copyright DATA COMMUNICATION

Transcript

1

2 copyright DATA COMMUNICATION

3 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ Γ. GUIDED TOUR ΕΙΣΑΓΩΓΗ Η DATA COMMUNICATION Η ΣΕΙΡΑ ACADEMIA FINANCIALS Η ΕΦΑΡΜΟΓΗ ACADEMIA FINANCIALS ΕΣΟΔΑ ΕΞΟΔΑ ΓΝΩΡΙΜΙΑ ΜΕ ΤΟ ACADEMIA FINANCIALS ΕΣΟΔΑ _ ΕΞΟΔΑ ΣΥΝΔΕΣΗ ΣΤΗΝ ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΒΑΣΙΚΩΝ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΩΝ ΚΟΙΝΩΝ ΣΕ ΟΛΗ ΤΗΝ ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΚΑΤΑΧΩΡΙΣΗ ΕΓΓΡΑΦΗΣ ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ ΕΓΓΡΑΦΗΣ ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΑΡΧΕΙΟΥ ΙΔΡΥΣΗ ΕΤΑΙΡΙΑΣ ΙΔΡΥΣΗ ΕΤΑΙΡΙΑΣ ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΑΡΧΕΙΟΥ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΩΝ ΚΑΤΑΧΩΡΙΣΗ ΑΠΛΩΝ ΚΙΝΗΣΕΩΝ ΕΚΤΥΠΩΣΗ ΒΙΒΛΙΟΥ ΕΣΟΔΩΝ-ΕΞΟΔΩΝ ΕΚΤΥΠΩΣΕΙΣ ΕΝΤΥΠΩΝ ΚΑΤΑΧΩΡΙΣΗ ΚΙΝΗΣΗΣ ΠΑΓΙΟΥ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΑΓΙΩΝ ΚΑΤΑΧΩΡΙΣΗ ΕΝΔΟΚΟΙΝΟΤΙΚΩΝ ΣΥΝΑΛΛΑΓΩΝ OFFICE MANAGEMENT ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΓΓΡΑΦΩΝ ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΟ ΚΟΣΤΟΛΟΓΗΣΗ ΕΡΓΑΣΙΩΝ ΜΟΡΦΟΠΟΙΗΣΗ ΕΚΤΥΠΩΣΗΣ ΑΝΑΦΟΡΑ ΣΤΑ ΥΠΟΛΟΙΠΑ ΥΠΟΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΑΞΙΟΓΡΑΦΑ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΕΣ ΑΝΑΦΟΡΕΣ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΙ ΑΠΟΓΡΑΦΗ ΑΠΟΘΗΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΕΣ - ΕΝΗΜΕΡΩΣΕΙΣ Τελευταία αναθεώρηση εγχειριδίου χρήσης: Νοέμβριος 2014 copyright DATA COMMUNICATION

4 copyright DATA COMMUNICATION

5 GUIDED TOUR Γ. GUIDED TOUR 1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ 1.1 Η DATA COMMUNICATION Από το 1987 η μηχανογράφηση των λογιστικών γραφείων είναι συνώνυμη με την Data Communication. Είμαστε η εταιρία πληροφορικής που εμπιστεύεται η μεγαλύτερη μερίδα των λογιστών της χώρας. Με τις καινοτομίες μας αλλάξαμε ριζικά τον τρόπο λειτουργίας των λογιστικών γραφείων και με τα λογιστικά μας προγράμματα τηρούμε τα βιβλία περισσότερων από ελληνικών επιχειρήσεων. Σήμερα, εξακολουθούμε να στηρίζουμε με τον ίδιο ενθουσιασμό τον Έλληνα λογιστή και πρωτοπορούμε πάλι θέτοντας στη διάθεσή του τη σειρά Academia Financials, την πιο ολοκληρωμένη και τεχνολογικά προηγμένη σειρά Οικονομικών και Λογιστικών εφαρμογών που κυκλοφορεί στην ελληνική αγορά. 1.2 Η ΣΕΙΡΑ ACADEMIA FINANCIALS Σχεδιασμένη με την υψηλή τεχνογνωσία και την πολύχρονη εμπειρία της Data Communication στην αγορά των λογιστικών γραφείων, η σειρά Academia Financials δημιουργήθηκε για να καλύψει της ανάγκες του σύγχρονου λογιστή που επιθυμεί να ανταποκριθεί της ολοένα διευρυνόμενες ανάγκες της αγοράς, που θέλει να εξυπηρετεί άψογα κα ι ολοκληρωμένα τους πελάτες του, αλλά και να διαχειρίζεται με επιτυχία τη δική του επιχείρηση, μεγιστοποιώντας την παραγωγικότητα και ελαχιστοποιώντας το κόστος λειτουργίας του λογιστικού του γραφείου. Κύρια χαρακτηριστικά της σειράς Academia Financials είναι: Άμεση εγκατάσταση και λειτουργία οποιαδήποτε χρονική στιγμή, ακόμη και στη μέση μίας οικονομικής χρήσης, ανεξάρτητα από την εφαρμογή που χρησιμοποιούσε ο πελάτης προηγουμένως. Φιλικό και εργονομικό περιβάλλον εργασίας (user interface) που ενσωματώνει όλα τα χαρακτηριστικά και τα βοηθήματα των windows (on line οδηγίες χρήσης -γενικές και ειδικές, ημερολόγιο, αριθμομηχανή κ.λπ). Mενού οργανωμένα σε θεματικές ενότητες για ευκολότερο εντοπισμό λειτουργιών με ενιαία δομή εμφάνισης οθόνης και toolbar σε όλα τα υπο-μενού για ακόμα πιο φιλικό περιβάλλον εργασίας. Δυνατότητα multiple document interface για ταυτόχρονη παρακολούθηση από την ίδια οθόνη διαφορετικών πληροφοριών, καθώς και tab sheets για κλήση όλων των σχετιζομένων εργασιών από την ίδια οθόνη Πολλαπλές μέθοδοι επιλογής εργασιών (mouse, buttons) με δυνατότητα εναλλακτικής χρήσης function keys. Επισήμανση λαθών σε 3 επίπεδα: προειδοποίηση για λάθος που δεν είναι απαραίτητο να διορθωθεί (π.χ. λάθος ΑΦΜ), προειδοποίηση για λάθος που πρέπει να αποκατασταθεί υποχρεωτικά γα να συνεχίσει ο χρήστης την εργασία του (π.χ. κωδικός πελάτη), σύστημα κωδικοποίησης του λάθους για τη διευκόλυνση της επικοινωνίας του χρήστη με το τμήμα Τεχνικής Υποστήριξης της Data Communication. Δυνατότητες παραμετροποίησης, για την ακριβή κάλυψη των επιμέρους αναγκών της εκάστοτε επιχείρησης. Δυνατότητα της Ελεύθερης Αναζήτησης Κειμένου (free text retrieval), σε όλα τα αρχεία που περιλαμβάνουν λίστες και κατηγοριοποίηση: Intrastat, Κωδικοί Αριθμοί Δραστηριότητας (Κ.Α.Δ), Εκτυπώσεις, κ.λπ. Η Ελεύθερη Αναζήτηση Κειμένου λειτουργεί παραμετρικά ως προς οποιοδήποτε πεδίο ή συνδυασμό πεδίων απλουστεύοντας χρονοβόρες διαδικασίες και επιτρέποντας τον άμεσο εντοπισμό της ζητούμενης πληροφορίας. copyright DATA COMMUNICATION 1

6 Δυνατότητα δημιουργίας φορμών και εκτυπώσεων, παραμετρικά για την πλήρη κάλυψη των αναγκών πληροφόρησης της διοίκησης κάθε επιχείρησης: δυνατότητες ταξινόμησης και ομαδοποίησης των πληροφοριών, σχεδιασμός τίτλων, καθορισμός μορφοποίησης των φορμών και των εκτυπώσεων, κλπ Σύστημα αναφορών & εκτυπώσεων (Report Generator) Οι εφαρμογές της σειράς Academia Financials διαθέτουν γεννήτρια εκτυπώσεων και αναφορών με δυνατότητα συμμετοχής όλων των αρχείων και όλων των πεδίων, με πλήρη ευχέρεια καθορισμού παραμέτρων από το χρήστη και δυνατότητες μορφοποίησης ανάλογες με εκείνες των Windows. Δυνατότητα εκτύπωσης σε εκτυπωτές inkjet, laser και dot matrix. Δημιουργία γραφικών παραστάσεων και διαγραμμάτων παραμετρικά, όπως επιθυμεί ο χρήστης. Οκτώ (8) οριζόμενα πεδία, σύμφωνα με τις επιθυμίες του χρήστη, σε όλα τα βασικά αρχεία. Τα οριζόμενα από το χρήστη πεδία διαθέτουν όλες τις δυνατότητες διαχείρισης και παραμετροποίησης που χαρακτηρίζουν τα προκαθορισμένα πεδία της εφαρμογής ως προς την εμφάνισή τους, τις τιμές που δέχονται, αλλά και ως προς τη συμμετοχή τους και τη μορφή τους στις εκτυπώσεις. Υπολογιζόμενα πεδία, που προσφέρουν πρόσθετες δυνατότητες στατιστικής πληροφόρησης σύμφωνα με τις ειδικές ανάγκες του κάθε χρήστη: άντληση αποτελεσμάτων, συνόλων και στατιστικών με συνδυασμό πληροφοριών από τα κύρια αρχεία της εφαρμογής με καθορισμό συναρτήσεων, αριθμητικών πράξεων, κλπ. Δυνατότητα παρακολούθησης απεριόριστων χρήσεων ανά εταιρία για να μπορεί ο λογιστής, όποτε θελήσει, να εργασθεί με τα στοιχεία παρελθουσών χρήσεων χρησιμοποιώντας το νομικό περιβάλλον που ίσχυε το συγκεκριμένο χρονικό διάστημα. Τήρηση για όλες τις εταιρίες κοινού αρχείου συναλλασσομένων για ταχύτερη διεκπεραίωση της καταχώρισης νέων προμηθευτών - πελατών. Δυνατότητα Related Menus (συσχετιζόμενα προγράμματα) στις βασικές εργασίες των εφαρμογών. Δυνατότητα διαχείρισης των μηχανογραφικών εντύπων του Υπουργείου Οικονομικών σε πραγματικές συνθήκες. On Line Σύνδεση με το TAXISNET Δυνατότητα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων μέσα από την εφαρμογή. Λειτουργία on-line και real-time από όλες τις εφαρμογές με ταυτόχρονες ενημερώσεις παντού Live Update για αυτόματη ενημέρωση της εφαρμογής με τις νέες εκδόσεις. Επικοινωνία με όλες τις εφαρμογές Windows (Word, Excel, Access κ.λπ). Δυνατότητα άμεσης και αυτόματης σύνδεσης με τη σειρά εφαρμογών WinEra της Data Communication, μια ολοκληρωμένη σειρά εμπορικής διαχείρισης για μικρού, μεσαίου και μεγάλου μεγέθους επιχειρήσεις, προσφέροντας έτσι σημαντικά πλεονεκτήματα στα λογιστικά γραφεία. Δυνατότητα άμεσης σύνδεσης με τη σειρά MERIDIAN της Data Communication. Δυνατότητα εισαγωγής δεδομένων από εφαρμογές της αγοράς. 1.3 Η ΕΦΑΡΜΟΓΗ ACADEMIA FINANCIALS ΕΣΟΔΑ ΕΞΟΔΑ Η εφαρμογή Academia Financials Έσοδα Έξοδα αποτελεί την πιο ολοκληρωμένη λύση λογισμικού της αγοράς για την απόλυτη κάλυψη των αναγκών του Λογιστικού Γραφείου που διαχειρίζεται Απλογραφικά Βιβλία και Δηλώσεις Φορολογίας Εισοδήματος Το Academia Financials Έσοδα Έξοδα περιλαμβάνει τις ενότητες: Έσοδα-Έξοδα Πελάτες-Προμηθευτές 2

