ΕΝΗΜΕΡΩΤΙΚΟ ΣΗΜΕΙΩΜΑ Για τις επικοινωνιακές ενέργειες των αναδόχων

Transcript

1 ΕΝΗΜΕΡΩΤΙΚΟ ΣΗΜΕΙΩΜΑ Για τις επικοινωνιακές ενέργειες των αναδόχων Λαµβάνοντας υπόψη τον ευρύτερο επικοινωνιακό σχεδιασµό - επικοινωνιακές προτεραιότητες της ΕΚΧΑ ΑΕ που συντονίζονται και εκπονούνται από το Τµήµα Επικοινωνίας & ηµοσίων Σχέσεων και προκειµένου να τηρηθεί η ενιαία εικόνα του Έργου διευκρινίζουµε ότι: όλες οι επικοινωνιακές ενέργειες και δηµιουργικά υλικά πρέπει να εγκρίνονται από το Τµήµα Επικοινωνίας & ηµοσίων Σχέσεων της ΕΚΧΑ ΑΕ και συγκεκριµένα πρέπει να ακολουθείται η παρακάτω διαδικασία: Βήµατα ιαδικασίας για επικοινωνιακές ενέργειες 1. Αποστολή του εγκεκριµένου από τη σύµβαση επικοινωνιακού πλάνου ενεργειών του αναδόχου από τον επιβλέποντα της σύµβασης στο ΤΕ Σ πριν την έναρξη της συλλογής /ανάρτησης 2. Συνάντηση Αναδόχου µε το Τµήµα Επικοινωνίας της ΕΚΧΑ πριν την έναρξη συλλογής δηλώσεων / ανάρτησης και συζήτηση επί των επικοινωνιακών ενεργειών που έχουν κατατεθεί, και τυχόν επιπλέον, παρουσία του επιβλέποντος 3. Αποστολή από το ΤΕ Σ στον ανάδοχο όλων των σχετικών υλικών που πρέπει να επεξεργαστούν από τον ανάδοχο για τις επικοινωνιακές ενέργειες που έχουν συµφωνηθεί (τα υλικά θα υπάρχουν στο site µε τις σχετικές οδηγίες που έχει φτιάξει η ΕΚΧΑ για τους αναδόχους). 4. Αποστολή από τον ανάδοχο στο ΤΕ Σ όλων των µορφοποιηµένων υλικών ή νέων προτάσεων για επικοινωνιακές ενέργειες για έγκριση. 5. Έγκριση από το ΤΕ Σ στον ανάδοχο ή τυχόν διορθώσεις 6. Αποστολή από τον ανάδοχο στο ΤΕ Σ όλων των τελικών διορθωµένων υλικών. 7. Απολογιστικά, µετά το πέρας της συλλογής /ανάρτησης θα αποστέλλεται από τον ανάδοχο στο ΤΕ Σ ο σχετικός µε τις επικοινωνιακές ενέργειες πίνακας που επισυνάπτεται (ΠΙΝΑΚΑΣ 1). Οι επικοινωνιακές ενέργειες διακρίνονται σε: 1. Below the line ενέργειες (εκστρατεία επικοινωνίας που περιλαµβάνει ενέργειες δηµοσίων σχέσεων, προβολής και ενηµέρωσης) 2. Πινακίδα Γραφείου Κτηµατογράφησης (πρότυπο µακέτας από την ΕΚΧΑ ΑΕ) σε διάσταση ανάλογα µε την τον «εξωτερικό χώρο» του Γραφείου Κτηµατογράφησης 3. Αφίσα/πανό και φυλλάδιο (πρότυπα µακέτας από την ΕΚΧΑ ΑΕ) 4. Οδηγίες συµπλήρωσης (κείµενο από την ΕΚΧΑ ΑΕ) 5. Ιστοσελίδα 6. Ενηµερωτικές συναντήσεις φορέων και τοπικών αρχών (µε πιθανή συµµετοχή της ΕΚΧΑ ΑΕ) 7. Συµµετοχή σε Ηµερίδες (µε διοργανωτή την ΕΚΧΑ ΑΕ) 1/5 date print: 03/03/17 ΛΕΩΦΟΡΟΣ ΜΕΣΟΓΕΙΩΝ 288, ΧΟΛΑΡΓΟΣ, ΤΗΛ. ΚΕΝΤΡΟ: , FAX: ktimagen@ktimatologio.gr web:

