ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1 ΒΑΣΙΚΕΣ ΕΝΝΟΙΕΣ

Transcript

1

2 ΣΕΛ 1 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1 ΒΑΣΙΚΕΣ ΕΝΝΟΙΕΣ 1.1 ΒΑΣΕΙΣ Ε ΟΜΕΝΩΝ 1. Βάση εδοµένων (Database) είναι µία οργανωµένη συλλογή πληροφοριών οι οποίες σχετίζονται µε ένα συγκεκριµένο θέµα ή σκοπό. Στις µηχανογραφικές βάσεις όλες οι πληροφορίες διατηρούνται σε ηλεκτρονική µορφή. Στις σύγχρονες βάσεις οι πληροφορίες αυτές εκτός από κείµενα και αριθµούς µπορεί να είναι επίσης φωτογραφίες, κινούµενο video ή ακουστικά αποσπάσµατα. 2. Σχεδιασµός µιας νέας βάσης. Για να προχωρήσετε στην σχεδίαση µιας νέας βάσης θα πρέπει πρώτα να έχετε ξεκαθαρίσει τα ακόλουθα ερωτήµατα : Τι πληροφορίες θέλω να παίρνω από την βάση µου ; Για ποια συγκεκριµένα θέµατα θέλω να κρατώ πληροφορίες ; Με ποιόν τρόπο σχετίζονται µεταξύ τους τα θέµατα αυτά ; Τι πληροφορίες θέλω να κρατώ για κάθε ένα από αυτά τα θέµατα ; 3. Πίνακας (Table) ονοµάζεται ο χώρος στον οποίον συλλέγονται οι πληροφορίες για κάθε ένα από τα θέµατα που θα αποφασίσετε να παρακολουθήσετε. Για παράδειγµα, σε µια βάση προσωπικού, τα στοιχεία όλων των υπαλλήλων αποτελούν έναν πίνακα. 4. Εγγραφή (Record) ονοµάζεται το σύνολο των πληροφοριών για κάθε µία από τις οντότητες που παρακολουθεί η βάση. Για παράδειγµα, στην βάση προσωπικού, κάθε υπάλληλος αποτελεί µία εγγραφή. 5. Πεδίο (Field) ονοµάζεται κάθε κατηγορία πληροφοριών που έχει συλλεχτεί σε ένα πίνακα. Για παράδειγµα, στον παραπάνω πίνακα των υπαλλήλων, οι πληροφορίες όνοµα, επώνυµο, πατρώνυµο, ηλικία κ.λ.π. αποτελούν πεδία του πίνακα αυτού. Προφανώς, σε κάθε πίνακα µπορούν να βρεθούν πάρα πολλά πεδία, γι' αυτό κατά τον σχεδιασµό µιας βάσης κάνουµε µία επιλογή

3 ΣΕΛ 2 ποια από τα πιθανά πεδία ενδιαφέρουν. Έτσι, το έτος γέννησης του παππού ενός υπαλλήλου είναι ένα πεδίο χωρίς σηµασία στην ανωτέρω βάση και δεν το περιλαµβάνουµε στην σχεδίαση. 6. Σχεσιακό Σύστηµα ιαχείρισης Βάσεων εδοµένων (RDBMS, Relational Database Management System). Το µοντέλο σχεδιασµού βάσεων που υποστηρίζει η Access. Είναι το δηµοφιλέστερο µοντέλο σε παγκόσµια κλίµακα και ουσιαστικά βασίζεται στην οργάνωση των δεδοµένων σε επιµέρους πίνακες και την δηµιουργία σχέσεων ανάµεσά τους. EIK. 1.1 ΟΙ ΠΙΝΑΚΕΣ ΜΙΑΣ ΒΑΣΗΣ Ε ΟΜΕΝΩΝ Στην Εικ. 1.1 φαίνονται οι πίνακες που αποτελούν µία βάση δεδοµένων που παρακολουθεί ένα κατάστηµα. Όπως φαίνεται, οι διάφορες πληροφορίες που ενδιαφέρουν την βάση είναι οµαδοποιηµένες σε ξεχωριστούς πίνακες και έχουν οριστεί σχέσεις, που συµβολίζονται στην εικόνα µε τα βέλη, οι οποίες συνδέουν τους πίνακες µεταξύ τους. Στην Εικ. 1.2 φαίνεται µέρος ενός πίνακα που αναφέρεται στους πελάτες. Κάθε σειρά στον πίνακα αυτόν αποτελεί µία εγγραφή και αναφέρεται σε ένα συγκεκριµένο πελάτη. Κάθε στήλη αποτελεί ένα πεδίο και αναφέρεται σε µία επιµέρους ιδιότητα κάθε πελάτη.

4 ΣΕΛ 3 ΕΙΚ 1.2 ΜΕΡΟΣ ΠΙΝΑΚΑ 1.2 ΤΟ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΤΗΣ ACCESS Ανοίγοντας µία βάση της Access εµφανίζεται µπροστά µας το παράθυρο Database, από το οποίο µπορούµε να επιλέξουµε ένα από τα συστατικά της Access για να εργαστούµε (Εικ. 1.3 και 1.4). Τα συστατικά αυτά είναι τα ακόλουθα : ΕΙΚ. 1.3 ΤΟ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΤΗΣ ACCESS 2 Πίνακες (Tables). Έχουν ήδη αναφερθεί.

5 ΣΕΛ 4 Ερωτήµατα (Queries). Εντοπίζουν σε µία βάση τις εγγραφές που µας ενδιαφέρουν, βάση κριτηρίων που εισάγει ο χρήστης. Φόρµες (Forms). Χρησιµοποιούνται για την εισαγωγή νέων εγγραφών σε έναν πίνακα ή την διόρθωση υπαρχόντων. Εκθέσεις (Reports). Εµφανίζουν µορφοποιηµένα στοιχεία µέσα από τους πίνακες, είτε αυτούσια είτε επεξεργασµένα,. Μακροεντολές (Macro). Αποτελούν σύνολα ενεργειών της Access. Σκοπός τους είναι η αυτοµατοποίηση κάποιων, συχνά εκτελούµενων, ενεργειών. Π.χ. πατώντας ένα κουµπί της Access να εµφανίζεται µία λίστα µε όλους τους υπαλλήλους ταξινοµηµένη κατά ηµεροµηνία πρόσληψης. Λειτουργικές Μονάδες (Module)s. Τµήµατα κώδικα σε γλώσσα Access Basic. Αποτελούν επέκταση των µακροεντολών και χρησιµοποιούνται σε περίπλοκες διεργασίες που δεν µπορούν να εκτελεστούν µε µακροεντολή. 1.3 ΠΑΡΑΘΥΡΑ ΚΑΙ ΠΛΑΙΣΙΑ ΙΑΛΟΓΟΥ ΓΙΑ Να κυλήσετε τα περιεχόµενα ενός παραθύρου Να αλλάξετε το µέγεθος ενός παραθύρου Να µεγεθύνετε ένα παράθυρο ώστε να καλύψει όλη την οθόνη Να σµικρύνετε ένα παράθυρο σε εικονίδιο Να επαναφέρετε ένα παράθυρο στο προηγούµενό του µέγεθος Να µετακινήσετε ένα παράθυρο Να κλείσετε ένα παράθυρο ΚΑΝΤΕ ΤΑ ΕΞΗΣ Πατήστε στις ράβδους κύλισης ή σύρετε το ορθογώνιο κύλισης Σύρετε οποιαδήποτε από τις πλευρές ή τις γωνίες του παραθύρου ιπλοπατήστε στην γραµµή τίτλου του ή πατήστε στο κουµπί µεγιστοποίησης Πατήστε στο κουµπί ελαχιστοποίησης Πατήστε στο κουµπί επαναφοράς Σύρετε την γραµµή τίτλου του ιπλοπατήστε στο πλαίσιο του µενού ελέγχου

