αυτήν την επιστολή)], και την αντίστοιχη έκταση της ευθύνης των Συμβούλων και της δικής μας. Ευθύνες Συμβούλων και ελεγκτών 2 Ως Σύμβουλοι της Εταιρείας, έχετε ευθύνη να βεβαιωθείτε ότι η Εταιρεία τηρεί λογιστικά βιβλία που να αποκαλύπτουν με λογική ακρίβεια, καθ οιονδήποτε χρόνο, την οικονομική κατάσταση της Εταιρείας, και να ετοιμάζετε οικονομικές καταστάσεις που να δίνουν αληθή και δίκαιη εικόνα και ετοιμάστηκαν σύμφωνα με τα Διεθνή Πρότυπα Χρηματοοικονομικής Πληροφόρησης όπως αυτά υιοθετήθηκαν από την Ευρωπαϊκή Ένωση και τον περί Εταιρειών Νόμο [ή άλλης σχετικής νομοθεσίας]. Έχετε επίσης ευθύνη να θέτετε στη διάθεσή μας, όταν και όποτε απαιτείται, όλα τα λογιστικά βιβλία της Εταιρείας, όλα τα οποιαδήποτε άλλα σχετικά στοιχεία, περιλαμβανομένων των πρακτικών των γενικών συνελεύσεων των Συμβούλων, της διεύθυνσης και των μετόχων, και τέτοιες πληροφορίες και εξηγήσεις που θεωρούμε αναγκαίες για την εκτέλεση των καθηκόντων μας ως ελεγκτές. Είναι δική σας ευθύνη να διανέμετε ένα αντίγραφο αυτής της επιστολής ανάθεσης εργασίας στα πρόσωπα που έχουν διοίκησης, συμπεριλαμβανομένων όλων των μη εκτελεστικών Συμβούλων [και άλλων μελών της Επιτροπής Ελέγχου]. 3 Έχουμε θεσμική υποχρέωση να υποβάλλουμε έκθεση προς τους μετόχους κατά πόσο κατά τη γνώμη μας οι οικονομικές καταστάσεις δίνουν αληθή και δίκαιη εικόνα [της οικονομικής κατάστασης της Εταιρείας και της κατάστασης αποτελεσμάτων της για το έτος] και κατά πόσο οι οικονομικές καταστάσεις ετοιμάστηκαν σύμφωνα με τα Διεθνή Πρότυπα Χρηματοοικονομικής Πληροφόρησης όπως αυτά υιοθετήθηκαν από την Ευρωπαϊκή Ένωση και τις πρόνοιες του περί Εταιρειών Νόμου, Κεφ. 113 [ή άλλης σχετικής νομοθεσίας]. Για τη διαμόρφωση της γνώμης μας, είμαστε υποχρεωμένοι να αναφέρουμε κατά πόσο: (α) (β) (γ) Έχουμε πάρει όλες τις πληροφορίες και εξηγήσεις που θεωρήσαμε αναγκαίες για σκοπούς του ελέγχου μας, Κατά τη γνώμη μας, έχουν τηρηθεί από την Εταιρεία κατάλληλα λογιστικά βιβλία, Οι οικονομικές καταστάσεις της Εταιρείας συμφωνούν με τα λογιστικά βιβλία, (1)

3 Τεχνική Εγκύκλιος Αρ. 37, 23 Μαΐου 2008 (δ) (ε) Κατά την γνώμη μας και από όσα καλύτερα έχουμε πληροφορηθεί και σύμφωνα με τις εξηγήσεις που μας δόθηκαν, οι οικονομικές καταστάσεις παρέχουν τις απαιτούμενες από τον περί Εταιρειών Νόμο, Κεφ. 113, πληροφορίες με τον απαιτούμενο τρόπο, και Κατά τη γνώμη μας, οι πληροφορίες που δίνονται στην έκθεση του Διοικητικού Συμβουλίου συνάδουν με τις οικονομικές καταστάσεις. 4 Όπως αναφέραμε προηγουμένως, η έκθεση μας αυτή γίνεται αποκλειστικά προς τα μέλη της Εταιρείας, ως σώμα, σύμφωνα με το Άρθρο 156 του περί Εταιρειών Νόμου της Κύπρου, Κεφ Η ελεγκτική μας εργασία θα αναληφθεί ώστε να μπορέσουμε να εκθέσουμε στα μέλη της Εταιρείας εκείνα τα θέματα που απαιτούνται από εμάς σε μια έκθεση ελεγκτή και για κανένα άλλο σκοπό. Υπό αυτές τις περιστάσεις, στο μέγιστο βαθμό που επιτρέπεται από το νόμο, δεν αποδεχόμαστε ή αναλαμβάνουμε ευθύνη προς οποιονδήποτε εκτός της Εταιρείας και τα μέλη της Εταιρείας ως σώμα, για αυτή την έκθεση, ή για τις γνώμες που θα σχηματίσουμε. 5 Έχουμε επίσης επαγγελματική υποχρέωση να αναφέρουμε αν οι οικονομικές καταστάσεις δε συνάδουν από οποιαδήποτε σημαντική άποψη με τα σχετικά λογιστικά πρότυπα, εκτός αν κατά τη γνώμη μας, η απόκλιση δικαιολογείται από τις περιστάσεις. Για να αποφασίσουμε κατά πόσο η απόκλιση είναι δικαιολογημένη λαμβάνουμε υπόψη: (α) (β) αν η απόκλιση είναι αναγκαία ώστε οι οικονομικές καταστάσεις να δίνουν αληθινή και δίκαιη εικόνα, και αν έχει γίνει επαρκής αποκάλυψη σχετικά με την απόκλιση. 6 Οι επαγγελματικές μας υποχρεώσεις επίσης περιλαμβάνουν: (α) (β) την συμπερίληψη στην έκθεσή μας περιγραφής των υποχρεώσεων των Συμβούλων σε σχέση με τις οικονομικές καταστάσεις όταν οι οικονομικές καταστάσεις ή συνοδευτικές πληροφορίες δεν συμπεριλαμβάνουν τέτοια περιγραφή, και την εξακρίβωση κατά πόσο άλλες πληροφορίες σε έγγραφα που περιέχουν ελεγμένες οικονομικές καταστάσεις συνάδουν με εκείνες τις οικονομικές καταστάσεις. Έκταση του ελέγχου 7 Ο έλεγχός μας θα διεξαχθεί σύμφωνα με τα Διεθνή Ελεγκτικά Πρότυπα (ΔΕΠ), όπως αυτά εκδόθηκαν από το Συμβούλιο Διεθνών Προτύπων Ελέγχου και Διαβεβαιώσεων (ΣΔΠΕΔ), και θα περιλαμβάνει έλεγχο των συναλλαγών και της ύπαρξης, ιδιοκτησίας και εκτίμησης των στοιχείων ενεργητικού και παθητικού στο βαθμό που θεωρούμε αναγκαίο. 8 Θα πάρουμε μια αντίληψη του λογιστικού συστήματος και του συστήματος εσωτερικού ελέγχου στο βαθμό που είναι αναγκαία για να αξιολογήσουμε την επάρκειά τους ως βάση για την ετοιμασία των οικονομικών καταστάσεων και για να εξακριβώσουμε κατά πόσο έχουν τηρηθεί από την Εταιρεία κατάλληλα λογιστικά βιβλία. 9 Αναμένουμε ότι θα πάρουμε τέτοιες κατάλληλες αποδείξεις που θεωρούμε επαρκείς για να μας βοηθήσουν να εξάξουμε λογικά συμπεράσματα από αυτές. Η φύση και η έκταση των διαδικασιών μας θα ποικίλει ανάλογα με την αξιολόγησή μας του λογιστικού συστήματος της Εταιρείας και, όπου επιθυμούμε να δώσουμε εμπιστοσύνη σ αυτό, στο σύστημα εσωτερικού ελέγχου και μπορεί να καλύψει οποιαδήποτε πλευρά των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων. (2)

