Izvješće o godišnjoj računovodstvenoj dokumentaciji Europskog zajedničkog poduzeća za ITER i razvoj energije fuzije za financijsku godinu 2013.

Transcript

1 ЕВРОПЕЙСКА СМЕТНА ПАЛАТА TRIBUNAL DE CUENTAS EUROPEO EVROPSKÝ ÚČETNÍ DVŮR DEN EUROPÆISKE REVISIONSRET EUROPÄISCHER RECHNUNGSHOF EUROOPA KONTROLLIKODA ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕΔΡΙO EUROPEAN COURT OF AUDITORS COUR DES COMPTES EUROPÉENNE CÚIRT INIÚCHÓIRÍ NA HEORPA EUROPSKI REVIZORSKI SUD CORTE DEI CONTI EUROPEA EIROPAS REVĪZIJAS PALĀTA EUROPOS AUDITO RŪMAI I EURÓPAI SZÁMVEVŐSZÉK IL-QORTI EWROPEA TAL-AWDITURI EUROPESE REKENKAMER EUROPEJSKI TRYBUNAŁ OBRACHUNKOWY TRIBUNAL DE CONTAS EUROPEU CURTEA DE CONTURI EUROPEANĂ EURÓPSKY DVOR AUDÍTOROV EVROPSKO RAČUNSKO SODIŠČE EUROOPAN TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIN EUROPEISKA REVISIONSRÄTTEN Izvješće o godišnjoj računovodstvenoj dokumentaciji Europskog zajedničkog poduzeća za ITER i razvoj energije fuzije za financijsku godinu zajedno s odgovorima Zajedničkog poduzeća 12, RUE ALCIDE DE GASPERI TELEPHONE (+352) eca-info@eca.europa.eu L LUXEMBOURG TELEFAX (+352) INTERNET:

2 2 SADRŽAJ Odlomak Uvod Informacije na kojima se temelji jamstvena izjava 4. Jamstvena izjava Mišljenje o pouzdanosti računovodstvene dokumentacije 10. Mišljenja o zakonitosti i pravilnosti transakcija povezanih s računovodstvenom dokumentacijom 11. Posebna napomena Primjedbe o proračunskom i financijskom upravljanju Financijsko izvještavanje 16. Izvršenje proračuna 17. Primjedbe o ključnim kontrolama nadzornih i kontrolnih sustava Zajedničkog poduzeća Operativna nabava i bespovratna sredstva Sveobuhvatna kontrola i praćenje ugovora povezanih s operativnom nabavom i bespovratnim sredstvima Druga pitanja Kasno plaćanje članskog doprinosa 23. Pravni okvir 24. Prava intelektualnog vlasništva i industrijska politika Sukobi interesa 28. Godišnje izvješće o radu Praćenje poduzetih mjera u vezi s prethodnim opažanjima Sporazum s državom domaćinom 31. Pravila za provedbu Pravilnika o osoblju 32.

3 3 UVOD 1. Europsko zajedničko poduzeće za ITER 1 i razvoj energije fuzije (u daljnjem tekstu: Zajedničko poduzeće ili F4E) osnovano je u ožujku godine 2 na razdoblje od 35 godina. Glavni će se fuzijski objekti graditi u Cadaracheu u Francuskoj, no sjedište Zajedničkog poduzeća nalazi se u Barceloni. 2. Zadaće Zajedničkog poduzeća su 3 : (a) (b) (c) osiguravanje doprinosa Europske zajednice za atomsku energiju (Euratoma) Međunarodnoj organizaciji za energiju fuzije ITER osiguravanje doprinosa Euratoma aktivnostima šireg pristupa (aktivnostima komplementarnog zajedničkog istraživanja fuzije) s Japanom za brži razvoj energije fuzije priprema i koordinacija programa aktivnosti za pripremu izgradnje pokusnih fuzijskih reaktora i povezanih postrojenja uključujući i Međunarodno postrojenje za ozračivanje fuzijskih materijala Članovi Zajedničkog poduzeća su Euratom koji predstavlja Europska komisija, države članice Euratoma i druge države koje su sklopile sporazume o suradnji s Euroatomom u području kontrolirane nuklearne fuzije i koje su izrazile želju za članstvom (na dan 31. prosinca 2013.: Švicarska) ITER: međunarodni termonuklearni eksperimentalni reaktor (engl. International Thermonuclear Experimental Reactor). Odluka Vijeća br. 2007/198/Euratom od 27. ožujka o osnivanju Europskog zajedničkog poduzeća za ITER i razvoj energije fuzije i davanju povlastica tom poduzeću (SL L 90, , str. 58.). Prilog ukratko prikazuje nadležnosti, djelovanje i raspoložive resurse Zajedničkog poduzeća. Priložen je kao izvor informacija. Međunarodna organizacija za energiju fuzije ITER osnovana je u listopadu godine na početno razdoblje od 35 godina radi provedbe projekta ITER čiji je cilj dokazati znanstvenu i tehnološku izvedivost energije fuzije. Članovi su Euratom, Narodna Republika Kina, Republika Indija, Japan, Republika Koreja, Ruska Federacija i Sjedinjene Američke Države.

4 4 INFORMACIJE NA KOJIMA SE TEMELJI JAMSTVENA IZJAVA 4. Revizijski pristup Suda obuhvaća analitičke revizijske postupke, ispitivanje transakcija na razini Zajedničkog poduzeća i procjenu ključnih kontrola nadzornih i kontrolnih sustava. Tome se (po potrebi) pridodaju i dokazi prikupljeni radom ostalih revizora i analizom jamstava uprave. JAMSTVENA IZJAVA 5. U skladu s odredbama članka 287. Ugovora o funkcioniranju Europske unije (UFEU), Sud je proveo reviziju: (a) (b) godišnje računovodstvene dokumentacije Zajedničkog poduzeća za ITER i razvoj energije fuzije, koja se sastoji od financijskih izvještaja 5 i izvješća o izvršenju proračuna 6 za financijsku godinu koja je završila 31. prosinca 2013., te zakonitosti i pravilnosti transakcija povezanih s tom računovodstvenom dokumentacijom. Odgovornost uprave 6. U skladu s člankom 39. i 50. Uredbe Komisije (EZ, Euratom) br. 1271/ uprava je odgovorna za pripremu i pošteno prikazivanje godišnje računovodstvene dokumentacije Zajedničkog poduzeća te za zakonitost i pravilnost povezanih transakcija (a) Odgovornosti uprave u vezi s godišnjom računovodstvenom dokumentacijom Zajedničkog poduzeća uključuju izradu, provedbu i Oni obuhvaćaju bilancu i izvještaj o poslovnom rezultatu, tablicu novčanog toka, izvještaj o promjenama u neto imovini te kratki prikaz važnih računovodstvenih politika, kao i druga pojašnjenja. Ona obuhvaćaju izvješća o izvršenju proračuna, kratki prikaz proračunskih načela, kao i druga pojašnjenja. SL L 328, , str. 42.