7 GUIDED TOUR Έντυπα Οικονομικές Αναφορές Πάγια Αξιόγραφα Διαχείριση Έργων Απογραφή Αποθήκης Προϋπολογισμοί Office Management Επικοινωνίες Ενημερώσεις Επιπλέον, το Academia Financials Έσοδα Έξοδα Σας δίνει τη δυνατότητα να δημιουργήσετε όσες Εταιρίες, Υποκαταστήματα και Χρήσεις επιθυμείτε, χωρίς κανέναν περιορισμό. Σας επιτρέπει βάσει του ΑΦΜ, να κάνετε εύρεση και αυτόματη καταχώριση συναλλασσομένου χωρίς πληκτρολόγηση. Σας επιτρέπει να κάνετε εύρεση συναλλασσομένου από οποιοδήποτε κράτος-μέλος και αυτόματη καταχώριση των στοιχείων του χωρίς πληκτρολόγηση. Σας δίνει τη δυνατότητα Διαχείρισης όλων των Εντύπων και Ηλεκτρονικής Υποβολής αυτών, μαζικά ή μεμονωμένα: Έντυπα Περιοδικής και Εκκαθαριστικής Δήλωσης ΦΠΑ, όλα τα έντυπα που αφορούν Ενδοκοινοτικές Συναλλαγές, όλα τα έντυπα Φορολογίας Εισοδήματος και Εκκαθάρισης Φόρου, όλα τα έντυπα της σειράς Α, Β, Μ, Π, Έντυπα Υπεραξίας Επιχειρήσεων, Προσωρινής Δήλωσης ΦΜΥ και Δήλωσης Παρακρατουμένου Φόρου Εργολάβων. Σας παρέχει ολοκληρωμένη Διαχείριση Παγίων με δυνατότητα καταχώρισης Αναπροσαρμογών και Πολλαπλών Προσθηκών. Σας επιτρέπει να εκτελείτε αυτόματα τις διαδικασίες Υπολογισμού Αποσβέσεων, αποθεματικών και επιδοτήσεων και κάνει αυτόματη εγγραφή αποσβέσεων στο Βιβλίο Εσόδων-Εξόδων. Σας παρέχει ολοκληρωμένη Διαχείριση Αξιογράφων, με δυνατότητα παρακολούθησης ημερολογίου αξιογράφων, καθώς και έλεγχο ληξιπρόθεσμων αξιογράφων. Κατάρτιση και Παρακολούθηση Προϋπολογισμών σε επίπεδο Λογαριασμών, Πελατών & Προμηθευτών. Διαχείριση Απογραφής Αποθήκης και εκτύπωση επίσημου Βιβλίου Απογραφής Χρήσης. Σας παρέχει ένα εξελιγμένο διαχειριστικό εργαλείο για να παρακολουθείτε ηλεκτρονικά τις Επαφές με τους πελάτες του λογιστικού σας γραφείου, καθώς και όλες τις Εκκρεμότητες. Σας δίνει τη δυνατότητα Κοστολόγησης των εργασιών του λογιστικού γραφείου ανά πελάτη και Έκδοσης Παραστατικών παροχής υπηρεσιών για τους πελάτες σας. Σας δίνει δυνατότητα αυτόματης και δωρεάν πρόσβασης στο Tax Heaven, την εγκυρότερη και πληρέστερη βάση δεδομένων λογιστικής ενημέρωσης. Το «έξυπνο» λογισμικό της Data Communication αναγνωρίζει αυτόματα τις ανάγκες πληροφόρησης του λογιστή και προτείνει ειδήσεις και πληροφορίες συναφείς με το αντικείμενο της εταιρίας όπου έχει συνδεθεί ο χρήστης Σας δίνει τη δυνατότητα εισαγωγής και εξαγωγής δεδομένων από και προς όλες τις εμπορικές εφαρμογές της Data Communication: WinEra Εμπορική και Οικονομική Διαχείριση και DC Retail System Σας συνδέει με όλα τα εμπορικά και λογιστικά προγράμματα της αγοράς εξασφαλίζοντας τόσο τα παλαιότερα δεδομένα όσο και την άμεση επικοινωνία με τους πελάτες σας, χωρίς περιορισμούς στο πλήθος των συνδέσεων. copyright DATA COMMUNICATION 3

8 2. ΓΝΩΡΙΜΙΑ ΜΕ ΤΟ ACADEMIA FINANCIALS ΕΣΟΔΑ _ ΕΞΟΔΑ 2.1 ΣΥΝΔΕΣΗ ΣΤΗΝ ΕΦΑΡΜΟΓΗ Το παρόν εγχειρίδιο είναι, μαζί με τις υπηρεσίες e-training της Data Communication, το καταλληλότερο βοήθημα για να εξοικειωθείτε με την εφαρμογή Academia Financials Έσοδα - Έξοδα. Στις σελίδες που ακολουθούν θα παρακολουθήσετε βήμα προς βήμα μία σειρά παραδείγματα που αποτελούν τον βασικό κορμό λειτουργίας της εφαρμογής. Μόλις ολοκληρώσετε τα παραδείγματα αυτά, θα είστε έτοιμοι να χρησιμοποιήσετε την εφαρμογή και να αξιοποιήσετε αρκετές από τις δυνατότητες που σας προσφέρει. Για να συνδεθείτε στην εφαρμογή, επιλέξτε Εκκίνηση>Προγράμματα> Data Communication>Academia Financials Ή τη συντόμευση της εφαρμογής από τη επιφάνεια εργασίας. Στο παράθυρο διαλόγου Κωδικός Πρόσβασης δώστε Χρήστης DC και Kωδικός DC. Από τον πίνακα Αναζήτηση Εταιριών που θα εμφανιστεί, επιλέξτε την Demo Εταιρία. Στην οθόνη σας εμφανίστηκε το Βασικό Μενού και οι Επιλογές της εφαρμογής. 2.2 ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΒΑΣΙΚΩΝ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΩΝ ΚΟΙΝΩΝ ΣΕ ΟΛΗ ΤΗΝ ΕΦΑΡΜΟΓΗ Πριν ξεκινήσετε με την ίδρυση μιας εταιρίας, θα θέλαμε να σας ξεναγήσουμε στο περιβάλλον εργασίας και να δούμε μαζί κάποια από τα κύρια χαρακτηριστικά που είναι κοινά σε όλη την εφαρμογή. Στην πρώτη γραμμή της οθόνης υπάρχει ο τίτλος και η έκδοση της εφαρμογής. Ακολουθεί η γραμμή εντολών από την οποία μπορείτε να επιλέξετε βασικές εργασίες, όπως Κλείσιμο Εφαρμογής, Επιλογή Εταιρίας, Βοήθεια. Από το Αρχείο>Κατάλογος μπορείτε να εμφανίζετε το βασικό μενού της εφαρμογής, ενώ από το Αρχείο>Συνήθεις Επιλογές το μενού των λειτουργιών που χρησιμοποιείτε συνήθως. 4

9 GUIDED TOUR Από το Βοήθεια>Πληροφορίες παίρνετε πληροφορίες για την έκδοση του προγράμματος που διαθέτετε και εισάγετε τον κωδικό ενεργοποίησης. Από το Βοήθεια>Επικοινωνία με Sites μπορείτε να συνδεθείτε απευθείας με δέκα ιστοσελίδες στο Internet. Η επόμενη γραμμή είναι η Γραμμή Εργαλείων (toolbar). Παρέχει εικονίδια που αντιπροσωπεύουν βασικές λειτουργίες της εφαρμογής, όπως Βασικό Μενού, Εταιρίες/Χρήσεις, Βοήθεια, εικονίδια που δίνουν τη δυνατότητα να μεταφερθείτε απευθείας σε κάποια εξωτερική λειτουργία (π.χ. Control Panel, Windows Explorer) χωρίς να είναι απαραίτητο να ελαχιστοποιήσετε ή να κλείσετε την εφαρμογή και το εικονίδιο RSS Feed που σας επιτρέπει να ενημερώνεστε για τα τελευταία νέα της Data Communication, για πρόσφατες Ειδήσεις, Νόμους, Εγκυκλίους, Φορολογικό Ημερολόγιο, Συλλογικές Συμβάσεις καθώς και τα τελευταία νέα από την Ελλάδα και την Οικονομία. Το περιεχόμενο της γραμμής αυτής δεν είναι σταθερό. Εξαρτάται από την οθόνη στην οποία βρίσκεστε και περιέχει τις διαθέσιμες κάθε φορά επιλογές. Εάν ακουμπήσετε το δείκτη του ποντικιού επάνω στο κάθε εικονίδιο εμφανίζεται η περιγραφή της λειτουργίας του. Δεξιά στην οθόνη βλέπετε τα κουμπιά του SW & Info: All in One, μιας λειτουργίας που σας επιτρέπει να έχετε αυτόματα μέσα από την εφαρμογή πρόσβαση στο φορολογικό αρχείο και στις συνδρομητικές υπηρεσίες του TaxHeaven, του μεγαλύτερου φορολογικού αρχείου στην Ελλάδα. Κάτω από τη γραμμή εργαλείων βρίσκεται το Βασικό Μενού της εφαρμογής. copyright DATA COMMUNICATION 5

10 Κάθετα, έχετε όλα τα υποσυστήματα του προγράμματος. Το ποια από αυτά εμφανίζονται στην οθόνη σας εξαρτάται από τη λύση που διαθέτετε. Αναλυτικά βλέπετε: Έσοδα Έξοδα Πελάτες Προμηθευτές Έντυπα Οικονομικές Αναφορές Πάγια Αξιόγραφα Προϋπολογισμοί Απογραφή Αποθήκης Διαχείριση Έργων Office Management Επικοινωνίες Ενημερώσεις Παράμετροι Μπορείτε να μετακινηθείτε στο βασικό μενού με το ποντίκι και εναλλακτικά με τα βελάκια. Επιλέγοντας υποσύστημα, εμφανίζονται στο δεξί μέρος της οθόνης και οι λειτουργίες του συγκεκριμένου υποσυστήματος. Για τη μετακίνησή σας στο βασικό μενού αλλά και στο μενού οποιουδήποτε υποσυστήματος μπορείτε να χρησιμοποιήσετε είτε το ποντίκι είτε τα βελάκια (επάνω, κάτω, αριστερά και δεξιά).με το πλήκτρο Tab μπορείτε να μεταβαίνετε από το βασικό μενού στο μενού του επιλεγμένου υποσυστήματος. Κινηθείτε επάνω στο βασικό μενού με το ποντίκι ή με τα βελάκια. Δείτε στα δεξιά το μενού των εργασιών των υποσυστημάτων. Επιλέξτε το υποσύστημα Πελάτες. Παρατηρήστε δεξιά ότι οι βασικές ομάδες εργασιών απεικονίζονται με ένα μπλε φάκελο. Κάντε κλικ στο + στα αριστερά του φακέλου Κύριες Εργασίες ή πατήστε δεξί βελάκι. Εμφανίστηκαν οι επιμέρους εργασίες που απεικονίζονται με κόκκινο φάκελο Συνεχίστε ανοίγοντας τα επόμενα υποσυστήματα. Παρατηρήστε ότι οι λειτουργίες είναι ομαδοποιημένες με τον ίδιο τρόπο: Κύριες Εργασίες, Εκτυπώσεις, Πίνακες και Βοηθητικές Εργασίες. Ανοίξτε μία Κύρια Εργασία. Ανοίξτε μία Εκτύπωση. Παρατηρήστε πώς αλλάζουν τα εικονίδια της γραμμής εργαλείων. Ακουμπήστε επάνω τους το δείκτη του ποντικιού και δείτε τη λειτουργία τους. Συνεχίστε ανοίγοντας όσες κύριες εργασίες θέλετε. Συνεχίστε ανοίγοντας όσες εκτυπώσεις και βοηθητικές εργασίες θέλετε. Εάν το βασικό μενού σας φαίνεται μεγάλο, έχετε τη δυνατότητα να καθορίσετε τις λειτουργίες του προγράμματος που χρησιμοποιείτε περισσότερο και να τις εντάξετε σε ένα ενιαίο μενού, τις Συνήθεις Επιλογές. 6

11 GUIDED TOUR Για να εντάξετε μια εργασία στις Συνήθεις Επιλογές, π.χ. τη Διαχείριση Πελατών από το υποσύστημα Πελάτες. Επιλέξτε διαδοχικά από το μενού Πελάτες>Κύριες Εργασίες> Διαχείριση Πελατών. Κάντε δεξί κλικ επάνω στον τίτλο Διαχείριση Πελατών και επιλέξτε Αντιγραφή στις Συνήθεις Επιλογές. Για να ενεργοποιήσετε το μενού των Συνήθων Επιλογών που μόλις δημιουργήσατε, πατήστε Ctrl+F10. Για να διαγράψετε μια εργασία από τις Συνήθεις Επιλογές επιλέξτε την εργασία, κάντε δεξί κλικ και πατήστε Διαγραφή copyright DATA COMMUNICATION 7

12 Για να επανέλθετε στο βασικό Μενού της εφαρμογής πατήστε το πλήκτρο F10. ΣΗΜΕΙΩΣΗ Σημειώνουμε ότι υπάρχει η δυνατότητα Προσωποποίησης του Μενού της εφαρμογής, την οποία χειρίζονται οι διαχειριστές του συστήματος. Οδηγίες για την προσωποποίηση του μενού δείτε online πατώντας Shift+F1 στην επιλογή Παράμετροι> Ασφάλεια Εφαρμογής> Διαχείριση menu Ομάδων, ή στο εγχειρίδιο χρήσης Προσωποποίηση Μενού (κεφ. Β.2.4). 2.3 ΚΑΤΑΧΩΡΙΣΗ ΕΓΓΡΑΦΗΣ Επιλέξτε να εκτελέσετε τη λειτουργία Διαχείριση Πελατών από το υποσύστημα Πελάτες> Κύριες Εργασίες και να καταχωρίσετε έναν πελάτη. Η διαδικασία καταχώρισης και οι υπόλοιπες λειτουργίες που θα παρατηρήσετε σε λίγο είναι κοινές για όλα τα αρχεία της εφαρμογής. Στην οθόνη σας άνοιξε το Αρχείο Διαχείριση Πελατών. Εδώ θα πρέπει να παρατηρήσετε τα εξής: 1. Το Αρχείο Πελατών αποτελείται από 4 οθόνες: 8 Βασικά, Διάφορα, Στοιχεία Τιμολόγησης, Οριζόμενα Πεδία