6 ΣΕΛ 5 ΚΟΥΜΠΙΑ ΕΠΙΛΟΓΩΝ ΕΙΚΤΕΣ ΠΛΑΙΣΙΟ ΚΕΙΜΕΝΟΥ ΠΛΑΙΣΙΟ ΚΑΤΑΛΟΓΟΥ ΚΟΥΜΠΙΑ ΙΑΤΑΓΩΝ EIK. 1.9 ΠΛΑΙΣΙΟ ΙΑΛΟΓΟΥ ΓΙΑ Να διαλέξετε ένα κουµπί επιλογής Να αποεπιλέξετε ένα κουµπί επιλογής Να επιλέξετε ή να αποεπιλέξετε ένα πλαίσιο ελέγχου Να επιλέξετε κάποιο στοιχείο ενός καταλόγου Να µετακινηθείτε σε ένα πλαίσιο κειµένου Να επιλέξετε κείµενο σε ένα πλαίσιο κειµένου Να κυλήσετε τα περιεχόµενα ενός καταλόγου ΚΑΝΤΕ ΤΑ ΕΞΗΣ Πατήστε στο κουµπί επιλογής ιαλέξτε ένα άλλο κουµπί επιλογής Πατήστε στο πλαίσιο ελέγχου Πατήστε στο στοιχείο Πατήστε στο πλαίσιο κειµένου ιπλοπατήστε σε µία λέξη ή σύρετε πάνω στους χαρακτήρες Χρησιµοποιήστε τις ράβδους κύλισης του πλαισίου καταλόγου

7 ΣΕΛ 6 Να επιλέξετε µιά καρτέλα Πατήστε στην καρτέλα 1.4 ΧΡΗΣΗ ΤΗΣ ΒΟΗΘΕΙΑΣ ΕΙΚ Η ΒΟΗΘΕΙΑ ΤΗΣ ACCESS ΓΙΑ ΝΑ ΠΑΡΕΤΕ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ ΒΟΗΘΕΙΑΣ Κατά θέµα η δραστηριότητα Ενώ εργάζεστε σε ένα παράθυρο ή πλαίσιο διαλόγου Για µια συγκεκριµένη διαταγή, εργαλείο ή κάποιο άλλο στοιχείο της οθόνης Κατά λέξη κλειδί Για να ανοίξετε τις κάρτες συµβουλών ΚΑΝΤΕ ΤΑ ΕΞΗΣ Από το µενού Help επιλέξτε Contents Πατήστε το πλήκτρο F1 ή επιλέξτε το κουµπί Help του πλαισίου Πατήστε στο εργαλείο Βοήθειας και µετά πατήστε στη διαταγή, το εργαλείο ή το άλλο στοιχείο της οθόνης ιπλοπατήστε στο εργαλείο της Βοήθειας. Στο πλαίσιο διαλόγου Search που θα εµφανιστεί, πληκτρολογήστε µία λέξη-κλειδί και µετά επιλέξτε ένα θέµα βοηθείας Από το µενού Help επιλέξτε Cue Cards

8 ΣΕΛ 7 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2 ΒΑΣΙΚΕΣ ΕΝΕΡΓΕΙΕΣ ΣΤΗΝ ACCESS 2.1 ΑΝΟΙΓΜΑ ΜΙΑΣ ΒΑΣΗΣ Ε ΟΜΕΝΩΝ Για να ανοίξετε µία βάση δεδοµένων της Access από το µενού Αρχείο επιλέξτε Άνοιγµα. Θα εµφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου. Οι βάσεις δεδοµένων της Access είναι αρχεία µε επέκταµα mdb. Όλα τα συστατικά µιας βάσης, δηλαδή οι πίνακες, τα ερωτήµατα, οι φόρµες, οι αναφορές, οι µακροεντολές και τα modules κώδικα, συν ορισµένα ακόµη στοιχεία, περιέχονται σε ένα και µοναδικό αρχείο, σε αντίθεση µε άλλα RDBMS, όπως η DBASE III Plus. Αφού επιλέξετε την βάση που θέλετε, πατήστε ΟΚ και η βάση θα ανοιχτεί. Μπροστά σας εµφανίζετε το παράθυρο Database, απ' όπου µπορείτε να διαχειριστείτε την βάση. 2.2 ΑΝΟΙΓΜΑ ΜΙΑΣ ΦΟΡΜΑΣ Ο συνηθισµένος τρόπος εισαγωγής δεδοµένων σε µία βάση είναι µέσα από κάποια φόρµα. Για να ανοίξετε µία υπάρχουσα φόρµα πατήστε στο κουµπί αντικειµένου Φόρµες. Θα εµφανιστεί ένας κατάλογος µε τις φόρµες της βάσης, απ' όπου µπορούµε να διαλέξουµε αυτή που θέλουµε. Η φόρµα Παραγγελίες της βάσης ιαχείριση Πελατών περιέχει κενά πλαίσια (πεδία) όπου θα εισάγετε δεδοµένα. Το σηµείο εισαγωγής υποδεικνύει το σηµείο που θα εµφανιστούν οι πληροφορίες µόλις αρχίσετε να πληκτρολογείτε. Μετακίνηση από πεδίο σε πεδίο γίνεται ή µε το ποντίκι ή µε το πλήκτρο TAB. Ορισµένα πεδία, όπως η ηµεροµηνία παραλαβής, συµπληρώνονται αυτόµατα από την Access και δεν χρειάζεται να τα συµπληρώσετε. Αφού συµπληρώσετε τα πεδία της φόρµας για ένα συνδροµητή, µπορείτε να προχωρήσετε στην επόµενη φόρµα για να εισάγετε τα στοιχεία και άλλων ατόµων. Ανάλογα µε την σχεδίαση της φόρµας, αν η επόµενη φόρµα είναι ορατή, µπορείτε να µεταφερθείτε σ' αυτήν µε το ποντίκι. Σε κάθε περίπτωση πάντως µπορείτε να µεταφερθείτε στην επόµενη φόρµα πατώντας το πλήκτρο TAB όταν βρίσκεστε στο τελευταίο πεδίο της φόρµας. Στην Εικ. 2.2 φαίνονται τα κουµπιά 'πλοήγησης' που βρίσκονται στο κάτω µέρος του παραθύρου, µε την βοήθεια των οποίων µπορείτε να µετακινηθείτε εύκολα ανάµεσα στις εγγραφές Όταν ολοκληρωθεί η εισαγωγή των δεδοµένων κλείνουµε την φόρµα από το µενού File και την επιλογή Close.