5 5 održavanje sustava unutarnje kontrole koji je važan za pripremu i pošteno prikazivanje financijskih izvještaja u kojima nema značajnog pogrešnog prikazivanja zbog prijevare ili pogreške; odabir i primjenu prikladnih računovodstvenih politika na temelju računovodstvenih pravila koja je usvojio Komisijin računovodstveni službenik 8 ; te razumne računovodstvene procjene u danim okolnostima. Direktor odobrava godišnju računovodstvenu dokumentaciju Zajedničkog poduzeća nakon što ju je računovodstveni službenik Zajedničkog poduzeća pripremio na temelju dostupnih informacija i sastavio bilješku kao prilog računovodstvenoj dokumentaciji u kojoj između ostalog izjavljuje da ima razumno jamstvo da ona predstavlja istinit i pošten prikaz financijskog stanja Zajedničkog poduzeća u svim značajnim aspektima. (b) Odgovornosti uprave u vezi sa zakonitošću i pravilnošću povezanih transakcija te usklađenošću s načelom dobrog financijskog upravljanja uključuju izradu, provedbu i održavanje djelotvornog i učinkovitog sustava unutarnje kontrole koji obuhvaća primjereni nadzor i prikladne mjere za sprječavanje nepravilnosti i prijevara te, po potrebi, pravne postupke za povrat pogrešno isplaćenih ili korištenih sredstava. Odgovornost revizora 7. Sud je odgovoran da na temelju svojih revizija Europskom parlamentu i Vijeću 9 osigura jamstvenu izjavu o pouzdanosti godišnje računovodstvene dokumentacije te o zakonitosti i pravilnosti povezanih transakcija. Sud provodi reviziju u skladu s međunarodnim revizijskim standardima i etičkim kodeksom 8 9 Računovodstvena pravila koja je usvojio Komisijin računovodstveni službenik proizlaze iz međunarodnih računovodstvenih standarda za javni sektor (IPSAS) koje je izdala Međunarodna federacija računovođa, odnosno iz međunarodnih računovodstvenih standarda (IAS) / međunarodnih standarda financijskog izvještavanja (IFRS) koje je izdao Odbor za međunarodne računovodstvene standarde. Članak 107. Delegirane uredbe Komisije (EU) br. 1271/2013 (SL L 328, , str. 42.).

6 6 IFAC-a te međunarodnim standardima vrhovnih revizijskih institucija INTOSAI-ja. Prema tim standardima, Sud je dužan isplanirati i provesti reviziju tako da osigura razumno jamstvo o tome ima li u godišnjoj računovodstvenoj dokumentaciji Zajedničkog poduzeća značajnog pogrešnog prikazivanja i jesu li povezane transakcije zakonite i pravilne. 8. Revizija uključuje postupke kojima se prikupljaju revizijski dokazi o iznosima i iskazima u računovodstvenoj dokumentaciji te o zakonitosti i pravilnosti povezanih transakcija. Odabir postupaka ovisi o prosudbi revizora koja se temelji na procjeni rizika od značajnog pogrešnog prikazivanja u računovodstvenoj dokumentaciji i od značajne neusklađenosti povezanih transakcija s uvjetima iz pravnog okvira Europske unije do koje je došlo zbog prijevare ili pogreške. Pri procjeni tih rizika revizor uzima u obzir postupke unutarnje kontrole koji su važni za pripremu i pošteno prikazivanje računovodstvene dokumentacije, kao i nadzorne i kontrolne sustave koji su uspostavljeni kako bi osigurali zakonitost i pravilnost povezanih transakcija te zatim izrađuje odgovarajuće revizijske postupke u danim okolnostima. Revizija uključuje i evaluaciju primjerenosti računovodstvenih politika, osnovanosti računovodstvenih procjena te sveukupnog prikaza računovodstvene dokumentacije. 9. Sud prikupljene revizijske dokaze smatra dostatnima i prikladnima da budu osnova za mišljenja iznesena u nastavku. Mišljenje o pouzdanosti računovodstvene dokumentacije 10. Prema mišljenju Suda, godišnja računovodstvena dokumentacija Zajedničkog poduzeća u svim značajnim aspektima pošteno prikazuje financijsko stanje Zajedničkog poduzeća na dan 31. prosinca te rezultate poslovanja i novčane tokove za tu dovršenu godinu, u skladu s odredbama njegovih financijskih pravila i računovodstvenim pravilima koja je usvojio Komisijin računovodstveni službenik.

7 7 Mišljenje o zakonitosti i pravilnosti transakcija povezanih s računovodstvenom dokumentacijom 11. Prema mišljenju Suda, transakcije povezane s godišnjom računovodstvenom dokumentacijom za godinu koja je završila 31. prosinca zakonite su i pravilne u svim značajnim aspektima. Posebna napomena 12. Ne dovodeći u pitanje mišljenja izražena u odlomcima 10. i 11., Sud skreće pozornost na sljedeće pitanje. U zaključcima Vijeća usvojenim 7. srpnja odobreno je 6,6 milijardi eura (u vrijednostima iz godine) za doprinos Zajedničkog poduzeća u fazi izgradnje projekta ITER. Navedeni iznos, kojim su udvostručeni početni proračunski troškovi za tu projektnu fazu, nije obuhvaćao iznos od 663 milijuna eura koji je godine Europska komisija predložila za pokrivanje mogućih nepredviđenih izdataka Iznos doprinosa Zajedničkog poduzeća u fazi izgradnje projekta ITER izložen je znatnim rizicima od povećanja, poglavito zbog promjene opsega krajnjih rezultata projekata i zbog trenutnog plana koji se smatra neostvarivim 12. U studenome godine Zajedničko poduzeće procijenilo je Zaključci Vijeća o statusu ITER-a od 7. srpnja (Ref. br /10). Komunikacija Komisije Europskom parlamentu i Vijeću od 4. svibnja o stanju projekta ITER i mogućim budućim koracima (COM(2010)226 final). Zaključci Službe Europske komisije za unutarnju reviziju u vezi s postupkom natjecateljskog dijaloga za nabavu ugovora 03 (u vezi sa zgradama za tokamak). Vidjeti i opažanja iz izvješća Potential for Reorganization within the ITER project (Mogućnosti reorganizacije u okviru projekta ITER) koje je na zahtjev Europskog parlamenta sastavio Ernst & Young, u vezi sa znatnim rizikom za doprinos Zajedničkog poduzeća projektu s obzirom na trenutne razine nepredviđenih izdataka ( eier/study_geieren.pdf); te Komunikaciju Komisije Vijeću Europske unije od 14. veljače (5852/13 RECH 21 ATO 19) u kojoj se upozorava na postojeću zabrinutost u vezi s napretkom projekta, osobito u pogledu ograničavanja troškova i odstupanju od plana.