4 Τεχνική Εγκύκλιος Αρ. 37, 23 Μαΐου Η εργασία μας είναι δυνατόν να διαφοροποιείται βάσει των συμπερασμάτων στα οποία θα καταλήξουμε κατά τη διάρκεια ενός ελέγχου και από έτος σε έτος. Αναλόγως, είναι δυνατόν [να μην επισκεπτόμαστε κατ ανάγκη τον ίδιο ή όλα τα τμήματα κάθε χρόνο και είναι δυνατόν] να τροποποιήσουμε την έκταση του ελέγχου μας, να εναλλάσσουμε την έμφαση που δίνουμε στον έλεγχό μας και να προτείνουμε θέματα που χρήζουν ειδικής έμφασης κατά τον έλεγχο, όπως επιβάλλουν οι περιστάσεις. 11 Ο έλεγχός μας περιλαμβάνει την αξιολόγηση σημαντικών υπολογισμών και κρίσεων που έγιναν από τους Συμβούλους στην ετοιμασία των οικονομικών καταστάσεων και κατά πόσο οι λογιστικές αρχές είναι κατάλληλες στις περιστάσεις της Εταιρείας, εφαρμόζονται με συνέπεια και έχουν επαρκώς γνωστοποιηθεί. 12 Ο σχεδιασμός του ελέγχου μας και η εξέταση που διεξάγουμε επί των θεμάτων που προκύπτουν από τον έλεγχό μας επηρεάζονται από το ποσό ουσιαστικά είναι τα υπό εξέταση θέματα. Κατά την αξιολόγηση της ουσιαστικότητας των θεμάτων λαμβάνουμε υπόψη τόσο ποιοτικούς όσο και ποσοτικούς παράγοντες. 13 Στη διαμόρφωση της γνώμης μας θα αξιολογήσουμε επίσης την συνολική παρουσίαση των πληροφοριών στις οικονομικές καταστάσεις. Άλλοι ελεγκτές [Η πιο κάτω παράγραφος πρέπει να περιληφθεί όταν ο πελάτης έχει θυγατρικές εταιρείες που ελέγχονται από άλλους ελεγκτές]. 14 Οι ευθύνες μας για υποβολή εκθέσεων σε σχέση με τις οικονομικές καταστάσεις του Ομίλου είναι οι ίδιες όπως αυτές που αναφέρονται πιο πάνω σχετικά με την Εταιρεία. Τα καθήκοντα και οι εξουσίες μας σε σχέση με θυγατρικές εταιρείες που ελέγχονται από άλλους ελεγκτές περιέχονται στον περί Εταιρειών Νόμο. Στην εκτέλεση των καθηκόντων μας κάτω απ αυτή την επικεφαλίδα, θα πάρουμε τέτοιες πληροφορίες από τους άλλους ελεγκτές, και θα επιθεωρήσουμε την εργασία τους σε τέτοιο βαθμό, όσο εμείς θεωρούμε αναγκαίο για να σχηματίσουμε γνώμη πάνω στις οικονομικές καταστάσεις του Ομίλου. Η ευθύνη όμως προς την Εταιρεία σας, ως μετόχου, για τον έλεγχο τέτοιων θυγατρικών εταιρειών παραμένει με τους αντίστοιχους ελεγκτές των θυγατρικών. Εσωτερικός έλεγχος 15 Στην ανάπτυξη του σχεδίου του ελέγχου μας, θα επικοινωνήσουμε με τους εσωτερικούς σας ελεγκτές για να βεβαιωθούμε ότι η εργασία μας θα συντονιστεί σωστά με τη δική τους. Η πολιτική μας είναι να βασιζόμαστε στον εσωτερικό έλεγχο όπου είναι δυνατόν, ενώ θα βεβαιωθούμε ότι ο έλεγχος μας είναι ικανοποιητικός για όλες τις σημαντικές πτυχές του ελέγχου μας. Διαβεβαιώσεις της διεύθυνσης 16 Οι πληροφορίες που χρησιμοποιούνται από τους Συμβούλους στην ετοιμασία των οικονομικών καταστάσεων θα περιέχουν κατά κανόνα γεγονότα ή κρίσεις, που δεν καταχωρούνται σε λογιστικά βιβλία. Ως μέρος των κανονικών μας ελεγκτικών διαδικασιών, δυνατόν να ζητήσουμε από κατάλληλους Συμβούλους ή ανώτερους αξιωματούχους/διεύθυνση να μας παράσχει γραπτή βεβαίωση ετησίως τέτοιων γεγονότων ή κρίσεων και οποιεσδήποτε άλλες προφορικές διαβεβαιώσεις που μας δόθηκαν κατά τη διάρκεια του ελέγχου, σε θέματα που έχουν σημαντική επίπτωση στις οικονομικές καταστάσεις. Θα σας ζητήσουμε επίσης να επιβεβαιώσετε στην εν λόγω επιστολή ότι όλες οι σημαντικές και συναφείς πληροφορίες έχουν περιέλθει εις γνώσιν μας. Επίσης, θα παρουσιάσουμε στα πρόσωπα που έχουν την ευθύνη της διοίκησης έναν πίνακα οποιωνδήποτε μη διορθωθέντων λαθών που έχουν περιέλθει στην αντίληψή μας κατά τη διάρκεια των εργασιών του ελέγχου μας και σε περίπτωση που αποφασίσετε να μην (3)

5 Τεχνική Εγκύκλιος Αρ. 37, 23 Μαΐου 2008 προσαρμόσετε τις οικονομικές καταστάσεις σε σχέση με αυτά θα σας ζητήσουμε να επεξηγήσετε γραπτώς τους λόγους για τους οποίους δεν έχετε προβεί στις εν λόγω διορθώσεις. Ανακάλυψη απάτης, λάθους και μη συμμόρφωση με νόμους και κανονισμούς 17 Η ευθύνη για τη διαφύλαξη των περιουσιακών στοιχείων της Εταιρείας και για την πρόληψη και ανακάλυψη απάτης, λάθους και μη συμμόρφωσης με νόμους και κανονισμούς βασίζεται σε σας. Ωστόσο, θα προσπαθήσουμε να προγραμματίσουμε τον έλεγχό μας ώστε να έχουμε μια λογική προσδοκία να ανακαλύψουμε ουσιώδη λάθη στις οικονομικές καταστάσεις ή στα λογιστικά βιβλία (περιλαμβανομένων οποιωνδήποτε ουσιωδών λαθών που προκύπτουν από απάτη, λάθος ή μη συμμόρφωση με νόμους και κανονισμούς) αλλά ο έλεγχός μας δεν πρέπει να θεωρηθεί ως βάση για αποκάλυψη όλων αυτών των ουσιωδών λαθών ή απάτης ή περιπτώσεων μη συμμόρφωσης που τυχόν υπάρχουν. 18 Σε σχέση με τον σχεδιασμό και την εκτέλεση του ελέγχου μας, τα Διεθνή Ελεγκτικά Πρότυπα απαιτούν όπως διασφαλίσουμε ότι σημαντικά ζητήματα διαβιβαστούν στο Διοικητικό Συμβούλιο. Θα ετοιμάσουμε έκθεση προς το Διοικητικό Συμβούλιο αναφορικά για οποιαδήποτε απάτη περιέλθει στην προσοχή μας στην οποία εμπλέκονται ανώτεροι διευθυντές και οποιαδήποτε απάτη (στην οποία εμπλέκονται ανώτεροι διευθυντές ή άλλοι υπάλληλοι) που έχει σημαντικές επιπτώσεις στις οικονομικές καταστάσεις. Θα ετοιμάσουμε έκθεση προς ανώτερα διευθυντικά στελέχη σε σχέση με απάτη που περιέλθει στην προσοχή μας και στην οποία εμπλέκονται κατώτεροι υπάλληλοι και δεν επιφέρει σημαντική επίπτωση στις οικονομικές καταστάσεις δεν θα υποβάλλουμε τέτοια έκθεση προς το Διοικητικό Συμβούλιο, εκτός αν το Διοικητικό Συμβούλιο μας ζητήσει διαφορετικά. 19 Θα πληροφορήσουμε την κατάλληλη βαθμίδα της διοίκησης της Εταιρείας και θα διασφαλίσουμε ότι το Διοικητικό Συμβούλιο είναι πλήρως ενημερωμένο σε σχέση με παράνομες δραστηριότητες οι οποίες έχουν εντοπιστεί ή με κάποιο άλλο τρόπο περιέλθουν στην προσοχή μας κατά τη διάρκεια του ελέγχου, εκτός αν η παράνομη δραστηριότητα έχει έλλειψη λογικής ακολουθίας. Πρόσβαση στα έγγραφα ελέγχου 20 Τα φύλλα εργασίας μας και άλλες εσωτερικές γραπτές τεκμηριώσεις που παράγονται για την εκπλήρωση των καθηκόντων μας ως ελεγκτών ανήκουν αποκλειστικά [στον/στην] [όνομα ελεγκτικού οίκου/εταιρείας] και δεν θα δοθούν σε σας. [Η πιο κάτω παράγραφος πρέπει να συμπεριληφθεί όταν η μητρική εταιρεία του πελάτη μας ελέγχεται από άλλους ελεγκτές.] 21 Μπορεί να μας ζητηθεί ως ελεγκτές της θυγατρικής εταιρείας να δώσουμε στους ελεγκτές της μητρικής εταιρείας τέτοιες πληροφορίες και εξηγήσεις που αυτοί οι ελεγκτές λογικά δυνατόν να χρειάζονται για τον έλεγχό τους. Αυτό μπορεί να περιλάβει την παροχή από εμάς πρόσβασης στα έγγραφα του ελέγχου μας και συζήτηση σχετικών θεμάτων μαζί τους. 22 Μπορεί [επίσης] να μας ζητηθεί να δώσουμε πρόσβαση στα έγγραφα του ελέγχου μας για ρυθμιστικούς σκοπούς ή εξαιτίας άλλων θεσμικών υποχρεώσεων. (4)