9 ΣΕΛ 8 ηµιουργία νέας εγγραφής Μετακίνηση στην επόµενη εγγραφή Μετακίνηση στην πρώτη εγγραφή ΕΙΚ. 2.2 H ΦΟΡΜΑ ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΕΣ 2.3 ΑΝΟΙΓΜΑ ΕΝΟΣ ΠΙΝΑΚΑ Για να ανοίξετε έναν πίνακα, στο παράθυρο Database πατήστε στο κουµπί αντικειµένου Table, και από τους υπάρχοντες πίνακες επιλέξτε τον πίνακα Πελάτες. Αν πάτε στο τέλος του πίνακα, θα δείτε ότι υπάρχουν καταχωρηµένα τα στοιχεία που δώσατε προηγουµένως στις φόρµες. Στην Εικ. 2.3 φαίνονται τα κουµπιά 'πλοήγησης' που βρίσκονται στο κάτω µέρος του παραθύρου, µε την βοήθεια των οποίων µπορείτε να µετακινηθείτε εύκολα ανάµεσα στις εγγραφές. ΕΙΚ. 2.3 ΚΟΥΜΠΙΑ ΠΛΟΗΓΗΣΗΣ

10 ΣΕΛ 9 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3 ΙΑΦΟΡΕΣ ΑΠΟΨΕΙΣ ΤΩΝ Ε ΟΜΕΝΩΝ 3.1 ΓΕΝΙΚΑ ΕΙΚ. 3.1 ΑΠΟΨΗ ΦΟΡΜΑΣ ΕΙΚ. 3.2 ΑΠΟΨΗ ΦΥΛΛΟΥ Ε ΟΜΕΝΩΝ Η Γραµµή Εργαλείων 1 Προβολή σχεδίασης Φόρµας 2 Άποψη Φόρµας 3 Άποψη Φύλλου εδοµένων 4 Εύρεση 5 Ταξινόµηση 6 Φίλτρα ΓΙΑ Να περάσετε από την άποψη Φόρµας στην Άποψη Φύλλου εδοµένων και αντίστροφα ΚΑΝΤΕ ΤΑ ΕΞΗΣ Πατήστε στο κουµπί Προβολή Φύλλου εδοµένων ή στο κουµπί Προβολή Φόρµας της γραµµής εργαλείων ή από το µενού Προβολή επιλέξτε Προβολή Φύλλου εδοµένων ή Προβολή Φόρµας

11 ΣΕΛ 10 Να αλλάξετε το ύψος των γραµµών ή το πλάτος µιας στήλης του φύλλου δεδοµένων Να αποκρύψετε µία στήλη ενός φύλλου δεδοµένων Να επανεµφανίσετε τις κρυµµένες στήλες ενός φύλλου δεδοµένων Να αντιγράψετε κείµενο από ένα πεδίο σε κάποιο άλλο Να µετακινήσετε κείµενο από ένα πεδίο σε άλλο Για να αλλάξετε το ύψος των γραµµών σύρετε το κάτω όριο οποιουδήποτε επιλογέα εγγραφής. Για να αλλάξετε το πλάτος µιας στήλης, σύρετε το δεξιό όριο του επιλογέα πεδίου της στήλης Σύρετε το δεξιό όριο του επιλογέα πεδίου της στήλης µέχρι το αριστερό του όριο, ή πατήστε στη στήλη και επιλέξτε Απόκρυψη στηλών από το µενού Μορφή Από το µενού Μορφή επιλέξτε Επανεµφάνιση στηλών Επιλέξτε το κείµενο, πατήστε στο κουµπί Αντιγραφής της γραµµής εργαλείων (ή επιλέξτε το µενού Edit / Copy), τοποθετήστε το σηµείο εισαγωγής εκεί που θέλετε να εµφανιστεί το κείµενο και πατήστε στο κουµπί Προσάρτησης της γραµµής εργαλείων (ή επιλέξτε το µενού Edit / Paste) Ακολουθήστε την ίδια διαδικασία όπως και για την αντιγραφή, αλλά χρησιµοποιήστε το κουµπί Αποκοπής της γραµµής εργαλείων (ή επιλέξτε το µενού Edit / Cut) αντί για το κουµπί Αντιγραφής

12 ΣΕΛ 11 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4 ΧΡΗΣΗ ΤΩΝ ΦΟΡΜΩΝ 4.1 ΓΕΝΙΚΑ Στην Access είναι δυνατόν σε µία φόρµα να περιέχεται ακόµη µία φόρµα, που ονοµάζεται υποφόρµα (Subform). Το πλεονέκτηµα της χρήσης υποφορµών είναι ότι µπορείτε ταυτόχρονα να βλέπετε και να επεξεργάζεστε δεδοµένα από δύο πίνακες. Ένα άλλο χρήσιµο χαρακτηριστικό των φορµών είναι ότι µπορεί να κάνουν έλεγχο στις εισαγόµενες τιµές και να εµφανίζουν προειδοποιητικά µηνύµατα όταν υπάρχει παράβαση κάποιου κανόνα επικύρωσης (Validation Rule) που έχει, εκ των προτέρων, προγραµµατιστεί για την συγκεκριµένη φόρµα. EIK. 4.1 ΦΟΡΜΑ ΠΟΥ ΠΕΡΙΕΧΕΙ ΥΠΟΦΟΡΜΑ ΓΙΑ Να µεταφερθείτε από µία κύρια φόρµα σε ένα πεδίο µιας υποφόρµας ΚΑΝΤΕ ΤΑ ΕΞΗΣ Πατήστε στο πεδίο στην υποφόρµα ή από το τελευταίο πεδίο της κύριας φόρµας πριν την υποφόρµα πατήστε ΤΑΒ