8 8 da nedostatak ( nepovoljni nepredviđeni izdatci ) do završetka projektne faze izgradnje iznosi 290 milijuna eura 13. U trenutku revizije (u travnju godine), Zajedničko poduzeće procijenilo je da će projektna faza izgradnje kasniti barem 30 mjeseci. 14. U vezi s navedenim rizicima, Zajedničko poduzeće još nije uvelo sustav na razini ugovora za redovno praćenje odstupanja troškova te još nije ažuriralo vrednovanje doprinosa Zajedničkog poduzeća projektu ITER nakon završetka faze izgradnje Primjedbe u nastavku ne dovode u pitanje mišljenje Suda. PRIMJEDBE O PRORAČUNSKOM I FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU Financijsko izvještavanje 16. U bilješkama uz financijske izvještaje, tablica i informacije navedene pod naslovom Postupci nabave za ITER s Međunarodnom organizacijom za ITER prikazani su zaključeni ugovori o nabavi (3. stupac) i dosad pripisani postupci nabave (4. stupac). Međutim, u tablici se ne prikazuje stupanj napretka trenutnih radova i navodi tek ograničena procjena napretka trenutnih radova. Ove su informacije ključne za razumijevanje faze napretka aktivnosti koje je Zajedničko poduzeće dosad provelo u vezi s postupcima nabave zaključenim s Međunarodnom organizacijom za ITER To predstavlja odstupanje od 4,39 % u odnosu na iznos koji je Vijeće odobrilo godine (izvješće Europskom vijeću za konkurentnost o napretku u području energije fuzije iz studenoga godine). Okvirni iznos ukupnih sredstava koja se smatraju potrebnima za Zajedničko poduzeće za 35 godina postojanja utvrđen je, u skladu s člankom 4. stavkom 1. Odluke Vijeća o osnivanju Europskog zajedničkog poduzeća za ITER i razvoj energije fuzije, i određen na milijuna eura. Samo za doprinos Zajedničkog poduzeća u projektnoj fazi izgradnje, koji je u početku procijenjen na 2,7 milijardi eura, izvršena je izmjena godine koja je dovela do udvostručenja početne procjene.

9 9 Izvršenje proračuna 17. Završni proračun za godinu dostupan za izvršenje uključivao je milijuna eura odobrenih sredstava za obveze i 432,4 milijuna eura odobrenih sredstava za plaćanja. Stope iskorištenosti za odobrena sredstva za obveze i plaćanja iznosila su redom 100 % i 89,8 %. No stopa izvršenja za odobrena sredstva za plaćanja u odnosu na početni proračun za godinu iznosila je samo 57,8 % 15. U pogledu odobrenih sredstava za obveze, od milijuna eura raspoloživih za operativne aktivnosti, 61,7 % izvršeno je u obliku izravnih pojedinačnih obveza, dok je preostalih 38,3 % izvršeno u obliku ukupnih obveza. PRIMJEDBE O KLJUČNIM KONTROLAMA NADZORNIH I KONTROLNIH SUSTAVA ZAJEDNIČKOG PODUZEĆA 18. Revizorski sud već je izvješćivao o tome da unutarnji kontrolni sustavi Zajedničkog poduzeća nisu bili u potpunosti uspostavljeni. Iako je u godini ostvaren znatan napredak, potrebno je poduzeti još neke mjere: - zahvaljujući postupku provedenom godine radi ažuriranja procjene troškova doprinosa EU-a projektnoj fazi izgradnje, postupak za upravljanje procjenom troškova na razini sustava sada je uspostavljen. Međutim, potreban je dodatan rad na razvoju postupka za upravljanje procjenom troškova na razini ugovora Početni proračun raspoloživ za odobrena sredstva za plaćanja i usvojen 11. prosinca iznosio je 677,2 milijuna eura. Zatim je izmjenama proračuna od 27. lipnja i 10. prosinca smanjen na 432,4 milijuna eura, poglavito zbog kašnjenja u provedbi aktivnosti u vezi s proračunskim poglavljem za izgradnju ITER-a. Dok se taj postupak ne uspostavi, lokalni integrirani portal za izvješćivanje (DWH) ne može pružiti djelotvornu usklađenost računovodstvenog sustava i sustava za upravljanje projektima. Stoga ne pruža potrebne informacije za redovno praćenje odstupanja troškova (vidjeti i fusnotu 12. izvješća Suda za godinu).

10 10 - revizijski rezultati koji su nastali nakon provedbe sveobuhvatne strategije kontrole i praćenja za bespovratna sredstva i operativne ugovore 17 nisu bili dostupni u trenutku revizije - uz iznimku akcijskog plana koji je usvojen kao odgovor na unutarnju reviziju upravljanja ugovorima sa stručnjacima, ostali akcijski planovi koje je Zajedničko poduzeće usvojilo kao odgovor na unutarnje revizije 18 u trenutku revizije još nisu bili u potpunosti provedeni. Služba Europske komisije za unutarnju reviziju provela je pregled postupka natjecateljskog dijaloga za nabavu tzv. ugovora 03 (odnosi se na izgradnju zgrada za tokamak) te je na temelju tog pregleda zaključeno da je ostvaren napredak u pogledu primjene osnovnih načela javne nabave, ali se i i istaknulo da je revidirani ugovor sadržavao znatne nejasnoće u pogledu troškova, pretežno povezanih s mogućim razvojem izrade i planiranja projekta ITER. U pregledu se navodi i da znatan dio zatraženih ulaznih podataka koje je Organizacija za ITER trebala dostaviti Zajedničkom poduzeću kako bi ga ono upotrijebilo i za sastavljanje tehničkih specifikacija nije bio pravodobno dostupan - sustavom za upravljanje korporativnim rizikom u godini nisu utvrđeni novi rizici. Kada je riječ o mjerama koje su usvojene kao odgovor na prethodno utvrđene glavne rizike 19, do studenoga Odlomci 15. i 23. izvješća Suda za godinu. Akcijski planovi nakon unutarnjih revizija financijskih tokova, upravljanja bespovratnim sredstvima, ugovora sa stručnjacima, operativnih aktivnosti prije nabave, nabave u području zgrada ITER-a, odabira i zapošljavanja te pregleda natjecateljskog dijaloga za nabavu tzv. ugovora 03 (koji se odnosi na zgrade za tokamak). Izvješća o unutarnjoj reviziji u vezi s proračunskim postupkom Zajedničkog poduzeća (godišnji plan revizija Odjela za unutarnju reviziju za godinu) i praćenjem provedbe ugovora u području zgrada ITER-a (godišnji plan revizija Odjela za unutarnju reviziju za godinu) još uvijek nisu bila dostupna u trenutku kad je Sud provodio reviziju. Sustav upravljanja korporativnim rizicima predstavljen je upravnom odboru u srpnju godine.

11 godine 12 ih je bilo provedeno, 19 je bilo u tijeku, dok provedba njih 6 još nije bila ni započeta 20. Operativna nabava i bespovratna sredstva 19. Pregovarački postupci činili su 44 % od ukupno 41 operativnog postupka javne nabave pokrenutog u godini (40 % u godini). Zajedničko poduzeće mora povećati konkurenciju u postupcima javne nabave i smanjiti uporabu pregovaračkih postupaka. U vezi s bespovratnim sredstvima, prosječan broj zaprimljenih prijedloga bio je tek jedan po pozivu. 20. Revizija je provedena nad pet operativnih postupaka nabave. Utvrđeni su sljedeći nedostatci: - u jednom postupku nabave Zajedničko poduzeće nije objavilo prethodnu obavijest za natječaj u svrhu povećanja vidljivosti i konkurencije - u jednom postupku nabave došlo je do povećanja od 32 % u odnosu na početnu procjenu troškova. Zbog prirode raspoloživih informacija u dokumentaciji 21, u dvama drugim postupcima nabave bilo je zahtjevno Neki od glavnih rizika koje je Zajedničko poduzeće kategoriziralo kao vrlo visoke imali su poseban učinak na izvršenje proračuna za godinu, i to u sljedećem obliku: slabo izvršenje proračuna za odobrena sredstva za plaćanja u odnosu na početni plan; nedostatak konkurencije ili vrlo slaba konkurencija za određene operativne postupke i za bespovratna sredstva; nejasnoće u pogledu konačnog opsega postupaka nabave tijekom utvrđivanja tehničkih specifikacija za postupke nabave ili tijekom provedbe ugovora; kašnjenja povezana sa zaprimanjem tehničkih podataka koje dostavlja Organizacija za ITER tijekom provedbe postupaka nabave. To je bilo osobito važno za stavku 04 iz ponude u vezi s dobavljanjem i postavljanjem postrojena za tokamak i okolnih zgrada. Početni procijenjeni troškovi u vrijednostima iz godine iznosili su 186,6 milijuna eura. Vrijednost potpisanog ugovora iznosila je 537,3 milijuna eura. Do razlike je djelomično došlo zbog zahtjeva Organizacije za ITER za znatnim izmjenama nacrta, dodatnih stavki i nepredviđenih izdataka, povećanja opsega radova te prijenosa aktivnosti iz ostalih ugovora.