6 Τεχνική Εγκύκλιος Αρ. 37, 23 Μαΐου Σύμφωνα με τις πρόνοιες του Άρθρου 11(3)(α) του περί Επεξεργασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (Προστασία του ατόμου) Νόμου του 2001, σας πληροφορούμε δια του παρόντος ότι ο Σύνδεσμός Εγκεκριμένων Λογιστικών Κύπρου (ΣΕΛΚ) έχει αναθέσει στο Association of Chartered Certified Accountants (ACCA) του Ηνωμένου Βασιλείου, να βοηθήσει το ΣΕΛΚ στην εποπτεία των Ελεγκτικών Οίκων της Κύπρου και ότι τέτοια εποπτεία προϋποθέτει την δυνατότητα δικαιώματος εισόδου από το ACCA στα φύλλα εργασίας που έχουμε ετοιμάσει σε σχέση με τον έλεγχο της εταιρείας σας. Άλλες απαιτήσεις 24 Για να μας βοηθήσετε στην εξέταση των οικονομικών σας καταστάσεων, θα ζητήσουμε να δούμε έγκαιρα όλα τα έγγραφα και καταστάσεις [περιλαμβανομένων της δήλωσης του Προέδρου (όπου υπάρχει) και της Έκθεσης του Διοικητικού Συμβουλίου] που πρόκειται να εκδοθούν μαζί με τις οικονομικές καταστάσεις. Δικαιούμαστε επίσης να παρευρισκόμαστε σε όλες τις γενικές συνελεύσεις της Εταιρείας και να λαμβάνουμε ειδοποίηση για όλες αυτές τις συνελεύσεις. 25 Από τη στιγμή που έχουμε εκδώσει την έκθεσή μας, δεν έχουμε οποιαδήποτε περαιτέρω άμεση ευθύνη σε σχέση με τις οικονομικές καταστάσεις εκείνου του έτους. Ωστόσο, αναμένουμε ότι θα μας πληροφορήσετε για οποιοδήποτε σημαντικό γεγονός συμβεί μεταξύ της ημερομηνίας της έκθεσή μας και της ημερομηνίας της Ετήσιας Γενικής Συνέλευσης της Εταιρείας, που τυχόν επηρεάζει τις οικονομικές καταστάσεις. Άλλες υπηρεσίες 26 Μας έχει επίσης ζητηθεί να ενεργήσουμε εκ μέρους σας για την ετοιμασία των φορολογικών προσδιορισμών της Εταιρείας και την συμπλήρωση και υποβολή της φορολογικής δήλωσης (Έντυπο Ε. Πρ. 4) της Εταιρείας στις Φορολογικές Αρχές. Θα σας δώσουμε αντίγραφο των υπολογισμών μας και, με την έγκρισή σας, θα υποβάλλουμε το έντυπο Ε. Πρ. 4 στις Φορολογικές Αρχές. Εκθέσεις αποκάλυψης πληροφοριών για ξέπλυμα παράνομου χρήματος 27 Η παροχή ελεγκτικών υπηρεσιών ρυθμίζεται από τον περί της Παρεμπόδισης και Καταπολέμησης της Νομιμοποίησης Εσόδων από Παράνομες Δραστηριότητες Νόμο του 2007, και συνεπώς, οι [Συνέταιροι/Σύμβουλοι] (διάγραψε ανάλογα με την περίπτωση) και το προσωπικό των ελεγκτικών οίκων/εταιρειών υποχρεούνται όπως αναφέρουν όλες τις πληροφορίες ή εύλογες υποψίες που έχουν ότι έχει διαπραχθεί ποινικό αδίκημα που δίνει σε οποιονδήποτε άμεσο ή έμμεσο κέρδος από αξιόποινη πράξη, ανεξάρτητα από το αν το αδίκημα διαπράχθηκε από πελάτη τους ή από τρίτο μέρος. Εάν ως μέρος της συνηθισμένης ελεγκτικής μας εργασίας έχουμε γνώση ή εύλογη υποψία ότι τέτοια αδικήματα έχουν διαπραχθεί, υποχρεούμαστε να ετοιμάσουμε έκθεση αποκάλυψης πληροφοριών στη Μονάδα για Καταπολέμηση του Ξεπλύματος Παράνομου Χρήματος (ΜΟΚΑΣ). Σε αυτές τις περιστάσεις δεν είναι πρακτική μας να συζητούμε τέτοιες εκθέσεις μαζί σας λόγω των περιορισμών που επιβάλλονται από τις πρόνοιες της νομοθεσίας ενάντια στο ξέπλυμα παράνομου χρήματος. 28 Όπως και με άλλους οίκους/εταιρείες που προσφέρουν επαγγελματικές υπηρεσίες, είμαστε αυστηρά υποχρεωμένοι να δηλώσουμε την ταυτότητα των πελατών μας για σκοπούς της νομοθεσίας για την παρεμπόδιση του ξεπλύματος παράνομου χρήματος. Γι αυτό το σκοπό θα σας ζητήσουμε όπως μας παραχωρήσετε, για να κρατήσουμε στα αρχεία μας, κάποιες πληροφορίες και έγγραφα και/ή να ερευνήσουμε κατάλληλα ηλεκτρονικά αρχεία. Αν δεν έχουμε ικανοποιητικά στοιχεία για την ταυτότητα σας εντός εύλογου χρονικού διαστήματος μπορεί να υπάρξουν συνθήκες που να μας παρεμποδίζουν να προχωρήσουμε με την αποδοχή του διορισμού μας ως ελεγκτών. (5)