13 ΣΕΛ 12 Να µεταφερθείτε από µία υποφόρµα σε ένα πεδίο της κύρια φόρµα Να ανταποκριθείτε σε ένα µήνυµα επικύρωσης, δηλαδή ένα µήνυµα που σας πληροφορεί ότι καταχωρήσατε λάθος δεδοµένα σε ένα πεδίο Να αναιρέσετε τις πιο πρόσφατες αλλαγές σας Να µεταφερθείτε αµέσως σε µία συγκεκριµένη εγγραφή Να διαγράψετε µία εγγραφή Πατήστε στο πεδίο στην κύρια φόρµα ή πατήστε CTRL+TAB για να µεταφερθείτε στο επόµενο πεδίο της κύριας φόρµας ή CTRL+SHIFT+TAB για να µεταφερθείτε στο προηγούµενο πεδίο της κύριας φόρµας Πατήστε στο κουµπί ΟΚ και διορθώστε τα δεδοµένα του πεδίου. Για να βγείτε από τη φόρµα χωρίς να διορθώσετε τα δεδοµένα πατήστε ESC Πατήστε στα κουµπιά αναίρεσης της γραµµής εργαλείων ή χρησιµοποιήστε τις διαταγές Undo του µενού Edit. Πληκτρολογήστε τον αριθµό της εγγραφής στο πλαίσιο Αριθµού Εγγραφής που βρίσκεται ανάµεσα στα κουµπιά πλοήγησης στη βάση της φόρµας Επιλέξτε την εγγραφή πατώντας στον επιλογέα εγγραφής ή πατώντας στην εγγραφή και επιλέγοντας Select Record από το µενού Edit. Μετά πατήστε το πλήκτρο DEL

14 ΣΕΛ 13 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 5 ΕΥΡΕΣΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΣΕ ΒΑΣΕΙΣ 5.1 ΓΕΝΙΚΑ Στην Access, όταν εξετάζετε τα δεδοµένα µέσα από φόρµες, είναι δυνατόν να επικεντρώσετε την προσοχή σας στα δεδοµένα για τα οποία ενδιαφέρεστε, χωρίς να ασχολείστε µε άλλα άσχετα δεδοµένα, ή µπορείτε, επίσης, να βλέπετε τις εγγραφές σας µε µία ορισµένη ταξινόµηση, αυτή που σας ενδιαφέρει περισσότερο. Για να εντοπίσετε µέσα σε έναν ή περισσότερους πίνακες τις εγγραφές που σας ενδιαφέρουν υπάρχουν δύο τρόποι : 1. Όταν σας ενδιαφέρει µία συγκεκριµένη εγγραφή, ή γενικά ένας µικρός αριθµός εγγραφών, εκτελείτε αναζήτηση. 2. Όταν σας ενδιαφέρει µία οµάδα εγγραφών, π.χ. οι πελάτες µιας εταιρείας που έχουν έδρα το Βόλο, δηµιουργείτε ένα φίλτρο και εισάγετε τα κριτήριά σας. Με βάση τα κριτήρια που δώσατε, η Access συλλέγει τις εγγραφές που πληρούν τα κριτήρια αυτά και εµφανίζει µόνον αυτές. Μόλις ακυρώσετε το φίλτρο, µπορείτε να δείτε και τις υπόλοιπες εγγραφές της βάσης. Λειτουργικά, τα φίλτρα είναι όµοια µε τα ερωτήµατα, έχουν όµως το µειονέκτηµα ότι δεν µπορούν να αποθηκευτούν στον δίσκο και θα πρέπει να τα εισάγετε εκ νέου κάθε φορά που θέλετε να κάνετε την αναζήτησή σας Η Γραµµή Εργαλείων 1 Εύρεση Εγγραφής (µενού Edit/Find) 2 Αύξουσα Ταξινόµηση (µενού Records/Quick Sort/Ascending) 3 Φθίνουσα Ταξινόµηση (µενού Records/Quick Sort/Descending) 4 ιόρθωση Φίλτρου (µενού Records/Edit Filter/Sort) 5 Εφαρµογή Φίλτρου/Ταξινόµησης (µενού Records/Apply Filter/Sort) 6 Εµφάνιση Όλων των Εγγραφών (µενού Records/Show All Records)

15 ΣΕΛ ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ ΜΕΜΟΝΩΜΕΝΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ ΕΙΚ. 5.1 ΤΟ ΠΛΑΙΣΙΟ ΙΑΛΟΓΟΥ ΕΥΡΕΣΗΣ ΓΙΑ Να βρείτε µία συγκεκριµένη εγγραφή ΚΑΝΤΕ ΤΑ ΕΞΗΣ Ανοίξτε τη φόρµα που σας ενδιαφέρει. Τοποθετήστε τον κέρσορα στο πεδίο που σας ενδιαφέρει, Πατήστε στο κουµπί Εύρεσης (Find) της γραµµής εργαλείων και συµπληρώστε το πλαίσιο διαλόγου. 5.3 ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΦΙΛΤΡΟΥ ΓΙΑ Να ανοίξετε το παράθυρο φίλτρου Να επιλέξετε ένα πεδίο για το φίλτρο ΚΑΝΤΕ ΤΑ ΕΞΗΣ Ανοίξτε τη φόρµα που σας ενδιαφέρει και πατήστε στο κουµπί ιόρθωσης Φίλτρου/Ταξινόµησης της γραµµής εργαλείων Στο παράθυρο Φίλτρου, σύρετε ένα πεδίο ό άλ δί ά λί

16 ΣΕΛ 15 από τον κατάλογο πεδίων σε κάποιο κελί της γραµµής Field του πλέγµατος φίλτρων Να καθορίσετε κριτήρια για ένα φίλτρο Να εφαρµόσετε ένα φίλτρο Να ταξινοµήσετε τις φιλτραρισµένες εγγραφές Να εµφανίσετε και πάλι όλες τις εγγραφές µετά την εφαρµογή ενός φίλτρου Στο πλέγµα φίλτρων του παραθύρου Φίλτρου πληκτρολογήστε τα κριτήριά σας στο κελί Criteria κάτω από το πεδίο για το οποίο θέλετε να ορίσετε τα κριτήρια Ορίστε τα κριτήρια για το φίλτρο στο παράθυρο Φίλτρου και µετά πατήστε στο κουµπί Εφαρµογής Φίλτρου/Ταξινόµησης της γραµµής εργαλείων Με την φόρµα σε άποψη Φύλλου εδοµένων, πατήστε σε ένα πεδίο και µετά πατήστε σε ένα από τα κουµπιά Αύξουσας ή Φθίνουσας Ταξινόµησης της γραµµής εργαλείων ή στο πλέγµα φίλτρων, επιλέξτε Ascending ή Descending στο κελί Sort κάτω από το πεδίο σύµφωνα µε το οποίο θέλετε να ταξινοµήσετε τις εγγραφές Πατήστε στο κουµπί Εµφάνισης Ολων των Εγγραφών της γραµµής εργαλείων ΕΙΚ. 5.2 ΤΟ ΠΑΡΑΘΥΡΟ ΦΙΛΤΡΟΥ