12 12 uskladiti razlike između konačne vrijednosti ugovora i početne procijenjene vrijednosti, - u jednom postupku nabave Zajedničko poduzeće nije imalo jasne smjernice i postupke kako bi osiguralo da je Zajedničko poduzeće jednoobrazno i sustavno pregledalo te službeno prihvatilo isporučene proizvode trećih strana koji su upotrijebljeni kao ulazni dokumenti za natječajne postupke 22 - u jednom postupku nabave izmjenama izvornih ugovora vrijednost ugovora povećana je za 15 % u odnosu na početni iznos. Dostupne informacije iz dokumentacije nisu bile dostatne da bi se moglo zaključiti da je procjena značajnosti izmjena provedena u skladu s unutarnjim postupcima Zajedničkog poduzeća 23 - Zajedničko poduzeće nije osmislilo postupak za svoje osoblje koje sudjeluje u provedbi natječaja; u dvama postupcima nabave, tijelo za imenovanja stoga nije službeno imenovalo osoblje Zajedničkog poduzeća koje na zahtjev odbora za ocjenu ponuda pruža tehničke savjete tijekom ocjene ponuda, ni kao članove odbora za ocjenu ponuda ni kao stručnjake koji odboru pružaju tehničke savjete 24 ; u jednom postupku nabave dužnosnik za ovjeravanje imenovao je skupinu za dijalog s odabranim kandidatima nakon poziva na iskaz interesa. Međutim, nije postojao formalni mandat te skupine kojim bi Ovo je opažanje već iznijela i Služba Europske komisije za unutarnju reviziju u izvješću o ugovoru 03 (postupak natjecateljskog dijaloga za zgrade za tokamak). Dostupne informacije nisu sadržavale formalne odluke o tome jesu li izmjene kategorizirane kao neznačajne i koje je opravdanje za to. Međutim, svi uključeni članovi osoblja potpisali su izjave o tajnosti te o nepostojanju sukoba interesa.

13 13 bila utvrđena strategija dijaloga, ciljevi koje treba ostvariti te tehnički, financijski i ugovorni parametri za pregovore 25 - u jednom drugom postupku, faza dijaloga završila je četiri mjeseca kasnije nego je planirano te su konačni uvjeti ugovora i ažurirana tehnička verzija tehničkih specifikacija poslani tek u veljači godine. Rok za slanje konačnih ponuda bio je travanj godine (a u početku je plan bio listopad godine). Ugovor je potpisan četiri mjeseca nakon datuma koji je bio cilj. Sveobuhvatna kontrola i praćenje ugovora povezanih s operativnom nabavom i bespovratnim sredstvima 21. Zajedničko poduzeće ima sustav za provođenje revizija 26 na razini ugovaratelja radi provjere usklađenosti s obvezama jamstva kvalitete Rezultati ex post revizija bespovratnih sredstava te financijskih provjera i provjera usklađenosti provedbe ugovora koje su izvršene na temelju provedbe sveukupne strategije praćenja i kontrole nisu bili dostupni u trenutku kada je Sud proveo reviziju (travanj 2014.) Ovo je opažanje već iznijela i Služba Europske komisije za unutarnju reviziju u izvješću o ugovoru 03 (postupak natjecateljskog dijaloga za zgrade za tokamak). Od 26 revizija kvalitete provedenih tijekom godine, 22 su bile zaključene do travnja godine. Revizijama je utvrđeno 35 slučajeva neusklađenosti s postupcima i 201 područje koja je potrebno poboljšati. Revizijama su obuhvaćeni plan kvalitete, slučajevi neusklađenosti, kontrola kupnje i upravljanje podugovaranjem, upravljanje dokumentima i podatcima, upravljanje promjenama i odstupanjima, plan kontrole kvalitete građevinskih radova, detaljni projektni raspored, upravljanje rizicima povezanim s ugovorima te plan kontrole kvalitete tehničkih radova.

14 14 DRUGA PITANJA Kasno plaćanje članskog doprinosa 23. Sedam članova kasnilo je s plaćanjem godišnjeg članskog doprinosa 28 za godinu ukupne vrijednosti od 2,2 milijuna eura u rasponu od tri do četrdeset osam dana. Pravni okvir 24. Nova Financijska uredba koja se primjenjuje na opći proračun Unije 29 usvojena je 25. listopada 2012., a stupila je na snagu 1. siječnja Međutim, okvirna financijska uredba za tijela 31 navedena u članku 208. nove Financijske uredbe stupila je na snagu 8. prosinca Financijska pravila Zajedničkog poduzeća još uvijek nisu izmijenjena kako bi se te promjene uzele u obzir. Prava intelektualnog vlasništva i industrijska politika 25. Upravni odbor Zajedničkog poduzeća je 27. lipnja usvojio Odluku o provedbi industrijske politike o energiji fuzije i politike o pravima intelektualnog vlasništva te širenju informacija. Međutim, Zajedničko poduzeće još uvijek treba usvojiti i provesti posebne mjere za ublažavanje određenih rizika u vezi sa zaštitom prava intelektualnog vlasništva i širenjem rezultata istraživanja. 26. Zajedničko poduzeće nudi ugovarateljima isključiva prava na iskorištavanje intelektualnog vlasništva koje proizvedu u područjima izvan područja fuzije te Doprinosi svih članova osim Europske komisije i Francuske kao države domaćina. Uredba (EU, Euratom) br. 966/2012 Europskog parlamenta i Vijeća od 25. listopada o financijskim pravilima koja se primjenjuju na opći proračun Unije i o stavljanju izvan snage Uredbe Vijeća (EZ, Euratom) br. 1605/2002 (SL L 298, , str. 1.). Članak 214. Uredbe br. 966/2012 s navedenim iznimkama. SL L 38, , str. 2.