7 Τεχνική Εγκύκλιος Αρ. 37, 23 Μαΐου 2008 Εκθέσεις προς τρίτους 29 Υπάρχουν περιπτώσεις, όπως για παράδειγμα σε σχέση με συμφωνίες δανείων, όπου τρίτο μέρος μπορεί να μας ζητήσει, με την ιδιότητά μας ως ελεγκτές, να του δώσουμε κάποια έκθεση. Οποιεσδήποτε συμφωνημένες διευθετήσεις μεταξύ εσάς και τρίτου μέρους που επιχειρεί να επιβάλει τέτοιες απαιτήσεις σε μας δε θα μας δεσμεύουν, ως θέμα νόμου. Ωστόσο, ανάλογα με τις περιστάσεις, μπορεί να συμφωνήσουμε να δώσουμε εκθέσεις σε τρίτους, αλλά όχι με την ιδιότητά μας ως ελεγκτές. Οποιεσδήποτε από αυτές τις τυχόν απαιτήσεις θα πρέπει να συζητηθούν μαζί μας με την πρώτη ευκαιρία και αρκετά πριν η συμφωνία δανείου ή κάποιος άλλος διακανονισμός οριστικοποιηθεί. Σχετικά μ αυτό όμως, η πολιτική μας είναι να μην επεκτείνουμε τις υποχρεώσεις μας σε σχέση με την έκθεση του ελέγχου μας για τις οικονομικές καταστάσεις. 30 Όπως αναφέρεται πιο πάνω, η έκθεσή μας γίνεται αποκλειστικά προς τα μέλη της Εταιρείας, ως σώμα, σύμφωνα με το Άρθρο 156 του περί Εταιρειών Νόμου, Κεφ. 113, και για κανένα άλλο σκοπό. Κάτω από αυτές τις περιστάσεις, δεν αποδεχόμαστε ή αναλαμβάνουμε ευθύνη (νομική ή οποιαδήποτε άλλη) για την έκθεσή μας, ούτε αποδεχόμαστε ή αναλαμβάνουμε ευθύνη ή υποχρέωση αν η έκθεση ή η γνώμη μας χρησιμοποιηθεί για ή σε σχέση με οποιαδήποτε άλλο σκοπό, ούτε προς οποιοδήποτε άλλο πρόσωπο στο οποίο η έκθεσή μας παρουσιαστεί ή βρεθεί κατά οποιοδήποτε τρόπο στην κατοχή του και κανένα άλλο πρόσωπο δεν θα δικαιούται να βασιστεί στην έκθεσή μας εκτός εάν έχει λάβει προηγουμένως από εμάς γραπτή συγκατάθεση να το πράξει. Εκθέσεις προς τη διεύθυνση / προς τα πρόσωπα που έχουν την ευθύνη της διοίκησης 31 Ο έλεγχός μας δεν αποσκοπεί στην εντόπιση όλων των σημαντικών αδυναμιών στο σύστημα εσωτερικού οικονομικού ελέγχου της εταιρείας. Ωστόσο, θα υποβάλλουμε έκθεση στη διεύθυνση / στα πρόσωπα που έχουν την ευθύνη της διοίκησης αναφορικά με οποιεσδήποτε/εκείνες τις σημαντικές αδυναμίες ή παρατηρήσεις στα συστήματα της Εταιρείας ή άλλα θέματα της επιχείρησης που περιέρχονται στην προσοχή μας κατά τη διάρκεια του ελέγχου μας και που θεωρούμε ότι πρέπει να τις φέρουμε στην προσοχή της διεύθυνσης. 32 Τέτοιες εκθέσεις δεν μπορούν να δοθούν σε τρίτα μέρη χωρίς τη δική μας γραπτή συγκατάθεση. Τέτοια συγκατάθεση θα δοθεί μόνο στη βάση ότι οι εκθέσεις αυτές δεν ετοιμάζονται έχοντας υπόψη τα συμφέροντα οποιουδήποτε άλλου εκτός της Εταιρείας και ότι δεν αποδεχόμαστε οποιοδήποτε καθήκον ή ευθύνη προς οποιοδήποτε άλλο μέρος. 33 Η επιθεώρηση των συστημάτων εσωτερικού οικονομικού ελέγχου διεξάγεται μόνο στο βαθμό που απαιτείται για να εκφράσουμε γνώμη επί των οικονομικών καταστάσεων της Εταιρείας και συνεπώς τα σχόλια μας για τα συστήματα αυτά δεν θα περιλαμβάνουν κατ ανάγκη όλες τις πιθανές βελτιώσεις που θα ήταν δυνατόν να προταθούν ως αποτέλεσμα μιας πιο εκτεταμένης, εξειδικευμένης αξιολόγησης. Πρόνοιες για αποζημιώσεις 34 Εφόσον είναι σημαντικό για την ορθή άσκηση των θεσμικών μας καθηκόντων ως ελεγκτές να έχουμε ορθή και ακριβή εικόνα των λογαριασμών και οικονομικών υποθέσεων της Εταιρείας και εφόσον είναι προφανές ότι για την επίτευξη του στόχου αυτού, θα ζητήσουμε τη συνεργασία του Διοικητικού Συμβουλίου και άλλων αντιπροσώπων της Εταιρείας, αποποιούμαστε κάθε ευθύνη που προκύπτει από οποιαδήποτε πληροφορία που έχει παρουσιαστεί σε εμάς από την Εταιρεία ή τους αντιπροσώπους της η οποία είναι ανακριβής ή παραπλανητική ή για τη μη παρουσίαση όλων των ουσιωδών πληροφοριών και οι οποίες έχουν δοθεί εσκεμμένα, ως αποτέλεσμα αμέλειας ή για οποιοδήποτε άλλο λόγο. 35 Ως αντάλλαγμα για τις υπηρεσίες μας ως ελεγκτές, συμφωνείτε να μας αποζημιώσετε και να διατηρήσετε την [παράθεσε όνομα ελεγκτικού οίκου/εταιρείας] χωρίς βλάβη ενάντια σε (6)