2 8. Συνεντεύξεις σε ΜΜΕ (σύµφωνα µε τις οδηγίες της ΕΚΧΑ ΑΕ) 2. Προαιρετικά ενέργειες above the line (εκστρατεία επικοινωνίας που περιλαµβάνει µαζική διαφήµιση) 9. Φιλοξενία banner σε sites (banner από την ΕΚΧΑ ΑΕ) 10. Καταχώριση σε εφηµερίδες (πρότυπο µακέτας από την ΕΚΧΑ ΑΕ) 11. Ραδιοφωνικά και Τηλεοπτικά Spot (πρότυπα υλικά την ΕΚΧΑ ΑΕ) Στα πρότυπα υλικά θα πρέπει να γίνουν από τον ανάδοχο οι σχετικές προσαρµογές. Ειδικότερα θα πρέπει να ληφθούν υπόψη τα ακόλουθα: 1. Το ενηµερωτικό διαφηµιστικό υλικό που θα χρησιµοποιηθεί από τους αναδόχους θα προέρχεται αποκλειστικά από την Εταιρεία και θα είναι για όλους ενιαίο. Στο υλικό αυτό θα γίνουν από τον ανάδοχο οι σχετικές προσαρµογές που διαφοροποιούν τις περιοχές, τις ηµεροµηνίες και τα Γραφεία. Στα πλαίσια αυτά δεν θα επιτρέπονται αποκλίσεις και κανείς δεν µπορεί να αυτοσχεδιάζει. 2. Όλα τα υλικά θα πρέπει να εγκρίνονται από το Τµήµα Επικοινωνίας και ηµοσίων Σχέσεων. Τα τελικά υλικά θα αποστέλλονται µε στην Προϊσταµένη ΤΕ Σ, Α. Χατζησοφιανού, στο και θα κοινοποιούνται στον επιβλέποντα µηχανικός της µελέτης. 3. Οι ενέργειες επικοινωνίας των αναδόχων θα επικεντρωθούν αποκλειστικά στην προβολή των Γραφείων Κτηµατογράφησης και της λειτουργίας τους (δηλαδή που βρίσκεται το κάθε Γραφείο Κτηµατογράφησης, ποιες περιοχές καλύπτει και ποιες είναι οι ώρες λειτουργίας τους) καθώς και στη διαδικασία κτηµατογράφησης (προθεσµίες, απαραίτητα δικαιολογητικά κ.λπ). 4. Οι ιστοσελίδες τους στο internet θα συνδεθούν µε την κεντρική ιστοσελίδα της ΕΚΧΑ ΑΕ. 5. Σχετικά µε τις υπόλοιπες ενέργειες επικοινωνίας που σκοπεύει να αναπτύξει ο κάθε ανάδοχος θα πρέπει να υποβάλλει συγκεκριµένο επικαιροποιηµένο σχέδιο δράσης το οποίο θα εγκριθεί από το Τµήµα Επικοινωνίας και ηµοσίων Σχέσεων της Εταιρεία µας. Στα πλαίσια αυτά θα υπάρξει η πρόβλεψη ότι κάθε φορά που ένας ανάδοχος προβαίνει σε µία ενέργεια η οποία δεν περιλαµβάνεται στο εγκεκριµένο σχέδιο δράσης τους θα οφείλουν να ενηµερώνουν γραπτώς το Τµήµα µας και να ζητούν έγκριση ( ). Στις περιπτώσεις που δεν υπάρχει ο σχετικός χρόνος και πρέπει να «αυτενεργήσουν» στα πλαίσια ενός έκτακτου γεγονότος, θα πρέπει να ενηµερώνουν το Τµήµα µας απολογιστικά. 