15 15 neisključiva prava u području fuzije. Zajedničko poduzeće zbog navedenoga može biti izloženo riziku u pogledu obveze da Zajedničko poduzeće zadrži pravo na pristup cjelokupnim pravima intelektualnog vlasništva (postojećem i novostečenom znanju) uključenim u europske doprinose u naravi te da po potrebi može prebaciti to pravo na pristup na Organizaciju za ITER. 27. Zajedničko poduzeće trebalo bi pratiti primjenjuju li ugovaratelji ugovornu odredbu kojom se obvezuju na suzdržanost u pogledu objavljivanja rezultata istraživanja prije donošenja odluke o njihovoj mogućoj zaštiti. Sukobi interesa 28. Zajedničko poduzeće usvojilo je posebna pravila za sprječavanje mogućih sukoba interesa članova upravnog odbora, izvršnog odbora, revizorskog odbora i stručnjaka. Međutim, još uvijek treba usvojiti pravila o članovima osoblja te uspostaviti bazu podataka općih izjava o interesima. Godišnje izvješće o radu 29. Predsjednik upravnog odbora u godišnjem izvješću o radu za godinu upućuje na kašnjenja projekata i na potrebu smanjenja troškova; u istom izvješću, izvršni direktor upućuje na rizike povezane s mogućim proračunskim manjkom do godine, uglavnom zbog povećanja opsega u vezi sa zgradama ITER-a i trenutnog rasporeda koji je u postupku izmjene (vidjeti posebnu napomenu u odlomcima 12. do 14.). 30. U jamstvenoj izjavi izvršnog direktora upućuje se na postignuti napredak u godini na razini sveukupnog kontrolnog okruženja Zajedničkog poduzeća, iako se navodi da pojedini dijelovi još nisu potpuno sazrjeli (vidjeti odlomak 18.).

16 16 Praćenje poduzetih mjera u vezi s prethodnim opažanjima Sporazum s državom domaćinom 31. U skladu sa sporazumom s državom domaćinom zaključenim s Kraljevinom Španjolskom 28. lipnja 2007., Zajedničko poduzeće trebalo je dobiti na raspolaganje stalne prostorije do lipnja godine. U vrijeme provedbe revizije (travanj 2014.), to se još nije bilo dogodilo. Pravila za provedbu Pravilnika o osoblju 32. Zajedničko poduzeće još nije usvojilo pravila za provedbu 32 Pravilnika o osoblju. IV. sudsko vijeće, kojim predsjeda član Revizorskog suda gospodin Milan Martin CVIKL, usvojilo je ovo izvješće na sastanku održanom u Luxembourgu 21. listopada Za Revizorski sud Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA Predsjednik 32 Između ostalog, radi se o pravilima o zapošljavanju privremenog osoblja, kategorizaciji prema razredima i stupnjevima, nepunom radnom vremenu, ocjenjivanju ravnatelja i izmijenjenim odredbama o obiteljskom dopustu, roditeljskom dopustu i mirovinskim pravima.

17 1 PRILOG Europsko zajedničko poduzeće za ITER i razvoj energije fuzije (Barcelona) Nadležnosti i djelovanje Područja nadležnosti Europske unije sukladno Ugovoru (članci 45. i 49. Ugovora o osnivanju Europske zajednice za atomsku energiju) Nadležnosti Zajedničkog poduzeća (Odluka Vijeća 2007/198/Euratom) Poglavlje 5. o zajedničkim poduzećima Ugovora o osnivanju Europske zajednice za atomsku energiju, te osobito: Članak 45. Poduzeća koja su od temeljne važnosti za razvoj nuklearne industrije u Zajednici mogu se osnovati kao zajednička poduzeća u smislu ovog Ugovora sukladno odredbama sljedećih članaka... Članak 49. Zajednička se poduzeća osnivaju odlukom Vijeća. Svako zajedničko poduzeće ima pravnu osobnost. Ciljevi osiguravanje doprinosa Europske zajednice za atomsku energiju (Euratom) Međunarodnoj organizaciji za energiju fuzije ITER osiguravanje doprinosa Euratoma aktivnostima šireg pristupa s Japanom za brže ostvarivanje energije fuzije priprema i koordinacija programa aktivnosti za pripremu izgradnje pokusnih fuzijskih reaktora i povezanih postrojenja uključujući i Međunarodno postrojenje za ozračivanje fuzijskih materijala (IFMIF). Zadaće nadgledanje priprema lokacije projekta ITER osiguravanje građevinskih komponenti, opreme, materijala i drugih resursa Organizaciji za ITER upravljanje ugovorima o nabavi za Organizaciju za ITER te, posebno, povezanim postupcima osiguranja kvalitete priprema i koordinacija sudjelovanja Euratoma u znanstvenom i tehničkom iskorištavanju projekta ITER koordinacija aktivnosti znanstvenog i tehnološkog istraživanja i razvoja za potrebe potpore doprinosima Euratoma Organizaciji za ITER osiguravanje financijskih doprinosa Euratoma Organizaciji za ITER osiguravanje dostupnosti ljudskih resursa Organizaciji za ITER suradnja s Organizacijom za ITER i poduzimanje svih drugih aktivnosti s ciljem provedbe Sporazuma o ITER-u Upravljanje Upravni odbor, direktor i druga tijela Upravni odbor odgovoran je za nadzor nad Zajedničkim poduzećem u pogledu ostvarivanja njegovih ciljeva te osigurava blisku suradnju između Zajedničkog poduzeća i njegovih članova u provedbi njegovih aktivnosti. Zajedno s upravnim odborom i direktorom, koji je glavni izvršni direktor odgovoran za svakodnevno upravljanje Zajedničkim poduzećem i njegov pravni zastupnik, Zajedničko poduzeće ima nekoliko tijela: ured upravnog odbora, povjerenstvo za tehničko savjetovanje, izvršni odbor, administrativni i financijski odbor, revizorski odbor. Unutarnji revizor: Odjel za unutarnju reviziju i Služba Europske komisije za unutarnju reviziju od 1. siječnja Vanjski revizor: Europski revizorski sud.

18 2 Tijelo zaduženo za davanje razrješnice: Europski parlament na preporuku Vijeća. Sredstva stavljena na raspolaganje Zajedničkom poduzeću u Aktivnosti i usluge u Proračun 431,6 milijuna eura završnih prihoda (odobrena sredstva za plaćanja), od čega je 69 % iz doprinosa Zajednice. Osoblje na dan 31. prosinca radna mjesta za dužnosnike EU-a i privremeno osoblje, kako je predviđeno planom radnih mjesta, od čega su popunjena 234 mjesta 142 popunjenih radnih mjesta za ugovorno osoblje. Za detaljne informacije o djelatnostima i uslugama pruženima godine posjetite internetske stranice Zajedničkog poduzeća na Izvor: Europsko zajedničko poduzeće za ITER i razvoj energije fuzije.