13 GUIDED TOUR Μετακινηθείτε από τη μία οθόνη στην άλλη με Ctrl+Page Up και Ctrl+Page Down. Ή επιλέξτε την οθόνη που θέλετε με το ποντίκι. 2. Σε οποιαδήποτε οθόνη και να βρίσκεστε επάνω δεξιά υπάρχει το μενού Επιλογές. Από εκεί μπορείτε, ενώ βρίσκεστε στα σταθερά στοιχεία κάποιου πελάτη, να εκτελέσετε διάφορες εντολές όπως να δείτε την οικονομική καρτέλα του ή τα υπόλοιπα του πελάτη. 3. Επόμενη παρατήρηση είναι ότι ορισμένοι τίτλοι πεδίων αναγράφονται με Βold Έντονους χαρακτήρες, ορισμένοι είναι Underlined - Υπογραμμισμένοι και ορισμένοι κανονικοί. Bold Έντονοι: σημαίνει ότι τα συγκεκριμένα πεδία είναι υποχρεωτικά κατά την καταχώριση. Δεν μπορείτε να καταχωρήσετε, π.χ., έναν πελάτη αν δεν έχετε συμπληρώσει Κωδικό, Επωνυμία και στοιχεία ΜΥΦ. Underlined υπογραμμισμένοι: σημαίνει ότι τα συγκεκριμένα πεδία μπορούν να συμπληρωθούν από βοηθητικό πίνακα. Πατήστε Enter μέχρι να φτάσετε στον ΑΦΜ και να δώσετε ένα τυχαίο 3ψήφιο νούμερο. Συνεχίστε με Enter μέχρι να φτάσετε στη Δ.Ο.Υ. και να δείτε πώς μπορείτε να αναζητήσετε από πίνακα. Ταυτόχρονα εμφανίζονται κόκκινα καμπανάκια στον Κωδικό και στην Επωνυμία και κίτρινο αγγλικό ερωτηματικό στο ΑΦΜ. Παρατηρήστε την αλλαγή χρωματισμού του πεδίου στο οποίο βρίσκεστε κάθε φορά, έτσι ώστε να έχετε πάντα τον έλεγχο της οθόνης. Αφού φτάσετε στο πεδίο της Δ.Ο.Υ. πληκτρολογήστε τα αρχικά της Δ.Ο.Υ. που θέλετε να επιλέξετε. Ή πατήστε F4 για να ανοίξει ο βοηθητικός πίνακας. Ακολουθώντας την ίδια διαδικασία επιλέξτε Επάγγελμα. Επιλέξατε Δ.Ο.Υ., αλλά παρατηρήστε ότι δίπλα στα πεδία Κωδικός και Επωνυμία εμφανίστηκε ένα κόκκινο καμπανάκι και δίπλα στον Α.Φ.Μ. ένα κίτρινο αγγλικό ερωτηματικό. Αυτό σημαίνει ότι στην εφαρμογή υπάρχει ενσωματωμένο ένα σύστημα οπτικής ενημέρωσης του χρήστη για τυχόν λάθη που κάνει. Υπάρχουν δύο είδη λαθών: 1. Τα απαγορευτικά λάθη (fatal errors) που απεικονίζονται με κόκκινο καμπανάκι 2. Τα προειδοποιητικά λάθη (warning errors) που απεικονίζονται με κίτρινο αγγλικό ερωτηματικό Στο συγκεκριμένο παράδειγμα πατήσατε Enter χωρίς να δώσετε Κωδικό και Επωνυμία, ενώ είναι υποχρεωτικά πεδία. Το κόκκινο καμπανάκι δηλώνει ότι δε θα μπορέσει να γίνει καταχώριση. Στο ΑΦΜ copyright DATA COMMUNICATION 9

14 το κίτρινο ερωτηματικό είναι προειδοποίηση ότι ο ΑΦΜ που δώσατε είναι λάθος ή είναι κενός. Παρόλα αυτά όμως θα μπορέσετε να καταχωρήσετε την εγγραφή. Διορθώστε λοιπόν τα λάθη συμπληρώνοντας τα πεδία Κωδικός και Επωνυμία. Μετακινηθείτε προς τα πάνω πατώντας Shift+Enter ή χρησιμοποιώντας το ποντίκι. Έστω Kωδικός και Eπωνυμία ΠΕΛΑΤΗΣ. Για ΑΦΜ δώστε ένα τυχαίο νούμερο ή τον πραγματικό σας ΑΦΜ (Για τη συνέχεια της παρουσίασης θεωρούμε ότι δώσατε λάθος ΑΦΜ). Συνεχίστε επιλέγοντας NAI στο Υπόχρεος ΜΥΦ Αφού συμπληρώσετε τα στοιχεία του Πελάτη τα κόκκινα καμπανάκια έφυγαν, ενώ έχει μείνει το κίτρινο ερωτηματικό, το οποίο δηλώνει ότι ο Α.Φ.Μ. είναι λάθος. Πατήστε F12 για να καταχωρίσετε την εγγραφή, ή επιλέξτε το εικονίδιο Εμφανίστηκε μήνυμα από την εφαρμογή ότι ο ΑΦΜ είναι λάθος, αλλά μπορείτε να επιλέξετε Αποθήκευση και να καταχωρήσετε την εγγραφή. Παρατηρήστε ότι δίπλα στο Λάθος ΑΦΜ υπάρχει βοηθητικός κωδικός Λάθος DC_2034. Αυτός ο κωδικός δίνει τη δυνατότητα στο Τμήμα Τεχνικής Υποστήριξης της Data Communication, κατά την τηλεφωνική υποστήριξη, να σας δίνει αμέσως τη λύση του προβλήματος, χωρίς να χρονοτριβεί. 2.4 ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ ΕΓΓΡΑΦΗΣ Προσπαθήστε να αναζητήσετε τώρα τον πελάτη που μόλις καταχωρίσατε. Η διαδικασία της αναζήτησης είναι η ίδια σε όλη την εφαρμογή, ανεξάρτητα από το αρχείο στο οποίο γίνεται η αναζήτηση. Πατήστε F9 ή επιλέξτε το εικονίδιο 10

15 GUIDED TOUR Εμφανίστηκε η οθόνη Αναζήτηση. Παρατηρήστε ότι η εφαρμογή από προεπιλογή κάνει Αναζήτηση Με Επωνυμο(ία), καθώς η αναζήτηση πελάτη γίνεται συνήθως με επωνυμία. Μπορείτε, όμως, να αναζητήσετε και με ΑΦΜ και με Διεύθυνση και με Κωδικό και με όλα τα πεδία που περιλαμβάνονται στη λίστα. Πατήστε Tab για να μετακινηθείτε στο πεδίο Αναζήτηση Με. Ανοίξτε το με F4 ή με το ποντίκι. Δείτε με ποια πεδία μπορείτε να κάνετε αναζήτηση. Πατήστε F4 για να κλείσετε τη λίστα και Shift +Tab για να επιστρέψτε στο πεδίο Αναζήτηση ή χρησιμοποιήστε το ποντίκι. Έστω λοιπόν ότι αναζητάτε με Ονοματεπώνυμο. Δώστε Επώνυμο(ία Δώστε τα αρχικά του ονόματός σας και πατήστε Enter. copyright DATA COMMUNICATION 11

16 Εμφανίστηκε λίστα με τους πελάτες που ξεκινούν από ό,τι επιλέξατε και κάτω, ενώ δίπλα στην καρτέλα στοιχείων του πελάτη απεικονίζονται τα πλήρη στοιχεία του. Με Enter επιλέξτε τον πελάτη που θέλετε και επιστρέψτε στη Διαχείριση Πελατών για να διορθώσετε ή να διαγράψετε τον συγκεκριμένο πελάτη. Πατήστε ξανά F9 έτσι ώστε να ξαναεμφανίσετε την οθόνη Αναζήτησης. Η εφαρμογή είναι τόσο φιλική και εύχρηστη, που σας δίνει τη δυνατότητα να ορίσετε σύμφωνα με τις ανάγκες σας την οθόνη αναζήτησης. Πατήστε Ctrl+P ή επιλέξετε το εικονίδιο παράθυρο Παράμετροι Αναζήτησης. Εμφανίστηκε το ΠΡΟΣΟΧΗ: Για να ενεργοποιήσετε τη συγκεκριμένη δυνατότητα θα πρέπει να έχετε συνδεθεί στην εφαρμογή με Χρήστη super. Μπορείτε πλέον να ορίσετε εσείς τις παραμέτρους της αναζήτησης. 12

17 GUIDED TOUR Μπορείτε, για παράδειγμα, να πείτε ότι θέλετε να εμφανίζεται μετά τον Κωδικό ο Α.Φ.Μ. και, στη συνέχεια, η Επωνυμία. Ή πρώτα η Επωνυμία, μετά ο ΑΦΜ και στη συνέχεια ο Κωδικός Επιλέξτε με το ποντίκι τον Α.Φ.Μ και πατήστε το κουμπί που απεικονίζει το επάνω βελάκι, ώστε ο Α.Φ.Μ να έρθει 2 ος και η Επωνυμία 3 η. Ή επιλέξτε με το ποντίκι την Επωνυμία και πατήστε το κουμπί που απεικονίζει το επάνω βελάκι, ώστε η Επωνυμία να έρθει 1 η και ο ΑΦΜ 2 ος. Στη συνέχεια πατήστε Αποθήκευση με το πλήκτρο F12 ώστε να καταχωρίσετε τις αλλαγές. Την επόμενη φορά που θα επιλέξετε αναζήτηση η λίστα θα εμφανιστεί σύμφωνα με τις επιθυμίες σας. 2.5 ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΑΡΧΕΙΟΥ Πριν προχωρήσουμε στην ίδρυσης της εταιρίας, θα θέλαμε να μείνετε λίγο ακόμη στο Αρχείο Πελατών και να δείτε τον όγκο δεδομένων τα οποία διαχειρίζεται η εφαρμογή. Στα Βασικά έχετε όλα εκείνα τα στοιχεία που συνιστούν τη βασική ταυτότητα του πελάτη: Κωδικό, Επωνυμία, Υποβολή ΜΥΦ, κ.λπ. Παρατηρήστε ότι δίπλα από τον ΑΦΜ υπάρχουν δύο εικονίδια. Το 1ο, της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων, σας επιτρέπει εφόσον είστε συνδεδεμένοι στο Ιnternet να κάνετε βάσει ΑΦΜ εύρεση και αυτόματη καταχώριση συναλλασσομένου χωρίς πληκτρολόγηση. Το 2 ο να κάνετε εύρεση συναλλασσομένου από οποιοδήποτε κράτος-μέλος της ΕΕ και αυτόματη καταχώριση των στοιχείων του χωρίς πληκτρολόγηση. Στα Διάφορα μπορείτε να κατατάξετε τον πελάτη σας σε διάφορες κατηγορίες και να καταχωρήσετε στοιχεία όπως Αριθμός ΔΙ.ΠΕ.ΘΕ., Όνομα Πατέρα, Εναλλακτική Επωνυμία. Μπορείτε επίσης να καταχωρήσετε το του, ώστε του στέλνετε πληροφορίες και ενημερώσεις άμεσα μέσω Internet. copyright DATA COMMUNICATION 13

18 Τα Στοιχεία Τιμολόγησης χρησιμοποιούνται συνήθως από τους λογιστές που τιμολογούν τους πελάτες τους μέσα από την εφαρμογή των Εσόδων - Εξόδων και το κύκλωμα του Office Management. Εδώ μπορείτε να δηλώσετε Προτεινόμενο Ποσό, Ποσοστό Παρακράτησης και κάθε πότε θέλετε να τιμολογείται ο πελάτης, π.χ. ανά 15ήμερο, μήνα, Τέλος, στα Οριζόμενα Πεδία έχετε τη δυνατότητα να ορίσετε 8 πεδία: 2 Κείμενα, 2 Ημερομηνίες, 2 Αριθμούς και 2 Μεταβλητές όπως εσείς επιθυμείτε. Έχετε τη δυνατότητα, για παράδειγμα, να ονομάσετε το Κείμενο 1 σε Διεύθυνση Κατοικίας και να κρατάτε πλέον αυτό το στοιχείο. Θα μπορείτε δηλ. να αναζητάτε και με αυτό το στοιχείο, να το έχετε στις εκτυπώσεις, κ.λπ. Ο ορισμός των Οριζόμενων Πεδίων γίνεται από το μενού Παράμετροι/Κύριες Εργασίες/Διαχείριση Εταιρίας. Μέχρι τώρα είδατε κάποια βασικά χαρακτηριστικά του προγράμματος. Τα χαρακτηριστικά αυτά δεν εμφανίζονται μόνο στην εφαρμογή Έσοδα Έξοδα, αλλά και σε όλη τη σειρά ACADEMIA FINANCIALS, καθώς πιστεύουμε ότι για την ευχρηστία και αποδοτικότητα ενός προγράμματος είναι σημαντικό να υπάρχει ενιαία λογική. 14