8 Τεχνική Εγκύκλιος Αρ. 37, 23 Μαΐου 2008 όλες τις ζημίες, απώλειες και έξοδα ανεξάρτητα με τον τρόπο που προέκυψαν, που δυνατόν να επωμιστούμε ως αποτέλεσμα της παρουσίασης από την Εταιρεία ή τους αντιπροσώπους της λανθασμένων, παραπλανητικών ή ανακριβών στοιχείων ή της μη παρουσίασης ουσιωδών πληροφοριών ή άλλων σχετικών εγγράφων, εκτός από αυτά που έχουν προκληθεί από βαριά αμέλεια, κακή πίστη, αθέτηση εμπιστοσύνης ή εσκεμμένη παράλειψη εκ μέρους μας. 36 Παρόλο που οι ελεγκτές αναλαμβάνουν και αναγνωρίζουν την ευθύνη για τις δηλώσεις τους μόνο προς την Εταιρεία την ίδια και όχι προς οποιοδήποτε άλλο τρίτο μέρος, η Εταιρεία θα συμφωνήσει να αποζημιώσει και να διατηρήσει την [παράθεσε όνομα ελεγκτικού οίκου/εταιρείας], τους [Συνεταίρους/Συμβούλους] (διάγραψε ανάλογα με την περίπτωση), αντιπροσώπους και υπαλλήλους της χωρίς βλάβη από, ή ενάντια σε, οποιοδήποτε, και όλα τα έξοδα, δαπάνες, απώλειες, απαιτήσεις, αξιώσεις, πράξεις, αγωγές ή νομικές διαδικασίες που κατέβαλε, επωμίστηκε ή υπέστη ή προκάλεσε ή ξεκίνησε οποιοδήποτε τρίτο μέρος εναντίον της, που προκύπτουν από, ή σε σχέση με, αυτόν τον έλεγχο, ανεξάρτητα από το κατά πόσο η απώλεια ή ζημία προκαλείται κατά τρόπο άλλο παρά από δόλο ή εσκεμμένη παράλειψή μας. Απαιτήσεις [Αυτή η παράγραφος θα πρέπει να διαγράφεται για US SEC πελάτες όπου η εργασία μας θα αποτελεί τη βάση σε σχέση με υποβολή στο US SEC] 37 [Ο/Η] [παράθεσε όνομα ελεγκτικού οίκου/εταιρείας] και μόνο θα είναι υπεύθυνοι για την εκτέλεση του συμβολαίου ανάθεσης εργασίας που διαμορφώνεται με βάση αυτή την επιστολή. Ως εκ τούτου, συμφωνείτε ότι δεν θα προβάλετε οποιαδήποτε απαίτηση αναφορικά με ή σε σχέση με την παρούσα ανάθεση εργασίας βάσει συμβολαίου, αδικήματος (συμπεριλαμβανομένης αμέλειας), παραβίασης θεσμικού καθήκοντος ή άλλως πως έναντι οποιουδήποτε μέλους, διοικητικού συμβούλου ή υπαλλήλου της [παράθεσε όνομα ελεγκτικού οίκου/εταιρείας]. Προστασία εμπορικού ονόματος 38 Εάν η Εταιρεία σκοπεύει να δημοσιεύσει ή αλλιώς να αναπαραγάγει την έκθεσή μας σχετικά με τις οικονομικές καταστάσεις της Εταιρείας μέσα σε οποιοδήποτε έγγραφο, ή αλλιώς να αναφερθεί [στον/στην] [παράθεσε όνομα ελεγκτικού οίκου/εταιρείας] σε ένα έγγραφο που περιέχει άλλες πληροφορίες επιπρόσθετες αυτών των ελεγμένων οικονομικών καταστάσεων (π.χ., σε ένα έντυπο προσφοράς δανείων ή κεφαλαίων ή σε ένα καταστατικό ιδιωτικής τοποθέτησης) με τρόπο που να συνδέεται [ο/η] [παράθεσε όνομα ελεγκτικού οίκου/εταιρείας] με αυτό το έγγραφο, η Εταιρεία συμφωνεί ότι οι Σύμβουλοί της θα μας παράσχουν ένα αντίγραφο του εγγράφου για να το διαβάσουμε και να πάρουν την έγκρισή μας για να περιληφθεί ή ενσωματωθεί με παραπομπή στην έκθεσή μας, ή με παραπομπή [στον/στην] [παράθεσε όνομα ελεγκτικού οίκου/εταιρείας] στο έγγραφο πριν το έγγραφο εκτυπωθεί και κοινοποιηθεί. Η συμπερίληψη ή η ενσωμάτωση με παραπομπή στην έκθεσή μας σε οποιοδήποτε τέτοιο έγγραφο ισοδυναμεί με την επανέκδοση της έκθεσής μας. 39 Η δέσμευσή μας για την εκτέλεση των υπηρεσιών που περιγράφονται πιο πάνω δεν αποτελεί συμφωνία που να συνδέεται με οποιαδήποτε τέτοια έγγραφα που δημοσιεύονται ή που αναπαράγονται από ή εξ ονόματος της Εταιρείας. Οποιοδήποτε αίτημα από την Εταιρεία να επανεκδοθεί η έκθεσή μας ή να συγκατατεθούμε για συμπερίληψή της ή να ενσωμάτωσή της με παραπομπή από ένα έγγραφο προσφοράς ή άλλο έγγραφο θα εξεταστεί βάση των γεγονότων και των περιστάσεων κατά την περίοδο τέτοιου αιτήματος. [Το ύψος της αμοιβής που υπολογίσαμε και παραθέτουμε στο παρών έγγραφο / η αμοιβή για τις ελεγκτικές μας υπηρεσίες] (διάγραψε ανάλογα με την περίπτωση) δεν συμπεριλαμβάνει οποιεσδήποτε υπηρεσίες που θα πρέπει να εκτελεστούν σχετικά με οποιοδήποτε τέτοιο αίτημα αμοιβές για τέτοιες υπηρεσίες (και το πλαίσιό τους) θα υπόκεινται σε αμοιβαία συμφωνία κατά τον απαιτούμενο χρόνο και θα περιγράφονται σε ξεχωριστή επιστολή δέσμευσης. (7)

9 Τεχνική Εγκύκλιος Αρ. 37, 23 Μαΐου 2008 Ανεξαρτησία 40 Αν αρχίσουμε να σας παρέχουμε υπηρεσίες και ακολούθως αναγνωρίσουμε περιστάσεις οι οποίες μπορεί να βλάψουν την ανεξαρτησία μας σε σχέση με τη συγκεκριμένη ή άλλη υπηρεσία που παρέχουμε σε εσάς, στη μητρική σας εταιρεία ή σε άλλη συγγενική εταιρεία που ανήκει στην εταιρική σας δομή, μπορεί να χρειαστεί να σταματήσουμε εργασίες για τις οποίες έχουμε δεσμευτεί. Εκεί όπου συμβεί αυτό, θα επιχειρήσουμε να επιλύσουμε το πρόβλημα όσο πιο σύντομα γίνεται και θα επιζητήσουμε μια λύση η οποία να μας επιτρέπει να συνεχίσουμε τις εργασίες μας. Σε περίπτωση που θεωρήσουμε ότι το πρόβλημα δεν μπορεί να επιλυθεί, μπορεί να χρειαστεί να τερματίσουμε τις υπηρεσίες μας και θα έχουμε το δικαίωμα να τις τερματίσουμε δίδοντας σας ειδοποίηση που θα ισχύει από την ημερομηνία παράδοσης της, αφού προηγουμένως θα σας έχουμε συμβουλεύσει. Εμπιστευτικότητα και σύγκρουση συμφερόντων 41 Προσφέρουμε ένα ευρύ φάσμα υπηρεσιών για ένα μεγάλο αριθμό πελατών και μπορεί να βρεθούμε στη θέση να προσφέρουμε υπηρεσίες σε εταιρείες και οργανισμούς που μπορεί να θεωρήσετε ότι δημιουργούν σύγκρουση συμφερόντων. Καίτοι έχουμε καθιερώσει διαδικασίες για τον εντοπισμό τέτοιων περιπτώσεων δεν μπορούμε να είμαστε σίγουροι ότι θα εντοπίσουμε όλες απ αυτές που υπάρχουν ή που μπορεί να δημιουργηθούν εν μέρη επειδή είναι δύσκολο για μας να προβλέψουμε τι εσείς μπορεί να θεωρήσετε ότι είναι σύγκρουση συμφερόντων. Σας ζητούμε να μας γνωστοποιείτε για οποιεσδήποτε συγκρούσεις συμφερόντων που έχετε υπόψη σας ή που θα έλθουν στην αντίληψή σας και που επηρεάζουν την εργασία μας. Όπου οι πιο πάνω συνθήκες εντοπιστούν και πιστεύουμε ότι τα συμφέροντα σας μπορούν να διασφαλιστούν με την εφαρμογή των κατάλληλων διαδικασιών, θα συζητήσουμε και συμφωνήσουμε μαζί σας τις διευθετήσεις που θα εφαρμόσουμε για να διατηρήσουμε την εμπιστευτικότητα και να βεβαιωθούμε ότι οι συμβουλές και γνώμες που λαμβάνετε από εμάς είναι πλήρως ανεξάρτητες. Ακριβώς όπως εμείς δε θα χρησιμοποιήσουμε πληροφορίες που είναι εμπιστευτικές για σας προς όφελος τρίτων, δε θα χρησιμοποιήσουμε εμπιστευτικές πληροφορίες που αποκτούμε από τρίτους για το δικό σας όφελος. Αμοιβή 42 Η αμοιβή μας βασίζεται στο χρόνο που χρειάζεται να διεκπεραιωθεί η εργασία από το προσωπικό μας και επιπλέον περιστασιακά έξοδα και Φόρο Προστιθέμενης Αξίας. Το ποσοστό χρέωσης ανά ώρα διαφέρει σύμφωνα με την πολυπλοκότητα της εργασίας και τον βαθμό της ευθύνης και με τις ικανότητες του προσωπικού το οποίο θα εκτελέσει αυτήν της εργασία. Τα δικαιώματα μας θα τιμολογούνται κατά την διάρκεια της εργασίας μας και τα τιμολόγια θα είναι πληρωτέα με την παρουσίαση των τιμολογίων. 43 Η αμοιβή μας για ελεγκτικές υπηρεσίες που αναφέρεται στην προηγούμενη παράγραφο, δεν συμπεριλαμβάνει την αξία οποιουδήποτε επιπλέον χρόνου σε σχέση με λάθη στα λογιστικά σας βιβλία, ανεπάρκειες στα συστήματα ελέγχου σας ή σε οποιαδήποτε άλλα σημαντικά ζητήματα τα οποία μπορούν να προκύψουν κατά τη διάρκεια του ελέγχου μας, και για τα οποία, αν είμαστε ενήμεροι για την ύπαρξη τους, θα ήταν αναγκαία ψηλότερη αμοιβή. Σε τέτοιες περιπτώσεις οποιαδήποτε επιπρόσθετη αμοιβή θα συμφωνηθεί μαζί σας. Εφαρμόσιμη νομοθεσία 44 Το συμβόλαιο που διαμορφώνεται με αυτή την επιστολή ανάθεσης εργασίας, όταν γίνει αποδεκτό από εσάς, θα διέπεται από, και ερμηνεύεται σύμφωνα με, τον Κυπριακό Νόμο, και δια του παρόντος συμφωνείται και γίνεται αποδεκτό αμετάκλητα ότι τα Κυπριακά Δικαστήρια θα έχουν την αποκλειστική δικαιοδοσία να επιλύσουν οποιαδήποτε απαίτηση, διαφορά ή διαφωνία (περιλαμβανομένων χωρίς περιορισμό απαιτήσεων για συμψηφισμό ή ανταπαιτήσεων) που μπορεί να προκύψουν μέσα από ή σε σχέση με το συμβόλαιο. Το κάθε (8)