17 ΣΕΛ 16 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 6 ΕΚΤΥΠΩΣΗ ΕΚΘΕΣΕΩΝ ΚΑΙ ΤΑΧΥ ΡΟΜΙΚΩΝ ΕΤΙΚΕΤΩΝ 6.1 ΑΝΑΦΟΡΕΣ Όταν θέλετε να εκτυπώσετε αναλυτικές αναφορές των εγγραφών σας, µπορείτε να χρησιµοποιήσετε µία έκθεση (Report). 1. Οι εκθέσεις µπορούν αυτόµατα να εκτυπώνουν συνοπτικές πληροφορίες, όπως σύνολα και υποσύνολα. 2. Οι εκθέσεις επιτρέπουν µεγαλύτερο έλεγχο πάνω στην σελίδα, αφού µπορεί να εισαχθεί header και footer, να χρησιµοποιηθούν διάφορες γραµµατοσειρές κ.α. ΕΙΚ. 6.1 ΠΡΟΕΠΙΣΚΟΠΗΣΗ ΑΝΑΦΟΡΑΣ EIK. 6.2 ΠΡΟΕΠΙΣΚΟΠΗΣΗ ΑΝΑΦΟΡΑΣ ΓΙΑ Να ανοίξετε και να προεπισκοπήσετε µία έκθεση Να αλλάξετε τη µεγέθυνση µιας έκθεσης στην άποψη Προεπισκόπησης Εκτύπωσης Να µεταφερθείτε από σελίδα σε σελίδα µιας αναφοράς στην έκθεση Προεπισκόπησης Εκτύπωσης ΚΑΝΤΕ ΤΑ ΕΞΗΣ Στο παράθυρο database πατήστε στο κουµπί έκθεση και µετά διπλοπατήστε στην έκθεση που θέλετε Πατήστε οπουδήποτε στην έκθεση ή πατήστε στο κουµπί πλησιάσµατος (Zoom) της γραµµής εργαλείων Χρησιµοποιήστε τα κουµπιά πλοήγησης που υπάρχουν στην βάση του παραθύρου

18 ΣΕΛ 17 Να τυπώσετε µια έκθεση Στην άποψη Προεπισκόπησης Εκτύπωσης, πατήστε στο κουµπί εκτύπωσης (Print) της γραµµής εργαλείων ή για να τυπώσετε µία έκθεση κατευθείαν από το παράθυρο Database, επιλέξτε πρώτα την έκθεση και µετά, είτε επιλέξτε Print από το µενού File είτε πατήστε στο κουµπί Εκτύπωσης της γραµµής εργαλείων ΕΙΚ. 6.3 ΠΛΑΙΣΙΟ ΙΑΛΟΓΟΥ PRINT SETUP 6.2 ΤΑΧΥ ΡΟΜΙΚΕΣ ΕΤΙΚΕΤΕΣ Οι ταχυδροµικές ετικέτες είναι µία ειδική µορφή έκθεσης η οποία θα πρέπει να τυπώσει τα ζητούµενα στοιχεία πάνω στα ειδικά µηχανογραφικά έντυπα των ταχυδροµικών ετικετών. Όταν υπάρχει σηµαντικός όγκος αλληλογραφίας, η γραµµατεία µιας επιχείρησης κερδίζει πολύ χρόνο µε το να έχει έτοιµες τις ετικέτες αυτές. Επιπλέον, µπορούν να εισαχθούν διάφορα φίλτρα ώστε να τυπώνονται ετικέτες µόνον για τις εγγραφές που πληρούν τις συνθήκες του φίλτρου. Για παράδειγµα, αν µια εταιρεία θέλει να στείλει επιστολές διαµαρτυρίας σε όσους πελάτες της οφείλουν χρήµατα, αντί να ψάχνει µία-µία τις καρτέλες των πελατών µπορεί να εισάγει ένα φίλτρο και να εκτυπωθούν οι ετικέτες µόνο των οφειλετών. Για να δηµιουργήσετε τις ταχυδροµικές ετικέτες, θα χρησιµοποιήσετε έναν Οδηγό της Access (Access Wizard). Κάθε Οδηγός της Access µπορεί να παροµοιαστεί µε έναν ειδικό των βάσεων δεδοµένων που σας κάνει ερωτήσεις την

19 ΣΕΛ 18 έκθεση που θέλετε και µετά την δηµιουργεί σύµφωνα µε τις απαντήσεις σας. Μπορείτε, λοιπόν, να χρησιµοποιήσετε Οδηγούς Εκθέσεων (Report Wizards) για να δηµιουργήσετε εκθέσεις. Οι ταχυδροµικές ετικέτες δηµιουργούνται από τον Οδηγό Εκθέσεων. ΕΙΚ. 6.5 ΕΠΙΛΟΓΗ ΕΙ ΟΥΣ ΕΚΘΕΣΗΣ ΕΙΚ. 6.6 Ο ΗΓΟΣ: ΕΠΙΛΟΓΗ ΤΥΠΟΥ ΕΤΙΚΕΤΑΣ

20 ΣΕΛ 19 ΕΙΚ. 6.7 Ο ΗΓΟΣ: ΓΡΑΜΜΑΤΟΣΕΙΡΕΣ-ΧΡΩΜΑΤΑ ΕΙΚ. 6.8 Ο ΗΓΟΣ: ΕΠΙΛΟΓΗ ΠΕ ΙΩΝ ΕΤΙΚΕΤΑΣ

21 ΣΕΛ 20 ΕΙΚ. 6.9 Ο ΗΓΟΣ: ΕΠΙΛΟΓΗ ΤΑΞΙΝΟΜΗΣΗΣ ΕΙΚ Ο ΗΓΟΣ: ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ΕΙΚ ΤΟ ΤΕΛΙΚΟ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑ ΓΙΑ Να δηµιουργήσετε ταχυδροµικές ετικέτες Να αποθηκεύσετε και να κλείσετε µία έκθεση ταχυδροµικών ετικετών ΚΑΝΤΕ ΤΑ ΕΞΗΣ Στο παράθυρο database πατήστε πρώτα στο κουµπί του αντικειµένου Εκθέσεις και µετά πατήστε στο κουµπί ηµιουργία. Επιλέξτε τον οδηγό ετικετών, τον πίνακα ή το ερώτηµα που περιέχει τα δεδοµένα που θα χρησιµοποιηθούν στις ετικέτες. Από το µενού File επιλέξτε Save. Πληκτρολογήστε ένα όνοµα στο πλαίσιο Report Name και µετά πατήστε ΟΚ