19 GUIDED TOUR 3. ΙΔΡΥΣΗ ΕΤΑΙΡΙΑΣ 3.1 ΙΔΡΥΣΗ ΕΤΑΙΡΙΑΣ Προσπαθήστε τώρα να ιδρύσετε μια εταιρία από την αρχή. Επιλέξτε τη λειτουργία Διαχείριση Εταιριών από το υποσύστημα Παράμετροι>Κύριες Εργασίες>Διαχείριση Εταιρίας. Εμφανίστηκε η Διαχείριση Εταιριών. Παρατηρήστε την ομοιότητα αυτής της οθόνης με τη Διαχείριση Πελατών. Δώστε: Κωδικός: Πληκτρολογήστε τον κωδικό 0001 για την ίδρυση της 1 ης σας εταιρίας. Στη συνέχεια πληκτρολογείτε 0 και το F7 για να προτείνει η εφαρμογή τον επόμενο κωδικό. Παρατηρήστε ότι η εφαρμογή σας δίνει αυτόματα τον επόμενο κωδικό χωρίς να χρειάζεται να θυμόσαστε που είχατε μείνει. Επώνυμο(ία): ΠΑΠΑΝΙΚΟΛΑΟΥ ΝΙΚΟΛΑΟΣ Αριθμός Αιτιολογιών: Δηλώστε πόσες αιτιολογίες θέλετε να καταχωρείτε κατά την καταχώριση των Κινήσεων Εσόδων-Εξόδων. Τιμολογεί τους Πελάτες: Επιλέγοντας ΝΑΙ δηλώνετε ότι η συγκεκριμένη εταιρία τιμολογεί τους πελάτες μέσα από την εφαρμογή, είναι δηλ. η εταιρία του λογιστικού σας γραφείου και εκδίδει Α.Π.Υ. ή Τ.Π.Υ. Σε αυτήν την περίπτωση θα εμφανίζεται στη «Διαχείριση Πελατών» η σελίδα «Στοιχεία Τιμολόγησης» που είδαμε προηγουμένως. Εάν επιλέξετε ΟΧΙ η εταιρία δεν τιμολογεί τους πελάτες και τα Στοιχεία Τιμολόγησης δεν εμφανίζονται. Ενεργή: ΝΑΙ. Σε περίπτωση που κάποια εταιρία κάνει παύση εργασιών συμπληρώνετε ΟΧΙ, ώστε να μην εμφανίζεται στη λίστα αναζήτησης των εταιριών του γραφείου όταν στην οθόνη της αναζήτησης είναι τσεκαρισμένη η ένδειξη «Ενεργή». Είδος Παραστατικού: ΑΠΟ ΠΙΝΑΚΑ Αυτό σημαίνει ότι κατά την καταχώριση κινήσεων θα μπορείτε να επιλέγετε το παραστατικό της κίνησης από πίνακα. Υποκατάστημα της Εταιρίας: Αν η συγκεκριμένη εταιρία είναι υποκατάστημα κάποιας άλλης, πατήστε F9 για να δηλώσετε ποιας εταιρίας. Παρατηρήστε ότι η εφαρμογή διαχειρίζεται απεριόριστο αριθμό υποκαταστημάτων με αυτόματη ενημέρωση του κεντρικού από τα υποκαταστήματα και έκδοση όλων των εντύπων που απαιτούνται. copyright DATA COMMUNICATION 15

20 Η επιχείρηση ανήκει: Στην περίπτωση που η εταιρία ανήκει στη σύζυγο και όχι στον υπόχρεο, επιλέγετε Στη Σύζυγο. Με αυτόν τον τρόπο θα είναι δυνατή η εκτύπωση στο έντυπο Ε2 των στοιχείων της συζύγου. Ενταγμένη αρθρ.39β Κώδικα ΦΠΑ: Επιλέγοντας Ναι, δηλώνετε ότι όλες οι εγγραφές που πραγματοποιούνται στην καταχώριση κινήσεων από την ημερομηνία ένταξης και έπειτα, είτε αφορούν λογαριασμούς εσόδων είτε λογαριασμούς εξόδων, θεωρούνται συναλλαγές που εμπίπτουν στο ειδικό καθεστώς του άρθρου 39β. Τέλος, επιλέξτε ΝΑΙ ότι η εταιρία Χρησιμοποιεί: Δηλώσεις ΦΠΑ, έντυπα Ενδοκοινοτικών Συν/γών, το Έντυπο Ε3-Ε5 και το Έντυπο Ε1-Ε2-Ε9. Πατήστε F12, ώστε να ξεκινήσει η ίδρυση της εταιρίας. Όσο δημιουργείται η εταιρία να πούμε ότι η εφαρμογή περιλαμβάνει έτοιμο αρχείο Λογαριασμών Λογιστικό Σχέδιο, ώστε η εφαρμογή να μπορεί να χρησιμοποιηθεί αμέσως μετά την ίδρυση της εταιρίας. Επίσης, θα δείτε ότι για τη διευκόλυνσή σας η εφαρμογή τηρεί αυτόματα ένα αρχείο Συναλλασσομένων. Οι Πελάτες δηλ. και οι Προμηθευτές όλων των εταιριών καταχωρούνται αυτόματα σε αυτό το αρχείο. Έτσι αν καταχωρήσετε μια επιχείρηση ή έναν ιδιώτη σαν πελάτη στην εταιρία Α, τα στοιχεία του θα είναι διαθέσιμα σε όλες τις εταιρίες σας και δε θα χρειάζεται να καταχωρείτε ξανά από την αρχή τα στοιχεία του. Ολοκληρώθηκε η ίδρυση της εταιρίας και ήδη βρισκόσαστε σε αυτή και είσαστε έτοιμοι να δουλέψετε. Υπενθυμίζουμε ότι δε χρειάζεται να ορίσετε πουθενά μεγέθη αρχείων & πλήθος εγγραφών, ούτε καν ποιες θα είναι οι στήλες του Βιβλίου Εσόδων Εξόδων. Όλες αυτές τις παραμέτρους η εφαρμογή τις διαχειρίζεται αυτόματα. Αυτόματα επίσης ανοίγονται και οι στήλες στο Βιβλίο Εσόδων Εξόδων, ανάλογα βέβαια με το ποιους λογαριασμούς θα ενημερώσετε. Αυτό που πρέπει να ορίσετε στη συνέχεια είναι ποια παραστατικά θα χρησιμοποιείτε. 3.2 ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΑΡΧΕΙΟΥ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΩΝ Κάθε εταιρία που παρακολουθεί η εφαρμογή μπορεί να χρειάζεται διαφορετικά παραστατικά, κάποια άλλα πάλι μπορεί να είναι κοινά. Για διευκόλυνση του χρήστη η εφαρμογή ενσωματώνει λειτουργία που μπορεί να μεταφέρει τα παραστατικά από εταιρία σε εταιρία. Επιλέξτε να καταχωρίσετε μερικά παραστατικά για τις ανάγκες της παρουσίασης / εκπαίδευσης. Επιλέξτε τη λειτουργία Παραστατικά από το υποσύστημα Έσοδα Έξοδα>Πίνακες. Δώστε: Κωδικός: 0001 Περιγραφή: ΤΙΜΟΛΟΓΙΟ ΠΑΡΟΧΗΣ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ 16

21 GUIDED TOUR Σύντομη Περιγραφή: ΤΠΥ Πατήστε F12 και καταχωρήστε το παραστατικό. Συνεχίστε: Κωδικός: 0002 Περιγραφή: ΑΠΟΔΕΙΞΗ ΛΙΑΝΙΚΗΣ Σύντομη Περιγραφή: ΑΛΠ Αυτόματη Αρίθμηση: ΝΑΙ, Πατήστε F12 και καταχωρήστε το παραστατικό. Τώρα είστε έτοιμοι να καταχωρήσετε τις κινήσεις σας. 3.3 ΚΑΤΑΧΩΡΙΣΗ ΑΠΛΩΝ ΚΙΝΗΣΕΩΝ Επιλέξτε τη λειτουργία Καταχώριση Κινήσεων από το υποσύστημα Έσοδα Έξοδα>Κύριες Εργασίες. Εμφανίζεται η οθόνη Καταχώριση Κινήσεων. Στην οθόνη αυτή η Data Communication έχει ενσωματώσει την πολύχρονη τεχνογνωσία της επάνω στη λειτουργία των λογιστικών γραφείων. Είναι μια οθόνη σχεδιασμένη με τέτοιο τρόπο, ώστε η καταχώριση να είναι ταχύτατη. Πατήστε Shift+Enter για να μετακινηθείτε στο πεδίο Λογιστικό Σχέδιο και επιλέξτε με το ποντίκι ή με τα βελάκια ΓΕΝΙΚΟ. Το ίδιο μπορείτε να κάνετε πατώντας F4. Επιλέγοντας Λογιστικό Σχέδιο = ΓΕΝΙΚΟ έχετε στη διάθεσή σας όλους τους λογαριασμούς που η Data Communication έχει ενσωματώσει στην εφαρμογή. Ξεκινήστε, λοιπόν, να καταχωρήσετε μία απλή κίνηση. Πατήστε το πλήκτρο F9 έτσι ώστε να αναζητήσετε το λογαριασμό που Δώστε: Ημερομηνία: Έρχεται προτεινόμενη η τρέχουσα ημερομηνία. Αν θέλετε μπορείτε να την αλλάξετε. Αλλιώς πατάτε Enter. Κωδικός: Εδώ σας ζητείται ο λογαριασμός που θέλετε να ενημερώσετε. Αν δεν γνωρίζετε τον κωδικό του λογαριασμού, μπορείτε να τον αναζητήσετε με την περιγραφή του χωρίς να μετακινηθείτε από το πεδίο «Κωδικός». Δώστε ΠΩΛΗΣΗ Ε/ (μην ξεχάσετε τον χαρακτήρα /, ο οποίος δηλώνει ότι θα αναζητήσετε με το δευτερεύον πεδίο αναζήτησης που στο λογιστικό σχέδιο είναι η Περιγραφή) και copyright DATA COMMUNICATION 17

22 πατήστε F9 για αναζήτηση. Από τη λίστα που εμφανίζεται επιλέξτε τον λογαριασμό ΠΩΛΗΣΗ ΕΜΠΟΡΕΥΜΑΤΩΝ ΧΟΝΔΡΙΚΩΣ 23% Παρατηρήστε ότι: 1. Εμφανίστηκε κίτρινο ερωτηματικό, δηλ. προειδοποίηση ότι ο λογαριασμός κινείται για πρώτη φορά στην εταιρία. 2. Ο κέρσορας πήγε στην Καθαρή Αξία διότι στον ορισμό του λογαριασμού έχει δηλωθεί ότι διευκολύνει να δίνεται η καθαρή αξία και όχι η μικτή. Καθαρή Αξία: 100. Παρατηρήστε ότι αυτόματα ενημερώθηκε η Μικτή Αξία και η Αξία ΦΠΑ. Διορθώστε αν χρειάζεται τον ΦΠΑ σύμφωνα με το παραστατικό. Η εφαρμογή αυτόματα θα ενημερώσει πιθανά προστιθέμενα ή αφαιρούμενα ποσά στην Περιοδική και Εκκαθαριστική Δήλωση ΦΠΑ. Πελάτης: Επειδή η εταιρία είναι νέα, σίγουρα δεν υπάρχει ο πελάτης. Κάντε διπλό κλικ στο πεδίο, ή πατήστε F3 για να διαχειριστείτε το Αρχείο Πελατών και να καταχωρήσετε τα στοιχεία του πελάτη σας. Εμφανίζεται η οθόνη Διαχείριση Πελατών Μπορείτε τώρα να αναζητήσετε τον εαυτό σας στο αρχείο Συναλλασσομένων. Πηγαίνετε στο πεδίο ΑΦΜ Συναλλασσομένων (είτε με Shift+Enter είτε με το ποντίκι) και δώστε τον ΑΦΜ που είχατε καταχωρήσει στην DEMO εταιρία. Εναλλακτικά, πληκτρολογήστε τα αρχικά της επωνυμίας βάζοντας στο τέλος τον χαρακτήρα / π.χ. ΠΑΠΑ/ και πατήστε F9. 18

23 GUIDED TOUR Η καρτέλα στοιχείων στο Αρχείο Πελατών ενημερώνεται αυτόματα χωρίς να χρειαστεί να πληκτρολογήσετε ξανά τα στοιχεία του. Αυτό που πρέπει να συμπληρώσετε είναι μόνο ο Κωδικός. Κωδικός: Πατήστε F12 για καταχώριση. Αγνοήστε τυχόν λάθος ΑΦΜ επιλέγοντας Αποθήκευση και επιστρέψτε με Esc στην Καταχώριση Κινήσεων. Δείτε ότι η εφαρμογή έχει καταχωρήσει τον πελάτη στη φόρμα, ενημερώνοντας ταυτόχρονα και την Αιτιολογία την οποία αποδέχεστε ή τροποποιείται ανάλογα. Επιλέξτε: Παραστατικό: ΔΑΤ Αριθμός: 1. Εισπράξεις/Πληρωμές: Στην περιοχή αυτή μπορείτε αν θέλετε να ενημερώσετε τις ταμειακές κινήσεις των πελατών και προμηθευτών των εταιριών που διαχειρίζεστε. Πατήστε F12 για να καταχωρήσετε την εγγραφή. Ο Έλεγχος Λαθών και Προειδοποιήσεων σας ενημερώνει ότι ο λογαριασμός που ενημερώσατε κινείται για πρώτη φορά στη συγκεκριμένη εταιρία και ότι τυχόν αποδοχή θα σημαίνει την αυτόματη ίδρυση στήλης στο Βιβλίο Εσόδων - Εξόδων. Αποθηκεύστε την εγγραφή επιλέγοντας Αποθήκευση και επιστρέψτε στο πεδίο Ημερομηνία για να περάσετε το επόμενο παραστατικό. Δοκιμάσετε να κάνετε μερικές ακόμη καταχωρίσεις ακολουθώντας τα παρακάτω υποδείγματα: ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ 1 Ημερομηνία: Πατήστε Enter Κωδικός: Πληκτρολογήστε ΠΩΛΗΣΗ Ε/ και πατήστε F9. Επιλέξτε το λογαριασμό ΠΩΛΗΣΗ ΕΜΠΟΡΕΥΜΑΤΩΝ ΧΟΝΔΡΙΚΩΣ 9%. Καθαρή Αξία: 100 ΦΠΑ: 9.00 Πελάτης: Δώστε τα αρχικά της επωνυμίας χωρίς να πληκτρολογήσετε / αυτή τη φορά, π.χ. ΠΑΠΑ και επιλέξτε τον πελάτη. Παραστατικό: ΔΑΤ Αριθμός: 2 copyright DATA COMMUNICATION 19