10 Τεχνική Εγκύκλιος Αρ. 37, 23 Μαΐου 2008 μέρος παραιτείται αμετάκλητα του δικαιώματος οποιουδήποτε ισχυρισμού ότι η αγωγή έχει τεθεί σε ακατάλληλο τόπο συζητήσεως ή να ισχυριστεί ότι τέτοια δικαστήρια δεν έχουν δικαιοδοσία. Γνωστοποίηση λήψης και αποδοχής 45 Αφού συμφωνηθεί, αυτή η επιστολή θα παραμείνει σε ισχύ από ένα διορισμό ελέγχου σε άλλο μέχρις ότου αντικατασταθεί από αναθεωρημένη επιστολή ανάθεσης εργασίας. Αυτή η επιστολή αντικαθιστά όλες τις προηγούμενες διευθετήσεις και ερμηνείες μεταξύ των δύο μερών όσων αφορά το αντικείμενο αυτής της επιστολής, οι οποίες παύουν να έχουν περαιτέρω ισχύ ή επίδραση. Οποιαδήποτε απόκλιση από τους όρους αυτής της επιστολής θα πρέπει να γίνει γραπτώς και δεν θα τίθεται σε ισχύ εκτός εάν είναι υπογεγραμμένη από ένα [Συνέταιρο/Σύμβουλο] (διάγραψε ανάλογα με την περίπτωση) [του/της] [παράθεσε όνομα ελεγκτικού οίκου/εταιρείας] και από ένα δεόντως εξουσιοδοτημένο εκπρόσωπο της [όνομα της Εταιρείας υπό έλεγχο]. 46 Οι διακανονισμοί οι οποίοι περιγράφονται σε αυτό το γράμμα θα συνεχίσουν να είναι σε ισχύ από έτος σε έτος εκτός εάν γίνει οποιαδήποτε αλλαγή ή αντικατάσταση. 47 Εάν τα προαναφερθέντα είναι κατανοητά σε σχέση με τους διακανονισμούς για τον έλεγχο των οικονομικών καταστάσεων της Εταιρείας και την παροχή άλλων υπηρεσιών όπως περιγράφονται πιο πάνω, τότε σας παρακαλούμε να υπογράψετε το γράμμα και να το επιστρέψετε σε εμάς. Με εκτίμηση Έχω διαβάσει την πιο πάνω επιστολή και αποδέχομαι τους όρους και τις προϋποθέσεις που εκτίθενται σ αυτήν και επιβεβαιώνω ότι είμαι εξουσιοδοτημένος να υπογράφω δια και εκ μέρους της [όνομα της Εταιρείας υπό έλεγχο] [και των θυγατρικών εταιρειών που αναγράφονται στη παράγραφό 1 αυτής της επιστολής]. Υπεγράφη:.. (Όνομα και θέση) (Ημερομηνία) δια και εκ μέρους της [όνομα Εταιρείας υπό έλεγχο] [και των θυγατρικών εταιρειών που αναγράφονται στη παράγραφό 1 αυτής της επιστολής]. (9)

11 Τεχνική Εγκύκλιος Αρ. 37, 23 Μαΐου 2008 Παράρτημα Παράγραφοι που ισχύουν μόνο σε περιπτώσεις ελέγχου ασφαλιστικών εταιρειών Επιπρόσθετες ευθύνες και καθήκοντα που απορρέουν από τον περί Ασφαλιστικών Εταιρειών Νόμο και Κανονισμούς του Εφόρου Ασφαλειών 1 Οι Σύμβουλοι της Εταιρείας είναι επίσης υπεύθυνοι για τη διασφάλιση της συμμόρφωσης με τις σχετικές πρόνοιες του Νόμου σε σχέση με την ετοιμασία και υποβολή τριμηνιαίων και εξαμηνιαίων εκθέσεων του Μητρώου Επενδύσεων και των ετήσιων Ασφαλιστικών Λογαριασμών στον Έφορο Ασφαλειών. 2 Το εξαμηνιαίο Μητρώο Επενδύσεων και οι ετήσιοι Ασφαλιστικοί Λογαριασμοί πρέπει να συνοδεύονται από πιστοποιητικό των συμβούλων και έκθεση των ελεγκτών. 3 Ως Σύμβουλοι, απαιτείται από εσάς όπως στα εν λόγω πιστοποιητικά εγγυηθείτε την ορθότητα των πληροφοριών που περιέχονται στο Μητρώο Επενδύσεων και πιστοποιήσετε ότι οι ετήσιοι Ασφαλιστικοί Λογαριασμοί έχουν ετοιμαστεί σύμφωνα με τους Κανονισμούς, ότι έχουν τηρηθεί κατάλληλα λογιστικά αρχεία και ότι έχει καθιερωθεί και τηρηθεί από την Εταιρεία κατάλληλο σύστημα ελέγχου. Επίσης, πρέπει να πιστοποιήσετε ότι οι σχετικές απαιτήσεις έχουν ικανοποιηθεί κατά πάντα χρόνο και ότι έχει τηρηθεί κατά τη διάρκεια του έτους το ελάχιστο περιθώριο φερεγγυότητας. 4 Το Άρθρο 91 του Νόμου απαιτεί όπως οι Κυπριακές ασφαλιστικές εταιρείες που διεξάγουν εργασίες κλάδου ζωής υποβάλλουν μαζί με τους ετήσιους Ασφαλιστικούς Λογαριασμούς, δήλωση η οποία επιβεβαιώνει την πλήρη συμμόρφωσή τους με τις απαιτήσεις των Κανονισμών του Εφόρου, που εκδίδονται δυνάμει της πρόνοιας του άρθρου 60(3) του Νόμου περί Απόκρυψης, Διερεύνησης και Κατάσχεσης Εισοδήματος από Συγκεκριμένες Εγκληματικές Πράξεις του 1996 μέχρι 2000 [ισχύει μόνο για ασφαλιστικές εταιρείες κλάδου ζωής διαγράψτε αναλόγως]. 5 Ως ελεγκτές είμαστε υποχρεωμένοι να διεξάγουμε έλεγχο και να εκδώσουμε την έκθεσή μας προς το Διοικητικό Συμβούλιο τόσο για το εξαμηνιαίο Μητρώο Επενδύσεων όσο και για τους Ετήσιους Ασφαλιστικούς Λογαριασμούς. 6 Ως ελεγκτές, έχουμε επίσης υποχρέωση να αναφέρουμε κατά πόσον το πιστοποιητικό των Συμβούλων [καθώς και το πιστοποιητικό που εκδίδεται δυνάμει του άρθρου 91 του Νόμου] [έχει/έχουν] ετοιμαστεί σύμφωνα με τους Κανονισμούς και κατά πόσον ήταν παράλογο για τα πρόσωπα που υπέγραψαν το πιστοποιητικό να προβούν στις δηλώσεις που περιέχονται σε αυτό. 7 Η αμοιβή μας για τις υπηρεσίες αυτές είναι επιπρόσθετη της αμοιβής μας που αφορά το θεσμικό έλεγχο και θα χρεωθεί ξεχωριστά. (10)