19 Odgovori Zajedničkog poduzeća na završno izvješće Europskog revizorskog suda u pogledu izvještavanja o financijskoj dokumentaciji Europskog zajedničkog poduzeća za ITER i razvoj fuzijske energije za financijsku godinu St. Primjedbe Zajedničkog poduzeća 16. Navedene tablice prikazuju kreditna sredstva koja Zajedničko poduzeće dobiva na temelju postignutih ključnih točaka Programa dodjele kreditnih sredstava (eng. Credit Allocation Scheme, CAS) dogovorenih s međunarodnom organizacijom ITER na putu do obavljanja određene nabave. Međunarodna organizacija ITER službeno priznaje samo to što se tiče napretka. Međutim profil ključnih točaka CAS-a ne prikazuje ispravno stvarni napredak radova (tj. vrijednost ključnih točaka CAS-a bila je na svom vrhuncu pred kraj nabave pa je priznanje putem kreditnih sredstava iskrivljeno). Zajedničko poduzeće je godine započelo sa zahtijevanim aktivnostima na uspostavi izvještavanja o ostvarenoj vrijednosti koje će mu omogućiti pružanje pravih informacija o napretku poslova. Valja napomenuti da Zajedničko poduzeće svake godine sastavlja godišnji izvještaj o napretku koji zajedno s godišnjim izvješćem o aktivnostima Zajedničkog poduzeća pruža dodatne informacije u smislu cjelokupnog napretka europskog doprinosa projektu ITER. Nadalje, Zajedničko poduzeće je u godišnja izvješća za godinu uključilo grubu preliminarnu procjenu postotka dovršenih radova na temelju iznosa troškova vezanih uz postupke nabave nastalih do danas i usporedilo ih sa procijenjenom vrijednošću doprinosa u naravi projektu. 17. U pogledu stope izvršenja za odobrena sredstva za plaćanja projekt ITER je suočen s daljnjim odstupanjem od rasporeda s posljedičnim kašnjenjem u potpisivanju važnih ugovora, što je onemogućilo izvršenje planiranog predfinanciranja. Glavni razlozi su ti što je Međunarodna organizacija ITER kasnila s dostavom podataka i pregovori s tvrtkama koji su trajali dulje nego što je planirano kako bi se smanjili troškovi zbog bolje racionalizacije troškova. 18. Značajan napredak postignut je tijekom godine u sustavu unutarnje kontrole i poduzeti su daljnji koraci za pojačanje okruženja za unutarnju kontrolu Zajedničkog poduzeća. Kako je detaljnije objašnjeno u nastavku, provedba aktivnosti koje je utvrdio revizor već je uznapredovala: Procjene troškova Zajedničko poduzeće je sastavilo izvješće o temeljnim troškovima na razini 4 (Sporazum o nabavi - PA razina) strukture podjele posla (eng. Work Breakdown Structure (WBS)) i o preliminarnoj procjeni na završetku (eng. Estimate at Completion (EAC)) također na razini WBS-L4 uzimajući u obzir trenutno dostupne projektne podatke. Podaci će se ažurirati, posebno kada se završi realna provedba rasporeda na razini projekta. Pristup odozgo prema dolje (eng. top-down approach) pri izvršenju troškova kojeg je usvojilo Zajedničko poduzeće sada organizaciji dozvoljava širenje izvršenja troškova na razinu WBS-L6 (razina ugovaranja). Provedba je dugotrajna i zahtijeva vremena također zbog potrebe stalnog pročišćavanja već dobivenih informacija uzimajući u obzir procjenu projekta. To će omogućiti organizaciji detaljniju bazu za analizu troškova iako podaci koji su već dostupni na razini WBS-L4 omogućavaju dobru razinu praćenja i racionalizaciju troškova o čemu se godišnje izvještava Europsko vijeće putem Izvješća o napretku Zajedničkog poduzeća. Rezultati revizije Vidjeti naš odgovor u stavku 22.

20 Akcijski planovi Cjelokupni status provedbe značajno se poboljšao od sastanka Revizorskog vijeća u studenome godine i sada je 80 % (informacije dane Revizorskom vijeću u svibnju godine). Ne uzimajući u obzir 2 najnovija revizorska izvješća izdana pri kraju godine (Odabir i zapošljavanje te Revizija postupka natjecateljskog dijaloga za javnu nabavu pod brojem 03 TB03), stopa provedbe je 89 %. Akcijski planovi u vezi s revizijom financijskih tokova, upravljanja bespovratnim sredstvima i ugovorima sa stručnjacima provedeni su u potpunosti. Korporativni rizik Zajedničko poduzeće predstavilo je ažurirani sustav upravljanja rizikom Revizorskom vijeću u svibnju Potrebno je napomenuti da se zbog nedostatka resursa Upravni odbor složio da će Zajedničko poduzeće redovito i detaljno pratiti samo rizike kategorizirane kao vrlo visoke. Predloženi akcijski plan kao odgovor na takve rizike je prioritetan imajući u vidu da su neke aktivnosti predložene sa željom stalnih poboljšanja i možda nikada neće biti dovršene. 19. Zajedničko se poduzeće djelomično slaže s primjedbom jer je većina pregovaračkih postupaka o kojima izvještava revizor ispod praga od ,00 eura navedenog u pravilima Zajedničkog poduzeća i stoga se ne može smatrati iznimkom. Nadalje, zbog njihove niske prosječne vrijednosti na pregovaračke postupke otpada 44 % godišnjih operativnih nabavnih postupaka, no manje od 15 % godišnjih obaveza zajedničkog poduzeća. U tom pogledu uporaba pregovaračkih postupaka niske vrijednosti omogućuje Zajedničkom poduzeću da usmjeri ograničena unutarnja sredstva na nabave visoke vrijednosti/visokog rizika s korisnim učinkom ublažavanja rizika. U pogledu vrlo malog broja zaprimljenih prijedloga na poziv za dodjelu bespovratnih sredstava postoje prvenstveno 2 razloga. S jedne strane je iznimno specijalistička priroda bespovratnih sredstava Zajedničkog poduzeća koje su prikladne samo za mali broj podnositelja zahtjeva iz Europe. S druge strane, činjenica da se paneuropski konzorciji nalaze iza većine prijedloga dostavljenih na pozive Zajedničkog poduzeća rezultat je uspjeha Europskog fuzijskog programa u stvaranju europskog istraživačkog prostora na području fuzije uz minimum udvostručavanja napora i usku suradnju između timova aktivnih na tom području. 20. U vezi s utvrđenim nedostacima, Zajedničko poduzeće naglašava da su mjere već poduzete kako bi se isti otklonili, kako je navedeno u nastavku. Korištenje prethodne obavijesti Dokument sa smjernicama u kojem je propisana obveza objave prethodne obavijesti za ugovore visoke vrijednosti (procijenjena vrijednost ugovora iznad 10 milijuna eura) i za ugovore za koje dužnosnik za ovjeravanje smatra da ih Zajedničko poduzeće mora potpisati do rujna Postupak javne nabave o kojem govori revizor pokrenut je prije odobravanja ovog postupka. Procjena ugovornih vrijednosti U pogledu postupka nabave u kojem je došlo do povećanja od 32 % u odnosu na početnu procjenu troškova, Zajedničko poduzeće revizorima je dostavilo detaljno usklađivanje povećanja, prvenstveno zbog dva razloga: vrijeme koje je potrebno za obavljanje početnog opsega ponovno je procijenjeno i to je rezultiralo povećanjem vremena te je naknadno uključen dodatni opseg u ugovor. U pogledu druga dva postupka nabave svi detalji u vezi razlika u troškovima dostavljeni su revizorima. U