24 Πατήστε F12 για καταχώριση. Στην προειδοποίηση ότι ο λογαριασμός κινείται για πρώτη φορά επιλέξτε Αποθήκευση. ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ 2 Ημερομηνία: Πατήστε Enter. Κωδικός: Πληκτρολογήστε τον κωδικό ΠΩΛΗΣΗ ΕΜΠΟΡΕΥΜΑΤΩΝ ΛΙΑΝΙΚΩΣ13% ή πληκτρολογήστε ΠΩΛΗΣΗ Ε/ και πατήστε F9 και επιλέξτε το λογαριασμό ΠΩΛΗΣΗ ΕΜΠΟΡΕΥΜΑΤΩΝ ΛΙΑΝΙΚΩΣ 13%. Μικτή Αξία: Πελάτης: Πατήστε F3 για να μετακινηθείτε στο Αρχείο Πελατών. Πατήστε Shift Enter για να πάτε στο πεδίο ΑΦΜ Συναλλασσόμενου και πληκτρολογήστε ΠΕΛ/ ώστε να φέρετε τα στοιχεία του Συναλλασσόμενου ΠΕΛΑΤΕΣ ΛΙΑΝΙΚΗΣ. Δώστε Κωδικό και πατήστε F12για καταχώριση. Με Esc θα επιστρέψετε στην Kαταχώριση Kινήσεων. Παραστατικό: ΑΛΠ Αριθμός: 1. Παρατηρήστε ότι ο αριθμός παραστατικού μπήκε αυτόματα διότι έχετε επιλέξει αυτόματη αρίθμηση. Εισπράξεις/Πληρωμές Τρόπος: ΜΕΤΡΗΤΑ Αξία: Πατήστε F12 για καταχώριση Στην προειδοποίηση ότι ο λογαριασμός κινείται για πρώτη φορά επιλέξτε Αποθήκευση. Ακολουθήστε τις παρακάτω οδηγίες για να κάνετε την καταχώριση υπόθεση ρουτίνας. Επιλέξτε τη λειτουργία Σχεδιασμός Βιβλίου Εσόδων Εξόδων από το υποσύστημα Έσοδα Έξοδα>Βοηθητικές Εργασίες. Επιλέξτε το Βιβλίο ΕΣΟΔΩΝ έτσι ώστε να παρατηρήσετε αρχικά ότι η εφαρμογή έχει ανοίξει αυτόματα τις στήλες, σύμφωνα πάντα με τις κινήσεις που έχετε καταχωρήσει. Πηγαίνετε στο λογαριασμό ΠΩΛΗΣΗ ΕΜΠΟΡΕΥΜΑΤΩΝ ΛΙΑΝΙΚΩΣ16% Επιλέξτε: Παραστατικό: ΑΛΠ Πελάτης: ΠΕΛΑΤΕΣ ΛΙΑΝΙΚΗΣ (πατήστε F9) Αυτόματη Εξόφληση: ΝΑΙ Καταχωρήστε με F12 και προσπαθήστε τώρα να ενημερώσετε ακόμα μια κίνηση Πώλησης Εμπορευμάτων Λιανικώς 16%. Επιλέξτε Καταχώριση Κινήσεων και συνεχίστε: 20

25 GUIDED TOUR Ημερομηνία: Πατήστε Enter. Κωδικός: ΠΩΛΗΣΗ ΕΜΠΠΟΡΕΥΜΑΤΩΝ ΛΙΑΝΙΚΩΣ 16% Μικτή Αξία: Παρατηρήστε ότι η εφαρμογή παρουσίασε αυτόματα: Καθαρή Αξία: Ενημερώθηκε αυτόματα Αξία ΦΠΑ: Ενημερώθηκε αυτόματα Πελάτης: ΠΕΛΑΤΕΣ ΛΙΑΝΙΚΗΣ Αιτιολογία: ΠΕΛΑΤΕΣ ΛΙΑΝΙΚΗΣ Παραστατικό: ΑΛΠ Αριθμός: Ενημερώθηκε αυτόματα λόγω αυτόματης αρίθμησης Τρόπος Είσπραξης: ΜΕΤΡΗΤΑ Αξία: Πατήστε F12 για καταχώριση και ενημερώστε την επόμενη κίνηση. Με τον τρόπο αυτό καταφέρατε να πετύχετε το minimum των πληκτρολογήσεων για μια καταχώριση. Να δίνετε Λογαριασμό και Αξία, και η εφαρμογή να ενημερώνει αυτόματα όλα τα υπόλοιπα στοιχεία. Και αυτό δεν έχει εφαρμογή μόνο στις Λιανικές Πωλήσεις, αλλά και στις καταχωρήσεις Ενοικίων, Κινητής & Σταθερής Τηλεφωνίας, Ύδρευσης, Δ.Ε.Η., Μισθοδοσίας. Σε όλες αυτές τις περιπτώσεις υπάρχει Σταθερός Προμηθευτής και Παραστατικό. Αρκεί λοιπόν να πληκτρολογείτε μόνο την Αξία και η καταχώρισή σας θα διαρκεί λίγα μόνο δευτερόλεπτα ανεβάζοντας κατακόρυφα την αποδοτικότητα του λογιστικού γραφείου σας. Ήδη έχετε ολοκληρώσει κάποιες καταχωρίσεις. Η εφαρμογή έχει αυτόματα ενημερώσει το Βιβλίο Εσόδων Εξόδων, τη Συγκεντρωτική Κατάσταση Τιμολογίων (Κατάσταση ΚΕΠΥΟ), την Περιοδική και Εκκαθαριστική Δήλωση ΦΠΑ και πληθώρα ακόμα αναφορών και εκτυπώσεων χρήσιμων για σας και τους πελάτες σας. copyright DATA COMMUNICATION 21

26 3.4 ΕΚΤΥΠΩΣΗ ΒΙΒΛΙΟΥ ΕΣΟΔΩΝ-ΕΞΟΔΩΝ Επιλέξτε την εκτύπωση Βιβλίο Εσόδων Εξόδων από το υποσύστημα Έσοδα Έξοδα>Εκτυπώσεις>Οικονομικές. Πληκτρολογείτε τα πεδία της Ημερομηνίας είναι ήδη έτοιμα. Δηλαδή: Ημερομηνία: Από-Έως Βιβλίο: ΟΛΑ Νομισματική Μονάδα: ΕΥΡΩ Επίσημη / Ανεπίσημη: ΕΠΙΣΗΜΗ Έστω ότι θέλετε να δημιουργήσετε πολλές διαφορετικές φόρμες αναζήτησης. Θέλετε για παράδειγμα να φτιάξετε μια εκτύπωση Βιβλίου Εσόδων (μόνο), για συγκεκριμένο και μόνο μήνα π.χ. Μάρτιο (στο δικό σας παράδειγμα επιλέξτε μήνα όπου έχετε κάνει εγγραφές), σε Νομισματική Μονάδα ΕΥΡΩ Εφόσον έχετε εισέλθει στην εφαρμογή με χρήστη «Super»» επιλέξτε ή πατήστε Ctr+P, ώστε να εμφανισθεί η οθόνη Παράμετροι Εμφάνισης όπου μπορείτε και να δημιουργήσετε μια δική σας φόρμα, ακολουθώντας τις παρακάτω οδηγίες: Φόρμες: ΒΙΒΛΙΟ ΕΣΟΔΩΝ ΜΗΝΑ 22

27 GUIDED TOUR Προεπιλογή: Το τσεκάρετε αν θέλετε αυτή είναι η προεπιλεγμένη φόρμα που θα εμφανίζεται όταν επιλέγετε τη συγκεκριμένη εκτύπωση. Ημερομηνία: Από: 1/3/13 - Έως: 31/3/13 Βιβλίο: ΕΣΟΔΑ Νομισματική Μονάδα: ΕΥΡΩ Επίσημη / Ανεπίσημη: ΕΠΙΣΗΜΗ Πατήστε Esc και καταχωρήστε τις αλλαγές. Την επόμενη φορά που θα επιλέξετε την εκτύπωση Βιβλίου Εσόδων Εξόδων θα έχετε προεπιλεγμένα τα κριτήρια αναζήτησης που ορίσατε έχοντας ταυτόχρονα τη δυνατότητα να επιλέξετε οποιαδήποτε από τις υπόλοιπες φόρμες που υπάρχουν διαθέσιμες για τη συγκεκριμένη εκτύπωση. Τέλος, σημειώνουμε ότι έχετε τη δυνατότητα να δημιουργήσετε απεριόριστο αριθμό φορμών ανά εκτύπωση. Επιλέξτε τώρα να δείτε τα αποτελέσματα της εκτύπωσης. Επιλέξτε εμφανίστηκε το Βιβλίο Εσόδων - Εξόδων. ή πατήστε F8. Στην οθόνη σας Παρατηρήστε τη δομή του: Ημερομηνία, Παραστατικό, Αιτιολογία και Συνολική Αξία είναι οι standard στήλες του Βιβλίου Εσόδων Εξόδων. Η εφαρμογή αυτόματα άνοιξε στήλες για οποιονδήποτε λογαριασμό ενημερώσατε και φυσικά τη στήλη του ΦΠΑ. Έστω τώρα ότι και εδώ θέλετε να επέμβετε. Θέλετε, για παράδειγμα, να συνενώσετε τις στήλες Χονδρικών Πωλήσεων 9% και 13% σε μια στήλη ΧΟΝΔΡΙΚΕΣ ΠΩΛΗΣΕΙΣ. Επιλέξτε τη λειτουργία Σχεδιασμός Βιβλίου Εσόδων Εξόδων από το υποσύστημα Έσοδα Έξοδα>Βοηθητικές Εργασίες. Επιλέξτε το Βιβλίο ΕΣΟΔΩΝ και δώστε στους δυο λογαριασμούς, ΠΩΛΗΣΕΙΣ ΕΜΠΟΡΕΥΜΑΤΩΝ ΧΟΝΔΡΙΚΩΣ 9% και ΠΩΛΗΣΕΙΣ ΕΜΠΟΡΕΥΜΑΤΩΝ ΧΟΝΔΡΙΚΩΣ 13%, Σ. Εμφ. (Σειρά Εμφάνισης) τον ίδιο αριθμό π.χ. 10. Στο πεδίο Τίτλ. Βιβλίου θέστε έναν κοινό τίτλο π.χ. ΧΟΝΔΡΙΚΕΣ ΠΩΛΗΣΕΙΣ και πατήστε F12 για καταχώριση. copyright DATA COMMUNICATION 23

28 Επιστρέφοντας και εκτυπώνοντας πάλι το Βιβλίο Εσόδων Εξόδων θα δείτε ότι η εφαρμογή έχει συνενώσει τις κινήσεις που αφορούν χονδρικές πωλήσεις σε μια στήλη. Σίγουρα έχετε τη δυνατότητα να επιμερίσετε σε υποστήλες μια συγκεντρωτική στήλη του Βιβλίου Εσόδων Εξόδων, ώστε να δείτε αναλυτικά την κίνηση των λογαριασμών που συμμετέχουν. 3.5 ΕΚΤΥΠΩΣΕΙΣ ΕΝΤΥΠΩΝ Επιλέξετε τώρα να δείτε πώς η εφαρμογή έχει ενημερώσει αυτόματα τα διάφορα έντυπα. Επιλέξτε, για παράδειγμα, τη λειτουργία Περιοδική ΦΠΑ (Φ2) από το υποσύστημα Έντυπα>Δηλώσεις ΦΠΑ>Καταχώριση Στοιχείων για να πληκτρολογήσετε τα συμπληρωματικά στοιχεία του εντύπου. Εμφανίζεται το έντυπο της Περιοδικής όπως ακριβώς είναι στην πραγματικότητα. Βλέπετε ότι είναι ήδη συμπληρωμένη η Επωνυμία. Στην περίπτωση που έχετε συμπληρώσει και τα υπόλοιπα στοιχεία της εταιρίας στη Διαχείριση Εταιριών εμφανίζονται και αυτά συμπληρωμένα. Διαφορετικά, τα συμπληρώνετε εδώ ακολουθώντας τις παρακάτω οδηγίες: ΑΡΜΟΔΙΑ Δ.Ο.Y: Πληκτρολογήστε τον Κωδικό της Δ.Ο.Υ. που επιθυμείτε ή αναζητήστε τον με F9. Είδος Δήλωσης: Αν πρόκειται για τροποποιητική ή για έκτακτη δήλωση, τσεκάρετε ανάλογα. Επωνυμία: ΠΑΠΑΝΙΚΟΛΑΟΥ Όνομα: ΝΙΚΟΛΑΟΣ Όνομα Πατέρα: ΙΩΑΝΝΗΣ 24

29 GUIDED TOUR Διεύθυνση: ΛΕΣΒΟΥ 28 Δήμος: ΚΟΡΙΝΘΟΣ κ.ο.κ Αν επιλέξετε τώρα να δείτε τα Στοιχεία της Εκκαθαριστικής ΦΠΑ, θα δείτε το Έντυπο της Εκκαθαριστικής και τα στοιχεία που έχετε καταχωρήσει στην Περιοδική ΦΠΑ ήδη συμπληρωμένα. Το ίδιο ισχύει για οποιοδήποτε από τα υπόλοιπα έντυπα υποστηρίζει η εφαρμογή. Επιλέξτε τώρα να εκτυπώσετε την Περιοδική Δήλωση ΦΠΑ. Επιλέξτε τη λειτουργία Περιοδική ΦΠΑ (Φ2) από το υποσύστημα Έντυπα>Δηλώσεις ΦΠΑ>Εκτυπώσεις. Και εδώ ισχύουν τα όσα είπαμε για τις φόρμες αναζήτησης στο Βιβλίο Εσόδων Εξόδων. Μπορείτε δηλ. να δημιουργήσετε φόρμες, π.χ. Περιοδική 1 ου Διμήνου, 2 ου Διμήνου και να έχετε ορίσει standard τους μήνες, το νόμισμα και τα αντίγραφα. Σε αυτό το σημείο πρέπει να τονιστεί η δυνατότητα του προγράμματος για μαζική εκτύπωση οποιασδήποτε εκτύπωσης ή κατάστασης για πολλές εταιρίες μαζί. Παρατηρήστε ότι πέρα τα Κριτήρια Αναζήτησης και τα Πεδία Ταξινόμησης, υπάρχει στην οθόνη μία ακόμη καρτέλα που τιτλοφορείται Επιλογή Εταιριών. Μεταβείτε σε αυτήν είτε με το ποντίκι είτε πατώντας Ctrl+Page UP. copyright DATA COMMUNICATION 25