6. Απολογιστικά θα πρέπει να σταλεί στην ΕΚΧΑ ΑΕ το σύνολο των επικοινωνιακών ενεργειών που πραγµατοποίησε ο Ανάδοχος καταγεγραµµένο στην φόρµα του πίνακα που επισυνάπτεται (ΠΙΝΑΚΑΣ 1). 7. Για όλα τα παραπάνω θα προηγείται µια συνάντηση πριν την έναρξη των 2/5 date print: 03/03/17

3 επικοινωνιακών ενεργειών µε τον ανάδοχο και το Τµήµα Επικοινωνίας & ηµοσίων Σχέσεων, παρουσία του επιβλέποντος µηχανικού, ώστε να παρουσιαστούν και να εξειδικευτούν όσα αναφέρονται παραπάνω. 8. Ο ανάδοχος οφείλει να ορίσει έναν υπεύθυνο για όλες τις επικοινωνιακές ενέργειες ο οποίος θα µιλάει µε το Τµήµα Επικοινωνίας & ηµ. Σχέσεων. Στο παραπάνω πλαίσιο θα πρέπει να τηρηθούν και συγκεκριµένες οδηγίες σχετικά µε τη διαχείριση των ΜΜΕ. Ακολουθεί σχετικό σηµείωµα για τις σχέσεις των Γραφείων Κτηµατογράφησης µε τα ΜΜΕ. 3/5 date print: 03/03/17

4 ΕΝΗΜΕΡΩΤΙΚΟ ΣΗΜΕΙΩΜΑ Για τις σχέσεις των Γραφείων Κτηµατογράφησης µε τα Μέσα Μαζικής Ενηµέρωσης Κατά τη διάρκεια Συλλογής ηλώσεων Ιδιοκτησίας ή Ανάρτησης των προσωρινών κτηµατολογικών στοιχείων πιθανόν να γίνετε αποδέκτες αιτηµάτων από δηµοσιογράφους και ΜΜΕ για να δίνετε πληροφόρηση για την διαδικασία υποβολής αιτήσεων διόρθωσης/ενστάσεων. Ειδικότερα: - Θα σας ζητηθούν συνεντεύξεις ή δηλώσεις. - Πιθανόν να δεχθείτε µία αιφνιδιαστική επίσκεψη δηµοσιογράφου ή ενός τηλεοπτικού/ραδιοφωνικού συνεργείου. - Πιθανόν να χρειαστεί να διαχειριστείτε ένα «επεισόδιο» µε πολίτες στο οποίο θα παρίσταται κάποιος δηµοσιογράφος ή ένα τηλεοπτικό συνεργείο ή θα υπάρχει µια κρυφή κάµερα. Για την καλύτερη διαχείριση τέτοιων περιπτώσεων πρέπει να σας επισηµάνουµε τα ακόλουθα: 1. Σε κάθε Γραφείο Κτηµατογράφησης θα πρέπει να υπάρχει ένας υπεύθυνος που θα κάνει τις επαφές και τις συνεννοήσεις µε τους δηµοσιογράφους και τα ΜΜΕ. Κατά προτίµηση την αρµοδιότητα αυτή πρέπει να έχει ο Υπεύθυνος του Γραφείου του Αναδόχου. 2. Κανένας άλλος εργαζόµενος στο Γ.Κ. δεν θα πρέπει να αναλαµβάνει πρωτοβουλίες και να µιλάει αν δεν υπάρχει προηγούµενη έγκριση από τον Υπεύθυνο του Γ.