21 slučaju drugih postupaka i posebno u pogledu ugovora natječajnog postupka pod brojem 04 (TB04), Zajedničko poduzeće slaže se da je usklađivanje postalo zahtjevno na temelju dokumenata sadržanih u spisu o javnoj nabavi. To je prvenstveno rezultat prirode, složenosti i iznosa takvog ugovora, što ima za posljedicu veliku količinu dokumenata sadržanih u spisu prije nego nepostojanje ili nepotpunost informacija. Rezultati trećih strana koji su se koristili za natječajne postupke Kako bi osiguralo odgovarajući prihvat rezultata trećih strana koje pomažu u javnoj nabavi i osigurala dosljednost i sukladnost s regulatornim okvirom, Zajedničko poduzeće sastavit će kontrolni popis u vezi s formalnim aspektima i aspektima kvalitete koji moraju biti ispunjeni kako bi se primjereno koristili podaci trećih strana. Izmjene ugovora Činjenica da je dužnosnik za ovjeravanje Zajedničkog poduzeća odobrio ugovornu izmjenu bez pokretanja novog postupka javne nabave u skladu s člankom 100. stavkom 2. točkama (f) ili (g) provedbenih pravila Zajedničkog poduzeća dokazuje da se ugovorne izmjene ne smatraju značajnim. Međutim, u cilju izbjegavanja sumnji, u obrazac Zahtjev za izmjenama koji prati stvarni zahtjev za izmjenama ugovora upućen dužnosniku za ovjeravanje Zajedničko poduzeće uključit će i. opis povijesti ugovora s posebnim osvrtom na prethodne izmjene i ii. posebnu procjenu značajnosti predložene izmjene početnog ugovora u smislu prethodnih izmjena, ako ih ima. Članovi osoblja koji sudjeluju u natječajnim postupcima i mandat za pregovaranje Iako je ispravno da neki članovi osoblja daju svoje primjedbe tijekom procjene ponuda na zahtjev Odbora za procjenu bez da ih je imenovalo Tijelo za imenovanja, bilo kao članove Odbora za procjenu ili kao stručnjake koji daju savjete za pojedine aspekte ponuda, to nema negativan utjecaj. Kao što navodi Sud, svi uključeni članovi osoblja koji su potpisali izjave o povjerljivosti i nepostojanju sukoba interesa podliježu Pravilniku o osoblju i dostavili su samo činjenične primjedbe na temelju zahtjeva Odbora za procjenu. Svi su članovi osoblja identificirani u spisu o sigurnosnoj provjeri uz ugovor. Zajedničko poduzeće trenutno radi na i. postupku i obrascu u vezi angažiranja internih stručnjaka i ii. na određivanju pregovaračkog mandata kojeg dužnosnik za ovjeravanje povjerava Odboru za pregovaranje kojim bi se odredile granice koje je moguće istraživati. Kašnjenja u zaključenju natjecateljskih dijaloga Kao što priznaje Komisijina Služba za unutarnju reviziju (IAS) u Reviziji postupka natjecateljskog dijaloga za natječaj pod brojem 03 TB03, Zajedničko poduzeće prvo je unutar Europskih institucija koji koristi ovakvu vrstu postupaka javne nabave što bolje odgovara zahtjevnim tržištima kao što je TB04. Kašnjenje u pogledu konačnog opsega natječajnog postupaka i objave tehničkih specifikacija nakon dovršetka pregovora odražava unutarnji zahtijevani postupak donošenja odluka s obzirom na opseg ugovora u smislu složenosti i cijene; potrebno je uzeti u obzir također da je božićna pauza uključena u tom razdoblju. Po pitanju trajanja ugovaranja, ono može biti rezultat gore navedenog, ali je općenito rezultat kašnjenja nagomilanog u vezi s drugim građevinskim ugovorima ITER. 21. Zajedničko poduzeće nema daljnjih primjedbi. 22. U slučaju bespovratnih sredstava postoje konačni rezultati revizije za godinu koji su već provedeni. Iako se radilo o jednoj reviziji, ona je obuhvatila 21 % ukupnog iznosa doprinosa kojeg je

22 Zajedničko poduzeće platilo za bespovratna sredstva u razdoblju Konačno izvješće vanjske firme za reviziju priopćeno je korisniku, a rezultati su već provedeni. Po pitanju tri revizije provedene u godini, vanjska firma za reviziju ima značajne zaostatke u poslu i Zajedničko poduzeće još nije zaprimilo nikakvo izvješće (niti prethodno izvješće koje je po ugovoru trebalo dostaviti nakon završetka rada na terenu). Za ugovore javne nabave u godini IAC je procijenio financijske aspekte, te aspekte sukladnosti i kvalitete pet ugovora kojima upravlja projektni tim za izgradnju zgrada i dobavu energije. Prvi nacrt izvješća predan je direktoru 28. ožujka Nakon kontradiktornog postupka i uzimajući u obzir visoku tehničku i pravnu složenost nekih pitanja koju je ustanovio IAC, konačan nacrt predan je direktoru 30. rujna Ipak želimo napomenuti da su neki nedostaci koje je ustanovio IAC već bili otklonjeni. 23. Zajedničko poduzeće sa zadovoljstvom primjećuje napredak u plaćanju doprinosa članova na vrijeme, usprkos situaciji na koju je upozorio Sud. To se odražava u činjenici da je od 2,2 milijuna eura ukupne vrijednosti iznosa koji je kasnio, 1,7 milijuna eura, što odgovara doprinosu 2 člana, primljeno sa samo jedan radni dan kašnjenja. 24. Zajedničko poduzeće želi naglasiti da nije bilo nepotrebnih kašnjenja. Nova Okvirna financijska uredba stupila je na snagu 8. prosinca Zajedničko poduzeće procijenilo je promjene koje uvodi nova Okvirna financijska uredba i potrebu za odstupanjima koja su od ključne važnosti za organizaciju zbog njezinih posebnih operativnih potreba. Na temelju te procjene Zajedničko poduzeće je osmislilo i predstavilo prijedlog za izmjene/preinačenu verziju Financijske uredbe Zajedničkog poduzeća i njezina provedbena pravila s ključnim odstupanjima Upravnom odboru na sastanku u lipnju 2014., koji je podržao ključna odstupanja. Upravni odbor sastaje se dva puta godišnje i to je bio prvi sastanak nakon stupanja na snagu Okvirne financijske uredbe na koju Zajedničko poduzeće može dostaviti prijedlog za izmjene. U skladu s člankom 5. Odluke Vijeća 2007/198/Euratom, Zajedničko poduzeće sada ovisi o Komisiji koja mora dati prethodno mišljenje o Financijskoj uredbi Zajedničkog poduzeća, jer se tek nakon procjene mišljenja Komisije može dostaviti konačna verzija pravila Upravnom odboru na njegovom sljedećem sastanku u prosincu Zajedničko poduzeće zamolilo je najveće moguće razumijevanje i potporu od industrije za provedbu takve politike. Kao rezultat toga proveden je konzultantski postupak tijekom godine kako bi se dobili podaci i, tamo gdje je moguće, suglasnost industrije o nizu praktičnih rješenja. Važno je naglasiti da su pri usvajanju mjera za funkcioniranje provedbe politike o pravima intelektualnog vlasništva također usvojene i ugovorne odredbe koje će se koristiti u ugovornim aktivnostima Zajedničkog poduzeća. To je namjerno napravljeno kako bi se Zajedničkom poduzeću omogućilo da primjenjuje politiku bez potrebe za daljnjom provedbom ili regulatornim mjerama. U svakom slučaju, kako bi se olakšalo da se nova politika neometano uklopi u prakse Zajedničkog poduzeća i zajamčilo njezino poštivanje, neke su prilagodbe napravljene u procesu donošenja odluka Zajedničkog poduzeća. 26. Zajedničko poduzeće željelo bi naglasiti da je rezidualni rizik povezan s isključivim pravom na iskorištavanje intelektualnog vlasništva izvan područja fuzije koji je ponuđen ugovarateljima učinkovito ublažen činjenicom da Zajedničko poduzeće zadržava kao nekompromisno pravilo neisključivo, prenosivo pravo korištenja proizvedenog intelektualnog vlasništva u području fuzije. Nema konflikta između isključivosti koja je dana prijavama izvan područja fuzije i dijeljenih prava za prijave u području fuzije; stoga nema dodatnih rizika na temelju te razlike. Zajedničko poduzeće posebno će se pobrinuti