30 Βλέπετε ότι εμφανίζονται όλες οι εταιρίες που έχετε ιδρύσει και διαχειρίζεστε από το πρόγραμμα. Μπορείτε να επιλέξετε τσεκάροντας μία, δύο ή ακόμη και όλες τις εταιρίες, ώστε να πάρετε τη συγκεκριμένη εκτύπωση μαζικά για τις εταιρίες που έχετε τσεκάρει. Επιλέξτε μετά ή πατήστε F8. Στην οθόνη σας εμφανίστηκε η Περιοδική ΦΠΑ έτσι όπως αυτή έχει αυτόματα ενημερωθεί σύμφωνα πάντα με τις κινήσεις που έχουν καταχωρηθεί στο Βιβλίο Εσόδων- Εξόδων. Σε αυτό το σημείο δείτε και τη 2 η σελίδα με τα Ποσά που έχουν προκύψει από τις κινήσεις που έχετε κάνει από την Kαταχώριση Kινήσεων. Ας δείτε τώρα πώς και πού μπορείτε να εκτυπώσετε όχι μόνο την Περιοδική ΦΠΑ αλλά όλα τα έντυπα που υποστηρίζει η εφαρμογή. 26

31 GUIDED TOUR Πηγαίνετε στη γραμμή εντολών και ακουμπήστε το δείκτη του ποντικιού, ώστε να εμφανιστούν οι περιγραφές στα εικονίδια Υπουργείου, Μηχανογραφημένη, Inkjet. Μπορείτε λοιπόν να εκτυπώσετε τα έντυπα του TAXIS: Σε λευκό χαρτί με τη χρήση εκτυπωτή Laser ή Inkjet. Επιλέξτε ή πατήστε F8, έτσι ώστε να δείτε το πιστό αντίγραφο του εντύπου και να το εκτυπώσετε. Ποια άλλα έντυπα υποστηρίζει η εφαρμογή; Πέρα από τα κλασικά, δηλ. τα Έντυπα Περιοδικής και Εκκαθαριστικής Δήλωσης ΦΠΑ και τα έντυπα Έντυπα Ενδοκοινοτικών Συναλλαγών, το Academia Financials σας δίνει τη δυνατότητα Διαχείρισης και Ηλεκτρονικής Υποβολής, είτε μαζικά είτε μεμονωμένα, όλων των εντύπων Φορολογίας Εισοδήματος και Εκκαθάρισης Φόρου(Ε1, E2, Ε3, Ε5. E9 και Σειρά Φ), όλων των εντύπων της σειράς Α, Β, Μ, Π και, επιπλέον, των εντύπων Υπεραξίας Επιχειρήσεων, Προσωρινής Δήλωσης ΦΜΥ και Δήλωσης Παρακρατουμένου Φόρου Εργολάβων. Μετακινηθείτε στο υποσύστημα Έντυπα. Φυσικά υπάρχει η δυνατότητα ηλεκτρονικής υποβολής των δηλώσεων μέσω internet. Δείτε το πλήθος των εντύπων που μπορείτε να υποβάλετε ηλεκτρονικά μέσα από την εφαρμογή. Σε κάθε ομάδα εντύπων ανοίξτε το μενού Υποβολή μέσω Internet. Είναι πολύ σημαντικό για ένα λογιστικό γραφείο να χρησιμοποιεί ένα μηχανογραφικό σύστημα που μπορεί να του δώσει το maximum των πληροφοριών με την ενημέρωση των λιγότερων δυνατών κινήσεων. Και αναφερόμαστε σε κινήσεις πολυσύνθετες, που χρειάζεται να ενημερώσουν πολλά αρχεία. Δεν εννοούμε εδώ τα Ζ των ταμειακών μηχανών. Γι αυτήν την περίπτωση μπορείτε κάλλιστα να δημιουργήσετε ένα πρότυπο Λογιστικό Άρθρο και να δίνετε μόνο τα ποσά ανά λογαριασμό. Σκεφτείτε, όμως, μια κίνηση Παγίου Στοιχείου. Πέρα από το Βιβλίο, την Κατάσταση ΚΕΠΥΟ και τα Έντυπα ΦΠΑ, θα πρέπει να ενημερωθεί και το Μητρώο Παγίων με τα πλήρη στοιχεία του παγίου που κινείται. Άλλη περίπτωση είναι οι Ενδοκοινοτικές Συναλλαγές, όπου οι διαδικασίες είναι πολύ χρονοβόρες αν θα πρέπει να αναζητήσετε και τους κωδικούς των Εμπορευμάτων στον τόμο που περιέχει τη Συνδυασμένη Ονοματολογία. Συνεπώς, είναι πολύ σημαντικό να έχετε τη δυνατότητα από την οθόνη καταχώρισης να ενημερώνετε online οτιδήποτε είναι απαιτητό στη συνέχεια. Θα ήταν άσκοπο χάσιμο χρόνου να πρέπει να ενημερώσετε μια Αγορά Παγίου, για παράδειγμα, στο Βιβλίο Εσόδων - Εξόδων και μετά να πρέπει να πάτε στο Μητρώο Παγίων για να καταχωρήσετε τα στοιχεία του. Παρακάτω θα δείτε πώς το Academia Financials Έσοδα Έξοδα διαχειρίζεται αυτού του είδους τις κινήσεις και ποια εργαλεία σας παρέχει, ώστε να εξοικονομήσετε χρόνο. 3.6 ΚΑΤΑΧΩΡΙΣΗ ΚΙΝΗΣΗΣ ΠΑΓΙΟΥ Πηγαίνετε στη λειτουργία Καταχώριση Κινήσεων από το υποσύστημα Έσοδα-Έξοδα> Κύριες Εργασίες. Επιλέξτε: Λογιστικό Σχέδιο: ΓΕΝΙΚΟ Ημερομηνία: Πατήστε Enter. Κωδικός: Πληκτρολογήστε ΑΓΟΡΑ ΠΑ/, πατήστε F9 και επιλέξτε το λογαριασμό ΑΓΟΡΑ ΠΑΓΙΩΝ 23% Αμέσως άνοιξε η οθόνη Αγορές Παγίων, ώστε να περάσετε τα στοιχεία του παγίου. Δώστε: copyright DATA COMMUNICATION 27

32 Περιγραφή: Η/Υ Ποσότητα: 1 Είδος Απόσβεσης: ΣΤΑΘΕΡΗ (πατήστε F4) % Καν. Απάσβ<1/1/2013: Πατήστε F9 και επιλέξτε τον συντελεστή που επιθυμείτε % Καν. ΑπάσΒ.: Πατήστε F9 και επιλέξτε τον συντελεστή που επιθυμείτε % Extra Αποσβέσεις: Έναρξη Λειτουργίας: Σας φέρνει τη σημερινή ημερομηνία την οποία μπορείτε να αλλάξετε. (Γιατί π.χ. αγοράζετε σήμερα ένα πάγιο, αλλά μπορεί να ξεκινήσει τη λειτουργία του ένα μήνα μετά). Κέντρο Κόστους: Τοποθεσία: Λογαριασμός Απόσβεσης: Συμπληρώνετε το λογαριασμό που επιθυμείτε Νόμος: Κωδικός Συσχέτισης: Αξία Αγοράς: Πατήστε Esc για επιστροφή στην οθόνη Καταχώριση Κινήσεων και συνεχίστε την καταχώριση της κίνησης όπως συνήθως: Επιλέξτε Προμηθευτή: Πηγαίνετε με διπλό κλικ (ή με F3) στους Προμηθευτές και φέρτε έναν τυχαίο Συναλλασσόμενο, καταχωρήστε τον Κωδικό και με Esc επιστρέψτε στην καταχώριση. Δώστε Παραστατικό και καταχωρήστε την κίνηση. Ο Έλεγχος Λαθών και Προειδοποιήσεων σας ενημερώνει ότι δεν έχει ξανακινηθεί ο λογαριασμός Αγοράς Παγίων. Επιλέξτε Αποθήκευση. Η εφαρμογή έχει ήδη ενημερώσει όχι μόνο το Βιβλίο Εσόδων Εξόδων αλλά και τα Έντυπα ΦΠΑ και το Αρχείο των Παγίων. Μετακινηθείτε στο υποσύστημα Πάγια. 28

33 GUIDED TOUR 3.7 ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΑΓΙΩΝ Επιλέξτε τη λειτουργία Διαχείριση Παγίων από το υποσύστημα Πάγια> Κύριες Εργασίες> Διαχείριση Παγίων. Στην οθόνη σας εμφανίστηκε η καρτέλα του παγίου που πριν από λίγο ενημερώσατε Δείτε ποια επιπλέον στοιχεία μπορείτε να έχετε για τα πάγια σας. Υπάρχουν 5 υπο-οθόνες για κάθε πάγιο: Βασικά Στοιχεία Διάφορα Στοιχεία Αναπροσαρμογές Κινήσεις Αποσβέσεων Προσθήκες Οριζόμενα πεδία. Τα Βασικά Στοιχεία είναι αυτά που δώσατε κατά την καταχώριση της κίνησης. Στα Διάφορα Στοιχεία έχετε την Αξία του Αποθεματικού, το Ποσό της Επιδότησης, 2 ημερομηνιακά διαστήματα για Διακοπή Λειτουργίας του παγίου (έχετε για παράδειγμα ένα αυτοκίνητο, αλλά είναι στο συνεργείο 3 μήνες τώρα). Ημερομηνία & Αιτία Τερματισμού Ζωής Στις Αναπροσαρμογές έχετε 5 αναπροσαρμογές. Στις Κινήσεις Αποσβέσεων έχετε αναλυτικά τις αποσβέσεις του παγίου. Μετακινήστε με το ποντίκι την μπάρα κύλισης (scrollbar) και δείτε μερικά από τα πεδία της αναλυτικής γραμμής. Στις Προσθήκες μπορείτε να δείτε τις κινήσεις προσθηκών του παγίου σας. Τέλος, στα Οριζόμενα έχετε τη δυνατότητα να ορίσετε 8 πεδία (2 κείμενα, 2 ημερομηνίες, 2 αριθμούς και 2 μεταβλητές) όπως ακριβώς εσείς επιθυμείτε. Και ποιες άλλες λειτουργίες και δυνατότητες έχετε στα Πάγια; Επιστρέψτε στις Κύριες Εργασίες στο υποσύστημα Παγία. Υπολογισμός Αποσβέσεων: Επιλέξτε το ή πατήστε Enter και μπείτε μέσα copyright DATA COMMUNICATION 29

34 Δώστε όποια κριτήρια επιθυμείτε, δώστε υποχρεωτικά Ημερομηνία Υπολογισμού Έως, (αφού είναι με έντονη γραφή) και τέλος πατήστε Έναρξη Υπολογισμού. Εάν επιθυμείτε να πραγματοποιηθεί και εγγραφή στα βιβλία, συμπληρώστε και τα πεδία: Λογ/μος Αυτ.Ενημερ., Ημ/νια Ενημέρωσης, Προμηθευτής, Παραστατικό και Αιτιολογία. Πατήστε Esc για να γυρίσετε στις Κύριες Εργασίες. Με τον ίδιο τρόπο κάνετε Υπολογισμό Αποθεματικού και Υπολογισμό Επιδότησης. Επιπλέον, μπορείτε να κάνετε Διάσπαση Παγίων. Δηλαδή; Πήρατε ένα τραπέζι με έξι καρέκλες και θέλετε να το διασπάσετε διότι σας χάλασε η μία καρέκλα και πρέπει να την καταστρέψετε. Και ποιες Εκτυπώσεις έχετε στα Πάγια; Δείτε για παράδειγμα τις Οικονομικές: Μητρώο Παγίων Μητρώο Παγίων - Αποσβέσεις Αποσβέσεις Παγίων Συγκεντρωτική Κατάσταση Αποσβέσεων 30