12 Technical Circular No. 37, 23 May 2008 To all members of the Institute Technical circular No. 37 From the Auditing Standards Committee 23 May 2008 Subject: Illustration of audit engagement letter Dear Colleagues I attach an illustration of an audit engagement letter, which has been prepared by the Auditing Standards Committee. The illustration includes the main paragraphs than an audit engagement letter should include, in accordance with the provisions of International Standard on Auditing 210 Terms of Audit Engagements. It also includes additional paragraphs that could be used in the letter if they are relevant to each case these additional paragraphs are presented inside borders and slightly shaded for identification purposes. It should be noted that the Appendix to the illustration includes additional special paragraphs that should be included in audit engagement letters of insurance companies. I am at your disposal for any additional clarification required. Yours sincerely Theodoros Philippou General Manager Attachment

13 Technical Circular No. 37, 23 May 2008 Mr. [Company Name] {Company Address] [Date] Reference:.. Subject: [Company name] Dear Sirs 1 [Following our appointment as auditor of your company, we set out below/ It is our policy to write to clients from time to time to set out] the basis on which we act as auditors of [state name of Company audited] (the Company ) [and its following wholly owned subsidiary undertakings in Cyprus (state names of wholly owned subsidiaries covered by this letter)], and the respective areas of responsibility of the Directors and of ourselves. Responsibilities of Directors and auditors 2 As Directors of the Company, you are responsible for ensuring that the Company maintains accounting records which disclose with reasonable accuracy, at any time, the financial position of the company, and for preparing financial statements which give a true and fair view and have been prepared in accordance with International Financial Reporting Standards as adopted by the European Union and the Companies Law, [or other relevant legislation]. You are also responsible for making available to us, as and when required, all of the Company's accounting records, all other relevant records, including minutes of all Directors, management and shareholders' meetings, and such information and explanations which we consider necessary for the performance of our duties as auditors. It is your responsibility to provide a copy of this engagement letter to those charged with governance, including all non-executive Directors [and other members of the Audit Committee]. 3 We have a statutory responsibility to report to the members whether in our opinion the financial statements give a true and fair view [of the state of the Company s affairs and the income statement for the year] and whether they have been properly prepared in accordance with International Financial Reporting Standards as adopted by the European Union and the Companies Law Cap. 113 [or other relevant legislation]. In arriving at our opinion, we are required to report as to whether: (a) (b) (c) (d) We have obtained all the information and explanations we considered necessary for the purposes of our audit; In our opinion, proper books of account have been kept by the Company; The Company s financial statements are in agreement with the books of account; In our opinion and to the best of our information and according to the explanations given to us, the financial statements give the information required by the Companies Law, Cap. 113, in the manner so required; and (1)

14 Technical Circular No. 37, 23 May 2008 (e) In our opinion, the information given in the report of the Board of Directors is consistent with the financial statements. 4 As noted above, our report will be made solely to the Company s members, as a body, in accordance with Section 156 of the Cyprus Companies Law, Cap.113. Our audit work will be undertaken so that we might state to the Company s members those matters we are required to state to them in an auditor s report and for no other purpose. In those circumstances, to the fullest extent permitted by law, we will not accept or assume responsibility to anyone other than the Company and the Company s members as a body, for our audit report, or for the opinions we form. 5 We also have a professional responsibility to report if the financial statements do not comply in any material respect with applicable accounting standards, unless in our opinion, the non-compliance is justified in the circumstances. In determining whether or not the departure is justified we consider: (a) (b) whether the departure is required in order for the financial statements to give a true and fair view; and whether adequate disclosure has been made concerning the departure. 6 Our professional responsibilities also include: (a) (b) providing in our report a description of the Directors responsibilities for the financial statements where the financial statements or accompanying information do not include such a description; and considering whether other information in documents containing audited financial statements is consistent with those financial statements. Scope of audit 7 Our audit will be conducted in accordance with International Standards on Auditing (ISAs), issued by the International Auditing and Assurance Standards Board (IAASB), and will include such tests of transactions and of the existence, ownership and valuation of assets and liabilities as we consider necessary. 8 We shall obtain an understanding of the accounting and internal control systems to the extent necessary in order to assess their adequacy as a basis for the preparation of the financial statements and to establish whether proper accounting records have been maintained by the Company. 9 We shall expect to obtain such appropriate evidence as we consider sufficient to enable us to draw reasonable conclusions therefrom. The nature and extent of our procedures will vary according to our assessment of the Company's accounting system and, where we wish to place reliance on it, the internal control system and may cover any aspect of the business operations. 10 Our work may be varied on the basis of our findings during the course of an audit and from year to year. Accordingly, we may [not necessarily visit the same or every location each year and we may] modify our audit scope, rotate our audit emphasis and propose matters of special audit emphasis, as the circumstances dictate. (2)

15 Technical Circular No. 37, 23 May Our audit includes assessing the significant estimates and judgements made by the Directors in the preparation of the financial statements and whether the accounting policies are appropriate to the Company's circumstances, consistently applied and adequately disclosed. 12 The concept of materiality affects our audit planning and our consideration of matters arising from our audit. We take into account both qualitative and quantitative factors when assessing materiality. 13 In forming our opinion we will also evaluate the overall presentation of information in the financial statements. Other auditors [The following paragraph should be included where the client has subsidiaries audited by other auditors]. 14 Our reporting responsibilities in connection with the financial statements of the group are identical to those set out above in respect of the company. Our duties and powers in connection with subsidiaries audited by other auditors are contained in the Companies Law. In carrying out our duties under this heading, we shall make such inquiries of the other auditors, and review their work to such an extent, as we consider necessary in order to form our opinion on the group financial statements. However, the responsibility to your Company, as shareholder, for the audits of such subsidiaries remains with the auditors of the subsidiaries concerned. Internal audit 15 In developing our audit plan, we will liaise with your internal auditors to ensure that our work is properly co-coordinated with theirs. It is our policy to rely upon internal audit work whenever possible, while ensuring that adequate audit coverage is achieved of all significant areas. Management representations 16 The information used by the Directors in preparing the financial statements will invariably include facts or judgements, which are not themselves recorded in the accounting records. As part of our normal audit procedures, we may request appropriate Directors or senior officials/management to provide written confirmation each year of such facts or judgements and any other oral representations, which we have received during the course of the audit on matters having a material effect on the financial statements. We will also ask them to confirm in that letter that all important and relevant information has been brought to our attention. In addition, we shall present to those charged with governance a schedule of any unadjusted misstatements that have come to our attention in the course of our audit work, and if you decide not to adjust the financial statements for these misstatements we shall request you to explain in writing your reasons for not making the adjustments. Detection of fraud, error and non-compliance with laws and regulations 17 The responsibility for safeguarding the assets of the Company and for the prevention and detection of fraud, error and non-compliance with law or regulations rests with yourselves. However, we shall endeavor to plan our audit so that we have a reasonable expectation of detecting material misstatements in the financial statements or accounting records (including those resulting from fraud, error or non-compliance with law or regulations), but our examination should not be relied upon to disclose all such material misstatements or frauds, errors or instances of non-compliance as may exist. (3)