22 ΣΕΛ 21 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 7 ΠΡΟΣΘΗΚΗ ΠΙΝΑΚΩΝ ΣΕ ΒΑΣΗ 7.1 ΓΕΝΙΚΑ Οι πίνακες στην Access, και σε κάθε άλλο DBMS, αποτελούν τον πυρήνα της, καθώς εκεί γίνεται η φυσική αποθήκευση των δεδοµένων. Οι φόρµες, τα ερωτήµατα και οι εκθέσεις αποτελούν εργαλεία για να δείτε µε διάφορους τρόπους τα δεδοµένα σας, δεδοµένα όµως που αντλούνται από έναν η περισσότερους πίνακες. Ξεκινώντας µια νέα βάση, πρώτα απ' όλα θα πρέπει να ορίσετε πόσοι και ποιοι πίνακες θα συµπεριληφθούν στην βάση και µε ποιο τρόπο θα κατανεµηθούν οι πληροφορίες σ' αυτούς. Κατόπιν, θα πρέπει να δηµιουργήσετε τους πίνακες αυτούς στην Access. Το ποιοι πίνακες θα δηµιουργηθούν είναι ένα θέµα αρκετά δύσκολο και απαιτεί σηµαντική πείρα στον σχεδιασµό βάσεων δεδοµένων, γιατί η κατανοµή των πληροφοριών στους διάφορους πίνακες και η σύνδεσή τους καθορίζει και την απόδοση της βάσης, ενώ µετά την έναρξη λειτουργίας της οι τροποποιήσεις στην σχεδίαση της βάσης είναι πολύ δύσκολες. Η δηµιουργία, όµως, των πινάκων αυτών στην Access είναι αρκετά εύκολη υπόθεση. Η Access διαθέτει έτοιµους πίνακες, για τις ποιο συνηθισµένες περιπτώσεις βάσεων και Οδηγό Πινάκων (Table Wizard) που απλοποιεί την όλη διαδικασία. Για να δηµιουργήσετε έναν πίνακα στην Access υπάρχουν δύο τρόποι : 1. Μέσω του Οδηγού Πινάκων 2. Με χειροκίνητο ορισµό πεδίων, κλειδιών και ιδιοτήτων πεδίων 7.2 ΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΠΙΝΑΚΑ ΜΕ Ο ΗΓΟ ΠΙΝΑΚΩΝ ΕΙΚ. 7.1 Ο.Π. : ΕΠΙΛΟΓΗ ΠΕ ΙΩΝ ΠΙΝΑΚΑ

23 ΣΕΛ ΧΕΙΡΟΚΙΝΗΤΗ ΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΠΙΝΑΚΑ Εκτός από τον οδηγό πινάκων µπορείτε να σχεδιάσετε οι ίδιοι έναν πίνακα, ορίζοντας από την αρχή τα πεδία του, τους τύπους πεδίων και τις ιδιότητες των πεδίων καθώς και το πρωτεύων και τα δευτερεύοντα κλειδιά. Επιπλέον, µπορείτε να χρησιµοποιήσετε σαν βάση τον Οδηγό Πινάκων για να δηµιουργήσετε έναν πίνακα και κατόπιν χειροκίνητα να τροποποιήσετε τον πίνακα αυτόν. Οταν δηµιουργείτε µόνοι σας έναν πίνακα θα πρέπει να έχετε υπόψιν τα παρακάτω : 1. Τα πεδία που δηµιουργείτε µπορεί να έχουν ελληνικά ονόµατα αλλά το µήκος κάθε ονόµατος δεν µπορεί να ξεπερνά τους 62 χαρακτήρες. Επίσης, µπορεί να περιέχει γράµµατα, αριθµούς και σηµεία στίξης εκτός από τα.! [ ] 2. Κάθε πεδίο που δηµιουργείτε θα πρέπει να το εντάξετε σε έναν από τους Τύπους εδοµένων (Data Types) που υποστηρίζει η Access. Σκοπός των τύπων δεδοµένων είναι να προστατεύουν την ακρίβεια των δεδοµένων σας, περιορίζοντας τα είδη πληροφοριών που µπορείτε να εισάγετε σε κάθε πεδίο. Για παράδειγµα, δεν µπορείτε να αποθηκεύσετε µία εικόνα ή µία λέξη σε πεδίο τύπου δεδοµένων Currency. Οι τύποι δεδοµένων που υποστηρίζει η Access ε ναι οι ακόλουθοι : ΤΥΠΟΣ Ε ΟΜΕΝΩΝ Text Memo Number Date/Time Currency Counter Yes/No ΤΙ ΑΠΟΘΗΚΕΥΕΙ Κείµενο όπως ονόµατα, επώνυµα, διευθύνσεις κ.α. Επίσης, αριθµητικά ψηφία χωρίς αριθµητική σηµασία, όπως ταχυδροµικοί κώδικες ή αριθµοί τηλεφώνων. Μέγιστο µήκος 255 χαρακτήρες Μακροσκελές κείµενο, όπως σχόλια, εξηγήσεις κ.α. Μέγιστο µήκος χαρακτήρες Αριθµητικά δεδοµένα µε τα οποία µπορούν να γίνουν πράξεις, εκτός από χρηµατικά ποσά. Από τις Ιδιότητες του πεδίου µπορούν να οριστούν διάφοροι υπό-τύποι Ηµεροµηνίες και ώρες Χρηµατικά ποσά Αύξοντες αριθµούς. H Access αυτόµατα εκχωρεί τον επόµενο αριθµό σε κάθε νέα εγγραφή, αρχίζοντας από το 1. Χρησιµοποιείται σε πεδία που είναι πρωτεύοντα κλειδιά για να αποκλείσει διπλοεγγραφές Μόνο δύο τιµές, Ναι ή Όχι OLE Object Αντικείµενα που έχουν δηµιουργηθεί από άλλη εφαρµογή, όπως εικόνες, ήχοι, video κ.α. Τα αντικείµενα µπορούν να ενσωµατωθούν ή να συνδεθούν στον πίνακα