35 GUIDED TOUR 3.8 ΚΑΤΑΧΩΡΙΣΗ ΕΝΔΟΚΟΙΝΟΤΙΚΩΝ ΣΥΝΑΛΛΑΓΩΝ Επιλέξτε τη λειτουργία Καταχώριση Κινήσεων. Επιλέξτε: Λογιστικό Σχέδιο: ΓΕΝΙΚΟ Ημερομηνία: Πατήστε Enter. Κωδικός: Πληκτρολογήστε ΕΝΔ/, πατήστε F9 και επιλέξτε τον λογαριασμό ΕΝΔΟΚΟΙΝΟΤΙΚΕΣ ΑΠΟΚΤΗΣΕΙΣ 23% Αμέσως άνοιξε η οθόνη Intrastat, προκειμένου να περάσετε τα στοιχεία της Ενδοκοινοτικής Απόκτησης. Δώστε: Χώρα Προέλευσης: (Ανοίξτε το ή πατήστε F4) Γαλλία Αριθμός Μητρώου ΦΠΑ: Τρόπος Μεταφοράς: (Ανοίξτε το ή πατήστε F4) ΟΔΙΚΗ ΜΕΤΑΦΟΡΑ Φύση Συναλλαγής: (Ανοίξτε το ή πατήστε F4) Οριστική αγορά/πώληση Κωδικός Εμπορεύματος: Πατήστε F9 για να ξεκινήσει να φορτώνει το αρχείο ονοματολογίας. Η εφαρμογή περιλαμβάνει όλη τη Συνδυασμένη Ονοματολογία έτσι ώστε να μπορείτε να αναζητήσετε ένα εμπόρευμα χωρίς να ανατρέχετε σε βιβλία και να χάνετε χρόνο. Στην οθόνη σας έχει ήδη εμφανιστεί ο πίνακας όλων των εμπορευμάτων με την ονοματολογία και τους κωδικούς του κοινού δασμολογίου. Κάθε ομάδα εμφανίζεται με ένα μπλε βιβλίο. Μπορείτε να ανοίξετε τις ομάδες (είτε με διπλό κλικ είτε με δεξί βελάκι) και να επιλέξετε το εμπόρευμα που θέλετε. copyright DATA COMMUNICATION 31

36 Έστω ότι στο συγκεκριμένο παράδειγμα ψάχνετε να βρείτε το εμπόρευμα Λαχανικά. Έχετε τη δυνατότητα να πάτε στο πεδίο Κείμενο και να γράψετε π.χ. ΛΑΧΑ Πατήστε Εύρεση Επομένου και η εφαρμογή αυτόματα θα εντοπίσει αυτό που σας ενδιαφέρει. Παρατηρήστε ότι εντόπισε το εμπόρευμα, έστω και αν αυτό δεν ξεκινά από τη λέξη ΛΑΧΑΝΙΚΑ. Αναζητά δηλ. το εμπόρευμα που σας ενδιαφέρει, οπουδήποτε μέσα στην περιγραφή. Επιλέξτε Εύρεση Επομένου και δείτε ότι συνεχώς θα σας φέρνει εμπορεύματα που η περιγραφή τους περιλαμβάνει το ΛΑΧΑ. Εντοπίστε το εμπόρευμα που θέλετε, Προσοχή ώστε να έχετε επιλέξει εμπόρευμα τελευταίου βαθμού και η μπάρα να είναι μπλε και πατήστε F12 για να το καταχωρίσετε. Επιστρέψτε στην κίνηση του Intrastat για να δώσετε τα υπόλοιπα στοιχεία: Καθαρή Μάζα:1,000 Συμπληρωματικές Μονάδες: πχ ΚΙΛΑ Στατιστική Αξία: 1,000 Πατήστε Esc για επιστροφή στην οθόνη Καταχώριση Κινήσεων και ολοκληρώστε την κίνησή σας. 32

37 GUIDED TOUR 4. OFFICE MANAGEMENT H σειρά Academia Financials Έσοδα Έξοδα καλύπτει σφαιρικά όλες τις ανάγκες του λογιστικού γραφείου ακόμη και αυτές που αφορούν στην οργάνωση και σωστή διοίκησή του. Στόχος η δημιουργία του λογιστικού γραφείου που ξεχωρίζει! Ας ξεκινήσουμε με μια διαπίστωση. Ρίξτε μία ματιά στο γραφείο σας και θα συνειδητοποιήσετε, αν δεν το έχετε κάνει ήδη, πόσο μεγάλος όγκος χαρτιών υπάρχει και διακινείται μέσα στο γραφείο. Το ατελείωτο «χαρτομάνι» είναι αναμενόμενο για ένα λογιστικό γραφείο και συνοδεύει κάθε πελάτη του. Ενάρξεις, μεταβολές, πιστοποιητικά, εξουσιοδοτήσεις, κ.ο.κ. Η σειρά Academia Financials μπορεί να βοηθήσει στην προσπάθεια να βάλετε μια τάξη. Ακολουθήστε τις παρακάτω οδηγίες: 4.1 ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΓΓΡΑΦΩΝ Επιλέξτε τη λειτουργία Διαχείριση Εγγράφων από το υποσύστημα Office Management> Έγγραφα> Κύριες Εργασίες. Δώστε: Ημερομηνία Kαταχώρισης: Enter Περιγραφή: ΔΙΑΦΟΡΑ ΕΓΓΡΑΦΑ Σχόλια: Όσα σχόλια θέλετε Έγγραφα: ΕΓΓΡΑΦΟ Α Διαδρομή Αρχείου: Πατήστε F9. Θα ανοίξει παράθυρο με όλα τα αρχεία του Υπολογιστή σας, ώστε να επιλέξετε το αρχείο που θέλετε. Ανοίξτε τον υποκατάλογο My Documents ή Τα Έγγραφά μου και επιλέξτε ένα αρχείο WORD. Η εφαρμογή κατέγραψε την Διαδρομή του Αρχείου και σας έφερε στο τετραγωνάκι δίπλα, μία προεπισκόπηση του εντύπου. Συνεχίστε από κάτω: Έγγραφα: ΕΓΓΡΑΦΟ Β και επιλέξτε ένα αρχείο EXCEL και τέλος Έγγραφα: ΕΓΓΡΑΦΟ Γ και επιλέξτε ένα αρχείο εικόνας. Πατήστε F12και καταχωρήστε την εγγραφή. Πόσα τέτοια έγγραφα μπορούν να καταχωρηθούν; Απεριόριστα. Με τη βοήθεια ενός Scanner μπορείτε να καταχωρείτε στον Η/Υ οποιοδήποτε έγγραφο και να το έχετε διαθέσιμο ανά πάσα στιγμή. Δηλαδή; copyright DATA COMMUNICATION 33

38 Αναζητήστε τα έγγραφα που καταχωρήσατε πριν από λίγο. Πατήστε F9 και επιλέξτε τα ΔΙΑΦΟΡΑ ΕΓΓΡΑΦΑ. Επιλέξτε το ΕΓΓΡΑΦΟ Α και κάντε κλικ επάνω στην Προεπισκόπηση. Αυτόματα ανοίγει η εφαρμογή WORD και μπορείτε να διαχειριστείτε το συγκεκριμένο έγγραφο. Κλείστε το Word Κάντε κλικ στο ΕΓΓΡΑΦΟ 1 και δείτε ότι θα ανοίξει το αρχείο της εικόνας, κ.ο.κ. 4.2 ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΟ Η σειρά Academia Financials ενσωματώνει στην εφαρμογή μια ηλεκτρονική ατζέντα, ώστε κάθε συνεργάτης του λογιστικού γραφείου να μπορεί να προγραμματίζει τις εργασίες που έχει να διεκπεραιώσει, χωρίς να χρησιμοποιεί χαρτάκια, σημειώσεις κ.λπ. που τόσο εύκολο είναι να χαθούν και που, σίγουρα, αποτελούν μια πρόχειρη λύση. Ακολουθήστε τις παρακάτω οδηγίες: Επιλέξτε τη λειτουργία Ημερήσιο Ημερολόγιο από το υποσύστημα Office Management> Ημερολόγιο>Κύριες Εργασίες. Στην οθόνη εμφανίστηκε το ημερολόγιο της τρέχουσας ημερομηνίας. Αριστερά έχετε το πρόγραμμα της τρέχουσας ημερομηνίας με σημειωμένα τα όποια ραντεβού του συγκεκριμένου χρήστη. Προσπαθήστε να θέσετε ένα ραντεβού για μεθαύριο. Επιλέξτε μια ημέρα από το συνοπτικό ημερολόγιο του μήνα (Μηνιαίο). Κάντε διπλό κλικ και θα μεταφερθείτε στο Ημερήσιο Ημερολόγιο. Έστω ότι θέλετε να βάλετε ραντεβού στις 12:00 Κάντε διπλό κλικ στις 12:00 ώστε να ανοίξει η οθόνη Καταχώριση Ραντεβού. 34

39 GUIDED TOUR Δώστε: Θέμα: ΣΥΝΑΝΤΗΣΗ ΜΕ ΥΠΑΛΛΗΛΟ ΣΤΗ ΔΟΥ Ημερομηνία, Ώρα Έναρξης, Ώρα Λήξης: Έχουν αυτόματα συμπληρωθεί. Αλλάξτε την Ώρα Λήξης π.χ. σε 13:00. Τοποθεσία: Δ.Ο.Υ. Σημειώσεις: Όποιες σημειώσεις θέλετε. Τέλος, επιλέξτε Επαγγελματικό ραντεβού και Υπενθύμιση ώστε να σας ειδοποιήσει η εφαρμογή αυτόματα εκείνο το πρωί ανοίγοντας τον H/Y σας. Πατήστε F12 και καταχωρήστε το ραντεβού σας. Επιστρέφοντας βλέπετε ότι έχει μαρκαριστεί το ραντεβού, ενώ στο συνοπτικό ημερολόγιο μήνα η συγκεκριμένη ημερομηνία έχει μπει σε γκρι φόντο, δείχνοντάς σας ότι εκείνη την ημέρα έχετε κάποιο ή κάποια ραντεβού. Προσπαθήστε τώρα να θέσετε μια εργασία. Πατήστε το κουμπί Εργασίες έτσι ώστε να ανοίξει η οθόνη Καταχώριση εργασιών. Δώστε: Θέμα Εργ.: Εκτύπωση Βιβλίων Νίκου Παππά Ημερομηνία: Έχει ήδη συμπληρωθεί. Σχόλια: Καταχωρήστε όποια σχόλια θέλετε. Ολοκληρωμένη: Δώστε ΟΧΙ και θέστε μια Προτεραιότητα. Καταχωρήστε την εργασία πατώντας F12 και γυρίζοντας στο ημερολόγιο βλέπετε ότι στη συγκεκριμένη ημερομηνία έχει μπει η εργασία που ορίσατε. Όταν μεθαύριο θα ολοκληρώσετε την εργασία αυτή, το copyright DATA COMMUNICATION 35

40 μόνο που έχετε να κάνετε είναι να τσεκάρετε ότι έχει τελειώσει (κάνοντας κλικ στο σχετικό τετραγωνάκι). Τέλος, έχετε τη δυνατότητα να δείτε τα ραντεβού σας και τις εργασίες σας σε εβδομαδιαία, μηνιαία και ετήσια βάση. Επιλέξτε τις αντίστοιχες απεικονίσεις. 4.3 ΚΟΣΤΟΛΟΓΗΣΗ ΕΡΓΑΣΙΩΝ Η απάντηση στο ερώτημα «πόσο στοιχίζει η εξυπηρέτηση του πελάτη μου;» είναι καίριας σημασίας για ένα λογιστικό γραφείο, προκειμένου να καθορίσει την τιμολογιακή του πολιτική και να εξασφαλίσει την κερδοφορία της επιχείρησής του. Η σειρά Academia Financials μπορεί να βοηθήσει σε αυτό το σημαντικό θέμα. Ακολουθήστε τις παρακάτω οδηγίες: Αρχικά θεωρήστε ότι η εταιρία όπου βρίσκεστε είναι η εταιρία του Λογιστικού σας Γραφείου. Επιλέξτε τη λειτουργία Διαχείριση Υπαλλήλων από το υποσύστημα Office Management> Κοστολόγηση Εργασιών> Βοηθητικές Εργασίες, για να ορίσετε το ωριαίο κόστος κάθε συνεργάτη σας. Μπείτε μέσα στη Διαχείριση Υπαλλήλων. Όνομα: Επιλέξτε το χρήστη που επιθυμείτε (προτείνεται να επιλέξετε τον χρήστη DC) και δώστε: Από Ημερομηνία: 01/01/13 Έως Ημερομηνία: Αφήστε τη κενή Ωριαίο Κόστος: 10 Ευρώ Επαναλάβετε την ίδια διαδικασία για κάθε χρήστη του προγράμματος. Στη συνέχεια από το μενού Κοστολόγηση Εργασιών> Βοηθητικές Εργασίες επιλέξτε τη λειτουργία Επιμερισμός Δαπανών για να ορίσετε ποιους λογαριασμούς εξόδων του γραφείου σας θα επιμερίσετε, με ποιον τρόπο και σε ποιους πελάτες σας. Επιλέξτε για παράδειγμα: Λογαριασμός: ΕΝΟΙΚΙΑ (Χρησιμοποιήστε τη διαδικασία αναζήτησης F9). 36