Κ και το Τµήµα Επικοινωνίας & ηµοσίων Σχέσεων της ΕΚΧΑ ΑΕ. 3. Σε κάθε περίπτωση θα πρέπει να ενηµερώσετε αµέσως για το περιεχόµενο του δηµοσιογραφικού αιτήµατος που σας υποβάλλεται Τµήµα Επικοινωνίας & ηµοσίων Σχέσεων της ΕΚΧΑ ΑΕ (συµπληρώνεται η σχετική «φόρµα επικοινωνίας µε ΜΜΕ» η οποία επισυνάπτεται). Συγκεκριµένα θα πρέπει να επικοινωνήσετε µε την Προϊσταµένη Τµήµατος Επικ. & ηµ. Σχέσεων, κα. Άσπα Χατζησοφιανού, και θα συνεννοηθείτε για το τι πρέπει να κάνετε και το τι πρέπει να πείτε. Αυτό ισχύει ακόµα και στις περιπτώσεις που σας αιφνιδιάζουν. Θα πρέπει να βρείτε τον τρόπο για να επικοινωνήσετε άµεσα µε την εταιρεία µας. Αν παρόλα αυτά δεν καταστεί δυνατόν να επικοινωνήσετε κατά τη διάρκεια του συµβάντος, θα πρέπει να το κάνετε αµέσως µετά. 4. Επίσης, σε κάθε περίπτωση θα πρέπει να ζητάτε από τον δηµοσιογράφο που σας τηλεφωνεί ή σας επισκέπτεται να επικοινωνήσει µε Τµήµα Επικοινωνίας & ηµοσίων Σχέσεων της ΕΚΧΑ ΑΕ. για να διατυπώσει το αίτηµά του. 5. Εξαρχής θα πρέπει να ξεκαθαρίζετε στους δηµοσιογράφους τα όρια των απαντήσεων που µπορείτε να δώσετε. Εσείς µιλάτε µόνο για την λειτουργία του γραφείου σας (προθεσµίες δηλώσεων/ενστάσεων/προδήλων κλπ, ώρες λειτουργίας, διαδικασία εξυπηρέτησης των πολιτών από το Γραφείο σας, στατιστικά στοιχεία για τις επισκέψεις που δέχεστε και τις ενστάσεις που σας έχουν υποβληθεί). Σε καµία περίπτωση δεν προχωράτε σε γενικότερες κρίσεις ή εκτιµήσεις για τη πορεία του έργου. Όσο πιεστικές και αν είναι οι ερωτήσεις των δηµοσιογράφων, εσείς δηλώνετε αναρµόδιοι να απαντήσετε και τους παραπέµπετε στη ιεύθυνση Επικοινωνίας της Κτηµατολόγιο Α.Ε. 4/5 date print: 03/03/17

5 6. Σηµειώνουµε ιδιαίτερα ότι θα πρέπει πάντα να διατηρείτε την ψυχραιµία και την ευπρέπειά σας όσο δύσκολη και αν είναι η κατάσταση που αντιµετωπίζετε. Ειδικά στις περιπτώσεις που δεχθείτε µία αιφνιδιαστική επίσκεψη ενός τηλεοπτικού συνεργείου ή αν χρειαστεί να διαχειριστείτε ένα «επεισόδιο» µε πολίτες, παρουσία δηµοσιογράφων και καναλιών, είναι πιθανόν να αντιµετωπίσετε µία πολύ επιθετική συµπεριφορά από κάποιους δηµοσιογράφους. Εσείς σε κάθε περίπτωση θα πρέπει µε ηρεµία και ευγένεια να αντιµετωπίζετε το συµβάν και οι απαντήσεις που θα δίνετε δεν πρέπει να ξεφεύγουν από το πλαίσιο που περιγράφουµε παραπάνω. Το Τµήµα Επικοινωνίας & ηµοσίων Σχέσεων της ΕΚΧΑ ΑΕ είναι συνεχώς στην διάθεσή σας για οποιαδήποτε διευκρίνιση. Με εκτίµηση Α. Χατζησοφιανού Προϊσταµένη Τµήµατος Επικοινωνίας & ηµοσίων Σχέσεων 5/5 date print: 03/03/17