24 ΣΕΛ Το Πρωτεύον Κλειδί (Primary Key) είναι ένα ή περισσότερα πεδία τα οποία χαρακτηρίζουν µονοσήµαντα κάθε εγγραφή, δηλαδή δεν µπορεί να υπάρχουν δύο ή περισσότερες εγγραφές στην βάση µε ακριβώς ίδιο το πεδίο του πρωτεύοντος κλειδιού. Μια καλή επιλογή για πρωτεύων κλειδί είναι τα πεδία τύπου Counter, στα οποία η Access εκχωρεί αυτόµατα µοναδικούς αύξοντες αριθµούς, και έτσι δεν υπάρχει περίπτωση διπλοεγγραφών. 4. Κάθε πεδίο ενός πίνακα έχει ορισµένες Ιδιότητες (Properties) που µπορείτε να χρησιµοποιήσετε για να ελέγχετε τον τρόπο µε τον οποίο θα αποθηκεύει, θα διαχειρίζεται και θα εµφανίζει η Access τα δεδοµένα του πεδίου αυτού. Για παράδειγµα, για να εµφανίζονται οι αριθµοί ενός πεδίου σαν ποσοστά, θα πρέπει να ορίσετε σαν ιδιότητα Μορφής (Format) του πεδίου την Percent (Ποσοστά). Με κάθε τύπο δεδοµένων συνδέεται ένα διαφορετικό σύνολο ιδιοτήτων. Τα πεδία που έχουν τύπο δεδοµένων Text και Number, για παράδειγµα, έχουν µία ιδιότητα που ονοµάζεται Field Size (Μέγεθος Πεδίου) η οποία ορίζει το µέγιστο µήκος δεδοµένων που µπορούν να αποθηκευτούν στο πεδίο αυτό. Αντίθετα, τα πεδία που έχουν τύπο δεδοµένων Yes/No δεν έχουν την ιδιότητα αυτή γιατί οι τιµές που µπορεί να αποθηκευτούν σ' αυτά έχουν σταθερό µέγεθος. Τέλος, όλοι οι τύποι δεδοµένων έχουν µία ιδιότητα που ονοµάζεται Caption (Επικεφαλίδα). Με την ιδιότητα αυτή καθορίζεται το όνοµα που θα φαίνεται στην άποψη Φύλου εδοµένων για το πεδίο αυτό και το οποίο µπορεί να διαφέρει από το πραγµατικό όνοµα του πεδίου Η Γραµµή Εργαλείων 1 Άποψη Σχεδίασης (µενού View/DataSheet) 2 Άποψη Φύλλου εδοµένων (µενού View/DataSheet) 3 Αποθήκευση Πίνακα (µενού File/Save) 4 Ιδιότητες Πεδίου (µενού View/Table Properties) 5 Κλειδιά (µενού View/Indexes) 6 Πρωτεύον κλειδί (µενού Edit/Set Primary Key) 7 Παρεµβολή Νέου Πεδίου (µενού Edit/Insert Row) 8 ιαγραφή Πεδίου (µενού Edit/Delete Row)

25 ΣΕΛ 24 EIK. 7.2 ΟΡΙΣΜΟΣ ΠΕ ΙΩΝ ΣΕ ΝΕΟ ΠΙΝΑΚΑ ΓΙΑ Να δηµιουργήσετε έναν πίνακα Να προσθέσετε εγγραφές σε έναν πίνακα Να προσθέσετε ένα πεδίο σε κάποιον πίνακα Να πάρετε βοήθεια για οποιαδήποτε ΚΑΝΤΕ ΤΑ ΕΞΗΣ Στο παράθυρο database πατήστε πρώτα στο κουµπί του αντικειµένου Table και µετά στο κουµπί New. Στο πλαίσιο διαλόγου New Table πατήστε σε ένα από τα κουµπιά Table Wizards ή New Table Εµφανίστε τον πίνακα σε άποψη Φύλλου εδοµένων και πληκτρολογήστε δεδοµένα στα πεδία του Στην άποψη Σχεδίασης, στην πρώτη κενή γραµµή, πληκτρολογήστε ένα όνοµα πεδίου στο πλαίσιο Field Name, επιλέξτε έναν τύπο δεδοµένων από τον πτυσσόµενο κατάλογο της στήλης Data Type και πληκτρολογήστε µια περιγραφή στην στήλη Desccription Πατήστε στο πλαίσιο της ιδιότητας και

26 ΣΕΛ 25 ιδιότητα πεδίου Να ορίσετε το πρωτεύον κλειδί ενός πίνακα Να ορίσετε τις ιδιότητες ενός πεδίου Να προσθέσετε ή να τροποποιήσετε πεδία σε έναν πίνακα µετά πατήστε στο πλήκτρο F1 Στην Άποψη Σχεδίασης, επιλέξτε τις γραµµές του πίνακα που ορίζουν τα πεδία που θέλετε να συµπεριλάβετε στο πρωτεύον κλειδί και µετά πατήστε στο κουµπί Πρωτεύοντος Κλειδιού (Primary Key) της γραµµής εργαλείων Πατήστε στη γραµµή στην οποία βρίσκεται ο ορισµός του πεδίου στο πάνω µέρος του παραθύρου της άποψης Σχεδίασης και ορίστε την ιδιότητα στο κάτω µέρος του παραθύρου. Επιλέξτε τον πίνακα στο παράθυρο Database και πατήστε στο κουµπί Design. Μετά, µεταφερθείτε στην στήλη Field Name και κάντε τις αλλαγές σας. 7.4 ΕΙΣΑΓΩΓΗ & ΠΡΟΣΑΡΤΗΣΗ ΠΙΝΑΚΩΝ ΑΠΟ ΑΛΛΕΣ ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ Μία σηµαντική δυνατότητα της Access είναι η δυνατότητα εισαγωγής & προσάρτησης πινάκων από άλλες εφαρµογές, όπως το Lotus 1-2-3, το Excel, η dbase, η Paradox, το Btrieve και το MS SQL Server ή και από ένα αρχείο κειµένου. Για την επεξεργασία των δεδοµένων αυτών υπάρχουν δύο δυνατότητες : Να εισάγετε (Import) τα δεδοµένα στην Access. Στην περίπτωση αυτή, η Access δηµιουργεί έναν κατάλληλο πίνακα και εισάγει τα δεδοµένα σ' αυτόν. Ο πίνακας αυτός είναι πλέον ένας πίνακας της Access και ότι αλλαγές γίνονται σ' αυτόν δεν έχουν καµιά επίδραση στα αρχικά δεδοµένα. Για να εισάγετε έναν πίνακα, από το µενού File επιλέγετε Άνοιγµα, καθορίζετε το είδος των εισαγοµένων δεδοµένων και επιλέγετε το αρχείο που σας ενδιαφέρει. 7.5 ΕΞΑΓΩΓΗ Ε ΟΜΕΝΩΝ ΣΕ ΑΛΛΕΣ ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ Η Access, εκτός από το να δέχεται στοιχεία από άλλες εφαρµογές, µπορεί να εξάγει τα δεδοµένα της σε διάφορες µορφές, κατανοητές από διάφορες εφαρµογές. Για παράδειγµα, αν θέλετε να παραστήσετε σε ένα γράφηµα τις πωλήσεις των γλυκών σε µία χρονική περίοδο, και δεν θέλετε να χρησιµοποιήσετε τα γραφήµατα της Access, µπορείτε να εξάγετε τον πίνακα των πωλήσεων σε µορφή Excel, και ανοίγοντας το νέο αρχείο µέσα από το Excel, να κάνετε το γράφηµα που θέλετε. Για να εξάγετε κάποιο αντικείµενο της Access, από το µενού File επιλέξτε Export. Κατόπιν, επιλέξτε την µορφή του αρχείου εξαγωγής και το εξαγόµενο αντικείµενο και επιλέξτε Ο.Κ. Στην περίπτωση που η εξαγωγή δεν γίνεται σωστά,

27 ΣΕΛ 26 µπορείτε να ορίσετε κάποιες παραµέτρους από το µενού File και την επιλογή Imp/Exp Setup. ΕΙΚ. 7.3 ΑΠΟ ΕΚΤΕΣ Ε ΟΜΕΝΩΝ ΕΞΑΓΩΓΗΣ ΕΙΚ ΕΠΙΛΟΓΗ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ ΕΞΑΓΩΓΗΣ