41 GUIDED TOUR Δώστε: Είδος Επιμερισμού: Εδώ επιλέγετε με ποιον τρόπο θα επιμεριστούν οι δαπάνες σας. Έχετε τρεις δυνατές επιλογές: Αναλογικά: Αυτό σημαίνει ότι αν έχετε π.χ.2 πελάτες με συνολικές δαπάνες 100 Ευρώ, ο κάθε πελάτης σας στοίχισε 50 Ευρώ. Βάσει Κινήσεων: Έχετε 2 πελάτες και δαπάνες 100 Ευρώ. αλλά ο ένας πελάτης είχε 30 κινήσεις και ο δεύτερος πελάτης 70 κινήσεις. Δηλαδή σας στοίχισε ο πρώτος 30 Ευρώ και ο δεύτερος 70 Ευρώ. Βάσει Εργατοωρών: Έχετε και πάλι 2 πελάτες και δαπάνες 100 Ευρώ Και οι 2 πελάτες έχουν από 50 κινήσεις αλλά στον πρώτο στις 50 κινήσεις περιλαμβάνονται 30 κινήσεις ενδοκοινοτικών συναλλαγών με αποτέλεσμα να κάνετε το διπλάσιο χρόνο για να ενημερώσετε τα βιβλία του. Δείτε το χρονόμετρο κάτω δεξιά. Η εφαρμογή μετράει για σας πόση ώρα δουλεύετε εσείς και οι συνεργάτες σας μέσα στη συγκεκριμένη εταιρία. Ακόμα και στην περίπτωση που θα ξεχάσετε να βγείτε από την εταιρία και φύγετε από το γραφείο σας, η εφαρμογή αυτόματα θα σταματήσει να χρονομετρεί αφού διαπιστώσει ότι κανείς δεν δουλεύει για διάστημα μεγαλύτερο από 15 λεπτά. Τέλος, ορίστε ότι συγκεκριμένος λογαριασμός επιμερίζεται στις Εταιρίες 0001, 0002,.κ.ο.κ. Οι δύο παραπάνω εργασίες (Διαχείριση Υπαλλήλων και Επιμερισμός Δαπανών) γίνονται μία φορά, όταν θα θελήσετε να ενεργοποιήσετε τη συγκεκριμένη λειτουργία του προγράμματος. Από κει και πέρα θα πρέπει να ενημερώνετε το σύστημα με τις εργασίες (εκτός από αυτές στις οποίες χρησιμοποιείτε την εφαρμογή) που εσείς και οι συνεργάτες σας κάνετε για κάθε πελάτη σας. Δηλαδή; Πού αλλού ξοδεύετε χρόνο για δουλειές των πελατών σας; Πάτε για παράδειγμα στην Δ.Ο.Υ. για να δηλώσετε μια μεταβολή. Επιλέξτε τη λειτουργία Διαχείριση Εξωτερικών Εργασιών από το υποσύστημα Office Management> Κοστολόγηση Εργασιών Κύριες Εργασίες. Δώστε: Ημερομηνία: Την ημερομηνία που έγινε η εργασία. Εταιρία: Επιλέξτε την εταιρία στην οποία εργάζεστε. Υπάλληλος: Ανοίξτε τη λίστα ή πατήστε F4 και επιλέξτε τον υπάλληλο που έκανε την εργασία. Από Ώρα: 09:00 Έως Ώρα: 11:00 Αιτιολογία: ΜΕΤΑΒΟΛΗ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ Πατήστε F12 για να καταχωρήσετε την εγγραφή. Επιπλέον, έχετε πολλές φορές έκτακτες δαπάνες τις οποίες κάνετε για λογαριασμό των πελατών σας. Για παράδειγμα, αγοράσατε για λογαριασμό του πελάτη σας μηχανογραφικό χαρτί. Επιλέξτε τη λειτουργία Διαχείριση Έκτακτων Δαπανών από το υποσύστημα Office Management>Κύριες Εργασίες>Κοστολόγηση Εργασιών. copyright DATA COMMUNICATION 37

42 Δώστε: Ημερομηνία: Την ημερομηνία που έγινε η εργασία. Εταιρία: Επιλέξτε την εταιρία στην οποία εργάζεστε. Ποσό (Euro): 100,00 Αιτιολογία: Μηχανογραφικό χαρτί Πατήστε F12 για να καταχωρίσετε την εγγραφή. Έχετε πλέον τη δυνατότητα να ζητήσετε από την εφαρμογή τις εκτυπώσεις αναλυτικής και συγκεντρωτικής κοστολόγησης. Ίσως χρειαστεί να αλλάξετε εταιρία, έτσι ώστε να σταματήσει να γράφει το χρονόμετρο και στη συνέχεια να ξαναμπείτε στην εταιρία σας. Με τη χρήση του F11 αλλάξτε εταιρία και αμέσως ξαναλλάξτε και ξαναμπείτε στην εταιρία της παρουσίασης. Επιλέξτε την εκτύπωση Αναλυτική Κοστολόγηση από το υποσύστημα Office Management> Κοστολόγηση Εργασιών>Εκτυπώσεις. Δώστε: Κωδικό Εταιρίας Από: Δώστε τον κωδικό εταιρίας της παρουσίασης. Κωδικό Εταιρίας Έως: O κωδικός φαίνεται στην τελευταία γραμμή. Ημερομηνία Από: 01/01/14 Ημερομηνία Έως: 31/12/14 και πατήστε F8 για να πάρετε την εκτύπωση. Στην οθόνη σας φαίνονται αναλυτικά τα κόστη για τον συγκεκριμένο πελάτη, όπως αυτά προέκυψαν από ενημέρωση βιβλίων, διάφορες εργασίες και έκτακτες δαπάνες. Και βέβαια στην εκτύπωση της Συγκεντρωτικής Κοστολόγησης, βλέπετε για τις εταιρίες σας συγκεντρωτικά τα κόστη παρακολούθησης, εξωτερικών εργασιών, εκτάκτων δαπανών και το σύνολο της εταιρίας σε Ευρώ. Επιλέξτε την εκτύπωση Συγκεντρωτική Κοστολόγηση 38

43 GUIDED TOUR Η σειρά Academia Financials σας βοηθά να κάνετε μια σωστή κοστολόγηση των υπηρεσιών του λογιστικού γραφείου προς τους πελάτες του. 4.4 ΜΟΡΦΟΠΟΙΗΣΗ ΕΚΤΥΠΩΣΗΣ Η σειρά Academia Financials προσφέρει σημαντικές δυνατότητες τροποποίησης της μορφής οποιασδήποτε εκτύπωσης, ώστε ο χρήστης να μπορεί να καλύπτει τις όποιες ανάγκες του. Ας υποθέσουμε ότι δε θέλετε να υπάρχει η Ώρα Εκτύπωσης και ο Κωδικός της Εταιρίας. (Θεωρούμε ότι στην οθόνη σας βλέπετε την εκτύπωση της Συγκεντρωτικής Κοστολόγησης ή κάποια άλλη εκτύπωση). Θα πρέπει να συνδεθείτε στην εφαρμογή με Χρήστη «super». Επιλέξτε το εικονίδιο Μορφοποίηση Εκτύπωσης. Στην οθόνη σας εμφανίστηκε μία λίστα με όλα τα πεδία τα οποία απεικονίζονται πάνω στην εκτύπωση. Μπορείτε πολύ εύκολα στη στήλη Ορατό να ξεμαρκάρετε τα πεδία Ώρα Εκτύπωσης και Κωδικός Εταιρίας, έτσι ώστε αυτά να μην εμφανίζονται στην συγκεκριμένη εκτύπωση. Βέβαια οι δυνατότητες μορφοποίησης δεν σταματούν εδώ. Για περισσότερες λεπτομέρειες πατήστε F1 και συμβουλευτείτε τηνonline Βοήθεια (Help) που είναι διαθέσιμη στην εφαρμογή. copyright DATA COMMUNICATION 39

44 40

45 GUIDED TOUR 5. ΑΝΑΦΟΡΑ ΣΤΑ ΥΠΟΛΟΙΠΑ ΥΠΟΣΥΣΤΗΜΑΤΑ 5.1 ΑΞΙΟΓΡΑΦΑ Το Academia Financials Έσοδα Έξοδα περιλαμβάνει πλήρη διαχείριση αξιογράφων Αυτόματη ενημέρωση αξιογράφων με την αρχική καταχώριση της λογιστικής εγγραφής. Παρακολούθηση αξιογράφων κατά: Α/Α, ημερομηνία έκδοσης/λήψης/εξόφλησης, τράπεζες, εκδότη/παραλήπτη. Δυνατότητα ορισμού και παρακολούθηση απεριόριστου αριθμού ειδών αξιογράφων (εισπρακτέα, πληρωτέα, πελατών, προμηθευτών, τρίτων εταιριών, κλπ). Δυνατότητα ορισμού και παρακολούθησης απεριόριστου αριθμού καταστάσεων αξιογράφων (στο χαρτοφυλάκιο, διαμαρτυρημένα, για προεξόφληση, μεταβιβασμένα, εξοφλημένα, κλπ). Δυνατότητα ορισμού απεριόριστου αριθμού κωδικών κίνησης αξιογράφων. Τήρηση αρχείου κινήσεων για κάθε αξιόγραφο, αναλυτικά και με απεριόριστο αριθμό εγγραφών. 5.2 ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΕΣ ΑΝΑΦΟΡΕΣ copyright DATA COMMUNICATION 41

46 ΤΟ Academia Financials Έσοδα-Έξοδα καλύπτει με πληρότητα όλες τις απαιτήσεις ενός σύγχρονου λογιστικού γραφείου για σύνταξη οικονομικών αναφορών που πηγάζουν από την επεξεργασία των δεδομένων που διαχειρίζεται η εφαρμογή. Έχετε τη δυνατότητα: να σχεδιάσετε οικονομική αναφορά σύμφωνα με τις ανάγκες σας και να εισαγάγετε εικόνα του εντύπου. να ορίσετε παραμετρικά αριθμητικές και αλφαριθμητικές μεταβλητές να ορίσετε πράξεις και συναρτήσεις μεταξύ πεδίων και μεταβλητών να μορφοποιήσετε πλήρως σύμφωνα με τις ανάγκες σας την εκτύπωση της οικονομικής αναφοράς να εκτυπώσετε σε inkjet, laser ή dot matrix εκτυπωτή 5.3 ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΙ Η Διαχείριση Προϋπολογισμών προσφέρει ένα μοναδικό εργαλείο που προσδίδει σημαντική προστιθέμενη αξία στις υπηρεσίες του λογιστικού γραφείου προς τους πελάτες του, υποστηρίζοντας το λογιστή να αναβαθμίσει τις υπηρεσίες του όχι μόνον ως φοροτεχνικός σύμβουλος, αλλά κυρίως ως σύμβουλος οικονομικής διοίκησης: Δυνατότητα ορισμού και παρακολούθησης προϋπολογισμών ανά λογαριασμό - συναλλασσόμενο ή ομάδα λογαριασμών - συναλλασσομένων. 42

47 GUIDED TOUR Δυνατότητα ορισμού χρονικών περιόδων προϋπολογισμού ανά 15νθήμερο, μήνα, δίμηνο, τρίμηνο, τετράμηνο, εξάμηνο, έτος. Αυτόματη "σύνδεση" λογαριασμών και συναλλασσομένων σε προϋπολογισμό. Αυτόματη δημιουργία προϋπολογισμού λογαριασμών ή συναλλασσομένων από πραγματικά ποσά προηγούμενης χρήσης ή από άλλο προϋπολογισμό, με ταυτόχρονη αύξηση ή μείωση κατά ποσό ή ποσοστό. Έκδοση συγκριτικών αποτελεσμάτων μεταξύ πραγματοποιηθέντων και προϋπολογισθέντων, τρέχουσας και παλαιοτέρων χρήσεων. 5.4 ΑΠΟΓΡΑΦΗ ΑΠΟΘΗΚΗΣ Το Academia Financials Έσοδα - Έξοδα είναι εφοδιασμένο και με Απογραφή Αποθήκης, έτσι ώστε με την ταχυ-καταχώριση να μπορείτε εύκολα και άμεσα να πάρετε το Βιβλίο Απογραφής Χρήσης. Εύκολος τρόπος καταχώρισης των στοιχείων με το μοναδικό σύστημα "ταχυ-καταχώριση". Απλή ή θεωρημένη εκτύπωση απογραφής με πολλαπλούς τρόπους ταξινόμησης. Δυνατότητα ταχείας προ-αποτίμησης της απογραφής τόσο ολικά, όσο και ανά κατηγορία ειδών, χωρίς να απαιτείται αναλυτική εκτύπωση, διευκολύνοντας έτσι τους χειρισμούς και τους ελέγχους. Δυνατότητα μεταφοράς ειδών από εταιρία σε εταιρία, βάσει κριτηρίων, κατά την επιλογή του χρήστη. copyright DATA COMMUNICATION 43

48 5.5 ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ Το υποσύστημα Διαχείριση Έργων προσφέρει ολοκληρωμένη λογιστική διαχείριση οικοδομικών έργων καλύπτοντας απόλυτα τις υποχρεώσεις που επιβάλλουν οι εγκύκλιοι: Βιβλίο Κοστολογίου Οικοδομών (ΠΟΛ.1039/ ) Έντυπο Προϋπολογιστικού Κόστους Οικοδομής (ΠΟΛ.1048/ ) Έντυπο Απολογιστικού Κόστους Οικοδομής (ΠΟΛ. 1105/ & 1111/2006) Η Διαχείριση Έργων προσφέρει στο λογιστή τη δυνατότητα καταμερισμού των λογιστικών εγγραφών σε έργα επιτρέποντας την αναλυτική παρακολούθηση των οικονομικών στοιχείων κάθε έργου. Ο λογιστής μπορεί να επιμερίσει την αξία ενός παραστατικού σε ένα ή περισσότερα έργα σύμφωνα με τις επιθυμίες του. Το πρόγραμμα διαχειρίζεται: παραστατικά, έργα, προμηθευτές, λογιστικά σημειώματα, βιβλίο κοστολογίου. Η εφαρμογή παρέχει άμεσα και αυτόματα ολοκληρωμένη ενημέρωση σχετικά με την οικονομική πορεία των οικοδομικών έργων ενώ παράλληλα καλύπτει απόλυτα τις υποχρεώσεις τήρησης βιβλίων και υποβολής εντύπων δηλώσεων σύμφωνα με το νόμο. 5.6 ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΕΣ - ΕΝΗΜΕΡΩΣΕΙΣ Στο συγκεκριμένο υποσύστημα έχετε τη δυνατότητα να κάνετε εισαγωγή δεδομένων από την εμπορική εφαρμογή της Data Communication Winera και επιπλέον να εισάγετε δεδομένα βάσεων της εφαρμογής Academia από μια εγκατάσταση σε μια άλλη. Προσοχή, η βάση eso_com πρέπει αν είναι η ίδια. 44