23 da se točno odredi što spada u prijavu na području fuzije (što će minimalno uključivati sve sustave, podsustave i komponente uključene u opseg sporazuma ITER), kako bi se naspram ugovaratelja osigurala najveća moguća jasnoća i transparentnost. Osim toga, Zajedničko poduzeće smatra da takav pristup pravima intelektualnog vlasništva povećava tržišno natjecanje jer su ugovorni uvjeti atraktivniji za ugovaratelje što pridonosi racionalizaciji troškova i širenju naše prisutnosti diljem Europe. 27. Zajedničko poduzeće napominje da vlasnici imovine intelektualnog vlasništva imaju u pravilu veliki interes osigurati da bilo koje širenje aktivnosti ne sprječava zaštitu imovine. To posebno vrijedi kad ugovaratelj ima isključiva prava na iskorištavanje u svom primarnom području poslovanja izvan područja fuzije. Mogućnost uvođenja službe praćenja koja bi pratila kršenja ugovornih uvjeta u slučaju da ugovaratelj objavi informacije bez suglasnosti ne čini se proporcionalnom veličini rezidualnog rizika i bilo bi je teško provoditi u praksi. 28. Upravni odbor usvojio je pravila o upravljanju sukobom interesa u vezi članova osoblja koja su stupila na snagu 1. srpnja Provedbene mjere (npr. o općim izjavama o nepostojanju sukoba interesa, pravilima nakon prestanka zaposlenja) uskoro se donose. Radi se na uspostavljanju baze podataka za opće izjave o nepostojanju sukoba interesa. 29. Zajedničko poduzeće nema daljnjih primjedbi. 30. Zajedničko poduzeće nema daljnjih primjedbi. 31. Sporazum s državom domaćinom koji su godine potpisali Fuzija za energiju i Kraljevina Španjolska doista predviđa da Španjolska Zajedničkom poduzeću treba omogućiti stalan prostor i to najkasnije tri godine nakon potpisivanja sporazuma. Sporazumom je također predviđeno da u međuvremenu, a prije nego što stalan prostor bude dostupan, Španjolska treba omogućiti privremeni prostor. Kako Španjolska još nije omogućila stalan prostor predviđen u Sporazumu s državom domaćinom i odbila je omogućiti dodatan prostor u privremenom prostoru, pitanje je upućeno Upravnom odboru u prosincu U svojim zaključcima, Upravni odbor Zajedničkog poduzeća: priznao je tešku situaciju s kojom se suočava Zajedničko poduzeće i njegovo osoblje u trenutačnom privremenom prostoru i važnost da Zajedničko poduzeće ima na raspolaganju vlastitu stalnu zgradu zbog svog razvoja i neometanog djelovanja. zatražio je od Španjolske da ispuni obveze utvrđene u Sporazumu s državom domaćinom da osigura stalan prostor za Zajedničko poduzeće čim je prije moguće i zamolio predsjednika Upravnog odbora da uputi dopis španjolskim tijelima u kojem izražava zabrinutost Upravnog odbora. Zatražio je od Španjolske da osigura bez naknade dodatni privremeni uredski prostor za Zajedničko poduzeće proporcionalan s dogovorenom nadopunom osoblja Zajedničkog poduzeća do trenutka dok stalan prostor ne bude dostupan. Zaključci Upravnog odbora preneseni su španjolskim tijelima u kojima se od njih traži da hitno obrate pozornost na ovaj problem i da obavijeste Upravni odbor Zajedničkog poduzeća o mjerama koje planiraju poduzeti u pogledu svojih obveza. Španjolska tijela odgovorila su navodeći da su već omogućila sav prostor predviđen u Sporazumu s državom domaćinom i stoga nije moguće omogućiti

24 dodatan prostor. U vezi stalnog prostora, oni se pozivaju na razgovore koji su se odvijali godine o mogućoj gradnji na tom području koju su kasnije odbacili i Španjolska i Zajedničko poduzeće, kako bi na kraju rekli da je u tijeku postupak odabira lokacije za novu zgradu te da će Zajedničko poduzeće biti uskoro obaviješteno. Usprkos izjavama koje su dala španjolska tijela o mogućem napretku u donošenju odluke za stalni prostor, potrebno je naglasiti da Zajedničko poduzeće nije zaprimilo nikakve novosti već više od godinu dana. Izvješće radne skupine na koje se Španjolska poziva dovršeno je u rujnu i nisu poduzete nikakve mjere od tada. Nedavno pismo španjolskog državnog tajnika ne dostavlja nikakve elemente koji ukazuju na stvaran napredak po tom pitanju. Kao što je već više puta spomenuto španjolskim tijelima i Upravnom odboru, radni prostor koji je trenutačno dostupan Zajedničkom poduzeću nije dovoljan i sada ima za rezultat sve veće probleme što sprječava Zajedničko poduzeće i njegovo osoblje da rade u razumnim uvjetima. Uz značajne napore da se popune sva raspoloživa radna mjesta i smanji stopa upražnjenih mjesta, situacija postaje sve gora svaki mjesec. U nedavnom istraživanju provedenom među osobljem Zajedničkog poduzeća, uvjeti u radnom prostoru navedeni su kao glavni uzrok poteškoća i zabrinutosti. 32. Fuzija za energiju već je usvojila većinu provedbenih pravila koja spominje Sud roditeljski dopust, obiteljski dopust, mirovinska prava, ocjenjivanje direktora, kategorizacija prema razredima i stupnjevima, nepuno radno vrijeme. U vezi pravila za privremene djelatnike, ona su dostavljena na početku godine Komisiji na odobrenje, međutim ona još nije dostavila svoje očitovanje te se ista nisu mogla još dostaviti Upravnom odboru na odobrenje u skladu s člankom 110. Pravilnika o osoblju. Isti se problem pojavljuje također za određeni broj dodatnih nacrta provedbenih pravila koji su dostavljeni Komisiji na odobrenje u godini. U međuvremenu je reforma Pravilnika o osoblju stupila na snagu 1. siječnja i potrebne su nove prilagodbe. Fuzija za energiju već je poduzela potrebne korake i dostavila Upravnom odboru nekoliko pravila Komisije koja se mogu primjenjivati po analogiji, uključujući ažurirane odredbe o nepunom radnom vremenu i kategorizaciji prema razredima i stupnjevima što je bilo potrebno nakon reforme. Osim toga, konzultacije s odborom za osoblje o drugim pravilima odvijaju se u skladu s novim člankom 110. Stoga očekujemo napraviti daljnji napredak tijekom godine, ako Komisija odgovori u razumnom roku na zahtjeve Fuzije za energiju za odstupanjima. Konačno u pogledu nekih pravila posebno angažiranje privremenih djelatnika, angažiranje ugovornih djelatnika, ocjenjivanje i ponovna kategorizacija, neplaćeni dopust za ugovorne i privremene djelatnike dogovoreno je s Komisijom koristiti zajednički model odluka kojeg trenutno izrađuje Stalna radna skupina sastavljena od predstavnika agencija i Komisije.