28 ΣΕΛ 27 ΕΙΚ ΠΙΝΑΚΑΣ ΤΗΣ ACCESS ΣΤΟ EXCEL

29 ΣΕΛ 28 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 8 ΣΥΣΧΕΤΙΣΜΟΣ ΠΙΝΑΚΩΝ 8.1 ΓΕΝΙΚΑ H Access είναι µία σχεσιακή βάση δεδοµένων και, για αυτόν τον λόγο, µπορείτε να χρησιµοποιείτε κάθε φορά τα δεδοµένα που βρίσκονται σε περισσότερους από έναν πίνακες. Για να γίνει αυτό, αφού δηµιουργήσετε τους πίνακες της βάσης δεδοµένων σας και ορίσετε το πρωτεύον κλειδί του καθενός, µπορείτε να δηµιουργήσετε σχέσεις (Relationships) ανάµεσά τους. Τα δεδοµένα συσχετιζόµενων πινάκων µπορείτε να τα βλέπετε ταυτόχρονα µέσα από όλα τα αντικείµενα της Access. Η προσέγγιση αυτή, δηλαδή πολλοί πίνακες και σχέσεις ανάµεσά τους, δίνει στις σχεσιακές βάσεις δεδοµένων ταχύτητα, ευελιξία και οικονοµία χώρου. Στην Access µπορείτε να δηµιουργήσετε δύο είδη σχέσεων : 1. Μονοσήµαντη σχέση (one to many, ένα σε πολλά). Είναι η συχνότερη περίπτωση και εδώ µία εγγραφή ενός πίνακα σχετίζεται µε πολλές ενός άλλου πίνακα. Παράδειγµα τέτοιας σχέσης είναι οι πίνακες πελάτεςπαραγγελίες, όπου για κάθε εγγραφή του πίνακα πελάτες αντιστοιχούν πολλές εγγραφές του πίνακα παραγγελίες. Σε µια τέτοια σχέση, ο πρώτος πίνακας ονοµάζεται Πρωτεύον (Primary) και ο δεύτερος Συσχετισµένος (Related). Για να πραγµατοποιηθεί η σύνδεση, θα πρέπει και στους δύο πίνακες να υπάρχει ένα κοινό πεδίο, µε βάση το οποίο θα γίνει η σχέση. Συνήθως, στον πρωτεύον πίνακα το πεδίο αυτό είναι το πρωτεύον κλειδί ενώ στον συσχετισµένο πίνακα, αν δεν υπάρχει ίδιο πεδίο το δηµιουργούµε. 2. Αµφιµονοσήµαντη σχέση (one to one, ένα προς ένα). Στην περίπτωση αυτή, µία εγγραφή ενός πίνακα σχετίζεται µε µία µόνο εγγραφή του άλλου πίνακα. Τέτοιες περιπτώσεις έχουµε όταν δηµιουργούµε δύο πίνακες για την ίδια οντότητα. Για παράδειγµα, µπορείτε να δηµιουργήσετε 2 πίνακες Υπάλληλων, µία µε τα κοινά στοιχεία (όνοµα, διεύθυνση, τηλέφωνο κ.λ.π.) και µία µε τα απόρρητα (µισθός, κρίσεις προϊσταµένων κ.λ.π.). Κατόπιν, ορίζοντας µία σχέση ένα προς ένα, συνδέουµε τους δύο αυτούς πίνακες. 3. Πολυσήµαντη Σχέση (many to many, πολλά προς πολλά). Στην περίπτωση αυτή έχουµε πίνακες που δεν µπορούν να συνδεθούν µε σχέση πρωτεύοντοςσυσχετισµένου. Για παράδειγµα, οι πίνακες Κουτιά και Γλυκά, δεν µπορούν να συνδεθούν σαν ένα-προς-πολλά διότι κάθε κουτί περιέχει πολλά γλυκά, αλλά και κάθε γλυκό περιέχεται σε πολλά κουτιά. Σε τέτοιες περιπτώσεις, η σύνδεση δηµιουργείται µέσω ενός τρίτου, νέου, πίνακα που ονοµάζεται πίνακας σύνδεσης (Linking Table). Ο πίνακας αυτός έχει σαν πεδία τουλάχιστον τα πεδία που αποτελούν τα πρωτεύοντα κλειδιά στους δύο πίνακες και σαν δικό του πρωτεύον κλειδί το σύνθετο κλειδί που προκύπτει

30 ΣΕΛ 29 από τα πεδία αυτά. Στο προηγούµενο παράδειγµα, οι πίνακες γλυκά και κουτιά συνδέονται µέσω του πίνακα Πληροφορίες Κουτιών, τα πεδία του οποίου είναι τα Κωδικός Κουτιού, Κωδικός Γλυκού και Ποσότητα. Πρωτεύον κλειδί είναι το σύνθετο κλειδί Κωδικός Κουτιού+Κωδικός Γλυκού. Άλλη περίπτωση πολυσήµαντης σχέσης είναι οι πίνακες Κουτιά και Παραγγελίες, όπου ένα κουτί µπορεί να υπάρχει σε πολλές παραγγελίες και µία παραγγελία να περιέχει πολλά κουτιά. Εδώ, ο πίνακας σύνδεσης είναι ο Πληροφορίες Παραγγελιών. 1 2 Η Γραµµή Εργαλείων 1 Προσθήκη Πίνακα (µενού Relationships/Add Table) 2 Προβολή σχέσεων (µενού Edit/ Relationships) EIK. 8.1 ΟΙ ΣΧΕΣΕΙΣ ΠΙΝΑΚΩΝ ΤΗΣ ΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΠΕΛΑΤΩΝ

31 ΣΕΛ 30 EIK. 8.2 ΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΣΧΕΣΗΣ ΓΙΑ Να συσχετίσετε δύο πίνακες Να ακυρώσετε την συσχέτιση ανάµεσα σε δύο πίνακες ΚΑΝΤΕ ΤΑ ΕΞΗΣ Στο παράθυρο database επιλέξτε Relationships από το µενού Edit ή πατήστε στο κουµπί Σχέσεων της γραµµής εργαλείων. Στο πλαίσιο διαλόγου Add Table, επιλέξτε τον πρωτεύοντα πίνακα από τον κατάλογο Table/Query και πατήστε στο Add. Μετά επιλέξτε το συσχετισµένο πίνακα και πατήστε ξανά στο Add. Κλείστε το πλαίσιο διαλόγου. Στο παράθυρο Relationships σύρετε το κοινό πεδίο από τον κατάλογο πεδίων του πρωτεύοντος πίνακα στο οµώνυµο πεδίο του καταλόγου πεδίων του συσχετισµένου πίνακα. Τέλος, πατήστε στο Create Ανοίξτε το παράθυρο Relationships, πατήστε στη γραµµή που συνδέει τους δύο πίνακες και µετά πατήστε στο