16 Technical Circular No. 37, 23 May In connection with the planning and the performance of our audit, International Standards of Auditing require that we ensure that certain matters are communicated to the Board of Directors. We will report directly to the Board of Directors any fraud of which we become aware that involves senior management, and any fraud (whether caused by senior management or other employees) of which we become aware that causes a material misstatement of the financial statements. We will report to senior management any fraud perpetrated by lower level employees of which we become aware that does not cause a material misstatement of the financial statements; however, we will not report such matters directly to the Board of Directors, unless otherwise directed by the Board of Directors. 19 We will inform the appropriate level of management of the Company and ensure that the Board of Directors is adequately informed with respect to illegal acts that have been detected or have otherwise come to our attention in the course of our audit, unless the illegal act is clearly inconsequential. Access to working papers 20 Our working papers and other internal documentation created for the purpose of carr ying out our duties as auditors belong solely to [name of audit firm/company] and will not be provided to you. [The following paragraph should be included where the parent company of the client is audited by another auditor]. 21 We may be required as auditors of the subsidiary undertaking to give the auditors of the parent company such information and explanations as those auditors may reasonably require for their audit. This could include our giving them access to our working papers and discussing relevant matters with them. 22 We may [also] be required to give access to our audit working papers for regulatory purposes or because of other statutory obligations. 23 In accordance with the provisions of Section 11(3)(a) of The Processing of Personal Data (Protection of Individuals) Law of 2001, notice is hereby given that, the Institute of Certified Public Accountants of Cyprus (ICPAC) has assigned to the Association of Chartered Certified Accountants (ACCA) of the United Kingdom to assist ICPAC for the audit monitoring of the Audit Firms in Cyprus and that such monitoring involves access by ACCA officials to the working papers which we have prepared in connection with the audit of your company. Other requirements 24 In order to assist us with the examination of your financial statements, we shall request early sight of all documents or statements [including the Chairman's statement (where applicable) and the Report of the Directors] which are due to be issued with the financial statements. We are also entitled to attend all general meetings of the Company and to receive notice of all such meetings. 25 Once we have issued our report we have no further direct responsibility in relation to the financial statements for that financial year. However, we expect that you will inform us of any material event occurring between the date of our report and the date of the Annual General Meeting of the Company, which may affect the financial statements. (4)

17 Technical Circular No. 37, 23 May 2008 Other services 26 We have also been requested to act on your behalf for the preparation of the annual tax computations of the Company and the completion and submission of the Inland Revenue Return (IR4 form) of the Company to the Tax Authorities. We shall furnish you with a copy of our computations and shall seek your approval before the submission of the IR4 form to the Tax Authorities. Money laundering reporting 27 The provision of audit services is regulated by the Prevention and Suppression of Money Laundering Activities Law of 2007, and as such, [Partners/Directors] (delete as appropriate) and staff in audit firms/companies are required to report all knowledge or suspicion, or reasonable grounds to know or suspect, that a criminal offence giving rise to any direct or indirect benefit from criminal conduct has been committed, regardless of whether that offence has been committed by their client or by a third party. If as part of our normal audit work we have knowledge or suspicion, or have reasonable grounds to know or suspect, that such offences have been committed we are required to make a report to the Unit for Combating Money Laundering (MOKAS). In such circumstances it is not our practice to discuss such reports with you because of the restrictions imposed by the tipping off provisions of the anti-money laundering legislation. 28 As with other professional services firms/companies, we are under stringent requirements to identify our clients for the purposes of the anti-money laundering legislation. We will request from you, and retain, some information and documentation for these purposes, and/or make searches in appropriate databases. If satisfactory evidence of your identity is not provided within a reasonable time, there may be circumstances in which we will not be able to proceed with the audit appointment. Reporting to third parties 29 There may be situations such as in relation to loan agreements, where a third party seeks to request us, in our capacity as auditors, to report to them. Any contractual arrangements between you and a third party that seeks to impose such requirements upon us will not, as a matter of law, be binding on us. However, depending on the circumstances we may agree to provide reports to third parties, but not in our capacity as auditors. Any such possible requirements must be discussed with us at the earliest opportunity and well before the loan agreement or other arrangement is finalised. In this regard, however, it is our policy not to extend our duty of care in respect of our audit report in the financial statements. 30 As noted above, our opinion will be prepared for and only for the Company s members as a body in accordance with Section 156 of the Companies Law, Cap. 113, and for no other purpose. In those circumstances, we will not, in giving our opinion, accept or assume responsibility (legal or otherwise) or accept liability for or in connection with any other purpose for which our report or opinion may be used, or to any other person to whom our report is shown or into whose hands it may come, and no other persons shall be entitled to rely on our opinion save where they have obtained our prior written consent that they may do so. Reports to management/those charged with governance 31 Our audit is not necessarily designed to identify all significant weaknesses in the company's system of internal financial controls. However, we shall report to management/those charged with governance any/those significant weaknesses in, or observations on, the Company's systems or other business matters which come to our notice (5)

18 Technical Circular No. 37, 23 May 2008 during the course of our normal audit work and which we consider should be brought to management s attention. 32 No such report may be provided to a third party without our prior written consent. Such consent will be granted only on the basis that such reports are not prepared with the interests of anyone other than the Company in mind and that we accept no duty or responsibility to any other party. 33 Our review of internal financial control systems is only performed to the extent required to express an opinion on the Company's financial statements and therefore our comments on these systems will not necessarily address all possible improvements, which might be suggested as a result of a more extensive special examination. Indemnity provisions 34 Since it is material for the correct exercise of our statutory duties as auditors to have a correct and exact view of the Company s financial statements and financial affairs and since it is evident that in order to achieve this goal we will require the cooperation of the Board of Directors and other agents, we disclaim any responsibility arising out of any information that has been presented to us by the Company or its agents which is inaccurate or misleading, or for the failure to produce all the material information and has been so provided wilfully, as a result of negligence or for any other reason. 35 As a consideration for our services as auditors you agree to indemnify us and hold [state name of audit firm/company] harmless against all damages, losses and costs however caused which we may suffer as a result of presentation by the Company or its agents of erroneous, misleading or inaccurate information or the failure to provide material information or any other relevant document, save as to those that have been caused from our gross negligence, bad faith, breach of trust or wilful default. 36 Though the auditor assumes and recognises liability for their statements only to the Company itself and not to any other third party, the Company shall agree to indemnify and hold harmless [state name of audit firm/company], its [Partners/Directors] (delete as appropriate), agents and employees from, and against, any and all costs, expenses, losses, claims, demands, action, suits or proceedings paid, incurred, or suffered or made or initiated against it by any third party arising out of, or in connection with, this engagement regardless of whether the loss or damage is caused other than through our fraud or wilful default. Liability [The following clause should be deleted for SEC clients where work will be relied on in connection with an SEC filing] 37 [State name of audit firm/company] alone will be responsible for the performance of the engagement contract formed by this letter. You therefore agree that you will not bring any claim in respect of or in connection with this engagement whether in contract, tort (including negligence), breach of statutory duty or otherwise against any member, director or employee of [state name of audit firm/company]. Brand name protection 38 If the Company intends to publish or otherwise reproduce in any document our report on the Company s financial statements, or otherwise make reference to [state name of audit firm/company] in a document that contains other information in addition to the audited financial statements (e.g., in a debt or equity offering circular or in a private placement memorandum), thereby associating [state name of audit firm/company] with such document, the Company agrees that its Directors will provide us with a draft of the document to read and obtain our approval for the inclusion or incorporation by reference of our report, or the reference to [state name of audit firm/company], in such document before the document is (6)